v/ Benny F. Jensen, Ejendomme Teknik

v/ Benny F. Jensen, Ejendomme Teknikv/ Benny F. Jensen, Ejendomme Teknik

Valg og implementering Valg og implementering af ERP system til af ERP system til

Københavns LufthavnKøbenhavns Lufthavn

Ejendomme Teknik

DFM-netværk medlemsmøde

28. september 2004

Københavns Lufthavn

Københavns Lufthavn (CPH) blev grundlagt i 1925. Lufthavnen er den skandinaviske hovedlufthavn, dvs. transferlufthavn for flytrafikken

mellem den øvrige del af verden og de mange nationale og regionale lufthavne i Skandinavien samt området syd for Østersøen.

Lufthavnen ejes og drives af det børsnoterede selskab Københavns Lufthavne A/S, der også ejer og driver Roskilde Lufthavn. Selskabet har desuden internationale aktiviteter i ni mexicanske lufthavne, Newcastle International Airport samt Meilan Airport i Kina.

Københavns Lufthavne A/S overtog i 1990 ejerskab og driftsansvar for lufthavnene i Kastrup og Roskilde. Indtil da havde lufthavnene været ejet af den danske stat og drevet af Københavns Lufthavnsvæsen, der var en statsvirksomhed under Trafikministeriet.

Vi er cirka 1.500 medarbejdere til at tage ansvar for alt lige fra planlægning af fremtidens lufthavn og servicetilbud til den daglige rengøring og vedligeholdelse af lufthavnen.

I alt er der cirka 22.000 ansatte i de mange forskellige selskaber, der tilsammen leverer de serviceprodukter, der har gjort Københavns Lufthavn til en af verdens bedste.

Københavns Lufthavn stiller infrastruktur, bygninger og servicefaciliteter til rådighed for de mange virksomheder, som driver deres forretning i lufthavnen.

Vi har alle samme mål: at give vores passagerer et behageligt ophold i lufthavnen.

Data for CPH

Antal passagerer i år 2003: 17,7 millioner Antal operationer (start eller landing) i år 2003: 259.002 Fragtmængde i år 2003: 335.731 tons

Lufthavnens areal: ca. 11,8 km2

Belagte arealer: ca. 3 km2 Bygninger: ca. 400.000 etage m2

Kerneydelser

Trafik Trafik omfatter de aktiviteter og funktioner, som lufthavnene i Kastrup og

Roskilde stiller til rådighed for at luftfartsselskaberne kan afvikle flytrafikken, herunder de faciliteter, som passagerernes passage gennem disse lufthavne nødvendiggør

Afvikling af flytrafik og håndtering af passagerer og fragt

Kommerciel Kommerciel omfatter de faciliteter og services, som passagerer og andre

tilbydes i lufthavnene, herunder parkeringsfaciliteter, butikker, restauranter, hvileområder, lounges og hotel. Aktiviteterne er i langt de fleste tilfælde koncessioneret til private forretningsdrivende.

Endvidere omfatter forretningsområdet udlejning af Københavns Lufthavnes bygninger, lokaler og arealer til koncerneksterne lejere.

International International omfatter investering i udenlandske lufthavne samt efterfølgende

rådgivning til disse lufthavne omkring drift, optimering og øget effektivitet.

Københavns Lufthavne

Group SupportKoncern-

sekretariat

Kommunikation

InternationalEjendomme

& DriftPassagerer Kommerciel

Organisation

Ejendomme & Drift (EJD)

Økonomi(EJO)

Ejendomsadm.(EJA)

Stab(EJC)

Arbejdsmiljø(AMI)

Projekt(EJP)

Teknik(EJT)

Terminalservice(TER)

• Udlejning

• Rengøring• Kantiner• Intern Service

• Planlægning og vedligehold af bygninger, anlæg og installationer

FM i forretningsområdet Ejendomme & Drift

• Renholdelse af arealer

• Græsslåning• Renovation

Trafik(TRA)

Beredskab(EJB)

FM aktiviteter udgør ca. 250-300

mio. kr. uden investeringer

• Udbygning

Facilities Management

Trafikafvikling / Beredskab

Baggrund…

Behov Mål Valg Implementering

SAP indført til økonomistyring i 1974, herefter gradvis indføring af andre moduler.

Systemet var ikke analyseret og implementeret som en ERP løsning. Mange områder ikke med i systemet. Systemet var præget af knopskydninger uden sammenhæng i den

begrebsmæssige model. Behov for system til håndtering af alle aspekter af

virksomhedsstyringen, herunder facilities management. Ønske om mulighed for samlet økonomisk overblik og større

integration af systemer. Det blev derfor i år 2002 på overordnet politisk/strategisk niveau

besluttet at reimplementere en ERP løsning (Enterprise Resource Planning) som system til integreret virksomhedsstyring.

Foranalyse…


Projektleder udpeget til at analysere behov, fordele og ulemper samt opstille mål for ERP systemet.

Samarbejde med gruppe fra IT afdelingen. Eksterne konsulenter til udarbejdelse af virksomhedsanalyse. Analyse på baggrund af interviews med forskellige afdelinger og

brugere. Analyse dokumenteret i form af oplistning af krav.

Hvad kunne have været gjort bedre…

Systematisering og bearbejdning af kravene

Målet…


Baseret på direktionens beslutning blev Projekt AirBizz etableret med en overordnet målsætning om at sikre et forretningssystem, der imødekommer centrale krav

Målsætning for Projekt AirBizz

IntegrationIntegration

BrugervenlighedBrugervenlighed

ØkonomiØkonomi

Simplificering / Forenkling

Simplificering / Forenkling

StandardStandard

Fleksibilitet og fremtidssikring

Fleksibilitet og fremtidssikring

Direktionens beslutning

Vi skal have et CPH helhedssyn VI skal have en integreret løsning Vi skal have en standard løsning

medfører, at vi skal have en fælles løsning, der så vidt muligt som minimum inkluderer alle de områder, hvor

funktionalitet eller information benyttes på tværs af organisationen

Direktionens beslutning

Vi skal have et CPH helhedssyn VI skal have en integreret løsning Vi skal have en standard løsning

medfører, at vi skal have en fælles løsning, der så vidt muligt som minimum inkluderer alle de områder, hvor

funktionalitet eller information benyttes på tværs af organisationen

Projektets kommissorium

At vælge en ny standard, integreret forretningsløsning, der understøtter såvel it-strategi som

forretningsområdernes strategier og behov for it-understøttelse

Projektets kommissorium

At vælge en ny standard, integreret forretningsløsning, der understøtter såvel it-strategi som

forretningsområdernes strategier og behov for it-understøttelse

Målsætninger for løsning

Screening af marked for mulige forretningssystemer

Integrerede ERP-

systemer

Løn- systemer

Ejendoms- admin.-

systemer

Vedlige-holdelses- systemer

Markedet

scre

enin

g

- Kriterier -• Brugerkrav til

funktionalitet• Standard integration• Dansk support• Dansk sprogversion• Fleksibilitet/

fremtidssikring• Referencer• Økonomi

• Intern kompetence og kendskab

• Økonomi• Licens er betalt• EU-udbud for software

spares

Movex

SAP R/3 Oracle

IFS

SAP R/3

SAP R/3 valg…


SAP R/3 blev valgt som løsning, da systemet var det økonomiske mest fordelagtige og funktionsmæssigt bedst levede op til kravene

SAP er kendetegnet ved stor integration mellem mange opgaver og områder. SAP bruges i CPH bl.a. til:

Planlægning og registrering af vedligehold Helpdesk for tekniske fejlmeldinger (via Teknisk Vagtcentral) Opkrævning af husleje Indkøb og lager Økonomi (opfølgning, bogføring, betaling af fakturaer etc.)

Reimplementering af løsning. Leverandør: Ementor.

OrganisationAirBizz…


Til at sætte systemet op og gennemføre implementeringen blev der etableret et stort tværorganisatorisk projekt – AirBizz.

Projektgruppen bestående af IT-medarbejdere, brugere og leverandøren blev fysisk lokaliseret samlet, hvilket havde store fordele i relation til bl.a. kommunikation og vidensdeling.

Projektorganisationen bestod af en projektledelse samt en række teams svarende til modulerne i SAP.

Herudover var en tværgående gruppe til at varetage integrationen af modulerne samt opsætning og definition af den begrebsmæssige model.

I hver gruppe var en repræsentant fra leverandøren og repræsentanter fra brugere og procesejere. Disse repræsentanter blev i perioden frigjort fra sædvanlige arbejdsopgaver, hvilket var en nødvendig forudsætning.

Brugerne var bl.a. med for at sikre, at løsningerne svarede til behovet. Implementeringstid 6-8 måneder – hurtigt med relativt få fejl.

Opsætning & ImplementeringErfaringer…


Fokus på 2 systemer, der skal køre parallelt og sikres overensstemmelse: IT-systemmæssigt Brugerorganisation og forretningsgange

Vigtigt at nøglepersoner tager ejerskab for løsningen Organisationen skal geares til nye forretningsgange – herunder ændring af

virksomhedskulturen Eksterne konsulenter bør anvendes til den IT-mæssige del, men kan ikke

anvendes til at styre forandringsprocessen. Undervisning for brugere:

Formel IT-mæssig betjening Forretningshændelser – hvordan systemet skal bruges i dagligdagen

Udpegelse af nøglepersoner / superbrugere i hvert forretningsområde.

ImplementeringErfaringer…


Projektdeltagere samlet fysisk

Vidensoverførsel mellem leverandør og CPH (IT)

Arbejde i projektteams

Brugerdeltagelse

Brug af eksterne, da erfaring sjældent findes internt

Forankring på nogle brugerniveauer

Engagement fra nogle brugerne

Erfaring hos leverandører (undgå at bruge ressourcer på at lære andre op)

Fokus på forretningsgange, kultur og bruger forståelse for opgaven

Undervisning i forretningshændelser vigtigt – helhedsforståelse

Opfølgning…


Gruppe af udvalgte superbrugere inden for hvert SAP modul. Grupperne er bindeleddet mellem brugerne og IT-afdelingen, der

varetager systemmæssige rettelser. SAP gruppe i IT afdelingen til behandling og udførelse af

tilpasninger/ændringer. SAP IT gruppen tager stilling til ønskede tiltag, og sikrer

sammenhænge og korrekt anvendelse af systemet. Budget til løbende support. Større ændringer kræver investeringsansøgning.

OpfølgningErfaringer…


Der er rundt omkring i organisationen er en negativ stemning omkring SAP systemet, og der fokuseres derfor på uhensigtsmæssighederne frem for mulighederne. På det operationelle niveau har fordelene endnu ikke slået igennem.

Det anses som en nødvendighed for at udnytte systemet optimalt, at der i de enkelte afdelinger er superbrugere, som her og nu kan vejlede og har den operationelle forståelse.

Nogle af problematikkerne ligger sandsynligvis i, at deltagerne i Airbizz teamene har været de samme, som også har været med til at sætte det tidligere system op, og der ikke har været tilstrækkelig lydhørhed over for forslag til nye processer.

Systemet er ”solgt” til driftsorganisationen med forventning om store fordele, men driftsorganisationen har endnu ikke set de lovede fordele. Det er ikke tilstrækkeligt at have et effektivt system, hvis forretningsgangene ikke tilpasses og udvikles sideløbende.

OpsummeringForudsætninger for succes

2 væsentlige processer – med ligelig vægt Opsætning af IT værktøj Styring af forretningsmæssig forandringsproces

Brugerne – sikring af … …engagement …ejerskab …kendskab …forståelse

Top-down er et must! Løsningen skal være forankret i ledelsen på alle niveauer

Hvordan sikres ejerskabet? Der skal gøres op med firmakultur Holdningsbearbejdning

Documents

v/ Benny F. Jensen, Ejendomme Teknik