Vejledning i brugen af ... - skema.brandsoft.dkskema.brandsoft.dk/Vejledninger/BP_PORTAL/vejledning til... · Aflevering af skema ... Skemagruppe statistik. Har du udfyldt den foregående

1

Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2009 Udarbejdet af Brandsoft A/S, 16. februar 2009

Vejledning i brugen af økonomiportalen for menighedsråd 2009. www.skema.brandsoft.dk

Indhold

Køreplan for indberetning af regnskab og budget til provstiet. .......................................................... 2

Hvordan indberettes regnskab 2008 og budget 2010? ....................................................................... 3

Hvor kan jeg få hjælp. .......................................................................................................................... 4

Kontrol af data som afleveres til økonomiportalen. ............................................................................ 5

Menuknapper ....................................................................................................................................... 6

Vejledning til indtastning af tal på økonomiportalen. ......................................................................... 8

Oprette nye linjer i skemaet ................................................................................................................ 8

Slette linjer i skemaet. ......................................................................................................................... 8

Skemagruppe Forsiden. ....................................................................................................................... 8

Skemagruppe Kassebeholdning. .......................................................................................................... 8

Skemagruppe Forklaringer til regnskabet. ........................................................................................... 8

Skemagruppe Underskriftsside. ........................................................................................................... 8

Skemagruppe Kasse per 1/1. ............................................................................................................... 9

Skemagruppe Note 0 + note 1 – 8. ...................................................................................................... 9

Skemagruppe Lønafstemning. ............................................................................................................. 9

Skemagruppe Momsopgørelse. ........................................................................................................... 9

Skemagruppe Faste ejendomme. ...................................................................................................... 10

Skemagruppe Afgifter, legater m.v. ................................................................................................... 10

Skemagruppe Henlæggelser. ............................................................................................................. 10

Vælg nu skemagruppe Lån. ................................................................................................................ 10

Skemagruppe Kollektregnskab. ......................................................................................................... 11

Skemagruppe statistik. ....................................................................................................................... 11

Kan der ændres i regnskabs- og budgettal? ...................................................................................... 11

Udskrivning af skema. ........................................................................................................................ 12

Udskriv skemaet som PDF fil .............................................................................................................. 12

Udskriv skemaet på egen printer ...................................................................................................... 12

Aflevering af skema ............................................................................................................................ 13

2


Køreplan for indberetning af regnskab og budget til provstiet.

Indledning.

Onsdag den 18. februar 2009 åbnes økonomiportalen www.skema.brandsoft.dk,

hvor alle menighedsråd skal indberette regnskab for 2008 og budget for 2010. For at

få adgang til systemet skal kassen/menighedsrådet have udleveret et kassenummer

og en adgangskode af provstiet.

Provstierne meddeler alle menighedsråd/kasser i provstiet de gældende

kassenumre og adgangskoder, der skal benyttes ved aflevering af regnskaber og

budgetter. Meddelelsen kan menighedsrådet/kassen modtage fra provstiet som e-

mail eller almindeligt brev. Det vil ske i dagene efter økonomiportalen åbnes onsdag

den 18. februar 2009.

Vigtige datoer.

Økonomiportalen er åben for registrering af regnskab 2008 og budgettal 2010,

onsdag den 18. februar 2009, men tallene kan ikke overføres til provstiet før

mandag den 2. marts 2009.

Det betyder at tallene kan indtastes eller overføres fra et regnskabssystem allerede

fra den 18. februar. Tallene kan udskrives fra økonomiportalen på printer, så dit

regnskab/budget kan kontrolleres. Men selve afleveringen til provstiet fra

økonomiportalen kan først foretages fra den 2. marts 2009.

Årsagen til ovenstående er hensynet til de mange kasser, der er nedlagt eller

sammenlagt med andre regnskaber. Provstiet skal have tid til en ekstra kontrol af de

mange ændringer inden tallene endelig afleveres.

http://www.skema.brandsoft.dk/

3


Hvordan indberettes regnskab 2008 og budget 2010?

Alle regnskaber og budgetter skal afleveres gennem økonomiportalen til provstiet uanset om

menighedsrådet/kassen benytter IT regnskabsprogrammer eller ej.

Menighedsråd/kasser med regnskabssystemer fra Brandsoft eller Skovbo data.

Der er to leverandører af regnskabssystemer, som tilbyder en automatisk indlæsning fra deres

regnskabssystem til provstiets system. Det foregår ved at der dannes en fil i regnskabssystemet,

som indeholder alle informationer for regnskab 2008 eller budget 2010. Denne fil indlæses på

økonomiportalen www.skema.brandsoft.dk. Alle andre kasser skal manuelt indtaste på portalen.

Menighedsråd/kasser med andre regnskabssystemer:

Menighedsråd som anvender at andet regnskabssystem end de to nævnte, skal udskrive

regnskabet fra systemet og indtaste det manuelt via økonomiportalen www.skema.brandsoft.dk.

Menighedsråd som ikke anvender et IT-system:

I de tilfælde, hvor Menighedsrådet ikke anvender et IT regnskabsprogram, skal tallene tastes fra

regnskabet ind på økonomiportalen www.skema.brandsoft.dk.




4


Hvor kan jeg få hjælp.

Afhængig af typen af dit problem kan der rekvireres hjælp fra forskellige kilder.

Problem type Kontakt.

Jeg kan ikke indlæse mine regnskabsdata.

Kontakt din IT leverandør (Brandsoft eller Skovbo data)

1. Jeg forstår ikke hvordan økonomiportalen virker. 2. Hvordan indtaster jeg manuelt mine regnskabstal? 3. Hvordan ser jeg hvilke data der er afleveret?

Kontakt Kirkeministeriets IT-kontor på telefon 7020 2535

1. Jeg har ingen pc med internetadgang, hvad gør jeg? 2. Jeg skal have hjælp til et regnskabs- eller budget-mæssigt problem i forbindelse med aflevering til provstiet.

Kontakt dit Provsti

Brandsoft

Skovbo data

Andre IT-systemer

Udskriv på

printer og tast tallene ind

A-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

B-----

-------

-------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

-------

---

C-----

-------

-------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

-------

---

Ingen IT-system

Tast tallene ind fra regnskabs- og budgetskemaerne

A-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

B-----

-------

-------

-------

-------

--------------

-------

--------------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

-------

--------------

---

5


Kontrol af data som afleveres til økonomiportalen.

Kontrol af data.

Uanset om regnskabs- og budgettal indlæses automatisk eller de indtastes manuelt, bliver de

undersøgt for forskellige fejl. F.eks. skal kassebeholdningen på side 4 og side 11 i

regnskabsskemaet stemme overens og reglerne for at oprette egne konti skal være overholdt i

henhold til konteringsvejledningen.

Kontrol af filformat.

Når den automatiske indlæsning benyttes kontrolleres filen, som kommer fra et regnskabssystem.

Hvis du benytter et regnskabssystem fra en af de to leverandører, som kan aflevere automatisk til

økonomiportalen, vil tallene blive vist i regnskabsskemaet til kontrol. Opstår der en fejl, så filen

slet ikke kan indlæses, kan det skyldes et forkert fil-format. Kontroller, at det er den rigtige fil som

forsøges indlæst.

Hvis der findes uoverensstemmelser, vil økonomiportalen vise en meddelelse på skærmen om

fejlkilden. Derefter skal brugeren rette fejlen og fortsætte indberetningen. Der kan ikke afleveres

data som overtræder disse regler

6


Sådan logger du ind på økonomiportalen.

Åbn en browser (Internet Explorer) og skriv www.skema.brandsoft.dk i adressefeltet.

Hver kasse får af provstiet oplyst et

kassenummer sammen med en

tilhørende adgangskode.

Når regnskabet eller budgettet afleveres

skal der logges på med det kassenummer

og den adgangskode, som er udleveret

fra provstiet og hører til det regnskab,

som afleveres for den enkelte kasse.

Fører du mere end et regnskab, vil du få

lige så mange kassenumre og

adgangskoder, som du har regnskaber.

På skærmbilledet, der vises når man er

logget ind, kan du se, hvilket navn og

sognenummer dit regnskab er tildelt.

Check efter om det er det rigtige regnskab du har logget dig ind på. Har du allerede afleveret tal tidligere på økonomiportalen, vil du også kunne se hvornår der sidst er blevet sendt til provstiet.

Klik nu på årsregnskab eller årsbudget for

at komme videre. Herefter fremkommer

skærmbilledet til venstre.

Husk at trykke på

”Gem” knappen

hvis du har rettet

på en side

Menuknapper

Her findes de knapper, som skal bruges til at navigere rundt på økonomiportalen. ”Udskriv” – Udskriv hele skemaet på printer eller PDF fil ”Vælg skemagruppe” – Vælg en side i skemaet ”Importer fil” – Indlæs fra et regnskabssystem ”Aflever skema” – Send skemaet til provstiet ”Hovedside” – Gå tilbage til forsiden


7


Hvis ikke man har mulighed for at benytte automatisk indlæsning fra fil, skal tallene indtastes

direkte på skærmen i økonomiportalen. Portalen er udformet således, at skærmen næsten er

magen til papirudgaven af regnskabs- og budgetskemaerne. Dog udregnes summen i nogle felter

automatisk. Udskrift på printer er præcis magen til papirudgaven af skemaerne.

Det er ikke nødvendigt at færdiggøre indtastningen i en arbejdsgang. Man kan vælge at indtaste

over flere dage. Fordi økonomiportalen fastholder den seneste indtastning, kan der blot fortsættes

indtil hele skemaet er færdigt og klar til at blive sendt til provstiet. HUSK at gemme!

Vælg siden der skal vises

Udskriv skemaet på

min egen printer

eller som PDF fil

Send skemaet til

provstiet

Opret og slet

linjer i skemaet

8


Vejledning til indtastning af tal på økonomiportalen.

Skemaet på skærmen svarer ikke helt til det, du kender fra papiret, da nogle af tallene i skemaet

bliver beregnet, f.eks. summer. Derfor vil du først kunne se hele skemaet, og dermed alle tal, når

du til sidst udskriver det. Når der er indtastet på en side husk at trykke på ”Gem” knappen.

Oprette nye linjer i skemaet

Du kan oprette ekstra linjer ved at trykke på knappen ”Ny række”

Slette linjer i skemaet.

Slet linjer ved at krydse dem af i venstre side, og herefter trykke på knappen ”Slet række”

Skemagruppe Forsiden.

På forsiden indtastes oplysninger om kassenavn, menighedsråd, provsti og kommune. Når du har

udfyldt disse skal du huske at trykke på Gem nederst til venstre på skærmen.

Skemagruppe Kassebeholdning.

Udfyld med dine tal fra regnskabet. Tallene der indtastes her bliver bl.a. brugt i beregningen af

disponibel kassebeholdning. Bemærk at regnskabsmæssig og disponibel beholdning pr. 31/12 er

beregnede felter, der ikke kan udfyldes.

Det er muligt at oprette tekstlinjer ved at trykke ”Ny række” med tilhørende beløb, og således på

denne måde forklare disponering af overskud/underskud.

Skemagruppe Forklaringer til regnskabet.

Indtast forklaring til regnskabet i tekstfeltet. Det er ikke muligt at lave tabuleringer i tekstfeltet. I

stedet kan man bruge mellemrumstasten til at lave evt. kolonne opstillinger.

Skemagruppe Underskriftsside.

Indtast de datoer og navne, der er kendte på tidspunktet.

9


Skemagruppe Kasse per 1/1.

Den regnskabsmæssige kassebeholdning pr. 1/1 for regnskab 2008 beregnes ud fra den

specifikation, du senere taster ind i note 9, derfor kan feltet ikke udfyldes. Beholdning pr. 1/1 for

budget 2008 og regnskab 2007 indtastes.

Angiv det overførte overskud/underskud tidligere år fra driftsrammen. Dette tal bruges bl.a. til at

beregne driftrammesaldoen pr. 31/12.

Skemagruppe Note 0 + note 1 – 8.

De kontolinier der har grå baggrund er faste konti, disse konti kan ikke slettes, og deres navn kan

ikke ændres.

Kontolinier med hvid bagrund kan man selv sætte navn på. De kan også slettes, såfremt de ikke

skal bruges.

Er der brug for ekstra konti kan disse oprettes ved at trykke på knappen ”Ny konto”, og angive

konto nr. og navn. Der kræves for oprettelse af en konto, at den skal ligge i det kontonummer

interval, der er tilladt for noten.

Husk at sætte minus foran evt. tilskud og indtægter i udgiftsnoter, og tilsvarende minus foran evt.

udgifter i indtægtsnoter.

De efterfølgende noter udfyldes på tilsvarende vis.

Skemagruppe Lønafstemning.

Lønnen fordeles i henhold til opdelingen på skemaet i venstre kolonne. Summer beregnes først på

udskriften. Summen af kolonnerne skal stemme med rækken ”Oplyst til Told & Skat i alt”

Skemagruppe Momsopgørelse.

Angiv for hvert kvartal opgørelsen for moms og afgift.

På udskriften vil summeringen fremgå.

10


Skemagruppe Faste ejendomme.

På denne side angives ejendomme tilknyttet kassen.

Start med at oprette en tom linje ved at trykke på knappen ”Ny række”. Angiv matr.nr. og tryk OK.

Herefter kan de øvrige oplysninger angives på den nye linje.


Skemagruppe Afgifter, legater m.v.

Her angives forklaringer og beskrivelser vedr. afgifter, legater og andre beholdninger administreret

af menighedsrådet.

Evt. opstilling i kolonner sker ved at bruge mellemrumstasten til at lave afstand mellem

kolonnerne.

Skemagruppe Henlæggelser.

Angiv her opsparinger til særlige formål.

Husk at angive opsparingens formål ved at angive om der er tale om opsparing vedr. kirken,

præstegården eller kirkegården.


Vælg nu skemagruppe Lån.

Angiv her kassens lån.

Husk at angive lånets formål ved at angive om der er tale om lån vedr. kirken, præstegården eller

kirkegården.


11


Skemagruppe Kollektregnskab.

Start med at oprette en tom linje ved at trykke på knappen ”Ny række”. Angiv beskrivelse og

beløb, herefter trykkes ”OK”. De oprettede linjer kan rettes og slettes.

Der kan på denne måde opbygges et mindre biregnskab. Hvis det er et mere omfattende

biregnskab, f.eks. et byggeregnskab, kan det udfærdiges i tekstbehandling eller regneark og

sendes som vedhæftet fil på e-mail til provstiet.

Skemagruppe statistik.

Har du udfyldt den foregående del af skemaet, kan du ved at trykke på knappen ”Hent tal” nederst

til venstre, få udfyldt en del af statistikken. Bemærk at det kun er nogle af felterne, som udfyldes

automatisk. De resterende felter skal udfyldes manuelt. Det gælder felt 6.6a, 6.6b, 6.6c, 7a, 7b og

7c, samt statistiksiderne med kassebeholdning, opsparing, lån og fast ejendom.

Husk at tal skal angives i hele tusinde, dvs. at f.eks. et beløb på 12.345,50 angives som 12.

Kan der ændres i regnskabs- og budgettal?

Økonomiportalen fastholder automatisk den seneste indberetning, så alle tallene kan ses på

skærmen. Hvis man efter at tallene er sendt til provstiet retter i nogle felter, kan man sende en

gang mere til provstiet. Det er altså ikke nødvendigt at indtaste hele skemaet igen blot fordi man

ønsker at lave en enkelt rettelse. Der er desuden mulighed for at sende en beskrivelse til provstiet

sammen med regnskabs- og budgettallene. Når der trykkes på ”Aflever skema” knappen kommer

et meddelelsesfelt frem.

Benytter man indlæsning fra fil, fungerer systemet på samme måde. Når filen er indlæst, ses alle

tallene, som er indlæst fra filen, i skemaet. Hvis der skal foretages en rettelse eller tilføjelse til

regnskabet eller budgettet, bør der rettes i det regnskabssystem, som menighedsrådet/kassen

bruger og derefter fortages en ny indlæsning fra fil. Alternativt kan rettelser foretages på

økonomiportalen ved at taste i de relevante felter.

12


Udskrivning af skema.

Skemaet kan til enhver tid udskrives, såfremt man f.eks. vil kontrollere summer.

Skemaet udskrives på egen printer eller som PDF fil. Det giver en fuldstændig oversigt over alt, der

er indtastet i skemaet. Der kan udskrives på ethvert tidspunkt, både før og efter at skemaet er

sendt til provstiet.

Udskriv skemaet ved at trykke på knappen ”Udskriv” i bunden af skærmen. Udskriften bliver vist

på skærmen, og i værktøjslinjen på udskriften kan man zoome i størrelsen og bladre frem og

tilbage. Siderne udskrives ved at trykke på printer-ikonet i venstre side af værktøjslinjen.

Det er dermed muligt at udskrive en kopi ikke bare til egen kontrol, men også et komplet skema til

f.eks. menighedsrådet, revisor eller andre. Gemmes udskriften som PDF fil, kan den sendes på e-

mail.

Udskriv skemaet som PDF fil

Udskriv skemaet

på egen printer

13


Aflevering af skema

Når alle tal er indtastet, og du har udskrevet og kontrolleret skemaet, kan det afleveres til

provstiet.

Tryk på knappen ”Aflever skema”, skriv evt. en besked i det tekstfelt der kommer frem på

skærmen, og tryk på ”OK” i nederste venstre hjørne.

Såfremt indtastningen overholder kontrolkravene, vil du få besked om, at skemaet nu er afleveret.

Du kan logge på din konto flere gange og evt. også aflevere tal flere gange, såfremt der har været

fejl. Det kan dog kræve, at provstiet kontaktes for at åbne din adgang, så det samme regnskab kan

sendes flere gange.

Du kan altid logge af din konto og komme tilbage på et senere tidspunkt og forsætte hvor du slap,

så længe regnskabet eller budgettet ikke er sendt til provstiet.

Husk, at selvom regnskabet fremsendes til provstiet via økonomiportalen, skal det stadig

underskrives og fremsendes jævnfør gældende regler, som kan hentes på retsinformation.dk:

Cirkulære om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v.,

https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=11703

Vejledning om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v.,




Documents

Vejledning i brugen af ... - skema.brandsoft.dkskema.brandsoft.dk/Vejledninger/BP_PORTAL/vejledning til... · Aflevering af skema ... Skemagruppe statistik. Har du udfyldt den foregående