Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na obsługę komunikacyjną programu GovTech Polska

I. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM NAZWA Kancelaria Prezesa Rady MinistrówADRES Aleje Ujazdowskie 1/3, 00-583 Warszawa

II. CZYM JEST GOVTECH?

Zespół do spraw Programu GovTech Polska, zwany dalej „Zespołem”, został powołany w celu opracowania pakietu innowacyjnych rozwiązań cyfrowych dla administracji publicznej. Aby móc realizować ten cel, Zespół pełni również szerszą rolę koordynatora działań instytucji sektora publicznego wspierających innowacje, a także punktu kontaktowego dla instytucji zagranicznych oraz międzynarodowych o zbliżonych celach. Wspiera również podmioty sektora publicznego oraz podmioty prywatne w otwieraniu się na innowacje płynące od obywateli, które docelowo służącą podniesieniu poziomu usług publicznych oraz zwiększeniu stopnia sprawności funkcjonowania państwa.

W 2018 roku Zespół wyznaczył jako priorytet opracowanie sposobów na włączenie przedsiębiorców z sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw, start-upów oraz innych kreatywnych jednostek w system zamówień publicznych. Ma to służyć z jednej strony zwiększeniu możliwości sięgania po efektywne rozwiązania wypracowane przez sektor prywatny, a z drugiej – wykorzystaniu choć części z 202 miliardów złotych wydawanych co roku na zamówienia publiczne do wsparcia polskich innowacji.

W ramach opracowanej procedury Zespół przeprowadził pilotaż nowych rozwiązań przez organizację cyklu 5 postępowań konkursowych zarówno z instytucjami centralnymi (Ministerstwami: Cyfryzacji, Finansów, Przedsiębiorczości i Technologii oraz Zdrowia), jak i samorządowymi (Miastem Świdnik). Grupą docelową byli mikro-, mali i średni przedsiębiorcy, dotychczas niewystarczająco aktywni na rynku zamówień publicznych. W efekcie prowadzonego pilotażu postępowania przyciągnęły łącznie ponad 250 podmiotów (przy dotychczasowej średniej liczbie ofert składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wynoszącej w 2018 roku 2,19 dla innych typów postępowań), a zamawiający otrzymali rozwiązania spełniające ich oczekiwania. W kolejnych latach planowane jest rozszerzenie modelu konkursowego o kolejne podmioty, aby docelowo upowszechnić opracowane przez Zespół rozwiązania w obszarze innowacyjnych zamówień publicznych wśród całego polskiego i unijnego sektora publicznego.

Strona 1 z 36

Oprócz tego Zespół podejmował różne działania zmierzające do popularyzacji innych form pozyskiwania innowacyjnych rozwiązań od kreatywnych podmiotów, takich jak hackathony, service jamy czy inne zwinne metodologie współpracy. W związku z tym Zespół obecny był na największym w Europie hackathonie „HackYeah”, gdzie po raz drugi instytucje publiczne prezentowały swoje wyzwania zgromadzonym 2900 programistom. Zespół prowadził również doradztwo z zakresu organizacji podobnych wydarzeń innym instytucjom publicznym, co zaowocowało organizacją trzech tego typu wydarzeń we współpracy z Zespołem.

CEL ROZPOCZĘCIA WSPÓŁPRACY

Wzrost skali i zakresu programu GovTech powoduje potrzebę obsługi nie jednego, a kilku do kilkunastu projektów (konkursów na innowacje, burz mózgów, nowych usług publicznych etc.), co wymaga wsparcia w strategicznym planowaniu oraz realizacji zaplanowanych działań komunikacyjnych w zgodzie z najnowszymi trendami oraz zapewnieniu ich spójności wizualnej i treściowej. Komunikowanie o prowadzonych projektach musi być prowadzone na kilku kanałach jednocześnie, pozostając ze sobą w spójności. Grupą docelową komunikowania działań GovTech Polska jest szeroko pojęta opinia publiczna. Działanie jednostki sektora publicznego jest skierowane do obywateli w kraju i poza jego granicami. Informowanie o podejmowanych działaniach przyczynia się do budowania marki Polski za granicą, więc zakłada przygotowywanie części komunikacji w języku angielskim.

DOŚWIADCZENIE ZAMAWIAJĄCEGO W OBSZARZE GOVTECH

Zamawiający dedykuje do współpracy w ramach tej umowy zespół, który ma doświadczenie w prowadzeniu kampanii komunikacyjnych, informacyjnych, społecznych oraz branżowych. Zespół prowadzi komunikację przez https://www.facebook.com/govtech-polska, https://twitter.com/govtechpl, https://govtech.gov.pl/, http://konkursy.govtech.gov.pl/ zarówno w języku polskim jak i angielskim. Współtworzył komunikację http://hackcrisis.com/, http://fakehunter.pap.pl/, https://hackyeah.pl/. https://play.google.com/store/apps/details?id=pl.gov.mc.protegosafe i inne. Zespół realizuje podstawową komunikację PR do mediów branżowych w większości samodzielnie – wsparcie potrzebne jest w zwiększeniu zasięgu tych działań i ich usystematyzowania.

ZADANIA WYKONAWCY W RAMACH ZAMÓWIENIA

Do zadań wykonawcy, zwanych dalej łącznie „Zadaniami”, a osobno „Zadaniem”, będzie należało:

Zadanie I. Stała obsługa komunikacyjna (ryczałt).

Strona 2 z 36

Zadanie II. Realizacja uzgodnionych dodatkowych działań komunikacyjnych (rozliczenie według cennika z oferty).Zadanie III. Doradztwo zewnętrzne w wyszczególnionych obszarach merytorycznych (rozliczenie za godziny doradztwa).Zadanie IV. Emisja materiałów w mediach społecznościowych oraz mediach tradycyjnych (wydatek na usługę obcą rozliczany według wysokości faktury obcej).

ZADANIE SZCZEGÓŁOWY OPIS ZADAŃZadanie I: Stała obsługa komunikacyjna

Zamawiający wyznaczy osobę - Lidera Komunikacji, który/która będzie obecny/obecna na każdym etapie realizowania przedmiotu zamówienia. Lider Komunikacji będzie odpowiedzialny/odpowiedzialna za kontakt i współpracę z Wykonawcą, a także za rejestrowanie zleconych zadań, pilnowanie harmonogramu i rozliczenia po stronie Wykonawcy.

Każdy miesiąc rozpoczynać będzie Taktyczne spotkanie miesięczne, w trakcie którego planowany będzie zakres prac na dany miesiąc. Szczegółowe wytyczne dot. wykonania danego zadania realizowane będą w drodze ustaleń roboczych. Każde zlecone i zrealizowane zadanie będzie odnotowywane w Dzienniku Zleceń. Dziennik Zleceń stanowić będzie rejestr wszystkich czynności podejmowanych przez Wykonawcę i będzie podstawą do dokonania rozliczeń miesięcznych. Dziennik Zleceń ma formę elektroniczną, udostępnioną przez Zamawiającego w formie arkusza kalkulacyjnego dostępnego online. Dostęp do niego, poprzez dysponowanie własnym loginem i hasłem do wskazanego przez Zamawiającego portalu w Internecie, mają wyłącznie Zamawiający oraz osoby wskazane przez Wykonawcę. Zmiany dokonywane w Dzienniku Zleceń zachowywane są w historii edycji. Procedura ta jest szczegółowo opisana we wzorze umowy.

Zamawiający zakłada pakiet obowiązkowych działań w każdym miesiącu obowiązywania umowy, według poniższego zestawienia:

Element pracSzacowana liczba prac / jednostka

miary

Minimalny zestaw kompetencji niezbędny do

wykonania zadania

Produkt działania

Taktyczne spotkanie miesięczne w siedzibie Zamawiającego/ w miejscu uzgodnionym z Zamawiającym/ online.

1 spotkanie (ok. 2 godz.)

Koordynator projektu, copywriting, social media.

Miesięczny plan działań komunikacyjnych

Spotkanie statusowe w siedzibie Zamawiającego lub miejscu uzgodnionym z Zamawiającym lub online.

1 spotkanie w tygodniu trwające do 2h

Koordynator projektu, social media.

Notatka

Strona 3 z 36

Przygotowanie treści do publikacji w social media (tekstu i grafiki według wytycznych Zamawiającego) – 6 kreacji w miesiącu, kompatybilnych treścią i grafiką z kanałami lifestyle (Facebook [FB]) i profesjonalnymi (LinkedIn [LI], Twitter [TT]).

6 kreacji, każda w wersji dla portalu Facebook, LinkedIn, Twitter

Social media, Copywriting, grafika

Post (tekst +grafika) wraz z publikacją na profilach Zamawiającego*

Przygotowanie komunikatów prasowych, dystrybucja i follow-up od 10 do 20 dziennikarzy – wykorzystanie bazy własnej Wykonawcy.

2 szt. Copywriting Komunikat prasowy wraz z raportem dystrybucji*

Konfiguracja środowiska monitoringu i automatyzacji, monitorowanie, raportowanie i optymalizowanie zasięgów i rezultatów postów premium i postów zleconych do emisji – szczegóły dot. emisji postów zawarte zostały w opisie Zadania 4.

1 szt. Social media, kampanie reklamowe

Raport z prowadzonych kampanii w mediach społecznościowych

Monitoring frazy „GovTech” w publikacjach internetowych oraz w social media

Dostępne na żądanie Zamawiającego

Monitoring Mediów Raport monitoringu fraz wskazany okres

Monitoring polskich mediów tradycyjnych dla frazy „GovTech”

Raz w miesiącu Monitoring Mediów Raport monitoringu fraz wskazany okres

Doradztwo strategiczne obejmujące konsultacje (telefoniczne, mailowe, spotkania online i offline) wybranych działań planowanych do podjęcia w danym miesiącu.

5 godzin Doradca strategiczny Notatka z doradztwa strategicznego

Wyszukiwanie i organizacja wypowiedzi medialnych oraz partnerstw. Zadanie obejmuje organizację wypowiedzi medialnych członków zespołu GovTech lub osób merytorycznie zaangażowanych w projekty, jak również analizę prowadzonych przez GovTech inicjatyw i zwiększanie ich zasięgu przez nawiązywanie partnerstw z inicjatywami rynkowymi lub mediami, mogącymi odnieść korzyści z nawiązania takiej relacji.

5 godzin Koordynator projektu Dane kontaktowe (imię, nazwisko, mail, telefon) do osoby, która wstępnie wyraziła chęć nawiązania partnerstwa -Lista potencjalnych partnerów

Strona 4 z 36

Rejestrowanie dokonywanych czynności i rozliczenia miesięczne

1 szt. Koordynator projektu Dziennik Zleceń, szczegółowo opisany we wzorze umowy

* Przygotowywane produkty co do zasady powinny być w języku polskim z uwzględnieniem słownictwa branżowego charakterystycznego dla środowiska GovTechowego i poprawnego wykorzystania ich w komunikatach. Zamawiający przewiduje potrzebę tłumaczenia ok. 33% treści na język angielski.

Planowanie działań komunikacyjnych – wskazówki:

1. Działania komunikacyjne muszą opierać się na precyzyjnej analizie potrzeb i korzyści grup docelowych wspartej danymi oraz wynikami badań własnych oraz danymi Zamawiającego i/lub raportów ogólnodostępnych.

2. Wykonawca będzie zobowiązany wziąć pod uwagę doświadczenia związane z dotychczas zrealizowanymi kampaniami i działaniami komunikacyjnymi w Programie GovTech Polska.

3. Przekaz komunikatów musi być dopasowany do potrzeb każdej z grup docelowych oraz celów kampanii. Idea wspólna dla wszystkich wątków kampanii powinna mieć charakter parasolowy. Przekaz będzie także uwzględniał informacje nt. programów i inicjatyw skorelowanych z GovTech (np. projektem Cyfrowa Piaskownica Administracji).

4. Działania komunikacyjne będą prowadzone we współpracy z innymi proinnowacyjnymi programami oraz inicjatywami publicznymi np. z projektem Cyfrowa Piaskownica Administracji. Przekaz kampanii będzie uwzględniał informacje na tematy tych inicjatyw.

5. Bieżące działania komunikacyjne będą prowadzone w sposób ciągły, a uzupełnieniem dla nich będą działania fakultatywne uzgodnione z Zamawiającym oraz kampania prowadzona w Internecie.

6. Komunikaty powinny być czytelne, łatwe w odbiorze przy niskim zaangażowaniu uwagi. Koncept musi być wspólny dla kampanii – natomiast przekaz i jego egzekucja dopasowane do specyfiki poszczególnych grup docelowych oraz specyfiki poszczególnych promowanych inicjatyw.

7. W przekazie konieczne jest eliminowanie dystansu w relacjach z odbiorcą. Język komunikacji powinien być zrozumiały, nieoficjalny, nieurzędowy. W wypowiedziach zdania powinny być krótkie, stylistycznie i ortograficznie poprawne.

Przygotowanie materiałów i utworów – wymogi:

1. Zaproponowane przez Wykonawcę w Ofercie koszty przygotowania materiałów uwzględniają wszystkie koszty związane z wykonaniem tych prac, w tym koszty kreacji, przeniesienia praw autorskich / udzielenia licencji, praw do wizerunków (jeżeli

Strona 5 z 36

dotyczy) oraz praw do korzystania ze zdjęć i grafik (jeżeli zostały zaproponowane przez Wykonawcę).2. Materiały przeznaczone do publikacji na stronach www muszą spełniać wymogi dostępności cyfrowej (patrz: Rozdział Dostępność

materiałów cyfrowych).3. Zamawiający przewiduje maksymalnie 3 tury uwag do materiałów. Każdorazowo Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin na

wprowadzenie poprawek dostosowany do zakresu poprawek – nie krótszy niż 1 dzień roboczy i nie dłuższy niż 20 dni roboczych.

Wytyczne do realizacji monitoringu:

Wykonawca zapewnia narzędzie lub narzędzia do monitorowania publikacji w polskich mediach tradycyjnych, mediach internetowych oraz mediach społecznościowych (minimum Twitter, Facebook (strony), Instagram, YouTube).

1. Wykonawca zapewnia monitoring wzmianek na frazę „GovTech”.2. Wykonawca przekazuje rezultaty monitoringu Koordynatorowi projektu regularnie w raporcie tygodniowym oraz zapewnia

dostęp do wyników monitorowania codziennie za pośrednictwem poczty elektronicznej/dostępu do portalu serwisu monitorującego.

3. Wykonawca świadczy doradztwo w planowaniu, realizacji i optymalizacji kampanii.

Do monitorowanych fraz Zamawiający może dodać kolejne, płatne dodatkowo według oferty Wykonawcy odnoszącej się do pozycji w Zadaniu II.

Wymogi dla doradcy strategicznego:

Doradca strategiczny powinien spełniać warunek: posiada minimum 7 lat doświadczenia zawodowego w roli doradcy strategicznego, dyrektora, partnera lub członka zarządu.

[W ramach kontraktu partner strategiczny ma prawo eskalowania wszystkich problemów bezpośrednio do kierownictw firmy kampanie w zakresie angażowania budżetów x mln zl - nie stanowisko ]

DEFINICJE:

1. Treści do social media - Zamawiający rozumie jako pakiet przygotowanych tekstów i grafik; treść przygotowaną z uwzględnieniem dobrych praktyk publikacji na portalach społecznościowych (inna treść dla każdego z portali, realizująca ten sam cel publikacji, jednak uwzględniająca charakter portalu i jego grupy użytkowników oraz ograniczeń limitów, znaków publikacji oraz wymogów jakościowych). Zamawiający przewiduje publikacje na portalach: m.in. Facebook, LinkedIn, Twitter.

Strona 6 z 36

2. Komunikat prasowy i jego follow-up - Zamawiający rozumie jako przygotowany tekst do mediów tradycyjnych na temat zadany przez Zamawiającego, jak i jego dystrybucję wśród dziennikarzy, obejmującą potwierdzenie odbioru komunikatu (np. mailowe lub telefoniczne). Wykonawca przygotuje treści (treść merytoryczną dostarcza Zamawiający, po stronie Wykonawcy opracowanie ciekawej formy językowej dostosowanej do odbiorcy, chwytliwego przekazu, redakcja, uwzględnienie odwołania do mediów społecznościowych oraz ew. opracowanie grafik).

3. Taktyczne spotkanie miesięczne - Zamawiający rozumie jako spotkanie w miejscu uzgodnionym z Wykonawcą (w siedzibie Zamawiającego/Wykonawcy lub innym wyznaczonym miejscu) lub online. Podczas spotkania opracowywany jest harmonogram tworzenia i publikowania treści, konsultowania planowanych działań i ewentualnego planowania działań dodatkowych.

4. Raport z przygotowania komunikatów prasowych- Zamawiający rozumie przez to przygotowany raport z listą osób, do których został wysłany komunikat prasowy z oznaczeniem daty wysyłki, informacja kto otworzył przesyłkę. Follow-up zawiera informację w jakiej formie został zrealizowany (telefonicznie, mailowo) oraz informację zwrotna od dziennikarza.

5. Raport z prowadzonych w mediach społecznościowych kampanii- Zamawiający rozumie jako dokument, w formie elektronicznej, który zawiera nazwę kanału, gdzie prowadzona jest kampania, nazwę konta, wartości zasięgów i statystyki promowanych materiałów.

6. Raport z monitoringu fraz- Zamawiający rozumie jako dokument w formie elektronicznej, wskazujący frazę, datę jej publikacji, wycinek treści otaczającej wzmiankę oraz odnośnik do źródła jej publikowania.

7. Lista potencjalnych partnerów- Zamawiający rozumie jako dokument w formie elektronicznej, w którym zawarta jest informacja o instytucji, osobie kontaktowej oraz krótkiej informacji dotyczącej chęci i przedmiotu współpracy.

Zadanie II:Realizacja dodatkowych działań komunikacyjnych

W trakcie realizacji umowy Zamawiający będzie zlecał działania fakultatywne, zaplanowane uzgodnione z Wykonawcą w ramach comiesięcznych spotkań taktycznych oraz bieżącej współpracy. Działania będą realizowane w miarę potrzeb Zamawiającego związanych z komunikacją Programu GovTech Polska oraz podejmowanych poszczególnych inicjatyw.

Zamawiający nie precyzuje minimalnej i maksymalnej liczby poszczególnych działań dodatkowych jakie będzie zlecał w trakcie realizacji umowy. W tabeli poniżej przedstawiono jedynie szacunkową liczbę materiałów możliwych do przygotowania w ramach umowy.

Ostateczna liczba zleconych materiałów zostanie uzgodniona z Wykonawcą określona przez Zamawiającego na etapie realizacji umowy, zgodnie z potrzebami określonymi na etapie bieżącego planowania działań komunikacyjnych.

Koszty realizacji działań dodatkowych będą rozliczane zgodnie z cenami jednostkowymi określonymi w ofercie Wykonawcy, w ramach maksymalnego wynagrodzenia przewidzianego w umowie z Wykonawcą. Wszystkie wytworzone materiały Wykonawca przekaże na rzecz Zamawiającego.

Strona 7 z 36

Katalog działań dodatkowych: Szacunkowa liczba

działań w ramach umowy

Produkt działania

1. Przygotowanie parasolowej identyfikacji wizualnej dla Programu GovTech Polska

W oparciu o obecną identyfikację wizualną Programu GovTech Polska oraz wytycznych Zamawiającego, Wykonawca przygotuje parasolową identyfikację wizualną dla programów i inicjatyw zintegrowanych z Programem GovTech Polska.

Identyfikacja parasolowa zawiera dokładnie elementy takie jak:

Opis projektu, misja, cele; Dokładny opis elementów graficznych, konstrukcja znaku, pole ochronne, negatyw,

marka indywidualna, a podmarki; Przykłady właściwego/niewłaściwego użytkowania; Paletę kolorów; Typografię; Szablony prezentacji, papieru firmowego; Projekt rollupu, Projekt Ścianki, Projekt Wizytówek, Realizację przykładu podmarki na wskazanej przez Zamawiającego nazwie; Umieszczenie podmarki na stronie internetowej, papierze firmowym, rollupie, ściance; Przykładowe umieszczenie znaku na materiałach promocyjnych i gadżetach.

Pliki graficzne z obecną identyfikacją wizualną Programu GovTech Polska mogą zostać udostępnione na żądanie Wykonawcy. Liczba znaków graficznych objętych parasolową identyfikacją wizualną: 1 (parasolowy) oraz 1 indywidualny (pod parasolem). Zadanie obejmuje kompleksowe przygotowanie obecności znaku online i offline.

1 Dokument stanowiący księgę

parasolowej identyfikacji

wizualnej

Strona 8 z 36

Razem z księgą identyfikacji parasolowej zostaną szablony w plikach źródłowych (papier formowy w pliku dokumentu tekstowego, prezentacja w pliku prezentacji, wizytówki, rollup w pliku graficznym etc.).

Przykład:https://www.assecods.pl/wp-content/uploads/2016/04/Asseco_Brandbook_WEB.pdf

2. Przygotowanie księgi identyfikacji znaku (innego niż Program GovTech Polska)

Wykonawca na podstawie parasolowej identyfikacji wizualnej o której mowa w pkt. 1, opracuje doszczegółowienie o kolejny znak stanowiący oddzielny projekt będący częścią Programu GovTech Polska.

Księga zawiera dokładnie elmenty takie jak:

wprowadzenie nawiązujące przez Program GovTech Misji, dokładny opis elementów graficznych (parametrów logotypu i sposoby jego

wykorzystywania (także w zestawieniu z innymi znakami), przykłady nieprawidłowego używania logotypu), paletę kolorów, typografię, szablon papieru firmowego, szablon prezentacji; przykładowe umieszczenie znaku na materiałach promocyjnych i gadżetach.

Razem z księgą identyfikacji przekazane zostaną szablony w plikach źródłowych (papier formowy w pliku dokumentu tekstowego, prezentacja w pliku prezentacji).

Przykłady:https://www.pgenarodowy.pl/upload/editor/file/Brand_Book_PGE_Narodowy.pdfhttps://docplayer.pl/15801194-Katalog-systemu-identyfikacji-wizualnej-planetarium.htmlhttp://niaiu.pl/wp-content/uploads/2018/04/NIAIU_brandbook.pdf

10 Dokument stanowiący księgę

identyfikacji wizualnej znaku

Strona 9 z 36

3. Przygotowanie tekstu i grafiki mailingu dedykowanego

Zamawiający przekazuje informacje na temat realizowanej inicjatywy, wskazując grupę docelową odbiorców, główną akcję do wykonania (CTA) oraz tematykę. Przykładowe inicjatywy: np. https://euvsvirus.org/ czy https://www.komputerdlaucznia.com/.

Wykonawca przygotuje tekst maila na bazie dostarczonego wkładu, odpowiadającą tematowi grafikę oraz skonfiguruje wysyłkę w środowisku mailingowym wskazanym przez Zamawiającego (np. freshmail, getresponse lub podobne).

Przygotowany projekt mailingu Wykonawca przekazuje Liderowi Komunikacji po stronie Zamawiającego, który decyduje o czasie wysyłki i adresatach.

Po akceptacji treści i formy mailingu dedykowanego, Wykonawca dokonuje wysyłki na wskazaną przez Zamawiającego listę mailingową.

Zamawiający może wskazać listę należącą do Wykonawcy lub Zamawiającego.

Przykłady:

https://drive.google.com/drive/folders/1qO0hDbJmZ7rWwwULrVo5mKaz4yr73pQn?usp=sharing

40 Treść HTML mailingu

4. Przygotowanie bazy mailingowej

Zamawiający definiuje kryteria utworzenia bazy mailingowej – dziennikarzy o konkretnej specjalizacji (np. biznes i gospodarka, Internet i nowe technologie), firm o konkretnej specjalizacji czy podmiotów publicznych o konkretnej specjalizacji.

Wykonawca tworzy taką bazę kontaktów, zapewniając pozyskanie wymaganych prawem zgód na przetwarzanie danych osobowych w celach uzgodnionych z Zamawiającym.

Pozyskując spełniające wskazane kryteria adresy email oraz przekazuje ją na własność Zamawiającego.

Rozliczenie następuje za każdy rekord z osobna.

20 Arkusz kalkulacyjny z danymi

zawierającymi adresy mailowe, imię i

nazwisko oraz krótką informację o

adresacie

5. Przygotowanie fotorelacji z wydarzenia do wykorzystania w mediach 40 Pliki zdjęciowe w

Strona 10 z 36

społecznościowych i mediach tradycyjnych (miejsce wydarzania: Warszawa)

Zamawiający rozumie przez to zapewnienie wykonywania zdjęć aparatem fotograficznym i ich obrabiania graficznego zdjęć wysokiej jakości (6000 x 4000 pikseli w przypadku zdjęć ARW/RAW, oraz 600 dpi) oraz przekazania ich do publikacji w terminie uzgodnionym z Zamawiającym - nie dłuższym jednak niż 2 dni od zakończenia wydarzenia.

Przygotowanie fotorelacji powinno rozpocząć się od ustalenia najważniejszych elementów wydarzenia, które muszą być uwiecznione i określeniem wymagań Zamawiającego.

Zamawiający wspólnie z Wykonawcą dokonuje selekcji zdjęć do publikacji, jednakże ma prawo do dostępu do zdjęć, oryginalnych (w formacie ARW/RAW) – niewykorzystywanych w opublikowanej relacji.

Wymagania ilościowe co do zdjęć będą się różnić w zależności od wydarzenia, z którego będzie prowadzona relacja – minimalna liczba zdjęć (po korekcie graficznej/retuszu) w relacji - 15.

Wykonawca zapewnia zgodność z przepisami RODO wykonanego materiału. Zamawiający rozumie przez to zapewnienie wykonywania i obrabiania graficznego zdjęć.

Zamawiający zobowiązuje się do przekazania informacji o wydarzeniu (daty oraz miejsca), z którego ma być tworzona relacja oraz zapewnieniu możliwości uczestniczenia w niej przez Wykonawcę - fotografa.

Wydarzenie może odbywać się w ciągu tygodnia roboczego lub w weekend, w tym w godzinach wieczornych.

formacie JPEG oraz RAW/ARW

6. Przygotowanie fotorelacji z wydarzenia do wykorzystania w mediach społecznościowych i mediach tradycyjnych (miejsce wydarzania: na terenie Polski, poza Warszawą)

Zamawiający rozumie przez to zapewnienie wykonywania zdjęć aparatem fotograficznym i ich obrabiania graficznego zdjęć wysokiej jakości (6000 x 4000 pikseli w przypadku zdjęć ARW/RAW, oraz 300 dpi) oraz przekazania ich do publikacji w terminie uzgodnionym z

20 Pliki zdjęciowe w formacie JPEG oraz

RAW/ARW

Strona 11 z 36

Zamawiającym - nie dłuższym jednak niż 7 dni od zakończenia wydarzenia.

Przygotowanie fotorelacji powinno rozpocząć się od ustalenia najważniejszych elementów wydarzenia, które muszą być uwiecznione i określeniem wymagań Zamawiającego.

Zamawiający wspólnie z Wykonawcą dokonuje selekcji zdjęć do publikacji, jednakże ma prawo do dostępu do zdjęć, oryginalnych – niewykorzystywanych w opublikowanej relacji.

Wymagania ilościowe co do zdjęć będą się różnić w zależności od wydarzenia, z którego będzie prowadzona relacja – minimalna liczba zdjęć (po korekcie graficznej/retuszu) w relacji - 15.

Wykonawca zapewnia zgodność z przepisami RODO wykonanego materiału.

Zamawiający zobowiązuje się do przekazania informacji o wydarzeniu (daty oraz miejsca), z którego ma być tworzona relacja oraz zapewnieniu możliwości uczestniczenia w niej przez Wykonawcę - fotografa.

Wydarzenie może odbywać się w ciągu tygodnia roboczego lub w weekend, w tym w godzinach wieczornych.

7. Przygotowanie wideo do wykorzystania na social media

Zamawiający rozumie jako: nagranie, montaż i obróbka materiału dostosowanego do konkretnej grupy docelowej, w konkretnym temacie – przedłożonym przez Zamawiającego z możliwością wykorzystania w social mediach.

Do realizacji nagrania według ustalonego z Zamawiającym scenariusza Wykonawca musi przewidzieć posiadanie co najmniej sprzętu: pozwalającego na nagrania w jakości HD, systemu stabilizacji sprzętowej (np. gimbal) lub programowej, oświetlenia, mikrofonu kierunkowego oraz mikroportu z mikrofonem krawatowym.

Do nagrania Wykonawca zapewnia operatora. Do montażu Wykonawca zapewnia montażystę. Zamawiający przewiduje 5-cio godzinny plan nagraniowy. Zamawiający zapewni przestrzeń nagraniową. Jeśli plan zdjęciowy ulegnie wydłużeniu o więcej niż 10% z winy Zamawiającego, Zamawiający dokona uzupełnienia zlecenia do faktycznego czasu trwania planu nagraniowego.

Zamawiający zapewnia miejsce nagrania na terenie m. st. Warszawa.

15 Plik wideo oraz link odwołujący do

miejsca publikacji w Internecie

Strona 12 z 36

Wytworzony materiał docelowy będzie miał długość do 5 minut. Wykonawca powinien przewidzieć, że wideo docelowe powinno być przygotowane w pionie oraz poziomie. Wykonawca zapewnia zgodność z przepisami RODO wykonanego materiału.

Nie zawiera usługi tłumacza języka migowego, zawiera natomiast transkrypcję treści w języku polskim lub angielskim i umieszczenie jej na wideo (napisy).

Przykładowe wideo na social media:

https://www.facebook.com/GovTechPolska/videos/1054955774858158/https://www.facebook.com/GovTechPolska/videos/2104183829683619/?v=2104183829683619https://www.facebook.com/GovTechPolska/videos/669773093787713/

8. Przygotowanie relacji wideo na żywo z wydarzenia do wykorzystania na social media (miejsce nagrania: Warszawa)

Zamawiający rozumie jako przeprowadzenie transmisji na żywo (z wykorzystaniem telefonu komórkowego lub kamery, gimbala, oświetlenia i mikrofonu) z wydarzeń, w których bierze udział zespół GovTech Polska. Grupą docelową przekazu są ludzie młodzi.

Wykonawca zapewnia prowadzącego i wskazówki do relacji, Zamawiający zapewnia osoby występujące.

Długość transmisji do 30 minut. Jeśli czas transmisji ulegnie wydłużeniu o więcej niż 25% z winy Zamawiającego, Zamawiający dokona uzupełnienia zlecenia do faktycznego czasu trwania transmisji.

Zamawiający zobowiązuje się do przekazania informacji o wydarzeniu (daty oraz miejsca), z którego ma być tworzona relacja oraz zapewnieniu możliwości uczestniczenia w niej przez Wykonawcę - zespół techniczny tworzący relacje.

Wykonawca zobowiązuje się przygotowania zaplecza technicznego i przeprowadzenia próby przed rozpoczęciem transmisji. Wykonawca zobowiązuje się do umieszczenia transmisji na odpowiednich kanałach umożliwiających streaming i weryfikacji jej poprawności. Podczas streamingu – moderowania komentarzy w relacjach na żywo.

10 Plik wideo oraz link odwołujący do

miejsca publikacji w Internecie

Strona 13 z 36

Przykłady relacji na żywo:https://www.facebook.com/GovTechPolska/videos/480565862783453/ https://youtu.be/62-f65ZSSuo

9. Użyczenie sprzętu video i audio umożliwiającego prowadzenie relacji wideo na żywo poza Warszawą z wydarzenia do wykorzystania na social media.

Wykonawca użyczy Zamawiającemu sprzętu audio i video (kamery lub aparatu oraz mikrofonu wraz z niezbędnymi akcesoriami np. kablami) pozwalającego na samodzielną realizację relacji wideo na żywo z wydarzeń mających miejsce poza m. st. Warszawa.

Wykonawca ubezpiecza sprzęt na pełną kwotę jego wartości na czas użyczenia.

Wykonawca przekaże wskazówki dotyczące obsługi i wykorzystania wypożyczonego sprzętu.

Rozliczenie za 24 godziny użyczenia.

4 Protokół użyczenia sprzętu

10. Montaż dostarczonego materiału wideo

Zadaniem Wykonawcy jest montaż i udźwiękowienie materiału wideo dostarczonego przez Zamawiającego do realizacji według wytycznych.

Zamawiający dostarcza surowy materiał video Wykonawcy wraz z wytycznymi co do realizacji montażu dotyczącymi między innymi plansz startowych i końcowych, logotypów czy belki z podpisami.

Rozliczenie następuje za montaż 30 minut materiału “surowego” dostarczonego Wykonawcy przez Zamawiającego.

Przykłady:https://www.facebook.com/255605291822511/videos/1054955774858158/https://www.facebook.com/GovTechPolska/videos/433323520645173/

5 Plik wideo

11. Webinar stremingowany na portal społecznościowy 10 Plik wideo z zapisem webinaru/ link do

Strona 14 z 36

Wykonawca zapewnia narzędzia techniczne umożliwiające poprowadzenie spotkania online oraz jego jednoczesną transmisję na wskazany przez Zamawiającego portal społecznościowy umożliwiający ich pokazywanie w czasie rzeczywistym w jakości nie niższej niż 720p.

Zamawiający zobowiązuje się do przekazania informacji o webinarium (daty oraz miejsca) oraz zapewnieniu możliwości uczestniczenia w niej przez Wykonawcę - zespół techniczny tworzący relacje.

Wykonawca zobowiązuje się przygotowania zaplecza technicznego, w tym odpowiedniego łącza internetowego oraz urządzeń zapewniających transmisję odpowiedniej jakości oraz przeprowadzenia próby przed rozpoczęciem transmisji. Wykonawca zobowiązuje się do umieszczenia transmisji na odpowiednich kanałach umożliwiających streaming i weryfikacji jej poprawności. Podczas streamingu – moderowania komentarzy w relacjach na żywo.

Zamawiający przygotowuje zakres merytoryczny webinaru.

Długość transmisji wynosić będzie do 30 minut. Jeśli czas transmisji ulegnie wydłużeniu o więcej niż 25% z winy Zamawiającego, Zamawiający dokona rozliczenia proporcjonalnie co do długości trwania transmisji.

Przykład:https://youtu.be/62-f65ZSSuohttps://www.facebook.com/EUvsVirus/videos/855539758277821/

transmisji (jeżeli nie znika po zakończeniu streamingu)

12. Przygotowanie streamingu internetowego z wydarzenia w Warszawie

Zamawiający rozumie jako przeprowadzenie transmisji na żywo z wydarzeń, w których bierze udział lub organizuje zespół GovTech Polska i przekazywanie tej transmisji do portalu społecznościowego umożliwiającego ich pokazywanie (np. Facebook) lub serwisu YouTube.

Zamawiający zakłada montaż odpowiadającej treści przekazu prezentacji multimedialnej, belki z nazwiskami występujących osób, montaż i moderowanie dźwięku, a także zapisanie i możliwość udostępnienia go po zakończeniu wydarzenia.

5 Plik wideo z zapisem transmisji

Strona 15 z 36

Zamawiający zobowiązuje się do przekazania informacji o wydarzeniu (daty oraz miejsca), z którego ma być tworzona relacja oraz zapewnieniu możliwości uczestniczenia w niej przez Wykonawcę - zespół techniczny tworzący streaming.

Wykonawca zobowiązuje się przygotowania zaplecza technicznego i przeprowadzenia próby przed rozpoczęciem transmisji. Wykonawca zobowiązuje się do umieszczenia transmisji na odpowiednich kanałach umożliwiających streaming i weryfikacji jej poprawności. Podczas streamingu – moderowania komentarzy w dyskusjach na żywo.

W zakresie tego zadania nie należy uwzględniać kosztów dedykowanej platformy streamingowej.

Wykonawca, jeśli Zamawiający uwzględnił dodatkowe zlecenie usługi pokazywania tłumacza języka migowego – dokonuje jego montażu do nadawanego przekazu.

Długość transmisji do 30 min Jeśli czas transmisji ulegnie wydłużeniu o więcej niż 25% z winy Zamawiającego, Zamawiający dokona rozliczenia proporcjonalnie co do długości trwania transmisji.

Przykłady:

https://www.facebook.com/MinisterstwoCyfryzacji/videos/740046533088558/

13. Przygotowanie streamingu internetowego z wydarzenia mającego miejsce poza Warszawą

Zadanie jest tożsame z zadaniem „Przygotowanie streamingu internetowego z wydarzenia w Warszawie”, jednak ma ono miejsce poza m. st. Warszawa.

3 Plik wideo z zapisem transmisji

14. Przygotowanie i dystrybucja komunikatu prasowego

Zamawiający rozumie jako przygotowanie i sprawdzenie pod względem poprawności językowej i ortograficznej tekstu przeznaczonego do publikacji w prasie. Zamawiający przekaże materiały i wypowiedzi do komunikatu prasowego.Zamawiający zobowiązuje się do współpracy w procesie tworzenia i sprawdzania merytorycznej poprawności przygotowanego komunikatu.

10 Treść komunikatu prasowego w dokumencie

tekstowym w formacie Office

Open XML

Strona 16 z 36

Wykonawca dokonuje dystrybucji komunikatu do wybranych grup oraz realizuje follow-up do 20 dziennikarzy. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu raport z dystrybucji (patrz definicje Zadanie I).

Grupy dziennikarzy będą ustalane w zależności od projektu realizowanego przez Zamawiającego, ze szczególnym uwzględnieniem dziennikarzy gospodarczych oraz technologicznych.

15. Wytworzenie artykułu na zadany temat, rozliczane za każde 3600 znaków

Zamawiający określi temat i formę (np. wpis na bloga) oraz przekaże tezy, konspekt merytoryczny oraz źródła wiedzy.Wykonawca zapewnia przygotowanie i sprawdzenie pod względem poprawności językowej i ortograficznej tekstu na podstawie materiałów lub wytycznych przekazanych przez Zamawiającego.Tekst powinien być przygotowany dla wskazanej przez Zamawiającego grupy docelowej uwzględniając odpowiednią formę i zasób używanego słownictwa.

2 Treść artykułu w dokumencie

tekstowym w formacie Office

Open XML

16. Przygotowanie podcastu

Zamawiający rozumie jako nagranie dźwiękowe (nagranie, obróbka i przygotowanie pliku do emisji) z możliwością wykorzystania na mediach społecznościowych lub na stronie www na podany wcześniej temat. Zamawiający zapewnia uczestników oraz agendę rozmowy i przykładowe pytania. Zapewnia też prowadzącego, chyba że zleci prowadzenie nagrania innemu prowadzącemu. Wykonawca zapewnia warunki i narzędzia do dokonywania nagrania.Przygotowanie podcastu rozpoczyna się od przekazania materiałów i sporządzeniu planu nagrania. Przed rozpoczęciem nagrania Wykonawca konsultuje plan nagrania z Zamawiającym.Długość nagrania maksymalnie do 2 godzin.Zamawiający rozumie podcast jako rozmowę/wywiad dwóch lub więcej osób, poprzedzony czołówką.

20 Plik audio z nagraniem podcastu

Strona 17 z 36

Wykonawca razem z plikiem audio nagrania podcastu dostarczy transkrypcję tekstową prowadzonej dyskusji.

Wykonawca publikuje wytworzony materiał w uzgodnionym z Zamawiającym portalu/serwisie.

17. Prowadzący podcast

Do realizowania zadania 16. “Przygotowanie podcastu” Wykonawca, na polecenie Zamawiającego zapewni udział prowadzącego w nagraniu.Wykonawca zapewni osobę z co najmniej 2-letnim doświadczeniem dziennikarza radiowego, konferansjera lub prowadzącego wydarzenia.Wykonawca we współpracy z Zamawiającym przygotowuje konspekt rozmowy i przykładowe pytania.

Zapewnienie prowadzącego podcast, rozliczane za 1 godzinę pracy prowadzącego.

5 Plik audio z nagraniem podcastu zawierający nagranie

udziału prowadzącego

18. Opracowanie broszury dotyczącej programu GovTech

Wykonawca opracuje broszurę prezentującą działalności Programu GovTech Polska. Broszura będzie przygotowana w dwóch wersjach: do publikacji w wersji cyfrowej oraz do publikacji w wersji tradycyjnej – drukowanej.Objętość broszury będzie wynosić od 16 do 20 stron (plus okładki dla wersji do druku). Wykonawca przygotuje treści, grafiki, skład oraz przygotowanie pliku do druku i pliku do publikacji na www (plik dostępny cyfrowo – patrz: Rozdział Dostępność materiałów cyfrowych). Wkład merytoryczny dostarczy Zamawiający. Wykonawca przekaże gotowy do druku materiał oraz w formie elektronicznej możliwej do opublikowania na stronie internetowej govtech.gov.pl.Wydruk broszury realizuje Zamawiający.

4 Plik graficzny z broszurą

19. Strategiczna sesja doradcza zespołu dotycząca planowania i realizacji specjalistycznych działań komunikacyjnych w programie GovTech Polska

16 Notatka z przebiegu sesji

Strona 18 z 36

Spotkanie to uwzględnia udział całego personelu projektowego wskazanego w Zadaniu nr I jest dodatkowym, trwającym 2 godziny spotkaniem wykraczającym poza te ujęte w Zadaniu nr I. Jeśli czas spotkania ulegnie wydłużeniu o więcej niż 20% z winy Zamawiającego, Zamawiający dokona uzupełnienia zlecenia do faktycznego czasu trwania spotkania.

Sesja doradcza będzie mieć miejsce w Warszawie lub online.

20. Przygotowanie konferencji prasowej (miejsce wydarzenia: Warszawa)

Wykonawca przygotowuje konferencję prasową na zlecenie Zamawiającego.Wykonawca na podstawie przekazanych materiałów i komentarzy oraz sugestii Zamawiającego, zobowiązuje się do przygotowania elementów takich jak:

agenda, proponowane pytania, proponowaną listę osób zaproszonych, przygotowane i przesłanie zaproszeń wraz z follow-up do maksymalnie 40 osób, graficzna obróbka prezentacji, obsługa recepcji, opis wydarzenia.

Nie należy uwzględniać:

prowadzącego, wynajmu miejsca, ekranu, Oświetlenia, mikrofonów, Nagłośnienia, Cateringu, Bufetu kawowego.

10 Fotorelacja z przebiegu konferencji

prasowej

21. Przygotowanie bufetu kawowego w ramach konferencji prasowej/wydarzenia 2 Zdjęcia przygotowanego

Strona 19 z 36

Wykonawca zapewni przygotowanie i dostarczenie na miejsce bufetu kawowego na czas konferencji prasowej/wydarzenia.

Rozliczenie następuje za każde 20 osób uczestniczących w konferencji.

bufetu

22. Przygotowanie konferencji prasowej poza Warszawą

Wykonawca przygotowuje konferencję prasową na zlecenie Zamawiającego, która będzie mieć miejsce we wskazanym przez Zamawiającego miejscu poza m. st. Warszawa.

Wykonawca na podstawie przekazanych materiałów i komentarzy oraz sugestii Zamawiającego, zobowiązuje się do przygotowania elementów takich jak:

agenda, proponowane pytania, proponowaną listę osób zaproszonych, przygotowane i przesłanie zaproszeń wraz z follow-up do maksymalnie 40 osób, graficzna obróbka prezentacji, obsługa recepcji, opis wydarzenia, mikrofonów, nagłośnienia.

2 Fotorelacja z przebiegu konferencji

prasowej

23. Prowadzący wydarzenie/ konferansjer (miejsce wydarzenia: Warszawa)

Zamawiający rozumie przez to zapewnienie prowadzącego, który na podstawie dostarczonych przez zamawiającego informacji i wspólnie ustalonego z Wykonawcą scenariusza przeprowadzi wydarzenie.

Prowadzący jest odpowiedzialny za moderowanie i prowadzenie wydarzenia zgodnie z agendą.

Minimalne doświadczenie prowadzącego weryfikowane za pomocą przedstawionego CV: dziennikarz tematycznie związany z tematem wydarzenia (minimum 3 lata doświadczenia)

3 Fotorelacja z udziału prowadzącego w

wydarzeniu

Strona 20 z 36

lub zawodowy konferansjer (min. 3 lata doświadczenia weryfikowanego na podstawie CV).

Wycena za 1 godzinę pracy prowadzącego.

24. Prowadzący wydarzenie/konferansjer (miejsce wydarzenia: poza Warszawą)

Należy przewidzieć to co w zadaniu „Prowadzący wydarzenie (miejsce wydarzenia: Warszawa)”, tyle tylko że należy uwzględnić, że działanie to będzie mieć miejsce we wskazanym przez Zamawiającego miejscu poza m. st. Warszawa.

1 Fotorelacja z udziału prowadzącego w

wydarzeniu

25. Przygotowanie spotu reklamowego bez aktorów

Wykonawca wyprodukuje spot reklamowy o długości 30 sekund w oparciu o ustalony we współpracy z Zamawiającym scenariusz.Wykonawca przedstawi harmonogram realizowania zadania spotu.Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmiany scenariusza po konsultacji z Wykonawcą. Wykonawca deklaruje kontakt z Zamawiającym w sprawie modyfikacji scenariuszy oraz gotowość do wprowadzania zmian i modyfikacji zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą i doświadczeniem wraz z zapewnieniem konsultacji w zakresie wprowadzania tych zmian.Każdy spot będzie produkowany w dodatkowych wersjach tj. Dostosowanej do publikacji w portalach społecznościowych (wersja w kwadracie i prostokącie).Wykonawca dostarczy plik wysokiej jakości poprzez internetowy transfer plików oraz na życzenie Zamawiającego na przenośnym dysku zewnętrznym (pendrive). Wszystkie wersje spotów powinny być przygotowane w formacie AVI, MOV I MP4 gotowe do publikacji. Spot powinien być także przygotowany do zamieszczenia na portalach społecznościowych (Twitter, Instagram, Facebook, LinkedIn).

Wymagania rozdzielczość: HD 1920x1080, square pixel frame size;Frame rate: 25 fps (50i)Format obrazu 16:9Audio PCM, STEREO, 48kHz / 16 bit lub 24 bit, 0dBFSNapisy powinny być umieszczone zgodnie z obowiązującymi zasadami rozmieszczania napisów w kadrze (TITLE SAFE AREA).

2 Pliki wideo zawierający spot

reklamowy

Strona 21 z 36

W przypadku decyzji Zamawiającego w spocie powinny znaleźć się logotypy przekazane przez Zamawiającego, zależnie od treści scenariusza.

Do nagrania Wykonawca zapewni operatora oraz / lub montażystę i dźwiękowca. W przypadku planu zdjęciowego - miejsce nagrania – Warszawa lub inne uzgodnione z Zamawiającym miasto w Polsce. Wykonawca zapewni udźwiękowienie materiałów z wykorzystaniem głosu lektora oraz muzyki z banku muzyki. Technika nagrania spotu – zostanie uzgodniona z Zamawiającym, w ramach budżetu na produkcję materiału określonego w ofercie Wykonawcy. Zamawiający nie przewiduje wykorzystania aktorów w spocie.

Przykład:https://www.youtube.com/watch?v=B83jGpqQ5vA

26. Przygotowanie spotu reklamowego z aktorami

Zadanie w zakresie tożsamym z „Przygotowanie spotu reklamowego bez aktorów”. Zamawiający przewiduje wykorzystanie aktorów w spocie.Zamawiający przewiduje udział przynajmniej jednego aktora w spocie reklamowym.Rozliczenie następuje za 1 godzinę pracy aktora.

1 Plik wideo zawierający spot z

aktorami

27. Przygotowanie animowanej infografiki

Zamawiający rozumie wykonanie na animowanej infografiki do wykorzystania na kanałach Zamawiającego lub podczas prezentacji/wystąpienia.Zamawiający przekazuje wykonawcy wymagania dotyczące infografiki – tematyka, informacje i elementy niezbędne do uwzględnienia w projekcie.Zamawiający sprawuje nadzór merytoryczny nad zleconą infografiką.W projekcie animacji nie uwzględnia się używania muzyki. Długość animacji nie przekracza 10 s.

Przykład:

https://www.facebook.com/135889759813803/videos/3428929947152310/?__tn__=-R

25 Plik wideo zawierający animację

Strona 22 z 36

28. Przygotowanie animacji

Zamawiający rozumie jako przygotowanie animacji informacyjnej lub promocyjnej, dostosowanej do konkretnej grupy docelowej, w temacie wskazanym przez Zamawiającego.

Animacja będzie przeznaczona do emisji w Internecie oraz podczas spotkań i wydarzeń.

Zarys scenariusza animacji przygotuje Zamawiający, na tej podstawie Wykonawca przygotuje scenariusz produkcyjny animacji. Wykonawca wyprodukuje animację na podstawie scenariusza produkcyjnego zaakceptowanego przez Zamawiającego.

Do produkcji animacji Wykonawca zapewni animatora. Wykonawca zapewni udźwiękowienie animacji z wykorzystaniem muzyki z banku muzyki oraz zdjęć z banku zdjęć. Wykonawca nie powinien uwzględniać kosztu lektora.

Rozliczenie za każdą minutę animacji.

Przykłady:https://www.youtube.com/watch?v=vH_-PwzQ4bU https://www.youtube.com/watch?v=zhZooNBFxCU https://www.youtube.com/watch?v=gP7w2gFNUKg https://www.youtube.com/watch?v=jb00pbd7vDs https://www.youtube.com/watch?v=L4duDXVjybshttps://www.youtube.com/watch?v=7RbR-eTcbps

10 Plik wideo zawierający animację

29. Przygotowanie postu Premium

Zamawiający rozumie jako przygotowanie pakietu tekstu i grafiki - treści przygotowanych z uwzględnieniem dobrych praktyk publikacji na portalach społecznościowych (inna treść dla każdego z portali, realizująca ten sam cel publikacji, jednak uwzględniająca charakter portalu i jego grupy użytkowników oraz ograniczeń limitów, znaków publikacji oraz wymogów jakościowych).

50 Zrzut ekranu posta opublikowanego na wskazanym portalu

Strona 23 z 36

Zamawiający przewiduje publikacje na portalach: Facebook, LinkedIn, Twitter.Materiały/Komponenty do stworzenia takiego postu pochodzą z odpłatnych banków zdjęć.

Wykonawca przygotowuje tekst postu oraz odpowiadającą wymaganiom propozycją grafiki i przekazuje je do akceptacji przez Zamawiającego.

30. Ulotka reklamowa

Wykonawca opracuje ulotkę prezentującą działalności Programu GovTech Polska. Ulotka to wydrukowany materiał reklamowy w formie zadrukowanej kartki lub rozkładanej broszurki nieprzekraczającej 4 stron.Wkład merytoryczny dostarczy Zamawiający.Wykonawca przygotuje treści poprawne pod względem językowym i ortograficznym, grafiki, skład oraz przygotowanie pliku do druku i pliku do publikacji na www (plik dostępny cyfrowo – patrz: Rozdział Dostępność materiałów cyfrowych).Wydruk zaakceptowanej broszury realizuje Zamawiający.

3 Plik graficzny zawierający ulotkę

31. Fraza do monitoringu w publikacjach internetowych oraz w social mediach dla źródeł w języku polskim

Wykonawca monitoruje media w języku polskim przy pomocy automatycznych narzędzi monitoringu wg fraz wskazanych przez zamawiającego, innej niż wymieniona w Zadaniu I. przez jeden miesiąc od momentu Zlecenia monitorowania frazy.

Wykonawca przekazuje rezultaty monitoringu Koordynatorowi projektu regularnie w raporcie tygodniowym oraz zapewnia dostęp do wyników monitorowania codziennie za pośrednictwem poczty elektronicznej/dostępu do portalu serwisu monitorującego.

Rozliczenie następuje za jeden miesiąc prowadzenia monitoringu danej frazy.

6 Raport z monitoringu

32. Fraza do monitoringu w mediach tradycyjnych dla źródeł w języku polskim 6 Raport z monitoringu

Strona 24 z 36

Wykonawca monitoruje polskie media tradycyjne (tj. Radio i telewizja) media przy pomocy automatycznych narzędzi monitoringu wg fraz wskazanych przez zamawiającego, innej niż wymieniona w Zadaniu I. przez jeden miesiąc od momentu Zlecenia monitorowania frazy.

Wykonawca przekazuje rezultaty monitoringu Koordynatorowi projektu regularnie w raporcie tygodniowym oraz zapewnia dostęp do wyników monitorowania codziennie za pośrednictwem poczty elektronicznej/dostępu do portalu serwisu monitorującego.

Rozliczenie następuje za jeden miesiąc prowadzenia monitoringu danej frazy.

33. Fraza do monitoringu w publikacjach internetowych oraz w social mediach dla źródeł w języku angielskim

Wykonawca monitoruje media w języku angielskim przy pomocy automatycznych narzędzi monitoringu wg fraz wskazanych przez zamawiającego, innej niż wymieniona w Zadaniu 2. przez jeden miesiąc od momentu Zlecenia monitorowania frazy.

Wykonawca przekazuje rezultaty monitoringu Koordynatorowi projektu regularnie w raporcie tygodniowym oraz zapewnia dostęp do wyników monitorowania codziennie za pośrednictwem poczty elektronicznej/dostępu do portalu serwisu monitorującego.

Rozliczenie następuje za jeden miesiąc prowadzenia monitoringu danej frazy.

6 Raport z monitoringu

34. Minuta głosu lektora na potrzeby produkcji audio lub wideo do Internetu

Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia na zlecenie Zamawiającego głosu lektora w języku polskim. Wykonawca zapewnia miejsce nagrania, nagranie głosowe, montaż i obróbkę dostosowaną do materiału, na potrzeby którego zostało stworzone nagranie.Wykonawca we współpracy z Zamawiającym przygotowuje scenariusz dla lektora.

Rozliczenie za 1 minutę nagrania głosu lektora.

4 Plik audio lub wideo zawierający głos

lektora

35. Minuta tłumacza języka migowego do produkcji wideo metodą postprodukcji

Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia na zlecenie Zamawiającego osoby

3 Plik wideo z nagraniem

Strona 25 z 36

posługującej się w języku migowym w języku polskim.

Wykonawca dokonuje nagranie tłumacza w otoczeniu odpowiadającym charakterowi materiału wideo oraz montaż tłumaczenia do docelowego materiału wideo.

Rozliczenie za 1 minutę nagrania osoby posługującej się językiem migowym.

tłumaczenia

36. Zapewnienie usługi chatbot dla profilu social media rozliczane za 1 miesiąc funkcjonowania

W zakresie tego zadania, znajduje się dostawa i konfiguracja usługi chatbot dla wskazanego profilu, zapewnienie dostępu dla 3 administratorów do możliwości zmiany jej konfiguracji, konfiguracja scenariuszy dyskusji według uzgodnionych z Zamawiającym pytań i odpowiedzi.

1 Potwierdzenie z testów

Zamawiającego funkcjonowania

chatbota na wskazanym profilu

37. Przygotowanie i poprowadzenie konkursu z nagrodami poza ustawą PZP o wartości sumarycznej nagród poniżej 30 000 euro – konkursy o charakterze marketingowym – bez nagród pieniężnch - nagrody fizyczne/materiały promocyjne

Zamawiający uzgodni z Wykonawcą cel i zakres konkursu.

Wykonawca pełnić będzie rolę organizatora i członków komisji wybierającej zwycięzców według ustalonych z Zamawiającym kryteriów.

Wykonawca zapewni koszty transportu nagród i obsługi formalno-prawnej, natomiast w zadaniu nie należy uwzględniać kosztu samych nagród.

5 Regulamin konkursu, protokół z wyboru

zwycięzców, zdjęcia z miejsc gdzie konkurs

był publikowany.

Przygotowanie materiałów i utworów w ramach działań dodatkowych – wymogi: 1. Zaproponowane przez Wykonawcę w Ofercie koszty przygotowania materiałów uwzględniają wszystkie koszty związane z

wykonaniem tych prac, w tym koszty kreacji, przeniesienia praw autorskich / udzielenia licencji, praw do wizerunków (jeżeli dotyczy) oraz praw do korzystania ze zdjęć i grafik (jeżeli zostały zaproponowane przez Wykonawcę).

2. Materiały przeznaczone do publikacji na stronach www muszą spełniać wymogi dostępności cyfrowej (patrz: Rozdział Dostępność materiałów cyfrowych).

3. Przygotowanie materiałów odbywa się w oparciu o przekazane przez Zamawiającego materiały i komentarze – wytyczne.

Strona 26 z 36

4. Zamawiający przewiduje maksymalnie 3 tury uwag do materiałów. Każdorazowo Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin na wprowadzenie poprawek dostosowany do zakresu poprawek – nie krótszy niż 1 dzień roboczy i nie dłuższy niż 20 dni roboczych.

Zasady ogólne wykonywania zadań:1. Zamawiający nie pokrywa kosztów dojazdów zarówno na terminie m. st. Warszawa jak i zadań mających miejsce poza Warszawą.2. Zadania związane z realizacją lub obsługą wydarzeń, konferencji prasowych, streamingu oraz spotkań online mogą mieć miejsce w

dni wolne od pracy. Tryb zlecania działań dodatkowych:1. Zlecenia wykonania prac będą przekazywanie przez Zamawiającego za pomocą poczty elektronicznej. 2. Prace będą odbierane przez Zamawiającego w danym okresie rozliczeniowym, w którym zostały przedstawione Zamawiającemu

do odbioru i zostaną każdorazowo potwierdzone.

Zadanie III: Doradztwo zewnętrzne w wyszczególnionych obszarach merytorycznych

Ze względu na specyfikę działań innowacyjnych prowadzonych w obszarze Programu GovTech Polska, Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć i określić na tym etapie grup odbiorców i komunikatów kierowanych do adresatów projektów GovTech. Z tego też powodu, Zamawiający przewiduje, że niezbędna będzie różna pomoc specjalistyczna z zakresu strategii komunikacji i wielokrotna potrzeba inspiracji na etapie inicjacji poszczególnych projektów. W celu zapewnienia elastyczności podejmowanych działań Zamawiający wymaga, by Wykonawca posiadał możliwość angażowania doradców o wymienionych poniżej kompetencjach do tzw. strategicznych sesji doradczych dotyczących planowania i realizacji specjalistycznych działań komunikacyjnych w programie GovTech Polska. Zamawiający oczekuje najwyższej jakości proponowanych usług i angażowania ekspertów, posiadających wiedzę i doświadczenie w tej dziedzinie.

Doradcy zewnętrzni zapewniani przez Wykonawcę w okresie realizacji umowy stanowić będą merytoryczne i inspiracyjne wsparcie działań projektowych w wyspecjalizowanych obszarach i uzupełniać będą kompetencje stałego zespołu roboczego w zakresie:

1. Działań promocyjnych na portalach dla innowatorów oraz specjalistów (LinkedIn, GoldenLine etc.); 2. Działań promocyjnych z tematyki innowacji/technologii o charakterze niestandardowym w mediach społecznościowych

(Facebook, Instagram, Twitter etc.);3. Działań o charakterze ogólnopolskich kampanii społecznych; 4. Działań o charakterze kampanii technologicznych, promujących produkty technologiczne.

Doradcy zewnętrzni nie będą udzielać się publicznie w ramach współpracy z GovTech Polska. Ich pracę określa się jako aktywny udział w burzach mózgów i opiniowanie możliwych do podjęcia działań. Kluczowe jest wypracowanie w ramach konsultacji

Strona 27 z 36

najbardziej optymalnych sposobów na zwiększanie zasięgów i rozpoznawalności projektów GovTech Polska.

Zamawiający w trakcie realizacji umowy przedstawiać będzie zapotrzebowanie na zaangażowanie doradcy ze wskazaniem jednego z wyżej wymienionych zakresów. Wykonawca przedstawiać będzie kandydatów na doradców zewnętrznych, a Zamawiający weryfikować będzie ich kompetencje w drodze badania doświadczenia zawodowego (CV oraz w wyniku weryfikacji telefonicznej referencji wystawionych przez wybrane podmioty wskazane w CV doradcy) i bezpłatnej, próbnej sesji doradczej w trakcie której weryfikowane będą kompetencje miękkie dotyczące umiejętności komunikacji i współpracy. W przypadku nieuzyskania akceptacji Zamawiającego dla danego kandydata Wykonawca przedstawi kolejną kandydaturę doradcy zewnętrznego.

Doradca zewnętrzny nie może być powiązany z Wykonawcą umową o pracę lub stałego (trwającego co najmniej pół roku) kontraktu managerskiego przed zawarciem umowy z Zamawiającym oraz powinien spełniać przynajmniej jeden z wymienionych warunków:

1. Posiada minimum 7 lat doświadczenia zawodowego w roli dyrektora, partnera lub członka zarządu firmy z branży PR (PKD 70.21.Z);

2. Posiada minimum 14 lat doświadczenia zawodowego w roli kierownika projektu (jednego lub wielu), których zakres działań zawiera wskazany przez Zamawiającego zakres merytoryczny.

W przypadku, gdy osoba posiada doświadczenie złożone z pkt. 1 i 2, doświadczenie przeliczane jest proporcjonalnie, tj. 1 rok doświadczenia z pkt. 1 = 2 lata doświadczenia z pkt. 2.

Produkt Zadania:

opinia doradcy zewnętrznego w przypadku rozmów indywidualnych, notatka ze spotkania, w przypadku spotkań grupowych.

Zadanie IV: Emisja kampanii w mediach społecznościowych oraz sieci reklamowej

Kampania składa się z kilku/kilkunastu elementów (np. postów czy publikacji), spójnych ze sobą prowadzonych z wykorzystaniem przynajmniej jednego kanału social media. Emisja dotyczy pojedynczego elementu (np. grafiki, postu, filmu), który ma dotrzeć do jak największej liczby osób z danej grupy docelowej lub uzyskać maksymalną możliwą interakcję.

Zamawiający nie precyzuje liczby emitowanych kampanii w ramach prowadzonej przez Wykonawcę obsługi. Plan realizacji kampanii będzie każdorazowo proponowany przez Wykonawcę, na podstawie przekazanych przez Zamawiającego założeń. Zamawiający nie zleci więcej niż 15 emisji elementów trwających jednocześnie.

Sposób współpracy:

Strona 28 z 36

Zamawiający przekaże wykonawcy wymogi co do kampanii, a Wykonawca przekaże Zamawiającemu media plan z kosztami do akceptacji. Po akceptacji Zamawiający przekazuje do realizację kampanię według uzgodnionego media planu. Media plan to informacja, zawierająca wskazanie miejsc emisji, charakterystykę grupy docelowej do której dotrzeć ma informacja (płeć, wiek, zainteresowania) oraz przeznaczonym budżecie. Zamawiający przy odbiorze, na podstawie raportu z emisji, weryfikuje czy emisja była zgodna z media planem.

Produkt Zadania:

media plan, raport z emisji.

Rozliczenia:Zamawiający zwróci udokumentowane koszty zakupu mediów na podstawie noty księgowej, do której załączone zostaną faktury obce wystawione przez medium w którym realizowana jest emisja. Koszty zagraniczne rozliczane będą w złotówkach, wg kursu NBP danej waluty z dnia dokonania zapłaty faktury przez Wykonawcę. Za „faktury obce” Zamawiający uważa koszty zewnętrzne ponoszone przez Wykonawcę w tym w szczególności koszty wynikające z realizacji kampanii komunikacyjnych w Internecie i w mediach społecznościowych, tj. faktury wystawiane na Wykonawcę przez portale wskazane poniżej. Zamawiający precyzuje, że jego intencją w tym punkcie jest rozliczanie przez Wykonawcę kosztów kampanii reklamowych wyłącznie w kwotach kosztów poniesionych. Zamawiający oczekuje zatem refakturowania tych kosztów bez doliczania dodatkowej prowizji agencji. Wszelkie koszty związane z obsługą kampanii komunikacyjnych powinny zostać zaplanowane i rozliczone w Zadaniu I.

Wykonawca zapewni emisję kampanii reklamowych w:1. Google (obejmująca reklamy w wyszukiwarce oraz sieci reklamowej Google, reklamy graficzne oraz remarketing)2. Apple Ads,3. Facebook,4. Instagram,5. YouTube,6. LinkedIn,7. Twitter,8. innych kanałach mediów społecznościowych uzgodnionych z Wykonawcą w trakcie realizacji Umowy

Definicja:Kampania reklamowa - Zamawiający ze względu na specyfikę mediów społecznościowych, na potrzeby niniejszego zamówienia

Strona 29 z 36

poprzez termin kampanii reklamowej w Internecie rozumie wszelkie płatne emisje materiałów i treści reklamowych, postów lub innych formatów wykorzystywanych w danym portalu społecznościowym lub sieci reklamowej i wyszukiwarce

Kampanie będą emitowane z wykorzystaniem profili zarządzanych przez Zamawiającego: Facebook Instagram YouTube Twitter LinkedIn

W trakcie realizacji umowy Strony mogą uzgodnić emisję kampanii w innych kanałach mediów społecznościowych niż wskazane w OPZ (powyżej). Strony uzgodnią pisemnie lub mailowo zakres raportowania przebiegu, skuteczności oraz efektywności kampanii, w sposób dostosowany do specyfiki danego kanału mediów społecznościowych. Obsługa emisji kampanii na dodatkowych kanałach mediów społecznościowych będzie realizowana w oparciu o stawkę prowizji za obsługę w obowiązującą w ramach Umowy z Wykonawcą.

1. Planowanie kampanii:

Na podstawie przekazanych przez Zamawiającego założeń kampanii, Wykonawca zaplanuje emisję kampanii. Zaplanowanie emisji kampanii obejmuje zaproponowanie:

1. kluczowych parametrów kampanii na podstawie przedstawionych przez Zamawiającego założeń kampanii oraz dostarczonej kreacji, m.in.: kanałów komunikacji, optymalnych formatów reklamowych (wraz z ich specyfikacjami) lub w przypadku dostarczenia gotowych formatów

reklamowych, dopasowania planu kampanii do ich specyfiki, segmentów grup docelowych, czasu trwania i intensywności kampanii,

2. budżetu kampanii

Wykonawca przedstawi plan kampanii w terminie wskazanym przez Zamawiającego, w ciągu od 1 do 5 dni roboczych od dnia otrzymania od Zamawiającego zlecenia z założeniami kampanii. W przypadku uwag do planu kampanii Wykonawca przedstawi poprawiony plan kampanii w ciągu 1 dnia roboczego od otrzymania od Zamawiającego uwag. Dopuszcza się maksymalnie 2 tury uwag.

Zamawiający przekaże Wykonawcy kreacje reklamowe na potrzeby emisji, zgodnie ze specyfikacjami zawartymi w planie kampanii

Strona 30 z 36

przedstawionym przez Wykonawcę lub emitowane będą kreacje przygotowane przez Wykonawcę w ramach niniejszego zamówienia. Zamawiający przekaże kreacje reklamowe najpóźniej na 1 dzień roboczy przez ich emisją.

2. Zakup emisji kampanii:

Wykonawca na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego planu kampanii uruchomi kampanię oraz zrealizuje płatność za ich emisję. W tym celu Zamawiający udostępni Wykonawcy konta reklamowe na profilach społecznościowych zarządzanych przez Zamawiającego, w sposób umożliwiających realizację kampanii.

3. Automatyzacja, monitorowanie i optymalizowanie kampanii:

Wykonawca będzie prowadził bieżący monitoring realizowanych kampanii, w tym zobowiązany będzie do wprowadzania zmian/korygowania ustawień kampanii na bieżąco, tak aby osiągnąć cele postawione w planie kampanii. Wprowadzanie zmian parametrów kampanii lub zmian kreacji wymaga akceptacji Zamawiającego.

Wykonawca dokona testów realizacji kampanii samodzielnie w porównaniu do narzędzi służących jej automatyzacji i optymalizacji (takich jak SMART FastTony). Zamawiający na podstawie przedstawionych rezultatów podejmie decyzje o ich dalszym wykorzystaniu.

Wykonawca będzie kontrolował nieprzekroczenie wysokości założonego budżetu kampanii oraz kończył kampanię w terminie osiągnięcia wysokości założonego budżetu.

Wykonawca na bieżąco będzie informował Zamawiającego o potencjalnych zagrożeniach kryzysem lub o sytuacjach kryzysowych powstałych w związku z realizacją kampanii. W przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej Strony wspólnie ustalą formę działania i reakcji. W przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej, Wykonawcy kampanii nie wolno udzielać żadnych wypowiedzi lub komentarzy w mediach społecznościowych bez wcześniejszej akceptacji Zamawiającego w formie pisemnej lub e-mailowej lub innej elektronicznej formie pisemnej.

4. Raportowanie i ocena realizacji kampanii:

Raportowanie skuteczności i efektywności realizowanych kampanii:

1. Raport miesięczny - podsumowujący wszystkie kampanie zrealizowane w danym miesiącu, zawierający: informacje i wskaźniki dotyczące efektywności zrealizowanych kampanii,

Strona 31 z 36

ocenę efektywności kampanii i rekomendacje dotyczące optymalizacji prowadzonych działań, wszystkie wyemitowane materiały (posty, reklamy itp.), dokument kosztowy potwierdzający obciążenie Wykonawcy kosztami realizacji kampanii.

2. Raport specjalny – przygotowany na wniosek Zamawiającego np. raport tygodniowy zawierający podsumowanie głównych wskaźników we wskazanej kampanii.

Wszystkie raporty Wykonawca przekazuje drogą elektroniczną na wskazane przez Zamawiającego adresy poczty elektronicznej. W przypadku zastrzeżeń lub uwag do raportu, Wykonawca przedstawi poprawiony raport w ciągu 2 dni roboczych od dnia otrzymania uwag od Zamawiającego. Dopuszcza się maksymalnie 2 tury uwag.

Kampania reklamowa w wyszukiwarce oraz sieci reklamowej Google – wymogi dla Wykonawcy:

1. Opracowanie i przygotowanie struktury konta Ads. 2. Opracowanie fraz kluczowych oraz wykluczających słów kluczowych, na podstawie których zostanie zrealizowania kampania

reklamowa w systemie Google Ads. Wykonawca dołoży wszelkich starań, aby ich dobór był możliwie najkorzystniejszy dla Zamawiającego.

3. Przeprowadzenia symulacji Kampanii Ads dla sprawdzenia współczynników konwersji, stosunku kosztów do zysków, zachowania grup docelowych i doboru słów kluczowych.

4. Przygotowanie na podstawie wytycznych Zamawiającego reklam tekstowych (w tym ich treści) na potrzeby powyższych kampanii. Reklamy tekstowe muszą być dopasowane do słów kluczowych oraz uwzględniać CTA (call to action).

5. Optymalizacja kampanii pod kątem wyznaczonych celów w oparciu o dane z Google Ads i Google Analytics. Optymalizacja jest rozumiana m.in. jako prace nad poprawkami w tekstach reklamowych, działania poprawiające wskaźniki CTR, dopracowywanie kryteriów targetowania kampanii w Google Ads, w sposób, który umożliwia bardziej precyzyjne docieranie do grup docelowych.

Kampania na YouTube – wymogi dla Wykonawcy:

1. Ewaluacja kreacji pod kątem zgodności z wymogami YouTube. W przypadku negatywnej oceny kreacji przez system reklamowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu szczegółowe wytyczne w zakresie koniecznych do wprowadzenia uwag i poprawek do kreacji.

2. Sygnalizowanie Zamawiającemu niskiej efektywności reklamowej przekazanej kreacji, celem jej modyfikacji lub podmiany. W przypadku zmiany kreacji Wykonawca jest zobowiązany do podmiany kreacji w ciągu 1 dnia roboczego od jej przekazania.

3. Raportowanie przebiegu, skuteczności oraz efektywności kampanii. Raporty powinny zawierać informacje, co najmniej

Strona 32 z 36

o podstawowych wskaźnikach skuteczności dostępnych z poziomu konta Google Ads. Referencyjny zakres raportu:• Nazwa kampanii • Format reklamowy• Budżet• Liczba wyświetleń• Liczba kliknięć• Wskaźnik CTR (click through rate)• Zasięg

Kampania na Facebook – wymogi dla Wykonawcy:

1. Ewaluacja kreacji pod kątem zgodności z wymogami FacebookAds. W przypadku negatywnej oceny kreacji przez system reklamowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu szczegółowe wytyczne w zakresie koniecznych do wprowadzenia uwag i poprawek do kreacji.

2. Sygnalizowanie Zamawiającemu niskiej efektywności reklamowej przekazanej kreacji, celem jej . W przypadku zmiany kreacji Wykonawca jest zobowiązany do podmiany kreacji w ciągu 1 dnia roboczego od jej przekazania.

3. Realizacja kampanii – kampania będzie prowadzona tylko z wykorzystaniem ogólnodostępnych narzędzi reklamowych FacebookAds oraz z użyciem targetowanych form reklamowych. W uzasadnionych przypadkach emisja reklam powinna uwzględniać przeprowadzenie testów A/B.

4. Stworzenie w konsultacji z Zamawiającym hashtagów dla poszczególnych kategorii zdjęć i filmów, wykorzystywanie popularnych hashtagów do zwiększania zasięgu postów.

5. Raportowanie przebiegu, skuteczności oraz efektywności kampanii. Raporty powinny zawierać informacje, co najmniej o podstawowych wskaźnikach skuteczności dostępnych z poziomu konta FacebookAds. Referencyjny zakres raportu: • Nazwa kampanii • Format reklamowy• Budżet• Liczba wyświetleń• Liczba kliknięć• Wskaźnik CTR (click through rate)• Zasięg• Liczba reakcji (np. polubień, komentarzy, udostępnień)

Kampania na LinkedIn – wymogi dla Wykonawcy:

Strona 33 z 36

1. Ewaluacja kreacji pod kątem zgodności z wymogami LinkedIn. W przypadku negatywnej oceny kreacji przez system reklamowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu szczegółowe wytyczne w zakresie koniecznych do wprowadzenia uwag i poprawek do kreacji.

2. Sygnalizowanie Zamawiającemu niskiej efektywności reklamowej przekazanej kreacji, celem jej modyfikacji. W przypadku zmiany kreacji Wykonawca jest zobowiązany do podmiany kreacji w ciągu 1 dnia roboczego od jej przekazania.

3. Raportowanie przebiegu, skuteczności oraz efektywności kampanii. Raporty powinny zawierać informacje, co najmniej o podstawowych wskaźnikach skuteczności dostępnych z poziomu konta reklamowego. Referencyjny zakres raportu: • Nazwa kampanii • Format reklamowy• Budżet• Liczba wyświetleń• Liczba kliknięć• Wskaźnik CTR (click through rate)• Zasięg

Kampania na Twitter – wymogi dla Wykonawcy:

1. Ewaluacja kreacji pod kątem zgodności z wymogami Twitter. W przypadku negatywnej oceny kreacji przez system reklamowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu szczegółowe wytyczne w zakresie koniecznych do wprowadzenia uwag i poprawek do kreacji.

2. Sygnalizowanie Zamawiającemu niskiej efektywności reklamowej przekazanej kreacji, celem jej modyfikacji. W przypadku zmiany kreacji Wykonawca jest zobowiązany do podmiany kreacji w ciągu 1 dnia roboczego od jej przekazania.

3. Raportowanie przebiegu, skuteczności oraz efektywności kampanii. Raporty powinny zawierać informacje, co najmniej o podstawowych wskaźnikach skuteczności dostępnych z poziomu konta reklamowego. Referencyjny zakres raportu: • Nazwa kampanii • Format reklamowy• Budżet• Liczba wyświetleń• Liczba kliknięć• Wskaźnik CTR (click through rate)• Zasięg

Strona 34 z 36

OGÓLNE ZASADY WSPÓŁPRACY

Dostępność materiałów cyfrowych

Wszystkie powstałe w ramach Kampanii materiały, które będą wykorzystywane w mediach elektronicznych muszą być dostępne dla osób z niepełnosprawnością (spełniać standardy WCAG 2.11, zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2012 poz. 526 z późn. zm.).Elementy obowiązkowe materiałów video:

1. Napisy rozszerzone, które obok dialogów zawierają wszystkie inne informacje o warstwie dźwiękowej niezbędne do rozumienia akcji (np.: muzyka w tle itd.). Napisy powinny być przygotowane w taki sposób, aby można je było zintegrować z nagraniem np. w serwisie YouTube (np.: w formacie SRT) lub aby mogły zostać nałożone w pliku video. Jeżeli materiały będą przekazane w osobnym pliku, muszą zawierać kody czasu, które umożliwiają wyświetlanie napisu w odpowiednim czasie;

2. Transkrypcja – plik tekstowy, który zawiera pełną transkrypcję dźwięku i obrazu.

Wszystkie materiały graficzne w wersji elektronicznej przeznaczone do publikacji na stronach www muszą spełniać wytyczne WCAG 2.1 na poziomie AA. Materiały elektroniczne będą dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, a w szczególności poprzez:

1. dostosowywanie do czytników ekranu (np. NVDA)2. dla materiałów w formacie PDF poprzez raport dostępności (np. w programie Adobe Acrobat).

Sposób bieżącej współpracy Wykonawcy z Zamawiającym

1. W celu realizacji Zadania 1 oraz komunikacji z Zamawiającym, Wykonawca gwarantuje kontakt (telefoniczny i mailowy):a. z Koordynatorem projektu lub wykonującą jego obowiązki osobą w dni robocze w godzinach 9.00 – 19.00;b. z Doradcą strategicznym lub wykonującą jego obowiązki osobą w zadaniu 1 w dni robocze w godzinach 9.00 – 18.00.

2. W razie wystąpienia sytuacji nagłych Wykonawca zapewnia kontakt z koordynatorem projektu w godzinach 8 – 22:00.3. Wykonawca zobowiązuje się przechowywać materiały robocze (video) przez okres 12 miesięcy od ich emisji. 4. Jeżeli Zamawiający nie wskazuje w OPZ, terminu wyrażonego w dniach roboczych, wówczas jako termin należy rozumieć dni

kalendarzowe.Przeniesienie praw do wytworzonych

Wykonawca przeniesie na Zamawiającego, w ramach wynagrodzenia za realizację zamówienia, autorskie prawa majątkowe do wszelkich materiałów wytworzonych w ramach zamówienia. Zarówno w wersji cyfrowej jak i w wersji przygotowanej do druku.

1 Aktualna wersja wytycznych WCAG znajduje się pod linkiem: http://www.fdc.org.pl/wcag2/

Strona 35 z 36

utworów w ramach umowy

PERSONEL WYKONAWCY NA POTRZEBY REALIZACJI UMOWY

1. Doradztwo strategiczne – osoba, której zadaniem będzie konsultowanie i doradztwo w zakresie działań podejmowanych w projektach prowadzonych przez zespół GovTech Polska;

2. Koordynowanie projektu –personel odpowiada za bieżącą komunikację z Zamawiającym związaną z planowaniem, przygotowaniem, realizacją poszczególnych elementów Kampanii oraz monitorowaniem i raportowaniem ich realizacji, w szczególności:

a. Przygotowaniem miesięcznych planów działań komunikacyjnych;b. Realizacją zleceń Zamawiającego na realizację działań dodatkowych;c. Monitoringiem i raportowaniem postępów oraz ryzyk występujących w realizacji umowy.

3. Projektowanie graficzne, dedykowany personel odpowiadać będzie za oprawę graficzną przygotowywanych do wykorzystania przez Zamawiającego materiałów graficznych postów na mediach społecznościowych jak i materiałów promocyjnych wykorzystywanych przy aktywnościach zaznaczonych w Zadaniach.

4. Tworzenie treści, dedykowany personel będzie odpowiedzialny za przygotowanie tekstów SEO, którego głównym zadaniem jest skuteczne pozycjonowanie stron internetowych, oraz komunikatów dostosowanych do różnych grup odbiorców.

5. Social media, dedykowany personel będzie odpowiadał za sprawną administrację mediów społecznościowych oraz publikację w najbardziej optymalnym czasie.

6. Kampanie reklamowe – dedykowany personel będzie odpowiedzialny za publikację, optymalizację, monitoring i raporty dot. rezultatów prowadzonych działań, skuteczne pozycjonowanie stron internetowych - zarówno w odniesieniu do Kampanii Reklamowych (patrz: Definicje) jak i Emisji poszczególnych elementów (patrz: Definicje)

7. Monitorowanie mediów, przygotowywanie raportów, generowanie informacji i przesyłanie ich do Zamawiającego.

Strona 36 z 36