EMBERI ERŐFORRÁS TÁMOGATÁSKEZELŐ

Útmutató a GUL-15 és GUL-16pályázatok szakmai és pénzügyi elszámolásához

Kiadás dátuma: 2017. január

Tartalom

Tartalom

AZ ÚTMUTATÓ CÉLJA................................................................................................................................... 3

1. PÁLYÁZAT ÉS BESZÁMOLÓ KÖZÖTTI KAPCSOLAT............................................................................3

2. SZAKMAI BESZÁMOLÓVAL KAPCSOLATOS TUDNIVALÓK.................................................................3

3. PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSSAL KAPCSOLATOS TUDNIVALÓK..............................................................4

3.1 KÖLTSÉGVETÉS..........................................................................................................................................43.2 AZ ELSZÁMOLANDÓ ÖSSZEG........................................................................................................................43.3 TÁMOGATÁSI ÖSSZEGBŐL FEDEZETT KIADÁSOK ELSZÁMOLÁSA.......................................................................5

3.3.1 Támogatási és elszámolási időszak fogalma......................................................................................53.4 A PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS TARTALMA..........................................................................................................5

3.4.1 A pénzügyi elszámolás során benyújtandó dokumentumok..............................................................5KEDVEZMÉNYEZETT NEVÉRE ÉS CÍMÉRE SZÓLÓ SZÁMVITELI BIZONYLATOK...................................................................6A SZÁMLÁVAL SZEMBEN TÁMASZTOTT KÖVETELMÉNY................................................................................................7

3.4.2 Záradékolás fogalma..........................................................................................................................93.4.3 Hitelesítés fogalma...........................................................................................................................103.4.4 Lemondás.........................................................................................................................................10

4. A KÖLTSÉGVETÉSBEN SZEREPLŐ KÖLTSÉGNEMEK ÉS ELSZÁMOLHATÓ KIADÁSOK....................11

4.1 A-KOMPONENS........................................................................................................................................114.2 B-KOMPONENS.........................................................................................................................................124.3 C-KOMPONENS.........................................................................................................................................124.4 D-KOMPONENS........................................................................................................................................13

5. AZ ELSZÁMOLÁS ELBÍRÁLÁSÁNAK FOLYAMATA.............................................................................14

5.1 A TÁMOGATÁS ELLENŐRZÉSE....................................................................................................................145.1.1 A szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás ellenőrzése...............................................................14

5.2 HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSEKRŐL..................................................................................................................155.2.1 A helyszíni ellenőrzések célja, feladata.............................................................................................155.2.2 Az ellenőrzött szervezet(ek) jogai, kötelezettségei...........................................................................15

6. PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS ÖSSZEÁLLÍTÁSÁT SEGÍTŐ GYAKORLATI ÚTMUTATÁSOK.....................16

6.1 SORVEZETŐ AZ ELSZÁMOLÁS ÖSSZEÁLLÍTÁSÁHOZ........................................................................................166.2 ELLENŐRZŐ LISTA AZ ELSZÁMOLÁS HELYES ÖSSZEÁLLÍTÁSÁHOZ...................................................................19

7. MELLÉKLETEK.................................................................................................................................... 20

7.1 MELLÉKLET: GÉPI SZÁMLA........................................................................................................................207.2 MELLÉKLET: KÉZI KITÖLTÉSŰ SZÁMLA........................................................................................................217.3 MELLÉKLET: EGYÉNI BÉRJEGYZÉK..............................................................................................................227.4 MELLÉKLET: KIADÁSI PÉNZTÁRBIZONYLAT.................................................................................................237.5 MELLÉKLET: BANKSZÁMLAKIVONAT...........................................................................................................247.6 MELLÉKLET: LEMONDÓ NYILATKOZAT........................................................................................................257.7 MELLÉKLET: MINTA MEGHATALMAZÁSHOZ.................................................................................................26

2

7.8 MELLÉKLET: TELJESSÉGI NYILATKOZATMINTA.............................................................................................27

Az Útmutató célja

Jelen útmutató segítséget nyújt A Szovjetunióba hurcolt politikai foglyok és kényszermunkások emlékéve alkalmából kiírt pályázatokon nyertes szervezeteknek, magánszemélyeknek a Támogatási Szerződés VII. fejezete alapján benyújtandó szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás elkészítéséhez.

Az elszámolási kötelezettség teljesítése során a kedvezményezettnek igazolnia kell, hogy a támogatás rendeltetésszerűen, a Támogató döntése szerinti célnak megfelelően, a szerződésben rögzített keretek között került felhasználásra.

1. Pályázat és beszámoló közötti kapcsolat

A beszámoló elkészítéséhez a pályázatból az alábbi részekre lesz szükség:

• Jóváhagyott vagy módosított költségvetés• Szakmai program Javasoljuk, hogy az elszámolás első lépéseként nézze át a fenti dokumentumokat, és ez alapján kezdje el összeállítani az elszámolást. A jóváhagyott költségvetés biztosítja az alapot a számszakilag megfelelő elszámolás elkészítéséhez. Azoknak a bizonylatoknak az értékét tudja elszámolni, amelyek kiegyenlítésére a támogatást kapta. Kérjük, figyeljen arra, hogy ha bármilyen eltérést szeretne eszközölni, azt csak a szerződésben meghatározott keretek között teheti meg (6.1. pont), továbbá ezen kereteken belüli, minden eltérést indokolni szíveskedjen!

2. Szakmai beszámolóval kapcsolatos tudnivalók

A szakmai beszámoló célja, hogy a Kedvezményezett a pályázatban vállalt feladatok megvalósítását bemutassa.A szakmai beszámolóban felsorolt megvalósított feladatoknak igazodniuk kell a pénzügyi elszámolás költségvetési soraihoz. Itt kell szövegesen bemutatni a támogatási cél megvalósulásának körülményeit: milyen tágabb célkitűzés részeként használta fel a pályázó a támogatást, milyen konkrét célokat kíván elérni vele, milyen eredménnyel valósult meg a program.A támogatás elszámolásának, az elszámolás-készítési kötelezettségnek a Kedvezményezett akkor tesz eleget, ha a pénzügyi elszámolás mellett a szakmai beszámolót is elkészíti.

A pénzügyi elszámolást és a szakmai beszámolót együttesen szükséges benyújtani! A pénzügyi elszámolást és a szakmai beszámolót a Támogatáskezelő megvizsgálja és maximum két alkalommal a hiányosságok kijavítására, pótlására 15, illetve 10 naptári napos határidővel felszólítja a kedvezményezettet. Az első felszólítást kizárólag elektronikus úton, a második felszólítást elektronikus és postai úton, tértivevényes küldeményként küldi meg. Ha a kedvezményezett nem pótolta a hiányosságokat vagy azoknak nem a hiánypótlási kiírásban foglaltaknak megfelelően tett eleget a felszólításban megjelölt határidőre, úgy további hiánypótlásra nincs lehetőség. Ha valamelyik elszámolás rész hiányzik, a Támogatáskezelő a beérkezett rész ellenőrzését követően tizenöt naptári napos határidővel hiánypótlási felhívást küld.

3

A szakmai beszámolót a „Gulág A/B/C/D komponens szakmai beszámoló” c. word-dokumentum kitöltésével kell elkészíteni.

Projektadatok – Értelemszerűen töltendő ki. A pályázat során önrész felhasználása nem volt kötelező, ha erre nem került sor, kérjük, ezt a rovatot hagyja üresen.

A megvalósult projekt általános bemutatása – A felsorolt, kiírásban meghatározott tevékenységek közül jelölje be, hogy a projekt során melyek megvalósítására került sor. A rövid összefoglalóban általános leírást kérünk, amelyben összefoglalja a megvalósult projektet, megfogalmazza benyomásait, rögzíti a számszerűsíthető célértékeket. Amennyiben valamilyen oknál fogva (pl. csökkentett támogatás, tervbe vett költségek módosulása, személyi változások stb.) eltértek a pályázatban vállaltaktól, annak indoklását itt kérjük feltüntetni. Itt kell megnevezni a szakmai beszámoló részét képező, benyújtandó megvalósult alkotásokat, vagy azok fényképét. Amennyiben ilyen nem készült (pl. konferencia vagy zarándokút esetén), az eseményről készült fényképeket kérünk mellékelni.

Megvalósított programok – Értelemszerűen töltendő ki. Háromnál több program megvalósulása esetén másolással bővíthető a táblázat (ha csak egy program valósult meg, a következő két táblázatot hagyja üresen).

3. Pénzügyi elszámolással kapcsolatos tudnivalók

A pénzügyi elszámolást és a szakmai beszámolót együttesen szükséges benyújtani!

A támogatás elszámolásának, az elszámolás-készítési kötelezettségnek a Kedvezményezett akkor tesz eleget, ha a szakmai beszámoló mellett a pénzügyi elszámolást is elkészíti.

A pénzügyi elszámolás célja, hogy a Kedvezményezett a pályázatban vállalt feladatok megvalósítása során a felmerült kiadásokat bizonylatokkal alátámassza.

A Kedvezményezett a támogatási szerződésben – többek között – kötelezettséget vállalt arra, hogy az általa igénybe vett támogatás rendeltetésszerű, támogatási célnak megfelelő felhasználásának ellenőrzését a Támogatáskezelő, valamint a jogszabályok által feljogosított ellenőrző szervek részére biztosítja.

A költségvetési támogatás rendeltetésszerű felhasználásáról nyilatkozni is kell az elszámolás részeként Pénzügyi teljességi nyilatkozat keretében (7.8. sz. melléklet).

3.1 Költségvetés

Minden esetben a benyújtott költségvetés szerint kell elszámolni! Amennyiben módosítás történt (pl. a csökkentett támogatási összeg miatt), szükséges a módosított költségvetés melléklése is.

A módosítási során a támogatott költségek közötti átcsoportosításra van lehetőség, új sort azonban nem lehet nyitni, létező sorról nem lehet a teljes összeget elvonni, és eszközbeszerzésre a támogatási összeg legfeljebb 10 %-a használható fel.

3.2 Az elszámolandó összeg

4

A szerződés szerinti támogatás teljes összegével el kell számolni!

A Kedvezményezettnek, az adott pályázati kiírásnak és a megkötött támogatási szerződésnek megfelelően, a szerződés szerinti támogatás teljes összegével el kell számolnia. Abban az esetben, ha már korábban, az elszámolási kötelezettség határideje előtt lemondott és visszafizette a támogatás egy részét, akkor a lemondott és visszafizetett összeggel csökkentett támogatási összeget kell megfelelő számviteli bizonylatokkal alátámasztani. A lemondott összeg visszafizetését az eredeti bankkivonat hitelesített (szükség szerint záradékolt) másolatával kell igazolni.

Amennyiben a pénzügyi elszámolás keretében nem tud a teljes támogatási összeggel elszámolni, élhet az önkéntes lemondás lehetőségével a hátrányos jogkövetkezmények megelőzése érdekében, erről bővebb információt a 3.4.4. pontban talál.

3.3 Támogatási összegből fedezett kiadások elszámolása

3.3.1 Támogatási és elszámolási időszak fogalma

A Kedvezményezett a támogatást a támogatási szerződésben meghatározott időszakot terhelő költségek kiegyenlítésére használhatja fel. Azokat a támogatási időszakban megvalósult gazdasági eseményeknek a költségeit lehet elszámolni a támogatás terhére, amelyek pénzügyi teljesítése (igazolt kifizetése) a támogatási időszakon belül, de legkésőbb az elszámolási időszak végéig megtörtént. Vagyis a benyújtott számlák keltezése, kifizetése és pénzügyi teljesítése a GUL-15 pályázatok esetében nem lehet későbbi 2017.02.25-nél, GUL-16 pályázatok esetében 2017.05.31-nél!

Támogatási időszak fogalma:

A támogatási szerződésben rögzített időintervallum, melynek a Pályázati kiírás 2.2. pontjában meghatározott támogatási időszak kezdő és záró időpontja közé kell esnie.Támogatási időszak: GUL-15: 2015.12.22 – 2017.02.25.

GUL-16: 2016.07.15 – 2017.05.31.

Elszámolási időszak fogalma:

A projekt vége és az elszámolás benyújtásának véghatárideje közötti időtartam.

Ez azt jelenti, hogy csak azokat a költségeket, ráfordításokat lehet elszámolni a támogatás terhére, amelyek tényleges megvalósulása – a számviteli bizonylatok által alátámasztott gazdasági események – a támogatási időszakhoz kapcsolódik.Elszámolási időszak: GUL-15: 2017.02.26 – 2017.03.25.

GUL-16: 2017.05.31 – 2017.06.30.

3.4 A pénzügyi elszámolás tartalma

3.4.1 A pénzügyi elszámolás során benyújtandó dokumentumok

A pénzügyi elszámoláshoz a számviteli bizonylatok, kifizetést igazoló bizonylatok, valamint a költségvetési támogatás jogszerű és a céljának megfelelő felhasználását igazoló egyéb dokumentumok másolatát nem kell mellékelni, ha az azon feltüntetett bruttó érték nem éri el a 100.000,-Ft értékhatárt . Az eredeti számviteli bizonylatokat – abban az esetben is, ha az elszámoláshoz nem kell mellékelni – a kedvezményezett köteles záradékkal ellátni (jelen Útmutató 3.4.2. pontja), amelyben jeleznie kell, hogy a számviteli bizonylaton szereplő összegből

5

mennyit számolt el a pályázati azonosítóval hivatkozott támogatási szerződés terhére. A számlaösszesítőn feltüntetett adatok valódiságát, az eredeti bizonylatokkal való egyezőségét és az eredeti bizonylatok előírt záradékolásának megtörténtét könyvvizsgálónak és közjegyzőnek nem kell igazolnia.

A számlaösszesítő excel-táblában rögzíteni kell valamennyi, a támogatás terhére elszámolt költséget igazoló számviteli bizonylat és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat adatait. A számlaösszesítőt kinyomtatva, aláírva szükséges postai úton beküldeni a Támogatáskezelő címére. (Nem magánszemélyek esetében cégszerű aláírás szükséges!)

A pénzügyi elszámolás során papír alapon benyújtandó dokumentumok: a számlaösszesítő eredeti, a kedvezményezett által aláírt példánya; a költségeket igazoló, záradékolt számviteli bizonylatok hitelesített másolatai bruttó 100.000,-Ft összeghatárt elérő bizonylatok esetén (számlaösszesítőben rögzítve, sorszámozva); a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatok hitelesített másolatai bruttó 100.000,-Ft értékhatár felett (a kapcsolódó számviteli bizonylathoz csatolva); a 100.000,-Ft feletti számlaértéket meghaladó dologi és felhalmozási kiadás esetén a vonatkozó szerződés hitelesített másolata [Ávr. 73. § (3)] (a kapcsolódó számviteli bizonylathoz csatolva); a 100.000,-Ft feletti számlaértéket meghaladó beszerzés, szolgáltatás esetén a megrendelőlap és a megrendelés-visszaigazolás hitelesített másolata; a 100.000,-Ft feletti számlaértéket meghaladó jármű (autóbusz, kisbusz) rendelése esetén a menetlevél és az utaslista hitelesített másolata; pénzügyi teljességi nyilatkozat eredeti példánya [Ávr. 80. § (4)].

FIGYELEM! Minden esetben az eredeti számviteli bizonylatról, pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatról, dokumentumról készített hitelesített másolatot nyújtsa be. Amennyiben az eredeti számviteli bizonylatot, pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatot, dokumentumot küldi be a pénzügyi elszámolásában, azokat postafordultával visszaküldjük.

3.4.1.1 A pénzügyi elszámolás részeként beküldött bizonylatokkal szemben támasztott követelmények

A pénzügyi elszámolást az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvényben (továbbiakban: ÁFA törvény), a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Számviteli törvény), az elektronikus számlával kapcsolatos egyes

rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendeletben, a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendeletben, a pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról szóló 48/2013. (XI. 15.) NGM rendeletben és a taxaméterek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló taxaméterek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről szóló 49/2013. (XI. 15.) NGM rendeletben (továbbiakban: PM rendelet) leírt tartalmi és alaki követelményeknek megfelelő számviteli bizonylatok, számlák megküldésével kell megtenni.Az elszámolás során hiányos, vagy hiányosan kitöltött, olvashatatlan, nem eredeti aláírással vagy nem szabályos aláírással benyújtott számviteli bizonylatmásolat nem fogadható el!

Kedvezményezett nevére és címére szóló számviteli bizonylatok

A pénzügyi elszámolás részeként csak a Kedvezményezett vagy fenntartója nevére és címére kiállított számviteli bizonylat fogadható el.

Abban az esetben, ha nem a Kedvezményezett székhelyére (magán személy esetén lakhelyére)

6

szól a számviteli bizonylat, hanem valamely működési helyére, vagy a számviteli bizonylaton lévő fogyasztási hely nem a Kedvezményezett székhelye, hanem valamely működési helye, akkor megfelelő dokumentummal (pl. bérleti szerződés, NAV bejelentő telephelyről, nyilatkozat) igazolni szükséges, hogy a számviteli bizonylaton feltüntetett cím hogyan kapcsolódik a szervezet működéséhez.

A számlával szemben támasztott követelmény

Követelmény, hogy a felmerült kiadások alátámasztására benyújtott számla, számlával egy tekintet alá eső okirat alakilag és tartalmilag feleljen meg az Áfa tv. és a PM rendelet előírásainak, és számszakilag is megfelelően legyen kitöltve.

Az Áfa tv. a számla kötelező adattartalmát határozza meg, vagyis azokat az adatokat, amelyeket az Áfa tv. előírásainak való megfelelés érdekében a számlának kötelezően tartalmaznia kell. Ezeken a kötelező adatokon kívül a számlán – jogszabályi kötelezettség, a felek megállapodása illetve a számla kibocsátójának döntése alapján – bármely más adat is szerepeltethető.

A számla kötelező adattartalma a következő:- a számla kibocsátásának kelte, a számla sorszáma;- a termék értékesítőjének/szolgáltatás nyújtójának az adószáma, neve és címe;- a termék beszerzőjének/szolgáltatás igénybevevőjének a neve, címe és adószáma (amennyiben a pályázó rendelkezik adószámmal);- az értékesített termék megnevezése, mennyisége;- a teljesítés – illetőleg az előleg átvételének, jóváírásának a – napja, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől;- az adó alapja, az alkalmazott adó, illetve az áthárított adó mértéke;- termék szolgáltatás egység ára, vég összege (adóval);- adómentesség esetében egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól;

Számlával egy tekintet alá eső okiratnak minősülnek mindazok az okiratok, amelyek kétséget kizáróan valamely adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítják S zámlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalma:

- az okirat kibocsátásának kelte;- az okirat sorszáma, amely azt kétséget kizáróan azonosítja;- hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja;- a módosítással érintett számla adat megnevezése, a módosítás természete, illetve számszerű hatása, ha ilyen van.

Előlegszámla pénzügyi elszámolás részeként történő benyújtása esetén, csak a hozzá kapcsolódó pénzügyileg is rendezett (kifizetett), záradékolt végszámlával együtt számolható el.

Amennyiben olyan számla értékét kívánja elszámolni, amely közösségen belüli termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást tartalmaz, és az adó alapja a felek megállapodása alapján külföldi pénznemben kifejezett, akkor annak elszámolása az Áfa törvény szerinti váltási értéken számolható el, amelyet kérünk a számlára rávezetni.

A külföldi fizetőeszközben meghatározott ellenértéket a fizetendő adó megállapításakor érvényes, belföldön pénzváltási engedéllyel rendelkező hitelintézet által devizában eladási árként jegyzett árfolyamon vagy – amennyiben a beszerző a Magyar Nemzeti Bank (MNB) által közétett árfolyam alkalmazását választotta, és azt előzetesen az adóhatósághoz bejelentette – az MNB által hivatalosan közzétett árfolyamon kell forintra átszámítani, ami a teljesítés napját követő hónap 15-ei árfolyam alkalmazását jelenti.

7

A számla módosítására, érvénytelenítésére, javítására csak a számla kibocsátója jogosult!

FIGYELEM! A számla stornírozása esetén mind az eredeti, stornírozott számla mind az új számla hitelesített másolatát, számla helyesbítése esetén mind az eredeti, helyesbített, mind a helyesbítő számla hitelesített másolatát be kell nyújtani.

3.4.1.2 A számlákhoz szükséges szerződések köre

Szerződést kell csatolni a számlához:• ha a számlán erre való hivatkozás van;• bérleti díjak esetén;• továbbszámlázott költségek esetén;• bér jellegű költségek esetén;• 100.000,-Ft egyedi értéket meghaladó dologi és felhalmozási kiadás esetén [Ávr. 80. § (5) bekezdés].

A Kedvezményezett a támogatott tevékenység megvalósítása során a költségvetésből nyújtott támogatás és a saját forrás terhére a 100.000,-Ft értékhatárt meghaladó értékű, áru beszerzésére vagy szolgáltatás megrendelésére irányuló szerződést kizárólag írásban köthet. Írásban kötött szerződésnek minősül az elküldött és visszaigazolt megrendelés is. Az írásbeli alak megsértése a szerződés érvényességét nem érinti, azonban a kifizetés a támogatott tevékenység költségei között nem vehető figyelembe. Amennyiben a támogatás terhére elszámolt számlán hivatkozás van szerződésre, amely alapján a költséget leszámlázták, akkor a pénzügyi elszámolás részeként összeghatártól függetlenül a számlához kapcsolódó szerződés hitelesített másolatát is be kell nyújtani.

Tárgyi eszköz vásárlása esetén csatolni szükséges – az azokról szóló számlák mellett – a bevételezési leltári bizonylat vagy eszköz-nyilvántartási bizonylat hitelesített másolatát.

Bérjellegű költségek elszámolása esetén, a foglalkoztatásra irányuló szerződés másolatának minden oldalát a szervezet hivatalos képviselőjének vagy meghatalmazottjának hitelesíteni kell.

FIGYELEM! A Támogatáskezelő a támogatás célszerű felhasználásának ellenőrzésekor, indokolt esetben a hiánypótlás keretében bekérhet bármely számviteli bizonylathoz kapcsolódó szerződést, megbízási szerződést, megrendelőt, felkérést, és a feladatok teljesítésének igazolását, hitelesített másolat formájában.

3.4.1.3 A pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylattal szemben támasztott követelmények

A pénzügyi elszámolás részeként a benyújtott kiadásokat igazoló számviteli bizonylathoz csatolni kell a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat hitelesített másolatát.Az elszámolás részeként papír alapon kizárólag a 100 000 Ft bruttó értéket elérő bizonylatok záradékolt, hitelesített másolatát kell benyújtani.

Pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat lehet:

Átutalással történő teljesítés esetén: bankszámlakivonat, vagy E-bankszámla kivonat (E-kivonat), amely a nyitó- és záró egyenleget is tartalmazza;

Készpénzes számla teljesítése esetén: kiadási pénztárbizonylat.

A pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatok másolatát hitelesíteni kell a 3.4.3.

8

pontban leírtak szerint. Az átutalással teljesített kifizetések esetén a Támogatáskezelő ellenőrzi, hogy a Kedvezményezett a Támogatáskezelő felé bejelentett és inkasszóval terhelt bankszámlaszámról egyenlítette-e ki a költséget.

Amennyiben a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatból nem azonosítható be egyértelműen, hogy melyik számviteli bizonylat, költség kifizetéséhez kapcsolódik, akkor a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatot is záradékolni szükséges a 3.4.2. pontban leírtak szerint.

A pénzügyi teljesítés (kifizetés) igazolására, a pénzügyi elszámoláshoz beküldött kiadási pénztárbizonylat minimális kellékei:

• a bizonylat sorszáma;• a bizonylat kibocsátójának (Kedvezményezett) neve, címe és adószáma;• a pénztárból kiadott (átvett) összeg;• a kifizetés időpontja;• a kifizetés jogcíme (a kifizetés, vásárlás célja, számlaszám, stb.);• legalább a pénztáros és az átvevő (és személyi azonosító adata) aláírása.

Kérjük, a kiadási pénztárbizonylat kiállításakor ügyeljenek arra, hogy legalább a pénztáros, azaz a kifizető és az átvevő aláírásával igazolja a pénzkivétel jogszerűségét.

3.4.2 Záradékolás fogalma

Az elszámolni kívánt költségeket igazoló számviteli bizonylatokat záradékolni kell.Záradékolás = az eredeti bizonylaton szöveges formában fel kell tüntetni az adott pályázat pályázati azonosítóját, valamint az elszámolni kívánt összeget:

„…….. Ft a GUL-……... pályázati azonosítószámú szerződés terhére elszámolva”.

Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a „mozgó” záradék szerződésszegést jelenthet. Mozgó záradékról beszélünk akkor, amikor a benyújtott elszámolásban szereplő számviteli bizonylat hitelesített másolatán és a helyszíni ellenőrzéskor megtekintett eredeti számviteli bizonylaton nem ugyanott szerepel a záradék. Ez minden esetben azt igazolja, hogy nem az eredeti számviteli bizonylaton szerepelt a záradék, vagy az később került rá.Ha az elszámolni kívánt számviteli bizonylat/kifizetés teljes összege nem számolható el, vagy a Kedvezményezett nem kívánja elszámolni a teljes összeget, akkor a számviteli bizonylaton szereplő záradékolásnak az elszámolásba beállított (számlaösszesítőben szereplő) összeget kell tartalmaznia.

Záradé k o l ás b é r k i f i z e t é s ek e l s z á m o l á s a e s et é n :

• nettó vagy bruttó bérköltség/megbízási díj elszámolása esetén a kifizetési jegyzéket (bérjegyzéket) kell záradékolni az elszámolni kívánt összeg erejéig;• a munkabérből/megbízási díjból levont adó járulékok elszámolása esetén a kifizetési jegyzék (bérjegyzék) záradékolása mellett a levont adók és járulékok megfizetését igazoló bankszámlakivonato(ka)t is záradékolni kell az elszámolni kívánt összeg erejéig, név szerinti megjelöléssel (ld. 7.7 számú melléklet). GUL-15 esetében a 2017. február, GUL-16 esetében a 2017. május hónapra vonatkozó adó- és járulékigazolást, kivonatokat márciusi, illetve júniusi dátummal is elfogadjuk az adótörvényekre tekintettel. Nettó finanszírozású költségvetési szervek esetén elégséges a NAV által kiállított igazolás is befizetett járulékokról.

A közterhek csoportos (több munkavállaló béréhez kapcsolódó adó, járulék együttes) átutalása

9

esetén a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatot (bankszámlakivonatot) záradékolni kell munkavállalónkénti (amely munkavállalók bérét elszámolják a támogatás terhére), név szerinti bontásban, úgy hogy a munkavállaló bérkivonatán szereplő adó és járulék összege egyértelműen beazonosítható legyen a megfizetést igazoló bizonylaton.

Amennyiben a bankszámlakivonaton nincs elegendő hely, pontos hivatkozási adatokkal (pl. bankszámlakivonat sorszáma, a kivonaton a hivatkozott tétel sorszáma, a feltüntetett összeg és abból a támogatás terhére elszámolni tervezett rész) nyilatkozat benyújtása is lehetséges.

3.4.3 Hitelesítés fogalma

A pénzügyi elszámolás részeként beküldött valamennyi számviteli bizonylatot, pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló dokumentumot hitelesíteni kell.

Hitelesítés = a záradékolt eredeti számviteli bizonylat fénymásolatára pecséttel, vagy kék tollal szöveges formában rá kell vezetni, hogy a másolat és az eredeti példány megegyezik, pl. „A másolat az eredetivel mindenben megegyezik” és ezt a szervezet hivatalos képviselőjének/meghatalmazottjának dátummal és cégszerű aláírásával, vagy a magánszemély aláírásával igazolnia kell. Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a beküldött összes dokumentum, számviteli bizonylat, pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat valamennyi oldalát hitelesíteni kell, azaz pl. egy több oldalas szerződés esetén a szerződés minden oldalát a szervezet képviselőjének hitelesítenie kell.

A hitelesítést szervezet esetén a hivatalos képviseletére jogosult személynek kell elvégeznie. A képviselő akadályoztatása esetén meghatalmazott személy is eljárhat (azaz a Meghatalmazott hitelesítheti is a bizonylatok, dokumentumok másolatát), ebben az esetben a képviselő által aláírt alakszerű eredeti Meghatalmazás csatolása (7.7. melléklet) szükséges ahhoz, hogy a meghatalmazott személy eljárhasson a beszámoló elkészítésében. (Az alakszerű meghatalmazáson szerepelnie kell a meghatalmazó, a meghatalmazott és az aláírásokat hitelesítő két tanú nevének, lakcímének és aláírásának.)

FIGYELEM! Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a pénzügyi elszámolásban beküldött hitelesített másolatokon aláírásként szignó használata csak abban az esetben engedélyezett, amennyiben eredeti példányban beküld egy nyilatkozatot, melyben megjelenik a teljes aláírás képe és a szignó is (a nyilatkozatnak két tanú aláírását, címét, nevét is tartalmaznia kell).

3.4.4 Lemondás

A pénzügyi elszámolás keretében a Kedvezményezettnek a teljes támogatási összeggel el kell számolnia. Amennyiben nem tud a teljes támogatási összeggel elszámolni, a megvalósítási időszakban, illetve a pénzügyi elszámolás összeállításakor vagy a hiánypótlások során élhet az önkéntes lemondás lehetőségével a hátrányos jogkövetkezmények megelőzése érdekében.

A lemondott összeg visszafizetését azok, akik számára a támogatási összeg kifizetése 2017-ben történt, az

10032000-01220328-50001192

számú bankszámlaszámra, akik 2016-ban jutottak a támogatáshoz, az

10032000-01451461-00000000

számú bankszámlaszámra teljesíthetik. Utaláskor a közlemény rovatban fel kell tüntetniük a 10

pályázat azonosító számát.

Lemondás esetén az elszámolással együtt be kell küldeni az alábbiakat: a lemondó nyilatkozat eredeti példányát és a visszautalásról szóló terhelési értesítő (bankszámlakivonat) pályázati azonosítóval ellátott hitelesített másolatát.

4. A költségvetésben szereplő költségnemek és elszámolható kiadások

A következőkben részletesen, komponensenként bemutatjuk az egyes tevékenységeket, valamint az elszámolható kiadásokat. A pénzügyi elszámolás összeállításakor az Útmutató további fejezeteiben leírtakat is figyelembe kell venni.

4.1 A-komponens

Tevékenységek:

- országos és/vagy nemzetközi konferenciák szervezése és lebonyolítása: legalább 100 fő részvételével

- helyi konferenciák szervezése és lebonyolítása: legalább 50 fő részvételével- megemlékezések, rendhagyó történelemórák szervezése- emlékmenetek, emlékzarándoklatok, kegyeleti és tanulmányutak szervezése: egykori

gyűjtőhelyek helyszíneinek, emlékhelyeknek a felkeresése- oktatási projektek megvalósítása- történészek, múzeumpedagógusok továbbképzése az emlékév témájában- regionális és helytörténeti kutatások

Elszámolható kiadások:

1. Dologi Kiadások:

- terembérleti díj- PR, marketing költségek - élelmiszer, étkezés költségei, reprezentációs költségek- nyomdaköltségek- szerkesztési-, sokszorosítási-, terjesztési költségek- szállás- rendezvényszervezés költségei (rendezvények, az oktatás, a tréning szervezéséhez

kapcsolódó szolgáltatások értéke) - programban részt vevő előadók, művészek tiszteletdíja - utazás-, kiküldetés költségei - egyéb beszerzések, szolgáltatások- tárgyi eszköz beszerzése (az összköltség max. 10 %-ig)

2. Személyi jellegű kiadások:

- egyéb, a feladat ellátáshoz kapcsolódó nevesített beszerzések, szolgáltatások, kiadások (pl. tolmácsolás)

11

- bérköltség és járulékai- megbízási jogviszony díja (bérszámfejtett)- egyszerűsített foglalkoztatás költsége- önkéntes foglalkoztatás költségei- megbízási díj (számlás kifizetés)

4.2 B-komponens

Tevékenységek:

- Kiállítások, vándorkiállítások szervezése (több helyről elindított kiállítási anyagok létrehozása és eljuttatása oktatási intézményekbe, rendezvényekre és más helyszínekre) és a kapcsolódó emlékgyűjtés.

- Tanulmánykötetek, történelmi és szépirodalmi kiadványok, folyóiratok, CD/DVD kiadása- regionális és helytörténeti kutatások publikálása- kiadványok e-könyvtárba helyezése

Elszámolható kiadások:

1. Dologi kiadások:

- terembérleti díj- PR, marketing költségek - élelmiszer, étkezés költségei, reprezentációs költségek- nyomdaköltségek- szerkesztési-, sokszorosítási-, terjesztési költségek- szállás- rendezvényszervezés költségei (rendezvények, az oktatás, a tréning szervezéséhez

kapcsolódó szolgáltatások értéke) - programban részt vevő előadók, művészek tiszteletdíja - utazás-, kiküldetés költségei - egyéb beszerzések, szolgáltatások- tárgyi eszköz beszerzése (az összköltség max. 10 %-ig)

2. Személyi jellegű kiadások:

- egyéb, a feladat ellátáshoz kapcsolódó nevesített beszerzések, szolgáltatások, kiadások (pl. tolmácsolás)

- bérköltség és járulékai- megbízási jogviszony díja (bérszámfejtett)- egyszerűsített foglalkoztatás költsége- önkéntes foglalkoztatás költségei- megbízási díj (számlás kifizetés)

4.3 C-komponens

Tevékenységek:

12

- rövidfilm legalább 7, legfeljebb 15 perc terjedelemben- dokumentumfilm legalább 15, legfeljebb 45 perc terjedelemben- prózai alkotás, esszé, novella, regény- dráma- vers, versciklus- személyes történet, bármilyen hosszú terjedelemben és hozzá tartozó 2500-5000

karakteres rövid összefoglalóval- oktatási anyag (a jelenlegi oktatási anyagokhoz és tankönyvekhez kapcsolódó, vagy

azokhoz képest új, az adott kort hitelesen bemutató oktatási anyag, segédanyag)- kiadvány- egyéb más, az előbbiek során nem felsorolt témát feldolgozó alkotás/pályamű

Elszámolható kiadások:

1. Dologi kiadások:

- Filmkészítés költségei (pl. vágóasztal, stúdió bérlése)- Utazás, szállás költségei - Egyéb beszerzések, szolgáltatások- Nyomdaköltség, sokszorosítási költség- Anyagköltség

4.4 D-komponens

Tevékenységek:

- Emléktábla elkészítése, elhelyezése- Avató rendezvények- Már elhelyezett emléktáblák környezetének, megközelíthetőségének javítása, kegyeleti

megemlékezések terének kialakítása- Szobor, emlékmű elkészítése, felállítása

Elszámolható kiadások:

1. Dologi kiadások:- Tábla előállításának költségei- Hangosítás, installáció költségei - Reprezentációs költségek- Terembérleti díj- Szobor előállításának költségei

2. Személyi jellegű kiadások:

- Egyéb, a feladat ellátáshoz kapcsolódó nevesített beszerzések, szolgáltatások, kiadások (pl. tolmácsolás)

- Bérköltség és járulékai- Megbízási jogviszony díja (bérszámfejtett)- Egyszerűsített foglalkoztatás költsége

13

- Önkéntes foglalkoztatás költségei- Megbízási díj (számlás kifizetés)

5. Az elszámolás elbírálásának folyamata

5.1 A támogatás ellenőrzése

A támogatás felhasználásának ellenőrzése két módon történik: a) a Kedvezményezettnek a támogatási szerződésben rögzített határidőig a támogatás felhasználásáról pénzügyi elszámolást és a szakmai beszámolót kell beküldenie;b) a kiválasztott pályázatok helyszíni ellenőrzésével.

5.1.1 A szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás ellenőrzése

Az elszámolás működési és szakmai pályázatok esetén is két részből áll:

‐ pénzügyi elszámolás

- szakmai beszámoló.

A Kedvezményezett az egy összegben folyósított támogatás esetében csak a szakmai beszámoló és a pénzügyi elszámolás elfogadása esetén tekintheti a szerződésben foglalt rendelkezéseket teljesítettnek.

A beszámoló benyújtásának célja: a beszámolási kötelezettség teljesítésével hitelt érdemlően igazolni, hogy a támogatást rendeltetésszerűen, a támogató döntése szerinti célnak megfelelően, a szerződésben rögzített keretek között használta fel.

Az elszámolás készítése során figyelmet kell fordítani arra, hogy a támogatás teljes - szerződés szerinti - összegével el kell számolni. Amennyiben a kedvezményezett támogatási összeg 100%-ával az elfogadott költségvetése alapján nem tud elszámolni, úgy a maradványösszegről le kell mondania, és a maradványösszeget vissza kell utalni a Támogatáskezelő megfelelő bankszámlaszámára, a pályázati azonosító „közlemény” rovatba való feltüntetésével. A pályázati azonosító megadása az utalás beazonosítására szolgál, ezért nagyon fontos, hogy a támogatási szerződésen szereplő módon, hiánytalanul adják meg!

Határidők: a kedvezményezettnek a támogatás felhasználásáról a támogatási szerződésben megjelölt határidőig szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolást kell benyújtania a Támogatáskezelőhöz. A határidőben benyújtott beszámoló ellenőrzése után a Támogatáskezelő legfeljebb két alkalommal, 15 illetve 10 naptári napos határidővel hiánypótlási felszólítást küldhet a Kedvezményezettnek.A szakmai beszámoló és a pénzügyi elszámolás benyújtásának határideje GUL-15 pályázatok esetében 2017. március 25, GUL-16 pályázatok esetében 2017. június 30.

A beszámoló elfogadása (pénzügyi elszámolás és szakmai beszámoló együttesen) azt jelenti, hogy a Támogatáskezelő megállapítja a szerződésszerű teljesítést: a benyújtott elszámolás igazolja a cél szerinti megvalósulást, illetve az előfinanszírozásban részesült Kedvezményezett önkéntesen visszafizeti a fel nem használt maradványösszeget.Az elszámolás elfogadását követően A Támogatáskezelő értesíti a Kedvezményezettet a támogatási szerződés lezárásáról.

Az elszámolás elutasítása azt jelenti, hogy a Kedvezményezett a támogatással való elszámolási kötelezettségének nem tett eleget vagy szerződésszegést követett el. Ennek esetei például a következők:

14

- a Kedvezményezett a hiánypótlási felszólítást követően sem küldött be szakmai beszámolót és/vagy pénzügyi elszámolást, vagy a hiánypótlási határidőt elmulasztotta;

- a Kedvezményezett szakmai beszámolója és/vagy pénzügyi elszámolása teljes egészében elfogadhatatlan;

- a Kedvezményezett az elszámolás során szerződésszegést követett el.

A Támogató eláll a támogatási szerződéstől vagy a Támogató a támogatási szerződést felmondja. A szerződést megszegő szervezetnek elállás esetén vissza kell fizetnie a támogatási összeget a Támogató által meghatározott kamat összegével növelten. Az Ávr. 84. §-ának (2) bekezdése szerint. A Támogató a támogatási szerződés módosítása, felmondása vagy az attól történő elállás nélkül is elrendelheti a költségvetési támogatás részleges - a jogszabálysértéssel, illetve a nem rendeltetésszerű vagy szerződésellenes felhasználással arányos mértékű - visszafizetését.Amennyiben a kötelezett nem teljesíti a követelést, úgy az köztartozásnak minősül, amit a NAV megkeresésével a Támogatáskezelő adók módjára fog behajtani.

Az elszámolás részleges elfogadása azt jelenti, hogy a benyújtott elszámolás alapján csak részteljesítés fogadható el. A Támogatáskezelőnek ilyenkor meg kell határoznia, hogy a kedvezményezett pénzügyi elszámolásának kifogásolt tételeit/összegeit, illetve a szakmai beszámolójának kifogásolt elemeit milyen összeggel fogadja, illetve utasítja el. Előfinanszírozás esetén a Támogatáskezelő útján határidő megadásával ennek a részösszegnek a visszafizetésre szólítja fel a Kedvezményezettet.

A Kedvezményezettnek lehetősége van a döntés ellen kifogást benyújtani. Az erről szóló rendelkezés az Ávr. 90. §-ban található, amely részletezi a benyújtás módját, a kifogás tartalmi követelményeit, az elbírálás menetét és határidejét (részletesebben: Pályázati Útmutató 19. pont).

5.2 Helyszíni ellenőrzésekről

5.2.1 A helyszíni ellenőrzések célja, feladata

A helyszíni ellenőrzési tevékenység feladata az egyes projektek vonatkozásában vizsgálni és értékelni, hogy azok végrehajtása megfelel-e a hatályos jogszabályokban, támogatási szerződésekben, pályázati kiírásokban, és egyéb megállapodásokban foglaltaknak, ezáltal:

- megállapítani, hogy a támogatás jogszerűen és szakszerűen került-e felhasználásra;- kiszűrni a jogszabályok megsértését, a szerződésszegést, preventív módon

csökkenteni ezek bekövetkezésének kockázatát;- információt nyújtani, elemzéseket készíteni a Támogatáskezelő, valamint az Emberi

Erőforrások Minisztériuma vezetői számára a programok hasznosulásáról;- a projektek fizikai megvalósulását alátámasztani;- a Kedvezményezett által az elszámolás keretében feltüntetett, megküldött dokumentumok

eredeti példányainak meglétéről, megfelelőségéről, a Kedvezményezett által tett nyilatkozatok megalapozottságáról meggyőződni.

5.2.2 Az ellenőrzött szervezet(ek) jogai, kötelezettségei

Az ellenőrzött szervezet képviselőjének, vezetőjének, alkalmazottainak joga van:

- az ellenőrzést végző munkatárs személyazonosságának bizonyítására alkalmas okiratot, illetve megbízólevelének bemutatását kérni, ennek hiányában az együttműködést megtagadni;

15

- az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételt tenni.

Az ellenőrzött szervezet képviselője, vezetője, alkalmazottai kötelesek:

- a pályázati dokumentációban meghatározott helyszínen és az ellenőrzésre feljogosított szervek megkeresésére az ellenőrzéshez szükséges tájékoztatást megadni;

- biztosítani annak feltételeit, hogy Támogató vagy az általa megbízott személy a program ideje alatt és azt követően a támogatás felhasználását az elszámolási határidőtől számított 5 évig ellenőrizze, ennek érdekében minden szerződést, számlát, bizonylatot és más okiratot az elszámolási határidőtől számított 5 évig a Kedvezményezett köteles megőrizni, és lehetővé tenni, hogy az ellenőrzésre jogosult szervezet azokba betekintsen, szükség esetén azokról másolatokat készítsen.

Felhívjuk a figyelmet, a Számviteli törvény hatálya alá eső bizonylatokat 8 évig kell megőrizni.

6. Pénzügyi elszámolás összeállítását segítő gyakorlati útmutatások

6.1 Sorvezető az elszámolás összeállításához

A következőkben leírt lépések alapján praktikus tanácsokat kívánunk adni az elszámolás minél gyorsabb és hatékonyabb összeállításához.

Első lépés:

Tekintse meg ismételten pályázatát. Az elszámolásban a pályázatban vállalt célok megvalósulását kell szakmailag és pénzügyileg alátámasztania, ezért fontos, hogy az elszámolás összhangban legyen a pályázattal.

Második lépés:

A szervezet könyvelésében el kellett különíteni a folyósított támogatást és a támogatás felhasználásaként elszámolt kiadásokat, azaz ellenőrizze ennek meglétét.Az elkülönített nyilvántartás módja lehet kettős könyvvitelt alkalmazó szervezeteknél az, ha elkülönített munkaszámra/költséghelyre könyvelik az érintett tételeket, egyszeres könyvvitelt vezetőknek pedig az, ha a lekönyvelt tételeket a pályázati azonosító megjelölésével látják el.A helyszíni ellenőrzés során ennek meglétét az ellenőrök minden esetben megvizsgálják.

Harmadik lépés:

Nézze meg az pályázati költségvetést. Célszerű a költségvetésből kiindulva összeállítani a pénzügyi elszámolást a rendelkezésre álló, elkülönített könyvelésben szereplő számviteli bizonylatokból, és nem fordítva. Amennyiben Ön nem a teljes igényelt összeget nyerte el, célszerű már most kitölteni a mellékelt költségvetési táblát, és ezt folyamatosan nyitva tartani és összehasonlítani a kitöltés alatt álló számlaösszesítővel.

A költségvetés alsorai alapján vegye elő azokat az elkülönített könyvelésben szereplő számlákat, számviteli bizonylatokat, melyeket az adott költségsorra el szeretne számolni. Érdemes azokat a számviteli bizonylatokat előre venni, melyek jelen támogatás terhére, és adott költségvetési sorra biztosan el kíván számolni. Amint ezek megvannak, látni fogja, hogy költségvetéséhez képest a fősorokon a megengedett túllépés lehetőségével szükséges-e élni.

a) Amennyiben a számlák, bizonylatok, és ezekhez kapcsolódó teljesítésigazolások kiadják a költségvetés 100 %-át, elkezdheti azokat rögzíteni a számlaösszesítőben (l. negyedik lépés).

16

b) Amennyiben a kiválogatott számviteli bizonylatok még nem, vagy nem teljesen adják ki a költségvetés 100%-át (támogatás és elvárt önrész), akkor gyűjtse hozzá azokat a számviteli bizonylatokat, melyek még a pályázatban megjelölt időszakban felmerült költségeit igazolják. Ezen számviteli bizonylatokat kell megvizsgálni, hogy közülük melyek használhatók fel jelen beszámoló során, a jóváhagyott költségvetésnek megfelelően.A kigyűjtött számviteli bizonylatokat tegye hozzá az eddig már kiválasztottakhoz. A válogatást végezze addig, amíg a költségvetés alsorait feltöltve a teljes támogatás összegét kiadja a számviteli bizonylatok elszámolni kívánt összege. (Amennyiben nem tud elszámolni a teljes támogatási összeggel, éljen a lemondás és önkéntes visszafizetés lehetőségével. Erről bővebben jelen Elszámolási Útmutató 3.4.4. pontjában olvashatnak.)

Abban az esetben, ha egy számviteli bizonylaton szereplő tételeket eltérő költségvetési sorokon kívánja elszámolni, akkor a számviteli bizonylaton szereplő záradékban a számviteli bizonylatból a támogatás terhére elszámolt teljes összeget szerepeltesse, azonban ügyeljen arra, hogy a számlaösszesítőben a számviteli bizonylatból elszámolt összeget az elszámolni kívánt költségvetési alsoroknak és az adott számviteli bizonylat értékéből az adott költségvetési alsorokon elszámolni kívánt összegeknek megfelelően, megbontva kell szerepeltetnie.

Negyedik lépés:

Amint megvan az összes számviteli bizonylat, amely a költségeket igazolja, társítsa hozzá a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatokat. A kifizetések igazolásakor azt kell bizonylatokkal alátámasztani, hogy a szervezetük pénzeszközeiből (banki folyószámla vagy pénztár) kiadásra került az elszámolni kívánt számviteli bizonylaton megjelölt összeg. Nagyon fontos, hogy minden költség kifizetését igazolja, ám a Támogatáskezelő részére csak a 100 000 Ft-os értékhatárt elérő összegekről szóló bizonylatokat kell benyújtania.

Érdemes számviteli bizonylatonként végigellenőrizni, hogy mindegyik kifizetését igazolta-e. Párosítsa össze a számviteli bizonylatot és a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatot. Amennyiben a készpénzes kifizetés igazolását nem kiadási pénztárbizonylattal igazolja, hanem időszaki pénztárjelentéssel vagy naplófőkönyvvel, akkor ellenőrizze végig, hogy ezen dokumentumok minden költség kifizetését tartalmazzák-e. Magánszemélyek közti szerződés és kifizetés esetén igazolni kell a szerződésben rögzített összeg átadását és átvételét is.

Átutalással történő kifizetés esetén, amennyiben egy bankszámlakivonattal nem csak egy kifizetést igazol, szintén ellenőrizze, hogy minden tétel kifizetése szerepel-e az összeállított anyagban. A számlaösszesítőben minden érintett számlához „A pénzügyi teljesítést igazoló bizonylat sorszáma” mezőbe ugyanazt a bankszámlakivonatot tüntesse fel.

Ötödik lépés:

Amint összeállította az összes számviteli bizonylatot és a hozzá tartozó pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatot, kezdje el a számlaösszesítő elkészítését. Kérjük, folyamatosan ellenőrizze a hozzárendeléseket; külön kell rögzíteni a számla teljes összegét, és azt az összeget, amit a támogatás terhére kívánnak elszámolni (ez akkor is így van, ha a teljes összeget elszámolják!).A számlaösszesítő tetején – a név és a pályázati azonosító megadása után – a keretes részben rögzíteni kell a támogatás és az esetleges lemondás összegét, valamint a lemondás után maradt, elszámolandó összeget. Az ezt követő táblázatos részben egy sorban kell rögzíteni a kiadást igazoló bizonylat adatait, illetve az ehhez tartozó kifizetést igazoló bizonylatot. A B és a K oszlopban a bizonylat típusát legördülő menüsorból kell kiválasztani; amennyiben nem találja az adott bizonylatnak megfelelő lehetőséget, válassza a „-” jelet. Ahol az adott bizonylat alapján nem tud adatot szolgáltatni, az adott cellát hagyja üresen. A kért adatok megadása után a N oszlopban

17

kell rögzíteni, hogy az adott számlát mely költségvetési soron kívánja elszámolni. Ha egy számlát megbontva, több sorhoz is hozzá akar rendelni, a számlát több részletben rögzítse, és mindig azt a részösszeget írja be, amely összeget az adott költségvetési soron el kíván számolni. Az O oszlopban kell jelölni, hogy az adott számla hitelesített másolatát benyújtja-e a pénzügyi elszámolás részeként vagy sem (csak a 100 000 Ft-ot elérő számlák másolatait kell benyújtani).A számlaösszesítő jelenlegi formájában 36 bizonylat rögzítésére ad lehetőséget. Amennyiben több számlával rendelkezik, kérjük, toldjon be új sorokat az „Összesen” rovat fölé. FONTOS! Ha új sorokat illeszt be, ne felejtse el az I és J oszlopban, az „Összesen” soron módosítani a beillesztett sorok cellaszámaival a beírt képletet, különben a végösszeg nem lesz megfelelő!A számlaösszesítővel kapcsolatos formai és tartalmi követelményeket jelen Útmutató 3.4.1. pontjában találja.Az elkészített számlaösszesítőt ne felejtse el kinyomtatni, aláírni és hitelesíteni. Elegendő a számlaösszesítő utolsó oldalát cégszerűen aláírni, nem kell minden oldalt aláírni.

Hatodik lépés:

A számlaösszesítő elkészítése után ellenőrizze, hogy az eredeti számviteli bizonylatokon szerepel-e záradék. Záradékolni kell minden kiadást, költséget igazoló számviteli bizonylatot.A záradékolásnál a legfontosabb, hogy az EREDETI számlára, bérjegyzékre stb. (számviteli bizonylatra) kell rávezetni a pályázati azonosítót és a záradékot, azaz a számlából elszámolni kívánt összeget (a záradékolásról bővebb információt jelen Útmutató 3.4.2. pontjában olvashatnak).

Amennyiben nem az eredeti példányon szerepel a záradék, az olyan, mintha rá sem került volna. A helyszíni ellenőrzés során munkatársaink ezt is ellenőrzik, és amennyiben nem az eredeti számviteli bizonylaton találják a záradékot, az a támogatás nem szerződés szerinti felhasználásának minősül. Kérjük, ellenőrizze, hogy minden költséget alátámasztó számviteli bizonylat eredeti példányán szerepeljen a záradék. Ha a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylat nem kapcsolható egyértelműen egy adott költséget alátámasztó dokumentumhoz (pl. több tétel összegét egy sorban szerepelteti, vagy nem szerepel a szövegrészben a számla száma), akkor a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatot is záradékolni kell.Fontos, hogy ellenőrizze, hogy ugyanazt az összeget írta-e a számlaösszesítőben, melyet a számviteli bizonylat záradékában feltüntetett, azaz mindig az adott bizonylatról elszámolni kívánt összeget.

Amennyiben lehetőség van arra, hogy pl. egy számviteli bizonylatot megbontson, azaz az azon szereplő költségek egy részét jelen pályázathoz számolja el, másik részét pedig egy másikhoz, akkor minden esetben figyelni kell arra, hogy a számviteli bizonylaton szereplő záradékokban megjelölt értékek összege nem lehet magasabb, mint a számviteli bizonylat teljes értéke.

Hetedik lépés:

Minden beküldött költséget igazoló számviteli bizonylatot és azok pénzügyi teljesítését (kifizetését) igazoló bizonylatot, továbbá a kapcsolódó egyéb dokumentumokat a pénzügyi elszámolás során hitelesített másolat formájában kell benyújtani. Ennek oka, hogy az elszámolás során nem az eredeti dokumentumokat kell beküldeni, ezért a szervezet hivatalos képviselőjének (vagy meghatalmazottjának) hitelesítéssel kell igazolnia, hogy a beküldött másolatok az eredeti dokumentummal mindenben megegyeznek.

A hitelesítés első lépése, hogy fénymásolja le a már előző lépésben záradékolt számviteli bizonylatokat, a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatot és amennyiben szükséges, az egyéb dokumentumokat. A fénymásolatokra kék tollal vagy pecséttel vezesse rá az igazolást, hogy az eredetivel mindenben megegyezik a másolat, valamint a hitelesítés dátumát, és a

18

szervezet hivatalos képviselője (vagy a pályázó magánszemély) kék tollal írja alá.Fontos, hogy minden számviteli bizonylaton az aláírás megegyezzen a Támogatáskezelőhöz szerződéskötéskor már benyújtott aláírási címpéldányon szereplő aláírással. A képviselő akadályoztatása esetén meghatalmazott személy is eljárhat, ebben az esetben a képviselő által aláírt alakszerű eredeti Meghatalmazás csatolása szükséges ahhoz, hogy a meghatalmazott személy eljárhasson a beszámoló elkészítésében. (Az alakszerű meghatalmazáson szerepelnie kell a meghatalmazó, a meghatalmazott és az aláírásokat hitelesítő két tanú nevének, lakcímének és aláírásának.)

Szignó használata csak abban az esetben engedélyezett, amennyiben eredeti példányban beküld egy nyilatkozatot, melyben megjelenik a teljes aláírás képe és a szignó is (a nyilatkozatnak két tanú aláírását, címét, nevét is tartalmaznia kell).

Nyolcadik lépés:

Készítse el a szakmai beszámolót az erre szolgáló űrlapon. A feltett kérdésekre kell választ adnia úgy, hogy az összhangban legyen a pénzügyi elszámolással és a pályázatban vállaltakkal.

Hasznos, ha a szakmai beszámoló elkészítése során ismét előveszi a pályázatát és átolvassa a szakmai kérdésekre benyújtott pályamunkáját. A szakmai beszámolónak minden esetben azt kell alátámasztania, hogy a Kedvezményezett a szerződésben vállaltak szerint használta fel a támogatást. Ezért is fontos a szakmai beszámoló elkészítése során figyelemmel lenni a beküldött költségelszámolásra, azaz, hogy a kettő egyértelműen alátámassza egymást és a támogatás jogszerű felhasználását.

A szakmai beszámoló elkészítése során ne a terjedelmen legyen a hangsúly, hanem azon, hogy érdemben adjon választ azokra a kérdésekre, melyek az űrlapon szerepelnek.

Amennyiben a szakmai beszámolóban egyéb dokumentumok beküldése is szükséges, kérjük, ne felejtse el azokat is beküldeni.

Kilencedik lépés:

Már csak egy lépés van hátra, hogy a teljes elszámolást, mely áll a pénzügyi elszámolásból és a szakmai beszámolóból, elküldje.

A fenti lépések sorvezetőként szolgálnak a beszámoló elkészítésében.

6.2 Ellenőrző lista az elszámolás helyes összeállításához

Az alábbiakban talál egy ellenőrzési listát, melynek segítségével ellenőrizheti elszámolását még a benyújtás előtt.

Ellenőrzési szempont Megfelelő? ( √ ) A teljes támogatási összeggel elszámoltam (a beküldött dokumentumok összege megegyezik a támogatási és az elvárt önrész összegével) Amennyiben nem a teljes támogatási összeggel számoltam el, kitöltöttem és csatoltam a

lemondó nyilatkozatot és az összeget átutaltam a támogatási szerzősében megadott bankszámlaszámra. A terhelésről szóló bankszámlakivonatot is csatoltam a pénzügyi elszámoláshoz.

Minden támogatás terhére elszámolni kívánt eredeti számviteli bizonylaton eredetiben szerepel a záradék, továbbá jelen elszámolás pályázati azonosítója szerepel a záradék szövegében.

Minden költség felmerülését igazoló számviteli bizonylathoz (számla, kiküldetési

19

rendelvény stb.) mellékeltem a pénzügyi teljesítést (kifizetést) igazoló bizonylatot, ahol kellett, záradékoltam is.

Minden dokumentum minden oldalát, melyet beküldök, hitelesítettem. (A fénymásolatra írtam rá kék tollal a hitelesítést és nem hiányzik az aláírás és a dátum sem.)

Amennyiben a szakmai beszámoló részeként egyéb dokumentumokat postai úton kell beküldenem (pl. könyv, folyóirat, film stb.), akkor azokat csatoltam.

Kinyomtattam a számlaösszesítőt és aláírva, csatoltan küldöm. A költségek elszámolása során jelen Útmutató 4. Fejezetében felsoroltak szerinti

dokumentumokat csatoltam. Az elszámolás elválaszthatatlan részét képező pénzügyi teljességi nyilatkozatot csatoltam.

7. Mellékletek

7.1 melléklet: Gépi számla

20

7.2 melléklet: Kézi kitöltésű számla

21

22

7.3 melléklet: Egyéni bérjegyzék

23

7.4 melléklet: Kiadási pénztárbizonylat

24

7.5 melléklet: Bankszámlakivonat

25

7.6 melléklet: Lemondó nyilatkozat

LEMONDÓ NYILATKOZAT*(kitöltése csak lemondás, önkéntes visszafizetés esetén kötelező)

Alulírott ........................................................... , mint a(z) ..............................................................................................kedvezményezett hivatalos képviselője nyilatkozom, hogy a GUL- ................................................................pályázati azonosítóval jelölt pályázatomhoz kapcsolódóan ......................................................................... Ft,azaz ........................................................................................................................ Ft (betűvel) támogatási összegrőla mai napon lemondok.

A lemondás indokolása:

.........................................................................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................

Egyúttal kijelentem, hogy a lemondással érintett támogatási (rész)összeget a pályázati azonosító feltüntetésével visszautaltam 2016-ban az 10032000-01220328-50001192, 2017-ben az 10032000-01451461-00000000 számú bankszámlaszámra. A visszautalásról szóló terhelési értesítő záradékolt másolatát az elszámoláshoz csatolom.

Kelt:

Kedvezményezett cégszerű aláírása

*Kérjük, amennyiben a támogatási összeg 100%-ával nem tud az elfogadott költségvetés szerint elszámolni, és még nem utalta vissza, úgy a maradványösszeget utalja vissza a 10032000-01451461-00000000 számú bankszámlaszámára. Az utaláskor kérjük, a közlemény rovatba írja be a pályázati azonosítót.

26

7.7 melléklet: Minta meghatalmazáshoz

Meghatalmazás(minta)

Alulírott _______________________________________ (szül. hely, idő; anyja neve; lakcím;), mint a Pályázó Szervezet vezető tisztségviselője meghatalmazom ________________________________________t, (szül. hely, idő;……………………………………………………………….. anyja neve;…………………………………………. lakcím………………………………………….), hogy nevemben a Pályázó Szervezet ügyében teljes jogkörrel eljárjon.

Kelt.:

Meghatalmazó Meghatalmazott

Előttünk, mint tanúk előtt:Név:______________________________________ Név:______________________________________Lakcím:__________________________________ Lakcím:__________________________________Anyja neve:______________________________ Anyja neve:______________________________

27

7.8 melléklet: Teljességi nyilatkozatminta

NYILATKOZAT

az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) 80. § (4) bekezdése szerinti ellenszolgáltatás költségeire vonatkozó kötelezettség teljesítéséről

Alulírott …………………………………………………………………… (Kedvezményezett képviselőjének neve), a ……………………………………………………………(szervezet megnevezése) képviselője kijelentem, hogy a feltüntetett költségek kifizetése előtt azok jogosságáról és összegszerűségéről – ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes kifizetés előtt, ezen felül az ellenszolgáltatás teljesítéséről is – előzetesen meggyőződtem.

Tudomásul veszem, hogy – a fenti jogszabályhelyre és az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 53 § (1) bekezdésére hivatkozva – e nyilatkozattal a Kedvezményezett a költségvetési támogatás rendeltetésszerű felhasználására vonatkozó beszámolási kötelezettségének tesz eleget. Tudomásul veszem, hogy ennek hiányában a beszámoló nem fogadható el, illetőleg ha ennek nem határidőben vagy megfelelő módon teszek eleget, e kötelezettségnek teljesítéséig a költségvetési támogatás folyósítása felfüggesztésre kerül.

Kelt:

Pénzügyi ellenjegyző aláírása

Amennyiben a Kedvezményezett önállóan működő, de nem önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, a gazdasági szervezet képviselőjének is ellen kell jegyeznie a nyilatkozatot:

Alulírott …………………………………………………………………… (Kedvezményezett képviselőjének neve), a……………………………………………………………(szervezet megnevezése) (székhely: ………………………………………………………………) képviseletében elismerem és kijelentem, hogy a Kedvezményezett önállóan működő költségvetési szerv és az Ávr. rendelkezéseinek megfelelően gazdasági szervezeteként az általam képviselt szervezet jár el.

Jelen nyilatkozat ellenjegyzésével igazolom, hogy a hivatkozott kormányrendeletben foglalt feltételek, amelyek az aláírásához szükséges, teljesültek.

Kötelezettségvállalás száma: ………………………………………………………………………

Kelt:

Pénzügyi ellenjegyző aláírása

28