Bắt đầu với Microsoft TeamsTrưởng Nhóm

Microsoft Teams là không gian làm việc tập trung vào trò chuyện được tích hợp với Office 365. Microsoft Teams cấp cho nhóm quyền truy cập tức thì vào mọi nội dung họ cần trong một hub dành riêng cho làm việc nhóm. Tại đó, cuộc trò chuyện, nội dung, mọi người và công cụ tập hợp trong Office 365.

Xin chào, chúng tôi rất vui vì bạn đến đây!Hướng dẫn này được thiết kế để giúp bạn khai thác tối đa Microsoft Teams. Là chủ sở hữu nhóm, bạn đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục đích của nhóm và tích hợp để mọi người cùng làm việc tại một nơi. Bắt đầu thật dễ dàng!Bắt đầu sử dụng Microsoft Teams với nhóm của bạn bằng cách làm theo các bước được vạch ra trong hướng dẫn này. Hướng dẫn này bao gồm tất cả tài nguyên bạn cần để thành công.

1. Tìm hiểu về Microsoft Teams 2. Tạo nhóm3. Mời thành viên4. Khuyến khích thành viên

Bắt đầu với Microsoft TeamsTrưởng Nhóm

1. Tìm hiểu về Microsoft Teams Giá trị Cốt lõiMicrosoft Teams được thiết kế cho các nhóm tương tác cao, phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành công việc: Chia sẻ thông tin cập nhật và gửi phản hồi công khai Ra quyết định nhanh chóng và theo kịp các hoạt động của nhóm Cộng tác trên dự án và công việc, bao gồm cùng tạo nội dung và sản phẩm Trước khi tạo nhóm, bạn cần biết một số điều về triển khai và cấu trúc của Microsoft Teams, bao gồm tư cánh thành viên, vai trò và cài đặt nhóm. Triển khaiLà một khách hàng Office 365, quản trị viên CNTT của bạn thể cần kích hoạt Microsoft Teams trên toàn tổ chức trong Trung tâm Quản trị. Sau khi kích hoạt, bạn có thể truy cập Microsoft Teams bằng trình khởi chạy ứng dụng Microsoft trên trang đăng nhập trực tuyến của Microsoft. Bấm vào lát Microsoft Teams để mở ứng dụng trực tuyến và tải Microsoft Teams xuống máy tính để bàn của bạn.

Cấu trúcTổ chứcTất cả các nhóm do nhân viên tạo trong tổ chức của bạn, được liên kết với đối tượng thuê Office 365. Sử dụng Nhóm Office 365, bạn có thể chỉ định tất cả nhân viên hoặc một tập hợp con gồm các nhân viên có khả năng tạo nhóm.

Nhóm

Bắt đầu với Microsoft TeamsTrưởng Nhóm

Nhóm được thiết kế để tập hợp một nhóm người phối hợp chặt chẽ nhằm hoàn thành công việc. Nhóm có thể thay đổi cho công việc dựa trên dự án (ví dụ: ra mắt sản phẩm, tạo phòng tranh luận số), cũng như duy trì liên tục, để phản ánh kết cấu nội bộ của tổ chức bạn (ví dụ: phòng ban và vị trí văn phòng). Chỉ các thành viên nhóm mới nhìn thấy cuộc trò chuyện, tệp và ghi chú trên các kênh nhóm.KênhKênh giúp tổ chức cuộc trò chuyện, nội dung và công cụ của nhóm xoay quanh một chủ đề cụ thể. Có thể tổ chức kênh, chẳng hạn như theo chủ đề (sự kiện), nguyên tắc (thiết kế), dự án (triển khai) hoặc giải trí (nội dung giải trí). Chủ sở hữu nhóm có thể tạo kênh và cho phép các thành viên nhóm tạo kênh khi cần. Các tab dọc đầu kênh cho phép nhóm giữ lại tệp, ghi chú và nội dung tùy chỉnh như số liệu Power BI, mục tiêu kinh doanh trên tài liệu Word hoặc biểu đồ tổ chức trên trang chiếu PowerPoint. Sau đó, mọi người trong nhóm có thể dễ dàng truy cập nội dung này. Có thể tùy chỉnh các trình kết nối bổ sung với ứng dụng bên thứ ba ở cấp độ kênh để thu thập dữ liệu từ các công cụ thường dùng như Trello, Asana, GitHub, v.v..

Tư cách thành viên NhómKhi Microsoft Teams được kích hoạt cho toàn bộ tổ chức của bạn, các chủ sở hữu nhóm được chỉ định có thể mời bất kỳ nhân viên nào* cùng làm việc với họ gia

Bắt đầu với Microsoft TeamsTrưởng Nhóm

nhập nhóm. Microsoft Teams giúp chủ sở hữu nhóm dễ dàng thêm người vào tổ chức theo tên của họ.Chủ sở hữu nhóm cũng có thể tạo nhóm dựa trên Nhóm Office 365 hiện tại. Mọi thay đổi được thực hiện với nhóm sẽ được tự động đồng bộ hóa với Microsoft Teams. Tạo nhóm dựa trên Nhóm Office 365 hiện có không chỉ đơn giản hóa quá trình mời và quản lý thành viên, mà còn đồng bộ hóa các tệp nhóm bên trong Microsoft Teams.*Microsoft Teams hiện không hỗ trợ người dùng bên ngoài tổ chức tham gia nhóm của bạn.

Vai trò của Nhóm Có hai vai trò chính trong Microsoft Teams: chủ sở hữu nhóm, người tạo nhóm và thành viên nhóm, những người họ mời tham gia nhóm. Chủ sở hữu nhóm có thể chỉ định thành viên bất kỳ trong nhóm là người đồng sở hữu khi mời họ tham gia nhóm hoặc vào bất kỳ thời điểm nào sau khi họ vào nhóm. Có nhiều chủ sở hữu nhóm cho phép bạn chia sẻ trách nhiệm quản lý cài đặt và tư cách thành viên, bao gồm thư mời. Cài đặt Nhóm Chủ sở hữu nhóm có thể quản lý cài đặt trên cả nhóm ngay trong Microsoft Teams. Cài đặt bao gồm khả năng thêm ảnh nhóm, đặt quyền cho các thành viên nhóm để họ tạo kênh, thêm tab và trình kết nối, @nhắc đến toàn bộ nhóm hoặc kênh, cũng như sử dụng GIF, nhãn dán và meme. Là quản trị viên Microsoft Teams, bạn có quyền truy cập cài đặt toàn hệ thống trong trung tâm quản trị. Các cài đặt này có thể tác động tới tùy chọn và mặc định mà chủ sở hữu nhóm nhìn thấy trong cài đặt nhóm. Ví dụ: bạn có thể bật kênh mặc định, "Chung", cho thông báo, thảo luận và tài nguyên trên toàn tổ chức và kênh này sẽ hiển thị trên tất cả các nhóm.

Bắt đầu với Microsoft TeamsTrưởng Nhóm

2. Tạo nhóm Xác định mục đích của nhóm Dành chút thời gian suy nghĩ về mục đích của nhóm bạn đang tạo. Khi bạn tạo nhóm, hãy thêm mục đích của nhóm vào trường mô tả để các thành viên nhóm nhìn thấy. Mẹo: Bắt đầu với nhóm dựa trên dự án là một cách tuyệt vời để trải nghiệm Microsoft Teams mà không làm gián đoạn các luồng công việc hiện có.

Bố trí môi trường nhómNgoài kênh "Chung" mặc định, bạn có thể tạo một số kênh bổ sung để các thành viên nhóm nhìn thấy (ví dụ: "Giải trí" cho các cuộc trò chuyện thân mật và cho sản phẩm của nhóm). Đưa các tài nguyên và thông báo lên kênh để các thành viên nhóm cảm thấy được chào đón. Mẹo: Hạn chế bố trí ở mức tối thiểu cho phép người dùng tự tạo kênh, tùy chỉnh tab và thêm trình kết nối khi cần. Bạn có thể thu hồi khả năng thiết lập nêu trên của thành viên nhóm bất cứ lúc nào.

3. Mời thành viênTổ chức cuộc họp nhómTập hợp mọi người trực tiếp hoặc qua mạng là cách hiệu quả nhất để khơi dậy sự hào hứng với Microsoft Teams cho nhóm của bạn. Lên lịch một cuộc họp nhóm để giới thiệu Microsoft Teams. Yêu cầu Quản trị viên CNTT cung cấp một số mẫu và tài liệu để giúp bạn tổ chức cuộc họp.

Lý do nên chọn Microsoft TeamsMở đầu cuộc họp bằng cách giải thích mục tiêu sử dụng Microsoft Teams của bạn và trình bày cách phối hợp làm việc lý tưởng với dịch vụ này. Giới thiệu và demoGiới thiệu Microsoft Teams bằng cách hiển thị video về Microsoft Teams, sau đó chuyển đến bản demo trực tiếp về nhóm bạn đã tạo. Mẹo: Nhấn mạnh các tính năng bạn yêu thích sẽ giúp bản demo gần gũi và thú vị hơn.

Bắt đầu với Microsoft TeamsTrưởng Nhóm

Phạm vi sử dụng Yêu cầu thành viên nhóm cam kết sử dụng Microsoft Teams làm cách chính để liên lạc với nhau và cộng tác trên các dự án trong tối thiểu một tuần. Thành viên nhóm sẽ tiếp tục sử dụng các công cụ liên lạc khác, như email, để làm việc với những người ở ngoài nhóm phối hợp chặt chẽ này. Mẹo: Cam kết dành tối thiểu một tuần để đảm bảo thành viên nhóm bắt đầu trải nghiệm các lợi ích khi sử dụng Microsoft Teams. Quy tắc Khuyến khích thành viên nhóm liên lạc trong kênh nhóm thay vì cuộc trò chuyện và nhóm giữa hai người. Điều này tạo nên văn hóa minh bạch của nhóm, làm sâu sắc mối liên kết giữa các thành viên nhóm với nhau và cũng giúp xúc tiến dự án khi mọi người có quyền truy cập các quyết định và tài liệu được chia sẻ.Quy ướcXây dựng nhanh một bộ phù hợp gồm các kênh ban đầu và đề xuất quy trình tạo và đặt tên cho kênh đơn giản trong nhóm để giữ nội dung có trọng tâm và có tổ chức. Thiết lậpTận dụng thời gian hội họp này để yêu cầu họ đăng nhập Microsoft Teams bằng máy khách web, tại đó họ có thể tải xuống ứng dụng trên máy tính để bàn dành cho Windows và máy Mac. Tư vấn cho thành viên nhóm tải xuống ứng dụng di động trong App Store, Google Play và Microsoft Store.Mẹo: Thiết lập Microsoft Teams trên thiết bị di động của thành viên nhóm sẽ bảo đảm họ không bỏ lỡ nội dung. Theo sát nhómSau cuộc họp nhóm, theo sát nhóm bằng email tóm tắt buổi thảo luận của các bạn và đưa ra các bước tiếp theo cũng như tài nguyên cho thành viên nhóm. Hỏi Quản trị viên CNTT về các tài nguyên này.

Bắt đầu với Microsoft TeamsTrưởng Nhóm

Cung cấp đào tạo và trợ giúpKhuyến khích thành viên nhóm yêu cầu trợ giúp trong kênh "Phản hồi" bạn có thể tạo trong Microsoft Teams. Tổ chức các buổi đào tạo và phiên hỏi đáp dựa trên trò chuyện ngay trong Microsoft Teams. Mẹo: Sử dụng T-bot, một công cụ trợ giúp tích hợp hiển thị khi bạn bấm vào Trò chuyện, là một cách hiệu quả khác để thành viên nhóm yêu cầu trợ giúp.

4. Khuyến khích thành viênChuyển công việc sang Microsoft TeamsDuy trì động lực bằng cách chuyển các cuộc thảo luận, cập nhật và nội dung quan trọng vào Microsoft Teams. Điều này sẽ giúp các thành viên nhóm cảm thấy tự tin về việc tiến hành chuyển đổi. Đồng thời, họ sẽ nhận được thông báo qua email kịp thời về mọi cuộc trò chuyện hoặc @lượt nhắc đến chưa đọc, cũng như các hoạt động khác. Sử dụng trình kết nối và tabĐưa bản cập nhật và dữ liệu trực tiếp từ các ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba như Trello, GitHub, Asana trực tiếp vào Microsoft Teams. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn không mất thời gian kiểm tra nhiều công cụ để nhận thông tin kịp thời. Gửi phản hồi và ý tưởngTruyền đạt phản hồi và ý tưởng của nhóm cho quản trị viên CNTT. Phối hợp làm việc để xây dựng tích hợp tùy chỉnh cho các ứng dụng và bot bên thứ ba được điều chỉnh riêng cho nhóm của bạn.

Bắt đầu với Microsoft TeamsTrưởng Nhóm

Thiết lập tổ chức CNTT trên Microsoft TeamsGiới thiệuTrước khi giới thiệu Microsoft Teams cho toàn bộ tổ chức, bạn nên bắt đầu với 2 - 3 nhóm thử nghiệm. Việc này sẽ giúp bạn tinh chỉnh kế hoạch ra mắt và bảo đảm bạn sẵn sàng cho đợt triển khai trên toàn tổ chức. Các bước1. Xác định dự án bạn sẽ thực hiện trong Microsoft Teams2. Tạo một Nhóm Microsoft cho từng dự án 3. Xác định luồng công việc cho từng dự án và tạo kênh trong từng Nhóm

Microsoft4. Xác định những người cần thêm làm thành viên vào từng nhóm5. Điền trước thông tin quan trọng vào các kênh6. Khởi động Nhóm Microsoft mới với thành viên nhóm mới7. Kiểm tra cùng thành viên nhóm

Quản trị viên CNTT thường tham gia xúc tiến nhiều dự án cùng lúc. Các dự án này có thể bao gồm các nội dung như nâng cấp mạng, nâng cấp bộ định tuyến, nâng cấp hệ thống và di chuyển. Ngoài ra, có thể có nội dung liên lạc với các nhóm khác nhau trong công ty, chẳng hạn như nhân viên hỗ trợ, bộ phận pháp lý, bộ phận Nhân sự hoặc ban lãnh đạo. Ở đây, chúng tôi sẽ minh họa cách Microsoft Teams có thể giúp Quản trị viên CNTT tổ chức và quản lý dự án nhanh chóng và hiệu quả. Để phục vụ hướng dẫn này, chúng tôi sử dụng triển khai nâng cấp hệ thống làm kịch bản mẫu.

Bước 1: Xác định dự án bạn sẽ thực hiện

Trong hướng dẫn này, dự án là triển khai nâng cấp hệ thống.

Bắt đầu với Microsoft TeamsTrưởng Nhóm

Bước 2: Tạo một Nhóm Microsoft cho dự án nâng cấp máy tính để bàn

Trong ví dụ, bạn sẽ tạo một Nhóm Microsoft cho quá trình nâng cấp hệ điều hành theo lịch trên máy tính để bàn của người dùng.

Tên Nhóm Microsoft: Nâng cấp Hệ điều hành Máy tính để bàn

Bước 3: Xác định luồng công việc và tạo kênh cho Nhóm Nâng cấp Hệ điều hành Máy tính để bàn Bạn sẽ tạo kênh sau khi xác định luồng công việc cần thiết cho dự án này. Kênh giúp tổ chức cuộc trò chuyện, nội dung và công cụ của nhóm xoay quanh một chủ đề cụ thể. Có thể tổ chức kênh, chẳng hạn như theo chủ đề (sự kiện), nguyên tắc (thiết kế), dự án (triển khai) hoặc giải trí (nội dung giải trí). Chủ sở hữu nhóm có thể tạo kênh và cho phép các thành viên nhóm tạo kênh khi cần.

Các kênh được đề xuất trong Nhóm Nâng cấp Hệ điều hành Máy tính để bàn là:

Tên kênh: Lập kế hoạch Triển khai Hoạt động Sự cố trước khi Triển khai Sự cố sau khi Triển khai Quản lý & triển khai ứng dụng Công cụ của nhà phát triển Kiểm tra Phản hồi

Bắt đầu với Microsoft TeamsTrưởng Nhóm

Bước 4: Xác định những người cần mời làm thành viên của Nhóm Nâng cấp Hệ điều hành Máy tính để bàn

Trong bước này, bạn xác định những người cần để hỗ trợ dự án này. Đôi khi, các dự án có chức năng chéo do cần thông tin đầu vào từ các bộ phận chức năng khác để bảo đảm dự án thành công. Đối với Nhóm Nâng cấp Hệ điều hành Máy tính để bàn, bạn có thể mời những người hoặc vai trò sau vào Nhóm Nâng cấp Hệ điều hành Máy tính để bàn để tham gia dự án nâng cấp.

Thành viên nhóm: Giám đốc Công nghệ Giám đốc Công nghệ Thông tin Quản lý Thay đổi CNTT Quản trị viên Mạng Quản lý Dự án Người dùng Cuối Thử nghiệm

Bước 5: Điền trước thông tin quan trọng vào các kênh

Bạn nên điền trước vào kênh một hoặc hai câu hỏi liên quan đến kênh đó để cung cấp sẵn nội dung cho thành viên. Chẳng hạn như đối với kênh Thử nghiệm, câu hỏi cần đặt ra có thể là: "Ai đó có thể chia sẻ kế hoạch thử nghiệm cho việc triển khai hệ điều hành không?"

Các tab dọc đầu kênh cho phép nhóm dễ dàng truy cập tệp và ghi chú cho kênh đó. Bạn có tùy chọn tạo tab tùy chỉnh cho thông tin mà mình muốn nhóm truy cập dễ dàng, như số liệu Power BI, mục tiêu dự án hoặc biểu đồ tổ chức. Sơ đồ triển khai thường được dùng trong quá trình nâng cấp máy tính để bàn. Để cấp quyền truy cập dễ dàng

vào tài liệu sơ đồ triển khai trong Word, bạn có thể thêm tài liệu này làm một tab trong kênh Triển khai. Thêm Tab bằng cách bấm vào dấu "+" ở đầu Microsoft Teams, bên cạnh Cuộc trò chuyện, Tệp và Ghi chú.

Bắt đầu với Microsoft TeamsTrưởng Nhóm

Trình kết nối cho phép người dùng Microsoft Teams nhận thông tin cập nhật từ các dịch vụ trực tuyến phổ biến. Khi bạn kết nối một công cụ hoặc dịch vụ với kênh, mọi người trong nhóm có thể nhìn thấy thông báo do dịch vụ đó gửi. Trong ví dụ về đợt giới thiệu nâng cấp máy tính để bàn của bộ phận CNTT, bạn có thể muốn thêm trình kết nối cho Trello hoặc Asana đối với quản lý dự án, và Zendesk đối với các sự cố của bộ phận trợ giúp xảy ra sau khi triển khai. Xem các Trình kết nối có sẵn bằng cách bấm vào " . . . " ở đầu Microsoft Teams, bên cạnh tên Nhóm và Kênh.

Bước 6: Khởi động Nhóm Microsoft mới với thành viên nhóm mới

Tập hợp mọi người trực tiếp hoặc qua mạng là cách hiệu quả nhất để khơi dậy sự hào hứng với Microsoft Teams cho thành viên nhóm. Lên lịch cho cuộc họp nhóm để giới thiệu Microsoft Teams, thảo luận về nhiều tính năng và lợi ích, cũng như giúp thành viên nhóm trải nghiệm Microsoft Teams. Mở đầu cuộc họp bằng cách giải thích mục tiêu sử dụng Microsoft Teams của bạn và trình bày cách phối hợp làm việc lý tưởng. Bạn có thể giới thiệu Microsoft Teams bằng cách trình chiếu video sản phẩm , khám phá sản phẩm hoặc chuyển sang bản demo trực tiếp về nhóm bạn đã tạo.

Các nội dung bạn có thể muốn thảo luận trong cuộc họp bao gồm:

Khuyến khích thành viên nhóm liên lạc bằng tab Cuộc trò chuyện trong kênh thay vì cuộc trò chuyện và nhóm hai người. Điều này tạo nên văn hóa minh bạch của nhóm, làm sâu sắc mối liên kết giữa các thành viên nhóm với nhau và mối liên kết giữa các thành viên nhóm với dự án.

Khuyến khích thành viên tạo kênh cho các chủ đề nảy sinh và đề xuất quy trình tạo và đặt tên cho kênh đơn giản trong nhóm để giữ nội dung có trọng tâm và có tổ chức.

Trình bày cách sử dụng trò chuyện cho các cuộc trò chuyện 1:1 riêng tư hoặc cuộc trò chuyện trong nhóm nhỏ. Bạn có thể thêm cuộc gọi thoại hoặc video vào cuộc tán gẫu hoặc trò chuyện nhóm bất kỳ.

Bắt đầu với Microsoft TeamsTrưởng Nhóm

Giải thích cách thành viên nhóm có thể gửi phản hồi bằng cách chia sẻ tệp, chẳng hạn như các tệp gửi thông thường. Thao tác chỉnh sửa và nhận xét của thành viên nhóm được lưu ngay vào tài liệu.

Trình bày cách bạn có thể thu thập ghi chú của nhóm trong tab Ghi chú để lưu lại các ghi chú nhất thời hoặc biên bản cuộc họp.

Trình bày lợi ích của tab, bot và trình kết nối cũng như cho biết cách thêm các chức năng này.

Tận dụng thời gian hội họp này để yêu cầu họ đăng nhập Microsoft Teams và tải xuống ứng dụng di động từ App Store, cửa hàng Google Play hoặc Microsoft Store.

Bước 7: Kiểm tra cùng Thành viên nhómSau cuộc họp, theo sát nhóm bằng email tóm tắt buổi thảo luận của các bạn và đưa ra các bước tiếp theo cũng như tài nguyên cho thành viên nhóm. Tổ chức các buổi đào tạo và phiên hỏi đáp dựa trên trò chuyện ngay trong Microsoft Teams.

Duy trì động lực bằng cách chuyển các cuộc thảo luận, cập nhật và nội dung quan trọng vào Microsoft Teams. Điều này sẽ giúp các thành viên Nhóm cảm thấy tự tin về việc tiến hành chuyển đổi. Đồng thời, họ sẽ nhận được thông báo qua email kịp thời về mọi cuộc trò chuyện hoặc @lượt nhắc đến chưa đọc, cũng như các hoạt động khác.

Khuyến khích thành viên nhóm gửi nhận xét hoặc ý tưởng trong kênh Phản hồi bạn có thể tạo. Chia sẻ phản hồi và ý tưởng của nhóm với các quản trị viên và bên liên quan khác, đồng thời phối hợp xây dựng tích hợp tùy chỉnh cho các ứng dụng và bot bên thứ ba được tùy chỉnh cho nhóm của bạn.