USACHPREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES TÉCNICOS.- (Normas y Recomendaciones Básicas)(Libro de Hernán Ayarza E.)CURSO ESPAÑOL II

INTRODUCCION

Uno de los aspectos más importantes en el desempeño de cualquier profesional es su capacidad para preparar informes técnicos, sin la cual su trabajo creador pierde gran parte de su utilidad, ya que no puede ser comunicado en forma clara y objetiva. El trabajo profesional, en particular en el ,ámbito de la ingeniería, no puede juzgarse adecuadamente si no está expresado en lenguaje preciso y conciso y, pese a que por lo general se considera que un ingeniero se expresa sólo por medio de fórmulas o planos, en realidad éstos son de poco valor si no van acompañados de una memoria explicativa que plantee el problema, analice las hipótesis, muestre el método que se ha seguido para llegar a la solución y, por último, establezca su alcance y limitaciones, llegando a conclusiones bien definidas.

Por otra parte, ningún proyecto de ingeniería estará completo si no va acompañado de sus especificaciones técnicas particulares y de sus bases administrativas, las que deben establecer en forma clara, ordenada e inequívoca las características mínimas para la ejecución del proyecto, vale decir, materiales, métodos, normas y demás condiciones que deberán tenerse en cuenta para llevado a cabo.

La falta de claridad y precisión en la memoria explicativa y en las especificaciones del proyecto puede dar origen a errores de interpretación técnica, controversias o conflictos legales que perjudiquen notablemente su desarrollo, encareciendo su costo y, en muchos casos, desvirtuando la concepción original del estudio.

En realidad, la preparación de informes es un arte que obedece reglas lógicas, de las cuales este documento pretende exponer sólo las principales, en forma simple y, quizás, un tanto esquemática, ya que su finalidad principal es entregar la información más fundamental sobre el tema, sin ahondar en detalles, toda vez que el lector interesado puede recurrir a los libros anotados en la bibliografía, de donde se ha extraído y sistematizado la mayor parte de las ideas expuestas aquÍ.

Se ha dado intencionalmente a este trabajo la estructura de un informe técnico, organizándolo de manera tal que sirva como un ejemplo tanto de la forma en que se deben aplicar las reglas y principios que en él se exponen, así como la manera de presentarlos.

El Capítulo I describe las características generales que tienen los informes técnicos, según sea su carácter (investigación o funcionales), el periodo de tiempo que cubren y su extensión.

El Capítulo II analiza el proceso de la preparación de un informe, destacando las diferentes actividades que comprende dicho proceso, entre las que se destacan la selección del tema; el acopio de antecedentes; la organización del informe propiamente tal; su redacción y, por último, su revisión final y presentación.

El Capítulo III centra su interés en la organización formal de un informe, define sus partes esenciales y establece las funciones que cumple cada una de ellas.

El Capítulo IV incluye una serie de recomendaciones formales sobre la presentación que debe darse al informe definitivo, ya que esto, aunque no es fundamental en cuanto a su contenido, contribuye a que sea leído con mayor interés y agrado.

El documento concluye con una bibliografía de los principales textos y trabajos consultados para la preparación de estas normas.

Por último, dos advertencias finales: En primer lugar, las reglas de preparación de informes técnicos son sólo normas para dar forma escrita al pensamiento. Ellas no lo crean. Si el profesional o el investigador tienen algo que informar, las reglas lo ayudarán a hacerla de manera clara, precisa y tal vez agradable, pero las ideas fundamentales deberá ponerlas él. En segundo lugar, debe hacerse notar que en un informe técnico sólo el tema es el técnico; el lenguaje sigue las mismas reglas gramaticales, de retórica y de vocabulario que sirven para expresar correctamente el pensamiento sobre cualquier tema. Por último, aunque no lo último, debe recalcarse que una conceptualización clara, completa y precisa del problema sobre el que se informa, es la clave de un buen informe. Como lo diijo Pascal: "Lo que bien se concibe, bien se expresa”.

CAPÍTULO I

CARACTERÏSTICAS GENERALES DEL INFORME TÉCNICO

Un informe técnico es una forma especializada de exposición, que tiene como finalidad comunicar información práctica y útil a una determinada persona o grupo de personas que la han solicitado, o a quienes se les envía con fines bien específicos. El informe debe adoptar en cada caso la forma más adecuada para cumplir con sus fines y, por ello, se le debe completar con los comentarios interpretativos y anexos que sean necesarios. Los informes, según sea su naturaleza, el período que cubren y su extensión, pueden clasificarse de distintas formas.

1.1. Clasificación de los informes según su naturaleza

Según sea la naturaleza de la información que se desea comunicar en un informe, éste puede ser clasificado como "informe de investigación" o "informe funcional". En el primer caso, los hechos sobre los que se escribe han sido descubiertos recientemente por el informante, quien ha tenido que investigar para determinar sus características, antes de poder escribir sobre ellos y extraer algunas conclusiones, En el caso de los "informes funcionales", ellos se refieren a hechos conocidos y su principal finalidad será exponerlos, relacionarlos o aplicados a situaciones precisas. Esta finalidad determina fundamentalmente la forma, contenido y conclusiones del documento,

a) Informes de investigación

El "informe de investigación” , que también podría llamarse de experimenta-ción o de ensayo, está centrado en un problema en cuya solución ha trabajado el informante. Puede contar de tres partes: en la primera, que es la "introducción", el autor trata de definir el problema y aislarlo, estableciendo

el objetivo preciso de su trabajo, su alcance, metodología empleada, limitaciones y resultados, presentado todo ello en forma sintética, En la segunda parte, o "cuerpo del informe", expone el desarrollo del estudio en detalle: describe las normas, elementos de trabajo, procedimientos, datos recogidos, su agrupación, análisis, errores, dispersión, resultados, validez., etc. En la parte final de este cuerpo, el informante establece las conclusiones y analiza su validez y límites de certidumbre. Debe destacar los puntos débiles y los aspectos de la investigación que será necesario revisar, repetir o profundizar.

En la tercera parte, "conclusiones", expone en forma breve, sistemática y objetiva los resultados que se desprenden de la investigación realizada. Las conclusiones pueden complementarse con las recomendaciones que se estime pertinentes, para la adecuada aplicación de los resultados.

b) Informes funcionales

Los "informes funcionales" u "operacionales" difieren de los de investigación en que ellos no informan sobre hechos nuevos, sino, más bien, se refieren a hechos establecidos, que el autor ha estudiado con un cierto fin. El informante conoce algo específico, por ejemplo, el método de programar un computador, los detalles de un proyecto que está en desarrollo o el estado de avance de una obra en construcción, e informa sobre estos hechos. Esto permite a la autoridad responsable conocer una situación o el estado de avance de un trabajo y puede ser de gran utilidad en caso de cambios o controversias futuras.

Cualquiera sea el propósito de estos informes, su finalidad debe establecerse claramente al principio de ellos. El informante debe responder a la pregunta ¿ Por qué le estoy informando sobre esto?, pero antes de exponer el por qué, entera al lector sobre lo que le va a comunicar y, en caso que el informe sea largo, le indica en qué forma está ordenada la información mediante un índice de los capítulo o secciones en que se ha organizado su presentación. A menudo, el lector no está interesado en el total del informe, sino sólo en una parte de él y así puede seleccionar y examinar de inmediato, directamente, la parte que le interesa y consultar el resto sólo en la medida de lo necesario.

En el cuerpo del informe se explican los hechos, con su debida interpretación, ordenándolos de modo que sean fáciles de entender por el lector. El conjunto de estos hechos configura un panorama, que debe conducir a algún fin. Este puede ser una conclusión basada en los hechos acumulados o un resumen de ellos.

Un informe cubre por lo general el desarrollo y resultados de un proyecto, de un trabajo o de una investigación completos, como sucede con la mayor parte de los artículos científicos y técnicos publicados en las revistas profesionales o especializadas. Cuando un trabajo es muy extenso en el tiempo, éste por lo general está constituido por varias partes, cada una de las cuales puede dar origen a informes parciales sobre aspectos específicos del proyecto. En estos casos, el informe final suele llamarse "memoria” del proyecto o investigación.

1.2. Clasificación de los informes según el período de tiempo que cubren

En el caso de estudios o proyectos de larga duración, en que es necesario informar periódicamente de su estado de avance, se utilizan

informes parciales que constituyen en realidad informes de avance sobre el progreso del trabajo a lo largo del tiempo, que se preparan y envían periódicamente. Dentro de éstos, se pueden distinguir tres tipos bien diferenciados: el informe preliminar, los informes de avance propiamente tales y el informe final.

a) El informe preliminar

El "informe preliminar" corresponde a la presentación inicial del proyecto o trabajo. En él se establece el tema, su alcance y la forma como se pretende abordarlo. El informe preliminar puede incluir, además de la metodología por seguir, del plan de trabajo y del plazo de realización previsto, una estimación de los recursos necesarios en cuanto a personal, equipo y elementos auxiliares y un presupuesto para el desarrollo del proyecto. En este caso, el informe preliminar puede ser considerado como una presentación formal o proposición de trabajo a quien debe tanto autorizar su realización como asignar los recursos necesarios.

b) Los informes de avance

Los "informes de avance" o "informes parciales" pueden ser presentados cada ciertos períodos fijos de tiempo, si así se establece en las condiciones del proyecto, o cada vez que se alcanza una meta preestablecida o que se obtiene un resultado que corresponda a una parte bien definida del total. Estos informes pueden adoptar la forma de una serie, con referencias de enlace al trabajo informado previamente y, en especial, con respecto al programa de trabajo previsto para el período siguiente. En ellos es importante dejar en claro los cambios que se prevén con respecto al plan inicial, propuesto en el informe preliminar y que tengan su origen en los resultados parciales obtenidos. Se debe informar también acerca de toda alteración sustancial que pueda introducirse en el plazo o en los costos establecidos, para que la autoridad correspondiente pueda tomar oportunamente las decisiones que procedan.

c) informe final

El "informe final" es el último de una serie de informes parciales y su estructura corresponde a la de un informe de investigación. En éste el autor sintetiza todo el trabajo realizado, ordenando la información reunida, de manera coherente, precisa y objetiva. En la "introducción", establecerá el área cubierta por el proyecto, resumiendo sus distintos aspectos y señalando sus alcances y limitaciones. En las distintas secciones o capítulos del "cuerpo de informe", relacionará la información entregada en los informes de avance, separando lo que corresponde a resultados y dando a éstos el énfasis e importancia adecuados, Obviamente, gran parte del material presentado en los informes de avance no se incluirá en el informe final o quedará relegado a "apéndices" o "anexos" que lo complementarán. El informe final terminará con las "conclusiones", en las que se deberá establecer en forma precisa el resultado y evaluación final del trabajo y las "recomendaciones", si es que procede hacerlas.

1.3. Clasificación de los informes según su extensión

Los informes pueden dividirse en largos o cortos en forma más o menos: arbitraria. Si su longitud es de seis páginas o más se le considera un

informe largo, el cual adopta siempre una disposición más formal, dividiéndose en la: secciones que se describen más adelante. El informe corto - menos de seis páginas- no requiere, por lo general, de una organización tan detallada como el otro. Aunque es difícil establecer un límite, éste de seis páginas parece razonable, ya que en menos de eso el informe puede tener un carácter menos formal, pudiendo omitirse algunas de las partes que se señalan más adelante en el Capítulo III.

CAPITULO II

EL PROCESO DE PREPARAClÓN DE UN INFORME

En el proceso de preparación de un informe o artículo técnico, desde el momento en que éste es sólo la vaga e incierta posibilidad de una idea, hasta el momento en que está listo para ser presentado en forma escrita, existen cuatro etapas, ninguna de las cuales puede ser omitida o descuidada, ya que cada una de ellas contribuye al desarrollo de las ideas que se desea presentar. Estas etapas son: el Estudio Preliminar, la Planificación del Informe, la Redacción del Informe y, por último, la Revisión Crítica.

2.1. Estudio preliminar

El primer paso en la preparación de un informe es la elección del tema. Las más de las veces, éste estará determinado por quien pide el informe, pero en casos tales como los trabajos asignados a estudiantes como parte de sus obligaciones académicas o la preparación de una tesis o de artículos técnicos, es frecuente que exista cierta libertad de elección dentro del campo que cubre el tema sobre el que se desea escribir. En todo caso, la elección final dependerá del interés del autor en un determinado problema. El interés personal, junto con un sincero deseo de obtener un mayor y más profundo conocimiento de la realidad, deben ser la guía en la selección de un lema adecuado.

Una vez elegido el tema, si es que no ha sido asignado de antemano, se inicia la recolección y selección del material, trabajo cuya importancia es capital, ya que de él dependerá que el informe sea bueno o deficiente. Es absolutamente necesario, entonces, teniendo presente la finalidad del informe, preparar el material por medio de una bibliografía, resumida primero, y completada con fichas, anotaciones o tarjetas, después.

El trabajo de reunir el material permite familiarizarse con los detalles, evaluarlos y determinar sus posibilidades y Iimitaciones, con lo que es posible formarse una opinión propia sobre ellos y sobre lo que en definitiva se hará con la información seleccionada.

Teóricamente, este período de estudio preliminar debería ser el medio ideal para aclarar en forma tranquila y sistemática todas las dudas e incertidumbres que se tengan en la mente. En la realidad es, con frecuencia, un largo y penoso período de confusos intentos que deberían culminar en un momento de lucidez en que se ve claramente cuál es el tema, su alcance, limitaciones y la forma en que puede orientarse hacia un fin útil. En ningún estudio serio es posible omitir esa etapa, aunque hay muchos individuos que la apresuran, teniendo como resultado un trabajo superficial, de desarrollo mediocre y conclusiones débiles o falsas.

Al término de esta etapa preliminar y una vez que el autor ve el proyecto de informe como una proposición definida, debe abocarse al problema de cómo ordenar sus ideas, redactarlas y presentadas al lector.

2.2. Planificación del informe

Una cosa es reunir el material y otra muy distinta es escribir el informe. Una de las principales dificultades que presenta, para el escritor inexperto, la redacción propiamente tal, es que una vez que ha trabajado en la recolección de los antecedentes, siente que debe incluir en el informe toda la información reunida en sus notas o tarjetas, hecho por hecho y cita por cita, perdiendo de vista con frecuencia la finalidad del trabajo. La redacción definitiva debe estar precedida por una buena dosis de pensamiento crítico y una planificación cuidadosa.

Una forma de control adecuada es tener presente en forma permanente el propósito del informe y la manera cómo el lector lo va a emplear. Teniendo esto en vista, se puede organizar, clasificar y ordenar el material. Como resultado de este estudio cuidadoso y analítico se puede preparar un esquema detallado del informe, de la manera que se estime más lógica, práctica y efectiva para la obtención de sus fines. Esto puede lograrse por medio de una serie de etapas sistemáticas, que se describen a continuación.

a) La Frase Tesis

Antes de iniciar la preparación del esquema, puede ser de utilidad redactar la "frase tesis", que consiste en escribir, una vez que se han aclarado las dudas, una frase corta, en términos precisos, que plantee el problema tal como el autor lo ve. Tal frase puede ser considerada como la expresión materializada de la concepción que el autor se ha formado del tema, expresada como una unidad definida de pensamiento la que, al mismo tiempo, le ayudará a aclarar la finalidad del informe.

Una frase tal como ésta, ayudará al autor a mantenerse dentro de sus límites, siguiendo sistemáticamente la línea que conduce a su objetivo, pudiendo incluso sugerirle una serie de puntos claves que deben ser incluidos en el informe y su orden de precedencia. La frase tesis es una prueba bastante buena de la síntesis conceptual del tema y de la comprensión global de él. Si ella puede ser redactada en forma satisfactoria, es una indicación de que ya se puede seguir adelante sin peligro con el análisis y clasificación de los detalles del tema y con la preparación del esquema organizativo del trabajo.

b) Esquema Organizativo

Los informes técnicos se organizan formalmente divididos en partes bien definidas, que tienen funciones muy precisas para su mejor comprensión. Como se indicó anteriormente, sus partes principales son la introducción, el cuerpo del informe y las conclusiones. Hay otras partes a que se hará referencia oportunamente, pero las fundamentales son estas tres.

Al preparar el esquema, el autor debe tener presente, en primer lugar, que no hay una sola manera de organizar un informe sino varias, y que su obligación es determinar cuál de ellas es la más efectiva. Para ello, debe tener presente las preguntas que surgirán de la mente del lector, de las que se pueden anotar, como las más básicas, las siguientes:

- ¿Por qué debería leer yo este informe? A esto, el autor debe responder en la introducción, explicando por qué su contenido es importante y útil para el lector.

- ¿Sobre qué se me está informando? Nuevamente la respuesta a esta pregunta debe ir muy al principio del informe. Generalmente, en el planteamiento de su finalidad se responde a ella. A veces es conveniente, y aun necesario, incluir un resumen del informe en la parte inicial, para responder a esta pregunta y adelantar las conclusiones - ¿Qué es lo que el informe dice sobre el tema? La respuesta a esta pregunta está, por lo general, en el cuerpo del informe, que la debe responder en forma completa y detallada. En él se exponen y defienden sus planteamientos, se proporcionan evidencias y se interpreta el material, de modo que el lector entienda en forma cabal la tesis que el informe presenta. - Por último, el lector se hace la pregunta más importante: ¿Qué significa esto? o ¿Qué se desea que yo haga? A menos que el autor responda en forma clara y satisfactoria a esta pregunta, el informe no cumplirá con sus fines. La respuesta a esta pregunta deberá ser dada por las conclusiones y las recomendaciones, si es que estas últimas proceden.

Al preparar el autor el esquema de organización, no sólo debe preocuparse de dar respuesta a las preguntas anticipadas del lector, sino que debe elegir un esquema de organización que asegure la efectividad de esa respuesta. Si bien un informe puede organizarse de muchas maneras -todas ellas lógicas y comprensibles- su organización efectiva debe ser, además, funcional. Al examinar el material seleccionado se debe tratar de encontrar las divisiones naturales que éste presente. El estudio del desarrollo del uso de la maquinaria de movimiento en tierras en el país puede tener un tratamiento cronológico, así como el estudio del agrietamiento en pavimentos de hormigón puede dividirse en el planteamiento del problema, sus causas, sus efectos y recomendaciones para solucionarlo.

Estas divisiones naturales pueden constituir los tópicos principales del esquema, cada uno de los cuales puede a su vez tener varias subdivisiones o subtópicos. Es útil poder definir cada tópico o subtópico por medio de una frase completa del tipo de la frase tesis. Ello facilitará la mejor ordenación y sistematización de las materias.

2.3. Redacción del informe

Una vez terminado el esquema, el autor debe revisar nuevamente su material buscando en sus anotaciones o tarjetas aquella información que le ayudará a establecer o desarrollar los puntos principales. Mientras no se haya realizado este trabajo, no se está listo para iniciar la redacción propiamente tal. La mayor parte de los autores escriben demasiado pronto; pocos piensan suficientemente largo.

El primer paso en la composición del in forme es escribir el borrador, en forma libre, rápida y espontánea, sobre el tema escogido. El autor puede escribir en hojas sueltas, cada una dedicada a un párrafo, empezando cada párrafo siguiente en una nueva hoja, hasta que haya cubierto todos los puntos previstos en el esquema. En estas hojas se deben dejar espacios en blanco para citas, ilustraciones y datos adicionales. Puede que al principio falte continuidad, que la introducción y conclusiones sean provisorias y que el orden de los párrafos se aparte bastante del que tendrán en el arreglo final del informe. En todo caso, una vez hecho esto, será más fácil darle después forma al texto de acuerdo con la finalidad del informe y su esquema.

El segundo paso consiste en revisar el borrador respecto del material que contiene. Se ordenan los párrafos en una forma que corresponda mejor a la organización prevista para el informe terminado. Con las notas o tarjetas se

verifican los hechos y citas y luego se incluye toda aquella información relevante que en la composición inicial, rápida, no se recordó exactamente.

Se anotan también al margen las abreviaciones de las referencias necesarias para la preparación de las notas al pie de página. En este momento, la atención está centrada en la exactitud de los hechos y en no omitir ninguno de ellos.

Luego de esto, se está listo para emprender el tercer paso, que consiste en la redacción definitiva.

Este es también el momento de revisar la estructura del informe. Como se indicó anteriormente, debe haber una introducción que estimule el interés del lector, y que a la vez lo prepare, estableciendo el propósito que se ha tenido en mente al escribirlo. Sus conclusiones deben dejarle además con la convicción de que ese propósito se ha cumplido. Por otra parte, los puntos principales del informe deben aparecer como unidades adecuadamente interconectadas entre sí, contribuyendo cada una a la obtención del propósito para el que fue escrito.

2.4. Revisión y comprobación final

Una vez escrito el informe, hay dos maneras útiles y efectivas de comprobar si está completo. Ambas se complementan y su resultado puede incorporarse como parte del informe mismo. Una de ellas es la preparación de un "resumen", y la otra, la preparación del "índice".

El resumen es una versión condensada del informe, en la que se trata de presentar en unos pocos párrafos lo sustancial de él, sin señalar detalles. Su preparación obliga al autor a extraer los elementos esenciales y simplificar lo que ha ido elaborando. Es una excelente prueba de la unidad del informe e indica si el autor se ha compenetrado perfectamente de su contenido. Tiene además el valor de que puede incluirse como parte integrante del informe, a continuación de la página de título.

Una vez que se ha demostrado que se sabe lo que se ha hecho, por la preparación del resumen, se debe hacer la comprobación final de la organización estructural del informe. Se empezó éste con un esquema basado es un estudio analítico, esquema que se ha seguido a medida que se ha ido escribiendo. Sin embargo, a menos que se tenga mucha experiencia, es difícil que se hayan omitido puntos importantes o que se hayan representado mal algunos aspectos principales. A menudo se encuentra que el plan, que pareció tan lógico y práctico al empezar, no funcionó tan perfectamente a medida que se fue escribiendo.

La preparación del Índice es la mejor manera de comprobar todas las inconsistencias en el diseño estructural real del informe. Así como el plan inicial representó el esquema que el autor se proponía usar, el Índice debe representar exactamente y precisamente el esquema que realmente usó. El autor debe contrastarlo con todas las evidencias del diseño resultante, específicamente con los encabezamientos principales y secundarios, si es que se usan, o los tópicos de los párrafos si no hay encabezamiento.

El Índice no sólo es de la mayor utilidad para el autor, como una comprobación de la estructura del informe, sino que proporciona también una excelente ayuda al lector. Ubicado después del resumen, le da a simple vista una información exacta del esquema del informe y le ayuda a encontrar capítulos o partes específicas que puede querer examinar especialmente.

CAPITULO III LAS PARTES ESENCIALES DE UN INFORME

Los informes técnicos se organizan por lo general de manera que haya una parte inicial introductoria, que incluye el nombre del tema y del autor, el resumen, el índice y la introducción; el cuerpo del informe, en que se plantean los objetivos, desarrollo y resultados del trabajo y, por último, las conclusiones. Al decidir la forma en que se presentará el informe, es conveniente tener en mente cómo entrará éste en contacto con los distintos tipos de lectores que lo examinarán con diferentes propósitos.

3.1. La página de título

La página de título es el primer contacto del lector con el trabajo, por lo que ella debe informar en forma breve y directa acerca del tema y del carácter del mismo.

Esto se logra mediante un título destacado y, a veces, un subtítulo explicativo. Esta página también informa acerca del nombre del autor, de la fecha en que se terminó de elaborar el informe y se indica a veces el nombre de la persona u organización a quien va dirigido. La adecuada disposición de estos detalles requiere con frecuencia de sentido del diseño gráfico para lograr un conjunto armonioso y de buena presentación.

La página de título, casi indispensable en informes de cierta longitud, no es usada por lo general en informes cortos, salvo que, por su importancia, su presentación sea en una carpeta o encuadernado. En los casos en que no hay página de título, éste va destacado en la parte superior de la primera página, junto con el nombre del autor. En nota de pie de página puede ir el cargo del autor, en caso que esto sea necesario.

En el caso de informes que revisten cierta formalidad, se acostumbra a menudo incluir, luego de la página de título, un ejemplar de la carta de entrega, que detalla las circunstancias en que se autorizó o se ejecutó el trabajo y, por medio de ella, se hace llegar el informe a la autoridad correspondiente.

3.2. Resumen

El resumen presenta en forma breve lo sustantivo del informe, vale decir, su propósito, alcance, lo más destacado de su desarrollo, los resultados obtenidos y el carácter general de las conclusiones o recomendaciones. Su misión es presentar el contenido del informe de manera condensada, por lo que debe limitarse, en lo posible, a un par de páginas. Nada que no aparezca en el informe puede ser incluido en el resumen y desde que algunos lectores no leerán sino éste, debe realmente resumirlo y no describirlo. En especial, debe quedar claramente establecido cuáles son las conclusiones alcanzadas y no decir solamente que se llegó a conclusiones. De otra manera, el resumen se transforma en un relato del índice.

Es conveniente preparar e incluir siempre un resumen en los informes que revisten formalidad, como autodisciplina, hasta que se adquiera la suficiente experiencia que permita discriminar su oportunidad, valor y

utilidad. Una vez que se haya adquirido tal experiencia, se sabrá distinguir cuándo es superfluo y cuándo es necesario. En informes cortos, por lo general, no se justifica y en algunos tipos de informes, especialmente aquellos descriptivos como es éste, es difícil usarlo sin que pierda agilidad. El resumen no lleva citas bibliográficas.

3.3, Indice

El índice da al lector, a primera vista, el esquema del informe y su estructura detallada. En él se enlistan los principales capítulos, secciones o subsecciones, indicando el número de la página en que empiezan. Si su número lo justifica, se debe incluir, a continuación del índice de materias, una lista de ilustraciones y tablas, con indicación del número de la página en que aparecen. De ser necesario, puede también agregarse un glosario de términos, abreviaciones y símbolos utilizados.

3.4. Introducción

La introducción establece el tema del informe, plantea su objetivo y explica cómo lo va a abordar el autor. En ocasiones, cuando es necesario referirse a antecedentes previos, ellos deben incluirse aquí, salvo que por su longitud, justifiquen un capítulo o sección especial.

La introducción permite ofrecer al lector una visión clara y preliminar del tema, dándole a conocer su marco de referencia, su alcance, sus límites y su finalidad. Así puede observar desde el inicio qué es lo que el autor quiere obtener de él y del análisis del tema, pudiendo formarse una idea previa del plan de la presentación que le ayudará a no confundirse con los detalles. La introducción, en síntesis, debe preparar al lector para recibir el peso de la exposición, entregándole de antemano en forma exacta, tres conceptos fundamentales: el tema, el propósito y el plan.

3.5. Cuerpo del informe

El cuerpo del informe es la materialización de los propósitos indicados en la introducción. Organizado adecuadamente, sus capítulos o secciones contienen en la forma más condensada posible, un planteamiento del carácter de la investigación, la teoría básica en que se apoyará el trabajo, el equipo usado, el procedimiento seguido, los resultados obtenidos en detalle, un análisis de estos resultados, que culmine con las conclusiones que se desprenden de ellos y las recomendaciones que, según el autor, se derivan lógicamente de estas últimas.

a) Sección introductora o preliminar

En este capítulo se debe analizar con cierto detalle la teoría científica básica en que se apoya el estudio del problema por desarrollar. Se debe recordar que el valor de esta teoría reside no sólo en que permite entender el mecanismo del proceso, sino que también ayuda al investigador en la predicción del comportamiento del sistema. Se deben incluir aquí sólo las fórmulas estrictamente necesarias, ya que los cálculos específicos relativos al problema serán presentados más adelante. Un análisis más detallado de la teoría se justificaría sólo en el caso particular de que la información no esté al alcance del lector. Es posible enunciar también, en forma resumida, otras teorías que existan sobre la materia y que sean generalmente aceptadas

como posibles. Si la base del trabajo es un razonamiento del autor o su observación personal, esto deberá quedar claramente establecido.

b) Procedimiento experimental, de análisis o de cálculo

En este capítulo o capítulos, se debe presentar una descripción completa del procedimiento empleado en el desarrollo del trabajo, mencionando en forma especial las limitaciones y la validez de los resultados alcanzados. La descripción debe ser lo suficientemente detallada como para que el experimento pueda ser repetido por una persona que tenga el entrenamiento correspondiente, o para que se entienda sin lugar a dudas el desarrollo del análisis o el procedimiento de cálculo.

El empleo de gráficos, figuras, tablas o diagramas permiten hacer más clara la interpretación de los hechos o de los resultados. En caso que la cantidad de datos estadísticos sea tan grande que tienda a complicar el cuerpo del informe, ellos deben ser incluidos en un apéndice o anexo, en forma de tablas u otra disposición adecuada.

c) Resultados

Los resultados deben presentarse de manera clara y objetiva, en lo posible, mediante tablas y gráficos, complementados con el material ilustrativo que sea necesario, La forma de presentación de los resultados debe ser tal que sea fácil extraer de ellos las conclusiones. Un aspecto que no debe descuidarse, es la indicación del número de experiencias realizadas, el rango de las variables y el error estimado en los resultados.

d) Análisis de los resultados

Este capítulo es la culminación del trabajo experimental y en él se interpretarán y evaluarán los resultados que se han obtenido. Se deberán mencionar todas las limitaciones a que están sujetos y se explicarán, dentro de lo posible, las anomalías observadas. También se incluirá una discusión y un análisis de los errores, recordando que esto no es una tarea fácil y que requiere un tratamiento estadístico para que sea riguroso. Es necesario incluir también un análisis de los principios teóricos en que se basan los resultados obtenidos y comparar éstos con lo que predicen las teorías o relaciones empíricas desarrolladas por otros autores, tomando en cuenta las circunstancias en que se hayan efectuado unos y otros en cuanto a la experimentación, el análisis o el cálculo.

Las conclusiones se presentan generalmente en un capítulo aparte, pero su validez y aceptación dependen del material presentado en este capítulo de análisis de los resultados. Es por ello que es ventajoso y aun necesario destacar las conclusiones que se derivan objetivamente de los resultados obtenidos.

3.6. Conclusiones

El haber mencionado en el cuerpo del informe las conclusiones que se derivan de las distintas etapas del análisis de los resultados, no elimina la

necesidad de incluir un capítulo especial, dedicado sólo a ellas, en el que se las presenta en forma clara, breve y sistemática. Las conclusiones deben derivarse en forma lógica de los resultados y de su análisis y, por tanto, no se deben introducir aquí ideas nuevas que no hayan sido mencionadas previamente. El autor debe utilizar su criterio para decidir cuáles son los aspectos más importantes de su informe para destacarlos aquí, debiendo bastar un número reducido de párrafos para expresarlos, evitando al mismo tiempo el uso indebido de adjetivos que califiquen lo realizado.

3.7. Recomendaciones

Esta parte, que es optativa, debe incluir todas las recomendaciones que se estimen pertinentes para la aplicación de los resultados, tales como un mayor estudio del tema o la proposición de un programa de acción basado en las conclusiones. Pueden hacerse también sugerencias para la modificación de los aparatos, equipos, o de los procedimientos usados o se pueden proponer nuevas líneas de investigación, que aparezcan como una consecuencia del trabajo realizado o de la información previa usada para el desarrollo del proyecto propiamente tal, siempre y cuando sea pertinente y de interés para el lector.

3.8. Bibliografía

Esta sección debe incluirse siempre en un informe cuya preparación ha requerido la consulta de libros, artículos o documentos. La preparación de la bibliografía de trabajo fue una de las primeras tareas del autor al iniciar el informe. Dar forma a la bibliografía final, es la última.

La primera recopilación de antecedentes incluía todos los libros, artículos odocumentos que prometían material; la bibliografía final, en cambio, incluye sólo aquellos que proporcionaron material relevante para el informe.

Las citas bibliográficas se indicarán en el texto por medio de signos de llamada, si se escriben al pie de página, o por el número de orden que la obra consultada tiene en la bibliografía. Este número va escrito entre paréntesis al nivel del renglón.

Los libros y textos se identifican por: el apellido del autor, su nombre o sus iniciales en mayúsculas; el título del libro o texto, que va entre comillas; la edición: volumen: editorial; ciudad y año en que se imprimió, este último entre paréntesis.

Ejemplo PEURIFOY, R.L., "Construction Planning, Equipment and Methods", 1a Ed., MacGraw-HilL Book Company, New York (1956).

Cuando se trate de un artículo aparecido en una revista o de una publicación periódica, se anotará el nombre del autor y el nombre del artículo en la misma forma anterior, seguido por el nombre de la revista o publicación y el número del volumen, ambos subrayados, indicando a continuación las páginas en que aparece el artículo y, entre paréntesis, el mes y el año de su publicación.

Ejemplo

LEWIS, W.K. y RIES, E.D., "Sulfuric Acid Manufacture", Chemical an Metallurgical Engineering, 45, 311 -313 (Nov. 1931).

Otra manera comúnmente aceptada de presentar la bibliografía es por orden alfabético de autores, tal como se presenta la de este trabajo. Si algún artículo es de autor desconocido, debe anotarse por orden alfabético según la letra inicial del título, reemplazando el nombre del autor por una línea Ilena.

3.9. Apéndice o Anexos

El apéndice o anexos es una sección que permite alivianar el cuerpo del informe, presentando una serie de antecedentes que, siendo importantes, son demasiado detallados como para incluirlos en el texto. En él se consignan datos, cálculos, tablas, gráficos y todo otro material que el lector pudiere desear ver para confirmar la solidez del informe. Este material puede ser fácilmente accesible si se emplea algún sistema de numeración en el texto principal para hacer las referencias correspondientes a los anexos.

En los informes, especialmente si son presentados por estudiantes, e! Anexo puede incluir, entre otros antecedentes, lo siguiente:

a) Curvas de calibración de instrumentos.

b) Derivación de ecuaciones especiales usadas para la obtención y discusión de los resultados.

c) Métodos de cálculo, que permitan al lector comprobar los valores tabulados a partir de los da tos obtenidos. Generalmente basta conun ejemplo para cada tipo de cálculo, pero se deberán indicar específicamente los datos y suposiciones establecidas para cada tipo. d) Datos derivados. Estos son el puente entre los datos observados y el resultado final. La tabulación de datos intermedios es una ayuda, tanto para el autor como para el lector. Por ejemplo, en una medición de pérdida de carga en circuitos de cañerías, se podrían tabular las lecturas del piezómetro en términos de caída de presión, altura del fluido y número de Reynolds.

e) Planos, dibujos, bocetos, reproducciones fotográficas, originales o fotocopias de documentos, entre otros.

En general, en los anexos deben figurar lados aquellos antecedentes utilizados y que no se encuentran formando parte de los textos, libros o revistas que se anotaron en la bibliografía y, por ende, pueden no estar disponibles para el lector.

CAPITULO IV

RECOMENDACIONES PARA LA PRESENTACION DE UN INFORME

Una vez que el informe se ha redactado y revisado, empieza el trabajo correspondiente a su presentación. Muchos dejan para el último momento el pasar en limpio en forma manuscrita o a máquina su trabajo, olvidando que hay mucho más que eso hasta dejado listo para su entrega.

La determinación de la forma, diagramación, márgenes, espacios, ubicación de títulos y subtítulos, gráficos, etc., deben ser considerados en detalle, a fin de que el informe aparezca en forma aceptable.

4.1. La presentación formal

El informe debe escribirse de preferencia en papel tamaño carta, blanco, de buena calidad, de modo que las observaciones y correcciones puedan ser hechas en él con facilidad y limpieza.

La escritura a máquina da al informe una mejor apariencia formal y lo hace más fácil de leer. En este caso, el texto debe escribirse a doble espacio o, a lo sumo, a espacio y medio, aunque las notas a pie de página y las citas extensas se deben escribir a espacio simple o con un tipo más pequeño, si ello es posible. Con el fin de facilitar su empaste o archivo, se debe dejar un margen izquierdo de cuatro a cinco centímetros, de dos centímetros y medio el derecho, de cuatro el margen superior y de tres centímetros el inferior.

Los informes que requieran menos formalidad, como son los internos en una oficina, pueden ser escritos a mano. En este caso, deben presentarse en papel tamaño carta, con rayado (el cuadriculado es excelente) y escritura clara, a lápiz negro o tinta azul o negra. Los márgenes deben ser similares a los indicados en el párrafo anterior.

En el caso de informes elaborados por estudiantes, y que correspondan a informes de laboratorio o tareas, es aceptable presentar estos trabajos a lápiz. Dado que son informes del tipo trabajo interno de una oficina de ingeniería, por ejemplo, se considera necesario presentarlos tal como se haría en ésta: a lápiz y en papel estándar cuadriculado, con el orden, limpieza y claridad que se exigen en cualquier trabajo profesional. En este caso se recomienda usar para la escritura un lápiz semiduro B o HB y para los gráficos, un lápiz H o 2H.

En todo caso, los informes, cualquiera sea su tipo, deben presentarse escritos por un solo lado de la hoja, con márgenes adecuados y títulos y subtítulos convenientemente destacados. Sus hojas deben numerarse siempre, unirse con corchetes u otro elemento de fijación apropiado en caso de no ir encuadernado y entregarse en una carpeta en cuya portada aparezca siempre el título del trabajo, el nombre del autor y la fecha de presentación.

4.2. Las ecuaciones, gráficos e ilustraciones

Todas las ecuaciones o fórmulas empíricas incluidas en el texto deben ser ubicadas al final de una frase y en línea separada, llevando cada una de ellas un número de orden. Junto con cada ecuación, o fórmula, debe incluirse la definición de los símbolos que no hayan sido usados previamente, así como sus unidades, teniendo cuidado que en el informe se utilice un solo sistema de unidades.

Los gráficos, tablas y diagramas son una información complementaria al texto y se les utiliza como un elemento de ayuda para recalcar y presentar en forma visual las declaraciones que se hacen en el cuerpo del informe. Deberán estar numerados y aparecer lo más cerca de la primera referencia que se haga de ellos. Las siguientes observaciones son útiles para la presentación de gráficos:

a) Cada eje debe llevar una leyenda que indique la variable correspondiente y sus unidades.

b) La variable independiente debe colocarse en el eje de las abscisas y la variable dependiente en el de las ordenadas. .

c) Se dibujará la mejor curva posible a través de la serie de puntos y no se deberá tratar de pasar la curva por los puntos en que hay certeza de error. En general, no se le debe dar mayor peso a los puntos extremos que a los intermedios.

d) Los puntos experimentales se destacarán con un símbolo adecuado como círculos, cuadrados o triángulos, pero sin pasar la curva a través de los símbolos. No se recomienda usar líneas de distintos colores, ya que esta diferencia se pierde en la reproducción: Si es necesario diferenciar curvas, ello debe hacerse con líneas de distinto tipo.

e) Las escalas se escogerán de modo que las curvas sean lo menos pronunciadas posibles. Las divisiones de las escalas deberán permitir una fácil lectura o interpolación.

Las tablas de valores deben ser cuidadosamente diagrama das para conseguir una buena presentación y fácil lectura. Todas las tablas deben ir numeradas en forma correlativa y deben lIevar un título que indique claramente su contenido. Todas las columnas de cada tabla deben también ir numeradas y llevar un encabezado que señale a qué corresponde el dato y las unidades en que está expresado.

Si una columna corresponde a datos que se obtienen mediante alguna operación con los datos de las demás columnas, esta circunstancia debe señalarse haciendo uso de la numeración de las columnas, indicando la operación de que se trate.

4.3. El estilo de la versión definitiva

La última y más importante revisión del informe es la que corresponde al estilo. La redacción definitiva se logra sólo después de revisar y re escribir varias veces el informe.

El estilo en la redacción técnica debe ser claro, conciso y efectivo. Para ello debe cumplir con varias condiciones:

a) Debe ser fácil de leer: Dado que el tiempo de las personas que deciden es un elemento valioso, los informes deben escribirse de modo que puedan ser comprendidos fácil y rápidamente.

b) Debe ser objetivo: Los hechos y los datos son elementos fundamentales y un buen escritor de informes técnicos debe poner énfasis en ellos y no en su opinión. De aquí que deba usarse un estilo impersonal para lograr una redacción técnica efectiva. Se debe usar siempre la forma pasiva, en tercera persona del singular.

c) Debe ser claro y exacto: Debe evitarse toda ambigüedad o vaguedad en el sentido o significado de cada palabra o frase. El sentido y significado precisos se alcanzan sólo por medio de un lenguaje simple y correcto.

d) Debe ser útil como referencia: La organización, forma y lenguaje del informe debe ser tal que asegure la fácil ubicación del material dentro del mismo, en cualquiera de sus secciones.

En su esfuerzo por satisfacer estas exigencias, el autor debe revisar paciente y metódicamente cada párrafo, para comprobar que ha empleado sólo las

palabras y frases que aseguren una comunicación fácil y vigorosa. La claridad es de primordial importancia por lo que las ideas deben tener una secuencia lógica que sea fácil de seguir.

En general, al escoger las palabras y construir las frases debe evitarse caer en problemas, tales como: barbarismos ortográficos, fonéticos o de léxico o extranjerismos, entre otros vicios del lenguaje.

En particular, en lo que dice relación con los extranjerismos, debe procurarse el uso de los términos en castellano. No obstante, si el término no tuviera una traducción comúnmente aceptada, puede usarse en la lengua original, escribiéndolo entre comillas.

En síntesis, un informe técnico debe cumplir con todas las normas de sintaxis y ortografía del idioma en que se escribe. Sólo esto permite una efectiva comunicación de los conocimientos.

4.4. Presentación de informes correspondientes a labores de asistencia técnica y de prestación de servicios en la Universidad de Santiago de Chile.

Todo lo precedentemente señalado es válido y aplicable a los informes que se elaboren en las distintas unidades académicas, en cumplimiento de los convenios o contratos de asistencia técnica o de prestación de servicios que, en cada caso, se suscriban entre los usuarios externos y la Universidad.

No obstante, por tratarse de documentos cuya responsabilidad excede a la del autor o autores, ya que debe entenderse que es la Universidad la que informa, deben extremarse los cuidados y los esfuerzos por lograr que éstos no merezcan reparos de forma o de fondo.

Como norma general, los informes deben elaborarse en papel carta, con membrete de la Universidad y presentarse encuadernados con anillo plástico y tapas de cartulina de buena calidad, con el escudo y nombre de la Corporación impresos en lugar destacado.

Es muy conveniente usar tapas especiales y normalizadas para los informes que se originen en proyectos de asistencia técnica. Esto contribuye a una óptima presentación y a la proyección de una adecuada imagen corporativa.

Asimismo, deben aprovecharse adecuadamente los modernos medios de reproducción disponibles, tanto en la Universidad como en el mercado para lograr un informe cuya presentación sea óptima.

El uso adecuado de los procesadores de texto, de la reducción o ampliación de imágenes mediante fotocopiado, el empleo del fotocopiado en color, entre otros medios, permiten evitar el uso de gráficos o fotos que vayan adheridos a las hojas o el empleo directo de hojas de impresión en papel continuo de computadoras o de máquinas inscriptoras de gráficos.

Se aconseja el empleo de papel blanco Bond 24 o equivalente para la escritura definitiva de los informes, la que debe presentarse sin errores o enmendaduras.

Los planos, si los hubiere, deben ser realizados en forma tos estándar según normas ASA o DIN, según se convenga con el cliente, y se deben entregar en tubos de cartón o plástico, en el evento que se entregue el original en papel

diamante o doblados y encuadernados de acuerdo con las normas respectivas, en caso que se trate de fotocopias ozalid.

Los estudios económicos y las evaluaciones que se realicen para determinar la factibilidad económica de un proyecto, deben ser presentados en moneda deflactada, ya sea que se trate de pesos, dólares o unidades de fomento.

Las cotizaciones de equipos u otros elementos, que se emplearon para la determinación de los costos, deben entregarse incorporadas en los anexos del informe.

Siempre debe ponerse en conocimiento del usuario el número de ejemplares del informe y su distribución, incluyendo las copias que pudieren quedar en poder de los autores del trabajo.

Por último, es conveniente enfatizar que todo informe que se elabore en la Universidad, en especial los que están destinados a un usuario externo, deben ser manejados con la prudencia y reserva del caso. Ningún antecedente puede ser publicado o entregado a terceros sin que medie una expresa autorización para ello, extendida por el destinatario del informe.

CONCLUSIONES De la lectura de este informe se desprende que la preparación y presentación de informes técnicos es una actividad a la que el ingeniero o profesional debe dar la importancia que realmente tiene, ya que es el medio de comunicación más efectivo de sus ideas y logros, asegurando la permanencia de ellos a través del tiempo.

Esta actividad puede ser sistematizada por medio de reglas simples que ayudan a dar al informe una mayor efectividad. Las reglas para elaborar y ordenar informes propuestas aquí, pueden considerarse como un modelo, que el profesional puede usar y adaptar de acuerdo con sus propias necesidades y experiencia.

El modelo propuesto y las normas recomendadas tienen como finalidad ayudar al profesional a presentar informes que faciliten la comunicación de su pensamiento, sin opacarlo ni distorsionarlo. Si ello se logra, se habrá cumplido con el principal objetivo que se tuvo en vista al preparar este trabajo.

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