VEEDURÍA DISTRITAL 13veeduriadistrital.gov.co/sites/default/files/files/13_ Metodologia... · 1. Ejemplo Matriz del Plan Anual de Adquisiciones PAA 13 1. Elementos y características

13METODOLOGÍA

MEJORAMIENTO DE LAGESTIÓN CONTRACTUAL

EN LAS ENTIDADESPÚBLICAS

VEEDURÍADISTRITAL

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Serie Metodologías para el Control Preventivo

13METODOLOGÍA

MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL

EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS

Bogotá D.C., 2019

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Veedor DistritalJaime Torres-Melo

Viceveedor DistritalDaniel García Cañón

Veedor Delegado para la Atenciónde Quejas y ReclamosJuan Carlos Rodríguez Arana

Veedora Delegada para la ContrataciónTatiana Mendoza Lara

Veedor Delegado para la EficienciaAdministrativa y PresupuestalJasson Cruz Villamil

Veedor Delegado para la Participación ylos Programas EspecialesDiego Fernando Maldonado Castellanos

Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónJairo Tirado Martínez

Jefe Oficina Asesora JurídicaLuz Adriana Cárdenas Corredor

Proyecto Transparencia, Derecho de Acceso a la Información Pública y Medidas AnticorrupciónFrancy Milena Alba Abril

Proyecto Laboratorio de Innovación para la Gestión Pública Distrital - LABcapitalJuan Felipe Yepes González

ISBN: 978-958-8488-16-5

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PRESENTACIÓN DE LA SERIE PRESENTACIÓN DE LA SERIE

Los nuevos modelos de gestión pública han apuntado a fortalecer el control ciudadano y a definir mecanismos de deliberación que promuevan el acercamiento de la ciudadanía a la toma de decisiones públicas y el empoderamiento sobre su desarrollo. Este paradigma se ha relacionado con la legitimidad en los procesos de gobernanza y la vinculación de los ciudadanos en los procesos públicos.

Acercar a la ciudadanía a la gestión pública, mejorar la confianza en las instituciones y promover un gobierno abierto aún es una tarea por completar. La gestión preventiva permite el desarrollo de herramientas concretas que puedan ser utilizadas por los servidores públicos y la ciudadanía para mejorar sus capacidades dinámicas, es decir, sus habilidades para reintegrar, reconfigurar y construir nuevas formas para resolver los problemas públicos.

La Serie de Metodologías para el Control Preventivo se compone de veinte herramientas técnicas dirigidas a la ciudadanía y a los servidores públicos, diseñadas con el objetivo de formalizar y promover rutas metodológicas específicas. Estas metodologías materializan la gestión preventiva, promueven una gestión pública centrada en las necesidades de la ciudadanía y fomentan la transparencia, el control ciudadano y el mejoramiento de la gestión pública en Bogotá.

Para el diseño de estas herramientas se tuvo en

cuenta cuatro momentos clave en su formulación. Primero, se identificaron temáticas estratégicas que respondieran a problemas críticos en la gestión pública. Segundo, se estructuró el alcance de cada documento y se definieron lineamientos como serie metodológica. Tercero, se diseñó, validó y revisó cada ruta metodológica y, por último, se trabajó en la definición de una línea gráfica con énfasis en lenguaje ciudadano.

Estos documentos son producto del conocimiento que la Veeduría Distrital ha acumulado a partir de su quehacer y de la experticia del grupo de servidores y colaboradores que han trabajado en su implementación y desarrollo. Asimismo, han sido validados y piloteados lo que ha permitido su mejor estructuración técnica.

Esta serie que puede ser utilizada por los servidores públicos y la ciudadanía, cuenta con tres características: i) son documentos autocontenidos, en cada documento encontrará todos los instrumentos, formatos, definiciones y condiciones necesarias para la implementación de la metodología, ii) cada metodología puede ser replicada o adaptada a otras organizaciones públicas y privadas y iii) pueden ser escalables a otros contextos territoriales, nacionales e internacionales.

La Serie de Metodologías para el Control Preventivo aborda cinco temáticas claves para el desarrollo de

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Mejoramiento de la gestión contractual en las entidades públicas

la ciudad: transparencia y lucha contra la corrupción, gestión contractual, relación con la ciudadanía, control social y rendición de cuentas, e innovación y retos públicos.

En cada metodología hay una sección de conceptos básicos, un capítulo dedicado a las condiciones iniciales necesarias y una ruta metodológica que guía paso a paso su implementación. Cada documento contiene ejemplos concretos, instrumentos e instrucciones necesarias que facilitarán la aplicación de cada metodología tanto por personas que se acercan por primera vez al tema como por expertos. Invitamos a los servidores públicos y a la ciudadanía para que utilicen y apropien estas herramientas en sus espacios laborales, entidades públicas, organizaciones

sociales y en sus ciudades. La Veeduría Distrital podrá prestar apoyo y acompañamiento en ejercicios de apropiación e implementación.

La Veeduría Distrital agradece a la Unión de Ciudades Capitales Iberoamericanas UCCI por el apoyo para materializar esta Serie de Metodologías para el Control Preventivo. También a la Administración Distrital, a los servidores públicos, a los colaboradores de la Veeduría Distrital y especialmente a todos los ciudadanos que han participado en la aplicación de las metodologías, por su aporte permanente al fortalecimiento del control social en la ciudad.

Jaime Torres-MeloVeedor Distrital

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Esta metodología busca fortalecer las competencias de quienes adelantan los procesos de contratación de las entidades distritales e imparte lineamientos generales que den una pauta en el desarrollo de las actuaciones administrativas que podrían adelantarse para la satisfacción de las necesidades institucionales.

Está dirigida a los operadores contractuales, es decir, a aquellas personas que intervienen en el desarrollo de los procesos contractuales de las entidades públicas y día a día tienen que superar las dificultades propias del quehacer misional y enfrentarse a la dispersión normativa que prevalece en el ámbito de la contratación estatal.

La metodología establece las actividades más relevantes de los cuatro pasos de la contratación estatal, los cuales se concretan en la etapa de planeación del contrato, seguida por la etapa de selección, en tercer lugar, la etapa de contratación, y finalmente, la etapa de ejecución.

RESUMEN

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TABLA DE CONTENIDO Introducción 9

1. Conceptos Básicos 10

2. Condiciones para la implementación de la metodología 11

2.1. Equipo necesario 11

2.2. Normatividad 11

3. Ruta metodológica 12

3.1. PASO 1: Identifique las actividades para realizar en la etapa de planeación 13

3.2. PASO 2: Identifique las actividades para realizar en la etapa de selección 19

3.3. PASO 3: Identifique las actividades para realizar en la etapa de contratación 32

3.4. PASO 4: Identifique las actividades para realizar en la etapa de ejecución 34

Referencias 39

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LISTA DE FIGURAS

LISTA DE TABLAS 1. Ejemplo Matriz del Plan Anual de Adquisiciones PAA 13

1. Elementos y características del Análisis del Sector 14

2. Amparos que pueden requerirse en la contratación 18

3. Procedimiento para desarrollar en una Licitación Pública 22

4. Procedimiento para desarrollar en Selección Abreviada por Acuerdo Marco de Precios 24

5. Procedimiento para desarrollar en Selección Abreviada por Subasta Inversa 25

6. Procedimiento para desarrollar en Selección Abreviada por Bolsa de Productos 26

7. Procedimiento para desarrollar en Selección Abreviada por Menor Cuantía 26

8. Procedimiento para desarrollar en Concurso de Méritos Abierto 28

9. Procedimiento para desarrollar en Concurso de Méritos con Precalificación Primera etapa (precalificación) 29

10. Procedimiento para desarrollar en Concurso de Méritos con Precalificación Segunda etapa (desarrollo

del concurso) 30

11. Contratación directa 31

12. Mínima cuantía 32

13. Perfeccionamiento del contrato estatal 33

14. Cumplimiento de requisitos de ejecución del contrato estatal 34

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SERIE DE METODOLOGÍAS

1. Metodología Ruta del Control Social

2. Metodología aplicación ciudadana de la Herramienta de Seguimiento a la Gestión Pública

3. Metodología proceso de Rendición de Cuentas de la Administración Distrital y Local

4. Metodología Empatía, Intuición y Acción para la Innovación Pública

5. Metodología identificación de riesgos de corrupción en la gestión contractual pública

6. Metodología gestión de conflictos de intereses en el sector público distrital

7. Metodología evaluación del servicio a la ciudadanía en entidades públicas distritales

8. Metodología evaluación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano en Entidades Públicas

9. Metodología identificación de riesgos de microcorrupción en puntos de servicio a la ciudadanía

10. Metodología evaluación de accesibilidad al medio físico en puntos de servicio a la ciudadanía

11. Metodología traducción de documentos a lenguaje claro

12. Metodología aplicación del Índice de Servicio

a la Ciudadanía

13. Metodología mejoramiento de la gestión contractual en las entidades públicas

14. Metodología aplicación del Índice de Innovación Pública

15. Metodología autoevaluación de medidas de integridad para empresas públicas y empresas mixtas

16. Metodología prevención de riesgos de

soborno en entidades públicas

17. Metodología implementación del gobierno abierto en el gobierno escolar

18. Metodología caracterización de instancias de

participación ciudadana

19. Metodología seguimiento a compromisos

entre ciudadanía y entidades públicas

20. Metodología conociendo el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG para ejercer control social

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INTRODUCCIÓNLa contratación pública es quizás la manera más usual de satisfacer las necesidades de las entidades estatales, las cuales se concretan en esencia, en lograr el cumplimiento de los fines del Estado. Si bien, con el paso del tiempo ha mutado el sistema de compra pública y aumentado la optimización de los recursos públicos, aún se encuentran muchas falencias en la estructuración de los procesos de contratación del Estado que repercuten en la insatisfacción de necesidades, pérdidas en el patrimonio público y menoscabo en el ejercicio de derechos y libertades, entre otros.

En el ejercicio del control preventivo, la Veeduría Distrital ha evidenciado con preocupación, las dificultades que se presentan en algunas entidades distritales para adelantar procesos de contratación que permitan la satisfacción de las necesidades de la entidad contratante sin generar traumatismos en el cumplimiento de dicho cometido.

Si bien los operadores contractuales tienen claridad respecto de cumplir unos mínimos normativos en el desempeño de actividades asociadas a la contratación pública, es importante que recuerden que dicho cumplimiento no obedece a silogismos o parámetros formales, o meramente documentales, sino a la identificación real y precisa de los aspectos determinantes en el buen que hacer contractual.

De esta manera se logra gestionar el desarrollo de procesos sin dificultades y la ejecución de contratos en óptimas condiciones, aun cuando en el desarrollo de los procesos de contratación, una vez se hacen públicos, se enfrenta el riesgo de abuso del derecho

por parte de un administrado que en ocasiones genera equívocos en la aplicación normativa, llegando incluso a desconocer postulados tan predominantes en el mundo contemporáneo, como es, la presunción de buena fe. El objetivo de esta metodología es establecer los elementos mínimos por considerar en cualquier proceso de contratación pública y la congruencia entre estos y la ejecución contractual, en aras de generar claridad frente al momento en que la entidad estatal debe precaver la asunción de los riesgos que lleva inmerso cualquier acuerdo de voluntades. Es por esto que la metodología está dirigida a todas las personas que intervienen en el proceso contractual, desde quienes estructuran los documentos previos en la etapa de planeación, pasando por los que apoyan el proceso de contratación y finalmente, los que realizan el seguimiento a la ejecución contractual y la liquidación de los acuerdos respectivos.

Al respecto, se considera relevante impartir lineamientos generales que constituyan una pauta objetiva que guíe los procesos de selección de contratistas del Estado, los enfoques en la primacía del interés general sobre el particular y en el cumplimiento de los fines del Estado, a partir de la normatividad vigente en Colombia, siendo susceptible de adaptarla a cualquier país de Latinoamérica.

Este documento se estructura a partir de conceptos básicos, condiciones para la implementación de la metodología y ruta metodológica en la cual se establecen las actividades más relevantes que se deben realizar dentro de las etapas del contrato estatal.

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Contrato estatal: Acuerdo de voluntades en el que una de las partes es una entidad estatal. Control Preventivo: Proceso de gestión orien-tado a la detección temprana de ineficiencias ad-ministrativas y riesgos de corrupción, y al diseño e implementación de acciones que eliminen sus causas o mitiguen su materialización. Control Social: Derecho y deber de la ciudada-nía que se materializa en la participación indivi-dual o colectiva, a través de sus organizaciones, redes e instituciones, en la vigilancia de la ges-tión pública y sus resultados, tiene por objeto el seguimiento y evaluación de las políticas públi-cas y a la gestión desarrollada por las autorida-des públicas y por los particulares que ejerzan funciones públicas (Ley 1757, 2015, art. 60 y 61).

Corrupción: Abuso de poder o de confianza para el beneficio particular en detrimento del interés colectivo, en el que se incurre al ofrecer o solicitar, entregar o recibir bienes o dinero en especie, en servicios o beneficios a cambio de acciones, decisiones u omisiones (Transparencia Internacional, 2017). Derecho de acceso a la información pública: Es el derecho fundamental que tiene la persona para conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de las entidades públicas obligadas por ley a su

difusión. Este derecho genera la obligación co-rrelativa para las entidades públicas de divulgar proactivamente la información pública y respon-der de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acce-so, lo que a su vez conlleva a la obligación de producir o capturar la información pública (Ley 1712, 2014, art. 4).

Rendición de cuentas: Proceso que incluye normas, procedimientos, metodologías, estruc-turas, prácticas y resultados mediante los cuales las entidades de la Administración Pública in-forman, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a la ciudadanía, a la sociedad ci-vil, a otras entidades públicas y a las entidades de control a través del dialogo que comprende acciones de petición de información, explica-ciones, y evaluación de la gestión (Ley 1757, 2015, art. 48). Riesgo: “Posibilidad de que suceda algún even-to que tendrá impacto sobre los objetivos institu-cionales o de proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias” (DAFP, 2011, p. 13). Servicio a la ciudadanía: “Derecho que tiene la ciudadanía al acceso oportuno, eficaz, eficien-te, digno y cálido a los servicios que presta el Estado para satisfacer las necesidades y, espe-cialmente, para garantizar el goce efectivo de los demás derechos sin discriminación alguna o

1 CONCEPTOS BÁSICOS

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por razones de género, orientación sexual, per-tenencia, étnica, edad, lengua, religión o condi-ción de discapacidad” (Decreto 197, 2014, art. 2). Es una herramienta de gestión a disposición de las organizaciones públicas que facilita eva-luar la calidad y oportunidad de bienes y servi-cios que brinda a la ciudadanía.

Transparencia: “Posibilidad de que la informa-ción real de una empresa, gobierno u organiza-ción pueda ser consultada por los diferentes su-jetos afectados por ella, de tal modo que estos pueden tomar decisiones con conocimiento de causa y sin asimetría de información” (Perramon, 2013, p. 2).

2 CONDICIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍATeniendo en cuenta que la contratación estatal constituye un mecanismo de satisfacción de necesidades que se concreta con la interacción de varias dependencias en una entidad, es importante que quienes intervienen en tales actuaciones tengan en cuenta algunos elementos

mínimos que permiten efectivizar cualquier proceso de contratación.

A continuación, se presenta el equipo necesario y la normatividad que usted podrá requerir antes de un proceso de contratación:

2.1. Equipo necesario

2.2. Normatividad

La aplicación de esta metodología se realiza de forma transversal dentro de la entidad, por lo que al momento de adelantar un proceso de contratación usted requerirá tener un equipo de trabajo interdisciplinario para esta aplicación, compuesto por funcionarios públicos y/o contratistas de las diferentes dependencias de

la entidad, que tengan conocimientos en los aspectos técnicos, financieros y jurídicos. Para garantizar el éxito del proceso no solo se requerirá de abogados con experticia en contratación estatal, sino la intervención de los expertos en las especificidades del objeto por contratar, que cobra igual relevancia.

Para adelantar los procesos de contratación pública, las entidades estatales no solo deben tener en

cuenta las normas contenidas en el Estatuto o Ley de Contratación Pública, sino aquellas normas

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particulares que se refieran a los temas específicos que se pretenden contratar. En ese sentido, hay que tener certeza frente a los fundamentos normativos que soportan la necesidad a satisfacer; en este contexto se debe:

— Revisar la Constitución Política - bloque de constitucionalidad (acuerdos internacionales), en aras de verificar que la necesidad por satisfacer se oriente a cumplir con los fines del Estado.1

— Aplicar la Ley o Estatuto de Contratación Pública2

vigente, desde la etapa de planeación del contrato hasta la terminación y/o liquidación del mismo.

— Aplicar las normas jurídicas, técnicas, contables, presupuestales y demás, acordes con el tema referente a la contratación.

— Aplicar el Manual de Contratación y/o el Manual de Supervisión e Interventoría de la entidad contratante, así como los procedimientos internos.

— Comparar a través de los diferentes esquemas de contratación cuál genera mayor ventaja para la entidad.

— Revisar los antecedentes históricos de contrataciones similares, tanto en la entidad contratante como en otras entidades, en aras de determinar cuáles son los riesgos previsibles que pueden afectar la ejecución contractual.

— Estructurar los documentos del proceso de contratación, de conformidad con las exigencias normativas y los lineamientos expedidos internamente por cada entidad pública.

— Procurar no duplicar la información contenida en un mismo documento o en varios documentos.

— Garantizar la publicidad de la información.

— Permitir la interacción del particular3 en el desarrollo del proceso de contratación.

1. En Colombia, la Constitución Política establece en el artículo 2 los fines del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.

2. En Colombia, la Ley o Estatuto de Contratación Pública lo constituye elEstatuto General de Contratación de la Administración Pública EGCAP

que se integra por varias normas: Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto Ley 019 de 2012, Ley 1882 de 2018, Ley 1955 de 2019 y sus decretos reglamentarios, actualmente Decreto 1082 de 2015 y Decreto 342 de 2019.

3. El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública EGCAP, para Colombia en una de las normas que lo integran Ley 80 de 1993, artículo 3, establece que los particulares son colaboradores de la administración – entidades estatales – y en ese contexto tienen como finalidad al contratar con el Estado, no sólo, obtener lucro sino también participar como su colaborador.

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Fuente: elaborada por la Veeduría Distrital

Para que el proceso de contratación se desarrolle con normalidad, se requiere planear la contratación, lo que implica organizar el proceso de selección y establece los recursos económicos disponibles para la contratación, así como, la ruta que se empleará para la escogencia de la mejor oferta y la estimación de las circunstancias previsibles que afecten tanto el desarrollo del proceso de contratación como la suscripción y/o ejecución del contrato.

En ese sentido, lo primero que usted debe hacer es identificar las necesidades para satisfacer

durante la siguiente vigencia fiscal. Para tal efecto debe estructurar la matriz del Plan Anual de Adquisiciones PAA, en la que como mínimo se debe establecer el objeto de la contratación que conlleva la satisfacción de una necesidad, el valor estimado de la contratación, la fecha aproximada para realizar la contratación, la modalidad de selección que se utilizará y el código del bien o servicio establecido en el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas. (Tabla 1). Lo anterior, permite establecer un listado de necesidades y determinar su priorización al interior de la entidad contratante.

Una vez se ha definido el Plan Anual de Adquisiciones PAA, las dependencias de la entidad que cuentan con la necesidad por satisfacer, deben realizar el Análisis del Sector de la contratación, particularizando aspectos

como la perspectiva legal, comercial, financiera, de organización, técnica y del riesgo, en aras de delimitar el alcance del proceso por realizar, así como los aspectos que puedan impactar en la ejecución del contrato que se suscriba.

Objeto Valor Estimado Fecha aproximada de contratación Modalidad de selección Código del bien o servicio UNSPSC

Arrendamiento de computadores $200.000.000 Octubre de 2019 Selección Abreviada

por Subasta Inversa 81.11.24

Tabla 1. Ejemplo Matriz del Plan Anual de Adquisiciones PAA

Para el desarrollo del proceso de contratación, usted debe dar cumplimiento a las actividades mínimas requeridas en las cuatro etapas del contrato

estatal, con el fin de garantizar el éxito en la gestión contractual. A continuación se describen los cuatro pasos que usted debe realizar:

3 RUTA METODOLÓGICA

3.1. PASO 1: Identifique las actividades para realizar en la etapa de planeación

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Figura 1. Elementos y características del Análisis del Sector


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Una vez delimitado el sector de la contratación, usted debe estructurar los documentos del proceso en los que se establecen las exigencias mínimas que se requieren de los proponentes y los valores agregados que se ponderarán y puntuarán en las ofertas4. Dentro de estos documentos se encuentra el estudio previo, que se constituye en la columna vertebral de cualquier proceso de contratación, dado que establece todas las condiciones tanto del proceso de contratación como de las particularidades de la ejecución del contrato, determina las condiciones mínimas (requisitos habilitantes) para tener en consideración en el desarrollo del proceso de contratación, en procura de la obtención de la oferta más favorable (criterios de ponderación) a los intereses de la entidad contratante, así como de la satisfacción de la necesidad propuesta.

En ese contexto, para la estructuración del estudio previo y demás documentos previos, tales como: diseños, estudios de factibilidad, viabilidad, fichas y anexos técnicos, usted deberá establecer como mínimo la siguiente información:

a. Descripción de la necesidad

— ¿Qué es lo que necesito?

— ¿Para qué se requiere contratar?

— ¿Qué pasa si no suscribo el contrato?

— ¿Cuáles son las opciones para satisfacer la necesidad?

b. Objeto

Especificaciones del mismo, tipología contractual, plazo de ejecución del contrato, obligaciones contractuales y demás particularidades que rodean el objeto contractual.

c. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección

Se debe establecer la justificación jurídica de la escogencia de la modalidad, previa revisión de la tipificación restrictiva prevista en la ley para la aplicación de cada una de las modalidades y sus procedimientos.

Usted debe tener en cuenta que la Ley o Estatuto de Contratación establece de manera taxativa cuáles son las modalidades de selección, por lo que debe revisarse la tipificación normativa sin realizar interpretaciones por extensión o analogías de la misma.

En Colombia, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública EGCAP, específicamente la Ley 1150 de 2007, en su artículo 2, adicionado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y los artículos 41 y 42 de la Ley 1955 de 2019, establecen las modalidades de selección, así: Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa y Mínima Cuantía.

d. Estimación técnica y económica del valor del contrato

— ¿Cómo se estimó el valor?

4. El artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, establece el deber de selección objetiva, en el que se separan las exigencias del proponente

como requisitos habilitantes y los criterios de ponderación de la propuesta como condiciones de evaluación.

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— ¿Qué variables se tuvieron en cuenta?

— Estimación y forma de cálculo de precios unitarios

— ¿Cuál es la carga tributaria aplicable al contrato a suscribir?

— Estimación del valor de las garantías a cargo del contratista

— Costos de expedición de licencias, permisos y/o autorizaciones y a cargo de quien estará

— Costos de la Administración, Imprevistos y Utilidad AIU

— Detalle de las especificaciones técnicas que redundan en el valor del contrato

e. Criterios para tener en cuenta en la escogencia de la oferta más favorable

Vale mencionar que posterior a la determinación de la modalidad de selección, así como, el procedimiento aplicable5 según corresponda, la entidad estatal debe establecer los criterios que predeterminarán la escogencia del mejor ofrecimiento atendiendo la modalidad de selección escogida.

En razón de lo anterior, usted debe considerar que

los criterios que permiten la escogencia del mejor ofrecimiento para la entidad, se agrupan en dos: los habilitantes o de verificación, que se predican del proponente y los ponderables o de evaluación, que se predican de la propuesta. Los primeros pueden subsanarse y los segundos solo se aplican de las propuestas habilitadas, sin que pueda recaer subsanación alguna.

Dentro de los criterios habilitantes o de verificación, los cuales son verificados en el Registro Único de Proponentes RUP, se encuentran:

— Capacidad jurídica que consiste en la acreditación de la aptitud legal para presentar oferta, ser el adjudicatario del proceso de contratación, suscribir y ejecutar el contrato.

— Capacidad técnica6: es la acreditación de la aptitud particular y concreta para ejecutar el contrato y sus especificidades.

— Capacidad financiera que consiste en el cumplimiento de los indicadores financieros que predeterminan la solidez financiera de la ejecución contractual.

— Capacidad de organización que consiste en el cumplimiento de los indicadores que evidencian el respaldo de los proponentes en materia de organización interna.

5. En Colombia, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública Egcap, específicamente la Ley 1150 de 2007, en su artículo 2 adicionado por el artículo 41 de la Ley 1955 de 2019, establece que para algunas modalidades de selección, existen diferentes procedimientos, así: en la Selección Abreviada existen cuatro procedimientos: Menor Cuantía, Subasta Inversa, Bolsa de

Productos y Acuerdo Marco de Precios. En el Concurso de Méritos existen dos procedimientos: Abierto y con Precalificación.

6. Este requisito no se acredita en el Registro Único de Proponentes RUP, sino con documentos solicitados por la entidad contratante en razón de las particularidades de la contratación.

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— Experiencia es la experticia con la que cuenta el proponente.

Dentro de los criterios ponderables o de evaluación, se encuentran:

— Ponderación calidad-precio: consiste en asignar puntaje a unos criterios que propenden por la ejecución del contrato en condiciones de calidad a un buen precio.

— Relación costo-beneficio: es la parametrización de circunstancias que generan una ventaja para la entidad contratante en términos de ejecución contractual y que redundan en mayores beneficios a largo plazo, que no necesariamente recaen sobre la oferta más económica.

— Menor precio: permite la escogencia de la mejor oferta al aplicar únicamente el criterio del menor valor ofertado.

— Experiencia adicional del proponente7 que consiste en la asignación de puntaje a la experticia acreditada del proponente, bien sea general o específica.

f. Análisis de los riesgos previsibles que podrían afectar la ejecución contractual

La entidad debe valorar sus antecedentes históricos y los de otras entidades que hayan ejecutado contratos similares al que se pretende suscribir, en aras de

realizar la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que podrían afectar la ejecución del contrato o generar incluso, en algunos casos, desequilibrios económicos en la ecuación financiera del acuerdo de voluntades.

En este contexto, es importante que la entidad estatal verifique cuáles son las circunstancias de modo, tiempo y lugar que rodearán la suscripción del contrato, en aras de prevenir eventuales situaciones que antes no pudieron presentarse, sin embargo, en condiciones actuales sí podrían suceder.

De esta validación se deben excluir aquellas situaciones que son imprevisibles, que se generen por circunstancias eximentes de responsabilidad (Ley 84,1973, art 64), o que estén cubiertas por el régimen de garantías, caso este último, en el que si se considera necesario su determinación debe justificarse por qué la cobertura no es suficiente para cubrir el riesgo indicado (CONPES 3714, 2011).

Dentro del análisis de los riesgos previsibles y dado que esto constituye una tarea compleja que a futuro repercute en las cargas económicas del contrato, usted deberá:

— Estimar el riesgo previsible: según el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española Estimar consiste en calcular o determinar el valor de algo. En consecuencia, se deberá calcular el valor de la afectación del contrato, en razón del riesgo presentado.

7. Según el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, la experiencia adicional del proponente sólo puede puntuarse para seleccionar Consultores a través de Concurso de Méritos.

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— Tipificar el riesgo previsible: según el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, Tipificar consiste en ajustar varias cosas semejantes a un tipo o norma común. Esto implica que se realice la descripción clara y detallada de la circunstancia que constituye el riesgo, con el fin de evitar equívocos en su interpretación por las partes contractuales.

— Asignar el riesgo previsible: según el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, Asignar consiste en señalar lo que corresponde a alguien o algo. En este sentido, se debe determinar cuál de las partes del contrato responderá o asumirá el riesgo o si será un riesgo compartido y en qué proporción.

— En todo caso, usted debe tener presente que la asunción del riesgo siempre debe recaer sobre la parte contractual que tenga la mejor opción de conjurarlo. Es por esto que la entidad debe establecer una matriz de riesgos previsibles en la que establezca el eventual riesgo, la forma de mitigación, el impacto y probabilidad de su ocurrencia y a cargo

de cuál de las partes del contrato se asignará.

g. Análisis y determinación de las coberturas de las garantías exigibles en el contrato

Teniendo en cuenta las especificaciones del contrato por suscribir, su contenido obligacional, el plazo de ejecución, el valor de mismo y demás aspectos que lo particularicen, usted debe realizar una valoración de cuáles son los riesgos que se amparan a través de garantías que deben cubrirse por el contratista.

Al efecto, es importante precisar que el contratista, de manera libre, puede escoger el mecanismo que va a emplear para cubrir los riesgos establecidos, sin embargo, el mecanismo escogido debe cubrir la totalidad del amparo, su vigencia y valor. Dentro de los tipos de garantías se encuentran: contrato de seguro contenido en una póliza, patrimonio autónomo y garantía bancaria.

Algunos ejemplos de los amparos que, atendiendo las especificidades del proceso de contratación, puede requerir la entidad contratante se encuentran en la figura 2.

Figura 2. Amparos que pueden requerirse en la contratación


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h. Indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial

La entidad estatal debe verificar los acuerdos comerciales suscritos y ratificados por Colombia, en aras de determinar cuáles le son aplicables en desarrollo del proceso de contratación.

La concreción de la aplicación del Acuerdo Comercial en el proceso de contratación repercute en la estimación de los plazos del proceso de contratación, dado que en la mayoría de los acuerdos comerciales se establecen unos

términos mínimos para la presentación de ofertas.

No obstante, es importante precisar que, dado que las entidades estatales cumplen con una publicación preliminar que da cuenta del proceso de contratación por realizar, desde que publican el Plan Anual de Adquisiciones PAA, los plazos que informan del proceso de contratación, incluso el de presentación de propuestas, se cuenta desde la publicación de ese primer documento. En Colombia, el plazo límite para la publicación del PAA es el 31 de enero de cada vigencia fiscal.

3.2. PASO 2: Identifique las actividades para realizar en la etapa de selección

En esta etapa se concreta el desarrollo del proceso de contratación planeado.

Inicia con la publicación de los documentos preliminares8 del proceso de contratación en la plataforma electrónica de contratación estatal,9 para garantizar el ejercicio del derecho de contradicción, el cual se materializa cuando los interesados en el proceso de contratación, formulan observaciones, comentarios, interrogantes y/o recomendaciones a los documentos publicados, los cuales corresponden a un mínimo de exigencias establecidas en la Ley o Estatuto de Contratación.

Los documentos que deben publicarse para iniciar el proceso de contratación, se estructuran teniendo

como punto de partida el análisis del sector, el estudio previo y demás documentos previos y/o preparatorios, por lo que usted, debe verificar que la totalidad de las condiciones establecidas en aquellos, se establezcan en el proyecto de pliego de condiciones, anexo técnico y aviso de convocatoria, si a ello hubiere lugar.

Es importante tener en cuenta que el desarrollo de la etapa de selección varía en razón de la modalidad de selección, aplicable al proceso de contratación que se surte, esto es, cada modalidad tiene unos requisitos mínimos que la particularizan de las demás, es por esto, que al determinar la necesidad de su contratación, usted debe aterrizar la modalidad aplicable en aras de definir no solo los plazos del contrato a ejecutar sino también el impacto que sobre

8. Documentos en borrador que no generan la obligación legal de aperturar el proceso de contratación.

9. En Colombia, esta plataforma se denomina Sistema Electrónico

para la Contratación Pública – SECOP, creado por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y administrado por el órgano rector en materia de contratación pública Agencia Nacional de Contratación Estatal – Colombia Compra Eficiente, de conformidad con el Decreto 4170 de 2011.

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dicho contrato y la satisfacción de la necesidad tiene el término de duración del proceso de contratación. Si bien existen unos documentos que se exigen en el mismo sentido para todas las modalidades de selección, los plazos de algunas actuaciones y el alcance de las mismas difiere en razón de la modalidad de contratación aplicable.

En Colombia, para desarrollar la etapa de selección, usted, como operador contractual, debe dar cumplimiento a los principios de transparencia, economía y responsabilidad que edifican la contratación pública (Ley 80, 1993, art.23), por lo que debe adelantar cuando menos, los siguientes pasos:

— Publicación en la plataforma electrónica de contratación pública de los documentos preliminares y/o borradores del proceso de contratación: análisis del sector, estudio previo y demás documentos previos, diseños, autorizaciones, permisos, aviso de convocatoria, proyecto de pliego de condiciones, anexo técnico, condiciones de la minuta del contrato por suscribir, matriz de riesgos previsibles, ficha técnica, cálculo de precios unitarios, entre otros.

— Recepción de observaciones, objeciones, comentarios, interrogantes y/o sugerencias formuladas a los documentos preliminares, por los interesados en el proceso de contratación.

— Revisión de las observaciones, objeciones, comentarios, interrogantes y/o sugerencias formuladas a los documentos preliminares, por los interesados y emisión de respuesta motivada a las mismas, en donde realice los ajustes pertinentes en los documentos definitivos del proceso de contratación.

— Publicación de los documentos definitivos del proceso de contratación, en donde ordene la apertura formal del mismo y genere así, la vinculación jurídica de terminarlo. Dentro de los documentos definitivos se encuentran los siguientes: análisis del sector definitivo, estudio previo y demás documentos previos definitivos, pliego de condiciones, anexo técnico, condiciones de la minuta del contrato por suscribir, matriz de riesgos previsibles, ficha técnica, cálculo de precios unitarios, acto administrativo de apertura del proceso de contratación, cronograma del proceso, entre otros. Así mismo, se deben publicar las respuestas a las objeciones.

— Recepción de observaciones, objeciones, comentarios, interrogantes y/o sugerencias formuladas a los documentos definitivos por los interesados en el proceso de contratación.

— Revisión de las observaciones, objeciones, comentarios, interrogantes y/o sugerencias formuladas a los documentos definitivos por los interesados y emisión de respuesta motivada a las mismas, realizando los ajustes pertinentes a través de adendas.

— Publicación de los documentos de respuesta a las observaciones a los documentos definitivos, en los cuales se debe atender la totalidad de objeciones de los interesados. Estas respuestas deben ser argumentadas y desvirtuar todos los aspectos cuestionados y guardar coherencia con las adendas que se expidan y publiquen, las cuales se constituyen en el único mecanismo con vocación jurídica para modificar los documentos del proceso.

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— Realización de la diligencia de cierre del proceso, la cual puede ser a través de la plataforma electrónica para la contratación pública o presencial. En esta diligencia debe dejar constancia de las propuestas que se recibieron en el término previsto en el proceso, para la presentación de los ofrecimientos.

— Verificación y evaluación de las propuestas10 presentadas. Se realiza la verificación de cumplimiento de los requisitos habilitantes, frente a los cuales se pueden efectuar requerimientos para subsanar y se realiza la evaluación de las propuestas habilitadas. En este apartado, es importante llamar la atención sobre la subsanabilidad de requisitos habilitantes, dado que tal prerrogativa solo puede emplearse, tanto por la entidad contratante como por los proponentes, en la etapa de traslado del informe de verificación y evaluación de propuestas; en consecuencia, una vez vencido este término, se entenderá precluida la oportunidad para subsanar.

— Publicación del informe de verificación y evaluación de propuestas, durante el término establecido en la Ley o Estatuto de Contratación, con el fin que los proponentes puedan ejercer su derecho de contradicción al revisar y cuestionar las demás propuestas y al subsanar las falencias de requisitos habilitantes de las mismas.

— Recepción por parte de la entidad estatal de los documentos de subsane y de las objeciones a la verificación y evaluación de propuesta y revisión de los mismos, en aras de emitir el informe definitivo de verificación y evaluación de propuestas.

— Publicación del informe definitivo de verificación y evaluación de propuestas.

— Adopción de la decisión de fondo del proceso de contratación, adjudicación y/o declaratoria desierta, previa emisión de las respuestas a las observaciones formuladas al informe de verificación y evaluación de propuestas y otorgamiento del derecho a réplica, cuando a ello hubiere lugar. En este aspecto, es importante indicar que, en algunas modalidades de selección, la adopción de la decisión de fondo se realiza en audiencia pública y se notifica en estrados; sin embargo, en los casos en los que la decisión no se adopte en audiencia pública se debe notificar personalmente (lo cual puede ser electrónico, si el proponente ha dado su consentimiento para que se le notifique al correo electrónico).

— Se expide, publica y notifica el acto de adjudicación y/o declaratoria desierta, frente a los cuales, según corresponda, no procede recurso o procede el recurso de reposición.

Teniendo en cuenta el desarrollo anterior, es necesario parametrizar algunos aspectos, dado que según la modalidad de selección aplicable, así se determinan las actuaciones administrativas por seguir:

a. Licitación pública

Es la regla general para seleccionar la mejor oferta, sin embargo, su uso es residual por abstracción, en tanto que solo procede cuando no hay lugar para contratar por medio de alguna de las otras modalidades de selección.

10. Artículo 5 de la Ley 1882 de 2018.

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En la licitación pública, los criterios que usted debe evaluar para escoger la mejor oferta son: ponderación calidad-precio y relación costo-beneficio. Aunado a lo anterior, también podrá determinar la adjudicación a través de la conformación dinámica de la oferta, la cual se concreta a través de una subasta inversa

en la que los proponentes habilitados, realizan lances de menores precios y mejores condiciones de calidad.

El procedimiento que usted debe desarrollar en una Licitación Pública es el siguiente:

Figura 3. Procedimiento para desarrollar en una Licitación Pública

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a. Selección Abreviada

Es la modalidad que establece actuaciones más simplificadas. Sus causales son de interpretación restrictiva, dado que se encuentran señaladas de manera taxativa en la ley colombiana.

Los procedimientos a través de los cuales se desarrolla esta modalidad, son cuatro, procedimiento por Acuerdo Marco de Precios, procedimiento por Subasta Inversa, procedimiento por Bolsa de Productos y procedimiento por Menor Cuantía, los cuales encontrará a continuación:

— Procedimiento por Acuerdo Marco de Precios

Es uno de los procedimientos utilizados en la Selección Abreviada, para la adquisición de bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y común utilización11, que consiste en la adhesión a través de una operación secundaria a un Acuerdo Marco de Precios vigente, suscrito por Colombia Compra Eficiente con proveedores de bienes y/o servicios que puedan satisfacer la necesidad de la entidad estatal. Esta última no podrá establecer exigencias mayores de las previstas en los Acuerdos Marco de Precios vigentes.


11. Son bienes y/o servicios estandarizados en las entidades estatales.

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La adhesión a un Acuerdo Marco de Precios, es obligatoria para las entidades estatales del orden nacional y potestativa para las

entidades estatales del orden territorial, previa verificación de la aplicación de las condiciones de la contratación.

— Procedimiento por Subasta Inversa

Es uno de los procedimientos utilizados en la Selección Abreviada para la adquisición de bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y común utilización, que consiste en el desarrollo

de un proceso de selección adelantado por la entidad estatal al realizar una subasta inversa presencial y/o electrónica con los proponentes habilitados para participar en ella, y generar la adjudicación sobre el proponente que oferte el menor valor.

Figura 4. Procedimiento para desarrollar en Selección Abreviada por Acuerdo Marco de Precios


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— Procedimiento por Bolsa de Productos

Es uno de los procedimientos utilizados en la Selección Abreviada para la adquisición de bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y común utilización, que consiste en el desarrollo de un proceso de contratación a través de la Bolsa Mercantil, en el cual, la entidad estatal selecciona un comisionista de bolsa para que la apoye en la operación en bolsa para la adquisición de

los bienes y/o servicios requeridos. Una vez se cuenta con el comisionista, los requisitos de la contratación son publicados en la página web de la Bolsa, para el desarrollo del proceso, al que solo se pueden presentar quienes están autorizados para participar en negociaciones en bolsa (registro bursátil), se reciben las propuestas se evalúan y los proponentes habilitados van a una rueda de negocios, en la que gana el proponente que oferte el menor valor.

Figura 5. Procedimiento para desarrollar en Selección Abreviada por Subasta Inversa


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— Procedimiento por Menor Cuantía

Es el procedimiento de la Selección Abreviada que se emplea para las demás causales de la modalidad de Selección Abreviada (Ley 1150, 2007, art. 2 adicionado Ley 1955, 2019, art. 41), diferentes de la adquisición de bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y común utilización, los criterios que

usted debe evaluar para escoger la mejor oferta son: ponderación calidad-precio y relación costo-beneficio.

Se desarrolla el proceso de contratación en el que se publican los documentos del proceso, se reciben propuestas a las cuales se les verifica el cumplimiento de los requisitos habilitantes y solo a las propuestas habilitadas se les asigna puntaje.

Figura 6. Procedimiento para desarrollar en Selección Abreviada por Bolsa de Productos

Figura 7. Procedimiento para desarrollar en Selección Abreviada por Menor Cuantía


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a. Concurso de Méritos

Es la modalidad empleada para seleccionar consultores (Ley 80 de 1993, art.32). Se utiliza cuando la estimación del presupuesto para la contratación del consultor supera el 10% de la menor cuantía de la entidad, es decir, supera la mínima cuantía.

En esta modalidad no se asigna puntaje al precio, el cual simplemente constituye un estimado de referencia para verificar que los ofrecimientos sean consistentes técnicamente y que no sobrepasen el presupuesto oficial establecido.

Los procedimientos a través de los cuales se desarrolla

esta modalidad, son dos, procedimiento Abierto y procedimiento con Precalificación, los cuales encontrarán a continuación:

— Procedimiento Abierto

Es el procedimiento del Concurso de Méritos que se emplea cuando el objeto por contratar y las obligaciones contractuales son poco complejas y no requiere lista de precalificados.

Se desarrolla el proceso de contratación en el que se publican los documentos del proceso, se reciben propuestas a las cuales se les verifica el cumplimiento de los requisitos habilitantes y solo a las propuestas habilitadas se les asigna puntaje.


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Figura 8. Procedimiento para desarrollar en Concurso de Méritos Abierto


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— Procedimiento con Precalificación

Es el procedimiento del Concurso de Méritos que se emplea cuando el objeto por contratar y las obligaciones contractuales son complejas y requiere lista de precalificados.

Se desarrolla en dos etapas: la primera etapa, se surte para integrar la lista de precalificados, la cual se integra en audiencia pública, previo cumplimiento de

los requisitos habilitantes y de conformación de la lista, establecidos en el aviso de convocatoria; la segunda etapa, se surte una vez la lista de precalificados esté en firme (ya se puede ejecutar el acto administrativo de conformación de la lista), se ordena la apertura de la etapa de concurso y se reciben las propuestas (solo pueden presentar oferta los consultores que quedaron precalificados), respecto de ellos se aplican los criterios de ponderación y se escoge la mejor oferta para la entidad.

Figura 9. Procedimiento para desarrollar en Concurso de Méritos con Precalificación Primera etapa (precalificación)


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Figura 10. Procedimiento para desarrollar en Concurso de Méritos con Precalificación Segunda etapa (desarrollo del concurso)


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d. Contratación directa

Es la modalidad en la que se escoge al contratista en razón de sus condiciones particulares, sin desarrollar proceso público. Esta modalidad es restrictiva, en consecuencia,

su aplicación sólo opera cuando se presenta alguna de las causales establecidas en la Ley o Estatuto de Contratación (Ley 1150, 2007, artículo 2). Aunado a lo anterior, es importante anotar que las causales son objetivas y no atienden la cuantía de la contratación.

e. Mínima cuantía

Es la modalidad empleada cuando la cuantía del proceso de contratación asciende al valor del 10% de la menor

cuantía de la entidad. Se excluyen de la aplicación de esta modalidad, todas las causales de contratación directa, aun cuando la cuantía estimada para ellas, ascienda a la mínima cuantía de la entidad contratante.

Figura 11. Contratación directa


Figura 12. Mínima cuantía

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f. Otros procesos de contratación

Existen procesos de contratación que no se enmarcan en las modalidades de selección ya indicadas, para lo que la entidad estatal debe tener en consideración, que aquellos constituyen la excepción a la regla. En caso que usted tenga duda de la procedencia de la modalidad de selección, debe revisar en detalle las particularidades de cada una de ellas y su aplicación, dado que las formas de contratación previstas en normas diferentes a la Ley o Estatuto de Contratación, son de aplicación restrictiva.

A título ilustrativo, podrían señalarse algunos tipos de procesos de contratación diferentes, como lo son:

— Convenios de Cooperación Internacional en los que los aportes de los cooperantes internacionales sean superiores al 50% del valor del convenio.12

— Convenios de asociación suscritos con entidades sin ánimo de lucro,13 con la finalidad de impulsar programas y actividades de interés público.

— Convenios solidarios14 a través de los cuales las entidades territoriales pueden asociarse con cabildos, autoridades y organizaciones indígenas, organismos de acción comunal y demás organizaciones civiles y asociaciones residentes en el territorio, con el objetivo de desarrollar conjuntamente programas relacionados con factores comunitarios, económicos y sociales.

12. En Colombia, se encuentran regulados en el primer inciso del artículo 20de la Ley 1150 de 2007.

13. En Colombia, se encuentran regulados en el artículo 355 de la Constitución Política y reglamentados en el Decreto 092 de 2017.

14. El parágrafo 4 del artículo 6 de la Ley 1551 de 2012 autoriza a los entes territoriales de orden municipal y departamental para celebrar directamente convenios solidarios con las juntas de acción comunal con el fin de ejecutar obras cuyo valor no supere la mínima cuantía, pues para un mayor valor se deberá llevar a cabo una convocatoria pública.

3.3. PASO 3: Identifique las actividades para realizar en la etapa de contratación

Esta etapa inicia con la suscripción del contrato

estatal y termina con el cumplimiento de los requisitos

exigidos en la norma y en el contrato para iniciar la

ejecución del contrato.

Perfeccionamiento del contrato estatalEl contrato estatal es solemne, por lo que se perfecciona cuando hay acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y se eleva por escrito.

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Figura 13. Perfeccionamiento del contrato estatal


b. Cumplimiento de requisitos de ejecución del contrato estatal

El contrato estatal solo puede iniciar su ejecución cuando se cumplen los requisitos establecidos en la Ley o Estatuto de Contratación, para ejecutarse. En algunos casos, además de estos requisitos las partes de común acuerdo establecen condiciones de ejecución adicionales a las definidas legalmente. Por regla general, las exigencias legales (Ley 1150, 2007, art.23) establecidas para el inicio de la ejecución se refieren a: compromiso de los recursos públicos que amparan el contrato (registro

presupuestal) y aprobación de las garantías pactadas contractualmente (decisión administrativa que aprueba las garantías).

Aunado a lo anterior, es importante recordar que para algunos contratos se establecen requisitos legales de ejecución, adicionales a los anteriores, como es el caso de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con personas naturales, en tanto se determina que los mismos sólo pueden iniciar ejecución una vez se cuente con la cobertura a favor del contratista, en la Administradora de Riesgos Laborales (Decreto 723, 2013, art.6).

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Figura 14. Cumplimiento requisitos de ejecución del contrato estatal


Una vez cumplidos los requisitos de ejecución, el contrato estatal debe ejecutarse. Lo primero que debe tenerse en cuenta para ejecutar el contrato estatal es materializar la determinación de quien realizará el seguimiento y control. Por regla general, tal determinación se realiza en los documentos previos y su materialización se concreta por escrito, bien sea a través de la designación de un supervisor o de la suscripción de un contrato de interventoría.

Frente a la escogencia del esquema de vigilancia se deben tener en cuenta las particularidades del contrato que se va a vigilar, por lo que si bien, ambos esquemas se fundamentan en principios constitucionales que imparten lineamientos para el ejercicio de la actividad de los servidores públicos y particulares que intervienen con el Estado, la delimitación de cada uno de ellos parte de la Ley y las necesidades de la entidad contratante.

Entre los principios constitucionales más relevantes se encuentran aquellos que delimitan el ejercicio de la función administrativa, la satisfacción de las necesidades públicas y la gestión fiscal. A título ilustrativo se indican los siguientes:

— Igualdad

— Moralidad

— Eficacia

— Economía

— Celeridad

— Imparcialidad

— Publicidad

3.4. PASO 4: Identifique las actividades para realizar en la etapa de ejecución

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— Equidad

— Valoración de costos ambientales

— Eficiencia

Así mismo, es importante recordar que en la ejecución contractual las partes deben dar cumplimiento a los principios de la contratación pública, por lo que en representación de la entidad estatal el supervisor o interventor debe ser el garante de los mismos, efectuando un control de manera sistemática y permanente hasta la liquidación del contrato. En ese contexto, es importante precisar en qué consisten cada uno de estos esquemas.

a. Supervisión

Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que se realiza sobre el cumplimiento del contrato. Es ejercida por la misma entidad estatal cuando no se requieren conocimientos especializados; su objetivo primordial podría concretarse en proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual (Ley 1474, 2011, art.83).

El supervisor de un contrato debe tener presente que esta función de supervisión no tiene que estar contemplada en el manual de funciones de su empleo en la planta de la entidad y es ejercida directamente por la entidad.

b. Interventoría

Seguimiento técnico, administrativo, jurídico, financiero y

contable que se realiza sobre el cumplimiento del contrato. Este seguimiento lo realiza un consultor externo de la entidad - contratista interventor - (Ley 1474, 2011, art.83).

La entidad estatal debe contratar un interventor, por regla general, cuando se presente alguna de estas circunstancias:

— Cuando hay obligación legal de contratarla, de acuerdo con el tipo de contrato (obra contratada por licitación pública)

— Cuando el seguimiento del contrato requiere de conocimiento especializado

— Cuando la complejidad o la extensión del contrato lo justifique

— Proyectos encontrados bajo el esquema de Asociación Público Privada - APP

La supervisión e interventoría no deberían concurrir en un mismo contrato, dado que esto podría generar diferencias de criterio entre quienes ejercen tal vigilancia y poner en riesgo la ejecución contractual y el cumplimiento del contenido obligacional.

No obstante, si la entidad considera necesario contar con un supervisor y con un interventor, o con varios supervisores o interventores simultáneamente, deberá delimitar el alcance del seguimiento que cada uno realizará, es decir, debe establecer quién vigilará cada componente y si en el mismo se comparte el seguimiento se debe delimitar el alcance de seguimiento por componente.

Para designar el supervisor usted debe tener en cuenta que por regla general no existe un perfil en particular

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definido en la Ley o Estatuto de Contratación que establezca el perfil o calidades que debe tener el supervisor. Sin embargo, es pertinente tener en consideración, que la persona designada cuente como mínimo con lo siguiente:

— Tener conocimientos y/o experiencia en los temas relacionados con el contrato

— Desempeñar unas funciones que tengan relación con el contrato

Así mismo, para tal designación se debe tener en cuenta:

— La complejidad del contrato que se va a supervisar, en aras de determinar si se requiere de un equipo interdisciplinario o más de una persona para realizar el seguimiento

— Las cargas laborales de los servidores públicos que se designarán como supervisores

— La suplencia en la realización de la actividad por vacancias definitivas o temporales de quien se designa como supervisor

Para contratar el interventor, usted debe tener en cuenta que la modalidad de selección se encuentra prevista en la Ley o Estatuto de Contratación,15 el alcance de las obligaciones contractuales se delimita en razón de las particularidades del contrato para vigilar.

En la vigilancia del contrato estatal se pueden presentar algunas situaciones que dan cuenta de la ejecución

contractual, y que en algunas ocasiones impactan en el acuerdo de voluntades suscrito inicialmente. Algunas de estas situaciones, incluso llegan a variar las condiciones pactadas en principio, como son las modificaciones contractuales. A su turno, en otros escenarios se presentan dificultades de ejecución, que entraban la satisfacción de la necesidad propuesta, evidenciando problemas de ejecución atribuibles a incumplimientos de lo acordado.

En ese contexto, es necesario precisar algunos aspectos relevantes de estas situaciones particulares, así:

c. Modificaciones contractuales

Las modificaciones contractuales son variaciones a las condiciones iniciales del acuerdo de voluntades. Partiendo del principio de la autonomía de la voluntad de las partes, los contratos pueden ser modificados, previa emisión de la justificación correspondiente, en aras de no contrariar la planeación que caracteriza la contratación pública. Las modificaciones contractuales deben solicitarse por quienes ejercen la vigilancia al contrato y deben ser suscritas por las partes del acuerdo de voluntades, durante el término de ejecución del contrato, en tanto que una vez vencido el plazo de ejecución, no es posible acudir a ellas para revivirlo, ya que el acuerdo inicial feneció.

Dentro de las modificaciones más frecuentes se encuentran:

a. Aclaración a la parte considerativa del contrato

b. Aclaración de la información de las partes

15. En Colombia, el EGCAP establece que las modalidades aplicables son el Concurso de Méritos, cuando la cuantía de la contratación sea superior al

10% de la menor cuantía de la entidad y la Mínima Cuantía cuando la cuantía de la contratación sea inferior al 10% de la menor cuantía de la entidad.

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c. Aumento o disminución del plazo

d. Aumento o disminución del valor

e. Modificación al contenido obligacional del contrato

f. Cesión del contrato (previa autorización de la entidad contratante)

g. Suspensión del contrato por circunstancias imprevisibles

h. Terminación anticipada del contrato

d. Incumplimientos contractuales

El supervisor e interventor del contrato debe realizar un seguimiento que dé cuenta de los posibles incumplimientos que puedan presentarse en la ejecución del contrato. En razón de lo cual debe:

— Solicitar y emitir informes que registren la ejecución contractual

— Efectuar requerimientos por escrito y con plazos perentorios

— Informar oportunamente al ordenador del gasto y al garante sobre las circunstancias que podrían generar incumplimientos

— Garantizar el debido proceso al contratista

— Aplicar el contenido contractual establecido tanto en el contrato como en los documentos que lo integran

— Verificar y exigir el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los aportes al sistema de seguridad social

— Verificar y exigir el cumplimiento de las obligaciones tributarias inherentes al contrato

— Solicitar las actualizaciones de precios a que haya lugar

— Adelantar los trámites respectivos tendientes a conminar al contratista para que cumpla las obligaciones del contrato

— Exigir al contratista que mantenga vigentes los amparos, coberturas y plazos de las garantías del contrato

En todo caso, quien ejerce el seguimiento al contrato estatal deberá garantizar que la liquidación del mismo, se realice dentro de los términos previstos para tal fin; en principio, el contrato debe ser liquidado en los términos pactados contractualmente, y si no se pactó término diferente del previsto en la Ley o Estatuto de Contratación,16 usted, debe agotar el trámite de la liquidación bilateral dentro de los cuatro meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecución. Si vencido este término no se logra la liquidación de común acuerdo, previa citación de la entidad contratante al contratista, para ello se realizará la liquidación unilateral del contrato dentro de los dos meses siguientes al vencimiento de los cuatro meses iniciales (para la de común acuerdo). Esta liquidación unilateral se hará constar en un acto administrativo frente al cual procede el recurso de reposición. No obstante lo anterior, vencidos los seis

16. 30 meses, establecidos en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007

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meses anteriores (sumados los cuatro meses para la bilateral y los dos meses para la unilateral), la entidad estatal cuenta con dos años para liquidar bien sea, de forma bilateral o unilateral, el contrato estatal.

Al respecto de lo anterior, es importante recordarle que el sentido de la liquidación es que las partes se declaren a paz y salvo por las obligaciones contractuales, y no que se revivan términos que permitan purgar incumplimientos de una de las partes o recíprocos. En ese contexto, es necesario que en virtud del acuerdo de voluntades que motivó la suscripción del contrato, se intente en todo momento la liquidación de mutuo acuerdo, sin que esto constituya mérito suficiente para que la entidad estatal la realice unilateralmente cuando le sea imposible conminar al contratista a

realizarla conjuntamente.

Finalmente, es importante que el supervisor y/o interventor del contrato, garanticen durante toda la ejecución contractual, que se mantenga el equilibrio financiero de la ecuación económica del contrato y que las partes logren de manera conjunta, en virtud de la colaboración que las caracteriza, la satisfacción de los fines de la contratación (Ley 80, 1993, art.3).

Una buena planeación determina el buen desarrollo del proceso de contratación y la adecuada ejecución contractual y a su turno, un buen seguimiento a la ejecución del contrato concreta la satisfacción de la necesidad propuesta.

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Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. (22 de mayo de 2014). Por el cual se adoptala Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía en la ciudad de Bogotá D.C., [Decreto Distrital 197 de 2014].

Asamblea Constituyente 1991. (20 de julio de 1991). Por la cual se expidela Constitución Política de Colombia. Segunda edición corregida de la Constitución Política de Colombia, publicada en la Gaceta Constitucional No. 116. [Constitución Política de 1991].

Congreso de la República de Colombia. (28 de octubre de 1993). Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública [Ley 80 de 1993]. DO: 41094.

Congreso de la República de Colombia. (16 de julio de 2007). Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos [Ley 1150 de 2007]. DO: 46691.

Congreso de la República de Colombia. (18 de enero de 2011). Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo [Ley 1437 de 2011]. DO 47956.

Congreso de la República de Colombia. (12 de julio de 2011). Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. [Ley 1474 de 2011]. DO 48128.

Congreso de la República de Colombia. (11 de julio de 2012). Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud. [Ley 1562 de 2012]. DO 48488.

Congreso de la República de Colombia. (6 de marzo de 2014). Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones [Ley 1712 de 2014]. DO 49084.

Congreso de la República. (6 de julio de 2015). Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática. [Ley 1757 de 2015]. D.O. 49.565

Congreso de la República de Colombia. (15 de enero de 2018). Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones [Ley 1882 de 2018]. DO 50477.

Congreso de la República de Colombia. (25 de mayo de 2019). Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones [Ley 1955 de 2019]. DO 50964.

Congreso de los Estados Unidos de Colombia. (31 de mayo de 1873). Por la cual se expide el Código Civil de los Estados Unidos de Colombia [Ley 84 de 1873]. DO: 2867

Congreso de la República de Colombia. (6 de julio de 2012). Por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios. [Ley 1551 de 2012]. DO: 48483.

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Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP (2011). Guía para la administración del riesgo. (Cuarta Edición). Recuperado de https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/1592.pdf/73e5a159-2d8f-41aa-8182-eb99e8c4f3ba

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Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional. [Decreto 342 de 2019]. DO 48308.

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