Embed Size (px)
Citation preview
Phụ lục số 2NỘI DUNG ÔN TẬP MÔN TIN HỌC VĂN PHÒNG
I. Hệ điều hành Windows 7
1. Khái niệm hệ điều hành, màn hình nền (Desktop), các thành phần cơ bản của màn hình desktop và taskbar
1.1. Khái niệm hệ điều hành (HĐH)
Hệ điều hành là phần mềm chạy trên máy tính, dùng để điều hành, quản lý các thiết bị phần cứng và các tài nguyên trên máy tính. Hệ điều hành đóng vai trò trung gian trong giao tiếp giữa người sử dụng và phần cứng máy tính, cung cấp môi trường cho phép người sử dụng phát triển và thực hiện các ứng dụng một cách dễ dàng.
Hệ điều hành Windows tập hợp các chương trình điều khiển máy tính thực hiện các chức năng chính như:
- Điều khiển phần cứng của máy tính.
- Làm nền cho các chương trình ứng dụng khác chạy.
- Quản lý việc lưu trữ thông tin trên các ổ đĩa.
- Cho phép chạy nhiều chương trình ứng dụng và mở nhiều cửa sổ thư mục cùng một lúc.
- Cung cấp khả năng kết nối và trao đổi thông tin giữa các máy tính …
1.2. Giới thiệu màn hình nền (Desktop)
Màn hình nền (Desktop) bao gồm các thành phần sau:
1
Giao diện màn hình nền HĐH Windows 7
1.3. Các thành phần cơ bản của màn hình desktop và taskbar
Các biểu tượng (Icons): Liên kết đến các chương trình thường được sử dụng trong máy tính.
Biểu tượng của thư mục: Một thư mục được hệ điều hành biểu diễn bằng một biểu tượng. Hình ảnh của biểu tượng là túi hồ sơ màu vàng (New Folder)
Biểu tượng của lối tắt thư mục (Shortcut) có hình ảnh là túi hồ sơ màu vàng nhưng có thêm hình mũi tên góc dưới bên trái.
Biểu tượng của tệp tin: Tệp tin được hệ điều hành biểu diễn bằng một biểu tượng. Hình ảnh của tệp tin rất đa dạng do mỗi tệp tin chương trình có 1 biểu tượng riêng
Biểu tượng của lối tắt tệp tin (Shortcut) là biểu tượng của tệp tin có thêm hình mũi tên góc dưới bên trái.
Có một số biểu tượng đặc biệt của HĐH Windows XP như:
- My Document: Là thư mục mặc định mà HĐH Windows XP cung cấp cho người dùng để lưu trữ tài liệu, tập tin trong quá trình làm việc.
- My Computer: Chứa các tài nguyên và quản lý tài nguyên trong máy tính.
- My Network Places: Chứa các tài nguyên được chia sẻ trên mạng.
- Recycle Bin: Lưu trữ tạm thời các dữ liệu được xóa.
- Internet Explorer: Trình duyệt Internet mặc định của HĐH Windows XP.
Thanh tác vụ (Taskbar):
Là thanh nằm dưới cùng của màn hình nền, chứa các biểu tượng chương trình đang
Chương trình đang thực thi trên
2
thực thi trên hệ điều hành. Tại một thời điểm có thể có nhiều cửa sổ được mở để làm việc.
hệ điều hành
- Khay hệ thống: Chứa biểu tượng của các chương trình trong bộ nhớ và hiển thị giờ của hệ thống.
Khay hệ thống
- Thanh thực đơn StartĐể mở một chương trình bị ẩn trong menu Start người sử dụng vào mục All
Programs, ở đây sẽ hiển thị các chương trình đã cài đặt trên máy, người sử dụng có thể kích chọn để thực hiện chương trình.
Thanh thực đơn Start
Các thao tác cơ bản trong Windows
- Thao tác với chuột (Mouse):
+ Di chuyển trỏ chuột: Di chuyển chuột để thay đổi vị trí con trỏ chuột trên màn hình
+ Kích chuột: Nhấn một lần nút chuột trái. Ý nghĩa: chọn một đối tượng (Shortcut, Folder, File, Menu,...) để thao tác
+ Kích đúp chuột: Nhấn 2 lần liên tiếp (đủ nhanh) nút chuột trái. Ý nghĩa: thực hiện thao tác mặc định trên đối tượng
3
+ Kích nút phải chuột: Nhấn một lần nút chuột phải. Ý nghĩa: mở thực đơn của đối tượng để thao tác
+ Kéo - thả: Bấm giữ nút chuột trái đồng thời di chuyển con trỏ chuột. Ý nghĩa: di chuyển đối tượng đến vị trí mới
- Thao tác với Menu, nút lệnh: Kích nút chuột trái tại Menu hay nút lệnh để yêu cầu Windows thực hiện một thao tác nhất định
- Thao tác với biểu tượng, File, Folder: cho phép mở File, Folder hoặc thực hiện các thao tác sao chép, di chuyển,... tùy vào việc kích chuột trái hay chuột phải
2. Làm việc với Shortcut, Folder, File: Công dụng, cách tạo, xóa, quản lý và sử dụng.
2.1. Công dụng của Folder, File, Shortcut
- Công dụng của Folder (thư mục):
+ Thư mục được tạo ra dùng để quản lý dữ liệu, tệp tin một cách hệ thống. Tên của thư mục dài tối đa 255 ký tự, có hoặc không chứa khoảng trắng, không chứa các ký tự đặc biệt như: ?, !, /, \, “, >, < ,…
+ Mỗi ổ đĩa chỉ có một thư mục gốc, ký hiệu bằng dấu “\”.
Ví dụ: C:\Program Files\Microsoft Office thì C:\ là thư mục gốc.
+ Một thư mục có thể chứa vô số tệp tin và các thư mục con, mỗi thư mục con lại chứa các thư mục con khác được gọi là cây thư mục.
- Công dụng của File (Tệp tin):
+ Tệp tin: Là một tập hợp các thông tin do người dùng tạo ra từ máy vi tính, các thông tin này là một hay nhiều chuỗi ký tự, ký hiệu giống hoặc khác nhau. Thông thường thì các tệp tin này chứa trong các thiết bị lưu trữ như đĩa cứng, CD, DVD, USB, vv…Nói cách khác, tệp tin là một dãy các bit có tên và được chứa trong các thiết bị lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số.
+ Tên của tệp tin gồm hai phần: Phần tên (được đặt giống như tên thư mục), phần mở rộng (phần đuôi): chứa tối đa 3 ký tự, phần mở rộng của tệp tin cho biết loại tệp tin đó.
4
Ví dụ: DOC, TXT, PDF là phần mở rộng của tệp tin văn bản; EXE, COM là phần mở rộng của tệp tin chương trình; BMP, GIF, JPG là phần mở rộng của tệp tin hình ảnh; MP3, MP4, DAT là phần mở rộng của tệp tin âm thanh, hình ảnh.
- Công dụng của Shortcut: là một file liên kết đến một đối tượng trên máy tính hay trên mạng. Đối tượng đó có thể là tập tin, thư mục, ổ đĩa, máy in, vv…Shortcut là cách nhanh nhất để khởi động một chương trình được sử dụng thường xuyên hoặc để mở tập tin, thư mục mà không cần phải tìm đến nơi lưu trữ chúng.
2.2. Cách tạo Folder, File, Shortcut.
- Tạo thư mục:
+ Cách 1: Nháy chuột phải vào nơi cần tạo thư mục sau đó chọn New \ Folder.
+ Cách 2: Trong ổ đĩa cần tạo thư mục, click vào nút New folder. Một thư mục mới xuất hiện với tên mặc định là New Folder, gõ tên thư mục mới (nếu muốn) và ấn phím Enter.
Tạo thư mục mới
- Tạo tệp tin: Cách làm tương tự như cách 1 tạo thư mục, chỉ khác thay vì chọn Folder ta chọn biểu tượng tệp tin cần tạo.
- Tạo shortcut cho thư mục:
+ Cách 1: Nháy chuột phải vào thư mục muốn tạo shortcut sau đó chọn Send to -> Desktop (create shortcut) nếu muốn tạo shortcut trên nền Desktop.
+ Cách 2: Kích chuột phải vào file và rê đi 1 đoạn, sẽ hiện ra một menu ngữ cảnh. Chọn Creat shortcuts here thì sẽ được ngay shortcut trên thư mục này. Sau đó bạn có thể di chuyển shortcut này vào vị trí tùy ý. + Cách 3: Tại một thư mục bất kỳ trên Explorer, nhấp chuột phải, chọn New
5
-> Shortcut. Sau đó đưa đường dẫn tớ file cần tạo Shortcut, chọn Next, đặt tên cho Shortcut và cuối cùng là chọn Finish. - Tạo shortcut cho tệp tin: Cách làm tương tự như tạo shortcut cho thư mục.
Đổi tên Shortcut: Kích phải chuột tại Shortut cần đổi tên \ Chọn Rename \ Nhập tên mới \ Bấm phím Enter
Sử dụng Shortcut: Kích đúp chuột tại Shortcut để mở ứng dụng, Folder, File tương ứng.
2.3. Xóa thư mục, tệp tin.
- Chọn các thư mục và tập tin cần xóa.
- Vào Organize \Delete hoặc nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc click phải chuột và chọn mục Delete.
- Xác nhận có thực sự muốn xoá hay không (Yes/ No)
2.4. Quản lý và sử dụng
- Chọn thư mục, tệp tin.
Nếu muốn chọn thư mục, tệp tin thì người sử dụng nháy chuột trái vào thư mục, tệp tin cần chọn. Nếu muốn chọn nhiều thư mục, tệp tin đứng cách quãng nhau thì người sử dụng giữ phím Ctrl trong lúc nháy chuột trái để chọn thư mục, tệp tin. Còn nếu muốn chọn nhiều thư mục, tệp tin đứng cạnh nhau thì người sử dụng giữ phím Shift trong lúc chọn thư mục, tệp tin.
- Đổi tên thư mục, tệp tin.
+ Đổi tên thư mục:
Cách 1: Nháy chuột phải vào thư mục cần đổi tên sau đó chọn Rename, người sử dụng gõ tên mới vào thư mục sau đó ấn phím Enter.
Cách 2: Nháy chuột trái vào thư mục muốn đổi tên sau đó ấn phím F2 trên bàn phím, người sử dụng gõ tên mới vào thư mục rồi ấn phím Enter.
+ Đổi tên tệp tin: Cách làm tương tự như đổi tên thư mục.
- Di chuyển thư mục, tệp tin.
6
+ Cách 1: Nháy chuột trái vào thư mục, tệp tin muốn di chuyển. Vào Organize -> Cut. Di chuyển đến nơi cần để thư mục, tệp tin chọn Organize -> Paste.
+ Cách 2: Nhấn chuột phải vào thư mục, tệp tin muốn di chuyển -> Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X. Di chuyển đến nơi cần để thư mục, tệp tin, nhấn chuột phải chọn Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
- Sao chép thư mục, tệp tin.
+ Cách 1: Nháy chuột trái vào thư mục, tệp tin muốn sao chép. Vào Organize -> Copy. Di chuyển đến nơi cần để thư mục, tệp tin chọn Organize -> Paste.
+ Cách 2: Nháy chuột phải vào thư mục, tệp tin cần sao chép sau đó chọn Copy, hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + C trên bàn phím, di chuyển đến nơi cần để thư mục, tệp tin đã sao chép, nháy chuột phải rồi chọn Paste hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl +V để tiến hành sao chép.
- Phục hồi thư mục, tệp tin.
+ Khi xóa thư mục, tệp tin trong ổ đĩa cứng, Hệ điều hành sẽ di chuyển thư mục, tệp tin đã xóa vào Recycle Bin. Người sử dụng có thể mở thư mục này để phục hồi lại hoặc xóa hẳn khỏi đĩa cứng.
+ Để phục hồi lại thư mục, tệp tin vừa xóa, nháy chuột trái vào thư mục, tệp tin muốn phục hồi sau đó chọn Restore this item trên mục Recycle Bin Tasks hoặc nháy chuột phải vào thư mục, tệp tin cần phục hồi sau đó chọn Restore. Thư mục, tệp tin được phục hồi sẽ trở lại đúng vị trí ban đầu trước khi xóa.
- Xem thông tin thư mục, tệp tin.
Để xem thông tin (thuộc tính) của thư mục, tệp tin, người sử dụng nháy chuột phải vào thư mục, tệp tin cần xem thông tin sau đó chọn Properties.
- Xóa thư mục, tệp tin trong Recycle Bin
Để xóa thư mục, tệp tin ra khỏi máy tính, nháy chuột trái vào thư mục, tệp tin muốn xóa sau đó chọn Organize\Delete hoặc nháy chuột phải vào thư mục, tệp tin cần phục hồi sau đó chọn Delete. Ngoài ra để xóa đồng thời các thư mục, tệp tin ra khỏi máy tính, chọn Empty the Recycle Bin trên mục Recycle Bin Tasks.
7
3. Cửa sổ, các thao tác cơ bản trên cửa sổ. Thực đơn đối tượng
3.1. Cửa sổMỗi chương trình khi chạy trong HĐH Windows sẽ được hiển thị trong một
cửa sổ. Cửa sổ này là phần giao tiếp giữa người sử dụng và chương trình. Nháy đúp chuột trái lên biểu tượng chương trình muốn sử dụng là thao tác cơ bản để mở cửa sổ. Ví dụ sau thể hiện việc mở cửa sổ My Computer
Cửa sổ My Computer
Các thành phần bên trong cửa sổ có thể thay đổi tuỳ theo mỗi ứng dụng nhưng thường có các thành phần như: thanh tiêu đề, thanh Menu, một số thanh công cụ, thanh trạng thái, các thanh cuốn, viền cửa sổ…
- Thanh tiêu đề (Title bar): Thanh tiêu đề nằm ở mép trên cửa sổ. Trong thanh tiêu đề thường có tên của cửa sổ, có các nút thay đổi kích thước và đóng cửa sổ (tận cùng bên phải) và nút mở menu điều khiển (tận cùng bên trái).
Tại góc trên bên phải có các nút:
Minimize: Nút thu nhỏ cửa sổ
Maximize: Nút phóng to cửa sổ
Restore Down - Nút biến đổi cửa sổ về trạng thái có thể co giãn được
Close - Nút đóng cửa sổ.
8
- Viền cửa sổ (windows border): Viền cửa sổ là đường bao quanh cửa sổ. Đường viền có thể có kích thước và mầu khác nhau tuỳ theo cách xác lập. Chỗ giao nhau của viền ngang và viền dọc được gọi là góc của cửa sổ. Viền cửa sổ được dùng khi muốn thay đổi diện tích của sổ.
- Thanh cuốn (scroll bar): Nếu cửa sổ không đủ rộng (hoặc dài) để hiện đầy đủ mọi thông tin của ứng dụng, sẽ xuất hiện thanh cuốn ngang ở cạnh dưới (hoặc thanh cuốn dọc ở cạnh phải) của cửa sổ.
- Thanh Menu: Là tập hợp tên các nhóm chức năng có thể làm việc với cửa sổ. Trong mỗi nhóm có thể chứa nhiều chức năng nhỏ hơn và có thể chúng lại chứa những chức năng nhỏ hơn nữa.
- Thanh công cụ (Toolbar): Là tập hợp các nút cùng một nhóm hay một số nhóm chức năng có thể làm việc với ứng dụng đang hoạt động trong cửa sổ.
3.2. Các thao tác cơ bản trên cửa sổ
- Cách mở một cửa sổ
Windows cho phép người dùng chạy nhiều ứng dụng và mở nhiều cửa sổ thư mục cùng lúc. Để chuyển đổi qua lại giữa chúng, cần sử dụng tổ hợp phím Alt+Tab và chọn cửa sổ chương trình hoặc nhấn chuột lên các nút tương ứng trên thanh tác vụ.
Để mở một cửa sổ ta sử dụng cách sau:
Cách 1: Nhấn đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền – Desktop. Thao tác nhấn đúp chuột có thể thay bằng thao tác chọn biểu tượng và nhấn phím Enter
Cách 2: Nhấn nút Start -> Program và chọn chương trình cần mở.
- Đóng cửa sổ
Cách 1: Chọn menu Vào Organize -> Close
Cách 2: Kích chuột vào nút Close góc trên bên phải cửa sổ.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Cách 4: Nếu cửa sổ đang ẩn, kích chuột phải vào cửa sổ đang mở dưới thanh tác vụ và chọn Close.
9
3.3. Thực đơn đối tượng
Trong Windows, khi click phải trên một biểu tượng của một đối tượng, một menu tương ứng với đối tượng đó sẽ được mở ra để chọn các lệnh trên đối tượng đó. Trong các phần tiếp theo, những menu như vậy được gọi là menu đối tượng.
4. Các thao tác cơ bản trên Windows Explorer
Windows Explorer là chương trình có sẵn trong hệ điều hành Windows, cung cấp giao diện đồ họa cho phép quản lý các tài nguyên trên máy tính như ổ đĩa, thư mục và tệp tin. Khởi động Windows Explorer.
Cách 1: Vào Start \ Accessories \ Windows Explorer.
Cách 2: Nháy chuột phải vào nút Start sau đó chọn Open Windows Explorer.
Cách 3: Ấn tổ hợp phím WINDOW ( ) + E trên bàn phím máy tính.
Xuất hiện cửa sổ chương trình Windows Explorer
- Khung trái chứa tên các ổ đĩa và các thư mục:
+ HĐH Windows gán ký tự A, B cho các ổ đĩa mềm, ký tự C, D,…cho các loại ổ đĩa logic khác. Ví dụ: (A:), (B:), (C:), (D:),…
+ Mỗi ổ đĩa trên máy tính đều có một thư mục (Folder) chính được gọi là thư mục gốc chứa các tập tin trên ổ đĩa. Để dễ dàng cho việc quản lý các tệp tin, có thể tạo thêm các thư mục con khác, lồng nhau, chứa các tệp tin theo từng chủ đề theo ý muốn.
- Khung phải hiển thị nội dung của mục được chọn trên khung trái:
+ Nháy chuột chọn ổ đĩa bên khung trái để hiện nội dung của thư mục gốc bên khung phải.
+ Nháy chuột vào tên thư mục bên khung trái để hiện nội dung của thư mục đó bên khung phải.
- Thay đổi hình thức hiển thị trên khung phải: Người sử dụng chọn Chọn mục Change your view trên thanh thực đơn (Menu) để hiển thị các lệnh thay đổi hình thức hiển thị các đối tượng trong cửa sổ.
+ Nháy chuột trái vào mục Biểu tượng – Icons ( Small Icons, Medium Icons, Large Icons, Extra Large Icons) các biểu tượng riêng cho mỗi file hoặc thư
10
mục, được kích thước từ nhỏ đến lớn+ Nháy chuột trái vào mục Liệt kê – List: liệt kê các nội dung của thư mục, không hiển thị chi tiết, chỉ sử dụng một số cột cần thiết. + Nháy chuột trái vào mục Chi tiết - Detail để hiển thị thông tin chi tiết về các đối tượng trong cửa sổ. + Nháy chuột trái vào mục Tiêu đề-Tiles một lưới các biểu tượng nhỏ cho mỗi mục, với filename và kích cỡ bên cạnh mỗi biểu tượng.+ Nháy chuột trái vào mục Content để hiển thị mỗi mục trong một dòng với các thông tin về nó – gồm có ngày chỉnh sửa, kích thước, tác giả và kiểu.
5. Một số thao tác khác
5.1. Bật, tắt máy tính đúng cách
5.1.1. Khởi động Windows
Khởi động vào HĐH Windows 7: Người sử dụng chỉ cần bật công tắc nguồn (Power) thì hệ điều hành sẽ tự động chạy.
5.1.2. Thoát khỏi HĐH Windows 7
Thoát hết các chương trình đang mở rồi thực hiện theo các cách sau:
Cách 1: Nhấn nút Start -> Shut down
Cách 2: Ctrl + Alt + Del -> Shut down
Thoát khỏi hệ điều hành windows 75.2. Kích hoạt hoặc thoát khỏi một chương trình ứng dụng
- Kích hoạt (mở) chương trình ứng dụng:
11
Cách 1: Kích đúp lên biểu tượng của chương trình ứng dụng.
Cách 2: Kích phải lên biểu tượng của chương trình ứng dụng -> chọn Open.
Cách 3: Chọn chương trình ứng dụng -> bấm phím Enter.
Cách 4: Đối với một số chương trình ứng dụng có trên menu Start, Windows Explorer, Word,...: Mở menu Start -> kích chuột tại mục chọn chương trình
- Thoát khỏi chương trình ứng dụng:
Cách 1: Bấm tổ hợp phím Alt+F4
Cách 2: Trong cửa sổ chương trình, chọn Organize -> Exit
Cách 3: Kích chuột trái tại nút Close của cửa sổ chứa chương trình cần đóng
5.3. Chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng trong Windows
Đối với các chương trình ứng dụng đang mở, có thể chuyển đổi qua lại giữa chúng
Cách 1: Bấm tổ hợp phím Alt+Tab hoặc ALT+ESC để chọn
Cách 2: Kích chuột tại biểu tượng tên chương trình trên thanh Start
5.4. Các tổ hợp phím tắt cơ bản trong Windows
Ctrl+A: Chọn tất cả các đối tượng trong cửa sổ thư mục hiện tại
Ctrl+C: Sao chép; Ctrl+X: Di chuyển mục đã chọn và lưu một bản sao vào bộ nhớ tạm
Ctrl+Z: Hủy thao tác vừa thực hiện ; Delete: Xoá
Shift+Delete: Xoá mục đã chọn mà không chuyển mục đó vào Thùng rác
Shift với bất kỳ phím mũi tên nào: Chọn nhiều mục trong cửa sổ hoặc trên màn hình, hoặc chọn văn bản trong tài liệu
Alt+Enter: Xem thuộc tính của mục đã chọn
Alt+F4: Đóng cửa sổ đang hoạt động
Alt+Dấu cách: Mở menu phím tắt cho cửa sổ hiện tại
Ctrl+F4: Đóng tài liệu đang hoạt động trong chương trình cho phép mở nhiều tài liệu cùng lúc
12
Alt+Tab: Chuyển giữa các cửa sổ đang mở
Alt+Esc: Chuyển lần lượt qua các cửa sổ theo thứ tự mà chúng được mở
Alt+Chữ cái được gạch chân trong tên menu: Hiển thị menu tương ứng
Phím F5: Cập nhật nội dung mới trong cửa sổ hiện tại
II. Xử lý văn bản – Microsoft Word 2010
Microsoft Word 2010 là một phần mềm xử lý văn bản trong môi trường Windows, nó có nhiều công dụng để soạn thảo văn bản từ đơn giản đến phức tạp. Tên tệp do Word tạo ra có phần mở rộng là .docx
Sau khi khởi động chương trình MS Word, xuất hiện giao diện làm việc:
Cửa sổ giao diện của Microsoft Word 2010
1. Các thao tác với tệp tin (file)
1.1. Tạo tệp văn bản mới
Cách 1: Chọn File New (CTRL + N )
Cách 2: Tại vị trí muốn đặt tài liệu, kích chuột phải chọn New Microsoft Word Document.
Cách 3: Start All Programs Microsoft Office Microsoft Word 2010
1.2. Mở tệp văn bản có sẵn
Bước 1: Chọn File Open hoặc ấn đồng thời tổ hợp phím CTRL + O xuất hiện hộp thoại Open
13
Bước 2: gõ tên tệp cần mở (hoặc tìm chọn trong danh sách các tệp đã có trên đĩa) trong ô File name Kích chuột vào nút Open
1.3. Lưu tệp văn bản
1.3.1. Lưu cất lần đầu hoặc với tên cũ
Chọn File Save (hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + S) nếu văn bản chưa được đặt tên thì máy yêu cầu ta gõ tên tệp Nhấn nút Save.
1.3.2. Lưu tệp văn bản với một tên khác
Chọn File Save As máy yêu cầu ta gõ tên tệp vào Nhấn nút Save.
1.4. Đóng tệp văn bản
- Bằng menu lệnh: Vào File \ Close.
- Bằng bàn phím: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4.
- Bằng chuột: Nháy chuột trái vào biểu tượng (X) trên góc phải trên cửa sổ.
2. Các thao tác soạn thảo văn bản
2.1. Di chuyển con trỏ văn bản
- Di chuyển bằng các phím trên bàn phím:
14
Phím Công dụng
← → Sang trái, sang phải một ký tự.
↑ ↓ Lên, xuống một dòng.
Home Về đầu dòng hiện hành.
End Đến cuối dòng hiện hành.
PgUP (PageUp) Cuộn lên đầu một trang màn hình.
PgDn (PageDown) Cuộn xuống cuối một trang màn hình
Enter Kết thúc một đoạn
Shift+ Enter Xuống dòng khi chưa kết thúc đoạn
Ctrl+Home Về đầu văn bản.
Ctrl+End Đến cuối văn bản.
- Di chuyển bằng chuột: Kích chuột trái tại vị tri cần đặt con trỏ soạn thảo
2.2. Soạn thảo văn bản tiếng việt
Để gõ được chữ tiếng Việt, người sử dụng cần cài đặt phần mềm hỗ trợ gõ chữ tiếng Việt. Mỗi bộ gõ tiếng Việt khác nhau sẽ hỗ trợ (một hoặc nhiều) bảng mã và kiểu gõ khác nhau. Mỗi bảng mã quy định việc thể hiện phông chữ khác nhau, mỗi kiểu gõ sẽ quy định việc bỏ dấu bằng các phím bấm khác nhau cho các dấu thanh, dấu mũ và dấu móc, vv… Và trong một đoạn văn bản có thể cho phép thiết lập nhiều font chữ khác nhau. Tại Việt Nam hiện nay có nhiều phần mềm hỗ trợ cho việc gõ chữ tiếng Việt, phổ biến là phần mềm: Unikey, Vietkey, vv…
Có nhiều cách gõ dấu thanh trên máy tính khác nhau, hiện nay có 2 kiểu phổ biến nhất là kiểu Telex và kiểu VNI.
Các bảng mã thường dùng:
Bảng mã Font chữ tương ứng
Unicode Arial, Tahoma, Times New Romans,…
VNI-Windows Có tên bắt đầu bằng các ký tự VNI-. VD: VNI-Times, VNI-Book,…
TCVN3-ABC Có tên bắt đầu bằng .Vn..... như: .VnTime, .VnArialH,…
2.3. Chọn khối văn bản
- Chọn một khối văn bản liên tục:
+ Bằng chuột: đưa con trỏ chuột vào nơi bắt đầu khối văn bản, kích rê chuột tới vị trí cuối khối văn bản và nhả chuột.
+ Bằng bàn phím: đặt con trỏ soạn thảo ở nơi bắt đầu khối, ấn giữ phím Shift đồng thời dùng phím mũi tên (, ) đưa con trỏ soạn thảo đến vị trí cuối khối văn bản thì thả tay.
- Chọn một khối văn bản không liên tục:
Dùng chuột để chọn khối văn bản đầu tiên muốn đánh dấu nhấn giữ phím Ctrl và chọn các khối văn bản còn lại, khi chọn hết các khối mong muốn thì thả tay.
15
- Chọn một khối văn bản đặc biệt:
+ Một từ: kích đúp chuột lên từ đó.
+ Một câu: ấn giữ Ctrl và kích chuột ở một chữ trong câu.
+ Một dòng: kích chuột ở bên lề trái dòng.
+ Một đoạn văn bản: kích đúp chuột ở bên lề trái đoạn văn bản.
- Tắt đánh dấu đoạn văn bản: Bấm phím mũi tên di chuyển
2.4. Sao chép văn bản
Cách 1:
- Chọn khối văn bản cần sao chép
- Chọn Home, trong nhóm Clipboard, nhấn nút Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
- Đưa con trỏ soạn thảo tới vị trí mới cần sao chép.
- Chọn Home, trong nhóm Clipboard, nhấn nút Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
Cách 2:
- Chọn khối văn bản cần sao chép.
- Đặt con trỏ chuột vào phần văn bản đã chọn.
- Ấn giữ Ctrl đồng thời kích rê chuột đến vị trí mới, sau đó thả tay ra.
2.5. Xóa văn bản
Bước 1: Chọn khối cần xoá
Bước 2:
Cách 1: Nhấn phím Delete hoặc phím Backspace.
Cách 2: Chọn Home, trong nhóm Clipboard, nhấn nút Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X
2.6. Di chuyển văn bản
Cách 1:
16
- Chọn khối văn bản cần di chuyển.
- Chọn Home, trong nhóm Clipboard, nhấn nút Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X, hoặc kích chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ.
- Đưa con trỏ soạn thảo tới vị trí cần di chuyển tới.
- Chọn Home, trong nhóm Clipboard, nhấn nút Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
Cách 2:
- Chọn khối văn bản cần di chuyển.
- Đặt con trỏ chuột vào phần văn bản đã chọn. Kích rê chuột đến vị trí mới, sau đó thả tay ra.
2.7. Khôi phục các thao tác
- Khôi phục trạng thái liền trước trạng thái hiện thời
Nhấn nút Undo trên Quick Access Toolbar hoặc nhấn Ctrl + Z
- Khôi phục trạng thái văn bản trước khi sử dụng chức năng Undo
Nhấn nút Redo trên Quick Access Toolbar hoặc nhấn Ctrl + Y
2.8. Tìm kiếm và thay thế văn bản
2.8.1. Tìm kiếm
- Chọn Home, trong nhóm Editing, chọn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F;
- Nhập từ khóa tìm kiếm trong khung, các từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời khung Navigation cũng hiển thị kết quả tìm kiếm ở ba chế độ Browse the results from your current search, Browse the pages in your document, Browse the headings in your document cho phép người dùng dễ dàng , nhanh chóng di chuyển đến đoạn văn bản, trang văn bản hay đề mục chứa kết quả tìm kiếm.
2.8.2. Thay thế
- Chọn Home, trong nhóm Editing, chọn …hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H
17
- Gõ từ hay cụm từ cần tìm vào ô Find what (tìm gì), gõ cụm từ thay thế vào ô Replace with (thay thế bằng)
- Nháy chuột vào nút Find Next để đến cụm từ cần tìm tiếp theo (nếu có).
- Nháy chuột vào nút Replace nếu muốn thay thế từng cụm từ tìm thấy (nháy vào nút Replace All nếu muốn thay thế tự động tất cả các cụm từ tìm thấy)
- Nhấn nút Close để đóng hộp thoại
3. Định dạng văn bản
3.1. Định dạng ký tự
Bước 1: Chọn phần văn bản cần định dạng
Bước 2: Thiết đặt các thuộc tính định dạng kí tự
- Cách 1: Tại thẻ Home, nhóm Font, nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải để mở hộp thoại Font
Hộp thoại Font
- Thẻ Font: Cho phép thiết lập các định dạng căn bản về phông chữ.
+ Hộp Font: Cho phép chọn phông chữ
+ Hộp Font style dùng để chọn kiểu chữ
18
+ Hộp Size dùng để chọn cỡ chữ.
+ Hộp Font color dùng để chọn màu cho chữ.
+ Mục Effects cho phép thiết lập một số hiệu ứng chữ đơn giản, người sử dụng có thể chọn chúng và xem thể hiện ở Preview.
- Cách 2: Định dạng ký tự bằng thanh công cụ.
Định dạng ký tự bằng thanh công cụ bao gồm: Phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho phép người dùng định dạng nhanh hơn so với dùng menu lệnh.
Phương pháp thực hiện: Để định dạng khối ký tự, cần thực hiện chọn khối, sau đó thao tác bằng cách chọn các biểu tượng trên thanh công cụ tương ứng như hình dưới đây.
- Cách 3: Định dạng ký tự bằng bàn phím.
Chọn khối ký tự cần định dạng, nhấn tổ hợp phím:
Ctrl + B: Để định dạng kiểu chữ đậm.
Ctrl + I: Để định dạng kiểu chữ nghiêng.
Ctrl + U: Để định dạng kiểu chữ gạch chân.
Ctrl + Shift + + : Chỉ số trên.
Ctrl + + : Chỉ số dưới.
3.2. Định dạng đoạn văn bản (Paragraph)
Định dạng đoạn văn bản (paragraph) bao gồm:
- Đặt khoảng cách các dòng, các đoạn văn
19
- Tạo dáng vẻ cho các đầu đoạn văn
- Căn thẳng hàng các lề trái, phải của văn bản.
Các bước định dạng đoạn văn bản:
Bước 1: Xác định đoạn văn bản cần định dạng
Bước 2: Thiết đặt các thuộc tính định dạng đoạn văn bản:
- Cách 1: Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải để mở hộp thoại Paragraph và thiết lập các thuộc tính cho đoạn văn bản đang chọn.
Hộp thoại định dạng đoạn văn bản (Paragraph)
- Cách 2: Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng Formatting
20
- Cách 3: Sử dụng thước ngang bằng cách đưa con trỏ chuột lên con trượt tương ứng trên thước và kéo thả đến vị trí cần thiết
3.3. Chia văn bản thành nhiều cột
- Đánh dấu khối văn bản cần chia cột
- Vào Page Layout Nhóm Page Setup Columns More Columns… xuất hiện hộp thoại Columns chọn một trong các kiểu chia cột có mẫu đưa ra (hoặc gõ số cột vào Number of columns)
3.4. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản
- Đánh dấu kí tự muốn tạo Drop Cap
- Vào Insert Nhóm Text Drop Cap Drop Cap Options… xuất hiện hộp thoại Drop Cap, thiết lập các thông số cho hộp thoại.
3.5. Chèn các ký hiệu đặc biệt vào văn bản
- Đưa con trỏ màn hình đến vị trí cần chèn.
- Vào Insert Nhóm Symbols SymbolMore Symbols... Xuất hiện hộp thoại, trong hộp Font chọn nhóm chứa ký tự cần chèn.
+ Nhấn trái chuột lên ký tự cần chèn.
+ Nhấn chuột nút Insert để về soạn thảo.
3.6. Chèn hình ảnh vào văn bản
- Chèn hình ảnh từ Clip Art:
+ Đặt con trỏ soạn thảo ở nơi cần chèn ảnh21
+ Vào Insert Nhóm Illustrations Clip Art
+ Khi cửa sổ xuất hiện, gõ từ khóa cần tìm kiếm vào mục Search for và nhấn Go. Một danh sách các hình ảnh tương ứng với từ khóa xuất hiện, kích chọn hình cần thêm vào văn bản của mình.
- Chèn hình ảnh từ một tệp tin:
+ Đặt con trỏ soạn thảo ở nơi cần chèn ảnh
+ Vào Insert Nhóm Illustrations Picture, hộp thoại Insert Picture xuất hiện cho phép tìm tệp ảnh chèn lên tài liệu
3.7. Tạo chữ nghệ thuật
- Đặt con trỏ ở nơi cần tạo
- Vào Insert Nhóm Text WordArt..., xuất hiện hộp thoại
- Chọn mẫu WordArt
3.8. Chèn công thức toán học
- Đặt trỏ màn hình tại vị trí cần chèn công thức.
- Vào Insert Nhóm Symbols Equation
3.9. Thiết lập Tabs
Thiết lập Tabs là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Ngoài khả năng dịch chuyển con trỏ theo từng bước nhảy, dùng Tabs tạo dòng chấm nhanh. Để mở hộp thoại Tabs vào Tại thẻ Home nhóm Paragraph nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải để mở hộp thoại ParagraphNhấn nút Tabs…
22
Khi đó phải thiết lập các thông số này trên hộp thoại Tabs
Muốn xóa bỏ một điểm tabs nào đó, chỉ việc dùng chuột kéo chúng (điểm tabs đó) ra khỏi thước kẻ.
3.10. Thiết lập Bullets và Numbering
Thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) và cách đánh số chỉ mục (Numbering) cho các tiêu đề trên tài liệu Word.
- Vào Home Nhóm Paragraph Chọn nút lệnh Bullets hoặc Numbering trên thanh công cụ dịnh dạng.
3.11. Vẽ hình
- Vào Insert Nhóm Illustrations Shapes
- Khi đó hiện ra các dạng hình, chọn hình mong muốn sau đó đặt chuột vào trong văn bản giữ chuột trái vào kéo với kích thước tùy ý
4. Làm việc với bảng biểu
Một bảng được tạo thành từ các dòng (rows) và các cột (columns).
Giao của dòng và cột tạo thành một ô (cell).
4.1. Tạo bảng
Cách 1:
- Đặt con trỏ soạn thảo tại nơi muốn tạo bảng
- Vào Insert Nhóm TablesTable, xuất hiện bảng chọn
23
- Trong khung Insert Table, giữ chuột trái đồng thời kéo rê chuột để chọn số dòng, cột rồi kích chuột sẽ được bảng cần tạo
Cách 2:
Vào Insert Nhóm TablesTableInsert Table… Xuất hiện hộp thoại Insert Table, điền thông tin về cấu trúc bảng mới
Cách 3:
Vào Insert Nhóm TablesTable Draw Table
4.2. Các thao tác với bảng
4.2.1. Di chuyển con trỏ trong bảng
- Tab: di chuyển đến ô kế tiếp.
- Shift+Tab: di chuyển đến ô trước đó.
- Alt+Home/End: về ô đầu tiên/cuối cùng của dòng hiện hành.
- Alt+PgUp/PgDn: về ô đầu/cuối của cột hiện hành.
- Dùng chuột: click vào ô muốn chuyển đến.
- Bốn phím mũi tên: di chuyển lên, xuống, sang phải, sang trái.
4.2.2. Chọn (đánh dấu, bôi đen) ô, dòng, cột
- Đánh dấu ô: Đưa chuột về lề trái ô, chuột có hình , kích chuột. - Đánh dấu dòng: Đưa chuột về biên trái dòng, chuột có hình , ấn giữ
chuột trái đồng thời kéo chuột trên những dòng cần đánh dấu.
- Đánh dấu cột: Đưa chuột về biên trên của cột, chuột có hình , kéo chuột trên những cột cần đánh dấu.
4.2.3. Chèn dòng, cột
- Chèn một hoặc nhiều dòng
+ Đánh dấu số dòng muốn chèn.
+ Vào Table tools -> chọn Layout-> Nhóm Rows & Columns
Insert Above: Thêm 1 hàng ở phía trên
Insert Below: thêm 1 hàng dưới
24
- Chèn thêm cột phía bên trái/ bên phải cột đang chọn
+ Chọn một hoặc nhiều cột.
+ Vào Table tools -> chọn Layout-> Nhóm Rows & Columns, chọn:
Insert left: thêm 1 cột sang trái
Insert right: thêm 1 cột sang phải
4.2.4. Xóa dòng, cột
- Xóa dòng, cột
+ Chọn các dòng (cột) muốn xóa
+ Vào Table tools -> chọn Layout-> Nhóm Rows & Columns->Delete, chọn
Delete cells: xóa ô
Delete columns: xóa cột
Delete row: xóa hàng
Delete table: xóa bảng
4.2.5. Trộn các ô thành một ô
- Đánh dấu các ô cần trộn.
- Vào Layout ->Nhóm Merge-> Merge Cells, hoặc kích phải chuột trên vùng ô đã chọn, chọn Merge Cells
4.2.6. Tách một ô thành nhiều ô
- Đánh dấu các ô cần tách
- Vào Layout ->Nhóm Merge -> Split Cells, hoặc kích phải chuột trên ô đã chọn, chọn Split Cells
4.2.7.Thay đổi độ rộng của cột, hàng, ô
- Thực hiện bằng chuột (tương đối).
+ Thay đổi độ rộng của cột: Dịch chuyển con trỏ chuột đến đường phân chia
giữa hai cột, khi con trỏ chuyển sang dạng , bấm giữ chuột trái đồng thời kéo di chuyển sang trái hoặc sang phải để thay đổi độ rộng
25
+ Thay đổi độ cao của hàng: Dịch chuyển con trỏ chuột đến đường phân
chia giữa hai hàng, khi con trỏ chuyển sang dạng , bấm giữ chuột trái đồng thời kéo chuột lên, xuống để tăng/giảm chiều cao.
- Thực hiện bằng Menu lệnh (chính xác).
Khi thay đổi độ rộng của cột bằng chuột thì độ rộng chính xác chỉ dừng ở mức độ tương đối. Do đó, khi yêu cầu độ chính xác cao cần phải thực hiện bằng menu lệnh.
Bôi đen các dòng, cột cần điều chỉnh độ rộng sau đó kích phải chuột chọn Table Properties…
- Chọn thẻ Row, kích chuột vào ô Specify height sau đó đặt độ cao cho hàng
- Đặt độ rộng cho cột cũng làm tương tự, chọn thẻ Column và đặt độ rộng của cột.
4.3. Định dạng dữ liệu trong bảng
4.3.1. Định dạng dữ liệu trong ô
- Định dạng hướng
Cách 1:
+ Chọn ô cần định dạng hướng;
+ Nháy phải chuột lên vùng đã chọn để mở mục chọn TextDirection, hộp thoại TextDirection xuất hiện. Chọn hướng trong hộp Orientation
26
+ Nhấn OK.
Cách 2:
Vào Layout ->Nhóm Alignment -> Kích chọn nút để chọn hướng phù hợp.
- Định dạng lề
Cách 1:
+ Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng;
+ Nháy phải chuột lên vùng bôi đen, mở mục chọn Cell Alignment rồi chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng
Cách 2:
Vào Layout ->Nhóm Alignment -> Kích chọn các kiểu nút lề muốn định dạng.
4.3.2. Tô nền, kẻ viền
- Cách 1: Dùng menu lệnh
Bước 1: Đánh dấu ô cần tạo đường biên;
Bước 2: Vào Format -> Nhóm Paragraph->Nhấn mũi tên cạnh nút Border-> chọn Borders And Shading… làm xuất hiện hộp thoại
Bước 3: Trong hộp thoại Border And Shading kích chuột vào thẻ Border để kẻ viền, kích vào thẻ Shading để mu7tô nền.
27
- Cách 2: Dùng phím chuột phải
Mở chuột phải và chọn Borders And Shading… hộp thoại Border And Shading xuất hiện.
4.4. Tính toán và sắp xếp trên bảng
4.4.1. Tính toán trên bảng
- Đặt con trỏ lên ô cần chứa giá trị .
- Trên thanh Table Tools chọn thẻ Layout/Nhóm Data/ , hộp thoại Formular xuất hiện
. Ở mục Formula nhập vào công thức cần tính.
- Chọn OK
4.4.2. Sắp xếp trên bảng
- Chọn các trường dữ liệu cần sắp xếp rồi Trên thanh Table Tools chọn thẻ
Layout/ Nhóm Data/ , hộp thoại Sort xuất hiện
- Chọn cột cần sắp xếp trong hộp Sort by.
- Chọn kiểu dữ liệu cần sắp xếp trong mục Type ( Text: văn bản; number: số; Date: ngày tháng)
- Mục Then By: Sẽ được so sánh khi giá trị sắp xếp trường đầu tiên trùng nhau
5. Định dạng trang và in ấn văn bản.
5.1. Định dạng trang
* Cách 1:
Chọn Page Layout Page Setup, chọn biểu tượng:
Margins: Định dạng lề trang
Orientation: hướng giấy
Size: khổ giấy
* Cách 2:
28
- Bước 1: Chọn Page Layout Page Setup nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải để mở hộp thoại Page Setup
Bước 2:
Thẻ Margin:
- Định dạng lề trên(Top), dưới(Bottom), trái(Left), phải(Right) trong hộp Margins.
- Xác định hướng giấy trong hộp Orientation
+ Portrait: Định dạng trang giấy in theo chiều đứng.
+ Landscapes: Định dạng trang giấy in theo chiều ngang.
Thẻ Paper:
Chọn khổ giấy và cỡ giấy cho trang in trong hộp Paper Size.
Bước 3: Nhấn OK.
5.2. Tạo tiêu đề đầu trang, chân trang
- Định dạng tiêu đề:
Bước 1: Vào Insert-> nhóm Header & Footer-> chọn nút Header để tạo tiêu đề đầu trang hoặc chọn nút Footer để tạo tiêu đề chân trang Văn bản chính mờ đi, màn hình đưa ra khung ở trên trang hoặc dưới trang đưa con trỏ soạn thảo vào trong khung để soạn thảo
Bước 2: Kích chuột vào nút Close Header and Footer.
29
- Sửa chữa, xóa bỏ tiêu đề:
Kích đúp chuột vào phần tiêu đề đầu hoặc cuối của một trang văn bản bất kỳ Sửa chữa hoặc xóa bỏ Kích chuột vào nút Close Header and Footer.
5.3. Đánh số trang
Vào Insert-> nhóm Header & Footer-> chọn nút Page Number -> lựa chọn vị trí đánh số và vị trí số trang hiển thị
5.4. In văn bản
Cách 1. Dùng lệnh FilePrint;
Cách 2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+P;
Hộp thoại Print xuất hiện:
Hộp thoại Print
- Hộp thoại Printer cho phép chọn máy in cần in (trong trường hợp máy tính có nối tới nhiều máy in ). Nút Printer Properties cho phép thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần;
- Copies: Số bản in
- Settings: Thiết lập tùy chọn khi in:
+ Chọn miền in:
Print All Pages: In toàn bộ tài liệu.
30
Print Selection: In miền đang chọn
Print Current page: In trang hiện thời.
Print Custom Pages: In các trang cụ thể do người dùng chỉ ra trong ô Pages: ví dụ muốn in các trang 1, 5 đến 7 thì gõ: 1, 5-7.
Ngoài ra còn một số tùy chọn khác như: in một mặt (Print One Sided) hoặc hai mặt (Print on Both Sides), tách biệt các bản in (Collated), chọn hướng giấy, khổ giấy, đặt lề cho trang in, chọn số trang in trên một mặt giấy,
- Kích nút Print để in hoặc nhấn Esc để hủy việc in.
6. Các tổ hợp phím tắt thông dụng
6.1. Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản
Ctrl + N: Tạo file mới
Ctrl + O: Mở file đã có
Ctrl + S: Lưu nội dung file
Ctrl + C: : Sao chép đoạn nội dung đã chọn
Ctrl + X: Cắt đoạn nội dung đã chọn (bôi đen)
Ctrl + V: Dán văn bản
Ctrl + F: Mở hộp thoại tìm kiếm
Ctrl + H: Mở hộp thoại thay thế
Ctrl + P: Mở hộp thoại in ấn
Ctrl + Z: Hoàn trả tình trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh cuối cùng
Ctrl + Y: Phục hội hiện trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh Ctrl + Z
Ctrl + F4 , Ctrl + W, Alt + F4: đóng văn bản, đóng cửa sổ Ms Word
6.2. Định dạng
Ctrl + B: Định dạng in đậm
Ctrl + D: Mở hộp thoại định dạng font chữ
Ctrl + I: Định dạng in nghiêng.
Ctrl + U: Định dạng gạch chân
31
Ctrl+]: Tăng 1 cỡ chữ
Ctrl+[: Giảm 1 cỡ chữ
6.3.Canh lề đoạn văn bản
Ctrl + E: Canh giữa đoạn văn bản đang chọn
Ctrl + J: Canh đều đoạn văn bản đang chọn
Ctrl + L: Canh trái đoạnvăn bản đang chọn
Ctrl + R: Canh phải đoạn văn bản đang chọn
Ctrl + M: Định dạng thụt đầu dòng đoạn văn bản
Ctrl + Shift + M: Xóa định dạng thụt đầu dòng
Ctrl + T: Thụt dòng thứ 2 trở đi của đoạn văn bản
Ctrl + Shift + T: Xóa định dạng thụt dòng thứ 2 trở đi của đoạn văn bản
Ctrl + Q: Xóa định dạng canh lề đoạn văn bản
6.4.Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới.
Ctrl + Shift +=: Tạo chỉ số trên. Ví dụ m3
Ctrl +=: Tạo chỉ số dưới. Ví dụ H2O.
6.5. Chọn văn bản hoặc 1 đối tượng
Shift + : chọn một ký tự phía sau
Shift + : chọn một ký tự phía trước
Ctrl + Shift + : chọn một từ phía sau
Ctrl + Shift + : chọn một từ phía trước
Ctrl + A: chọn tất cả đối tượng, văn bản, slide tùy vị trí con trỏ đang đứng
6.6. Xóa văn bản hoặc các đối tượng.
Backspace: xóa một ký tự phía trước.
Delete: xóa một ký tự phía sau con trỏ hoặc các đối tượng đang chọn.
Ctrl + Backspace: xóa một từ phía trước.
Ctrl + Delete: xóa một từ phía sau.
32
6.7. Di chuyển
Ctrl + : Sang phải một từ
Ctrl + : Sang trái một từ
Ctrl+PageUp: Về trang trước.
Ctrl+PageDown: Đến trang sau.
Ctrl + Enter: Ngắt trang
Ctrl + Home: Về đầu văn bản
Ctrl + End: Về vị trí cuối cùng trong văn bản
Alt +Tab: Chuyển đổi cửa sổ làm việc
Ctrl + Shift + Home: Chọn từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản.
Ctrl + Shift + End: Chọn từ vị trí hiện tại đến cuối văn bản
6.8. Làm việc với bảng biểu:
Tab di chuyển tới và chọn nội dung của ô kế tiếp. Hoặc tạo 1 dòng mới nếu đang đứng ở ô cuối cùng của bảng
Shift + Tab: di chuyển tới và chọn nội dung của ô liền kế trước nó
Nhấn giữ phím Shift +: các phím mũi tên để chọn nội dung của các ô
Alt + Home: về ô đầu tiên của dòng hiện tại
Alt + End: về ô cuối cùng của dòng hiện tại
Alt + Page up: về ô đầu tiên của cột
Alt + Page down: về ô cuối cùng của cột
↑: Lên trên một dòng
↓: Xuống dưới một dòng
III. Sử dụng bảng tính – Microsoft Excel 2010
Phần mềm Microsoft Excel 2010 (trong tài liệu này sẽ gọi tắt là Excel) là một chương trình bảng tính điện tử đa dụng được dùng để tổ chức, tính toán và phân tích dữ liệu. Các công việc có thể thực hiện với Excel bao gồm thiết lập các dãy bảng biểu, xử lý dữ liệu từ đơn giản tới phức tạp; sử dụng thư viện hàm lập trình viết sẵn và
33
các hàm chức năng trong Excel về nhiều lĩnh vực. Tên tệp do Excel tạo ra có phần mở rộng là .xlsx
Sau khi khởi động chương trình MS Excel, xuất hiện giao diện làm việc:
Giao diện chính chương trình Microsoft Excel 2010
1. Thao tác và quản lý bảng tính, định dạng bảng tính
1.1. Bảng tính (Worksheet)
Bảng tính (Worksheet hay gọi tắt là Sheet) là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Một Worksheet chứa nhiều ô, ô là giao của một cột và một dòng, được xác định bởi tọa độ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự hàng đứng sau. Worksheet được chứa trong Workbook, một Worksheet chứa được 256 cột và 65 536 dòng.
Theo mặc định, mỗi lần tạo bảng tính mới thì Excel tạo 3 trang bảng tính trắng đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Sau này chúng ta có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên là Sheet4, Sheet5,…
1.2.Tập bảng tính (WorkBook)
Một Workbook là một tập tin mà trên đó người sử dụng làm việc (tính toán, vẽ đồ thị,…) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi Workbook có thể chứa nhiều Sheet (bảng tính), do vậy có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một Workbook chứa rất nhiều Sheet tùy thuộc vào chế độ thiết lập.
34
1.2.1. Tạo mới
Chọn biểu tượng New trên thanh Quick Access Toolbar hoặc chọn File\New hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
1.2.2. Lưu
Chọn biểu tượng Save trên thanh Quick Access Toolbar hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc chọn File\Save
1.2.3. Đóng
Chọn File \ Close hoặc chọn biểu tượng hoặc nhấn tổ hợp phím: Ctrl + W
1.2.4. Mở
Chọn File \Open hoặc chọn biểu tượng trên thanh Quick Access Toolbar hoặc nhấn tổ hợp phím: Ctrl + O
1.3. Địa chỉ
1.3.1. Địa chỉ tương đối
Địa chỉ tương đối là địa chỉ có dạng <tên cột><tên hàng>, địa chỉ này sẽ thay đổi theo vị trí ô khi thực hiện sao chép công thức từ một ô tới các ô khác.
1.3.2. Địa chỉ tuyệt đối
Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ có dạng $<tên cột>$<tên hàng> (dấu $ thêm vào trước chữ cái chỉ cột hoặc số thứ tự hàng khi viết địa chỉ tuyệt đối trong công thức). Địa chỉ này sẽ giữ nguyên, không thay đổi trong quá trình sao chép công thức giữa các ô.
1.3.3. Địa chỉ hỗn hợp
Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ có dạng $<tên cột><tên hàng> (địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối hàng) hoặc <tên cột>$<tên hàng> (địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối hàng). Địa chỉ này sẽ thay đổi một cách tương ứng theo cột hoặc theo hàng.
Có thể luân chuyển giữa các loại địa chỉ khi nhấn phím F4
1.3.4. Địa chỉ của vùng
Vùng là tập hợp các ô xếp liền nhau trong một vùng có dạng hình chữ nhật. Địa chỉ của vùng xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên
35
phải, giữa địa chỉ hai ô là dấu hai chấm (:).
- Cách viết địa chỉ vùng: <địa chỉ ô đầu tiên>:<địa chỉ ô cuối cùng>
1.4. Các kiểu dữ liệu
Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào.
- Dạng chuỗi (Text)
+ Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z.
+ Những dữ liệu chuỗi dạng số như: Số điện thoại, số nhà, mã số, .v.v. khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán.
+ Theo mặc định dữ liệu dạng chuỗi được canh sang trái ô.
- Dạng số (Number)
+ Kiểu hằng số bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +,-,(,*,$.
+ Theo mặc định dữ liệu kiểu số được canh sang phải ô.
- Dạng công thức (Formula)
+ Ký tự đầu tiên gõ vào là dấu = hoặc +. Kết quả hiển thị trong ô không phải là các ký tự gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó, công thức nhập vào hiển thị trên thanh công thức.
Các toán tử sử dụng trong công thức:
+ Toán tử tính toán: + (cộng), – (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (lũy thừa), % (phần trăm).
+ Toán tử chuỗi: & (nối chuỗi). Ví dụ “Hà Nội” & “Việt Nam”.
+ Toán tử so sánh: = (bằng), <> (không bằng), > (lớn hơn), >=(lớn hơn hoặc bằng), < (nhỏ hơn), <=(nhỏ hơn hoặc bằng).
- Dạng ngày (Date), giờ (Time)
+ DD là 2 con số chỉ Ngày (D là chữ cái đầu của từ Day);
+ MM là 2 con số chỉ Tháng (M là chữ cái đầu của từ Month);
+ YY là 2 con số chỉ Năm (Y là chữ cái đầu của từ Year);
36
Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows.
- Một số thông báo lỗi:
1.5. Các thao tác cơ bản với dữ liệu
1.5.1. Đánh dấu dữ liệu
- Đánh dấu vùng dữ liệu liền nhau
Cách 1: Kéo chuột trên vùng cần đánh dấu
Cách 2: Nháy chuột tại ô đầu vùng -> Bấm giữ Shift + kích chuột vào ô cuối vùng hoặc gõ các phím mũi tên.
- Đánh dấu vùng dữ liệu không liền nhau:
Bấm giữ Ctrl + kéo chuột trên các vùng cần đánh dấu
1.5.2. Sao chép khối dữ liệu
Vào Home->Nhóm Clipboard ->Chọn lệnh Copy, hoặc nhấn phải chuột trên vùng Cell được chọn, chọn lệnh Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.
Dịch chuyển con trỏ đến vị trí cần dán, bấm tổ hợp phím CTRL + V để dán hoặc nhấn phải chuột lên vị trí đích, chọn lệnh Paste.
1.5.3. Di chuyển khối dữ liệu
Vào Home->Nhóm Clipboard ->Chọn lệnh Cut, hoặc nhấn phải chuột trên vùng Cell được chọn, chọn lệnh Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X
Dịch chuyển con trỏ đến vị trí cần dán, bấm tổ hợp phím CTRL + V để dán hoặc nhấn phải chuột lên vị trí đích, chọn lệnh Paste.
37
1.5.4. Huỷ bỏ, khôi phục thao tác vừa hủy bỏ
- Hủy bỏ thao tác vừa tiến hành: Nhấn nút Undo trên thanh công cụ Quick Access Toolbar hoặc nhấn Ctrl + Z
- Khôi phục lại thao tác vừa hủy bỏ: Nhấn nút Redo trên thanh công cụ Quick Access Toolbar hoặc nhấn Ctrl + Y
1.5.5. Xóa dữ liệu
- Chọn khối dữ liệu cần xóa
- Bấm phím Delete trên bàn phím
1.5.6. Phương pháp nhập dữ liệu
- Nhập dữ liệu bất kỳ
+ Đưa con trỏ ô về ô cần thiết.
+ Nhập dữ liệu bất kỳ.
+ Để kết thúc việc nhập dữ liệu, nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới.
- Để nhập theo từng hàng, ấn phím Tab sau mỗi lần gõ dữ liệu vào một ô.
- Để nhập theo từng cột, nhấn phím Enter sau mỗi lần gõ dữ liệu vào một ô.
- Khi nhập văn bản hay công thức dài muốn xuống dòng trong ô ấn tổ hợp phím Alt + Enter.
1.5.7. Chỉnh sửa dữ liệu trong ô
Cách 1: Để chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trên một ô, chúng ta nhắp đúp chuột vào ô đó rồi chỉnh sửa dữ liệu. Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa.
Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sửa sau đó nhấn phím F2 khi đó ta sẽ thấy con trỏ chuột nhấp nháy, chỉnh sửa dữ liệu rồi nhấn phím Enter để kết thúc.
Cách 3: Di chuyển chuột lên thanh Formula Bar sau đó nháy chuột vào vị trí cần chỉnh sửa, nhấn phím Enter để kết thúc.
1.6. Các thao tác với bảng tính
Khi tạo bảng tính thì mặc định có 3 trang bảng tính (Sheet1, Sheet2, Sheet3), tuy nhiên có thể chèn thêm, xóa, đổi tên trên trang bảng tính mới.
38
1.6.1. Đổi tên bảng tính
Cách 1: Nhấn đúp chuột vào tên mặc định của bảng tính cần đổi tên trên thanh Sheet Tab
Cách 2: Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính cần đổi tên, chọn Rename trên thanh Sheet Tab
1.6.2. Chèn thêm bảng tính
Cách 1: Nháy phải chuột vào tên trang bảng tính bất kỳ, chọn Insert…Xuất hiện hộp thoại Insert. Nhấp chọn WorkSheet trong Tab General sau đó nhấn OK.
Cách 2: Chọn thẻ Home->Nhóm Cells->Insert-> Insert sheet
Cách 3: Ấn tổ hợp phím Shift + F11
1.6.3. Xóa bảng tính
Tại bảng tính cần xóa nhấp phải chuột vào tên của trang Sheet muốn xóa trên thanh Sheet tab, chọn lệnh Delete
1.6.4. Sao chép bảng tính
- Cách 1: Nhắp chọn tên trang bảng tính cần sao chép. Giữ phím Ctrl rồi kéo - thả tên trang bảng tính đó sang vị trí mới.
- Cách 2: Chọn thẻ Home->Nhóm Cells->Format->Move or Copy Sheet… hoặc kích chuột phải vào vùng sheet được chọn và sau đó chọn lệnh Move or Copy…
1.6.5. Ẩn, hiện một bảng tính
Chọn bảng tính cần ẩn trên thanh Sheet tab, nhấn phải chuột và chọn
+ Chọn Hide để ẩn một bảng tính
+ Chọn UnHide… để hiện lại một bảng tính đã ẩn
2. Làm việc với dữ liệu trên Excel
2.1. Chèn và xóa dòng, cột
2.1.1. Chèn thêm dòng
Cách 1
39
- Bôi đen số dòng cần chèn
- Chọn Home-> Nhóm Cells->Insert-> Insert Sheet Rows
Cách 2
- Bôi đen số dòng cần chèn
- Bấm phải chuột \ Insert
2.1.2. Chèn thêm cột
Cách 1
- Bôi đen số cột cần chèn
- Chọn Home-> Nhóm Cells->Insert-> Insert Sheet Columns
Cách 2
- Bôi đen số cột cần chèn
- Bấm phải chuột chọn Insert
2.1.3. Xóa cột, dòng
- Bôi đen số cột, dòng cần xoá
- Chọn Home-> Nhóm Cells->Delete-> chọn:
+ Delete Sheet Rows: Xóa dòng
+ Delete Sheet Columns: Xóa cột
2.2. Định dạng kiểu dữ liệu trong excel
- Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng
- Chọn Home -> Nhóm Cells->Format->Format Cells... Hoặc kích phải chuột chọn Format Cells... Xuất hiện bảng hộp thoại, chọn các nhãn để định dạng kiểu dữ liệu.
Number: Định dạng số.
Alignment: Định dạng lề.
Font: Định dạng phông chữ.
Border: Định dạng khung viền.
40
Patterns: Định dạng màu nền.
Protection: Bảo vệ dữ liệu.
2.3. Định dạng vị trí dữ liệu trong ô
Vị trí của dữ liệu trong một ô được xác định vào 3 yếu tố: Canh ngang, canh dọc và hướng. Để định dạng lề thực hiện như sau:
- Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng
- Chọn Home -> Nhóm Cells->Format->Format Cells... Hoặc kích phải chuột chọn Format Cells... Xuất hiện bảng hộp thoại, chọn thẻ Alignment, khai báo các tham số
Hộp thoại định dạng dữ liệu
2.4. Định dạng font chữ, đường viền, màu nền
Định dạng phông chữ trong ô được xác định bởi các yếu tố: Phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và hiệu ứng. Để định dạng phông chữ thực hiện như sau:
- Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng
- Chọn Home -> Nhóm Cells->Format->Format Cells... Hoặc kích phải chuột chọn Format Cells... Xuất hiện bảng hộp thoại
- Chọn thẻ Font để định dạng Font chữ, chọn thẻ Border để định dạng đường kẻ, chọn thẻ Patterns để định dạng màu nền.
41
Hộp thoại định dạng Font
3. Biểu thức và một số hàm cơ bản trong Excel
3.1. Tính toán với công thức trong excel
Công thức được tạo ra để tính toán và trả lại giá trị cho ô bảng tính. Trước khi nhập nội dung công thức phải nhập ký tự “=”, ký tự này giúp Excel nhận biết và thực hiện công thức.
Cách viết biểu thức trong một ô:
= Biểu thức tính toán
Tạo biểu thức số học đơn giản:
Các biểu thức đơn giản luôn bắt đầu bằng một dấu bằng (=), theo sau là các hằng số có giá trị số và toán tử tính toán như dấu cộng (+), dấu trừ (-), dấu nhân(*) hoặc dấu chia (/). Ví dụ, khi nhập công thức =5+2*3, Excel sẽ nhân hai số cuối rồi cộng thêm số đầu tiên vào kết quả. Theo thứ tự chuẩn của các phép toán, phép nhân được thực hiện trước phép cộng.
3.2. Dạng hàm trong Excel
Hàm có thể tham gia như một phép toán trong công thức, trên ô thực hiện hàm sẽ cho một giá trị hoặc một thông báo lỗi. Việc sử dụng các hàm sẽ giúp người dùng tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm.
- Các hàm có dạng tổng quát: TÊNHÀM(các tham biến)
42
Trong đó các tham biến là các đối số viết cách nhau bằng dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;).
= tên hàm(danh sách đối số)
- Tên hàm: do Excel quy định, không phân biệt chữ thường chữ hoa.
- Danh sách đối số: có thể nhận các giá trị như: số, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, công thức, chuỗi, hàm...
- Danh sách đối số phải viết trong ngoặc đơn. Được ngăn cách nhau bởi " , " hay " ; "
- Trong hàm không được có dấu cách.
- Hàm bắt đầu bằng dấu " = " hoặc " + "
3.3. Các hàm cơ bản trong excel
3.3.1 Nhóm hàm tập hợp
- Hàm SUM(n1,n2,...): Tính tổng các đối số.
- Hàm AVERAGE(dsđs): Tính trung bình cộng các đối số.
- Hàm ROUND(n,i): Làm tròn số n đến i số chữ số thập phân.
3.3.2. Nhóm hàm tính toán số học
- Hàm INT(n): Lấy phần nguyên của 1 số thực.
- Hàm SQRT(n): Trả về căn bậc 2 của số n.
- Hàm POWER(X,n): Trả về kết quả của Xn
- Hàm PRODUCT(x1,x2…xn) Trả về tích của các đối số.
- Hàm RAND(): Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng 0..1
- Hàm RANK(giá trị, vùng dãy giá trị, cách xếp thứ bậc): Cho thứ hạng của giá trị trong vùng dãy giá trị
- Hàm MIN(n1,n2,n3,..): Trả về giá trị nhỏ nhất các số trong dãy so sánh.
- Hàm MAX(n1,n2,n3,..):Trả về giá trị lớn nhất các số trong dãy so sánh.
- Hàm MOD(x,y) : trả về số dư của phép chia x cho y.
43
- Hàm SUMIF(miền kiểm tra, điều kiện, miền tổng): Tính tổng những ô thỏa mãn một điều kiện nào đó.
+ Miền kiểm tra: là vùng được chọn có chứa các ô điều kiện
+ Điều kiện: là điều kiện để thực hiện hàm này
+ Miền tổng: là vùng cần tính tổng
3.3.3. Nhóm hàm thống kê
- Hàm COUNT (dsđs): Đếm số ô có dữ liệu kiểu số trong dsđs
- Hàm COUNTA (đối số1, đối số 2,..., đối số n): Đếm số ô có chứa dữ liệu trong Ds đối số
- Hàm COUNTIF(dsđs, đk):đếm số ô thoả mãn đk ở vùng dsđs.
3.3.4. Nhóm hàm xử lý ngày tháng
- Hàm DAY(d) trả về 1 số 1..31 là ngày của giá trị ngày tháng:
- Hàm MONTH(d): Trả về 1 số nằm trong khoảng 1..12 là tháng trong năm.
- Hàm YEAR(d): Trả về 1 số là năm của giá trị ngày tháng
- Hàm TODAY(): Trả về giá trị là ngày,tháng,năm hiện tại đang lưu trong máy tính.
- Hàm NOW(): Trả về giá trị là ngày, giờ hiện tại lưu trong máy tính.
- Hàm SECOND(s) Trả về phút của giờ lưu trong s.
- Hàm HOUR(s): Trả về giờ của giờ lưu trong s.
3.3.5. Nhóm hàm xử lý xâu ký tự
Giả sử: s là một xâu ký tự nào đó.
- Hàm LEN (s): Trả về độ dài (số) của xâu ký tự s.
- Hàm LEFT(s,i): Trả về i ký tự bên trái xâu s.
- Hàm RIGHT(s,i):Trả về i ký tự bên phải xâu lưu trong s.
- Hàm TRIM(s): Cắt bỏ ký tự trắng ở hai đầu xâu s.
- Hàm PROPER(s): Đổi chữ cái đầu mỗi từ trong xâu s thành chữ hoa.
- Hàm UPPER(s): Đổi xâu lưu trong s thành chữ hoa.
44
- Hàm LOWER(s): Đổi xâu lưu trong s thành chữ thường.
- Hàm MID(s,m,n): Trả về n kí tự, từ vị trí m trong xâu s
3.3.6. Nhóm hàm về phép toán logic
- Hàm AND(L1,L2): Trả về TRUE(Đúng) nếu cả L1, L2 đều nhận giá trị TRUE, ngược lại thì nhận giá trị FALSE(Sai)-(Còn gọi là hàm nhân số 0 (False) với 1 (True))
- Hàm OR(L1,L2): Trả về giá FALSE khi và chỉ khi các giá trị trong hàm nhận giá trị FALSE. (Còn gọi là hàm cộng)
- Hàm If(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2):
+ Nếu điều kiện đúng, trả về giá trị 1
+ Nếu điều kiện sai, trả về giá trị2
3.3.7. Nhóm hàm tìm kiếm
- VLOOKUP(tham số, bảng tham chiếu, cột tham chiếu, đkiện tìm): Tìm kiếm <tham số> trong <bảng tham chiếu>. Nếu có thì sẽ trả về giá trị tương ứng trong cột tham chiếu. Nếu không có thì trả về giá trị gần đúng hoặc giá trị #N/A tùy vào <điều kiện tìm>. Nếu <điều kiện tìm> là 1 thì sẽ tìm gần đúng, là 0 thì tìm chính xác.
- HLOOKUP(tham số, bảng tham chiếu, hàng tham chiếu, điều kiện tìm): Tìm giống Vlookup nhưng trả về giá trị theo dòng
4. Biểu đồ
Biểu đồ là một chức năng được ưa thích nhất của bảng tính Excel. Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính thuyết phục. Người xem rút ra ngay được những kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà không cần giải thích. Ngoài ra chúng ta dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành
4.1. Tạo đồ thị
- Chọn vùng dữ liệu cần lập biểu đồ
- Chọn thẻ Insert->Nhóm Charts-> Chọn kiểu biểu đồ (Column, Line, Pine, Bar, Area, Scatter, Other Charts)
45
Chọn kiểu biểu đồ
4.2. Chỉnh sửa biểu đồ
Chọn vào biểu đồ vừa tạo, trên thanh công cụ xuất hiện Chart Tools với 3 tab là Design, Layout và Format.
- Tab Design, có thể chọn các kiểu biểu đồ, cách bố trí, màu sắc, thay đổi dữ liệu … cho biểu đồ..
- Tab Format, có thể chỉnh sửa kiểu hình, kiểu dáng chữ và kích thước cho biểu đồ.
4.3. Di chuyển biểu đồ
- Có thể chọn vào biểu đổ và kéo biểu đồ tới vị trí mong muốn trong cùng Sheet của bảng tính, ngoài ra có thể kích chuột vào các góc của biểu đồ để thay đổi kích thước cho biểu đồ.
- Chọn biểu đồ và chọn Design -> Move Chart, thực hiện di chuyển sang các Sheet khác trong bảng tính.
4.4. Thêm tiêu đề và nhãn cho biểu đồ
- Chọn biểu đồ, trong Chart Tools chọn Layout.
- Để thêm tiêu đề chọn Chart Title và chọn kiểu tiêu đề, sau đó nhập tiêu đề trên biểu đồ và nhấn
4.5. Xóa biểu đồ
Chọn biểu đồ cần xóa, nhấn phím Delete trên bàn phím
5. Hoàn thiện trang bảng tính và in ấn
5.1. Định dạng trang in
Cách 1:
* Cách 1:
Chọn Page Layout nhóm Page Setup, chọn biểu tượng:
Margins: Định dạng lề trang
Orientation: hướng giấy
46
Size: khổ giấy
* Cách 2:
Vào Page Layout -> nhóm Page Setup-> nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải để mở hộp thoại Page Setup
- Thẻ Page: Định dạng trang giấy.
+ Portrait: Định dạng kiểu in đứng
+ Landscape: Định dạng kiểu in ngang
- Thẻ Margins: Định dạng lề
Ý nghĩa của các mục trong thẻ Margins:
+ Top: Khoảng cách lề trên.
+ Bottom: Khoảng cách lề dưới.
+ Left: Khoảng cách lề trái.
+ Right: Khoảng cách lề phải.
+ Header: Khoảng cách từ mép của trang giấy đến vị trí tiêu đề trên.
+ Footer: Khoảng cách từ mép của trang giấy đến vị trí tiêu đề dưới.
- Thẻ Header \ Footer : Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang
5.2. In tài liệuĐể in tài liệu vào File \ Print hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+P. Xuất hiện hộp
thoại Print
Hộp thoại Print
47
- Copies: Số bản in
- Printer: Tên máy in
- Settings: Thiết lập phạm vi in (Sheet hiện thời, cả workbook, in phần được chọn hoặc in trang được chỉ định trong ô Pages.)
- Collated: tách rời các bản in
- Orientation: Hướng giấy in
- Chọn khổ giấy in, thiết lập lề trang in,….
6. Một số tổ hợp phím tắt thông dụng
6.1. Phím tắt chức năng
Ctrl + A: Chọn toàn bộ bảng tính
Ctrl + C: Sao chép. Enter: dán một lần.
Ctrl + V: dán nhiều lần
Ctrl + F: Bật hộp thoại tìm kiếm
Ctrl + H: Bật hộp thoại tìm kiếm và thay thế.
Ctrl + N: Tạo mới một bảng tính trắng
Ctrl + P: Bật hộp thoại in ấn
Ctrl + S: Lưu bảng tính
Ctrl + X: cắt một nội dung đang chọn
Ctrl + Z: Phục hồi thao tác trước đó
Ctrl + * Chọn vùng dữ liệu liên quan đến ô hiện tại.
Ctrl + F4, Alt + F4 Đóng bảng tính, đóng Excel
6.2. Phím tắt trong di chuyển
Ctrl + Mũi: tên Di chuyển đến vùng dữ liệu kế tiếp
Ctrl + Home: Về ô A1
Ctrl + End: về ô có dữ liệu cuối cùng
Ctrl + Shift + Home: Chọn từ ô hiện tại đến ô A1
48
Ctrl + Shift + End: Chọn từ ô hiện tại đến ô có dữ liệu cuối cùng
6.3. Phím tắt trong định dạng
Ctrl + B: Định dạng in đậm
Ctrl + I: Định dạng in nghiêng.
Ctrl + U: Định dạng gạch chân.
Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format Cells.
6.4. Chèn cột, dòng, trang bảng tính
Ctrl + Spacebar: Chèn cột
Shift + Spacebar: Chèn dòng
Shift + F11: Chèn một trang bảng tính mới
6.5. Công thức mảng
Ctrl + G: Bật hộp thoại Go to để đến một mảng đã được đặt tên trong bảng tính.
Shift + F3: Nhập công thức bằng cửa sổ Insert Function
Ctrl + Shift + Enter : Kết thúc một công thức mảng
Ctrl + F3: Đặt tên mảng cho một vùng dữ liệu.
F3: Dán một tên mảng vào công thức.
6.6. Ẩn hiện các cột
Ctrl + 0 : Ẩn các cột đang chọn.
Ctrl + Shift + 0: Hiện các cột bị ẩn trong vùng đang chọn.
6.7. Chọn các vùng ô, cột, hàng không liên tục
Để chọn các vùng ô, dãy ô, cột, hàng không liên tục. Bạn dùng chuột kết hợp giữ phím Ctrl để chọn các vùng ô không liên tục cần chọn.
6.8. Chuyển đổi giữa các bảng tính đang mở.
Ctrl + Tab, hoặc Ctrl + F6: để chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính đang mở.
6.9. Chuyển đổi giữa các trang bảng tính (sheet)
49
Ctrl + Page Up: Chuyển sang sheet trước.
Ctrl + Page Down: Chuyển sang sheet kế tiếp
IV. Sử dụng Internet và thư tín điện tử (E-mail)
1. Sử dụng Internet
1.1. Truy cập vào một trang Web
1.1.1. Giới thiệu Internet
Internet được xem như là một mạng của các mạng, được hình thành bằng việc nối kết các máy tính và các mạng máy tính riêng lẻ với nhau, tạo ra một mạng chung có tính chất toàn cầu.
Để có thể sử dụng, khai thác thông tin từ internet cần phải có thiết bị có khả năng kết nối Internet: Máy tính, điện thoại thông minh,... và trình duyệt web đã được cài. Trong phần này giới thiệu về trình duyệt web Microsoft Internet Explorer (IE), các trình duyệt web khác như Mozilla Firefox, Google Chrome,... cũng cho phép thực hiện các chức năng và thao tác tương tự như IE.
1.1.2. Trình duyệt Internet (IE)
* Mở, đóng trình duyệt- Mở trình duyệt:+ Cách 1: Nháy chuột trái vào biểu tượng Start \ All Programs \ Internet
Explorer
+ Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng Internet Explorer trên màn hình nền (desktop).
- Đóng trình duyệt
+ Cách 1: Nháy chuột trái vào biểu tượng đóng ứng dụng (dấu X ở góc trên bên phải của cửa sổ).
+ Cách 2: Nháy chuột trái vào thực đơn File, chọn Exit.
+ Cách 3: Sử dụng phím tắt, người sử dụng nhấn tổ hợp phím Alt+F4.
* Thanh thực đơn (MenuBar).
Thanh thực đơn (MenuBar)
50
Chứa các lệnh thực thi chương trình, tuỳ theo chức năng mà chúng được thiết kế theo từng nhóm như hình.
* Ý nghĩa của một số nút lệnh trên trình duyệt
- Quay về trang trước đó (Alt + )
- Đi tới trang sau (Alt + )
- Cập nhật trang hiện hành - làm tươi (F5)
- Xem danh sách các trang vừa truy cập History (Ctrl + H)
- Ngưng tải xuống trang hiện tại (Esc)
- Xem danh sách địa chỉ ưa thích (Ctrl +I)
- Trở về trang chủ (Alt + Home)
- Tìm kiếm thông tin
1.1.3. Trường địa chỉ ( Address)Là nơi mà người sử dụng sẽ nhập địa chỉ website, đồng thời nó cũng cho biết
địa chỉ của trang đang được xem. Người sử dụng dùng phím F4 hoặc Alt + D để truy xuất đến thanh này.
1.1.4. Truy cập vào mộ trang Web- Để xem nội dung một trang Web, có thể thực hiện theo một trong các cách
sau:+ Nhập địa chỉ của trang Web đó vào thanh địa chỉ.
Truy cập vào website+ Click vào hộp kê thả của thanh địa chỉ để chọn trang Web thường hay
xem.+ Vào menu Favorites rồi chọn tên trang Web cần xem (nếu địa chỉ trang
Web đã được lưu lại).
1.2. Lưu nội dung hoặc địa chỉ trang Web
51
a. Lưu lại các địa chỉ yêu thích
Nháy chuột trái vào thực đơn Favorites.
Nhấn nút Favorites trên thanh (Menu bar)
Trên thanh Favorites, chọn mục Add to favorites… sẽ xuất hiện cửa sổ
Lưu lại địa chỉ yêu thích
Nhập tên trang web cần lưu vào mục Name (mặc định sẽ lấy trang hiện tại). Chọn New folder chứa địa chỉ trang web ưa thích trong bảng Create in (sử dụng New Folder nếu muốn tạo folder mới). Nhấn OK.
b. Lưu lại trang web hiện hành.
Để lưu lại trang web hiện hành người sử dụng sẽ tiến hành theo 2 bước sau:
Bước 1: Vào File \ Save as…, xuất hiện hộp thoạiBước 2: Trong hộp thoại chọn Save Webpage, chọn ổ đĩa, thư mục và đặt
tên cần lưu trang web.
1.3. In trang Web với địa chỉ
Để in toàn bộ trang web đang hiển thị trên trình duyệt, chỉ cần nháy chuột vào biểu tượng Print trên thanh công cụ. Lệnh này sẽ in trang web đang hiển thị trên màn hình mà không cần phải yêu cầu thiết lập bất kỳ tham số hay giá trị nào. Như vậy, trước khi lựa chọn chức năng này, phải chắc chắn rằng số trang web in ra sẽ như ý muốn. Để in toàn bộ trang web đang hiển thị theo các tham số, nên chọn
52
chức năng File \ Print…, xuất hiện hộp thoại:
In toàn bộ trang web
Trang General
Select Printer: chọn máy in sử dụng.
Page Range:
+ All: in tất cả thông tin trong trang Web.
+ Selection: in thông tin trong khối được chọn.
+ Current page: in thông tin trong trang hiện hành.
+ Pages: liệt kê các trang muốn in trong hộp văn bản này.
Number of Copies: số bản in.
Trang Options: định lề, và một số thông số khác.
1.4. Sao chép ảnh từ trang Web
Kích nút chuột phải -> chọn Save picture as -> chọn Folder cần lưu trữ trong hộp thoại Save as -> ghi tên tệp ảnh -> bấm phím Enter
1.5. Tìm kiếm thông tin trên Internet
Trên Internet có rất nhiều trang Web cung cấp các công cụ tìm kiếm (search engine). Mỗi công cụ tìm kiếm có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Do đó khi tìm thông tin, ta nên bắt đầu bằng công cụ quen thuộc nhất. Nếu kết quả tìm kiếm chưa tốt, ta có thể thực hiện lại việc tìm kiếm với công cụ tìm kiếm khác.
- Công cụ tìm kiếm Google
53
Nhập địa chỉ Google.com vào thanh địa chỉ của IE. Khi nạp xong, trang chủ của công cụ tìm kiếm Google hiển thị như sau:
Để tìm kiếm thông tin, nhập thông tin muốn tìm vào hộp văn bản rồi nhấn Enter hoặc Click vào nút lệnh Google Search. Thông tin tìm kiếm thường là các từ khóa (keyword) hoặc một cụm từ đặc trưng nhất.
2. Sử dụng thư tín điện tử
Nguyên lý vận hành: Muốn sử dụng thư điện tử thì người dùng phải có máy tính nối kết Internet hoặc nối kết vào máy chủ cung cấp dịch vụ Email (Mail Server). Ngoài ra, để gửi hoặc nhận Email thì người sử dụng phải có tài khoản Email và danh sách địa chỉ Email của người nhận.
2.1. Đăng ký hộp thư
2.1.1.Thành phần địa chỉ thư điện tử.
Địa chỉ Email (Email Address) là 1 định danh trên Internet cho phép người sử dụng Internet nhận biết được chính xác người cần liên hệ, giao dịch, trao đổi thông tin và ra lệnh gửi các thông điệp, tài liệu, hình ảnh (Email message) tới định danh này.
Cấu trúc chung một địa chỉ thư điện tử có dạng như sau: têntàikhoản@tênmiền
+ Tên miền: tên của máy tính làm Server lưu và quản lý địa chỉ Email này.
+ Tên tài khoản: tên được đăng ký, để phân biệt với các địa chỉ Email khác có cùng tên miền.
54
Cấu trúc một Email:
Phần đầu thư (Header)
To: Địa chỉ của hộp thư nhận thư gửi tới
Cc, Bcc: Địa chỉ của các hộp thư cùng được gửi tới
Subject: Chủ đề thư
Phần thân thư hay nội dung thư (Body): Ghi nội dung của thư
Danh sách các File đính kèm thư (nếu có)
Cấu trúc của một Email
2.1.2. Sử dụng dịch vụ thư điện tử
- Webmail: Webmail là hệ thống cung cấp các dịch vụ Email (nhận, gửi, lọc Email) thông qua 1 Website nào đó trên mạng Internet. Thông thường, đây là hệ thống cung cấp địa chỉ Email miễn phí. Để gửi và nhận Email, người sử dụng Internet chỉ có 1 cách duy nhất là dùng trình duyệt Web truy cập vào địa chỉ Website của nhà cung cấp dịch vụ, sử dụng Account đã được cung cấp để kiểm tra Email và sử dụng các dịch vụ Email thông thường khác.
Ví dụ về các nhà cung cấp các dịch vụ Email: www.vol.vnn.vn; www.mail.yahoo.com; www.webmail.ctu.edu.vn; www.gmail.google.com, …
Trong khuôn khổ tài liệu này, xin giới thiệu dịch vụ Gmail
2.1.3. Đăng ký hộp thư Gmail
55
Bước 1: Để đăng ký một tài khoản Gmail, truy cập vào trang chủ của Gmail là http://gmail.com
Trong trang Gmail, kích chuột trái vào dòng chữ Sign up for Gmail để đăng ký
Bước 2: Trong trang Create a Google Account - Gmail, điền đầy đủ các thông tin sau:
- First name: nhập vào tên của chủ hộp thư
- Last name: nhập vào họ của chủ hộp thư
- Desired Login Name: nhập vào tên đăng nhập rồi nhấp nút Check availability để kiểm tra xem có bị trùng với ai đó không, nếu tên đăng nhập đã chọn có thể sử dụng được thì sẽ hiện thông báo ten-dang-nhap is available
Hộp thoại Create an account
Bước 3:- Choose a password: nhập vào mật khẩu (trên 8 ký tự)- Re-enter password: nhập lại mật khẩu một lần nữaBước 4: Kéo xuống phía dưới điền tiếp những phần sau
56
- Security Question: chọn một câu hỏi bất kỳ, đây là câu hỏi bảo mật để lấy lại mật khẩu khi cần.
- Answer: trả lời cho cho câu hỏi trên (cần ghi nhớ câu hỏi và đáp án để đề phòng trường hợp quên mật khẩu)
- Location: chọn quốc gia là Việt Nam- Word Verification: nhập vào xác nhận hiện ra trong hình- Xong rồi bạn nhấp nút I accept. Create my acount để đăng ký- Kích chuột trái vào Listbox của mục Change language rồi chọn Tiếng Việt
(nếu muốn)Bước 5:Đến khi trang Introduction to Google Mail hiện ra thì việc đăng ký đã thành
công, bạn nhấp vào chữ I'm ready - show me my account để truy cập vào hộp thư.
57
2.2. Sử dụng hộp thư
- Đăng nhập vào hộp thư: người sử dụng phải cung cấp chính xác tài khoản đã đăng ký cho máy chủ thư điện tử.
Truy nhập vào địa chỉ http://gmail.com -> điền username và mật khẩu -> kích chuột trái nút Sign In
Đăng nhập vào hộp thư
- Chuyển sang giao diện tiếng Việt:
Nếu thấy giao diện tiếng Anh khó dùng thì có thể chuyển sang giao diện tiếng Việt bằng cách:
Sau khi đăng nhập vào hộp thư, click vào chữ Settings ở góc phải, phía trên của màn hình
Tại khung thẻ General trong khung Settings, chọn Tiếng Việt tại mục Gmail display language
58
Kéo thanh trượt xuống cuối cùng, Chọn mục Use Unicode (UTF-8) encoding for outgoing messages click nút Save Changes để lưu lại thay đổi
Nếu có thông báo hiện ra thì chọn Yes. Đợi khoảng 30 giây để Gmail lưu lại thiết lập
- Mở xem thư:
Khi có thư thì Gmail tự động phân loại thư vào mục tương ứng rồi hiện thông báo cho người dùng biết, ví dụ: Hộp thư đến (1) tức là có 1 lá thư mới chưa đọc trong Hộp thư đến, bạn click vào Hộp thư đến rồi click vào tiêu đề lá thư để xem nội dung của thư đó.
59
Nếu muốn biết rõ thông tin của người gửi thư, click dòng Hiển thị chi tiết để xem.
- Gửi thư:
Tại giao diện chính của Gmail, click chữ Soạn Thư
- Tới: Nhập địa chỉ email người nhận. Nếu muốn gửi cho nhiều người thì, kích chuột trái chữ Thêm Cc, Thêm Bcc rồi nhập vào email của những người cần gửi, mỗi email cách nhau bởi dấu phẩy (,).
60
- Chủ đề: nhập tiêu đề cho lá thư, ví dụ: chào bạn.
- Khung lớn nhất (thân của lá thư): nhập vào nội dung của lá thư.
- Nếu muốn gửi File đính kèm theo thư cho người nhận (như hình ảnh, văn bản...) thì click chữ Đính kèm tệp và chỉ ra tập tin cần đính kèm.
Cuối cùng là kích chuột trái tại nút Gửi để gửi thư đi.
Lưu ý: vì lý do bảo mật nên Gmail hạn chế không cho gửi file có đuôi .EXE. và file ZIP chứa file EXE. Nếu muốn gửi tập tin *.exe thì bạn có thể nén nó lại thành tập tin *.rar hoặc đổi phần mở rộng *.exe thành phần mở rộng khác, ví dụ .abc rồi thông báo cho người nhận.
- Trả lời thư: Mở thư cần trả lời -> Kích chuột trái tại nút trả lời -> Soạn và gửi thư.
- Chuyển tiếp thư: Mở thư cần chuyển tiếp -> Kích chuột trái tại hộp thả xuống bên cạnh nút trả lời -> Chọn chuyển tiếp -> Nhập điạ chỉ các hộph tư cần trả lời -> Gửi thư
61
- Loại bỏ (xóa) thư
Kích nút chuột trái tại hộp kiểm bên trái của các thư cần xóa -> Kích chuột tại nút Xóa
- Tải tệp đính kèm thư về máy tính cá nhân
Mở thư -> Kích nút chuột trái tại biểu tượng “Tải xuống” ở tệp đính kèm thư. Thông thường thư sẽ được tỉa xuống trong Folder My Documents\Download
- Thêm địa chỉ người quen vào sổ địa chỉ hòm thư.
Kích chuột trái tại hộp thả xuống phía trên bên trái của thư -> chọn Danh bạ
Kích chuột trái tại nút Thêm vào “Danh bạ của tôi” -> Nhập địa chỉ hộp thư cần thêm vào hộp thoại -> bấm phím Enter
62
