RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARA (RPP)

Nama Sekolah : SMK NEGERI 3 JOMBANG

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Materi/Topik : Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : X / I

Alokasi Waktu : 1 JP X 35 Menit

A. KOMPETENSI INTI

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan

menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam

berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan

diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, dan procedural dalam

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,

kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam

bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan

pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu

melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

B. KOMPETENSI DASAR

1.1 Bertambahnya keimanan dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam

dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan Yang Maha Esa

1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai alat komunikasi secara efektif dan efisien

berdasrkan nilai-nilai agama yang dianut

1.3 Meyakini bahwa bekerja adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus

dilakukan secara sungguh-sungguh

2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran

menyiapkan, menggunakan peralatan kantor

2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur, disiplin, tangung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajran sebagai bagian dari sikap ilmiah

2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud

implementasi sikap kerja

2.4 Memiliki sikap pro aktif dalam melakukan kegiatan perkantoran

3.1 Menjelaskan paradigm dan filosofi administrasi perkantoran

4.1 Mengevaluasi paradigm dan f ilosofi administrasi perkantoran untuk memecahkan masalah

yang terjadi sehari-hari

C. INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

1. Terlibat aktif dalam pembelajaran hakikat administrasi perkantoran

2. Bekerjasama dalam kelompok

3. Toleran terhadap proses pemecahan masalah yang berbeda dan kreatif

4. Menjelaskan pengertian kantor dan administrasi perkantoran

5. Menjelaskan unsur-unsur administrasi perkantoran

6. Menguasai pemahaman tentang ruang lingkup administrasi perkantoran

7. Memahami tujuan administrasi perkantoran

D. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah melalui proses mendengar penjelasan guru, mencari contoh-contoh surat niaga,

diskusi, dan mengamati proses pembuatan surat niaga di perusahaan terdekat diharapkan siswa

terlibat aktif, bertanggung jawab, jujur, peduli, dan proaktif , serta siswa dapat :

1. Mengaplikasikan sikap disiplin, rasa ingin tahu, bertanggung jawab dalam proses

pembelajaran.

2. Mengamati aktivitas administrasi di sekolah/kantor terdekat sebagai bentuk keteraturan

atas kebesaran Tuhan yang menciptakannya.

3. Menjelaskan pengertian dari kantor dan administrasi perkantoran.

4. Menjelaskan unsure-unsur administrasi perkantoran.

5. Memahami ruang lingkup administrasi perkantoran.

6. Memahami hal yang berkaitan dengan kegiatan administrasi perkantoran.

7. Mencari informasi mengenai paradigma dan filosofis administrasi perkantoran melalui

berbagai macam sumber belajar di sekolah maupun di luar sekolah.

8. Memahami tujuan dari administrasi perkantoran.

9. Menghubungkan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran dengan perilaku yang

efektif dan efisien dalam kehidupan sehari-hari.

10. Mempresentasikan bahan presentasi tentang paradigma dan filosofi administrasi

perkantoran yang telah dibuat.

E. MATERI POKOK PEMBELAJARAN

a) Hakikat Administrasi Perkantoran

b) Pengertian kantor dan administrasi perkantoran

c) Unsur-unsur administrasi perkantoran

d) Ruang lingkup administrasi perkantoran

e) Tujuan administrasi perkantoran

F. METODE PEMBELAJARAN

Pendekatan : Scientific Approach

Metode : Ceramah, Tanya Jawab, Pemberian Tugas, Diskusi

Model : Problem Based Learning (PBL)

G. MEDIA, ALAT, DAN SUMBER BELAJAR

1. Media Pembelajaran

1) Power point paradigma dan filosofi administrasi perkantoran.

2) Memberikan contoh kegiatan administrasi perkantoran menggunakan media movie maker.

2. Alat Pembelajaran

1) LCD Proyektor

2) Laptop

3) White Board

4) Spidol

5) Penghapus

6) Flash Disk

3. Sumber Belajar

1) Mulyani, ending R. 2010. Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Adminstrasi

Perkantoran. Jakarta: Erlangga.

2) Sukoco, Badri Munir. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.

3) Yulianti, Sari. 2015. AKSI (Akselerasi Kemampuan Siswa), Pengantar Administrasi

Perkantoran untuk SMA Kelas X. Bandung: Yrama Widya.

4) Penulis : Prasetyo, R. Aghatha C. 2014, (online) dapat diakses di

https://www.academia.edu/9910288/Pengantar_Administrasi_Perkantoran_SMK_Kelas_X

H. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN

PERTEMUAN PERTAMA

No. Langkah-Langka Pembelajaran Keterangan

A. Pendahuluan 5’

1. Pendidik membuka pelajaran dengan mengucapkan

salam.

Sikap religius

2. Salah seorang peserta didik memimpin berdo’a sesuai

dengan agama dan kepercayaan masing-masing.

Sikap religius

3. Pendidik menanyakan siapa yang tidak masuk pada hari

itu beserta penyebabnya kemudian memeriksa presensi

peserta didik.

Sikap sosial

4. Pendidik mengkondisikan kelas sampai keadaan kelas

kondusif dan siap mengikuti kegiatan belajar mengajar.

5. Pendidik menyampaikan kompetensi dasar dan tujuan

pembelajaran yang akan dicapai hari ini, yaitu tentang

hakikat administrasi perkantoran, pengertian kantor dan

administrasi perkantoran, unsur-unsur administrasi

perkantoran, ruang lingkup administrasi perkantoran

dan tujuan administrasi perkantoran.

B. Kegiatan Inti 25’

1. Pendidik menjelaskan tentang hakikat administrasi

perkantoran, pengertian kantor dan administrasi

Mengamati/pemberian

rangsangan

perkantoran, unsur-unsur administrasi perkantoran,

ruang lingkup administrasi perkantoran, tujuan

administrasi perkantoran dan peserta didik menyimak

penjelasan yang diberikan oleh pendidik.

2. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengajukan

pertanyaan yang sesuai dengann topik yang dibicarakan

dan peserta didik lain juga boleh menanggapi

pertanyaan dari peserta didik tersebut.

Menanya

3. Pendidik membagi kelas dalam 4 kelompok yang terdiri

dari 4-5 peserta didik.

4. Pendidik memanggil ketua kelompok dan setiap

kelompok mendapatkan tugas satu materi atau tugas

yang berbeda dari kelompok lain.

Untuk kelompok I mendiskusikan tentang unsur-unsur

administrasi perkantoran.

Untuk kelompok II mendiskusikan ruang lingkup

administrasi perkantoran.

Untuk kelompok III mendiskusikan tentang tujuan

administrasi perkantoran .

Untuk kelompok IV mendiskusikan tentang kegiatan

administrasi perkantoran dalam kehidupan sehari-hari.

Mencoba

5. Pendidik menjelaskan tugas yang harus dikerjakan oleh

setiap kelompok.

Melalui diskusi kelompok, peserta didik mendiskusikan

tentang materi yang menjadi bahan diskusi pada hari itu.

Mengamati

6. Masing-masing kelopok membahas materi yang sudah

ada secara kooperatif.

Menalar

7. Setelah diskusi, masing-masing kelompok secara

bergantian menyampaikan hasil pembahasan kelompok

dan kelompok lain menanggapi.

Menanya

8. Pendidik memberikan apresiasi terhadap setiap jawaban Mengomunikasikan

atau tanggapan peserta didik agar termotivasi dan tidak

takut salah untuk berbicara didepan kelas.

9. Pendidik memberikan tes pilihan ganda kepada peserta

didik secara individu mengenai materi yang telah

didiskusikan tadi.

Menalar

10. Setelah mengerjakan tes pilihan ganda tersebut,

pendidik memberikan instruksi kepada peserta didik

untuk mengumpulkan lembar jawaban ke pendidik.

Mengkomunikasikan

11. Setelah semua peserta didik megumpulkan tugas,

pendidik memberikan tugas praktik menjadi seorang

administrasi perkantoran kepada peserta didik.

C. Kegiatan Penutup 5’

1. Peserta didik dibantu oleh guru untuk menyimpulkan

materi.

2. Pendidik menyampaikan rencana tindak lanjut dengan

meminta siswa mempelajari materi yang akan dipelajari

menggu depan tentang karakteristik-karakteristik

administrasi perkantoran dan asas-asas administrasi

perkantoran.

3. Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan berdo’a

yang dipimpin seorang peserta didik dan mengucapkan

salam.

Sikap religius

A. PENILAIAN

1. Observasi (disiplin, tanggung jawab, santun) untuk menilai non akademik (pedoman

penilaian terlampir).

2. Tugas bentuk soal multiple choise (soal terlampir).

3. Kegiatan diskusi dan hasil persentasi kegiatan kelompok (pedoman penilaian terlampir).

Jombang, 05 Mei 2016

Mengetahui,

Kepala UPTD SMK Negeri 3 Jombang Guru Mata Pelajaran

____________________________ Rahmawati Dwi Andini, S.Pd.

Pembina Tk. I

NIP.

LAMPIRAN 1

1. Penilaian Sikap

Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap

No

.

Nama Peserta

Didik

Aspek Perilaku yang Dinilai Jumlah

Skor

Rata-Rata

Disiplin Tanggungjawab Santun

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1

2

3

4

5

6

N

Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.

Keterangan:

4 = jika 4 indikator terlihat

3 = jika 3 indikator terlihat

2 = jika 2 indikator terlihat

1 = jika 1 indikator terlihat

Indikator Penilaian Sikap:

Disiplin

a. Tertib mengikuti instruksi

b. Mengerjakan tugas tepat waktu

c. Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta

d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif

Tanggung Jawab

a Pelaksanaan tugas piket secara teratur

b Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok

c Mengajukan usul pemecahan masalah

d Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan

Santun

a. Berinteraksi dengan teman secara ramah

b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan

c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat

d. Berperilaku sopan

Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat aspek

sikap di atas.

Kategori nilai sikap:

Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4

Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3

Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2

Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

2. Penilaian Pengetahuan

Bentuk Penilaian : Tes Tertulis

Jenis : Multiple Choise

I. Jawablah pertanyaan berikut dengan benar

1. Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin “ad” dan “ministore” yang artinya…

(A) Membagi Pekerjaan

(B) Membagi Kerjasama

(C) Melayani secara Intensif

(D) Berkelompok

2. Administrasi dalam arti sempit, yaitu dari kata “administratie” (bahasa belanda), yang tidak

termasuk dalam kegiatan administrasi adalah

(A) Catat mencatat dan surat menyurat

(B) Membimbing / memimpin

(C) Kegiatan teknis ketata usaha

(D) Ketik mengetik agenda dan sebagainya

3. Elemen dasar dalam manajemen ada 6, yaitu Man, Material,Machines, Menthods, Money dan

…

(A) Managerial

(B) Manajemen

(C) Mode

(D) Market

4. Fungsi manajemen menurut H. Koontz dan O’Donnell yaitu

(A) Planning, Directing, Organizing work

(B) Planning, Organizing, Controling

(C) Planning, Organizing, Assembling Recources, Supervising Controling

(D) Planning, Organizing, Staffing, Directing, and Leading Controling

5. Ruang lingkup perkantoran menurut THE LIANG GIE, yaitu…..

(A) Material Perlengkapan (C) Sistem Perkantoran

(B) Kebijakan Perkantoran (D) Penjatahan Ruang

6. Menurut quibble administrasi memiliki lima fungsi, salah satunya yaitu…

(A) Fungsi dokumentasi

(B) Fungsi intrapersonal

(C) Fungsi administrative

(D) Fungsi teknis

7. Ada beberapa unsur-unsur administrasi perkantoran diantara adalah ….

(A) Tata usaha ,manajemen, pengorganisasian

(B) Pengorganisasian, penggerakan, tata usaha

(C) Manajemen, keuangan, penyimpanan

(D) Korespondensi, penggerakan, manajemen

8. Beberapa unsur-unsur dalam suatu kantor meliputi….

(A) Bangunan, ruangan, personil

(B) Gedung,perabotan kantor, equipment

(C) Equipment, gedung, personil

(D) Gedung, personil, peralatan kantor

9. Berikut ini yang bukan merupakan fungsi kerja kantor adalah …

(A) Menerima informasi

(B) Memberikan informasi

(C) Menyiapkan kegiatan

(D) Merekam dan menyimpan data

10. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi merupakan bagian dari …

(A) Pengamanan (C) Pengorganisasian

(B) Pengawasan (D) Pengarahan

Kunci Jawaban Soal Multiple choise!!!

1. C 9. C

2. B 10. C

3. D

4. D

5. C

6. D

7. A

8. C

Pedoman Penilaian Pengetahuan

Skor Maksimal untuk:

Skor No. 1 : 10

Skor No. 2 : 10

Skor No. 3 : 10

Skor No. 4 : 10

Skor No. 5 : 10

Skor No. 6 : 10

Skor No. 7 : 10

Skor No. 8 : 10

Skor No. 9 : 10

Skor No. 10 : 10

Total skor maksimal : 100

Rincian Skor 4

Skor 10 : untuk jawaban benar

Skor 0 : untuk jawaban salah

Rumus Konservasi Nilai

Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100

100

Rubrik Penilaian:

No Nama Siswa Skor Nilai

1

2

3

4

5

N

3. Penilaian Keterampilan

Aspek Penilaian Praktek Menjadi Seorang Administrator

Format Penilaian:

No Jawaban Skor

1

2

3

4

5

- Kesiapan mental dalam praktek

- Bahasa yang digunakan formal

- Komunikatif

- Terampil dalam hal korespondensi

- Penguasaan hal-hal yang berhubungan dengan administrasi

perkantoran.

20

20

20

20

20

SKOR MAKSIMAL 100

Rincian Skor 20

Skor 0-5 : Kurang

Skor 6-10 : Cukup

Skor 11-15 : Baik

Skor 16-20 : Sangat Baik

Rubrik Penilaian:

No Nama Siswa Skor Nilai

1

2

3

4

5

N

LAMPIRAN MATERI PEMBELAJARAN:

MATERI POKOK

PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Administrasi, Kantor Dan Administrasi Perkantoran

1. Pengertian Administrasi

a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. “Ad” artinya intensif dan “ministrare” artinya

melayani, membantu, atau memenuhi.

b. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara

penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan

penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

c. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara

sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta

memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama

lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha.

d. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih

berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan

mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2. Kantor

Seperti yang disebutkan di awal bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi

pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi, lebih lanjut lagi

dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengolaan data dan keterangan serta tempat

konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen.

a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan

(perusahaan); tempat bekerja

b. pengertian kantor dapat juga ditinjau dari dua segi, yaitu:

Dari segi fisik : Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu

tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat

(records keeping) dan pengurus informasi (information handling).

Dari segi aktivitas : Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin

adanya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama unutk mencapai

tujuan tersebut.

Ciri-ciri Kantor

a) Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan

b) Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem management,

motede kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.

Unsur-unsur Kantor

a) Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung.

b) Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor.

c) Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh

sampai pimpinan.

3. Pengertian Administrasi Perkantoran

a. William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen kantor adalah

pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing,

pergudangan, dan penjualan.

b. George R. Terry

Dalam buku Office Management and Control, manajemen kantor adalah perencanaan,

pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya

untuk mencapai tujuan.

c. Arthur Granger

Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi

dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

d. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam buku Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang

merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan

pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. Mengartikan

administrasi atau manajemen sebagai sebuah seni mengindikasikan bahwa dibutuhkan suatu

keterampilan khusus untuk melakukannya, sehingga keterampilan perlu dikembangkan

melalui pelatihan manajemen, seperti halnya seniman. Hal yang serupa juga dikatakan

oleh Henry M. Botinger, manajemen sebagai suatu seni membutuhkan tiga unsur, yaitu:

pandangan, pengetahuan teknis, dan komunikasi. Meskipun banyak aspek manajemen telah

menjadi ilmiah, akan tetapi masih banyak unsur-unsur manajemen yang tetap merupakan

kiat tersendiri bagi seorang manajer, misalnya menyangkut perilaku hubungan antarmanusia

atau kemampuan interpersonal.

e. W. H Evans

Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang

berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses

pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.

B. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern” terdiri dari delapan

unsur:

1. Pengorganisasian yaitu proses untuk menyatukan beberapa individu atau kelompok

untuk mencapai tujuan bersama.

2. Manajemen yaitu suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan

untuk menentukan dan mencapai tujuan secara efesien dan efektif.

3. Tata hubungan yaitu system / kerangka dalam organisasi melalui pembagian

kewenangan dan tanggung jawab individu di dalam organisasi dan bagaimana individu

saling bekomunikasi satu dengan yang lainnya.

4. Kepegawaian yang berkaitan dengan ketenagakerjaan di dalam sebuah organisasi.

5. Keuangan yaitu berkaitan dengan pengelolaan keuangan dalam organisasi.

6. Perbekalan yaitu berhubungan dengan penyediaan barang kebutuhan.

7. Tata usaha yaitu penyelenggaraan yang tidak lepas dari kegiatan tulis menulis.

8. Perwakilan yaitu seseorang atau kelompok yg mempunyai kemampuan atau kewajiban

bicara dan bertindak atas nama kelompok yg lebih besar.

Menurut Quible dalam administrasi meiliki lima fungsi yaitu:

a) Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup

pengarsipan dan penggandaan.

b) Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan

perkantoran yang memadai.

c) Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif

disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian.

d) Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai

dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti

mengoordinasikan tim.

e) Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,

pengukuran dan pemotivasian.

Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan serta memerlukan

penanganan secara sungguh-sungguh dan professional, menurut Sedarmayanti (2009)

menyebutkan fungsi kantor antara lain sebagai berikut:

a. Sebagai alat penyambung panca indra bagi pimpinan.

b. Membantu pimpinan dalam perumusan pekerjaan.

c. Membantu pimpinan dalam penyederhanaan system manajemen, prosedur, dan metode

kerja.

d. Membantu pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan mencapai tujuan dan melaksanakan

kehiatan mencapai tujuan organisasi yang berdaya guna.

C. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Sejalan dengan garis besar lingkupan tugas seorang manajer perkantoran yang

dikemukakan oleh The Liang Gie (2007), maka ruang lingkup manajemen/administrasi

perkantoran adalah sebagai berikut:

a. Pekerjaan perkantoran pada umumnya.

b. System perkantoran.

c. Organisasi perkantoran.

d. Komunikasi perkantoran.

e. Pelaporan manajerial.

f. Manajemen kearsipan.

g. Control perkantoran.

h. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran.

i. Tata ruang perkantoran.

j. Perlengkapan perkantoran.

k. Studi perkantoran.

Berikut ini akan dijelakan secara singkat tentang ruang lingkup administrasi perkantoran:

1. Kegiatan Kantor

a) Perencanaan perkantoran (office planning)

Perencanaan gedung

Tata ruang kantor

Penerangan/cahaya

Ventilasi

Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

Anggaran (budgeting) perkantoran

Standar kualitas kerja

Sistem informasi dan telekomunikasi

b) Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan

Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk

memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c) Pengarahan perkantoran (office actuating)

Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan

menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan

dengan bawahan dapat berjalan lancar

Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d) Pengawasan perkantoran (office controlling)

Penggunaan peralatan dan perabot kantor

Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

Kualitas pekerjaan kantor

Pelayanan kantor

Waktu

Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a. Lokasi kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

Faktor keamanan

Faktor lingkungan

Faktor harga

b. Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

Memiliki fasilitas yang memadai

Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c. Peralatan kantor yang terdiri atas perabotan kantor (office furniture), seperti: meja, kursi, rak,

laci-laci, dan perbekalan kantor (office supplies), misalnya: kertas, pena, tinta printer, penghapus

dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam

ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor.

e. Mesin-mesin kantor disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

D. Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti termaktub dalam definisinya, tujuan administrasi perkantoran adalah tercapainya

tujuan organisasi secara efektif (berhasil guna) dan efisien (berdaya guna). Efektifitas

menekankan pada hasil yang dicapai, sedangkan efisiensi menekankan bagaimana cara

mencapai hasil yang dicapai itu dengan membandingkan antara input dan output. Input ialah

semua sumber (resources), yaitu sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses produksi

barang maupun jasa. Saran atau sumber-sumber yang digunakan, misalnya tenaga kerja, biaya,

bahan-bahan pokok, peralatan atau mesin, cara kerja, pemasaran, termasuk dalam hal ini adalah

waktu. Sedangkan yang termasuk dalam prasarana diantaranya adalah gedung, pabrik, gudang,

alat transportasi, dan sebagainya. Output adalah hasil produksi yang berupa barang dan jasa.

Setiap organisasi diharapkan menjalankan fungsi-fungsi administrative/manajemennya

secara efektif. William H. Leffingwell yang dinobatkan sebagai bapak manajemen perkantoran

mengembangkan 5 prinsip untuk bekerja secara efektif, yaitu sebagai berikut:

1. Perencanaan kerja

2. Penjadwalan kerja

3. Pelaksanaan kerja

4. Pengukuran kerja

5. Menggaji pekerja

Dalam bukunya, Sedarmayanti (2009) memberikan tujuan manajemen antara lain adalah sebagai

berikut:

1. Untuk member keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan tugas

organisasi yang efisien.

2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang terjangkau.

3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya.

4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu member pelayanan

kepada para langganan atau mitra kerja.

5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.

Dengan demikiann, dapat disimpulkan bahwa tujuan administrasi/manajemen perkantoran

adalah menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan kantor dengan sebaik-baiknya dengan

mempergunakn seluruh sumber daya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan

organasasi.