Vodi za korištenje web stranice ZA · PDF fileWeb stranica vaše organizacije Kratak opis organizacije ... Vodič za korištenje web stranice za organizatore volonterskih aktivnosti

Vodič za korištenje web stranice

www.vcz.hr

ZA ORGANIZATORE VOLONTIRANJA

Vodič za korištenje web stranice www.vcz.hr za organizatore volonterskih aktivnosti

2

UVOD Tražite li volontere za programske aktivnosti svoje udruge ili ustanove, vašim korisnicima treba dodatni sadržaj i ideje koje će im obojiti dan? Ili možda trebate obojiti neki zapušteni hodnik, a četke i kistovi vam ne stanu u ovogodišnji budžet?

Volonterski centar Zagreb je kroz svoj dugogodišnji rad uspostavio partnerstva s brojnim organizacijama i ustanovama i upravo nam ona omogućuju da svim zainteresiranim volonterima ponudimo što veći izbor mogućnosti za volontiranje kako bi svaki od njih pronašli volontersko mjesto koje odgovara njihovim interesima.

Kako bi vam olakšali i ubrzali samu organizaciju volontiranja izradili smo sustav koji omogućava prijavu vaših projekata (poziva za volontere) na web stranicu Volonterskog centra Zagreb. Web stranicu koriste sadašnji i budući volonteri koji imaju želju darovati svoje slobodno vrijeme možda baš vama?

Stoga se opustite dok vam u par stranica objasnimo rad web stranice.


3

REGISTRACIJA Prvi korak za objavu projekta na stranicama VCZ-a je Registracija.

Slika 1. Kako bi uspješno prijavili projekt potrebno je popuniti online formular sa podacima o vašoj organizaciji. Podaci koje navedete u formularu služiti će volonterima kao informacija o ciljevima vaše organizacije kao i o samo lokaciji gdje se točno nalazite. Nakon što ste utipkali www.vcz.hr u vaš internet preglednik otvara vam se web stranica (Slika 1.). Slijedeći vaš korak je odabir stranice PARTNERI.


4

Slika 2. Dio stranice PARTNERI (Slika 2.) sadrži sve informacije o organizatorima volontiranja, donatorima i slično. Slijedeće što trebate učiniti je kliknuti na link Registrirajte se koji se nalazi u polju PRIJAVA ZA PARTNERE koji izgledom podsjeća na narandžastu strelicu (Slika 3.) .

Slika 3. Klikom na link Registrirajte se ispisuje se formular preko kojeg unosite osnovne informacije o vašoj organizaciji u našu bazu podataka te ujedno popunjavate i kratak upitnik o radu sa volonterima. (Slika 4.)


5

Slika 4.


6

Osnovni podaci Podaci koje unosite u ovom dijelu formulara odnose se na podatke vaše organizacije Korisničko ime u sustavu: Ime ili nadimak s kojim ćete se prijavljivati (logirati) na sustav Ime: Puno ime vaše organizacije Website: Web stranica vaše organizacije Kratak opis organizacije (max. 150 riječi): Kratak opis vaše organizacije Lozinka: Ovdje upisujete svoju željenu lozinku. Lozinka (ponovo): Upis vaše željene lozinke kao potvrda da je točno napisana E-mail: E-mail adresa na kojoj ćete primati obavijesti te prijave volontera na vaše projekte. Adresa: Grad: Poštanski broj: Telefon: Fax: Osnovni podaci o vašoj organizaciji, adresa, mjesto, broj pošte te kontakt brojevi telefona. O organizaciji Nekoliko informacija o vašoj organizaciji i području djelovanja Područje djelovanja: Odabir područja djelovanja vaše organizacije Vrsta organizacije: Da li je vaša organizacija: Udruga, Javna Ustanova ili Druga neprofitna pravna osoba? Godina osnivanja: Godina osnivanja vaše organizacije Rad s volonterima Kratak upitnik o dosadašnjem radu vaše organizacije sa volonterima Kontakt osoba: Kontakt osoba u vašoj organizaciji koja je zadužena za prijave projekta i rad sa volonterima Funkcija u organizaciji: Funkcija koju obnaša kontakt osoba u vašoj organizaciji


7

Jeste li u vaš rad već uključivali volontere/ke? Jeste li sudjelovali na edukaciji o radu s volonterima u organizaciji VCZ-a? Jeste li prošli neku drugu edukaciju o radu s volonterima? Kratka pitanja o vašem dosadašnjem radu sa volonterima, odgovori sa DA ili NE Ako da koju? Tko je bio organizator? Ako je vaše zadnje pitanje bilo potvrdno u ovom dijelu kratko opisujete vašu edukaciju. Što vas motivira na uključivanje volontera u rad organizacije? Kakva su Vaša iskustva s volonterima? Na kakvim su poslovima Vaši volonteri bili angažirani? Treba li vaša organizacija stručnu pomoć u organiziranju rada volontera? Želite li primati Glasilo VCZ-a? Kratki upitnik koji nam pobliže opisuje vaše želje i potrebe u radu sa volonterima te vaša dosadašnja iskustva. Komentar Dio gdje možete upisati vaše komentare vezano za volontiranje, rad Volonterskog centra Zagreb te komentare na sam sustav web stranice. SPREMI ODUSTANI Ako ste završili sa popunjavanjem Ako u određenom trenutku formulara klikom na gumb SPREMI imate potrebu odustati od vaši se podaci arhiviraju u bazu registracije, klikom na gumb podataka i možete početi sa ODUSTANI, sustav vas vraća prijavom projekta. na stranicu za prijavu partnera. Nakon što kliknete na gumb SPREMI sustav vas vraća na stranicu predviđenu za partnere na kojoj se također možete prijaviti na sustav preko forme PARTNERI PRIJAVA nakon što vam prijava bude odobrena. (Slika 5.) U trenutku kad vi kliknete gumb SPREMI, Administrator baze podataka dobiva e-mail od sustava kako ste završili prijavu. Za to vrijeme Administrator provjerava vaše podatke da li je sve popunjeno kako treba i odobrava vašu prijavu. Prije nego što administrator odobri prijavu nije se moguće prijaviti logirati na sustav. Administrator prijave odobrava u roku od 24h.


8

Slika 5.


9

PRIJAVA PROJEKTA Nakon što je Administrator odobrio vašu prijavu možete početi sa prijavom projekta. Ponovno otvarate stranicu koja je predviđena za partnere (Slika 2.) i upisujete svoje korisničko ime i lozinku koju ste odabrali prilikom prijave (Slika 3.). Ako je vaša prijava prošla uspješno otvara se stranica sa vašim podacima gdje se omogućava prijava projekta (Slika 6.)

Slika 6. Na lijevoj strani nalaze se vaši podaci koje ste unijeli tijekom popunjavanja formulara za registraciju. Ako ste primjetili pogrešku ili došlo do promjena određenih informacija vezanih uz vašu organizaciju to možete učiniti klikom na gumb Uredi podatke koja vas vodi na stranicu za uređivanje podataka i identična je formularu za registraciju. Dio koji je označen poljem „Projekti u vašoj organizaciji“ predstavlja sve vaše dosad prijavljene projkete. Također ovdje možete vidjeti statuse vaših projekata te ih prema potrebi i dodatno uređivati, trenutačno na slici (Slika 6.) nema prijavljenih projekata. Kako bi prijavili projekt kliknete na gumb Prijava projekta, otvara se nova stranica (Slika 7.)


10

Slika 7.


11

Osnovni podaci Upisivanje osnovnih informacija o projektu. Potrebno je popuniti sva polja označena zvjezdicama kako bi projekt bio prihvaćen. Ime projekta *: Ime projekta Opis projekta (max. 150 riječi) *: Kratak opis projekta te navesti aktivnosti koje želite da volonteri obavljaju. Ovdje imate mogućnost dodavanja slika, moguće je dodati najviše dvije slike najvećih dimenzija do 300 piksela širine i 200 piksela dužine, (300x200px). Ciljana skupina/korisnici projekta *: Djeca, stariji, studenti i slično Lokacija projekta (grad) *: Mjesto gdje će se odvijati projekt Ciljani broj volontera *: Koliko vam je potrebno volontera za uspješno provođenje volonterske aktivnosti Lokacija projekta (adresa) *: Točna adresa odvijanja projekta O projektu Datum početka *: Datum početka projekta i datum objave na web stranici Datum završetka * Datum završetka projekta ujedno je i datum kada će se projekt prestati prikazivati na web stranici Broj sati *: Broj sati koliko se procjenjuje da će biti potrebno za uspješno završen projekt Od koliko do koliko sati *: Od koliko do koliko sati će trebati volontirati Trajanje *: (Projekti čije trajanje ne prelazi 14 dana spadaju u kratkotrajne projekte.) Da li je projekt dugotrajan ili kratkotrajan? Koliko često je potrebno volontirati? * Koliko često je potrebno volontirati? Potrebna znanja i vještine *: Popis znanja i vjestina koje su potrebne kod volontera kako bi volontirali na vašem projektu Posebni zahtjevi: Ako imate određene zahtjeve u vezi volontera navedite ih u ovom polju Kontakt osoba *: Kontakt osoba u organizaciji koja je zaduzena za projekt/volontere s kojom bi volonteri i volonterski centar zagreb direktno komunicirali


12

Web stranica (ako je drugačija od organizacije): Ako se web stranica projekta razlikuje od web stranice organizacije, adresu upisujete u ovom polju Troškovi volontiranja pokriveni (prehrana, osvježenje, putni troškovi) *: Da li su pokriveni troškovi volontiranja? Očekivani rezultati U ovom dijelu formulara popunjavate upitnik vezano za vaša očekivanja volonterskog rada. Očekivani rezultati za širu zajednicu * Očekivani rezultati za organizaciju i korisnike * Očekivani rezultati za volontere (znanja, vještine, iskustva i stavovi) * Ostalo Ako imate dodatnih komentara i pitanja koji nisu bili pokriveni u ovom upitniku, ovdje možete dodatno dopisati vaše potrebe. SPREMI ODUSTANI Ako ste završili sa popunjavanjem Ako u određenom trenutku formulara klikom na gumb SPREMI imate potrebu odustati od vaši se podaci arhiviraju u bazu prijave projekta, klikom na gumb podataka. vraćate se na početnu stranicu Nakon što ste spremili projekt vraćate se na početnu stranicu vašeg profila. Ovaj put na desnoj strani pojavljuje se vaš projekt koji ste maloprije prijavili. (Slika 8.)

Slika 8. Onog trenutka kada Administrator odobri projekt gubite mogućnost brisanja projekta (Slika 9.) i on se objavljuje na web stranici. (Slika 10.)

Slika 9.


13

Slika 10. – Primjer prikaza objavljenog projekta na web stranici Kada se volonter prijavi na projekt vaše organizacije na e-mail adresu koju ste naveli u registraciji, stiže e-mail poruka sa adrese: Volonterski Centar Zagreb [[email protected]] u kojem vas obavještava kako imate prijavljenog volontera. (Slika 11.)

Slika 11.


14

Klikom na link www.vcz.hr/login/ vraćate se na profil organizacije i ovaj put u desnom dijelu stranice, gdje je prijavljen projekt, imate mogućnost pregleda popisa volontera koji su prijavljeni na projekt i preko njihovih imena imate direktan link na njihove profile (Slika 12.). Također, imate mogućnost da nakon pregleda profila volontera odlučite želite li angažirati volontera na projektu (Slika 13.). Ovisno o vašoj odluci, da li je prijava odobrena ili nije, volonter će dobiti automatiziranu poruku na svoju e-mail adresu.

Slika 12.

Slika 13.


15

Ako je volonteru odobrena prijava slijedeći vaš korak je kontaktiranje volontera radi detaljnijeg dogovora oko samog volontiranja. Nakon svakog korištenja administracijskog dijela web stranice ne zaboravite napraviti ODJAVU!

Slika 14. Odjavljujete se pritiskom na gumb Odjava u gornjem dijelu stranice. (Slika 14.) EVALUACIJA Nakon završetka projekta sustav automatski projekt sprema u arhivu i objavljuje obrazac za Evaluaciju pod linkom Molimo Vas ispunite evaluacijski upitnik! . (Primjer izgleda projekta gdje treba popuniti evaluacijski upitnik, Slika 15)

Slika 15. Klikom na link otvara se nova stranica sa obrasem za evaluaciju projekta (Slika 16.).

Slika 16.


16

Evidencija volontera na projektu Potrebno je popuniti sva polja. Broj volontera: Ukupan broj volontera koje sudjelovao na projektu. Jeste li potpisali ugovor s volonterima? Da / Ne. Broj volonterskih sati evidentiranih na projektu: Ukupan broj volonterskih sati Jeste li zadovoljni uslugom VCZ-a kao posrednika pri regrutiranju volontera? Da / Ne Jeste li izdali potvrdu o volontiranju? Da / Ne Komentar: Vaši komentari vezano za odvijanje projekta, prijavu i slično. Popis prijavljenih volontera. Molimo Vas odaberite one koji su se pojavili i upišite im odrađenu satnicu: Na ovom popisu pojaviti će se svi volonteri koje ste prethodno odobrili i imati ćete mogućnost upisati njihove volonterske sate. Volonter također ima mogućnost popunjavanja evaluacijskog upitnika nakon što istekne projekt koji mu je bio odobren za volontiranje. Ukoliko imate dodatnih pitanja ili problema pri registriranju vaše organizacije, održavanju profila vaše organizacije ili objavi projekata možete nas kontaktirati na: e.mail: [email protected], [email protected] Tel.: 01 / 3013 058 Vaš, VCZ Tim

Documents

Vodi za korištenje web stranice ZA · PDF fileWeb stranica vaše organizacije Kratak opis organizacije ... Vodič za korištenje web stranice za organizatore volonterskih aktivnosti