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DOCUMENTOS CONTABLES
Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales
de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo
exijan.
DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los
usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia
para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o
empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes
que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de
alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de
tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o
el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
El CHEQUE.
Historia del Cheque
El cheque surge de la práctica bancaria de Inglaterra, en el siglo XVIII pero recién en el siglo
XIX comienza su reglamentación legal. En Inglaterra donde se dicta la primera ley de
cheques, en 1852; le sigue Francia en 1865 y el ejemplo es seguido por los demás países El
cheque, sólo puede perfeccionarse con la participación activa de una institución
de crédito (banco), no puede ser concebido teóricamente sin su participación. Entonces, la
historia del cheque está ligada a la del banco, y por lo mismo, no podemos iniciar su recuento
histórico sino a partir del surgimiento de la banca. Las instituciones de crédito, según las
conocemos en la actualidad, apenas tienen un poco más de cien años de existencia; no
obstante, es relativamente sencillo encontrar en la historia el origen de los organismos que más
tarde se convierten en las actuales instituciones de crédito. Será a partir de ese momento que
iniciaremos el recuento cronológico del cheque. La necesidad de hacer uso del dinero
guardado, sin tener que acudir a pedírselo a quien lo tiene en cada ocasión. Es justamente en
este primitivo y rudimentario servicio de depósito bancario que aparece el antecedente más
claro del moderno cheque .Durante la edad media, los franceses y más tarde los italianos en
sus transacciones bursátiles, usaron sistemas de pago que por sus características se asemejan
mucho más al concepto moderno de cheque, que los utilizados por los habitantes de la Época
Clásica, por lo que concluye que fue entonces, cuando verdaderamente ocurrió el nacimiento
del cheque.
¿Para qué sirve? Para extraer dinero de una cuenta, extendiéndole a otra persona una
autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, sin que sea
necesaria su presencia. El cheque puede extenderse al portador, o a nombre determinado, con
el documento el banco efectúa el pago si la cuenta tiene fondos monetarios suficientes para
cubrirlo. Permite al librador, retirar fondos de lo que tiene disponible.
DESCRIPCIÓN: El cheque es un documento bancario o jurídicamente un título de crédito en
virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de
crédito, que es librado, el pago de una suma de dinero a favor de una tercera persona llamada
beneficiario.
IMPORTANCIA: Es importante debido a la seguridad que significa no traer consigo dinero
en efectivo o por habérselo dejado a la persona que lo puede guardar sin correr riesgos, con la
simple expedición de documento a favor de un tercero, o el servicio de chequera que se
conoce.
INICIO Y ANTIGÜEDAD: El cheque surge de la práctica bancaria de Inglaterra, en el siglo
XVIII pero recién en el siglo XIX comienza su reglamentación legal. En Inglaterra donde se
dicta la primera ley de cheques, en 1852; y luego le sigue Francia en 1865.
Partes de un cheque
Número de cuenta del emisor
Número de cheque
Fecha y lugar de emisión
Cantidad a pagar (números y letras)
Nombre del receptor
Firma del emisor
Área de Endoso: Para cambiar un cheque en Guatemala se requiere que el receptor presente
su cédula, coloque su firma y número de cédula en la parte posterior del cheque.
EL PAGARE
HISTORIA DEL PAGARE
El pagaré nace en la Edad Media, antes que la letra de cambio, comenzando a utilizarse en las
ciudades del norte de Italia para evitar el riesgo de llevar efectivo en largos desplazamientos
por caminos plagados de bandoleros. Así, se entregaba el dinero en efectivo a un banquero y
éste firmaba un documento prometiendo devolverlo en otro lugar a quien se lo había entregado
o a quien éste designase. Para algunos su origen se debió al desaparecimiento de la sanción
por cobro de intereses en los préstamos, hecho que permitió a los deudores a obligarse
cambiariamente en el pago de sumas de dinero a fechas determinadas, lo cual no hacía
necesaria la utilización de letras sino de pagarés, o mejor de vales, expresión con la cual se
conoció inicialmente. Para otros, esta figura obedeció a las dificultades que presentaba la letra
de cambio en cuanto a su uso, dada la necesaria intervención de un tercero en el cambio.
Cuando el negocio se iba a realizar entre dos personas ya no era adecuada la letra, entonces
aparece el pagaré como título capaz de superar esa dificultad, pues éste sólo exige la presencia
de un otorgante, de la persona que lo suscribe o que lo emite, y del beneficiario cumplir la
orden de pago.
Otros autores justificaban el origen del pagaré en razón de que la letra de cambio se estructuró
sobre la base del contrato de cambio.
¿Para qué sirve? El pagare tiene diversos usos, y su aplicación puede variar, siendo está a
discreción de quienes lo suscriben. Una de ellas para el cobro de intereses en los préstamos
que se realizaban, hecho que le permitían a los deudores, a obligarles a realizar el pago de
sumas de dinero a fechas determinadas, para realizar transacciones comerciales, es también
utilizado para garantizar mercancía, e incluso en controversias judiciales como garantía de
reparación de daños.
IMPORTANCIA: La importancia de este medio de pago es que permite realizar las
operaciones sin hacer entregas de dinero inmediatas, permite obtener préstamos de dinero
ofreciendo seguridad para su cobro, permite la negociación de la fecha de vencimiento.
PARTES DEL PAGARE:
1. La cláusula a la orden o la denominación.
2. La promesa pura y simple de pagar.
3. El plazo de pago.
4. Lugar de pago.
5. Nombre del beneficiario.
6. Nombre, firma del suscriptor, librador.
RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado
por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras
características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a
quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de
muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o
servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe
conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se pagan),
los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte
de una empresa de que fue lo que se pagó o realizó.
RECIBO DE INGRESO
¿Para qué sirve? El Formulario de Recibos de Ingreso sirve para registrar todas aquellas
operaciones de Ingreso de Efectivo o su Equivalente por operaciones con Clientes o cualquier
otra persona que implique un Ingreso.
Importancia: Es de gran importancia ya que con este recibo podemos registrar operaciones en
cada uno de estos procesos, pero primero debemos crear los Maestros en Ficheros, tales como:
Cuentas Bancarias.
Cuentas de Caja.
Partes:
1. Importe en numeral.
2. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Número del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisión.
7. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme.
RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO
Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al
contado o pago de deudas de la empresa. En formato de recibos de caja de recibos de egreso.
El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:
Los recibos deben ser pre numerados y deben emitirse respetando la correlatividad.
La emisión se efectúa de la siguiente forma:
1. Importe en numeral.
2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Lugar y fecha de emisión.
6. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.
7. Firma del beneficiario.
VALE
Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede
representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la
cantidad que aparece en el vale). Lo más habitual es que los establecimientos comerciales
proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos.
¿PARA QUE SIRVE?
Sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato o gratuito.
En otros casos forma parte del proceso de devolución, el comercio extiende un vale que
permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro.
Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa.
Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en
existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un «vale de
caja».
PARTES DEL VALE
Este vale contiene:
Fecha
Cantidad (en número y letra)
Especificación clara sobre el concepto
Rúbrica de autorización
Firma de la persona que recibe el dinero
EJEMPLO DE VALE
HISTORIA DE LA FACTURA
El Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el
que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto
sobre el Valor Añadido, representa la vigente normativa reguladora del contenido de la
factura, así como el régimen de las facturas rectificativas.
LA FACTURA
Es el documento característico en el que constan todos los detalles de una operación de
compraventa, o prestación de un servicio. Es un documento tributario de compra y venta que
se registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por la ley. Este comprobante tiene
para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la
operación.
IMPORTANCIA DE LA FACTURA
Lo más importante de solicitar una factura cuando realizas una compra, primero, es la
responsabilidad del vendedor a garantizar lo que te vende. ante un desperfecto o falla del
material,
Segundo. Te aseguras que el vendedor pague el impuesto correspondiente, el cual ya está
incluido en el precio, o sea que ante una compra sin factura, el comerciante se está quedando
con esa cantidad de dinero que no le corresponde.
PARA QUE SIRVE
La factura es un documento que puede ser transferible a otra persona, aun cuando la
compraventa hubiera sido al crédito siempre que se notifique y el deudor acepte la
transferencia de la deuda.
PARTES DE UNA FACTURA
Apellido y nombres o denominación o razón social del titular.
Nombre comercial (si lo tuviera.)
Dirección de la casa del matriz.
Dirección del establecimiento donde está ubicado el punto de emisión.
Numero de RUC.
Denominación de comprobante de pago.
Numeración del comprobante: serie y numeración correlativa.
Apellidos y nombres o denominación o razón social del comprador o usuario.
RUC del comprador o usuario.
Fecha de emisión.
Numero de las guías de remisión o de otros documentos relacionados con la operación.
Bien vendido o cedido en uso, descripción o tipo de servició prestado unidad de medida y
numero de serio y/o motor.
EJEMPLO DE FACTURA
INTRODUCCIÓN
En nuestra actualidad existen diversos documentos comerciales y contables utilizados con
frecuencia en el mercado nacional e internacional los cuales fueron investigados para saber su
historia origen, para que sirven, como se utiliza y cuando debe utilizase.
Estos documentos fueron reunidos con la intención de conocer no solo el modelo y el tipo de
documento indispensable tanto en la contabilidad como en la vida financiera diaria, conocer su
origen sus componentes y sobre todo sus bases legales para respaldar su uso cotidiano.
Esta información fue recopilada para tomar conciencia de la realidad y las reglas a seguir en
cualquier transacción o movimiento administrativo que debe seguir cualquier individuo o
empresa, con la intención de seguir y trabajar siempre al margen de la ley.
Tener conocimiento de los documentos comerciales es de suma importancia para todas
aquellas empresas que llevan a cabo actividades comerciales, ya que con la correcta utilización
de estos, pueden facilitar el manejo de finanzas y tener un mejor control de los ingresos y
egresos de una organización.
CONCLUSIONES
1. Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los
que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil
2. Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego
recibidos y conservados en la empresa. Como facturas de compras, recibos de pagos
efectuados, etc.
3. Realizan acciones importantes en una compañía o empresa, para mantener un control
eficaz en todas las operaciones que se ejecutan dentro de ella.
4. Los documentos contables permiten controlar las operaciones practicadas por la
empresa o el comerciante, para la comprobación de los asientos contables.
RECOMENDACIONES
1. Los documentos comerciales deben ser utilizados y aplicados adecuadamente
para una buena organización.
2. Es necesario exigir los respectivos documentos, luego de una actividad
comercial,
3. Como administradores educativos debemos de conocer y utilizar cada
documento adecuadamente para tener un mejor control del ingresos y egresos
del centro educativo.
4. Dichos documentos deben manejarse con responsabilidad, ya que un mínimo
error podría perjudicar a la empresa.
Bibliografía
Ley No. 2859 Sobre cheques del 30 de abril de 1951, Modificada por la Ley 62-2000
Estudiantes de Derecho/mis trabajos de derecho / el cheque
http://www.monografias.com/trabajos11/ladocont/ladocont.shtml#ixzz3SUvT52oW
http://www gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/46/docscomerciales.htm
http://orleii.blogspot.com/
http://www.monografias.com/trabajos96/factura-contabilidad/factura-contabilidad.shtml
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE NOR-OCCIDENTE
PROFESORADO DE ENSEÑANZA MEDIA EN PEDAGOGÍA YTÉCNICO EN
ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
CONTABILIDAD GENERAL
QUINTO CICLO
LIC. CRISTIAN ROSEMBER SILVESTRE MONTEJO
DOCUMENTOS CONTABLES Y/O
COMERCIALES.
ESTUDIANTE: CARNET:
EMILSA PAOLA HERNÁNDEZ GÓMEZ 201341887
BRENDY MARICELA DÍAZ MONTEJO 2013 44834
YESENIA ELIZABETH JIMÉNEZ SÁNCHEZ 201342377
IRMA IRENE ESTEBAN HURTADO 201244682
JACALTENANGO, 28 DE FEBRERO DE 2015