En este capítulo vamos a realizar un resumen de las buenas formas en el diseño de una presentación utilizando la herramienta de PowerPoint. 

Lo más importante de una presentación es que los asistentes siempre recuerden el contenido y no la forma de ésta. La intención principal al hacer una presentación es la de exponer una serie de ideas que deben llegar a nuestra audiencia y nunca debemos tratar de impresionar con el manejo de una herramienta de ordenador. 

Lo primero de todo es llevar a cabo una recopilación de las ideas fundamentales que queremos transmitir. Un guión bien preparado, que contenga un objetivo bien definido, debería estar acompañado por un buen soporte visual. Las características y funciones de PowerPoint te ayudarán a dar vida a tu esquema y a tu guión, y te dan la oportunidad de crear información visual con impacto. 

Ya has utilizado las plantillas de diseño, pero debes tener presente la relación que debe existir entre la plantilla, la legibilidad y la sencillez en el mensaje. Un propósito bien definido necesita de soporte de información visual claramente legible.

¿Podrá todo el mundo en la sala ver todo lo que aparece en la pantalla? Esta pregunta siempre tienes que planteártela cuando estás preparando una presentación. En el caso de presentaciones electrónicas utilizamos la regla de “8 a 1”. La regla dice que ocho veces la altura de la imagen es la distancia máxima de visión para que el público pueda leer la letra. El tamaño mínimo que se debe de usar es de 24 puntos.

Las plantillas ofrecen una gran variedad de elementos gráficos, formas geométricas y otros componentes interesantes para seguir un tema de diseño a lo largo de una presentación. Tienes que tratar de que la plantilla no reciba más atención que el contenido de la presentación.

En casi todas las presentaciones hay alguna clase de material. El tipo y el momento en el que se entrega son dos puntos muy importantes. Cuando decidas dar a la gente información para que se lleven consigo, tendrás que pensar exactamente en lo que les vas a dar y cuándo lo vas a hacer. 

Para controlar el movimiento ocular, sabemos que ocho segundos es el tiempo de atención medio en cualquier información visual. Debes dar tiempo suficiente a la audiencia para que pueda leer y escuchar cómodamente la presentación. Dada la necesidad de guiar al ojo rápidamente, tienes que buscar formas eficaces de llevarlo al elemento más importante en cada momento.

En el diseño debes tener presente:

Establecer puntos de referencia.

Elegir tipos de letra y fuentes.

Utilizar incrustaciones y superposiciones.

Dar énfasis.

Un punto de referencia en una información visual es en realidad un punto de apoyo para el cerebro. Es donde anclamos nuestra atención para empezar a procesar la información.

Puedes añadir formas geométricas, que ayudan a guiar al ojo en lugar de utilizar el movimiento normal de izquierda a derecha.

Tienes que tener en cuenta la fuente del tipo de letra. Si utilizas una fuente adornada, el ojo tarda más en leer, ya que éste tiende a detenerse en el diseño. Este tipo de letra siempre es más lucido en la presentación, pero acabará entorpeciendo la misión final de la misma.

Un método para suavizar mucha cantidad de información es utilizar la secuencia incrustada. Esta sencilla técnica se utiliza para mostrar elementos de una información visual por etapas, para así centrar mejor la atención del público.

Para conseguir dar énfasis en tu presentación, puedes guiar el ojo mediante palabras, dibujos, cabeceras o flechas. De este modo conseguirás que el público no se aburra y no disperse su atención. 

La elección adecuada del color puede tener una importancia vital para el éxito de la presentación. Vivimos en un mundo de color y esto, en sí mismo, es un punto de referencia para nuestra comprensión de la información.

En las presentaciones, el contraste entre el fondo y el primer plano es fundamental. Los objetos del fondo deberán ser más oscuros y los del primer plano más claros, con el fin de conseguir un mayor tiempo de atención de los asistentes.

Además tienes que tratar de evitar la combinación de color rojo/verde, así como colocar los colores más oscuros en la parte inferior de la diapositiva.

 

La diapositiva es el elemento básico en toda presentación, formada por texto y elementos visuales. En los punto siguientes vamos a ver cómo manejar los elementos de los que disponemos, para formar un conjunto armónico que nos ayuden a exponer mejor nuestro mensaje.

La elección de PowerPoint como herramienta tiene una serie de connotaciones a tener en cuenta para desarrollar nuestro trabajo:

El tamaño del "lienzo": Tanto si vamos a exponer nuestro trabajo en ordenador o en diapositivas, el tamaño nos limita a la hora de colocar los elementos.

La secuencia de ideas: En PowerPoint nos vamos desplazando por diapositivas, por lo que las ideas deberán ser secuenciales y estar perfectamente claras y estructuradas.

Posibilidad de realizar múltiples pruebas: El trabajo con ordenador facilita la posibilidad de hacer diferentes pruebas con tamaños, colores, etc. para comprobar el resultado final, y poder hacer modificaciones sobre la marcha sin mucha dificultad o pérdida de tiempo. ¡Esa es una gran ventaja!

Ahora vamos a ver unos sencillos conceptos de composición para dar un aspecto de conjunto a nuestro trabajo.

 

Todo trabajo de diseño gráfico se realiza siempre por medio de una combinación coherente y estructurada de los elementos visuales que decidamos incluir en nuestro trabajo: imágenes, puntos, formas, colores, etc.

Coherencia:

Tenemos que tener en cuenta que nuestra presentación es un "todo". Se trata de una secuencia de diapositivas, pero debemos darles una sensación de unidad, para que tengan sentido para el espectador.

Por ejemplo, si nos decidimos por un tono de fondo, mantener el mismo en todas las diapositivas, no ir cambiando aleatoriamente y sin ningún orden.

Lo mismo sucede con los colores o tipo de letra. A no ser que queramos resaltar algo, mantener el mismo tipo ayuda a la sensación de conjunto.

La coherencia también debe estar presente en la sucesión de ideas que presentemos. Realizar un esquema al principio de la presentación y ceñirse a él es una manera de centrar la atención en el objeto que nos ocupa.

Equilibrio:

El equilibrio es un elemento fundamental, y debe estar presente en todos los aspectos de la presentación.

Equilibrio forma-contenido: Un exceso de imágenes o aspectos formales con un contenido pobre, desequilibrará el conjunto. De la misma manera, un contenido muy denso, y presentado sin el alivio de un diseño gráfico agradable o que rompa la rutina, lo volverá aburrido.

Equilibrio de elementos: El receptor tiende a buscar un equilibrio o lógica en la composición visual que tiene delante. Si no lo tiene provoca una sensación de inestabilidad. Cuando se crea una composición equilibrada simétrica o predecible, se puede centrar más la atención en el contenido.

En este ejemplo de presentación, se puede apreciar un equilibrio entre forma-contenido, lo mismo que en los colores.

Se ha utilizado la misma gama de colores en el fondo de la diapositiva y en las letras, con lo que el resultado visual es "tranquilo".

En esta otra composición, el color del fondo interfiere en la atención del contenido.

Además, los elementos de la composición, alineados hacia un lado de la diapositiva generan una tensión, al desplazarse todo el peso a un lado.

 

Aunque muchas veces hemos visto qué es el círculo cromático, no debemos olvidar que todos los conocimientos acerca del color se pueden aplicar en nuestro trabajo, porque la forma en la que apliquemos el color hará que cambie por completo el resultado final.

Todos los conceptos que veremos del color se pueden aplicar a:

Fondo: Utilizaremos uno o más colores según lo que queramos transmitir. Letras: Es importante elegir el color del texto por sí mismo y por su relación con

el fondo.

Logotipos o imágenes que utilicemos.

              

Para comprender los esquemas de los colores, vamos a ver su ubicación dentro del círculo cromático.

Colores primarios: Los colores primarios son los principales del círculo.

Son azul o cyan, amarillo y el llamado magenta o rojo. No pueden obtenerse por mezcla de ningún otro. La combinación de estos tres, junto con el blanco y negro, da el resto de colores secundarios.

Colores secundarios: Los colores secundarios se obtienen de la mezcla de los primarios. Dependiendo de la cantidad de uno u otro, se obtendrá una amplísima gama.

Como veis en el círculo, las combinaciones son:

Azul y magenta: Violeta Amarillo y azul: Verde Magenta y amarillo: Anaranjado

Colores contrastantes: Son los colores que están situados en el extremo opuesto del círculo cromático, por ejemplo violeta-amarillo, o verde-rojo.

La combinación de estos colores produce el mayor efecto contrastante, por lo que es muy útil para resaltar, pero a la vez producen un efecto de choque, por lo que hay que ser muy cuidadoso con estas mezclas.

Colores armónicos: Los colores armónicos son los que están situados juntos en el círculo cromático. Tienen un elemento en común, que es el color base, por lo que produce un efecto de homogeneidad.

Por ejemplo, en este círculo, veis colores armónicos, seguidos unos de otros y como denominador común el rojo.

Colores fríos: Los colores fríos son el azul y todos sus secundarios, hasta el verde y el violeta. Hay que tener en cuenta que, por ejemplo el violeta se forma con azul y rojo. Por esta razón, se consigue un color frío si tiende más al azul, y se le añade calidez si se carga con más rojo.

Mentalmente asociamos estos colores con el agua, el cielo, el hielo..., produciendo una sensación de frío o lejanía.

Colores calidos: Los colores cálidos son el rojo (el más cálido) y el amarillo, y todos los comprendidos entre ellos.Son colores que comunican calidez, porque los asociamos con elementos de la naturaleza como el sol o el fuego. Son también colores muy utilizados en marketing y comunicación, ya que son vivos y atraen la atención.

Notas acerca de los colores:

Los colores tienen una serie de características, como la luminosidad: No todos los colores tienen el mismo "brillo", o grado de claridad o de oscuridad. El blanco es el color más luminoso, ya que refleja la luz que recibe, y el negro el más oscuro, por tanto los cambios en luminosidad en un color, se consiguen añadiendo blanco o negro. Como ejemplo, aquí tenéis la misma imagen variando su luminosidad, simplemente añadiendo blanco o negro al color de origen.

Hay también un componente psicológico en los colores. Al producir diferentes sensaciones, se han asociado ciertos colores a ideas o situaciones, creando una completa simbología: el blanco es el símbolo de la paz, calma, pureza..., el verde representa la esperanza y vida, el amarillo representa riqueza y en algunas religiones es un color sagrado. Todas estas sensaciones se deben tener en cuenta para utilizarlas en nuestra presentación.

 

Además de lo visto anteriormente acerca de los colores como unidad, es muy interesante ver de qué manera se comportan los colores al unirse con otros, ya que se influyen mutuamente.

Contraste: Un color puesto al lado de su complementario parece más brillante, pero es una combinación excesivamente fuerte y dificulta la visualización. Son los colores contrastantes que hemos visto en el círculo cromático, es decir el opuesto de cada uno.

Como veis, el rojo al lado del verde parece más fuerte, incluso parece que "pasa" al otro color, pero es un efecto bastante violento, que conviene tener presente. Estas combinaciones serían: Rojo-Verde; Azul-Naranja; Amarillo-Violeta o Morado, etc.

Si ponéis un fondo verde y el texto en rojo por ejemplo, el efecto es "traumático" para el espectador.

Profundidad: Otra "ley" importante. Podemos jugar con el efecto visual que producen los colores, a la hora de pensar cómo combinamos fondos con textos, o creando cuadros dentro del color que pongamos de fondo.

Los colores cálidos tienden a avanzar, a parecer que están delante de la composición, y los fríos se retiran.

Los colores luminosos también aparecen por delante de la composición, mientras que los poco luminosos (colores mezclados con negro), retroceden.

Armonía: Si utilizamos textos y fondos dentro de la misma gama cromática conseguiremos un efecto de armonía. Es la forma más segura de combinar colores si no tenemos claro cómo hacerlo. Si nos decidimos por un fondo azul claro, los textos y recuadros tendrán un buen efecto en azules oscuros, violetas, etc. Todos aquellos colores que tengan una parte de azul.

De todas formas, si vemos que el efecto resultante es un poco "aburrido", se pueden introducir detalles (por ejemplo puntos, alguna barra, etc.) en otros colores.

 

La interacción entre los colores juega un papel fundamental en el diseño de una presentación con PowerPoint. La decisión de qué colores ocuparán el fondo de las diapositivas y cuáles utilizaremos para los textos añadirán fuerza a nuestro mensaje, o harán que se vean con claridad, etc.

Puntos fundamentales a tener en cuenta:

Emplear sólo unos cuantos colores y escoger uno como dominante. Elegir colores que tengan características en común. Por ejemplo, dos colores

complementarios para el fondo, y su contraste para el texto.

No usar colores demasiado vivos, porque producen un efecto de cansancio. Sobre todo para el fondo, procurar tonos suaves. Atención: Aunque parezca lo

contrario, el blanco es un color fuerte, es preferible un tono beige, amarillo claro, etc. que cansan menos la vista, y hacen forzarse menos al espectador.

El mensaje es lo que más debe resaltar, y para eso utilizaremos las técnicas que hemos visto de profundidad, para que el contenido de nuestro mensaje sea lo que quede delante, el fondo debe ser sólo un acompañamiento agradable y no discordante.

 

Un aspecto fundamental en nuestra presentación es la elección del tipo, estilo y tamaño de letra, es lo que se conoce como tipografía.

 

Se suelen distinguir dos tipos de letra:

Romana: Los acabados de las letras son más redondeados, como por ejemplo la Times, que es la que estáis viendo ahora mismo.

De palo: Los acabados son rectos. Por ejemplo la Arial, que es la que estáis viendo.

La elección del tipo de letra depende en gran medida del tipo de mensaje que queremos transmitir, así como el público al que va dirigido.

La letra redondeada es más legible y agradable.

La letra de palo resulta más sobria y maciza. Para un texto "serio" resulta bastante adecuada.

La letra Comic Sans MS, que todos tenéis en PowerPoint es un tipo familiar, adecuado para presentaciones a niños.

 

Por estilo de letra se entiende las diferentes características que se le puede dar a la letra:

Normal Cursiva Negrita Negrita-cursiva Subrayado MAYÚSCULAS

En lo referente a estos aspectos hay que tener en cuenta lo siguiente:

El estilo que mejor se aprecia es la minúscula El exceso de mayúsculas DIFICULTA LA LECTURA. No se deben usar en

titulares largos, y menos en grandes bloques de texto. Resultará irritante y monótono.

Si se desea resaltar una parte del texto se puede hacer utilizando la negrita o el subrayado. Por supuesto si se utilizar mucho, pierde todo el efecto de resaltar, y vuelve a resultar monótono.

Hay que tener en cuenta que nuestra presentación será en pantalla, por lo que debemos ajustar el tamaño de las letras a la distancia en la que se van a colocar nuestros espectadores. Esto es cuestión de hacer pruebas hasta llegar al tamaño que más nos convenza.

 

Para decidir los colores de letra que vamos a utilizar, seguiremos las mismas reglas de aplicación del color que hemos visto en el capítulo precedente.

Hay que buscar la legibilidad por encima de todo. Para ello:

Tener en cuenta lo que se ha visto sobre contraste de colores. Cuanto más alejados están los colores del círculo cromático más contrastan.

Si se quiere resaltar algo, un fondo negro hace que el texto que está encima aparezca mucho más luminoso.

Utilizar fondos y textos dentro de la misma gama de color queda bastante armónico, pero hay que tener en cuenta que resaltan menos.

Una buena elección son fondos claros (tonos neutros como ocre, gris, beige etc.) y texto en color contrastante: rojizo, verde, etc.

 

La herramienta que vamos a utilizar para nuestra presentación, PowerPoint, permite crear efectos ya animaciones para añadir más fuerza al mensaje que queremos transmitir.

Se pueden animar texto y objetos, como gráficos, imágenes y la propia transición entre diapositivas.

Hay que tener en cuenta que estos efectos se deben utilizar para centrar la atención en puntos importantes y dar mayor interés a la presentación.

Suponen un elemento de mucha fuerza visual, por lo que no hay que abusar de su uso. Se pueden añadir efectos a algunas diapositivas para resaltarlas, y el resto dejarlas "limpias".

Se puede configurar la forma en que aparezca el texto o el objeto en la diapositiva, por ejemplo, que entre volando desde la izquierda, y en el caso del texto, si se desea que aparezca por letras, por palabras o por párrafos. También se puede elegir que otros textos u objetos se atenúen o cambien de color al agregar un nuevo elemento.

Y por supuesto, se pueden crear efectos para pasar de una diapositiva a otra. Una herramienta que ofrece PowerPoint es la posibilidad de cambiar el orden y el intervalo de las animaciones y establecerlas para que se produzcan automáticamente sin tener que hacer clic con el ratón.

Sin embargo, no debemos usar toda esta cantidad de posibilidades de manera indiscriminada, ya que el resultado final se alejaría de la coherencia y la sencillez de requiere un trabajo de diseño.

Pautas para utilizar efectos y animación:

Decidir dónde se van a incluir efectos: al aparecer los textos, al pasar las diapositivas, en algunos puntos para establecer mayor interés...

Decidir qué efectos se van a utilizar: Aparición por la derecha, "volar" desde arriba, remolinos...

Decidir cuántos efectos incluiremos: Elegir sólo dos o tres efectos diferentes, para que no de una sensación de desconcierto. Ese es uno de los mayores fallos a la hora de diseñar una presentación. Las posibilidades son tantas, que se hace una mezcla de multitud de efectos, con lo que pierden efectividad y pueden llegar a ser molestos.

En la Sencillez está siempre la clave de la utilización de recursos.

 

Por último, vamos a ver qué debemos hacer al plantearnos cualquier trabajo de diseño, bien sea una presentación en PowerPoint, una página Web, un folleto informativo, etc.

Para poder hacer un trabajo efectivo, debemos tener en cuenta una serie de factores, como el tipo de mensaje que deseamos transmitir, medios de los que disponemos, público al que nos dirigimos, etc. Vamos a desarrollar estos puntos más adelante.

Los puntos más importantes para preparar una presentación son:

Planificar

Lo primero que debemos hacer es armarnos de lápiz y papel, y responder a las siguientes preguntas:

¿Qué queremos transmitir? ¿Cuál va a ser nuestro público? ¿Cómo lo queremos decir? ¿Cuáles son los puntos más importantes del tema?

Una vez contestados a estos puntos, podemos crear un esquema con el contenido que queremos transmitir, así como un índice con todos los puntos a tratar.

Preparar

Una vez que hemos consolidado el contenido, vamos a pensar cómo vamos a presentarlo, qué elementos gráficos vamos a usar, fotos, imágenes, planos, etc. y la importancia que queremos que tenga la forma sobre el contenido.

En esta fase iniciamos el trabajo en PowerPoint. Para ello utilizaremos las herramientas que nos brinda el programa, como:

Patrones: El patrón de diapositivas controla el formato y la colocación de los títulos y el texto que se escribe en las diapositivas. Los patrones también incluyen elementos de fondo, como por ejemplo los gráficos que se desea que aparezcan en todas las diapositivas. Cualquier cambio realizado en el patrón de diapositivas se reflejará en todas las diapositivas.

Combinación de colores: Esta es una herramienta que podéis utilizar si no os sentís muy seguros en el manejo del color. Ofrece varias posibilidades, y en cada una de ellas utiliza una gama armónica de colores para cada elemento.

Plantillas de diseño: PowerPoint dispone de una galería de plantillas, que podéis utilizar para no tener que crear fondos desde 0. Son muy útiles, y en algunos casos, introduciendo pequeñas modificaciones, se puede conseguir un resultado personalizado.

Probar

En esta fase, revisaremos el contenido, veremos si se adecua con la forma, y

haremos las correcciones necesarias.

Haremos las pruebas en el medio con el que vayamos a hacer la presentación, es decir, si vamos a utilizar un portátil y un cañón de proyección, o diapositivas, transparencias, etc. para comprobar que el resultado es el que esperamos.

También ensayaremos la presentación, y probaremos los efectos que queremos dar a diferentes elementos, así como la transición entre las diapositivas.

Presentar

Por último, llegamos al momento de la presentación. Para este momento habremos decidido si queremos hacer la transición de diapositivas automáticamente, para lo cual habremos comprobado si los tiempos son adecuados, o bien si preferimos hacer la transición con un clic, para tener tiempo de exponer lo que deseamos.

La presentación puede ir acompañada con explicaciones narradas por el orador, un aspecto que también deberemos haber preparado.

Debemos dejar el tiempo suficiente para que el público capte los contenidos que deseamos transmitir, y como regla general, nuestros comentarios deben ser complementarios a lo que aparece en las diapositivas, no limitarnos a leerlo, ya que puede resultar "soporífero".

       

El tipo de mensaje de deseamos mostrar es determinante para decidir la forma que le daremos.

No es lo mismo presentar una unidad didáctica, que un mensaje publicitario o un esquema de organización del centro.

Si deseamos presentar una unidad didáctica, el contenido debe quedar muy claro, pero la forma debe ser atractiva para enganchar a los alumnos que lo ven. En este caso es positivo incluir variedad de imágenes, esquemas con los puntos más importantes, etc.

Si utilizamos las plantillas que nos brinda PowerPoint, deberemos seleccionarlas en función del contenido de la unidad.

Si se trata de un tema de biología, ciencias naturales, o cualquier otro tema relacionado con la naturaleza, conviene utilizar formas redondeadas, orgánicas, y colores cálidos, porque se acercan más al tipo de mensaje.

Para temas más contundentes, como matemáticas, física, etc. armonizan más las líneas rectas y los polígonos, así como algunos motivos más "industriales" que ofrecen las plantillas prediseñadas.

Tener en cuenta que la presentación en PowerPoint será como el contenido de cualquier clase: debe estar estructurada, con un índice de contenidos, y una descripción y explicación detallada de cada uno de ellos. La claridad en las ideas es fundamental.

 

Cuando planifiquemos nuestro trabajo, un punto fundamental es pensar en el tipo de público que va a ver la presentación.

Si se trata de alumnos de corta edad, hasta unos 8 años... todos los apuntes anteriores sobre armonización de colores, homogeneidad de contenidos, etc. OLVIDADLOS. ¿Por qué? Porque los niños viven en un universo mucho más brillante, colorido y caótico que el de los adultos, y todos esos conceptos les harían aburrirse para el segundo minuto. Si queréis comprobarlo, no tenéis más que fijaros en la publicidad dirigida al público infantil. Las formas, los colores, la composición, todo es más colorido, irregular y divertido que lo dirigido al público adulto.

En este caso, conviene jugar con colores primarios y vibrantes, formas grandes, composiciones errantes, no rígidamente estructuradas.

Si se trata de alumnos mayores, hay que pensar en una presentación con cuidado de la forma, para que resulte entretenida, pero utilizando todos los conceptos que hemos visto anteriormente sobre "peso" de los elementos gráficos, orden etc.

Para concluir, todas estas ideas no son más que pautas con criterios comúnmente aceptados de diseño. Por supuesto siempre se pueden romper y transgredir todas estas normas, pero es preferible seguirlas cuando se empieza a trabajar en este campo. Una vez que probéis, hagáis varios trabajos y seáis diseñadores experimentados, las aplicaréis a vuestro gusto, y de manera natural.