A

MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN KANTOR

BIDANG KEAHLIAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN

Dwi Pita Septiana

MODULPANDUAN BELAJAR

MODUL :

A1

PENYUSUN :DWI PITA SEPTIANA

120412423423S1 PEND.ADMINISTRASI

PERKANTORAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya

kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Modul Pengantar Administrasi

Perkantoran tentang “Memahami Azas, Tujuan, dan Jenis Tata Ruang Kantor”sesuai waktu

yang telah ditentukan dengan lancar. Dengan terselesaikannya makalah ini penulis ingin

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Mohammad Arief selaku Dosen matakuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP

2. Kedua orang tua dan keluarga besar penulis atas do’a dan dorongan yang telah

diberikan.

Penulis menyadari bahwa modul ini masih memiliki banyak kekurangan. Maka dari

itu, penulis berharap akan ada kritik dan saran yang membangun yang nantinya akan berguna

dalam penyusunan modul selanjutnya.

Malang, November 2014

Penulis

1

Daftar Isi

Kata Pengantar

Daftar Isi

A. Deskripsi Umum

A.1 petunjuk belajar siswa…………………………………………… 3

A.2 petunjuk bagi guru ……………………………………………… 4

B. Kompetensi Inti, Kompetensi Dasar, Indikator

B.1 Kompetensi Inti............................................................................. 5

B.2 Kompetensi Dasar.......................................................................... 5

B.3 Indikator…………………………………………………………. 5

C. Materi Pembelajaran

B.1 Jenis-jenis Pekerjaan Kantor.......................................................... 5

B.2 Ciri-ciri Pekerjaan Kantor.............................................................. 5

B.3 HasilJasa/Produk Pekerjaan Kantor............................................... 5

D. Informasi Pendukung

E. Paparan Isi Materi

E.1 Jenis Pekerjaan Kantor .................................................................. 7

E.2 Ciri-ciri Pekerjaan Kantor.............................................................. 9

E.3 Hasil Jasa/Produk Pekerjaan Kantor.............................................. 11

F. Rangkuman ………………………………………………………… 20

G. Latihan

G.1 Pilihan Ganda ................................................................................ 21

G.2 Essay…………………………………………………………….. 21

H. Tugas

H.1 Membuat konsep surat dengan computer……………………….. 22

I. Penilaian

I.1 Kunci Jawaban ............................................................................... 24

J. Glosarium………………………………………………………….... 28

2

A. Deskripsi Umum

Kompetensi Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran

merupakan kompetensi awal yang di syaratkan untuk mempelajari modul berikutnya.

Dalam kompetensi Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi

Perkantoran ini peserta didik akan mempelajari tentang administrasi kantor, fungsi

pekerjaan kantor, penanganan sarana dan prasarana yang diidentifikasi dan diinventarisasi

dengan benar dan tepat, serta mengidentifikasi persyaratan personil administrasi

perkantoran.

Kompetensi ini penting untuk dipelajari oleh peserta didik pada kompetensi keahlian

Administrasi Perkantoran, bahkan kompetensi ini merupakan urat nadi dalam kegiatan

administrasi kantor karena kompetensi ini berkaitan dengan interpersonal (hubungan

antar pribadi) dan pelayanan terhadap kolega maupun pelanggan yang dibutuhkan setiap

orang yang bekerja di semua organisasi baik swasta maupun pemerintah.

Setelah mempelajari kompetensi Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan

Administrasi Perkantoran ini diharapkan peserta didik menguasai dengan baik tentang

prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran dan mampu

menerapkan/mempraktikkannya dengan baik dalam kegiatan di kantor yang

sesungguhnya.

A.1 Prasyarat

Kemampuan awal yang disyaratkan sebelum mempelajari modul ini adalah peserta

didik harus mampu berkomunikasi dengan baik secara lisan maupun tertulis dan

menguasai norma yang ada di lingkungan organisasi.

A.2 Petunjuk Penggunaan Modul

1. Peserta Didik

a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan

pada “Cek Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul

ini.

b. Diskusikanlah dengan peserta didik yang lain mengenai apa yang telah Anda

cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan

kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka

tanyakan pada guru atau instruktur Anda sampai dapat dipahami.

3

c. Bila dalam proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan

dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru atau instruktur.

d. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok degan jujur

dan teliti serta bertanggungjawab.

e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya,

bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.

f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari,

ajukan uji kompetensi dan sertifikasi

2. Guru atau Instruktur

a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara

pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang

dibutuhkan.

b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan

c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas

pencapaian belajar peserta didik.

d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas

atau tempat belajar.

A.3 Perlengkapan yang Harus Disediakan

Alat :

a. LCD atau OHP

b. Komputer

c. Printer

d. Scanner

Bahan :

a. Buku-buku yang berkaitan dengan Manajemen dan Administrasi

Perkantoran.

b. Buku-buku yang berkaitan dengan Manajemen Personalia atau Sumber

Daya Manusia (SDM).

c. Buku-buku yang berkaitan dengan internet.

d. Buku-buku yang berkaitan dengan lowongan pekerjaan.

A.4 Tujuan Akhir Pembelajaran

Kompetensi Dasar : Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

1. Peserta didik dapat mengidentifikasi jenis-jenis pekerjaan kantor

4

2. Peserta didik dapat menjelaskan tentang ciri-ciri pekerjaan kantor

3. Peserta didik dapat menjelaskan tentang hasil jasa pekerjaan kantor

4. Peserta didik dapat mempraktikkan pekerjaan kantor.

B.KOMPETENSI INTI, KOMPETENSI DASAR, DAN INDIKATOR

B.1 Kompetensi IntiMemahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan prosedural dalam

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena

dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.

B.2 Kompetensi DasarMengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan kantor.

B.3 Indikator 1. Peserta didik dapat mengidentifikasi jenis-jenis pekerjaan kantor

2. Peserta didik dapat menjelaskan tentang ciri-ciri pekerjaan kantor

3. Peserta didik dapat menjelaskan tentang hasil jasa pekerjaan kantor

4. Peserta didik dapat mempraktikkan pekerjaan kantor.

C. MATERI PEMBELAJARAN1. Jenis-jenis pekerjaan kantor

2. Ciri-ciri pekerjaan kantor

3. Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor

D. INFORMASI PENDUKUNGPada era saat ini, semua perusahaan telah mengikuti perkembangan zaman dan

meningkatkan keunggulan bersaing. Banyak perusahaan memusatkan perhatian pada

strategi internal. Strategi internal, seperti membenahi administrasi kantor dalam

perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi

manajemen perkantoran akan memberikan hasil yang signifikan, tentunya dengan

biaya yang yang jauh lebih murah. Dulu kegiatan administrasi perkantoran dianggap

sebagai kegiatan dalam kantor yang sifatnya marginal saja. Kegiatan pelengkap yang

5

dianggap tidak terlalu penting, sehingga dalam penempatan tenaga administrasi pun

tidak perlu menempatkan orang-orang pilihan yang cerdas dan kreatif. Mereka

beranggapan bahwa pekerjaan bagian administrasi hanyalah berurusan dengan

catatan-catatan data yang tidak perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai

kemampuan tinggi dalam mengerjakannya. Paradigm baru, para pengelola perusahaan

mulai menyadari bahwa bagian perkantoran atau bagian administrasi merupakan

jantungnya perusahaan, pusat kegiatan dari perusahaan ada di bagian administrasi.

Setiap operasional perusahaan akan selalu berhubungan dengan bagian administrasi.

Sehingga dengan membenahi atau mengelola bagian administrasi dengan baik

dampak positifnya akan menyebar ke seluruh bagian. Perlu menempatkan orang-

orang yang mempunyai kemampuan tinggi baik dalam hal teknis maupun manajerial.

Karena selain kegiatan teknis yang bersifat operasional, kegiatan dalam perkantoran

juga bersifat strategic. Kantor-kantor modern saait ini cenderung memilih orang-orang

yang menguasai teknologi tinggi untuk menempati jabatan sebagai manajer kantor

(office manager).

6

MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

E.PAPARAN ISI MATERI

A.Jenis-Jenis Pekerjaan KantorPekerjaan kantor penting dilakukan

untuk mendukung tugas-tugas utama atau

pokok perusahaan agar diperoleh

keuntungan yang maksimal. Berikut ini

beberapa pekerjaan kantor yang banyak

dilakukan di perusahaan-perusahaan,

yaitu menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim, menyimpan,

melakukan komunikasi, menghitung, dan

pekerjaan lainnya. Simak uraian berikut.

1. Menghimpun

Pekerjaan menghimpun

merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya informasi yang

belum adan atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap

doipergunakan ketika diperlukan. Contohnya, mengumpulkan data, mencari

informasi, membuat klipping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

2. Mencatat

Pekerjaan mencatat merupakan kegiatan tulis menulis mengenai data-

data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempuyai arti, dapat

dikirim, dan disimpan. Contohnya, membuat surat, membuat notula, mencatat

kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media.

3. Mengolah

7

Pekerjaan mengolah merupakan berbagai macam kegiatan untuk

mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang

lebih berguna. Contohnya, membuat rekapitulasi data, membuat laporan

tertulis, dan membuat laporan keuangan.

4. Menggandakan

Pekerjaan menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak

informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contohnya, memfotocopy surat, mencetak informasi dengan printer atau

risograph

5. Mengirim

Pekerjaan mengirim merupakan kegiatan menyampaikan informasi

dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Contohnya,

mengirim surat melalui pos, mendistribusikan informasi, mengirim surat

melalui faksimile, dan mengirim informasi dengan e-mail

6. Menyimpan

Pekerjaan menyimpan merupakan kegiatan meletakkan informasi

dengan berbagai cara dan alat di tempat

tertentu yang aman. Contohnya,

menyimpan surat atau arsip, menyimpan

data atau informasi ke computer, dan

menyusun buku di perpustakaan.

7. Melakukan komunikasi

Pekerjaan melakukan komunikasi

merupakan kegiatan melakukan pengiriman

ide atau gagasan kepada pihak lain baik

langsung ataupun menggunakan media dan

mendapat respon dari penerima pesan. Contohnya, bertelepon, melakukan

korespondensi, chatting, dan teleconference

8. Menghitung

Pekerjaan menghitung merupakan kegiatan melakukan penetapan data

yang berkaitan dengan angka. Contohnya, menghitung hasil penjualan,

menghitung data keuangan, dan menghitung jumlah sarana dan prasarana.

9. Pekerjaan lain

8

Selain pekerjaan-pekerjaan kantor yang telah disebutkan di atas, masih

ada lagi pekerjaan-pekerjaan kantor lainnya yang mendukung tugas utama

perusahaan. Contohnya, pelayanan tamu, kurir, dan petugas kebersihan kantor.

Berdasarkan hasil penelitian George R. Terry terhadap perusahaan-perusahaan

di Amerika Serikat, presentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang

tugas utama perusahaa adalah sebagai berikut.

a. Typing (mengetik) = 24,6 %

b. Calculating (menghitung) = 19,5 %

c. Checking (memeriksa) = 12,3 %

d. Filling (menyimpan) = 10,2 %

e. Telephoning (menelepon) = 8,8 %

f. Duplicating (menggandakan) = 6,4 %

g. Mailing (persuratan) = 5,5 %

h. Other (lain-lain) = 12,7 %

Total 100 %

B.Ciri-ciri Pekerjaan KantorPekerjaan kantor mempunyai tiga ciri utama, yaitu bersifat pelayanan, bersifat

terbuka dan luas, dan dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. Untuk

lebih jelasnya simak uraian berikut.

1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan, karena pekerjaan kantor berfungsi

membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan/tugas

pokok tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien. Dalam suatu

perusahaan, pekerjaan kantor memang tidak langsungmendatangkan

keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi pekerjaan kantor sangat

membantu dan menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai

keuntungan terbaik.

Sebagai contoh, di rumah sakit, tugas utama seorang dokter adalah

mengobati dan merawat pasien. Namun, dalam melakukan pengobatan dan

perawatan, dokter memerlukan pelayanan dari pekerjaan kantor. Pencatatan

pemeriksaan keadaan pasien dan perkembangan kesehatan pasien diperlukan

oleh dokter agar bisa mengetahui sejauh mana perkembangan kesehatan

9

pasiennya, sehingga dia bisa mengambil keputusan yang tepat. Catatan

digunakan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Dengan adanya

pekerjaan kantor pencatatan rekam medis tersebut, berarti pekerjaan kantor

tersebut telah memberikan pelayanan

kepada dokter dalam menjalankan

tugasnya dan sekaligus memberikan

pelayanan kepada pasien, sehingga

tindakan yang dilakukan dokter kepada

pasien didasarkan kepada bukti-bukti

pemeriksaan dokter yang telah direkam.

Contoh lain, misalnya di sekolah:

tugas utama sekolah adalah memberikan

pendidikan dan pegajaran kepada siswa

sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama seorang guru adalah mengajar

dan mendidik siswa agar siswa memiliki pengetahuan, ketrampilan dan sikap

yang lebih baik dari sebelumnya. Dalam menjalankan tugasnya, guru

memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan

belajar siswa dalam buku raport untuk dilaporkan kepada orang tua siswa,

membuat soal-soal ulangan, dan mencatat kegiatan belajar mengajar.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Pekerjaan kantor bersifat terbuka dan luas, artinya pekerjaan kantor

dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor

saja tetapi dapat pula di lakukan di luar kantor sekalipun. Pekerjaan kantor

dapat dilakukan di kantor, mulai dari ruang pimpinan, ruang kerja karyawan,

hingga ruang office boy, bahkan juga di luar kantor.

Contohnya, seorang petugas sensus penduduk melakukan pekerjaan

kantor saat ia melakukan pendataan dengan mendatangi penduduk ke rumah-

rumah, petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-rumah,

dan petugas pmeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan karcis kepada

penumpang.

Walaupun pekerjaan tersebut tidak dilaksanakan di kantor, namun

karena kegiatan yang dilakukan berhubungan dengan kegiatan tulis menulis,

maka pekerjaan tersebut dapat disebut juga sebagai pekerjaan kantor.

10

3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi

Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan

yang paling tinggi, sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. Sebagai

contoh, seorang manajer. Walaupun tugas seorang manajer adalah

menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga

melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage

bawahannya, seperti menyimpan sendiri dokumen karena mungkin saja

dokumen tersebut bersifat rahasia, atau melakukan sendiri panggilan telepon

kepada relasi untuk mengadakan negosiasi tanpa harus meminta bantuan

sekretaris atau karyawan bagian administrasi. Contoh lain, seorang kurir,

dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia melakukan pencatatan dan

meminta bukti penerimaan surat kepada pihak yang dituju.

Dengan demikian, pada dasarnya pekerjaan kantor tidak hanya

dikerjakan oleh sekretaris atau karyawan di bagian tata usaha saja, tetapi dapat

juga dilakukan oleh semua pihak yang ada dalam suatu organisasi.

C.Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan KantorSeperti telah disampaikan sebelumnya bahwa pekerjaan kantor banyak

sekali ragamnya seperti typing (mengetik), calculating (menghitung),

checking (memeriksa), filling (menyimpan), telephoning (menelepon),

duplicating (menggandakan),

mailing (persuratan), dan

sebagainya. Dari adanya kegiatan-

kegiatan tersebut menghasilkan

berbagai macam hasil atau produk.

Hasil jasa atau produk pekerjaan

kantor tersebut antara lain adalah

surat, laporan, formulir, dan berbagai

macam dokumen tertulis. Untuk

lebih jelasnya simak uraian berikut.

1. Surat

Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah fikiran atau

informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

11

Surat merupakan produk atau hasil dari adanya kegiatan berkomunikasi,

pengetikan, penggandaan, dan pengiriman. Dalam melakukan komunikasi

dengan para relasi, selain dilakukan secara langsung, juga dilakukan secara

tertulis. Bahkan terkadang komunikasi yang dilakukan secara langsung/lisan

harus juga dituangkan secara tertulis, contohnya sekretaris mencatat hal-hal

penting yang dibicarakan dalam rapat (membuat notula). Hal ini dilakukan

karena surat mempunyai kegunaan yang sangat banyak untuk kepentingan

organissi.

Kegunaan surat antara lain sebagai berikut.

a. Sebagai alat komunikasi tertulis,

b. Sebagai alat pengikat jika sewaktu-waktu diperlukan.

c. Sebagai alat bukti tertulis yang sangat authentic

d. Dapat menjadi nilai historis

e. Sebagai duta organisasi

f. Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Untuk membuat dan menghasilkan surat yang baik, surat harus dibuat

dengan memperhatikan hal-hal berikut.

a. Gunakan kertas yang baik dan sesuai dengan standart persuratan, yaitu

kertas HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan kertas HVS ukuran

Folio (F4) untuk lembaga pemerintahan.

b. Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan

bentuk yang dipilih.

c. Bahasa surat harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, padat, dan tidak

bertele-tele sesuai dengan jenis-jenis surat.

d. Gunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar untuk surat bahasa

Indonesia, dan bahasa Inggris dengan grammar yang baik untuk surat

bahasa Inggris.

Tentang jenis surat, macam surat, cara pembbuatan surat, dan sebagainya

akan dipelajari tersendiri secara mendalam dalam standar kompetensi

Melakukan Prosedur Administrasi.

2. Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik

secara lisan maupun tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena

di dalamnya terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan,

12

pengetikan, dan pengolahan data. Laporan

sangat diperlukan karena laporan

mempunyai fungsi dan kegunaan yang

besar untuk kepentingan organisasi.

a. Fungsi laporan

Fungsi laporan, antara lain sebagai

berikut.

1) Sebagai bahan

pertanggungjawaban

2) Sebagai alat menyampaikan

informasi

3) Sebagai alat pengawasan

4) Sebagai bahan penilaian

5) Sebagai bahan pengambilan keputusan

b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan

Seperti halnya surat, dalam membuat laporan pun harus dilakukan sebaik

mungkin dengan memperhatikan hal-hal berikut.

1) Laporan yang dibuat harus jelas dan cermat

2) Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas

3) Laporan harus lengkap

4) Laporan harus langsung mengenai sasaran

5) Laporan harus tegas dan konsisten

6) Laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

7) Laporan sebaiknya disertai dengan saran-saran

8) Laporan harus dibuat tepat waktu

c. Jenis-jenis laporan

Jenis-jenis laporan diantaranya, yaitu laporan berdasarkan waktu, laporan

berdasarkan bentuk, laporan berdasarkan penyampaian, laporan berdasarkan

sifat, dan laporan berdasarkan isinya. Untuk lebih jelasnya simak uraian

berikut.

1) Laporan berdasarkan waktu

a) Laporan berkala/periodik

13

Laporan berkala, yaitu laporan yang dibuat secara periodic atau

rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan,

bulanan, atau tahunan). Contoh: laporan kehadiran karyawan

setiap bulan.

b) Laporan incidental

Laporan incidental, yaitu laporan yang dibuat apabila

diperlukan.

2) Laporan berdasarkan bentuk

a) Laporan berbentuk surat

Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat secara

tertulis dalma bentuk surat, isinya antara satu sampai empat

halaman. Contoh : laporan jumlah siswa yang keluar daro satu

sekolah

b) Laporan berbentuk naskah

Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan disampaikan dalam

bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh:

laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat

c) Laporan bentuk memo

Laporan bentuk memo, yaitu laporan yang ditulis menggunakan

memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern,

dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

3) Laporan berdasarkan penyampaian

a) Laporan lisan

Laporan lisan adalah laporan yang disampaikan secara langsung

b) Laporan tertulis

Laporan tertulis adalah laporan yang disampaikan secara

tertulis. Misalnya surat, naskah, dan memo

c) Laporan visual

Laporan visual adalah laporan yang disampaikan melalui

penglihatan. Misalnya disampaikan dengan menggunakan

media presentasi (powerpoint)

4) Lapran berdasarkan sifat

14

a) Laporan biasa

Laporan biasa adalah laporan yang isiya bersifat biasa da tidak

rahasia, sehingga jika laporan terbaca oleh orang lain tidak akan

menimbulkan dampak yang negative

b) Laporan penting

Laporan penting adalah laporan yang isinya bersifat penting

dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh

mengetahuinya.

5) Laporan berdasarkan isinya

a) Laporan informative

Laporan informative adalah laporan yang berisi informasi saja

b) Laporan rekomendasi

Laporan rekomendasi adalah laporan yang isinya bersifat

penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut

c) Laporan analisa

Laporan analisa adalah laporan yang isinya berupa hasil analisa

secara mendalam.

d) Laporan kelayakan

Laporan kelayakan adlaah lapran yang berisi tentang hasil

penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik

e) Laporan pertanggungjawaban

Laporan pertanggungjawaban adalah lapran yang berisi

pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada

atasan yang memberi tugas tersebut.

d. Langkah-langkah membuat laporan

Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuat laporan.

1) Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan

2) Mengumpulkan bahan, data, dan fakta

3) Mengklasifikasi data

4) Mengevaluasi dan mengolah data

5) Membuat kerangka laporan

15

Kerangka laporan terdiri dari :

a) Pendahuluan, berisi :

Maksud dan tujuan dari laporan

Masalah pokok yang dilaporkan, dan

Sistematika laporan.

b) Batang tubuh, berisi :

Data dan fakta pelaksanaan kegiatan,

Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan,

Masalah yang terjadi, dan

Pembahasan masalah.

c) Penutup, berisi :

Kesimpulan, dan

Saran

d) Lampiran pendukung/portofolio.

3. Formulir

Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di

dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, da nada beberapa

bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

Formulir dibuat karena adanya permintaan yang banyak dan seragam terhadap

informasi tertentu, sehingga data dibuat secara berulang kali dan tentu saja ini

tidak efektif dan efisien jika dilakukan terus menerus. Untuk itulah diperlukan

adanya formulir.

a. Keuntungan membuat formulir

Beberapa keuntungan dari adanya formulir adalah sebagai berikut.

16

1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya

dalam penggunaan kertas

2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3) Adanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan

4) Mengurangi kegiatan fotokopi.

b. Fungsi formulir

Adapun fungsi formulir adalah sebagai berikut.

1) Mencari suatu keterangan tertentu

2) Menghimpun data yang sama

3) Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang

berbeda

4) Sebagai bukti fisik

5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

Dalam membuat formulir juga harus dilakukan dengan baik, dengan

memperhatikan hal-hal sebagai

berikut.

1) Setiap formulir yang

dibuat harus

mempunyai kegunaan

yang jelas.

2) Perhatikan efektivitas

dan efisiensi formulir,

karena tidak semua

informasi harus

dibuatkan formulir.

3) Ada standarisasi dalam

pembuatan formulir.

4) Informs dibuat secara

tersusun dengan rapi,

logis dan praktis.

5) Formulir dibuat secara sederhana.

6) Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kosong

yang cukup.

17

7) Harus ada judul nama formulir.

8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan.

9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10) Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin

dan direncanakan secara matang.

4. Berbagai Macam Dokumen Tertulis

Selain surat dan formulir, masih banyak catatan tertulis/dokumen lain yang

merupakan hasil/produk kegiatan pekerjaan kantor. Semuanya mempunyai bentuk

da nisi yang beragam. Bahkan hasil pekerjaan kantor dapat juga dilakukan

walaupun hanya menggunakan kertas yang kecil. Hal yang demikian biasanya

dilakukan untuk mencatat keterangan bersifat sementara saja, sedangkan untuk

yang bersifat tetap harus dibuat secara rapi menggunakan sarana yang lebih baik.

Bentuk produk atau hasil pekerjaan kantor selain formulir dan surat antara lain :

table, grafik, peta,, gambar, buku, atau paper.

Bentuk-bentuk produk atau hasil dari adanya pekerjaan kantor antara lain table dan

diagram

Di samping itu, terdapat pula produk atau hasil pekerjaan kantor lainnya

yang tidak kalah penting, yaitu berupa jasa. Contohnya kegiatan melayani tamu

atau kegiatan memberikan informasi secara langsung. Kegiatan-kegiatan tersebut

mungkin tidak perlu dilihat secara langsung dari adanya buku tamu, atau buku

yang berisi tentang uraian pelayanan yang telah diberikan, namun dengan melihat

18

tamu yang senang atau orang lain merasa terbantu dengan pelayanan dari

karyawan kantor, tentu sudah merupakan bukti yang nyata. Hal ini menunjukkan

bahwa pekerjaan kantor sangat penting dan mempunyai peranan yang besar

dalam membangun dan mengembangkan hubungan dengan relasi.

5. Arsip

Arsip merupakan produk dari kegiatan penyimpanan. Tanpa adanya kegiatan

penyimpanan, tidak mungkin ada arsip yang dikelola dengan baik. Arsip

merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa

informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan

menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan

lebih baik dan lebih lama. Data atau catatan tersebut dapat dituangkan dalam

bentuk yang beragam, seperti yang telah disebutkan diatas, seperti surat, formulir,

dan laporan. Semua bentuk hasil kegiatan kantor harus disimpan agar semuanya

tetap dalam keadaan baik dan terpelihara sehingga informasi yang ada di

dalamnya dapat terjaga kelestariannya. Jika tidak disimpan, pasti semua data akan

mudah hilang dan rusak, bahkan yang lebih buruk lagi jika tidak ada

penyimpanan, generasi mendatang akan kesulitan untuk mempelajari latar

belakang suatu kejadian atau peristiwa.

Untuk melaksanakan pekerjaan kantor dengan sebaik-baiknya, sehingga

menghasilkan produk yang terbaik diperlukan personil atau karyawan yang

mempunyai kompetensi yang baik di bidang administrasi perkantoran. Personil

atau karyawan diharapkan dapat bekerja secara professional.

19

RANGKUMAN MATERIA. Jenis-jenis pekerjaan kantor terdiri dari :

1) Menghimpun

2) Mencatat

3) Mengolah

4) Menggandakan

5) Mengirim

6) Menyimpan

7) Melakukan komunikasi

8) Menghitung

9) Pekerjaan Lainnya

B. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

1) Bersifat pelayanan

2) Bersifat Terbuka dan Luas

3) Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi

C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1) Surat

Kegunaan surat :

a. Sebagai alat komunikasi secara tertulis

20

b. Sebagai alat pengikat jika sewaktu-waktu diperlukan

c. Sebagai alat bukti tertulis yang sangat authentic

d. Dapat menjadi nilai historis

e. Sebagai duta organisasi

f. Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan

2) Laporan

a. Fungsi laporan

b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan

c. Jenis-jenis laporan

Laporan berdasarkan waktu

Laporan berdasarkan bentuk

Laporan berdasarkan penyampaian

Laporan berdasarkan sifat

Laporan berdasarkan isinya

d. Langkah-langkah membuat laporan

3. Formulir

4. Berbagai macam dokumen tertulis

5. Arsip

21

LATIHANa. Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1. Pekerjaan kantor disebut juga pekerjaan….

a. Pokok d. objectives

b. Kertas e. penunjang

c. Sampingan

2. Berikut ini yang merupakan ciri pekerjaan kantor, yaitu ….

a. Bersifat pelayanan d. mencatat data

pembayaran

b. Sebagai duta organisasi e. alat bukti authentic

c. Mencatat pesanan pelanggan

3. Salah satu contoh pekerjaan kantor yaitu ….

a. Hiking d. duta organisasi

b. Mailing e. penunjang

c. Diving

4. Kegiatan berkomunikasidapat dilakukan dengan berbagai cara, salah

satu kegiatan komunikasi tersebut adalah ….

a. Risograph d. mengirim e-mail

22

b. Fotokopi e. filling

c. Diving

5. Berikut ini yang merupakan hasil dari pekerjaan kantor adalah ….

a. Uang pembayaran d. laporan penjualan

b. Calculating e. duplicating

c. Typing

b. Essay

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat , jelas, dan benar.

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor.

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

2. Jelaskan tentang pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan.

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

3. Sebutkan langkah-langkah membuat laporan.

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

4. Sebutkan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir.

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

5. Sebutkan keuntungan membuat formulir.

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

TUGASBuatlah konsep surat dengan menggunakan computer !

23

PENILAIANa. Pilihan ganda

1. Pekerjaan kantor disebut juga pekerjaan….

a. Pokok d. objectives

b. Kertas e. penunjang

c. Sampingan

2. Berikut ini yang merupakan ciri pekerjaan kantor, yaitu ….

a. Bersifat pelayanan d. mencatat data

pembayaran

b. Sebagai duta organisasi e. alat bukti authentic

c. Mencatat pesanan pelanggan

3. Salah satu contoh pekerjaan kantor yaitu ….

a. Hiking d. duta organisasi

b. Mailing e. penunjang

c. Diving

4. Kegiatan berkomunikasidapat dilakukan dengan berbagai cara, salah

satu kegiatan komunikasi tersebut adalah ….

a. Risograph d. mengirim e-mail

24

b. Fotokopi e. filling

c. Diving

5. Berikut ini yang merupakan hasil dari pekerjaan kantor adalah ….

a. Uang pembayaran d. laporan penjualan

b. Calculating e. duplicating

c. Typing

b. Essay

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor.

Jawab :

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang dilakukan untuk mendukung tugas-tugas

utama/pokok perusahaan agar diperoleh keuntungan yang maksimal.

2. Jelaskan tentang pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan.

Jawab :

Pekerjaan bersifat pelayanan karena pekerjaan kantor berfungsi membantu

pekerjaan lain agar pekerjaan/tugas pokok tersebut dapat berjalan secara efektif

dan efisien.

3. Sebutkan langkah-langkah membuat laporan.

Jawab :

Langkah-langkah membuat laporan

1) Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan

2) Mengumpulkan bahan, data, dan fakta

3) Mengklasifikasi data

4) Mengevaluasi dan mengolah data

5) Membuat kerangka laporan

Kerangka laporan terdiri dari :

a) Pendahuluan, berisi :

Maksud dan tujuan dari laporan

Masalah pokok yang dilaporkan, dan

Sistematika laporan.

b) Batang tubuh, berisi :

Data dan fakta pelaksanaan kegiatan,

25

Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan,

Masalah yang terjadi, dan

Pembahasan masalah.

c) Penutup, berisi :

Kesimpulan, dan

Saran

Lampiran pendukung/portofolio.

4. Sebutkan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir.

Jawab :

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :

a) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas.

b) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak semua informasi

harus dibuatkan formulir.

c) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir.

d) Informs dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis.

e) Formulir dibuat secara sederhana.

f) Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang

cukup.

g) Harus ada judul nama formulir.

h) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan.

i) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

j) Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan

direncanakan secara matang.

5. Sebutkan keuntungan membuat formulir.

Jawab :

Keuntungan membuat formulir :

a) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam

penggunaan kertas

b) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

c) Adanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan

d) Mengurangi kegiatan fotokopi.

26

PENILAIAN TUGAS

Buatlah konsep surat dengan menggunakan computer !

Jawab :

PEMERINTAH KOTA MALANGDINAS PENDIDIKAN KOTA MALANG

Jalan Veteran No. 19 MalangTelp. (0341) 551333 Fax.(0341) 560946

Email : disdik@malangkota.go.id

Nomor : 035/002/I/2014 27 April 2015Lampiran : -Hal : Undangan Peringatan Hari Pendidikan Nasional

Yth. Dinas Pariwisata Jalan Sultan Agung 78, SisirBatu

Dengan hormat,

Berdasarkan seluruh Program Tahunan yang telah Dinas Pendidikan susun untuk

periode satu tahun ke depan, kami bermaksud menyelenggarakan kegiatan sosialisasi

pendidikan wajib belajar 12 tahun dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional

tahun 2015, yang akan dilaksanakan pada :

Hari : Sabtu

27

Tanggal : 02 Mei 2015

Pukul : 08.00 – 13.00

Tempat : Gedung Sasana Krida Universitas Negeri Malang

Berkenaan dengan hal tersebut, bersama ini Dinas Pendidikan Kota Malang turut

mengundang dinas Saudara untuk dapat kiranya menghadiri acara kami sebagai tamu

undangan pada penyelenggaraan sosialisasi pendidikan wajib belajar 12 tahun.

Demikian undangan dari kami, atas perhatiannya kami ucapkan termikasih.

Hormat kami,

Kepala Dinas Pendidikan

Dwi Pita Septiana

28

GLOSARIUM

Printer : alat yang dipakai untuk mencetak tampilan monitor ke kertas

e-mail : sarana kirim mengirim surat melalui jalur internet

chatting ; suatu feature / program internet untuk berkomunikasi langsung sesame pemakai internet yang sedang online

teleconference: komunikasi langsung di antara beberapa orang yang berjarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu system komunikasi

29