Verslag marktconsultatie 28 mei 2010

Verslag Marktconsultatie “Uitwerking onderwijslogistiek”

28 mei 2010

Inhoudsopgave

1. Inleiding ...................................................................................................................... 3 1.1. Aanleiding .....................................................................................................................................3 1.2. Werken met scenario’s .................................................................................................................3 1.3. Doelstellingen marktconsultatie ...................................................................................................4 1.4. Doelgroep marktconsultatie .........................................................................................................4

2. Aanpak ........................................................................................................................ 5 2.1. Presentatie....................................................................................................................................5 2.2. Inhoudelijke discussie ...................................................................................................................5

3. Resultaten ................................................................................................................... 6 3.1. Arrangeertool ...............................................................................................................................6 3.2. Variëteit en complexiteit van de scenario’s in de roostermachine ..............................................6 3.3. Koppeling met de huidige registratie van middelen en de roostermachine.................................6 3.4. Onderwijscatalogus ......................................................................................................................6

4. Vervolg........................................................................................................................ 7 Bijlage I Uitnodiging marktpartijen Bijlage II Briefingdocument Bijlage III Aanwezige marktpartijen Bijlage IV Presentatie

3

1. Inleiding Dit rapport doet verslag van de marktconsultatie Onderwijslogistiek op 28 mei 2010.

1.1. Aanleiding Flexibilisering van het onderwijs op een beheersbare wijze realiseren is voor veel MBO-‐instellingen een grote uitdaging. Er is sprake van een exponentiële groei van de complexiteit van de logistieke processen bij het introduceren van flexibiliteit in het onderwijs. Om deze complexiteit het hoofd te bieden is er behoefte aan nieuwe oplossingen voor de onderwijslogistiek. Door Triple A is in de Encyclopedie een functioneel ontwerp opgenomen voor de onderwijslogistiek ‘roosteren en beheren middelen’ dat de basis biedt voor nieuwe oplossingen. De realisatie van een onderwijscatalogus is een onlosmakelijk onderdeel van dergelijke nieuwe oplossingen. Ook voor de onderwijscatalogus is een functioneel ontwerp opgenomen in de Triple A Encyclopedie. Zes instellingen (ROC Aventus, ROC de Leijgraaf, Wellantcollege, ROC Eindhoven, ROC Mondriaan & ROC Leiden) hebben gezamenlijk de handschoen opgepakt om de bestaande Triple A ontwerpen verder uit te diepen. Zij zijn een traject gestart dat de volgende resultaten moet gaan opleveren: • een functioneel ontwerp van het ondersteunende ICT-‐systeem van de onderwijslogistiek. Dit

ontwerp gaat uit van het Triple A gedachtegoed en de beschikbare Triple A functionele ontwerpen.

• een doorvertaling naar organisatie-‐implicaties van flexibiliseren, in de vorm van een programma van eisen voor de organisatie. Dit programma van eisen is geen onderdeel van de marktconsultatie.

1.2. Werken met scenario’s De inhoud van het functioneel ontwerp van een systeem en het programma van eisen voor de organisatie wordt sterk beïnvloed door de mate van flexibilisering die wordt nagestreefd. Om deze invloed inzichtelijk te maken is ervoor gekozen om te werken op basis van scenario’s. Een scenario is een denkmodel, niet de beschrijving van een ideaaltypische onderwijsinstelling. Het geeft een samenstel van logische keuzes weer op een aantal belangrijke onderwijslogistieke eenheden. De drijfveren voor het samenstel van keuzes (en wat goed zou zijn) is in deze context dan ook niet relevant. De scenario’s die beschreven zijn, zijn voortgekomen uit een analyse van experimenten, pilots, verschillende onderwijssoorten en behoefte van de zes instellingen en zijn daarmee per definitie discutabel. Echter, zij bieden wel voldoende spreiding in mogelijkheden/ keuzes die een onderwijsinstelling kan maken op het gebied van de onderwijslogistiek. Daarmee bieden zij een goed houvast bij het verder definiëren van de eisen aan de organisatie en de systeemondersteuning bij flexibilisering van het onderwijs(aanbod). Met de scenario’s ontstaat een referentiekader voor (de invloed van) onderwijsflexibilisering. Op basis van dit referentiekader kan iedere instelling uitgaande van de eigen ambitie een afweging maken over de gewenste invloed en de realiseerbaarheid van flexibilisering. Hiermee ontstaat inzicht

4

in de haalbaarheid van de ambitie en wordt een bijdrage geleverd aan het op beheersbare wijze realiseren van onderwijsvernieuwing; vooral omdat de flexibiliseringscenario’s worden uitgewerkt in organisatietermen en systeemtermen. De scenario’s zijn langs vier belangrijke onderwijslogisitieke elementen gedefinieerd:

• schaal van organiseren • uitgangspunt voor het roosteren • gebruik van de onderwijscatalogus • flexibiliteit van middeleninzet

De onderwijsinstelling kan op deze vier elementen keuzes maken, in lijn met de gewenste mate van flexibilisering. Een uitwerking van de vier scenario’s is terug te vinden in het briefingdocument in Bijlage II.

1.3. Doelstellingen marktconsultatie Synchroon aan het ontwikkelen van een functioneel ontwerp voor een systeem en een programma van eisen voor de organisatie organiseerde penvoerder saMBO-‐ICT samen met de zes deelnemende instellingen een marktconsultatie om een beeld te ontwikkelen van het aanbod in de markt van applicatieleveranciers. Tijdens deze marktconsultatie zijn de voorlopige resultaten in het ontwikkeltraject gedeeld en is aan de marktpartijen inzicht gegeven in het proces dat heeft geleid tot deze resultaten. De plannen zijn tijdens deze consultatie door saMBO-‐ICT en de deelnemende instellingen vrijblijvend ter toetsing aan de markt voorgelegd. Vooraf zijn de volgende doelen aan de marktconsultatie gesteld: 1. (potentiële) leveranciers informeren over de doorontwikkeling onderwijslogistiek 2. inhoudelijke feedback ontvangen op het functioneel ontwerp 3. verkennen in hoeverre (potentiële) leveranciers de ambitie hebben (nieuwe) producten te

ontwikkelen die oplossingen zijn voor het functioneel ontwerp onderwijslogistiek 4. verkennen wat (potentiële) leveranciers (nog) nodig hebben om oplossingen te ontwikkelen die

voldoen aan de gestelde eisen en verwachtingen

1.4. Doelgroep marktconsultatie De marktconsultatie was vrij toegankelijk voor adviesbureaus die zich met onderwijslogistiek bezig houden. De marktpartijen zijn actief benaderd en hiervoor zijn de volgende middelen ingezet: • uitnodiging per e-‐mail naar 80 contactpersonen, werkzaam bij 51 organisaties • aankondiging op de website van saMBO-‐ICT • bij aanmelding een bevestiging inclusief een briefingdocument (Bijlage II) 37 Marktpartijen hebben zich vooraf aangemeld en 30 partijen waren aanwezig tijdens de bijeenkomst. Na afloop van de bijeenkomst hebben de aanwezige organisaties een inlogcode voor de

5

speciaal voor de marktconsultatie ingerichte wiki ontvangen: wiki.hutspot.nl/marktpartij. Voor een overzicht van de aanwezige marktpartijen wordt verwezen naar Bijlage III.

2. Aanpak De marktconsultatie bestond uit twee onderdelen. Enerzijds een informatief onderdeel waarbij werd ingegaan op het proces, de voorlopige resultaten en de uitwerking van functionaliteiten. Anderzijds een participatief onderdeel waarbij het delen van kennis en ervaring met de marktpartijen voorop stond.

2.1. Presentatie Het eerste onderdeel van de marktconsultatie bestond uit een presentatie waarin de volgende punten aan bod kwamen:

1. Inleiding en aanleiding van het ontwikkeltraject Onderwijslogistiek 2. Beschrijving van werkwijze en toelichting op het gebruik van scenario’s 3. Uitleg van de vier scenario’s: geel, rood, groen, blauw 4. Beschrijving van use cases, functionaliteiten en gewenste flexibiliteit

De volledige presentatie is terug te vinden in Bijlage IV. Door de marktpartijen is aangegeven dat zij zich goed kunnen vinden in de gepresenteerde uitwerking van de Onderwijslogistiek. De “vertaling” van clusters van use cases naar systeemgebieden en vervolgens de identificatie van de functionaliteiten van de systeemgebieden geeft op een duidelijke manier de verbinding met het oorspronkelijke functioneel ontwerp van Triple A weer.Verder hebben de marktpartijen aangegeven dat de scenario’s ook voor hen toegevoegde waarde bieden bij het nadenken over de doorontwikkeling van de diverse producten. Met het presenteren van de vier bovenstaande punten en de eerste terugkoppeling van de marktpartijen werd invulling gegeven aan doelstelling 1 en (een gedeelte van) doelstelling 2 van de marktconsultatie.

2.2. Inhoudelijke discussie In het tweede onderdeel van de marktconsultatie werd uiteen gegaan in twee groepen. Tijdens dit onderdeel was expliciete aandacht voor het delen van kennis en ervaringen en werden de marktpartijen in de gelegenheid gesteld vragen te stellen en reacties te geven. Er werd specifiek ingegaan op de volgende vier onderwerpen:

1. Arrangeertool 2. Variëteit en complexiteit van de scenario’s in de roostermachine 3. Koppeling met de huidige registratie van middelen en de roostermachine 4. Onderwijscatalogus

De aan de hand van de bovenstaande vier punten uitgewerkte resultaten geven invulling aan doelstelling 2 en 3 van de marktconsultatie.

6

3. Resultaten Hierna wordt per onderwerp kort ingegaan op de belangrijkste inzichten van de inhoudelijke discussies

3.1. Arrangeertool Partijen zijn het met elkaar eens dat de arrangeertool een “spin in het web” functie heeft in het logistieke proces. Een aantal marktpartijen werkt aan de (door)ontwikkeling van een dergelijk tool. Het is wellicht interessant om een vergelijking te maken tussen de gevraagde functionaliteiten van de arrangeertool en de functionaliteiten van softwaretools in de automotive industrie die in staat zijn complexe producten samen te stellen uit een groot aantal losse onderdelen. De arrangeertool is maakbaar, grootste uitdaging lijkt de goede aansluiting op de roostermachine te zijn. Daarnaast verdient de gebruikersinterface veel aandacht.

3.2. Variëteit en complexiteit van de scenario’s in de roostermachine Aanwezige partijen zijn unaniem van mening dat voor de roosterproblematiek goede oplossingen beschikbaar komen. Wel werd het volgende aandachtspunt meegegeven: Veel van de recente logistieke systemen in het bedrijfsleven bewegen zich richting zelfplanning. Het is daarom van belang om te waken voor het ontwikkelen van een zeer geavanceerd systeem terwijl er veel zaken ook aan de organisatie zelf overgelaten kunnen worden.

3.3. Koppeling met de huidige registratie van middelen en de roostermachine Koppeling van de middelencatalogus aan de roostermachine op basis van metadata geeft aan de systeemkant geen onoverkomelijke moeilijkheden. Door partijen werd aangegeven dat hier vooral een uitdaging ligt voor de onderwijsorganisaties. Metadatering van middelen op een manier die past bij de vereisten van de roostermachine vraagt om een grote en nauwgezette inspanning.

3.4. Onderwijscatalogus Door alle partijen wordt onderschreven dat de onderwijscatalogus noodzakelijk is om de werking van de logistieke systemen te faciliteren. De catalogus moet worden ontwikkeld als aparte functionaliteit zodat het in combinatie met alle andere systeemgebieden (geleverd door verschillende leveranciers) kan werken.

7

4. Vervolg De aanwezige marktpartijen verwachten in het vervolg van dit traject de gelegenheid te krijgen om verder te discussiëren over (eigen) productontwikkeling en de afstemming daarvan met het Functioneel Ontwerp. Daarbij leeft de wens om bestaande of nieuw ontwikkelde producten en toepassingen aan de instellingen te demonstreren. In het ontwerp van het vervolgtraject zal met deze wensen rekening worden gehouden door de organiserende instellingen. Het ontwerp van het vervolg van de marktconsultatie geeft verdere invulling aan doelstelling 4 zoals benoemd in paragraaf 1.3.

Bijlage I Uitnodiging marktpartijen Geachte heer, mevrouw, Onderwijslogistiek is een term die veelvuldig gebruikt wordt om een vraagstuk aan te duiden waar veel onderwijsinstellingen mee worstelen, namelijk: "Hoe plan en organiseer je flexibel onderwijs?" In de voorbije periode is er veel gesproken en gedacht over oplossingsrichtingen en mogelijke uitvoeringsmodellen. Het kennisniveau is in die periode flink toegenomen. Diverse publicaties, simulaties en modelstudies hebben inzicht gegeven in de complexiteit van het onderwerp. Binnen onderwijsinstellingen zijn diverse pilots uitgevoerd. Begin 2010 zijn zes instellingen bijeengekomen voor het verkennen van een gemeenschappelijke basis rondom het thema onderwijslogistiek. Gebaseerd op het boekje Onderwijslogistiek, roosteren en beheren middelen én de Onderwijscatalogus (Triple A Encyclopedie) zagen deze instellingen de meerwaarde van samenwerking bij het realiseren van oplossingen voor de onderwijslogistiek. Deze instellingen zijn: -‐ ROC Aventus -‐ ROC de Leijgraaf -‐ ROC Eindhoven -‐ ROC Leiden -‐ ROC Mondriaan -‐ Wellantcollege saMBO~ICT treedt op als penvoerder namens deze instellingen. saMBO~ICT is een zelfstandige organisatie van en voor alle MBO-‐instellingen. De belangrijkste pijlers binnen saMBO~ICT zijn belangenbehartiging, kennisdeling en gezamenlijke projecten. saMBO~ICT faciliteert en ondersteunt de genoemde samenwerking op het gebied van Onderwijslogistiek. Op basis van de verkenning, hebben deze zes onderwijsinstellingen zich gecommitteerd aan het uitwerken van een functioneel ontwerp van een systeem dat flexibel onderwijs in al zijn vormen en scenario's moet kunnen ondersteunen. Tegelijk hebben de instellingen geconstateerd dat alleen een systeem niet de complete oplossing biedt. Daarom wordt naast een functioneel ontwerp een programma van eisen uitgewerkt voor een organisatie-‐inrichting die passend is voor het kunnen ondersteunen van verschillende vormen van flexibel onderwijs. Dit ontwikkeltraject is in volle gang en daarin past een marktconsultatie. SaMBO~ICT organiseert deze activiteit namens de onderwijsinstellingen. U bent van harte uitgenodigd om deel te nemen aan deze marktconsultatie op vrijdag 28 mei 2010 van 13.00 tot 16.30 uur bij saMBO~ICT aan de Houttuinlaan 6 in Woerden. Tijdens deze marktconsultatie worden de voorlopige resultaten in het ontwikkeltraject gedeeld en wordt inzicht gegeven in het proces dat heeft geleid tot deze resultaten. De zes instellingen zijn erg benieuwd hoe aangekeken wordt tegen de gekozen ontwikkelingsrichting.

Doel van de marktconsultatie is: 1. om (potentiële) leveranciers te informeren over de doorontwikkeling onderwijslogistiek, 2. om inhoudelijke feedback ontvangen op het ontworpen functioneel ontwerp, 3. om te verkennen in hoeverre (potentiële) leveranciers de ambitie hebben (nieuwe) producten te ontwikkelen die oplossingen zijn voor het functioneel ontwerp onderwijslogistiek, 4. om te verkennen wat (potentiële) leveranciers (nog) nodig hebben om oplossingen te ontwikkelen die voldoen aan de gestelde eisen en verwachtingen. Aanmelden kan via dit webformulier. Na aanmelding ontvangt u uitgebreidere informatie over de marktconsultatie Onderwijslogistiek. Met vriendelijke groeten, Jan Bartling saMBO~ICT

Bijlage II Briefingdocument

Briefingsdocument Marktconsultatie

“Uitwerking onderwijslogistiek”

28 mei 2010

Inhoud 1. Inleiding 1.1 Markconsultatie 1.2 Functioneel ontwerp 2. Scenario’s 3. Scenario Rood 3.1 Beschrijving van scenario Rood 3.2 Systeem Rood (beschrijving van de use cases) 3. Scenario Groen 3.1 Beschrijving van scenario Groen 3.2 Systeem Groen (beschrijving van de use cases) 3. Scenario Blauw 3.1 Beschrijving van scenario Blauw 3.2 Systeem Blauw (beschrijving van de use cases) 3. Scenario Geel 3.1 Beschrijving van scenario Geel 3.2 Systeem Geel (beschrijving van de use cases)

1. Inleiding Flexibilisering van het onderwijs op een beheersbare wijze realiseren is voor veel MBO-‐instellingen een grote uitdaging. Er is sprake van een exponentiële groei van de complexiteit van de logistieke processen bij het introduceren van flexibiliteit in het onderwijs. Om deze complexiteit het hoofd te bieden is er behoefte aan nieuwe oplossingen voor de onderwijslogistiek. Door Triple A is in de Encyclopedie een functioneel ontwerp opgenomen voor de onderwijslogistiek, het roosteren en het beheren van de middelen dat de basis biedt voor dergelijke nieuwe oplossingen. De realisatie van een onderwijscatalogus is een onlosmakelijk onderdeel van dergelijke nieuwe oplossingen. Ook voor de onderwijscatalogus is een functioneel ontwerp opgenomen in de Triple A Encyclopedie. Zes instellingen (ROC Aventus, ROC de Leijgraaf, Wellantcollege, ROC Eindhoven, ROC Mondriaan & ROC Leiden) hebben gezamenlijk de handschoen opgepakt. Zij zijn een traject gestart dat de volgende resultaten moet gaan opleveren: – een functioneel ontwerp van het ondersteunende ict-‐systeem van de onderwijslogistiek. Dit ontwerp

gaat uit van het Triple A gedachtegoed en de beschikbare Triple A functionele ontwerpen. Het ontwerp wordt gebaseerd op vier flexibiliserings-‐scenario's

– een doorvertaling naar organisatie-‐implicaties van flexibiliseren, in de vorm van een programma van eisen voor de organisatie passend bij de flexibiliserings-‐scenario’s. Dit programma van eisen is geen onderdeel van de marktconsultatie.

Voor het traject zijn de volgende uitgangspunten gedefinieerd:

• Het Triple A gedachtegoed zoals verwoord in de encyclopedie wordt door alle deelnemende instellingen onderschreven

• er wordt een generiek (dus voor alle deelnemende instellingen gelijk) functioneel ontwerp en programma van eisen gemaakt

• een eventuele uitwerking van het functioneel ontwerp leidt tot een generieke oplossing • brede betrokkenheid van de MBO-‐sector wordt nagestreefd.

1.1 Marktconsultatie De deelnemende instellingen hebben besloten een marktconsultatie te organiseren alvorens het functioneel ontwerp van de onderwijslogistiek wordt vastgesteld. Doel van deze consultatie is:

• om (potentiële) leveranciers te informeren over de doorontwikkeling onderwijslogistiek, • om inhoudelijke feedback te ontvangen op het functioneel ontwerp, • om te verkennen in hoeverre (potentiële) leveranciers de ambitie hebben (nieuwe) producten te

ontwikkelen die oplossingen zijn voor het functioneel ontwerp onderwijslogistiek, • om te verkennen wat (potentiële) leveranciers (nog) nodig hebben om oplossingen te ontwikkelen die

voldoen aan de gestelde eisen en verwachtingen. Voor de duidelijkheid wordt vermeld dat deze marktconsultatie vrijblijvend is. De deelnemende instellingen hebben nog geen besluiten genomen over een eventueel vervolgtraject.

1.2 Functioneel ontwerp Voor het formuleren van de eisen aan het systeem worden, in navolging op de werkwijze in de Triple A Encyclopedie, use cases gebruikt. Use cases laten zien wat door het systeem op welk moment in het logistieke proces moet worden ondersteund. Voor alle 3 flexibiliseringscenario’s is de wijziging ten opzichte van het oorspronkelijke Triple A (gele) scenario beschreven. De uitgewerkte use cases van dit oorspronkelijke scenario zijn te vinden in het groene boek van de Triple A Encyclopedie (onderwijslogistiek, roosteren en beheren middelen (www.tripleaonderwijs.nl)). Voor het leesgemak zijn de use cases in een aantal clusters weergegeven (met daarachter de betreffende use cases):

- Vraag: formuleren van de leervraag

- Groeperen en arrangeren: opbossen/ groeperen leervragen & arrangement specificeren - Rooster: het maken van het rooster & het effectueren van het rooster - Acceptatie: deelnemer accepteert rooster & monitoren acceptatie deelnemersrooster - Planning: tactische planning & strategische planning - Aanpassen en aanvullen rooster: individueel aanvullen rooster & controle roosterrealisatie &

afhandelen niet-‐planbare arrangementen - Middelen: wijzigen middelen

In hoofdstuk 2 worden de gekozen scenario’s nader toegelicht, vervolgens zijn in de navolgende hoofdstukken per scenario de eisen aan het systeem geïdentificeerd. In combinatie met het “groene boek” is iedere leverancier zo in staat zich een beeld te vormen van het functioneel ontwerp zoals dat door de zes instellingen wordt opgesteld.

2. Scenario’s De inhoud van het functioneel ontwerp wordt (sterk) beïnvloed door de mate van flexibilisering die wordt nagestreefd. Om deze invloed inzichtelijk te maken is ervoor gekozen om te werken op basis van scenario’s. Ieder scenario wordt gedefinieerd op basis van de volgende 4 elementen:

• Schaal van organiseren: van kleinschalig (team) tot grootschalig centraal • Uitgangspunt voor roosteren: op basis van beschikbare middelen collectief roosteren tot individueel

roosteren • Diepgang van de catalogus: alleen onderwijsproducten tbv vastleggen summatieve resultaten tot de

roosterbare eenheden • Optimaliseren van de middeleninzet: van voorbestemde (voor slechte 1 doel inzetbare) middelen tot

vrij inzetbare middelen. Een scenario is daarmee een samenstel van keuzes op de vier genoemde elementen. Een bijkomend voordeel van het werken met scenario’s is dat het abstracte beschrijvingen zijn van onderwijssituaties. Het zijn dus geen modelscholen, het zijn ook geen beschrijvingen van één of meerdere van de deelnemende onderwijsinstellingen. Met de scenario’s ontstaat een referentiekader voor (de invloed van) onderwijsflexibilisering. Op basis van dit referentiekader kan iedere instelling uitgaande van de eigen ambitie een afweging maken over invloed en realiseerbaarheid van flexibiliseren. Daarmee ontstaat inzicht over de haalbaarheid van de ambitie en wordt een bijdrage geleverd aan het op beheersbare wijze realiseren van onderwijsvernieuwing. De volgende 4 scenario’s zijn uitgewerkt (en worden verder beschreven in hoofdstukken 3 tot en met 6 van dit document): Scenario 1: Rood (zelforganiserende teams) Dit scenario wordt gekenmerkt door het werken in relatief kleinschalige teams van maximaal 250 deelnemers en 15 docenten. Op basis van globaal inzicht in de leerwensen van de deelnemers, afkomstig uit de intake gecombineerd met historische gegevens en inschattingen, wordt een onderwijsaanbod samengesteld waarbinnen nog ruime keuzemogelijkheden zijn. Het team is verantwoordelijk voor het verder vormgeven en organiseren van het onderwijs. Met de beschikbare docenten en middelen organiseert het team het onderwijs dat het best past bij de leerwensen van de deelnemers. De kracht van dit scenario is de kleinschaligheid waarbinnen veel op een flexibele en creatieve manier kan worden georganiseerd; het is mensenwerk. Scenario 2: Groen (flexibiliseren op basis van aanbod) In dit scenario is het onderwijs georganiseerd op het niveau van een opleiding of branche. Er wordt geprobeerd om een zo optimaal mogelijk onderwijsaanbod te realiseren dat zo goed mogelijk aansluit op de vraag vanuit de markt. Het onderwijs gaat in dit scenario niet echt uit van de individuele leervraag, maar probeert door middel van een goede prognose en het opbossen van individuele leervragen te komen tot een optimaal aanbod waarbinnen nog een beperkte individuele keuzevrijheid beschikbaar is. Scenario 3: Blauw (vast aanbod) Dit scenario wordt gekenmerkt door een duidelijk en herkenbaar onderwijsaanbod. Het programma ligt grotendeels vast en wordt niet frequent aangepast, alleen als wet en regelgeving of structurele veranderingen in de markt daar om vragen. Door dit vaste programma kan een zo optimaal mogelijke inzet van docenten en middelen worden gerealiseerd. Scenario 4: Geel (individuele leervraag, individueel aanbod) Dit is het scenario waarop de Triple A functionele ontwerpen zijn gebaseerd. Er is sprake van maximale onderwijsflexibilisering. De individuele vraag van een student wordt voorzien van een individueel aanbod. Er is geen sprake van een groepering voor het plannen en roosteren. Het logistieke systeem zoekt op basis van de individuele input naar een optimale logistieke(rooster)oplossing. Voor verdere omschrijving wordt verwezen naar het groene boek van de Triple A encyclopedie.

3. Scenario Rood

3.1. Beschrijving van scenario Rood Dit scenario wordt gekenmerkt door het werken in relatief kleinschalige teams van maximaal 250 deelnemers en 15 docenten. Op basis van globaal inzicht in de leerwensen van de deelnemers, afkomstig uit de intake gecombineerd met historische gegevens en inschattingen, wordt een onderwijsaanbod samengesteld waarbinnen nog ruime keuzemogelijkheden zijn. Het team is verantwoordelijk voor het verder vormgeven en organiseren van het onderwijs. Met de beschikbare docenten en middelen organiseert het team het onderwijs dat het best past bij de leerwensen van de deelnemers. De kracht van dit scenario is de kleinschaligheid waarbinnen veel op een flexibele en creatieve manier kan worden georganiseerd; het is mensenwerk.

3.2. Systeem Rood (beschrijving van de use cases) Voor het formuleren van de eisen aan het systeem worden, in navolging op de werkwijze in de Triple A Encyclopedie, use cases gebruikt. Use cases laten zien wat door het systeem op welk moment in het logistieke proces moet worden ondersteund. Voor alle scenario’s is de wijziging ten opzichte van het gele (Triple A) scenario beschreven. De uitgewerkte use cases zijn te vinden in het groene boek van de Triple A Encyclopedie (onderwijslogistiek, roosteren en beheren middelen). Voor het leesgemak zijn de use cases in een aantal clusters weergegeven (met daarachter de betreffende use cases):

- Vraag: formuleren van de leervraag - Groeperen en arrangeren: opbossen/ groeperen leervragen & arrangement specificeren - Rooster: het maken van het rooster & het effectueren van het rooster - Acceptatie: deelnemer accepteert rooster & monitoren acceptatie deelnemersrooster - Planning: tactische planning & strategische planning - Aanpassen en aanvullen rooster: individueel aanvullen rooster & controle roosterrealisatie &


Vraag Zowel bij de intake (bij de start van de opleiding) als in de begeleiding heeft de deelnemer al kenbaar kunnen maken welke leerwensen hij heeft. Op basis van deze informatie van alle deelnemers gecombineerd met de kennis en ervaring van het team, is er een onderwijsaanbod vastgesteld. Dit onderwijsaanbod bestaat uit een verzameling onderwijsproducten waaruit door de deelnemers een selectie kan worden gemaakt. De deelnemer kan dus nog kiezen binnen de verzameling beschikbaar gestelde onderwijsproducten. Formuleren van de leervraag Het formuleren van de leervraag vindt periodiek plaats, bijvoorbeeld per periode waarin het onderwijs gepland wordt. Voorafgaand aan een periode wordt het beschikbaar gestelde onderwijsaanbod aan de deelnemer voorgelegd. Dit kan alleen de eerstvolgende periode betreffen, maar het kan ook een langere periode beslaan. De deelnemer maakt hieruit een selectie van onderwijsproducten, binnen de regels die daarvoor door het team zijn vastgesteld (bijvoorbeeld verplichte producten, logische combinaties van producten etc.). Mogelijk kan de deelnemer hierbij nog een tweede en derde keus aangeven, omdat het niet zeker is dat alle deelnemers ook de door hen gekozen producten aangeboden kunnen krijgen. Bij het maken van de selectie uit de onderwijsproducten wordt de deelnemer ondersteund door de begeleider, die kan toelichten waaruit het onderwijsproduct bestaat (bijvoorbeeld theorielessen, bedrijfsbezoek en een toets). Als aanvulling op de selectie van onderwijsproducten kan de deelnemer nog aanvullende eisen en wensen benoemen, zoals een gewenste volgorde, dagen in de week of locatie. Doordat de deelnemer een keuze maakt uit een voorgeselecteerde verzameling onderwijsproducten zal deze keuze bijna altijd voldoen aan de belangrijkste criteria, zoals het verbintenisgebied van de deelnemer, een voldoende aantal uren en geschiktheid van deze producten voor de gewenste eindkwalificatie.

Groeperen en Arrangeren Nadat de leervraag door de deelnemer samen met zijn begeleider is opgesteld in de vorm van een keuze uit een verzameling onderwijsproducten, moet deze leervraag nader worden gespecificeerd zodat het onderwijs daadwerkelijk kan worden gepland. Opbossen/groepen van leervragen De eerste stap in het planbaar maken van de leervragen is een optionele stap waarin deelnemers met een (bijna) gelijke leervraag worden gegroepeerd. Om tot deze groepen te komen worden criteria gehanteerd met betrekking tot het gewenste aantal deelnemers per groep of het maximaal aantal deelnemers dat een bepaalde (combinatie van) onderwijsproducten kan afnemen. In dit proces kan het zijn dat bepaalde deelnemers niet hun eerste, maar hun tweede of derde voorkeur gehonoreerd krijgen zodat ze goed in de groepen passen. Het is ook mogelijk om bepaalde deelnemers in hele kleine groepjes te plaatsen omdat hun leervraag afwijkt van de combinaties die veel gekozen worden. Deze kleine groepjes kunnen dan in de planning worden gecombineerd met andere groepen. Deze stap maakt het uiteindelijk plannen van het onderwijs een stuk eenvoudiger omdat de deelnemers al in groepen zijn ingedeeld. Aan de andere kant betekent dit ook een aanzienlijke beperking voor het planningsproces, omdat niet meer met deelnemers kan worden geschoven om een zo optimaal mogelijk aanbod en inzet van middelen te realiseren. Arrangement specificeren In deze stap worden de leervragen omgezet naar een daadwerkelijk planbaar geheel van onderwijsproducten: het arrangement. Wanneer de leervragen van deelnemers zijn gegroepeerd, zal er in deze stap een arrangement worden gemaakt per groep. Als er geen sprake is van groepen zal er een individueel arrangement worden gemaakt per deelnemer. Het arrangement hoeft, net als de leervraag, niet beperkt te zijn tot de eerstvolgende roosterperiode. Het arrangement specificeert alle planbare onderwijsproducten met de bijbehorende randvoorwaarden die de deelnemer wil gaan afnemen op de korte en de langere termijn. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de

onderwijscatalogus, bijvoorbeeld om te bepalen of andere producten randvoorwaardelijk zijn om het gekozen onderwijsproduct te kunnen afnemen. De totaal aan arrangementen voor alle (groepen van) deelnemers is vervolgens de input voor het roosterproces.

Rooster In dit scenario is het team verantwoordelijk voor het maken van een planning voor de uitvoering van het onderwijs waarin de vraag van de deelnemers (vastgelegd in de arrangementen) zo goed mogelijk wordt gehonoreerd binnen middelen die het team tot zijn beschikking heeft. Elk team maakt zijn eigen rooster. Maken rooster Voor elke roosterperiode wordt er een rooster gemaakt. De input voor dit proces bestaat uit de gespecificeerde (groeps)arrangementen en het totaal aan beschikbare middelen (docenten, lokalen en andere middelen) waarover het team kan beschikken. Door de kleinschaligheid van een team kan op een creatieve en flexibele manier gekeken worden op welke manier het onderwijs het beste gepland kan worden. Eventueel kan dit proces worden ondersteund met behulp van een ‘roostermachine’ waarmee een zo optimaal mogelijke planning kan worden gegenereerd. Een dergelijke machine maakt gebruik van bedrijfsregels en onderwijsregels om een zo optimaal mogelijk rooster te maken binnen de beschikbare middelen. Gezien de kleinschaligheid van de teams die voor het rooster verantwoordelijk zijn ligt de inzet van een geavanceerde roostermachine minder voor de hand. In dit proces is het mogelijk dat verschillende alternatieven naast elkaar worden gezet, en tegen elkaar worden afgewogen. Ook kan bekeken worden of uitbreiding of een andere inzet van middelen een oplossing voor knelpunten in het rooster is. In dat geval wordt er geroosterd met ‘fictieve middelen’, middelen die nu niet beschikbaar zijn maar eventueel wel aan het team beschikbaar gesteld kunnen worden. Effectueren rooster Nadat het proces van het maken van het rooster is afgerond, kan het rooster worden geëffectueerd. Dit houdt in dat het rooster definitief wordt gemaakt en gecommuniceerd aan de deelnemers, docenten en andere betrokkenen. Wanneer ‘fictieve middelen’ in het rooster zijn meegenomen, dan moet ervoor worden gezorgd dat die middelen daadwerkelijk aan het team beschikbaar worden gesteld. Middelen die niet volledig worden ingezet kunnen eventueel aan andere teams beschikbaar worden gesteld. Wanneer de instelling daarvoor kiest kunnen de deelnemers gevraagd worden het rooster te accepteren.

Acceptatie Omdat deelnemers in dit scenario expliciet een keuze kunnen maken uit beschikbare onderwijsproducten, en daarbij vaak ook nog voorkeuren kunnen aangeven, is er de mogelijkheid om het daadwerkelijke rooster door hen te laten accepteren. Deelnemer accepteert rooster Iedere deelnemer krijgt het rooster ter acceptatie voorgelegd. De deelnemer kan beoordelen of het rooster voldoende invulling geeft aan de keuze die hij uit de aangeboden onderwijsproducten had gemaakt. Afhankelijk van de keuze van de instelling kan er sprake zijn van een actieve acceptatie, waarbij iedere deelnemer expliciet aangeeft het rooster wel of niet te accepteren, of een passieve acceptatie, waarbij een deelnemer binnen een bepaalde termijn kan aangeven het rooster niet te accepteren. Wanneer de deelnemer het rooster (actief of passief) heeft geaccepteerd ontstaat er een wederzijds commitment tussen de instelling in de deelnemer. Omdat het in veel gevallen om een rooster gaat dat op een groep betrekking heeft zal er als gevolg van het niet accepteren van het rooster door een enkele deelnemer geen eenvoudige oplossing binnen het rooster mogelijk zijn. Monitoren acceptatie deelnemersrooster Het is van belang dat wordt gevolgd in welke mate deelnemers het rooster daadwerkelijk accepteren. Wanneer te veel deelnemers het rooster niet accepteren is wellicht herziening van het rooster noodzakelijk. Dat zal

vooral het geval zijn wanneer een groot aantal deelnemers uit dezelfde groep het rooster niet accepteren. In dat geval kan voor die groep bijvoorbeeld een onderwijsproduct op een andere locatie of tijdstip worden aangeboden. Ook kan de betreffende groep intensiever worden begeleid, en met argumenten worden overgehaald het rooster alsnog te accepteren.

Planning De tactische en strategische planning hebben tot doel om tijdig een inzicht te geven in het gevraagde onderwijs op de middellange en lange termijn. Het team heeft deze planningsinformatie nodig om te bepalen welke onderwijsproducten aan de deelnemers moeten worden aangeboden om uit te kiezen, en welke middelen nodig zullen zijn om dit onderwijs te kunnen realiseren. Tactische planning De tactische planning richt zich op de middellange termijn (0,5 tot 3 jaar). Op basis van de bestaande leervragen en arrangementen, gecombineerd met ervaringscijfers en historische gegevens kan een inschatting worden gemaakt van de onderwijsproducten die de deelnemers zullen willen afnemen op de middellange termijn. Op basis van deze gegevens kan het team bepalen welke onderwijsproducten aan de deelnemers zullen worden aangeboden in Formuleren leervraag. Daarnaast is deze informatie noodzakelijk om de capaciteit van het team (docenten, lokalen en andere middelen) op de middellange termijn te kunnen plannen. Strategische planning De strategische planning richt zich op de langere termijn (>3 jaar). Voor deze planning kunnen geen actuele leervragen en arrangementen worden gebruikt, maar alleen ervarings-‐ en historische gegevens gecombineerd met belangrijke trends in de regio, het onderwijs, het bedrijfsleven e.d. Op basis daarvan kan voor de langere termijn de samenstelling, het aanbod en de middelen van het team worden ingeschat.

Aanpassen en aanvullen van het rooster Het is mogelijk om binnen het rooster bewust ruimte te laten voor extra activiteiten. Sommige instellingen kiezen ervoor om bijvoorbeeld één of twee dagdelen hiervoor te reserveren. Het team is gedurende de roosterperiode verantwoordelijk voor het goed benutten van de beschikbare ruimte in het rooster. Individueel aanvullen rooster Gedurende een roosterperiode kan de beschikbare vrije ruimte in het rooster worden ingevuld met concrete onderwijsactiviteiten. De werkwijze is eigenlijk precies hetzelfde als de werkwijze voorafgaand aan de roosterperiode. Het team stelt, eventueel in samenspraak met de deelnemers, een verzameling onderwijsproducten beschikbaar die binnen de vrije ruime afgenomen kunnen worden. De deelnemers kunnen uit de mogelijkheden een keuze maken (dit is daarom wel eens micro-‐arrangeren genoemd, omdat het een arrangement voor een klein nog beschikbaar deel van het rooster betreft, in vergelijking met macro-‐arrangeren dat een arrangement betreft voor tenminste een hele roosterperiode is). Vervolgens wordt op basis van de gemaakte keuzes de invulling van de vrije ruimte vastgelegd en toegevoegd aan het bestaande rooster. Voor deze vrije ruimte worden niet opnieuw (andere) groepen gemaakt. De bestaande groepen blijven gehandhaafd en volgen gezamenlijk dezelfde invulling van de vrije ruimte. Er is geen mogelijkheid voor het accepteren van deze invulling van de vrije ruimte. De vrije ruimte kan eventueel ook worden ingezet voor extra individuele begeleiding op initiatief van de deelnemer, docent of begeleider. Controle roosterrealisatie Het team is verantwoordelijk voor een goede invulling van de beschikbare vrije ruimte. Zij zal monitoren of zowel deelnemers als docenten en begeleiders zorgen voor voldoende onderwijs-‐ of begeleidingsactiviteiten. Afhandelen niet-‐planbare arrangementen Het kan zijn dat de (groeps)arrangementen niet in voldoende mate in het rooster konden worden gepland. Dit betekent dat er voor bepaalde groepen deelnemers meer vrije ruimte is ontstaan in het rooster dan op grond van hun arrangement te verwachten was. Het team is verantwoordelijk voor het vinden van een zinvolle invulling van die vrije ruimte. De werkwijze is niet anders dan zoals beschreven bij Individueel aanvullen rooster.

Middelen Het team is verantwoordelijk voor het realiseren van het onderwijs voor een groep deelnemers. Dit team moet daarvoor over voldoende middelen, kennis en competenties beschikken op dat ook waar te kunnen maken. Er is een voortdurend proces van bijstelling nodig om te zorgen dat noodzakelijke middelen beschikbaar komen voor het team, en overbodige middelen worden afgebouwd of beschikbaar worden gesteld aan andere teams. Wijzigen middelen Als gevolg van de tactische en strategische planning kan de noodzaak tot het wijzigen van middelen ontstaan. In dat geval worden er acties in gang gezet om te zorgen dat de middelen van het team worden aangepast. Dit kan betrekking hebben op een het wisselen opleiden of aantrekken van docenten, of het aanschaffen of afstoten van middelen. Ook kan in het roosterproces gewerkt zijn met ‘fictieve middelen’ die nog daadwerkelijk gerealiseerd moeten worden. Zodra het betreffende rooster is geëffectueerd zullen deze ‘fictieve middelen’ gerealiseerd gaan worden.

4. Scenario Groen

4.1. Beschrijving van scenario Groen In dit scenario is het onderwijs georganiseerd op het niveau van een opleiding of branche. Er wordt geprobeerd om een zo optimaal mogelijk onderwijsaanbod te realiseren dat zo goed mogelijk aansluit op de vraag vanuit de markt. Het onderwijs gaat in dit scenario niet echt uit van de individuele leervraag, maar probeert door middel van een goede prognose of het opbossen van individuele leervragen te komen tot een optimaal aanbod waarbinnen nog een beperkte individuele keuzevrijheid beschikbaar is.

4.2. Systeem Groen (beschrijving van de use cases) Voor het formuleren van de eisen aan het systeem worden, in navolging op de werkwijze in de Triple A Encyclopedie, use cases gebruikt. Use cases laten zien wat door het systeem op welk moment in het logistieke proces moet worden ondersteund. Voor alle scenario’s is de wijziging ten opzichte van het gele (Triple A) scenario beschreven. De uitgewerkte use cases zijn te vinden in het groene boek van de Triple A Encyclopedie (onderwijslogistiek, roosteren en beheren middelen). Voor het leesgemak zijn de use cases in een aantal clusters weergegeven (met daarachter de betreffende use cases):



Vraag Het onderwijsaanbod is voor een groot deel ondergebracht in referentiearrangementen, of ‘aanraders’. Zo’n aanrader is een vast samenstel van onderwijsproducten dat goed past bij een bepaald type leervraag. In veel

gevallen zullen deelnemers zich herkennen in dit aanbod en hun keuze kunnen maken uit de beschikbare referentiearrangementen. Maar de instelling spant zich ook in om voor elke individuele leervraag een passende oplossing te vinden, dus ook individuele leerwensen kunnen worden vastgelegd. Formuleren van de leervraag Het formuleren van de leervraag vindt periodiek plaats. Deelnemers kunnen voor een korte of langere periode aangeven welke onderwijsproducten zij wensen af te nemen. Het is in principe de bedoeling dat de deelnemer een keuze maakt uit de beschikbare referentiearrangementen die specifiek gericht zijn op de (doel)groep waar hij in past. Wanneer de deelnemer specifieke wensen heeft, dan kan worden aangegeven welke specifieke onderwijsproducten gewenst zijn. Deze specifieke wensen zullen vooral betrekking hebben op de iets langere termijn. Hierbij wordt de deelnemer ondersteund door de begeleider, die de referentiearrangementen en onderwijsproducten kan toelichten, bijvoorbeeld door aan te geven uit welke onderwijsproducten het referentiearrangement bestaat. Als aanvulling op de selectie van een referentiearrangement en specifieke onderwijsproducten kan de deelnemer nog aanvullende eisen en wensen benoemen, zoals een gewenste volgorde, dagen in de week of locatie. Doordat de deelnemer vaak voor een referentiearrangement zal kiezen, zal deze keuze bijna altijd voldoen aan de belangrijkste criteria, zoals het verbintenisgebied van de deelnemer, een voldoende aantal uren en geschiktheid van deze producten voor de gewenste eindkwalificatie. Bij een keuze voor specifieke onderwijsproducten zal dit expliciet gecontroleerd moeten worden.

Groeperen en Arrangeren Nadat de leervraag door de deelnemer samen met zijn begeleider is opgesteld in de vorm van een keuze voor een referentiearrangement of een verzameling onderwijsproducten, moet deze leervraag nader worden gespecificeerd zodat het onderwijs daadwerkelijk kan worden gepland. Opbossen/groepen van leervragen De referentiearrangementen zijn de basis voor de indeling in groepen. Op basis van de keuze voor referentiearrangementen kunnen groepen van deelnemers worden gemaakt die hetzelfde arrangement wensen af te nemen. Wanneer deelnemers specifieke randvoorwaarden hebben aangegeven, kan daar in de groepsindeling rekening mee worden gehouden. Eventuele individuele leerwensen, bestaande uit een keuze voor specifieke onderwijsproducten, kunnen ook worden opgebost tot groepen met (bijna) dezelfde leervraag. Arrangement specificeren In deze stap is er een arrangement per groep en niet per individuele deelnemer. Dit groepsarrangement kan verder worden uitgewerkt naar een daadwerkelijk planbaar geheel van onderwijsproducten Dit arrangement hoeft, net als de leervraag, niet beperkt te zijn tot de eerstvolgende roosterperiode. Het arrangement specificeert alle planbare onderwijsproducten met de bijbehorende randvoorwaarden die de betreffende groep deelnemers wil gaan afnemen op de korte en de langere termijn. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de onderwijscatalogus, bijvoorbeeld om te bepalen of andere producten randvoorwaardelijk zijn om het gekozen onderwijsproduct te kunnen afnemen. Het totaal aan groepsarrangementen is vervolgens de input voor het roosterproces.

Rooster In dit scenario vormen de groepsarrangementen de basis voor het roosterproces. Voor een verzameling opleidingen of een branche wordt het onderwijs collectief gepland. Maken rooster Voor elke roosterperiode wordt er een rooster gemaakt. De input voor dit proces bestaat uit de groepsarrangementen en het totaal aan beschikbare middelen (docenten, lokalen en andere middelen) binnen de totale branche of verzameling van opleidingen waarvoor collectief wordt geroosterd.

Gezien de omvang en complexiteit van dit proces wordt gebruik gemaakt van een ‘roostermachine’ waarmee een zo optimaal mogelijke planning kan worden gegenereerd. Een dergelijke machine maakt gebruik van bedrijfsregels en onderwijsregels om een zo optimaal mogelijk rooster te maken binnen de beschikbare middelen. Deze bedrijfsregels en onderwijsregels kunnen voortdurend worden bijgesteld. In dit proces is het mogelijk dat verschillende alternatieven naast elkaar worden gezet, en tegen elkaar worden afgewogen. Ook kan bekeken worden of uitbreiding of een andere inzet van middelen een oplossing voor knelpunten in het rooster is. In dat geval wordt er geroosterd met ‘fictieve middelen’, middelen die nu niet beschikbaar zijn maar eventueel wel beschikbaar kunnen komen. Effectueren rooster Nadat het proces van het maken van het rooster is afgerond, kan het rooster worden geëffectueerd. Dit houdt in dat het rooster definitief wordt gemaakt en gecommuniceerd aan de deelnemers, docenten en andere betrokkenen. Wanneer ‘fictieve middelen’ in het rooster zijn meegenomen, dan moet ervoor worden gezorgd dat die middelen daadwerkelijk beschikbaar komen. Wanneer de instelling daarvoor kiest kunnen de deelnemers gevraagd worden het rooster te accepteren.

Acceptatie Omdat deelnemers in dit scenario aansluiten op aangeboden referentiearrangementen ligt het expliciet accepteren van het rooster door deelnemers niet erg voor de hand. Deelnemer accepteert rooster Iedere deelnemer krijgt het rooster ter acceptatie voorgelegd. De deelnemer kan beoordelen of het rooster voldoende invulling geeft aan de door hem geformuleerde leervraag. Afhankelijk van de keuze van de instelling kan er sprake zijn van een actieve acceptatie, waarbij iedere deelnemer expliciet aangeeft het rooster wel of niet te accepteren, of een passieve acceptatie, waarbij een deelnemer binnen een bepaalde termijn kan aangeven het rooster niet te accepteren. Wanneer de deelnemer het rooster (actief of passief) heeft geaccepteerd ontstaat er een wederzijds commitment tussen de instelling in de deelnemer. Omdat het om een rooster gaat dat op een groep betrekking heeft zal er als gevolg van het niet accepteren van het rooster door een enkele deelnemer geen eenvoudige oplossing binnen het rooster mogelijk zijn. Monitoren acceptatie deelnemersrooster Het is van belang dat wordt gevolgd in welke mate deelnemers het rooster daadwerkelijk accepteren. Wanneer te veel deelnemers het rooster niet accepteren is wellicht herziening van het rooster noodzakelijk. Dat zal vooral het geval zijn wanneer een groot aantal deelnemers uit dezelfde groep het rooster niet accepteren. In dat geval kan voor die groep bijvoorbeeld een onderwijsproduct op een andere locatie of tijdstip worden aangeboden. Ook kan de betreffende groep intensiever worden begeleid, en met argumenten worden overgehaald het rooster alsnog te accepteren.

Planning De tactische en strategische planning zijn in dit scenario cruciaal. Op basis daarvan wordt het onderwijsaanbod neergezet in de vorm van referentiearrangementen en worden de middelen beschikbaar gemaakt om dit aangeboden onderwijs te kunnen realiseren. Tactische planning De tactische planning richt zich op de middellange termijn (0,5 tot 3 jaar). Deelnemers hebben in hun leervraag gekozen voor bepaalde referentiearrangementen en (vaak voor de iets langere termijn) aangegeven welke onderwijsproducten zij wensen af te nemen. Gecombineerd met kennis over de vraag van de markt, ervaringscijfers en historische gegevens stelt de instelling op basis hiervan het onderwijsaanbod samen. Dit onderwijsaanbod wordt vertaald in de verzameling referentiearrangementen die (voor de middellange termijn) zullen worden aangeboden en welke capaciteit (docenten, lokalen en andere middelen) hiervoor nodig is. Strategische planning De strategische planning richt zich op de langere termijn (>3 jaar). Voor deze planning kunnen geen actuele leervragen worden gebruikt, maar alleen ervarings-‐ en historische gegevens gecombineerd met belangrijke

trends in de regio, het onderwijs, het bedrijfsleven e.d. Op basis daarvan kan voor de langere termijn een inschatting worden gemaakt van het aan te bieden onderwijs en de middelen die daarvoor nodig zijn.

Aanpassen en aanvullen rooster Het is mogelijk om binnen het rooster bewust ruimte te laten voor extra activiteiten. Sommige instellingen kiezen ervoor om bijvoorbeeld één of twee dagdelen hiervoor te reserveren. In deze ruimte kan zowel voor een groep als voor een individuele deelnemer activiteiten worden aangeboden. Individueel aanvullen rooster Gedurende een roosterperiode kan de beschikbare vrije ruimte in het rooster worden ingevuld met concrete onderwijsactiviteiten. Het kan zijn dat er in het groepsarrangement keuzeruimte is, waarbinnen de groep als geheel een keuze kan maken (een klein groepsarrangement binnen het grote groepsarrangement). Het is ook mogelijk dat binnen deze vrije ruimte kan worden ingespeeld op individuele leervragen van deelnemers, bijvoorbeeld voor onderwijsproducten die de deelnemer al in zijn leervraag kenbaar heeft gemaakt. Op basis van de gemaakte keuzes voor de invulling van de vrije ruimte wordt het bestaande rooster aangevuld. De vrije ruimte kan eventueel ook worden ingezet voor extra individuele begeleiding op initiatief van de deelnemer, docent of begeleider. Controle roosterrealisatie Er zal monitoring moeten plaatsvinden van de daadwerkelijk invulling van de beschikbare vrije ruimte. Afhandelen niet-‐planbare arrangementen Het kan zijn dat de groepsarrangementen niet in voldoende mate in het rooster konden worden gepland. Dit betekent dat er voor bepaalde groepen deelnemers meer vrije ruimte is ontstaan in het rooster dan op grond van hun arrangement te verwachten was. Deze ontstane extra ruimte zal invulling moeten krijgen via Individueel aanvullen rooster. Deze situatie zal zich in dit scenario relatief minder vaak voordoen, omdat met referentiearrangementen wordt gewerkt die zijn afgestemd op het onderwijs dat ook werkelijk gerealiseerd kan worden.

Middelen In dit scenario wordt voortdurend gezocht naar een zo goed mogelijk aanbod (uitgewerkt in referentiearrangementen) dat past bij de vraag van deelnemers en de behoeften in de markt. Elke aanpassingen van dit aanbod vergt bijstelling van middelen en benodigde kennis en competenties van docenten. Wijzigen middelen Als gevolg van de tactische en strategische planning kan de noodzaak tot het wijzigen van middelen ontstaan. In dat geval worden er acties in gang gezet om te zorgen dat dit gebeurt, bijvoorbeeld door het opleiden of aantrekken van docenten, of het aanschaffen of afstoten van middelen. Ook kan in het roosterproces gewerkt zijn met ‘fictieve middelen’ die nog daadwerkelijk gerealiseerd moeten worden. Zodra het betreffende rooster is geëffectueerd zullen deze ‘fictieve middelen’ gerealiseerd gaan worden.

5. Scenario Blauw

5.1. Beschrijving van scenario Blauw Dit scenario wordt gekenmerkt door een duidelijk en herkenbaar onderwijsaanbod. Het programma ligt grotendeels vast en wordt niet frequent aangepast, alleen als wet en regelgeving of structurele veranderingen in de markt daar om vragen. Door dit vaste programma kan een zo optimaal mogelijke inzet van docenten en middelen worden gerealiseerd.

5.2. Systeem Blauw (beschrijving van de use cases) Voor het formuleren van de eisen aan het systeem worden, in navolging op de werkwijze in de Triple A Encyclopedie, use cases gebruikt. Use cases laten zien wat door het systeem op welk moment in het logistieke proces moet worden ondersteund. Voor alle scenario’s is de wijziging ten opzichte van het gele (Triple A) scenario beschreven. De uitgewerkte use cases zijn te vinden in het groene boek van de Triple A Encyclopedie (onderwijslogistiek, roosteren en beheren middelen). Voor het leesgemak zijn de use cases in een aantal clusters weergegeven (met daarachter de betreffende use cases):



Vraag In dit scenario is er maar zeer beperkt sprake van het formuleren van een leervraag. De deelnemer maakt al bij de intake een keuze voor de te volgen opleiding.

Formuleren van de leervraag Het formuleren van de leervraag blijft beperkt tot de keuze voor de te volgen opleiding. De leervraag bestaat in dat geval uit het vastgestelde curriculum voor die opleiding. Eventueel kan een deelnemer nog wel specifieke randvoorwaarden kenbaar maken, zoals een voorkeur voor een locatie.

Groeperen en Arrangeren Zodra bekend is hoeveel deelnemers de verschillende opleidingen zullen gaan afnemen, kan dit verder worden uitgewerkt zodat het onderwijs daadwerkelijk kan worden gepland. Opbossen/groepen van leervragen Omdat gewerkt wordt met een vast curriculum kunnen er groepen worden gemaakt van deelnemers die de komende periode, veelal een heel jaar, hetzelfde programma gaan volgen. Arrangement specificeren Het te volgen programma wordt uitgedrukt in een arrangement dat bestaat uit een planbaar geheel van onderwijsproducten. In dit scenario is er in principe sprake van één arrangement voor een complete opleiding, mogelijk opgedeeld in een arrangement per periode. Alle groepen die op deze opleiding zijn ingeschreven volgen hetzelfde programma en hebben dus hetzelfde arrangement. De totale verzameling arrangementen (opleidingen) met daaraan gekoppeld de groepen deelnemers vormen de input voor het roosterproces.

Rooster In dit scenario is het vaste programma, uitgedrukt in een arrangement voor een opleiding, het uitgangspunt voor het roosterproces. Op basis van het aantal groepen dat een bepaalde opleiding volgt en de beschikbare middelen kan het onderwijs worden gepland. Maken rooster Voor elke roosterperiode wordt er een rooster gemaakt op basis van de arrangementen, de daaraan gekoppelde groepen en beschikbare middelen. Afhankelijk van de mate waarin centraal wordt geroosterd en wordt gestreefd naar optimalisering van middeleninzet, kan hierbij gebruik worden gemaakt van een ‘roostermachine’. Een dergelijke machine maakt gebruik van onderwijsregels en bedrijfsregels om een zo optimaal mogelijk rooster te maken. Deze regels kunnen worden bijgesteld, maar vormen eigenlijk juist de stabiele basis waarop de organisatie van het onderwijs is gebaseerd. In dit proces is het mogelijk dat verschillende alternatieven naast elkaar worden gezet, en tegen elkaar worden afgewogen. Ook kan bekeken worden of uitbreiding of een andere inzet van middelen een oplossing voor knelpunten in het rooster is. In dat geval wordt er geroosterd met ‘fictieve middelen’, middelen die nu niet beschikbaar zijn maar eventueel wel beschikbaar kunnen komen. Effectueren rooster Nadat het proces van het maken van het rooster is afgerond, kan het rooster worden geëffectueerd. Dit houdt in dat het rooster definitief wordt gemaakt en gecommuniceerd aan de deelnemers, docenten en andere betrokkenen. Wanneer ‘fictieve middelen’ in het rooster zijn meegenomen, dan moet ervoor worden gezorgd dat die middelen daadwerkelijk beschikbaar komen.

Acceptatie In dit scenario wordt er geen mogelijkheid geboden om het rooster door individuele deelnemers te laten accepteren. Deelnemer accepteert rooster N.v.t. Monitoren acceptatie deelnemersrooster N.v.t.

Planning De tactische en strategische planning is er in dit scenario vooral op gericht om op de te verwachten instroom van deelnemers te kunnen anticiperen en om op signalen vanuit het werkveld te kunnen reageren. De inhoud van het aangeboden onderwijs wordt met grote terughoudendheid gewijzigd. Op wijzigende instroom van deelnemers moet uiteraard wel goed worden gereageerd in verband met de benodigde middelen. Tactische planning De tactische planning richt zich op de middellange termijn (0,5 tot 3 jaar). Op basis van de huidige instroomgegevens en kennis over de vraag van de markt, ervaringscijfers en historische gegevens wordt een prognose gemaakt van de te verwachten instroom in de verschillende opleidingen. Dit wordt vervolgens vertaald naar de benodigde capaciteit (docenten, lokalen en andere middelen) die hiervoor nodig is. Strategische planning De strategische planning richt zich op de langere termijn (>3 jaar). Voor deze planning worden ervarings-‐ en historische gegevens gecombineerd met belangrijke trends in de regio, het onderwijs, het bedrijfsleven e.d. Op basis daarvan kan voor de langere termijn een inschatting worden gemaakt van het aan te bieden onderwijs en de middelen die daarvoor nodig zijn.

Aanpassen en aanvullen van het rooster In dit scenario is er in het programma geen mogelijkheid voor vrije ruimte. Het volledige programma is in het rooster vastgelegd. Individueel aanvullen rooster De enige mogelijkheid die hier wordt geboden is, dat een deelnemer kan vragen om extra begeleiding. Die begeleiding kan ingepland worden op de momenten dat er geen onderwijs is gepland in het rooster. Controle roosterrealisatie N.v.t. Afhandelen niet-‐planbare arrangementen De situatie dat aan een bepaalde deelnemer niet het gevraagde onderwijs kan worden aangeboden is in dit scenario niet mogelijk. Op basis van het vaste programma kan ruim van te voren worden gepland. Wanneer er onvoldoende capaciteit is, zullen er geen nieuwe deelnemers worden toegelaten.

Middelen In dit scenario is er in de tactische planning een vrij goed inzicht in de benodigde middelen, omdat deelnemers een vast programma volgen. Optimalisatie in het roosterproces kan eventueel ook een wijziging in de benodigde middelen betekenen. Wijzigen middelen Als gevolg van de tactische en strategische planning kan de noodzaak tot het wijzigen van middelen ontstaan. In dat geval worden er acties in gang gezet om te zorgen dat dit gebeurt, bijvoorbeeld door het opleiden of aantrekken van docenten, of het aanschaffen of afstoten van middelen. Ook kan in het roosterproces gewerkt zijn met ‘fictieve middelen’ die nog daadwerkelijk gerealiseerd moeten worden. Zodra het betreffende rooster is geëffectueerd zullen deze ‘fictieve middelen’ gerealiseerd gaan worden.

6. Scenario Geel

6.1. Beschrijving van scenario Geel Bij het gele scenario staat het individu centraal. De schaal van organiseren is dan ook niet gericht op team-‐ of opleidingniveau maar grootschalig en centraal. Het is de deelnemer die op basis van zijn leervraag een individueel ingericht arrangement doorloopt. Het doel is om hierbij altijd aan de leervraag te voldoen en het aanbod daaraan aan te passen. De onderwijscatalogus bestaat uit roosterbare eenheden waarvan de samenstelling het individuele rooster bepaalt. Het individuele rooster wordt pas na acceptatie van de deelnemer uitgevoerd. Als de leervraag van de deelnemer niet past binnen de gestelde wet-‐ en regelgeving kan de bekostiging, in het geval dat de deelnemer daarmee akkoord gaat, verschuiven naar de deelnemer zelf. Middelen, docenten en regelgeving zijn van invloed op het beantwoorden van de leervraag, maar worden niet beschouwd als beperking, eerder als ‘regelvariabelen’. Het gele scenario streeft naar een buitengewone optimalisatie van de middeleninzet wat er toe leidt dat de middelen vrij inzetbaar zijn. De ondersteunende systemen zijn van groot belang in de uitvoering van dit scenario en maken de inzet van middelen en de individuele arrangementen maximaal inzichtelijk.

6.2. Systeem Geel (beschrijving van de use cases) Voor het gele scenario is de beschrijving van de eisen aan het systeem (de use cases) gelijk met het groene deel van de Triple A Encyclopedie. Hier worden de use cases niet opnieuw beschreven, maar wordt volstaan met de verwijzing naar het groene boek van Triple A (logistiek, roosteren en beheren middelen).

Bijlage III Aanwezige marktpartijen 1. Ab Ovo Nederland B.V. 11. de Mare consulting 21. PSB -‐ OSIRIS 2. Advisie Educatie 12. De Overdracht 22. SAP 3. Advitrae 13. Educator 23. Scientia 4. AMN Systems B.V. 14. Educus 24. Simac QuadCore bv 5. Atos Origin 15. it's learning 25. SunGard Higher Education 6. Brainnovation bv 16. Kennisnet 26. Three Ships Enterprises 7. Capgemini Nederland B.V. 17. Learning4u 27. Topicus BV

8. Chronotech b.v. 18. Logica 28. Trajectplanner.nl BV 9. Computron B.V. 19. M&I/Partners 29. Winvision bv 10. ComTak BV 20. Paralax BV 30. Xebic Onderwijs bv

Bijlage IV Presentatie

Documents

Verslag marktconsultatie 28 mei 2010