TEMEL BİLGİ TEKNOLOJİLERİ - I

ÜNİTE – 1POWERPOINT 2010

POWERPOİNT ÇALIŞMA ORTAMIPowerPoint programı çalıştırıldığında görüntülenen pencereye çalışma ortamı denir.PowerPoint programında hazırlanan belgeler standart olarak “pptx” uzantısında kaydedilir.Sunum dosyaları farklı şekillerde tasarlanabilen slaytların bir araya gelmesiyle oluşur.

1. Başlık Çubuğu: Kullanılmakta olan belgenin ve kullanılan Office yazılımının adının görüntülendiği bolumdur.2. Hızlı Erişim Araç Çubuğu: Kullanıcının sıklıkla ihtiyaç duyduğu Kaydet, Geri al, Yinele, Yazdır gibi komutlara

ait düğmeler bu bolümde yer alır. Ayrıca şerit üzerinde istenilen komut sağ tuş menüsünden hızlı erişim araç çubuğuna eklenebilir.

3. Dosya Menüsü: Dosya düğmesi yardımıyla sık kullanılan komutların yer aldığı dosya menusu görüntülenir. Yeni, Aç, Farklı Kaydet, Yazdır ve Kapat gibi temel komutların bulunduğu Backstage yapısındaki menüdür.

4. Şerit: Sunum oluşturulurken ihtiyaç duyulan komutların tamamı şerit içerisinde bulunur. Şeritteki komutlar işlevlerine göre gruplandırılmış ve gruplar sekmeler altında toplanmıştır.

5. Slaytlar ve Anahat: Bu bolümde Slaytlar ve Anahat olmak üzere iki sekme bulunmaktadır. Slaytlar sekmesinde, sunu içerisinde yer alan slaytların küçük ekran görüntüleri yer alır. Anahat sekmesinde ise slayttaki başlıklar içindekiler tablosu gibi görüntülenir.

6. Cetvel: Sununun slayt ayarlarının yapılması için referans noktalarının belirlenmesinde kullanılan çubuktur. Yatay ve dikey olmak üzere iki tane cetvel bulunur.

7. Slayt Paneli: Slaydın içeriğinin görüntülendiği ve düzenlendiği kısımdır.

TBT-II 1 / 48

8. Not Paneli: Bu alan, sunumu yapan kişiye slayt için not alma imkânı sağlar. Alınan notlar sunum esnasında görüntülenmez.

9. Durum Çubuğu: Etkin sunum içerisinde bulunan slayt sayısının, kullanılan temanın ve dil bilgilerinin görüntülendiği alandır.

10. Görünüm Çubuğu: Bu alanda slaydın görünüm turunu belirleyen düğmeler, slayt gösterisi düğmesi ve yakınlaştırma düzeyini belirleyen yakınlaştırma kaydırıcısı yer alır.

Şerit YapısıŞerit, PowerPoint program penceresinin üst bölümünde bulunmaktadır. Menülerde yer alan bütün komutlar görsel olarak şeritte sekmelerle sunulmaktadır.Bunlar; Giriş, Ekle, Tasarım, Geçişler, Animasyonlar, Slayt Gösterisi, Gözden Geçir, Görünüm sekmeleridir

Giriş sekmesi; Giriş sekmesi Pano, Slaytlar, Yazı Tipi, Paragraf, Çizim ve Düzenleme gruplarından oluşur. Bu sekme yazının tipi, puntosu, kalın, italik, altı cizili, paragraf ayarları, şekil ekleme vb. gibi ayarların yapılmasına olanak sağlar.

Ekle sekmesi; Tablolar, Resimler, Çizimler, Bağlantılar, Metin, Simgeler ve Medya gruplarından oluşmaktadır. Ekle sekmesi tablo, resim, şekiller, grafik, köprü, metin kutusu, alt ve üst bilgi, wordart yazı stilleri, tarih, simge, film, ses vb. bileşenlerin sunuya dâhil edilmesini sağlar.

Tasarım sekmesi; Sayfa Yapısı, Temalar ve Arka Plan gruplarından oluşur. Bu sekmede sayfanın yatay ya da dikey gibi sayfa ayarları, tasarımın hangi tema şeklinde olacağı, temaların yazı tipleri ve renkleri gibi ayarların yapılması mümkündür.

Geçişler sekmesi; Geçişler sekmesi, slaytlar arası geçişler için görsel efektlerin uygulanabilmesine ve bu efektlerin değiştirme ve kaldırma işlemlerine olanak vermektedir. Önizleme, Bu Slayda Geçiş ve Zamanlama gruplarından oluşmaktadır.

TBT-II 2 / 48

Animasyonlar sekmesi; Önizleme, Animasyon, Gelişmiş Animasyon ve Zamanlama gruplarından oluşmaktadır. PowerPoint sunularına görsellik katan en önemli komut grupları bu sekmede yer almaktadır.

Slayt Gösterisi sekmesi; Slayt Gösterisini Başlat, Ayarla ve Monitörler gruplarından oluşmaktadır.

Gözden Geçir sekmesi; Yazım Denetleme, Dil, Açıklamalar ve Karşılaştır gruplarından oluşmaktadır.

Görünüm sekmesi; Sunu Görünümleri, Asıl Görünümler, Göster, Yakınlaştır, Renkli/Gri Tonlamalı, Pencere ve Makrolar gruplarından oluşmaktadır. Ayrıca görünüm sekmesi asıl slayt, asıl notlar, slayt sıralayıcı gibi temel ayarlamaların yapılmasına imkân veren komutları barındırır.

TBT-II 3 / 48

Resim Araçları bağlamsal sekmesiResim araçları bağlamsal sekmesi herhangi bir resmin seçilmesi ile aktif hale gelir. Bu sekmede Ayarla, Resim Stilleri, Yerleştir ve Boyut grupları bulunmaktadır.

Sunu GörünümleriPowerPoint programı oluşturulan sunuları görüntülemek, yeni sunular oluşturmak vb. amaçlar için birden fazla görünüm seçeneğine sahiptir. Bu seçenekler görünüm sekmesindeki Sunu Görünümleri grubunda bulunmaktadır. Slayt sıralayıcı seçeneği sunuda bulunan slaytları bir arada görmek için kullanılır. Notlar sayfası sunu ve sunuya yönelik notları görüntülemesini sağlar. Okuma görünümü slaytları aktif pencere boyutunda gösterir. Normal görünüm ise slaytları tasarlamak için kullanılan görünümdür. Bu görünüm varsayılan olarak seçilidir. Düzenleme işlemleri için en ideal yapı normal görünümdür.

Slaytlar ve Anahat bölümü

Temel Sunu İşlemleriYeni sunu oluşturmak; Yeni sunu oluşturmak için Dosya sekmesinde bulunan Yeni seçeneği kullanılır.

Kaydetme seçenekleri; Sunu dosyalarının uzantısı “pptx”tir. Bunun yanı sıra Farklı Kaydet penceresindeki kayıt turu alanı ile sunu birçok farklı formatta (pdf, xps, rtf, gif, jpeg vb.) kaydedilebilir. Ayrıca sunu kaydedilirken kayıt turu PowerPoint Gösterisi (ppts) seçilirse sunu slayt gösterisi görünümünde kaydedilir.

Sunuya yeni slayt eklemek; Sunuya yeni bir slayt eklemenin birkaç yolu vardır. Bunların en kolay ve en çok kullanılanı bir slayt seçiliyken Enter tuşuna basmaktır. Ayrıca Giriş sekmesindeki Slaytlar grubundan veya Slaytlar ve Anahat bölümünde bulunan herhangi bir slaydın sağ tuş menüsünden de sunuya yeni bir slayt eklenebilir.

Sunuda bulunan slaydı silmek; Bu işlem için silinmesi istenen slayt seçiliyken Delete tuşuna basmak yeterlidir. Ayrıca Giriş sekmesindeki Slaytlar grubundan veya Slaytlar ve Anahat bölümünde bulunan herhangi bir slaydın sağ tuş menüsünden de sunudaki slaytlar kolayca silinebilir.

Slaydı çoğaltmak; Slaydı çoğaltmak için iki yöntem kullanılabilir. Bunlardan ilki slaydı seçerek Ctrl+C ve Ctrl+V tuş kombinasyonlarını sırasıyla kullanmaktır. İkinci yöntem ise slaytlar sekmesindeki slayt sağ tuş menusunden Slayt Çoğalt seçeneğini kullanmaktır.

Slaydı gizleme/gösterme; Sunumda yer alması istenmeyen slaytları gizlemek için Slaytlar ve Anahat alanının Slaytlar sekmesinde bulunan slaytların sağ tuş menüsündeki Slayt Gizle seçeneği kullanılır. Bir slayt gizlendikten sonra, slayt sağ tuş menüsündeki Slayt Gizle komutu aktif duruma gelir, aynı seçenek tekrar kullanılarak slayt görünür hale getirilir.

TBT-II 4 / 48

Slaytlar sekmesi, sunuyu oluşturan slaytların küçük resim boyutunda görüntülendiği yerdir.

Anahat sekmesi; sunu içeriğini yazma, fikirleri toparlama, sunum planını yapma, slaytların ve metinlerin yerini değiştirmede oldukça kullanışlı bir alandır. Anahat sekmesinde slaytta bulunan metinler, içindekiler tablosu şeklinde yer almaktadır.

Sunuyu BiçimlendirmekSlayt düzenleri, arka planlar, tasarım şablonları gibi bileşenler sunuları biçimlendirmede kullanılır.

Slayt düzenini değiştirmek;

Slaydın arka plan rengini değiştirmek; Slaytların arka plan rengini değiştirmek için Tasarım sekmesinde bulunan Arka Plan grubundaki Arka Plan Stilleri menü seçenekleri kullanılır. Acılan pencereden arka planı biçimlendir düğmesi ile görüntülenen Arka Plan Biçimlendir penceresinden istenilen renk secimi yapılabilir.

Renk düzenini değiştirmek için izlenen diğer bir yöntem ise; seçili slaydın sağ tuş menüsünden Arka Planı Biçimlendir komutunu kullanmaktır. Acılan menüden arka planın biçimsel özellikleri düzenlenebilirken farklı bir arka plan resmi de belirlenebilir. Bu işlem için Arka Planı Biçimlendir penceresinde bulunan Dolgu sekmesindeki Resim veya doku dolgusu seçeneği kullanılır.

TBT-II 5 / 48

Slaytların başlık, resim, yazım alanlarının organizasyonuna Slayt Düzeni denir. Çalışılacak slayt sayfasının düzenini değiştirmek için, Giriş sekmesinde bulunan Slaytlar grubundaki Düzen menüsünden istenilen slayt düzeni seçilebilir. Slayt düzenini değiştirmek için istenilen slaydın sağ tuş menüsündeki Düzen seçeneği kullanılabilir.

Tasarım şablonu uygulamak; Tasarım şablonları slayt tasarımı için PowerPoint programının sunmuş olduğu hazır yapılardır. Bu yapılar seçilerek slayt yapısı, yazı tipi, renk, arka plan bicimi gibi birçok bileşen tek seferde organize edilebilir. Tasarım şablonu uygulamak için Tasarım sekmesinde bulunan Temalar grubundaki şablonlardan biri seçilir.

Madde işareti eklemek ve düzenlemekSunuya madde işareti veya numara eklemek için Giriş sekmesinde bulunan Paragraf grubundaki Madde İşaretleri ve Numaralandırma aracı kullanılır.Madde işareti aracı uygulandığı verilerle bir liste oluşturur ve verilerin daha düzenli bir görünüm almasını sağlar.Madde İşaretleri ve Numaralandırma penceresindeki Boyut seçeneği ile madde işaretinin yazıya oranı, Renk seçeneği ile madde işaretinin rengini, Başlangıç seçeneği ile de madde işaretinin başlangıç değeri belirlenebilir.

TBT-II 6 / 48

Slaytlara not eklemekBir sunu hazırlanırken, sunum sırasında başvurmak, dinleyicilere dağıtmak gibi çeşitli amaçlarla slaytlara not eklenebilir.

ÜNİTE – 2POWERPOINT 2010

Metin KutusuSlaytlar üzerindeki yazılar, metin kutusu adı verilen bloklar hâlinde eklenir. Bir slayta metin kutusu eklemek için Ekle sekmesinde bulunan Metin grubundaki Metin Kutusu aracı kullanılır.

WordArtWordArt, metinlerin üzerinde dekoratif efektler oluşturmak için kullanılan bir metin stili galerisidir. Slaytlara WordArt ifadeleri eklemek için Ekle sekmesinde bulunan Metin grubundaki WordArt seçeneği kullanılır. Bu seçenek ile çeşitli WordArt stilleri görüntülenir.

ŞekillerSunuda görselliği artırmak ve konuyu daha anlaşılır kılmak için slaytlara çizimler eklemek mümkündür. Çeşitli çizimler, oklar, şekiller vb. birçok bileşen Ekle sekmesinde bulunan Çizimler grubundaki Şekiller menüsü yardımıyla seçili slayta eklenebilir. Herhangi bir şekil seçildikten sonra fare işaretçisi “+” işareti şeklini alır ve şekil farenin sol tuşu yardımı ile çizilir.

TBT-II 7 / 48

Sunuya eklenen bir şekil seçili hâldeyken Çizim Araçları bağlamsal sekmesi oluşur (Resim 4). Bu sekmeden şekillere yönelik stil, konum veya boyut gibi birçok ayarlama yapılabilir.

ResimlerSlayta resim eklemenin birçok yolu vardır. Bunlardan biri Ekle sekmesinde bulunan Resimler grubundaki Resim aracının kullanılmasıdır. Bu araç ile görüntülenen Resim Ekle penceresinden istenilen resim veya resimler seçilir ve Ekle düğmesi kullanılarak işlem tamamlanır. Sunu içerisindeki herhangi bir resmi silmek için diğerlerinde olduğu gibi nesne seçilir ve Delete tuşu kullanılır.

TBT-II 8 / 48

Bu ayarlamaların yanı sıra şekil sağ tuş menüsünden erişilen Şekil Biçimlendir penceresinden de şekillere yönelik birçok özellik düzenlenebilir (Resim 5). Bu pencereden şekle ait dolgu, çizgi rengi, çizgi stili, gölge, yansıma, parlaklık, boyut, konum veya efekt gibi özellikler düzenlenebilir.

PowerPoint, eklenen resimler üzerinde; renk, konum, hizalama, kırpma, boyut gibi birçok özelliğin değiştirilmesine izin verir. Resimleri düzenlemek için Resim Araçları bağlamsal sekmesi kullanılır. Sunuda bulunan herhangi bir resmin seçilmesiyle bu sekme görüntülenir. Resim Araçları bağlamsal sekmesinin alt sekmesi olan Biçim sekmesinde bulunan komutlar işlevlerine göre guruplandırılmıştır (Resim 9). Bu gruplardan yapılabilecek ayarlamalar aşağıda kısaca anlatılmıştır

1. Ayarla Grubu: Resmin netliği, renk tonu, renk doygunluğu, saydamlığı gibi görselliğe hitap eden unsurlarının yer aldığı düzenleme bölümüdür. Parlaklık, karşıtlık resmin orijinal boyutuna getirilmesi ve daha birçok benzer özellik de bu gruptan ayarlanabilir. 2. Resim Stilleri Grubu: Bu bölümde resmin kenar boşlukları, arka dolgu rengi, çerçeve şekli gibi ögeler yer almaktadır. Ayrıca Resim Efektleri düğmesiyle açılan menüden resme ait gölge, yansıma, parlama gibi ayarlamalar da bu gruptan yapılır. 3. Yerleştir Grubu: Bu grupta bulunan komutlar yardımıyla resmin slayt içerisindeki konumlandırması yapılır. Resmin döndürülmesi ve hizalanmasına yönelik komutlar da bu grupta yer alır. 4. Boyut Grubu: Bu grubun en önemli bileşeni Kırp aracıdır. Bu araç ile istenmeyen parçalar kaldırılabilir. Kırp aracı ile erişilen Şekle Göre Kırp seçeneği ise resmin dikdörtgen, akış çizelgesi, blok oklar veya temel şekillere göre kırpılmasını sağlar. Ayrıca resmin en ve boy değerleri bu grupta bulunan seçenekler yardımı ile yeniden boyutlandırılabilir.

Resim özelliklerini düzenlemenin bir başka yolu da resim sağ tuş menüsünden erişilen Resim Biçimlendir penceresini kullanmaktır.

Resmin renk ayarlarını düzenleme;Sunuda renk uyumu olması açısından resimlerin renk ayarlarını değiştirmek gerekebilir. Bu işlem için Biçim sekmesinde bulunan Ayarla grubundaki seçenekler kullanılır.

TBT-II 9 / 48

Resimlere stil eklemekPowerPoint programı, sunudaki bir resmi görselleştirmede oldukça kullanışlı araçlara sahiptir. Bunlardan biri de Resim Stilleri aracıdır. Sunuda bulunan bir resme stil eklemek için Resim Araçları bağlamsal sekmesindeki Resim Stilleri grubundan faydalanılır.

Fotoğraf Albümü OluşturmaFotoğraf albümü oluşturmak için Ekle sekmesinde bulunan Fotoğraf Albümü seçeneği kullanılır. Fotoğraf albümü penceresinden albüme resim ekleme, sıralama, metin oluşturma gibi işlemler yapılabilir.

Fotoğraf Albümü penceresinde bulunan Dosya/Disk düğmesi kullanılarak Yeni Resim Ekle penceresi görüntülenir. Bu pencereden albüme eklenecek resim veya resimler seçilerek Ekle düğmesi kullanılır. Seçilen resimler Fotoğraf Albümü penceresinde bulunan Albümdeki Resimler alanında listelenir. Bu listede bulunan resim isimleri tıklanarak önizlemeleri görüntülenebilir. Sunuda resimlerin hangi sırada görüntüleneceği de bu listeden belirlenir.

Fotoğraf Albümü penceresinde dikkat edilecek alanlardan biri de Albüm Düzeni’dir. Bu alandan albümdeki resimlerin düzeni, çerçeve şekli ve albüm teması belirlenir. Tüm bu ayarlamalar yapıldıktan sonra Oluştur düğmesi kullanılarak fotoğraf albümü sunuma hazır hâle getirilir.

GrafiklerSunulara grafik eklemek için Ekle sekmesinde bulunan Çizimler grubundaki Grafik aracı kullanılır (Resim 20). Bu aracın kullanımıyla Grafik Ekle penceresi görüntülenir. Grafik Ekle penceresinin sol bölümünde grafik türleri

TBT-II 10 / 48

kategoriler hâlinde listelenmektedir .

Grafik türü belirlendiğinde seçilen grafiğe ait veri tablosu, otomatik olarak Excel programı içerisinde açılır. Excel programında gerekli bilgi girişleri (kategori ve seri değerleri) yapılır ve program kapatılır. Oluşturulan grafik Excel’deki değerlere göre güncellenir.Diğer nesnelerde olduğu gibi sunuya grafik eklendiğinde grafikleri düzenlemeye yönelik Grafik Araçları bağlamsal sekmesi oluşturulur. Bu sekme Tasarım, Düzen ve Biçim olmak üzere 3 alt sekmeden oluşur.Tasarım sekmesi grafiğe ait verileri, stilleri, gösterim biçimlerini, düzenleri ve türleri organize etmek için kullanılır.Düzen sekmesi grafiğe ait biçimsel değişiklikler, grafiğe eklenebilecek ögeler, grafiğe özel etiketler, eklentiler, eksenler, arka planlar ve çözümlemeler ile veri gösterimlerini düzenlemede kullanılır.Biçim sekmesi grafiğe ait biçimsel seçimler, şekil stilleri, WordArt stilleri, grafiğe ait yerleşimler ve grafik boyutlarının değiştirilmesine olanak tanır.

Smartart GrafiğiSmartArt grafikleri bilgileri görsel olarak organize etmek için kullanılır. Sunulara SmartArt grafiği eklemek için Ekle sekmesinde bulunan Çizimler grubundaki SmartArt komutu kullanılır.

Sunuya bir Smartart grafiği eklendiğinde bu nesneye özel olarak SmartArt Araçları bağlamsal sekmesi oluşturulur. Grafik araçları bağlamsal sekmesi Tasarım ve Biçim adında iki alt sekmeden oluşur. Tasarım sekmesi grafiğe ait stilleri, gösterim biçimlerini, düzenleri ve türleri organize etmek için kullanılır.Biçim sekmesi ise grafiğe ait biçimsel düzenlemeleri, şekil stilleri, WordArt stilleri, grafiğe ait yerleşimler ve grafik boyutlarının değiştirilmesine olanak tanıyan komutları içerir.

TablolarOffice paketindeki diğer programlarda olduğu gibi PowerPoint programında da sunuya tablo eklenebilir, düzenlenebilir ve organize edilebilir. Sunuya tablo eklemek için Ekle sekmesinde bulunan Tablolar grubundaki Tablo açılır listesi kullanılır. Bu listeden erişilen Tablo Ekle penceresinden tablonun satır ve sütun sayısı belirlenerek tablo oluşturulur. Tablo açılır listesindeki Excel Elektronik Tablosu seçeneği ise sunuya bir elektronik tablonun eklenmesini sağlar. Bu elektronik tablo üzerinde Excel programı ile yapılan işlemler gerçekleştirilebilir.Tablolar üzerinde birçok işlem yapılabilir. Tablonun seçilmesi ile görüntülenen Tablo araçları sekmesindeki komutlar, tablonun tasarım ve düzeninin değiştirilmesinde kullanılır.

TBT-II 11 / 48

Ses ve Video EklemeSes ve video dosyaları sunulara, arka plan fon müziği, geçiş efekt sesi veya sunu içeriği olarak eklenebilir. Ses veya video nesnesini sunuya eklemek için Ekle sekmesinde bulunan Medya grubundaki bileşenler kullanılır.Bu komutlardan herhangi biri kullanıldığında görüntülenen Ses Ekle veya Video Ekle penceresinden ilgili medya seçilerek sunuya eklenebilir.Bir ses veya video eklendiğinde şeritte bu bileşenlere ait bağlamsal sekmeler görüntülenir.

Nesne EklemeSlayta içeriği Word, Excel, Flash vb. programların dosyalarıyla zenginleştirilebilir. Bir başka ifadeyle sunu içerisinde bir dosya görüntülenebilir. Sunuyu bu şekilde zenginleştirmek için Ekle sekmesinde bulunan Metin grubundaki Nesne seçeneği kullanılır.Nesne Ekle penceresinde Dosyadan Oluştur sekmesi kullanılarak önceden oluşturulmuş bir dosya sunuya nesne olarak eklenebilir. Bu sekmede bulunan Gözat düğmesi ile istenilen nesne slayta eklenebilir.

ÜNİTE – 3POWERPOINT 2010

Asıl Slayt ÖzellikleriAsıl slayt, sununun tasarımı ve slayt düzenleri ile ilgili olarak arka plan, renk, yazı tipi, efekt, yer tutucu veya konumlandırma gibi ayarların bilgilerinin depolandığı üst slayttır. Her sunu en az bir asıl slayt içerir. Asıl slaytları kullanmak, sunudaki her slayda genel stil değişiklikleri yapmak için büyük kolaylık sağlar. Asıl slayt genellikle aşağıdaki amaçlar için kullanılmaktadır;

Yazı tipi veya madde işaretlerini değiştirme Birden fazla slaytta görünmesi istenilen logo, resim vb. bileşenleri ekleme Yer tutucu konumlarını, boyutlarını veya biçimlendirmesini değiştirme

Asıl Slayt penceresine ulaşmak ve düzenleme yapmak için Görünüm sekmesinde bulunan Asıl Görünümler grubundaki Asıl Slayt seçeneği kullanılır.

TBT-II 12 / 48

Yeni bir Asıl Slayt oluşturmak için Asıl Slayt sekmesinde bulunan Aslını Düzenle grubundaki Asıl Slayt Ekle seçeneği tıklanır. Bu seçenek ile hazır bir formda hem asıl slayt yapısı hem de Asıl Slayt bağlamsal sekmesi görüntülenir.Asıl Slayt sekmesinden gerekli ayarlamalar yapıldıktan sonra yeni slayt düzenini kullanmak için asıl görünümden normal görünüme geçilmelidir. Bu işlem için Asıl Slayt sekmesinde bulunan Asıl Görünümü Kapat seçeneği kullanılır.

Asıl Slayt ile ÇalışmaPowerPoint içerisinde başlık, karşılaştırma ve iki içerik gibi slayt düzenleri bulunmaktadır. Asıl slayt görünümünde bu düzen şablonu üzerinde yapılan değişiklikler, ilgili düzenlerin kullanıldığı slaytları etkiler. Asıl slayt içerisindeki slayt düzenleri biçimsel olarak değiştirilebildiği gibi slayt düzenlerinin isimleri değiştirilerek yeni düzenlerde elde edilebilir.

Yer TutucuYer tutucular; içerisine metin, resim, grafik vb. bileşenlerin eklenebildiği yapılardır. Bu yapılar her bir slayda eklenebildikleri gibi asıl slaytlarda da organize edilerek standart bir yapıya kavuşturulabilir.Sunuya yeni bir yer tutucu eklemek için istenilen asıl slayt düzeni seçilir ve Asıl Slayt sekmesinde bulunan Asıl Düzeni grubundaki Yer Tutucu Ekle açılır listesinden herhangi biri seçilerek işlem tamamlanır.

Asıl slayda yerleşik tema uygulamaTemalar; renk, tasarım ve yazı tipi gibi biçimsel ayarların tutulduğu şablonlardır. Bir tema seçildiğinde bu özellikler, otomatik olarak tüm slaytlara uygulanır. Asıl slayt sekmesinde temaların düzenlenmesini sağlayan seçenekler bulunur. Asıl Slayt sekmesinde bulunan Temayı Düzenle grubunda Temalar listelenir. Bu temalar üzerinde ayarlamalar yapmak mümkündür.

AnimasyonlarSlayt içerisindeki nesnelere hareket kazandırmak ve sunu esnasında bunları vurgulamak için animasyon efektleri kullanılır. En yaygın animasyon efektleri arasında nesnelerin ekranda görünmeleri (giriş) ve kaybolmaları (çıkış) yer alır.Animasyon efekti eklenirken önizleme yapmak, animasyonun hızını ayarlamak ve nesnelerin görüntülenme sırasını değiştirmek mümkündür.Sunuda bulunan herhangi bir nesneye animasyon eklemek için Animasyonlar sekmesindeki komutlar kullanılır.

TBT-II 13 / 48

1. Önizleme Grubu: Bu grupta bulunan Önizleme seçeneği ile herhangi bir slayt bileşenine uygulanan animasyonlara önizleme yapılabilir. Bu sayede slayt gösterisi başlatılmadan animasyonun sunumu nasıl etkilediği görülür ve ona göre yeniden düzenleme yapılır.

2. Animasyon Grubu: Slayt bileşenlerine uygulanabilecek tüm animasyonlar bu grupta listelenir. Animasyonlar Giriş, Vurgu ve Çıkış kategorileri altında toplanmıştır.

Giriş kategorisi, nesnenin slayt gösterisi esnasında nasıl görüntüleneceğini belirleyen animasyonları içerir. Vurgu kategorisi, konunun akılda kalıcılığını artırmak için sunum esnasında nesnenin renginin değiştirilmesi,

sallandırılması, karartılması gibi animasyonları içerir. Çıkış kategorisindeki animasyonlar ise nesneler arasındaki geçişi belirler

3. Gelişmiş Animasyon Grubu: Bu gruptaki Tetikleyici seçeneği yardımıyla nesnelere uygulanan animasyonun özel bir şarta bağlı olarak başlatılması sağlanır.

4. Zamanlama Grubu: Bu gruptaki seçenekler yardımıyla, animasyonların zamanlaması, başlama sırası, tekrar edip etmeyeceği gibi çeşitli ayarlar özelleştirilebilir. Başlat açılır listesinden animasyon efektinin ne zaman yürütülmeye başlanacağı belirlenir. Zamanlama grubundaki Süre seçeneği ile animasyon efektinin uzunluğu, Gecikme seçeneği ile de animasyonun saniye cinsinden ne kadar süre sonra başlatılacağı belirlenir.

Animasyon efektleriSlayt içerisindeki nesnelere hareket kazandırmak için animasyon efektlerinden faydalanılır. Bir nesneye animasyon efekti uygulamak için Animasyonlar sekmesinde bulunan komutlar kullanılır.Animasyonlar sekmesindeki komutların kullanılabilir olması için animasyon uygulanacak nesnenin seçili olması gerekmektedir. Seçimin ardından animasyon grubundaki solarak, uçarak, topaç, sıçrayış, darbe, döndürme, süpür gibi efektlerden herhangi biri kullanılabilir. Bu komutlar nesnelerin ekranda görüntülenmesi (giriş), vurgulanması (vurgu) veya kaybolması (çıkış) sırasında uygulanmak üzere kategorilendirilmiştir.

Bir nesneye efekt eklendiğinde animasyon, belli bir hareket yolu izler. Bu animasyonların kendilerine ait hareket yolları vardır. Fakat Hareket Yolları kategorisinden Çizgiler, Kemerler, Dönüşler, Şekiller ve Halkalar seçeneklerinden biri kullanılarak animasyonlara farklı bir yol belirlenebilir. Ayrıca aynı kategoride bulunan Özel Yol seçeneği kullanılarak animasyon için istenilen yeni bir yol da tasarlanabilir.

Tüm animasyonlara ve hareket yollarına erişmek için listenin alt tarafında bulunan Diğer Giriş Efektleri, Diğer Vurgu Efektleri, Diğer Çıkış Efektleri, Diğer Hareket Yoları seçenekleri kullanılmalıdır.

Animasyon grubundaki bir diğer bileşen ise Efekt Seçenekleri açılır listesidir. Bu listedeki seçenekler yardımıyla animasyon, nesnenin tümüne veya nesnenin her bir bileşenine ayrı ayrı uygulanabilir.

Efekt seçenekleri ayarlandıktan sonra efektlerin ne zaman başlatılacağı belirlenmelidir. Bu işlem için slaytta bulunan nesnelere birtakım özel animasyonlar uygulanabilir. Zamanlama işlemi için Animasyonlar sekmesinde bulunan TBT-II 14 / 48

Zamanlama grubundaki komutlar veya Gelişmiş Animasyon grubundan erişilen Animasyon Bölmesi penceresi kullanılır.

Nesnelere benzer animasyonları uygulamak için Animasyon Boyacısı aracı kullanılır. Animasyon Boyacısı, tıpkı Biçim Boyacısı aracında olduğu gibi nesnelerin animasyon özelliklerini kopyalar ve diğer nesnelere aktarır.

GeçişlerSunu esnasında bir slayttan diğerine geçmek için genellikle tıklama yapılır. Ancak slaytların otomatik olarak geçmesi arzu edilirse bu geçişlere hareket kazandırmak mümkündür. Bu tür ayarlar için geçişler sekmesi kullanılır.

Animasyonlar, slayt içerisindeki bileşenlere yönelik efektler olarak tanımlanırken Geçişler, iki slayt arasındaki efekt olarak tanımlanır.

İki slayt arasına geçiş efekti eklemek için Slaytlar ve Anahat bölümünden geçiş uygulanacak slaydın küçük resmi seçilir ve Geçişler sekmesinde bulunan Bu Slayda Geçiş grubundaki seçenekler kullanılır.

TBT-II 15 / 48

1. Animasyonun ne zaman başlatılacağı ile ilgili seçenekler bu düğme ile açılan listeden belirlenir. Bu listede;

Tıklama ile başlat Önceki ile başlat Öncekinden sonra başlat seçenekleri

bulunmaktadır.

2. Bu çizelge yardımıyla animasyon efektinin başlangıç ve bitiş süreleri ayarlanır. Bu sayede slayt gösterisi esnasında bazı içerikler daha uzun süreli görüntülenebilir.

3. Bu numaralar animasyonun oynatılacağı sırayı gösterir ve nesnelerin animasyon uygulandığında aldıkları etiketleri temsil eder.

4. Simgeler, nesneye hangi animasyon efektinin uygulandığını gösterir. Simgenin şekli animasyonun efektini, rengi ise giriş, vurgu ve çıkış animasyonunu gösterir. Yeşil renk giriş, sarı renk vurgu, kırmızı renk ise çıkış animasyonunu temsil eder.

Bir slayt geçişini tüm slaytlara uygulamak için Geçişler sekmesinde bulunan Zamanlama grubundaki Tümüne Uygula seçeneği kullanılır.

EylemlerSlayt gösterisi esnasında slaytlar arasında kolaylıkla geçiş (ileri, geri) yapmak veya başka bir dosyayı tek tıklama ile çalıştırmak için Eylemler adı verilen seçenekler kullanılır. Eylem düğmeleri, sunuya eklenip ilgili köprüler tanımlanabilecek hazır düğmelerdir. Eylem düğmeleri, sol ve sağ oklar gibi şekiller ve sonraki, önceki, ilk ve son slaytlara gitmeye, film veya ses yürütmeye yarayan simgeler içerir.

Bir nesneye eylem atamak için öncelikle eylem atanacak nesne seçilmelidir. Seçimin ardından Ekle sekmesinde bulunan Bağlantılar grubundaki Eylem aracı kullanılır. Hazır eylem düğmeleri Ekle sekmesinde bulunan Çizimler grubundaki Şekiller açılır listesinde yer alır.

TBT-II 16 / 48

Eylemlerle etkileşim sağlamaEylem özellikleri kullanılarak etkileşimli sunular hazırlamak mümkündür. Örneğin, bir kurumu tanıtan sunu, kurum web sayfasına benzer bir şekilde hazırlanabilir.

Örnekte, slayt 1 içerisinde konu başlıklarının listelendiği görülmektedir. Her bir başlık için değişen sayıda slayt hazırlanmıştır. Bu başlıklara ilgili slayda geçişi sağlayan köprüler (eylem) tanımlanmıştır.

TBT-II 17 / 48

Bu listede bulunan Eylem Düğmeleri kategorisindeki herhangi bir araç sunuya eklendiğinde Eylem Ayarları penceresi görüntülenir (Resim 21). Bu pencere Fare Tıklatması ve Fare Üstünde sekmelerinden oluşmaktadır.

Fare Tıklatması sekmesinde tıklamayla birlikte yapılacak işlev belirlenir. Fare tıklanarak slaytlar arası geçiş, farklı bir programı çalıştırma, makro çalıştırma, ses çalma veya tıklamayı vurgulama gibi eylemler gerçekleştirilebilir.

Fare Üstünde sekmesinde ise diğer sekmede yapılan eylemlerin aynısı tıklatmayla değil de imlecin nesne üzerine getirilmesiyle gerçekleştirilir

Resim 22’de görüldüğü gibi normalde belli bir sıra takip eden slayt yapısı eylem özelliği sayesinde dallanmalı bir yapıya bürünmektedir.

ÜNİTE – 4POWERPOINT 2010

Slayt GösterisiPowerPoint programında hazırlanan sunuların tam ekran olarak sunu görünümünde sunulması Slayt Gösterisi olarak tanımlanır. Herhangi bir sunuyu, sunum modunda görüntülemek için Slayt Gösterisi sekmesinde bulunan Slayt Gösterisini Başlat grubundaki komutlar kullanılır (Resim 1). Bu gruptaki Baştan (F5) komutu kullanılarak ilk slayttan itibaren slayt gösterisi başlatılır. Aynı grupta bulunan Geçerli Slayttan (Shift+F5) düğmesi ile seçili slayttan itibaren gösterim başlatılır.

Slayt gösterisi seçenekleriSlayt gösterisi sırasında, sunumun sol alt köşesinde yerleşik olarak slaytlar arası geçişi sağlayan düğmeler (ileri, geri) ve önemli noktaları vurgulamak için kullanılan kalem ve vurgulayıcı araçları bulunmaktadır. Ayrıca sunudaki herhangi bir slayda erişmeyi sağlayan bir menü de slayt gösterisi sırasında görüntülenebilir.

TBT-II 18 / 48

İleri – Geri düğmeleri yardımıyla önceki ve sonraki slaytlara geçiş yapılabilir. Bu işlem sunum üzerinden açılan menüden de yapılabilir (Resim 3). Bu menüde bulunan Slayda Git seçeneği ile sunu içerisindeki herhangi bir slayda erişilebilir. Gösteriyi Bitir (Escape) komutu ile gösteri sonlandırılabilir. Ayrıca menü üzerinde bulunan Ekran seçeneği ile slayt gösterisi esnasında ekran karartılabilir veya beyazlaştırılabilir

Slayt gösterisi sırasında görüntülenen bir diğer düğme ise Kalem seçeneğidir (Resim 4). Kalem seçeneği ile açılan menüde bulunan araçlar yardımıyla sunum sırasında notlar alınabilir, çeşitli çizimler veya istenilen nesneye vurgu yapılabilir. Ayrıca bu menüdeki Silgi aracı ile hatalı çizimler silinebilir ve Mürekkep Rengi seçeneği kullanılarak kalemin rengi değiştirilebilir.

Sunucu görünümüSunucu görünümü kullanılarak, sunu konuşmacı notlarıyla birlikte bir konuşmacının bilgisayarında ve aynı anda notların görünmediği şekliyle başka bir ekranda (projektör görüntüsü) görüntülenebilir. Slayt gösterisini sunucu görünümünde başlatmak için Slayt Gösterisi sekmesinde bulunan Monitörler grubundaki Sunucu Görünümünü Göster seçeneği kullanılır.

TBT-II 19 / 48

6. Slayt gösterisini sonlandırmaya, ekranı karatmaya veya aydınlatmaya, belli bir slayda erişmeye olanak tanıyan komutlar bu düğme ile açılan menüde yer alır.

7. Sonraki slayda erişmek için kullanılan düğmedir.

8. Sunum başlatıldıktan sonra geçen sürenin saat ve dakika olarak gösterildiği alandır.

9. Sunum sırasında bir slaydı atlamak veya sonraki slaytlara kolaylıkla erişmek için bu küçük resimler kullanılabilir

Kendi Kendine Çalışan Sunular

PowerPoint programında hazırlanan bir sunu, konuşmacı olmadan kendi kendine çalışan bir slayt gösterisi olarak hazırlanabilir. Örneğin, bir gösteri alanında bulanan tanıtım stantlarından birinde konuşmacı olmadan sesli ve görüntülü olarak sunu oynatılabilir. Bu şekilde hazırlanan sunular bir tanıtım videosu şeklini alır. Bir sunuyu kendi

TBT-II 20 / 48

Örneğin, sunu hazırlanırken bazı slaytlara hatırlatıcı notlar eklenebilir. Bu notları dinleyicilerin değil, sadece konuşmacının görmesi sağlanabilir (Resim 7). Sunucu Görünümü bu kapsamda oldukça kullanışlıdır.

Sunucu Görünümü, normal slayt gösterisinden farklı olarak konuşmacıya aşağıdaki kolaylıkları sunmaktadır;

Dinleyiciler için özelleştirilmiş sunular oluşturulabilir.

Konuşmacı notlarından faydalanılabilir. İstenilen slayta kolayca erişilebilir. Sunu süresi etkin bir şekilde

kullanılabilir.

Sunucu görünümünün konuşmacıya sağladığı kolaylıklar Resim 8’de2 numaralandırılarak anlatılmıştır.

1. Sununun 8 slayttan oluştuğunu ve 1 numaralı slaydın gösterimde olduğunu belirtir.

2. Dinleyicilere gösterilmekte olan slaydın konuşmacı ekranındaki görüntüsüdür.

3. Sunum hazırlanırken eklenen notların görüntülendiği bölümdür.

4. Önceki slayda erişmek için kullanılan düğmedir.

5. Kalem ve vurgulayıcı araçlarına erişmek için kullanılan düğmedir

kendine çalışan biçimde ayarlamak için Slayt Gösterisi sekmesinde bulanan Ayarla grubundaki Slayt Gösterisi Ayarla seçeneği kullanılır.

Bu düğmenin kullanımıyla görüntülenen Gösteri Ayarla penceresinden Gösteri Türü ve Gösteri Seçenekleri belirlenir

Lazer İşaretçisiSlayt gösterisi sırasında CTRL tuşu ile birlikte fare sol düğmesi basılı tutulursa bir lazer işaretçisi görüntülenir. Lazer işaretçisi, sunum sırasında konuşmacının anlattığı veri üzerine vurgu yapmasını sağlar.

Zamanlama ProvasıSlayt gösterisinin etkili bir şekilde sunulması için, sunumdan önce bir zamanlama provası yapılabilir. Provanın yapılması, hem zaman ayarının nasıl yapılacağına ilişkin fikir verir hem de sunumun daha etkili, kolay ve akıcı bir şekilde yapılmasına olanak tanır. Sunumdan önce bir prova yapmak için Slayt Gösterisi sekmesinde bulunan Ayarla grubundaki Zamanlama Provası seçeneği kullanılır.

TBT-II 21 / 48

Gösteri türü bölümünde bulunan Konuşmacı sunacak seçeneği kullanıldığında sunum normal slayt gösterisi olarak başlatılır.

Kişi göz atacak seçeneği ile sunu slayt gösterisi görünümünde sadece kullanıcı ekranında görüntülenir.

Bilgi noktasında göz atılacak seçeneği ise sunumun kendi kendine çalışmasını sağlar.

Bilgi noktasında göz atılacak seçeneği kullanılarak tanıtım videosu havasında sunumlar hazırlanabilir.

Bu seçenek kullanıldığı anda Kayıt Yapılıyor kutucuğu ile birlikte slayt gösterisi başlatılır (Resim 13). Kullanıcı gerçek bir sunum yapıyormuş gibi anlatır ve slaytlar arası geçiş yapar.

Bu kutucukta her bir slayt için ne kadar zaman harcandığı ve slayt gösterisinin toplam süresi görüntülenir. Prova bitirildiğinde slayt zamanlarının saklanıp saklanmayacağı sorulur. Slayt zamanları saklanırsa sunu, Slayt Sıralayıcısı görünümünde açılır ve her bir slaydın altında o slayt için harcanan süre gösterilir. Zamanlama provası sayesinde, her bir slayda harcanacak zaman bilindiği için süre daha etkili kullanılabilir.

Sunuma Açıklama EklemePowerPoint programında metin, resim, grafik gibi tüm nesnelere Açıklama eklemek mümkündür. Ancak Word programında olduğu gibi değişikliklerin izlenmesi modu yoktur.

Açıklamalar, PowerPoint programının içerisindeki not ekleme işlemi ile karıştırılmamalıdır. Notlar, kullanıcıların o slaytla ilgili hatırlatıcı bilgilerin veya birtakım detayların yer aldığı metinlerdir. Slayt gösterisi esnasında sunucu modunda konuşmacı, notları kendi ekranında görebilir. Dinleyicilerin projektör üzerindeki slaydı tam ekran olarak gördüğü bu tür uygulamalarda notlar, sunum yapan kişiye tıpkı el notlarında olduğu gibi yardımcı olur. Açıklamalar, sunum esnasında gözükmeyeceğinden, sunumun tasarım aşamasında birden fazla kişinin üzerinde çalıştığı sunularda iletişimi kolaylaştırmak amacıyla kullanılır. Bir sunuya Açıklama eklemek için Gözden Geçir sekmesinde bulunan Açıklamalar alanındaki Yeni Açıklama komutu kullanılır.

Slayt Gösterisi YardımıSlayt gösterisi sırasında, sunumu kolaylaştırmak için kullanılabilecek birçok kısa yol mevcuttur. Bu kısa yolların bir listesine erişmek için sunu sırasında F1 tuşuna basılmalıdır. F1 tuşuna basıldıktan sonra 4 kategoride gruplandırılmış Slayt Gösterisi Yardımı görüntülenir.

Sık kullanılan kısayollar; Esc : Slayt gösterisini bitirir Enter : Sonraki slayda geçer W – O : Ekranı beyazlaştırır / beyazlaştırmaz Yön tuşları : Slaytlar arası geçiş sağlar E : Ekrandaki çizimleri siler Alt + P : Medya – Yürütür/Duraklatır Alt + Q : Medya – Kayıttan yürütmeyi durdurur.

Sunu hazırlamada dikkat edilecek hususlarPowerPoint sunumlarını hazırlarken gösterimlerle ilgili bazı temel ilkelere uymak gerekir. Bu ilkeler aşağıdaki gibi sıralanabilir;

1. Her bir slaytta mümkün olduğunca tek bir mesaj üzerinde durulması gerekir. 2. Sunumdan önce muhakkak bir provanın yapılması önerilir. Provanın yapılması hem zaman ayarlamasına

ilişkin fikir verecektir hem de sunumun daha rahat, etkili, kolay ve akıcı bir şekilde yapılmasına olanak tanıyacaktır.

3. Sunum içerisinde kullanılan yazı tiplerinin mümkün olduğunca benzer ve basit olmalıdır. Arka sıradakilerin rahatlıkla fark edebileceği, okuyabileceği yazı tiplerine ve büyüklüklerine yer verilmesi önemlidir

4. Animasyon ve sesin gerçekten gerektiği noktalarda kullanılması önerilir.5. Sunumları daha etkili hâle getirmek için resim, grafik vb. görsellerden faydalanmak gerekir.

TBT-II 22 / 48

6. Slaytlar içerisinde dikkat edilmesi gereken hususlardan biri de uyumdur. Her bir slaytta kullanılan farklı arka plan renkleri, farklı madde işaretleri, bunların renginin ya da biçiminin farklılaşması slaytlar arası uyumu zorlaştırır.

7. Her bir slaytta bulunan bilgi miktarının optimum şekilde ayarlanması gerekir. Bu konuda sunucunun, bir paragrafı bir kitap sayfası gibi metinleri sunu üzerinde göstermesi dinleyicilerin bir yandan yazıyı okuması bir yandan sunumu yapan kişiyi dinlemesi durumunda bırakır. Dinleyicilerin bu şekilde her iki işi bir anda yapmaya çalışmaları nedeniyle hem sunum hem de orada verilmek istenen mesaj beklenen sonucu oluşturmayacaktır. Bu nedenle araştırmalarda mümkün olduğunca 6 - 8 kuralı olarak bilinen her bir slaytta 6 satır ve her satırda sekiz kelime olacak şekilde bir sınırlandırma yapılabilir.

Yazdırma İşlemleriDosya menüsünde bulunan Yazdır (Ctrl + P) sekmesi kullanılarak görüntülenen pencereden varsayılan yazıcı özellikleri ve yazdırma seçenekleri listesi görüntülenir.

Yazdırma SeçenekleriYazdırma seçenekleri sayesinde sununun kopya sayısı, yazdırılacak slayt sayısı, bir sayfaya kaç slayt yazdırılacağı, renk seçenekleri gibi özellikler ayarlanabilir. Yazdır sekmesinde bulunan Ayarlar grubundaki Slaytlar açılır listesinden Yazdırma Düzeni ve Dinleyici Notları seçenekleri ayarlanabilir.Konuşmacı, slayt gösterisini yapmadan önce dinleyicilere sunuyu bir sayfada 1, 3, 4, 6 veya 9 slayt olacak şekilde dağıtabilir. Bu işlem için sunu, Dinleyici Notları biçiminde yazdırılmalıdır.

ÜNİTE – 5ACCESS 2010

VERİ TABANIGünlük hayatta birçok alanda sürekli bir veri akışı olur ve bu verilerin saklanması, özetlenmesi ve gerektiğinde ulaşılması istenir.Eskiden bu bilgiler, bir kayıt defteri yardımıyla odalar büyülüğündeki arşivlerde saklanırdı. Bu verilere ulaşmak insanların daha fazla zaman ve emek harcamasına neden oluyordu.Veriler bilgisayar ortamında saklansa bile kolayca onlara ulaşma, veri tekrarını önleme ve güvenlik açısından basit programlar (Ör: Excel) yeterli değildir.Bilgilerin bilgisayar ortamı üzerinde düzenli bir şekilde saklandığı bilgi deposuna veri tabanı denir. Bu bilgi depoları yönetilebilir, taşınabilir, güncelleştirilebilir, eklenebilir veya silinebilir veriler içerir. Veri tabanının en önemli özelliklerden biri verileri birbirleri ile ilişkilendirmesi ve tekrara yer vermeden saklanması ve verileri farklı biçimlerde sunabilmesidir.Veri tabanı, bilgisayardaki düzenli bilgileri ifade ederken bu bilgileri bellek üzerinde organize eden, işleyen, isteklere cevap veren uygulamalara Veri Tabanı Yönetim Sistemi (VTYS ) adı verilir. Verilerin etkin kullanılması, saklanması ve sunulması VTYS sayesinde olur.

VTYS veri alış verişi ve erişimi kontrol etmenin yanı sıra uygulamada birçok avantaj sunar. Bu avantajları aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür.

Veri tekrarını önler. Otomatik güncellendiği için tutarlılık sağlar. Verilerin paylaşımını kolaylaştırır. Aynı zamanda birden fazla kullanıcı ya da uygulama tarafından kullanımına imkân verir. Verilerin üzerinde işlem yapma yetkileri sayesinde veri güvenliğini sağlar.

TBT-II 23 / 48

Veri tabanları başka programlar tarafından veri deposu şeklinde kullanıldığı gibi kendi içindeki araçlar sayesinde tek başına aynı zamanda bir uygulama programı gibi kullanılabilir. İşte bu zaman, veri, finansal kayıpları ortadan kaldırmak ya da en aza indirme ihtiyacı, veri tabanının çıkmasına neden olmuştur.

Kedi kartı hesap özeti aslında banka veri tabanındaki kayıtlarının bir raporudur.

Veri Tabanı Temel KavramlarıVeri tabanındaki veriler belli bir düzen içerisinde saklanır. Verilerin saklanması, grupların belirlenmesi, bunların birbirleriyle olan ilişkilerinin ayarlanması ve birtakım kısıtlamaların belirlenmesi için belirli yapılar kullanılır.

Veri tabanı içerisindeki temel yapılar ve bunlara ilişkin kavramlar;Tablo: Veri tabanlarında tüm veriler tablolar içerisinde saklanır. Tablolar Word ya da Excel tablolarına benzer bir şekilde satır ve sütunların yer aldığı iki boyutlu bir yapıya sahiptir. Veri tabanlarında tablolarda her bir sütun tablo alanı olarak adlandırılır. Sütunların isimleri ve bu sütunda (alanda) saklanacak verilerin özellikleri tablolarda belirlenir. Bu tablolardaki her bir satır ise “kayıt ” olarak isimlendirilir.

Veri tipi: İlgili alanda saklanacak bilgilerin türünü (sayı, metin, tarih, vb.) ifade etmektedir. Örneğin; doğum yılı bilgisinin girileceği alanın veri tipi tarih olarak belirlenirken, şehir bilgisinin girileceği alanın veri tipi metin olarak belirlenmelidir.Sık kullanılan veri tiplerinin tablonun ilgili alanında ne tür bilgilere işaret ettiği aşağıda kısaca açıklanmıştır.

Metin: Ad, soyad, okul ve şehir gibi harf veya rakamlardan oluşan bilgileri Sayı: Puan, tutar, adet gibi sayısal bilgileri Tarih: Doğum tarihi, kayıt tarihi gibi tarih bilgileri Not: Açıklama, öneri gibi metin olarak tanımlanamayacak kadar uzun (255 karakterden fazla) bilgileri ifade

eder.

Alan boyutu: İlgili alandaki verilerin maksimum boyutunu ya da uzunluğunu ifade eder. Bu özellik hem veri tabanlarının bellek kullanımını etkili hâle getirmek hem de veri girişini kontrol altına almak açısından önemlidir.

Zorunluluk: İlgili alanın boş olduğu durumda kayıt yapmaya izin verip verilmeyeceğini ifade eder. Zorunlu alanlara muhakkak veri girmek gerekir.

Yukarıdaki tabloda bulunan alanların öz nitelikleri şu şekildedir. Sıra No alanının veri tipi “Sayı” alan boyutu “1 - 255” olarak tanımlanmıştır. Ad Soyad alanının veri tipi “Metin”, alan boyutu “50“ ve zorunlu alan olarak tanımlanmıştır. TC Kimlik No alanının veri tipi “Metin” alan boyutu “11” ve zorunlu alan olarak tanımlanmıştır.

TBT-II 24 / 48

Doğum tarihi alanının veri tipi “Tarih” alan boyutu “Kısa Tarih” olarak tanımlanmıştır.

Anahtar Alan: Tablo içerisinde her bir kayıt için değeri değişen ve ilgili kaydın kimliği niteliğindeki alana anahtar alan ya da birincil anahtar ismi verilir. Birincil anahtarın amacı kayıtların birbirinden ayrılmasıdır. Okulda verilen öğrenci numaraları kurum sicil numaraları ve TC kimlik numaraları anahtar alan kullanımına iyi birer örnektir.

Sorgular: Sorgu, fiziksel olarak içerisinde bilgi barındırmayan ancak tablolar içerisindeki verilerden sadece istenilen alanlardaki bilgileri belirli bir şarta göre görüntülemek için kullanılır. Aslında sorgular tablo içerisindeki verilerin üzerinde gruplama, hesaplama veya özetleme gibi işlemleri yapmak için kullanılan çok güçlü araçlardır. Sorgu her çalıştırıldığında verileri yeniden görüntülediğinden tablodaki değişiklikler sorgulara otomatik olarak yansır.

Aşağıdaki resimde iki tablo verilmiştir. Ayrıca bu tablolardaki bilgileri kullanan bir sorgu örneği gösterilmiştir. Tablo 1 öğrencilerin ders geçme puanlarının yer aldığı bir tablodur. Tablo 2 ise öğrencilerin kayıt bilgileri tutulmaktadır.

Sorgu yardımıyla öğrencinin farklı tablolarda bulunan matematik notu ve LYS puanlarının birlikte gösterilmesi sağlanmıştır. Ayrıca sorgu sadece matematik puanı 50’den büyük olanları listelemiştir. Bu örnekten de anlaşılacağı gibi sorgular verileri belli bir şarta göre belli alanları bir tablo şeklinde göstermiştir. Sorgular, veritabanı iç yapısıyla ilgili olduğundan kullanıcılar tarafından doğrudan görülemezler. Ancak kullanılan birçok sistemde işlemler sorgular aracılığıyla yapılır.

Veri Tabanı YapısıVeri tabanları genellikle birbiriyle ilişkili birden fazla tablo içerir. Veriler tablolarda satır ve sütunlar hâlinde saklanır. Veri tabanı yapısı basitçe Resim 5’te gösterilmiştir.

Veri tabanı kullanımı basitçe;

TBT-II 25 / 48

Günümüzde farklı yeteneklerde ve ölçeklerde birçok veri tabanı uygulaması bulunmaktadır. Büyük çaplı projelerde SQL Server ve Oracle gibi veri tabanları daha yaygındır. Bunlar genellikle başka uygulama yazılımları tarafından kullanılır.

Uygulama yazılımları veri kaydetme ya da erişim işlemini bu veri tabanına yollar. Veri tabanı ise kayıtlar üzerinde gerekli işlemleri yapar ve uygulama yazılımlarına cevap verir. Veri tabanları web ya da pc tabanlı birden fazla uygulama tarafından kullanılabilir.

Bazı veri tabanları ise kendi içinde uygulamaların geliştirilmesine imkân tanır. Bunlardan en yaygın olanı MS Access programıdır.Access 2010Access Microsoft Office paket programının içerisinde yer alan ve yaygın olarak kullanılan bir veri tabanı yazılımıdır.Access programının yaygın bir şekilde kullanılmasının ana sebepleri;

1. Office lisansı dışında hiçbir lisans ücretine ihtiyaç duymaması, 2. Dosyalarının taşınmasının kolay olması, 3. Kullanıcı ara yüzünün sade ve anlaşılabilir olması,

Access 2010 veri tabanı programı açıldığında boş bir veri tabanı oluşturulabilecek veya hazır şablonlara ulaşabilecek kullanımı kolay ve basit bir ekran gelir. MS Office BackStage adı verilen bu ekran veri tabanının kolay bir şekilde yönetilmesini ve veri tabanı araçlarına daha hızlı bir şekilde ulaşılmasını sağlar..

Access’in Temel ÖzellikleriMicrosoft tarafından geliştirilen Access programı verilerin tablolar hâlinde saklanılmasını, saklanan veriler arasında ilişkiler kurularak verilerin sistemli bir şekilde yönetilmesini sağlar. Diğer Office uygulamaları gibi Access programı da menülerden oluşur.Access yardımıyla basit tıklama, eşleştirme, seçme işlemleri kullanarak küçük ölçekli veri tabanı uygulamalarını kolaylıkla geliştirilebilir.

Access Çalışma Ortamı

TBT-II 26 / 48

Access programı hazır şablonlar içerir. Bu şablonlar çalışmaya başlamak için gerekli olan tabloları, formları, ilişkileri hazır olarak içerisinde barındırır.

Veri tabanında bulunan hazır şablonlar yardımıyla istenen veri tabanı türüne göre verileri hızlı bir şekilde organize etmek mümkündür. Ancak bu bölümde veri tabanı bileşenlerinin baştan oluşturulması üzerinde durulmuştur

Access programı; çeşitli tipteki verileri tablolar içerisinde depolayabilen, bu verileri işleyerek kullanıma sunabilen ve bu verilerin organize edilmesini sağlayan bir uygulamadır. Access programı ile oluşturulan belgelere veritabanı dosyası denir.

Access içerisinde tablo ve sorguların yanı sıra form ve rapor araçları oluşturulup kullanılabilir. Veritabanı tasarlandıktan sonra kullanıcılar sadece formları ve raporları kullanır. Form: Bir veritabanı uygulaması için kullanıcı arabirimi oluşturmakta kullanılabilecek veritabanı nesnesidir.Rapor: Verileri görüntülemek, biçimlendirmek ve özetlemek için kullanılan bir veritabanı nesnesidir. Raporlar; PDF, XPS ya da diğer dosya biçimlerine dönüştürülerek verilerin anlık görüntüleri alınabilir ve bu sayede veriler arşivlenebilir.

Formlar, ekran üzerinden bilgi girme, listeleme işlemlerini yaparken raporlar, verileri belli formatlarda önizlemek ya da yazdırmak için kullanılır.

Görünüm TürleriAccess programında tabloların organize edilmesi için Veri Sayfası Görünümü ve Tasarım Görünümü seçenekleri bulunur. Gezinti bölmesinde bulunan bir tablo çift tıklandığında otomatik olarak Veri Sayfası Görünümünde açılır. Veri Sayfası Görünümünde oluşturulan tabloya kayıt girmek mümkündür. Ayrıca bu görünümde yer alan Eklemek İçin Tıklatın seçeneği ile tabloya yeni alan eklemek mümkündür.

TBT-II 27 / 48

1. Şerit

2. Komutlar

3. Sekmeler

4. Gezinti bölmesi

5. Önizleme alanı

6. Durum çubuğu

Bu seçenek kullanıldıktan sonra Resim 14’te gösterilen Alan Adı, Veri Türü ve Alan Özellikleri gibi tabloyu organize etmede kullanılan bileşenler görüntülenir. Buradan Alan Adı kısmına oluşturulacak tablo ile ilgili alanlar yazılmalıdır.

Alan Veri TürleriHer alan için bir veri türü belirlenmelidir. Veri türü, alana girilebilecek veya girilemeyecek değerleri denetleyen bir özelliktir. Örneğin; “Adlar” ve “Adresler” gibi metin verileri depolanmak isteniyorsa, alanlar Metin veri türü olarak ayarlanmalıdır. Tarih ve saat gibi veri alanları depolanmak istenildiğinde ise alan Tarih/Saat veri türü olarak ayarlanmalıdır.Access programında 11 farklı veri türü bulunmaktadır. Bunlar;

TBT-II 28 / 48

Tasarım Görünümü ise tabloya yeni alan ekleme, mevcut alanların veri türünü değiştirme veya alan özelliklerini düzenleme gibi işlemlerin yapılabildiği görünümdür. Bir tabloyu tasarım görünümünde açmak için gezinti bölmesinde bulunan tablo sağ tuş menüsünden Tasarım Görünümü seçeneği kullanılır.

1. Metin: Adı, soyadı veya posta adresi gibi kısa, alfa sayısal değerleri içeren veri türüdür. 2. Not: Uzun metin blokları ve metin biçimlendirilmesinin kullanıldığı veri türüdür. 3. Sayı: Puan, tutar, adet gibi sayısal bilgiler bu veri türü kullanılarak girilir. 4. Tarih/Saat: Tarih ve saat bilgileri bu veri türü kullanılarak girilir (Ör: 17/10/1987). 5. Para Birimi: Para değerlerini saklamak için kullanılır. Bu türün avantajı sayıları para birimi şeklinde

göstermesidir (Ör: 10.00 TL, $8) 6. Otomatik Sayı: Her kayıt için otomatik olarak üretilen numaralardır. 7. Evet/Hayır: Evet veya Hayır seçeneklerinden birinin girildiği veri alanı türüdür. Bu veri türü bir Boolean

değeri temsil eder.8. Köprü: E-posta adresleri, belge bağlantıları gibi köprüler kurmaya imkân veren veri türüdür. 9. Hesaplanmış: İstenilen alan değerlerinin girilen ifadeye göre hesaplanması bu veri türü ile sağlanabilir. Tablo

tasarım alanında iken bir alana veri türü olarak Hesaplanmış seçeneği atandığında İfade Oluşturucusu penceresi görüntülenir.

10. Ek: Dijital fotoğraflar, ses veya grafik gibi dosyaları alanlara eklemeye olanak sağlayan veri türüdür. Her kayda birden çok dosya eklenebilir.

11. OLE Nesnesi: Word, Excel belgeleri gibi OLE nesnelerinin tabloya eklenmesine olanak tanıyan veri türüdür (Ör: Word’de hazırlanmış öz geçmiş dosyası).

12. Arama Sihirbazı: Tabloların ilgili alanlarındaki veri, bir başka tablodan geldiğinde ya da bir başka tablodaki veri kullanıldığında Arama Sihirbazı veri türü kullanılır.

Veri girişi esnasında metin, sayı ve not gibi alanlara doğrudan birtakım bilgiler yazılarak veri girişi yapılabilir. Ancak OLE Nesnesi ve Ek türündeki alanların veri girişi farklıdır. Çünkü bu alanlara klavye ile veri girişi yapmak yerine veriyi esas alacak dosya ya da uygulamanın seçilmesi gerekir.

OLE Nesnesi olarak tanımlanan alanın sağ tuş menüsünden Nesne Ekle bileşeni kullanılarak nesne eklenebilir.Nesne Ekle bileşeni kullanılarak görüntülenen pencereden Yeni Oluştur veya Dosyadan Oluştur seçeneklerinden biri kullanılabilir. Yeni Oluştur seçeneği kullanılırsa Nesne Türü alanından eklenecek belgenin türü belirlenmelidir. Dosyadan Oluştur seçeneğinde ise kayıtlı bir belgenin veritabanına nesne olarak eklenmesi sağlanır.

Tabloda Word ya da Excel gibi uygulamalara ait belgeleri saklamak için OLE Nesnesi veri türü kullanılır.

Personel kayıtları gibi fotoğraf veya resimleri tabloda saklayabilmek için Ek veri türü kullanılır.Ek alanına çift tıklanarak görüntülenen Ekler penceresinden Ekle bileşeni kullanılarak Dosya Seç penceresi açılır ve buradan istenilen dosya veya dosyalar kayıtlara eklenebilir.

Alan ÖzellikleriAlan oluşturulup veri türü ayarlandıktan sonra ek alan özellikleri ayarlanabilir. Alan özellikleri yardımı ile yanlış veri girdisinin engellenmesi, alanla ilgili varsayılan değerlerin belirlenmesi gibi işlemler yapılabilir. Alanın veri türü, başka hangi özelliklerin ayarlanabileceğini belirler. Örneğin, Metin alanının Alan Boyutu özelliği 50 ile sınırlandırılırsa alana 50’den fazla karakterin girilmesi engellenebilir.

TBT-II 29 / 48

Birincil AnahtarBirincil anahtar olarak tanımlanan alan, tabloya verilerle ilgili işlem yaparken kayıtların ayrılmasını sağlar. Access programı birincil anahtar alanındaki her değerin farklı olmasını sağlayarak benzersiz kayıtlar oluşturmaktadır.

Birincil anahtar, Türkiye Cumhuriyeti’ndeki her bireye verilen TC Kimlik No gibi düşünebilir. Çünkü aynı isim ve soyada ait birden fazla kişi olabilir. Veri tabanında da arama, güncelleme, değiştirme, silme işlemleri yaparken birincil anahtar kullanıldığında sorunsuz bir şekilde işlemler yapılabilir.

Birincil anahtar için genellikle ‘Otomatik Sayı’ veri türü kullanılır. Her kayıt bilgisi girileceği zaman otomatik olarak sıralı şekilde sayı atandığı için her kayda farklı bir sayı gelecektir. Bu nedenle ‘Otomatik Sayı’ genel kullanılan veri türüdür.

Birincil anahtar kullanmak veri tekrarını önler, veriye hızlı ulaşmayı sağlar, boşluk girmeyi engeller ve tablolar arasında ilişki kurmayı sağlar.Birden fazla alana birincil anahtar atanabilir. Bu işlem için tasarım görünümünden alan seçimi yapılırken Ctrl tuşu yardımı ile birden fazla alan seçilip Birincil Anahtar bileşeni kullanılmalıdır.

Tablo İlişkilendirmeBir veri tabanı oluşturulurken tabloları kullanma, en önemli konudur. Tablo tasarımı iyi yapılırsa veri tabanında fazla veri tutulmaz. Böylece veri tabanı boyutu artmayacaktır. Ayrıca iki tablo kullanılarak yapılan bir veri tabanının, tek tabloda yapıldığı düşünülürse alan sayısı çok olacağından veri girişi yapılırken sorun yaşanabilir. Aynı bilgileri tekrar tekrar girme problemi ortaya çıkabilir.

İki ayrı tablo için ‘Tablo İlişkilendirme’ kullanılacaktır. Tablo ilişkilendirildikten sonra örneğin satış tablosunda her personele ait satışlar yer alacaktır. Bir personele ait kayıtları bir arada görmek istersek sorgu oluşturmamız gerekecektir. Fakat ilişkilendirme yaptıktan sonra personel tablosundaki kayıtların soluna eklenecek olan ‘+’ işaretine tıkladığımızda, o personele ait kayıtlar görülecektir. Bu da kullanıcılara kolaylık sağlamaktadır.

TBT-II 30 / 48

ÜNİTE – 6ACCESS 2010

TABLO OLUŞTURMA UYGULAMASIÖrnek; A şirketi yöneticisi şirket içindeki personelin yaptığı satışları takip etmek istemektedir. Her bir satışın hangi personel tarafından yapıldığı sisteme girilecektir. Aynı zamanda personel iletişim bilgilerinin de bu sistem de bulunması arzu edilmektedir. Buna göre personel adı, telefon, adres, satış tutarı ve satış tarihi bilgilerine ihtiyaç duyulur. Bu amaçla kullanılabilecek tablolar hazırlanacaktır.

Bu tabloda her kayıt için personel adı, telefon vb. bilgilerin girilmesi gerektiği açıktır. Bir başka ifadeyle, yukarıdaki gibi bir yapı kullanılırsa personelin yeni bir satış yapması durumunda personel adı, telefonu, satış tutarı, satış tarihi

TBT-II 31 / 48

gibi alanların tümünün girilmesi gerekir. Hâlbuki personel adı, telefonu adresi vb. bilgilerin bir defa kaydedilmesi yeterli olmalıdır. Aksi hâlde sürekli veri tekrarı yaşanacaktır. Veri tabanı mantığı tekrar eden bilgileri ayrı tablolarda tutmayı gerektirir. Yani bu bilgiler aşağıdaki gibi farklı tablolara yerleştirilirse her yeni satışta sadece personel numarası tekrar edecektir

Bu açıklamalar dikkate alındığında iki tablo oluşturmak gerekir. Örnekteki problem doğrultusunda tablo alanları aşağıdaki gibi olmalıdır. Birinci tablodaki alanlar; İkinci tablodaki alanlar;Personel numarası Personel numarası Personel adı Fiyat Personel soyadı Satış tarihi Personel adres Personel telefon Personel askerlik durumu Tabloların oluşturulması aşağıda 4 adımda anlatılmıştır: 1. Boş veri tabanı açma 2. Tablo tasarımı 3. Tablo alanlarını ve veri türlerini tanımlamak 4. Alan özelliklerini belirleme

UYGULAMA – ADIM 1 – Veri Tabanı AçmaBir veri tabanı projesine başlarken öncelikle boş bir veri tabanı dosyası açılmalıdır. Access programında boş bir veri tabanı oluşturmak için Dosya menüsünde bulunan Yeni sekmesindeki Boş veri tabanı seçeneği kullanılır.

UYGULAMA – ADIM 2 – Tablo TasarımıBu adımda veri tabanlarının temel nesnelerinden biri olan tabloların oluşturulması gösterilmiştir. Veri tabanında yeni bir tablo oluşturmak için Oluştur sekmesinde bulunan Tablolar grubundaki Tablo seçeneği kullanılır.

UYGULAMA – ADIM 3 – Tablo Alanlarını ve Veri Türlerini Tanımlamak Tablo tasarım penceresinde ilk olarak alan tanımı yapılmalıdır. Alanlar, alan adı ve veri türü yazılarak tanımlanır.Alanlar istendiği gibi adlandırılabilir. Ancak alanda saklanacak bilgiyi hatırlatan bir isim verilmesi önerilir. (Ör: Personel numarası için PersonelNo) alan isimlerinde Türkçe karakter kullanılmaması ve içerisinde boşluk bulunmaması yazım hatalarının önüne geçilmesi açısından önemlidir.

UYGULAMA – ADIM 4 – Alan Özelliklerini Belirleme TBT-II 32 / 48

Alan isimleri tanımlandıktan sonra tablo “personel” ismiyle kaydedilir. Resim 3’ten de görüldüğü gibi personelNo alanının birincil anahtar olduğuna ve otomatik sayı veri türünde tanımlandığına dikkat edilmelidir.

“Telefon” alanı Metin olmasına karşın giriş maskesi yardımıyla biçimlendirilebilir. Bu ayarı özelleştirmek için giriş

maskesi kısmında sağ tarafta beliren düğmeye tıkladıktan sonra açılan Giriş Maskesi Sihirbazı penceresi kullanılır.

TBT-II 33 / 48

Bu adımda alan adı ve veri türleri tanımlanarak kaydedilen tablonun alanlarına ilişkin özellikler tek tek açıklanmıştır.

Birinci tablonu hazırlanması;

PersonelNo alanının özellikleri Resim 4’te görüldüğü gibi belirlenir. Veri türü Otomatik Sayı biçiminde belirlendiğinden, buna uygun bir şekilde Alan Boyutu “Uzun Tamsayı” olarak atanmıştır.

Alan özellikleri, veri türlerine göre değişiklik gösterebilir. Resim 5’te Metin veri türüne ait özelliklerin listesi yer almaktadır.

Alan boyutu varsayılan olarak 255 olarak atanır. Alana girilecek değere göre alan boyutu değiştirilebilir. Uygulama örneğine göre “Adı” alanı için Alan Boyutu 30 karakter olarak belirlenmiştir.

Gerekli özelliğinde “Hayır” seçeneği belirlenmiştir. Buna göre veri tabanına kayıt girilirken isim alanı boş bırakılabilir.

“Adres” alanı uzun metinler içerebildiği için Metin yerine Not olarak belirlenmişti. Not alanı uzun verilerin saklanması için kullanılır.

Bu örnekte açılan pencereden Telefon Numarası seçeneği seçilmiş ve Son düğmesi tıklanarak bu alan için giriş maskesi tanımlanmıştır.

Örneğinin ikinci tablosu olan “satış” tablosunun tasarımı;

“personelNo” alanı aslında hangi personelin satış yaptığını gösteren ve personel tablosuyla ilişkili olan bir alandır. Yani satış tablosundaki “personelNo” alanı ancak personel tablosundaki değerleri alabilir. “personelNo” alanının bu özel durumunu belirlemek için veri türü Arama Sihirbazı olarak belirlenmelidir. Veri türü olarak bu seçenek kullanıldığında Arama Sihirbazı penceresi görüntülenir. Resim 8’de veri türünün sayı olmasının nedeni Arama Sihirbazında ilişkilendirilen alanın veri türünün sayı olmasıdır. Uygulama örneğinde satış tablosundaki “personelNo” değeri personel tablosundaki ”personelNo” alanından alınacağı için Arama Sihirbazı penceresinden birinci seçenek (arama alanı ögesinin değerleri başka bir tablo veya sorgudan almasını istiyorum) seçilir.

Tabloların ilgili alanlarındaki veri, bir başka tablodan geldiğinde ya da bir başka tablodaki veri kullanıldığında Arama Sihirbazı veri türü kullanılır.Sonraki adımda görüntülenen ekranda verilerin alınacağı tablo ya da sorgu seçilir.Bu adımda tablonun hangi alanının ilişkilendirileceği belirlenir. Bunun için Kullanılabilir Alanlar bölümündeki alan adı tıklanır ve “>” işaretli düğme kullanılarak Seçili Alanlar bölümüne taşınır.Sonrasında sıralama seçeneğinin belirleneceği pencere görüntülenir.Sonraki ekranda satır genişliği belirleme penceresi görüntülenir. Bu pencereden işlem yapmaksızın “Son” düğmesi tıklanır. Ardından tablo kaydedilerek tasarım işlemi tamamlanır.

İlişkilerin Tanımlanması ve AyarlanmasıUygulama örneğine göre personel ve satış tabloları “personelNo” alanı üzerinden ilişkilidir. Aslında Arama Sihirbazı özelliği kullanıldığından bu ilişki oluşmuştur. Ancak bu ilişkilerin görülmesi ve kontrol edilmesi için İlişkiler bölümüne göz atılabilir. İlişkiler bölümünü görüntülemek için Veritabanı Araçları sekmesinde bulunan İlişkiler seçeneği kullanılır

TBT-II 34 / 48

“Askerlik durumu” alanında veri türü olarak “Evet/Hayır” belirlenmişti. Özellikler kısmında biçim alanında varsayılan olarak biçim özelliği “Doğru/Yanlış” olarak görünür. Örneğe göre bu değerin “Evet/Hayır” olarak belirlenmesi daha anlamlıdır. Bu seçenek alanda saklanacak veriye göre “Doğru/Yanlış”, “Evet/Hayır” veya “Açık/Kapalı” şeklinde olabilir. Buna göre “Evet” askerlik yaptı, “Hayır” yapmadı anlamına gelecektir.

Personel tablosundaki adımlar takip edilerek satış tablosu yanda görüldüğü gibi oluşturulabilir. “faturaNo” alanı birincil anahtar ve sayı, “fiyat” alanı para birimi, “satisTarihi” alanı da Tarih/Saat olarak belirlenmiştir.

Tabloya doğrudan veri girişi yapmak için Veri Sayfası Görünümüne geçmek gerekir. Veri sayfası görünümüne geçmek için Giriş sekmesinde bulunan Görünümler grubundaki Görünüm açılır listesinden Veri Sayfası Görünümü seçeneği kullanılır. Veri sayfası görünümünde iken tablolara veri girilebilir, tablolardan veri silinebilir veya veriler tekrar organize edilebilir. Tablonun en alt satırı yeni veri girmek için kullanılır. Kayıtlı veriler üzerinde ilgili satır ve alan tıklanarak değişiklik yapmak mümkündür.

Aslında tablolara bu şekilde doğrudan veri girişi yapmak çok istenen bir durum değildir. Tablolara veri girişi için çoğunlukla formlar kullanılır. Aşağıda formlardaki alanların tablo alanlarıyla ilişkisi gösterilmiştir.

TBT-II 35 / 48

İlişkiler bölümünde Resim 14’teki gibi tablolar ve ilişkiler görüntülenir. Tablolar arasındaki çizgi (Resim 14) ilişkiyi ifade eder. Çizgilerin uçlarının yer aldığı alanlar ilişkili alanları temsil eder.

İlişki çizgisine çift tıklandığında İlişkileri Düzenle penceresi görüntülenir. Uygulama örneğinde “personelNo” bilgileri her iki tabloda tutarlı olmalı ve personel tablosundaki kaydı silinen bir personelin satış tablosundaki bilgilerinin de silinmesi gerektiğini varsayalım.

Buna göre İlişkileri Düzenle penceresindeki seçenekler seçilip Tamam düğmesi tıklanarak ilişki düzenleme işlemi tamamlanır.

Tablolar listesinden satış tablosu açılarak da veri girişi yapılabilir. Bu durumda “personelNo” alanının değeri personel tablosundaki değerle eşleştirilmelidir. Bu eşleştirme, açılan liste kutusuyla kolaylaştırılmıştır. Resim 20’de görüldüğü gibi yapılan kayıtta ikinci kaydın “personelNo” alanının değeri 2 olarak belirlenmiştir. Daha sonra personel tablosu tekrar açılır.

SorgularSorgu, tablolardaki kayıtlardan belirli kriterlere göre işlenen bilgileri göstermeye olanak tanıyan veritabanı nesnesidir. Sorgu, verileri göstermenin yanısıra veriler üzerinde bir eylem gerçekleştirilmesine de izin vermektedir. Basit bir soruyu yanıtlamak, veriler üzerinde hesaplamalar yapmak, farklı tablolardaki verileri birleştirmek, tabloya yeni veriler eklemek, mevcut verileri değiştirmek veya silmek için sorgular kullanılabilir.Sorguları kullanmanın başlıca nedeni; veri fazlalığının içerisinden aranılan kayda en hızlı ve kolay yoldan ulaşma, eldeki verileri kullanarak yeni veriler oluşturabilmektir.Veritabanına bir sorgu eklemek için Oluştur sekmesinde bulunan Sorgular grubundaki bileşenler kullanılabilir

TBT-II 36 / 48

Sorgu Sihirbazını Kullanarak Sorgu OluşturmaAccess programı sorguların manuel olarak tasarlanmalarının yanı sıra sihirbaz kullanılarak da tasarlanmalarına olanak tanımaktadır. Sorgu sihirbazı başlatıldığında Basit Sorgu Sihirbazı, Çapraz Sorgu Sihirbazı, Yinelenenleri Bulma Sorgusu Sihirbazı ve Eşleşmeyeni Bulma Sorgusu Sihirbazı olmak üzere 4 farklı sihirbaz seçeneği sunmaktadır.

Sorgu Sihirbazını BaşlatmaSorgu sihirbazını başlatmak için Oluştur sekmesinde bulunan Sorgular grubundaki Sorgu Sihirbazı bileşeni kullanılır. Bu sihirbaz yardımıyla 3 adımda sorgu oluşturulur.

SORGU OLUŞTURMA – ADIM 1 – Tablo SeçimiSihirbaz, ilk aşamada veri tabanı içindeki tablo ve sorguları listeler. Basit sorgu oluşturulurken istenilen alanlar, veri tabanında bulunan tablolar veya sorgulardan seçilir.

SORGU OLUŞTURMA – ADIM 2 – Alan Seçimiİstenilen alanlar ilgili tablodan veya sorgudan seçildikten sonra Seçili Alanlar bölümüne aktarılır ve İleri butonuna basılarak diğer adıma geçilir.

SORGU OLUŞTURMA – ADIM 3 – İsimlendirmeBu adımda ise oluşturulan sorguya bir isim verilerek Son butonuna basılır; böylece sihirbaz ile sorgu oluşturma işlemi tamamlanır. Ayrıca “Bilgileri görüntülemek için sorguyu aç” veya “Sorgu tasarımını değiştir” seçenekleri ile de oluşturulan sorgu görüntülenebilir veya tekrar organize edilebilir

Tasarım Görünümünde Sorgu OluşturmaSorgu sihirbazındaki tasarımlar her zaman yeterli olmayabilir. Tasarım görünümünde detaylı sorgular oluşturmak mümkündür. Tasarım görünümünde bir sorgu oluşturmak için Oluştur sekmesinde bulunan Sorgular grubundan Sorgu Tasarımı bileşeni kullanılmalıdır.

Sorgu Tasarımı bileşeninin kullanımı ile Sorgu Araçları bağlamsal sekmesi görüntülenir. Sorgu oluşturmak için öncelikle sorgular sayfasına özeti alınacak tablolar veya sorgular eklenmelidir. Bu işlem için Sorgu Araçları bağlamsal sekmesinde bulunan Sorgu Ayarları grubundan Tablo Göster bileşeni kullanılmalıdır.

TBT-II 37 / 48

Form ve Raporlar, verilere, sorgu ya da tablolara yapılan bağlantılar yardımıyla ulaşır. Tablo içindeki veriler üzerinde kısaltma, özetleme ve hesaplama yapabildiği için sorguların kullanılması tasarımı kolaylaştırır. Sorguların işlevi yandaki şekilde yansıtılmıştır.

a- Doğrudan tabloya erişim b- Sorguya erişim c- Sorguların tablolara erişimi

Görüntülenen Tabloyu Göster penceresinde veri tabanı içerisinde kaydedilmiş sorguların ve tabloların tamamı listelenir. Sorgularda kullanılacak veriler tabloladan veya sorgular sonucunda üretilen verilerden olabilir.

Resim 31’de 1 numara ile gösterilen alanda Tabloyu Göster penceresinden seçilen tablolar veya sorgular görüntülenir.İstenilen tablonun herhangi bir alanına çift tıklanarak veya sorgu oluşturma alanına sürüklenerek seçilen alanlar 2 numaralı bölümde görüntülenir.Sorgular, Access içerisinde görsel olarak oluşturulmasına rağmen arka planda SQL (Structured Query Language) adı verilen bir sorgu dili kullanılır. Bu dil tüm veri tabanları için ortaktır.

Sorguya Ölçüt VermekKullanılan sorgularda verileri filtrelemek veya ekrana sadece istenen kayıtları getirmek için hazırlanan sorgulara belirli ölçütler (kriterler) uygulanır. Ölçütler sorguların vazgeçilmez bileşenleridir. Bilgisayar uygulamalarında sıklıkla bu ölçütlere ihtiyaç duyulur.Sorguya ölçüt eklemek için ilgili alanın ölçüt kısmına doğrudan metin ve sayı yazılabildiği gibi “>”, ”<”, ”=” gibi mantıksal operatörlerde yazılabilir.

SıralamaVeri tabanlarında, tablolara doğrudan veya formlar aracılığıyla sürekli bir veri girişi yapılır. Bu veriler (kayıtlar) arttıkça kontrol edilemez hâle gelebilir. Access içinde sorgular; metin, sayı, tarih gibi veri türlerindeki alanları artan veya azalan şekilde sıralayabilir. Access programında bir alandaki kayıtları sıralamak için Sorgu, Tasarım Görünümünde açılmalıdır.

Parametrik Sorgu Oluşturmak

TBT-II 38 / 48

Access programı ile hazırlanan sorgularda ölçütler sorgu oluşturma esnasında belli olmayabilir. Yani bazı durumlarda sorgu kriterlerinin çalışma anında belirlenmesi gerekir. Sorguya parametre atamak için ölçüt alanına “[Kriter Adı]” köşeli parantezler içerisinde bir metin yazılıp sorgu çalıştırıldığında Access programı Parametre Değerini Gir adında bir iletişim kutusu görüntüler. Bu iletişim kutusundan ölçüt belirlenir ve sorgu bu ölçüte göre çalışmaya devam eder. Access programında sorguları çalıştırmak için Sorgu Araçları bağlamsal sekmesinde bulunan Sorgu Türü grubundaki Çalıştır bileşeni kullanılmalıdır.Sorguların önemli avantajlarından biri de biren fazla tablodaki verileri tek bir tablo gibi sunabilmesidir. Birden fazla tablo kullanıldığında tabloların ilişkili olması gerekir.

Birden Fazla Tablo Kullanarak Sorgu OluşturmakOluşturulan sorguda hiçbir ilişki kurulmaz ise tablodaki kayıt sayılarının çarpımı kadar anlamsız kayıt listelenir. O yüzden çok tablolu sorgularda mutlaka ilişki belirtilmelidir. Tablo zaten ilişkili ise sorgu esnasında bu ilişkiler korunur. Ancak sadece sorgularda geçerli olacak ilişkileri belirtmek gerekir. Bu işlem Access’te oldukça kolay bir şekilde yapılır. Sorguda birden fazla tablo kullanmak için tablolar ekrana aktarılmalı ve sütunları tasarım ızgarasına yerleştirilmelidir. İlişki tıpkı tablo ilişkilendirmede olduğu gibi alanlar arasında sürükle bırak (çizgi) işlemi ile yapılır.

TBT-II 39 / 48

Sorgu Türleri Seçme Sorgusu OluşturmaSeçme sorgusu, sorgulama işlemlerinde en çok kullanılan sorgu türüdür. Seçme sorgusu ile tablodan istenilen alanlar gösterilebilir, belli alana göre filtreleme yapılabilir.Örneğin A firmasının günlük satışları tabloya aktarılmaktadır. Gün sonunda 30 TL ve üzeri satışları görmek isteyen şirket yetkilisi seçme sorgusu kullanarak bu isteğini gerçekleştirebilir. Bu işlem için ölçüt “fiyat>30” şeklinde olacaktır.

Silme Sorgusu Oluşturma Silme sorgusu istenilen kaydın silinmesi için kullanılır. Örneğin B firmasının ürünleri arasından X maddesinin satışı durdurulmuştur. Bu ürünün tablodan çıkarılması için silme sorgusu kullanılabilir.

Güncelleştirme Sorgusu Oluşturma Güncelleştirme sorgusu istenilen herhangi bir alanının güncelleştirmesi için kullanılır. Örneğin C firmasının veri tabanında personel tablosu yer almaktadır. Bu personellere ait maaş alanı da bulunmaktadır. Ay sonunda 500 TL üzeri satış yapan elemanların maaşları %10 arttırılacaktır. Güncelleştirme sorgusu ile bu işlem yapılabilir.

SORGU OLUŞTURMA UYGULAMASISorgular, genel olarak belli kriterlere uyan verileri göstermek, birden fazla tablodaki verileri birleştirmek, listelemek ve veriler üzerinde birtakım hesaplamalar yapmak için kullanılır. Sorgular yardımıyla normalde tabloda bulunmayan ancak tablodaki verilerden hesaplanarak elde edilen yeni değerler oluşturulabilir.

Sorgulama işlemlerinin yapılacağı örnek tablo tasarımı aşağıda yer almaktadır. Uygulamaya geçmeden önce sorgu oluşturulacak tablo kısaca incelenmelidir. Resim 36’da tasarımı görülen tabloda satışla ilgili 4 alan bulunmaktadır.

TBT-II 40 / 48

Resim 37’de tablo içindeki veriler görülmektedir. Bu tablo önceden anlatılan adımlarla oluşturulabilir.

Tablo ve alanları incelendikten sonra sorgu uygulamaları yapılabilir. Bu uygulamalarda aşağıdaki işlemleri gerçekleştiren 3 sorgu tasarımı adım adım gösterilecektir. 1. Yapılan satışlardan 50 TL ve üzeri olanların listelenmesi 2. Ahmet adlı personelin yapmış olduğu satışlar 3. Satışlardan elde edilen %10’luk primlerin listelenmesi

Uygulama Adım 1 - Yapılan satışlardan 50 TL ve üzeri olanların listelenmesiSorgu oluşturulması için Oluştur sekmesinden Sorgu Tasarımı seçeneği tıklanır. Müşteri tablosu bölüme eklenir. Görüntülenmesi istenen alanlar çift tıklanır. Bu örnekte var olan alanlar kullanılarak yapılmak istenen işleme göre ölçüt kullanmak yeterli olacaktır. satisTutarı 50 TL üzerindeki kayıtlar görüntüleneceği için ölçüt kısmına “>50” yazılır. Tasarım sekmesinden Çalıştır seçeneği kullanılarak kayıtlara ulaşılır.

Adım 2 - Ahmet adlı personelin yapmış olduğu satışlarSorgu oluşturulması için Oluştur sekmesinden Sorgu Tasarımı seçeneği tıklanır. Müşteri tablosu bölüme eklenir. Görüntülenmesi istenen alanlar çift tıklanır. Bu örnekte de yukarıdaki örnekte olduğu gibi var olan kayıtlardan seçme sorgusu yapılacaktır. personelAdi “Ahmet” olan kayıtlar görüntüleneceği için ölçüt kısmına “Ahmet” yazılır. Tasarım sekmesinden Çalıştır seçeneği kullanılarak kayıtlara ulaşılır

Adım 3 - Satışlardan elde edilen %10’luk primlerin listelenmesiBu örnekte yapılan satışlardan elde edilen %10’luk primler listelenmek istenmektedir. Dikkat edilirse primin sadece %10 olduğu bilinmekte ve tabloda prim adında bir alan bulunmamaktadır. Bu yeni alan sorgu ile kolaylıkla oluşturulabilir.

TBT-II 41 / 48

Yandaki resimde görüldüğü gibi var olan alanlar eklendikten sonra var olmayan prim alanı için Alan kısmına “Prim : [satisTutari]*10/100” ifadesi yazılmıştır. Bu ifade de “Prim” alan adını, “:” dan sonraki ifade ise alanda gösterilecek değeri belirtmektedir. Bu yeni değer ise satisTutari alanının %10’u hesaplanarak bulunur.

ÜNİTE – 7ACCESS 2010

Formlar

Access içindeki formlar da benzer şekilde veri tabanı içerisinde kullanıcı ara birimi oluşturmak amacıyla kullanılan nesnelerdir. Formlar, tablolara bilgi girişini kolaylaştıran ve daha anlaşılır bir ekran görüntüsü ile çalışmayı sağlayan nesnelerdir. Etkili bir form, veri tabanının kullanımını işlevsel hâle getirir.

Veri tabanına bir form eklemek için Oluştur sekmesinde bulunan Formlar grubundaki bileşenler kullanılabilir.

Form Tasarım AraçlarıFormlar grubundaki bileşenlerden herhangi birinin kullanımı ile şeritte Form Tasarım Araçları bağlamsal sekmesi görüntülenir. Bu sekme Tasarım, Düzenle ve Biçim olmak üzere 3 alt sekmeden oluşmaktadır.

Tasarım sekmesi Görünümler, Temalar, Denetimler, Üstbilgi/Altbilgi ve Araçlar gruplarından oluşmaktadır. Bu sekme yardımı ile forma metin kutusu, etiket, düğme, köprü, resim gibi denetim araçları eklenebilir. Ayrıca bu sekmedeki bileşenler yardımı ile formun görünümü, renk ayarları veya tema ayarı gibi özellikler organize edilebilir

TBT-II 42 / 48

Kullanılan programların birçoğunda işlemler Form üzerinden yapılır. Resim 1’de gösterilen Word Seçenekleri penceresi aslında bir formdur. Formlar, bilgisayar ortamında kullanıcıların asıl etkileşimde bulunduğu ara birimlerdir. Üzerinde düğme, metin kutusu, etiket, liste kutuları gibi araçlar bulunur. Kullanıcılar, form üzerindeki araçlar yardımıyla bilgi girişi yapar veya girilen bilgileri görüntüler.

Düzenle sekmesi Tablo, Satırlar ve Sütunlar, Birleştir/Böl, Taşı ve Konum gruplarını barındırmaktadır. Bu sekmedeki bileşenler yardımı ile forma tablo eklenebilir, eklenmiş tablolar kaldırılabilir, satırlar ve sütunlar tekrar organize edilebilir.

Biçim sekmesi Seçim, Yazı Tipi, Sayı, Arka Plan ve Denetim Biçimlendirmesi grupları bulunmaktadır. Bu sekme yardımı ile formun yazı tipi, veri türü veya biçimlendirme ayarları organize edilebilir. Ayrıca bu sekmede bulunan Arka Plan grubundaki bileşenler kullanılarak formun arka plan görüntüsü de ayarlanabilir

Sihirbaz Kullanarak Form OluşturmaSihirbazlar, veri tabanı için tablo, form ve raporları kolaylıkla oluşturmak için kullanılır. Form sihirbazını başlatmak için Oluştur sekmesinde bulunan Formlar grubundaki Form Sihirbazı bileşeni kullanılır.

FORM OLUŞTURMA – ADIM 1 – Tablo ve Alan SeçimiForm sihirbazının ilk adımında formun ilişkili olacağı tablo ya da sorgu seçilir. Seçilen tablo ya da sorgu içindeki alanlar sol tarafta (kullanılabilir alanlar) listelenir. Form içinde yer alması istenilen alanlar seçilerek sağ tarafa (seçili alanlar) taşınır. Oluşturulan form içinde sadece bu bölümdeki alanlar yer alacaktır. Ardından bir sonraki adıma geçmek için İleri düğmesi kullanılır.

FORM OLUŞTURMA – ADIM 2 – Görünüm SeçimiBu adımda alanların form üzerinde nasıl görüntüleneceği belirlenir. Alanlar sütunlu, sekmeli, veri sayfası ve dayalı seçeneklerinden biri kullanılarak form üzerinde istenilen şekilde gösterilir. Bu seçeneklerden herhangi biri seçilerek bir sonraki adıma geçilebilir.

FORM OLUŞTURMA – ADIM 3 – İsimlendirmeİsimlendirme, form oluşturma sihirbazının son adımıdır. Bu adımda oluşturulan forma bir başlık verilir. Ayrıca bu adımda “Görüntülenecek formu aç veya bilgileri gir” ve “Form tasarımını değiştir” olmak üzere iki seçenek bulunmaktadır.

Oluşturulan formlar Gezinti Bölmesinde listelenir. Formlar, çift tıklanarak veya seçilip form görünümüne geçilerek veri girişine hazır hâle getirilir.

Tasarım Görünümünde Form OluşturmaAccess içinde, formlardaki bileşenlerin tek tek eklenip, ayarlanabildiği form tasarım görünümleri bulunmaktadır. Tasarım görünümünde oluşturulan bir form; düğmeleri, etiketleri veya uygulamaları çalıştırmak için gerekli diğer denetimleri içerebilir.

TBT-II 43 / 48

Tasarım görünümündeki formun en belirgin özelliği zeminin kılavuz çizgilerle kaplı olmasıdır. Formda yer alacak nesnelerin kılavuz çizgilerine yaslanması, nesnelerin görsel olarak düzgün ve hizalı görünmesini sağlar. Tasarım görünümünde form oluşturmak için Oluştur sekmesinde bulunan Formlar grubundaki Form Tasarımı bileşeni kullanılmalıdır.Form Tasarımı bileşeninin kullanımı ile Access önizleme alanında form tasarım sayfası ve Form Tasarım Araçları bağlamsal sekmesi görüntülenir.

Denetim Araçları EklemeFormda bir eylem veya eylem kümesi başlatmak için komut düğmeleri kullanılabilir. Bir forma denetim aracı eklemek için Tasarım alt sekmesinde bulunan Denetimler grubu bileşenleri kullanılabilir.Bir forma herhangi bir denetim aracı ekleneceği zaman Denetim Sihirbazları Kullan seçeneği aktif hâle getirilirse araç, forma eklendiği anda sihirbaz görüntülenir. Bu sihirbaza Denetim Sihirbazı denir ve her araca göre farklı seçenekler barındırır.

Denetimler grubunda etiket, metin kutusu, düğme, sekme denetimi, onay kutusu, liste kutusu gibi birçok araç bulunmaktadır.

TBT-II 44 / 48

Denetim Aracı Ekleme (ör: Düğme) - Adım 1 - Eylem BelirlemeÖncelikle Denetimler grubundaki açılır menüden Denetim Sihirbazları Kullan seçeneği aktif hâle getirilir. Bu seçenek aktif hâlde iken yine Denetimler grubunda bulunan Düğme aracı seçilerek form üzerine sürüklenir.

Denetim Aracı Ekleme (ör: Düğme) - Adım 2 - Görünüm BelirlemeBu adımda oluşturulacak düğmenin görünümü ile ilgili özellikler organize edilir. Pencere üzerinde Metin ve Resim olmak üzere iki seçenek bulunmaktadır. Bu seçenekler yardımıyla düğme üzerinde metin veya resim bileşenlerinden hangisinin gösterileceği belirlenir. Metin seçeneği kullanıldığında, düğme üzerinde sihirbazdaki kutucuğa girilen metin gösterilir. Resim seçeneği kullanıldığında ise varsayılan olarak seçilen düğme türüne ait resim gösterilir.

Denetim Aracı Ekleme (ör: Düğme) - Adım 3 - İsimlendirmeİsimlendirme, sihirbazla düğme oluşturma işleminin son adımıdır. Bu adımda oluşturulacak düğmeye bir isim verilir.

Formlara Veri GirişiForm tasarım aşaması tamamlandıktan sonra artık veri girişi yapılabilir.Bu görünümde kayıtlar arası geçişi sağlayan ileri, geri düğmeleri yer alır.

TBT-II 45 / 48

Sekme Denetimi: Bu araç kullanılarak form sekmeli bir yapıya dönüştürülür. Etiket: Form üzerine başlık, açıklama gibi metinler eklemek için kullanılır. Metin Kutusu: Bu araç kullanılarak veri girişi yapılır. Liste Kutusu: İçerisinde önceden belirlenen seçenekleri barındırır. Onay Kutusu: Bu araç önceden belirlenen bileşenler arasından bir veya daha fazla seçim yapma imkânı sunar. Seçenek Düğmesi: Bu araç belli bileşenler arasından sadece birinin seçilmesine olanak tanır. Düğme: Kayıt, form, rapor işlemleri, kayıt gezintisi gibi eylem seçenekleri düğmeler aracılığıyla yapılır

Form üzerine sürüklenen düğme, fare yardımı ile boyutlandırılıp çizimi tamamlandıktan sonra Komut Düğmesi Sihirbazı adında bir pencere görüntülenir.

Bu pencere Önizleme, Kategoriler ve Eylemler olmak üzere üç kısımda incelenebilir. Önizleme alanında seçilen düğme türünün form üzerinde nasıl görüntüleneceği gösterilir. Kategoriler bölümünde düğme çeşitleri Kayıt Gezintisi, Kayıt İşlemleri, Form İşlemleri, Rapor İşlemleri, Uygulama ve Çeşitli olmak üzere 6 gruba ayrılmıştır. Her kategori için farklı eylemler bulunmaktadır. Kategori menüsünden herhangi biri seçildiğinde seçilen kategori ile ilgili işlemler Eylemler menüsünde görüntülenir. Kategori ve eylem seçenekleri tamamlandıktan sonra İleri düğmesi kullanılarak bir sonraki adıma geçilir

Alt Form EklemeÇoklu formlarda, birincil form (ana form) ve bu formdaki herhangi bir alan üzerinden ilişkilendirilmiş detay kayıtlarını görüntüleyen alt form yer alır.

Form Oluşturma Uygulaması

Uygulama - Adım 1 - Tablo ve Alan SeçimiTablolar oluşturulduktan sonra veri girişi için genellikle tablonun kendisi yerine, tabloya doğrudan erişimi olan bir form ara yüzü kullanılır. Bu adımda öncelikle hangi tablonun kullanılacağı belirlenir. Uygulama örneğine göre personel tablosu seçilmiştir. Uygulama - Adım 2 - Görünüm SeçimiBu adımda tablo alanlarının form üzerindeki yerleşimi belirlenir. Yerleşim seçenekleri form sihirbazı kullanılarak form oluşturma bölümünde anlatılmıştı. Uygulama örneğine göre Sütunlu seçeneği kullanılarak bir sonraki adıma geçilir.

Uygulama - Adım 3 - İsimlendirmeBu adımda form için bir isim belirlenir. Ardından Son düğmesi kullanılarak form oluşturma işlemi tamamlanır.

Ancak uygulama örneğindeki tablo, sihirbaz ile oluşturulduğundan form üzerinde denetim araçları gibi bazı bileşenler eksik olabilir. Form üzerinde bu şekilde birtakım değişiklikler yapmak için form, Tasarım görünümünde açılmalıdır.

RaporlarAccess içerisinde rapor; verileri görüntülemek, biçimlendirmek ve özetlemek için kullanılan bir veritabanı nesnesidir. Raporlar yazdırılabilir özellikleri ile PDF, XPS ya da diğer dosya biçimlerine dönüştürülerek verilerin anlık görüntüleri TBT-II 46 / 48

Bu bölümde Access veri tabanına form ekleme uygulaması yapılacaktır. Uygulamaya geçmeden önce veri tabanı içerisinde bulunan tablolar incelenmelidir. Uygulama örneğine göre personel ve satış tabloları daha önceden oluşturulmuştu. Bu uygulama yardımıyla tablolara veri girişi, doğrudan değil bir form aracılığıyla yapılacaktır.

alınabilir ve bu sayede veriler arşivlenebilir. Veritabanına bir rapor eklemek için Oluştur sekmesinde bulunan Raporlar grubundaki bileşenler kullanılabilir.

Raporlar grubundaki bileşenlerden herhangi birinin kullanımı ile diğer nesnelerde olduğu gibi şeritte Rapor Tasarım Araçları bağlamsal sekmesi görüntülenir. Bu sekme Tasarım, Düzenle, Biçim ve Sayfa Yapısı olmak üzere 4 alt sekmeden oluşmaktadır.Tasarım sekmesi; Görünümler, Temalar, Gruplar ve Toplamalar, Denetimler, Üstbilgi/Altbilgi ve Araçlar gruplarından oluşmaktadır. Bu sekme yardımı ile rapora metin kutusu, etiket, düğme, köprü, resim gibi denetim araçları eklenebilirDüzenle sekmesi Tablo, Satırlar ve Sütunlar, Birleştir/Böl, Taşı, Konum, Boyutlandırma ve Sıralama gruplarını barındırmaktadır. Bu sekmedeki bileşenler yardımı ile rapordaki tablo düzenlenebilir, satırlar ve sütunlar tekrar organize edilebilir.Biçim sekmesinde Seçim, Yazı Tipi, Sayı, Arka Plan ve Denetim Biçimlendirmesi grupları bulunmaktadır. Bu sekme yardımı ile yazı tipi, veri türü veya biçimlendirme ayarları gibi rapor özellikleri organize edilebilir.Sayfa Yapısı sekmesinde bulunan bileşenler yardımı ile raporun boyutu, kenar boşlukları ve dikey – yatay düzenlemeleri organize edilebilir.

Otomatik Rapor OluşturmaSeçili ya da açık olan bir tablodaki verilerden hızlı bir şekilde rapor oluşturmak için otomatik rapor seçeneği kullanılır. Veri tabanında bulunan tablo, sorgu gibi nesnelerin otomatik olarak raporunu oluşturmak için Oluştur sekmesinde bulunan Rapor bileşeni seçilmelidir.Otomatik rapor oluşturma seçeneği, seçili tabloyu tek adımda liste hâlinde bir rapora dönüştürür.

Tasarım Görünümünde Rapor OluşturmaTasarım görünümünde oluşturulan raporlar, sihirbazla oluşturulan raporlardan farklı olarak kişisel ögelerin de eklenmesine olanak tanır. Tasarım görünümünde bir rapor oluşturmak için Oluştur sekmesinde bulunan Rapor Tasarımı bileşeni kullanılır.Rapor Tasarımı bileşeninin kullanımı ile rapor, tasarım görünümünde açılır ve Rapor Tasarım Araçları bağlamsal sekmesi görüntülenir. Bu sekmeden gerekli bileşenler kullanılarak rapor tasarlanabilir.

Rapor tasarımında vazgeçilmez nesnelerden biri de logodur. Rapora logo eklemek için Tasarım sekmesinde bulunan Üstbilgi/Altbilgi grubundaki Logo bileşeni kullanılmalıdır.

Tasarım görünümünde rapor oluştururken bazı alanların hesaplanarak görüntülenmesi istenebilir. Hesaplanmış alanları kullanabilmek için Tasarım sekmesinde bulunan Toplamlar açılır listesindeki bileşenler kullanılmalıdır. Bu menüdeki tüm bileşenlerin aktif olması için “sayı” veri türünde bir alanın seçili olması gerekir.

Sihirbaz Kullanarak Rapor OluşturmaVeritabanı içerisindeki tablo, form, sorgu gibi nesnelerde olduğu gibi raporlar da sihirbaz kullanılarak oluşturulabilir. Bu sihirbaz, önceden oluşturulmuş nesneleri kullanarak rapor oluşturmaya olanak tanır. Rapor sihirbazını başlatmak için Oluştur sekmesinde bulunan Rapor Sihirbazı bileşeni kullanılır. Bu bileşenin kullanımı ile Rapor Sihirbazı penceresi görüntülenir.

Rapor Oluşturma - Adım 1 - Tablo ve Alan SeçimiRapor Sihirbazının ilk adımında, Tablolar/Sorgular açılır kutusundan tablo veya sorgu seçilerek raporda görüntülenmesi istenen alanlar belirlenir.

Rapor Oluşturma - Adım 2 - Gruplandırma Düzeyi BelirlemeBu adımda oluşturulacak rapora istendiği takdirde gruplandırma düzeyi eklenebilir.

TBT-II 47 / 48

Rapor Oluşturma - Adım 3 - SıralamaBu adımda kayıtların rapor üzerinde hangi sırada görüntüleneceğini belirlemede yardımcı olan seçenekler bulunmaktadır. Sıralama düzeni Artan ve Azalan olmak üzere iki şekilde yapılmaktadır.

Rapor Oluşturma - Adım 4 - Yerleşim ve YönlendirmeBu adımda alanların rapor üzerinde nasıl görüntüleneceği belirlenir. Alanlar Adım Adım, Blok ve Anahat seçeneklerinden biri kullanılarak rapor üzerine istenilen şekilde yerleştirilir. Ayrıca dikey ve yatay seçeneklerinden biri kullanılarak rapor sayfasının yönü belirlenir.

Rapor Oluşturma - Adım 5 - İsimlendirmeBu adımda oluşturulan rapora bir başlık verilir.

Sihirbaz tamamlandıktan sonra önizleme alanında oluşturulan rapor görüntülenir.

TBT-II 48 / 48