1

Gallra och leverera socialtjänst- och LSS-akter på papper

Manual med bilagor2021

stockholm.se

21

Gallra och leverera socialtjänst- och LSS-akter på papperManual med bilagor2021

Dnr: SÖD 2020/1168Utgivningsdatum: december 2020Utgivare: Stadsdelsarkivarierna

3

Innehåll

Inledning....................................................................................................4

Kontaktuppgifter.........................................................................................5

Svarar på frågor om gallring......................................................................5

Svarar på frågor om leverans....................................................................5

Återsökning av redan levererade akter......................................................5

Referensmaterial........................................................................................5

Ansvar........................................................................................................6

Avgränsning...............................................................................................6

Begrepp.....................................................................................................7

Leverans av personakter 2020 - snabbguide.............................................9

Gallra personakter...................................................................................10

Leverera personakter...............................................................................14

Eftersläntrare...........................................................................................21

Avställningsår..........................................................................................22

Leveransadress.......................................................................................25

Leverera register......................................................................................25

Bilagor......................................................................................................26

4

Inledning

Personakter som förs enligt socialtjänstlagen (SOL) eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och som är avslutade from 1 juli 2005, ska enligt huvudregeln gallras (förstöras) fem år efter sista anteckning i akten. Vissa akter får dock inte gallras utan ska bevaras av rättssäkerhetsskäl och för forskningens behov. Dessa akter ska arkiveras och levereras till Stockholms stadsarkiv.

Följande manual med bilagor rör rutiner för gallring och leverans av socialtjänst- och LSS-akter på papper i Stockholms stad. Den vänder sig i första hand till arkivansvariga, arkivredogörare och akt-ansvariga på stadsdelsförvaltningarna. Manualen tas fram av stadsdelsarkivarierna i samråd med stadsarkivet och uppdateras årligen.

För gallring av digitala akter i Paraplysystemet finns en lathund framtagen av Stadsledningskontoret SLK, avdelningen för digital utveckling. Lathunden riktar sig till gallringsansvariga i Paraplysystemet.

Manualen har uppdaterats årligen sedan 2008 i samråd mellan stadsdelsarkivarierna och stadsarkivet. Inför 2020 års leverans gjordes en fullständig revision.

5

Kontaktuppgifter

Svarar på frågor om gallringSTADSDELSARKIVARIERNAMaria Thysell, 1 januari–30 april 2021 stadsdelsarkivarierna@stockholm.seJURIDISKA AVDELNINGENHans Altsjö 08-508 29736PARAPLYSYSTEMETStatsledningskontoretFraga.Sociala.System@stockholm.se

Svarar på frågor om leveransSTADSARKIVET Johannes Eriksson 08-508 28 316 Kristina Pannel 08-508 28 379

Återsökning av redan levererade akter

Telefonförfrågningar till stadsarkivet påjourtelefon 08-508 28 303 kl. 10.00–12.00 vardagar. Mailförfrågningar till stadsarkivet@stockholm.seBrevförfrågningar till Stockholms stadsarkiv, Box 22063, 104 22 Stockholm

ReferensmaterialSSA 2008:16 Gallringsbeslut för ParaplysystemetSSA 2015:23 Samlat gallringsbeslut för stadsdelsnämndernaHanteringsanvisningar för stadsdelsförvaltningarna med aktuella gallringsföreskrifter 2020, StadsdelsarkivariernaChecklista för handläggare vid avslut av SOL- och LSS-akter på stadsdelarna, StadsdelsarkivariernaSocialtjänstlagen SOL 2001:453, se 12 kap §§1–2 om gallring.Socialtjänstförordningen 2001:937, se 7 kap 2 § om undantag från gallring.Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS (1993:387), se §§ 21c–21d.Paraplysystemet Lathund Gallring av akter, Stadsledningskontoret, avd. för digital utveckling, 2018

Leveransadress:

Stockholms Stadsarkiv

Kungsholmsgatan 3a

Plats anvisas, stadsarkivets magasin

6

AnsvarStadsdelsförvaltningen har enligt arkivlagen ansvar för sitt arkiv. På stadsdelsförvaltningen fördelas ansvaret för gallring och leverans av socialtjänstakter ut på följande sätt:

Handläggare Har ansvar för att dokumentera sina ärenden digitalt/analogt, skriva ut handlingar som skrivs under på papper, arkivera i akten samt rensa akten när den avslutas.

Chef Har ansvaret för att verksamhetens allmänna handlingar hanteras på rätt sätt.

Gallringsansvarig i Paraplysystemet

Har ansvar för att ta ut Paraplysystemets gallringlista, rätta eventuella fel samt godkänna gallring.

Paraplysamordnare Har ansvar för att utbilda om Paraplysystemet på sin förvaltning.

Aktansvarig/ gallringsansvarig

Har det praktiska ansvaret för gallring och leverans av socialtjänstakter. Om flera är inblandade är det aktansvarig inom individ och familj som har det övergripande ansvaret eller den som förestår aktexpeditionen.

Arkivansvarig Har ett övergripande ansvar för att arkiv-redogörare och aktansvariga får nödvändig information. Stadsdelsarkivarierna är gemensam resurs knuten till stadsdelarnas arkivansvariga.

Avgränsning

Manualen omfattar rutiner för leverans av pappersakt som upprättats enligt SOL och LSS till stadsarkivet. Stadsledningskontorets avdelning för digital utveckling har vidare en lathund för Paraplysystemet, gallring av akter.Följande akter hanteras på andra sätt och omfattas inte av manualen:

Budget- och skuldrådgivningsakterDödsboutredningar t o m första halvåret 2012. (Fr.o.m juli 2012 har dödsbo gått över till socialförvaltningen)Egna medelLSS-akter avslutade före 2005-07-01Patient-/omvårdnadsjournaler enligt HSLRiksfärdtjänstakterFlyktingakter/introduktionsersättningKBH-akter för tiden före 2002

7

Begrepp

Personakt En personakt kan vara digital och analog (på papper). I Stockholms stad är pappersakten ännu huvudakten.

A-akt, B-akt ochF-akt

Särskild indelning av akterna vid leverans till stadsarkivet:A-akt är akter där personen är född dag 5, 15 eller 25 i en månad (forskningsakt).B-akt är faderskaps- eller föräldraskapsärende för barn födda 1996 och tidigare, adoptionsärende och placerade barn (rättssäkerhetsakt).F-akt är faderskaps-/föräldraskapsakter för barn födda från och med 1997 (rättssäkerhetsakt).

Aktomslag Åldringsbeständigt papper i A3-format, som viks kring handlingar i en akt.

Aktualisera Åtgärd i Paraplysystemet som görs när en utredning påbörjats.

Avaktualisera Åtgärd i Paraplysystemet som görs när alla utredningar i en samhörighet är avslutade.

Avställningsår Året för sista anteckning i samhörigheten/pappersakten.

Följesedel Handling som anger vilka arkivhandlingar som levereras för arkivering.

Gallra Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmän handling enligt lag och gallringsbeslut.

Gallringsbeslut Stadsarkivets beslut att allmänna handlingar eller uppgifter kan gallras (förstöras). Aktuella gallringsbeslut.

Hanteringsanvisning Anvisningar om hur stadsdelsförvaltningarnas allmänna handlingar ska hanteras utifrån verksamheternas processer och aktuella gallringsbeslut.

Inneliggare Aktomslag för pappershandlingar av viss

8

utredningstyp t ex ekonomiskt bistånd/försörjningsstöd i en personakt.

Leveransår Året då personakten är klar för leverans till stadsarkivet

Leverera Överföring av allmänna handlingar till stadsarkivet för arkivering (bevarande). Leveransen är färdig när stadsarkivet godkänt leveransen.

Paraplysystemet Stockholms socialregister för registrering av enskilda ärenden inom individ- och familjeomsorg, äldreomsorg samt omsorgen om personer med funktionsnedsättning. Kom i bruk omkring 1998.

Paraplysystemets gallringslista

Rapport i Paraplysystemet som räknar upp vilka akter som föreslås gallras (förstöras) respektive bevaras i arkiv och levereras till stadsarkivet.

Plockgallra Avlägsna och förstöra enstaka arkivhandlingar i akt enligt lag.

Samhörighet Personer som ingår i ett ärende - t ex barnärende - kan bestå av barn och den/de som är vårdnadshavare. Ärenden för ekonomiskt bistånd kan bestå av två vuxna i samma hushåll. Personer som ingår i samhörighet har rätt att ta del av de utredningar som ingår i samhörigheten.

9

Leverans av personakter 2021 – snabbguide

Tidplan för leveranser meddelas av Stadsarkivet.

A-akter Akter där personen är född dag 5, 15 25 i månaden. Forskningsakter med urvalsbevarande.

Leverans våren 2021, 5 år efter sista anteckning

B-akter Akter för adoptioner och placerade barn. Rättssäkerhetsakter.För barn födda 2001–.

Dessa akter levereras fem år efter barnets 18-årsdag, det vill säga tidigast våren 2025.

F-akter Faderskaps-/föräldraskapsakter för barn födda fr o m 1997. (Före 1997 benämndes de B-akt och akter före 1997 ska därför märkas upp som B-akt)

Levereras separat som F-akter i egna arkivboxar.För barn födda 2001–.

Dessa akter levereras fem år efter barnets 18-årsdag, det vill säga tidigast hösten 2025.

Eftersläntrare

Upphittade akter som skulle levererats tidigare år går bra att skicka med årets leverans. De kan sorteras ihop med övriga akter i boxarna och i Excellistan. Märk dessa på aktomslaget med ”Eftersläntrare”. Äldre ärenden kanske inte finns i Paraplysystemet, i sådant fall måste mer information skrivas in i Excelregistret.

OBS! akter före 1981 ska alltid bevaras oavsett akttyp.

10

Gallra personakter

Paraplysystemets gallrings-lista ger ett förslag på vad som ska gallras (förstöras) eller bevaras i arkiv och levereras till stadsarkivet. Gallringsansvarig i Paraplysystemet kan beställa listan efter att förra årets gallring har slutförts.

Tänk på…Att det kan ligga akter om barn i mammans akt, som aldrig varit registrerade i Paraplysystemet. En manuell genomgång utifrån markeringar på aktomslag m.m. måste göras så att även äldre akter hittas och kan hanteras enligt lagen (SOL).

Ta fram pappersakten ur arkivet utifrån föreslagen gallringslista.

Om du inte hittar akten:

Har du tittat på alla tänkbara ställen?Vad för typ av akt letar du efter – A-akt (forskningsakt), B-akt eller F-akt (rättssäkerhet)?Fråga ansvarig handläggare.Om du ändå inte hittar akten: Notera i utskriften av paraplylistan ”hittar ej”, godkänn gallring och markera inte i rutan ”fysisk akt” i Paraplysystemet.

Identifiera akt

Hitta akt

Kontrollera akt

Akten ska gallras

Bekräfta i Paraplyet

Invänta tidpunkt för

gallring

Verkställ gallring

Akten ska inte gallras

Korrigera i Paraplyet

Ställ tillbaka akten i arkivet

11

Tänk på…Att akter ibland står på flera olika ställen. Det kan vara så att akter för äldre eller funktionsnedsatta klienter står för sig, eller att familjerättens akter står i en egen hylla.

Att avslutade och pågående samhörigheter kan ligga i samma akt men även i samma inneliggare – granska alltid manuellt.

Om det är svårt att hitta akter är det den aktansvariges ansvar att göra en genomgång av hur akterna är ordnade i arkivet. Ordningen ska vara dokumenterad i arkivbeskrivningen eller bevarandeförteckningen och genom märkning av arkiv och hyllor. Kontakt bör tas med verksamhetschef och arkivansvarig.

Att det finns andra personakter inom socialtjänsten, som inte ska gallras och levereras enligt denna manual.

Om en akt föreslås i Paraplysystemets gallringslista, så ska du kontrollera om den verkligen ska gallras ut. Gå igenom akten och ställ följande frågor:

Har några åtgärder gjorts i akten efter gällande avställningsår 2015?

Avser akten en person som är född dag 5, 15, eller 25 i en månad?

Innehåller akten några handlingar om faderskap eller föräldraskap?

Innehåller akten några handlingar om ett adopterat barn?

Innehåller akten några handlingar om ett barn som har placerats eller fått stödboende?

Innehåller akten något avtal om vårdnad, boende och umgänge som godkänts av socialnämnden, där barnet ännu inte har fyllt 18 år?

12

Samtliga svar NEJ – akten ska gallras

Något svar JA – akten ska inte gallras

Tänk på…

Att en akt (och inneliggare) kan innehålla handlingar från flera olika samhörigheter och att olika gallringstidpunkter kan gälla för dessa.

När du har kontrollerat att akten kan gallras ska detta bekräftas i Paraplysystemet där akten markeras som godkänd för gallring. Datum för när detta senast kan göras är fredagen 12 mars. Se vidare Paraplysystemet Lathund Gallring av akter.

Akter som ska gallras ställs för sig. De kan tidigast gallras fr.o.m. måndagen 15 mars då samma akters uppgifter i Paraplysystemet har gallrats (om datumet blir som planerat).

All gallring ska ske under kontrollerade former. Beställ

sekretesskärl.

Paraplyrutiner …

Pappersakter ska gallras i

sekretesskärl

13

Att om en akt markerats för gallring i Paraplysystemet, så kommer den digitala delen av akten att gallras i Paraplysystemet.Ändringar i systemet inför gallring måste göras innan den måndagen 5 mars. Till och med 12 mars kl. 17 kan man godkänna gallring/leverans. Sedan stängs gallringsfunktionerna. Leveranslistor tas fram tidigast omkring 20 mars. Meddelande sänds ut när leveranslistorna är tillgängliga och nästa års gallringsrapport kan tas fram.

Den som har rollen som gallringsansvarig i Paraplysystemet kan göra vissa justeringar:

Lägga till samhörighet.

Justera avaktualiseringsdatum.

Justera förutsättningarna för gallring och bevarande genom att korrigera utredning/bevarandetyp.

Tänk på att sista dag för ändringar i Paraplysystemet preliminärt är den 12 mars 2021.

Om akten eller inneliggaren inte ska gallras och inte heller levereras, så ska den ställas tillbaka på sin plats i aktarkivet.

14

Leverera personakter

15

Paraplysystemets gallringslista ger ett förslag på vad som ska gallras eller bevaras i arkiv och levereras till stadsarkivet. Gallringsansvarig i Paraplysystemet kan beställa listan efter att förra årets gallring har slutförts.

Tänk på…

Att det kan ligga akter om barn i mammans akt, som aldrig varit registre-rade i Paraplysystemet.

En manuell genomgång utifrån markeringar på aktomslag måste göras så att även äldre akter hittas och kan hanteras enligt lagen (SOL).

Identifiera akt

Hitta akt

Kontrollera akt

Akten ska levereras

Rensa akten

Plockgallra Sortera

Gör nya aktomslag

Registera

Lägg i arkivboxar

med etiketter

Skriv följesedel

Leverera till Stadsarkivet

Akten ska inte levereras

Korrigera i Paraplyet

Ställ tillbaka akten i arkivet

16

Ta fram pappersakten ur arkivet utifrån gallringslistan

Om du inte hittar akten:

Har du tittat på alla tänkbara ställen?

Vad för typ av akt letar du efter – A-akt (forskningsakt), B- och F-akt (rättsäkerhet)?

Fråga ansvarig handläggare.

Om du ändå inte hittar akten: notera i utskriften av Paraplylistan ”hittar ej”, godkänn gallring och markera inte i rutan ”fysisk akt” i Paraplysystemet.

Tänk på…Att akter ibland står på flera olika ställen. Det kan vara så att akter för äldre eller funktionsnedsatta klienter står för sig, eller att familjerättens akter står i en egen hylla.

Att avslutade och pågående samhörigheter kan ligga i samma akt men även i samma inneliggare – granska alltid manuellt.Om det är svårt att hitta akter är det aktansvariges ansvar att göra en genomgång av hur akterna är ordnade i arkivet. Ordningen ska vara dokumenterad i arkivbeskrivningen och genom märkning av arkiv och hyllor. Kontakt bör tas med verksamhetschef och arkivansvarig.

Att det finns andra personakter inom socialtjänsten, som inte ska gallras eller levereras enligt denna rutinbeskrivning.

17

Följande akter ska levereras till Stadsarkivet:

A-akt(Forskningsakt)Handlingar som avser en person som är född dag 5, 15 eller 25 i en månad.

Levereras när akten har varit avslutad i fem år. Det ska ha passerat 5 år sedan senaste anteckning och akten levereras därmed år 6.

B-akt(Rättsäkerhetsakt)Faderskaps- eller föräldraskapsärende för barn födda 1996 och tidigare.

Adoptionsärende

Placerade barn

Levereras 5 år efter att barnet har fyllt 18 år, året efter 23 årsdagen.

F-akt(Rättssäkerhetsakt)Handlingar som rör faderskap eller föräldraskap.

Levereras 5 år efter att barnet har fyllt 18 år, året efter 23-årsdagen.

Om akten inte stämmer in på något av kriterierna så ska akten inte levereras. Korrigera i Paraplysystemet. Gallringsansvarig i Paraplysystemet kan justera samhörighet och aktualiseringsdatum samt korrigera utredning/bevarandetyp.Ändringar senast 12 mars 2021.

Sidan 17

18

Tänk på…Att alltid försöka skilja ut vilka handlingar som hör till den akt som ska levereras.

Att om det verkligen inte går att skilja ut en viss akt, så ska handlingarna ligga kvar som de gör. Eventuellt måste du då flytta fram leveransdatum för vissa samhörigheter.

Utom hemmet i ett placeringsärende avser HVB-hem (hem för vård eller boende), familjehem, stödboende, bostad med särskild service eller annat enskilt hem som inte tillhör föräldrarna eller annan vårdnadshavare.

Familjehemsplacering kan fortsätta efter 18-årsdagen, en vuxenakt ska då upprättas.

Var uppmärksam på ärenden för ensamkommande barn, där olika personnummer kan förekomma. Om en person har bytt namn eller personnummer, skriv de aktuella uppgifterna på aktomslaget men bifoga ett dokument där du förtecknar tidigare namn och personnummer. Det är viktigt att uppgifterna på akten stämmer överens med motsvarande information i Paraplysystemet.

Adoptioner som inte genomförs: handlingarna gallras fem år efter avslut med undantag för ärenden om personer födda dag 5, 15 eller 25 i en månad.

Akter som ska levereras måste rensas på sådant som inte är allmän handling.Följande ska tas bort:

Gem och gummisnoddarPlastfickorTillfälliga noteringarKlisterlappar

19

I akter som ska levereras kan det ibland ligga allmänna handlingar som bör plockgallras. Om du blir osäker, kontrollera i gällande hanteringsanvisning. Exempel på handlingar, se gallringsbeslut (SSA 2015:23)

Exempel på handling som plockgallras Ev gallringsfrist Avvisade erbjudanden om servicehusboendenBesiktningsprotokollBesked/information om hur man överklagarBeställning av aktuppläggning/inneliggareKopior av befintliga originalhandlingarFakturakopiorFrivilliga samarbetssamtal Gallras vid

inaktualitetFullmakterHandling som styrker arbets- och/eller bostadssökande(ansökan, närvarorapporter mm )

2 år efter stadsdelsnämndens beslut.Förvaras i inneliggare intill gällande beslut

Hyreskontrakt (kopior vård- och omsorgsboende m m)Information av ringa eller tillfällig betydelse. (Information av betydelse ska vara inskrivet som journalanteckning)Information på separata lagringsmedier (kan röra ljud- eller bildmaterial) som ersatts med tjänsteanteckningar på papper eller utskrift av uppgifterna på papperKallelse till besökKopia av tandvårdsintyg Gallras endast

om journalanteckning gjorts

Kopior av hyreskontraktKvitterade beställningar från utförarenheterMeddelanden om in- och utskrivning från vårdhem eller slutenvård

Gallras när journalantecknin

20

g gjortsMissiv och följebrev som inte tillför ärendet informationMottagningsbevisNormberäkningar som inte leder till beslut inom socialtjänsten

6 månader efter registreringstillfället

Personbevis/ kopia av ID-handling 2 år efter att handlingen inkommit

RäkningskopiorTandvårdsbedömningar/ munhälsobedömningar (röntgenbilder och fotografier av tänder)Tillfälliga noteringar som arbetats in i utredningUnderlag till beslut gällande merkostnadsersättning inom personlig assistans

Gallras 2 år efter utbetalning

Utdrag från Infotorg, folkbokföringsadress, bilregister mmUtgiftsverifikation (t ex högkostnadskort, kontoutdrag, kvitto eller avi för bl a el, hyra, barnomsorg , läkemedel, hjälpmedel, möbler, husgeråd mm)

2 år efter stadsdelsnämndens beslut, samt att ingen process eller utredning pågår om felaktig utbetalning, återkrav eller misstänkt bidragsbrott.Förvaras i inneliggare intill beslut.

Utskrifter ur verksamhetssystem som gjorts för inmatningskontroll t ex journalanteckningar, ParaplysystemetVårdplaneringsfax Gallras endast

om journalanteckning finns.

Ärendeblad vid larm 2 år efter att journalantecknin

21

g

Akter som bevaras ska sorteras på följande vis:

Sortera akterna i separata arkivboxar för varje typ av akt.

A-akter som är SOL-akter. Akter som bevaras i individurval (5, 15, 25) sorteras i personnummerordning. Äldsta personens handlingar överst. Leverans 5 år efter sista anteckning.

A-akter som är LSS-akter. Akter som bevaras i individurval (5, 15, 25) sorteras i personnummerordning. Äldsta personens handlingar överst. Leverans 5 år efter sista anteckning.

B-akter som är SOL-akter. Akter med handlingar om faderskap/föräldraskap (där barn är födda 1996 eller tidigare), adoptioner eller placerade barn sorteras i personnummerordning med äldsta personens handlingar överst. Beslutshandlingen ska ligga överst i varje akt. Leverans 5 år efter 18-årsdag.

B-akter som är LSS-akter, med handlingar om placerade barn sorteras i personnummerordning med äldsta personens handlingar överst. Placeringsbeslutet ska ligga överst i varje akt. Leverans 5 år efter 18-årsdag

F-akter som är SOL-akter. Akter med handlingar om faderskap/föräldraskap (barn födda 1997 och framåt –) sorteras i personnummerordning med äldsta personens handlingar överst. Beslutshandlingen ska ligga överst i varje akt. Leverans 5 år efter 18-årsdag.

Tänk på…Att SOL-akter och LSS-akter sorteras i separata arkivboxar beroende på typ av akt. A-, B-, och F-akter ska

Övriga handlingar ska ligga kvar i akten.

Vissa förutsättningar kan finnas för att kunna gallra. Vid osäkerhet kontrollera i gällande hanteringsanvisning vad som får gallras.

22

ligga sorterade i olika boxar och får inte blandas.

Att F-akter ska hållas isär från B-akter och levereras separat.

Att akter som är avslutade före stadsdelsförvaltningarnas tillkomst 1997, ska sorteras för sig!

Eftersläntrare och kompletteringar

Upphittade akter som skulle levererats tidigare år går bra att skicka med årets leverans. De kan sorteras ihop med övriga akter i boxarna och i Excellistan. Märk dessa på aktomslaget med ”Eftersläntrare”. Äldre ärenden kanske inte finns i Paraplysystemet, i sådant fall måste mer information skrivas in i Excelregistret

Om förvaltningen hittar handlingar som hör till en akt som redan levererats ska dessa skickas med den årliga leveransen som en komplettering. Det kan ibland bara röra sig om ett blad där inte något beslut finns med. För att inte stadsarkivet ska ”ogiltigförklara” akten är det bra om man på aktomslaget skriver att det är en komplettering till redan inskickad akt och vilket år den levererades. Om den tidigare levererade akten är registrerad på ett annat personnummer ska ett dokument med information om det bifogas kompletteringsakten. Kompletteringsakterna behöver inte sorteras särskilt utan kan ligga tillsammans med övriga akter. Dessa ska också registreras i Excelfilen precis som övriga akter.

Akterna förs in i Excelregistret. Äldre ärenden kanske inte finns i Paraplysystemet, i sådant fall måste mer information skrivas in i Excelregistret

Akter som levereras ska läggas i arkivbeständiga aktomslag. Om flera akter ska levereras på samma person och det är samma typ av akt, ska akterna läggas ihop i ett enda aktomslag.

Om akten är en LSS-akt ska aktomslaget märkas med LSS/A eller LSS/B under typ av akt.

23

På aktomslaget textas nedanstående uppgifter tydligt i högra hörnet. Var noga med att det är de aktuella uppgifterna som förekommer i handlingarna som anges.

Uppgift ExempelArkivbildare X StadsdelsförvaltningAvställningsår. Avser det år då sista anteckningen gjorts i samhörigheten/akten

2013

Typ av akt A-akt, B-akt, F-akt, LSS/A eller LSS/B

Namn Ljunggren, OllePersonnummer 910101-0000Ev. Hänvisning (personnummer) 550103-1111

I samtliga fall då ett barns handlingar finns i annans akt (förälder/vårdnadshavare, syskon etc.) ska en tom hänvisningsakt upprättas med hänvisning till den akt där handlingarna ligger.

Inför leverans

Inför leverans upprättas ett register i Excel över de akter som levereras till stadsarkivet.

Listan tas fram ur Paraplysystemet (se Lathund för gallring av akter i Paraplysystemet). Var noga med att personnummer och namn i registret stämmer överens med det som står på akterna.

Registret ska skickas med en e-posttjänst till stadsarkivet i samband med att akterna levereras. Mer information om denna tjänst kommer att sändas ut inom kort.

Se bilaga 3 lathund Excelregister

24

AvställningsårKontrollera akternas avställningsår (år för sista anteckning i akten).

Ändra årtal i Excelformuläret i de fall där det efter genomgång av dokumenten i akterna visat sig att avställningsåret avviker från det år som först anges för aktuell post.

Akterna ska levereras i arkivboxar med etiketter.

Etiketten ska ha med följande information:

Arkivbildarens namnSocialtjänstakter/LSS-akterA-akter/B-akter/F-akter Avställningsår: Ange intervall 1997–2015 eller 1982–1996Personnummer (6 siffror) för tidigast och senast födda i arkivboxen

ETIKETTEXEMPEL

25

Etiketterna kan skrivas i en Word-etikettmall (se bilaga 5). Den skrivs sedan ut på självhäftande etiketter som fästs på arkivboxarna. Hör med arkivansvarig om lämpliga etiketter.

En signerad följesedel ska följa med akterna till stadsarkivet i två exemplar. Se exempel nästa sida. Följesedlar, mallar se bilaga 1 och 2.

Utskrift av registerposterna i Excel-lista för B-akter ska ligga som bilaga till följesedeln. B-akter prickar du av manuellt i listan. Därigenom säkras att register och akter stämmer överens.

Utskrift av registerposterna i Excel-lista för F-akter ska ligga som bilaga till följesedeln. F-akter prickar du av manuellt i listan.

Efter att stadsarkivet har mottagit och kontrollerat leveransen får förvaltningen tillbaka ett exemplar som en bekräftelse på att handlingarna verkligen har överlämnats. Det ska diarieföras och arkiveras som ett leveransärende på förvaltningen

STADSDELSNAMN

Socialtjänstakter

LSS/B

1997–2015

010101-010505

FÖLJESEDEL vid leverans av socialtjänst- och LSS-akter Denna följesedel har upprättats i två exemplar, varav parterna har tagit varsitt.

Denna följesedel har upprättats i två exemplar, varav parterna har tagit varsitt.

26

Stadsarkivet meddelar tidplan för leveranser 2021

Innan akterna skickas iväg ska leveransen kontrolleras mot checklistan (se bilaga 4).

Följesedel i två exemplar.

Avprickad Excel-lista över B-akter och F-akter.

27

Checklistan bygger på den här manualen och tar upp alla krav som stadsarkivets ställer på leveransen för att den ska bli godkänd.

Leveransen ska lämnas över till en kontaktperson på stadsarkivet. Leveransen ska avlämnas på anvisad plats inne i stadsarkivets magasin på Kungsklippan.

Förvaltningen ansvarar för akterna fram till och med överlämning

Tänk på…Att packa arkivboxarna väl i flyttkartonger, eller större leveranser i bur.

Att om möjligt följa med leveransen till dess att ansvarig på stadsarkivet har tagit emot den.

Om transportfirma anlitas, ska de vidta säker hantering och informeras om att de hanterar material som är belagt med sekretess.

Leveransadress

Stockholms stadsarkivKungsholmsgatan 3aAnvisad plats Stadsarkivets magasin. Stadsarkivets kontaktperson kontaktas.

Leverera registerSenast samma dag som akterna levereras ska även registret skickas till stadsarkivet digitalt i tjänsten Moveit. Ange Johannes Eriksson på stadsarkivet som referensperson.

Om du har frågor kontakta stadsarkivet. Se kontaktuppgifter på sidan 5 i manualen.

28

Bilagor

1. Följesedel vid leverans av socialtjänst- och LSS-akter (A-B- SoL och LSS)

2. Följesedel vid leverans av faderskap/föräldraskapsakter

3. Lathund Excelregister

4. Checklista inför leverans av socialtjänst- och LSS-akter till Stockholms stadsarkiv

5. Etikettmall