Wann ist RPA das Mittel der Wahl für mehr Prozesseffizienz?manager-wissen.com/wp-content/uploads/2018/04/... · RPA / AI Technology Services Robotics as a Service and global roll-out

Wann ist RPA das Mittel der Wahl für mehr Prozesseffizienz?

RPA Workshop

Mannheim, 23.04.18

2Business Technology: RPA | 23.04.18 © 2018 Capgemini. All rights reserved.

1. Vorstellung

2. Ansätze für Prozess-Effizienz

3. Einsatz von Robotic ProcessAutomation

4. Welche Prozesstypen eignen sich?

5. Tipps zum Start

Agenda

Gunnar TackeManaging Business Analyst

§ Business TechnologieBeratung/Entwicklung

• Workflow Management

• Robotic Process Automation

• Chatbots

• IoT

• AWS Cloud

• AI (Watson)

• Standard-SW Insurance

§ JEE Entwicklung

SchwerpunkteDigitalisierung Customer ExperienceCore Insurance

ArchitekturProjektmanagementRequirements Engineering

Branche: Financial Services / Insurance23/04/2018

Lead Consultant Managing Business AnalystDeveloper / Business Analyst

2002 2008 2015

Ich löse mit Technologie die Herausforderungen

des Businessunserer Kunden


11%

26%

17%4%

19%

7%

16%

Consumer Product, Retail, Distribution & Transportation

Energy, Utilities& Chemicals

Financial Services

Public Sector

Others

Manufacturing, Automotive& Life Sciences

Telecom, Media & Entertainment

Revenue

€12,539 million

Operating Profit

€1,148million

Revenue by

Industry

~ 200.000 people

worldwideworking

together as one team

Capgemini’s delivers strong RPA assets and brings in the know-how from all units

5

Strategy for transformation with structuring of Operating Model

Consulting Services

Development and implementation of

RPA / AI

TechnologyServices

Robotics as a Service and global roll-out / scalable

back-end

BusinessServices

Capgemini is a true thought leader with a unique track record in RPA

© 2018 Capgemini. All rights reserved. 6

(Machines using automation scripts) in action, more than 75% of them host multiple artifacts

Outstanding automation of Javaapplications, ERP systems, web

browsers and mainframeenvironments

High capabilities for RPA implementation through a vast pool

of On-, Near- and OffshoreRPA Expertise

Synergetic ecosystem with leading RPA providersMore than 5.000 UiPath

and 350 Automation Anywhere Robots

Today more than

(automation scripts) are use on multiple RPA platforms in production

570artefacts

Since January 2014 automatically handled work orders

6.500.000

2. Ansätze für mehr Prozesseffizienz



Die Ziele von Prozessoptimierungsvorhaben sind Technologie-unabhängig

01

02

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06

Effectiveness§ Transition to services-through-software

from services-through-labour§ Improved process speed

Quality§ Better Mean time to Respond§ Improved process stability§ Significant reduction in error rates

Compliance§ Virtual Engineers that follow the runbooks

100% of the time§ Automation drives adherence to standards

People Performance§ Increase productivity and

retention§ Resources focus on high value

activities§ Simple decision-making§ Shift to creativity and imagination

tasks based on human intelligence

Proactive Risk Management§ Human error minimization§ Enhanced data accuracy§ Rising labour rates§ Staff Attrition & Knowledge Loss§ Agility and forward looking focus

Scalability§ Flexibility in peak periods§ Decoupling of labour from quantity of devices supported§ Ability to deliver superhuman capabilities

Ansätze zur Prozesseffizienz-Verbesserung im Vergleich

Umsetzungsgeschwindigkeit

Eing

riff in

Pro

zess

/Sys

tem

e

IT - Transformation

Business Process Management

Business Process Outsourcing

Robotic Process Automation

niedrig hoch

wen

igvi

el

ITT

BPM

BPO

RPA


Modernisierung / Austausch von Anwendungen mit dem Ziel erhöhter Automation

IT Transformation

• Ersatz von Lecacy Software durch Standard Software oder Reimplementierung

• Neue technologische und architekturelle Plattform als Basis für mehr Flexibilität und Automation

• Erneuerung von Kern-Komponenten, wenn

• Wartungs- und Betriebskosten steigen, Know-How stirbt aus (Cobol, PL/1, …)

• Hersteller Support aufkündigt

• Konsolidierung mehrerer Systeme gleicher Funktionalität (z.B. nach Mergern)

• Mit welchen Zielen?• Technologische Basis für

Automatisierung und Flexibilität schaffen

• Langfristig wartbare Software

• Hoher Aufwand für Prozessanalyse, Implementierung, Integration der Umsysteme und Migration der Daten• Hohe Investionskosten• Lange Projektlaufzeit (mehrere Jahre) mit hohem Umsetzungs-Risiko

ITT



Eing

riff in

Pro

zess

/Sys

tem

e

ITT

IT - Transformation




niedrig hoch

wen

igvi

el

ITT

BPM

BPO

RPA


Geschäftsprozesse steuern und automatisierenBusiness Process Management

• Business Process Management (BPM) ist ein Ansatz für die Analyse, Verbesserung und Steuerung von operativen Geschäftsprozessen

• Bestehende Systeme werden über Service-Schnittstellenintegriert

• Für welche Prozesse geeignet?• End-to-End Prozesse

• Hohes Mengengerüst

• Systemübergreifend

• Zahlreiche Schnittstellen und Zuständigkeiten

• Mit welchen Zielen?• Effizienz

• Automatisierung

• Qualität

• Standards

• Flexibilität

• Transparenz

• Hoher Integrationsaufwand (Bereitstellung Schnittstellen)• Hoher interner IT-Ressourcenbedarf• Relativ lange Umsetzungszyklen (Monate – Jahre)• Relativ späte Amortisation

BPM



Eing

riff in

Pro

zess

/Sys

tem

e

ITT

BPM

IT - Transformation




niedrig hoch

wen

igvi

el

ITT

BPM

BPO

RPA


Geschäftsprozesse auslagernBusiness Process Outsourcing (BPO)

• Lohnkostenvorteile ausnutzen, in dem (Teil-) Prozesse durch Dritte abgewickelt werden

• Prozesse werden (geringfügig) angepasst, Know How wird an Externe übertragen

• Für welche Prozesse geeignet?• Standard -Support-Prozesse (HR,

Finance, Accounting,…)

• Mit welchen Zielen?• Kostenvorteile nutzen

• Akzeptanz je Branche unterschiedlich• Effizienzgewinne ausgereizt• Lohnkostenvorteil relativiert sich mit steigenden Offshore-Löhnen

BPO



Eing

riff in

Pro

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/Sys

tem

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ITT

BPM

BPO

IT - Transformation




niedrig hoch

wen

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el

ITT

BPM

BPO

RPA

3. Einsatz von RoboticProcess Automation


Systemübergreifende Prozesse automatisierenohne Systeme anzupassen

Robotic Process Automation (RPA)

• Nutzt die Oberflächen von bestehenden Unternehmens-Anwendungen für die Abbildung automatisierter Prozesse

• Adapter für alle PC Oberflächen-Technologien (Terminal, Desktop, Web, SAP, Citrix Umgebungen, ...), Office-Dateiformate und Datenbanken

• Kleine bis mittlere Automatisierungs-Vorhaben

• Kurzlaufende, standardisierte Prozesse mit hohen Mengen

• Kurze Umsetzungsdauer• Amortisation < 1 Jahr• Automatisierungsgrad in der

Breite erhöhen

RPA

Business Technology: RPA | 23.04.18

Enterprise Anwendungslandschaft

Anwendung 1 Anwendung 2 Anwendung 3 Anwendung 4 ...

Desktop

Sachbearbeiter Roboter

RPA Server

RPA Datenbank

„Virtual Workforce“Bestehendes Team

Roboter können Standalone oder als „Side-Bot“ laufen, dh. angestoßen vom Sachbearbeiter für bestimmte Anwendungsfälle.

Softwarebasierte Roboter bedienen die Desktop-Oberflächen der Sachbearbeiter

Business Technology: RPA | 23.04.18 © 2018 Capgemini. All rights reserved.

Vorteile von RPA

19

Niedrige Einstiegshürde durchgeringe Investitionskosten

Schnelle undgezielteRealisierung vonNutzen

Geringer Impactaufdiebestehende IT-Landschaft

Durch denFachbereichgetrieben – keine /wenige IT-

Ressourcen nötig

FlexibleAnpassbarkeit anneue Geschäftserfordernisse

Komplementäre Ergänzung zuanderen Automatisierungs-

Maßnahmen

The „Longtail“ - die Kombination macht‘sPr

oces

sVa

lue

Kernprozesse in hochspezialisierten Systemen

Hochvolumige, systemübergreifende Kernprozesse

Weniger spezialisierte Prozesse / geringeres Mengengerüst

ITT

BPM

RPA

Automatisierung ohne RPA nicht wirtschaftlich80:20


Die Einsatzgebiete der IT-Automatisierungsansätze BPM und RPA lassen sich gut gegeneinander abgrenzen

RPA BPM

Integration keine Änderungen in bestehendenSystemen und Datenbanken

Erfordert komplexe Integration von Anwendungs- und Datenbank Schichten, Bereitstellung von Service-Schnittstellen

Ownership Fachbereich IT

Umfangkleine bis mittelgroße

Automatisierungs-Initiativen Integrations- / Automatisierungsprojekt

Zeitleiste Schnelle Umsetzung (Tage/Wochen)

Aufwendige Umsetzung –(Monate/Jahre)

Kosten Günstiger Teurer

SkalierbarkeitEinmal von der IT eingerichtet,

können geschulte Business-Analysten die Prozesse weiter automatisieren

Erfordert Software-Architekten, Programmierskill, BPM-Tools


Desktop Automation


Cognitive Automation

Roboter mit „künstlicher Intelligenz“, Lernfähigkeit, Interaktion mit natürlicher

Sprache, Verarbeitung unstrukturierter Informationen

Regelbasierte, datengetriebene Ausführung von Dialogprozessen in

unterschiedlichen Anwendungen

Pote

nzie

ller

Nut

zen

Entwicklungsstufe

Robotic Process Automation ist regelbasiert, Cognitive Automation nutzt künstliche Intelligenz

Evolution der Oberflächen-Automatisierung

Einfache Werkzeuge zum Aufnehmen und Ausführen

von „Makros“



Eing

riff in

Pro

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/Sys

tem

e

ITT

BPM

BPO

RPA IT - Transformation




niedrig hoch

wen

igvi

el

ITT

BPM

BPO

RPA

4. Welche Prozesse eignen sich für RPA ?



Bestimmte Merkmale von Geschäftsprozessen zeigen die Eignung für die Automatisierung mit Robotics


System-übergreifendDer Prozess benötigt Zugriff auf mehrere Systeme

RepetitivDer Prozess wird regelmäßig und in großen Mengen ausgeführt

KurzlaufendKein „E2E“ Anspruch an den Prozess, innerhalb einer User Session

StandardisiertAblauf anhand eindeutiger Regeln, überschaubare Anzahl von Ausnahme-situationen

Daten-orientiertElektronischer Auslöser, Daten verfügbar, definiertes Datenset

FehleranfälligDer Prozess ist anfällig für menschliche Fehler

EOAR – Our methodology for selecting the right processes

Can you robotize the process?For the success of RPA the selection of suitable business processes is crucial - the more criteria is met, the more promising RPA is

Types of business processes in which RPA can be used

Repetitive tasks carried out 50-60

times a day

Process list and file storage

Periodic reporting, data entry and data

analysis

Mass email generation,

archiving and extracting

Conversion of data format and graphics

ERP and other back-office

transactions

Criteria for candidate processes and tasks01

Process is highly manual

02

Process is repetitive

03

Process is rule based

04

Process has low exception

rate

05

Process has high permanent

process volumes

06Process has

high peaks in process

volumes

07

Process has high quality

impact

08

Process has readable

electronic input

09

Process has structured

input

10

Process is robust and not

about to change

Classification within EOAR

Can you Optimizethe workflow?

Can you Robotizethe process?

Can you Eliminatethe process?

Can you Automatethe process?

5. Tipps zum Start


6 Fields of Action

From Start to Robotics Excellence

Impulse

GemeinsamesVerständnis überdie Stärken und Schwächen von

Robotics herstellen

Industrialisierung, Roboter-

Deployment alsTagesgeschäft

Prozesskandidatenfür RPA

identifizieren und Roadmap aufstellen

Toolauswahl, Technische

Verprobung einesProzesses

Rollout des erstenRoboters in die Organisation

Definition und Aufbau von

Organisation, Prozessen und Governance

Centerof

Excellence

ProcessEvaluation Piloting

Roll-out

PoC & Vendor

Selection

Lessons Learned

§ RPA promises a new and better world but the real potential is sometimes hard for people to grasp

Ø Aim for quick results, capture successes and look for ambassadors in the organization

Automation multiplies inefficiencies

§ Automating processes with RPA can typically be done very quickly but oftentimes results in a 1:1 representation of the current world (and their inefficiencies

Ø Stabilize and optimize your processes prior to applying RPA

RPA is not the silver bullet

§ RPA is an efficiency driver and allows for an easy automation, yet there may be more adequate tools and methodologies than RPA

Ø Make sure to use the EOAR approach and only use RPA where sensible

Black/white only looks good on photos

§ Although there are simple criteria to identify suitable processes for RPA it may show that automating all possible variance is just not economically feasible

Ø Go for 80:20 and use high-skilled employees to handle exceptions

Business first….but consider IT!

§ RPA is flexible and easy to use. As such easily remediates the typical “IT bottleneck”. Still, IT is vital, e.g. for Infra, Security, Business Continuity and Disaster Recovery

Ø Early involve IT but aim for RPA initiatives driven by the business areas

Seeing is believing

• RPA setzt da an, wo andere Maßnahmen nicht wirtschaftlich sind

• Prozesse erst optimieren, dann automatisieren

• Capgemini ist ein erfahrener Partner für die Umsetzung von RPA-Vorhaben


Ich setze gern mit Ihnenzusammen RPA-Vorhaben um.

Gunnar TackeManaging Business Analyst Business Technology Application Services

[email protected]: +49 151 4025 1485

@GunnarTacke

Balcke-Dürr-Allee 740882 Ratingen, Germany

www.capgemini.com/de

A global leader in consulting, technology services and digital transformation,Capgemini is at the forefront of innovation to address the entire breadth of clients’opportunities in the evolving world of cloud, digital and platforms. Building on itsstrong 50-year heritage and deep industry-specific expertise, Capgemini enablesorganizations to realize their business ambitions through an array of services fromstrategy to operations. Capgemini is driven by the conviction that the businessvalue of technology comes from and through people. It is a multicultural companyof 200,000 team members in over 40 countries. The Group reported 2016 globalrevenues of EUR 12.5 billion.

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