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4 Manipular las opciones de revisión, almacenamiento e impresión de documentos electrónicos
4.1 Verificar la ortografía y gramática al documento.
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word2003 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos "La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy basta" y "¡Vasta ya de gritar!". Word no detectará ningún error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.
Con Word podemos realizar una revisión ortográfica o una revisión gramatical o ambas a la vez, como veremos a continuación.
Revisión ortográfica
Existen dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma.
Revisar al finalizar.
Para establecer esta forma de revisión debemos ir al menú Herramientas, Opciones... y hacer clic en la ficha Ortografía y gramática, aparecerá un cuadro de diálogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar ortografía mientras se escribe.
Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografía podemos hacerlo de una de estas tres formas:
1.- Haciendo clic en el icono revisar de la barra estándar 2.- Pulsando F7. 3.- Ir al menú Herramientas y elegir Ortografía y gramática.
Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre
un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana.
Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en esta imagen.
En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la corrección, en este caso, el Español.
En la zona titulada "No se encontró:" aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V.
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.
Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continúa revisando el documento.
Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada. Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre de nuestra empresa "CBTIS No. 37”
Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.
Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.
Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorrección. Más adelante se explica en qué consiste la autocorrección.
En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botón del triángulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma. Asegurarse de que el diccionario elegido esté disponible en nuestro ordenador.
Si queremos que también realice la revisión gramatical junto con la revisión ortográfica, marcar la casilla Revisar gramática.
El botón Opciones nos lleva al cuadro de diálogo que hemos visto al principio de esta página.
El botón Deshacer, deshace los últimos cambios realizados por la revisión ortográfica, uno a uno, pidiéndonos la confirmación.
Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión debemos ir al menú Herramientas, Opciones... y marcar la casilla Revisar ortografía mientras se escribe y pulsar Aceptar.
A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de modo permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existan en el texto y los que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto.
Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error no mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que subrayará la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo, como vemos en la imagen de la derecha.
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana, como la que vemos en la imagen, que nos permitirá tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografía al finalizar.
Veamos las opciones de esta ventana:
Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen las sugerencias son: Bastaron, Gastaron, Pastaron, Bastaran, Bastaren.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la volverá a mostrar subrayada.
Observar que falta el botón Omitir, pero no es ningún problema ya que si queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna opción de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimirá en ningún caso.
Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.
Autocorrección. Si hacemos clic en Autocorrección se abrirá la lista con las sugerencias para que elijamos cuál de ellas añadimos a la lista de autocorrección.
Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.
Ortografía... Si hacemos clic aquí aparecerá la misma ventana para corregir los errores que hemos visto en el apartado Revisar al finalizar.
Buscar.... Si hacemos clic aquí aparecerá el panel de tareas en la sección de referencia.
Si utilizamos este método de revisar la ortografía mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe
de revisar todo el documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo dependerá de la longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador.
Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opción, antes de abrirlo. Si estamos creando un nuevo documento, no notaremos ningún retraso por tener activada esta opción.
4.2 Autocorrección
Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores que no es capaz de detectar por otros métodos y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, como puedes ver en la imagen, cada vez que encuentre la palabra o once la remplazará con la palabra u once. De igual forma reemplazará por o oscuro por u oscuro.
Para ver y modificar las diferentes opciones de la Autocorrección ir al menú Herramientas,Opciones de Autocorrección... y aparecerá un cuadro de diálogo como este, vamos a ver las posibilidades más interesantes.
Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio de una palabra Word sustituirá la segunda mayúscula por una minúscula. Por ejemplo: "Corregir DOs MAyúsculas SEguidas" se corregiría a: "Corregir Dos Mayúsculas Seguidas".
Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Pone en mayúscula la primera letra después de un signo de puntuación que indique el final de una oración, como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc.
Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace que empiece por mayúscula.
Corregir configuración de teclado. Corrige posibles configuraciones erróneas del teclado automáticamente.
Poner en mayúscula los nombres de días. Pone en mayúscula los nombres de los días de la semana.
Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de mayúsculas.
Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por ejemplo, la palabra "que" cuando va detrás de una interrogación va siempre acentuada.
Agregar. También podemos añadir y eliminar filas a esta lista. Basta con rellenar los campos Reemplazar y Con con las palabras que queramos y el pulsar el botón Agregar ( aunque ahora este botón no se ve en la imagen porque hemos añadido la palabra O.N.U. y nos ofrece la posibilidad de Eliminar).
Por ejemplo, hemos agregado que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las reemplace por Organización de las Naciones Unidas.
También tenemos disponible el botón Excepciones... que nos permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorrección.
Por ejemplo, para la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración podemos indicar una lista de abreviaturas para las que no queremos que se aplique la regla, como podemos ver en la imagen.
Tenemos otras dos fichas para asignar excepciones en otros casos.
4.3 Aplicar el control de cambios al documento.
Hoy día es muy frecuente el trabajo en equipo, un documento puede ir pasando por diferentes manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresa grandes y también en ambientes de teletrabajo, a menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas, etc.
Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y poderlo compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar cambios sobre el documento y dejar comentarios, posteriormente se puede consultar quien hizo ese comentario o quien ha realizado cambios sobre el documento original. También existe la herramienta Resaltado que es como si marcásemos texto con un rotulador. Por último, veremos como manejar diferentes versiones de un mismo documento.
En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto que tienen las diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar la compartición de documentos. No te
asustes por lo que puede parecer a primera vista, ya que hemos introducido todos los elementos muy juntos para que se pudiesen ver en una imagen.
Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del documento, al insertar un comentario nos resalta la palabra y dibuja un globo a la derecha del documento con el comentario en su interior.
La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto del documento al igual que subrayamos el papel ordinario con un fluorescente.
Con el control de cambios activado podemos ver fácilmente mediante globos informativos los diferentes cambios producidos en el documento.
En las imágenes de la derecha podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios efectuados en el documento, el primero es un cambio de formato, nos dice que el texto ha utilizado la herramienta de resaltar.
La siguiente imagen el texto subrayado y en rojo es nuevo texto añadido.
Y la tercera imagen nos indica que el texto que hay en el globo ha sido eliminado de la posición donde apunta el globo en el documento.
La barra revisión.
La barra de revisión nos permite manejar las opciones más usuales relativas a compartir documentos, en la siguiente imagen puedes ver su aspecto.
Al insertar un comentario se activa la barra de revisión automáticamente, pero también podemos mostrarla desde el menú Ver - Barras de herramientas - Revisión o hacer clic con el botón derecho sobre una parte libre de la zona de barras de herramientas que tenemos en la parte superior de word, se abrirá un desplegable donde podemos hacer clic sobre Revisión.
Por defecto, la barra de revisión no muestra todos los botones, para hacerlos visibles debemos hacer clic al final de la barra sobre el triángulo negro que apunta hacia abajo y seleccionar Agregar o quitar botones - Revisión, en el menú que nos aparece debemos seleccionar todos los botones, incluido el último Aceptar o rechazar cambios...
La barra de revisión tiene los botones agrupados por tipo de herramienta, según muestran las siguientes imágenes:
Resaltado.
Comentarios.
Control de cambios.
Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme estudiemos cada punto.
Herramienta de resaltado.
Dentro de la barra de revisión tenemos la herramienta para resaltar
Resaltar texto.
Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas pero igual de efectivas.
La primera opción es:
- Seleccionar el texto o el elemento del documento.
- Escoger el color del resaltado.
Si ya tenemos el color seleccionado, únicamente deberemos seleccionar
el texto y hacer clic sobre .
La segunda opción es:
- Hacer clic sobre el botón .
- El l puntero del ratón tomará esta forma , ya podemos seleccionar el texto y quedará resaltado.
- Hacer clic otra vez sobre el botón , para dejar de resaltar y que el puntero del ratón tome su forma normal.
Quitar efecto resaltado.
Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo procedimiento que para resaltar, pero en lugar de seleccionar un color debemos seleccionar Ninguno para que así quite el resaltado.
Si tenemos varios resaltados y deseamos eliminarlos todos podemos presionar Ctrl + E para seleccionar todo el documento y posteriormente hacer clic sobre resaltado en Ninguno.
Buscar texto resaltado.
Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que podemos hacer es situarnos al inicio del documento y acceder al menú Edición - Buscar o presionar las teclas Ctrl + B.
Aparece el diálogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaña Buscar, presionamos el botón Más y se despliega otras opciones de búsqueda más avanzadas. Pulsamos sobre Formato y seleccionamos Resaltar. Para comenzar la búsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de forma habitual, nos irá encontrando los elementos resaltados del documento.
4.4 Almacenar el documento.
Cuando guardes por primera vez tu presentación sigue este procedimiento:
1. Haz clic en el menú archivo en Word 2003 ó Botón Office Word 2007 y selecciona la opción Guardar o también puedes pulsar sobre el botón , cualquiera de estas opciones abre el cuadro de diálogo Guardar como.
2. Escribe el nombre que elegiste para tu documento en el cuadro Nombre de archivo, éste puede tener hasta 255 caracteres alfanuméricos, además de espacios. Los únicos caracteres que no acepta un nombre de archivo son: barra (/), barra inversa (\), signo mayor que (>), signo menor que (<), asterisco (*), signo de interrogación de cierre (?), comillas (" "), barra vertical (|), dos puntos (:) y, punto y coma (;). Ten en cuenta que el programa no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
3. Selecciona la ubicación dónde deseas guardar tu documento. En wXP, utiliza el cuadro de lista desplegable Guardar en para guardar la presentación en un disco flexible, CD o en otra carpeta. En wVista o w7, utiliza el Panel de Navegación o la Barra de Direcciones.
4. Haz clic en Guardar.
Después de que hayas guardado tu documento aparecerá el nombre del archivo en la barra de título de Word. El programa también asigna la extensión .DOC al final del nombre del archivo, esto permite identificar al archivo como un documento de Word.
Así se muestra un archivo de Word en el Explorador, y su extensión es DOC
Una vez que hayas guardado tu documento puedes continuar trabajando, ir guardado los cambios conforme vayas avanzando, utiliza la opción Guardar frecuentemente o después de alguna modificación importante; de esta forma te aseguras de no perder información en caso de alguna falla eléctrica o de otro tipo.
En forma predeterminada, Word graba todas los documentos en la unidad de disco duro C:\ en la carpeta Mis documentos. Si deseas guardar tu documento en una memoria USB, disco óptico o en otra carpeta, debes indicar la nueva ubicación, seleccionando otra unidad de disco o carpeta.
También puedes modificar la ubicación predeterminada (C.\Mis documentos) que tiene el programa para grabar los documentos, así como fijar un determinado número de minutos para crear una copia de autorecuperación como medida de seguridad para evitar perder la información. Este procedimiento es muy sencillo de realizar:
1. Selecciona el menú archivo 2. Escoge la opción Guardar o Guardar como en el caso de que ya
exista el documentos y seleccionas herramientas- opciones al guardar y aparece el siguiente cuadro de Dialogo
3. Establece el tiempo en que desees que se realice el proceso de Guardar información de Autorrecuperar cada X minutos .
4. Como puedes apreciar en el cuadro de texto Ubicación de archivo predeterminada aparece la ruta de guardado. Modifica en este cuadro de texto la ruta, por ejemplo, si quieres guardar tus documentos en una carpeta que se llame Tareas escribe C:\Tareas. De esta forma estarás estableciendo una nueva ruta de guardado.
5. Selecciona el botón Aceptar para aplicar la modificación.
Te recomiendo que además de guardar frecuentemente tu documento y de establecer la opción Autor recuperación, realices una copia de respaldo, guardando el archivo con otro nombre.
4.5 Manipular las opciones de impresión.La opción imprimir se encuentra dentro del mismo menú que seleccionar impresora, y utiliza el mismo cuadro de diálogo. Para imprimir un documento disponemos de dos formas, por medio de la barra de botones o por los menús.
Si utilizamos el método del botón, Word imprimirá con las
especificaciones que tenga por defecto, es decir no mostrará el cuadro de
diálogo. El aspecto de este botón es: . Realice estos pasos para imprimir
el documento.
1. Abra el menú Archivo Imprimir.
En primer lugar este cuadro nos muestra la impresora que tenemos
seleccionada. A continuación encontramos la opción Intervalo, de esta
opción podemos especificar si queremos imprimir todo el documento,
páginas intercaladas o la selección de un texto. La opción Imprimir permite
imprimir el documento, estilos, autotextos, etc.
La opción Copias permite especificar el número de copias que
queremos del documento. Por último la opción Imprimir sólo nos ofrece
tres alternativas: el intervalo, páginas pares y páginas impares.
Hay una opción que no hemos comentado Imprimir en archivo,
significa que todo lo que tendría que salir por impresora, lo grabará en un
archivo, es decir creará un fichero de extensión .PRN.
2. Deje las opciones tal y como están y pulse sobre el botón
Aceptar.
Pasados algunos segundos su documento saldrá por la impresora.
Cuando tenga que imprimir sin especificaciones, utilice el botón de la barra de botones.
El cuadro de opciones de impresión
Word dispone de un cuadro de diálogo para especificar opciones de impresión, este cuadro se encuentra en el menú de Herramientas Opciones.
Dada la importancia de algunas de estas opciones, vamos a explicarla
a continuación:
1. Abra el menú Herramientas.
2. Elija la opción Opciones.
3. Seleccione la carpeta Imprimir.
Este es el aspecto de la carpeta Imprimir. Desde este cuadro de
diálogo podemos establecer muchas opciones por defecto que Word
emplea en el ámbito de edición, ortografía, ubicación de archivos, etc.
v Borrador: Imprime el documento sin formato, sin negrita,
subrayados, imágenes, etc.
Actualizar campos: Actualiza los campos del documento antes
de imprimir.
Códigos de campo: Imprime los códigos de campo en lugar de
imprimir el contenido.
Orden inverso: Imprime en orden inverso, es decir empezará a
imprimir desde la última página.
Texto oculto: Imprime el texto oculto del documento.
Dibujos: Imprime los dibujos que se encuentren en el
documento.
El Administrador De Impresión
Windows se encarga de administrar todos los documentos que enviemos a la impresora, por medio del administrador de impresión. También nos informa si la impresora está fuera de línea, no tiene papel, etc.
Para ver cómo funciona el administrador de impresión, realizaremos
estos pasos:
1. Envíe 4 veces el cualquier documento que tenga en pantalla.
2. Seguidamente vaya a la barra de tareas de Windows y haga
doble clic en el icono de la impresora.
El administrador de impresión también nos informa del estado de la
impresora por medio de un cuadro de diálogo.
Este es el aspecto del aviso que muestra Windows, en el cual se
informa del tipo de error.
5 Configurar las características del documento electrónico
5.1 Modificar las características de la fuente (tipo, efectos, estilos, color, tamaño, fondo).
Continuaremos con un tema con el que podrás dar mayor vistosidad a tus trabajos, nos referimos al Formato de texto. Este tema se refiere al manejo de las propiedades de la fuente o letra, alineación de párrafos, espacio entre líneas, sangrías, etc.
Cotidianamente en las oficinas se solicitan escritos que reúnan algunas características especiales de acuerdo a las políticas que tiene la empresa. Empleando los formatos de texto estos oficios se pueden redactar de manera ágil y precisa cumpliendo con los requerimientos solicitados.
Las propiedades de la fuente se pueden manipular de la forma siguiente:
1. Ubica los tipos de fuente en Inicio>Fuente2. Haz clic en el boton desplegable, ahí se proporcionan los tipos de letra que tienes
disponibles para tu documento.
Cada tipo de letra presenta su estilo por medio de una vista previa.
Hay muchas cosas más que se pueden hacer con la fuente tales como, cambiar el color, el estilo, etc.
Cambiar el color
Una de las formas de cambiar el color a la fuente se ilustra con los pasos siguientes: 1.- Marca el texto que deseas cambiar de color.
"Este texto se cambiará a AZUL"
2.- Selecciona la herramienta Color de fuente
3.- La herramienta presentará un cuadro con diferentes colores.
4.- El texto quedaría de la siguiente forma
"Este texto se cambiará a AZUL"
Negrita, cursiva y subrayada
Estas herramientas son fáciles de identificar ya que tienen íconos
distintivos:
Para cambiar el texto tienes que marcarlo y enseguida presionar la opción que deseas.
Ejemplo:se desea que le apliques Negrita, Cursiva y Subrayado al siguiente texto:
“Y al despertar el Dragón seguía allí”
Resultaría lo siguiente:
NEGRITA: “Y al despertar el dragón seguía allí” CURSIVA: “Y al despertar el dragón seguía allí.”
SUBRAYADO: “Y al despertar el dragón seguía allí."
Cambiar tamaño de la fuente
Para cambiar el tamaño de la fuente de un texto sigue los siguientes pasos:1.- Selecciona el texto.
"Este texto se cambiará de tamaño, se hará más grande"
2.- Elige la herramienta Tamaño de Fuente y selecciona el tamaño 36.
3.- El resultado se nota ya que se eligió como tamaño de fuente el 36.
"Este texto se cambiará de tamaño, se hará más grande"
Mayúsculas a minúsculas
1.-Escribe el texto y selecciónalo
2.-Selecciona Inicio>Fuente>Cambiar mayúsculas y minúsculas
De las opciones que se muestran simplemente selecciona la que necesites.
Al realizar esto, todo el texto que tengas seleccionado adoptará la característica elegida.
Para cambiar de minúsculas a mayúsculas se debe hacer el mismo proceso. Si lo deseas también puedes utilizar la combinación de teclas Mayús+F3.
Otra opción integrada en el procesador de textos es la relacionada con la ventana llamada Fuente, para ejecutar esta herramienta puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl+Mayús+F o haz clic sobre el indicador de cuadro de diálogo tal como se muestra en la figura:
En esta parte puedes tener acceso a más alternativas que presentan las propiedades de la fuente.
Cuadro de Diálogo FUENTE
Se aprecia en la figura una sección de efectos lo que facilita convertir la fuente en tachado, relieve, sombras etc.
Para continuar dando una presentación más estética a los trabajos, se presenta otra herramienta de los procesadores de texto y nos referimos a los Formatos de
párrafo. En ocasiones necesitas manipular diferentes posiciones, espacios y sangrías especiales, precisamente este tema se centra en los llamados “Formatos de párrafo”.
Párrafo
Según el diccionario es cada una de las divisiones de un capítulo o de cualquier escrito.
Ejemplo:
4 Alineación de párrafo
Existen cuatro formas para alinear párrafos: derecha, izquierda, centrado y justificar.
Cada ícono está íntimamente relacionado con lo que hace, así cuando se requiere que un texto se centre, obviamente, se elegirá la opción Centrar Ejemplo: Se tiene el siguiente texto:
Los alumnos del Centro de Bachillerato Tecnológico industrial y de Servicios No. 37 son estudiosos y obtienen felicitaciones Por parte de la Dirección General del Bachillerato.
Se quiere que el texto se centre en la hoja y para ello se realizará el siguiente proceso:
Los alumnos del Centro de Bachillerato Tecnológico industrial y de Servicios No. 37 son estudiosos y obtienen felicitaciones Por parte de la Dirección General del Bachillerato.
1.- Marca o selecciona el texto.
2.- Presiona la herramienta de Alineación Centrar (Ctrl+T)
Como resultado obtienes el texto centrado:
Los alumnos del Centro de Bachillerato Tecnologico industrial y de Servicios No. 37 son estudiosos y obtienen felicitaciones Por parte de la Dirección
General del Bachillerato
Ahora, este sería el efecto si utilizamos la opción Alineación Derecha (Ctrl+D):
Los alumnos del Centro de Bachillerato Tecnologico industrial y de Servicios No. 37 son estudiosos y obtienen felicitaciones Por parte de la Dirección
General del Bachillerato
Ahora sólo resta un poco de práctica en la computadora para lograr el dominio de estás funciones.
Espacio entre líneas
En ocasiones necesitas que un texto tenga más espacio de una línea a otra o bien que un párrafo se aleje más de otro.
Para iniciar con el trabajo de Espacio entre líneas debes identificar las herramientas que se utilizarán. En word disponemos de 2 formas para acceder al Espacio entre líneas, iniciaremos viendo la forma más
sencilla de hacerlo, que es a través del botón de Interlineado que se encuentra en grupo Parrafo.
Opciones más comunes de Interlineado Al seleccionar el botón se nos mostrarán un cuadro desplegable con las opciones más comunes al momento de realizar un interlineado, sin embargo, si ninguna de ellas se ajusta a nuestra necesidades podemos hacer clic en Opciones de interlineado... para acceder al cuadro de diálogo Párrafo en donde podremos ajustar a nuestra necesidades cualquiera de las opciones disponibles para el interlineado:
La segunda forma para establecer el interlineado es a través de la sección de Párrafo, para habilitarla debes hacer clic sobre el indicador de cuadro de diálogo dentro del grupo Párrafo, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Contenido del cuadro de diálogo PÁRRAFO
Algunos ejemplos prácticos:
Tienes el siguiente texto y aplicarás valor al espacio entre líneas de 1.5
Aplicando la herramienta obtendrás como resultado la siguiente figura. Observa que los espacios entre las líneas están más separados.
En esta figura, el texto se configuró a Doble Espacio.
Ahora te explicaremos como realizar este proceso.
1. Marca el texto que deseas espaciar. 2. Activa la ventana Párrafo como se explicó anteriormente 3. Selecciona la opción Interlineado como se muestra en la figura.
4. Enseguida presiona el botón Aceptar.
Observa que en la ventana Interlineado existen otras opciones que puedes usar. Las opciones Espacio anterior y Espacio posterior se aplican a párrafos completos y lo que varía es el espacio antes y después del mismo. Observa las siguientes figuras.
ESPACIO ANTERIOR ESPACIO POSTERIOR
5.2 Modificar la alineación de los párrafos del documento electrónico
La Sangría
Es uno de los recursos más utilizados durante la elaboración de documentos debido a que nos permite darle una mejor presentación a nuestros escritos, además de que si se usan de manera adecuada también facilitan la lectura y la estructuración.
A continuación se explicará cómo configurar la opción Sangría. Algo importante es que se debe tener conocimiento del párrafo al que se va a aplicar la sangría y de qué tipo.
1. Entra a la ventana Párrafo y ubícate en la sección de Sangría.
2. Ahí cuentas con Sangría izquierda y derecha, así como flechas con direcciones opuestas, en esa parte puedes cambiar las posiciones de la sangría en el documento.
Ejemplo de sangría Izquierda que se configuró con 0.9 cm
Ejemplo de sangría derecha que se configuró con 1.1 cm.
Ejemplo de sangría con Aplicación especial a la Primera línea.
Ejemplo con aplicación de Sangría Francesa
Símbolos y Caracteres especiales
Entraremos a un tema que te servirá cuando no encuentres letras especiales, números, símbolos etc. Nos referimos a Inserción de Caracteres especiales.
Es muy común que cuando realizamos algunos trabajos o tareas de ciencias (matemáticas, física, química, etc.) necesitemos utilizar algunos caracteres especiales para la representación de formulas y estos no se encuentran de manera rápida o fácil a travás del uso de las teclas comunes de las que dispone nuestro teclado ¿ Qué hacer?...
Para estos casos podemos utilizar la función de símbolo que trae incorporado MS Word.
Para insertar un símbolo:
1. Haz clic en el lugar dónde desees insertar el símbolo. 2. Selecciona Insertar>Símbolos>Símbolo 3. Se desplegara una lista con los simbolos más comunes, tal comose muestra en la figura de la derecha.4. Haz clic sobre el símbolo que deseas insertar.
Si el simbolo que necesitas no se encuentra en la lista, entonces será necesaria seleccionar la opción de M ás símbolos..., al hacerlo se nos mostrara la ventana Símbolo.
Para insertar un carácter especial:
1. Haz clic donde desee insertar el caracter2. Selecciona Insertar>Símbolos>Símbolo
3. Selecciona la opción M ás símbolos...
4. En la ventana Símbolo activa la ficha Caracteres e speciales
5. Selecciona el caracter que necesitas y a continuación haz clic en el botón de insertar.
5.3 Modificar los márgenes y orientación del documento electrónico.
Siga uno de estos procedimientos:
Cambiar los márgenes de página de todo el documento
1. En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión.2. En la pestaña Diseño, en Márgenes, haga clic en Márgenes.
3. En el menú emergente Márgenes, seleccione los márgenes que desea o haga clic en Personalizar márgenes para especificar su propia configuración de márgenes.
Sugerencias
Para cambiar los márgenes usando la regla horizontal o regla vertical, seleccione un límite de margen y, a continuación, cuando el puntero cambie a o , arrastre el límite del margen.
Para especificar medidas de margen exactas, mantenga presionada la tecla OPCIÓN mientras arrastra el límite del margen. La regla muestra las medidas de los márgenes.
Cambiar los márgenes de página de una parte del documento
1. En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión.2. Seleccione el texto o la parte del documento en los que desea
cambiar los márgenes.3. En la pestaña Diseño, en Márgenes, haga clic en Márgenes y, a
continuación, haga clic en Personalizar márgenes.
4. 4. Establezca los márgenes que desea.
5. En el menú emergente Aplicar a, haga clic en Texto seleccionado.Word inserta automáticamente saltos de sección antes y después del texto con los márgenes nuevos.
Sugerencia Si el documento se va a imprimir por ambos lados de cada página, active la casilla Márgenes simétricos para ajustar los márgenes tanto en la página izquierda como derecha al mismo tiempo.
Aplicar sangría a un párrafo para cambiar los márgenes
Puede cambiar los márgenes de párrafos individuales cambiando las sangrías izquierda y derecha.
1. Seleccione el párrafo al que desea aplicar sangría.2. En el menú Formato, haga clic en Párrafo.3. En la pestaña Sangrías y espaciado en Sangría, especifique la
cantidad de espacio que desea para aplicar la sangría en el párrafo en los cuadros Izquierda y Derecha.
Establecer márgenes predeterminados para todos los documentos nuevos
Cuando crea un documento nuevo, Word aplica la configuración de margen predeterminada que está almacenada en una plantilla (normal.dotm). Si normalmente usa una configuración de margen diferente a la predeterminada, puede establecer una nueva configuración predeterminada que Word usará cuando cree un documento nuevo.
1. En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión.2. En la pestaña Diseño, en Márgenes, haga clic en Márgenes y, a
continuación, haga clic en Personalizar márgenes.
3. En los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, establezca los márgenes que desea y, a continuación, haga clic en Predeterminar.
4. Cuando se le pida, haga clic en Sí para cambiar la configuración predeterminada del diseño de un documento.
Ensanchar un margen para permitir la encuadernación
1. En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión.2. En la pestaña Diseño, en Márgenes, haga clic en Márgenes y, a
continuación, haga clic en Personalizar márgenes.
3. En el cuadro Medianil, especifique un valor para el margen de medianil.Se agregará espacio adicional al margen de cada página, en el lado de la encuadernación.
Sugerencias
Para establecer márgenes de medianil para una parte de un documento, seleccione el texto y, a continuación, cambie los márgenes
de medianil como se detalla más arriba. En el menú emergente Aplicar a, haga clic en Texto seleccionado. Word inserta automáticamente saltos de sección antes y después del texto con los márgenes nuevos.
Si el documento se va a imprimir por ambos lados de cada página, active la casilla Márgenes simétricos para ajustar los márgenes tanto en la página izquierda como derecha al mismo tiempo.
5.4 Establecer el encabezado y pie de página de un documento electrónico.
Los encabezados y pies de página son áreas de los márgenes superior e inferior de cada página de un documento. Puede agregar, editar o eliminar los encabezados y pies de página cuando el documento está en vista de diseño de impresión o en vista de diseño de publicaciones. Puede agregar en el encabezado o pie de página números de página, la fecha y la hora, un logotipo de empresa, el título del documento, el nombre del archivo o el nombre del autor.Siga uno de estos procedimientos:
Agregar un encabezado o pie de página
1. En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión.2. En la pestaña Elementos del documento, en Encabezado y pie de
página, haga clic en Encabezado o Pie de página y, a continuación, seleccione el estilo de encabezado o pie de página en la galería.
3. En el documento, haga clic en el encabezado o pie de página y, a continuación, escriba texto o agregue gráficos.
4. Haga clic en la pestaña Encabezado y pie de página y, a continuación, en Insertar, en Opciones o en Posición, seleccione las opciones que desee.
5. Para volver al documento, haga clic en .
Sugerencias
Para evitar que los encabezados y pies de página aparezcan en la primera página del documento, en la pestaña Encabezado y pie de página, en Opciones, haga clic en Primera página diferente y, a continuación, deje en blanco ese encabezado y pie de página.
Para crear encabezados y pies de página diferentes para las páginas pares e impares del documento, en la pestaña Encabezado y pie de página, en Opciones, haga clic en Páginas pares e impares diferentes.
Para insertar otros elementos comunes de encabezado y pie de página, como el nombre de archivo del documento o el nombre del autor, en el menú Insertar, seleccione Autotexto y, a continuación, haga clic en el elementos que desea agregar.
Para insertar imágenes en el encabezado y pie de página del documento, en el encabezado o pie de página, haga clic donde desea insertar la imagen. En el menú Insertar, haga clic en Imagen y, a continuación, seleccione el tipo de imagen apropiado. Para cambiar el tamaño de la imagen, haga clic en la imagen y arrastre los controladores de ajuste de tamaño.
Agregar encabezados y pies de página en diferentes secciones del documento
Puede agregar encabezados o pies de página diferentes en cada sección del documento. Normalmente esto resulta de utilidad cuando se trabaja con documentos grandes que contienen muchos capítulos.
1. Al final de cada capítulo o sección, haga clic donde desea insertar el salto de sección.2. En la pestaña Elementos del documento, en Insertar páginas, haga clic en Salto y, a continuación, inserte el tipo de salto de sección que desee.
3. En la pestaña Elementos del documento, en Encabezado y pie de página, haga clic en Encabezado o Pie de página y, a continuación, inserte el tipo de encabezado o pie de página que desee.
4. Haga clic en la pestaña Encabezado y pie de página y, a continuación, en Opciones, desactive la casilla de verificación Vincular a anterior y modifique los encabezados y pies de página en la nueva sección del documento.
Modificar un encabezado o pie de página
1. En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión.2. En el documento, haga doble clic en el encabezado o pie de página y, a continuación,
realice los cambios.
Sugerencia Puede usar la pestaña Encabezado y pie de página para agregar números de página, fechas y formato.
3. Para volver al documento, haga clic en .
Nota Cuando se modifica un encabezado o pie de página, Word cambia automáticamente el encabezado o pie de página en el documento completo. Para crear un encabezado o pie de página distinto en parte del documento, divida el documento en secciones insertando un salto de sección.
Eliminar un encabezado o pie de página
1. En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión.2. En el documento, haga doble clic en el encabezado o pie de página que desea eliminar.3. En el menú Edición, haga clic en Seleccionar todo.4. Presione SUPR.
5. Para volver al documento, haga clic en .
Modificar el espacio entre un encabezado o pie de página y la parte
superior o inferior de la página
1. En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión.2. En el documento, haga doble clic en encabezado o pie de página.3. Realice cualquiera de estos procedimientos:
Para Haga lo siguiente
Cambiar el espacio entre un encabezado y la parte superior de la página
Haga clic en la pestaña Encabezado y pie de página y, a continuación, en Posición, cambie el valor de Encabezado desde arriba.
Cambiar el espacio entre un pie de página y la parte inferior de la página
Haga clic en la pestaña Encabezado y pie de página y, a continuación, en Posición, cambie el valor de Pie de página desde abajo.
4. Cuando haya finalizado, vuelva al encabezado o pie de página y haga clic en .
Notas
Cuando se modifica un encabezado o pie de página, Word cambia automáticamente el encabezado o pie de página en el documento completo. Para crear un encabezado o pie de página distinto en parte del documento, divida el documento en secciones insertando un salto de sección.
Word determina el espaciado según la unidad de medida predeterminada, por ejemplo, pulgadas. Para cambiar la unidad de medida, en el menú Word haga clic en Preferencias, haga clic en General y, a continuación, en el menú emergente Unidades de medida, elija una unidad de medida.
Desplazarse entre los encabezados y pies de página de un documento
Puede desplazarse entre el encabezado y el pie de página de un documento o puede utilizar las herramientas de la pestaña Encabezado y pie de página para moverse entre los encabezados y los pies de página de diferentes secciones del documento.
1. En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión.2. En el documento, haga doble clic en el encabezado o pie de página.3. Haga clic en la pestaña Encabezado y pie de página y, a continuación, en Navegar, seleccione una de las opciones.4. Cuando haya finalizado, vuelva al encabezado o pie de página y haga clic en .
