Velg den beste løsningen - Difi...Anders W. SkumsnesHarald R. Sundlo [email protected] 90 97 50 40 [email protected] 90 52 60 11 Viel Sørensen [email protected] 95 27 63 60 Tilbakemeldinger,

Velg den beste løsningen – evaluering av tilbud og

bruk av evalueringsmodeller

Anders W. Skumsnes

Harald R. Sundlo Direktoratet for forvaltning og IKT

13.11.2014

Utgangspunkt

Mange ulike evalueringsmodeller i bruk, og at flere av disse

modellene har svakheter

DIFI-brukerundersøkelse fra viser at mange innkjøpere har et lite

bevisst forhold til valg av evalueringsmodell og bruker samme

modell uansett hvilken konkurranse som skal evalueres.

Vil være til hjelp for innkjøpsmiljøene om Difi lager

veiledningsmateriell med noen anbefalinger på dette temaet.

Har involvert brukergrupper og referansegruppe i arbeidet

Veiledning på anskaffelser.no Evaluering i anskaffelsesprosessen

Utforming av tildelingskriterier – råd og tips

Evalueringsmetodikk og modeller

Dato: 13.11.2014 Direktoratet for forvaltning og IKT

Evaluering

– en del av anskaffelsesprosessen

Dato: 13.11.2014 Direktoratet for forvaltning og IKT Direktoratet for forvaltning og IKT

Verifisere behov og planlegge anskaffelsen

Gjennomføre anskaffelsen

Gjennomføre kontrakt

Evaluering

– en del av anskaffelsesprosessen

Dato: 13.11.2014 Direktoratet for forvaltning og IKT Direktoratet for forvaltning og IKT

Evaluering

- fra BEHOV til KONTRAKT


Utforming av tildelingskriterier

- motivasjon


Gode tildelings-kriterier

Gode tilbud

Enklere evaluering

God kontrakt

God kontrakts-oppfølging

God dialog med markedet


- grunnleggende

Tildelingskriterier kan være laveste pris

det økonomisk mest fordelaktige tilbud.

Tildelingskriteriene må ha tilknytning til

kontraktsgjenstanden

To generelle forhold ved tildelingskriterier: Deles inn i kvantitative (objektivt målbare) og kvalitative

(skjønnsmessig vurderes) kriterier.

Kan måles enten i forhold til det beste tilbudet (relativ vurdering)

eller i forhold til en referanseramme/ kvalitetsstandard som

tilbudene måles mot.



- sammenheng



- generelle tips

God kjennskap til hva markedet kan levere gir presise

kriterier og gode tilbud.

Hold antallet tildelingskriterier til et minimum.

Definer kriteriene tydelig og gi konkrete krav til

dokumentasjon.

Få dokumentasjonen av kriteriene på en bestemt måte

Tenk over hvilke kvaliteter i et tilbud du vil være villig til å

betale ekstra for.

Vær bevisst på hvilke kriterier som er gode,

kan være upresise og kan være ulovlige.



- råd og tips

Nærmere råd og tips om utforming av kriterier knyttet til:

Pris

Løsningsforslag eller oppdragsforståelse

Leveransetidspunkt

Estetikk

Miljø

Kompetanse

Personlig egnethet


Tildelingskriterier – eksempel 1

Løsningsforslag eller oppdragsforståelse

Tips til hvordan gjøre tildelingskriteriet enklere å

evaluere:

Del opp i flere underpunkter. Eksempelvis:

Beskrivelse av løsningen, eventuelt med svar på konkrete

problemstillinger

Organisering, planlegging og gjennomføring av oppdraget

Sett klare rammer for omfanget av oppdraget

Sett begrensninger for beskrivelsen av løsningsforslaget

Be om timeforbruk for å vurdere hvor effektivt de har tenkt å

løse oppgaven


Tildelingskriterier – eksempel 2

Kompetanse

Tips til hvordan gjøre tildelingskriteriet enklere å evaluere:

Identifiser nøkkelroller hos leverandøren.

Vær konkret på hva som skal evalueres (formalkompetanse,

antall år erfaring, antall oppdrag etc.)

Tips om krav til referanseoppdrag

Kort om forholdet tildelingskriterier - kvalifikasjonskrav

Utarbeidet: CV-mal som sikrer lik beskrivelse fra tilbyder

Skjema for vurdering av kompetansekriterier

Skjema for beskrivelse av referanser


http://www.anskaffelser.no/verktoy/mal-cv



http://www.anskaffelser.no/verktoy/vurdering-av-kompetanse

http://www.anskaffelser.no/verktoy/skjema-vurdering-av-referanseprosjekter

Evalueringsmodeller- og metoder

Vekting: Vekting må oppgis over terskelverdi, under hvis forhåndsbestemt.

Generelt anbefales å informere om vekting uansett

Poeng og poengskala: Sjekkliste:

Poengberegningen må være objektiv og etterprøvbar

Sikres at relevante forskjeller mellom tilbudene gjenspeiles i de poengene

tilbudene gis.

Poengskala må avspeile forventet spredning i kvalitet og pris

Skalaen må heller ikke romme kvalitet eller pris ut over det forventede

For liten poengskala kan bety store forskjell i tilbud allikevel like i poeng

For stor poeng kan innebærer at for mange tilbud ender i en ende av skalaen

Ikke bruke forskjellige skalaer for forskjellige kriterier.

Publisere evalueringsmodellen?


Evalueringsmodeller- og metoder

Modeller og metoder for evaluering som omtales:

Laveste pris

Kun kvalitet

Relative poengmodeller

Prissetting av kvalitet


Laveste pris Brukes hvor kvaliteter/egenskaper utover de angitte minstekravene

ikke er av betydning for valg av tilbud.

Forutsetter god oversikt leverandørmarkedet – ikke behov for å gi markedet mulighet

til å presentere løsningsforslag som har større verdi.

Kan være utfordrende å komme fram til sammenlignbar pris/kost i tilbudene

Kan egne seg ved kjøp av: Standardprodukter til standardiserte leveringsbetingelse: Kjøp av forbruksartikler som

kontorrekvisita og renholdsprodukter.

Tjenester som fra dag til dag utføres på akkurat samme måte: Kjøp av renholdstjenester for

renhold av forhåndsbestemte lokaler med en forhåndsbestemt kvalitetsstandard.

Kompetanse, hvor oppdragsgiver kjenner markedet godt og hvor det er tilstrekkelig at det

stilles høye krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner i kvalifiseringen av leverandøren.

Difi anbefaler ikke kjøp etter laveste pris

– sjelden kriteriene over oppfylt


Høyeste kvalitet (fastpris)

Fastpris hvor tilbyderne konkurrerer om å tilby mest mulig kvalitet

og/eller volum for denne prisen

Egner seg i utgangspunktet for kjøp hvor oppdragsgiver har et fast budsjett til bruk i

innkjøpet og hvor kvaliteten i leveransen er viktig.

Egner seg ikke ved kjøp av varekjøp og tjenestekjøp hvor man har vansker med å

finne markedspris for det man skal kjøpe.

Benytt poengmodell for evaluering av de kvalitative kriteriene

Eksempel på kjøp hvor høyeste kvalitet er egnet: Ved utførelse av en komplisert tjeneste hvor kvalitet er av særlig stor viktighet

Konsulenttjenester

Tjenestekjøp hvor pris er en politisk risiko, f.eks. sosiale tjenester, drift av sykehjem.

Man skal kjøpe en vare eller tjeneste hvor det er en risiko at for sterkt prisfokus kan medføre en

kvalitetsreduksjon som til syvende og sist bæres av oppdragsgiver (f.eks. kjøp av pleie- og

omsorgstjenester eller medisinske tjenester).

Ved kjøp av et teknologisk produkt hvor det er mulig å inkludere ulike tilleggsytelser.

Difi anbefaler kjøp etter fastpris

gitt disse forutsetningene


Relative poengmodeller

Modellene kjennetegnes ved at priselementene blir gitt poeng,

poengene sammenstilles og tilbudet med høyest poengsum vinner.

Tilbud vurderes i relasjon til hverandre og ikke i forhold til forhåndsfastsatte kriterier.

Mest vanlige modellene: Lineær (”50 % høyere pris gir halvparten av tilgjengelige

poeng”) og forholdsmessig (differansen i poeng blir mindre jo høyere prisforskjellene

er). Andre varianter omtales

Anbefalinger: Bruk en så enkel modell som mulig

Vurder særlig spredning i pris og hva som er forventet – valg av evalueringsmodell bør påvirkes av forventet

og faktisk prisspredning i tilbudene (det er tillatt så lenge ikke modellen er publisert i kunngjøringen).

Rangordningen kan påvirkes av prisnivået på øvrige tilbud og kan legge opp til at noen for eksempel priser

taktisk lavt

Lineær modell kan brukes hvor priser ikke gir negative poeng og hele poengskalaen for kvalitet brukes.

Forholdsmessig modell kan brukes, men vær kritisk ift. tilbudte priser dersom forskjell mellom laveste og

høyeste pris er store. Modellen vil da premiere tilbud med høy pris og bruk av modellen kan resultere i for

avvikende og uventede poengscorer.

Difi anbefaler bruk av lineær og forholdsmessig

modell forutsatt at hensynene over ivaretas



Modellen poengsetter de((t) kvalitative tildelingskriteriene, deretter omregnes

poeng til pris og den tilbudte pris gis et fiktivt fratrekk eller påslag Både de monetære og de ulike kvalitetsaspektene kan sammenligne i monetære former.

Modellens fordel: Rangering blir ikke av pris i uaktuelle tilbud på samme måte som relative

poengmodeller.

Egner seg når man har god kjennskap til markedet og har et bevisst forhold til hvor mye man vil

betale for kvalitet

Modellen kan egne seg ved:

Kjøp innen bygg og anlegg hvis oppdragsgiver gjerne ønsker mer kvalitet, men kun til en gitt pris. Kan

benyttes ift. eks. tillegg/opsjoner, raskere byggetid

Kjøp av tjenester hvor enkelte kvalitetsfaktorer kan konkretiseres (f.eks.responstid).

Ved kjøp av teknologiske produkter som kan ha ulik ytelse og tilleggsfunksjoner. De ulike produktene som

tilbys kan alle tilfredsstille et sett minimumskrav, men ulike tilleggsytelser/kvaliteter ved produktet kan tilbys.

Slike kvalitetsaspekter kan vurderes ved at man gir dem en verdi i kroner og øre.

Difi anbefaler bruk av prissetting av kvalitet Det er en risiko at modellen er lite brukt og dermed lite kjent i

markedet. Resultatene fra bruk av modellen kan dermed være lite

forutsigbar.


Oppsummering 1

- type kjøp /evalueringsmodell


Ulike evalueringsmodeller - prioritert

Poengsetting av pris*


Høyeste kvalitet

Laveste pris

Relativ til laveste pris

Prosentvis og absolutt justering

Varekjøp Kontorrekvisita

X

Tjeneste-kjøp

Konsulent-tjenester

XXX X

Hotelltjenester XXX

X

Bygg og anlegg Entreprise

X

Håndverker XXX

Rådgivere XXX X

IKT

XXX =anbefalt

XX =kan brukes

X =ikke anbefalt

- =bør ikke brukes

Oppsummering 2

- kriterium / evalueringsmodell


Ulike evalueringsmodeller - prioritert

Poengsetting av pris*


Høyeste kvalitet

Laveste pris

Relativ til laveste pris

Prosentvis og absolutt justering

Pris XXX

- XXX

Kvalitet XXX

X

XXX

Løsningsforslag/oppgaveforståelse

XXX

X -

Leveransetid XXX

XX -

Estetikk og design XXX XX -

Miljø XXX XXX -

Kompetanse

Personlig egnethet XXX XXX -

XXX =anbefalt

XX =kan brukes

X =ikke anbefalt

- =bør ikke brukes

Kontrakt og oppfølging

Kontrakt - Sjekk! BEHOV : EVALUERING : KONTRAKT

Sikre at kontrakten fanger opp:

krav/kriterier knyttet til å dekke behovet

hva leverandøren har lovet og blitt valgt på

Behov! – Leveranse! – Behov? Verktøy: Måling og oppfølging

Kontraktsoppfølging www.anskaffelser.no


Behov

Krav/kritier

Valgt løsning

Leveranse

http://www.anskafelser.no/

Oppsummering

Behovet!

Prioriter krav og kriterier!

Evaluer!

Vurder leveranse!

Tips! «Åpen og fleksibel»

ehandel


Takk for oppmerksomheten!

Finn veiledning om temaet her: www.anskaffelser.no

Anders W. Skumsnes

[email protected]

90 97 50 40

Harald R. Sundlo

[email protected]

90 52 60 11

Viel Sørensen

[email protected]

95 27 63 60

Tilbakemeldinger, råd og tips til oss som arbeider med dette mottas med takk!

http://www.anskaffelser.no/gjore-anskaffelser/anskaffelsesfaglige-temaer/evaluering-av-tilbud-og-tildeling-av-kontrakt-0

mailto:[email protected]




Documents

Velg den beste løsningen - Difi...Anders W. SkumsnesHarald R. Sundlo [email protected] 90 97 50 40 [email protected] 90 52 60 11 Viel Sørensen [email protected] 95 27 63 60 Tilbakemeldinger,