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Usare i nostri sistemi è molto semplice, scopri le funzionalità e le caratteristiche della piattaforma sezione per sezione. Il sistema di Welcomeasy si suddivide in due parti:

• da una parte l’applicazione utilizzata per registrare i dati degli ospiti, modificarli ed infine inviarli al Portale Alloggiati

• dall’altra il pannello di controllo web di Welcomeasy dove queste informazioni confluiscono automaticamente e possono essere gestite in tempo reale

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Indice

applIcazIone

01. INSTALLAZIONE E REGISTRAZIONE

02. mENù

03. INfORmAZIONI

04. hOmE

05. creazione di un nuovo check-in

06. AGGIuNGI OSpITE

07. mOdALITà dI AcquISIZIONE dATI OSpITE /

SELEZIONE TIpO dI dOcumENTO /

SELEZIONE TIpO dI OSpITE

08. mOdALITà dI AcquISIZIONE dATI OSpITE:

AcquISIZIONE cON fOTO

09. cOmE fuNZIONA LA ScANSIONE mRZ


acquisizione con scansione (mrz)


AcquISIZIONE mANuALE

12. check-in chiusi

13. invio del check-in

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pannello dI controllo

14. LOGIN

15. cOLLEGAmENTO cON pORTALE ALLOGGIATI

16. dAShbOARd

17. SchEdINE: TuTTE LE SchEdINE

18. SchEdINE: SchEdINE ApERTE

19. SchEdINE: SchEdINE dA INvIARE

20. SchEdINE: SchEdINE chIuSE

21. pROfILI & AppARTAmENTI: pROfILI p.A.

22. pROfILI & AppARTAmENTI: AppARTAmENTI

23. GESTIONE uTENTI

24. LIcENZE

25. RIcEvuTE

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3APP MOBILE TORNA ALL’ INDICE

01. INSTALLAZIONE E REGISTRAZIONE

Prima di iniziare recati sull’App Store dal tuo dispositivo, individua l’applicazione Welcomeasy ed installala facendo attenzione a con-cedere tutte le autorizzazioni richieste.

Per accedere alle funzioni dell’applicazione occorre avere uno smar-tphone collegato a internet.

Al primo avvio dell’applicazione ti apparirà la finestra di Login all’in-terno della quale dovrai inserire le tue credenziali d’accesso a Wel-comeasy. Se non ti sei ancora registrato lo potrai fare tramite l’App (selezionando registrati) o tramite la dashboard di Welcomeasy, compilando tutti dati che ti vengono richiesti. Al termine della regi-strazione riceverai una mail di conferma, clicca sul link presente nella mail per confermare e attivare il tuo account.

Una volta registrato sarà possibile accedere all’applicazione inseren-do il nome e la password scelta.

La password potrà essere recuperata tramite richiesta e verrà reca-pitata sulla mail di registrazione.

Nella pannello di controllo di Welcomeasy potrai completare il tuo profilo con i dati personali o aziendali. Se non avrai completato il tuo profilo ti verrà richiesto di farlo al termine del tuo periodo di prova gratuito.

ACCEDI (se già iscritto)

REGISTRATI (se si accede per la prima volta)

Recupero password

Mostra/nascondi password

Nome utente


02. mENù

Il menù consente di accedere alle varie sezioni della App:

• Centro di controllo

• Lingua

Italiano

English

• Nuovo check-in

• Check-in aperti

• Check-in chiusi

• Informazioni

• Aiuto

• Presentazione

• Esci


03. INfORmAZIONI

Le informazioni raccolgono una serie di dati di carattere anagrafico, amministrativo e commerciale.

All’interno dello stesso, è possibile consultare lo stato della licenza, i dati dell’ultimo aggiornamento e quelli relativi l’App.


04. hOmE

In questa schermata puoi controllare i check-in chiusi, modificare i check-in aperti, creare nuovi check-in e monitorare lo stato della tua licenza.

• tocca l’icona (1) per accedere al menù dell’applicazione;• tocca l’icona (2) per sincronizzare le informazioni tra il portale di Welcomeasy

e l’applicazione; • in questa sezione (3) appaiono le informazioni generali di carattere anagrafico,

amministrativo e commerciale relative all’utente attualmente autenticato; • in questa sezione (4) è presente lo stato della licenza;• tocca l’icona (5) check-in chiusi per andare alla sezione dedicata;• tocca l’icona (6) check-in aperti per andare nella sezione dedicata;• tocca l’icona (7) per creare un nuovo check-in;•(8) sezione dedicata alla panoramica dei check-in aperti in scadenza. Clicca sulla

freccia (9) in corrispondenza al check-in per aprirlo ed apportare le modifiche opportune. Ricordati che puoi modificarlo una volta sola dopodiché dovrai pro-cedere ad inviarlo al Portale Alloggiati;

• il numero sotto l’icona dell’orologio (10) indica il tempo mancante, in ore, allo scadere delle 24h obbligatorie alla comunicazione dei tuoi ospiti al Portale Al-loggiati. Il colore rosso dell’icona indica lo stato della scadenza del check-in im-minente;

•(11) il seguente campo indica il nome della location/struttura abitativa;•(12) il seguente campo indica indirizzo della struttura abitativa;•(13) il seguente campo indica la data di arrivo;•(14) il seguente campo indica il nominativo del creatore del check-in.

Legenda:

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indica che i dati inseriti sono completi

indica che i dati inseriti sono incompleti

indica il salvataggio dei dati nel server

indica il salvataggio dei dati nell’applicazione ma non nel server


05. creazione di un nuovo check-in

Premi il pulsante Nuovo Check-In nella schermata Centro di controllo dell’applicazione oppure nel menù principale.

In questa sezione potrai inserire i dati generici relativi al check-in.

Cliccando sulla freccia puoi selezionare la location (1), la data di arri-vo (2), la data di partenza (2) e il numero degli ospiti cliccando sull’i-cona “+” e “-” (4).

Ricordati che per poter selezionare la location devi aver prima colle-gato il tuo account al Portale Alloggiati.

Procedi alla schermata successiva cliccando sul bottone “AvANtI”.

vai alla sezione collegamento con Portale Alloggiati.

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Premi AVANTI per proseguire


06. AGGIuNGI OSpITE

In questa sezione potrai aggiungere, modificare o eliminare gli ospiti e i loro dati; eliminare il check-in oppure inviarlo in modo tempora-neo o definitivo.

Per aggiungere un ospite premi il pulsante “AGGIUNGI OSPItE”.

Per modificare i dati di un ospite premi sulla card relativa all’ospite da modificare.

Per modificare i dati riguardanti la location, la data di arrivo, la data di partenza e il numero degli ospiti presenti nel pannello Riepilogo dati, torna nella schermata precedente toccando l’icona .

Legenda:indica l’inserimento dell’ospite tipo Capogruppo, Capofamiglia oppure Ospi-te Singolo

indica l’inserimento dell’ospite tipo Familiare o Membro del Gruppo

indica che i dati inseriti sono completi

indica che i dati inseriti sono incompleti

indica la modalità di inserimento dei dati manuale

indica la modalità di acquisizione dei dati tramite fotocamera

indica la modalità di inserimento dei dati tramite MRZ

il pulsante AVANTI permette di proseguire alla schermata succes-siva dedicata alla verifica e all’invio del check-in

pulsante AGGIUNGI OSPITE

per eliminare un ospite tocca e tieni premuto per più di tre secondi il riqua-dro di un ospite


07. mOdALITà dI AcquISIZIONE dATI OSpITE /SELEZIONE TIpO dI dOcumENTO /SELEZIONE TIpO dI OSpITE

Per selezionare il tipo di ospite tappa sulla voce tipo di ospite (1).Per selezionare il tipo di documento, che ti servirà a registrare l’o-spite, tappa sulla voce tipo di documento, dopodiché inserisci nel campo di ricerca (3) il nome del documento e selezionalo dalla lista.

Inoltre potrai scegliere la modalità di acquisizione dei dati dell’ospi-te.

Legenda:

seleziona la Tipologia dell’Ospite. Le Tipologie di Ospite possono essere 5: • Capogruppo• Capofamiglia• Ospite Singolo• Familiare• Membro del GruppoNel caso in cui l’ospite sia il primo del check-in appena creato esso potrà essere Capogruppo, Capofamiglia oppure Ospite Singolo.Nel caso in cui l’ospite sia successivo al primo, esso potrà essere Familia-re o Membro del Gruppo, tale selezione sarà automatica a seconda della scelta della tipologia.

indica la Tipologia di Documento da selezionare

indica la modalità di acquisizione dei dati tramite l’inserimento manuale

indica la modalità di acquisizione dei dati tramite la scansione MRZ

indica la modalità di acquisizione dei dati tramite la fotocamera

N.b.: Ricordati che i dati acquisiti mediante modalità foto dovran-no successivamente essere rivisti e quindi completati dal pannello di controllo di Welcomeasy.

La modalità di acquisizione dati manuale e la modalità tramite scan-sione (MRZ) ti danno invece la possibilità di completare il check-in im-mediatamente dall’applicazione.


Pulsante SALVA check-in nell’App

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08. mOdALITà dI AcquISIZIONE dATI OSpITE: AcquISIZIONE cON fOTO

Seleziona la modalità Foto (1). In questa sezione (2) potrai seleziona-re la tipologia di ospite e la tipologia di documento. Procedi quindi a compilare tutti i dati richiesti.Premi il pulsante (3) per scattare la foto al documento o per sceglier-ne una dalla fotogallery del tuo smartphone. Salva i dati inseriti per proseguire.

Legenda:


indica la Tipologia di Documento da selezionare.

indica la funzione di inserimento dati tramite fotocamera o galleria immagini.

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Scatta una FOTO o sceglila dalla GALLERIA FOTO del telefono 3

Pulsante SALVA check-in nell’App

Torna alla schermata MODALITÀ DI

ACqUISIzIONE DATI

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09. cOmE fuNZIONE LA ScANSIONE mRZ

MRz legge, decodifica e verifica in automatico con OCR le informazioni riprodotte, secondo gli standard ICAO, doc. 9303, nei documenti di identità e di viaggio (codice ICAO)In evidenza il codice MRz di alcuni documenti in esempio.


10. mOdALITà dI AcquISIZIONE dATI OSpITE: acquisizione con scansione (mrz)

Seleziona la modalità Scansione (1), inquadra il documento dell’ospi-te ed aspetta la sua lettura. Apparirà la schermata di Acquisizione Dati Ospite, precompilata con i dati acquisiti dalla lettura MRz.Dovrai selezionare solamente la tipologia dell’ospite (2) e compilare i campi mancanti. Salva i dati inseriti per proseguire.

Legenda:

seleziona la Tipologia dell’Ospite. Le Tipologie di Ospite possono essere 5: • Capogruppo• Capofamiglia• Ospite Singolo• Familiare• Membro del GruppoNel caso in cui l’ospite sia il primo del check-in appena creato, esso potrà essere Capogruppo, Capofamiglia oppure Ospite Singolo.Nel caso in cui l’ospite sia successivo al primo, esso potrà essere Familia-re o Membro del Gruppo, tale selezione sarà automatica a seconda della scelta della tipologia.

Indica la Tipologia di Documento da selezionare.

Torna alla modalità acquisizione dati.

Pulsante SALVA check-in nell’App.

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SALVA

MODALITÀ


11. mOdALITà dI AcquISIZIONE dATI OSpITE: AcquISIZIONE mANuALE

Seleziona la modalità Manuale (1). In questa schermata (2) dovrai compilare tutti i campi richiesti partendo dalla tipologia di ospite, il tipo di documento e tutti i dati anagrafici.

Legenda:


indica la Tipologia di Documento da selezionare.

Torna alla modalità acquisizione dati.

Pulsante SALVA check-in nell’App.

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SALVA

MODALITÀ


12. check-in chiusi

In questa schermata puoi esaminare i check-in che sono già stati in-viati al Portale Alloggiati, quindi non più modificabili.

•(1) il seguente campo indica il la location / struttura abitativa;•(2) il seguente campo indica l’indirizzo della struttura abitativa;•(3) il seguente campo indica la data di creazione del check-in;•(4) il seguente campo indica la data del check-out;•(5) il seguente campo indica il nome dell’autore del check-in;•(6) tocca la freccia per andare nel dettaglio.

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13. invio del check-in

L’ invio del check-in può essere temporaneo oppure definitivo. L’invio temporaneo non viene immediatamente inviato al Portale Al-loggiati, ma viene salvato temporaneamente nella pannello di con-trollo di Welcomeasy, all’interno della pagina di Schedine Aperte e in quella di Schedine Da Inviare, in attesa di ulteriori modifiche. L’invio definitivo comporta l’invio diretto dei dati al Portale Alloggiati.

Premi il pulsante AvANtI (1), comparirà la schermata di validazione del check-in (2) dove verranno evidenziati eventuali errori da ripara-re, tappando il pulsante RIPARA (3).

Premendo il pulsante INvIO Al SERvER (4) sarà possibile inviare il check-in in modo temporaneo.

Premendo il pulsante INvIO Al Pt. AllOGGIAtI (5) l’invio del check-in sarà definitivo.

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Torna alla schermata iniziale

Premendo il pulsante SALVA potrai salvare il check-in sull’App senza inviarlo.

17pannello di controllo welcomeasy TORNA ALL’ INDICE

14. LOGIN

Nella schermata di login è possibile inserire le credenziali di accesso al portale Welcomeasy, sono presenti inoltre la richiesta di password dimenticata e il pulsante di registrazione di un nuovo account.

Per accedere al portale è necessario aver verificato il proprio ac-

count: clicca sul pulsante “verifica” nella mail che verrà recapitata alla casella di posta elettronica che hai indicato durante la procedura di registrazione.


15. cOLLEGAmENTO cON pORTALE ALLOGGIATI

Entra nella pannello di controllo di Welcomeasy:panel.welcomeasy.appNella sezione profili e appartamenti seleziona la voce profili P.A. (1) Inserisci nei campi appositi il Nome Utente e la Password che ti sono stati forniti dal Portale Alloggiati. Se possiedi un account del Portale Alloggiati con un singolo appartamento registrato o singola struttura dedicata, è sufficiente completare la descrizione (2) relativa all’allog-gio affinché questo compaia nella sezione appartamenti e sia subito pronto per i check-in.

Se invece il tuo account del Portale Alloggiati dispone di più apparta-menti o strutture all’interno dello stesso, per far sì che automaticamen-te questi compaiano anche in Welcomeasy è necessario accedere al tuo Portale Alloggiati, andare in lista appartamenti e tramite il pulsan-te download (3) scaricare il file tsv.Una volta fatto questa procedura seleziona il pulsante Multi Località (4) presente nel pannello profili P.A. ed importa il file tsv (5).

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http://panel.welcomeasy.app


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DOWNLOAD


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16. dAShbOARd

Nella Dashboard sono presenti statistiche riguardanti le principali attività fatte dalla tua azienda, quali: il numero di schedine create, inviate ed errate, il numero di ospiti per mese, la nazionalità più fre-quente tra i tuoi ospiti e la ricettività delle tue strutture abitative.

La sezione è in continua espansione per fornire sempre maggiori dati statistici utili alla tua attività.


17. SchEdINE: TuTTE LE SchEdINE

All’interno di questa schermata saranno organizzate Tutte le Schedine ordinate per data di inserimento.

Le colonne si suddividono in:

• Data di arrivo ospiti• Data di partenza ospiti• Nome dell’appartamento in cui soggiornano gli ospiti• Numero totale degli ospiti indicati in fase di check-in• Stato del check-in• Scadenza di invio al Portale Alloggiati• Autore del check-in • Azioni: visualizza, modifica, invia

Tutte le colonne hanno la possibilità di essere “ordinate” cliccando sul titolo della colonna stessa.

Il numero delle pagine si trova in basso a destra e dà la possibilità di scorrere tra le pagine.

Mostra indica il numero di check-in che si intende visualizzare nella schermata.

Cerca nei campi permette una ricerca selettiva all’interno di tutti i check-in non solo quelli visualizzati nella schermata.

Legenda:

INVIATO CORRETTAMENTE: indica che il check-in è stato inviato corretta-mente al Portale Alloggiati.

IN ATTESA DI INVIO: il check-in non è ancora stato inviato, è quindi pos-sibile effettuare modifiche o inviarlo manualmente. Il sistema Welcomeasy permette l’invio definitivo ai nostri server che avranno comunque un tempo di tolleranza di 60 minuti prima dell’invio definitivo al Portale Alloggiati.

DA COMPLETARE: sono presenti dati mancanti nel check-in. Deve essere completato per un successivo invio.

DA COMPLETARE CON URGENzA: si è prossimi alla data di scadenza del check-in è quindi necessario provvedere al suo completamento o invio al Portale Alloggiati.

ERRORE: sono presenti errori di compilazione o di invio al Portale Alloggiati

INVIA il ckeck-in al Portale Alloggiati.

MODIFICA il check-in

VISUALIzzA il check-in



18. SchEdINE: SchEdINE ApERTE

All’interno di questa schermata saranno organizzate le Schedine Aperte ordinate per data di inserimento.

Il campo giallo indica lo stato del check-in da completare

Per maggiori dettagli vedere pagina 22.


19. SchEdINE: SchEdINE dA INvIARE

All’interno di questa schermata saranno organizzate le Schedine da Inviare organizzate per data di inserimento.



20. SchEdINE: SchEdINE chIuSE

All’interno di questa schermata saranno organizzate le Schedine Chiu-se organizzate per data di inserimento.


Nota Bene: Le schedine chiuse non possono essere modificate né inviate ma solo visualizzate.


Legenda:

Visualizza l’account alloggiati;

Permette la modifica dell’account del Portale Al-loggiati;

Permette di caricare un nuovo file .tsv

Indica un profilo alloggiati con una monolocalità;

Indica un profilo alloggiati con più appartamenti.

21. pROfILI & AppARTAmENTI: pROfILI p.A.

All’interno dei profili PA è possibile visualizzare l’elenco di tutti gli account registrati e collegati al portale “Alloggiati Web”.


22. pROfILI & AppARTAmENTI: AppARTAmENTI

Attraverso la schermata Appartamenti è possibile visualizzare tutte le località inserite tramite gli account del Portale Alloggiati, suddivise per nome, città e indirizzo.

Ogni appartamento può essere abilitato o disabilitato a seconda della necessità di utilizzo. Le abitazioni disabilitate potranno essere riabili-tate soltanto il mese successivo.

Legenda:

Visualizza l’account alloggiati;

Permette la modifica dell’account del Portale Al-loggiati;

Indica che l’appartamento è abilitato;

Indica che l’appartamento abilitato è stato sele-zionato per procedere alla sua disattivazione;

Indica che l’appartamento è disabilitato;

Indica che l’appartamento disabilitato è stato se-lezionato per essere riattivato;

Pulsante che permette di rendere at-tive tutte le modifiche apportate al pannello.


23. GESTIONE uTENTI

All’interno della schermata “dipendenti” è possibile aggiungere un numero illimitato di dipendenti che avranno accesso alla App e al pannello di controllo (in modalità ridotta).


24. LIcENZE

All’interno del pannello “Licenze” è possibile visualizzare lo stato del-la propria licenza, la data di scadenza, la data di attivazione e lo sto-rico dei pagamenti.


25. RIcEvuTE

Nella schermata delle ricevute è possibile visualizzare e scaricare le ricevute divise per data e nome dell’appartamento recepite diretta-mente dal Portale Alloggiati di riferimento. Welcomeasy ti permette di conservare per un tempo indeterminato tutte le ricevute e tutti i

dati dei tuoi check-in, infatti anche se non viene rinnovata la licenza di Welcomeasy è garantito l’accesso al portale senza la possibilità però di effettuare e trasmettere check-in.

Documents

Usare i nostri sistemi è molto semplice, scopri le ...€¦ · campo di ricerca (3) il nome del documento e selezionalo dalla lista. Inoltre potrai scegliere la modalità di acquisizione