Van feedback geven naar coaching

Best PracticesStad Gent

Dienst Loopbaanbegeleiding en Vorming

Inhoud• Voorstelling Stad Gent• Competentiemanagement

• Wat vooraf ging…• Waar staan we nu?• Uitdaging

• Project: Ontwikkelingsgericht Coachen• Uitgangspunten• Aanpak Stad Gent• Uitdagingen bij het project

• Tools nader bekeken• Competentiehandboek• E-zines• Ontwikkelingshandboek• Workshops

Voorstelling Stad Gent

‘Coaching is een medewerker mee laten zoeken naar een oplossing. Uiteraard

heb je als leidinggevende een einddoel-stelling voor ogen. De weg ernaartoe ligt

echter nog open.’

Peter Van Overmeire – consulent Service en Logistiek

‘Coachen is voor mij medewerkers stimuleren om geregeld eventjes afstand te nemen om

een werkproces te evalueren. Dit in een open en constructief gesprek met de medewerker en mezelf als leidinggevende. Dit zijn een soort

leergesprekken.’

Els Verhasselt – adjunct van de directie – Data-analyse en Gis

‘Coaching is voor mij medewerkers prikkelen, met elkaar laten samenwerken

en leren kritisch te zijn in hun werk. Daarvoor breng ik mensen samen en stimuleer ik hen om elkaar kritisch te

bevragen.’

Philippe Van Wesenbeeck – directeur-manager Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning

Leidinggevenden bij Stad Gent• 12 departementen (cultuur, bevolking en welzijn, onderwijs en

opvoeding, stadspromotie en sport, werk en economie, stafdiensten, facility management, financiën, brandweer, personeel en organisatie)

• 5027 personeelsleden, 657 leidinggevenden• Grote variatie in taken, bevoegdheden en span

of control• Onderscheid tussen operationeel en

coördinerend leidinggevenden• Elke leidinggevende voert evaluatie- en

functioneringsgesprekken

Competentie-

management als

fundament

Rol als people-manager

Competentie-management

Wat vooraf ging…• In 2004 keuze gemaakt om

competentiemanagement in te voeren• Competentiehandboek ontwikkeld door

selectiepsychologen en loopbaan-begeleiders

• 37 competenties, met gedragsindicatoren en 3 subdefinities

• Bewust geen uitwerking van vaktechnische competenties

• Implementatie:– Alle leidinggevenden hebben een workshop gevolgd om te leren werken

met het competentiehandboek

– Evaluatiecriteria werden omgezet in competenties (sturing vanuit P&O door adviserende lijst)

– Selectiecriteria werden omgezet in competenties

– Competentieprofielen opgenomen in functiebeschrijvingen

– Consequent gebruik van competenties bij elke interventie vanuit P&O (samen aan de slag…)

• Sterktes: – Positieve feedback op het handboek door leidinggevenden

– P&O is eigenaar van het handboek

Wat vooraf ging…

Waar staan we nu?

• Competentiehandboek is werkinstrument van elke leidinggevende – Eenduidig begrippenkader in de organisatie – Competenties vormen basis bij beoordeling (selectie, evaluatie, enz.)– De leidinggevende kan gedrag herkennen, benoemen en beoordelen

• Nieuwe leidinggevenden krijgen introductie in competentiemanagement

Uitdaging

Streven naar optimale inzetbaarheid van medewerkers om stadsdoelstellingen

vandaag en morgen te bereiken!

• Gedeelde verantwoordelijkheid – Bestuur mogelijkheden creëren (investering in opleiding,

optimalisatieprojecten, uitbouwen leidinggevend kader, interim-manager, enz.)

– Leidinggevenden = coachen – Medewerkers = ontwikkelen

Project: Ontwikkelingsgericht

Coachen

Uitgangspunten• Het begrip “coachen” ontladen en dichtbij praktijk van de

leidinggevende brengen. – Metafoor van de tandwielen– Eigen leidinggevenden aan het woord laten– Ontwikkelingshandboek ter beschikking stellen

• De opstap naar een coachende houding is een drempel die je zelf als leidinggevende door moet– Project laten insijpelen in de organisatie– Verschillende instapmomenten voorzien– Project ondersteunen met sensibilisering en communicatie

Metafoor tandwielen

Uitgangspunten• Elke leidinggevende heeft een rol als coach

– Coachen is opgenomen in elk leidinggevend profiel naast de competenties team leiden, delegeren en motiveren

– Evalueren welke leidinggevenden de opstap naar coaching gemaakt hebben en welke leidinggevenden niet + acties formuleren

– Overtuiging dat coaching binnen bereik van elke leidinggevende ligt

• Project geslaagd als ‘het volgen van een opleiding’ niet het standaardantwoord is voor een ontwikkelingsbehoefte

• Leidinggevende in eerste instantie versterken, nadien de medewerkers

Aanpak Stad Gent

Actie 1: Ontwikkeling ontwikkelingshandboek in samenwerking met Schouten & Nelissen

Actie 2: Lancering van het ontwikkelingshandboek– beschikbaar op intranet voor alle medewerkers– Digitale tool aan gekoppeld met mogelijkheid voor

gepersonaliseerde rapporten– Papieren versie op aanvraag te verkrijgen

Ontwikkelingshandboek

• Opbouw– Competenties (definitie, gedragsindicatoren)– Welke aspecten zijn al dan niet ontwikkelbaar? – Hoe zie je als een competentie niet ontwikkeld is?– Hoe kan je de competentie bevragen?– Ontwikkeltips voor medewerker en leidinggevende– Coachingstips voor de leidinggevende– Opleidingen en ondersteunende middelen

• Digitale versie– rapporten op maat – Persoonlijk ontwikkelingsplan

Aanpak Stad GentActie 3: Creëren van een draagvlak

– Goedkeuring van het managementteam– Communicatie naar de directieteams + coördinatoren P&O– Communicatie binnen departement P&O– Communicatie naar alle leidinggevenden – Trainers sociale vaardigheden kennis laten maken met het

ontwikkelingshandboek– Ontwikkelingshandboek op het intranet

Actie 4: verspreiden van e-zines ontwikkelingsgericht coachen

E-zines• Opzet van de e-zines:

– Inzichten meegegeven over coachen– Leidinggevenden uit de organisatie vertellen hoe zij coaching

invullen– Leervorm: afstandsleren

• Thema’s van de e-zines:– Aan de slag met de e-zines – Wat is coachen? – Coachen, een opdracht voor elke leidinggevende – Ontwikkelbaarheid van competenties – De coachingsvraag nader bekeken – Even stilstaan bij leerstijlen

E-zines ontwikkelingsgericht coachen

Aanpak Stad GentActie 5: Workshops ontwikkelingsgericht coachen

– Leerdoelen: • Weten wat ik te leren heb om te kunnen coachen• Coachingsopportuniteiten zien als leidinggevende• Weten hoe ik een coaching stapsgewijs kan aanpakken• Aan de slag kunnen met het ontwikkelingshandboek

– Doelgroep: elke leidinggevende– Inschrijving op vrijwillige basis– Interne lesgevers

Coachingscyclus Stad Gent

herkennen

afbakenen

ontwikkelen

aftoetsen

Coachen

Figuur 1. Coachingscyclus

Zie ik het juist?

We gaan aan de slag

Waar staan we

Ik zie …

herkennen

afbakenen

evalueren

ontwikkelen

aftoetsen

Coachen

Figuur 1. Coachingscyclus

Zie ik het juist?

We gaan aan de slag

Waar staan we

Ik zie …

Wij kiezen

Workshop

Aanpak Stad GentActie 6: Verdiepingsworkshops coaching

– Mogelijke thema’s: feedback geven, observeren, Pop invullen, coachingsdoel formuleren, enz.

– Opzet: workshops met methodiek en intervisie– Lesgevers: intern en extern

Actie 7: Maattrajecten coaching voor diensten, doelgroepen, departementen uitbouwen

Actie 8: Coaching aanbieden binnen de organisatie

Actie 9: Medewerkers sensibiliseren en responsabiliseren

Toekomst

Uitdagingen bij het project

• Geen bodem voor dubbele snelheden binnen de organisatie

• Is optimalisering van je rol als leidinggevende, niet als extra werklast

• Ook best practices vanuit technisch operationeel leidinggevenden