Uputstvo za korištenje programskog paketa Kompas, verzija 1.0.0.154

Uvod

Programski paket kompas je napravljen kao kompletno softversko poslovodstveno-knjigovodstveno rešenje za vođenje malog i srednjeg biznisa, u svim oblastima poslovanja: veleprodaji, maloprodaji, uslugama i proizvodnji. Radi lakšeg rada, ti delovi su grupisani kao: veleprodaja, koja sadrži i usluge i finansijsko knjigovodstvo, maloprodaja sa radom sa fiskalnim štampačem i proizvodnja.

Između poslovodstvenog i knjigovodstvenog dela postoji automatska veza definisana modelima, odnosno načinima knjiženja robnih dokumenata, koji se jednom podešeni, automatski knjiže u finanijsko knjigovodstvo. Nerobni dokumenti se knjiže direktno u finansijsko knjigovodstvo pravljenjem klasičnih finansijskih naloga.

Osim robnog i finansijskog dela, kao i lagera, stanja kupaca i dobavljača, knjiga i kartica koji idu uz to i daju knjigovodstveno-poslovodstvenu sliku preduzeća, postoji čitav niz analiza, pregleda i grafikona koji pružaju menadžersku sliku poslovanja preduzeća.

U robnom delu je omogućeno pravljenje svih potrebnih, i poslovanju poznatih tipova dokumenata, kao što su: fakture, gotovinski računi, kalkulacije veleprodaje i maloprodaje, ulazi sirovina, INO kalkulacije, otkupi, prenosi između magacina, veleprodaje i maloprodaje, proizvodnje i veleprodaje i maloprodaje, povratnice po svim tipovima izdatih dokumenata, trebovanja, radni nalozi, otpisi... itd. Kompletan spisak dokumenata će biti analiziran kroz uputstvo o njihovom korištenju.

Napominjem da se većina dokumenata izrađuje na gotovo isti način, sa gotovo istim interfejsom, tako da ovladavanjem znanjem o pravljenju jedne vrste dokumenta, stičete znanje za proizvodnju gotovo svih ostalih tipova robnih dokumenta, tako da će se uputstvo, radi uštede prostora u vremena detaljno baviti samo najčešće upotrebljavanim tipovima dokumenata, dok će za ostale biti iznete samo razlike u odnosu na standardne dokumente.

Knjiženje finansijskih naloga, osim ovog uputstva podrazumeva i određeno knjigovodstveno znanje, koje će takođe biti potrebno i za razumevanje knjigovodstvenih kartica, kao što su sintetičke, analitičke, zbirne sintetičke i zbirne analitičke kartice, IOS-i, bruto bilansi, zaključni listovi i sve ostali knjigovodstveni izveštaji, i prenošenje tog knjigovodstvenog znanja neće biti predmet ovog uputstva, ali predmet uputstva će biti način rada i proizvodnja dokumenata i kartica, kao i pravljenja šablona za knjiženje u tehničkom smislu. Kao deo finansijskog dela progama će biti obrađeno posmatranje knjiga Kepu, Ulaznih i Izlaznih računa, Evidencija PDV-a, i niza drugih knjiga koje su neophodne po zakonu o računovodstvu, a biće taksativno nabrojane, uz detaljno uputstvo za podešavanje i formiranje iz unetih podataka.

Kao zasebna celina uputstva se nalazi deo o menadžerskim analizama poslovanja uz mogućnost posmatranja nekih u principu finansijskih izveštaja na menažerski način, bez potrebe za poznavanjem knjigovodstva, kao što su stanja kupaca i dobavljača, lagera, isplativosti saradnje sa pojedinačnim partnerima, ostvarenim maržama po kupcu i artiklu, komercijalisti i slično, praćeno mogućnošću grafičkih prikaza traženih izveštaja i analiza.

1. Opšte konvencije

Programski paket kompas je pravljen za Windows® platformu, i prati konvencije koje je propisao operativni sistem. U radu sa programu je omogućeno korištenje miša u svim operacijama, ali obzirom da se u knjigovodsteno-poslovodstvenom radu unosi dosta numeričkih vrednosti sa tastature, omogućen je takođe rad i samo sa tastature, radi lakšeg rada korisnicima kojima takav način više odgovara. Svaka radnja se može izvršiti na više načina. Detalji će biti objašnjeni u samom uputstvu, ali kao ilustraciju navodim mogućnost klika mišem na dugme, izbora iz menija, desni klik mišem i izbor iz padajućeg menija koji se tada pojavi, pritiskanje dugmeta ALT+podvučeno slovo na imenu funkcije na dugmetu, funkcijski taster (od F1 do F12), ili jednostavno pritisak na Enter, Esc, Insert, Del ili bilo koje drugo funkcijsko dugme dodeljeno željenoj operaciji, a sve to za istu operaciju, u skladu sa izborom najpogodnijeg načina rada svakog korisnika ponaosob.

Ono što je uspostavljeno kao opšte pravilo su sledeće funkcije: pritisak na dugme Enter, uvek znači potvrdu, Esc, uvek znači odustajanje, Del, uvek znači brisanje, Insert uvek znači dodavanje, Tab

uvek znači prelazak na sledeće polje ALT+Tab uvek znači povratak na prethodno polje, strelica (kursor) na dole znači listanje tabele na dole, a stelica na gore, listanje tabele na gore, PgUp listanje cele strane na gore, a PgDown listanje cele stranice na dole... itd. Sve su to standrdne konvencije operativnog sistema, i koriste se ne samo u ovom softveru, već i editorima teksta, tabela i gotovo svim standardizovanim softverima za navedeni operativni sistem.Svaka od ovih operacija se odnosi na selektovani zapis, i samo za njega. Selektovani zapis se prepoznaje po tome što je „markiran“, odnosno prevučen crnim, za razliku od neselektovanih zapisa koji su na beloj pozadini.

2. Podešavanje programa

Pošto je softver predviđen za rad više vrsta korisnika i pokušava da pokrije sve poznate delatnosti, omogućena je maksimalna fleksibilnost, i korisničko podešavanje gotovo svakog parametra, od izgleda i veličine svakog prozora, rasporeda i veličina kolona u tabelama, vrste i veličine fontova u prikazu i štampi izveštaja, izbora preko 30 tipova i izgleda faktura i drugih dokumenta u štampi, do funkcionalnih podešavanja koja definišu načine formiranja izveštaja, načine proizvodnje dokumenata, sigurnosne aspekte programa, dodelu prava i šifara korisnicima i čitav niz drugih elemenata koji promenom mogu u potpunosti prilagoditi rad sa programom željama korisnika. Ovaj segment, kao veoma važan će biti objašnjen kroz uputstvo nekoliko puta, pojedinačno, vezano za svaki dokument, knjigu i analizu koja se bude objašnjavala, i zbirno u posebnom poglavlju podešavanje programa. Za sada je važno razumeti da je za pravilno podešavanje programa potrebno steći administratorsko znanje, a da program dolazi sa standardnim podešavanjem koje zadovoljava većinu standardnih korisnika.

3. Početak rada

Ulazak u program počinje pokretanjem ikone na desktopu „kompas“, nakon čega se pojavljuje prvi prozor, za izbor za ulazak u finansijsko, veleprodaju, maloprodaju ili proizvodnju, odnosno izlaz iz programa.

Pritiskom na željeno dugme ulazimo u izabrani deo programa. Krenućemo od veleprodaje, ali su načini rada u svakom drugom delu isti ili veoma slični, tako da ćemo se za ostale delove baviti samo razlikama, po savladavanju osnova koje će biti objašnjene kroz veleprodaju. Klikom na izabrano dugme, dobija se sledeći prozor:

Pošto je softver namenjen, kako pojedinačnim preduzećima, tako i knjigovodstvenim agencijama, u ovom prozoru su izlistana sva preduzeća koja se vode u programu.

Već od ovog momenta, svaka naučena radnja ili postupak je primenjiv i na ostatak programa, odnosno važe univerzalne konvencije.

Ispod prozora-tabele sa spiskom klijenata koji se vode u softveru se nalazi niz dugmića, sa natpisom o funkciji svakoga. Bilo koja operacija koja se odabere, odnosiće se na selektovani zapis, u ovom slučaju klijenta programa „ABC Commerce doo“. Selektovano ili „default“ dugme, koje će se aktivirati pritiskom na Enter je prepoznatljivo (ovde i uvek i svugde) po tome što je malo „zadebljano“, a i inače, sledeći principe ergonomije, odnosno logičnog korištenja, očekivano je da će nas Enter ili klik mišem na dugme Izaberi, ili ALT+I (podvučeno slovo u Izaberi) uvesti u odabranog klijenta, kao što će, klik na Odustani, ili ALT+O (podvučeno slovo u Odustani), ili Esc značiti odustajanje, odnosno izlazak iz programa.

Dugmići Dodaj, Kreiraj i Obriši su namenjeni programeru ili korisniku koji ima pravo dodavanja novih klijenata, i klik na njih traži šifru i dokaz prava nad tim funkcijama, i njima se nećemo baviti u ovom trenutku. Dugme koje je veoma bitno za standardnog korisnika je dugme Promeni, kojim korisnik sam menja podatke o svojoj firmi, bez potrebe da se obraća za pomoć programeru. Ti podaci se najčešće unose jednom, prilikom instalacije programa, ni ne zahtevaju česte promene, ali su promene ipak moguće (promena sedišta firme, šifre delatnosti, tekućeg računa, telefona, slika-grafik koji će se štampati na fakturi i sve ostalo što definiše firmu korisnika...) i ostavljene korisniku na diskreciju. Pritiskom na dugme promeni dobija se sledeći prozor:

Sama forma je prilično jasna, i zahteva svega par napomena. Kretanje između polja je tasterom Tab (ne enter kao kod starih DOS-ovih programa), ili klikom mišem na željeno polje (ponovo konvencija koja se ponavlja kroz celo uputstvo i važi za ceo program). Pritisak na Enter (ili klik mišem na dugme Upiši) znači potvrdu upisa i završetak rada sa formom, uz upis unetih izmena, dok pritisak na dugme Odustani ili taster Esc znači odustajanje od promena i zatvaranje forme BEZ upisa izmena. Radi izbegavanja slučajnog pritiska na pogrešan taster i gubitka ukucanih izmena, ovde i u ostatku programa, svaka radnja koja je potencijalno opasna se ne izvršava odmah već je praćena pitanjem, odnosno zahteva potvrdu. Znači, pokušaj odustajanja proziva sledeći prozor:

Ili zbirno, za ceo ekran to izgleda ovako:

Tek pritskom na dugme Da ili enter (jer je Da selektovano-uokvireno isprekidanim crticama, što znači da enter izvršava selektovano dugme), se forma zatvara, bez upisa. Ako smo se predomislili, pritiskom na ne ili taster Esc, odustajemo od odustajanja i ostajemo u formi, radi daljeg unosa.

Što se tekstualnih polja forme tiče, pored svakog se nalazi opis, tako da dodatna objašnjenja nisu potrebna osim za sledeća polja:Dir je polje koje korisnik ne može menjati i ono govori programu gde se nalaze podaci za tog klijenta.Graf je polje gde se upisuje ime jpg ili bmp fajla koji korisnik želi da se štampa na dokumentima kao logo preduzećaPJ je polje poslovna jedninica, i sadržaj iz tog polja se štampa na fakturama kao mesto izdavanja.Kojitekući je polje koje govori koji od 4 moguća tekuća računa će se štampati na fakturi. Taj izbor je moguć i kasnije iz programa, odnosno prilikom same štampe fakture, o čemu će biti reči kada se dođe do tog dela.Po završetku izmene podataka (samo ako je bila potrebna) i upisu vraćamo se na prvi prozor,

ili ako nije bila potrebna izmena podataka, ovu proceduru niti ne radimo, već Enterom ili klikom na dugme Izaberi, u prvom prozoru ulazimo u selektovanog klijenta, odnosno u sam program i dobijamo sledeći prozor:

Ponovo, po konvencijama operativnog sistema, glavni prozor ima svoje bitne elemente:

Na vrhu, u plavoj liniji se nalazi vrsta programa (veleprodaja, maloprodaja, proizvodnja- za sve je glavni prozor manje –više isti), i ime klijenta (bitno samo agencijama koje vode više klijenta), dok se u desnom uglu nalaze standardni dugmići operativnog sistema, za zatvaranje prozora, spuštanje u taskbar i promenu veličine. Za ovaj prozor, kao i sve ostale prozore u programu ne preporučujem korištenje dugmeta X za zatvaranje prozora. To dugme nije postavljeno od strane programera, već od strane operativnog sistema, i ono je naredba sistemu da zatvori prozor, ne obazirući se na to da li program još nešto radi, komunicira sa bazom podataka ili se bavi nekom drugom operacijom. ZA IZLAZAK IZ BILO KOJEG PROZORA, RADI SIGURNOSTI PROGRAMA I PODATAKA koristiti dugme odnosno meni koji je napravio programer (izlaz, kraj, odustani), i nalazi se kraju reda sa menijima, odnosno kao poslednje dugme u nizu, u svim prozorima.

Ispod plave linije, nalazi se linija sa menijima, gde se klikom na bilo koji meni, otvara čitav niz podmenija, i to je mesto gde se zapravo nalaze sve funkcije programa. Ovo uputstvo će se detaljno baviti najvažnijim, uz prikaz slika odnosno prozora i radnji za svaku bitnu funkciju, dok će SVE ostale

funkcije biti nabrojane i objašnjenje kraćim ili dužim tekstualnim objašnjenjem načina korištenja i svrhe odnosno namene.Ispod linije sa menijima, nalazi se linija sa alatima-dugmićima. Ti dugmići su izvedeni najvažniji, odnosno najčešće korišteni meniji, tako da se većina operacija može izvesti bilo klikom na dugme ili izborom iz menija. Recimo poziv spiska partnera-komintenata se može dobiti bilo klikom na prvo dugme sa leve strane (grafički prikazi pokušavaju dočarati namenu-u ovom slučaju, grupa ljudi) ili na meni Baze->Komintenti. Pošto na dugmićima nema tekstualnog opisa namene dugmeta, ta informacija je obezbeđena na dva načina:-postavljanjem miša na dugme (samo postavljanjem, bez klika) se pojavljuje žuti balončić sa opisom funkcije dugmeta-postavljanjem miša na dugme (samo postavljanjem, bez klika) se pojavljuje opis funkcije dugmeta na dnu prozora u liniji za opise i savete.

Ta linija na dnu prozora je veoma važna pomoć jer se u njoj (kasnije u upustvu će to biti detaljnije opisano) pojavljuju opisi, saveti i mogućnosti, u zavisnosti od toga šta korisnik trenutno radi, odnosno na kojem delu programa ili polju bilo koje forme stoji kursor.

Duž leve ivice se nalazi još jedna linija sa alatima-dugmićima. To su analitički dugmići, i za razliku od gornje linije sa dugmićima koji služe većinom za pozivanje dokumenata, ovi služe za pozivanje izveštaja i analiza.

Po sredini prozora je prazan deo, u kojem će se pojavljivati forme, odnosno funkcije koje će se pozivati prilikom rada sa programom, a u međuvremenu, dok program miruje, u tom delu se MOŽE nalaziti logo firme, u zavisnosti da li je logo postavljen i u odgovarajuće mesto (objašnjeno ranije) upisano ime slike koja čini logo.

4. Rad sa bazama

Osnovu programa čine baze, odnosno tabele podataka. Ima ih desetine, i spisak se može videti pritiskom na meni baze, nakon čega se otvara podmeni sa mogućnošću ulaska u svaku od njih. Najvažnije su baza komintenata, baza roba (veleprodajne, maloprodajne, sirovina, proizvoda, usluga), poreskih stopa, carinskih stopa, osnovnih sredstava, sitnog inventara......

Rad sa svakom bazom je gotovo potpuno isti, mada se one naravno razlikuju po poljima odnosno podacima koje sadrže. Primer rada ću pokazati na dve najbitnije, komintenti i roba, dok ću ostale taksativno nabrojati, uz objašnjenje čemu služe i eventualno komentar o nekoj specifičnosti:

4.1 Pretraga baze

Klikom na prvo dugme sa leve strane ili meni Baze->Komintenti dobija se sledeći prozor:

Potpuno isti prozor se dobija za sve baze, i sve komande su potpuno iste, kao i mogućnosti podešavanja, i način rada, dok se samo razlikuju uneti podaci, odnosno polja koja sadrži baza.Elementi prozora su:Plava linija sa imenom baze, u ovom slučaju „partner“, brojem zapisa u bazi i poljem pretrage, u ovom slučaju „NAZIV“. Prva dva dela su jasna, dok polje pretrage traži dodatno objašnjenje: U suštini, govori koju kolonu će program pretraživati ako počnemo da kucamo sa tastature neke znakove u pokušaju da se nađe zapis koji tražimo. Sledeća slika je primer kako to izgleda:

Unosom nekoliko slova sa tastature, u ovom slučaju „tra“, dat je znak programu da u polju koje je označeno, u ovom slučaju „Naziv“ izdvoji (izdvoji je jedan od načina pretrage, markiran „kukicom“ ispred žutog polja u gornjem desnom uglu gde program prikazuje znakove koji su uneti sa tastature). Rezulatat pretrage je da su izdvojeni zapisi koji u nazivu sadrže (bilo gde u nazivu) unete znakove, u ovom slučaju „tra“, dok su ostali uklonjeni, a u plavoj liniji na vrhu piše koliko zapisa zadovoljava kriterijum.Drugi način pretrage je „nađi prvi“ koji se sprovodi kada nije čekirana kukica izdvoj. U tom slučaju se program pozicionira na prvom zapisu koji zadovoljava kriterijum, ne uklanjajući zapise koji ne zadovoljavaju, i pretražujući samo početak naziva (ili bilo kojeg drugog polja koje je zadato). U ovom slučaju, pošto niti jedan partner ne počinje sa „tra“, nebi markirao ništa, ali ako ukucamo recimo „ko“ prvo bi stao na prvog koji zadovojava zahtev, a to je „Kod komše“, dok bi dodavanjem još slova „z“ stao na sledećeg „Kozara promet“ kao što se vidi na ilustraciji:

Izbor načina pretrage je važan i zavisi od diskrecije korisnika, ali bi na njega trebalo da utiče nekoliko faktora. Ako su nazivi unificirani, recimo kod baze roba, kod unosa naziva se vodilo računa da ista

grupa artikala počinje na isti način, recimo „keks bambi“, „keks jafa“, „keks bevita 100 grama“, može se koristiti pretraga „nađi prvi“, jer će kucanjem „keks“, kursor stati na prvi zapis koji zadovoljava kriterijum, a potom strelicom nadole ili nagore, se pozicionirati na željeni zapis. Ako pak nazivi nisu unificirani, pa imamo „keks bambi“, pa „jafa keks“, „100 grama bevita keks“, bolje je koristiti pretragu „izdvoj“ koja traži željeni deo naziva bilo gde da se on nalazi (ne samo na početku), i IZDVAJA samo zapise koji zadovoljavaju ukucani kriterijum, sakrivajući ostale.Zamka se u oba slučaja nalazi u pogrešnom kucanju pretrage. U slučaju pretrage „nađi prvi“ kod pogrešnog unetog niza znakova, program nalazi prvi koji zadovoljava unete znakove, a ostale pogrešne znakove ignoriše i ostaje pozicioniran na prvom ispravno nađenom, kao na sledećoj ilustraciji:

Gde je za prva dva isparvno uneta znaka „ko“ našao prvi odgovarajući zapis, ali je ignorisao ostale znakove za koje ne može naći zapis. Kod operatera koji ne gleda rezultat, pritiskom na enter će izabrati pogrešan zapis.Sa druge strane, ako je uključena opcija „izdvoj“ unos kriterijuma za koji nema zapisa će ostaviti prazan ekran, jer niti jedan zapis ne odgovara zahtevu, kao na ilustraciji:

Gde je operater umesto „trade“ što bi našlo dva zapisa, greškom ukucao „trag“, a rezultat je prazan prozor.Iako oba načina imaju svoje prednosti, kao standardan preporučujem „izdvoj“ jer smanjuje mogućnost greške, a takođe, kucanjem manjeg broja znakova uklanja sve zapise koji ne zadovoljavaju kriterijum, ostavljajući pregledniji prozor, i traži manje manevrisanja kursorom (strelicom) za pozicioniranje na tačno željeni zapis.

Svaka pretraga započinje pozicioniranjem u polje za pretragu, u gornjem desnom uglu, gde se unose znakovi sa tastature koji čine string za pretraživanje. Pozicioniranje se može napraviti klikom miša u to polje ili pritiskom na taster „backspace“, odnosno taster koji inače služi za brisanje poslednjeg unetog karaktera u gotovo svakom programu, a nalazi se u gornjem desnom uglu svake tastature (slovnog dela). Svakako je jednostavnije koristiti taj taster, nego miša pošto se dalje sa tastature unose karakteri za pretragu.Ovaj isti prozor se koristi za sve baze, ali je podešavanje vezano za svaku bazu ponaosob, što znači da se recimo na bazi artikala veleprodaje može koristiti pretraga „izdvoj“, a na partnerima „nađi prvi“, ili već kako je korisniku najpogodnije.U ovom slučaju, uključivanje kukice „izdvoj“, izlaskom iz prozora ostaje uključeno pri svakom sledećem pozivu prozora, sve dok ga korisnik ne isključi.

4.2 Izbor polja pretrage i sortiranja

U prozoru baza, a i svim drugim prozorima (dokumenata, izveštaja kartica), izbor polja pretrage se vrši klikom mišem na željeno polje, tako što se miš pozicionira na ime kolone, dok se strelica miša ne pretvori u debelu crnu strelicu koja pokazuje na dole ↓ , a potom klikne na naziv kolone. Posle toga se u plavoj liniji na vrhu prozora pojavi natpis pretraga po polju (koje je izabrano), i svaki kucani tekst u tekst box za pretragu, pretražuje izabrano polje. Iako u teoriji, svako polje može biti pretraživano, najčešće su to šifra ili naziv. Ilustracija navedenog je na sledećoj slici:

Osim što se time definiše polje pretrage, klikom na kolonu se definiše i sortiranje, tako da je istovremeno polje pretrage i polje sortiranja. Jednim klikom, sortiranje je postavljeno po rastućem redosledu, a drugim klikom na isto mesto po opdadajućem redosledu. Ilustracije navedenog:

I ovo podešavanje se, kao i sva ostala pamti po izlasku iz prozora, i sledeće pozivanje prozora je po poslednjem zapamćenom, sve do promene od strane korisnika

4.3 Podešavanje prozora baze (primenjivo na sve prozore u programu)

Gore navedena su samo neka od podešavanja prozora određene baze, i ta, kao sva ostala podešavanja su vezana za svaku bazu ponaosob, što znači da prozor za svaku bazu može izgledati onako kako korisnik želi, ne menjajući izgled prozora za druge baze. Svako podešavanje svakog prozora se pamti priliskom izlaska iz prozora, bilo izborom zapisa dugmetom Izaberi, bilo odustajanjem dugmetom Kraj.Podešavanje veličine prozora se vrši razvlačenjem prozora, bilo pojedinačno vertikalno i horizontalno, pomeranjem miša do ivice prozora dok se kursor ne pretvori u strelicu koja pokazuje u oba pravca ↕↔ , a potom klikom na levi taster miša, držeći sve vreme pritisnut levi taster, vrši razvlačenje prozora do željene veličine. Ako se miš postavi u bilo koji od uglova prozora, dobija se strelica koja pokazuje ukoso, i daje mogućnost razvlačenja prozora istovremeno horizonatalno i vertikalno. Ovo važi za sve prozore u programu, kao i za sve prozore u operativnom sistemu uopšte.Ilustracija:

Podešavanje širina kolona se vrši tako što se miš postavi između linije graničnika kolona, dok se ne pretvori u strelicu koja istovremeno pokazuje levo i desno ↔ a potom, držeći pritisnut levi taster kolona razvuče do željene širine. Podešavanje kao i sva ostala ostaje zapamćeno po izlasku iz prozora, a sledeće pojavljivanje prozora je po poslednjem podešavanju. Ilustracija:

Pozicija prozora na ekranu se podešava tako što se kursor miša postavi na plavu traku na vrhu, a potom, pritisnutim levim tasterom miša vrši povlačenje prozora do željene pozicije. Pozicija ostaje zapamćena po izlasku i prozor se sledeći put pojavljuje na toj poziciji. Ilustracije:

Podešavanje veličine i tipa fonta, kako za prikaz u prozoru, tako i za štampu baze (lagera, kartica, izveštaja....) se vrši u zasebnom prozoru za podešavanje, koji je veoma sličan za sve baze, izveštaje i dokumente, uz specifičnosti vezane za konkretnu situaciju. Pozivanje tog prozora se vrši pritiskom na taster F1 ili desnim klikom na prozor koji podešavamo, pa izborom opcije Podešavanje (F1). Nakon toga se dobija sledeći prozor (ili veoma sličan, u zavisnosti koju bazu podešavamo):

Odnosno samo prozor podešavanja:

Ovaj prozor sadrži čitav niz podešavanja, i izgubilo bi se previše vremena objašnjavajući svako, naročito pošto su dobro obeležena, i jasna sama po sebi, ali kao ilustraciju, pokazujem rezultat promene fonta i boje:

Ono što je važnije je mogućnost izbora vidljivih kolona i njihovog redosleda, što se nalazi na sledećem tabu prozora za podešavanje, „sadržaj mreže“. Po standardu, u prozoru su vidljive sve kolone, po logičnom redosledu, ali pošto je širina prozora ograničena veličinom i rezolucijom ekrana, najčešće se sve ne vide na prvi pogled. Moguće ih je videti tako što se pozicioniramo na bilo koji zapis, a potom pritiskamo strelicu kursora u desno dok se ne pojave kolone koje se nalaze iza desne ivice prozora. Kako se svaka baza sastoji iz većeg broja kolona, a svakom korisniku nisu neophodne sve kolone postoji mogućnost izbora kolona koje će se videti. POSTOJI SAMO JEDAN USLOV: OBAVEZNE KOLONE, I TO KAO PRVA ODNOSNO DRUGA MORAJU BITI ŠIFRA I NAZIV, RADI PRAVILNOG FUNKCIONISANJA PROGRAMA. Sve druge kolone nisu neophodne ili nije bitan njihov redosled. Ilustracija pomeranja kolona kursorom u desno da bi bile vidljive kolone iza desne ivice prozora i ilustracija podešavanja odnosno izbora vidljivih kolona i njihovog redosleda:

I rezultat tog podešavanja, odnosno vidljivost samo odabranih kolona po odabranom redosledu:

Vraćanje na standard, odnosno sve kolone, se vrši u prozoru za podešavanje pritiskom na dugme << kojim se brišu sve izabrane kolone, što je naredba programu da se vrati na standard, odnosno prikaz svih kolona po predefinisanom redosledu.

Još dva bitna ček polja (kukice) koje će se nalaziti i na mnogim drugi podešavanjima, a omogućavaju korisniku da bira hoće li se na dokumentu štampati znak koji je stavio kao logo firme (ako nije stavio nikakav znak treba skinuti tu kukicu, jer će se program prilikom svake štampe žaliti da nema znaka koji bi štampao), i drugi kojim bira hoće li se štampati zaglavlje dokumenta (naziv firme, adresa, pib, i svi ostali neophodni podaci, zavisno od vrste dokumenta). Ako se ukloni ova kukica, dokument će biti štampan bez tih podataka, odnosno štampaće se samo sadržaj dokumenta, dok korisnik umesto običnog belog papira, štampu može izvršiti na unapred odštampanom memorandumu, tako da će bez intervencije programera birati želi li štampu podataka firme iz programa, ili korištenje sopstvenog memoranduma. Ilustracija za drugu bazu, artikli veleprodaje, koja je veoma slična, uz specifičnosti vezane za lager, kao što je izbor štampe naziva artikla u dva reda, ili štampa samo po prodajnim ili samo po nabavnim cenama, ili štampa položeno itd.

4.4 .1. Ažuriranje baza, odnosno unos podataka

Baze u programu služe da se napune podacima, koji se kasnije koriste prilikom izrade dokumentata (recimo za izradu fakture je potrebna baza partnera-kupaca i artikala, odnosno robe koja se prodaje). Baze se mogu puniti, pozivom baze, nezavisno iz menija baza, ili češće i praktičnije u toku pravljenja samog dokumenta. Na primer, za izradu kalkulacije je moguće prvo otvoriti bazu partnera, pa uneti partnera od kojeg se kupuje roba (pod uslovom da on već nije unet u nekoj prethodnoj kupovini, u kojem slučaju se već nalazi u bazi, i samo ga treba upotrebiti), a potom otvoriti bazu artikala, pa uneti sve artikle koji su kupljeni (uz istu ogradu kao u prethodnom slučaju), što je svakako nepraktično. Ono što je praktičnije, a omogućeno je, je punjenje baza „u hodu“, odnosno prilikom izrade dokumenata. Taj deo će kasnije biti pojašnjen u poglavlju o izradi dokumenata, a sada ćemo se pozabaviti ažuriranjem baze, nezavisno na koji način smo do baze došli. Primer će biti detaljna analiza baze artikala, uz osvrt na bazu partnera koje su najobimnije, odnosno nude mogućnost unosa najviše podataka, dok se znanje stečeno na ovim primerima može primeniti i na sve ostale manje baze. Prozor sa bazom artikla izgleda po standardu ovako:

Uočljiva je sličnost sa prozorom baze partnera, uz nekoliko dodatnih ček boksova koji proizilaze iz specifičnosti samih podataka. Recimo, čekiranje boksa „sa količinom“ će prikazati samo artikle koji imaju količinu, dok će čekiranje boksa „dostupno“ prikazati samo artikle koji su dostupni, odnosno, iako imaju količinu, još dodatno nisu na nekoj profakturi, ili bilo kojoj drugoj vrsti rezervacije. Detaljnije o ovome u delu uputstva vezanom za izradu dokumenata. Većina funkcija je ista za sve baze, pa se recimo pretraga i podešavanje vrši na isti način kao što je opisano u prethodnom slučaju.

Unos novog zapisa (kod ove i svake druge baze se vrši klikom na dugme Dodaj, ili po gore navedenim konvencijama, ALT+D, ili pritiskom na taster Insert na tastaturi ili desnim klikom miša pa izborom opcije dodaj iz padajućeg menija). Bilo koji od ovih načina (korištenje tastera Insert je najudobnije) će pozvati formu za unos novog zapisa (u ovom slučaju artikla). Ta forma ima puno polja (gotovo onoliko koliko i tabela artikala), sa izuzetkom polja koja se ne unose definisanjem artikla, već izradom dokumenta. Znači, iako baza artikala ima polja količina, nabavna cena, prodajna cena (takođe i vrednosti), ti podaci (i još neki drugi) se ne unose direktno u artikal, već se formiraju izradom dokumenata (recimo količina se puni ulaznim dokumentima, kao što su popis, kalkulacija i sl, a prazni izlaznim dokumentima kao što je faktura). I o ovome će detaljnije biti reči u delu uputstva koje se bavi izradom dokumenata, i posledicama knjiženja istih.

Znači, pritiskom na dugme Dodaj, dobijamo sledeću formu za ažuriranje baze (artikala u ovom slučaju):

Polje SIFRA je polje u koje se unosi jedinstveni identifikacioni niz koji razlikuje taj zapis (ovde artikal) od drugih zapisa u bazi. Šifra može imati do 30 znakova (slova, brojeva, crtica, tačaka...) i mora biti JEDINSTVENA. Baza neće dozvoliti upis dva zapisa sa istom šifrom. Pošto je to polje tekstualno (da bi se dozvolio unos drugih znakova osim brojeva, jer mnogi korisnici odlučuju da im šifra artikla bude u stvari kataloški broj proizvođača), sortiranje po šifri može predstavljati problem za one koji se odliuče za čisto brojčane vrednosti i žele krenuti od broja jedan. U tom slučaju bi sortiranje bilo na primer 1,11,111, 2,3,4,5,...jer je u slaganju teksta broj 1 ili niz jedinica ispred broja dva. Iz tog razloga preporučujem da prva šifra umesto 1 ili 0001 OBAVEZNO bude 1001 (za one koji imaju manje od 9999 artikala) ili 10001. U tom slučaju je omogućeno pravilno sortiranje po šifri. Program će u svakom slučaju i svakom izboru šifriranja raditi ispravno, ovaj savet je samo radi bolje preglednosti same tabele.Pored polja SIFRA se nalazi kukica AUTO. Ako je uključena, prilikom dodavanja novog zapisa, program proveri koja je poslednja šifra i automatski nudi sledeću. Ova opcija će raditi SAMO AKO SU U ŠIFRI JEDINO BROJEVI. Ako šifra poseduje druge karaktere nije moguće odrediti logiku izbora sledeće šifre, pa taj deo neće ni raditi uz poruku upozorenja:

NAZIV je polje u koje se unosi naziv zapisa. Naziv može imati 255 znakova i dozvoljeni su svi znakovi osim apostrofa ( ‘ ) . Ovo ograničenje važi za sve unose u programu i biće navedeno na kraju uputstva u delu o upozorenjima i zabranama. Od želje korisnika zavisi kako će formirati naziv, ali napominjem da će predugački opisni nazivi koji definišu grupu artikla, proizvođača, namenu itd, praviti problem u štampi dokumenata (faktura, kalkulacija) jer tamo postoji ograničen prostor za naziv (više o tome u delu o izradi dokumenata), a niti ne postoji potreba za tim odrednicama u nazivu, jer je

za sam zapis (artikal) prikačena mogućnost dodeljivanja 4 nivoa grupa, koji se potom mogu koristiti pri analiziranju prodaje (više o tome u delu uputstva o analizama, odnosno u nastavku teksta o unosu artikla).JM ili jedinica mere je jedno od više polja koja se ne popunjavaju direktno, kucanjem u tekst boks već izborom iz baze. To je učinjeno da bi se izbeglo stalno kucanje istih zakova, a i da bi se postiglo unificiranje (da se izbegne KOM. Kom, kom, komad, komada....). To znači da postoji baza sa mogućim jedinicama mere koja „iskače“ kada se kursor nađe na tekst boksu za unos JM. Ta baza je kao i svaka druga baza smeštena u prozoru za baze, i može se kao i svaka baza ažurirati, odnosno dodavati novi zapisi, menjati i brisati postojeći i slično, i to u hodu, prilikom poziva baze iz forme za unos artikla možete izabrati već unetu jedinicu mere (jednom uneta, uvek je tu za izbor), ili uneti novu ako se sada pojavljuje prvi put. Ilustracija:

Iz ponuđene baze (prozor baze je isti kao i za svaku drugu bazu, samo je korisnik smanjio njegovu veličinu, pošto nema potrebe da prekriva veći deo ekrana, ali ima sve funkcije kao i bilo koja druga baza), izaberemo jedan od ponuđenih zapisa (jedinica mere) i dugmetom Izaberi, ili Enterom (pogledati konvencije za podsećanje koje opcije korištenja komandi postoje) ubacimo u formu za pravljenje novog artikla ili, ako ga nema u spisku, pritiskom na dugme Dodaj ili taster Insert, NA TOM PROZORU KOJI JE SADA NA VRHU dobijamo novi prozor za unos nove jedinice mere u bazu jedinica mera, kao na ilustraciji:

Po unosu skraćenice koja će se videti u artiklu, i opisa koji nam govori o čemu se radi, pritiskom na Enter ili dugme Upiši, nova jedinica mere se pojavljuje u bazi jedinica mere:

Odakle je opet Enterom, ili dugmetom Izaberi ubacujemo u tekst boks forme za pravljenje novog artikla, odnosno u artikal. PONAVLJAM, JEDNOM UNETA JEDINICA MERE OSTAJE U BAZI, tako da je na sledećem artiklu samo izaberemo sa spiska. Po izboru jedinice mere forma za unos artikla izgleda ovako:

Pritiskom na Tab (Tab-om se krećemo između polja, videti u konvencijama), prelazimo na sledeće polje odnosno grupu polja. Gde god se vide siva polja, znači da nije dozvoljen direktan unos, već se izbor vrši iz baze, i taj izbor popunjava sva polja u nizu odjednom. U ovom slučaju se radi o poreskoj stopi, gde će postavljanjem na tekst boks KONTOPOREZA, „iskočiti“ baza sa spiskom mogućih poreskih stopa (za koju važi sve što je rečeno kod prethodne „iskačuće“ baze JM. Znači može se dodavati menjati i brisati, samo što je to kod poreskih stopa nepotrebno jer će se tek promenom Zakona o PDV-u pojaviti potreba za time. U svakom slučaju, korisniku je ostavljena mogućnost da to

kada i ako se desi ta promena sprovede sam, bez pozivanja programera ). U redovnoj situaciji, treba samo iz prozora sa poreskim stopama

Izabrati željenu stopu i Enterom je ubaciti u artikal. Ovime se automatski popunjavaju tri polja artikla KONTOPOREZA, NAZIVPOREZA I STOPAPOREZA jednim potezom. Posle toga forma za unos artikla izgleda ovako:

PO UNOSU OVIH POLJA, MOŽETE UPISATI ARTIKAL, AKO NEMATE POSEBNIH ZAHTEVA ZA PRAĆENJE I ANALITIZANJE ARTIKALA, ZA ŠTA SLUŽE SVA OSTALA POLJA. Za normalan i uobičajen rad su dovoljna gore navedena polja. Ako nemate interesa za analiziranje i praćenje artikala možete preskočiti ostatak teksta o otvaranju artikala, i odmah preći na deo o upotrebi ostalih komandi prozora baze (promena, brisanje, kloniranje....) Ipak preporučujem da pogledate bar još deo o dodeli grupa artikala, je je to alat koji značajno poboljšava mogućnost praćenja prodaje i analiziranje zarade po artiklu ili grupi artikala.

Sledeće polje je SERIJSKI koje je da/ne polje i predstavljeno je ček boksom. Za to polje je vezano celo poglavlje uputstva „rad sa serijskim brojevima“ gde će biti detaljno objašnjena upotreba, ali za sada ukratko, uključenjem te kukice, ovaj artikal bi prilikom svake upotrebe u dokumentima (kalkulacijama, fakturama....) zabranjivao unos količina, već tražio da se unese serijski broj za SVAKI KOMAD artikla, i time utvrdio količinu, te serijske brojeve čuvao, pratio od koga, kada i pošto je kupljeno, odnosno kome, kada i pošto prodato, omogućavao primanje artikla na reklamaciju i slanje dobavljaču na servis...U suštini, ovo polje je potrebno onima koji rade sa tehničkim uređajima, pa žele da znaju osim toga koliko imaju na stanju, recimo računarskih procesora i svaki serijski broj pojedinačnog procesora i da prate od koga su ga kupili, kome prodali, da budu sigurni da ako kupac donese neispravan na reklamaciju, taj procesor jeste njihov, a ne od nekog drugog itd.Ako nemate takvih potreba, to polje jednostavno preskočite, pošto će vam uključivanje te kukice zahtevati podatke koje nećete moći pružiti recimo za mleko, ili čokoladu ili bilo koji „normalan“ artikal.

EAN je polje u koje se unosi Ean kod artikla. Veoma je korisno, zapravo neophodno ako prodaju vršite preko EAN kodova (detaljnije u delu o izradi dokumenata), odnosno barkod čitača.

Grupa1 je još jedno od polja koje se popunjava iz „iskačuće“ baze u koju unosite grupe artikala, po sopstvenoj diskreciji. Pošto imate četiri nivoa grupa, možete se organizovati kao je Vama najudobnije, i analizu prodaje (u poglavlju analize) vršiti onako kako Vama odgovara. Kao primer navodim mogućnost da grupa1 bude vrsta proizvoda (recimo: hrana, hemija, alati, elektrika), grupa2 recimo proizvođači (imlek, bambi, henkel, tesla), grupa3 dublje razvrstavanje, recimo za hranu (keksovi, mleka, čokolade....). Na taj način u kasnijim analizama možete videti promete, marže procentualna učešća ne samo pojedinačnih artikala, već i grupa artikala ili proizvođača i slično.BITNO. Nije neophodno odmah odlučiti oko načina formiranja grupa. Moguće je i naknadno uneti, ili promeniti jednom unet način formiranja grupa. Analiza, odnosno izveštaj će biti formiran na osnovu trenutno unetog rasporeda grupa. To znači da cele godine možete raditi bez grupa, a onda na kraju godine proći kroz sve artikle (ne menjajući dokumente), i dodeliti grupe i dobićete željenu analizu. Ipak, preporučujem da se to osmisli pre unosa artikala i uradi u toku unosa, jer ćete u tom slučaju imati i analize i preglede u realnom vremenu. Primer unosa prve grupe:

Prozor za bazu grupa je isti kao bilo koji drugi prozor baze, i dozvoljava podešavanje, pretragu i ažuriranje, kao i svaki drugi prozor. Znači: enterom, ubacujete u artikal željenu grupu, ili Insertom dodajete novu, ako je prvi put unosite itd... Pratite uputstva u donjem delu glavnog prozora, koja Vam stalno govore šta su Vam mogućnosti i opcije na mestu na kojem se nalazite u programu.Po dodavanju prve grupe, prozor za unos artikla izgleda ovako:

Silaskom na grupu2, iskače prozor za izbor druge vrste razvrstavanja, u ovom slučaju vrste proizvoda, pa potom na grupu3... Sami formirate grupe u skladu sa željenim načinom analiziranja i praćenja prodaje.BITNO. Čitajte pojašnjenje na dnu prozora: Kod zapisa koji se prvi put unosi, čim stanete na polje koje se popunjava iz „iskačućeg“ prozora, taj prozor će iskočiti. Ako ste to polje već popunili, ali želite da ga izmenite, pozicioniranjem na njega NEĆE iskočiti prozor, jer je već popunjeno, već morate pritisnuti Insert (što Vam piše u liniji za pomoć na dnu ekrana „Insert za izbor iz baze....“)

Polje CENOVNIK, još jedno da/ne polje definiše hoće li se taj artikal pojaviti u štampi cenovnika, što je zasebni deo programa i uputstva koji se bavi formiranjem cenovnika, ali Vam omogućava da kupcima šaljete cenovnik sa željenim artiklima, umesto štampe cele lager liste.

Polje CENOVNIKCENA je mesto gde ćete upisati cenu koja će se štampati na cenovniku. Vaša lager lista će imati formirane nabavne i prodajne cene koje zavise od dokumenata koje unosite (kalkulacije, fakture...), ali ćete možda želeti da se u cenovniku štampa neka fiksna cena, koja se neće menjati svakom promenom (kupovinom, prodajom), ili ćete tu upisati cene u „bodovima“, ako tako želite da formirate cenovnik.

Polje OPIS je dodatno polje za one kojma naziv nije dovoljan za definisanje artikla. U ovom slučaju je za primer uzet artikal koji je kertriž za štampač. U naziv je imalo smisla staviti osnovne podatke, kao što je sam proizvođački naziv koji će se štampati na fakturi, dok u polje opis upisujemo sve druge podatke koji će nam pomoći kod pretrage i filtriranja (biće objašnjeno kasnije), odnosno nalaženja u ovom slučaju štampača za koji taj kertriž odgovara, a bilo bi nepraktično to sve uneti kao deo naziva.

Polje GARANCIJA je polje u koje upisujemo garancijski rok, u DANIMA, za proizvod, što će se kasnije koristiti kod praćenja proizvoda u delu programa koji se bavi reklamacijama i povratima. Očigledno, ovaj deo podataka je bitan za preduzeća koja se bave tehničkom robom, dok je za sve ostale suvišan.

Dalje, se neću baviti svim poljima, već onima koja imaju praktičnu svrhu za više korisnika, dok polja koja preskačem svakako zahtevaju dodatna pojašnjenja i obuku, i izlaze izvan okvira ovog uputstva.

Polje Marža Vam omogućava da za svaki artikal prikačite željenu maržu, tako da će vam prilikom izrade kalkulacije, program sam, po unosu nabavne cene ponuditi prodajnu cenu, na osnovu, ovde predefinisane marže. Pomaže ako kalkulacije, odnosno unos robe na lager radi magacioner, koji nije kvalifikovan, da kao komercijalista procenjuje potrebnu prodajnu cenu, već će se oslanjati na preporučenu maržu koju je uneo neko ko je kvalifikovan i ovlašten za to. Detaljnije o koristima ovog polja u delu o izradi dokumenata (kalkulacija), ali za sada samo napomena da je prodajna cena izračunata na osnovu ovog polja samo PREDLOŽENA, i da se u toku izrade kalkulacije ipak može uneti druga cena, u skladu sa potrebom, odnosno procenom tržiišta.

Polje KATALOG služi za unos kataloške oznake proizvođača (opet za preduzeća koja rade sa nekom vrstom tehničke robe), i služi za povezivanje sopstvene šifre sa šifom prozvođača, odnosno lakše pronalaženje artikala koje treba naručiti, reklamirati itd. Ako je to veoma važan elemenat kod definisanja artikala, TREBA RAZMISLITI O TOME DA VAŠA ŠIFRA U STVARI BUDE KATALOŠKI BROJ ARTIKLA SVAKOG PROIZVOĐAČA.

Polje AKCIJA je vezano sa štampom cenovnika, gde će artikli na kojima je ovo polje uključeno biti posebno markirani, a takođe, prilikom prodaje, pri izboru artikla, operater će biti upozoren da se radi o akcijskom artiklu.

Polje MIN označava minimalnu željenu količinu na lageru, i unosom vrednosti u to polje, prilikom formiranja izveštaja o potrebnim nabavkama, taj artikal će se pojaviti kao artikal koji treba naručiti u količini koja je razlika između trenutne na lageru i minimalno potrebne.

Polje KONTOCARINE, sa pripadajućim poljima naziv i stopa carine, je principijelno potpuno isto kao i polje poreska stopa, popunjava se iz baze carinskih stopa, koja sama „iskače“, i možete je ažurirati i dopunjavati u zavisnosti od artikala koje uvozite. KORISTE SAMO UVOZNICI, i to samo ako žele da se carnski troškovi rasporede tačno po svakom artiklu.

Polje PREVOD je takođe namenjen uvoznicima, kojima carina neki put pravi problem, i traži prevod orginalnih naziva sa fakture INO dobavljača. Unosom u ovo polje moguće je pored INO kalkulacije štampati prateći dokument sa prevodom za carinu.

Polje RABAT je slično gore opisnom polju MARŽA, samo služi sa prodaju artikala kroz fakture, gotovinske račune itd (marža je za nabavku-kalkulaciju). Definisanjem za određeni artikal, prodavcu se prilikom prodaje, cena sa lagera umanjuje za definisani rabat. Ideja je da ova polja popunjavaju i po potrebama menjaju ovlaštena lica, dok prodavci samo prodaju po definisanim uslovima.

Polje KONVERZIJA je za preduzeća koja većinu robe vode u kilogramima, dok je deo artikala definisan komadima. Recimo u mesnoj industriji, se gotovo sve prodaje (vodi) u kilogramima, ali postoje namenska pakovanja kao viršla 250grama, ili pileći kroketi 600 grama. Unosom koeficijenta konverzije na artikle (za kilogramske bi to bilo 1, a za pakovanje od 250gr bi to bilo 0.25), omogućeno je u kasnijim analizama i pregledima praćenje svega u kilogramima, tako da uvek znate koliko ste KILOGRAMA viršli proizveli, prodali, kupili, šta god Vas zanima, bez obzira u kojim su jedinicama mere, odnosno pakovanjima transakcije vršene.

Polje POZICIJA je za preduzeća sa uređenim vođenjem magacina, gde se za svaki artikal (najčešće se radi o delovima, komponentama) definiše GDE se nalazi (tipa M-1 red 2), što omogućava magacioneru lakše pronalaženje artikla, prilikom isporuke.

Polje PLANSKA je za proizvođače, koji definišu plansku cenu proizvoda, za celu godinu, nevezano od realne proizvodne cene (zahteva knjigovodstveno razumevanje problematike).

Pored gore obrađene baze artikala, osvrnuću se još samo na bazu komintenata, dok su sve ostale baze manje i lako razumljive ako je ovladano radom sa ove dve baze. Spisak SVIH baza se nalazi u posebnom delu uputstva spisak baza.

4.4.2. Unos podataka u bazu komintenata

KOMINTENTI SU I KUPCI I DOBAVLJAČI, bez razlike, i nalaze se u istoj bazi. Razlog za to je što se isti komintent može pojaviti i kao kupac i kao dobavljač i nije racionalno odvajati ih u dve zasebne baze. Mreža baze komintenata:

Pritiskom na Dodaj ili Insert dobijamo formu za unos novog komintenta.

Šifra, naziv itd su jasna i očigledna polja, tako da ću ih preskočiti i zadržati se samo na onima koja zahtevaju pojašnjenje. Unosom Šifre Naziva I Adrese, je moguće upisati komintenta i raditi sa njime, ali preporučujem unos što većeg broja polja, jer će Vam time baza biti kompletnija a partneri bolje opisani i analizirani. Svakako treba, radi ispravnosti fakture koja mora sadržati sve podatke o komintentu, uneti bar Mesto, Poštu i PIB.

Polje MENICA je polje u koje treba uneti broj garancijske menice koju je ostavio kupac, ili koja je data ako je u pitanju dobavljač. Ako je to polje popunjeno, stajanjem na tog komintenta u mreži-spisku komintenta, prilikom izrade dokumenta, menja se boja prozora koja nam govori da je kupac(dobavljač) obezbeđen (ili ne)

Kao i kod artikala, moguće je komintentima dodeliti grupe (ovde samo dve), gde definišemo propadnost komintenta. Recimo, prva grupa mogu biti kupci ili dobavljači (mada je to često nepraktično jer isti komintent može biti i jedno i drugo), dok druga grupa može biti „imamo sklopljen ugovor“, ili dostavljaju robu, ili... šta god Vama pomaže u razvrstavanju komintenata.

Polje KOMERC služi da se određenom komintentu (pre svega kupcu) dodeli komercijalista. Kasnije, u svim analizama je moguće videti po svakom komercijalisti, prodaje, naplate i sve druge podatke koji su bitni za analizu, kako kupca, tako i komercijaliste. Kao i kod artikala, nije neophodno odmah popuniti ta polja, odnosno moguće ih je kasnije menjati. Analiza će biti formirana na osnovu trenutno dodeljenih vrednosti.

Polje REGION je služi za razvrstavanje partnera po regionima, i praćenje prodaje i naplate po regionima (slično kao i po komercijalistima), ako postoji interes za time.

Polje OPIS, služi kao podsetnik pri komunikaciji, i trebao bi ga popuniti onaj koje ostvario kontakt, a pomoglo bi onome ko komunicira sa komintentom (ako su upisane želje, potrebe, navike, upozorenja itd...).

Predposlednja dva polja se automatski popunjavaju iz dokumenta i izvoda, i govore od finansijskom stanju komintenta, što je samo priručni podatak. Taj vid informacija je mnogo bolje prikazan kroz kartice komintenata, analize prodaja i naplata i slično.

Polje GRAFIK je polje u koje se može uneti skenirani dokumenat (ili dokumenti) bitni za tog partnera, kao što je ugovor, ili depo karton, tako da je sam dokument dostupan operateru u svakom trenutku, bez potrebe za potragom po registratorima. Pritiskom na dugme ... na kraju polja, dobija se prozor za izbor pozicije dokumenta:

4.5. Ostale operacije sa bazama: promena, brisanje, kloniranje, filtriranje, izvoz, štampa....

Prozor mreže baza ima čitav niz dugmića za razne funkcije, one će biti opisane najvećoj bazi, artikli (artikliVp, artikliMp, Sirovine, Proizvodi), uz osvrt na bazu komintenata, u samo jednom segmentu gde postoji razlika- kartica artikla, odnosno kartica komintenta:

4.5.1. Promena

Promena zapisa u bazi (artikla) se dobija pritiskom na dugme Promeni (odnosno ALT+P) daje isti prozor kao i za unos, sa tom razlikom što je kod unosa taj prozor prazan i treba ga popuniti, dok je kod promene, prozor (odnosno njegova polja) popunjen, i treba samo izvršiti željene promene:

Jedino polje koje se NE MOŽE MENJATI je polje SIFRA, koja mora ostati jedinstvena i predstavlja vezu artikla sa ostatkom programa, odnosno dokumentima

Po završetku promene enterom ili dugmetom Upiši (ALT+U), upisati promenu. U slučaju odustajanja od promene (ESC, ili Odustani), pojavljuje se pitanje:

Što treba potvrditi, ili odustati od odustajanja i nastaviti unos.

4.5.2. Kloniranje

Kloniranje je veoma upotrebljiva opcija. Recimo imamo već unet artikal „Pašteta 50 grama karnex“, sa poreskim stopama (carinskim), pripadajućim grupama... Ako želimo uneti novi artikal „Pašteta 100 grama karnex“, mogli bi ići na dodavanje novog artikla, i uneti sve podatke ispočetka, ili pozicioniranjem na postojeći (najsličniji artikal novoželjenom) i pritiskom na dugme Kloniraj, dobijamo formu za unos u koju su uneti (klonirani) podaci, sa artikla koji smo izabrali, a nama ostaje samo da izvršimo promene koje su neophodne (upišemo novu šifru, ako nije uključena automatika- ako jeste, sama će dodeliti prvu sledeću šifru), prepravimo naziv da umesto „50 grama“ piše „100 grama“, i eventualno unesemo izmene u cenovnik, ili neko drugo polje koje se razlikuje od „izvornog“ artikla. U svakom slučaju mnogo manje posla, od kompletnog unosa novog artikla:

A potom enterom upišemo novi (klonirani artikal), i on je unet u bazu:

4.5.3 Brisanje

Brisanje zapisa iz baze se vrši pritiskom na taster Del na tastaturi, ili klik na dugme OBrisi ili ALT+B (podvučeno slovo u OBrisi), ili desni klik, pa izbor obriši iz padajućeg menija. Operacija brisanja (i sve druge operacije) se odnosi na selekotovani (markiran, „zacrnjen“) zapis. Kretanjem kroz bazu, videćete da je dugme Obriši povremeno sivo, odnosno nedostupno, a povremeno „normalno“ odnosno dostupno. To je zbog toga što program proverava da li je dozvoljeno brisanje zapisa na kojem ste pozicionirani. U ovom slučaju, kod artikala nije dozvoljeno brisanje zapisa (artikla) koji ima promene, odnosno koji je radio (kupovan, prodavan), jer bi se brisanjem artikla izgubila mogućnost praćenja izvršenih transakcija (ne i same transakcije, one su u dokumentima, i ostaju netaknute, sve da artikla i nema u bazi), odnosno gledanja kartice promena i slično. Ako je dugme Obrisi dostupno, i kliknete na njega, zapis neće biti odmah obrisan, već će se pojaviti zahtev za potvrdu brisanja (da bi se izbegla sličajna brisanja):

Tek klikom na Da, ili pritiskom na Enter (koji u ovom slučaju znači potvrdu, pošto je Da selektovano), zapis će biti obrisan. Ako ne želite da obrišete zapis, kliknite na Ne, ili Esc na tastaturi, što znači odustajanje (u ovom slučaju od brisanja).

4.5.4. Pretraga i filtriranje

Ove dve funkcije su slične, i za većinu baza, dokumenata i bilo kojih vrsta zapisa filtriranje ima veću upotrebnu vrednost, ali će ovde biti objašnjene obe funkcije. VAŽNA NAPOMENA: Ovo su iniverzalne funkcije, dostupne u gotovo svim prozorima i situacijama u programu, i iako će biti objašnjene na artiklima, primena je slična u gotovo svim drugim situacijama.

4.5.4.1 Pretraga

Pretraga jse pokreće dugmetom Nadji, ili funkcijskim tasterom F3 (Funkcijski tasteri su nabrojani u delu uputstva funkcijski tasteri) i slično osnovnoj pretrazi u samom prozoru (baze, dokumenta...) nalazi prvi zapis koji u željenom polju ima na bilo kojem mestu unete znakove (slova, brojeve, šta god da je u tom polju). Pritiskom na navedeno dugme se dobija sledeći prozor, koji će u zavisnosti koju bazu ili dokument, ili karticu, ili bilo koji deo programa pretražujemo, možda izgledati nešto drugačije, u smislu prikazanih polja, ali funkcionalno će uvek biti isti. U principu izgleda kao prozor za dodavanje zapisa, osim što se u njemu vide i polja koja se ne unose ručno (ovde, kod artikala su to količina, ncena, pcena...), NE MOŽE SE UNOSITI IZMENA U POLJA i na vrhu ima padajuće menije za izbor polja pretrage, operatera pretrage, i tekst polje za unos kriterijuma pretrage:

Polje pretrage može biti bilo koje polje koje sadrži baza, i bira se klikom na strelicu padajućeg menija. Operator pretrage može biti:KAO-koristi se kod tekstualnih polja (kao što su naziv, opis i sl.). To znači da će unosom nekog teksta u tekst boks za kiterijum, u izabranom polju biti tražen zapis koji je KAO kriterijum pretrage (ne potpuno isti već KAO, odnosno najčešće sadrži par znakova koji su uneti. U ovom slučaju je to „karn“, de nalazi prvi zapis koji u polju Naziv (jer je to izabrano polje pretrage) ima Kao (liči) kriterijumu („karn“).JEDNAKO- se koristi kod numeričkih polja, i za pronalaženje zapisa mora se uneti TAČAN niz u tekstualno polje za kriterijum pretrageMANJE- se koristi kod numeričkih polja i znači nalaziće samo zapise koji su manji od unete vrednosti u tekstualno polje za kriterijumVEĆE- se koristi kod numeričkih polja i znači nalaziće samo zapise koji su veći od unete vrednosti u tekstualno polje za kriterijumRAZLIČITO- se koristi u svim poljima i daje samo zapise koji se razlikuju od TAČNO unetog niza znakova u tekstualno polje za kriterijum.

Bilo koji od operatera ili polja da se koristi logika rada je ista. Unošenjem znakova u tekstualno polje za kriterijum, program nalazi prvi zapis koji zadovoljava kritrijum. Ako se unese nepostojeći kriterijum, dobija se poruka:

Ako se unese ispravan kriterijum, i prikaže prvi zapis koji ga zadovoljava, sa dugmićima Sledeći (ili na tastaturi PG Down), odnosno Prethodni (ili na tastaturi PG Up), se traži sledeći odnosno prethodni zapis koji zadovoljava zadati kriterijum. Po dolasku do poslednjeg zapisa koji zadovoljava, pojavljuje se sledeća poruka:

Sve to vreme se SVA VIDLJIVA POLJA popunjavaju se podacima zapisa koji je nađen, tako da je to idealno kod velikih baza, kod kojih se u glavnom prozoru baze (mreži), ne vide sva polja, odnosno njihov sadržaj.Očigledno, ovaj način pretrage je komplikovaniji od osnovnog načina pretrage baze, i nema potrebe koristiti ga za pretagu polja Šifra, ili Naziv, jer se to mnogo brže postiže u samom prozoru baze (mreži baze), ali je koristan za pretragu drugih polja. KAO I SVAKI PROZOR U PROGRAMU, I OVAJ PAMTI POSLEDNJE PODEŠAVANJE PO IZLASKU. Znači, ako ste namestili pretragu po polju (recimo PCENA), sa operaterom (recimo VEĆE), prilikom sledećeg poziva ovog prozora ZA BAZU KOJU STE PRETRAŽIVALI (ovde artikliVP), će se pojaviti spreman za istu takvu pretragu, ne menjajući postojeća podešavanja za druge baze.Pronalaženjem željenog zapisa, pritiskom na Enter, ili dugme Izaberi, se vraćate na prozor (mrežu) baze, i bićete pozicionirani na izabranom zapisu:

Dok se pritiskom na Esc ili dugme Odustani, takođe vraćate na prozor mreže baze, ali ste pozicionirani na zapisu na kojem ste bili pre pokretanja pretrage.

4.5.4.2. Filtriranje

Ovaj alat je mnogostruko upotrebljiv, i dostupan je u gotovo svim prozorima programa (bazama, karticama, dokumentima izveštajima, analizama...). Njegova funkcionalnost će biti objašnjena na primeru baze artikala, ali će Vam uz pravilnu upotrebu biti nezamenljiv u gotovo svakom segmentu programa.Pritiskom na dume Filter, ili funkcijski taster F4 (funkcijski tasteri), se dobija sledeći prozor:

Odnosno, sa unetih dva kriterijuma:

Ovaj prozor, odnosno funkcija programa omogućava kombinovanje do 8 upita. U primeru na slici je traženo da prikaže artikle, kojima je naziv KAO „p“, odnosno u nazivu sadrže slovo „p“, i dodatno, da je pcena VEĆE od „100“. Na vrhu prozora, u plavoj traci se odmah po unosu kriterijuma pokazuje koliko zapisa zadovoljava zadati kriterijum (ili kombinaciju kriterijuma), što je u ovom slučaju 4 komada. Alat omogućava postavljanje 8 kombinovanih upita, i padajući meniji inicijalno prikazuju prvih 8 polja baze, ali SVAKI padajući meni sadrži sva polja baze, tako da izborom iz njega možete koristiti bilo koje polje. Operateri se „nude“, po logici, što znači za tekstualana polja se pojavljuju KAO, dok za numerička, inicijalno kao VEĆE, ali se i to može izabrati iz padajućeg menija, odnosno iz ponude:KAO-koristi se kod tekstualnih polja (kao što su naziv, opis i sl.). To znači da će unosom nekog teksta u tekst boks za kiterijum, u izabranom polju biti tražen zapis koji je KAO kriterijum pretrage (ne potpuno isti već KAO, odnosno najčešće sadrži par znakova koji su uneti. JEDNAKO- se koristi kod numeričkih polja, i za pronalaženje zapisa mora se uneti TAČAN niz u tekstualno polje za kriterijum pretrageMANJE- se koristi kod numeričkih polja i znači nalaziće samo zapise koji su manji od unete vrednosti u tekstualno polje za kriterijumVEĆE- se koristi kod numeričkih polja i znači nalaziće samo zapise koji su veći od unete vrednosti u tekstualno polje za kriterijumRAZLIČITO- se koristi u svim poljima i daje samo zapise koji se razlikuju od TAČNO unetog niza znakova u tekstualno polje za kriterijum.PRAZNO-uzima u obzir samo zapise kod kojih je izabrano polje prazno, odnosno bez ikakvog unosa.NIJE PRAZNO-uzima u obzir samo zapise kod kojih je izabrano polje popunjeno, odnosno ima bilo kakav unos.

Podrazumevana kombinacija upita je I, što u ovom slučaju znači, opisno: izdvoj zapise koji u nazivu imaju slovo „p“ I prodajnu cenu veću od „100“.

Takođe je moguća kombinacija upita sa ILI, koja se najčešće koristi kada DVA puta filtriramo isto polje (mada ne samo za te situacije) i želimo da rezultat bude spisak zapisa koji zadovoljavaju jedan ILI drugi kriterijum. To postižemo uključivanjem ček boksa Veznik je ILI između polja:

Pored svakog tekstualnog polja za unos kriterijuma (ručni unos, kucanjem sa tastature), se nalazi dugme ... , čijim pritiskom dobijamo padajući meni koji pokazuje SVE zapise u tom polju. Korisno je kada ne znamo šta tačno tražimo, pa to možemo izabrati iz ponuđenog spiska:

Naravno kod baza sa puno zapisa, kao što su artikli, koji kod nekih firmi mogu imati i hiljade zapisa, to nije od velike pomoći ako se postavlja samo jedan kriterijum, ali kod kombinacije kriterijuma, u svakom sledećem prikazuje samo one koji su zadovoljili prethodni kriterijum, odnosno značajno manje, a time i preglednije. Da se vratimo na prvi primer: izdvoj zapise koji u nazivu imaju slovo „p“ I

prodajnu cenu veću od „100“, što je u plavoj liniji na vrhu već dalo odgovor „4 zapisa koji odgovaraju kriterijumu“. Pritiskom na Enter, ili dugme Prosledi, se vraćamo u prozor-mrežu baze, sa prikazana 4 FILTRIRANA zapisa (odnosno zapisima koji zadovoljavaju zadate kriterijume):

Dok bi pritisak na Esc, ili dugme Odustani, prikazalo celu bazu, bez filtera. Ako posle filtriranja, želimo ponovo sve zapise iz baze, pozovemo ponovo filter, a onda, bez unosa kriterijuma pritisnemo Enter (Potvrdi), što je komanda koja znači „prikaži sve“ i ponovo će u prozoru –mreži baze biti svi zapisi.IAKO JE PRIMER PRIKAZAN NA ARTIKLIMA, NA POTPUNO ISTI NAČIN SE FILTRIRA BILO KOJA BAZA, KARTICA, DOKUMENT, IZVEŠTAJ, ANALIZA, ZAPRAVO GOTOVO SVAKI PROZOR U PROGRAMU KOJI SADRŽI NEKE PODATKE.

4.5.5 Izvoz

Izvoz podataka u fajl, izvozi celu tabelu prikazanu u prozoru, bez obzira radi li se o lageru, spisku partnera, kartici komintenta ili artikla, analizi prodaje, finansijskoj kartici, dnevniku knjiženja, spisku ili sadržaju bilo kojeg dokumenta, svakoj knjizi.... praktično svaki izveštaj koji sadrži dugme „u fajl“ se može izvesti u nekoliko formata: najčešće excel©, koji je najupotrebljiviji, ali i csv (coma separated), dbf, običan tekstualni fajl... Može se izvesti cela tabela ili filtrirani deo, odnosno rezultat filtriranja. Recimo kod artikala, po otvaranju mreže artikala, pritiskom na dugme „u fajl“ se izvozi ceo lager, a moguće je prvo uraditi filtriranje, a potom rezultat filtriranja (recimo sve artikle kojima je cena veća od 100 dinara) izvesti u fajl. Po pritisku na dugme se dobija sledeći prozor:

Gde se bira disk, direktorijum, ime fajla i iz padajućeg menija, dole desno tip dobijenog fajla. U ovom „standardnom“ izvozu se u dobijeni fajl smeštaju sve kolone tabele koja se izvozi, sa svim ili filtriranim podacima. Pošto većina tabela ima puno kolona, i sve najčešće nisu neophodne, moguće je izvesti ceo fajl, pa potom u (recimo excel©-u) odstraniti višak kolona ili ići na ovom prozoru na karticu „Napredno“, pa u njoj odmah izabrati koje kolone treba izvesti u fajl:

4.5.6. Štampa

Štampa je omogućena za SVE izveštaje, tabele, dokumente.... Za većinu je obezbeđeno nekoliko verzija štampe, uz kombinaciju elemenata ili kolona koje će se videti u štampanom izveštaju. Ako su podešavanja i izbori već uneti, dovoljno je protisnuti digme „štampa“, i na ekranu će se prvo prikazati izgled štampanog izveštaja:

A klikom na ikonicu štampača u gornjem levom uglu, sam izveštaj odštampati na izabrani štampač. U slučaju da je na računaru instalirano više štampača, pojaviće se standardni windows® dijalog za izbor štampača:

I po izboru štampača i pritisku na dugme print, papirna kopija će se pojaviti u štampaču:

VAŽNA NAPOMENA. SVI IZVEŠTAJI SU PRAVLJENI U A4 FORMATU, TAKO DA NEĆE BITI ODŠTAMPANI AKO JE JE PRILIKOM INSTALACIJE ŠTAMPAČA KAO PODRAZUMEVANI FORMAT PAPIRA POSTAVLJEN „LETTER“ ILI BILO KOJI DRUGI FORMAT OSIM A4. TAKOĐE, BITNA JE I ORJENTACIJA PAPIRA. VEĆINA IZVEŠTAJA JE U PORTAIT (USPRAVAN) MODU, DOK JE MANJI BROJ U LANSCAPE (POLOŽENOM) MODU. Ako prilikom štampe dobijete poruku:

Štampač nije dobro podešen. U tom slučaju, sa dugmetom X u gornjem desnom uglu izađite iz prikaza štampanog izveštaja (koji je izgledom običan prazan list), i ponovo pritisnite dugme štampa, ali sada, kod izbora štampača, pritisnite desni taster miša na izabrani štampač, pa iz padajućeg menjija izaberite „printer preferences...“ i u zavisnosti od instaliranog štampača, dobićete sličan prozor u kojem možete podesiti format, odnosno orjentaciju papira:

Do istog prozora možete doći nevezano od ovog softvera, direktno iz Windows® Control Panel->Printers, pa desni taster miša na izabrani štampač, pa iz padajućeg menjija izaberite „printer preferences...“ i tamo podesti sve potrebne parametre PRE početka korištenja programa:

Ako je potrebno izvršiti podešavanje izgleda izveštaja pre štampe, na prozoru mreže treba pritisnuti funkcijski taster (na tastaturi) F1 za dobijanje prozora za podešavanje, što je već u opštim crtama objašnjeno u prethodnim poglavljima, dok postoji specifičnost za svaku tabelu, a posebno dokumente, što će biti prikazano zasebno u poglavlju o podešavanju štampe dokumenata. U ovom slučaju još jednom podešavanje štampe lagera:

Gde je moguće izabrati font i veličinu slova, birati koji elementi i na koji način se štampaju i sve ostalo, objašnjeno u poglavlju podešavanje.

5. Rad sa dokumentima

Kao što su baze osnova programa što se tiče unetih šifarnika i naziva, i bilo koji drugih tabela, dokumenti su JEDINI NAČIN za unos promena odnosno događaja koje prati program. Mogu biti finansijski, robni, ulazni, izlazni, povratnice, razduženja, nivelacije, popisi... nekoliko desetina tipova, i praktično pokrivaju sve moguće događaje u poslovanju. U glavnom prozoru programa su ikonama predstavljeni dokumenti koji se najčešće koriste dok se do SVIH ostalih može doći preko menija i pod menija. Način izrade i rada sa dokumentima je unificiran i značajna razlika postoji samo između rada sa robnim i finansijskim dokumentima, dok se recimo svi robni dokumenti rade na gotovo potpuno isti način uz minimalne razlike vezane za specifičnost pojedinačnog dokumenta Za ilustraciju rada sa robnim dokumentima koristićemo proces izrade fakture, uz osvrte na specifičnosti kod drugih robnih dokumenata.

5.1. Robni dokumenti

5.1.1. Fakture veleprodaje

Do prozora faktura dolazimo kroz meni Izlazni dokumenti->Faktura. Ako radimo sa više magacina, pojaviće se prozor u kojem treba izabrati na koji magacin se faktura odnosi:

,a ako postoji samo jedan magacin dobijamo odmah spisak faktura. Pojavljivanje ovog prozora je definisano u delu „Generalna podešavanja“ i biće kasnije objašnjeno. Za sada, bilo izborom magacina, bilo direktno, dobijamo prozor sa do sada urađenim fakturama:

Ovaj prozor, kao i svaki drugi u programu ima svoje elemente:U plavoj traci na vrhu piše koji je tip dokumenta (Faktura VP- faktura veleprodaje), broj do sada urađenih faktura, i slaganje odnosno pretraga po koloni (trenutno broj). Slaganje i pretraga je obrađeno u prethodnim poglavljima, o bazama i neće biti ponavljano i ovde. Ostali elementi su, u gornjem desnom uglu tekst box za unos pretrage, red dugmića po sredini prozora, za sve funkcije u radu sa dokumentima i dve mreže sa podacima.

Gornja mreža je spisak do sada urađenih dokumenata, sa kolonama: broj (dokumenta, odnosno ovde fakture), šifra (ovde kupca), naziv (ovde kupca), datum (izrade fakture), valuta (rok plaćanja), nabavna vrednost (robe na fakturi), prodajna vrednost (robe na fakturi), rabat (ako je dat), svega (ukupna vrednost fakture sa PDV-om).... Ako pritiskate kursor (strelicu na tastaturi) u desno više puta videćete i kolone koje se zbog nedostatka prostora ne vide, i najčešće nisu ni potrebne u redovnom radu, ali ih ima još 15-ak i svaka ima svoju vrednost u određenim situacijama.

Donja mreža je spisak artikala na izabranoj fakturi (iz gornje mreže) i pozicioniranjem na bilo koju fakturu (gornja mreža) se pokazuju artikli baš te fakture, uz izmenu podatka u gornjem desnom uglu koji (ovde stavki 7) govori koliko faktura ima stavki, što je korisno kod faktura sa više stavki kod kojih se ne vide sve stavke u prozoru. Stavke je naravno moguće videti kretanjem kursorom na dole (ili gore) u donjem prozoru, ali u prvom pojavljivanju je vidljiv ograničeni broj stavki (ograničen prostorom na ekranu).Sadržaj donje mreže je šifra (artikla), naziv (artikla), jedinica mere, prodata količina, prosečna nabavna cena, cena po kojoj je prodat na toj fakturi, nabavna i prodajna vrednost, poreska stopa svakog artikla, a pomeranjem u desno su dostupna još neka polja koja opisuju prodaju artikla koji gledamo.

Izgled prozora fakture se može podešavati kako je opisano u prethodnom poglavlju podešavanje mreže, uz neke specifičnosti koje se dobijaju u prozoru za podešavanje (pritiskom na taster F1):

Opcije su prilično opisne i nećemo ih posebno prolaziti, posebno pošto se eksperimentisanjem, bez ikakvog rizika mogu sve isprobati i naći najpogodniji način rada. Prvi tab koji se pojavljuje je posvećen izgledu štampane fakture, i u padajućem meniju „verzija štampe“ se nalaze desetine tipova izgleda faktura, omogućeno je biranje fonta i njegove veličine, kao i izbor štampe sa znakom (logoom) i zaglavljem (Ime preduzeća, adresa, PIB.....) ili bez njih, za one koji žele štampu na svom

memorandumu. Srednji tab služi za definisanje izgleda prozora i sličan je opciji ranije opisanoj u podešavanju mreže baza:

Uz mogućnost podešavanja odnosa veličine gornje i donje mreže. Recimo preduzeća koja imaju fakture sa po jednom –dve stavke, radije će podesiti prozor tako da je gornja mreža veća, i time vide više faktura u spisku, dok je donja mreža manja, pošto treba da prikaže samo nekoliko stavki. Ili obrnuto. Oni koji obično imaju više stavki na fakturama, radije će napraviti obrnutu situaciju, tako da na prvi pogled vide što više stavki odjednom: primeri:

Ili:

Jedini tab koji zahteva dodatno objašnjenje je prvi tab podešavanje „Izrada dokumenta“:

Detaljno pojašnjenje će biti dato kroz proceduru izrade dokumenta, a za sada samo napomena da se ovde definiše način dodele broja dokumenta (za ovaj slučaj faktura veleprodaje), broj cifra ili drugih znakova koje čine broj tog tipa dokumenta, rad sa serijskim brojevima (objašnjeno kod otvaranja artikala). Izbor načina unosa artikala i slično.

5.1.1.1 Dodavanje novog dokumenta (fakture veleprodaje)

Kao što je napomenuto, rad sa robnim dokumentima je unificiran, i savladavanje izrade jednog tipa dokumenta obezbeđuje znanje za rad i sa svim ostalim tipovima robnih dokumenata, uz specifičnosti koje će biti zasebno spomenute.

Dodavanje počinje klikom na dugme Dodaj, ili alt+d ili pritiskom na Insert (po ranije opisanim konvencijama). Prvi prozor koji se pojavljuje je prozor sa spiskom partnera, odnosno, na taj način program „pita“ kome se pravi faktura:

Ako je radi o postojećem kupcu, pomoću pretrage ga lociramo, i kada se pozicioniramo na njemu (bude „zacrnjen“), dugmetom Izaberi ili Enterom (konvencije) ga ubacujemo u fakturu. Ako se radi o

novom kupcu, dugmetom dodaj (Insert) na prozoru kupaca dodajemo kupca (videti u ažuriranju baza), pa po upisu tog novog kupca u bazu komintenata, radimo dalje kao da je već postojao, odnosno izaberemo ga kao kupca kojem pravimo fakturu. Po izboru kupca, dobijamo sledeći prozor:

Na njemu su već izborom kupca, popunjena šifra i naziv kupca, a kursor se nalazi na sledećem po redu polju „na osnovu“. U to polje (gornje) se unosi na osnovu čega se pravi faktura (broj otpremnice, broj ugovora i sl), a u donje polje se unosi datum tog „na osnovu“ dokumenta. Podaci uneti u ta polja će biti štampani na fakturi kao osnov i datum prometa dobara. Ako se ne prave otpremnice već je ovaj dokument i faktura i otpremnica, moguće je ova polja preskočiti, a program će ih sam popuniti sa brojem odnosno datumom fakture, kada budu uneti. OVO UNIVERZALNA FORMA ZA IZRADU DOKUMENATA I KORISTI SE I KOD IZRADE KALKULACIJA (I SVIH DRUGIH ROBNIH DOKUMENATA). KOD IZRADE KALKULACIJE PROGRAM NEĆE DOZVOLITI UNOS ARTIKALA BEZ UNOSA POMENUTIH POLJA, JER KOD KALKULACIJE TU TREBA DA STOJI BROJ I DATUM FAKTURE OD DOBAVLJAČA, ŠTO JE VEOMA BITAN PODATAK ZA KASNIJU UPOTREBU. Kretanje između polja je tasterom TAB sa tastature (konvencije) ili klikom miša u polje koje nam treba. Tab je jednostavniji jer se kursor kreće po logici ka svakom sledećem potrebnom polju. Pozicioniranjem na bilo koje polje, na dnu programa, u liniji za pomoć se pojavljuje opis polja, spisak mogućnosti i preporuka za dalji rad.Polja svrha i plaćanje se po standardu preskaču, i koriste se samo u specifičnim situacijama (recimo polje svrha za izradu konačnog računa) koje će zasebno biti analizirane.Sledeći TAB nas vodi do polja BROJ. U zavisnosti od podešavanja dokumenta, to polje je prazno i čeka da se ukuca broj fakture, ili, ako je u podešavanju uključena „Automatska dodela broja=“ AUTO, broj će već biti popunjen prvim sledećim brojem i zaključan. U navedenom podešavanju je takođe i izbor broja znakova u broju dokumenta (po standardu je 4 cifre što omogućava 9999 faktura što je najčešće dovoljno za normalan rad), kao i ček boks koji kaže „broj dokumenta čine samo cifre“ i time onemogućava unos drugih znakova u broj fakture. To je standardno podešavanje, ali je moguće u navedenom prozoru to promeniti i odobriti unos bilo kojih znakova, odnosno maksimalan broj od 30 znakova u broju dokumenta. TAKVE IZMENE TREBA NAPRAVITI PRE UNOSA PRVOG DOKUMENTA, JER KASNIJE, IAKO SU MOGUĆE, MOGU PRAVITI PROBLEM KOD AUTOMATSKOG KNJIŽENJA I FORMIRANJA FINANISJSKIH NALOGA. TAKOĐE, UNOŠENJEM DRUGIH ZNAKOVA OSIM CIFARA U BROJ DOKUMENTA, GUBI SE MOGUĆNOST AUTOMATSKE DODELE SLEDEĆEG BROJA, JER PROGRAM NE MOŽE UTVRDITI KOJU LOGIKU KORISNIK HOĆE DA KORISTI (primer ako je prethodni broj A-1, nije moguće utvrditi da li

je sledeći B-1 ili A-2). BEZ PREKE POTREBE I VEOMA DOBROG RAZLOGA NE TREBA ODSTUPATI OD STANDARDA, A TO SU 4 CIFRE KAO BROJ, JER TO ZADOVOLJAVA SVE STANDARDNE SITUACIJE.

Unosom broja (ručnim ili automatskim), kursor se pozicionira na sledeće polje, datum dokumenta, i automatski unosi današnji datum, kao pomoć, predpostavljajući da se faktura radi u realnom vremenu. Preko ispisanog datuma je moguće uneti bilo koji drugi datum, odnosno potrebni datum, UNOSOM DAN- (povlaka) MESEC:

TAJ FORMAT DATUMA JE OBAVEZAN ZA SVE UNOSE DATUMA U CELOM PROGRAMU, I AKO JE WINDOWS® REGION PRAVILNO PODEŠEN, BIĆE SAM I PONUĐEN. Nema potrebe unositi ceo datum (dam-mesec-godina) jer će pritiskom na TAB i silaskom na sledeće polje program sam dopuniti i formatizovati datum (isto važi za sva datumska polja u programu).Silaskom na sledeće polje valuta odnosno rok plaćanja, otvara se nekoliko mogućnosti:-Moguće je uneti u prvi tekst boks broj dana kao rok plaćanja, a program će sam dodati taj broj dana na datum fakture i izračunati datum plaćanja.-Moguće je preskočiti prvi tekst boks i u drugi direktno uneti datum plaćanja (dan-mesec, a silaskom sa njega program će ga formatizovati kako treba).-Ako je prilikom definisanja-ažuriranja partnera unet rok plaćanja vezan za partnera (takođe i rabat potreban za sledeće polje), program će sam dodati predefinisani rok na datum fakture i time dobiti datum plaćanja, kao i u sledećem polju uneti predefinisani rabat.

Ova predefinisana polja su samo predlog, napomena i nisu obavezujuća (mada se u generalnim podešavanjima, koja su namenjenja adimistratorima mogu učiniti obavezujućim), i mogu se jednostavno prekucati drugim datumom, odnosno rabatom, u zavisnosti od potrebe i trenutnih komercijalnih dogovora i uslova.Tek unosom svih potrebnih polja za formiranje ZAGLAVLJA fakture (kupac, broj, datum, rok, na osnovu čega..), faktura je spremna za unos artikala odnosno stavki, što se vidi na osnovu toga što su dugmići u donjem levom uglu postali dostupni, za razliku od prethodnih slika gde su svi sivi osim dugmeta odustani, kojm se naravno bilo kada može odustati od izrade dokumenta.

Nakon unosa zaglavlja, nastavljamo sa pravljenjem dokumenta, tako što unosimo stavke. Stavke (artikli) se unose pritiskom na dugme dodaj ili taster Insert (konvencije). Ovde se vidi postojanje dva dugmeta dodaj, ali za redovan rad, prvo, sa slikom barkoda treba ignorisati. Služi samo za rad sa serijskim brojevima, odnosno samo za preduzeća koja artikle i prodaju vode na taj način. Znači, pritiskom na dugme dodaj, ili taster Insert, dobijamo ili formu za unos artikla u dokument (fakturu) ili spisak artikala, u zavisnosti od podešavanja koje će biti objašnjeno. Po standardu, prvo dobijamo spisak artikala, odnosno, program nas „pita“ koji artikal prodajemo:

U dobijenom prozoru, pomoću pretrage izaberemo željeni artikal, pri tome odmah vidimo dostupnu količinu, nabavnu i prodajnu cenu, kao i ostale potrebne elemente i pozicioniranjem na artikal i pritiskom na tastr enter (ili dugme izaberi), prebacijemo artikal u fakturu preko međuforme koja služi za unos količine, cene i svih drugih bitnih elemenata:

Izborom artikla, gotovo sva polja već jesu popunjena, i kursor stoji na polju količina, i unosom količine, omogućen je upis artikla u fakturu, po ceni koja je na lageru, uz rabat koji je definisan na samoj fakturi. U NAJVEĆEM BROJU SLUČAJEVA, UNOS ĆE TAKO I TEĆI. Ipak, sama forma pruža obilje mogućnosti, tako da ćemo ih sada proći, u slučaju da postoji potreba za odstupanjem od standardnog načina rada.