Web viewPresentación para el Manual de Funciones. “Elaborar manual de funciones y competencias laborales de acuerdo con metodologías prescritas por la organización y la normatividad

Presentación para el Manual de Funciones.

“Elaborar manual de funciones y competencias laborales de acuerdo con metodologías prescritas por la organización y la normatividad vigente”

Alison Lorena Carvajal Guerra

Grassy Johana Zuluaga Idárraga

Luisa María Aristizabal García

Mayra Camila Obando Blandón

Yenifer García Buelvas

Tatiana Betancur

Gestión del Talento Humano

506777

SENA

Medellín

2013

Manual de

Funciones

Elaborado por:

Aprendices de Gestión del Talento Humano del área de Comercio del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

PRESENTACIÓN

El Manual de Funciones es un instrumento de gran utilidad; que surge de la necesidad de obtener información acerca de las verdaderas funciones que deben realizar las personas que ocupan los cargos de una empresa según sus puestos de trabajo; además pretende acercarse al propósito u objetivo principal de estos últimos en determinada organización; debido a que:

Es una herramienta que le permite verificar a cada miembro de la empresa, lo que debe hacer, cómo, cuándo y con qué herramientas; según el grado salarial y el nivel jerárquico en que se encuentra ubicado dentro de la organización. Pretende mejorar la calidad, eficacia y la productividad de los procesos llevados a cabo dentro la Gestión del Talento humano en una organización, como lo son la selección, la contratación, la capacitación y demás; gracias a que sirve de base para construir estrategias y planes para desarrollar los procesos llevado a cabo por esta área; y su principal objetivo es propiciar en la Institución la dinámica del cambio tendiente al logro de la competitividad, conscientes de la importante tarea de la formación profesional frente al país, al ciudadano y al cambiante mundo en que nos encontramos. Convirtiéndose en una plataforma de gran utilidad que faculta el orden dentro de la organización.

El Manual específico de funciones, requisitos mínimos y competencias laborales de los empleados, se enmarca dentro de la naturaleza, la misión, los objetivos y las funciones determinadas en la Ley 119 de 1994.

RELEVAMIENTO DEL PERFIL05

09 2013

IDENTIFICACION DEL CARGONombre Del Cargo: Auxiliar del Gestor del Talento Humano Resumen del cargo: El Gestor del Talento Humano, es un mediador entre la organización y los empleados; cumple con dinamizar labores empresariales tales como las de bienestar social laboral; salud ocupacional, selecciones de personal, vinculación y capacitación del mismo. Es un evaluador permanente del resultado de los procesos

aplicados en cada departamento de la organización, lidera a personas aplicando técnicas para el desarrollo de buenas relaciones interpersonales, creando ambientes laborales agradables; para ello debe tener pleno conocimiento de la organización con el fin de alinear los objetivos de su unidad con los corporativos; y de esta forma convertirse en socio estratégico de la organización.

RELACIONESDependenciaLínea: Gerente de Talento humano.

OBJETIVO DEL CARGOApoyar a las organizaciones en el proceso de consecución de sus metas y objetivos, proporcionándole competitividad, calidad en el desarrollo de los procesos; en la medida en que el empleado logre su realización personal y profesional, a través de la motivación implementada por medio de estrategias, planes, metodologías de bienestar social laboral y demás actividades que beneficien tanto al trabajador como a la organización, cumpliendo a cabalidad con los objetivos de su cargo.

DIBUJO DEL ORGANIGRAMA

PERFIL OCUPACIONALEl Gestor del Talento humano debe tener conocimientos en: técnicas de comunicación asertiva, estrategias de motivación de personas, fundamentos de servicio al cliente, estudios en selección, capacitación, vinculación y bienestar social laboral, además de técnicas de redacción y manejo adecuado de las T.I.C. El Gestor del Talento Humano debe desarrollar habilidades como el liderazgo, toma de decisiones con consistencia e integridad, adaptación al cambio, buenas relaciones interpersonales, compromiso, responsabilidad y ante todo debe promover la cultura organizacional.

PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGOFUNCIONES ACTIVIDADES1. Analizar y describir puestos de

trabajo, cargos y perfiles 1.1 Identifica y analiza los elementos y tareas que

integran un puesto designado.

ocupacionales. 1.2 Determina las condiciones de trabajo.1.3 Documentar el proceso

2. Seleccionar personal. 2.1 Analizar debidamente esquemas y materiales de trabajo

2.2 Reclutamiento de personal.2.3 Preselección de personal.2.4 Selección de personal.2.5 Elección del candidato

3. Elaborar nominas con todos sus componentes.

3.1 Recibir novedades del personal.3.2 Tabular la información.3.3 Analizar la información.3.4 Emitir nominas.3.5 Efectuar los pagos

correspondientes. 4. Capacitar el personal. 4.1 Identificar las necesidades de la capacitación.

4.2 Diseño de programa de capacitación.4.3 Implementar el programa de capacitación.

5. Elaborar programas de Bienestar social Laboral para los empleados.

5.1 Remunerar a los empleados.5.2 Brindar prestaciones sociales y serenidad de

los trabajadores5.3 Realizar y utilizar esquemas de higiene y

seguridad en el trabajo, para brindar un ambiente laboral agradable y seguro.

6. Evaluar el Desempeño Humano.

6.1 Identificar los procedimientos a evaluar.6.2 Diseñar los sistemas formales de evaluación

de desempeño.6.3 Incorporar autoevaluación.6.4 Entregar los resultados.

RESPONSABILIDADES DEL CARGOEQUIPOS: El gestor del Talento Humano no requiere equipos especializados en manejo de personal; sin embargo se le hace necesario manejar equipos de cómputo y oficina para el desarrollo de sus funciones.PERSONAS: El gestor del Talento Humano está encargado de trabajar con personas; sin embargo depende del tipo de empresa en el cual labore; la que defina si trabajará para un grupo de personas en especial.

REQUISITOS DEL CARGOEDUCACIÓN: SecundariaBachillerato técnico en nomina y prestaciones sociales.Técnica o Tecnológica Tecnólogo en Gestión del Talento Humano.Universitaria

Administrador en Gestión Humana.Programas o software de computador; que maneja. Paquetes contables (De preferencia el que use la organización), Todos los programas del paquete office(Word, Excel, Power Point, Publisher), principales buscadores (Google) y navegadores de internet (Google Chrome, Internet Explorer, Opera, Mozilla Firefox, etc)

IDIOMASIdioma Lee Escribe Habla BilingüeInglés X X X X

OTROS REQUISITOS:Edad (rango): Mayor de 18 añosSexo: Hombre Mujer Indistinto X

CONDICIONES LABORALES Una oficina dotada de equipos tecnológicos y materiales disponibles; en un ambiente tranquilo.

COMPETENCIAS REQUERIDASDefinición Descriptores Grado

A B C D1. Proactividad 1. Tiene iniciativa y es capaz de tomar decisiones en

los diferentes procesos de manera organizada.2. Genera propuestas y soluciones novedosas que contribuyen positivamente a la organización.3. Asume retos de manera responsable en su cotidianidad aportando avances significativos.4. Posee auto-motivación y es capaz de motivar a los demás

5. Comunicación Asertiva

1. Se comunica de manera clara y directa con las personas.2. Trasmite información e ideas oportunamente.3. Usa expresiones gestuales y corporales acorde al momento y el lugar para comunicarse con las personas.4. Es respetuoso y cálido en la manera en cómo se expresa.

9. Trabajo en equipo

1. Se relaciona de forma adecuada con sus compañeros.2. Es objetivo a la hora de dar aportes que contribuyen al desarrollo de las actividades.3. Es comprometido con las actividades a desarrollar.4. Se responsabiliza y da cuenta de su progreso.

13. Efectividad 1. Utiliza e incluye diferentes recursos para la realización de cualquier trabajo partiendo de la administración del tiempo para obtener mejores

resultados.2. Tiene disciplina y responsabilidad en el cumplimiento de compromisos asignados siendo puntual y activo en el desarrollo de sus labores.3. Pertinente y respetuoso cuando se comunica con las personas.4. Desarrolla una oportuna planeación de las actividades a realizar a fin de alcanzar los objetivos propuestos.

17. Liderazgo 1. Expresa claramente sus ideas e instrucciones.2. Establece metas y objetivos buscando el bienestar de todos los organismos de la empresa.3. Se comunica efectivamente con las personas, dando a conocer las decisiones que toma.4. Trabaja eficazmente con las personas; y genera trabajos en equipo.

21. Solución de problemas

1. Trata con respeto el personal de la organización generando con esto un ambiente agradable al resolver un problema. 2. Actúa de manera controlada a la hora de la solución del problema rigiéndose siempre en el reglamento interno del trabajo. 3. Expresa soluciones para el beneficio de todas las partes afectadas.4. Se comunica asertivamente para la solución de conflictos.

25. Trabajo bajo presión

1. Es calmado en el momento de resolver problemas en la organización. 2. Maneja una actitud positiva ante las dificultades que se les presenta a diario.3. Tiene en cuenta varios puntos de vista antes de definir una posible solución.4. Tiene la capacidad de orientar positivamente y asertivamente al personal a su cargo en situaciones conflictivas.

29. Toma de Decisiones

1. Elegir decisiones que beneficien tanto a la empresa como a nuestro desarrollo personal. 2. Analizar y justificar cada decisión tomada. 3.Ser coherente y claro en el momento de expresar todas las decisiones que se deben tomar para mejorar el desarrollo de la organización 4. Escuchar diferente opiniones en caso de toma de decisiones, dentro de la organización.

33. Servicio al cliente

1. Identificar las necesidades del cliente.2. Atender, responder oportunamente a la hora de brindar el servicio.3. Cumplir con los estándares de atención establecidos por la organización.4. De manera respetuosa atender al cliente para que tenga satisfacción del servicio prestado.

37. Administración del tiempo

1. Organiza el tiempo acorde con las actividades de su puesto de trabajo.2. Hace un uso efectivo de los espacios y recursos de la organización.3. Prioriza actividades con el fin de alcanzar las metas y objetivos propuestos

ASPECTOS ECONOMICOS DE LA POSICIONSalario: 1’200.000 mil pesos legales vigentes.


09 2013

IDENTIFICACION DEL CARGONombre Del Cargo: Gestor de Ventas.Resumen del cargo: Es el encargado de promover los productos y servicios que brinda la empresa, a los clientes externos de la organización, a través de procesos ya establecidos, que cumplen con unas pautas basadas en los protocolos de servicio al cliente utilizados en la empresa, por lo que debe poseer conocimientos en asesoría al

cliente, organización y distribución estratégica de productos, disposición de los mismos en estantes y góndolas, promoción de productos, normas de convivencia etc.

RELACIONESDependenciaLínea: Administrador

OBJETIVO DEL CARGOPromover adecuadamente los productos y servicios que la empresa propicia a los clientes, brindándoles un acompañamiento continuo y un excelente servicio de asesoramiento a los clientes en el momento de su elección o compra.


PERFIL OCUPACIONALPromotor entre los servicios que ofrece la empresa y los clientes; este debe poseer un conjunto de cualidades que vistos desde una perspectiva integral son sus actitudes, habilidades y conocimientos. Genera y cultiva buenas relaciones con los clientes y es un permanente acompañador, es colaborador con sus compañeros de trabajo, cumple con todos los compromisos adquiridos con la empresa, los clientes y con sí mismo, brinda mucha amabilidad, seguridad y confianza en el trato con sus clientes, sabe escuchar, tiene buena memoria, es creativo, posee empatía y se expresa de una manera clara. Posee habilidad para encontrar clientes, determinar las necesidades y los deseos de los clientes, cerrar ventas y brindar retroalimentación a la empresa de lo que está sucediendo en el mercado. Y con respecto a la empresa, debe conocer perfectamente la misión, visión, políticas de ventas, los productos y servicios, sus características, el tamaño y el beneficio para la salud.

PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGOFunciones Actividades1. Organización

de productos. 1.1 Ubicar de manera estratégica los productos en las góndolas.1.2 Rotar constantemente los productos de la bodega.1.3 Empacar las promociones, pertinentes.1.4 Exhibir de manera creativa los productos en promoción.

2. Servicio al cliente.

2.1 Indagar la variación diaria del precio en los productos.

2.2 Ubicar2.3 Asesorar al cliente sobre la variedad y usos de los

productos.

3. Aseo y limpieza.

3.1 Lavar canastillas.3.2 Barrer. 3.3 Trapear. 3.4 Sacudir estanterías y góndolas. 3.5 Lavar vidrios.

REQUISITOS DEL CARGOEDUCACIÓN: SecundariaBachillerato hasta onceavo grado.Técnica o Tecnológica Tecnólogo en Higiene, manipulación y conservación de Alimentos.Técnico en Comercialización de Alimentos Tecnólogo en servicio al cliente Adecuación de vitrinas o espacios de exhibición de productos. Conocimientos adicionales. Servicio al cliente.

IDIOMASIdioma requerido Lee Escribe Habla BilingüeInglés.Ninguno necesario. X

OTROS REQUISITOS:Edad (rango): Ninguno requerido. Sexo: Hombre Mujer Indistinto X

CONDICIONES LABORALESUniformes adecuados para la ejecución de su función; espacios dotados de estanterías, góndolas, bolsas de empaque, calculadoras, lapiceros, y demás utensilios necesarios para la realización de sus funciones.

ASPECTOS ECONOMICOS DE LA POSICIONTipo de remuneración: Monetaria.


09 2013

IDENTIFICACION DEL CARGONombre Del Cargo: Gestor de bodegaResumen del cargo: es responsable de realizar toda la gestión de los productos de la empresa, realizando un completo seguimiento de todos los procesos por los que pasa el

producto. Organizando los productos adecuadamente en camiones de transporte y reparto, planeando y organizando su distribución en la bodega, realizando rotaciones diarias de los productos en el punto de venta para evitar vencimiento y perdidas de productos, Estructurando constantemente inventarios y sondeos que permitan identificar las requisiciones de producto que deben realizarse, además de cumplir con procesos de aseo que permitan la excelente salubridad y conservación de los productos durante su permanencia en las bodegas.

RELACIONESDependenciaLínea: Gerente de Producto

OBJETIVO DEL CARGOCorroborar que todos los productos tengan un adecuado procesamiento, que cumpla con las normativas de sanidad y calidad establecidas por la norma. Empezando desde el momento en que son tomados del proveedor hasta que son entregados al cliente.


PERFIL OCUPACIONALUn gestor de bodega debe ser una persona capacitada en manipulación de alimentos protegiendo la salud de los consumidores, precaviéndose de no consumir alimentos, no fumar, usar protector de cabello, tener la ropa limpia, cuidar la higiene personal. Debe poseer capacidad para las matemáticas preparando inventarios de mercancía existente y faltante; conocer los productos que se tiene dentro de la bodega e igualmente el orden estipulado para el almacenamiento correcto del mismo; debe saber utilizar todas las herramientas entregadas para su disposición, tener fuerza para levantar mercancía pesada y para transportarla, ser honesto, amable con sus compañeros y proveedores, tener habilidad en el manejo del tiempo, capacidad para trabajar bajo presión, habilidad para seguir instrucciones. Debe tener conocimiento del manejo de bodegas, debe ser organizado, tener una excelente presentación personal, tener siempre el lugar de trabajo aseado y en condiciones saludables tanto para su beneficio como para el de los consumidores.

PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGOFUNCIONES ACTIVIDADES1. Inventario de productos en 1.1 Identificar los productos existentes que hay al

bodega comenzar el día en la bodega.1.2 Realizar el inventario pertinente teniendo en

cuenta el movimiento del producto.2. Pedido de producto 2.1 Identificar los productos los faltantes

2.2 Realizar el pedido correspondiente de acuerdo a los productos faltantes.

2.3 Revisar que la orden de pedido y la mercancía a recibir coincidan

2.4 Recibir la mercancía y organizarla de acuerdo al orden estipulado.

3. Rotación del producto 3.1 Identificar cuáles de los productos existentes están su grado de maduración.

3.2 Organizar los productos de forma que los que están más maduros queden encima de los que están más verdes.

3.3 Entregar al surtidor los productos que ya tienen su proceso de maduración listo para comercializarlos.

4. Orden y el aseo de la empresa

4.1 Mantener el sitio de trabajo en condiciones óptimas para poder desempeñar un buen trabajo.

RESPONSABILIDADES DEL CARGOEQUIPOS: está a cargo de manejar equipos importantísimos de la organización, como los son los camiones que le han sido conferidos para el desarrollo de sus funciones con respecto a la gestión de mercancías.

REQUISITOS DEL CARGOEDUCACIÓN: SecundariaBachillerato hasta onceavo gradoTécnica o Tecnológica Técnico en Manejo de Productos Agropecuarios. Técnico en Manejo de Bodegas y AbastecimientoConocimientos adicionales. Curso corto en Almacenamiento y preparación de las mercancías.Curso corto en Manipulación de Alimentos.

IDIOMASIdioma Lee Escribe Habla BilingüeInglésNinguno X

OTROS REQUISITOS:Edad (rango): A partir de los 18 años en adelante. Sexo: Hombre Mujer Indistinto X

CONDICIONES LABORALES

Bodegas adecuadas con las condiciones ambientales requeridas más los implementos necesarios para la gestión de los productos.

ASPECTOS ECONOMICOS DE LA POSICIONTipo de remuneración: Monetaria


09 2013

IDENTIFICACION DEL CARGONombre Del Cargo: Gerente de ProductoResumen del cargo: El Gerente de Producto es el encargado de gestionar el proceso de

transporte, permanencia y salida de los productos de la empresa. Realiza sondeos e investigaciones diarias del mercado, comparándolos con el estado de la empresa en cuanto a productos represados en bodega a través de inventarios, para determinar las necesidades de mercancía y así realizar las requisiciones o pedidos pertinentes, evitando perdidas; Además le concierne Identificar los buenos proveedores, evaluar y recibir las mercancías, avalar los posibles precios a establecer con respecto a la competencia y realizar proyecciones de consumo.

RELACIONESDependenciaLínea: Directivo

OBJETIVO DEL CARGOGarantizar la permanencia de la empresa en el mercado, cerciorándose de que el producto que va a ser entregado a los clientes se encuentre en óptimas condiciones y pueda ser vendido a precios favorables. Logrando generar estándares de calidad que posicionen a la empresa en los mejores listados del gremio.


PERFIL OCUPACIONALUn gerente de producto debe poseer un alto grado de conocimiento y experiencia en las diferentes variedades de los productos comercializados por la empresa. Debe estar en capacidad de realizar cálculos matemáticos y deducciones lógicas de manera rápida; aplicándolos adecuadamente en las negociaciones y en la distribución estratégica de los productos en los camiones y en las bodegas de la empresa; además debe permanece activo y alerta para detectar las oportunidades de negocio presentes en el mercado. Debe estar habilitado para determinar los precios de los productos según los sondeos de oferta, demanda y variaciones en los precios de los productos diariamente; debe estar en total disponibilidad para realizar viajes largos a diferentes sectores del departamento con fines de negociación de mercancías; debe poseer cualidades como la cortesía, la diplomacia, la constancia, la disciplina, la confianza y adaptabilidad al cambio, lo que le proporcionan una visión ampliada del gremio y le permiten desarrollar correctamente sus funciones.

PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGOFUNCIONES ACTIVIDADES1. Análisis del 1.1.Determinar los niveles de ingresos monetarios a la empresa.

mercado y la competencia

1.2.Proyección o estimación de ventas diarias.1.3.Determinar los niveles de gastos: publicidad, promoción y

transporte de mercancías. 1.4.Controlar la distribución del presupuesto monetario1.5.Fijación de precios en los productos según el sondeo diario. 1.6.Tabular la información obtenida de los sondeos. 1.7.Elaborar planes de mercadeo semanales.

2. Gestión del desarrollo del producto.

2.1.Realizar inventario y arqueos periódicos de los productos en bodega.

2.2.Estructurar planes de rotación de los productos en bodega.2.3.Elaborar listas de requisición de productos.2.4.Comprar, revisar y recibir mercancías.2.5.Desarrollar planes de transporte de mercancías. 2.6.Generar actividades de publicidad y promoción de los

productos. 2.7.Empacar promociones y ventas.

3. Relaciones públicas.

3.1. Investigar constantemente los movimientos del gremio en que se desenvuelve la empresa.

3.2. Identificar los competidores, proveedores y los posibles clientes.

3.3.Construir lazos de comunicación entre proveedores y consumidores.

3.4.Comunicar oportunamente los planes de mercadeo a los involucrados dentro de la empresa.

4. Revisión y control de productos.

4.1.Establecer procedimientos de revisión y control. 4.2.Evaluar el progreso y la efectividad de los planes de

mercadeo.4.3.Especificar acciones correctivas. 4.4.Reportar avances en la implementación de los planes.

RESPONSABILIDADES DEL CARGOEQUIPOS: Está encargado de manejar equipos de la empresa como lo son los camiones que han sido adecuados para el transporte de las mercancías de la organización. PERSONAS: Cuenta mínimo con un subordinado, que es el encargado de ayudarle a cargar, organizar y descargar la mercancía que es transportada. FINANCIEROS: Dispone de recursos financieros con los cuales realiza negociaciones constantes de materias primas y productos que benefician la productividad de la empresa.

REQUISITOS DEL CARGOEDUCACIÓN: SecundariaBachillerato hasta onceavo gradoTécnica o Tecnológica

Tecnólogo en Higiene, manipulación y conservación de Alimentos.Conocimientos adicionales. Manejo de productos perecederos. Programas o software de computador; que maneja. Paquetes contables, Todos los programas del paquete office( Word, Excel, Power Point)


OTROS REQUISITOS:Edad (rango): De 18 años en adelante Sexo: Hombre Mujer Indistinto X

CONDICIONES LABORALES Las condiciones de trabajo deben ser óptimas gracias a la importancia de la labor que realiza. Un camión adecuado para el transporte de los productos que comercializa la empresa y uniforme de trabajo adecuado para el transporte de la mercancía.

ASPECTOS ECONOMICOS DE LA POSICIONTipo de remuneración: monetaria


09 2013

IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre Del Cargo: Gestora de cajaResumen del cargo: Es la encargada de garantizar los movimientos u operaciones de la unidad de caja, generados diariamente por concepto de venta gracias a la comercialización de productos o servicios; efectuando actividades de recepción, entrega y custodia de dinero en efectivo, cheques, y demás documentos de valor.

RELACIONESDependenciaLínea: Administradora

OBJETIVO DEL CARGOAsegurar la permanencia y custodia del dinero recaudado por la venta al detal con los registros elaborados durante la jornada laboral, con el fin de lograr el correcto registro de ingresos a la institución y la cancelación de los pagos que correspondan a través de la caja.


PERFIL OCUPACIONALEl gestor de caja debe ser una persona discreta, respetuosa, responsable, organizada, con buena ortografía, con habilidad para los números, sentido común, con habilidad para atender las quejas y reclamos para que el cliente no se sienta menospreciado, muy tolerante, pulcra, con tolerancia a la frustración, con capacidad para trabajar bajo presión, capaz de identificar y de apoyarse en el trabajo de sus demás compañeros, con capacidad de concentración y asociación, con un amplio conocimiento de los productos que se manejan dentro del establecimiento, con el reto de capacitarse permanentemente acerca de los beneficios que tiene consumir los productos que se manejan dentro de la tienda, excelente presentación personal, con capacidad para prestar un esmerado servicio al cliente sin exceder los límites, con una excelente habilidad para hablar y escuchar, que pueda estar de pie por largos periodos de tiempo, con conocimiento del programa que se maneja, debe saber los precios para que cuando se presente un inconveniente con el sistema pueda sortear las ventas manuales, excelente organización, con habilidad para conocer el dinero, con habilidad con el manejo del tiempo, con habilidad para aprender rápido y seguir la secuencia de instrucciones.

PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGOFUNCIONES ACTIVIDADES

1. Entrega de movimientos de caja.

1.1 Realizar cuadre de caja.1.2 Elaborar relación de ingresos y egresos por caja.1.3 Chequear que los montos de los recibos de ingreso

por caja y depósitos bancarios coincidan.1.4 Entregar dinero en efectivo y otros documentos de

valor.1.5 Realizar depósitos bancarios.

2. Orden y la limpieza de la empresa

2.1 Mantener en orden el sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

3. Servicio al cliente. 3.1 Velar porque el cliente reciba en los diferentes perímetros un alto nivel de atención.

3.2 Acompañar al cliente para darle a conocer las especialidades y las promociones que ofrece la empresa.

3.3 Recibir los pagos de los clientes y procesar los pagos con tarjetas de débito/crédito apropiadamente.

3.4 Entregar el cambio correcto cuando sea necesario.4. Registrar correctamente 4.1 Conocer los productos

4.2 Aprenderse los códigos4.3 Tener buena ortografía4.4 Habilidad matemática

5. Sistema POS 5.1 Adquirir el conocimiento del programa que se maneja.

RESPONSABILIDADES DEL CARGOEQUIPOS: Está a cargo de manejar las cajas registradoras dispuestas por la empresa para elaborar registros de los movimientos presentados a diario. DINEROS: Es responsable directo de dinero en efectivo, cheques y otros documentos de valor.

REQUISITOS DEL CARGOEDUCACIÓN: SecundariaBachillerato hasta undécimo gradoTécnica o Tecnológica Tecnólogo en Cajero de servicios y auxiliar de ventasConocimientos adicionales. Contabilidad y finanzas. Programas o software de computador; que maneja. Paquetes contables, Todos los programas del paquete office( Word, Excel, Power Point)


OTROS REQUISITOS:

Edad (rango): A partir de los 18 años de edad. Sexo: Hombre Mujer Indistinto X

CONDICIONES LABORALES El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable de equipos tecnológicos (caja registradora en optimas condiciones) y materiales disponibles para llevar un adecuado registro de los movimientos de caja y no mantiene contacto con agentes contaminantes.



09 2013

IDENTIFICACION DEL CARGONombre Del Cargo: Asistente AdministrativaResumen del cargo: El Asistente Administrativo está en capacidad de coordinar e implementar procedimientos administrativos, establecer prioridades de trabajo y coordinar actividades de adquisición de servicios administrativos como espacio, suministros y servicios de seguridad, de la misma forma tiene dentro del desarrollo de sus funciones ejecutar actividades relacionadas con el servicio al cliente, procesar información, contabilizar operaciones de la empresa e interviene en los programas de mejoramiento organizacional que se deriven de la función administrativa.

RELACIONESDependenciaLínea: Administradora.

OBJETIVO DEL CARGOEjecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos por la organización, elaborando la documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, para lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.


PERFIL OCUPACIONALUn asistente administrativo debe poseer conocimientos en técnicas administrativas, como: Técnicas de archivo (Manejo adecuado de documentos.), Técnicas de oficina (Uso apropiado del teléfono, digitación o mecanografía, manejo y organización de la agenda, redacción, ortografía y sintaxis de correspondencia general comercial y administrativa), conocimiento y dominio del idioma del país y junto con esto comprender la información que va a procesar, expresarse claramente de forma oral y escrita; además debe poseer conocimiento de principios y prácticas de contabilidad y finanzas. Las destrezas principales de auxiliar administrativo deben ser en cuanto al manejo de máquinas de escribir, manejo de computador, manejo de calculadoras y material de oficina, buena comunicación, además de contar con una excelente ortografía y redacción, y como último pero no menos importante tener habilidades en las relaciones humanas.

PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGOFUNCIONES ACTIVIDADES

1. Gestionar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y políticas de la organización.

1.1 Asistir en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

1.2 Transcribir y accesar información operando un computador.

1.3 Redactar y transcribir correspondencia y documentos diversos.

1.4 Utilizar normas técnicas colombianas vigentes, las de la organización y la legislación vigente para la elaboración de documentos empresariales.

2. Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización.

2.1 Llenar formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios públicos, ayudas, avances a justificar, alquileres y otras asignaciones especiales.

2.2 Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

2.3 Elaborar documentos comerciales, actos administrativos y los del proceso de compra, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales, las de la organización y las de gestión de la calidad.

2.4 Redactar documentos aplicando las normas gramaticales: semántica, morfología y sintaxis; las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales y las de gestión de la calidad.

2.5 Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y las habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad.

2.6 Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo y las funciones de la unidad administrativa.

3. Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.

3.1 Participar en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

3.2 Controlar los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.

3.3 Suministrar materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.

3.4 Recibir y tramitar la solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones,

máquinas y/o equipos de la dependencia.3.5 Brindar apoyo logístico en actividades especiales.3.6 Recopilar, clasifica y analiza información.3.7 Llevar y mantener actualizado archivo de la unidad.3.8 Organizar eventos que promuevan las relaciones

empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.

3.9 Atiende e informa al público en general.4. Apoyar el sistema de

información contable en concordancia con la normatividad.

4.1 Mantener informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.

4.2 Realizar cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.

4.3 Verificar y ajustar la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados.

4.4 Elaborar las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable.

4.5 Solicitar y verificar los soportes demostrativos de los gastos realizados.

4.6 Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

4.7 Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.

4.8 Llevar registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, avance a justificar, caja chica, etc.

4.9 Controlar los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.

4.10 Entregar cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.

4.11 Tramitar los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.

4.12 Recibir, verificar y registrar las requisiciones de compras de unidades solicitantes.

4.13 Elaborar solicitudes de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor.

4.14 Llenar formatos diversos relacionados con el proceso de compras.

4.15 Recibir licitaciones y/o licitación de los proveedores.4.16 Archivar y llevar el control de los documentos del área.

RESPONSABILIDADES DEL CARGO

EQUIPOS: En cuanto a equipos la asistente administrativa está encargada de manejar equipos tecnológicos de la empresa, y material de oficina (computadores, cajas

registradoras, cámaras de video, papelería, etc.)PERSONAS: sólo está encargada del direccionamiento del personal en caso de que su jefe de línea este ausente. DINEROS: está encargada de manejar directamente títulos valores y entrega de cheques de la nomina.

REQUISITOS DEL CARGOEDUCACIÓN: SecundariaBachillerato hasta onceavo gradoTécnica o Tecnológica Técnico en Asistencia Administrativa Posgrados y especializaciones Comportamiento Organizacional. Conocimientos adicionales. Contabilidad y finanzasGestión humana Técnicas de oficinaProgramas o software de computador; que maneja. Paquetes contables, Todos los programas del paquete office( Word, Excel, Power Point, Publisher)


OTROS REQUISITOS:Edad (rango): De los 18 años en adelante. Sexo: Hombre Mujer Indistinto X

CONDICIONES LABORALES Una oficina dotada de equipos tecnológicos y materiales disponibles para un correcto manejo de la información y recursos; en un ambiente tranquilo y adecuado.



09 2013

IDENTIFICACION DEL CARGONombre Del Cargo: Administrador Resumen del cargo: El Administrador es el encargado de distribuir adecuadamente los recursos financieros y humanos de la organización. Mantiene un orden y estabilidad en todas las áreas del establecimiento, a través de una planeación, organización, dirección y evaluación constante de todos los procesos llevados a cabo dentro de la organización y referentes a cada área específica de la empresa, teniendo en cuenta las políticas organizacionales y los estándares de calidad exigidos por la normas nacionales vigentes.

RELACIONESDependenciaLínea: Director o Propietario.

OBJETIVO DEL CARGOMantener la estabilidad en los departamentos de la organización, identificando, analizando, solucionando y supervisando todos y cada uno de los procesos de la organización. Asegurando que la empresa produzca o preste sus servicios.


PERFIL OCUPACIONALEl Administrador de Empresas debe contar con conocimientos en: Administración de empresas, Gestión del Talento Humano, Fundamentos de Contabilidad y Finanzas; además, estar habilitado para elaborar presupuestos de gastos o una previsión de ventas, organigramas o flujogramas e interpretaciones de balances contables. Debe estar en capacidad de elaborar la planeación estratégica y distribución de los recursos. Una de sus funciones principales es la de realizar el control de producción y evaluar el desarrollo de los proyectos institucionales y administrativos. Debe poseer habilidades para trabajar en equipo, liderar o direccionar personas y actividades, debe ser empático, efectivo, responsable, comprometido, con un alto nivel de profesionalismo, respetuoso, cortés y deben prevalecer en él actitudes de justicia y compañerismo.

PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGOFunciones Actividades1. Planificación de

los proyectos 1.1 Establecer estrategias administrativas para distribuir los

recursos económicos a las diferentes áreas

administrativos. 1.2 Desarrollar planes para coordinar actividades de integración de los empleados, promoción de productos y servicios, publicidad organizacional, motivación a personas involucradas con la organización, capacitaciones a empleados, sorteos y premiaciones a usuarios frecuentes de los productos y servicios de la empresa.

1.3 Definir metas a los departamentos.1.4 Aclarar, amplificar y determinar los objetivos de cada

dependencia orientados a cumplir las metas organizacionales.

1.5 Pronosticar eventualidades en los departamentos. 2. Organización de

las actividades propuestas a cada área.

2.1 Subdividir el trabajo en unidades operativas (Departamentos.).

2.2 Agrupar las obligaciones operativas en puestos. (Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas).

2.3 Aclarar los requisitos y funciones de cada puesto de trabajo. 2.4 Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto de trabajo

adecuado según sus características de personalidad y conocimientos.

2.5 Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.

3. Dirigir las actividades propuestas a cada departamento.

3.1 Proporcionar personal que efectué las actividades pertinentes y facilite el desarrollo de las actividades además de otros recursos como: efectivo, muebles y enceres de oficina y vehículos o instrumentos tecnológicos.

3.2 Definir las condiciones bajo las cuales se realizarán las actividades propuestas.

3.3 Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos para cada actividad.

3.4 Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

3.5 Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño laborales para cada proyecto.

4. Controlar las actividades realizadas.

4.1 Comparar los resultados con los planes generales.4.2 Evaluar los resultados en comparación a los estándares de

desempeño.

4.3 Idear los medios efectivos como: análisis posteriores a las actividades, cuestionarios, censos, reuniones de revisión para medir las operaciones realizadas.

4.4 Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones realizadas en los proyectos.

4.5 Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias y al

personal encargado de llevarlas a cabo.4.6 Actualizar a los miembros de la junta directiva todo el

desarrollo de los proyectos a través de informes y reuniones. 4.7 Enseñar a los miembros del departamento involucrado los

resultados obtenidos durante el proceso de control.RESPONSABILIDADES DEL CARGO

EQUIPOS: Está a cargo de equipos y enceres de oficina. PERSONAS: Está encargado de trabajar con todas las personas de la empresa; para ejercer funciones de acompañamiento, supervisión, control y evaluación del desempeño del persona; debido al tamaño de la empresa. DINERO: Se encarga de distribuir adecuadamente los presupuestos brindados por la empresa; para financiar los proyectos y suplir necesidades de primera mano: como los servicios públicos, pagos por alquiler, impuestos, entre otros, dentro de la organización.

REQUISITOS DEL CARGOEDUCACIÓN: SecundariaBachillerato hasta onceavo grado.Técnica o Tecnológica Tecnólogo en Administración.UniversitariaProfesional en Administración de Empresas. Programas o software de computador; que maneja. Todos los programas del paquete office( Word, Excel, Power Point, Publisher)

IDIOMASIdioma Lee Escribe Habla BilingüeInglés X X X X

OTROS REQUISITOS:Edad (rango): A partir de 18 años en adelante.Sexo: Hombre Mujer Indistinto X

CONDICIONES LABORALESUna oficina dotada de equipos tecnológicos y materiales disponibles para la ejecución de sus funciones; en un ambiente tranquilo.

ASPECTOS ECONOMICOS DE LA POSICIONTipo de remuneración: Monetaria.

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Web viewPresentación para el Manual de Funciones. “Elaborar manual de funciones y competencias laborales de acuerdo con metodologías prescritas por la organización y la normatividad