แบบรายงาน วธปฏบตทเปนเลศ ของ

แผนกบรหารสญญา กองบรหารงานชาง

เรอง

ระบบบรหารสญญาออนไลน

ประจำาปงบประมาณ พ.ศ.๒๕๖๐

ผนวก ข

แบบรายงาน วธปฏบตทเปนเลศ ของ แผนกบรหารสญญา กองบรหารงานชาง ชย.ทร.

ชอผลงานวธหรอแนวทางปฏบตงานทเปนเลศ (Best Practice) ระบบบรหารสญญาออนไลน

คำาสำาคญ ระบบบรหารสญญาออนไลน

1. เกรนนำา

กระบวนการ/วธการดำาเนนงานในอดต/สภาพโดยทวไป

แผนกบรหารสญญา กงช.ชย.ทร. มหนาท ประสานงาน และกำากบการงานสราง ซอม และดดแปลงอาคาร สถานท สงกอสราง งานโยธาสาขาตาง ๆ เครองจกรกล เครองทนแรง เครองไฟฟา และอปกรณการชางสายชางโยธา ครภณฑประจำาสำานกงานบางประเภท สงสาธารณปการ และสขาภบาล ตามสญญาจาง ใหเสรจตามแบบ และเปนไปตามสญญาจาง ตดตามความกาวหนา ของงาน ควบคมกำากบดแล และประสานงานเกยวกบการดำาเนนการ ใหเปนไปตามสญญาทงหมด รวมทงแกไขปญหาทางดานเทคนค ใหงานสามารถดำาเนนการตอไปใหแลวเสรจ และเปนหนวย

เทคนค ในการพจารณาการเปลยนแปลง (เพม/ลด เวลาจาง หรอ แกไข) สญญาจางตลอดจนดำาเนนการเกยวกบการจดผตรวจงาน และผควบคมงาน

ในปหนง ชย.ทร. มสญญาทตองบรหารกำากบดแลจำานวน 100 กวาสญญา เดมใชวธเกบขอมลของแตละสญญา เชน ชอสญญา เลขท ชอผรบจาง ทอย กำาหนดเร มงาน กำาหนดแลวเสรจ ระยะเวลากอสราง คาปรบ กรรมการตรวจการจาง ผควบคมงาน และบนทกการสงงานแตละงวด ในรปแบบของกระดาษเยบรวมเปนแฟม สวนเอกสารการของอนมตวสด Shop drawing เอกสารขอแกไขสญญา/ขยายเวลา หรอการตอบขอหารอตางๆ กจดเกบแยกตามประเภทแฟมงาน กระจดกระจายคนหายาก

รปท ๑ แสดงการเกบขอมลสำาคญของสญญาแบบดงเดมเมอ ป งป.53-55

รปท ๒ แสดงการจดเกบขอมลของสญญาแบบดงเดมเมอ ป งป.56

รปท ๓ แสดงการจดเกบเอกสารของสญญาแบบดงเดม

ตอมาไดพฒนาโดยจดทำาคมอปฏบตงานการควบคมงาน และเรมเกบขอมลสำาคญตางๆ และความกาวหนาของการสงงาน ในรปของไฟล EXCEL ทำาใหเปนระบบมากขน แตจากการระดมความคดเหนจากผปฏบตงานและผเกยวของตามแนวทางการจดการความร ยงพบปญหาในการปฏบตงานและแนวทางทควรปรบปรงดงน

รปท ๔ แสดงการจดเกบขอมลสญญาในรปของไฟล EXCEL แบบเดม

๑. ฐานขอมลทเปน EXCEL นน ผเกยวของเชน กรรมการตรวจการจาง ผบงคบบญชา นายทหารงบประมาณ นายชางผพจารณาอนมตวสด กบ.ทร. สปช.ทร. ฯลฯ สามารถเขาถงขอมลไดยาก เนองจากเปนการเกบขอมลแบบ STAND ALONE ตองเขามาขอขอมลท แผนกบรหารสญญาเทานน

๒. ฐานขอมลทเปน EXCEL ไมสามารถเกบเอกสารอนๆ ทเกยวของกบสญญา เชน การขออนมตวสด Shop drawing เอกสารขอแกไขสญญา/ขยายเวลา หรอการตอบขอหารอตางๆ เอกสารสงงาน ขอหารอเกยวกบแบบ ยงคงตองเกบในรปแบบแฟมเอกสาร เขาคนหาไดยาก บางทถกยมไปแลวไมคน บางครงเกดการสญหาย

๓. สำาหรบ SITE งานทอยตางจงหวด การขออนมตวสด และเร องอนๆ เปนไปดวยความลาชา เนองจาก ผรบจางซงอาจมสำานกงานใหญใน กทม. ตองนำาเอกสารไปใหผควบคมงานพจารณาลงนาม แลวจงนำามาเสนอประธานกรรมการตรวจการจาง ท กทม. ทำาใหเกดความลาชาและไมสะดวก รวมทงการสงรายงานการควบคมงานประจำาวน ผควบคมงาน SITE งานตางจงหวด มกจะใชวธถายเอกสารแลวสงไปรษณยทกสปดาห หรอบางงานสงเปนรายเดอน ทำาใหกรรมการตรวจการจางไดทราบความกาวหนาไมเปนแบบ REAL TIME

จากการจดการความรในแผนก และ แสวงหาความรนอกองคกร และนำาเทคโนโลยสมยใหม ไดแก ระบบสารสนเทศ ทางอนเตอรมาประยกตใชงานและแกปญหา ดงกลาว โดย การจดท ำาระบบบรหารสญญาแบบออนไลน

ลกษณะสำาคญของวธหรอแนวทางปฏบตทเปนเลศ

จากการจดการความรในแผนก และ แสวงหาความรนอกองคกร และนำาเทคโนโลยสมยใหม ไดแก ระบบสารสนเทศ ทางอนเตอรมาประยกตใชงานและแกปญหา ดงกลาว โดย การจดทำาระบบบรหารสญญาแบบออนไลน

วตถประสงคของวธหรอแนวทางปฏบตทเปนเลศ

จดทำาระบบบรหารสญญาแบบออนไลน บนเวปไซดของ ชย.ทร. (info.navy.mi.th/ncd/) ทสามารถเขาถงไดงาย และมขดความสามารถ ดงน

๑. สามารถจดเกบขอมลสำาคญของสญญา ชย.ทร. ไดเชน ชอสญญา เลขท ชอผรบจาง ทอย กำาหนดเรมงาน กำาหนดแลวเสรจ ระยะเวลากอสราง คาปรบ กรรมการตรวจการจาง ผควบคมงาน เปนตน สามารถแสดงในรปแบบของตาราง และ แบบแจงรายละเอยดแตละสญญา รวมทงสามารถ ดาวนโหลดมาใชงานในรปแบบ EXCEL ได

๒. สามารถปอนขอมลการสงงานแตละงวด เมอมการรายงานสงงวดงานเขามา พรอมคำานวณวงเงนรวมของการเบกจายได และแสดงขอมลแบบแจงรายละเอยดได

๓. สามารถจดเกบและแนบไฟลเอกสารตางๆ ทเกยวของ เชน การขออนมตวสด Shop drawing เอกสารขอแกไขสญญา/ขยายเวลา หรอการตอบขอหารอตางๆ เอกสารสงงาน ขอหารอเกยวกบแบบ รายงานการควบคมงาน ภาพถายความกาวหนาของงาน ในรปแบบ word excel pdf jpeg ฯลฯ

๔. สามารถแจงเตอนเมองานตามสญญาเขาหลกเกณฑทำางานลาชา หรอ เลยกำาหนดเวลาตามสญญา โดยการเปลยนส

๕. สามารถสรางและ plot S-curve สำาหรบตดตามความกาวหนางานกอสราง รวมทงแจงเตอนใหผคมงานและกรรมการตรวจการจางสามารถแจงเรงรดผรบจาง เมองานเขาเกณฑลาชา

๖. สามารถสรปสถานะของสญญาในแตละปงบประมาณแบบ REAL TIME ทำาใหทราบวา มจำานวนสญญาในปงป.นนจำานวนเทาไร แลวเสรจแลวกสญญา คงเหลอจำานวนกสญญาทอยระหวางดำาเนนการ สญญาทแลวเสรจลาชามกงาน มกงานทเกนกำาหนดเวลาในสญญาแลวแตยงไมแลวเสรจ มกงานทเรมเขาเกณฑทำางานลาชา และมการเบกจายงบประมาณแลว กเปอรเซนต ของวงเงนรวมทกสญญา ซงขอมลเหลานจะเปนประโยชนและเปนตวชวดสำาคญของการบรหารสญญาใหผบรหารระดบกรม และระดบ ทร.ไดรบทราบ

๗. มระบบขาวประชาสมพนธสำาหรบ แจงขาวสำาคญแกผเกยวของ แจงระเบยบหรอขอปฏบตทควรทราบ หรอแนวทางปฏบตใหมๆ รายการประกอบแบบมาตรฐาน แบบฟอรมตางๆ คำาสงแตงตงผควบคมงาน โดยสามารถแนบไฟลตางๆ เชน word excel pdf jpeg ฯลฯ และสามารถดาวนโหลดไฟลได

๘. มเวปบอรด ทสามารถสอสารไดแบบ two way (ถาม ตอบ) สำาหรบ รบฟงความคดเหนและแลกเปลยนเรยนร รบฟงขอเสนอแนะ จากผเกยวของกบงานกอสรางตามสญญา เชน หนวยเจาของงาน ผออกแบบ กรรมการตรวจการจาง ผควบคมงาน แผนกบรหารสญญา กงช.ชย.ทร. ผรบจาง ผขายหรอตวแทนจำาหนายวสดกอสราง กบ.ทร. สปช.ทร. และฯลฯ ใชรองเรยนเกยวกบการบรหารสญญา ใชแจงขอผดพลาดหรอขอขดแยงของแบบ รายการ งวดงาน หรอเอกสารประกอบสญญา เพอปรบปรงแบบของ ชย.ทร.ใหดขน ใชในการแลกเปลยนเรยนร เกยวกบเทคโนโลยการกอสราง หรอวสด ผลตภณฑกอสรางใหมๆ ททนสมย และชวยใหผลงานดหรอรวดเรวขน

เปาหมาย

ตวชวดเชงปรมาณ คอ จดทำาระบบบรหารสญญาแบบออนไลน บนเวปไซดของ ชย.ทร. (www.npdwork.net) แลวเสรจ มขอมลครบถวน และมการเขาใชงานไมนอยกวา 10,000 ครง/ป (นบโดย counter ในเวป)

ตวชวดเชงคณภาพ คอ แบบสอบถามความพงพอใจของผใชงานระบบบรหารสญญาแบบออนไลน ตามแบบสอบถาม โดยมความพงพอใจไมนอยกวา 80%

2. ลำาดบขนตอนการดำาเนนกจกรรมพฒนา Flow Chart (แผนภม) ของ วธหรอแนวทางปฏบตทเปนเลศ

ขนท 1

เมอกระบวนการจดจางจนไดตวผรบจาง/ผขาย และอนมตจาง / แตงตงกรรมการตรวจการจางแลว แผนกพระธรรมนญ ชย.ทร. จะนดผรบจางมาลงนามในสญญา แลว แผนกบรหารสญญาจะนำาขอมลสำาคญของสญญาลงในระบบบรหารสญญา เพอกำากบดแลตอไป

ขนท 2

กระบวนการบรหารสญญาแตละสญญาประกอบดวย หลายขนตอนยอย ดงน

o การแตงตงผควบคมงาน o ขออนญาตเขาทำางาน o สงแผนงาน / บคลากร /แผนความปลอดภย o รายงานความกาวหนา o ตรวจผงงานกอสราง

o กำากบดแล ตดตามเรงรดเมองานลาชาเขาเกณฑ o ขออนมตวสด/ผลการทดสอบ/เทยบเทา/SHOP DRAWING o ตรวจงานเมอสงมอบงวดงาน o การหารอขอขดแยง/อปสรรค o แกสญญา / ขยายเวลา o การขอสงมอบงานแตละงวด/งวดสดทาย o การจดทำาประวตอาคาร o สงมอบ o กรรมการตรวจรบมอบงาน o รายงานให ทร. ทราบ o กำากบดแลสงชำารดบกพรองตลอดระยะเวลาประกน

ขนท 3 เมอมการสงมอบงานแตละงวด จนท.แผนกบรหารสญญา เมอไดรบ

สำาเนาใบผลการตรวจการจางจะทำาการบนทกขอมลลงระบบบรหารสญญา โดยแยกเปนงวด

ขนท 4 สำาหรบการตดตามความกาวหนา สำาหรบงานกอสรางเมอผรบจางสง

แผนงานให ชย.ทร.อนมตแลว ผคมงานจะปอนความกาวหนางานตามแผน ทจด check point ตางๆ และคอยปอนความกาวหนาของงานทผรบจางทำาจรง ณ จด check point นนๆ ซงเมองานเขาหลกเกณฑทำางานลาชา ท ทร.กำาหนด ชองานในระบบจะเปลยนเปนสแดงโดยอนโนมตเพอเตอนวา ตองดำาเนนการออกหนงสอใหผรบจางเรงรดงาน หรอ แจงการปรบแลวแตกรณ

ขนท 5

สำาหรบขนตอนอนๆ เชน การขออนญาตเขาทำางาน การสงแผนงงาน การรายงานความกาวหนาของผควบคมงาน การขออนมตวสด /ผลการทดสอบ/เทยบเทา/SHOP DRAWING การขอขยายเวลา หรอ แกไขสญญา ฯลฯ ให จนท.พจารณาแนบไฟลทสำาคญ เกบไวในระบบ

ขนท 6เมอตองการคนหาขอมล เพอตดตามความกาวหนา หรอดำาเนนการ

อนใด ในสญญานน กสามารถคลดเขาดในระบบบรหารสญญา บนเวปไซดของ ชย.ทร. (www.npdwork.net) ได ทงในคอมพวเตอร และบนมอถอ

ขนท 7

เมอมสงชำารดบกพรองเกดขน จนท.บรหารสญญา เมอออกหนงสอแจงเตอนครงท 1 หรอ 2 แลว จะเขาไปทสญญานนๆ แลวบนทกสงชำารด วาผรบจางตองเขาทำาในวนใด และวนใดจะตองตดตาม ขอมลทปอนเขาไปจะไปปรากฏในหนาหลกของสงชำารดบกพรอง และกลายเปนสแดงเมอลวงกำาหนดเขาซอมทำา เพอเตอนเจาหนาทใหโทรตดตาม

FLOW CHART กระบวนการบรหารสญญา

3. ผลการดำาเนนการจดท ำาระบบบรหารสญญาแบบออนไลน บนเวปไซด ภายนอก

www.npdwork.net แลวเสรจ และมขอมลครบถวน และมการเขาใชงานจนถงปจจบน 81,382 ครง (นบโดย counter ในเวป ณ วนท ๑๘ เม.ย.๖๐)

ตวชวดเชงคณภาพ คอ แบบสอบถามความพงพอใจของผใชงานระบบบรหารสญญาแบบออนไลน ตามแบบสอบถาม อยระหวางรวบรวมผลการประเมน

เมอดำาเนนการตามขนตอนของ Best Practice แลว สงผลตอ หนวยงาน ดงน

ชย.ทร. และ ผเกยวของ เชน กรรมการตรวจการจาง ผควบคมงาน ผรบจาง แผนกพระธรรมนญ กอบ.ชย.ทร. กงช.ชย.ทร. หนวยเจาของงาน นายทหารงบประมาณ นายชางผพจารณาอนมตวสด รวมทงผบงคบบญชาทกระดบ กบ.ทร. สปช.ทร. สามารถเขาถงขอมลไดงายขน และนำาขอมลไปใชประโยชน เชน การรายงานความกาวหนาใหผบงคบบญชาไดรบทราบ ฯลฯ สามารถเขาตรวจสอบขอมลการปฏบตตามระเบยบไดเมอตองการ ขอมลไมสญหาย สรางความโปรงใสใหหนวยงานมากขน

เมอดำาเนนการตามขนตอนของ Best Practice แลว สงผลตอ ทร. และ ผมสวนไดสวนเสย ดงน

ผ บงค บบญชาของ ทร . ทกระด บ รวมทง กบ.ทร. สปช.ทร. สามารถเขาถงขอมลไดงายขนสามารถทราบความกาวหนาของงาน

กอสรางแบบ REAL TIME และสามารถตรวจสอบขอมลไดเมอตองการ สรางความโปรงใสใหหนวยงานกองทพเรอมากขน

4. บทเรยนทไดรบ ๑. การพฒนาระบบสารสนเทศใชเวลาเขยนโปรแกรมนานพอสมควร

และตองไดรบการทดสอบความถกตองหลายครงจนนำามาทดลองใชได๒. เมอใชงานตองไดรบความรวมมอจากหลายภาคสวนในการปอน

ขอมล ซงบางหนวยไมปอนขอมลใหครบถวน เพราะคดวาเพมงานใหเขา จงใชเวลาในการทำาความเขาใจนาน และหากเขาไมปอนขอมลจะทำาใหระบบขาดขอมลทสำาคญ

๓. การโยกยายประจำาป มผลใหตองอบรมหรออธบายใหกบผปอนขอมลรายใหมอยเสมอ ทกครงทมการโยกยายสบเปลยนตำาแหนง

๔. การพฒนาโปรแกรมยงคงตองปรบปรงใหดและใชงานใหครบถวนมากขนกวาเดมอยางตอเนอง

5.ปจจยความสำาเรจ๑. บคลากรทมหนาทในการปอนขอมล ตองทำาอยางตอเนองจนเปน

งานประจำา และ เจาหนาททเกยวของตองคอยตรวจสอบความถกตองของขอมลอยเสมอ

๒. เจาหนาทเขยนโปรแกรม ซง ชย.ทร. ม น.ท.วชย เยองประเสรฐ เพยงคนเดยว หากเกษยณอายราชการ จะทำาใหไมมคนดแลหรอพฒนาตอเนอง ตองถายทอดองคความรดานการเขยนโปรแกรม

6. การเผยแพร/การไดรบการยอมรบ และรางวลทไดรบ

6.1 การเผยแพร ทางเวปไซด ชย.ทร.6.2 การไดรบการยอมรบ มการเขาใชงานจำานวนพอ

สมควร6.3 รางวลทไดรบ รางวลการจดการความรของ

ชย.ทร.ลำาดบท ๓

7. ภาคผนวก (รองรอย หลกฐาน ภาพถาย ชนงาน ฯลฯ แสดงขนตอนการปฏบตงานทเปนเลศ)

ระบบบรหารสญญาแบบออนไลน บนเวปไซด (www.npdwork.net)

รปท ๕ แสดงการเขาสระบบบรหารสญญาใน www.npdwork.net

รปท ๖ แสดงระบบแจงขาวประชาสมพนธในระบบบรหารสญญา

รปท ๗ แสดงระบบแสดงความคดเหน และถามตอบ ในระบบบรหารสญญา

รปท ๘ แสดงหนาหลกในระบบบรหารสญญา สรปสถานะภาพรวมของการบรหารสญญา

รปท ๙ แสดง LIST ของสญญาในแตละปงป.ในรปตาราง พรอมสถานะสญญา ในระบบบรหารสญญา

(ตวหนงสอสแดงวาสญญานนเขาเกณฑลาชาตองตดตามเรงรด)

รปท ๑๐ แสดง LIST ของสญญาในแตละปงป.ในรปตาราง พรอมสถานะสญญา ในระบบบรหารสญญา (ตอ)

(ตวหนงสอสแดงวาสญญานนเขาเกณฑลาชาตองตดตามเรงรด)

รปท ๑๑ แสดงขอมลรายละเอยดสำาคญของสญญาในระบบบรหารสญญา

รปท ๑๒ แสดงรายละเอยดการสงมอบงานของสญญาในระบบบรหารสญญา

รปท ๑๓ แสดงตวอยางการสรางโฟลเดอรสำาหรบแนบไฟลเอกสารตางๆ ของสญญา

รปท ๑๔ แสดงตวอยางการแนบไฟลรปภาพในระบบบรหารสญญา

รปท ๑๕ แสดงตวอยางการสราง S-Curve ในระบบบรหารสญญา

รปท ๑๖ แสดงตวอยางการหนาหลกการตดตามสงชำารดบกพรองหลงสญญา