BIV-inleiding

College 1 BIV algmeen Pag. 2

Bestuur, besturingsparadigma, managementcyclus Pag. 2

College 2 BIV, ICT, beheersing, kwaliteit, COSO, pijlers informatievoorziening

Pag. 4

College 3 Decentralisatie, strategie, interne beheersing, werkgebied, instrumentarium

Pag. 6

College 4 Accountant/controller/informatiemanager Pag. 8

College 5 Typologie ondernemingen (inh. Vraagst.bundel) Pag. 8

College 6 Inkoopproces en verkopen tegen contante betaling Pag. 9

College 7 Voorraadproces Pag. 12

College 8 Verkoopproces en verkopen op rekening Pag. 14

College 9 Productieproces Pag. 16

College 10 Produceren op voorraad/op order Pag. 19

College 11 Personeel, restaurants, accountants, dienstverlening Pag. 22

College 12 Informtiesystemen Pag. 25

Laudon & Laudon bestuderen

College 13 Informtiesystemen Pag. 25

College 14 IT Pag. 30

Tentamen: 23 juni 2011

Belangrijk voor tentamen:

> beveiligingsmaatregelen geautomatiseerd systeem (fysiek, logisch, change management)

> informatie voor leidinggevenden

> geld- goederenbeweging (tekenen + uitleggen + beschikkend/bewarend/registerend/adm)

> processen (inkoop, voorraad, productie, verkoop)

1

Onderwijsprogramma SyntheseInformatievoorziening = interne beheersing organisatie.Organisatie: 3 belangrijkste componenten:

Mensen Middelen (geordend en doelmatig gebruik) Doel

Informatiebehoefte op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Bestuurlijke informatievoorziening (BIV): informatieverzorging ten behoeve van het besturen, doen functioneren en afleggen van verantwoording. Primair zijn de bedrijfsprocessen waarbij waarde wordt toegevoegd voor klanten. De kosten van die processen moeten wel beheerst worden.

ICT: wordt ingezet om bedrijfsprocessen te ondersteunen. Hierbij kunnen verschillende applicaties gehanteerd worden (eiland automatisering) of integratie van ICT en één toepassing: ERP (Enterprise Resource Planning).

Typeringen informatiesystemen: - TPS (Transaction Processing System)- MIS (Management Information System)- DSS (Decision Support System)- ESS (Executive Support System)

General IT Controls Application Controls Betrekking op alle applicaties Gericht op betrouwbaarheid en

continuïteit Functiescheiding Logische en fysieke beveiliging

Interne beheersing binnen één applicatie

Betrouwbare en controleerbare invoer, verwerking, uitvoer en opslag

Secundaire functiescheiding door autorisatie

COLLEGE 1: Vaassen HBI 1.5 1.6 1.7Management: bestuurt organisatie:

Doelbepaling Doelrealisatie (be-)sturen, d.m.v:

- Invoeren activiteiten- Beleidsbepaling en toewijzing middelen- Toetsen resultaten

Belangrijke begrippen zijn control (beheersing) en planning.

Organisatie: mensen die met middelen een doel nastreven (doelbewust, doelmatig/efficiënt en doelgericht/effectief).

Organisatiestructuur: - verdeling van taken over afdelingen en mensen- relaties tussen afdelingen

De organisatiestructuur is gebaseerd op de doelstellingen van de organisatie en kan veranderen door zowel interne als externe factoren.

2

Managementniveaus:

Strategisch: - doelbepaling + strategiebepaling om doel te bereiken- bepalen producten en markten- inspelen op externe ontwikkelingen

Tactisch: - mogelijk maken uitvoering- structurering van de onderneming- capaciteitsplanning (inzetten mensen, middelen en geld)

Operationeel: - voorbereiding en regelen van uitvoering

Soorten organisatiestructuren: functionele oriëntatie (= opsplitsen naar afdelingen) procesoriëntatie (= naar proces indelen, [proces = fulltime]) projectoriëntatie (= naar project, [project =parttime, ook andere werkzaamheden]) lijnorganisatie (= baas met daaronder rechtstreeks ondergeschikten) matrixoriëntatie (nadeel = 2 leidinggevenden (=conflicten)):

3

lijn-staforganisatie:

Opmerkingen bij lijn-staforganisatie:> Administratie kan zowel als ‘staf’ of als ‘afdeling’ geplaatst worden> De staf vaardigt richtlijnen uit voor afdelingen en ondersteunt de directie> De staf hoeft niet perse onder de directie te staan, kan ook op lager niveau ondersteunen

Organisatiedoelen: Algemeen (voorzien in maatschappelijke behoefte) Officiele missie (staat in statuten, ruim geformuleerd, feitelijke doelstellingen veranderen) Continuïteit (vaak vermeld, winst zelden of nooit. Wat is doel en wat is middel?) Concrete doelstellingen (worden in jaarplannen vertaald, zoals omzet, winst, marktaandeel,

klanttevredenheid)

Mintzberg Algemene doelstellingen:1. Continuïteit / overleven2. Efficiency (verhouding opbrengst <-> middelen)3. Autonomie4. Groei (ook belangrijk voor innovatie)

Besturingsparadigma: beheersing en besturing van een bedrijf (p.34 BOEK)Hoofdtaak management: medewerkers in de richting van het organisatiedoel sturen (= besturen en beheersen).

Managementcyclus (=CONTROLcyclus [IST=SOLL?]) p. 35 BOEK: TENTAMEN!!!1. Planning2. Inrichting/organiseren3. Uitvoering/dirigeren = Deming Cycle (William Deming)4. Evaluatie/controleren5. Bijsturing

Controle: toetsen aan een norm (belangrijk voor leidinggevenden)Control: beheersing van activiteiten

COLLEGE 2: Vaassen HBI 1.1 1.2 2.1 2.2 2.5 2.7Een grootboek bevat alle financiële informatie, die de controller bewerkt tot managementinformatie.

Bestuurlijke informatie is nodig voor: Delegatie taken en controle op uitvoering Beslissen (strategisch, tactisch, operationeel) Coördinatie tussen afdelingen, functioneren van de organisatie

Doel BIV: verstrekken informatie aan belanghebbenden (intern en extern!)

4

Starreveld’s definitie BIV: Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ominformatie te verstrekken voor het besturen en controleren van en organisatie.

Administratieve organisatie: complex van organisatorische maatregelen voor een goede werking van de bestuurlijke informatievoorziening

Kenmerken informatie op strategisch en operationeel niveauKenmerk Strategisch Operationeel Bron Extern InternReikwijdte Breed AfgebakendAggregatie Geaggregeerd GedetailleerdTijdspanne Toekomst HedenActualiteit Relatief oud ActueelNauwkeurigheid Laag HoogFrequentie Laag Hoog

Informeel Formeel

Gegevens <> informatie: informatie heeft betekenis voor de gebruikerControle <> control: controle is het toetsen van de realiteit (IST) aan de norm (SOLL), control is het beheersen en besturen van een organisatie voor efficiency en effectiviteit.Internal control <> Management control: internal control is alle controle door of namens de leiding op proces en uitvoering, management control is meer gericht op controle op medewerkers.

Interne controle = alle controle door of namens de leiding.Internal control is volgens COSO (1992) gericht op:• Betrouwbaarheid financiële rapportages• Naleving wet- en regelgeving• Effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering• Bewaking waarden in een organisatie

Management control (lijkt sterk op IC) is meer gericht op de medewerkers.Soorten problemen met werknemers:• Ze weten niet goed wat ze moeten doen• Niet gemotiveerd• Onvoldoende capaciteiten voor taakuitoefeningGedrag proberen te invloeden door:• Organisatiecultuur te scheppen (type medewerkers)• Training• Verstrekken voldoende hulpmiddelen• Geven juiste voorbeeld• Formuleren en uitdragen missie• Opstellen gedragscode en controle naleving.

Preventieve maatregelen zijn gericht op het voorkomen van afwijkingen (vooraf), zijn van organisatorische aard, zoals functiescheidingen en toegangsbeveiliging.Repressieve maatregelen zijn gericht op het achteraf ontdekken van afwijkingen, zoals verbandscontroles, inventarisatie.

COSO ERM Enterprise Risk Management (2004) • Begin deze eeuw: ondernemingsschandalen door te grote risico’s management (o.a. Ahold).• Behoefte aan internationale richtlijnen om bedrijfsrisico’s te beheersen.

5

• Optimale balans tussen resultaat en risico’sERM bestaat uit een aantal componenten:1. Interne omgeving risicocultuur, ethische normen, houding management, aanwezigheid procedures2. Formuleren van doelen missie, rekening houdend met risico-acceptatiegraad3. Identificatie van kritische gebeurtenissen risico’s en kansen4. Risico-inschatting kans dat het gebeurt + gevolgen, periodiek analyseren5. Reactie op risico’s acceptatie, vermindering, verzekering, vermijden6. Beheersingsactiviteiten preventie, repressie, richtlijnen en procedures7. Informatie en Communicatie formulatie taken en procedures, verantwoording rapporteren8. Bewaking en evaluatie van het systeem monitoring, controle, operational audits, business risk

audits (goede werking is echter moeilijk vast te stellen)

Grondpatroon informatievoorziening:

Waardekringloop geld-goederenbeweging:

De binnenste lijn is in het geval van industrie / productieonderneming

Door controletechnische functiescheiding probeert men tegengestelde belangen te creëren , waardoor de opportunity costs minimaal worden. Ook kunnen zo de functionele processen als inkoop, productie, verkoop etc. beheerst worden. Er zijn 5 verschillende functies:

1. Beschikkend verleent opdracht2. Bewarend geeft goederen af aan beschikkende functie3. Registerend registreert opdracht, afgifte en productie in grootboek4. Controlerend vergelijkt registraties grootboek met werkelijkheid5. Uitvoerend voert opdracht uit voor beschikkende functie

6

Controleverbanden:

COLLEGE 3: Vaassen HBI 1.3 1.4 2.3 2.6 2.8

Informatiesystemen en decentralisatieKeuze centralisatie of decentralisatie hangt af van veel factoren:

1. Aard + omvang organisatie, (banken, levensmiddelenconcern)2. Kosten en baten van beheersing (invoeren nieuwe software?)3. Noodzakelijke functiescheiding tussen systeemontwikkeling en gebruikers (functiescheiding

automatisering is heel belangrijk > tentamen)4. Toepassing van grote mainframes neemt af door grotere verwerkingskracht kleine computers

(minder gebruik centrale computers bij hoofdvestiging waar servers op aangesloten zijn per losse vestiging, meer losse pc’s die op de losse servers aangesloten zitten)

Volgens het boek zijn deze factoren:1. Maatschappelijke ontwikkelingen (wel decentralisatie, dwingt tot delegatie, unit management)2. Motivatie en betrokkenheid personeel3. Kosten en baten4. Gebruikerseisen (toegestane vertraging, info-eisen, gewenste beheersbaarheid, beveiliging)

Informatieverzorging en strategieKritieke succesfactoren (KSF): factoren die bepalend zijn voor het behalen van concurrentievoordeel.KSF hebben verband met bedrijfsprocessen. Informatieverzorging moet management info opleveren over deze processen.

1. Bepaal KSF’s [kansen en bedreigingen] marktaandeel, omzetgroei, klantentevredenheid, inkoopprijzen, betaalgemak

2. Bepaal processen die hiervoor verantwoordelijk zijn [interne sterkten en zwakten] inkoop, verkoop, service, productie, personeelsbeheer

3. Bepaal variabelen waarover gerapporteerd moet worden omzet, klachten, bezettingsgraad4. Stel managementrapportages vast en frequentie normen toekennen aan variabelen

Soorten controles (methoden en technieken van AO en IC) Totaalcontrole, deelwaarneming (integraal of steekproef), verbandscontrole Directe en indirecte controle

- Directe controle = operationele processen (action control, lager niveau)- Indirecte controle = uitkomsten van die processen (result control, hoger niveau)

Formele en materiële controle - Formele controle = cijfermatige juistheid + naleving voorschriften etc. (overeenstemming procedures (Soll) en registratie of verstrekte informatie (Ist)).

7

- Materiële controle = overeenstemming administratie en werkelijkheid (bestaan) en toelaatbaarheid. (overeenstemming feitelijke toestanden (Soll) en registratie of verstrekte informatie (Ist)).

Negatieve en positieve controle- Negatieve controle is gericht op volledigheid (meestal passiva)- Positieve controle is gericht op juistheid en bestaan (meestal activa)

Porter > focusstrategie: organisaties zullen zich richten op de activiteiten waarin ze uitblinken, en ter compensatie zullen ze samenwerkingsverbanden met andere organisaties aangaan. Zo’n verbanden eisen een goede informatieverzorging intern (tussen partners) en extern (voor derden).

COLLEGE 4: Vaassen HBI 1.8

Interne controle gericht op:- juist gebruik bevoegdheden- volgen richtlijnen en voorschriften- beveiliging van bezittingen- betrouwbare informatievoorziening

Taken:Accountant - beoordelen kwaliteit system

- beoordelen betrouwbaarheid informatie

Controller: Rol 1: business advocate (ondersteunt management, prospectief, betrokken, mindervolgens financiële administratie)Riedijk Rol 2: corporate policeman (onafhankelijk van management, retrospectief,

buitenstaander, controleert betrouwbaarheid financiële info)Rol 3: financieel adviseur (combinatie rol 1 en 2)

volgens Rol 1: scorekeeper (bijhouden uitkomsten financiële transacties)V. Leeuwen Rol 2: financial controller (financiële feiten bijhouden en efficiëntieverbetering)& Wemmen- Rol 3: management controller (advies management + financiële informatie)hove Rol 4: finance of the future controller (verplaatst in management, breed)

Informatiemanager: - plant IT- goede werking systemen + investeren- effectief gebruik infrastructuur IT- strategieformulering door CIO (Chief Information Officer, topmanagement)

COLLEGE 5: Vaassen HBI 12.1 t/m 12.6 + Typologie ondernemingenDe AO van is gebaseerd op de soort organisatie (handel/productie). Als er een goederenstroom aanwezig is, vereist dat een eigen registratie. Die is anders bij productie dan bij handel.

Starreveld: - Organisaties met goederenbeweging Handel

- inkoop en verkoop Productie

- stukproductie op order- massaproductie op voorraad

- Organisatie zonder een dominante goederenbeweging

8

Beperkte goederenbeweging (restaurants, reparatiebedrijven) Beschikbaarstelling ruimte (hotels, woningen) Beschikbaarstelling kennis (uurtje-factuurtje)

Handel- AO moet er hierbij beheersing van goederenstroom verzekeren- Magazijnmeester aanwezig (ontvangsten en uitgiften)- Ontvangsten aansluiten met inkoopfacturen, afgiften met verkoopfacturen- Inventarisatie periodiek: begin + inkopen – verkopen = eind

Productie- Is omzetting grondstoffen, manuren en machine-uren in producten [geen omzetting]- Belangrijk is beheersing productieproces- Normen bepalen vooraf > Soll > voorcalculatie- Werkelijk verbruik meten en vastleggen > Ist Stukproductie / seriestukproductie (naar specificaties opdrachtgever, iedere opdracht anders, met

eigen calculatie. Geen harde productienormen) Massaproductie (identieke producten in grote aantallen):

1. Homogene massaproductie bier, suiker2. Heterogene massaproductie meubels, fietsen, pennen

Dienstverlening met beperkte goederenbeweging- Dienstverlening belangrijker dan goederen- Controle op verbruik goederen/grondstoffen is moeilijker dan bij productiebedrijven- Controlemogelijkheden restaurant - Verband inkopen grondstoffen met omzet

- Functiescheiding tussen keuken en bediening

Risico’s: - dienstverlening schiet tekort door inadequate registratie klantorder- werknemers schrijven meer uren dan werkelijk gewerkt

Maatregelen: - procedures orderbevestiging en doorlopende nummering- functiescheiding acceptatie order en productie- testklanten

Beschikbaarstelling ruimte- Woningbouwvereniging:

– Probleem is de volledigheid van opbrengsten– Controle op leegstand door directe waarneming

- Theater, zwembad, popconcert etc.– Vaassen: quasigoederenbeweging, gedrukte en genummerde toegangskaarten met

voorraadbewaking. Nauwelijks meer in gebruik.– Nu: toegangskaarten worden bij aankoop door de computer geprint. Kasopbrengst

moet sluiten met afgegeven kaarten.

Beschikbaarstelling kennis- Uurtje – Factuurtje (aansluiting gewerkte uren met facturering)- Aansluiting beschikbare uren met verantwoorde uren: jobtime/shoptime- Beoordeling percentage improductieve uren- Beoordeling gewerkte uren met vast budget

9

COLLEGE 6: Vaassen HBI 7 en 13.1Handel = inkoop, opslag (voorraad) en verkoop

Tegen contante betaling (supermarkten, warenhuizen, winkels) [= specifieke risico’s] Op rekening (groothandel)

Bij handel is er een sterk verband tussen geld- en goederenbeweging: BV + I – EV = VerkopenBelangrijkste functiescheiding: Inkopen – Magazijn – Verkopen

Risico’s verkoop tegen contante betaling:• Diefstal kasgeld / goederen

– Afsluitbare kassalade – Procedure kasoverdracht en dagelijkse inventarisatie, 2 functionarissen– Niet accepteren grote coupures – Beperken hoeveelheid kasgeld – Oogtoezicht bij kassa – Detectiepoortjes en bewakingscamera’s

• Niet / te weinig betalen door klant – Oogtoezicht, camera’s – Afgifte kassabon bv als garantiebewijs of bij ruil – Steekproefcontrole uitgang

• Diefstal uit winkel door klanten en personeel• Functievermenging (verkoop = beschikken, kassahouder = bewaren, aanslaan = registeren)

- Door goede kassaprocedure en kritische tegenrol klant (= tegengesteld belang) is risico gering

Risico’s verkoop op rekening:• Kredietwaardigheid klanten

– Bewaken kredietposities klanten– Kredietbeoordeling nieuwe klanten niet door verkoop

• Niet factureren verkopen– Functiescheiding inkoop magazijn verkoop

Primair: inkoop, magazijn, verkoop, debiteuren, facturering, crediteuren, fin. adminSecundair: ontvangst, kwaliteitscontrole, expeditie, medewerkers afdelingen

– Periodieke verbandcontroles en cijferbeoordelingen Inkoop = ontvangen = goedgekeurd + afgekeurd Afgekeurd = retour + vernietigd Bedrag ontvangen goederen = € ontvangen facturen = betaalde facturen Bedragen ontvangen = afgeboekte debiteuren Gefactureerde goederen = ontvangen gelden

– BV + I – EV = Verkopen• Grote debiteurenpositie / te laat betalen door debiteuren

– Functiescheiding inkoop magazijn verkoop

> INKOOPBeschikkend: bindt onderneming tegenover anderen

Risico’s + maatregelen Geschenken en steekpenningen waardoor te duur wordt ingekocht

- Screening inkopers- Gedragscode met sancties- Offerteprocedure

10

- Cijferbeoordeling inkoopprijzen van inkopers Te veel of te weinig inkopen

- Goede voorraadadministratie met bestelniveau- Autorisatie inkopen

Slechte kwaliteit inkopen- Inkopen bij vooraf gescreende leveranciers- Periodieke beoordeling leveranciers prijs-kwaliteit

Te duur inkopen- Offerteprocedure- Afstemming inkoopprijs met prijslijst voor sluiting inkoop- Belonen inkopers op basis van inkoopresultaat

Inkoopproces1. Impuls inkoopopdracht: • Min voorraadsignalering (bestelling door magazijnmeester of bv bedrijfsbureau)• Bedrijfsbureau bij speciale producten• Verkoopafdeling • Inkoper

2. Bepalen minimum bestelvoorraad: • Verbruik per periode• Levertijd (hoe langer, des te hogere voorraad)• Inkoopprijs (kortingen?)• Inkoopkosten• Kosten opslagMinimum voorraadsignalering:• Magazijnmeester• Kantoorvoorraadadministratie

3. Uitvoering inkoopopdracht: • Wie kan leveren a.d.h.v. leveranciersbestand + productdocumentatie• Offertes + condities opvragen• Leverancierskeuze• Bestellen en invoer in bestelorderbestand:

Ordernummer HoeveelheidBesteldatum PrijsArtikelnummer (barcode) LeverdatumLeverancierscode Overige condities

• Voortgangssignalering

4. Ontvangst goederen: • Bij ontvangst wordt gecontroleerd op:

– Juistheid– Volledigheid– Tijdigheid

• Controle + ontvangst vindt plaats door magazijnmeester of afzonderlijke afdeling

5. Controle inkoopfacturen: • Door administratie (onafhankelijkheid) op basis van

– Bestelorder van inkoper (systeem)– Ontvangstmelding van magazijnmeester (systeem)– Factuur van leverancier ontvangen en vastgelegd door de postafdeling (??!!)

11

6. Crediteurenadministratie • Bewaarfunctie • Registreert inkopen en betalingen• Beheert stamgegevens crediteuren (NAW, bankrekeningnummer )• Boekingen in CA zijn sluitstuk van het inkoopproces• Informatie: - te betalen per periode

- overzicht betalingsopdrachten- kortingsvoorwaarden- historische overzichten (afname, schuldpositie)

7. Betaling facturen: • Alleen op basis van originele gecontroleerde facturen. • Systeem signaleert betaaldata en krediettermijnen. • Goedkeuring door procuratiehouder (beschikken).

Offerteprocedure:Voor omvangrijke aankopen of afsluiten afroepcontracten

• Kies beperkt aantal leveranciers• Offerteaanvraag opstellen• Aanvraag in offerteregister en per aanvraag controleren of offerte ontvangen is • Na ontvangst inschrijven in register en ongeopend bewaren tot sluitingsdatum• Na sluitingsdatum openen door 2 personen• Maak keuze

Voortgangscontrole (door middel van code 0 of 1 in systeem):1. Orderplaatsing2. Goederenontvangst3. Factuurontvangst4. Factuurcontrole5. Betaling

COLLEGE 7: Vaassen HBI 8Magazijnfunctie = bewarende functie in opdracht van beschikkende functie afgifte/ontvangst

• Magazijnfunctie is een overbrugging in tijd:• Inkoop – Verkoop• Inkoop – Productie• Just in Time

Aan voorraden zijn kosten gebonden:– Magazijnkosten, ruimte en stellingen– Magazijnbeheer– Rente vermogensbeslag– Diefstal– Veroudering– Kwaliteitsverlies

Risico’s voorraadproces:• Diefstal goederen (personeel/derden)

– Gesloten magazijn (kosten/baten afwegen)– Afgifte en ontvangst tegen kwijting– Afgifte- en ontvangstregistratie in voorraadadministratie

12

– Inventarisatie. • Veroudering + kwaliteitsverlies

– Registratie goederen met lage omzet– Procedures voor afkeur en vernietiging – Periodieke controle op waardevermindering a.d.h.v. marktprijzen– Periodieke inventarisatie– Opslag in geschikt magazijn

• Voorraadadministratie niet up-to-date– Automatische bijwerking a.d.h.v. geautoriseerde inkopen– Geprogrammeerde controles invoer / mutaties

• Verantwoording: te laat / andere dan ontvangen– Functiescheiding inkoop – magazijn– Automatische bijwerking voorraadadmin.– Onverwachte voorraadopnames

Taken magazijnmeester: controleert goederen met vrachtbrief en bestelorder stelt eventueel de kwaliteit vast werkt voorraadadministratie bij

Taken voorraadadministratie: Registreren voorraden:

o per artikelsoort (bij bv. technische artikelen)o Per stuk (bij bv. Kunstvoorwerpen)o Per partij / artikelgroep

Signaleren minimumvoorraad, bestelvoorraad Signalering incourante producten

o Producten met lage omzetsnelheido Aankoopdatum in barcode product (kleding)

• Signalering te grote voorraden

Voorraadbegrippen: > Technische voorraad (fysiek aanwezig)> Economische voorraad (waarover prijsrisico gelopen wordt) + Technische voorraad + lopende bestellingen (waarover prijsafspraak van is gemaakt) - lopende verkoopverplichting (waarover al prijs is vastgesteld) = economische voorraad

Info te halen uit voorraadadministratie:

Magazijnlocatie Omschrijving en aanduiding artikel Vaste verrekenprijs Bestelniveau, bestelhoeveelheid Leverancierscode Omzet BTW-code Gereserveerde of verkochte hoeveelheid

Soorten magazijn:• Gesloten magazijn

Afgesloten ruimte beheerd door magazijnmeester

13

Afgifte goederen aan bevoegden tegen kwijtingMagazijnmeester heeft informatie uit voorraadadministratie

• Open magazijn • Bovenstaande drie punten ontbreken• Voor goederen van geringe waarde• Voor goederen met sterk verbruiksverband productie (massaproductie)• Verbruik beoordelen middels retrograde methode, vanuit de productie het toegestaan

verbruik beoordelen

Retrograde methode:• Beoordeling verbruik grondstoffen bij open magazijn:

o Beginvoorraad + Inkopen (ontvangsten) -Eindvoorraad=Verbruik.o Hoeveelheid geproduceerde goederen geven het toegestane verbruik (standaarden

bij massaproductie)o Verschil te verklareno Als verschillen (in waarde) te groot worden kan een gesloten magazijn worden

ingevoerdo Afweging kosten tegen baten

Inventarisatie:• Doel:

– accountant: vaststellen balanswaarde van de voorraad.– bedrijf: toets op werking (administratieve) organisatie

• Procedure:– Bepalen inventarisatiemoment, seizoensinvloeden.– Keuze integraal of partieel roulerend.– Onafhankelijke controleur– Controle voorraadadministratie met voorraad en van voorraad met administratie

COLLEGE 8: Vaassen HBI 10 en 13Taken verkoopafdeling:• Het verkrijgen van orders (internet, telefoon, fax, vertegenwoordiger)• Het correct uitvoeren van de orders (goed en op tijd)• Het verzorgen van klantenbinding

Risico’s + maatregelen:• Te lage verkoopprijzen of te hoge kortingen verkopers

- Prijslijsten met kortingtabellen- Cijferbeoordeling verkopers op behaalde marges- Steekproefcontrole administratie op verleende kortingen

• Handelen voor eigen rekening (winkel in de winkel)- Functiescheiding inkoop – verkoop- Duidelijkheid verkoopprocedure naar klanten

• Verkopen op rekening aan niet-kredietwaardige klanten- Kredietbeoordeling laten uitvoeren door aparte afdeling kredietbeoordeling- Adequate registratie kredietpositie klanten

• Later of eerder verantwoorden van verkopen (bonussen!)- Financiële administratie moet verkoop transacties registreren.

• Grote debiteurenpositie (of oninbaar)- Kredietbewaking, maanprocedure

14

- Stimuleren snelle betaling door korting- Korte betaaltermijn

• Niet-factureren van klanten- Functiescheiding facturatie en uitgifte goederen (verkoop / magazijn)- Doorlopende nummering verzenddocumenten en periodiek afstemmen met facturen- Voorfacturering

Verkoopproces1. Offerteaanvraag, orderbeoordeling

2. Orderontvangst en orderacceptatie - Via vertegenwoordiger

- Telefonisch, internet of schriftelijk

3. Goederenuitlevering - Magazijnmeester mag alleen uitleveren in opdracht van verkoper!

4. Facturering - Voorfacturering [na goedkeuring verkooporder, daarna pas klaarzetten magazijn]- Nafacturering [factureren als goederen al klaarstaan, bij afhankelijke prijs gewicht]- Tussenfacturering [tegelijk met magazijnopdracht (afstemming afgiftemelding + factuur)]

Orderbeoordeling• Leverbaarheid producten

- Info uit voorraadadministratie- Bij niet-voorraad: info bij inkoop of productieafdeling over leveringstermijnen

• Prijsbepaling- Info uit klantenbestand over leveringsvoorwaarden en kortingen

• Kredietwaardigheid klant- Bepalen kredietlimiet per klant- Beoordelen omzet- en betaalgedrag- Bij nieuwe klant info over kredietwaardigheid (Dun & Bradstreet; Graydon)

Facturering• Op basis van ordergegevens en magazijn-afgiftegegevens• Middels geïntegreerd systeem van orderverwerking (statuscode)Cyclisch factureren = na afloop van periodes verzamelnota’s samenstellen

Debiteurenadministratie:• Administratie door twee afdelingen:

- Debiteurenafdeling bewaart en bewaakt individuele debiteurenposities (tijdigheid)- Fin administratie registreert vorderingen in totalen

• Hoofd fin afdeling controleert aansluiting

Voorziening dubieuze debiteuren:• Statische methode (taxatie per debiteur alleen voor grote vorderingen)• Dynamische methode (percentage van de omzet)(in praktijk vaak mengeling)

Factoring• Verkopen van vorderingen aan derden• Met geheel of gedeeltelijke overdracht risico’s

15

• Lager werkkapitaal nodig Voordelen factoring:

Direct liquide middelen beschikbaar. Lager benodigd werkkapitaal (bank) Debiteuren verdwijnen van de balans (solvabiliteit) Debiteurenbeheer en incasso worden overgenomen

Nadelen factoring: Hogere kosten, handelingen en rente Factormaatschappij neemt contact met klant over Niet alle klanten worden overgenomen (beoordeling)

Informatiebehoefte hoofd verkopen:– Omzet– Winstmarge.– Specificatie per regio– Specificatie per vertegenwoordiger– Specificatie per periode t.o.v. vorige periode– Verkoopkosten– Voorraadhoogte– Betalingsgedrag afnemers– Ontwikkeling kortingen

COLLEGE 9: Vaassen HBI 9Uniek is transformatieproces, overige is gelijk aan handelsproces.Transformatie: de omzetting van grondstoffen en mens- en machine-uren in producten. De aard van deze omzetting bepaalt de AO en de interne beheersingsmaatregelen.

• Massaproductie– Productie op voorraad (markt), geen specifieke wensen afnemers

• Homogeen (suiker, bier)• Heterogeen (meubels, auto’s)

• Stukproductie– Productie op order met specifieke wensen afnemers.– Seriestukproductie, een kleine serie identieke producten (huizen, boten, machines)

Risico’s productieproces algemeen:• Inefficiënte productie

- Functiescheiding: 1. Bedrijfsbureau (voorcalculatie), 2. Productie (realisatie), 3. Fin administratie (nacalculatie)

- Registratie werkelijk verbruik en werkelijke productie door productieafdeling- Voor- en nacalculatie: > Per afdeling (massaproductie) retrograde methode

> Per order (stukproductie) • Overproductie (door ongeautoriseerde productie)

- Productieafdeling wil efficiënt produceren met hoge bezetting (target) - Productie afstemmen met voorraad en verkoop.

• Onbetrouwbare standaarden - Functiescheiding ontwerpafdeling/laboratorium en bedrijfsbureau- Directierichtlijnen ten aanzien van opstellen standaarden en kwaliteitscontroles- Door nacalculatieverschillen standaarden optimaliseren

• Diefstal halfproducten - Toegangsrestrictie productieruimte

16

- Kwijting bij afgifte (ook tussen verschillende productieafdelingen)- Periodieke inventarisatie

• Onbetrouwbare voorcalculatie bedrijfsbureau - Functiescheiding bedrijfsbureau en productie- Directierichtlijnen ten aanzien van kostencalculaties en tarieven- Door nacalculatieverschillen de voorcalculaties optimaliseren

Productieplanning:• Productie op voorraad

– Jaarplanning = basis, rekening houdend met voorraden en verkoop– Optimale bezetting machines en minimale omstelkosten (optimale seriegrootte)– Standaardvoorcalculatie eenmalig, soms bijgesteld, norm is hard

• Productie op order– Planning = basis, dus onzeker en korte – Voorcalculatie per order, minder harde norm

Informatie voor bepaling optimale seriegrootte• Omstelkosten van product A naar B• Voorraadkosten• Eventueel seizoen patronen verkoop

Bedrijfsbureau:• Productie met heterogene of stukproductie > bedrijfsbureau productieplanning en

voorcalculaties• Functie: het voorbereiden en bewaken van het productieproces• Taken:

– Maken van tekeningen en stuklijsten– Maken voorcalculatie– Reserveren grondstoffen– Bestellen niet-voorraadproducten– Inplannen productie– Maken en verstrekken werkopdrachten en magazijnuitgiftebonnen– Bewaken voortgang en eventueel bijsturen– Geen verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de productie– Geen verantwoordelijkheid voor de nacalculatie (administratie)

Gegevens t.b.v. voorcalculatie:- specificatiegegevens- bewerkingen en bewerkingstijden + plaats- onderdelengegevens- verrekenprijzen en tarieven (mensen, machines, onderdelen)- regels voor opstellen voorcalculatie-

Gegevens t.b.v. planning en voortgangscontrole:- lopende orders- leveringsschema’s- productiecapaciteit- aanwezige voorraden- lopende productieorders- kostprijsbepalende factoren- regels voor opstellen productieplan

17

PRODUCTIE OP VOORRAAD:(productierapport periodiek of dagelijks)

– Hoeveelheid gereedgekomen product– Verbruik grondstoffen– Verbruik mens- en machine-uren (ev.) – Afval en uitval

Productierapport wordt gebruikt voor:– Beoordeling efficiëntie productie (nacalculatie)– Voortgangscontrole en planning

PRODUCTIE OP ORDER: • Nacalculatie per order• Registratie op ordernummer

– Grondstoffen en materialen– Mensuren– Machine-uren

Bij massaproductie (op voorraad!) gebruikt men de retrograde methode:• Per periode registreert men het verbruik:

– Grondstoffen – Machine-uren– Mens-uren

• Stel de productie vast (binnengekomen in magazijn)• Per product heeft men harde productienormen• Vermenigvuldig het standaard verbruik ,met de productie• Vergelijk dat met het werkelijk verbruik• Analyseer de verschillen

Verschillenanalyse:• Efficiencyverschillen

– Werkelijk verbruik versus toegestaan verbruik.• Bezettingsverschillen

– Werkelijke bezetting versus geplande bezetting (mogelijke oorzaak te weinig verkoop)

• Prijsverschillen– Werkelijke inkoopprijzen versus verrekenprijs. (mogelijke oorzaak te duur ingekocht)

Productieproces:1. Productontwerp2. Jaarplanning, kostencalculaties en productieplanning3. Werkvoorbereiding4. Grondstofafgifte5. Productie-uitvoering en productieverantwoording6. Nacalculatie

18

COLLEGE 10: Vaassen HBI 14.1 14.

PRODUCTIE OP VOORRAAD:– Productie voor een onpersoonlijke markt– Lange tijd repeterende productie van dezelfde producten– Harde normen, betrouwbare productiestandaarden– Voor- en nacalculatie (per afdeling, retrograde methode)

Risico’s en maatregelen productie op voorraad:• Onbetrouwbare standaarden (laag risico)

– Functiescheiding bedrijfsbureau en laboratorium/ontwerpafdeling– Directierichtlijnen ten aanzien van kwaliteitscontrole ontwikkelproces– Door nacalculatieverschillen de standaarden optimaliseren

• Investeringen in productiefaciliteiten– Investeringsplansning opstellen– Autorisatie investeringen door management op basis van planning

• Onbetrouwbare voorcalculatie bedrijfsbureau– Functiescheiding bedrijfsbureau en productie– Directierichtlijnen ten aanzien van kostencalculaties en tarieven– Optimalisatie voorcalculaties door nacalculatieverschillen

• Inefficiënte productie– Functiescheiding bedrijfsbureau, productie en financiële administratie– Registratie werkelijk verbruik en werkelijke productie– Nauwkeurige standaarden voor productie– Voor- en nacalculatie per afdeling

• Logistieke complexiteit– Permanente controles door bedrijfsbureau, productieafdelingen magazijnafdeling op

goederenstroom– Voortgangscontroles– Unieke identificatie productieorders in geautomatiseerd systeem

• Diefstal onderhanden werk– Restricties toegang productieruimte (afsluitbare ruimte)– Kwijting bij afgifte– Periodieke inventarisatie

• Afkeuren van goede producten– Functiescheiding kwaliteitscontrole en productie– Aparte plaats magazijn afgekeurde en goedgekeurde producten

• Onvoldoende productiekwaliteit– Kwaliteitscontrole grondstoffen– Kwaliteitscontrole eindproducten– Vernietigingsprocedure en vierogenprincipe– Klantgericht informatiesysteem waarin klachten worden vastgelegd

• Onder- of overproductie– Verkoopprognoses door verkoopafdeling– Adequate productieplanning met tussentijdse bijsturing

Vaststelling volledigheid opbrengsten:• Bedoeling: Het leggen van het verband tussen de geld- en goederenbeweging• Bij handelsbedrijf zeer eenvoudig:

– Verhandelde goederen ondergaan geen verandering– Inkoop goederen = uitgaande geldstroom

19

– Verkoop goederen = inkomende geldstroom– Verschil inkoop en verkoop goederen = mutatie voorraden

• Bij productie op voorraad iets moeilijker– Grondstoffen, machine-uren en manuren worden omgezet in producten– Ingekochte grondstoffen = uitgaande geldstroom– Grondstoffen: Inkopen + BV – EV = aan productie afgegeven– Aan productie afgegeven * productienorm = productie eindproduct– Productie + BV – EV = Verkopen eindproduct– Verkopen = inkomende geldstroom

Retrograde methode:• Beoordeling verbruik grondstoffen bij open magazijn (massaproductie = open magazijn) • Beginvoorraad + Inkopen – Eindvoorraad = Verbruik• Hoeveelheid geproduceerde goederen geven het toegestane verbruik (standaarden)• Verschil > verklaren (verschillen te groot; mogelijk gesloten magazijn, afweging kosten/baten)

PRODUCTIE OP ORDER:• Iedere order verschilt van de anderen• Prijsafspraken met opdrachtgever:

– Aangenomen werk, vaste prijs– Regiewerk, kosten worden met winstopslag in rekening gebracht– Gevaar als beide voorkomen: het verschuiven van kosten van vast naar regie of

omgekeerd

Risico’s en maatregelen productie op order:• Onbetrouwbare normen, groot risico

– Goed werkend bedrijfsbureau– Analyse voor- en nacalculatie door financiële administratie

• Product voldoet niet aan wensen klant- Productspecificaties en andere afspraken goed vastleggen- Klachtenregistratie en bewaking afhandeling klachten- Analyse oorzaken klachten

• Lange doorlooptijd en complexiteit van de order- Goede planning en voorbereiding productie- Bewaking voortgang productie

Vaststelling volledigheid opbrengsten:• Bedoeling: Het leggen van het verband tussen de goederenbeweging en de geldbeweging.• Bij productie op order zeer moeilijk

– Grondstoffen, machine-uren en manuren worden omgezet in producten– Ingekochte grondstoffen = uitgaande geldstroom– Grondstoffen: Inkopen + BV – EV = aan productie afgegeven– Aan productie afgegeven x productienorm = productie eindproduct– Verkopen = inkomende geldstroom

• De nacalculatie vindt per order plaats• Alle verbruikte grondstoffen, machine-uren en manuren worden per order geregistreerd• Bij aangenomen werk wordt de nacalculatie vergeleken met de voorcalculatie en de

verschillen geanalyseerd• Bij regiewerk worden de geregistreerde kosten met winstopslag bij de klant in rekening

gebracht

20

Verbanden: Grondstoffen: begin + inkoop – eind = aan productieafdeling afgegeven grondstoffen Eindproducten: afgegeven x productiestandaard = opgeleverde eindproducten Verkopen: opgeleverd + beginvoorraad – eindvoorraad = verkocht

Organisatorische randvoorwaarden goede administratieve organisatie:1. Functiescheiding2. Begroting3. Richtlijnen management

Productieproces (op voorraad):1. Signaal verkoopafdeling2. Productontwikkeling3. Kwantitatieve + financiële voorcalculatie4. Productieorderbestand bijwerken5. Afgifte grondstoffen + materialen + gereedschappen6. Productie7. Productierapport8. Voortgangscontrole bedrijfsbureau9. Gereed-code in productieorderbestand10. Kwaliteitscontrole11. Kwantitative + financiële nacalculatie (per afdeling!)12. Verkooporder (afgifte eindproduct aan expeditieafdeling)

MASSAMAATWERKRisico’s en maatregelen:

• Levering product dat niet aan specificatie klant voldoet- Adequate orderregistratie- Onafhankelijke controle op overenstemming order en productspecificaties- Onafhankelijke kwaliteitscontrole eindproduct- Onafhankelijke klachtenregistratie- Klantgericht informatiesysteem waarin (klachten over) productkwaliteit- Voortgangscontrole afhandeling klachten

• Onvoldoende kwaliteit van onderdelen- Kwaliteitscontrole- Vernietigingsprocedure

• Onvoldoende voorraden- Adequate voorraadplanning, gebaseerd op verkoopprognoses- Minimale bestelvoorraden hanteren- Inkopen bij betrouwbare leveranciers

• Vraag naar producten is moeilijk te voorspellen- Nauwkeurige marktanalyses (vraag klanten + seizoenspatroon)- Capaciteitsplanning

Bij massamaatwerk is er een sterk verband tussen de geld- en goederenbeweging doordat er nauwkeurige standaarden worden gehanteerd. Deze zijn nauwkeurig omdat de specificatie van het eindproduct gelijk is aan de productiestandaard.

Verbanden:Beginvoorraad onderdelen + inkoop / geproduceerd – eindvoorraad = afgegeven

21

Afgegeven x productiestandaard = opgeleverde eindproducten = verkochtCOLLEGE 11: Vaassen HBI 11.2 15.1.1 15.2.1 17.1Personeelswerving:

• Bepaling behoefte – Tekort op korte of langere termijn (personeelsplan) – Mogelijk eerst intern werven – Goedkeuring aanvraag

• Werven – Adverteren – Gesprekken met kandidaten – Keuze kandidaat, afspreken arbeidsvoorwaarden en opmaken contract

• Opneming gegevens in personeelsinformatiesysteem – Vaste gegevens: -personeelsnummer

-arbeidscontractnummer-persoonlijke gegevens medewerker-functie-specifieke kennis en vaardigheden-carrièreplan

– Variabele gegevens : -prestaties-uitkomst evaluaties-afspraken-aanpassingen-aanpassingen carrièreplan

Honorering:• Het gedrag van medewerkers bepaalt succes van de onderneming • Evaluatie en beloning spelen daarin een grote rol • Doelstellingen moeten SMART zijn

– Specifiek, concreet te realiseren door medewerker – Meetbaar, normeerbaar – Acceptabel, draagvlak bij groepsdoelstellingen – Realistisch, haalbaar – Tijdgebonden, wanneer (begin – eind)

Probleem bij prestatiebeloning:• Je krijgt wat je beloont• De medewerker probeert zijn doelstelling te halen en laat mogelijk andere taken liggen• Suboptimalisatie: beslissingen die wel goed zijn voor een afdeling of voor een nagestreefd

doel maar niet voor het bedrijfVaak moeilijk meetbaar, stukloon is de meest zuivere vorm van prestatiebeloning

RESTAURANTS

Risico’s en maatregelen:• Ontvangen ingrediënten van slechte kwaliteit

– Kwaliteitscontrole bij ontvangst (kwaliteitscontroleur of chef + bedrijfsleider)• Verlies waarde van dagverse producten

- Adequate faciliteiten voor opslag (koelcellen bv)- Registratie ontvangstdatum en uiterste houdbaarheidsdatum

22

- Dagelijkse afstemming inkoper en chef-kok over benodigde hoeveelheden- Afkeur en vernietiging door chef-kok en medewerker fin. admin + protocol- Cijferbeoordelingen hoeveelheid afgekeurd

• Tekort ingrediënten of drank- Beoordeling niet-uitgevoerde bestellingen aan klanten door bedrijfsleider (goederen

niet op voorraad)- Adequate voorraadadministratie

• Serveren onjuiste bestellingen / onjuiste registratie orders- Functiescheiding acceptatie (bediening), bereiding (keuken), afgifte (buffetbeheer) en

registratie (financiële administratie)- Oogtoezicht bedrijfsleider- Registratie retouren door keuken of buffetbeheer- Instructies personeel ten aanzien van zorgvuldigheid order

• Onvolledige registratie orders (eigen gewin)- Functiescheiding acceptatie, bereiding, afgifte en registratie- Oogtoezicht bedrijfsleider op bediening- Waarde toekennen aan kassabon- Procedure door personeel voor opnemen en registeren bestellingen- Cijferbeoordelingen brutomarge, omzetten, omvang en aantal bestellingen per ober,

goederenbeweging ingrediënten en dranken• Diefstal goederen

- Gesloten magazijn (alleen toegang magazijnmedewerker)- Ontvangsten en afgifte tegen kwijting- Afgifte en ontvangsten vastleggen in voorraadadministratie- Periodieke inventarisatie- Oogtoezicht

• Diefstal kasgeld- Adequate registratie (kasregister) en afsluitbare kassalade- Dagelijkse inventarisatie kasgelden- Oogtoezicht bij afrekenen

• Bedienend personeel bekleed meerdere functies (opnemen, serveren,afrekenen)- Point-of-sale-systeem; registratie bestellingen en kasontvangsten- Functiescheiding bediening, keuken en buffetbeheer met duidelijke procedures

Administratieve organisatie restaurant:Belangrijkste functiescheidingen

• Inkoop• Keuken• Bediening• Buffet

De keuken/buffet mag niets afgeven zonder kwijting• Bon van het kasregister• Bestelling via handpalmcomputer• Iedere kelner heeft een eigen code die bij iedere transactie wordt ingevoerd.

Bij samenspanning tussen keuken en bediening werkt dit niet en kan oogtoezicht noodzakelijk zijn

GARAGEBEDRIJF

Risico’s en maatregelen:• Onvolledige primaire registratie orders (eigen gewin)

- Functiescheiding orderacceptatie (receptie) en uitvoer (werkplaats)

23

- Communicatie verkoopprocedure naar klant + reparatie via receptie- Oogtoezicht eigenaar- Gedragsregels ten aanzien van volledige registratie- Cijferbeoordelingen op omzet en type registratie

Hanteren onjuiste prijzen onderdelen en werkplaatsuren- Vast werkplaatstarief en vaste prijslijsten met vaste kortingspercentages- Steekproefsgewijze detailcontrole- Cijferbeoordelingen op reparatieprijzen

Diefstal onderdelen- Gesloten magazijn (alleen toegang magazijnpersoneel)- Ontvangsten en afgiften tegen kwijting- Alle ontvangsten en afgiften registreren- Periodieke inventarisatie

Onbetrouwbare voorcalculatie door werkplanning- Functiescheiding werkplanning en werkplaats- Directierichtlijnen ten aanzien van kostencalculaties en werkplaatstarief- Door nacalculatieverschillen voorcalculaties optimaliseren

Inefficiëntie/onvoldoende kwaliteit- Functiescheiding werkplanning, werkplaats en financiële administratie- Registratie werkelijk verbruik + uren door werkplaats- Kwaliteitscontroles onderdelen + verrichte reparaties- Implementatie klantgericht informatiesysteem voor klachtafhandeling

Onvoldoende voorraden/variabele vraag- Adequate voorraadplanning op basis van reparatieprognoses- Minimale bestelvoorraden standaardonderdelen hanteren- Inkopen bij betrouwbare leveranciers (dagelijks leveren?)- Nauwkeurige marktanalyse + voorkomen seizoenspatroon- Adequate capaciteitsplanning

Belangrijke functiescheidingen:• Inkoop van onderdelen• Opdrachtacceptatie door receptie• Uitvoering opdracht door werkplaats• Bewaren van onderdelen door magazijnchef• Registreren van alle activiteitendoor administratie•

Receptie, werkplaats en magazijn voeren gegevens in het geautomatiseerde ordersysteem.De administratie analyseert periodiek:

• De aansluiting shoptime-jobtime • De volledige verantwoording van onderdelen in orders na inventarisatie magazijn

DIENSTVERLENING VERKOOP MANUREN• Uurtje – Factuurtje• Geen enkel vorm van goederenbeweging• Projectenadministratie

ACCOUNTANTSKANTORENRisico’s en maatregelen:

• Over- en ondercapaciteit – Werkplanning – Jaarcontracten, uitbesteding, uitzendkrachten

24

• Te lage offerte – Goedkeuringsprocedure – Toetsing door collega

• Onvolledige registratie van uren– Strikte regels urenregistratie – Volledigheidscontrole Shoptime-jobtime

Volledigheid van opbrengstenTotaal contracturen - geoorloofde afwezigheid = beschikbare urenBeschikbare uren - Indirecte uren= Te declareren uren

• Personeelsadministratie levert contracturen• Urenregistratiebestand levert de urenbesteding• Opdrachtenbestand, informatie over projecten en afspraken, planning

Vennoot/manager bewaakt het percentage indirecte uren

Orderverwerving:• Aangenomen werk tegen vaste prijs• Regiewerk, gemaakte uren worden gefactureerd• Bij beide soorten opdrachten is de urenregistratie belangrijk;

– Bij aangenomen werk om het resultaat per opdracht te bepalen– Bij regiewerk is het de basis voor de facturatie.

• De vennoot bepaalt (vooral bij regiewerk) uiteindelijk de werkelijke facturatie en kan om commerciële redenen afwijken van de gemaakte uren .

ADVOCATENKANTOREN• Opdrachten vrijwel uitsluitend op basis van gemaakte uren• Uurtarieven staan vast (Orde van Advocaten)• Uurtarieven worden vermenigvuldigd met een factor afhankelijk van d moeilijkheidsgraad en

het belang van de zaak• Pro-Deozaken gaan tegen vaste vergoeding door de overheid.

COLLEGE 12: Vaassen HBI 4 + Laudon & LaudonTaken informatiesysteem:

1. Invoer gegevens2. Opslag 3. Verwerken4. Uitvoer informatie

Onderdelen informatiesysteem:1. Hardware, de computer2. Software, de programma's3. De gegevens, data4. Netwerken om informatie te verspreiden5. Mensen en procedures

Hardware:Drie ontwikkelingsfases:

1. Jaren zeventig, mainframes. Grote computers in een AC ruimte. Uitvoer op lijsten2. Jaren tachtig, personal computers. PC was werkplek/persoonsgebonden met specifieke

software voor de uit te voeren taak.

25

3. Jaren negentig, netwerken. PC’s werden met elkaar verbonden voor informatie-uitwisseling, delen van printers en verbinding met het internet

Software:Een computerprogramma is een set instructies voor de computer.

1. Systeemsoftware vb Windows, zorgt voor de werking van de verschillende hardware onderdelen zoals toetsenbord, muis, printer, schijf etc.

2. Applicatiesoftware vb Office, zorgt voor uitvoering specifieke taken.

Gegevens-onafhankelijk informatiesysteem:

Nadeel: Gegevens kunnen op meer plaatsen voorkomen met kans op fouten en dubbel werk

Informatiesystemen met database:

Voordeel: geen gegevensredundantie, uniforme begrippen en beschikbaarheid gegevens voor alle werkplekken

Mensen en proceduresDe mens, gebruiker is een belangrijk onderdeel van een informatiesysteem.Procedures zijn onmisbaar:

• Toegangsmogelijkheden gebruikers• Back-up en recovery

26

• Onderhoud• Aanleveren van gegevens, wie, wanneer.

Indeling informatiesystemen:1. Transactieverwerkende systemen.

– Ondersteunen de dagelijkse transactie op het operationele niveau.2. Informatieverwerkende systemen.

– Hulp bij het presenteren van informatie3. Managementsystemen.

– Hulp bij het nemen van beslissingen door managers, vaak met historische en geaggregeerde gegevens.

• DSS Decision Support Systemen.• BIS Business Intelligent systemen

4. Strategische systemen.– Vb. langetermijnplanning, EIS, ESS

Enterprise Resource Planning ,ERP• Computerprogramma bestaande uit modules voor diverse functionele gebieden binnen het

bedrijf.• Inkopen, Verkopen, Productieplanning, Fin administratie.• Alle modules maken gebruik van dezelfde database met eenmalige opslag van gegevens.• Begonnen in handel- en productiebedrijven maar nu ook in de dienstverlenende sector.• Baan, SAP, Siebel

Structuur ERP:

ERP:• Ondersteunt de dagelijkse activiteiten.• Coördineert bij productiebedrijven inzet van mensen, grondstoffen en machines (bij

standaardcalculaties)• ERP pakket moet aangepast worden aan het betreffende bedrijf.• Gebruik ERP heeft grote gevolgen voor de organisatie.• Als ERP uitvalt ligt het bedrijf stil• Gegevens zijn actueel• Minder geschikt voor historische analyses en overzichten.

Risico’s ERP:

27

• ERP-systemen leiden tot integratie van functies.• Voorbeeld: Input van een inkooporder leidt tot productieorder en inkooporder.• Uiterst complexe systemen, specialistenwerk!!• Vaak met koppelingen met systemen van leveranciers (automotive)• Betrouwbaarheid input (juistheid, volledigheid, tijdigheid) is essentieel.• Garbage in, garbage out.

Datawarehouse:• ERP is gericht op operationele processen• Management heeft meer behoefte aan geaggregeerde en historische informatie.• Datawarehouse is een database met gegevens uit de operationele bestanden en eventueel

externe gegevens.

28

Push en Pull-based systemen:

29

COLLEGE 14: Vaassen HBI 2.8.13 5Risico’s geautomatiseerde systemen:

• Moeilijkere controletechnische functiescheidingen door integratie binnen één systeem• Integratie van gegevens in centrale database maakt systeem kwetsbaarder, foutieve

gegevens hebben invloed op meerdere beslissingen• Door koppelingen met externen wordt (ook ongewenste) toegang eenvoudiger• Door complexiteit wordt beheersing processen moeilijker (hoogtemeter TA)

IT-governance:• Richt zich op de beheersingsmaatregelen rond IT• De COBIT-standaard is de belangrijkste internationale standaard voor IT-governance • Vastleggen van verantwoordelijkheden binnen IT-beveiliging• Organiseren training rond beveiliging• Rapportage problemen• Treffen continuïteitsmaatregelen (Back-up en recovery)

ISO heeft een code voor IT-beveiliging ontwikkeld. Bedrijven kunnen zich laten certificeren.

Bedreigingen:• Virussen, kleine computerprogramma’s die schade kunnen toebrengen of misbruiken maken

van jouw computer (zombie-pc) • Hacken, niet geautoriseerd toegang krijgen tot netwerkcomputers.

– Veelal onschuldig van aard – Soms met de bedoeling schade aan te richten of websites plat te leggen door

bombardement van mails vanuit zombie-pc’s • Password misbruik (bij banken) • Personeel is ook vaak oorzaak problemen:

- Onopzettelijk door het downloaden van geïnfecteerde programma’s.- Opzettelijk door gefrustreerde (ex-)werknemers of werknemers die informatie willen

misbruiken bv chantage.

Doelen informatiebeveiliging:Het waarborgen en beschermen van:

– De vertrouwelijkheid van informatie, alleen toegankelijk voor gerechtigden.– De integriteit informatie. (juist en volledig)– De beschikbaarheid van informatie wanneer die nodig is.– De authenticiteit van informatie, vaststelling herkomst.

Maatregelen:• Antivirussoftware; detectie en verwijdering computervirussen. Regelmatig updaten!• Firewalls; schermt een netwerk af en regelt toegang van buiten (internet!) tot het netwerk

via instelling poorten.• Back-ups; regelmatige back-up vermindert verlies gegevens bij calamiteiten. Binnen

ondernemingen maakt men vaak centraal back-ups van serverbestanden. Meest modern: Mirroring of RAID-1

• Toegangscontroles; wachtwoorden, chipkaarten en biometrie • Encryptie; versleutelen van berichten bij verzending. • Secure servers; een aparte server voor zeer vertrouwelijke transacties.• VPN Virtual Private Network; netwerk alleen toegankelijk voor aangesloten bedrijven. • Elektronische handtekening; gebruik maken van een digitaal certificaat. (belastingaangifte

DigiD)

30

• Software updates; reparatie fouten in software. Dichten van beveiligingslekken. (Windows, IP)

• Recoverymaatregelen; Indien IT onmisbaar is voor een bedrijf moet er een calamiteitenplan zijn. Eventueel kan men uitwijkfaciliteiten inhuren

Risicobeheersing:• ERP-systemen leiden tot integratie van functies en gegevens.

Voorbeeld: Input van een verkoop leidt tot productieorder en inkooporder• Uiterst complexe systemen. Specialistenwerk!!• Vaak met koppelingen met systemen van leveranciers (automotive!)• Betrouwbaarheid input (juistheid, volledigheid, tijdigheid) is essentieel.• Garbage in, garbage out.

1. Organisatorische maatregelen• Functiescheiding Systeembouwers – Gebruikers. Voorkom dat programma’s door gebruikers

worden gemanipuleerd.• Change-management; Wijzigingen in programmatuur mogen alleen door daartoe bevoegden

worden aangebracht.• Documentatie van de programma’s is belangrijk bij storingen of aanpassingen.• Bevoegdheden moeten omschreven zijn, bijvoorbeeld wie mag wat invoeren.

2. Geprogrammeerde controles• Bij batchverwerking: controle op voortelling • Bij post-voor-postverwerking: Toegangscontrole door wachtwoorden.

– Autorisatietabel regelt wie toegang heeft tot welke programma’s. – Competentietabel regelt verdere bevoegdheden.

• Nummercontrole (11-proef!!) • Plausibiliteitcontrole• Alle noodzakelijke velden ingevuld?

3. Fysieke maatregelen• Toegangscontrole tot computer en server• Automatische brandblusinstallatie, sprinklers.• Noodstroomaggregaat (diesel+generator). • Back-up bestanden en kopieën programma’s met documentatie!!

Praktische problemen:• Elke beveiliging kost geld• Wachtwoordbewustzijn is zwak.

– Regelmatig veranderen – Moeilijk te onthouden – Lastig bij afwezigheid – Beveiliging en privacy botsen soms; bijvoorbeeld bij controle e-mails personeel

31