Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
VMSW-Jaarplan 2013
1 ALGEMEEN
Het VMSW-Jaarplan 2013 focust op een aantal procesverbeteringen die de VMSW in de loop van 2013
wil doorvoeren, initiatieven die ze wil nemen of projecten die ze wil opstarten.
Hierbij wordt, net zoals vorig jaar, gefocust op deze procesverbeteringen, initiatieven of projecten
‘die het verschil moeten maken’.
Onderstaande tabel geeft de diverse procesverbeteringen, initiatieven of projecten uit het Jaarplan
2013 weer; hierbij kunnen een vijftal groepen onderscheiden worden:
1) deze die het gevolg zijn van nieuwe regelgeving, sectoraal of algemeen geldend,
2) deze die er uitdrukkelijk op gericht zijn de beleidsdoelstellingen Wonen mee te helpen
realiseren
3) deze die focussen op de ondersteuning van de diverse sociale woonactoren
4) deze die betrekking hebben op de interne VMSW-werking of haar patrimoniumbeheer
5) deze plannen die generiek verplicht moeten opgenomen worden in een jaarplan.
VMSW Jaarplan 2013
Aanleiding
of
doelstelling
Jaarplan-
fiche Voorwerp
Doelstel-
lingen-
cascade
Sponsor
Nie
uw
e
regelg
evin
g JP13-1 FS3 – communicatie en uitrol 1.5.1 en 1.5.2.1 P&P-K. Herregodts
JP13-2 Nieuw UP proces en- besluit 1.1.1.1 P&P-K. Herregodts
JP13-3 Implementatie nieuw leningenbesluit 2.1.1.1 FIN-F. De Broeck
JP13-4 Implemenatie SEPA 1.5.2.2, 4.1.1.1
en 2.1.1.2
FIN-F. De Broeck
Bele
ids-
doel-
stellin
gen
uit
voere
n JP13-5 Design & build uitrollen 1.3.1.2 PRR-K. Spitaels
JP13-6 Renovatieplanning ERP 2020 1.7.1.1 PRR-K. Spitaels
JP13-7 Onderhandelen van SWBC’s met steden-gemeenten 1.1.1.1 P&P-K. Herregodts
JP13-8 Het Rollend Grondfonds (RGF) beheren 1.4.2.1 P&P-K. Herregodts
Acto
ren
onders
teunen
JP13-9 Actualisering ABC-Bouw 1.7.1.1 PRR-K. Spitaels
JP13-10 Ondersteuning nieuwe raden van bestuur van SHM’s 1.7.1 en 3.3.1.1 P&P-K. Herregodts
JP13-11 Begeleiding en ondersteuing SHM’s in financiële
moeilijkheden
1.7.1.2 P&P-K. Herregodts
JP13-12 Ondersteuning SVK’s 1.7.2.1 ON-P. De Vooght
JP13-13 Ondersteuning Wonen-Welzijn 1.8.1.1 P&P-K. Herregodts
JP13-14 Erfgoedwaardeonderzoek ism IVA Onroerend Erfgoed 1.8.1.1 PRR-K. Spitaels
Inte
rne w
erk
ing e
n
patr
imoniu
m
JP13-15 Onderling beter afstemmen van functie en optreden van
ingenieurs en architecten
1.2.1.1 en 1.4.1 PRR-K. Spitaels
JP13-16 Betalingsprocessen stroomlijnen 1.5.1 FIN-F. De Broeck
JP13-17 Afdeling ON uitbouwen volgens concept dienstencentrum 3.1.1.1, 3.1.2.1,
3.1.3.1, 3.2.1.1
en 3.2.2.1
ON-P. De Vooght
JP13-18 VMSW-Patrimoniumbeheer 1.4.3.1 ON-P. De Vooght
JP13-19 Koloniën 40: herinrichting, energie en duurzaamheid 3.1.3.1 ON-P. De Vooght
Verplicht JP13-a Diversiteitsplan 2013 3.1.1.1 ON-P. De Vooght
JP13-b Preventieplan 2013 3.2.5.1 AD-H. Lyben
2 MEER IN HET BIJZONDER
Belangrijk om aan te stippen is dat meerdere componenten ook reeds (deels) terug te vinden waren in
het Jaarplan 2012. Dit is niet abnormaal omdat een aantal procesverbeteringen (b.v. en in het
bijzonder in het kader van de nieuwe organisatiestructuur) over meerdere jaren lopen, niet in het
minst omdat er ook een belangrijk en alomvattend informaticaproject (Prisma) aan gekoppeld is. Ook
andere projecten lopen over meerdere jaren (bvb. ERP-2020). Het feit dat het een ‘meerjarenproject’
is wordt aangegeven door het gebruik van het symbool .
Daarnaast werd op een vorige raadszitting ook afgesproken dat we de resultaten van de
Tevredenheidenquete 2012 mee zouden nemen in ons Jaarplan 2013.
Naast de globaal zeer goede beoordeling van de VMSW werking werden bij deze enquete ook een aantal
pijnpunten gedetecteerd. De drie belangrijkste remedieerbare1 waren:
1. de coördinatie van bouw- en infrastructuurwerken: hier gaat het niet enkel om het nog steeds niet
(volledig) opgelost zijn van het oud zeer dat er te velde woningen worden gebouwd zonder
infrastructuur of omgekeerd, maar ook op het intern afstemmen van de werkwijze en de planning
tussen ingenieurs en architecten; na zes jaar VMSW raakt het geduld van onze klanten terecht
stilaan op.
2. enigszins daarmee samenhangend kwam uit de bevraging ook naar boven hoe groot het belang is
van de ambtenaren die ter plekke de contacten met de klanten verzorgen, opnieuw voornamelijk
de ingenieurs en architecten. Dit is niet echt een pijnpunt, maar eerder een vaststelling. Maar het
niet steeds op één lijn zitten van opeenvolgende aanspreekpunten blijkt door nogal wat klanten als
negatief te worden ervaren. Ook daarop wordt ingezet.
3. alhoewel de VMSW qua informatieverstrekking heel hoog scoort, worden de informatiesessies
minder goed ontvangen. Daaraan zal aandacht besteed worden door duidelijk te maken wat men
kan verwachten en tot wie we ons willen richten. Onze sprekers moeten voor een boeiende sessie
zorgen.
Jaarplanfiche 15 focust uitdrukkelijk op voornoemde punten 1 en 2 terwijl de aandacht voor goede,
boeiende, doel- en doelgroepgerichte infosessies wordt meegenomen in diverse jaarplanfiches.
Herkenninsteken voor de koppeling aan de tevredenheidenquete is het symbool .
De maatregelen, projecten of initiatieven uit het VMSW-Jaarplan 2013 worden ook telkens gekaderd
binnen de doelstellingencascade van de VMSW; de referentie naar de overeenstemmende positie in de
doelstellingencascade wordt daarom in elke jaarplanfiche uitdrukkelijk opgenomen.
Over de uitvoering van het Jaarplan wordt, zoals reeds eerder afgesproken, gerapporteerd via het
Kwartaalrapport uit de managementrapportering.
Eventuele nieuwe initiatieven die in de loop van 2013 worden opgestart zullen uiteraard steeds aan
bod komen via de rubriek ‘het noteren waard’ in het Maandrapport van de managementrapportering.
Zo nodig kent deze melding een vervolg via een Verslag aan de raad van bestuur.
1 de VMSW ontsnapt uiteraard ook niet aan het algemene verwijt aan administraties (maar ook aan grote privébedrijven) van bureaucratie, gebrek
aan flexibiliteit en creativiteit.
3 DE DETAILFICHES
Op de hiernavolgende pagina’s worden de klassieke projectfiches gepresenteerd.
Hierop wordt, achtereenvolgens en na nummering en algemene omschrijving, ingegaan op:
- wie is verantwoordelijk en wie treedt op als sponsor?
- waarover gaat deze fiche?
- wat is de doelstelling van deze procesverbetering, dit initiatief of dit project?
- welke timing wordt vooropgesteld?
- met welke randvoorwaarden dient rekening gehouden te worden?
- welke kost is hieraan verbonden: personeel, informatica, communicatie en/of externe
opdracht?
- de positie in de Doelstellingencascade van de VMSW via de koppeling aan SD, OD en
(sub)prestatie.
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 1 FS3 – Infoverstrekking aan begunstigden, aanpassing interne en externe
procedures
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
P&P – Ludwig Lemmens & Annisa Albdiouni
P&P – Kurt Herregodts
WAT Uitvoering geven aan het (lang verwachte) Besluit van de Vlaamse Regering houdende de
financiering van verrichtingen in het kader van sociale woonprojecten en de daaraan verbonden
werkingskosten (FS3).
sociale woonactoren informeren
werking & procedures (intern & extern) aanpassenen
producten aanpassen
DOEL Alles zo organiseren dat initiatiefnemers gestimuleerd worden verder te werken aan de
doelstellingen van het grond- en pandenbeleid
TIMING Einde 2012
Eerste trimester 2013
Goedkeuring en publicatie Besluitverwacht tegen einde 2012
Verlening marktconforme kredieten SHM’s naar een “initiële” looptijd
van 30 jaar opdat ze in aanmerking blijven komen voor GSC(lopend)
Implementatie van FS3-leningen
Opzetten SAP om link FS3-lening en tegemoetkoming te koppelen
Informatie verstrekken aan alle mogelijke initiatiefnemers in
verband met nieuwe subsidiëring van sociale woonprojecten
Implementatie v/d nieuwe initiatiefnemers in SAP, eventuele
aanpassing leningenreglementering en procedures bij betalingen
MITS Medewerking Wonen Vlaanderen voor informatiesessies
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
Intern ingrijpend voor werkwijzen binnen P&P en FIN – wel sterke
werklastverhoging (cfr. verslag 2.7 op raad van bestuur van 7 december
2012), geen bijkomend personeel
Aanpassingen Prisma en SAP
Infosessies organiseren (gedifferentieerd doelpubliek!)
Opdrachten aan CapGemini voor SAP en Cronos voor Prisma (reeds deels
uitgevoerd in 2012, verdere aapassingen voorzien in Informaticaplan
2013)
VMSW-PRESTATIELINK Alle hoofd- en subprestaties van O.D. 1.5
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 2 Implementatie van en communicatie omtrent nieuw UP proces en -besluit
( interne en externe actoren)
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
P&P – Ludwig Lemmens
P&P – Kurt Herregodts
WAT Overleg omtrent, implementatie van en communicatie over een nieuw IP-UP-besluit
DOEL Komen tot een flexibel Ip-Up, gericht op de beleidslijnen zonder de praktische noden en contraintes uit
het oog te verliezen
TIMING Einde 2012
Data in 2013
Eerste conceptuele vergaderingen met Kabinet Wonen, WoVla en VMSW
Volledig afhankelijk van de politieke voortgang en beslissingen in dit
dossier. In de opvolging van dit Jaarplanintem zullen, zodra mogelijk,
streefdata voorgesteld worden. Politieke bedoeling is een inwerkingtreding
in 2013 met het oog op het programma 2014
MITS Medewerking Wonen-Vlaanderen en kabinet Wonen
Tijdige politieke beslissingen
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
Normale taak
0, 20 VTE
Woonforum 2013 (hopelijk haalbaar), Provinciale trefmomenten n.a.v.
aantreden van nieuwe raden van bestuur SHM’s, ad-hoc infosessies
Eventuele aanpassingen aan Prisma i.f.v. bepalingen Besluit
VMSW-PRESTATIELINK 1.1.1.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 3 Implementeren gevolgen nieuw Leningenbesluit: processen, organisatie,
informatica, communicatie + aanpassing Intern Leningenreglement
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
FIN5-6-7 – Bert Simoens
FIN – Fabienne De Broeck
WAT Integratie gevolgen ‘harmonisatie sociale leningen’ in (al dan niet aan te passen) VMSW-
organisatiestructuur, inclusief communicatie dienaangaande en informatica-aanpassingen
Overleg actoren: terugkoppeling en implementatieoverleg nieuw geharmoniseerd
leningenbesluit, inclusief operationele en informaticagevolgen
Voorbereiding (inclusief actorenoverleg) en goedkeuring door de raad van bestuur van een
nieuw Intern Leningenreglement ifv harmonisatie sociale leningen en operationele gevolgen
DOEL Aanbieden van een nieuw product sociale leningen, identiek aan dit aangeboden door het VWF, op
basis van een nieuw geharmoniseerd leningenbesluit en een daarbij aansluitend nieuw Intern
Leningenreglement, dat is overlegd met alle actoren, en dit functioneel ondersteund door een
aangepaste infromaticaomgeving, organisatiestructuur en werkmethoden
TIMING Einde 2012
Doorheen 2013
Geharmoniseerd leningenbesluit in ontwerp
Aanpassing informatica en interne reglementering en processen en
overleg met andere actoren (VWF en leningverstrekkende SHM’s)
MITS Tijdige beslissing Vlaamse regering
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
Normale taak personeel: B. Simoens, R. Van Daele, R. Verstappen, P.
Savaete, J. Vandenput
Mogelijk SOPRA RFE nieuw kredietproduct + Evolan Originator (bedrag
onbekend afhankelijk van gekozen opties, wellicht grote kost) –
personeelsinzet: J. Pollez en vervanger
Informatiecampagne: aangepast aan nieuw besluit: raming 250.000 euro
SOPRA of andere (zie Informaticaplan 2013)
VMSW-PRESTATIELINK 2.1.1.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 4 SEPA – Single Euro Payments Area – de eengemaakte Europese betaalruimte
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
FIN02 – Inge Bouckhout
FIN - Fabienne De Broeck
WAT Aanpassen betalingsverrichtingen aan SEPA
DOEL Het doel van SEPA is een Europese betaalmarkt te creëren waarbij de betaalverschillen tussen de
lidstaten verdwijnen en allebetalingen binnen Europa ‘binnenlandse betalingen’ worden
TIMING Einde 2012
Eind december 2013
Overschrijvingen die manueel ingevoerd worden in Isabel 6 worden nu
reeds als SEPA-betalingen ingevoerd
SEPA-overschrijvingen uit SAP en Sopra; SDD Core (domiciliëring)
uit Sopra
Integratie van het mandatensysteem voor SDD Core voor
hypothecaire ontleners
MITS Welke randvoorwaarde(-n), intern en/of extern
KOST Personeel
Informatica
.
Communicatie
Externe opdracht
B. Simoens, R. Van Daele, R. Verstappen (SDD Core en
mandatensysteem, omzetting rekeningnummers in Sopra naar
SEPA)
F. De Prest, S. Dönmez (omzetting rekeningnummers in SAP naar
SEPA)
I. Bouckhout (omzetting rekeningnummers in SAP naar SEPA voor
FIN02)
Projectmanagement voor aanpassingen in SAP (Frederik De Prest) en
Sopra (Johny Polez)
Nihil
Opdrachten aan CapGemini en Sopra voorzien in Informaticaplan 2013
VMSW-PRESTATIELINK 1.5.2.2 en 4.1.1 (SAP) en 2.1.1.2 (Sopra)
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 5 Uitrol van Design and Build-Procedure
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
PRR - Koen Spitaels
PRR - Koen Spitaels
WAT Opzetten van een procedure waarbij gronden worden ingevuld met sociale woningen door een team
dat ontwerp, vergunningen en bouw coördineert. Oorspronkelijk opzet was kleine percelen ikv grond
en panden te laten invullen maar dat is uitgebreid naar grotere gronddelen van SHM’s om sneller het
sociaal objectief te kunnen invullen
DOEL Sneller sociaal objectief kunnen invullen zodat de doelstellingen van het GPB-decreet kunnen worden
gehaald
TIMING 2012
1.1.2013
1.2-1.3.2013
1.4.2013
1.7.2013
Momenteel is de procedure uitgeschreven en juridisch (extern)
geadviseerd. Het herwerkt ontwerp wordt eind november ter advies
voorgelegd aan VVH, VLEM, VCB, Bouwunie en Individuele SHM’s. Aan
de SHM’s wordt ook gevraagd eigen gronden voor te stellen
Infobrieven aan nieuwe gem/OCMW-besturen en bevraging naar gronden
Ontvangen en verwerken adviezen, selectie van de aangeboden gronden
die in aanmerking komen
Lancering van de oproep en jurering van de kandidaten
Toewijzingen ; bijkomende werven kunnen binnen de procedure 3 jaar
lang besteld worden.
MITS Voldoende medewerking van SHM’s en gemeenten om gronden te bebouwen
Respons van bouwondernemingen en fabricanten
Onderzocht moet worden of werftoezicht aan toezichters GPB kan worden toevertrouwd. Zoniet is
bijkomende procedure voor aanstelling werfopvolgers nodig.
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
Huidig personeel + werftoezichters extern
Geen bijkomende soft- of hardware
Publiciteit in bouwwereld noodzakelijk
Externe werfopvolging (al dan niet in uitbreiding van GPB-opvolgers)
VMSW-PRESTATIELINK 1.3.1.2
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 6 Renovatieplanning ERP-2020
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
PRR - Bernard Wallijn
PRR - Koen Spitaels
WAT Ondersteunen van de opmaak van een planning, op SHM-niveau, voor de energetische upgrade van
het woningpatrimonium
DOEL Vermindering CO2 uitstoot met 20%; daarom hebben, tegen 2020, alle sociale huurwoningen
energiezuinige verwarming, dubbele beglazing en dakisolatie
TIMING 31.12.2013 Tegen einde van het jaar zijn alle planningen van SHM op beter peil
gebracht
MITS Medewerking van alle SHM’s
Positieve ondersteuning vanuit het Beleid
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
opdracht voor de bestaande cel PRR, geen extra mankracht
eventueel hulp bij opmaak rekenbladen
nihil
nihil
VMSW-PRESTATIELINK 1.7.1.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 7 Onderhandelen van Ontwerp-Sociaal Woonbeleidsconvenanten (SWBC’s) met
steden/gemeenten
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
P&P – Myriam Aelbrecht
P&P – Kurt Herregodts
WAT 25 steden/gemeenten hadden op datum van de eerste voortgangtoets > 9% sociaal huuraanbod. Deze
gemeenten/steden kunnen een SWBC afsluiten met de Vlaamse regering om een toezegging over de
financiering van een bijkomend sociaal huuraanbod te verkrijgen.VMSW is decretaal belast met de
voorbereidende onderhandelingen met de steden/gemeenten
DOEL Afsluiten van SWBC tussen de Vlaamse regering en de stad/gemeente voor de periode 2013-2015, dit
na overleg door VMSW met betrokken stad/gemeente om een toename van het sociaal huuraanbod te
verwezelijken
TIMING nog vast te leggen Start afhankelijk van voorafgaande beleidsbeslissingen ivm procedure en
inhoud van een SWBC. In de opvolging van dit Jaarplanintem zullen,
zodra mogelijk, streefdata voorgesteld worden
MITS Aanvragen van steden/gemeenten & aansluitende projectaanmeldingen voor UP
Ondertekening van SWBC door minister
Samenwerking actoren
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
[A2A = 0,10 VTE] + [A1 = 0,40 VTE] + [B2 = 0,20 VTE]
nihil
gerichte briefwisseling naar de betrokken steden/gemeenten
nihil
VMSW-PRESTATIELINK 1.1.1.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 8 Het Rollend Grondfonds (RGF) beheren
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
P&P – Marc Bernaert, Bert Landuyt en An Pelsmaekers
P&P - Kurt Herregodts
WAT Het RGF is een intern financieringsfonds in beheer van de VMSW. Gedurende een periode van vier jaar
wordt een leningsmachtiging verstrekt aan het RGF (via de VMSW). Het betreft een globaal bedrag van
50 miljoen euro. De VMSW leent en lost dit bedrag af met een 100% gewestwaarborg; het Vlaams
Gewest vergoedt de rente (rentesubsidie).
DOEL Het RGF heeft als doelstelling grondbeleidsmaatregelen te nemen in de 50 % duurste gemeenten van
Vlaanderen, die noodzakelijk worden geacht om een hoogwaardige woonkwaliteit te behouden of te
bevorderen. Er bestaat een specifieke regeling voor gronden:
1. gelegen in het Vlabinvest-gebied en te kaderen binnen de Vlabinvestdoelstellingen
2. bestemd voor grootschalige projecten met een gemengde bestemming in de andere geselecteerde
gemeenten
TIMING Einde 2012
1.1. – 1.4.2013
Opstart van het RGF, aanschrijving van betrokken gemeenten,
procedureafspraken met raad van bestuur VMSW, eerste
verwervingen
Opmaak en validering van een verwervings- en
ontwikkelingsstrategie met de bedoeling dat tegen eind 2013
circa 30 miljoen euro aan leningsmachtigingen voor
grondverwervingen zouden worden vastgelegd
MITS … er voldoende haalbare voorstellen tot verwerving bij de VMSW worden ingediend
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
1 A1 in dienst vanaf 15/07/2012 tot eind 2020 (tijdelijk kader
GPB)
Kost integratie in Prisma (opvolgingssysteem projecten +
fonds)
Naar gemeenten & SHM’s
Eventueel, deel uitmakend van aanpassingen Prisma
VMSW-PRESTATIELINK 1.4.2.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 9 Actualisering ABC-Bouw
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
PRR – Bernard Wallyn, Paul Claus, Chantal Buyl, Eric Ruell
PRR – Koen Spitaels
WAT Actualisatie ABC-Bouw
DOEL De richtlijnen en bestekken moeten aangepast worden aan reglementeringen die in beweging zijn (b.v.
toegankelijkheid, isolatienormen , wetgeving overheidsopdrachten …) en aan nieuwe inzichten,
produkten en produktnormen
TIMING Data in 2013 A: afhankelijk van evolutie regelgeving; indien in 2013 geen stappen in
wetgeving overheidsopdrachten gezet worden, wordt gestart met
actualisatie op andere vlakken.
B: dringend te finaliseren in de loop van 2013
C: wordt aangepakt na finalisatie B met integratie van infrastructuur en
woningbouw
MITS Tijdige aanpassing van de Federale wetgeving inzake overheidsopdrachten
KOST Personeel
.
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
Probleem met afwezigheid “trekker” Chantal Buyl en andere bijkomende
werkdruk. Moet worden opgelost begin 2013
Aanpassing website
Publiciteit en infosessies
Verzorgen drukwerk (Communicatieplan 2013)
VMSW-PRESTATIELINK 1.7.1.1.
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 10 Ondersteuning nieuwe raden van bestuur van SHM’s
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
P&P – Gerd De Keyser
P&P - Kurt Herregodts
WAT Organisatie van provinciale ‘roadshows’ (samen met WoVla) en opmaak van een handleiding “sociale
huisvesting in een notedop” gericht op de lokale verantwoordelijken (gemeente en OCMW) en op de
nieuwe raden van bestuur van de SHM’s, die in het voorjaar 2013 (tgv de
gemeenteraadsverkiezingen) zullen samengesteld worden
DOEL Noodzakelijke kennisopbouw bij de lokale beleidsverantwoordelijken van de SHM-bestuurders
TIMING 31.12.2012
30.4.2013
22.3.2013
Overleg met VVH-VLEM + WoVla
maart-april : handleiding “sociale huisvesting in een notedop” klaar +
roadshow met WoVla
Sessie op Woonforum 2013
MITS Extern: positieve respons op het overleg met VVH-VLEM + WoVla
Intern: samenwerking met andere afdelingen inzake opmaak handleiding “sociale huisvesting in
een notedop”
KOST Personeel
.
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
Opmaak handleiding : alle keyfuncties P&P + insteek andere afdelingen
Roadshows + Woonforum 2013: keyfuncties P&P
Standaardondersteuning inzake de organisatie van de roadshow +
vormgeving en druk handleiding
Druk handleiding (opgenomen in VMSW-Communicatieplan 2013)
VMSW-PRESTATIELINK 1.7 en 3.3.1.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 11 Begeleiding en ondersteuning SHM’s in financiële moeilijkheden
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
P&P – Marijn Van Laere, Ronald Koopman en Gerd De Keyser
P&P – Kurt Herregodts
WAT Periodiek overleg (meerdere malen per jaar) tussen SHM en VMSW over de vorderingen in hun ‘Plan
van Aanpak’ of ‘Saneringsplan’ en/of over hun financiële toestand
DOEL Financiële situatie van de SHM’s verbeteren
TIMING Einde 2012
2013 en verder
Opstarten overlegvergaderingen nieuwe stijl.
Formele opstart met 8 SHM’s begin 2013
Ernaar streven dat tegen eind 2015 alle actuele negatieve saldi RC zijn
weggewerkt
MITS Positieve medewerking SHM’s
Ondersteuning, zo nodig, via toezichthouder
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
inzet, over het jaar heen van 2 VTE’s, verdeeld over 4 personen
nihil
nihil
nihil
VMSW-PRESTATIELINK 1.7.1.2
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 12
Ondersteuning SVK's : verdere integratie in de werking van de VMSW
WIE
Verantwoordelijke
Sponsor
ON6 - Andree Brouwers
ON - Piet De Vooght
WAT De decretaal bepaalde ondersteuningsopdracht t.a.v. sociale verhuurkantoren op hetzelfde niveau
brengen als de door het VOB geleverde dienstverlening, en zo mogelijk verder uitbouwen
DOEL Door integratie in de ruimere werking van de VMSW (samenwerking met Informatica, Juridische zaken,
Kennisbeheer, …) de ondersteuningsopdracht verder uitbouwen
TIMING Einde 2012
22.3.2013
april-mei 2013
30.8.2013
opdracht is sinds 1 juli toegewezen aan VMSW
beperkt behoud van expertise (slechts 1 overstap)
aanwerving en inwerking andere krachten nog volop bezig
daarnaast 5 provinciale overlegvergaderingen gehouden, 1 Vlaams
overleg en 2 vormingsmomenten
grote tijdsinvestering in uitwerking promotiecampagne waarbij, i.s.m.
Wonen-Vlaanderen, een extern bureau voor promotiecampagne werd
geselecteerd
Woonforum 2013: presentatie SVK-logo
Lanceren promotiecampagne voor SVK's
Nieuwe software voor administratie SVK's
MITS impact van nieuw erkennings- en subsidiebesluit
slagen als team (4 nieuwe collega's)
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
Nihil; gedekt door beheersvergoeding SVK's
Projectwerking rond nieuwe administratiesoftware; kosten gedragen door /
gedeeld met sector
Promotiecampagne, betaald door kabinet Wonen
Campagne- en mediaopdrachten
VMSW-PRESTATIELINK 1.7.2.0
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 13 Ondersteuning Wonen/Welzijn
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
P&P – Gerd De Keyser
P&P - Kurt Herregodts
WAT Systhematiek ivm kennisdeling op het gebied van Wonen-Welzijn uitwerken.
DOEL Een structurele kennisuitwisseling ivm wonen-welzijn mogelijk maken zodat actoren op het terrein
van elkaar kunnen leren en dat vernieuwende, grensverleggende projecten kunnen herhaald worden.
Kennisdoorstroming tussen terrein en beleid vlotter laten verlopen zodat de regelgeving niet
langer/minder achter de feiten (op het terrein) aan holt.
TIMING Einde 2012
2012
31.12.2013
Resultaten good practices actoren Wonen (kent vertraging tov jaarplan
2012 omdat contact werd opgenomen met Kenniscentrum Vlaamse
Steden. Die waren van oordeel dat methodiek moest bijgesleuteld
worden. Intussen zijn SHM’s bevraagd (via fiches) en de deadline
daarvoor was 15/9/12. Respons is na aandringen vrij goed.
Bevraging welzijnsactoren via DepWVG (VMSW niet direct bij betrokken)
Kennisdelingwebsite klaar
MITS Probleemoplossende samenwerking + website afhankelijk van de bevraging welzijnsactoren, waar
VMSW geen invloed op heeft
KOST Personeel
Informatica
.
Communicatie
Externe opdracht
inzet van 0,50 VTE, binnen huidig kader
Nog niet duidelijk: te overleggen met kabinet en interdepartementale
cel Wonen – Welzijn
Nog niet duidelijk: te overleggen met kabinet en interdepartementale
cel Wonen – Welzijn
VMSW-PRESTATIELINK 1.8.1.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 14 Mee aansturen en monitoren v/h onderzoeksproject Erfgoedwaarde
patrimonium (ism. IVA Onroerend Erfgoed)
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
PRR2A - Paul Claus
PRR - Koen Spitaels
WAT Mee aansturen en monitoren via de werkgroep ‘erfgoedwaarde patrimonium’ van het
gezamenlijk gefinancierd onderzoeksproject met IVA Onroerend Erfgoed gericht op een
wetenschappelijk gefundeerde screening van het bestaande huurpatrimonium op mogelijke
erfgoedwaarde
Opmaken van een definitieve selectie van sociale huisvestingsprojecten/wijken waarvoor
specifieke erfgoedregels gelden en dit aan de hand van de criteria zeldzaamheid,
herkenbaarheid, authenticiteit, representativiteit, ensemblewaarde en contextwaarde; de
geselecteerde sociale woonwijken worden onderworpen aan een uitgebreid onderzoek
bestaande uit: plaatsbezoek, beschrijving esthetisch en fysisch voorkomen, bouwfysische
toestand, literatuuronderzoek
DOEL Het de SHM’s mogelijk maken hun renovatieplanning hierop probleemloos (of met minder problemen)
te laten aansluiten.
TIMING 16.12.2012
.
Eind augustus 2014
Eind augustus 2016
Voorzien einde van de snelscreening – Oplevering van een voorlopige
lijst
Oplevering definitieve selectie
Oplevering wetenschappelijk onderbouwd beheersplan
MITS Voortgang project is afhankelijk van correcte en tijdige uitvoering van de screening door IVA
Onroerend Erfgoed
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
Paul Claus, Wouter Bosmans, Bert Landuyt (opvolging werkgroep)
Via kennisbeheer, Guy Desmaele (GIS-laag)
Later te bepalen
Overeenkomst VMSW – IVA Onroerend Erfgoed, te betalen in
kwartaalschijven, goed voor:
- 56.215,85 euro in 2012,
- 99.474,72 euro in 2013,
- 25.593,11 euro in 2014.
TOTAAL: 181.284 euro te indexeren
VMSW-PRESTATIELINK 1.8.1.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 15 Onderling beter afstemmen van functie en optreden van ingenieurs en
architecten
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
PRR – Directeur (vervanger K. Herregodts)
PRR - Koen Spitaels
WAT Onderling beter afstemmen van functie en optreden van ingenieurs en architecten als eerste
aanspreekpunt inzake projectrealisatie voor de sociale huisvestingsmaatschappijen
DOEL Timing infrastructuur en woningbouw t.o.v. elkaar optimaliseren , procedures vereenvoudigen en
intern afstemmen van de werkwijze en planning van ingenieurs en architecten +
continuïteitsverzekering door goed gebruik van Prisma
TIMING Einde 2013 Procedures afgestemd na eerste jaar aparte opvolgingsmomenten over
projectingenieurs en sectorarchitecten met SHM’s en andere actoren
MITS Goede afstemming en communicatie met programmatie (en vice-versa)
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
binnen huidige bezetting, geen bijkomend personeel
gebruik van Prisma
individueel per externe actor
geen
VMSW-PRESTATIELINK 1.2.1.1 en 1.4.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 16 Rationalisatie en stroomlijning van de betalingsprocessen
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
FIN 04 – Frederik De Prest
FIN - Fabienne De Broeck
WAT De VMSW voert heel wat betalingen uit voor zichzelf of voor sociale huisvestingsmaatschappijen; de
bedoeling is de processen en controles te stroomlijnen, zeker nu, te gevolge van FS3, bijvoorbeeld
ook SBR- of SSI-subsidies vanuit de VMSW zouden vertrekken. (Het gaat niet om de betalingen met
betrekking tot het hypothecaire proces)
DOEL Processen en procedures op gelijke leest schoeien
TIMING Einde 2012
Eerste en tweede
trimester2013
Nagaan welke controles nodig zijn
Onderscheiden van de verschillende (nieuwe) types betalingen
Welke vastleggingen bijhouden in welk systeem – hoe zorgen voor
communicatie tussen systemen
Uittekenen procedures
MITS Voor het definiëren van het volledige takenplaatje en de timing is eerst de publicatie van het FS3-
besluit nodig
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
Afstemming tussen de werkwijzes van en tussen de afdelingen FIN-P&P-
PRR
Desgevallend kleinere aanpassingen aan Prisma, belangrijke in SAP
Nihil
Opdracht voor SAP aan CapGemini (cfr. Informaticaplan 2013)
VMSW-PRESTATIELINK 1.5.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 17 Afdeling Ondersteuning uitbouwen volgens concept dienstencentrum
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
ON – Piet De Vooght
ON – Piet De Vooght
WAT De wijze waarop de afdeling ON haar klanten ondersteunt wordt stelselmatig verder uitgewerkt
volgens de belangrijkste principes van een dienstencentrum, met duidelijkheid over het aanbod,
inspraak voor klanten, dienstverleningsafspraken, eventueel kostentoewijzing, …
DOEL Efficiëntie en effectiviteit van de dienstverlening verhogen
Hogere klantentevredenheid over de geleverde dienstverlening
TIMING 31.03.13
31.05.13
30.09.13
31.12.13
klantenfora voor vraaggestuurd dienstenaanbod voor ICT, Personeel
& HRM en Facilitair management zijn operationeel
dienstencatalogus met dienstverleningsafspraken (SLA's) over alle
te leveren dienstverlening, intern en extern, is klaar,
raadpleegbaar en bruikbaar
analyse of kostentoewijzing per klantengroep aangewezen is
performantiemeting op basis van SLA's is mogelijk
MITS Binnen de afdeling zijn enkele andere projecten lopende die mogelijks een impact op deze timing
kunnen hebben, zie o.m. de fiches JP13-18 (patrimoniumbeheer) en JP13-19 (herinrichting K40,
energie & duurzaamheid), de verdere uitbouw van de personeelsadministratiesoftware, het jaarplan
ICT, …
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
binnen bestaande bezetting
beperkt; voorzien in jaarplan ICT
nihil
nihil
VMSW-PRESTATIELINK 3.1.1.1, 3.1.2.1, 3.1.3.1, 3.2.1.1 en 3.2.2.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 18 Het eigen VMSW-SW-Patrimoniumplan verdiepen en implementeren
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
ON4 – Dirk GOVAERT
ON - Piet DE VOOGHT
WAT Ontwikkeling en uitvoering van een VMSW Patrimoniumbeheersplan
DOEL Opvolging en coördinatie van het dagelijks beheer en de uitbating van het VMSW patrimonium
Uitbouw en coördinatie van een actualiseringplan teneinde het VMSW-patrimonium op het niveau van de geldende normering te brengen
Implementatie van de actualiseringplannen per site (opvolging en coördinatie)
TIMING 1.3.2013
1.7.2013
1.10.2013
Start van de werken aan Blok 6 (kleinste gebouw) Hoedhaar,
Lokeren
Voortontwerp renovatie van Hoogbouwplein klaar
Concept voor masterplan EGKS-wijk door ontwerpbureau klaar
Concept voor masterplan Kijkdorp Knokke-Heist door
ontwerpbureau klaar
Afstemming over de invulling van bouwgrond Hoedhaar (studio’s)
met stadsplan Lokeren klaar.
MITS Alle technische hindernissen kunnen voorzien worden
Projecten kunnen gekaderd worden binnen de geldende stedebouwkundige voorschriften
Aangepaste regelgeving collectieve energiebevoorrading
Vlotte medewerking van de beheerders (SHM’s)m.b.t. ontruiming en herhuisvesting van zittende
huurders
KOST Personeel
.
Informatica
.
Communicatie
Externe opdracht
Binnen actuele bezetting: 1 VTE ON4 + samenwerking met FIN04, PRR 4
& -5 + Sectorarchitect
Verder onderzoek naar eventuele aanpassingen in SAP om te komen tot
een volwaardige beheertool
Via eigen website en eventuele site beheerders (SHM’s)
Ontwerpbureau(s) (mogelijk verschillende ontwerpers per site)
VMSW-PRESTATIELINK 1.4.3.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE 19 Gebouwherinrichting met integratie van energie- en duurzaamheidsstrategie
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
ON4 – Dirk GOVAERT
ON - Piet DE VOOGHT
WAT Uitwerking en opstart integrale herinrichting Koloniën 40, met inbegrip van eerder vooropgestelde
doelen
het stelselmatig terugdringen van het energieverbruik volgens het principe ALARA - As Low As
Reasonably Achievable, zo laag als redelijkerwijze mogelijk is, rekening houdend met de
haalbare inspanningen en de noodzakelijke financiële investeringen.
integratie van duurzaamheidcriteria in bestekken en offertevragen op basis van de thema's die
door MVO Vlaanderen gehanteerd worden. Aandacht voor labels die duurzaamheid garanderen
bij de dagelijkse aankopen.
opvolging van het Vlaams Actieplan Duurzame Overheidsopdrachten en de Vlaamse Strategie
voor Duurzame Ontwikkeling ook toepassen in Patrimoniumbeheer.
DOEL efficiënter ruimtegebruik in een vorm van anders werken
reductie v/h energieverbruik met 50% t.o.v. referentiejaar 2008
reductie van de CO2-uitstoot in eigen gebouwen en de dagelijkse werking van de VMSW.
integratie van een energie- of milieu- of MVO- managementplan (bvb. ISO50001of ISO14001/
EMAS of ISO26000) op middellange tot lange termijn.
TIMING 30.6.2013
.
.
30.6.2013
.
Permanent
verdere uitbouw van een geïntegreerd FM plan, opgebouwd rond
duurzaamheid “As is” “To Be” (opname van deeltrajecten uit
Jaarplan 2012)
renovatieconcept eigen kantoorgebouw klaar op basis van FM plan “To
Be”
duurzaamheidstrategie V.O.: deelname aan de werkgroepen voor het
uitschrijven van productfiches voor duurzame overheidsopdrachten
MITS goedgekeurde VMSW-begroting
rekening houden met haalbaarheid, rendementen en terugverdientermijn
gebruik van raamovereenkomsten (bvb. door AFM)
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
cel Logistiek & beheer gebouw, binnen bestaand kader
implementatie of uitbreiding van gebouwbeheersystemen (GBS)
intern via Woonnet, extern via VMSW-site
VITO – DALKIA – Aannemer(s) voor specifieke projecten –
Ontwep/studiebureau (voorzien in VMSW-begroting 2013 – afzonderlijke
dossiers steeds ter goedkeuring aan raad van bestuur)
VMSW-PRESTATIELINK 3.1.3.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE a Diversiteit op de werkvloer
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
ON 3 – Tanja Vervloessem + werkgroep diversiteit
ON - Piet DE VOOGHT
WAT Het gelijke kansen en diversiteitsplan moet geïntegreerd worden in de cyclus van de jaarlijkse
ondernemingsplannen en jaarrapporten.
DOEL Diversiteit in het personeelsbestand bevorderen en de thematiek onder de aandacht brengen bij het
personeel (sensibilisering).
TIMING Einde 2013 Minstens 2 stageplaatsen aanbieden aan personen uit de
doelgroepen
Anderstalige personeelsleden begeleiden door bv. een opleiding
Nederlands
Verbetering van de monitoring van personen met een
functiebeperking of chronische ziekte om hen een gepaste
ondersteuning te kunnen bieden
Het thema diversiteit in beeld brengen op de werkvloer
MITS
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
Intern (ON3 + werkgroep diversiteit)
nihil
nihil
nihil
VMSW-PRESTATIELINK 3.1.1.1
VMSW-Jaarplan 2013
JAARPLANFICHE b Globaal preventieplan 2010-2014 en Preventieplan 2013
WIE Verantwoordelijke
Sponsor
AD – Bert Simoens
AD – Hubert Lyben
WAT Uitvoeren van verschillende maatregelen zoals voorzien in het globaal preventieplan en het
jaaractieplan 2013:
bepalen van een kader voor acties inzake psychosociaal welzijn, in samenwerking met externe
dienst
opmaak van een nieuw globaal preventieplan 2014-2018 in overleg met directie, vakbonden,
vertrouwenspersonen, vrijwilligers inzake EHBO en evacuatie, en via participatieve risicoanalyse
(personeelsbevraging, groepsgesprek, etc)
veiligheidsplan inzake chemische en gevaarlijke producten, ook na te leven door personeel van
externe firma’s (bv. kuisfirma’s)
verdere verfijning van aanpak brandrisico, met bijkomende analyse van de menselijke
risicofactoren (bv. omgang met apparaten)
optimalisering van de geautomatiseerde systemen die in werking treden bij evacuatie
DOEL Het optimaal verzekeren van de veiligheid en het welzijn van de VMSW-personeelsleden en van de
externe personeelsleden die regelmatig binnen de VMSW werkzaam zijn, zodat een klimaat
geschapen wordt waarbinnen elk personeelslid zich gesteund weet door de instelling en gemotiveerd
kan zijn om mee te werken aan de VMSW-doelstellingen.
TIMING 31/3/2013
30/6/2013
30/6/2013
15/9/2013
15/9/2013
Veiligheidsplan inzake gevaarlijke producten
Actieplan psychosociaal welzijn
Optimalisering geautomatiseerde systemen
Globaal preventieplan 2014-2018
Analyse risicofactoren brandveiligheid
MITS Medewerking van de hierboven vernoemde actoren
KOST Personeel
Informatica
Communicatie
Externe opdracht
nihil
nihil
nihil (louter intern)
nihil of beperkt (afhankelijk van tussenkomst IDEWE bij acties inzake
psychosociaal welzijn)
VMSW-PRESTATIELINK 3.2.5.1