Upload
others
View
10
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur Kualiti
PINJAMAN BAHAN MELALUI KAUNTER
No Rujukan
PK.UniMAP.(0).17
Tarikh Kuatkuasa
2 Julai 2009
No Keluaran :
No Pindaan :
01
00
Mukasurat
1/20
PROSEDUR
PINJAMAN BAHAN MELALUI KAUNTER
PK.UniMAP.(O).17
Disediakan oleh :
Disemak oleh :
PUSTAKAWAN
WAKIL PENGURUSAN
Diluluskan oleh :
____________________________________________________
(Pn. Mazmin Mat Akhir)
Pustakawan Kanan
Jabatan Perpustakaan
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan menyediakan garis panduan penawaran perkhidmatan pinjaman bahan perpustakaan melalui kaunter yang mesti dipatuhi oleh semua kategori pengguna perpustakaan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi memenuhi permohonan pinjaman bahan perpustakaan melalui kaunter utama untuk semua kategori pengguna di Perpustakaan UniMAP.
3.0 SINGKATAN
PYB
:
Pegawai Yang Bertanggungjawab
PK
:
Petugas Kaunter
Pl
:
Pelanggan
4.0 DEFINISI
Pelanggan
:
Semua ahli berdaftar dengan Perpustakaan UniMAP meliputi staf, pelajar dan orang perseorangan
Bahan perpustakaan
:
Bahan yang dibenarkan untuk pinjaman keluar meliputi buku daripada Koleksi Rak Terbuka, Koleksi Rujukan Kursus, Koleksi Bacaan Ringan dan Koleksi Khas
Virtua
:
Sistem perpustakaan bersepadu yang digunakan oleh perpustakaan dalam penawaran sistem pinjaman secara atas talian
Rekod pinjaman
:
Butiran ahli dan rekod dalam format atas talian yang terkandung dalam sistem Virtua
Reader
:
Alat yang digunakan untuk membaca rekod pelanggan dan menyemak padanan butiran dengan rekod pengguna
Check out
:
Satu modul yang ditawarkan dalam sistem Virtua untuk proses pinjaman keluar bahan
Override
:
Proses yang membenarkan pegawai yang bertanggungjawab membuka sekatan bagi rekod patron (secara sementara) yang bermasalah
Koleksi Rak Terbuka
:
Mengandungi teks, buku, laporan persidangan dan monograf dalam bidang kejuruteraan, teknologi, sains sosial dan kemanusiaan
Koleksi Rujukan Kursus
:
Menyediakan buku-buku yang digunakan sebagai bahan rujukan dalam kursus yang ditawarkan di Universiti
Koleksi Khas
:
Mengandungi buku rujukan pensyrah seperti teaching guide, solution’s manual dan kuiz
Koleksi Bacaan Ringan
:
Menawarkan buku fiksyen yang dihasilkan oleh pengarang terkemuka
Keahlian Pasangan
:
Keahlian yang ditawarkan kepada suami/isteri staf UniMAP
5.0 DOKUMEN RUJUKAN
Bil.
Nama Dokumen
Lokasi
No. Rujukan
5.1
Manual Kualiti
Bilik Dokumen
MK-UniMAP-01
5.2
Panduan Sistem Virtua (Modul Circulation)
Perpustakaan
DS.PK.UniMAP.(O).17-01
5.3
Buku Panduan Perpustakaan
Perpustakaan
DS.PK.UniMAP.(O).17-02
5.4
Survival Guide
Perpustakaan
DS.PK.UniMAP.(O).17-03
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab
Tindakan
PK
1. Terima kad pintar dan bahan perpustakaan yang ingin dipinjam daripada pelanggan.
2. Pastikan Modul Pinjaman Sistem Virtua telah diaktifkan dan sedia untuk digunakan.
3. Imbas kad pintar pelanggan pada reader
4. Pastikan rekod yang dipaparkan berpadanan dengan butiran pada kad pintar.
Proses check-out.
5. Semak status pemprosesan pinjaman keluar sama ada berjaya atau sebaliknya.
6. Sekiranya berjaya, semak tarikh pemulangan yang dipaparkan pada sistem.
7. Cop tarikh pemulangan pada slip pemulangan di halaman judul.
8. Kembalikan bahan yang telah pinjaman bersama kad pintar kepada pelanggan.
9. Sekiranya proses check-out tidak dijalankan oleh sistem, semak punca masalah.
10. a. Sekiranya disebabkan oleh bilangan bahan telah melebihi
kuota pinjaman, maklumkan bahawa pinjaman tidak
dibenarkan dan serahkan kad pintar kepada pelanggan.
b. Sekiranya masalah disebabkan oleh denda, maklumkan pilihan kepada pelanggan sama ada untuk menyelesaikan denda tertunggak atau melaksanakan proses override.
11. Maklumkan kepada Pustakawan Unit Perkhidmatan Akses atau Pustakawan Bertugas untuk melaksanakan proses override
PYB
12. Laksanakan proses override di mana bersesuaian.
PK
13. Ulangi langkah 5 hingga 9.
7.0 REKOD KUALITI
Bil.
Nama Rekod
No. Rujukan
Lokasi
Tempoh Simpanan
7.1
Rekod Pinjaman Bahan
Tiada
Sistem Virtua
Tiada
7.2
Rekod Keahlian Perpustakaan
Borang UPA/MPB (1) 2006
Unit Perkhidmatan Akses
2-5 tahun
7.3
Rekod Pemantauan Proses Pinjaman dan Pemulangan
Borang UPA/BPPP (9) 2008
Unit Perkhidmatan Akses
2 tahun
7.4
Rekod Audit Trail
UniMAP/PER.4/RAT
Unit Perkhidmatan Akses
2 tahun
7.5
Buku Log Denda
Bulanan
UniMAP/PER.4/BLDB
Unit Perkhidmatan Akses
2 tahun
7.6
Rekod Permohonan Override Denda
Borang UPA/BPO (8) 2008
Unit Perkhidmatan Akses
2 tahun
8.0 LAMPIRAN
No. Lampiran
Tajuk
Lampiran 1 -
Carta Aliran Proses Pinjaman Bahan Perpustakaan Melalui Kaunter
Lampiran 2 -
Rekod Pinjaman Bahan
Lampiran 3 -
Rekod Keahlian Perpustakaan
Lampiran 4 -
Rekod Pemantauan Proses Pinjaman dan Pemulangan
Lampiran 5 -
Rekod Audit Trail
Lampiran 6 -
Buku Log Denda Bulanan
Lampiran 7 -
Rekod Permohonan Override Denda
Lampiran 8 -
Borang Keahlian Pasangan
LAMPIRAN 1
CARTA ALIR PROSEDUR PINJAMAN BAHAN PERPUSTAKAAN MELALUI KAUNTER
Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses – Proses
Rekod
PK
(TIDAKYABerjaya?)
Mula
Terima kad pintar dan bahan
Sistem Virtua
PK
Imbas kad pintar
Sistem Virtua
PK
Pastikan rekod berpadanan dengan butiran kad pintar
Borang UPA/MPB (1) 2006
PK
Proses ‘check out’
Sistem Virtua
PK
Semak punca masalah
Sistem Virtua
PK
PYB
Jika proses ‘check out’ tidak berjaya, semak punca masalah
Selesaikan masalah mengikut situasi
Borang UPA/BPO (8) 2008
Rekod Audit Trail
UniMAP/PER.4/RAT
Buku Log Denda Bulanan
UniMAP/PER.4/BLDB
PK
Jika berjaya, semak tarikh pemulangan pada sistem
Sistem Virtua
PK
Cop tarikh pemulangan
Slip pemulangan buku
PK
Kembalikan bahan yang telah dipinjam bersama kad pintar
PK
Tamat
LAMPIRAN 2
REKOD PINJAMAN BAHAN
(Borang UPA/MPB (1)2006Semakan : 01Mei 2008) (Rekod Keahlian Perpustakaan) (Lampiran 3)
UNIT PERKHIDMATAN AKSES
PERPUSTAKAAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
BORANG MAKLUMAT PENGGUNA BARU
BUTIR – BUTIR
PANDUAN MEMASUKKAN DATA
( Contoh )
NO. SIRI KAD /
PATRON ID
Untuk tindakan petugas kaunter
* Sila scan kad pengguna
015
\a No. siri yang discan
\b Password ( 1234 )
\z No. siri yang lama
( jika ada )
NO. STAF / MATRIK STAFF NO. / MATRIC
016
\a No. staf / matrik
\z No. staf / matrik lama ( jika ada )
NO. KP / PASPORT
IC NO. / PASSPORT
021
1
\a No. Kad Pengenalan
KOD PENGGUNA
* Untuk tindakan petugas kaunter
030
\a Kod Pengguna
* Sila rujuk Kod Pengguna
NAMA / NAME
100
1
\a Nama
\d Tarikh Lahir
ALAMAT / NO. TELEFON
ADDRESS / PHONE NO.
270
2
\a Tempat
\b Bandar
\d Negeri
\e Poskod
\k No. Telefon
Off. / PEJ. : H / P :
E – MEL / E-MAIL
271
1
\a E - Mail
JAWATAN / POSITION
300
\a Jawatan
JABATAN / P.PENGAJIAN
DEPT. / SCHOOL
301
\d Jabatn
Untuk Kegunaan Pejabat
Status
Disemak oleh
: _________________________
Selesai
Diinput oleh
: _________________________
Tarikh
: _________________ Tandatangan : _________________________
KIV
Catatan
: ______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Tarikh Permohonan : ____________________
* Kod Pengguna
PA ( Profesional akademik ), PN ( Profesional Non-Akademik ), PG ( Post Graduate ), UG ( Under Graduate ),
SS ( Sokongan ), SP ( Spouse )
LAMPIRAN 4
Rekod Pemantauan Proses Pinjaman Dan Pemulangan
(Borang UPA/BPPPP(14) 2008Semakan : 00Mac 2008)
UNIT PERKHIDMATAN AKSES
PERPUSTAKAAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
BORANG PEMANTAUAN PROSES PINJAMAN DAN PEMULANGAN
Tarikh :
Hari :
Masa :
Tempoh :
Semester
Cuti Semester
Minggu Peperiksaan
Bilangan Pemantauan
Bilangan
Tahun
Petugas Kaunter :
SAMPEL PEMERHATIAN
Aktiviti
Kod Bar
Tempoh ( min )
Status
Pinjaman Pemulangan
Pinjaman Pemulangan
Di semak oleh : ____________________________________________________________________
( NAMA )
Tandatangan : __________________________ Tarikh : ___________________
LAMPIRAN 5
Rekod Audit Trial
LAMPIRAN 6
Buku Log Denda Bulanan
LAMPIRAN 7
Rekod Permohonan Ovveride Denda
(Borang UPA/BPO ( 8 ) 2008Semakan : 01Dis 2009)
UNIT PERKHIDMATAN AKSES
PERPUSTAKAAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
BORANG PERMOHONAN OVERRIDE
Tarikh :
Masa :
Petugas Kaunter :
SEBAB PERMOHONAN OVERRIDE :
Denda
Rekod Bermasalah
Pinjaman Terhad
Nama Ahli Perpustakaan
No. Staf / Matrik
Tandatangan Pegawai : _____________________ Tarikh : _____________
( initial )
(LAMPIRAN 8) (Borang Keahlian Pasangan)
(UNIT PERKHIDMATAN AKSESPERPUSTAKAANUNIVERSITI MALAYSIA PERLIS)
(Borang UPA / KP (2) 2006Semakan : 03Nov 2008)
BORANG PENDAFTARAN KEAHLIAN PASANGAN
Nama Pemohon :
__________________________________________________________________
No.K/Pengenalan :
__________________________________
Jantina : Lelaki
Alamat Rumah :
Perempuan
_________________________________________________________________________________
___________________________________________________
Poskod _____________________
No. telefon (Rumah) :
_______________________________
Pejabat : _____________________
Pekerjaan :
__________________________________
Nama Majikan :
__________________________________________________________________
Alamat Majikan :
__________________________________________________________________
___________________________________________________
Poskod _____________________
Email :
__________________________________
Nama Suami / Isteri :
__________________________________________________________
No. Staf UniMAP :
__________________________________________________________
Pusat Pengajian / Jabatan :
__________________________________________________________
No. Telefon :
__________________________
Saya seperti nama di atas mengakui semua maklumat yang diberikan adalah betul dan bersetuju untuk
mematuhi segala peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak Perpustakaan UniMAP.
Tandatangan : …………………………….. Tarikh : ……………………..
(** Sila sertakan sekeping gambar pasangan)
(Untuk Kegunaan Pejabat Status Selasai Diinput oleh : ________________ Bermasalah Disemak oleh : ________________ Catatan _______________________________________________________________ _______________________________________________________________)
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan