Embed Size (px)
Citation preview
PENGURUSAN SURAT MASUK DAN KELUAR SISTEM
AGENDA DAN KARTU KENDALI
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH
Pengembangan Media Pembelajaran Berbasis TIK
yang dibina oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si
Oleh
Intan Permatasari
150412601911
UNIVERSITAS NEGERI MALANGFAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMENPRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
MEI 2017
1
2
Nama :Kelas :Semester :
KEARSIPANX
GANJIL
KD 3.16 Menjelaskan Pengurusan Surat Masuk dan Keluar Sistem Agenda dan
Kartu Kendali
KATA PENGANTAR
Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami
dapat menyelesaikan rancangan perangkat pembelajaran ini. Rancangan perangkat ini dibuat
dengan maksud untuk digunakan sebagai bahan untuk merencanakan pembelajaran mata
pelajaran kearsipan.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat RPP dan
kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor,
keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.
Perangkat ini terdiri dari: silabus, RPP, LK dan Kunci LK , LP-1: Penilaian Produk, Kunci
LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial.
Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi kami dalam mengelola
pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didik untuk
mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan
mewujudkan perilaku berkarakter.
Malang, 30 Mei 2017
Penulis
3
DAFTAR ISI
Halaman Depan......................................................................................................................... 1
Halaman Sampul....................................................................................................................... 2
Kata Pengantar.......................................................................................................................... 3
Daftar Isi................................................................................................................................... 4
Silabus....................................................................................................................................... 5
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran......................................................................................... 9
LK-1(Memahami dan mengenal pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda)............ 17
LK-2(Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda)............................ 23
LP-1: Penilaian Produk............................................................................................................. 28
LP-2: Asesmen Kinerja Proses................................................................................................. 30
LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor......................................................................................... 32
LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter.................................................................................. 35
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial .................................................................................. 36
4
SILABUS MATA PELAJARAN: KEARSIPAN
Kompetensi Inti* Satuan Pendidikan : SMKKelas /Semester : X / I Kompetensi Inti : KEARSIAPAN KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai,
responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
Kompetensi Dasar Materi Pokok Kegiatan Pembelajaran Penilaian Alokasi
WaktuSumber Belajar
1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya
1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara efektif dan efisien dalam bidang kearsipan berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut
1.3 Meyakini bahwa bekerja
1. Drs. Syamsul Anwar, 1999, Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu
2. Drs. Basir Barthos, 2012, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Bumi Aksara
5
dalam bidang kearsipan adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh
3. Drs. Sutarto, 1997, Sekretaris dan Tata warkat, Yogyakarta: Gajah Mada
4. Sri Endang R, 2012, Modul Menangani Surat/Dokumen, Jakarta: Erlangga
5. Dra. Gina Madiana, Kearsipan SMK: 1994; Bandung : Armico,
6. Zulkifli Amsyah, manajemen, ,1995, Kearsipan, Jakarta : Gramedia,
7. Modul Sri Endang R, 2009,
2. 1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, dalam membuat arsip kanto
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah
2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja
2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan kearsipan
6
Mengelola Sistem Kearsipan, 3.16 Menjelaskan
Pengurusan Surat Masuk dan Keluaran (system Agenda, Sistem Kartu Kendali)
4.16 Mempraktikkan tata cara pengurusan Surat Masuk dan Keluaran (system Agenda dan Sistem Kartu Kendali)
Pengurusan Surat Masuk dan Keluarano Pengurusan surat
system Agendao Pengurusan Surat
Sistem Kartu Kendali
MengamatiMengamati beberapa pengurusan surat masuk dan keluar
MenanyaMemberikan kesempatan siswa menanyakan hal yang berkaitan dengan pengurusan surat masuk dan keluar
Eksperimen/exploreMempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar dengan sistem agenda dan kartu kendali
AsosiasiMenjelaskan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda dan kartu kendali
KomunikasiMempresentasikan pengurusan surat masuk
TugasMembuat resume tentang tata cara pengurusan Surat Masuk dan Keluaran (system Agenda dan Sistem Kartu Kendali)Observasi
Ceklist lembar pengamatan pada saat peserta didik melakukan diskusi kelompok
PortofolioMengumpulkan dan mendokumentasi tata cara pengurusan Surat Masuk dan Keluaran (system Agenda dan Sistem Kartu Kendali)
TesTes praktik daan tertulis bentuk uraian dan/atau pilihan ganda tentang tata cara pengurusan Surat Masuk dan Keluaran (system Agenda dan Sistem Kartu Kendali)
7
dan keluar sistem agenda dan kartu kendali
8
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Satuan Pendidikan : SMK NEGERI 1 MALANG
Mata Pelajaran : Kearsipan
Kelas/Semester : Kelas X / Semester 2
Materi Pembelajaran : Mengurus surat masuk dan keluar sistem agenda
Alokasi Waktu : 2 x 45 menit
I. Standar Kompetensi
Mengurus surat masuk dan keluar sistem agenda
II. Kompetensi Dasar
Pengurusan surat masuk sistem agenda dan kartu kendali
III. Indikator
A. Kognitif
1. Produk:
a. Pemahaman dan pengenalan mengenai pengertian surat masuk dan keluar
sistem agenda
b. Pengenalan dan pemahaman prosedur pengurusan surat masuk sistem
agenda
c. Pengenalan dan pemahaman prosedur pengurusan surat keluar sistem
agenda
2. Proses:
Berdiskusi untuk mendapatkan kesepahaman mengenai pengertian surat masuk
dan keluar sistem agenda, prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem
agenda berdasarkan sumber dan bahan ajar yang tersedia yang meliputi
kegiatan :
a. Mengumpulkan informasi dari guru dan sumber belajar lainnya yang terkait,
dan pemanfaatan media presentasi mengenai pengertian surat masuk dan
keluar sistem agenda
b. Memahami prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda
c. Memahami prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda
9
B. Psikomotor
1. Menjelaskan kembali didepan kelas materi pembelajaran yang merupakan hasil
dari kegiatan diskusi yang sudah dilakukan oleh siswa untuk mengetahui
sejauh mana penguasaan materi yang di capai oleh siswa.
2. Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda sesuai
dengan peran dan materi yang telah dipelajari dan telah dipahami sebelumnya.
C. Afektif
1. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi :
a. Ketelitian
b. Beretiket
c. Cekatan
d. Keaktifan
2. Keterampilan sosial, meliputi :
a. Berkomunikasi
b. Kerjasama
c. Berpendapat
d. Bertanya
10
IV. Tujuan Pembelajaran:
Setelah mendengar penjelasan dari guru melalui tayangan ppt, membaca
referensi dari internet maupu sumber lainnya, melakukan diskusi serta
mempresentasikan hasil diskusi, siswa dapat
A. Kognitif
1. Produk:
a. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
surat masuk dan keluar dengan mengerjakan soal terkait di LK 1 dan LP 1 :
Produk sesuai dengan kunci jawaban.
b. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
surat masuk sistem agenda dengan mengerjakan soal terkait di LK 1 dan LP
1: Produk sesuai dengan kunci jawaban.
c. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
surat keluar sistem agenda dengan mengerjakan soal terkait di LK 1 dan LP
1: Produk sesuai dengan kunci jawaban.
2. Proses
Secara kelompok siswa dapat mempraktikkan prosedur pengurusan surat masuk
dan keluar sistem kartu kendali sesuai dengan ketentuan dengan mengerjakan
tugas terkait pada LP 2. : Proses, meliputi: pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda.
B. Psikomotor
1. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
kembali di depan kelas mengenai materi pengurusan surat masuk dan keluar
yang telah di diskusikan di LP 2 dengan mengerjakan tugas terkait di dan LP
3.1 : Psikomotor
2. Secara mandiri siswa mengetahui pengurusan surat masuk dan keluar sistem
agenda dengan mengerjakan tugas terkait pada LK 1 dan LP 3.2.
C. Afektif
1. Karakter:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa
dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter ketelitian, beretiket,
cekatan, keaktifan sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.
2. Keterampilan sosial:
11
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa
dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keteram-pilan sosial
berkomunikasi, kerjasama, berpendapat, bertanya, sesuai dengan LP 5 :
Keterampilan sosial.
V. Model dan Metode Pembelajaran:
Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Student Team-Achivment Division
(STAD)
Metode Pembelajaran : Ceramah, diskusi kelompok, dan penugasan
VI. Bahan
a. Lembar kerja 1 dan 2
b. Lembar format tata cara pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
c. Buku agenda surat masuk dan keluar
d. Lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
e. Formulir tanda terima/buku ekspedisi
f. Lembar disposisi
VII. Alat dan Media
a. Laptop atau komputer
b. LCD
c. Baki surat (tray)
d. Alat tulis (Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas)
e. Kertas dan amplop
f. Alat pembuka surat (Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat)
g. Stempel tanggal
h. PPT
12
VIII. Proses Belajar Mengajar
A. Pendahuluan
Kegiatan
PenilaianOleh
Pengamat1 2 3 4
1. Guru memberi salam dan mengajak peserta didik berdoa sesuai
dengan kepercayaan masing-masing untuk mengawali kegiatan
pembelajaran.
2. Memeriksa kehadiran siswa
3. Guru mempersiapkan siswa untuk mengikuti proses pembelajaran
dan memeriksa kesiapan buku dan sumber belajar.
4. Membangkitkan motivasi siswa dalam mengikuti kegiatan
pembelajaran
5. Guru mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses,
psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat
menjelaskan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda. Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap kita ketika
dihadapkan pada surat masuk. (Fase 1 STAD)
6. Guru memberi penjelasan bahwa pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda adalah salah satu instrument yang paling penting
dalam kegiatan kearsipan yang dapat menunjang pekerjaan arsiparis
sekaligus mempercepat pekerjaan arsip. (Fase 1 STAD)
B. Inti
KegiatanPenilaian oleh
Pengamat1 2 3 4
Penggalan 1
a. Siswa mendiskusikan pengertian dan prosedur pengurusan surat
masuk dan keluar sistem agenda. (Fase 2 STAD)
b. Guru memberikan informasi tentang prosedur pengurusan surat masuk
dan keluar sistem agenda untuk menunjang pekerjaan arsiparis secara
efisien dan bertanggungjawab. Guru membagikan LK satu LK tiap
Kelompok . (Fase 3 STAD)
13
KegiatanPenilaian oleh
Pengamat1 2 3 4
c. Siswa mendiskusikan pengertian dan prosedur pengurusan surat masuk
dan keluar sistem agenda. Siswa mengisi LK, melakukan
pengamatan terhadap suatu ilustrasi kasus dalam LK. (Fase 4 STAD)
d. Guru menginformasikan bagaimana pengurusan surat masuk dan
keluar secara efisien dan bertanggungjawab.
e. Guru memberikan contoh atau simulasi kepada siswa tentang
pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
Penggalan 2
a. Guru mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif .
Setiap kelompok terdiri dari 5 – 6 siswa, untuk mempraktekkan
pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
b. Guru meminta siswa untuk teliti pada saat melakukan praktek atau
melakukan simulasi. (Fase 4 STAD)
c. Guru membimbing tugas kelompok simulasi penanganan surat masuk
dan keluar sistem agenda . (Fase 5 STAD)
e. Geminta masing-masing siswa dalam setiap kelompok agar
bertanggung jawab atas terselesaikannya tugas praktek itu.
f. Guru melakukan evaluasi formatif dengan Instrumen penilaian melalui
praktek penggunaan salah satu peralatan kearsipan dengan skala
diskriptif terhadap aspek kelancaran, ketepatan dan kelengkapan. Serta
memberi kesempatan siswa lain untuk belajar mengamati sebelum
mereka praktek sendiri . (Fase 5 STAD)
C. Penutup
Kegiatan
PenilaianOleh
Pengamat1 2 3 4
1. Membimbing siswa untuk membuat kesimpulan terkait dengna
pembelajaran yang telah dilakukan
2. Menutup pembelajaran dengan memberikan pekerjaan rumah,
14
berdoa sesuai dengan keyakinan masing-masing serta
mengucapkan salam.
IX. Sumber Pembelajaran
1. LK 1 : Deskripsi pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
2. LK 2 : Praktik pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
3. Kunci LK 1 dan 2
4. LP 1: Produk
5. LP 2: Proses
6. LP 3.1 dan 3.2 : Psikomotor
7. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
8. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
9. Silabus
10. Modul
11. Power Point
15
Daftar Pustaka
Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handling)
untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga
Endang R, Mulyani, dkk. 2011. Modul Menangani Surat / Dokumen Masuk untuk SMK dan
MAK. Jakarta: Erlangga
Lasahido, Ilhan, SE.MM,.2006. Modul Penanganan Surat. Jakarta: Departemen Keuangan
Republik Indonesia
Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP
16
Nama/Kelompok : _______________________
Kelas : _______________________
Tgl: : _______________________
Lembar Kerja 1 : Memahami dan mengenal pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda
Tujuan :
1. Siswa mampu menjelaskan pengertian dari pengurusan surat masuk dan keluar, serta
sistem agenda
2. Siswa mampu menguraikan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
Alat :
1. Alat tulis
2. Peralatan kearsipan
Rumusan Masalah : Apa yang anda ketahui tentang pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda?
Langkah – langkah :
1. Mengamati beberapa deskripsi dan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem
agenda melalui penjelasan guru.
2. Dari deskripsi dan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda yang
terdapat pada sumber belajar, siswa mencatat intisarinya.
3. Siswa mengemukakan dengan bahasanya sendiri deskripsi dan prosedur pengurusan surat
masuk dan keluar sisitem agenda sebagai kesimpulan.
17
A. Pilihan Ganda
1. Petugas yang mengagendakan surat adalah... .
a. Arsiparis d. Arsipans
b. Sekretaris e. Agendaris
c. Pimpinan
2. Beberapa istilah yang bukan termasuk dalam pengurusan surat sistem buku agenda
adalah... .
a. Buku verbal d. Buku tahunan
b. Buku ekspedisi e. Buku besar
c. Buku klaper
3. Buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat
disebut... .
a. Buku verbalis d. Buku agenda
b. Buku ekspedisi e. Buku besar
c. Buku keluar
4. Buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan
buku sendiri-sendiri disebut... .
a. Buku agenda tunggal d. Buku agenda berdekatan
b. Buku agenda kembar e. Buku agenda keluar dan masuk
c. Buku agenda berpasangan
5. Kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan cara memberi nomor unit surat
disebut... .
a. Menyortir surat d. Memeriksa surat
b. Mengarahkan surat e. Mengagendakan surat
c. Menggandakan surat
6. Dibawah ini yang merupakan pengertian dari buku agenda berpasangan adalah... .
a. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus
berurutan pada tiap halaman
b. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri
dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
18
c. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah
kanan dan surat keluar di sebelah kiri, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-
sendiri.
d. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
disediakan buku sendiri-sendiri.
e. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
disediakan buku besar.
7. Prosedur penanganan surat masuk menggunakan sistem agenda yang benar adalah... .
a. Penerimaan surat -pencatatan surat-pengarahan surat-penyortiran surat-penyampaian
surat-penyimpanan surat
b. Penerimaan surat-penyampaian surat-penyortiran surat-pencatatan surat-pengarahan
surat-penyimpanan surat
c. Penerimaan surat-penyortiran surat-pencatatan surat-penyampaian surat- pengarahan
surat-penyimpanan surat
d. penyampaian surat-penerimaan surat-penyortiran surat-pencatatan surat-pengarahan
surat-penyimpanan surat
e. Penerimaan surat-penyortiran surat-pencatatan surat-pengarahan surat-penyampaian
surat-penyimpanan surat
8. Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar adalah... .
a. Lembar Pengantar
b. Lembar Disposisi
c. Buku Agenda
d. Kartu Indeks
e. Kartu Tunjuk Silang
9. Surat tertanggal 17 Maret 2017 dari PT Indonesia Jaya, telah diterima tiga hari kemudian
oleh Andini (Pencatat surat PT Abadi Bersama). Pada kolom tanggal terima di buku
agenda surat masuk, Andini mencatat dengan tanggal... .
a. 20 Maret 2017
b. 19 Maret 2017
c. 18 Maret 2017
d. 17 Maret 2017
e. 23 Maret 2017
19
10. Buku agenda dibagi menjadi 3 macam yaitu... .
a. Kembar, bergandengan, dan berpasangan
b. Berpasangan, kembar, dan gabungan
c. Tunggal, berpasangan, dan kembar
d. Tunggal, gabungan, dan beragam
e. Berpasangan, beragam, dan bergandengan
B. Analisis :
1. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan buku
agenda? . .......................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
.......................
2. Apa pengertian dari penanganan surat masuk dan surat keluar?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
3. Apa saja macam-macam buku agenda!
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
4. Bagaimana prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
5. Bagaimana prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
20
Kunci Lembar Kerja 1 : Deskripsi dan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
A. Pilihan Ganda
1. E 6. B
2. D 7. E
3. B 8. C
4. B 9. D
5. E 10. C
B. Analisis
1. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk
dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
2. Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan
surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan. Sedangkan
surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada
pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga
3. Ada 3 macam buku agenda yaitu :
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau
sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
4. Prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda yaitu:
1. Penerimaan Surat
2. Penyortiran Surat
3. Pencatatan Surat
4. Pengarahan Surat
5. Penyampaian Surat
6. Penyimpanan Surat
5. Prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda yaitu:
21
a. Pembuatan Konsep
b. Persetujuan Konsep
c. Pencatatan Surat
d. Pengetikan Konsep Surat
e. Pemeriksaan Pengetikan
f. Penandatanganan Surat
g. Pemberian Cap Dinas
h. Melipat Surat
i. Penyampulan Surat
j. Pengiriman Surat
k. Penyimpanan Surat
22
Nama/Kelompok : _______________________
Kelas : _______________________
Tgl: : _______________________
Lembar Kerja 2 : Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
Tujuan
1. Memahami tata cara pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
2. Memahami prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
Alat dan Bahan :
a. Lembar Kerja 1 dan 2
b. Lembar format tata cara pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
c. Baki surat (tray)
d. Buku agenda surat masuk dan keluar
e. Lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
f. Alat tulis (Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas)
g. Kertas dan amplop
h. Alat pembuka surat (Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat)
i. Stempel tanggal
j. Formulir tanda terima/buku ekspedisi
k. Lembar disposisi
Rumusan Masalah : Bagaimanakah prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem
agenda?
Petunjuk Kerja
1. Berkelompoklah dengan teman kalian yang terdiri dari 5-6 anak tiap kelompok dengan
cara menghitung acak. 2 kelompok berdasarkan surat masuk dan 2 kelompok berdasarkan
surat keluar.
2. Setiap kelompok mengambil paket surat berdasarkan urutan kelompok dan sebanyak
jumlah kelompok. Kelompok surat masuk (penerima, penyortir, pencatat, pengarah,
23
penyampai, penyimpan) dan kelompok surat keluar membuat surat sendiri (pencatat,
pengetik, penandatangan, pelipat, penyimpan).
3. Lakukan peran kalian sesuai dengan prosedur pengurusan surat berdasarkan kelompok.
4. Telitilah surat-surat tersebut untuk diproses pencatatan (rahasia, penting, dan biasa).
5. Siapkan stempel untuk lembar disposisi.
6. Siapkan buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.
7. Pengerjaan praktik dilakukan sesuai peran individu namun tetap berkelompok.
8. Waktu praktek adalah 20 menit
9. Apabila ada yang belum jelas segera tanyakan ke guru.
24
Kunci Jawaban Lembar Kerja 2 : Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda
A. Prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
a. Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan
surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
1. Penerimaan surat
2. Mensortir
Rak Sortir
3. Pencatatan surat menggunakan buku agenda
Contoh buku agenda surat masuk
4. Pengarahan surat
25
5. Penyampaian surat
6. Penyimpanan surat di unit penyimpanan
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada
bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan
tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal,
atau sistem nomor.
b. Penanganan surat keluar sistem buku agenda
l. Pembuatan dan persetujuan konsep
2. Pengetikan dan pemeriksaan konsep surat
26
3. Penandatanganan surat dan pemberian cap dinas
4. Pencatatan Surat menggunakan buku agenda
Contoh buku agenda surat keluar
5. Melipat dan menyampul surat
6. Pengiriman dan penyimpanan surat
27
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK
1. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan buku
agenda? . ..........................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
..............
2. Jelaskan pengertian dari buku agenda Berpasangan?
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
........................................................................................................................................
3. Jelaskan pengertian dari buku agenda tunggal!
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
........................................................................................................................................
4. Bagaimana prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
5. Bagaimana prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
28
Kunci LP 1 : Produk
1. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan
keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
2. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
3. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan
nomor urut sendiri-sendiri.
4. Prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda yaitu:
1) Penerimaan Surat
2) Penyortiran Surat
3) Pencatatan Surat
4) Pengarahan Surat
5) Penyampaian Surat
6) Penyimpanan Surat
5. Prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda yaitu:
1) Pembuatan Konsep
2) Persetujuan Konsep
3) Pencatatan Surat
4) Pengetikan Konsep Surat
5) Pemeriksaan Pengetikan
6) Penandatanganan Surat
7) Pemberian Cap Dinas
8) Melipat Surat
9) Penyampulan Surat
10) Pengiriman Surat
11) Penyimpanan Surat
29
LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES
Prosedur :
1. Siapkan peralatan terkait pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
2. Siswa dibagi kedalam beberapa kelompok.
3. Masing-masing kelompok diberi tugas mengenai masalah dalam Prosedur pengurusan
surat masuk dan keluar sistem agenda dan diperankan oleh masing-masing anggota
kelompok.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini.
5. Berikan format ini kepada perwakilan anggota kelompok sebelum asesmen dilakukan.
6. Perwakilan kelompok diijinkan mangakses kinerja kelompok mereka sendiri dengan
menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Proses
No Rinciyan Tugas KinerjaSkor
Maksimum
Skor AsesmenOleh siswa
sendiri
Oleh guru
1.Menyiapkan alat dan perlengkapan yang diperlukan dalam penanganan surat masuk dan keluar sistem agenda
10
2. Ketepatan penerimaan dan penyortiran surat 6
3.
Pengisian buku agenda- Diisi lengkap dan benar- Diisi lengkap- Tidak lengkap
1074
4.
Pengisian lembar pengantar- Diisi lengkap dan benar- Diisi lengkap- Tidak lengkap
1074
5. Ketepatan pengisian lembar disposisi 10
6. Penyimpanan surat 10
7. Membuat konsep dan mengetik surat keluar 10
8. Menandatangani dan memberikan stempel
30
10
9. Mencatat kedalam buku agenda 10
10. Ketepatan melipart surat dan penggunaan amplop
10
11. Ketepatan menyimpan surat 10
Jumlah 100
Malang, 2017
Siswa Guru,
(........................................) (........................................)
31
LEMBAR PENILAIAN 3.1 : PSIKOMOTORPengertian, macam-macam, beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem agenda
Prosedur :
1. Siswa ditugasi untuk mencermati dan memahami kembali hasil diskusi kelompok pada
LP 2.
2. Salah satu perwakilan anggota dari masing-masing kelompok maju kedepan kelas untuk
mempresentasikan apa yang telah mereka pahami sesuai LP 2
3. Setelah mempresentasikan, siswa diberikan pertanyaan mengenai materi yang telah
disampaikan.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
6. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor
No Rincian Tugas KinerjaSkor
Maksimum
Skor AsesmenOleh siswa
sendiriOleh guru
1 Kesiapan siswa untuk mempresentasikan materi didepan kelas
10
2. Penguasaan materi dan ketepatan dalam penggunaan bahasa.
50
3 Menjelaskan dengan singkat padat dan jelas
30
4 Ketepatan menjawab pertanyaan. 10J u m l a h 100
Malang, Mei 2017
Siswa Guru,
(........................................) (........................................)
32
LEMBAR PENILAIAN 3.2 : PSIKOMOTORProsedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
1. Sesuai dengan materi yang telah dipahami oleh masing-masing siswa, secara
berkelompok siswa ditugasi untuk melakukan prosedur pengurusan surat masuk dan
keluar sistem agenda
2. Prosedur pengurusan surat harus tepat sesuai dengan sistem agenda
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
5. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor
No Rincian Tugas KinerjaSkor
Maksimum
Skor Asesmen
Oleh siswa
sendiriOleh guru
1.Alat dan bahan dipersiapkan dengan
lengkap dan rapi
5
2. Hadir tepat waktu 5
3. Menerima surat masuk 5
4. Menyortir surat masuk 10
5. Mengisi buku agenda 10
6. Mengisi disposisi 10
7. Menyimpan surat 10
8. Membuat konsep dan mengetik surat keluar
10
9. Menandatangani dan memberikan stempel
10
10. Mencatat kedalam buku agenda 10
11. Ketepatan melipat surat dan penggunaan amplop
5
12. Ketepatan menyimpan surat 10
J u m l a h 100
33
Malang, Mei 2017
Siswa Guru,
(........................................) (.......................................)
34
LP 4 : Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
Nama : _________________________________
Kelas : _________________________________
Tanggal : _________________________________
Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan perbaikan
C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan
A = Sangat baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
NoRincian Tugas Kinerja
(RTK)
Memerluka
n Perbaikan
(D)
Menunjukkan
Kemajuan
(C)
Memuaskan
(B)
Sangat
Baik (A)
1 Ketelitian
2 Beretiket
3 Cekatan
4 Keaktifan
Malang, Mei 2017
Pengamat
(..............................)
35
LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial
Nama : _________________________________
Kelas : _________________________________
Tanggal : _________________________________
Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan perbaikan
C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan
A = Sangat baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
NoRincian Tugas
Kinerja (RTK)
Memerlukan
Perbaikan
(D)
Menunjukkan
Kemajuan
(C)
Memuaskan
(B)
Sangat Baik
(A)
1 Berkomunikasi
2 Kerjasama
3 Berpendapat
4 Bertanya
Malang, Mei 2017
Pengamat
(................................)
36
