Приложение

УТВЕРЖДЕНАприказом НИУ ВШЭот 17.10.2019 № 6.18.1/1710-01

Временная инструкция по реализации процесса оформления договоров гражданско-правового характера с

физическими лицами на оказание преподавательских услуг с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи со стороны НИУ ВШЭ

1. Термины и определения

1.1. Договор ГПХ с ППС – договор гражданско-правового характера на оказание преподавательских услуг;1.2. Инициатор – работник НИУ ВШЭ, осуществляющий первичное заведение реквизитов Договора ГПХ с ППС в СДОУ.1.3. Исполнитель – физическое лицо, выполняющее работы/услуги по Договору ГПХ с ППС.1.4. Задание – обязательное приложение к Договору ГПХ с ППС с детальным описанием перечня работ, требований к качеству, сроков и стоимости.

2. Подготовительные мероприятия перед началом согласования Договора ГПХ с ППС в СДОУ

2.1. Настоящая Инструкция распространяется только на оформление Договоров ГПХ с ППС и дополнительных соглашений к ним, подписываемых со стороны НИУ ВШЭ заместителем первого проректора Артюховой Е.А. Настоящая инструкция не распространяется на оформление актов сдачи-приемки преподавательских услуг по Договорам ГПХ с ППС. 2.2. Хранение электронных экземпляров подписанных КЭП документов обеспечивается в СДОУ.2.3. Перед началом оформления Договора ГПХ с ППС необходимо истребовать и получить у Исполнителя документы в соответствии с Порядком работы с договорами гражданско-правового характера на выполнение работ (оказание услуг) физическими лицами в Национальном исследовательском университете «Высшая школа экономики» (файлы скан-копий документов в формате JPG или PDF), а также банковские реквизиты для оплаты. 2.4. Инициатор должен предварительно подготовить файл в формате MS Excel с Заданием по установленной форме на основании данных нагрузки из АСАВ (заменить Word на Excel) 2.5. Перед началом запуска Договора ГПХ с ППС в СДОУ на согласование Инициатор должен определить следующие параметры и занести их в карточку договора во вкладке «Согласование»:2.5.1. Согласующий Руководитель структурного подразделения.2.5.2. Согласующий Специалист служб факультета.2.5.3. Согласующий Руководитель факультета.

3. Действия в СДОУ. Создание карточки договора.

3.1. Инициатор. Договор ГПХ с ППС должен быть запущен в СДОУ не позднее, чем за 5

(пять) рабочих дней до даты начала оказания услуг. Крайне важно учесть, что раннее размещение договора в СДОУ снижает риски его не заключения и срыва сроков оказания услуг. Необходимо обеспечить заключение Договоров ГПХ с ППС заблаговременно, срок 5 (пять) рабочих дней является критическим и уменьшению не подлежит.3.1.1. Создать новый документ в документопотоке «Договор с физическим лицом»:

выбрать вид документа «ППС. Гражданско-правовой договор», шаблон документа и вид формы документа. Для разных кампусов система предлагает разные шаблоны документов. Виды форм для всех филиалов одинаковы: ДФЛ ППС ГПД Гражданин РФ1; ДФЛ ППС ГПД Иностранец русскоязычный.

3.1.2. Заполнить поля на закладке Реквизиты: Срочность. Выбрать значение «Срочный». Содержание. Внести вручную через запятую шифр подразделения, которое привлекает Исполнителя. Фамилия. Внести значение вручную. Имя. Внести значение вручную. Отчество. Внести значение вручную (если отчество у Исполнителя имеется). Кампус. Выбрать значение «НИУ ВШЭ». Должность. Выбрать значение из выпадающего списка должностей (при этом

следует учесть, что можно указывать «Нет должности», для тьюторов обязательно указывать именно эту должность, к ней привязаны расценки).

Подразделение. По нажатию кнопки в открывшемся окне выбрать подразделение, привлекающее работника.

1 На иностранных граждан данная инструкция не распространяется. Реквизиты «ДФЛ ППС ГПД Иностранец двуязычный» в СДОУ для российских граждан заполнять не нужно

Страница 2 из 10

Сохранить проект документа.Заполнить закладку «Лист согласования»:

Если в строке листа согласования не внесено ФИО или наименование группы, то требуется нажать кнопку с тремя точками для выбора согласующего лица или группы.Если в конце строки согласующего лица размещена кнопка «Х» - эта строка не является обязательной для заполнения и может быть удалена с помощью нажатия на кнопку «Х».

Сохранить проект документа.

3.1.3. На закладку Лист рассылки добавить следующих пользователей: Инициатор (опционально, выбирается по желанию инициатора). Руководитель подразделения, привлекающего работника.

В лист рассылки в СДОУ по Договора ГПХ с ППС, цена которых превышает пятьсот тысяч рублей, в обязательном порядке включается работник Дирекции по корпоративным закупкам и торгам НИУ ВШЭ.При необходимости лист рассылки может быть дополнен другими пользователями.

Страница 3 из 10

Сохранить проект документа.

3.1.4. Внимание! Для автоматического заполнения шаблона Договора ГПХ с ППС обязательно заполните значения во вкладке «Дополнительные атрибуты». Не заменяйте шаблон Договора ГПХ с ППС в СДОУ, тогда множество полей будет заполнено автоматически, что сократит время на его заполнение.

3.1.5. Заполнить поля на закладке Дополнительные атрибуты - внесенные в поля значения автоматически после нажатия кнопки «Сохранить» будут внесены в прикрепленный файл документа. Незаполненные поля будут автоматически вставлены в файл документа со значением «Не задано».

3.1.6. Если какой-либо реквизит требуется оставить пустым Внести тире «-». Сохранить проект документа.

Страница 4 из 10

После заполнения «Дополнительных атрибутов» документ нужно сохранить и вернуться на закладку «Реквизиты документа»

4. Редактирование и оформление файла Договора ГПХ с ППС

4.1. В поле Файл документа открыть файл документа для просмотра.4.1.1. В открывшемся документе в программе Word проверить, корректно ли заполнились

поля: в документе не должно быть слов «Не задано» и «Ошибка». 4.1.2. Если файл содержит слова «Не задано» и «Ошибка», значит, заполнены не все поля

закладки Дополнительные атрибуты и необходимо: Закрыть документ в программе Word без сохранения. Заполнить поля на закладке Дополнительные атрибуты Сохранить проект документа.

Страница 5 из 10

4.1.3. Если все данные внесены корректно: Сохранить файл с именем <Шифр подразделения, привлекающего работника>

<ФИО работника>.docx. В регистрационной карточке договора заменить файл шаблона на сохраненный

файл. Сохранить проект документа.

4.2. Внимание! Запрещено редактировать документы при их распечатке из СДОУ. Любая внесенная правка является несогласованной и фактически подменяет Договора ГПХ с ППС. Подмена Договора ГПХ с ППС влечет за собой риски административного (вплоть до уголовного) преследования Инициатора, допустившего подмену.

5. Дополнение карточки документа дополнительными файлами

5.1. В поле Приложения к документу добавить 5.1.1. Файл Приложение 1 – Задание к Договору (обязательно).5.1.2. Файл со сканом паспорта (при первичном заключении договора с новым

Исполнителем).5.1.3. Файл со сканом СНИЛС (при первичном заключении договора с новым

Исполнителем).5.1.4. Файл со сканом ИНН (при первичном заключении договора с новым

Исполнителем). 5.1.5. Файл со сканом диплома о высшем образовании и при необходимости (наличии)

документов, подтверждающих наличие у Исполнителя Ученого звания и Ученой степени (данные документы размещаются в карточке СДОУ при их предоставлении Исполнителем по договору).

5.1.6. Файл с актуальным резюме.5.1.7. Файл с копией трудовой книжки (если Исполнитель в течении двух лет,

предшествующих заключению договора занимал должности государственной (муниципальной) службы).

5.1.8. Файл со сканом заявления о подтверждении налогового статуса исполнителя (только для иностранных граждан), а также скан-копию Заверения об обстоятельствах.

6. Согласование документа

6.1. После заполнения всех реквизитов Договор ГПХ с ППС нужно сохранить, закрыть карточку и запустить Договор ГПХ с ППС на согласование, нажав стрелку с надписью «новый» в списке документов.

6.2. Договор ГПХ с ППС в СДОУ поступает лицам листа согласования в соответствии с настройками согласования выбранного шаблона.6.3. Договор ГПХ с ППС в СДОУ после согласования всеми участниками параллельного

Страница 6 из 10

согласования поступает на подписание Руководителю - Подписывающему лицу.

7. Порядок оформления и подписания договора между сторонами в электронном виде (электронная подпись со стороны НИУ ВШЭ)

7.1. Договор ГПХ с ППС (далее по тексту также – Электронный Документ), создается в стандартной форме документа в СДОУ (ответственный за исполнение: «Инициатор документа») и согласуются в соответствии с настройкой документопотока. Договор ГПХ с ППС в СДОУ после согласования поступает на подписание к уполномоченному лицу – Заместитель первого проректора Артюхова Е.А. В СДОУ при согласии с условиями Договора ГПХ с ППС нажимается кнопка «Подписать» (при необходимости Договор направляется на доработку Инициатору).7.2. Внимание! В случае некорректного оформления договора и/или некорректного оформления приложений к нему после подписания УКЭП (если ошибка выявлена на этапе подписания Исполнителем), оформляется Дополнительное соглашение к данному договору. Данная мера является фактором повышения исполнительной дисциплины и исключения возвратов договоров после подписания УКЭП. Таким образом, снижается нагрузка многократного проведения по документопотоку в СДОУ некорректных документов. 7.3. Ежедневно в 01:00 в день, следующий за днем подписания Договора ГПХ с ППС в СДОУ, запускается автоматизированный скрипт (скрипт №1), который размещает Электронные Документы (Договоры и Задания к ним) в специальной сетевой папке (папки именуются в формате «ГГГГММДД_наименование документа_ФИО исполнителя»), например, «20190802_Договор ГПХ_Фамилия»), которые размещаются в директории «Договоры ГПХ_подписание». Заместитель первого проректора Артюхова Е.А. заходя в соответствующую папку с помощью программы КриптоПро осуществляет подписание Договоров ГПХ с ППС и Заданий к ним с применением личной УКЭП, при этом создаются файлы с сигнатурой ЭП в формате *.sigВнимание! Следует учесть, что в СДОУ прикрепляются к заданию в формате WORD и прочие документы (скан-копии). Данные документы следуют прикреплять только при первичном заключении договора в последующем, при создании договора по образцу прикрепление скан копий не обязательно, так как они тоже будут передаваться в сетевую папку для подписания УКЭП.7.4. Ежедневно в 23:00 дня подписания Электронного документа другой автоматизированный скрипт (скрипт №2) обращается ко всем папкам в директории «Договоры ГПХ_подписание» и проверяет наличие файлов сигнатур с электронными подписями, созданными за последние 24 часа, и размещает их в соответствующие карточки Договоров ГПХ в СДОУ, на основе которых они были созданы. При этом Инициатору Электронного Документа приходит уведомление по электронной почте о подписании Договора ГПХ с ППС и наличии электронной подписи в карточке документа (электронное письмо направляется на почтовый ящик пользователя, под действиями которого, был инициирован документ СДОУ). 7.5. Инициатор Договора ГПХ с ППС ежедневно проверяет наличие электронных подписей в карточках Электронных документов, распечатывает из СДОУ Электронные документы, и передает документы (Договор и Задание) Исполнителю для подписания собственноручной подписью.7.6. Инициатор передает подписанные собственноручной подписью Исполнителя оригиналы Договора ГПХ с ППС в Единую приемную, а также другие документы, требуемые для оформления работ (Заявление о намерениях и прочие. Данные документы оформляются в бумажном виде без использования электронной подписи).7.7. Работник Единой приемной при получении оригиналов Документов проверяет

Страница 7 из 10

корректность их заполнения, наличие файла сигнатуры УКЭП в СДОУ. При корректном заполнении всех реквизитов работник ЕП присваивает регистрационный номер Договору ГПХ с ППС и проставляет штамп с реквизитами УКЭП «Документ подписан электронной подписью. Сертификат nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn. Владелец Артюхова Елена Алексеевна. Действительно с 01.01.2019 по 31.12.2019. Подпись проверил Фамилия И.О. Подпись). После проведения всех контрольных процедур, регистрации Договора ГПХ с ППС и простановки штампа с реквизитами УКЭП работник ЕП передает экземпляр НИУ ВШЭ по описи в УБУ для проведения оплаты и дальнейшего хранения в архиве УБУ (либо ПФУ по решению старшего директора по финансовой работе), а второй экземпляр хранится в Единой приемной до востребования Инициатором для передачи Исполнителю. После истечения трехмесячного срока невостребованные Договоры ГПХ с ППС в бумажном виде передаются Единой приемной в архив Управления персонала.

Пример внешнего вида штампа электронной подписи:

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАНЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Сертификат: 111aaaaa10101010aaaaa101010000001111aВладелец: Артюхова Елена АлексеевнаДействительно: с 01.01.2019 по 31.12.2019.

Подпись проверил _______________ Фамилия И.О. Подпись

Страница 8 из 10

8. Общее описание процесса

9. Процесс оформления дополнительных соглашений к Договорам ГПХ с ППС

9.1. Действия по оформлению дополнительного соглашения к договору ГПХ в СДОУ повторяют шаги по оформлению договора с учетом следующих отличий: требуется выбрать

Страница 9 из 10

вид документа «ППС. ГПД. Соглашение о внесении изменений», шаблон кампуса и выбрать одно из значений вида формы документа:9.1.1. О расторжении договора.9.1.2. Об изменении реквизитов.9.1.3. Об изменении условий договора.9.2. На закладке Реквизиты необходимо заполнить поле Основание - добавить ссылку на договор, к которому создается дополнительное соглашение. Если СДОУ при использовании поиска не находит документ обратиться к инициатору или любому пользователю, имеющему доступ к данному документу, с просьбой направить документ на дополнительную рассылку.

10. Дополнительные положения

10.1. По вопросам использования электронной подписи и долговременного хранения и восстановления электронных документов необходимо обращаться на адреса: Данилов Александр Валериевич <avdanilov@hse.ru>; Хомко Александр Владимирович <akhomko@hse.ru>10.2. По вопросам верификации и порядка оформления договоров необходимо обращаться на адрес: Нижаловская Наталия Адамовна nnizhalovskaya@hse.ru10.3. Хранение электронных экземпляров подписанных КЭП документов обеспечивается в СДОУ.

Страница 10 из 10