Thomas Helsteds Vej 11

Postboks 529

8660 Skanderborg vd@vd.dk EAN 5798000893450

Telefon 7244 2200 CVR 60729018

DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON

AUGUST 2014 13/00839-24 Tina L. Lauritzen tll@vd.dk 7244 2338

VEJLEDNING I WEBTILBUD

SIDE

2 af 29

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. OPRETTELSE AF BRUGERE OG UDBUD ................................................................................ 3 2. ANVENDELSE AF WEBTILBUD ................................................................................................. 4 3. OPSÆTNING AF TBL ................................................................................................................ 13 4. FIKTIVE MÆNGDER ................................................................................................................. 16 5. OPSÆTNING AF TAG ............................................................................................................... 19 6. REVISION AF TBL ..................................................................................................................... 20 7. OPRETTELSE AF BYGHERREOVERSLAG............................................................................. 22 8. INDTASTNING AF LICITATIONSRESULTATER ...................................................................... 25 9. HJÆLP ....................................................................................................................................... 29

SIDE

3 af 29

1. OPRETTELSE AF BRUGERE OG UDBUD

Adgang til Webtilbud får man ved at åbne en internetside og skrive: webtilbud.vd.dk

Herefter logger man på med sit brugernavn og password.

Er det første gang man logger på, bruger man sit brugernavn og password: ny_bruger

Har man endnu ikke fået et brugernavn og password bedes man sende en mail til webtil-

bud@vd.dk . Alternativt kan man kontakte en af nedenstående direkte på følgende mailadresser:

Tina L. Lauritzen, TLL@VD.DK

Peter Lund Hansen, PLH@VD.DK

Jørgen Nielsen, JN@VD.DK

Send en mail med navn, mailadresse og firmanavn på de nye brugere. Derefter oprettes bru-

gerne, og der sendes en mail retur til de nye brugere med oplysning om brugernavn og password

til første log-in.

Derefter skal man oprette sit udbud. Det kan man vælge selv at gøre – se afsnit 2.

Ellers kan man kontakte ovennævnte postkasse webtilbud@vd.dk , hvorefter udbuddet oprettes. I

mailen angives alle oplysninger om projektet – som nævnt i afsnit 2. Man skal så også huske at

meddele hvilke personer der skal gives adgang til udbuddet.

Webtilbud i en overgangsfase

Webtilbud er egentlig oprettet med henblik på en forventet fremtidig situation, hvor et udbud op-

rettes af bygherre/ rådgiver og klarmeldes, hvorefter et antal entreprenører har eller får adgang til

at oprette tilbud på udbuddene. Tilbuddene bliver så tilgængelige for bygherren på licitationstids-

punktet – altså som elektronisk tilbud.

Hele juraen omkring sikkerheden for denne del er endnu ikke på plads og indtil det er tilfældet an-

vendes Webtilbud udelukkende som værktøj til at udarbejde tilbudslister, som vedlægges ud-

budsmaterialet som Excel-filer.

Men samtidig giver det mulighed for at standardisere Vejdirektoratets tilbudslister, så det bliver

muligt at lave statistik på de enkelte poster/ underposter, og derved medvirke til på sigt at for-

bedre overslagssystemets prisgrundlag.

Vedrørende Webtilbuds TAG-tekster: Se afsnit 5 Opsætning af TAG

SIDE

4 af 29

2. ANVENDELSE AF WEBTILBUD

Når man har åbnet Webtilbud og tastet sit password, klikker man på ”udbud” og bagefter ”opret

nyt udbud”

Nu ser skærmbilledet ud som nedenfor:

Entreprisenummer: Det unikke nummer, som tildeles alle entrepriser. F.eks. 6620.200 eller

H142.20. Nummeret må kun indeholde tal og enkelte store bogstaver. (max. 20 karakterer)

Entreprisebeskrivelse: tekstbeskrivelse af entreprisen (max. 50 karakterer)

Entreprisedelsnummer: Hvis der er flere entreprisedele i samme entreprise (f.eks. 2 broer

med i en jordentreprise) angives entreprisedelsnummeret som består af entreprisenummeret

efterfulgt af endnu et nummer. F.eks. 6620.200.105 (=bro 105) (max. 20 karakterer)

Entreprisedelsbeskrivelse: tekstbeskrivelse af entreprisedelen (max. 50 karakterer)

Entreprisetype: Vælges fra listen (for mindre anlæg vælges entreprisetyper der starter med

MA – for større anlæg vælges entreprisetyper der starter med SA)

Landsdel: kan vælges fra listen – er ikke nødvendigt.

Postnummersystem: Vælges på nye entrepriser til ”2014” (default). På igangværende pro-

jekter skal overvejes, om den gamle standard struktur (STD – standard) skal vælges.

SIDE

5 af 29

Beskrivelse: Her kan der angives yderligere beskrivende tekst.

Licitationsdato: Her kan licitationsdatoen anføres.

Status: ”aktiv”

Herefter skal man angive hvilke personer der skal gives adgang til udbuddet:

Dette gøres her:

Her kan man så vælge hvilke brugere der har adgang ved hjælp af pilene forneden:

Projektmedarbejdere fra de forskellige fagområder i entreprisen kan gives adgang til udbuddet.

Når brugerne er valgt klikkes på ”Data” igen, hvorefter man kan trykke på ”Opret” for at oprette

udbuddet.

Eksempler på udbud:

SIDE

6 af 29

Eller

Her er der kun én entreprise – derfor står der det samme i Entreprisenummer og entreprisedels-

nummer.

Generelt om opbygning af tilbudslister:

SIDE

7 af 29

I entrepriser, hvor der indgår broer, oprettes særskilt udbud og tilbudsliste for hver enkelt bro.

Dette gælder også ved kombinerede entrepriser, hvor der f.eks. indgår både jord- og belægnings-

arbejder og broer.

Fiktive mængder skal fremgå af de enkelte tilbudslister i form af et foranstillet 10-tal før hoved-

postnummeret – se nærmere i afsnit 4.

En entreprise (i dette tilfælde entreprise 9999) skal navngives således:

Entreprisenummer Beskrivelse

9999.200 Jord- og belægningsarbejder

9999.200.100 Broarbejder Bro 100

9999.200.105 Broarbejder Bro 105

Nu kan man begynde at udvælge de poster, der skal være i udbuddet. Det gør man ved at trykke

på ”vælg poster”.

Hvorefter følgende skærmbillede kommer (se næste side):

SIDE

8 af 29

Man vælger de poster man skal bruge og trykker på pilene, så de valgte poster kommer over i fel-

tet til højre.

Hvis man får en post for meget over i den højre spalte kan man tage den tilbage ved at bruge pi-

lene den anden vej.

I stedet for at vælge alle de poster man skal bruge, kan man trykke på knappen ”overfør fra andet

udbud”. Herefter kan man så fra en liste vælge de udbud man selv har lavet tidligere (eller udbud

andre har lavet, og som de har givet tilladelse til, at man skal kunne se). Dette betyder, at man får

en masse poster over i sit nyoprettede udbud, og man er derfor nødt til at sortere i disse. Der kan

være tilfælde hvor man skal have flere poster med eller hvor der er poster, der skal fjernes. Dette

gøres på samme måde som nævnt ovenfor.

Knappen Import bruges til at importere mængder fra f.eks. Vejvand.

SIDE

9 af 29

Hvis der er behov for poster, der ikke findes i bruttolisten har man 2 muligheder:

1. Hvis man synes, at der mangler nogle poster i bruttolisten, kan man kontakte webtil-

bud@vd.dk eller en af administratorerne, hvorefter der vurderes som der er behov for at

oprette nye poster eller om der er en eksisterende post, som kan anvendes. Ved henven-

delse ang. oprettelse af nye poster, bedes man komme med forslag til overskrift, enhed

samt placering.

2. Hvis man mangler en meget projektspecifik post, har man mulighed for at oprette en ny

post specielt til det pågældende udbud.

Herefter kommer man ind på følgende side:

SIDE

10 af 29

Her angives det ønskede UP-nummer samt beskrivelse og enhed. Bemærk at alle

projektspecifikke poster skal nummeres fra 900 og opefter. Derved kan posterne identificeres i

den færdige tilbudsliste. Posterne vil kun komme med i det aktuelle udbud. Man kan derfor

opleve, at det samme .900- nummer fremkommer i flere tilbudslister med forskellig beskrivelse.

Systemet opretter automatisk den nye post i det postnummersystem entreprisen er oprettet i

(2014 eller STD).

Indeks anføres til A(Asfalt), B(Beton), E(El) , J(Jord) eller S(Stål).

Der gøres kraftigt opmærksom på, at projektspecifikke poster kun skal anvendes, hvor andre mu-

ligheder ikke forefindes. Dvs. hvis det er tvingende nødvendigt at angive f.eks. et stednavn i po-

sten eller arbejdet på anden måde er så specielt, at bruttolisten ikke kan anvendes. Man bør

også overveje om bruttolisten kan anvendes, hvis den projektspecifikke ting i stedet nævnes i

TAG eller SAB.

Ligeledes bør man overveje, om den ønskede post er en mangel i bruttolisten og i stedet bør tilfø-

jes denne.

Udbudsspecifikke poster kan rettes/ slettes ved at gå ind i ”Bruttoliste” og ”Vis bruttoliste” i me-

nuen til venstre på projektets forside:

Herefter vinger man af i ”Udbudsspecifikke poster” og finder derefter den relevante post i listen:

Den udbudsspecifikke post kan herefter redigeres eller slettes ved at bruges hhv. og .

SIDE

11 af 29

Når man er færdig med at vælge poster klikker man på ”indtast mængder” og får nedenstående

skærmbillede:

Mængder indtastes i de grønne felter. Det er en fordel at bruge tabulator-tasten frem for Enter, da

programmet gemmer hver gang man trykker Enter, og så kan det tage lang tid at taste alle

mængderne. Husk dog at bruge Enter engang imellem, så der gemmes undervejs.

Når man har indtastet mængderne trykker man ”gem” og herefter bliver felterne hvide. Er der

grønne felter tilbage, er det fordi der mangler at blive sat mængder ind, eller fordi de ikke er gemt.

Man kan også se ovenover listen, hvor der er angivet hvor mange poster der mangler mængde-

angivelse.

Valg af poster og mængder kan ændres lige så ofte man har behov for indtil udbuddet er færdigt.

Generelt er der ikke noget i vejen for at flere arbejder på at udvikle et udbud samtidigt, når blot

man har aftalt hvem der tager sig af hvad. Det meste af det man gør indtil udbuddet klarmeldes,

er reversibelt, så risikoen for at lave uoprettelige skader er ikke stor!

Når alle mængder er sat ind, og udbuddet er gemt, kommer der en knap hvor der står ”klarmeld

udbud”.

OBS! Det er vigtigt at man først trykker på ”klarmeld udbud”, når man er helt færdig med at ud-

vikle udbuddet, da visse dele af udbuddet derefter er låst. Man kan dog altid låse udbuddet op

igen på udbudsforsiden, hvor ”klarmeldt” kan ændres til ”aktiv”.

SIDE

12 af 29

Det er ikke nødvendigt at klarmelde udbuddet for at lave en tilbudsliste, men det anbefales for

ikke at risikere at flere udgaver af TBL kommer i cirkulation. Det bør aftales i projektgruppen

hvem der udskriver den endelig TBL.

Derimod kan det være en idé at lave en sikkerhedskopi af TBL i Excel-udgave engang imellem,

da flere brugere har oplevet at miste tidligere indtastede data på grund af hidtil ukendte fejl i sy-

stemet.

SIDE

13 af 29

3. OPSÆTNING AF TBL

Når udbuddet er færdigt, skal man oprette tilbudslisten.

Først går man tilbage til udbudsoversigten.

Foroven er der et filter, hvor man skal angive det aktuelle udbuds entreprisenummer. I dette til-

fælde hedder udbuddet 9999.200, og det har 4 entreprisedele. Derefter trykkes på knappen

”Filtrer”. Så får man vist alle de entreprisedele, som skal med i udbuddet.

Derefter trykker man på Excel-ikonet.

Der bliver nu dannet en Excel-fil indeholdende de enkelte entreprisedeles tilbudslister og dertil

hørende samlesider. Desuden dannes faneblade med samleside 1 og 2. Når entreprenøren hen-

ter Excel-filen på Vejdirektoratets udbudsside på Internettet, kan han indtaste sine priser direkte i

Excel-arkene, og tallene overføres direkte til samleside 1 og 2.

På de følgende sider vises de faneblade, der kommer ud af ovenstående entreprise 9999.200:

SIDE

14 af 29

Samleside 1:

OBS! Husk at rette (xx) og (yy) i samleside 1 til relevant måned og år.

Samleside 2:

Ved udskrift bør man vælge at udskrive hele mappen på én gang, så der dannes en fortløbende

sidenummerering.

SIDE

15 af 29

Samleside for TBL 9999.200:

TBL for 9999.200:

SIDE

16 af 29

4. FIKTIVE MÆNGDER

Fiktive mængder er tidligere blevet skrevet ind i en selvstændig tilbudsliste med navnet ”entrepri-

senavn.xxx.Tillæg”.

Fiktive mængder angives nu i samme tilbudsliste som øvrige mængder. Dette gøres således:

Når der vælges poster fra bruttolisten til udbuddet, kan man samtidig vælge fiktive poster ved at

vinge poster af .

De valgte poster medtages herefter i tilbudslisten. Der er dog adderet 1000 til hovedpostnumme-

ret, således at f.eks. post 05.01.02 nu bliver til 1005.01.02. Alle fiktive poster placeres derfor au-

tomatisk særskilt nederst på tilbudslisten.

SIDE

17 af 29

De fiktive poster bliver også summeret særskilt.

SIDE

18 af 29

SIDE

19 af 29

5. OPSÆTNING AF TAG

Der arbejdes på, at Webtilbuds TAG-tekster generelt gøres så anvendelige, at de vil kunne an-

vendes i alle udbud og derved gøre det nemt og sikkert for vore entreprenører at afgive tilbud på

et ensartet grundlag

I nogle hovedposter er TAG-teksterne gennemset og færdige. Dette betyder, at hvis du bruger

poster fra en af de nedenstående hovedposter, så SKAL de TAG-tekster du kan finde i Webtilbud

bruges (ved at kopiere dem over i dit TAG-dokument). For øvrige hovedposter skal man selv for-

mulere TAG-teksterne – som hidtil.

Følgende hovedposter har godkendte TAG-tekster:

HP 14 Afvanding

HP 16 Fremmede ledninger

HP 31 Afmærkningsmateriel

HP 32 Autoværn

HP 34 Hegn

HP 38 Kørebaneafmærkning

HP 41 Belysningsmateriel

HP 42 Signalanlæg

HP 45 Variable tavler

HP 53 – 63 Alle hovedposter angående broarbejder

Dette gøres således:

Til posterne i tilbudslisten er tilknyttet faste TAG-tekster. Disse tekster vises ved at trykke på

knappen TAG:

Der vil derefter blive vist TAG-tekster for alle de poster der er valgt til det pågældende udbud.

Læg mærke til, at der for visse poster er lagt op til at posten specificeres yderligere ved tilføjelse

af en tekst i ”Tillæg til TAG” – f.eks. hvilken arbejdsbredde, w, et autoværn skal have. Husk derfor

altid at trykke på ”Tillæg til TAG”.

Det vil ofte være beskrevet i ”Vejledning” hvorfor denne knap også bør være aktiveret.

SIDE

20 af 29

6. REVISION AF TBL

Hvis der skal laves en revision af tilbudslisten pga. udsendelse af rettelsesblad, skal der gøres

følgende i Webtilbud:

På skærmbilledet med udbudsdetaljer ændres status til ”aktiv” og feltet med revision til ”1”:

Herefter trykkes på Gem.

Herefter kan der vælges poster og mængder ligesom normalt. Når alle rettelser er lavet og man

har gemt, så vælges Klarmeld udbud.

På oversigten med udbudsdetaljer er der nu kommet en knap med ”Send mail”

Den er egentlig beregnet til at sende en mail til de bydende ang. revisionen, men eftersom VD

ikke laver elektroniske udbud endnu, kan den kun bruges til at give et overblik. Hvis der er mange

SIDE

21 af 29

rettelser kan det være en god ide at angive sin egen (og evt. resten af projektgruppens)

mailadresse, så man får tilsendt en oversigt over de rettelser der er i den pågældende revision.

Et eksempel på en mail er vist nedenfor:

Herefter fortsættes som beskrevet under afsnit 3 ang. filtrering osv. Husk dog at angive

revisionsnummeret efter entreprisenummeret i sidehovedet.

SIDE

22 af 29

7. OPRETTELSE AF BYGHERREOVERSLAG

Hvis man ønsker at oprette et bygherreoverslag efter færdiggørelse af tilbudslisten, gøres det på

følgende måde:

Man klikker på ”opret tilbud” på siden med udbudsdetaljer.

Når dette er gjort vil skærmbilledet se ud som vist på næste side:

SIDE

23 af 29

Tilbudsnavn udfyldes med entreprisenummeret efterfulgt af ”bygherreoverslag”. Felterne ”Bruger”

og ”Entreprenør” udfyldes med ens brugernavn.

Når felterne er udfyldt klikker man ”opret”, hvorefter man får følgende skærmbillede:

Man vælger det tilbud, hvor bygherreoverslaget skal tastes ved at klikke på luppen ude til højre.

Er tilbuddet oprettet ved en fejl kan man slette det ved at klikke på skraldespanden ved siden af.

SIDE

24 af 29

For at taste priserne ind i tilbuddet skal man vælge ”priser”.

Herefter får man sin tilbudsliste – nu med en kolonne til enhedspris.

Når man har indtastet alle priser trykker man på printer-ikonet, hvorefter listen kan printes og

gemmes som pdf.

SIDE

25 af 29

8. INDTASTNING AF LICITATIONSRESULTATER

Find det relevante udbud via udbudsoversigten

Tast entreprisenummeret ind.

Det er vigtigt at licitationstidspunktet ikke er overskredet, da udbuddet ellers er spærret.

Det kan rettes her. Husk at ændre status til AKTIV og Gem derefter.

Derefter ændres licitationsdatoen ud i fremtiden. Gem derefter.

Så kommer du ind hvor du kan oprette det nye tilbud til udbud Hxxx.xx.

SIDE

26 af 29

Opret tilbuddet ved at taste Tilbudsnavn efterfulgt af tilbudsgivers navn i parentes. Skriv dig selv

på som Bruger og find Entreprenørens navn og tryk Hent, hvis den er oprettet. (Skulle entre-

prenøren ikke være oprettet kan alle oplysningerne tastes ind manuelt).

Når alle oplysninger er skrevet ind, tryk så på Opret.

SIDE

27 af 29

Du kommer her efter ind til udbudsdetaljerne, tryk på luppen og herefter kommer du til Til-

budsdetaljerne (Er du kommet til at oprette en forkert kan den slettes ved at trykke på skralde-

spanden) .

SIDE

28 af 29

Her kan du se alle Tilbudsdetaljerne. Det eneste du her skal gøre er at trykke på Priser.

Herefter tastes enhedspriserne fra det relevante tilbud ind i de grønne felter.

Skift linje med TAB

Tryk på Enter, når du er færdig med en hovedpost, så du får total på hovedposterne.

Har du lavet en indtastningsfej er det nemt at finde og få rettet fejlen.

Det samme kan så gentages for øvrige bydende på entreprisen.

SIDE

29 af 29

9. HJÆLP

Denne vejledning ligger under det blå spørgsmålstegn øverst på alle sider i Webtilbud.

Ellers er man altid velkommen til at kontakte en af administratorerne:

Tina L. Lauritzen (TLL@VD.DK)

Peter Lund Hansen (PLH@VD.DK)

Jørgen Nielsen (JN@VD.DK)