THỦ TỤC ĐĂNG TỤC ĐĂNG KÝ KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG BAN ĐẦU, BÁO TĂNG , GIẢM

LAO ĐỘNGCâu hỏi: Công ty các bạn mới thành lập và đi vào hoạt động bắt đầu tuyển và ký hợp đồng lao động (hợp đồng thời vụ, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng không xác định thời hạn) thì các bạn phải làm gì với Phòng Lao Động?. Và khi có sự biến động tăng giảm LĐ thì các bạn sẽ báo cáo tình hình sử dụng Lao Động ra sao?

Trả lời:

Căn cứ vào Thông tư số 23/2014/TT-BLĐTBXH ngày 29/08/2014 của Bộ Lao Động Động – Thương Binh và Xã Hội hướng dẫn thực hiện về chỉ tiêu tạo việc làm tăng thêm, tuyển lao động, báo cáo sử dụng lao động, lập và quản lý sổ quản lý lao động.

Theo đó, Mọi doanh nghiệp khi có sử dụng lao động cần phải lập sổ quản lý lao động, báo cáo khai trình sử dụng ban đầu và tăng giảm lao dộng trong năm cho Phòng lao động

Sau đây Kế toán An Tâm sẽ hướng dẫn các bạn trình tự thực hiện từ khi tuyển lao động đến khi có biến động lao động như sau

I/ TUYỂN VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG

Căn cứ theo Điều 5, Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH và công văn 17940/SLĐTBXH-VL

1/ Thủ tục, trình tự tuyển lao động

+ Đối với người sử dụng lao động

Bước 1: Người sử dụng lao động thông báo công khai về nhu cầu tuyển lao động ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động. Nội dung thông báo bao gồm:

+ Nghề, công việc, trình độ chuyên môn, số lượng cần tuyển;

+ Loại hợp đồng dự kiến giao kết;

+ Mức lương dự kiến;

+ Điều kiện làm việc cho từng vị trí công việc.

- Doanh nghiệp có thể lựa chọn việc thông báo công khai tuyển dụng thông qua một

trong các hình thức sau:

Niêm yết tại trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện nơi tuyển lao động;

Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng.

Bước 2: Khi nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động có trách nhiệm quản lý hồ sơ và thông báo cho người lao động thời gian tuyển lao động.

Bước 3: Thông báo công khai kết quả tuyển lao động trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả tuyển lao động.

+ Đối với người lao động

Người lao động đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu số 04 ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH. Người lao động có nhu cầu trả lại hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động  phải thực hiện yêu cầu bằng văn bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày thông báo kết quả tuyển lao động.

2/ Lập, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động: Tham khảo thông tư 18/LĐTBXH-TT

Người sử dụng lao động thực hiện các nội dung quản lý lao động như sau:

+ Lập sổ quản lý lao động trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động tại nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. ( Các bạn liên hệ với Phòng Lao động nơi đơn vị đóng trụ sở để mua sổ quản lý Lao Động nhé)

+ Có quyền lựa chọn hình thức lập sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử hoặc cả hai hình thức phù hợp với nhu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 7 của Thông tư số 23/2014/TT-BLĐTBXH ngày 29 tháng 8 năm 2014 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cụ thể là :

- Họ và tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, số chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu);

- Trình độ chuyên môn kỹ thuật;- Bậc trình độ kỹ năng nghề;- Vị trí việc làm;- Loại hợp đồng lao động;- Thời điểm bắt đầu làm việc;- Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;- Tiền lương- Nâng bậc, nâng lương;- Số ngày nghỉ trong năm, lý do;- Số giờ làm thêm (vào ngày thường; nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm; nghỉ lễ, tết);- Hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;- Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;- Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

+ Ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.

+ Quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động đúng mục đích và xuất trình khi Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội; Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện; thanh tra Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và các cơ quan nhà nước có liên quan yêu cầu.

II/ BÁO CÁO SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

1/ Khai trình việc sử dụng lao động ban đầu

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động (bắt đầu ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng theo mùa vụ hoặc theo

công việc nhất định dưới 12 tháng) , người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

=> Việc khai trình được thực hiện theo mẫu số 05 ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH.

a. Thời gian: Trong thời gian 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.b. Nơi nộp: Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương

binh và Xã Hội nơi đặt trụ sở. c. Thủ tục hồ sơ:

Đại diện của doanh nghiệp đi thực hiện thủ tục hành chính cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ theo quy định (Kèm theo giấy giới thiệu của doanh nghiệp và CMND của cá nhân)

+ Bản sao y Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (01 bản)

+ Bản khai trình sử dụng lao động (03 bản, mẫu 05).- Mẫu này điền thông tin rồi in ra giấy hoặc liên hệ với cơ quan lao động để mua mẫu A3 về viết tay vào.- Để điền vào các chỉ tiêu bên dưới các bạn lấy thông tin từ giấy ĐKKD và hợp đồng lao động.

Ví dụ: Công ty TNHH An Tâm đi vào hoạt động có thuê lao động có thông tin sau:- Họ tên: Nguyễn Thị Kim Dương - Ngày sinh: 14/11/1989- Giới tính: Nữ- Trình độ Đại Học- Chức vụ : Kế Toán- Thời gian bắt đầu làm việc : 02/01/2015- Ký hợp đồng lao động xác định thời hạn 12 tháng

Dựa vào các thông tin trên ta điền vào các chỉ tiêu tương ứng bên dưới

Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ đơn vị nộp tại Phòng Lao Động Thương Binh và Lao Động quận. Cán bộ kiểm tra hồ sơ đầy đủ và đúng theo quy định sẽ viết phiếu hẹn trả kết quả, trên giấy hẹn cán bộ ghi mã của đơn vị. Nếu chưa hợp lệ thì hướng dẫn cho đại diện doanh nghiệp hoàn thiện bổ sung.

Đến ngày trên phiếu hẹn đơn vị đến Phòng Lao Động và Thương Binh Xã Hội nhận kết quả: 02 bản Khai trình sử dụng lao động có chữ ký và đóng mộc xác nhận của Phòng Lao Động Thương Binh và Xã Hội

Sau khi khai trình lao động ban đầu Phòng Lao động sẽ cấp cho Doanh Nghiệp một mã quản lý. Gỉa sử ở đây Công ty An Tâm được cấp mã là HH0002697

2/ Báo cáo tình hình thay đổi về lao động

Định kỳ 6 tháng và hằng năm, người sử dụng lao động phải báo cáo:

+ Tình hình thay đổi lao động 6 tháng đầu năm trước ngày 25 tháng 5 hằng năm

+ Tình hình thay đổi lao động 6 tháng cuối năm trước ngày 25 tháng 11 hằng năm

=>Theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP theo mẫu số 07 ban hành kèm theo Thông tư số 23/2014/TT-BLĐTBXH nộp cho PLĐ

a. Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm

+ Thời gian: Trước ngày 25 tháng 05 hằng năm+ Nơi nộp: Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương

binh và Xã Hội nơi đặt trụ sở. + Thủ tục hồ sơ: Mẫu số 07 (02 bản) (lấy mẫu từ công văn 17940/SLDTBXH-VL)

Ví dụ: Công ty TNHH Đào Tạo An Tâm báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm như sau:

Cách điền thông tin như sau:

- Số: Ta điền mã số quản lý mà Phòng Lao Động đã cấp (ở đây công ty An Tâm có mã số quản lý là HH0002697)

- Các thông tin: Tên cơ quan, loại hình hoạt động, địa chỉ... lấy trên GPKD điền vào

- Số lao động đầu kỳ: Lấy dữ liệu trên Báo cáo khai trình sử dụng lao động ban đầu như ví dụ trên (vì công ty An Tâm mới thành lập đầu tháng 01/2015) : Ở mục này ta chỉ cần điền số lượng tương ứng vào các cột. (có 1 lao động Nguyễn Thị Kim Dương)

- Số lao động tăng trong kỳ: Lấy thông tin lao động tăng trong kỳ từ 01/2015-05/2015 điền vào các cột tương ứng. (tăng 2 lao động Đoàn Thanh Trúc và Dương Tấn Đạt)

- Số lao động giảm trong kỳ : Lấy số lao động giảm đi ( sa thải, chấm dứt hợp đồng..) trong kỳ ( 01/2015-05/2015) ( giảm 1 lao động Nguyễn Thị Kim Dương)

-Số lao động cuối kỳ= Số Lao động đầu kỳ + số lao động tăng trong kỳ - số lao động giảm trong kỳ ( 01/2015-05/2015); Ở mục này ta chỉ cần điền số lượng tương ứng vào các cột

Ta lấy thông tin của người lao động từ hợp đồng lao động điền vào các cột tương ứng bên dưới

Các bạn lập 02 bản nộp tại Phòng lao động Quận , phòng lao động sẽ đóng dấu đến và trả lại bạn 01 bản để lưu tại công ty.

b/ Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm.

+ Thời gian: Trước ngày 25 tháng 11 hằng năm+ Nơi nộp: Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương

binh và Xã Hội nơi đặt trụ sở. + Thủ tục hồ sơ: Mẫu số 07 (02 bản) (lấy mẫu từ công văn 17940/SLDTBXH-VL)

Ví dụ: Công ty TNHH Đào Tạo An Tâm báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm:

Cách điền thông tin như sau:

- Số: Ta điền mã số quản lý mà Phòng Lao Động đã cấp (ở đây công ty An Tâm có mã số quản lý là HH0002697)

- Các thông tin: Tên cơ quan, loại hình hoạt động, địa chỉ... lấy trên GPKD điền vào

- Số lao động đầu kỳ: Lấy dữ liệu trên Báo cáo tình hình sử dụng lao động sáu tháng đầu năm. Ở mục này ta chỉ cần điền số lượng tương ứng vào các cột. (có 2 lao động là Dương Tấn Đạt và Đoàn Thanh Trúc)

- Số lao động tăng trong kỳ: Lấy thông tin lao động tăng trong kỳ từ 06/2015-11/2015 điền vào các cột tương ứng. (tăng 1 lao động là Trần Thu Nga)

- Số lao động giảm trong kỳ : Lấy số lao động giảm đi ( sa thải, chấm dứt hợp đồng..) trong kỳ ( 06/2015-11/2015) ( giảm 1 lao động Dương Tấn Đạt)

- Số lao động cuối kỳ= Số Lao động đầu kỳ + số lao động tăng trong kỳ - số lao động giảm trong kỳ ( 06/2015-11/2015); Ở mục này ta chỉ cần điền số lượng tương ứng vào các cột

Ta lấy thông tin của người lao động từ hợp đồng lao động điền vào các cột tương ứng bên dưới

Các bạn lập 02 bản nộp tại Phòng lao động Quận, phòng lao động sẽ đóng dấu đến và trả lại bạn 01 bản để lưu tại công ty.