ООО «ВЦ 1С-Рарус Новосибирск»

Инструкция пользователейКадровый учет государственных гражданских

служащих Новосибирской области

Подсистема учета наград государственной информационной системы “Кадровый учет государственных гражданских

служащих Новосибирской области».

http://rarus.ru/nsk/

телефон: (383) 335-80-77

(Издание 1)

Новосибирск 2017г.

1

Оглавление1. Общее описание подсистемы...........................................................................................................................3

2. Рабочий стол.....................................................................................................................................................4

a) Общее описание обработки.........................................................................................................................4

b) Создание документа «Ходатайство о награждении».................................................................................8

c) Действия с наградами.................................................................................................................................10

3. Документы.......................................................................................................................................................13

a) Запросы/ответы на запросы.......................................................................................................................13

b) Заседание комиссий....................................................................................................................................14

c) Направление материалов в Полпредство..................................................................................................15

d) Направление материалов в Москву...........................................................................................................15

e) Распорядительные акты.............................................................................................................................16

f) Поступления наград....................................................................................................................................17

g) Вручения наград.........................................................................................................................................17

h) Добавление данных в документы, созданные не через рабочий стол....................................................18

4. Настройки и справочники..............................................................................................................................19

5. Отчеты.............................................................................................................................................................20

6. Схемы движений документов и статусов по типам наград.........................................................................23

2

1. Общее описание подсистемы

Подсистема предназначена для автоматизации подготовки необходимых документов по представлению государственных служащих и граждан к награждению государственными наградами Российской Федерации, наградами Новосибирской области, поощрениями Губернатора и Правительства Новосибирской области, а также для формирования и ведения базы данных награжденных, государственных наград РФ, наград Новосибирской области и поощрений Губернатора и Правительства Новосибирской области.

Подсистема встроена в государственную информационную систему «Кадровый учет государственных гражданских служащих Новосибирской области». Ее доступность и право работы в ней определяется настройкой ролей пользователя. У пользователя, с настроенными правами доступа подсистема выведена в «Панели разделов» рабочего места (Рис. 1.1).

На «панели навигации» расположены ссылки на справочники, журналы документов, отчеты и регистры настроек, которые необходимы для работы с функционалом. Все ссылки разделены на три подсистемы:

Документы (все документы, которые необходимы для ведения базы данных по учету наград); Отчеты (для контроля и анализа введенной информации; Справочники и настройки

o справочники необходимы для ввода информации для работы с подсистемойo настройки - опции, с помощью которых можно настроить контроль за вводом

информации о наградах в рабочем столе

Чтобы открыть рабочий стол необходимо на панели навигации подсистемы «Награды» нажать ссылку «Рабочий стол».

3

Рис. 1.1 Общий интерфейс подсистемы «Награды»

2. Рабочий стол

a) Общее описание обработки

При открытии рабочего стола подсистемы «Награды» по умолчанию открываются две табличные части:

Кандидаты на награждение (физические лица и организации) Документы по наградам (в табличной части отражаются документы по награде, которая

выделена в первой табличной части «кандидаты на награждение»)

Для работы с первой табличной частью на форме обработки находятся следующие фильтры, которые оформлены в виде кнопок, при включении/выключении которых меняется их название.

«Показать список организаций» (кнопка отжата) / «Показать список физ.лиц» (кнопка нажата) «Показать/скрыть физ.лиц» (кнопка отжата) / «Показать/скрыть организации» (кнопка

нажата)

Механизм работы данных фильтров следующий. По умолчанию оба фильтра не используются и в таблице «Кандидаты на награждение» выводится список физических лиц, на которых в системе оформлен документ «Ходатайство о награждении». Указана сама награда и статус данной награды (Рис. 2.1).

Рис. 2.1 Список кандидатов на награждение

При включении «Показать/скрыть физ.лиц» в табличной части будут выведены все физические лица, которые есть в системе (Рис. 2.2).

4

Рис. 2.2 Список физических лиц

При нажатии кнопки «Показать список организаций» в табличной части будут отображены данные по организациям, кандидатам на награждение. Если при этом нажать кнопку «Показать/скрыть организации» в табличной части будут выведены все сторонние организации, внесенные в систему (Рис. 2.3).

Рис. 2.3 Список организаций

Отборы, выведенные на форму рабочего стола:

По документу «Ходатайство о награждении» (Рис. 2.4) По типу награды (Рис. 2.5) По статусу награды (Рис. 2.6)

Рис. 2.4 Отбор по документу

Рис. 2.5 Отбор по типу награды

5

Рис. 2.6 Отбор по статусу награды

Кроме отборов, выведенных на форму, в табличной части можно отфильтровать информацию по

любому из полей, при помощи кнопки «Найти» на панели инструментов табличной части «Кандидаты на награждение». Для отмены фильтра, чтобы вернуться к первоначальной таблице

необходимо воспользоваться кнопкой «Отменить поиск» (Рис. 2.7).

Рис. 2.7 Отбор по физ.лицу

На панели инструментов расположены следующие кнопки для работы с функционалом подсистемы:

Показать/скрыть данные (по умолчанию отключена). При ее нажатии открывается дополнительная табличная часть, в которой показаны все награды по физ.лицу (Рис. 2.8)

Рис. 2.8 Доп.ТЧ «Награды»

Выберите действие . При нажатии на кнопку открывается дополнительная форма, на которой, в зависимости от того, какая строка выбрана в табличной части (и соответствующих настроек) выведены этапы работы учета по наградам. Более подробно форма будет рассмотрена далее.

Создать ходатайство - открывается частично заполненный документ «Ходатайство о награждении». Более подробно заполнение документа будет так же рассмотрено далее.

Изменить мероприятие - меняет/устанавливает мероприятие в документе «Ходатайство о награждении»

Рис. 2.9 История изменений по награде

6

История изменений - открывается список изменения статусов по награде по выделенной строке (Рис. 2.9). В списке показано пошаговое изменение статусов, с указанием всех документов (в том числе технических)

Трудовая деятельность – открывается форма для просмотра трудовой деятельности по физ.лицу

Историю по документам по выбранной награде так же можно увидеть во второй таблице на форме рабочего стола (Рис. 2.10).

Рис. 2.10 Таблица Документы по наградам

7

b) Создание документа «Ходатайство о награждении»

При нажатии кнопки на панели инструментов открывается форма документа «Ходатайство о награждении» в котором заполнены частично реквизиты шапки документа и табличной части (Рис. 2.11). Документ можно создать сразу на несколько кандидатов на награждение.

Рис. 2.11 Ходатайство о награждении

В шапке документа требуется заполнить поля обязательные для заполнения:

Ходатайствующий орган (выбор из справочника «Сторонние организации») Тип награды (выбор из справочника «Тип наград»)

В табличной части одно обязательное поле «Награда». При заполненном реквизите «Тип наград» в форме выбора награды в табличной части наложено ограничение по типу награды (Рис. 2.12).

При необходимости можно заполнить поля, необязательные для заполнения:

Номер (текстовое поле) Мероприятие (справочник «Мероприятия») Поддерживающий орган Посмертно (булево)

После этого необходимо провести документ.

8

Рис. 2.12 Выбор награды

После проведения документа в рабочем столе учета по наградам в табличной части «Кандидаты на награждение» появится информация о наградах в статусе «Создано» (Рис. 2.13)

Рис. 2.12 Кандидаты на награждение

9

c) Действия с наградами

При нажатии на кнопку открывается форма для ввода документов и изменения статусов по награде.

Набор действий на открывшейся форме, их обязательность (или нет) и порядок выполнения зависит от настроек системы и строки, выделенной в табличной части рабочего стола. Если в строке табличной части выбрана строка без указания награды (и ее статуса соответственно), то на форме будет доступна только одна операция – регистрация ходатайства (Рис. 2.13)

Рис. 2.13 Регистрация ходатайства

При выборе данного действия откроется форма документа «Ходатайства о награждении» (данная операция аналогична описанной выше по кнопке на панели инструментов «Создать ходатайство»).

Рис. 2.14 Перечень операций по гос.наградам

10

На рис. 2.14 на форме выбора действий показан перечень операций по государственным наградам. Особенности работы с кнопками на форме выбора действий:

Заблокированные кнопки операций указывают, что следующее действие можно сделать только после выполнения предыдущего (т.е. направление на комиссию возможно только после создания запроса). Перечень операций, их порядок, блокировка действий без выполнения предыдущего – все это настраивается в системе и доступно пользователю.

Каждое из этих действий меняет статус по награде, что отражается в рабочем столе. При некоторых видах действий открывается для заполнения форма документа (так же как и при

создании документ «Ходатайство о награждении»), иногда необходимо просто указать дату изменения статуса по награде (при этом в системе создается технический документ изменения статуса).

При выборе действия, просто меняющего статус награды открывается форма с возможностью введения информации по дате изменения статуса (по умолчанию заполняется текущей датой) (Рис. 2.15).

Уже пройденные действия на форме подсвечены зеленым цветом с указанием даты документа или даты смены статуса награды.

При нажатии на кнопку уже прошедшего действия отркывается либо созданные ранее документ по награде, либо форма для корректировки (если это необходимо) изменения даты статуса.

Рис. 2.15 Регистрация изменения статуса по операции

Так же как и при оформлении ходатайства возможно оформление документов сразу по нескольким строкам табличной части. При условии, что тип награды и статус по наградам в этих строках совпадате, будут формироваться документы так же как и показано в разделе 3, просто в табличных частях будет столько кандидатов на награждение, сколько выбрано в табличной части. При несовпадении типов выбранных наград на форме действий будет 2 ряда кнопок на каждый из типов (Рис. 2.16)

11

Рис. 2.16 Регистрация изменения статуса по операции (разные типы наград)

12

3. Документы

Создание документов по наградам возможно, как напрямую из рабочего стола (см. Раздел 2), так и из журналов документов по наградам. Доступ к журналам документов находится на панели действий раздела «Награды», подсистема «Документы» (Рис. 1.1). Доступны следующие журналы документов:

Ходатайства о награждении (заполнение документа было рассмотрено в разделе 2) Запросы/ответы на запросы Заседания комиссий Направление материалов в Полпредство Направление материалов в Москву Распорядительные акты Документы поступления наград Документы вручения наград

Данные документы создаются в системе и меняют статус по наградам. Также на их основании формируются требуемые печатные формы.

a) Запросы/ответы на запросы

При создании документа из рабочего стола в открывшейся форме необходимо заполнить табличную часть «Организации для запроса» выбрав туда организации, в которые требуется отправить запрос на кандидата(ов) на награждение (Рис. 3.1). Устанавливает статус «Формирование запросов».

Рис. 3.1 Формирование запросов

13

Рис. 3.2 Формирование ответа на запрос

Чтобы сформировать ответ на запрос достоверности сведений необходимо воспользоваться кнопкой «Создать на основании» на форме соданного запроса (Рис. 3.2).

b) Заседание комиссий

Рис. 3.3 Заседание комиссии

14

В открывшейся форме документа необходимо в табличной части заполнить статус и решение по награде.

Статус (Справочник «Статусы документов», доступны варианты:o согласован комиссиейo отклонен комиссией)

Решение (Справочник «Решения по наградам»)

Устанавливает статусы «Согласован комиссией» или «Отклонен комиссией».

c) Направление материалов в Полпредство

Рис. 3.4 Направление материалов в Полпредство

При заполнении данного документа есть одно поле, обязательное для заполнения – «Получатель» (выбор из справочника «Получатели») (Рис. 3.4). Заполнение полей документа обязательно для корректного формирования печатных форм по документу.

Устанавливает статусы «Направление материалов в Полпредство».

d) Направление материалов в Москву

15

Рис. 3.5 Направление материалов в Москву

При заполнении данного документа поле, обязательное для заполнения – «Получатель» (выбор из справочника «Получатели») (Рис. 3.5). Заполнение полей документа обязательно для корректного формирования печатных форм по документу.

Устанавливает статусы «Направление материалов в Москву».

e) Распорядительные акты

Рис. 3.6 Распорядительный акт (Поощрения губернатора и правительства НСО)

Данный документ формируется при работе с типами наград:

Поощрения губернатора и правительства НСО (Рис. 3.6) (устанавливает статус «Оформляется распорядительный акт»)

Награды Новосибирской области (Рис. 3.7 на форме скрыт реквизит «Вид документа») (устанавливает статус «Согласование губернатором»)

Рис. 3.7 Распорядительный акт (Награды Новосибирской области)

16

f) Поступления наград

Рис. 3.8 Поступление наград

При заполнении данного документа поле, обязательное для заполнения – «Количество» (Рис. 3.8). Документ обязателен для наград, у которых признак «Проверять остатки» = истина. Так же для дальнейшего корректного оформления документа «Вручение наград» требуется указать номер награды.

Рис. 3.9 Справочник «Награды»д

Устанавливает статус «Награда в наличии».

g) Вручения наград

Рис. 3.10 Вручение наград

В случае, когда документ «Вручение наград» оформляется на награду с признаком «Учитывать остатки», при попытке проведения документа без указания данных в реквизите «Номер награды» система выведет для пользователя сообщение «недостаточно наград в организации, либо неверно заполнены номер

17

награды или удостоверения» (Рис. 3.10). Если такой документ необходимо ввести нужно на форме документа установить галочку в реквизите «Ввод начальных остатков». В этом случае контроль по остаткам наград будет отключен и документ проведется.

Устанавливает статус «Награда вручена».

h) Добавление данных в документы, созданные не через рабочий стол

При создании документов по наградам из журналов документов, при нажатии кнопки «Добавить» на панели инструментов табличной части документов открывается журнал документов «Ходатайство о награждении». Можно выбрать несколько документов ходатайств. За исключением документа «Запрос/ответ на запрос».

Изменение статуса без создания документа необходимо воспользоваться рабочим столом. При этом системой автоматически создается технический документ, который можно открыть из регистра «Сведения о наградах физических лиц» (Рис. 2.9) (открывается из рабочего стола при помощи кнопки «История изменений»).

18

4. Настройки и справочники

Как уже говорилось, доступность кнопок на форме действий и их порядок настраиваются в системе самим пользователем. Настройками являются справочники системы:

Операции по наградамo По типу операции

Создание документа Установка статуса

o Статусы наград Обязательные (операция доступна только при наличии у награды всех

перечисленных статусов) Доступные (устанавливаемые документом)

Настройка последовательности операций (галочка «Актуальность» отвечает за отображение кнопки на панели действий по награде в рабочем столе)

Статусы документов (наград)

Рис. 4.1 Настройка последовательности с типом операции «Создание документа»

Рис. 4.2 Настройка последовательности с типом операции «Установка статуса»

19

5. Отчеты

Отчеты подсистемы:

268 Ежемесячный отчет по государственным наградам

Рис. 5.1 Отчет 268

269 Количество наград по наименованию

Поля отчета: Наименование награды Количество

Реализована группировка по видам наградДанные отчета:

по гос. наградам - со статусом “Подписан” и выше; по наградам НСО - со статусом “Согласование Губернатором” и выше; по поощрениям - со статусом “Оформляется распорядительный акт” и выше.

270 Аналитика представлений по МО НСО

Рис. 5.2 Отчет 270

При установленной галочке «Ходатайствующий орган» в отчете будет выведена расшифровка. В группировку с пустой территорией попадают организации, у которых в элементе сравочника «Сторонние организации» не заполнены данные по территории (рис. 5.3).

20

Рис. 5.3 Элемент справочника «Сторонние организации»

271 Статусы наград

Рис. 5.4 Отчет 271

Реализовано:

o Группировка по типам наградo Возможность формирования отчета отдельно по физ.лицам и/или организациям

272 Учет наград физических лиц и организаций

21

274 Сведения о наградах

Рис. 5.5 Отчет 274

22

6. Схемы движений документов и статусов по типам наград

Рис. 6.1 Государственные награды

Рис. 6.2 Награды НСО

Рис. 6.3 Поощрения

23