Upload
others
View
21
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2008 Udarbejdet af Brandsoft A/S
Vejledning i brugen af økonomiportalen for menighedsråd 2008. www.skema.brandsoft.dk
Indhold
Køreplan for indberetning af regnskab og budget til provstiet. ......................................................................... 2
Hvordan indberettes regnskab 2007 og budget 2009? ....................................................................................... 2
Hvor kan jeg få hjælp. ....................................................................................................................................... 3
Kontrol af data som afleveres til økonomiportalen. .......................................................................................... 4
Vejledning til indtastning af tal på økonomiportalen. ....................................................................................... 7
Oprette nye linjer i skemaet ............................................................................................................................... 7
Slette linjer i skemaet. ....................................................................................................................................... 7
Skemagruppe Forsiden. ..................................................................................................................................... 7
Skemagruppe Kassebeholdning. ........................................................................................................................ 7
Skemagruppe Forklaringer til regnskabet. ......................................................................................................... 7
Skemagruppe Underskriftsside. ......................................................................................................................... 7
Skemagruppe Kasse per 1/1. ............................................................................................................................. 8
Skemagruppe Note 0 + note 1 – 8. .................................................................................................................... 8
Skemagruppe Lønafstemning. ........................................................................................................................... 8
Skemagruppe Momsopgørelse. ......................................................................................................................... 8
Skemagruppe Faste ejendomme. ....................................................................................................................... 9
Skemagruppe Afgifter, legater m.v. .................................................................................................................. 9
Skemagruppe Henlæggelser. ............................................................................................................................. 9
Vælg nu skemagruppe Lån. ............................................................................................................................... 9
Skemagruppe Kollektregnskab. ....................................................................................................................... 10
Skemagruppe statistik. ..................................................................................................................................... 10
Kan der ændres i regnskabs- og budgettal? ..................................................................................................... 10
Udskrivning af skema. ..................................................................................................................................... 11
Aflevering af skema ........................................................................................................................................ 12
2
Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2008 Udarbejdet af Brandsoft A/S
Køreplan for indberetning af regnskab og budget til provstiet.
Mandag den 25. februar åbnes økonomiportalen www.skema.brandsoft.dk, hvor alle
menighedsråd skal indberette regnskab for 2007 og budget for 2009. For at få adgang til systemet
skal kassen/menighedsrådet have udleveret et kassenummer og en adgangskode af provstiet.
Provstierne meddeler alle menighedsråd/kasser i provstiet de gældende kassenumre og
adgangskoder, der skal benyttes ved aflevering af regnskaber og budgetter. Meddelelsen kan
menighedsrådet/kassen modtage fra provstiet som e-mail eller almindeligt brev. Det vil ske i
dagene umiddelbart før økonomiportalen åbnes mandag den 25. februar 2008.
Hvordan indberettes regnskab 2007 og budget 2009?
Alle regnskaber og budgetter skal afleveres gennem økonomiportalen til provstiet uanset om
menighedsrådet/kassen benytter IT regnskabsprogrammer eller ej.
Menighedsråd/kasser med regnskabssystemer fra Brandsoft, Skovbo data eller Kirkefondet:
Der er tre leverandører af regnskabssystemer, som tilbyder en automatisk indlæsning fra deres
regnskabssystem til provstiets system. Det foregår ved at der dannes en fil i regnskabssystemet,
som indeholder alle informationer for regnskab 2007 eller budget 2009. Denne fil indlæses på
økonomiportalen www.skema.brandsoft.dk. Alle andre kasser skal manuelt indtaste på portalen.
Menighedsråd/kasser med andre regnskabssystemer:
Menighedsråd som anvender at andet regnskabssystem end de tre nævnte, skal udskrive
regnskabet fra systemet og indtaste det manuelt via økonomiportalen www.skema.brandsoft.dk.
Menighedsråd som ikke anvender et IT-system:
I de tilfælde, hvor Menighedsrådet ikke anvender et IT regnskabsprogram, skal tallene tastes fra
regnskabet ind på økonomiportalen www.skema.brandsoft.dk.
3
Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2008 Udarbejdet af Brandsoft A/S
Hvor kan jeg få hjælp.
Afhængig af typen af dit problem kan der rekvireres hjælp fra forskellige kilder.
Problem type Kontakt.
Jeg kan ikke indlæse mine regnskabsdata.
Kontakt din IT leverandør (Brandsoft, Skovbo data eller Kirkefondet)
1. Jeg forstår ikke hvordan økonomiportalen virker. 2. Hvordan indtaster jeg manuelt mine regnskabstal? 3. Hvordan ser jeg hvilke data der er afleveret?
Kontakt Kirkeministeriets IT-kontor på telefon 7020 2535
1. Jeg har ingen pc med internetadgang, hvad gør jeg? 2. Jeg skal have hjælp til et regnskabs- eller budget-mæssigt problem i forbindelse med aflevering til provstiet.
Kontakt dit Provsti
Brandsoft
Skovbo data
Kirkefondet
Andre IT-systemer
Udskriv på
printer og tast tallene ind
A-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
B-----
-------
--------------
-------
--------------
-------
--------------
-------
--------------
-------
--------------
-------
--------------
-------
--------------
-------
----------
C-----
-------
--------------
-------
--------------
-------
--------------
-------
--------------
-------
-------
-------
-------
--------------
-------
--------------
-------
----------
Ingen IT-system
Tast tallene ind fra regnskabs- og budgetskemaerne
A-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
B-----
--------------
-------
--------------
-------
--------------
-------
--------------
-------
--------------
-------
--------------
-------
--------------
--------------
-------
---
4
Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2008 Udarbejdet af Brandsoft A/S
Kontrol af data som afleveres til økonomiportalen.
Kontrol af data.
Uanset om regnskabs- og budgettal indlæses automatisk eller de indtastes manuelt, bliver de
undersøgt for forskellige fejl. F.eks. skal kassebeholdningen på side 4 og side 11 i
regnskabsskemaet stemme overens og reglerne for at oprette egne konti skal være overholdt i
henhold til konteringsvejledningen.
Kontrol af filformat.
Når den automatiske indlæsning benyttes kontrolleres filen, som kommer fra et regnskabssystem.
Hvis du benytter et regnskabssystem fra en af de tre leverandører, som kan aflevere automatisk til
økonomiportalen, vil tallene blive vist i regnskabsskemaet til kontrol. Opstår der en fejl, så filen
slet ikke kan indlæses, kan det skyldes et forkert fil-format. Kontroller, at det er den rigtige fil som
forsøges indlæst.
Hvis der findes uoverensstemmelser, vil økonomiportalen vise en meddelelse på skærmen om
fejlkilden. Derefter skal brugeren rette fejlen og fortsætte indberetningen. Der kan ikke afleveres
data som overtræder disse regler
5
Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2008 Udarbejdet af Brandsoft A/S
Sådan logger du ind på økonomiportalen.
Åbn en browser (Internet Explorer) og skriv www.skema.brandsoft.dk i adressefeltet.
Hver kasse får af provstiet oplyst et
kassenummer sammen med en
tilhørende adgangskode.
Når regnskabet eller budgettet afleveres
skal der logges på med det kassenummer
og den adgangskode, som er udleveret
fra provstiet og hører til det regnskab,
som afleveres for den enkelte kasse.
Fører du mere end et regnskab, vil du få
lige så mange kassenumre og
adgangskoder, som du har regnskaber.
På skærmbilledet, der vises når man er
logget ind, kan du se, hvilket navn og
sognenummer dit regnskab er tildelt.
Check efter om det er det rigtige regnskab du har logget dig ind på. Har du allerede afleveret tal tidligere på økonomiportalen, vil du også kunne se hvornår der sidst er blevet sendt til provstiet.
Klik nu på årsregnskab eller årsbudget for
at komme videre. Herefter fremkommer
skærmbilledet til venstre.
Husk at trykke på
”Gem” knappen
hvis du har rettet
på en side
Menuknapper
Her findes de knapper, som skal bruges til at navigere rundt på økonomiportalen. ”Udskriv” – Udskriv hele skemaet på printer eller PDF fil ”Vælg skemagruppe” – Vælg en side i skemaet ”Importer fil” – Indlæs fra et regnskabssystem ”Aflever skema” – Send skemaet til provstiet ”Hovedside” – Gå tilbage til forsiden
6
Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2008 Udarbejdet af Brandsoft A/S
Hvis ikke man har mulighed for at benytte automatisk indlæsning fra fil, skal tallene indtastes
direkte på skærmen i økonomiportalen. Portalen er udformet således, at skærmen næsten er
magen til papirudgaven af regnskabs- og budgetskemaerne. Dog udregnes summen i nogle felter
automatisk. Udskrift på printer er præcis magen til papirudgaven af skemaerne.
Det er ikke nødvendigt at færdiggøre indtastningen i en arbejdsgang. Man kan vælge at indtaste
over flere dage. Fordi økonomiportalen fastholder den seneste indtastning, kan der blot fortsættes
indtil hele skemaet er færdigt og klar til at blive sendt til provstiet. HUSK at gemme!
Vælg siden der skal vises
Udskriv skemaet på
min egen printer
eller som PDF fil
Send skemaet til
provstiet
Opret og slet
linjer i skemaet
7
Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2008 Udarbejdet af Brandsoft A/S
Vejledning til indtastning af tal på økonomiportalen.
Skemaet på skærmen svarer ikke helt til det, du kender fra papiret, da nogle af tallene i skemaet
bliver beregnet, f.eks. summer. Derfor vil du først kunne se hele skemaet, og dermed alle tal, når
du til sidst udskriver det. Når der er indtastet på en side husk at trykke på ”Gem” knappen.
Oprette nye linjer i skemaet
Du kan oprette ekstra linjer ved at trykke på knappen ”Ny række”
Slette linjer i skemaet.
Slet linjer ved at krydse dem af i venstre side, og herefter trykke på knappen ”Slet række”
Skemagruppe Forsiden.
På forsiden indtastes oplysninger om kassenavn, menighedsråd, provsti og kommune. Når du har
udfyldt disse skal du huske at trykke på Gem nederst til venstre på skærmen.
Skemagruppe Kassebeholdning.
Udfyld med dine tal fra regnskabet. Tallene der indtastes her bliver bl.a. brugt i beregningen af
disponibel kassebeholdning. Bemærk at regnskabsmæssig og disponibel beholdning pr. 31/12 er
beregnede felter, der ikke kan udfyldes.
Det er muligt at oprette tekstlinjer ved at trykke ”Ny række” med tilhørende beløb, og således på
denne måde forklare disponering af overskud/underskud.
Skemagruppe Forklaringer til regnskabet.
Indtast forklaring til regnskabet i tekstfeltet. Det er ikke muligt at lave tabuleringer i tekstfeltet. I
stedet kan man bruge mellemrumstasten til at lave evt. kolonne opstillinger.
Skemagruppe Underskriftsside.
Indtast de datoer og navne, der er kendte på tidspunktet.
8
Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2008 Udarbejdet af Brandsoft A/S
Skemagruppe Kasse per 1/1.
Den regnskabsmæssige kassebeholdning pr. 1/1 for regnskab 2007 beregnes ud fra den
specifikation, du senere taster ind i note 9, derfor kan feltet ikke udfyldes. Beholdning pr. 1/1 for
budget 2007 og regnskab 2006 indtastes.
Angiv det overførte overskud/underskud tidligere år fra driftsrammen. Dette tal bruges bl.a. til at
beregne driftrammesaldoen pr. 31/12.
Skemagruppe Note 0 + note 1 – 8.
De kontolinier der har grå baggrund er faste konti, disse konti kan ikke slettes, og deres navn kan
ikke ændres.
Kontolinier med hvid bagrund kan man selv sætte navn på. De kan også slettes, såfremt de ikke
skal bruges.
Er der brug for ekstra konti kan disse oprettes ved at trykke på knappen ”Ny konto”, og angive
konto nr. og navn. Der kræves for oprettelse af en konto, at den skal ligge i det kontonummer
interval, der er tilladt for noten.
Husk at sætte minus foran evt. tilskud og indtægter i udgiftsnoter, og tilsvarende minus foran evt.
udgifter i indtægtsnoter.
De efterfølgende noter udfyldes på tilsvarende vis.
Skemagruppe Lønafstemning.
Lønnen fordeles i henhold til opdelingen på skemaet i venstre kolonne. Summer beregnes først på
udskriften. Summen af kolonnerne skal stemme med rækken ”Oplyst til Told & Skat i alt”
Skemagruppe Momsopgørelse.
Angiv for hvert kvartal opgørelsen for moms og afgift.
På udskriften vil summeringen fremgå.
9
Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2008 Udarbejdet af Brandsoft A/S
Skemagruppe Faste ejendomme.
På denne side angives ejendomme tilknyttet kassen.
Start med at oprette en tom linje ved at trykke på knappen ”Ny række”. Angiv matr.nr. og tryk OK.
Herefter kan de øvrige oplysninger angives på den nye linje.
På udskriften vil summeringen fremgå.
Skemagruppe Afgifter, legater m.v.
Her angives forklaringer og beskrivelser vedr. afgifter, legater og andre beholdninger administreret
af menighedsrådet.
Evt. opstilling i kolonner sker ved at bruge mellemrumstasten til at lave afstand mellem
kolonnerne.
Skemagruppe Henlæggelser.
Angiv her opsparinger til særlige formål.
Husk at angive opsparingens formål ved at angive om der er tale om opsparing vedr. kirken,
præstegården eller kirkegården.
På udskriften vil summeringen fremgå.
Vælg nu skemagruppe Lån.
Angiv her kassens lån.
Husk at angive lånets formål ved at angive om der er tale om lån vedr. kirken, præstegården eller
kirkegården.
På udskriften vil summeringen fremgå.
10
Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2008 Udarbejdet af Brandsoft A/S
Skemagruppe Kollektregnskab.
Start med at oprette en tom linje ved at trykke på knappen ”Ny række”. Angiv beskrivelse og
beløb, herefter trykkes ”OK”. De oprettede linjer kan rettes og slettes.
Der kan på denne måde opbygges et mindre biregnskab. Hvis det er et mere omfattende
biregnskab, f.eks. et byggeregnskab, kan det udfærdiges i tekstbehandling eller regneark og
sendes som vedhæftet fil på e-mail til provstiet.
Skemagruppe statistik.
Har du udfyldt den foregående del af skemaet, kan du ved at trykke på knappen ”Hent tal” nederst
til venstre, få udfyldt en del af statistikken. Bemærk at det kun er nogle af felterne, som udfyldes
automatisk. De resterende felter skal udfyldes manuelt. Det gælder felt 6.6a, 6.6b, 6.6c, 7a, 7b og
7c, samt statistiksiderne med kassebeholdning, opsparing, lån og fast ejendom.
Husk at tal skal angives i hele tusinde, dvs. at f.eks. et beløb på 12.345,50 angives som 12.
Kan der ændres i regnskabs- og budgettal?
Økonomiportalen fastholder automatisk den seneste indberetning, så alle tallene kan ses på
skærmen. Hvis man efter at tallene er sendt til provstiet retter i nogle felter, kan man sende en
gang mere til provstiet. Det er altså ikke nødvendigt at indtaste hele skemaet igen blot fordi man
ønsker at lave en enkelt rettelse. Der er desuden mulighed for at sende en beskrivelse til provstiet
sammen med regnskabs- og budgettallene. Når der trykkes på ”Aflever skema” knappen kommer
et meddelelsesfelt frem.
Benytter man indlæsning fra fil, fungerer systemet på samme måde. Når filen er indlæst, ses alle
tallene, som er indlæst fra filen, i skemaet. Hvis der skal foretages en rettelse eller tilføjelse til
regnskabet eller budgettet, bør der rettes i det regnskabssystem, som menighedsrådet/kassen
bruger og derefter fortages en ny indlæsning fra fil. Alternativt kan rettelser foretages på
økonomiportalen ved at taste i de relevante felter.
11
Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2008 Udarbejdet af Brandsoft A/S
Udskrivning af skema.
Skemaet kan til enhver tid udskrives, såfremt man f.eks. vil kontrollere summer.
Skemaet udskrives på egen printer eller som PDF fil. Det giver en fuldstændig oversigt over alt, der
er indtastet i skemaet. Der kan udskrives på ethvert tidspunkt, både før og efter at skemaet er
sendt til provstiet.
Udskriv skemaet ved at trykke på knappen ”Udskriv” i bunden af skærmen. Udskriften bliver vist
på skærmen, og i værktøjslinjen på udskriften kan man zoome i størrelsen og bladre frem og
tilbage. Siderne udskrives ved at trykke på printer-ikonet i venstre side af værktøjslinjen.
Det er dermed muligt at udskrive en kopi ikke bare til egen kontrol, men også et komplet skema til
f.eks. menighedsrådet, revisor eller andre. Gemmes udskriften som PDF fil, kan den sendes på e-
mail.
Udskriv skemaet
som PDF fil
Udskriv skemaet
på egen printer
12
Vejledning til brug af økonomiportalen for menighedsråd 2008 Udarbejdet af Brandsoft A/S
Aflevering af skema
Når alle tal er indtastet, og du har udskrevet og kontrolleret skemaet, kan det afleveres til
provstiet.
Tryk på knappen ”Aflever skema”, skriv evt. en besked i det tekstfelt der kommer frem på
skærmen, og tryk på ”OK” i nederste venstre hjørne.
Såfremt indtastningen overholder kontrolkravene, vil du få besked om, at skemaet nu er afleveret.
Du kan logge på din konto flere gange og evt. også aflevere tal flere gange, såfremt der har været
fejl. Det kan dog kræve, at provstiet kontaktes for at åbne din adgang, så det samme regnskab kan
sendes flere gange.
Du kan altid logge af din konto og komme tilbage på et senere tidspunkt og forsætte hvor du slap,
så længe regnskabet eller budgettet ikke er sendt til provstiet.
Husk, at selvom regnskabet fremsendes til provstiet via økonomiportalen, skal det stadig
underskrives og fremsendes jævnfør gældende regler, som kan hentes på retsinformation.dk:
Cirkulære om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v.,
https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=11703
Vejledning om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v.,
https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=11704