1

UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

DIPLOMSKO DELO

UVEDBA REŠITVE SAP R/3 NA PODROČJU

LOGISTIKE V PODJETJU GORENJE Kandidat(ka): Mateja Jeromel Študent(ka) rednega študija Številka indeksa: 81550979 Program: Visokošolski strokovni Študijska smer: Podjetniška informatika Mentor: dr. Samo Bobek

Velenje, maj 2004

2

PREDGOVOR Diplomsko delo, ki je pred vami, se nanaša na dva zelo pomembna dejavnika. Prvi je prav gotovo logistika, ki ima velik vpliv na življenjski standard ljudi v sodobni družbi. Tega se zavedajo tudi podjetja, saj postaja logistika vedno bolj strateško področje za uspešno vodenje podjetja in procesov v njem. Drugi dejavnik pa predstavlja sodobni informacijski sistem, ki ima izredno pomembno vlogo pri obvladovanju poslovnih in s tem tudi logističnih procesov v podjetju. Pomembnosti obeh omenjenih dejavnikov se vsekakor zavedajo tudi v Gorenju, kjer so se odločili za uvedbo novega informacijskega sistema SAP R/3 kot podporo poslovnim procesom v podjetju. Rešitev SAP R/3 se nanaša na vsa poslovna področja, tako tudi na logistično, ki vam ga predstavljamo v diplomskem delu. V delu smo najprej opredelili logistiko proizvodnega podjetja in njene procese. Ugotovili bomo, da so logistični procesi tesno povezani z ostalimi procesi v podjetju. Te procese spremlja tudi veliko število informacij, ki so posledica materialnih tokov v podjetju. Za pravočasno in ustrezno preskrbo teh informacij, ki so podlaga za poslovno odločanje, je v podjetju potrebno zagotoviti učinkovit informacijski sistem. Predstavili smo, kaj je informacijski sistem za podporo logistike, katere podatkovne vire uporablja in kaj mora zagotavljati. Navedli pa smo tudi nekaj informacijskih sistemov, ki so procesno usmerjeni in temeljijo na povezanosti številnih logističnih ter ostalih aktivnosti znotraj podjetij. Med zgoraj omenjene, procesno usmerjene informacijske sisteme, ki jih v imenujejo celoviti informacijski sistemi, spada tudi sistem SAP R/3, ki ga ponuja podjetje SAP AG. Informacijski sistem SAP R/3 zagotavlja standardne programske rešitve, ki potekajo v okolju odjemalec/strežnik. Ker pa se struktura in poslovanje podjetij med seboj razlikuje, je potrebno te rešitve nastaviti tako, da bodo ustrezale potrebam podjetja. V diplomskem delu smo predstavili kaj je to sistem SAP R/3, kakšna je njegova arhitektura, našteli SAP R/3 aplikacije in opisali kako ga lahko nastavimo glede na specifične potrebe podjetij s pomočjo konfiguracije in s spreminjanjem sistema. Ugotovili bomo, da je to izredno zahteven proces, ki zahteva veliko znanja. Sem spada nastavljanje številnih aplikacijskih in konfiguracijskih tabel podatkovne baze. V primeru spreminjanja pa tudi posege v programske kode rešitev. V diplomskem delu smo si zadali cilj predstaviti koncept organizacijske strukture SAP logistike, glavne podatke in logistične procese v podjetju Gorenje. Z opisom smo predstavili obsežnost in način delovanja sistema SAP na tem področju. Na koncu besedila pa smo opisali tudi uvedbo in prilagoditev rešitve SAP R/3 za dokument CMR, ki se uporablja v transportnem procesu podjetja Gorenje in sicer kot tovorni list za mednarodni cestni transport. Prikazali smo primer prilagoditve rešitve s pomočjo spreminjanja kopije programske kode SAP objektov in način uporabe programa za izpis dokumenta v uporabniškem okolju. Danes se zelo veliko podjetij odloča za uvedbo standardnih programskih rešitev za podporo svojemu poslovanju. Problem, ki smo ga s tem delom izpostavili, predstavlja sama uvedba in prilagoditev teh rešitev potrebam vsakega podjetja.

3

Podjetjem svetujemo, da tehtno premislijo o vseh možnostih zapletov, ki lahko nastanejo pri uvajanju takšnih rešitev. Prav tako pa morajo biti pripravljeni na številne spremembe, ki jih prinesejo projekti, kot je uvedba sistema SAP R/3, saj bodo le tako lahko uspešno uvedli in prilagodili rešitve svojim potrebam. Sedaj, ko je Slovenija postala članica Evropske Unije, se je trg teh rešitev še bolj odprl. Če bodo podjetja želela ostati konkurenčna, bodo morala graditi svoje prednosti predvsem na poslovnih procesih, kjer so prave informacije nujnost za hitrost in kakovost poslovanja. To pa je eden izmed glavnih razlogov za uvedbo takšnih informacijskih sistemov kot je sistem SAP R/3.

ZAHVALA

Za pomoč pri pripravi diplomskega dela se zahvaljujem mentorju dr. Samu Bobeku ter univ. dipl. inž. Bojanu Uršniku in njegovim sodelavcem v oddelku Organizacija in informatika podjetja Gorenje. Prav tako se zahvaljujem tudi podjetju Gorenje, d.d., ki mi je omogočilo opravljanje obvezne strokovne prakse in s tem izdelavo diplomskega dela.

Posebna zahvala velja staršem, ki so mi omogočili študij.

4

KAZALO

1 UVOD ................................................................................................................................ 5 1.1 OPREDELITEV PODROČJA IN OPIS PROBLEMA ................................................................ 5 1.2 NAMEN, CILJI IN OSNOVNE TRDITVE.............................................................................. 5 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE RAZISKAVE ..................................................................... 6 1.4 PREDVIDENE METODE RAZISKOVANJA .......................................................................... 6

2 LOGISTIKA IN LOGISTIČNI INFORMACIJSKI SISTEM PROIZVODNEGA PODJETJA .......................................................................................................................... 7

2.1 OPREDELITEV LOGISTIKE .............................................................................................. 7 2.2 LOGISTIČNI PROCES V PROIZVODNEM PODJETJU............................................................ 9 2.3 INFORMACIJSKI SISTEMI ZA PODPORO LOGISTIKE ........................................................ 11

3 POSLOVNO INFORMACIJSKI SISTEM SAP R/3 .................................................. 14 3.1 PREDSTAVITEV PODJETJA SAP AG............................................................................. 14 3.2 PREDSTAVITEV SISTEMA SAP R/3 .............................................................................. 14

3.2.1 SAP R/3 aplikacije .............................................................................................. 15 3.2.2 Arhitektura sistema SAP R/3 .............................................................................. 16 3.2.3 Konfiguracija sistema SAP R/3 .......................................................................... 17 3.2.4 Spreminjaje sistema SAP R/3 in razvojno okolje ABAP/4.................................. 19 3.2.5Delo s sistemom SAP R/3 .................................................................................... 20

4 INFORMACIJSKI SISTEM SAP R/3 V PODJETJU GORENJE............................ 21 4.1 PREDSTAVITEV SKUPINE GORENJE ............................................................................. 21

4.1.1 Krovna družba Gorenje, d.d. .............................................................................. 21 4.2 VPELJAVA SISTEMA SAP R/3 V PODJETJE GORENJE.................................................... 22

4.2.1 SAP Logistika ..................................................................................................... 24 4.2.1.1 Opis in koncept organizacijske strukture ........................................................ 25 4.2.1.2 Glavni podatki ................................................................................................. 26 4.2.1.3 Poslovni procesi v logistiki.............................................................................. 27

5 UVEDBA REŠITVE SAP R/3 ZA DOKUMENT CMR ............................................. 34 5.1 TOVORNI LIST CMR ................................................................................................... 34 5.2 PRILAGODITEV REŠITVE SAP R/3 ZA IZPIS TOVORNEGA LISTA PODJETJU GORENJE .... 34

5.2.1 Glavni podatki .................................................................................................... 34 5.2.2 Opis rešitve ......................................................................................................... 36 5.2.3 Delo s programom.............................................................................................. 40

6 SKLEP ............................................................................................................................. 43

7 POVZETEK S KLJUČNIMI BESEDAMI .................................................................. 44

8 ABSTRACT WITH KEY WORDS .............................................................................. 46

9 SEZNAM LITERATURE.............................................................................................. 48

10 VIRI ............................................................................................................................... 49

PRILOGA

5

1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema Logistika je pomemben strateški dejavnik v podjetju. Logistični procesi so tesno povezani z ostalimi procesi, zato je potrebno delovati celovito in zagotoviti pregled nad vsemi poslovnimi področji v podjetju. Pri tem se mora podjetje zavedati pomembnosti informacijske tehnologije. Informacijski sistemi, ki so danes na voljo, temeljijo na povezovanju vseh poslovnih področij v podjetju. Sem spada informacijski sistem SAP R/3, ki deluje v okolju odjemalec/strežnik in predstavlja celovito programsko rešitev za številne poslovne funkcije različnih podjetij. Za prenovo informacijskega sistema z uvedbo standardne programske opreme SAP R/3 so se odločili tudi v podjetju Gorenje, katerega glavna dejavnost je proizvodnja in prodaja bele tehnike ter malih gospodinjskih aparatov. Uvedba sistema SAP R/3 se nanaša na vsa področja v podjetju in tudi vse podružnice celotne skupine Gorenja. Uvedli so vse programske module, med njimi tudi modul logistike, ki je najobširnejši med njimi. Problem pri standardni programski opremi pa lahko predstavlja prilagoditev le-te specifičnim potrebam podjetja. V tej nalogi bomo predstavili sistem SAP R/3 in njegovo prilagoditev podjetju. Opisali bomo tudi modul logistike v Gorenju ter na konkretnem primeru spoznali uvedbo in prilagoditev rešitve SAP specifičnim procesom v transportni logistiki. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Danes se zelo veliko podjetij odloča za vpeljavo standardnih programskih rešitev za podporo svojim poslovnim procesom. Uvajanje teh rešitev pa je dolgotrajen in zapleten proces, ki zahteva za to usposobljen kader in pripravljenost udeležencev podjetja na spremembe. Prav tako pa je to drag projekt, ki je za podjetje zelo velika naložba. Ker se zavedamo teže in pogostosti takšnih projektov, smo se odločili za raziskavo v podjetju Gorenje. Standardna programska oprema SAP R/3 je primerna za podjetja vseh velikosti in dejavnosti. Zelo dobro služi tistim podjetjem, ki so strukturirana na isti način kot sama programska oprema. Kadar pa temu ni tako, je potrebno programe prilagoditi specifičnim poslovnim procesom v podjetju. Programsko opremo lahko prilagajamo s konfiguracijo ali pa s spreminjanjem programske kode s pomočjo SAP-ovega razvojnega okolja ABAP. V nalogi se bomo osredotočili na konkreten primer prilagoditve SAP R/3 programske rešitve na področju transportne logistike v podjetju Gorenje. Cilji, ki jih želimo doseči z diplomsko nalogo, so: - predstaviti koncept organizacijske strukture logistike v sistemu SAP, - predstaviti glavne podatke, ki se uporabljajo v podjetju Gorenje na področju logistike v

sistemu SAP R/3, - predstaviti poslovne procese logistike v Gorenju , - opredeliti poslovni proces, ki privede do izdaje dokumenta CMR v sistemu SAP R/3,

6

- opis dokumenta CMR in navedba podatkov potrebnih za njegovo kreiranje, - opis postopka prilagoditve SAP R/3 rešitve za kreiranje dokumenta CMR potrebam

podjetja Gorenje. 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave Diplomsko delo temelji na predpostavki, da je predstavljeni način prilagoditve SAP R/3 rešitve za podjetje Gorenje najprimernejši. Vsi dejavniki, ki bi lahko vplivali na drugačen način prilagoditve, niso upoštevani. Prilagoditev SAP R/3 rešitve se nanaša le na logistične procese v podjetju Gorenje. Pri prilagajanju smo omejeni s poslovanjem, ki je specifično za to podjetje. Prav tako pa se omejitev nanaša na uporabo internih podatkov podjetja. Literatura, ki bo uporabljena kot pomoč pri pisanju diplomskega dela, bo zaradi aktualnosti teme novejša. 1.4 Predvidene metode raziskovanja Ker se raziskava nanaša na logistiko in hkrati informatiko v podjetju Gorenje, gre za poslovno raziskavo. Poslovna raziskava je dinamična, saj bomo opredelili prilagoditev rešitve SAP R/3, ki je posledica projekta uvajanja novih standardnih rešitev v podjetje Gorenje. Pri raziskovanju gre za deskriptivni pristop, saj bo v delu predstavljena struktura, delovanje in konfiguriranje informacijskega sistema SAP R/3. Pri tem pristopu bo uporabljena kar metoda deskripcije, ker bomo opisali postopek prilagoditve SAP R/3 rešitve na konkretnem primeru v podjetju na podlagi poprej znane teoretične postavke.

7

2 LOGISTIKA IN LOGISTIČNI INFORMACIJSKI SISTEM PROIZVODNEGA PODJETJA 2.1 Opredelitev logistike Logistika se je pričela razvijati kot del vojaške vede pred nekaj sto leti. Kot veda pa se je v gospodarstvu močno pričela razvijati v drugi polovici dvajsetega stoletja v ZDA, ko se je po predhodnem pomanjkanju blaga začela doba nasičenosti z blagom, kar je zaostrilo konkurenco med podjetji in iskanje prednosti pred konkurenti. Te prednosti pa je omogočila logistika z geslom: »Dostaviti blago kupcu v pravi količini, na pravo mesto, nepoškodovano, hitro, zanesljivo in po primerni ceni« (Hribar 2003, 3). Danes lahko glede rabe pojma logistike v teoriji in praksi zasledimo različne pristope (Oblak 1997, 21): - glede na dejavnost: npr. transportna, skladiščna, špedicijska logistika, distribucijska

logistika, nabavna logistika, intralogistika, trgovinska logistika itd., - glede na področje uporabe: npr. industrijska logistika , vojaška logistika, poslovna

logistika, marketinška logistika, tehniška logistika, bolniška logistika, gospodinjska logistika itd.,

- glede na področje opazovanja: npr. mikrologistika, metalogistika, makrologistika, interorganizacijska logistika, podjetniška logistika, medorganizacijska logistika, mednarodna logistika, evrologistika, itd..

Kljub težnji, da bi poenotili posamezne pojme, jim to še ni uspelo, zato je potrebna njihova razlaga, kadar jih uporabljamo.

Področje diplomskega dela predstavlja podjetje Gorenje, ki je proizvodno podjetje, zato se bomo v delu osredotočili predvsem na logistiko proizvodnega podjetja. Vedo o logistiki v proizvodnem podjetju lahko opredelimo kot vedo, katere predmet je ugotavljanje, načrtovanje, krmiljenje in nadzor nad materialnimi (surovine, polproizvodi, proizvodi, odpadki) in informacijskimi tokovi, ki potekajo od dobavitelja, prek proizvodnje do končnega porabnika (Požar 1997, 2). Organizira se lahko kot del procesa posamezne dejavnosti (ta oblika še prevladuje) ali pa je povezana v sistem logistične dejavnosti v podjetju in njegovih medorganizacijskih odnosih (Oblak 1997, 11). Logistika v proizvodnem podjetju, kakor tudi v drugih podjetjih in organizacijah sodi na področje mikrologistike. Sodoben način obravnavanja logistike je celovit. Osnovo za celovito obravnavanje nam daje sistemska teorija, ki temelji na povezovanju vseh elementov logistike v sistem. Logističnega sistema v podjetju pa ne smemo obravnavati izolirano, temveč kot podsistem celotnega sistema podjetja. Pod tem vidikom moramo pri opredeljevanju logistike v podjetju upoštevati tudi druge podsisteme v podjetju (Ogorelc 1996, 8). Logistiko v podjetju lahko obravnavamo podobno kot finančno funkcijo, ki rešuje vse probleme z denarnimi in plačilnimi tokovi v poslovnem sistemu, torej se prepletajo (oz. križajo) s temeljnimi poslovnimi funkcijami – nabavo, proizvodnjo in prodajo.

8

Položaj logistike do temeljnih poslovnih funkcij in tudi ostalih podsistemov podjetja lahko ponazorimo grafično s sliko1 (Oblak 1997, 66-68).

Vir: Oblak (1997, 68) Cilji logistike v proizvodnem podjetju torej izhajajo iz ciljev širšega sistema - podjetja, katerega sestavni del je: proizvajati proizvode in z njihovo prodajo ustvarjati dohodek. Logožar in Ogorelc (2002, 17) povzemata po Kaltnekarju (1993, 48-52) naslednje najpomembnejše cilje logistike proizvodnega podjetja: - zagotavljanje planske preskrbe vsega potrebnega materiala v zahtevanih količinah in

kvalitetah, pravočasna dostava na zahtevana mesta in s tem izpolnitev pogojev za nemoteno delo v proizvodnji in drugih službah podjetja,

- vključevanje logističnega sistema v celoten poslovni proces podjetja in z ustrezno notranjo organiziranostjo vseh dejavnosti zagotovitev njihovega koordiniranega delovanja pri opravljanju postavljenih nalog,

- vzdrževanje solidnih in prisrčnih odnosov z dobavitelji in kupci ter s tem zagotavljanje obojestranske zanesljivosti dobav,

- nabava ustreznega materiala po čim nižjih cenah in skrb za njegovo dostavo, prevzem, skladiščenje in notranji transport ter distribucijo gotovih proizvodov do kupcev ob čim nižjih stroških ter v skladu z njihovimi časovno in prostorsko opredeljenimi zahtevami,

- z urejenim planiranjem, evidentiranjem in celotnim administrativnim poslovanjem zagotavljanje zanesljivosti in točnosti logističnega sistema pri opravljanju njegovih nalog in preglednosti njegovega dela,

- tekoče obveščanje delov podjetja in drugih služb o stanju in spremembah na tržišču ter o celotnem zunanjem in notranjem poslovanju z materialom in proizvodi.

SLIKA 1: POLOŽAJ LOGISTIKE DO OSTALIH PODSISTEMOV PODJETJA

9

2.2 Logistični proces v proizvodnem podjetju Med podjetji so znatne razlike v logistični vsebini, ki jo posamezno podjetje izvaja, kar je v veliki meri odvisno od dejavnosti podjetja in od namena, ki ga vodstvo podjetja pripisuje logistiki. Osnovno načelo je, da je potrebno čim bolj izkoristiti prostor ter skrajšati poti in čas pretoka materiala (energije in informacij) od vhoda materiala v proizvodni proces do trenutka, ko končni izdelek namestijo v skladišče gotovih izdelkov (Hribar 2003, 4). Glede na vrsto procesnih tokov v logističnem sistemu, ki so za to potrebni, ločimo: - temeljne (bazične) logistične procese, - upravljavske procese in - informacijske procese. Tipični temeljni logistični procesi so: - transportni procesi, - skladiščni procesi, - manipulacijski procesi in - drugi procesi (npr. komisioniranje, označevanje, sortiranje). Transportni procesi se nanašajo na fizično gibanje izdelkov od mesta izdelave do mesta porabe in vključujejo poleg prostorske oskrbe tudi časovno oskrbo. Ti procesi se odvijajo med posameznimi logističnimi elementi (npr. med skladiščem in proizvodnim mestom) ter znotraj le-teh (npr. transportni procesi v skladišču). Med posameznimi transportnimi procesi pa potekajo skladiščni procesi. Skladiščenje obsega več podprocesov: npr. sprejemanje materiala, uskladiščenje v ožjem smislu in izdajanje materiala. Posamezne transportne in skladiščne procese povezujejo procesi manipuliranja (ravnanja) z materialom in proizvodi. To so procesi nakladanja, razkladanja, prekladanja, razmeščanja, zlaganja itd.. Upravljavski procesi služijo za oblikovanje in upravljanje logističnega sistema na vseh ravneh (strateški, taktični in operativni ravni) podjetja. Za uspešno upravljanje pa so potrebne informacije, zato so upravljavski procesi zasnovani na osnovi informacijskih procesov (Ogorelc 1996, 15-26). Informacijski procesi so procesi, ki sprožijo tokove materiala v podjetju, jih v celotnem dogajanju spremljajo ter na koncu zaključijo in ovrednotijo (Kaltnekar 1993, 486). Vse te procese lahko združimo v logistični proces proizvodnega podjetja, ki ga členimo na naslednje podsisteme oz. faze (slika 2): - nabavna logistika, - proizvodna logistika, - fizična distribucija in - razbremenilna logistika. Nabavna logistika: Da bi lahko proizvodno podjetje izvrševalo svojo osnovno funkcijo, to je izdelavo določenega proizvoda, obstaja v tem, da je potrebno zagotoviti optimalno preskrbo proizvodnje z vsem potrebnim materialom v želeni količini, želeni kakovosti in v pravem času.

10

Nabavna logistika obsega naslednje procese: - transport materiala od dobaviteljev do skladišča nabavnega materiala, - fizični prevzem v skladišču nabavnega materiala, - odlaganje materiala na skladiščna polja (uskladiščevanje) in - pripravo materiala za transport do proizvodnih mest. Za doseganje optimalne preskrbe z materialom je potrebno vse procese transportiranja, hranjenja in manipuliranja načrtovati, usklajevati in kontrolirati (proces upravljanja) (Ogorelc 1996, 48-49).

Opomba: materialni tok

informacijski tok Vir: Požar (1997, 6) Proizvodna logistika: Proces proizvodne logistike obsega: - transport materiala do proizvodnih mest, - transport materiala v procesu preoblikovanja (proizvodnje), - pripravo gotovih izdelkov za transport (transportno pakiranje, zlaganje na palete), - transport gotovih proizvodov iz proizvodnje do odlagalnih mest ter - transport gotovih proizvodov do skladišča gotovih proizvodov. Upravljavski procesi pa se nanašajo na usklajevanje pretoka materiala med proizvodnjo in skladiščem gotovih proizvodov (Ogorelc 1996, 50). Fizična distribucija: Gotove proizvode, ki jih je podjetje proizvedlo, je treba prodati. Cilj fizične distribucije je, da »pride« blago do kupca v pravem času, v pravi količini, v pravem kraju, v primerni obliki ter ob primerni ceni.

VODSTVENI ORGANI

Skladišče nabavnega materiala

Skladišče gotovih

proizvodov

Proizvodnja

Medskladiščenje

Dobavitelji

Trgovec Potrošnik

Nabavna logistika

Proizvodna logistika

Fizična distribucija

Vračanje embalaže, palet itd. Vračanje embalaže, palet itd.

Razbremenilna logistika

Reciklaža Odlagališča odpadkov

SLIKA 2: LOGISTIČNI PROCES PROIZVODNEGA PODJETJA

11

Proces fizične distribucije obsega (Ogorelc 1996, 51): - prevzem proizvodov v skladišču gotovih proizvodov, - odlaganje na skladiščna mesta (uskladiščevanje), - priprava pošiljk (komisioniranje in odprava), - transport do področnih skladišč, - uskladiščevanje v področnih skladiščih in - transport do kupcev (trgovec, potrošnik).

Razbremenilna logistika: Razbremenilna logistika obsega (Požar 1997, 36 -37): - transport odpadkov (če se ti ne uporabijo v podjetju) v reciklažo ali deponije izven

podjetja, - vračanje embalaže ali palet proizvodnje dobavitelju ali v reciklažo in deponije (če so

poškodovane) ter - vračanje že prodanih proizvodov, ki jih kupci pošljejo nazaj proizvajalcu za popravilo

napak, ali pa za servisiranje. Za obvladovanje številnih materialnih in informacijskih tokov opisanega procesa, podjetje potrebuje logistični informacijski sistem. 2.3 Informacijski sistemi za podporo logistike Informacijski sistem v logističnem procesu proizvodnega podjetja je dejavnost, ki s komunikacijskimi kanali povezuje posamezne logistične procese v organizaciji in zagotavlja ustrezno in pravočasno oskrbo z informacijami, ki so potrebne za učinkovito odločanje na vseh ravneh podjetja (operativni, taktični in strateški ravni). To omogoča na tak način, da s pomočjo informacijske tehnologije, postopkov in ljudi zbira, obdeluje, shranjuje in posreduje potrebne podatke in informacije (Čižman 2002, 38). Informacijski sistem za podporo logistike nudi pomoč vodilnim v podjetju pri sprejemanju pomembnih odločitev, kot so (ibid., 42): - izbira prevoza (skupni, po pogodbi ali privatni), - povečanje ali zmanjšanje zalog, - spremembe pri oblikovanju embaliranja, - določanje koristnosti kupcev, - določanje rentabilnih nivojev oskrbe kupca, - izbira med javnimi in privatnimi skladišči, - določanje števila področnih skladišč in - določanje stopnje avtomatizacije obdelave naročila. Informacije, potrebne za odločanje, lahko prihajajo iz različnih virov. Najpogosteje uporabljeni viri podatkov za skupno podatkovno bazo so: - sistem za obdelavo naročila, - poročila (dokumenti) podjetja, - zunanji podatki / industrija, - podatki o managementu ter - operativni podatki.

12

Na sliki 3 so prikazane informacije, ki jih običajno zagotavljajo našteti podatkovni viri.

Vir: Čižman (2002, 43) Računalniško podprt informacijski sistem za podporo logistike mora omogočati (Čižman 2002, 43): - osveževanje podatkov, - obdelavo podatkov, - analizo podatkov ter - oblikovanje in prikaz rezultatov in poročil. Povedali smo že, da je logistično poslovanje v svojem delovanju pogosto vezano na druge sisteme znotraj podjetja (proizvodnja, finance, prodaja itd.), zato mora informacijski sistem za zagotavljanje potrebnih informacij vzdrževati stalne komunikacijske vezi z informacijskimi sistemi ostalih dejavnosti (Kaltnekar 1993, 491). V preteklosti (v veliko podjetjih tudi danes) je to pomenilo povezovanje med različnimi informacijskimi sistemi za podporo poslovnih funkcij. Vsak od teh sistemov je obravnavan izolirano in ima svojo podatkovno bazo. To pa pomeni pojavljanje večkratnih vzporednih evidenc in neažurnost podatkov podjetja. Tako obdelani podatki niso primerni za pripravo izhodišč za poslovno odločanje. Prav tako pa se lahko pojavijo velike težave pri povezovanju takšnih sistemov. (Kovačič 1997, 8).

Logistična podatkovna baza

Sistem za obdelavo naročila - Lokacija kupca - Zgodovina naročila - Prodajalec - Dohodek - Status naročila

Management - Konkurenčni odzivi - Napoved prodaje - Prihodnji trendi / ponudbe

izdelka - Nova tržišča

Industrija /zunanji podatki - Delitev tržišča - Tekoča ponudba izdelka - Demografski trendi - Gospodarski trendi

Dokumenti podjetja - Stroški kapitala - Stroški logističnih aktivnosti - Standardni stroški

Izdaja poročil - Izvedba naročila - Izvedba odpreme - Poškodbe in vrnitve blaga - Sledenje izdelku in

napovedovanje - Poročila o izvedbi in stroških za logistiko

Operativni podatki - Plačilo za tovor - Zgodovina transporta - Zaloge - Datoteke posojil - Gibanje izdelka

SLIKA 3: POMEMBNI INFORMACIJSKI VIRI ZA LOGISTIČNO PODATKOVNO BAZO

13

Kot odgovor na opisane težave so se v praksi pojavili celoviti informacijski sistemi, katerih programske rešitve temeljijo na celoviti obravnavi (integraciji) poslovnih procesov, ki potekajo znotraj podjetja ter uporabljajo skupno podatkovno bazo. (Kovačič 1997, 9). Na področju logistike se v podjetjih pojavljajo računalniško podprti sistemi, ki omogočajo integracijo številnih logističnih procesov (Čižman 2002, 40). Ti sistemi so: - Sistemi MRP, ki se uporabljajo za management materialnega toka proizvodnje.

Oznaka MRP se nanaša na: sistem planiranja materialnih potreb MRP I(ang. Materials Requirement Planning),

ki omogoča minimizacijo zalog in obenem zagotavlja oskrbo ustreznega materiala za proizvodnjo določene količine proizvodov in

sistem planiranja virov podjetja MRP II (ang. Manufacturing Resource Planning), ki se je razvil iz sistema MRP I in podpira tudi finančne, tržne in nabavne funkcije.

- Sistemi DRP, ki se uporabljajo za planiranje potreb distribucije. Sem spadata: sistem DRP I (ang. Distribution Reqiurements Planning), ki je zasnovan na uporabi

principov MRP v povezavi s posebnimi zahtevami distribucije ter sistem DRP II (ang. Distribution Resource Planning) namenjen zahtevnejšemu

planiranju potreb distribucije, ki vključuje planiranje ključnih virov v sistemu distribucije – skladiščni prostor, nivoje delovne sile, transportne kapacitete (tovornjaki, železniški vagoni) in finančne tokove.

- Sistemi Kanban / JIT (ang. Just In Time), ki se uporabljajo za harmonično kontrolo proizvodnih količin in koordinacijo proizvodnih aktivnosti v serijski proizvodnji (ibid 61-63).

- Sistemi ERP (ang. Enterprise Resource Planning), ki poleg zgoraj naštetih funkcionalnosti sistemov pokrivajo tudi ostala področja podjetja (kot so finance, človeški viri, vzdrževanje itd.). Kar pomeni večjo raven integracije mnogih vidikov poslovanja (Bobek 2003, 9).

Danes se na trgu pojavljajo številni ponudniki sistemov ERP. Med pet največjih, ki obvladujejo kar 70% svetovnega trga, spadajo naslednja podjetja (Bobek 2003, 16): - SAP AG, - Oracle, - PeopleSoft, - J.D.Edwards, - Bean. V nadaljevanju bomo predstavili informacijski sistem SAP R/3, ki ga ponuja podjetje SAP AG.

14

3 POSLOVNO INFORMACIJSKI SISTEM SAP R/3 3.1 Predstavitev podjetja SAP AG SAP AG, matično podjetje, je bilo ustanovljeno leta 1972 in ima sedež v Walldorfu (Nemčija). Danes ima podjetje SAP (ang. Systems, Applications and Products in Data Processing) zaposlenih več kot 20.000 ljudi po vsem svetu in je na tretjem mestu največjih svetovnih dobaviteljev programske opreme. Hkrati pa predstavlja vodilnega ponudnika celovitih informacijskih sistemov (Larocca 2002, 4). Osnovna izdelka podjetja sta informacijska sistema R/2 in R/3. R/2 je komplet programskih modulov, ki je bil razvit za velike omrežne računalnike in se počasi opušča. R/3 pa ponuja komplet poslovno – aplikacijskih modulov, namenjenih okolju odjemalec/ strežnik (Bancroft, Seip in Sprengel 2001, 4). Poleg teh dveh osnovnih sistemov je seznam rešitev in storitev še precej daljši. Podjetje išče svoje poslovne priložnosti v specializiranih rešitvah za posamezna področja gospodarstva in negospodarstva. Tako ima področne rešitve za okoli 23 ločenih gospodarskih panog in za skoraj vse države po svetu, oziroma njihove poslovne modele. Prav tako razvija tudi rešitve, ki temeljijo na tehnologiji e-poslovanja. Njihove rešitve mySAP.com se z letom 2003 imenujejo SAP Business Suite, kar pomeni celovit niz poslovnih rešitev (Djurdjič 2003, 26). V Sloveniji je SAP deloval kot podružnica avstrijske veje te družbe. Leta 2002 pa so ustanovili samostojno podjetje SAP, d.o.o, ki servisira približno 60 podjetij v državi (ibid, 27). 3.2 Predstavitev sistema SAP R/3 SAP R/3 je informacijski sistem, ki podjetjem zagotavlja poslovne aplikacije, ki potekajo v okolju odjemalec/strežnik. Ključna značilnost sistema je standardizacija in povezovanje številnih poslovnih okolij ter procesov podjetja. Z integracijo sistema je omogočen nemoten pretok podatkov med različnimi področji poslovanja, tako da se sprememba na enem področju podjetja izraža tudi na drugem. Sistem SAP R/3 je namenjen organizacijam vseh velikosti, podpira tudi različna jezikovna področja in uporabo več valut (Larocca 2002,4-9). SAP R/3 je odprt sistem, kar pomeni, da ga lahko podpremo z različnimi mednarodnimi standardi (TCP/IP, RPC, CPI-C, SQL, ODBC, OLE/DDE itd.), različnimi operacijskimi sistemi (Windows NT, UNIX, AS/400) ter podatkovnimi bazami (SQL Server, DB2/CS, DB2/400, Infromix, Oracle, Dynamic Srever, DB2/UDB) (ASAP World Consultancy in Blain 1996, 36-37).

15

3.2.1 SAP R/3 aplikacije SAP R/3 aplikacija (modul) je sklop programov, ki so bili narejeni za obdelavo in upravljanje specifičnih poslovnih podatkov (ASAP World Consultancy in Blain 1996, 66). Aplikacije, ki jih sistem SAP zagotavlja, so integrirane in obsegajo večino funkcij, ki jih zahtevajo večja podjetja, vključno s proizvodnjo, financami, prodajo in distribucijo ter kadrovskimi sistemi. Značilno zanje je. da so prilagodljive in da uporabljajo skupno podatkovno bazo. Oblikovane so bile za podporo poslovnih procesov. Vsak modul tako razpolaga z več kot 1000 poslovnimi procesi in vsi so osnovani na najboljši poslovni praksi. Da je bila dosežena skladnost podatkov in integriteta sistema, so razvojniki /programerji programske opreme SAP proučili zahteve različnih podjetij z isto dejavnostjo in jih združili z rezultati različnih raziskovalnih ustanov (Bancroft, Seip in Sprengel 2001, 5-17). SAP R/3 aplikacije običajno razdelimo na tri glavna funkcijska področja (Bobek 2003, 46-56): - Logistika:

SD (ang. Sales and Distribution) - Modul Prodaja in distribucija podpira prodajne in distribucijske dejavnosti z razvejanimi funkcijami za določanje cen, hitro izvajanje naročil in pravočasno dobavo, interaktivno večnivojsko konfiguriranje različic izdelkov ter omogoča neposredno povezavo z analizo uspešnosti in s proizvodnjo.

MM (ang. Material Management) - Modul Materialno poslovanje računalniško podpira vse nabavne procese, tako da uvaja njihovo vodenje na osnovi delovnih tokov, omogoča vrednotenje dobaviteljev in obvladovanja odnosov z njimi (potrjevanje računov itd.) ter zagotavlja upravljanje zalog.

PP (ang. Production Planning) - Modul Načrtovanje proizvodnje omogoča računalniško podporo upravljanja različnih tipov proizvodnje (serijska, naročniška itd.) ter načrtovanje in spremljavo proizvodnih resursov.

QM (ang. Quality Management) - Modul Upravljanje kakovosti nadzoruje vse procese, ki so v podjetju pomembni za zagotavljanje kakovosti. Koordinira izvedbo

pregledov in izvajanje ukrepov za dvig kakovosti. PS (ang. Project System) - Modul Projektni sistem omogoča celovito spremljanje

projektov. Podpira celoten življenjski cikel projekta od priprave, spremljanja in obračuna. Z integriranim podsistemom za členitev projekta (WBS - Work Breakdown Structure) in mrežnim planom pa lahko kompleksne projekte razbijemo na manjše enote, ki jih spremljamo tako po času kot tudi porabljenih resursih oz. stroških.

- Finance: FI (ang. Financial Accouting) - Modul Finančno računovodstvo združuje vse

podatke, ki so pomembni za računovodsko spremljavo poslovanja in pri tem nudi pripravo ustreznih dokumentov (računovodskih poslovnih listin) in preglede (poslovna poročila).

CO (ang. Contolling) - Modul Kontroling omogoča načrtovanje, spremljanje in nadzorovanje poslovanja z enovitim sistemom poročanja.

EC (ang. Enterprise Controlling) - Modul Kontroling podjetja omogoča kontinuirano spremljavo ključnih dejavnikov uspešnosti podjetja s kazalci učinkovitosti in uspešnosti.

16

IM (ang. Investment Management) - Modul Upravljanje investicij omogoča celovito upravljanje investicij. Kar pomeni spremljanje uspešnosti investicij od načrtovanja do zaključka, predinvesticijsko analizo, simulacijo amortizacije itd..

TR (ang. Treasury) - Modul Zakladništvo podpira finančni management-likvidnost podjetja, strukturiranje finančnih sredstev in upravljanje finančnih tveganj.

- Človeški viri: HR (ang. Human Resources) - Modul Upravljanje kadrov omogoča celovito

delovanje kadrovskega področja. Sestavljata ga dva podmodula: Sistem človeških virov (ang. System Human Resources) in Načrtovanje stroškov osebja (ang. Personel Cost Planning).

Poleg naštetih splošnih aplikacij, pa obstajajo tudi posebne rešitve specializirane za določene gospodarske panoge (ang. Industry solutions), katerih delovanje je popolnoma integrirano z ostalimi R/3 aplikacijami (Hernández 1997, 36). To so: gospodarske rešitve za banke,za bolnišnice, za zavarovalnice, naftno industrijo, javni sektor, telekomunikacije, trgovine, storitvena podjetja, letalsko industrijo, avtomobilsko industrijo, kemično industrijo, strojegradnjo, rudarstvo itd. (www.sap.com./slovenia/solutions/industry). 3.2.2 Arhitektura sistema SAP R/3 R/3 (ang. Runtime system three) sistem je oblikovan tako, da porazdeli predstavitev, aplikacijsko logiko in obdelavo podatkov na več različnih računalnikov in s tem zmanjša obremenitev posameznih računalnikov (Larocca 2002, 6). Sistem SAP R/3 temelji na tronivojski aerhitekturi in deluje na konceptu, ki predstavlja komunikacijo med računalnikom (delovno postajo) in strežnikom preko omrežja. Elementi osnovne tronivojske arhitekture sistema so (Bancroft, Seip in Sprengel 2001, 20) (slika 4): - predstavitev ali namizje, - aplikacijski strežniki in - strežnik podatkovne baze. Predstavitev ali namizje predstavljajo računalniki (odjemalci), ki prikazujejo programsko opremo (SAP GUI program1) in zaslone, ki jih uporabniki uporabljajo pri delu s sistemom SAP (Larocca 2002, 7). Aplikacijski strežniki so posebni večji računalniki, ki se odzivajo na zahteve odjemalcev. Vsebujejo vso procesno logiko za obdelavo poslovnih podatkov. Tukaj se izvršijo programske kode vseh SAP-ovih modulov, napisane v lastnem programskem jeziku ABAP/4 (ang. Advanced Business Application Programming). Tretji oziroma osrednji nivo sistema pa predstavlja centralni računalnik, ki gosti podatkovno bazo (strežnik podatkovne baze). SAP-ova podatkovna baza je program, ki pridobiva in shranjuje podatke v obliki tabel in struktur podatkovne baze (Bancroft, Seip in Sprengel 2001, 20-24). 1 SAP GUI program poteka na osebnih računalnikih na oddelkih uporabnikov in uporabniku predstavlja vse podatke sistema (Bancroft, Seip in Sprengel 2001, 24).

17

Prirejeno po Bancroft, Seip in Sprengel (2001, 20) 3.2.3 Konfiguracija sistema SAP R/3 Vsaka namestitev sistema R/3 omogoča namestitev osnovnega sistema (ang. Basis system), ki vključuje programsko opremo za zagotavljanje povezav in vzajemnega delovanja med arhitekturnimi elementi sistema (glej Arhitektura SAP R/3 sistema), ki jo SAP imenuje middleware (Hiquet in Kelly 1998, 36). Na osnovni sistem pa se dodajajo poslovne aplikacije oz. programski moduli. Zaradi raznolikosti poslovanja podjetij pa je potrebna konfiguracija sistema. Konfiguracija (ang. Configuration) je nastavljanje po meri, ki nam omogoča da SAP programsko opremo prilagodimo tako, da bo podpirala specifične poslovne procese podjetja brez direktnega spreminjanja osnovne programske kode (Ibid 1998, 56). Obstajajo tri glavna orodja za pomoč pri konfiguraciji sistema SAP R/3: - Referenčni model vsebuje načrte vseh procesov znotraj R/3 sistema. Uporablja se za

natančno identifikacijo poslovnih scenarijev, potrebnih za podjetje, in zagotavlja vzorčen primer podjetja, ki vključuje vse module.

- Procedurni model z diagrami prikazuje uvajanje sistema v štirih korakih. V prvem koraku se analizirajo zahteve uporabnikov, vzpostavi se testno okolje in usposobi se projektni tim. V drugem koraku se uvajajo globalne nastavitve, struktura podjetja in glavni podatki ter se dokončno oblikujejo funkcije in procesi. V tretjem koraku se pripravi zagon produkcije, kreira uporabniška dokumentacija in se dejansko ustvari delovno okolje. V četrtem koraku pa se osnujejo tekoče operacije, kar bo omogočalo čim boljšo uporabo sistema. Vsi ti koraki obsegajo seznam nalog, ki jih je potrebno opraviti za uvedbo sistema (Bancroft, Seip in Sprengel 2001, 41-47).

Namizja

Aplikacijski strežniki

Strežnik podatkovne baze

SLIKA 4: ARHITEKTURA SISTEMA SAP R/3

18

- Opis vsake posamezne naloge, ki jih je potrebno opraviti za uvedbo sistema, pa najdemo v vodniku za obvladovanje implementacije (IMG). To je orodje, ki za vsako aplikacijo razlaga vse korake pri uvajanju, podaja privzete nastavitve SAP R/3 ter opisuje delo s konfiguracijo sistema. Omogoča pa tudi ustvarjanje lastne dokumentiranosti sistema. (Larocca 2002,102-104).

Kot smo že omenili, je za SAP aplikacije značilno, da uporabljajo skupno podatkovno bazo. SAP-ova podatkovna baza vsebuje preko 12 000 tabel, ki so medsebojno povezane z relacijami. Podatkovne tabele vsebujejo različne tipe informacij in lahko tako vzdržujejo podatke, kot tudi izvršujejo nadzorne funkcije (Ibid 2002, 26-27). Odvisno od namena podatkov, je tabele in njihove vsebine mogoče kategorizirati na način, ki ga prikazuje spodnja tabela:

TABELA 1: TIPI TABEL V SISTEMU SAP R/3

Kategorija večinskih tabel Podkategorija tabel Tabele z aplikacijskimi podatki Matični zapisi

Transakcijski podatki Konfiguracijske tabele Podatki organizacijskih elementov

Podatki kontrolnih elementov Potrjevanje podatkov Sistemska kontrola

Vir: Bancroft, Seip in Sprengel (2001, 82)

Tabele z aplikacijskimi podatki vsebujejo (Bancroft, Seip in Sprengel 2001, 82): - matične zapise in - transakcijske podatke. Matični zapisi so podatki o sredstvih podjetja kot so podatki o izdelkih, dobaviteljih, kupcih, materialih, cenah izdelkov itd. Ti podatki se v podjetju uporabljajo večkrat. Transakcijski podatki pa so podatki, ki se v podjetju uporabijo samo enkrat. To so podatki, ki so v vsakodnevni interakciji s sistemom v živem poslovnem okolju. Sem spadajo kreiranje nabavnega naročila (številka naročila), datum in skupni znesek naročila, vnos količine itd. Zbiranje matičnih in transakcijskih podatkov se konča s transakcijo, ki jo SAP imenuje dokument. Konfiguracijski podatki so statični podatki, ki uravnavajo delovanje sistema. Skozi te podatke lahko prilagodimo SAP R/3 sistem poslovnim potrebam podjetja (Hiquet in Kelly 1998,56). Konfiguracijske tabele vsebujejo naslednje konfiguracijske podatke (Bancroft, Seip in Sprengel 2001, 82 -92): - podatki organizacijskih elementov, - podatki kontrolnih elementov, - potrjevanje podatkov in - sistemska kontrola. V konfiguracijske tabele se s pomočjo orodja IMG vnesejo podatki o okolju. Nato se konfigurira organizacija podjetja z definiranjem organizacijskih elementov, kot je celotno podjetje, oddelek, divizija, obrat in podružnica. To bo predstavljalo okostje informacijske strukture, s katero bodo kasneje povezani vsi matični zapisi in transakcijski podatki.

19

Za definiranje organizacijskih elementov uporablja SAP svoj lasten jezik (koda podjetja, obrat, nabavna organizacija, prodajna organizacija ....). Podatki kontrolnih elementov se uporabljajo za definiranje strukture, ki vpliva na odzivanje SAP sistema, ko uporabnik dela z njim. To pomeni definiranje kontrole dokumenta na način, kako je mogoče podatke vnesti v dokumente (npr. katera polja bodo vidna za določenega uporabnika ali kakšen obseg števil lahko vnese). Tabele, ki se uporabljajo za potrjevanje podatkov, so konfiguracijske tabele za vzdrževanje besedilnih informacij, ki se pojavljajo v obliki prostega izpisa na dokumentu. Te tabele vsebujejo le šifre in navezujoči se tekst, ki se pojavi na dokumentu. R/3 sistem uporablja šifre za določitev primernega teksta za potrjevanje podatkov na dokumentu. Tabele za kontrolo sistema pa se uporabljajo za konfiguracijo osnovnega sistema in zajemajo ABAP/4 razvojno okolje, avtorizacijo uporabnikov, nastavitve tiskalnikov in ostalega. Te tabele vzdržuje sistemski administrator. Za prilagajanje sistema z nastavitvijo parametrov, kot so kontrolni elementi in potrjevanje podatkov, se uporablja tudi pojem prilagajanje po meri (ang. Customizing). Stopnja, do katere se lahko to prilagajanje izvaja s konfiguracijo, je odvisna od prilagodljivosti posamezne aplikacije in tipa zahteve podjetja, saj ima konfiguracija svoje meje (Bancroft, Seip in Sprengel 2001,83). Ko se sistem SAP prvič namešča in prilagaja potrebam podjetja, v podjetju vzpostavijo razvojni, testni in produkcijski sistem. To omogoča ločevanje dejanskih podatkov (produkcijski sistem) od testnih (tesni sistem) in konfiguracijskih podatkov (razvojni sistem) (Larocca 2002, 14). Mehanizem, ki omogoča prenos podatkov in programov med temi sistemi, se imenuje sistem prenosov (Bancroft, Seip in Sprengel 2001, 61). 3.2.4 Spreminjaje sistema SAP R/3 in razvojno okolje ABAP/4 Pojem spreminjanje se za razliko od pojma konfiguracija, nanaša na spreminjanje SAP-ovih podprtih procesnih možnosti s spreminjanjem programske kode aplikacij ali na dodajanje nove kode (Hiquet in Kelly 1998,56). Kode celotne SAP-ove programske opreme so napisane v programskem jeziku ABAP/4, ki predstavlja četrto generacijo naprednih poslovnih programskih jezikov. Razvojno okolje ABAP/4 pa predstavlja grafično programsko okolje za kreiranje poslovnih aplikacij v tem jeziku (ASAP World Consultancy in Blain 1996, 637). Okolje obsega različna razvojna orodja, ki oskrbujejo programerja s številnimi formalnostmi, ki pokrivajo celotni razvojni cikel programske opreme.

20

Najpomembnejša orodja za razvoj poslovnih aplikacij so (McCarthy in Hawking 2002, 3): - ABAP urejevalnik za pisanje in urejanje programskih kod, - ABAP slovar za vzdrževanje vsebine in strukture tabel ter globalnih podatkov

podatkovne baze, - oblikovalec menijev za oblikovanje uporabniškega vmesnika (meniji, standardne

orodne vrstice, aplikacijske orodne vrstice), - oblikovalec zaslonov za oblikovanje značilnosti parametrov, ki bodo na zaslonu

uporabnika (polja, zaporedje modulov za obdelavo pred in po uporabnikovem vnosu v zaslon),

- brskalnik po podatkih za izpisovanje vsebine tabel ali posameznih vrstic tabele ter - pripomočki za testiranje programa in za analiziranje delovanja programa. Vsakdo, ki kakorkoli spremeni R/3 sistem (programira, konfigurira, dokumentira itd.), dela z objekti v ABAP/4 slovarju. SAP-ov objekt je zbirka podatkov in programov za obdelavo teh podatkov. Objekt je lahko polje v tabeli, poslovni objekt (npr. naročilnica), funkcijski modul, zahteva po spremembi, projekt itd. (Bancroft, Seip in Sprengel 2001, 56). Na spreminjanje sistema SAP R/3 se nanašajo naslednji pojmi (help.sap.com): - Povečanje (ang. Enhancements): V standardnih SAP objektih so razvijalci že

predvideli mesta, kjer se lahko vnesejo lastni popravki (ABAP koda, polja v tabelah, itd.) na način, da se ne modificira osnovnega objekta.

- Razvoj objektov: Manjkajoča funkcionalnost se lahko zagotovi z lastnim razvojem. Objekti so lahko kreirani, lahko pa so to kopije standardnih SAP-ovih objektov. Tako se zagotovi dopolnjena funkcionalnost brez modifikacije standardnih objektov

- Modifikacija standardnih SAP objektov (ang. Modifications): To je zadnja možnost, ki se uporabi, ko z drugimi tehnikami ni mogoče zagotoviti potrebne funkcionalnosti.

Spreminjanje standardnih SAP objektov brez sodelovanja s podjetjem SAP AG ni priporočljivo, saj lahko modificirani objekti povzročijo velike težave pri nadgradnji sistema. 3.2.5 Delo s sistemom SAP R/3 Sistem SAP R/3 je zasnovan kot sistem odjemalec/strežnik. To pomeni, da lahko uporabniki dostopijo do sistema s kateregakoli računalnika, ki ima nameščeno SAPGUI programsko opremo in je povezan s SAP-ovo podatkovno bazo. Vsem uporabnikom je dodeljeno uporabniško ime in geslo, s katerim se lahko povežejo s sistemom SAP (Larocca 2002, 14). S tem se določijo identiteta in pravice, ki jih ima uporabnik (npr. katere podatke lahko obdeluje) v sistemu. Vsak uporabnik lahko dostopa do transakcij. Transakcija je zaporedje »zaslonskih slik«, ki so skladni s poslovnim procesom in s pomočjo katerih uporabniki pregledujejo, vnašajo in spreminjajo podatke in ponavadi vključuje več posegov (tudi imenovanih transakcija) v podatkovno bazo – t.i. logičnih enot dela ali LUW (ang. Logical Unit of Work). Vsaka SAP transakcija je pravzaprav računalniški program, ki je izdelan v ABAP/4 programskem jeziku (Bobek 2003, 42).

21

4 INFORMACIJSKI SISTEM SAP R/3 V PODJETJU GORENJE 4.1 Predstavitev Skupine Gorenje Skupino Gorenje sestavlja krovna družba Gorenje, d.d. ter 47 družb, od tega 33 v tujini, ki so povezane v sistem na podlagi kapitalskih deležev. Skupina Gorenje je največje slovensko proizvodno podjetje in hkrati tudi največji slovenski čisti izvoznik, saj izvozi kar 93 % vseh proizvodov. S prodajo preko 2,8 milijona velikih gospodinjskih aparatov pa spada tudi med največje evropske proizvajalce (www. gorenje.si). Dejavnost Skupine Gorenje je razdeljena na pet divizij (www. gorenje.si).: - divizijo gospodinjskih aparatov, ki vključuje proizvodnjo in prodajo gospodinjskih

aparatov, - divizijo notranje opreme, ki vključuje proizvodnjo in prodajo kuhinjskega in

kopalniškega pohištva, sanitarne opreme ter keramičnih ploščic, - divizijo toplotne in strojne opreme, ki vključuje proizvodnjo in prodajo grelnikov

vode, orodij ter industrijske opreme, - divizijo storitev, ki vključuje trgovino, inženiring, zastopstva, gostinstvo, turizem in

upravljanje z nepremičninami ter - divizijo energetike in varstva okolja, ki vključuje ravnanje s posebnimi odpadki,

odvoz in predelavo mulja ter izdelavo in prodajo opeke, stropnih nosilcev ter preklad. 4.1.1 Krovna družba Gorenje, d.d. Glavna dejavnost krovne družbe Skupine Gorenje je proizvodnja in prodaja bele tehnike in majhnih gospodinjskih aparatov. Od decembra leta 1997, ko so zaključili proces lastninskega preoblikovanja, poslujejo kot delniška družba in imajo danes zaposlenih približno 5360 ljudi. Koncept organizacijske strukture Gorenja, d.d. izhaja iz strategije razvoja gospodinjskih aparatov. Dejavnosti, ki izhajajo iz te strukture, so (Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003): - dejavnost poslovodne funkcije, - dejavnost štabnih enot:

sekretariat, razvoj poslovnega sistema, upravljanje odnosov z delničarji, pravna pisarna, interna revizija, zagotavljanje kakovosti, odnosi z javnostmi,

- dejavnost programa (KA (kuhalni aparati), PPA (pralno-pomivalni aparati), HZA (hladilno-zamrzovalni aparati)):

dejavnost programa mehanskih komponent (MEKOM), dejavnost programa inteligentnega doma in računalniške opreme (POINT),

- dejavnost investicij in vzdrževanja, - dejavnost skupnih razvojnih dejavnosti, - dejavnost finančnega upravljanja in računovodstva, - dejavnost kontrolinga, - dejavnost nabave,

22

- dejavnost trženja, ki je razdeljena na strateško tržna območja: Prekomorske države, Velika Britanija, Vzhodna Evropa, Jugozahodna Evropa, Severna in Centralna Evropa, Slovenija in Jugozahodna Evropa,

- dejavnost logistike, - dejavnost servisa, - dejavnost kadrovskih in splošnih zadev, - dejavnost informatike in telekomunikacij. V podjetju ima ključno izvajalno vlogo dejavnost logistike, katere naloga je oskrba proizvodnje bele tehnike s potrebnimi materiali, transport izdelkov znotraj podjetja ter distribucija teh izdelkov do prodajno logističnih centrov lastne prodajne mreže ali direktno do kupcev izdelkov. 4.2 Vpeljava sistema SAP R/3 v podjetje Gorenje V Gorenju je bila konec oktobra 2001 sprejeta odločitev o uvedbi SAP kot standardne programske opreme za podporo poslovnim procesom. Ta odločitev je bila zaključno dejanje skoraj dve leti trajajočega pripravljalnega dela. Tako so bili v letu 2000 posneti vsi poslovni procesi in obstoječa informacijska podpora tem procesom v krovni družbi Gorenje, d.d.( www.gorenjegroup.com). Arhitektura informacijskega sistema, ki se je v podjetju Gorenje uporabljala pred uvedbo sistema SAP, je bila zelo kompleksna. Kot nam prikazuje slika 5, ki je nastala kot rezultat analize procesov in aplikacij, gre za zelo različne koncepte arhitektur, zelo različne platforme, različne baze podatkov, standardne in doma narejene aplikacije in različne podatkovne strukture. Proces logistike, na katerega se nanaša diplomsko delo, je bil v starem informacijskem sistemu pokrit s štirimi različnimi aplikacijami, ki so jih izdelali v programu Rapak in Clipper v podjetju Gorenje. Prav tako pa je bila informacijska podpora tega področja slabše povezana z ostalimi področji, predvsem pa z zunanjimi izvajalci logističnih storitev (Interna gradiva podjetja Gorenje, 2001).

23

Vir: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2001 Iz tega izhaja nefleksibilnost starega informacijskega sistema in s tem nezmožnost soočanja z bodočimi zahtevami novih poslovnih procesov, zato so se v podjetju odločili za prenovo poslovnih procesov z izpopolnjevanjem glede na stare procese. Cilj projekta prenove poslovnih procesov je ustvariti transparentno, konsistentno in uporabnikom prijazno okolje za celo Skupino Gorenje in pri tem uporabiti rešitve dobre poslovne prakse s poenotenjem poslovnih procesov. Pričakovane pridobitve vpeljave novega sistemA so (Interna gradiva podjetja Gorenje, 2001): - standardizacija in racionalizacija poslovnih procesov, - zagotovitev integrirane rešitve, - bolj učinkovita izraba vseh resursov, - učinkovito podpora poslovne rasti Skupine Gorenje, - obvladovanje administrativnih stroškov, - korak naprej v informacijski tehnologiji v podporo današnjim poslovnim procesom

danes in v bodočnosti (internet), - izboljšana možnost nudenja storitev kupcem, - podpora izmenjave in dostopa do informacij ter - dostop do vseh podatkov, vsem ki so za to pooblaščeni, ob vsakem času. Projekt v Gorenju še poteka, a je v veliki meri končan in že daje pričakovane rezultate.

SLIKA 5: ARHITEKTURA STAREGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA PODJETJA GORENJE

24

Izvajalci projekta uvajanja novega informacijskega sistema so projektna skupina Gorenja in svetovalci podjetja SAP Slovenija. Organizacijski in geografski obseg uvajanja se nanaša na štiri faze (Interna gradiva podjetja Gorenja, 2003): - Prva faza se nanaša na uvajanje v krovni družbi Gorenje d.d in vzorčnem podjetju v

Avstriji. Uvajanje v Gorenju d.d. so začeli s procesi prodaje, nabave, proizvodnje in logistike, procesi finančnega upravljanja, kontrolinga in računovodstva. V skladu s kadrovskimi potenciali pa so se odločili tudi za uvedbo standardne programske opreme kot podpore procesom razvoja, zagotavljanja kakovosti in postprodaje. Prva faza uvajanja je bila z začetkom leta 2003 zaključena. Novo informacijsko tehnologijo tako že uporabljajo v Gorenju d.d., v programih polfinalistov MEKOM in IPC (invalidsko podjetniški center), področju postprodaje ter hčerinskih podjetjih Gorenje Avstrija Handels GmbH in Gorenje Küchen GmbH.

- Druga faza se nanaša na ostala hčerinska podjetja Gorenja.V letu 2003 in 2004 se tako rešitve prenašajo v druga podjetja prodajne mreže.

- V tretji fazi bodo informacijsko pokrili še celotno področje pohištva. - Četrta faza pa se nanaša na področje strojegradnje in storitev. Koreniti zasuki pri uvedbi standardne programske podpore zahtevajo številne spremembe v odvijanju poslovnih procesov. Ta naloga se nanaša na odvijanje logističnih poslovnih procesov, zato se bomo v nadaljevanju osredotočili na področje logistike v krovnem podjetju Gorenje, d.d.. 4.2.1 SAP Logistika SAP R/3 Logistika obsega vse procese, ki so povezani z nabavo, vzdrževanjem, prodajo in distribucijo, proizvodnjo, materialnim poslovanjem, skladiščnim poslovanjem, tehnologijo in konstrukcijo (Larocca 2002, 173). V Gorenju so na tem področju uvedli naslednje glavne programske module: Materialno poslovanje, Prodaja in distribucija, Načrtovanje proizvodnje ter Upravljanje kakovosti (opis modulov je podan v točki 3.2.1). Za konfiguracijo teh modulov je bilo v podjetju potrebno opredeliti organizacijsko strukturo logistike, glavne podatke in poslovne procese. V nadaljevanju se bomo s tega vidika opredelitve omejili na področje splošne logistike.

25

4.2.1.1 Opis in koncept organizacijske strukture Za definiranje organizacijske strukture podjetja se v sistemu SAP uporabljajo organizacijski elementi, ki lahko predstavljajo organizacijske skupine ali osebe v podjetju. V podjetju Gorenje se na področje logistike nanašajo organizacijski elementi, katerih povezavo prikazuje slika 6. To so (Interna gradiva podjetja Gorenja, 2002): - Koda podjetja predstavlja organizacijsko enoto, za katero se izdela celotna finančna

bilanca (Gorenje d.d.). - Obrat je organizacijska enota, ki deli podjetje iz stališča proizvodnje, inventarnega

poslovanja, planiranja materialnih potreb in vzdrževanja. Glavni kriterij za oblikovanje obrata je vidik vrednotenja materiala. V Gorenju so glede na ta kriterij določili proizvodne in servisne obrate.

- Točka prevzema, točka odpošiljanja predstavlja organizacijsko enoto v koraku prevzema oz. odpreme blaga. Za Gorenje, d.d so te točke:

Gorenje Velenje – standardne odpreme, Gorenje Velenje – ekspresne dobave, Gorenje Servis, Velenje – standardne dobave, Gorenje Servis, Velenje – ekspresne dobave, Servisne enote: Ljubljana, Maribor, Kranj, Novo Mesto, Koper, Murska

Sobota in Trbovlje, Skladišča Gorenja po Sloveniji (Maribor, Celje, Koper), od koder se vršijo

dobave kupcem. - Transportna dispozicijska točka (TDT) je pristojna za planiranje in potek

transportnih aktivnosti na vhodni in izhodni strani. V Gorenju d.d so te točke: TDT Velenje, cestni prevoz, TDT Velenje, železniški prevoz, TDT Velenje, hitra pošta, TDT Velenje, MEKOM, TDT Velenje, servis.

- Skladiščna lokacija je fizična lokacija, kjer se blago obrata skladišči. V Gorenju so to skladišča materiala, surovin in polizdelkov, skladišče gotovih izdelkov in skladišča servisa.

Prirejeno po Bancroft, Seip in Sprengel (2001, 87)

Logistika

TDT

OBRAT

TOČKA PREVZEMA

KODA PODJETJA

TOČKA ODPOŠILJANJA

SKLADIŠČNA LOKACIJA

Kupci Dobavitelji

SLIKA 6: ORGANIZACIJSKI ELEMENTI LOGISTIKE

26

4.2.1.2 Glavni podatki Na področje splošne logistike podjetja Gorenje, d.d. v sistemu SAP se nanašajo naslednji glavni podatki (Interna gradiva podjetja Gorenja, 2002): - poslovni partnerji, - cenovni pogoji, - pogodbe, - sporočila, - transportna pot, - matični podatki materiala in - podatki o skladiščih. Poslovni partner predstavlja v sistemu SAP osebo ali skupino oseb, ki na nek način sodeluje s podjetjem. Kriterij za razlikovanje med različnimi vrstami poslovnih partnerjev predstavlja v sistemu SAP kontna skupina2. Na področju logistike v Gorenju predstavljajo poslovne partnerje dobavitelji, zunanja skladišča, špediterji, agenti, zavarovalnice. Za namene planiranja vhodnih, izhodnih dobav in transportov se v sistemu SAP uporablja posebna skupina poslovnih partnerjev, prevoznik. Te podatke vzdržuje oddelek logistike v sodelovanju z oddelkom prodaje. Cenovni pogoji predstavljajo dogovore in informacije o cenah, pribitkih, odbitkih, davkih, ki so lahko odvisni od različnih vplivnih kriterijev (npr. prevoznik, kupec, skupina kupcev, material, storitev) in lahko veljajo za neko časovno obdobje. Na področju logistike v Gorenju predstavljajo cenovne pogoje vse dogovorjene cene s prevozniki. Pogodbe predstavljajo dogovore med poslovnimi partnerji o določitvi cenovnih pogojev za neko časovno obdobje. V sistemu SAP se uporablja funkcionalnost pogodb, dogovorov, informacij v zvezi z izvajalci logističnih storitev. Vrste pogodb, sklenjenih z izvajalci logističnih storitev, se v Gorenju definirajo na strani nabavnega oddelka. Sporočila so informacije, ki se v sistemu SAP pošiljajo kupcem preko različnih medijev. Na področju logistike se v Gorenju uporabljajo različne vrste sporočil, ki predstavljajo različne tipe dokumentov (npr. natisnjeni dokumenti, potrditev naročila ali najava dobav). Mediji za prenašanje sporočil so tiskalnik, fax, EDI (ang. Electronic Data Interchange) in SAP office. Vsa sporočila in povezani formularji so se definirali ob vpeljavi sistema na strani oddelka, na katerega se nanašajo. Transportna pot je pot dobave izdelkov od dobavnega obrata do prejemnika blaga. Njihova funkcionalnost služi predvsem pri planiranju transportov in za zunanjetrgovinske namene. Te podatke vzdržuje oddelek logistike. Matični podatki materiala obsegajo vse pomembne podatke o materialu. Matični podatki so centralni (en material – ena šifra), vendar je vsak oddelek odgovoren za vzdrževanje svojega dela (pogleda) matičnih podatkov materiala. 2 Kontna skupina predstavlja zbir lastnosti vrste poslovnega partnerja, ki narekuje vzdrževanje ustreznih polj v glavnem zapisu poslovnega partnerja (Interna gradiva podjetja Gorenje, 2002).

27

Matične podatke materiala vzdržujejo: - skupne razvojne dejavnosti/center za standardizacijo in dokumentacijo, - tehnična priprava v proizvodnih programih, - nabava, - prodaja, - servis, - tehnične službe v proizvodnih programih ter - razvoj v proizvodnih programih. Vrste materiala v podjetju Gorenje so: - repromaterial – surovina, - gotovi izdelki in trgovsko blago (lastni + dokup), - polizdelki, - embalaža, - rezervni deli osnovnih sredstev, - nevrednoten material (osnovna sredstva, drobni inventar), - storitve. Podatki o skladiščih v podjetju Gorenje se nanašajo na servisna skladišča ter skladišče gotovih izdelkov in dokupnega programa. Tipi servisnih skladišč so: za embaliran material, za neembaliran material, za življenjsko dobo in sestava sklopov. 4.2.1.3 Poslovni procesi v logistiki Komponenta logistike v sistemu SAP ponuja podjetju možnosti za potek logističnih postopkov. S komponento logistike so pokriti vsi procesi v verigi – od dobav dobaviteljev, internih procesov v skladišču, do distribucijski centrov in dobav kupcem. K procesom v logistiki sodijo (Interna gradiva podjetja Gorenje 2003): - vhodne dobave, - izhodne dobave, - interni procesi in - transportni procesi. VHODNE DOBAVE: Vhodne dobave blaga in surovin od dobaviteljev lahko razdelimo na naslednje procese: - najave dobaviteljev o dobavi blaga, - prevzem blaga na točki prevzema blaga, - prevzem na zalogo v skladišču. Najave dobaviteljev o dobavi blaga podjetju Gorenje potekajo na osnovi telefonske komunikacije in posredovanja dobavnih dokumentov preko faksa. Ob dobaviteljevi najavi, da bo blago pripravljeno, se z referenco na dokument Nabavni nalog (naročilo dobavitelju) na nabavnem oddelku kreira dokument Vhodna dobava (ang. Inbound delivery). Glede na dobavitelje ločimo: - dobavo blaga od domačih dobaviteljev in - dobavo blaga od tujih dobaviteljev (uvoz).

28

Dobave blaga od domačih dobaviteljev potekajo tako, da dokument Vhodna dobava služi kot osnova za planiranje in naročanje transporta oddelku logistike, če je za transport odgovorno podjetje Gorenje. V kolikor za to ni odgovorno podjetje Gorenje, naročanje transporta odpade.V naslednjem koraku sledi prevzem na točki prevzema blaga (slika 7).

Vir: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003 Dobave od tujih dobaviteljev (uvoz) pa potekajo tako, da dokument Vhodna dobava prav tako služi za naročanje transporta oddelku logistike, če je za to odgovorno podjetje Gorenje. Na oddelku logistike pa se hkrati kreira tudi najava za carinjenje in se skupaj z naročilom transporta in dokumentom Vhodna dobava posreduje na oddelek zunanje trgovine. Vhodna dobava v naslednjem koraku služi kot osnova za dokument Knjigovodski vpis (slika 8). Knjigovodski vpisi predstavljajo temeljni postopek carinjenja v Gorenju pri poenostavljenem postopku (večina primerov). Knjigovodski vpis in prevzem blaga pa predstavljata pogoj za izdelavo ECL (enotnih carinskih listin) na oddelku zunanje trgovine. Od 1.5. 2004 dalje, ko je Slovenija članica Evropske Unije (EU) se uvoz v podjetju Gorenje knjiži le za države izven EU. Za države EU pa se zbirajo podatki le za statistične namene.

Vir: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003 Prevzem blaga se vrši na točkah prevzema blaga, ki smo jih opredelili v organizacijski strukturi (podpoglavje 4.2.1.1). Ob prihodu blaga v podjetje naredi prevzemna služba dokumentarni prevzem tako, da preveri količine na dobaviteljevi fakturi oz. dobavnici in količine na dokumentu Vhodna dobava. V primeru neskladja dokumentov se obvesti nabavnega referenta, ugotovi vzrok nastalih razlik in se naredi ustrezen zapisnik o višku oziroma primanjkljaju blaga.

NABAVNI NALOG VHODNA DOBAVANAROČANJE TRANSPORTA

PREVZEM BLAGA

NABAVNI NALOG VHODNA DOBAVA

VHODNA DOBAVA- NAJAVA

NAROČANJE TRANSPORTA

KNJIGOVODSKI VPIS

PREVZEM BLAGA

SLIKA 7: DOBAVA BLAGA OD DOMAČIH DOBAVITELJEV

SLIKA 8: DOBAVA BLAGA OD TUJIH DOBAVITELJEV

29

Prevzem na zalogo se vrši v skladišču, kjer se prevzame dejanska količina blaga. Če pride do odstopanj med dejansko preštetim blagom in količino na dokumentu Vhodna dobava se takoj obvesti nabavni oddelek, kjer napišejo ustrezen zapisnik, ki se pošlje v logistiko. Ta popravi količino na dokumentih. Pretok dokumentov med nabavo, logistiko, zunanjo trgovino in skladiščem je v sistemu SAP elektronski, kar v starem informacijskem sistemu ni bilo povsem omogočeno, saj se je veliko dokumentov prenašalo ročno. Prav tako je v podjetju Gorenje novost tudi vpeljava funkcionalnosti dokumenta Vhodna dobava. IZHODNE DOBAVE: Proces izhodnih dobav se nanaša na naslednje procese: - planiranje v prodaji, - načrtovanje v proizvodnji in - dobavne procese v logistiki. Pod procesom planiranje v prodaji mislimo na: - vnose naročil kupcev v obliki mesečnih planskih zahtevkov ter - kreiranje letnega plana prodaje Izvora za naročila sta dva: - preko trgovskega potnika v tujini, ki svoje naročilo posreduje poslovni enoti v tujini, - direktno od kupca, ki naročilo pošlje v enega od oddelkov oz. strateških tržnih območij

v oddelek trženja. Praviloma se v podjetju naročila zbirajo mesečno, in sicer za tri mesece naprej. Pogoj za vnos naročil v obliki mesečnih planskih zahtevkov so izdelane predkalkulacije za izdelek glede na posameznega kupca, saj so v njih upoštevani logistični stroški, zavarovanje in dogovorjena pariteta. Pod procesom planiranja prodaje pa ne mislimo samo vnosa naročil, temveč tudi kreiranje letnega plana prodaje in sprotno spremljanje realizacije le-tega. Letni plan prodaje se pripravi v poslovnih enotah v tujini ali znotraj posameznega strateškega tržnega območja. Tako sprejeti plan služi kot merilo uspešnosti izvajanja mesečnih planov. V sistemu SAP se za namene prodaje in planiranja letnih in mesečnih količin uporablja planiranje preko prodajnih ponudb. V Gorenju za te namene uporabljajo posebne tipe prodajnih ponudb, izvedene iz standardnih SAP ponudb. Vanje referenti iz strateških prodajnih področij vnašajo podatke o kupcu, šifrah materiala, količini izdelkov (letni in mesečni) in ustreznih terminih. Ponudbe pa imajo ob kreiranju vgrajeno blokado, katere odstranitev je mogoča v službi centralnega plana, ki se nahaja na oddelku trženja. Služba centralnega plana tako v naslednjem koraku prouči potrebe in glede na proizvodne kapacitete posreduje potrebe v proizvodnjo. Proces načrtovanja v proizvodnji lahko razdelimo na: - planiranje potreb po materialih in izdelavo planskih nalogov, - potrditev in izdelavo proizvodnega naloga.

30

V proizvodnji se izvede proces planiranja potreb po materialih oziroma MRP obdelava, ki hkrati avtomatsko izdela tudi planske proizvodne naloge. Te naloge proizvodnja nato potrdi in zanje izdela proizvodni nalog. Informacija o potrditvi planskega proizvodnega naloga in predvidenem datumu dokončanja proizvodnje se posreduje v prodajno ponudbo. S tem se lahko potrdijo naročila kupcev in izdela se dobavni načrt, ki vsebuje predvideno dobavo za določeno obdobje (slika 9). Ta služi kot podlaga za dokument Nalog za odpremo, ki ga izdelajo na prodajni strani. S kreiranjem naloga za odpremo se aktualizira tok dokumentov in hkrati s tem je podana informacija na logistično stran.

Vir: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003 Prenos dokumentov med prodajo, proizvodnjo in logistiko je elektronski. Dobavni procesi v logistiki so: - kreiranje dobavnic, - komisioniranje in potrditev komisioniranja, - izdaja blaga. Na podlagi dokumenta Nalog za odpremo in proizvodnega naloga se v sistemu SAP kreira dobavnica. Dobavnica je elektronski dobavni dokument, ki upravlja in podpira dobavni proces.

PROIZVODNI VIDIK

Dobavninačrt

Nalog za

odpremo

Proizvodni nalog Planski

proizvodni nalog

Dobavnica

potrebe

potrjeno ni potrjeno

potrjeno ni potrjeno

prevzem

PRODAJNI VIDIK

LOGISTIKA

SLIKA 9: POVEZAVA MED PRODAJO, PROIZVODNJO IN LOGISTIKO

31

Sistem SAP v okviru dobavnega procesa izvaja tudi pregled razpoložljivosti, spremljanje kapacitet v skladiščih, tiskanje in pošiljanje dobavnih dokumentov, nadzorne aktivnosti preko monitorjev zaključenosti posameznih korakov in statusnih informacij. Dobave kupcem v podjetju Gorenje potekajo načeloma na podlagi prejetih količin izdelkov iz proizvodnje. Zelo malo je dobav iz količin izdelkov, ki so razpoložljivi v skladišču, zato komisioniranje v pravem pomenu besede ne poteka. Izdane in na transportno sredstvo naložene količine blaga so popisane s pomočjo skenerjev. Pri tem postopku se hkrati popišejo tudi serijske številke izdelkov za dobavo. Serijske številke izdelkov se podeljujejo v proizvodnji. Po nalaganju pošiljke se pripravi faktura (račun), nato se izpiše dobavnica in carinska deklaracija (v kolikor gre za izvoz). V sistemu SAP pa se hkrati avtomatsko knjiži tudi izdaja blaga. INTERNI PROCESI: Interne procese predstavljajo naslednji procesi: - namestitev v skladišče repromateriala (surovin), - odstranitev iz skladišča repromateriala (surovin), - prevzem gotovih izdelkov na skladišče, - izdaja gotovih izdelkov iz skladišča, - preskladiščenje. Zaradi obsežnosti področja logistike v podjetju Gorenje, predvsem internih procesov, ki so včasih lahko specifični glede na material ali druge dejavnike so zgoraj našteti le glavni procesi, katerih opis navajamo v nadaljevanju. Namestitev v skladišče repromateriala je proces: - prevzema blaga in - namestitve blaga na skladiščna mesta. V skladišču se ob prevzemu blaga izdela dokument Prevzem. Skladiščno poslovanje se v sistemu SAP vodi preko aplikacije Upravljanje zalog 3, kjer se zaloge ustrezno povečajo. Istočasno se tvori zahteva za namestitev blaga na skladiščna mesta (bine) Skladiščnik pretvori zahtevo za namestitev v dokument Nalog prenosa. Pri pretvorbi mu sistem sam ponudi proste bine po vnaprej določeni strategiji namestitve. Te bine pa lahko skladiščnik tudi spremeni. Odstranitev iz skladišča repromateriala je proces: - izdaje blaga na podlagi rezervacij in - odstranitev blaga s skladiščnih mest. Izdaja blaga poteka glede na rezervacije, ki nastanejo na podlagi MRP obdelave. Rezervacije so lahko kreirane ročno ali avtomatsko. Vnašajo se z odobritvijo odgovorne osebe. Ob izdaji repromateriala v proizvodnjo se na nivoju upravljanja zalog te ustrezno zmanjšajo. 3Aplikacija Upravljanje zalog spada v komponento WM (ang. Warehouse Management), ki je sestavni del modula MM (ang Materials Management).

32

Istočasno se tvori zahteva za odstranitev blaga iz skladišča. Skladiščnik pretvori zahtevo za odstranitev v dokument Nalog prenosa. Ob pretvorbi mu sistem ponudi skladiščna mesta (bine), ki jih lahko še spremeni. Ponujena skladiščna mesta sistem določi glede na strategijo odstranitve (npr. FIFO – ang. First In First Out, LIFO – ang. Last In First Out, SLED – ang. Shelf Life Experation Date, itd.). Prevzem gotovih izdelkov na skladišče je interni proces, ki je sestavljen iz: - prenosa izdelkov iz proizvodnje in - namestitve le-teh v skladišče gotovih izdelkov. Prenos izdelkov iz proizvodnje v skladišče gotovih izdelkov poteka preko visečih transportnih trakov, ki jih upravlja sistem ROFFA. Ta sistem poleg prenosa omogoča tudi sortiranje izdelkov na trakove. Sortirani so po šifrah materiala (tudi po serijskih številkah – isti statusi skupaj), pripravljeni za skladiščenje ali direktno dobavo. Matični podatki o izdelkih, ki jih sistem ROFFA potrebuje za svoje delovanje se prenašajo preko posebnega vmesnika iz sistema SAP. Vmesna faza »potovanja« izdelka med proizvodnjo in skladiščem je vidna v sistemu LISSO. To je sistem, ki se uporablja za upravljanje in vodenje skladiščnega poslovanja gotovih izdelkov4. Ob namestitvi izdelkov v skladišče, se tvori zahteva za namestitev na skladiščna mesta. Na podlagi potrditve zaloge na skladiščna mesta se v sistemu LISSO oblikuje prevzemni dokument. Preko posebnega vmesnika se potrebni podatki prenesejo v sistem SAP, v katerem se kreira dokument Prevzem blaga in se potrdi zaloga. Izdaja gotovih izdelkov iz skladišča poteka na podlagi: - prenosa dokumenta Dobavnica in - potrditve izdaje blaga. Iz sistema SAP se elektronski dokument Dobavnica prenese v sistem LISSO, kjer se izdelki razknjižijo in se potrdi izdaja blaga. Potrjene količine se preko vmesnika prenesejo v sistem SAP, kjer se na nivoju upravljanja zalog te ustrezno zmanjšajo. Preskladiščenje je proces prenosa izdelkov iz skladišča na skladišče znotraj posameznih obratov ali na skladiščne lokacije po Sloveniji. Medskladiščno poslovanje z zunanjimi skladišči poteka v sistemu SAP preko modula Inventarno poslovanje (ang. Inventory Management)5 na podlagi prenosnih nalogov in dokumenta Preskladiščnica. TRANSPORTNI PROCESI: Funkcionalnosti transportnih procesov v sistemu SAP omogočajo planiranje, organizacijo in spremljanje transportov v okviru poslovanja podjetja. S pomočjo transportnih funkcionalnosti je mogoče kreirati: - vhodne transporte - od dobavitelja do prevzemnega obrata, - izhodne transporte - od dobavnega obrata do kupca, - obračun transportnih stroškov. 4 Z izgradnjo novega avtomatiziranega visokoregalnega skladišča v podjetju Gorenje konec leta 2003, se upravljanje skladiščnega poslovanja gotovih izdelkov vrši v sistemu NAVIS, ki ima isto funkcionalnost kot sistem LISSO (Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003). 5 Modul Inventarno poslovanje (IM) je komponenta modula Materialno poslovanje (MM).

33

Vhodni transporti predstavljajo sestavni del procesne verige modula Materialno poslovanje (MM). Organizator transporta je dobavitelj ali pa je za to odgovorno podjetje Gorenje. Vhodni transporti so lahko posamični in tudi zbirni (dobave iz Italije in Nemčije). Kadar je organizator transporta podjetje Gorenje, lahko ta proces razdelimo na: - naročilo transporta, - skrb za zavarovanje med transportom ter - dejanski transport. Pogoj za kreiranje dokumenta Naročilo transporta je v sistemu SAP kreiran elektronski dokument Vhodna dobava, ki nastane v že opisanem procesu vhodnih dobav. Celotni transport se organizira oziroma pripravi na oddelku transporta v logistiki. Dogovori s prevozniki potekajo telefonsko. Pri običajnih vhodnih transportih ni zavarovanja, razen v primeru, če gre za pošiljke večjih vrednosti ali pošiljka potuje preko tveganih območij. Zavarovanje temelji na letni pogodbi, podatki z zavarovalnico se izmenjujejo vsaka dva tedna. Za dejanski prevoz poskrbijo prevozniki, s katerimi ima Gorenje sklenjeno pogodbo. Transportna sredstva so tovornjaki in vlak. Izhodni transporti predstavljajo sestavni del procesne verige modula Prodaje in distribucije (SD). Za večino dobav kupcem organizira transport podjetje Gorenje. Nekateri kupci pa prihajajo po izdelke tudi sami. Proces organiziranja izhodnih transportov lahko prav tako razdelimo na: - naročilo transporta, - zavarovanje transporta ter - dejanski transport. Naročilo izhodnega transporta poteka dvostopenjsko. Najprej na oddelku odpreme v logistiki kreirajo dokument Naročilo transporta. Pogoj za kreiranje tega dokumenta je kreiran elektronski dokument Dobavnica, ki nastane v že opisanem procesu izhodnih dobav. Na podlagi dobavnice (lahko jih je več) se v naročilu transporta določi vrstni red ter začetek nakladanja. Vse to se sporoči na oddelek transporta v logistiki, kjer vpišejo še vrsto transportnega sredstva ter registrsko številko in naročilo pošljejo prevozniku. Gorenje, kot lastnik blaga zavaruje tovor s kargo zavarovanjem. Podjetje Gorenje nima svojega lastnega voznega parka tovornih vozil. Dejanski transport opravljajo samo zunanji izvajalci. Transportna sredstva so tovornjaki, vlak in kombinirani prevozi. Po nalaganju pošiljke se izpišejo naslednji dokumenti: Dobavnica, Faktura (račun), Carinska deklaracija (pri izvozu) in Tovorni list. Glede na vrsto transporta poznamo: - CMR- tovorni list za mednarodni kamionski promet, - CIM - tovorni list za mednarodni železniški promet in - LOCO- tovorni list za notranji železniški promet. Osnovo za obračun transportnih stroškov predstavljajo kreirana naročila izhodnih oz. vhodnih transportov v oddelku logistike.

34

5 UVEDBA REŠITVE SAP R/3 ZA DOKUMENT CMR 5.1 Tovorni list CMR Tovorni list CMR je dokument, ki se uporablja v mednarodnem cestnem transportu. Tovorni list se izda ob prevzemu tovora za prevoz. Z njim prevoznik potrjuje, da je bila sklenjena prevozna pogodba in da je tovor prevzel za prevoz (Uradni list RS 2003, 38 člen). S pogodbo o prevozu tovora se prevoznik obveže, da bo tovor prepeljal v namembni kraj in ga izročil prejemniku ali drugi pooblaščeni osebi, ki jo določi prejemnik. Pošiljatelj pa se obveže, da mu bo plačal v pogodbi dogovorjeno voznino (Ibid, 24 člen). V mednarodnem transportu je treba tovorni list izpolniti v dveh jezikih, in sicer v jeziku države pošiljatelja ter v enem od priznanih mednarodnih jezikov (francoski, nemški, italijanski, angleški). Izda se v treh izvirnikih. Prvi izvod tovornega lista se izroči pošiljatelju, drugi spremlja tovor med prevozom in se izroči prejemniku, tretjega pa obdrži prevoznik (Ibid, 39 člen). En del podatkov v tovornem listu mora izpolniti pošiljatelj (med debelimi črtami na obrazcu), drugi del pa prevoznik. Pošiljatelj odgovarja za škodo, ki nastane zaradi netočnih in nepopolnih podatkov, ki jih je vpisal v tovorni list ali ki jih je na njegovo zahtevo vpisal prevoznik (Ibid, 43 člen). 5.2 Prilagoditev rešitve SAP R/3 za izpis tovornega lista podjetju Gorenje 5.2.1 Glavni podatki SAP dokument je zbirka podatkov, ki so shranjeni v različnih tabelah podatkovne baze. SAP vzdržuje vse povezave med temi tabelami (Bancroft, Seip, Sprengel 2001, 65). Podatke in vir teh podatkov, ki so potrebni za izpis tovornega lista CMR, predstavljamo v tabeli 2. Opisani so po rubrikah dokumenta, ki jih mora izpolniti pošiljatelj – v našem primeru podjetje Gorenje. Izvor podatkov dokumenta CMR je aplikativno področje SD (modul Prodaja in distribucija). Podatki se črpajo iz naslednjega toka dokumentov: - dobavnica, - naročilo transporta, - komisioniranje/izdaja blaga, - fakturiranje ter - carinjenje. Fakturiranje predstavlja kreiranje računov na podlagi dobavnic in zaključek aktivnosti v prodaji.

35

TABELA 2: GLAVNI PODATKI DOKUMENTA CMR IN NJIHOV VIR

Opomba: Faktura – vse fakture, ki se nanašajo na posamezen CMR Vir podatkov: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003

Št. rubrike

Opis rubrike (podatek) Vir podatka Opomba

1 Pošiljatelj (popolni naslov)

Matični podatki poslovnih partnerjih

Vedno isti podatek (Gorenje, d.d.)

2 Prejemnik (popolni naslov)

Faktura Potrebno združiti po prejemnikih

3 Predvideno razkladališče v namembnem kraju (popolni naslov)

Faktura Potrebno združiti po razkladalni postaji

4 Nakladališče (odhodni kraj, popolni naslov, datum)

Matični podatki o poslovnih partnerjih, faktura

/

5 Priložene spremne listine

Faktura in Pack lista

Podatek, pridobljen iz skupine faktur

6 Oznake in številke tovorkov

Matični podatki izdelka

Nazivi aparatov, združeni po tarifnih številkah v jeziku države prejemnika

7 Število tovorkov Faktura Količine se seštejejo znotraj tarifne številke aparata

8 Vrsta ovojnine Faktura / 9 Vrsta blaga Faktura / 10 Statistična številka Carinske tarifne

številke /

11 Kosmata teža; kg Faktura Seštevek bruto tež iz vseh faktur

13 Pošiljateljeva navodila (za carinske in druge postopke)

Navodila o uvoznem carinjenju, dobavnica, faktura

a) Poenostavljen carinski postopek ali redna carina – možnost izbire

b) Uvozno carini c) Navodilo prevozniku d) Zalivka e) Št. Dobavnice

14 Voznino plača Faktura Incoterm 16 Prevoznik (popolni

naslov) Faktura /

21 Izstavljeno v kraju, dne Velenje, sistemski datum

Možnost spremembe

22 Podpis in žig pošiljatelja Uporabniško ime Ime in priimek osebe, ki je kreirala CMR

36

5.2.2 Opis rešitve Kot smo že omenili, se med uvajanjem sistema SAP zaradi potrebe po različnih paketih podatkov, pojavi zahteva po postavitvi SAP okolja v različne namene (Bancroft, Seip in Sprengel 2001, 77). Osnovno okolje sistema SAP v podjetju Gorenje predstavljajo naslednji trije sistemi (Interna gradiva podjetja Gorenje 2003): - razvojni sistem (R3D), - sistem za zagotavljanje kvalitete (R3Q) in - produkcijski sistem (R3P). Uvedba rešitve je možna le na sistemu R3D, ki obsega naslednje kliente (odjemalce), namenjene različnim aktivnostim: - 200 (CUST), kjer se izvajajo vse spremembe (prilagajanje, razvoj novih objektov itd.), - 210 (SAND), ki je namenjen za vnos podatkov za osnovno testiranje in - 220 (TEST), kjer se izvaja testiranje na večjem vzorcu podatkov. V podjetju Gorenje so se odločili, da bodo rešitev za dokument CMR uvedli z razvojem objektov. Osebe, ki sodelujejo pri razvoju so (Interna gradiva podjetja Gorenje, 2001): - ključni uporabnik, ki odgovarja za SAP rešitev za zadevni oddelek oz. poslovni proces

s tem, da določa zahteve in sodeluje pri definiranju zahtev po dodatni funkcionalnosti, - IT oseba (nosilec informacijske tehnologije), ki s pomočjo SAP uvajalcev organizira in

izvaja prilagoditve SAP objektov, - programer/razvijalec, ki prilagaja ali razvija nove SAP objekte v programskem jeziku

ABAP/4 in - administrator, ki je odgovoren za vzdrževanje strojne opreme in SAP instalacije. Koraki pri razvoju objektov so prikazani v spodnji tabeli.

TABELA 3: KORAKI PRI RAZVOJU OBJEKTOV

Korak Sistem/ Klient

Naloga Oseba

1 Definicija zahteve Ključni uporabnik, IT oseba

2 Izdelava specifikacije za razvoj IT oseba 3 R3D/200 Kopiranje objektov ter dodelitev v

razvojni razred IT oseba

4 R3D/200 Kreiranje zahtev in nalog IT oseba 5 R3D/200 Nastavljanje parametrov IT oseba 6 R3D/200 Razvoj objektov (CUST) Programer/razvijalec 7 R3D/210 Testiranje objektov (SAND) Programer/razvijalec 8 R3D/220 Testiranje objektov (TEST) IT oseba 9 R3D/200 Zaključitev razvoja Programer/razvijalec 10 R3Q/300 Transport na R3Q sistem Administrator 11 R3Q/300 Testiranje na realnih podatkih Ključni uporabnik, IT

oseba 12 R3P/400 Transport na R3P sistem Administrator

Vir podatkov: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003

37

V korakih, kjer se izvaja testiranje, se lahko postopek vrne na razvojne korake, kjer se popravijo morebitne nepravilnosti. 1. KORAK: Definicija zahteve Ko se pojavi zahteva za uvedbo rešitve v sistemu SAP, je potrebno najprej preveriti vse možnosti za rešitev problema s pomočjo prilagoditev (ang. Customizing). Če le ta možnost ne obstaja (potrjena s strani SAP svetovalca in ključnih uporabnikov), se poda zahteva za razvoj na posebnem obrazcu Zahteva/specifikacija izpisa. Pri pridobivanju podatkov, ki jih je potrebno navesti na obrazec, morajo sodelovati tako ključni uporabniki kot IT osebe. Na obrazcu se navede (Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003): - lastnik zahtevka (oddelek informatike) in uporabnik izpisa (oddelek logistike), - prioriteta izpisa (visoka), - kratek opis zahtevanega izpisa (glej podpoglavje 5.1), - tehnične informacije:

izvor podatkov (glej podpoglavje 5.2.1), standardni SAP-ovi izpisi, ki so podobni zahtevanemu (tabela 4):

TABELA 4: STANDARDNI SAP IZPISI

Vir podatkov: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003

orodja, ki se bodo uporabila za kreiranje izpisa (tabela):

TABELA 5: ORODJA ZA KREIRANJE IZPISA

Orodje za izpis Primernost? DA/NE

Zaželen za razvoj izpisa? DA/NE

Zakaj zaželen (nezaželen)?

ABAP Query Report Painter / Report Writer

Drill-Down Reporting

ABAP program DA DA Potrebne so večje spremembe pri pripravi potrebnih podatkov

BW Ostalo?

Vir podatkov: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003

zunanji viri, uporabljeni pri iskanju rešitve za izpis (service.sap.com, in

help.sap.com) ter

Naslov izpisa Program/transakcijska koda/ostalo Standardni izpis v sistemu SAP (izhod) Standardni program/transakcija/forma CMR1 RVADTR01/VT01n/SD_SHIPMENT_CMR

38

- podobnosti in razlike med standardnim in zahtevanim izpisom (tabela 6):

Vir podatkov: Interna gradiva podjetja Gorenje 2003 2. KORAK: Izdelava specifikacije za razvoj Obrazcu Zahteva/specifikacija izpisa se priloži posebna specifikacija za razvoj, kjer se navedejo vsa polja, ki nastopajo na izpisu ter njihov opis in izvor (glej tabelo 2). 3. KORAK: Kopiranje objektov ter dodelitev v razvojni razred V ABAP razvojnem okolju se je naredila kopija standardnega programa za izpis dokumenta CMR pod novim imenom: /GOR/SD02_CMR1. Ime se začne s predpono GOR, ki je rezervirana posebej za podjetje Gorenje. Predponi sledi ime modula, za katerega se nek objekt (program) razvija (SD), oznaka vrste objekta (02- izpisni program s formo (obrazcem)) ter 4-mestna alfanumerična oznaka po lastni izbiri (CMR1). Obrazec pa se je shranil pod imenom: /GOR/SD10_CMR1. Vsak objekt se dodeli v razvojni razred (ang. Development class). Razvojni razred je kategorizacija SAP razvojnih objektov, da bi ohranili vse objekte, ki spadajo skupaj (Bancrof, Seip in Sprengel 2001, 60). Program za izpis dokumenta CMR se je dodelil v razvojni razred /GOR/SD.

Št. rubrike Zahtevan izpis za CMR Standardni SAP izpis za CMR 1 Pošiljatelj (popolni naslov) Naziv in naslov pošiljatelja nista

ustrezna 2 Prejemnik (popolni naslov) Izpis ustreza 3 Predvideno razkladališče v namembnem

kraju (popolni naslov) Izpis ustreza

4 Nakladališče (odhodni kraj, popolni naslov, datum)

Naziv in naslov nakladališča nista ustrezna

5 Priložene spremne listine Izpis ustreza 6 Oznake in številke tovorkov Nazivi aparatov niso združeni po

tarifnih številkah 7 Število tovorkov Količine niso seštete znotraj tarifne

številke 8 Vrsta ovojnine Izpisa ni 9 Vrsta blaga Izpisa ni 10 Statistična številka Izpisa ni 11 Kosmata teža; kg Izpis ustreza 13 Pošiljateljeva navodila (za carinske in

druge postopke) Izpisa ni

14 Voznino plača Izpisa ni 16 Prevoznik (popolni naslov) Izpisa ni 21 Izstavljeno v kraju, dne Izpisa ni 22 Podpis in žig pošiljatelja Izpisa ni

TABELA 6: PRIMERJAVA MED ZAHTEVANIM IN STANDARDNIM IZPISOM

39

4.KORAK: Kreiranje zahtev in nalog Za vsak nov objekt kot tudi za spremembo je potrebno kreirati zahteve (ang. Requests) in naloge (ang. Tasks), pod katerimi bodo v sistemu SAP shranjene vse sistemske nastavitve in spremembe za ta objekt. Zahteve se uporabljajo za prenos nastavitev in sprememb objektov na drug R/3 sistem. Naloge pa se kreirajo za programerja/razvijalca, ki kreira zahtevo. Zahteva za izpisni program CMR se je shranila pod oznako: R3D901616. Posebej pa se je shranila tudi zahteva za obrazec: R3DK901631. 5. KORAK: Nastavljanje parametrov S pomočjo orodja IMG (transakcija: SPRO) so se nastavili parametri, ki bodo omogočali način uporabe naše rešitve v uporabniškem okolju. Ti parametri so: - tipi izhodov ter - rutine uvajanja. Pod tipi izhodov se določi: - skupina aplikacij, na katero se nanaša program za izpis: V3 (fakturiranje), - vrsta sporočila za izpis (ang. Output types): ZCMR ter - parametri, kot so splošni podatki, privzete vrednosti, čas in izpis. Pod rutine uvajanja pa spada: - način pošiljanja oziroma način izpisovanja dokumenta: Natisnjen izvod, - določitev pripadajočega programa: /GOR/SD02_CMR1, - forma (rutina), ki nam pove, na katerem mestu se začne izpisovati dokument: Entry, - določitev pripadajočega obrazca: /GOR/SD10_CMR1. 6. KORAK : Razvoj objektov (CUST) Manjkajočo funkcionalnost SAP rešitve za izpis CMR je bilo potrebno zagotoviti z dopolnjevanjem kopije programske kode v ABAP/4 programskem jeziku, saj s pomočjo prilagajanja ni bilo mogoče zagotoviti pravilnega izpisa. Programer/razvijalec je program in formo za izpis spreminjal in dopolnjeval na razvojnem sistemu R3D (klient 200). 6. KORAK: Testiranje objektov (SAND) Na klient 210 razvojnega sistema R3D so se vnesli transakcijski podatki za osnovno testiranje spremenjenega programa in forme za izpis. 6. KORAK: Testiranje objektov (TEST) Drugo testiranje pa je potekalo na večjem vzorcu podatkov na klientu 220 razvojnega sistema. Prenos objektov med klienti razvojnega sistema je avtomatski. 9. KORAK: Zaključitev razvoja Po končanem testiranju programa in obrazca za izpis dokumenta CMR je programer /razvijalec razvoj na razvojnem sistemu R3D končal. Sledil je prenos programa na sistem za zagotavljanje kvalitete. 10. KORAK: Transport na R3Q sistem V orodju za organiziranje transporta (ang. Transport Organizer) so označile zahteve pod katerimi so shranjene vse spremembe in nastavitve za naš program in se prenesle na sistem za zagotavljanje kvalitete R3Q.

40

11. KORAK: Testiranje na realnih podatkih Na klientu 300 sistema za zagotavljanje kvalitete se je program za izpis dokumenta CMR testiral na realnih podatkih. Ti podatki se približno na pol leta prenašajo na ta klient iz produkcijskega sistema. Ko se je domnevalo, da je delovanje programa pravilno, se je ta predal v podrobnejše testiranje ključnim uporabnikom, ki so naredili predvsem vsebinske kontrole izpisa. 12. KORAK: Transport na R3P sistem Zahteva, ki je na klientu 300 sistema R3Q, se mora v roku tekočega dne preko orodja Transport management sistem (ang. Transport Management System) prenesti na R3P (klient 400), ali pa zavrniti, če program še ni pripravljen za uporabo. Kakor hitro ključni uporabniki potrdijo pravilnost delovanja programa, se prenos izvede in zahteva se prenese na produkcijski sistem, kjer je program za na voljo za uporabo. 5.2.3 Delo s programom Rešitev za izpis tovornega lista CMR uporabljajo na oddelku odpreme v logistiki. Delo s programom za izpis obsega (Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003): - Priprave, potrebne za izpis CMR-a, ki se izvajajo v polju Teksti (slika 10). Te

priprave obsegajo: vpis opomb, ki se morajo izpisati na dobavnico (npr. redna carina, doklada v CE

itd) in navodila o uvoznem carinjenju (npr. uvozno carini Schenker na meji itd.).

Ko se ti podatki, potrebni za pripravo, vnesejo, se izpiše dokument Dobavnica (lahko jih je več).

SLIKA 10: PRIPRAVE ZA IZPIS DOKUMENTA CMR

Pod interna navodila se vpisujejo opombe, ki se morajo izpisati na dobavnico.

Pod navodilo prevozniku se vpišejo navodila o uvoznem carinjenju, ki pridejo iz naloga za carinjenje.

Zaradi pravilnega vpisa podatkov na CMR je potrebno ločiti podatke s /. Npr. 20/rezervni deli/50 Razlaga: 20 = kosi, 50 = kilogrami

Vir: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003

41

- Kreiranje skupine faktur, za izdajo CMR-a: Uporabniku je na voljo transakcija VG01, kjer najprej vnese vrsto skupine in

številke faktur, ki spadajo v skupino (slika 11): Vir: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003

Ko so številke faktur vnešene, je potrebno vnesti podatke (slika 12) preko polja Sporočila. Ti podatki so: vrsta dokumenta, šifra partnerja in jezik.

V polje se vpiše 3, ki pomeni skupino faktur za CMR.

V polja se vnašajo številke faktur, ki se nanašajo na posamezen CMR (v tem primeru je samo ena faktura).

SLIKA 11: KREIRANJE SKUPINE FAKTUR

SLIKA 12: VNOS PODATKOV ZA CMR

Vir: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003

42

SLIKA 14: IZPIS DOKUMENTA CMR

Preko ikone Komunikacijsko sredstvo se izbere ustrezen tiskalnik za izpis. Ko je vse vneseno, je potrebno skupino shraniti. V spodjem levem kotu se izpiše številka skupine.

- Posebnosti (redna carina, certifikat, dodajanje gratis faktur):

Redna carina: Kadar gre za redno carino, je potrebno v transakciji VG02, kjer se dokument CMR izpisuje, vnesti poleg vrste skupine in številke skupine preko ikone Podatki glavne skupine tudi črko »R« (slika 13). Na CMR se tako izpiše »redna carina« namesto »poenostavljeni carinski postopek«.

Vir: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003 Certifikat: Enako kot zgoraj, le da se v transakciji VG02 v Podatkih glave skupine

vpiše »/C« in shrani.

Gratis fakture: Enako kot zgoraj, le da se vpisujejo gratis fakture: //1111, //2222, //3333 itd.

- Izpis CMR-a : CMR se izpisuje v transakciji VG02, kjer se izpolnijo polja na sliki 14:

V polje se vpiše »R«, kar pomeni redna carina.

SLIKA 13: REDNA CARINA

Vir: Interna gradiva podjetja Gorenje, 2003

43

6 SKLEP S to diplomsko nalogo smo želeli predstaviti konkreten primer prilagoditve SAP R/3 rešitve na področju logistike v podjetju Gorenje. V prvem poglavju smo zato opredelili pojem logistike. Spoznali smo, da je logistika v proizvodnem podjetju nujno potrebna za pretok materialov od dobavitelja, preko proizvodnje do kupca končnega izdelka. Ta pretok materialov pa spremlja veliko število informacij, ki so posledica interakcij med posameznimi logističnimi procesi. Zaradi tega imajo učinkoviti informacijski sistemi v logistiki izredno pomembno vlogo. Prav tako smo spoznali, da je logistika v podjetju tesno povezana z ostalimi podsistemi v podjetju, zato se pojavlja potreba po povezavi procesov logistike z ostalimi podjetniškimi procesi. Našteli smo tudi nekaj informacijskih sistemov, ki temeljijo na integraciji logističnih procesov v podjetju. Osredotočili pa smo se na informacijski sistem SAP R/3, ki spada v skupino ERP sistemov. Sistem SAP R/3 temelji na povezanosti vseh poslovnih procesov znotraj podjetja, kot tudi med podjetji in je primeren tako za majhna kot velika podjetja. Primeren pa je tudi za različna gospodarska področja. Da je temu tako, so zaslužne standardne programske rešitve SAP R/3, ki pa so bile razvite glede na prakso v različnih podjetjih. Ker pa se struktura ter poslovanje med podjetji razlikujeta, je potrebno sistem SAP R/3 nastaviti tako, da bo ustrezal potrebam podjetja. Nastavljanje teh rešitev glede na potrebe podjetja (konfiguracija) pa je zapleten proces, ki zahteva veliko znanja. Sem spada nastavljanje različnih konfiguracijskih tabel. Lahko pa se tudi zgodi, da rešitev ni mogoče prilagoditi s konfiguracijo in je potrebno poseči po drugih metodah (npr. spreminjanje programske kode, dodajanje nove kode, in podobno). Zato je potrebno pred uvedbo takšnega sistema v podjetje tehtno premisliti o vseh možnostih zapletov. Na začetku naloge smo si zadali cilj, predstaviti koncept organizacijske strukture logistike v sistemu SAP za podjetje Gorenje. Predstavili smo jo z opisom organizacijskih elementov. Podali pa smo tudi opis glavnih podatkov in predstavili poslovne procese splošne logistike. Z opisom procesov logistike znotraj podjetja Gorenje smo spoznali potek in integracijo logističnih procesov znotraj sistema SAP R/3. Naš cilj je bil tudi predstaviti prilagoditev konkretne rešitve potrebam podjetja Gorenje. Izbrali smo dokument, ki se uporablja v mednarodnem cestnem transportu (CMR). Z opisom postopka uvedbe rešitve smo pokazali primer, ko samo prilagajanje s konfiguracijo ni zadostno. Tako smo spoznali kako, poteka razvoj rešitve, kadar je potrebno spreminjanje s poseganjem v programsko kodo aplikacij. Prikazali pa smo tudi uporabo te rešitve v uporabniškem okolju. Podjetja, ki se odločijo za uvedbo standardnih programskih rešitev za podporo poslovnim procesom, se morajo zavedati, da je to dolgotrajen in zapleten proces, ki zahteva od podjetja, poleg tehničnih tudi poslovne in vedenjske spremembe. Podjetja morajo biti pripravljena na te spremembe, saj bodo le tako lahko uspešno uvedla in prilagodila takšne rešitve svojim potrebam.

44

7 POVZETEK S KLJUČNIMI BESEDAMI Logistika proizvodnega podjetja se ukvarja z obvladovanjem materialnih tokov v podjetju, ki potekajo od dobavitelja, prek proizvodnje do končnega uporabnika. Materialni tokovi pa so povezani s številnimi informacijami, ki te tokove aktivirajo, jih spremljajo ter jih na koncu zaključijo in ovrednotijo. Za pravočasno in ustrezno oskrbo s temi informacijami, podjetje potrebuje logistični informacijski sistem. Logistični informacijski sistem s pomočjo informacijske tehnologije, postopkov in ljudi zbira, obdeluje, shranjuje ter posreduje podatke in informacije ljudem, ki sprejemajo pomembne logistične odločitve. Logistični procesi v podjetju so pogosto vezani na druge poslovne procese kot so nabavni, proizvodni, finančni in prodajni procesi. Informacijski sistemi, ki temeljijo na takšni procesni povezanosti logističnih in ostalih poslovnih procesov v podjetju, so: - sistemi, ki se uporabljajo za planiranje materialov in virov proizvodnje (MRP sistemi), - sistemi, ki se uporabljajo za planiranje potreb distribucije (DRP sistemi) - sistemi, ki se uporabljajo za harmonično kontrolo proizvodnih količin (Kanban / JIT

sistemi) ter - sistemi, ki poleg zgoraj omenjenih področij, pokrivajo tudi ostala področja v podjetju,

kot so finance, človeški viri, vzdrževanje itd. (ERP sistemi). Vodilni ponudnik sistemov ERP na trgu je podjetje SAP AG, ki trži informacijski sistem SAP R/3. SAP R/3 je informacijski sistem, ki ponuja podjetjem poslovne aplikacije in je zasnovan kot sistem odjemalec/strežnik. SAP R/3 aplikacije obsegajo številna funkcijska področja podjetja in so primerne za skoraj vsa gospodarska področja. Ker pa se struktura in poslovanje podjetij razlikuje, je potrebno sistem SAP R/3 nastaviti glede na specifične potrebe podjetij. Nastavimo ga lahko s pomočjo konfiguracije ali pa s spreminjanjem sistema. Konfiguracija pomeni nastavljanje po meri brez direktnega spreminjanja programskih kod aplikacij. Spreminjanje pa se za razliko od konfiguracije nanaša na spreminjanje in prilagajanje programskih kod s pomočjo ABAP/4 razvojnega okolja. Spreminjanje brez sodelovanja podjetja SAP AG ni priporočljivo. Za uvedbo sistema SAP R/3 so se odločili tudi v Skupini Gorenje. Gorenje je največje slovensko proizvodno podjetje in hkrati tudi največji neto izvoznik. V podjetju ima ključno izvajalno vlogo logistika. Komponenta logistike v sistemu SAP ponuja podjetju Gorenje možnost za potek naslednjih procesov: - vhodnih dobav, ki obsegajo proces nabave repromaterialov in surovin od dobaviteljev, - izhodnih dobav, ki obsegajo proces od naročil kupcev do izdaje gotovih izdelkov, - internih procesov, ki se nanašajo na premike blaga znotraj podjetja in - transportnega procesa, ki se nanaša na transport blaga od dobavitelja do podjetja in od

podjetja do kupca. V delu smo navedli tudi primer prilagoditve rešitve SAP R/3 za dokument CMR, ki ga uporabljajo v transportnem procesu podjetja Gorenje. Ker funkcionalnost, ki jo ponuja sistem SAP ni ustrezala potrebam podjetja Gorenje, se je rešitev uvedla s pomočjo razvoja objektov v ABAP/4 razvojnem okolju.

45

Razvoj objektov obsega: - definicijo zahteve, - izdelavo specifikacije za razvoj, - kopiranje objektov in dodelitev v razvojni razred, - kreiranje zahtev in nalog, - nastavljanje parametrov, - razvoj objektov na razvojnem sistemu, - testiranje objektov na razvojnem sistemu, - transport na sistem za zagotavljanje kvalitete, - testiranje na realnih podatkih ter - transport na produkcijski sistem. KLJUČNE BESEDE logistika proizvodnega podjetja logistični proces informacijski sistem logistike celoviti informacijski sistemi informacijski sistem SAP R/3 podjetje Gorenje konfiguracija sistema SAP R/3 spreminjanje sistema SAP R/3 SAP logistika vhodne dobave izhodne dobave interni procesi transportni procesi SAP objekt ABAP/ 4 razvojno okolje tovorni list CMR razvoj objektov razvojni sistem sistem za zagotavljanje kvalitete produkcijski sistem

46

8 ABSTRACT WITH KEY WORDS Logistics of Production Company is engaged in the management of material flows in the company, from the supplier through the production up to the final user. Material flows are also connected with a number of information, activating and monitoring such flows, which are concluded and evaluated at the end. For providing the timely and adequate information the company needs a logistic information system. The logistic information system accumulates, processes, stores and transmits the data and gives information to the people, making important logistics decisions. Logistic processes within the company are often linked to other business processes as for example: purchasing, production, financial and sales. Information systems basing on such process connections of logistics with other business processes within the company are the following: - systems used for planning the materials and production resources (MRP systems), - systems which are used for planning the distribution necessities (DRP systems), - systems used for harmonised control of manufactured quantities (Kanban / JIT

systems) and - systems covering, beside the above stated, also other areas in the company, such as

financial, HRM (human resource management), maintenance etc. (ERP systems). The leading bidder of ERP systems on the market is the SAP AG Company, marketing the SAP/3 information system. SAP R/3 information system offers the business applications to companies and is designed as the customer/server system. SAP R/3 applications comprise numerous functional areas of the company and are suitable for almost all areas of economy. Since the structure and operations of companies differ, the SAP R/3 system must be adjusted to the specific necessities of companies. It can be set by means of configuration or by modifying the system. Configuration means adjustments made to measure without direct modifications to program application codes. Modifications differ from the configuration in adjustments of program codes by means of ABAP/4 Development Workbench. Making modifications to the system without co-operation of SAP AG company is not recommendable. The Gorenje Group has also decided to introduce SAP R/3 system. Gorenje is the largest Slovenian production company and at the same time also the biggest net exporter. Logistics of the company is of the key importance. The logistics component in the SAP system offers Gorenje the possibility of the following processes: - inbound deliveries, comprising the purchasing process of reproduction materials and

raw materials from the suppliers, - outbound deliveries, comprising the lead time process from the starting order to the

release of finished products, - internal processes related to the movement of goods inside the company, and - the transport system related to the transport of goods from the supplier to the company

and from the company to the customer.

47

SAP R/3 solution for the CMR document, used in the transport system of Gorenje, has also been treated. Since the functionality offered by SAP system did not suit to Gorenje’s needs the solution was introduced by means of development od objects in ABAP/4 Development Workbench. Development of object comprises the following: - requirement definition, - elaboration of development specification, - copying of objects and allocation to the development class, - creation of requests and tasks, - setting parameters, - development of object in development system, - testing of objects in development system, - transport to the quality assurance system, - testing on the basis of real data, and - transport to the production system. KEY WORDS: logistics of production company logistics process logistics information system integral information systems SAP R/3 information system Gorenje Company SAP R/3 system configuration SAP R/3 system modifications SAP logistics inbound deliveries outbound deliveries internal processes transport systems SAP object ABAP/4 Development Workbench CMR bill of freight development of objects development system quality establishing system production system

48

9 SEZNAM LITERATURE 1. ASAP World Consultancy, et al. 1996. Using SAP R/3. Indianapolis: Que. 2. Bancroft Nancy H., Seip Henning, Sprengel Andrea. 2001. Implementacija SAP

R/3.Greenwich: Manning. 3. Bobek, Samo. (2003). ERP informacijske rešitve. [online]. Ekonomsko-poslovna

fakulteta Maribor. Dostopno na: http://epf-oi.uni-mb.si/clani/bobek/FI/ERP.pdf [6.1.2004].

4. Čižman, Anton. 2002. Logistični management v organizaciji. Kranj: Moderna organizacija.

5. Djurdjič, Vladimir. 2003. Trdnjava poslovnih rešitev. Sistem – Nove tehnologije za poslovni svet. Junij, 26-28.

6. Hernández José Antonio. 1997. The SAP R/3 Handbook. New York: McGraw-Hill, 7. Hiquet Bradley D., Kelly Anthony F..1998. SAP R/3 Implementation Guide: A

Manager'sGuide to Understanding SAP. Indianapolis: Macmillan Technical Publishing.

8. Hribar, Igor. 2003. Logistični procesi. V Poslovna logistika 2003 – GV Konferenca. Ljubljana:GV izobraževanje.

9. Kaltnekar, Zdravko. 1993. Logistika v proizvodnem podjetju. Kranj: Moderna organizacija.

10. Kovačič, Andrej. 1997. Kakšne uporabniške rešitve potrebujemo?. Uporabna informatika. 1997 (1).

11. Larocca, Danielle. 2002. Naučite se sami SAP R/3 v 24. urah. Indianapolis: Sams Publishing.

12. Logožar, Klavdij in Anton Ogorelc. (2002). Poglavja iz poslovne logistike. [online]. Ekonomsko-poslovna fakulteta Maribor. Dostopno na:

http://epf-uni.mb.si/pedagofi/logozar/olp.pdf. 13. McCarthy, Brendan in Paul Hawking. (2002). Teaching SAP’s ABAP Programming

Language to IS Students: Adopting and Adapting Web-based Technologies. [online]. Victoria University Melbourne. Dostopno na:

http:// ecommerce.lebow.drexel.edu/eli/2002Proceedings/papers/mccar126teach.pdf [14.1.2004].

14. Oblak, Henrik. 1997. Mednarodna poslovna logistika. Maribor:Ekonomsko-poslovna fakulteta.

15. Ogorelc, Anton. 1996. Logistika: Organiziranje in upravljanje logističnih procesov. Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta.

16. Požar, Danilo. 1996. Kakovost in logistični procesi v podjetju.V Kakovost in logistični procesi v podjetju, D. Požar. Maribor: EPF Inštitut za transport in logistiko.

17. Požar, Danilo. 1997. Management proizvodne logistike.V Proizvodni management- opcijski modul. Maribor: MBA Mednarodna podiplomska šola za management.

18. Schonsleben, Paul. 2000.Integral logistics Management. Florida: St. Lucie Press. 19. Uradni list RS. 2003. Zakon o prevoznih pogodbah v cestnem transportu (ZPPCP-1).

126/2003.

49

10 VIRI 1. http://help.sap.com. 2. http://www.gorenje.si. 3. http://www.gorenjegroup.com. 4. http://www.intertransport.si/RSS/ZAKONI,%20SPORAZ.%20IN%20KONVENCIJE/

CMR/sporazum_CMR.htm. 5. http://www.sap.com/slovenia/solutions/industry. 6. Interna gradiva podjetja Gorenje 2001-2003.

I

PRILOGA: CMR obrazec