2016-11-03

Använda Addin i Outlook för att skapa en handling av epost

SyfteDenna lathund avser att beskriva hur man skapar en handling samt hur man sparar ett arbetsdokument av ett mail via funktionaliteten Add-in i Microsoft Outlook. Tillvägagångsättet är det samma även i andra Office-program, som Word, Excel och Powerpoint.

Så diarieför man en handling i Platina direkt från epost i Outlook

1. Öppna det epostmeddelande som du vill diarieföra som en Handling. Välj fliken ”PLATINA”.

2. Klicka på ”Spara i Platina”, se nedan.

Åkerlund Per

2016-11-03

3. Nu kan du välja att spara meddelandet som ett Arbetsdokument eller att diarieföra det som en handling i ett ärende (direktdiarieföring). Nedan beskrivs hur du sparar dokumentet (i Outlook är det ett epost-meddelande, med eller utan bilagor) som en handling.

4. Dubbelklicka på ”Diariefört ärende” till vänster i fildialogrutan.

5. Ett sökfönster visas.

6. Klicka på knappen ”Senaste” för att välja mellan senast skapade ärenden, eller sök ärende med sökbegrepp enligt bilden nedan. OBS: för att sökning ska fungera måste Diarium väljas. Dubbelklicka på det ärende du vill skapa handlingen i.

Åkerlund Per

2016-11-03

7. Nedanstående dialogfönster öppnas. Dubbelklicka på ”Handlingar”.

Åkerlund Per

2016-11-03

8. Ärendets handlingsmapp öppnas i ny dialogruta. Klicka på ”Spara”.

1. Ny dialogruta öppnas. Fyll i handlingstyp, enhet m.m. och Spara. Nu är epostmeddelandet en handling i ärendet. Välj Huvudhandling samt eventuella bifogade dokument som ska diarieföras som separata handlingar. Ska någon bifogad fil inte diarieföras ska checkboxen till vänster bockas ur för dokumentet. Möjligheten finns också att spara alla filer som en handling.

Åkerlund Per

2016-11-03

Tillvägagångssätt för att spara epost som ett arbetsdokument i Platina1. Välj ”Skapa ett nytt Platina-dokument” i Office-programmet (Outlook i detta exempel).

Klicka på ”Mina dokument”. Då visas mapparna Mina dokument och Offentliga dokument.

Dubbelklicka på ”Mina dokument” om du senare vill klippa ut- och kopiera in arbetsdokumentet i ett ärendes arbetsdokumentmapp.

Dubbelklicka på ”Offentliga dokument” om du vill dela ut dokumentet till andra och det inte ska tillhöra ett ärende.

2. Klicka på Spara.

Åkerlund Per

2016-11-03

3. Efter uppdatering av sidan finns nu det sparade epostmeddelandet i mina dokument.

Åkerlund Per