JENIS-JENIS WACANA BERFORMAT DALAM BAHASA MELAYU

1. Surat Kiriman RasmiSurat kiriman rasmi digunakan untuk menulis kepada pihak tertentu dengan tujuan rasmi. Ia merupakan alat komunikasi bertulis alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan-badan berkanun, swasta dan individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain. Biasanya surat kiriman rasmi ditulis untuk menyatakan ketidakhadiran, memesan majalah, penghargaan, cadangan, rayuan, memohon pekerjaan dan jemputan. Menurut Sulaiman Masri, Ahmad Khair Mohd. Nor(2005), Surat rasmi ialah surat yang ditulis untuk urusan rasmi yang berhubung dengan urusan pejabat seperti pejabat kerajaan,syarikat atau institusi swasta. Surat rasmi bersifat formal, walaupun pengirim dan penerima bersahabat. Dari segi teknik penulisan, surat kiriman rasmi mesti ditulis mengikut format dengan tepat. Ejaan, tanda bacaan, huruf besar, huruf kecil, koma, nokhtah dan sebagainya sertaelakkan bahasa kiasan dan ungkapan peribahasa.Format: i. Alamat pengirim hendaklah ditulis di sebelah kiri halaman atas surat. Sekiranya surat berbentuk peribadi tuliskan nama penuh pengirim dan sekiranya mewakili mana-mana pihak tuliskan nama jawatan tersebut.ii. Tuliskan alamat lengkap dan nokhtahkan alamat tersebut. Sekiranya menggunakan kepala surat ,semua maklumat berkenaan jabatan tersebut perlu lengkap. Contohnya, alamat, no talipon, no faks dan laman web.iii. Buatkan satu garis memanjang dari kiri ke kanan surat untuk memisahkan alamat pengirim dengan alamat penerima.iv. Sekiranya surat tersebut dijangka akan melalui bebrapa proses, surat tersebut hendaklah diberi nombor rujukan.yang ditulis disebelah kanan halaman surat. v. Alamat lengkap penerima ditulis di bawah garisan panjang di sebelah kiri halaman. Sekiranya penerima sangat dikenali, tuliskan nama penuhnya dan sekiranya tidak mengetahui penama yang sebenar, tuliskan jawatan penama tersebut. Sekiranya memerlukan perhatiah khusus, ditulis di bawah alamat terakhir penerima menggunakan singkatan (u.p:.). vi. Tarikh ditulis di sebelah kanan halaman sebaris dengan barisan akhir alamat penerima. Nama bulan ditulis dengan menggunakan huruf besar dan tarikh jangan dinokhtahkan.vii. Tulis status atau kata sapaan penerima dan letakkan tanda koma (,). Menggunakan kata ganti nama diri ( Tuan/Puan )atau panggilan lain yang lebih tepat ( Yang berbahagia Dato atau sebagainya ).viii. Ada tajuk surat yang mencerminkan isi kandungan surat, ringkas dan padat. Ia boleh ditulis menggunakan huruf besar atau huruf kecil dan garis pada baris akhir. ix. Surat dimulai perenggan demi perenggan mengikut kepentingan. Sebaiknya satu isi mewakili satu perenggan. Perenggan perlu dinombori untuk memudahkan rujukan kecuali perenggan pertama dan perenggan penutup. Surat yang baik hanya memerlukan satu halaman bagi tujuan perekodan dan untuk mengekalkan format. Sekiranya melebihi satu mukasurat sebahagian isi perlu ada pada helaian kedua untuk mengelakkan kes penipuan dan tulis simbol 2/-.x. Perenggan penutup surat biasanya menggunakan frasa sekian terima kasih.Langkau sebaris dan sertakan ungkapan yang sesuai dengan isi bagi memberi kekuatan kepada surat berkenaan yang menggunakan huruf besar. Contohnya, BERKHIDMAT UNTUK NEGARA dan BERSIH, CEKAP, AMANAH.xi. Langkau 3 baris dan tuliskan rangkaikata seperti:Saya yang menjalankan tugas,Saya yang menurut perintah,Saya yang benar,xii. Tandatangan ditulis di bahagian kiri bawah surat.Di bahagian bawah tandatangan, nama pengirim ditulis dengan huruf besar dalam kurungan.Sekiranya mewakili pihak-pihak tertentu, tuliskan nama jawatan .xiii. Sekiranya surat berkenaan memerlukan tindakan pihak ketiga, surat itu hendaklah mempunyai salinan kepada yang disingkatkan menjadi s.k. 2.LaporanMenurut Sulaiman Masri, Ahmad Khair Mohd. Nor, (2005), laporan merupakan pemerian bertulis tentang kejadian, perkara atau pendapat dan disampaikan dalam format tertentu, manakala laras bahasanya formal. Menurut Nor Shafrin Ahmad, Ahmad Amin dan Mohamad Sulaiman,(2006) pula berpendapat, laporan disediakan bagi memberi gambaran tepat berkaitan sesuatu yang berlaku bedasarkan maklumat yang terkumpul. Laporan merupakan keterangan atau informasi yang dikumpulkan, diolah dan disajikan secara bertulis berkaitan sesuatu perkara tertentu. Laporan memberi maklumat berkaitan aktiviti yang dijalankan sebagai penilaian dan perancangan masa depan. Ia merupakan satu bentuk penyataan yang logik dan tersusun mengandungi bahagian-bahagian, tajuk dan subtajuk.

Penulisan jenis ini menghendaki pelapor melaporkan peritiwa yang didengar atau dilihat dan disampaikan dengan tepat dan mudah difahami menggunakan butir-butir yang munasabah atau lojik. Pastikan jenis laporan sama ada laporan aktiviti persatuan, seminar, sambutan, perayaan, perasmian, atau lawatan ke sesuatu tempat. Penulisan mengikut perkembangan peristiwa, yang dahulu didahulukan serta gunakan bahasa yang ringkas dan padat

Format:

i. Mengandungi tajuk laporan yang ditulis dengan huruf besar pada setiap awal perkataan kecuali kata sendi, kata hubung dan kata sandang . tajuk hendaklah ditulis di tengah-tengah bahagian atas halaman dan digariskan. Jika tajuk terlalu panjang, ia boleh ditulis dalam dua baris.ii. Pendahuluan mengandungi tarikh, masa dan tempat aktiviti dijalankan. Sekiranya laporan persatuan atau majlis rasmi nyatakan ahli jawatankuasa yang terlibat.iii. Isi laporan ditulis sama seperti karangan biasa yang lengkap dengan huraian dan contoh. Satu perenggan mengandungi satu isi dan disusun mengikut urutan peristiwa atau aktiviti yang dilaporkan.iv. Penutup ialah pengakuan pelapor yang ditulis di sebelah kiri selepas perenggan terakhir. Huruf pertama pada kata pertama ditulis dengan huruf besar dan dibubuh tanda koma selepas pengakuan seperti Laporan disediakan oleh,,.v. Tandatangan pelapor ditulis di sebelah kiri bahagian bawah laporan.selang dua atau tiga baris di bawah pengakuan pelapor.vi. Nama pelapor ditulis di bawah tandatangan dengan huruf besar dan dikurungkan.vii. Jawatan pelapor serta persatuan atau organisasi yang diwakilinya ditulis di bawah nama pelapor dan huruf pertama setiap kata ditulis dengan huruf besar.viii. Tarik laporan dibuat hendaklah ditulis di sebelah kanan bahagian bawah laporan sebaris dengan Laporan disediakan oleh.