Navodila za uporabo eVŠ Modula za subvencionirano bivanje (MSB)

Ljubljana, 4. 8. 2014 (verzija 1.1)

1

Uvod

eVŠ Modul za subvencionirano bivanje (MSB) je spletna aplikacija za obdelavo elektronskih vlog prošenj za bivanje oddanih v eVŠ. Uporabnik za dostop do MSB potrebuje digitalno potrdilo enega od uradnih overiteljev v Republiki Sloveniji. Digitalno potrdilo mora biti nameščeno v spletnem brskalniku, s katerim uporabnik dostopa do MSB. Pred prvim dostopom mora uporabnik oddati pisno vlogo za dostop do MSB na MIZŠ, ki mora potrditi pravice dostopa.

MSB pokriva proces subvencioniranega bivanja kot ga ureja Pravilnik o subvencioniranju bivanja študentov (Uradni list RS, št. 22/01, 35/06, 75/08, 97/10, 46/12 in 55/13; v nadaljevanju Pravilnik).1 Podroben opis procesa subvencioniranega bivanja, ki ga podpira MSB, je objavljen na spletni strani MIZŠ: http://www.mizs.gov.si/si/delovna_podrocja/direktorat_za_visoko_solstvo/bivanje/pisarne

Na zgoraj navedeni spletni strani so objavljeni tudi podatki za pisarne za študentske domove, ki jih ne morejo izvoziti iz eVŠ ali MSB sami – to so:

Seznam izbrisanih/razveljavljenih vlog (na tem seznamu lahko preverite, ali je bila prošnja izbrisana in je zato ni v MSB),

Seznam prošenj, ki so ostale po roku v statusu Vnešena, Stanje poizvedb po podatkih (kdaj je pričakovan oz. je bil izveden uvoz podatkov v MSB) in Navodila za uporabo MSB (njihove dopolnitve).

Odgovorno ravnanje z osebnimi podatki

Vsak uporabnik, ki v MSB obdeluje podatke (to je podatke zbira, ureja, spreminja, shranjuje, posreduje oziroma uporablja pri svojem delu) pred dodelitvijo pravic dostopa do MSB podpiše izjavo, da bo kot poklicno in poslovno skrivnost varoval vse osebne podatke, s katerimi se bo pri svojem delu seznanil. Razkrivanje osebnih podatkov nepooblaščenim osebam in njihova zloraba oziroma raba v namene, za katere niso zbrani je opredeljena kot kaznivo dejanje. V MSB se osebni podatki obdelujejo z namenom ugotavljanja pravice študenta do subvencije za bivanje.

V MSB se beleži vsak dostop uporabnikov do osebnih podatkov na ravni EMŠO študenta.

Legenda uporabljenih kraticDURS – Davčna uprava Republike Slovenije

eVŠ – Evidenčni in analitski informacijski sistem visokega šolstva v Republiki Sloveniji

eVŠ EŠD – eVŠ Evidenca študentov in diplomantov

MIZŠ – Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport

MNZ – Ministrstvo za notranje zadeve

MSB – Modul za subvencionirano bivanje

RIC – Državni izpitni center

Pravilnik – Pravilnik o subvencioniranju bivanja študentov (Uradni list RS, št. 22/01, 35/06, 75/08, 97/10, 46/12 in 55/13)

VŠZ – Visokošolski zavod

ZRSZ – Zavod RS za zaposlovanje

ZZZS – Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije

1 Čistopis pravilnika je objavljen na spletni strani: http://pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=PRAV3854

2

KAZALO

1. Vstop v aplikacijo MSB................................................................................................................4

2. Prevzem vlog (Vnos nova).........................................................................................................5

3. Pregled vlog – obdelava vlog.....................................................................................................7

3.1 Parametri iskanja........................................................................................................................7

3.2 Seznam vlog................................................................................................................................9

3.3 Gumb zavrni vse.......................................................................................................................10

4. Obdelava podatkov posamezne vloge....................................................................................12

4.1 Vstop v vlogo............................................................................................................................12

4.2 Gumba Shrani/Prekliči na vlogi.................................................................................................12

4.3 Sprejem vloge...........................................................................................................................13

4.4 Odstop vloge............................................................................................................................13

4.5 Kontrola dosedanjega študija in subvencioniranega bivanja....................................................14

4.6 Urejanje podatkov o družinskih članih......................................................................................15

4.7 Označevanje dokazil za točke in starševstvo............................................................................17

4.8 Izpolnjevanje splošnih pogojev.................................................................................................20

4.9 Stanje pridobljenih podatkov...................................................................................................21

4.10 Osebni podatki.........................................................................................................................22

4.11 Podatki o vpisu.........................................................................................................................22

4.12 Terminski pregled.....................................................................................................................23

5. Seznami......................................................................................................................................25

5.1 Aktualni seznami......................................................................................................................25

5.2 Arhiv seznamov........................................................................................................................26

6. Tiskanje.......................................................................................................................................27

7. Poročila.......................................................................................................................................29

7.1 Dnevnik prejete pošte..............................................................................................................29

7.2 Kontrolno poročilo....................................................................................................................29

7.3 Analiza prošenj.........................................................................................................................30

7.4 Seznam odstopljenih prošenj...................................................................................................31

8. Statusi vlog.................................................................................................................................32

Priloga 1: Specifikacija stolpcev Izvoza vlog na Podatkih o vlogah.....................................................33

Priloga 2: Izvoz podatkov iz arhiva seznamov.....................................................................................35

Priloga 3: Izvoz podatke v Excel za tiskanje odločb pri Pošti..............................................................36

3

1. Vstop v aplikacijo MSB

MSB je dostopen na spletnem naslovu:https://portal.evs.gov.si/evs-web-msb/

Po vnosu spletnega naslova spletni brskalnik zahteva potrditev digitalnega potrdila za dostop do MSB. Po potrditvi digitalnega potrdila, se na zaslonu prikaže ikona Modul za subvencionirano bivanje, kot prikazano na sliki. Za dostop do MSB kliknite na ikono.

Po uspešnem vstopu v MSB se na zaslonu prikažejo podatki o visokošolskem središču, študijskem letu in razpisnem roku. Privzeto se prikažejo:

- visokošolsko središče, za katero ima uporabnik pravice dostopa,- študijsko leto zadnjega odprtega razpisa in- razpisni rok zadnjega odprtega roka.

Vrednost v polju študijsko leto in razpisni roki se lahko spremeni z izbiro razpoložljivih študijskih let in razpisnih rokov iz spustnega menija.

Prikaz prošenj za bivanje (v nadaljevanju: vloge) na zavihkih Pregled vlog, Seznami in Tiskanje je vezan na te tri parametre.

Izhod iz MSB

Iz MSB izstopite s klikom na gumb 'ODJAVA (ime priimek)' na vstopni strani. Na vstopno stran MSB

pridete s klikom na gumb domov v desnem zgornjem kotu aplikacije

4

2. Prevzem vlog (Vnos nova)

Hitri prevzem vlog poteka preko zavihka »Vnos nove«.

Po kliku na zavihek »Vnos nove« se na zaslonu odpre prazno okno za prevzem vlog.

Za začetek z delom, kliknite v polje »Številka vloge«, da se v njem pojavi kurzor.

Številko vloge lahko vnesete na dva načina:- odčitate črtno kodo na natisnjenem obrazcu vloge s čitalcem črtnih kod in privzeti podatki se

bodo prikazali v poljih na zaslonu takoj ko se pojavi številka vloge ali - ročno vtipkate številko vloge in jo potrdite s tipko ENTER na tipkovnici. Na zaslonu se

bodo prikazali privzeto nastavljeni podatki.

Primer prikaza podatkov po vnosu številke vloge – prevzem se je izvedel na dan 31.7.2014:

Po uspešnem vnosu številke vloge se na zaslonu prikažejo naslednje (privzete) vrednosti:– Datum e-pošiljanja v eVŠ: datum in ura, ko je kandidat elektronsko podpisal in oddal vlogo v

eVŠ oziroma, če je izpolnjeval vlogo z uporabniškim imenom in geslom, datum in ura, ko je vlogo elektronsko poslal v eVŠ.

– Datum oddaje: privzeto se prikaže trenutni datum. Polje priporočeno je brez kljukice.– Datum prispetja: privzeto se prikaže trenutni datum in oznaka, da je bila vloga oddana po

pošti.– Vloga je podpisana: privzeto se označi Da.

Podatke preverite ter jih po potrebi popravite! Datum ročno vnesete s pikami (npr. 13.1.2013) ali s klikom na koledarček na desnem robu polja. Ostale lastnosti: Priporočeno, Osebno, Po pošti, Da, Ne označite s klikom v krogec oziroma kvadratek.

5

Ko so vneseni podatki v redu, jih shranite s klikom miške na gumb Shrani ali pritisnite tipko ENTER. Podatki na zaslonu bodo izginili, kurzor se bo postavil v polje Številka vloge in lahko nadaljujete s prevzemom naslednje vloge.

Zavihek »Vnos nove« ni vezan na razpisni rok tako, da ni pomembno katere vrste vlogo prevzemate (sprejem, podaljšanje, med študijskim letom).

Pozor: če je kandidat vlogo v eVŠ izbrisal/razveljavil pred potekom razpisnega rok se podatki o prevzemu ne bodo shranili na vlogi. Po razveljavitvi je bila taka vloga v MSB prestavljena v status Ustavljen postopek – na podatkih o vlogi je v rubriki Zaznamki zapisan datum razveljavitve.

6

3. Pregled vlog – obdelava vlog

Na zavihku pregled vlog se dostopa do posamezne vloge za nadaljnjo obdelavo.

Po kliku na zavihek Pregled vlog se prikaže okno s Parametri iskanja in Seznam vlog, na katerem se prikažejo vse vloge za izbrani razpisni rok.

Primer prikaza na zaslonu ob vstopu na zavihek Pregled vlog

3.1 Parametri iskanja

Parametri iskanja so razdeljeni v štiri sklope:A. Splošno,B. Stanje podatkov iz zunanjih virov,C. Datumsko iskanje inD. Dodatni kriteriji.Iskanje je možno po več parametrih iz različnih sklopov hkrati.

Na dnu okna s parametri iskanja so štirje gumbi (gledano od leve proti desni): Iskanje: s klikom na ta gumb, se na seznamu vlog prikažejo vloge, glede na izbrane

parametre iskanja. Izvozi: Izvozi v Excel podatke trenutno prikazanih vlog na seznamu vlog. Pojasnilo stolpcev

Excelove datoteke je v Prilogi 1 teh navodil. POZOR! Poročilo vsebuje veliko podatkov

7

zato njegov izvoz lahko traja dlje časa. Ne priporočamo, da poročilo delate za vse vloge na razpisnem roku hkrati.

Počisti filter: s klikom na ta gumb se počistijo vsi trenutno označeni parametri iskanja. Zavrni vse: delovanje tega gumba je opisano v poglavju Gumb zavrni vse.

A. SPLOŠNO

Za iskanje po posameznem parametru morate najprej pred imenom parametra narediti kljukico v kvadratek (vanj kliknete z miško) tako, kot je prikazano na sliki pred parametrom Številka vloge. Potem vnesete iskano vrednost ali vrednost izberete med možnostmi iz spustnega seznama.

Po parametru Številka vloge je možno iskati več vlog v razponu od - do ali samo eno vlogo. V tem primeru se v polje od vnese številka vloge, ki jo iščete, polje do pa pustite prazno (kot je prikazan primer na sliki).

B. STANJE PODATKOV IZ ZUNANJIH VIROV

Za iskanje po posameznem parametru morate najprej pred imenom parametra narediti kljukico v kvadratek (vanj kliknete z miško) tako, kot je prikazano na sliki pred parametrom eVŠ EŠD. Potem označite z:

Da, če iščete vloge, ki imajo ta podatek že pridobljen ali Ne, če iščete vloge, za katere ta vir podatkov še ni bil pridobljen. Označite lahko več parametrov hkrati.

C. DATUMSKO ISKANJE

Datumsko iskanje omogoča iskanje vlog po datumu prejema, datumu oddaje oziroma datumu izpisa odločbe.

Za iskanje po posameznem parametru morate najprej pred imenom parametra narediti kljukico v kvadratek (vanj kliknete z miško) tako, kot je prikazano na sliki pred parametrom Datum oddaje. Potem vnesete iskani datum v polje od in do. Če v polje do ne vnesete vrednosti izpiše vloge, ki imajo enak ali večji datum od navedenega v polju od.

8

D. DODATNI KRITERIJI

Dodatni kriteriji so namenjeni kontrolnemu pregledovanju vlog. Za iskanje po posameznem parametru morate najprej pred imenom parametra narediti kljukico v kvadratek (vanj kliknete z miško) tako, kot je prikazano na sliki pred parametrom Oddaljenost. Pri kriterijih Št. Dodeljenih točk in Oddaljenost morate vnesti še iskano vrednost v polja od/do – če iščete točno določeno vrednost vpišete iskano vrednost samo v polje od, polje do pa pustite prazno.

Primeri obveznih kontrol pred izdajo sklepa ali odločbe: Kontrola oddaljenosti z 0 km: Vloge je treba preveriti, če se oddaljenost ni izračunala z Google

maps (razlog bi bil morda lahko, da gre za naslov v tujini). Kontrola oddaljenosti od 0 do 24: Preveriti je treba, če študent uveljavlja eno od izjem, ki

dopušča, da je oddaljenost pod 25 km. Izjemo je treba ročno označiti na vlogi (glej tudi poglavje Sprejem vloge).

Kontrola po parametru »Ni označeno podatki o dohodkih popolni«: Iskanje po tem parametru vrne vloge, ki na družinskih članih nimajo označeno kljukico, da so Podatki o dohodkih popolni (glej tudi poglavje Urejanje podatkov o družinskih članih).

Vpis na izredni študij: na vlogah na katerih so študenti navedli, da bodo vpisani na izredni študij ali je prišel podatek o vpisu z izrednim načinom iz eVŠ EŠD morate ročno označiti, da se študij izvaja vsaj tri dni v tednu (glej tudi poglavje Izpolnjevanje splošnih pogojev).

3.2 Seznam vlog

Na Seznamu vlog se prikažejo vloge glede na izbrano študijsko leto, razpisni rok in označene parametre iskanja.

Na dnu seznama je:- V levem kotu prikazano število vlog, ki so na trenutni strani, ter skupno število vlog na vseh

straneh. (Primer na sliki: na trenutni strani so vloge po vrstnem redu od 1 do 14, skupaj pa je na seznamu 14 vlog).

- V desnem kotu v belem kvadratku navedena številka trenutne strani, na kateri se nahajate, zraven pa število vseh strani.

9

Primer seznama vlog, ki obsega eno (1) stran in 14 vlog.

Drsnik – če je na seznamu več podatkov, kot je prikazanih v oknu na zaslonu se na desnem levem robu okna pojavi drsnik, s pomočjo katerega se premikamo po vsebini v oknu.

Sortiraj – Zapisi v seznamih se lahko sortirajo po poljubni vrednosti/posameznih stolpcih padajoče oz. naraščajoče. Ravno tako lahko sami določite, kateri podatki naj se na seznamu prikazujejo, tako da odstranite oz. dodate kljukico v potrditvenem polju:

3.3 Gumb zavrni vse

Na zavihku Pregled vlog se nahaja gumb Zavrni vloge, ki je namenjen spreminjanju statusa vlog v status zavrnjena na izbranem razpisnem roku, in sicer za:

- Vloge v statusu v dopolnitev,- Vloge, ki nimajo podatka iz eVŠ EŠD,- Vse vloge, ki niso v končnem statusu (glej poglavje Statusi vlog).Pozor! Možnosti 'Absolventi brez označene izjeme' ne uporabljajte, saj od študijskega leta 2013/14 ni več aktualna.

Po kliku na gumb Zavrni vse se na zaslonu prikaže okno, v katerem iz spustnega menija izberete po katerem kriteriju želite zavrniti vse vloge na tem razpisnem roku.

10

Ko izberete kriterij iz spustnega menija, kliknete na gumb Izvedi. Na zaslonu se bo pojavilo kontrolno vprašanje, če želite res zavrniti vse vloge na tem razpisnem roku. Če ste prepričani potrdite z gumbom Da. Postopek prekinete s klikom na gumb Ne.

Če kliknete gumb Da, se ukaz izvede in na zaslonu se izpiše sporočilo, da so bile vloge zavrnjene.

POZOR! To funkcijo uporabljajte samo, če ste prepričani v njen rezultat. Ne obstaja možnost razveljavitve funkcije. Razveljavitev je možno narediti samo ročno tako, da se na vsaki napačno zavrnjeni vlogi odznači kljukica pri možnosti Zavrni vlogo na dnu vloge.

11

4. Obdelava podatkov posamezne vloge

4.1 Vstop v vlogo

Vlogo najprej poiščete na Seznamu vlog z uporabo parametrov iskanja ali prelistajte po straneh. Za vstop v vlogo kliknete z miško na vrstico s podatki o vlogi.

Primer, ko bi za vstop v vlogo 38713 morali kliknili kjerkoli znotraj vrstice obrobljene z rdečo

Po kliku na vrstico v Seznamu vlog se odprejo podatki o vlogi. Na vrhu je v okvirju Podatki o vlogi hitri pregled stanja vloge. Pod njim je vrstica s podatki z vloge v naslednjih zavihkih:

Podatki o vlogi, Osebni podatki, Podatki o vpisu, Dosedanji študij in subvencionirano bivanje, Družinski člani, Drugo in Terminski pregled.

Primer prikaza podatkov o vlogi, ki so ves čas na vrhu zaslona (Podatki o vlogi) in zavihki pod njimi

Na dnu vsake vloge so: ukazi, ki omogočajo ročno prestavljanje statusa vlog: Potrdi vlogo, Zavri vlogo, Zavrni vlogo,

Ustavitev postopka; gumbi Shrani, Prekliči in Osveži ter gumbi za tiskanje Obvestila, Poziva, Odločbe (oz. sklepa) ter ZUP kuverte za trenutno vlogo

(več o tiskanju glej poglavje Tiskanje).

4.2 Gumba Shrani/Prekliči na vlogi

- Prekliči: s klikom na gumb zapustite trenutno vlogo brez shranjevanja in se vrne na Seznam vlog na osnovnem zavihku Pregled vlog;

- Shrani: s klikom na gumb shranite vse spremembe na vseh zavihkih vloge ne glede na to, na katerem se trenutno nahajate. Po kliku na gumb se pojavi okno z obvestilom, da je »Uspešno shranjeno« in vprašanjem »Želite nadaljevati z urejanjem«, če kliknete na gumb:

Da, ostanete na trenutnem zavihku vloge, na kateri se nahajate, Ne, se vloga zapre in na zaslonu se odpre Seznam vlog na osnovnem zavihku

Pregled vlog.

12

4.3 Sprejem vloge

Sprejem vlog obsega: Prevzem vloge: to je vnos podatkov o pravočasni oddaji vloge in o podpisu pri vlogah

oddanih z uporabniškim imenom in geslom. Datum ročno vnesete s pikicami (npr. 13.1.2013) ali s klikom na koledarček na desnem robu polja. Ostale lastnosti: Priporočeno, Osebno, Po pošti, Da, Ne se označi tako, da se klikne v krogec oz. kvadratek.Prevzem vloge lahko izvedete tudi preko zavihka Vnos nove v osnovnem meniju. Glej poglavje Prevzem vlog (Vnos nova).

Preverjanje vrste vloge: to je preverjanje, če je vloga oddana na pravi razpisni rok (sprejem ali podaljšanje). Vrsto vloge spremenite tako, da iz spustnega seznama izberete pravilno vrsto vloge.

Preverjanje pristojnosti visokošolskega središča: preverjanje, če je bila vloga poslana pristojnemu visokošolskemu središču glede na podatke o vpisu.

Oznaka, če gre za vlogo partnerja študenta ali študentke kateremu je dodeljena subvencija, da bo vloga obravnava po pogojih za partnerja.

Oznaka, če gre za študenta, ki je spremljevalec študenta invalida, da bo vloga obravnavana po merilih za spremljevalca študenta invalida. V polje EMŠO vpišete emšo študenta invalida.

4.4 Odstop vloge

Vlogo odstopite tako, da iz spustnega seznama izberete Visokošolsko središče in Razpisni rok. Ko sta oba podatka izbrana, se na zaslonu pojavi okno z vprašanjem »Želite res odstopiti vlogo?«.

Če kliknete gumb: Da, se izvede odstop vloge, podatki o vlogi izginejo iz zaslona in vrnete se na Seznam vlog v

osnovnem meniju Pregled vlog. Vlogo sedaj vidi visokošolsko središče, kateremu ste jo odstopili. Če ste se pri odstopu vloge zmotili, kontaktirajte pisarno za študentske domove visokošolskega središča, ki lahko vidi vlogo, da vam jo odstopi nazaj.

Ne, prekinete odstop vloge. Podatek v polju razpisni rok se izbriše, podatek v polju visokošolsko središče pa prekličete s klikom na X v desnem kotu polja.

13

4.5 Kontrola dosedanjega študija in subvencioniranega bivanja

Na vlogi, na zavihku Dosedanji študij in subv.bivanje se prikažejo podatki o študiju študenta in koriščenju subvencije v preteklih študijskih letih, ki se prenesejo z vloge.

Pomen podatkov o predhodnem koriščenju subvencije:- Maksimum brez izjeme pomeni število študijskih let možnega koriščenja subvencije na

trenutni stopnji študija. Ob prvem shranjevanju vloge, se izračun privzeta vrednost trajanje študija v letih povečano za 1.

- Koriščene subvencije predstavlja število študijskih let, ko je študent prejemal subvencijo na tej stopnji študija (brez izjeme dodatnih 12 mesecev, ki je bila aktualna do 2012/13). Privzeta vrednost je 0.

- Koristil izjemno podaljšanje se s kljukico v kvadratku označi, če je študent že koristil izjemno podaljšanje subvencioniranega bivanja. To polje od študijskega leta 2013/14 ni več aktualno.

POZOR! Vnos podatkov v polji Maksimumu brez izjeme in Koriščenje subvencije je obvezen, ko je študent izkoristil možno trajanje subvencioniranega bivanja glede na dovoljeno trajanje, kot ga določa 23. člen Pravilnika.

''Maksimum brez izjeme'' – ''Koriščenje subvencije'' ≤ 0 vloga preide v status Zavrnjena.

Primer podatkov po prvem shranjevanju vloge za prošno za podaljšanje – maksimum brez izjeme je izračunan ob upoštevanju, da študijski program traja 3 leta (3 + 1 = 4)

Primer vloge, ko je izkoriščeno najdaljše možno trajanje subvencioniranega bivanja in je vloga prešla v status Zavrnjena (Koriščen maksimum)

14

4.6 Urejanje podatkov o družinskih članih

Na zavihku družinski člani se za vsakega družinskega člana:A. označi, če je priložil soglasje, da se podatki o dohodkih pridobijo od DURS;B. označi, če se upošteva v izračunu;C. označi, če so priložena dokazila ustrezna;D. doda dokazila vezana na dohodke, za katere je treba izdati poziv za dopolnitev;E. ročno vnese dohodke, ki niso pridobljeni od DURS.

Podatki o dohodkih popolniKo uredite podatke o družinskih članih označite s kljukico, da so podatki o dohodkih popolni. Brez te kljukice vloga ne more preiti v končni status. Glejte poglavje Pregled vlog – obdelava vlog, točka Dodatni kriteriji teh navodil.

A. OZNAČEVANJE SOGLASJA ZA DURS

Soglasje za DURS vnesete v tabeli Podatki o študentu in družinskih članih, ki živijo v skupnem gospodinjstvu tako, da v stolpcu DURS naredite kljukico v vrstici s podatki o družinskem članu, ki je dal soglasje za DURS. Vnos se bo shranil po kliku na gumb Shrani na dnu vloge.Za študenta (vlagatelja prošnje) se potrdilo označi avtomatsko po prvem shranjevanju vloge, ko je označeno, da je vloga podpisana.

B. OZNAČEVANJE ČE SE DRUŽINSKEGA ČLANA UPOŠTEVA PRI IZRAČUNU MATERIALNEGA POLOŽAJA

Če je v tabeli Podatki o študentu in družinskih članih, ki živijo v skupnem gospodinjstvu, v stolpcu Upoštevaj v vrstici s podatki o družinskem članu narejena kljukica to pomeni, da se družinski član upošteva v izračunu povprečnega bruto dohodka na družinskega člana.

Kljukica se označi ali odznači s klikom na kvadratek. Vnos podatkov shranite po kliku na gumb Shrani na dnu vloge.

Po uvozu podatkov iz evidence gospodinjstev (vir MNZ) morate preveriti, katere družinske člane se pri obdelavi vloge upošteva. Po uvozu podatkov se pri družinskih članih, za katere ni bil pridobljen podatek od MNZ, kljukica avtomatsko označi, pri družinskih članih, za katere ni bilo podatka v MSB, pa se podatki dodajo in označi se kljukica v kvadratku Upoštevaj.

15

C. OZNAČEVANJE USTREZNOSTI PRILOŽENIH DOKAZIL

Dokazila, navedena v vlogi pri družinskih članih, se prikažejo na zaslonu v tabeli Priloge družinskih članov: Če je dokazilo priloženo in ustrezno, označite kljukico v kvadratkih v stolpcih Priloženo in

Ustreza. Če je dokazilo priloženo, pa ni ustrezno, označite kljukico v kvadratku v stolpcu Priloženo. Če ni prikazano nobeno dokazilo, jih kandidat ni dodal na vlogi.

D. DODAJANJE DOKAZIL NA POZIV ZA DOPOLNITEV

Najprej kliknete na vrstico s podatki o družinskem članu, za katerega želite dodati dokazilo, da se vrstica potemni. Potem kliknete na gumb Uredi pod tabelo Podatki o študentu in družinskih članih, ki živijo v skupnem gospodinjstvu. Odprejo se podrobni podatki o družinskem članu.

Primer podatkov o družinskem članu z dodanim dokazilom Dohodki in osebni prejemki pridobljeni v tujini (bruto znesek), ki je označeno za poziv za dopolnitev

Za dodajanje dokazila kliknite na gumb Dodaj dokazilo.- Na zaslonu se prikaže okno Dodaj novo dokazilo. V spustnem meniju izberite

dokazilo, potem pa s klikom v krogec označite Po pošti pri Način oddaje ter Ne pri Priloženo in Ustreza. Vnos potrdite s klikom na gumb Shrani. S klikom na gumb Prekliči vnos prekinete.

- Če je dokazilo označeno z Ne v obeh rubrikah Priloženo in Ustrezno, to pomeni, da se mora dokazilo dodati na Poziv za dopolnitev (vloga preide v status V dopolnitev). Če želite, da se na pozivu pri tem dokazilu izpiše še komentar, ga vpišete v okno Vsebina se bo izpisala na pozivu za dopolnitev.

- Ko zaključite z urejanjem vseh podatkov družinskega člana, vnos podatkov potrdite s klikom na gumb Shrani na podatkih o družinskem članu.

- Ko boste zaključili z urejanjem vseh podatkov na družinskih članih, morate vse spremembe shraniti s klikom na gumb Shrani na dnu vloge.

Primer okna, ki se pojavi po kliku na guba Dodaj dokazilo.

16

E. ROČNI VNOS PODATKOV O DOHODKIH, KI SE NE PRIDOBIJO OD DURS

Dohodke se ročno vnaša v tabeli Dohodki družinskih članov. - Za urejanje podatkov o dohodku v vrstici, ki se že nahaja v tabeli, kliknete na gumb

Uredi.

- Za dodajanje novega podatka o dohodkih najprej kliknete na vrstico s podatki o družinskem članu v tabeli Podatki o študentu in družinskih članih, ki živijo v skupnem gospodinjstvu in potem na gumb Uredi pod tabelo Dohodki družinskih članov.

- Po kliku na gumb Uredi/Dodaj se prikažejo polja za vnos podatkov o dohodkih. Davčno številko, ime in priimek ne morete spreminjati v tej tabeli. Vrsto dohodka izberete iz spustnega menija. Decimalna mesta pri znesku se ločijo s piko. Podatke shranite s klikom na gumb Shrani pod tabelo Dohodki družinskih članov.

4.7 Označevanje dokazil za točke in starševstvo

Na zavihku Drugo na vlogi vnašate podatke o dokazilih, vezanih na:A. Izjemen uspeh in obštudijske dejavnosti, Posebne socialne in zdravstvene razmere študenta

(v to rubriko sodijo tudi Rojstni list, Dokazilo pristojnega organa, da ima študent do najbližjega postajališča javnega prevoznega sredstva najmanj 4 km) in Dodatno razvrstitveno merilo (to sta potrdilo pristojnega organa, da je študent otrok padlega v vojni za Slovenijo ali potrdilo, da je študent žrtev naravnih nesreč),

B. Starševstvo in

17

C. Učno oz. študijsko uspešnost (če podatki niso pridobljeni po uradni dolžnosti).

Prikaz vseh rubrik na zavihku Drugo

A. IZJEMEN USPEH IN OBŠTUDIJSKE DEJAVNOSTI, POSEBNE SOCIALNE IN ZDRAVSTVENE RAZMERE ŠTUDENTA, DODATNO RAZVRSTITVENO MERILO

Za dokazila prikazana na zaslonu morate označiti, če so priložena in ustrezna. Pri dokazilih, ki prinašajo točke, se le-te izračunajo po kliku na gumb Shrani na dnu vloge, če ima dokazilo označen Da pri Priloženo in Ustrezna,.

Primer dokazila, ki ima označen Da pri Priloženo in Ustrezno. Skupaj točke so nič, ker podatki še niso bili shranjeni

Pozivanje kandidatov k predložitvi dokazil se naredi na enak način, kot je opisan v točki v poglavju Urejanje podatkov o družinskih članih, točka Dodajanje dokazil na poziv za dopolnitev.

Nekatera dokazila imajo privzeto besedilo v rubriki Vsebina se bo izpisala na pozivu za dopolnitev. To so dokazila pristojnega organa o težkem socialnem položaju študenta in o težkem zdravstvenem položaju študenta ter dokazilo pristojnega organa, da ima študent do najbližjega postajališča javnega prevoznega sredstva najmanj 4 km. Privzeto besedilo se na zaslonu prikaže

18

po kliku na gumb Shrani na dnu vloge. Če želite besedilo spremeniti, ga popravite in shranite, če ne želite, da se prikaže na pozivu namesto besedila naredite prazen presledek.

Primer dokazil s privzeto vsebino

B. STARŠEVSTVO

Podatki se prenesejo iz vloge. Podatke lahko urejate. Dokazilo pri starševstvu je rojstni list, ki se ga vnese pod Posebne socialne in zdravstvene razmere študenta. Tam ga lahko tudi dodate, če je potrebno dokazilo dodati na poziv za dopolnitev.

C. UČNA OZ. ŠTUDIJSKA USPEŠNOST

Podatki o učni in študijski uspešnosti se pridobijo po uradni dolžnosti. Ko so podatki pridobljeni, se naredi kljukica pri Podatki o učnem uspehu popolni. Pri ročnem vnosu podatkov je treba kljukico narediti ročno. Pri uvozu podatkov jo MSB postavi sam. Ko je označeno, da so Podatki o učnem uspehu popolni, se na zavihku Podatki o vlogi zapre vir RIC/VŠZ.

Glede pridobivanja podatkov: Podatki o maturi so shranjeni v eVŠ in se na vlogo prenesejo, če so navedeni

naslednji podatki o vpisu: prvi vpis v prvi letnik študijskega programa prve stopnje ali enovitega magistrskega študijskega programa druge stopnja.

Za vloge, za katere se ne pridobi podatek od RIC, je pa pridobljen podatek o statusu študenta iz eVŠ EŠD, MIZŠ preveri na Visokošolski prijavno-informacijski službi podatke o srednješolski izobrazbi, ki so bili upoštevani v sprejemnem postopku.

Če iz eVŠ EŠD pride podatek, da študent ponavlja letnik, se avtomatsko označi in upošteva, da kandidat dobi samo 60 točk.

V vseh ostalih primerih je treba pridobiti povprečno oceno od visokošolskih zavodov. Če je bil predhodni študij na visokošolskem zavodu v Sloveniji, MIZŠ pripravi

poizvedbo, ki jo pošlje na visokošolske zavode in uvozi podatke v MSB. Če je bil predhodni študij v tujini ali če je bil predhodni študij na višji strokovni

šoli, mora študent vlogi priložiti dokazila o študijski uspešnosti in jih v MSB vnese pisarna za študentske domove.

19

MIZŠ pisarno obvesti, za katere študente v eVŠ EŠD ni podatka o predhodnem študiju.

Pojasnila k rubriki Učna oz. študijska uspešnost

4.8 Izpolnjevanje splošnih pogojev

Na zavihku Podatki o vlogi se v rubriki Izpolnjevanje splošnih pogojev beleži stanje obdelave vloge. Državljanstvo: mora biti slovensko (državljanstvo Slovenije). Podatek se pridobi iz zavihka

Osebni podatki (glej poglavje Osebni podatki). Status študenta: upoštevajo se podatki, prikazani na zavihku Podatki o vpisu, ki se ažurirajo

dnevno (glej poglavje Podatki o vpisu). POZOR! Če je način študija IZREDNI, morate označiti ali se študij izvaja vsaj 3

dni v tednu. Podatek o tem od visokošolskega zavoda pridobi pisarna za študentske domove. V kvadratek poleg način študija naredite kljukico (primer na sliki). Če kljukice ni, vloga preide v status Zavrnjena.

Študent ni v delovnem razmerju, samozaposlen ali s.p.: podatek pridobi MIZŠ od ZZZS. Če pogoj ni izpolnjen, vloga preide v status zavrnjena.

Povprečni bruto dohodek na člana družine ne presega cenzus: podatek se izračuna ob upoštevanju podatkov na zavihku Družinski člani, ko sta pridobljena vira MNZ in DURS ter je na zavihku Družinski člani narejena kljukica, da so Podatki o dohodkih popolni.

Oddaljenost stalnega prebivališča od kraja študija: podatek se izračuna avtomatsko preko Google maps ob upoštevanju kraja študija na zavihku Podatki o vpisu in naslova stalnega prebivališča na zavihku Osebni podatki. Oddaljenost se izračuna dvakrat – prvič ob upoštevanju podatkov o vpisu na vlogi in drugič, ko pridejo podatki o vpisu iz eVŠ EŠD.

Če je oddaljenost manjša od 25 km, morate preveriti, če je izpolnjen kateri od dveh pogojev, ki dovoljujeta izjemo od pravila – to je, da je do najbližjega postajališča javnega prevoznega sredstva najmanj 4 km ali, da študent živi v posebno težkih socialnih zdravstvenih razmerah. Pri pogoju, ki je izpolnjen, naredite kljukico v kvadratek. Za poziv kandidata k dopolnitvi vloge z dokazilom glede izpolnjevanja izjeme v tem primeru, dodate dokazila na zavihku Drugo (glejte poglavje Označevanje dokazil za točke in starševstvo).

POZOR! Obvezno morate narediti kontrolo vlog z izračunano oddaljenostjo 0 km. Pri tujih naslovih je treba oddaljenost preračunati ročno, saj pogosto Gogole maps ne najde naslova (glejte poglavje Pregled vlog – obdelava vlog, točko Dodatni kriteriji)

Kontrola, če je bil študent izključen iz študentskega doma (Izključen iz ŠD): Privzeta vrednost je Ne. Če študent ne izpolnjuje pogoja – to pomeni, da je bil izključen iz študentskega doma – to označite s klikom v krogec poleg Da.

Prikaz podatkov o izpolnjevanju splošnih pogojev na zavihku Podatki o vlogi

20

4.9 Stanje pridobljenih podatkov

Na zavihku Podatki o vlogi je prikazano Stanje pridobljenih podatkov iz uradnih virov. Ko je vir pridobljen, se semafor obarva zeleno. Vloga ne more preiti v rešeno, če niso pridobljeni vsi viri.

Prikaz stanja pridobljenih virov, ko je vloga v statusu Elektronsko oddana – ni pridobljen še noben vir

Opis posameznih virov: MNZ: podatki iz evidence gospodinjstev, ki jo vodi Ministrstvo za notranje zadeve. Poizvedbo

pošlje ministrstvo, ki tudi uvozi podatke. Poizvedba se pošlje na MNZ naslednji dan po zaključku roka za oddajo vloge (za leto 2014: 13. 8. 2014 in 21. 8. 2014). Podatki pridejo praviloma v treh delovnih dneh.

POZOR! Pri študentih, ki imajo stalno prebivališče v tujini, je treba vir ročno zapreti s kljukico v kvadratku poleg semaforja pri viru MNZ. To naredi pisarna za študentske domove.

DURS: podatki o dohodkih, ki se pridobijo od Davčne uprave Republike Slovenije. Podatki se pridobijo preko spletnega servisa. Poizvedbo sproži MIZŠ dnevno – praviloma vsak popoldan po 16.00 uri v času obdelave vlog za sprejem in podaljšanje. V poizvedbo so vključene vse davčne številke družinskih članov, ki imajo označeno, da imajo soglasje DURS in podatek od DURS še ni bil pridobljen.

ZZZS: preverja se ustreznost podlage za zdravstveno zavarovanje. Poizvedbo pripravi in pošlje MIZŠ, praviloma enkrat tedensko v obdobju avgust-oktober, potem enkrat mesečno (vsakega 5 v mesecu). Poizvedba vključuje vse EMŠO študentov z vseh vlog, ki imajo označeno, da so podpisane in niso v statusu Ustavljen postopek.

RIC/VŠZ: podatki o maturi od Državnega izpitnega centra (RIC) ali podatki o povprečni oceni visokošolskega študija v Sloveniji.

Podatki o maturi se uvozijo v eVŠ praviloma v treh dneh po uradni objavi podatkov o rezultatih maturitetnega roka. Na vlogo se prenesejo v prvi nočni obdelavi, ko je označeno, da je vloga podpisana in so podatki v eVŠ.

Za povprečno oceno pošlje MIZŠ poizvedbo na visokošolske zavode in uvozi podatke v eVŠ. Za podatke, ki jih ne dobi od visokošolskih zavodov, obvesti pisarno za študentske domove, da podatke pridobi sama od študenta.

eVŠ EŠD: podatki o vpisu se dnevno osvežujejo s stanjem v eVŠ evidenci študentov in diplomantov, v katero morajo visokošolski zavodi dnevno ažurno sporočati podatke.

ZRSZ: preverja se status brezposelne osebe za družinske člane, ki so označeni kot OČE/MATI študenta in imajo imajo status BREZPOSELNA OSEBA. Poizvedbo sproži MIZŠ za vloge (prošnje za sprejem), ki so označene, da so podpisane.

21

Pri prošnjah za podaljšanje bivanja se vira RIC/VŠZ in ZRSZ zapreta ob prvem shranjevanju vloge, ker se podatki ne pridobivajo.

4.10 Osebni podatki

Osebni podatki pridejo iz vloge in so preverjeni s Centralnim registrom prebivalstva. Omogočeno je popravljanje vseh podatkov, pri čemer morate upoštevati, da se podatki o EMŠO, davčna številka in državljanstvu popravljajo samo izjemoma, če je ugotovljena napaka na vlogi.

Primer prikaza osebnih podatkov

Naslov v Sloveniji se popravi tako, da se vpiše ulico v polje Spremeni naslov. Po vnosu štirih znakov se prikaže predlog naslovov iz Registra prostorskih enot.

4.11 Podatki o vpisu

Podatki o vpisu se pridobijo najprej iz vloge in potem iz eVŠ EŠD. Podatkov ročno ni mogoče vnašati ali popravljati. Ko so podatki pridobljeni ima Status študenta zelen semafor in v polje Veljavnost do je vpisan datum do kdaj status študenta velja.

Iz eVŠ EŠD je podatek pridobljen, ko je vloga označena, da je podpisana in obstaja podatek o vpisu za aktualno študijsko leto.

Podatek o vpisu se preverja dnevno celo študijsko leto. Ko je vloga v končnem statusu se Podatek o vpis na vlogi ne spreminja več. Za vloge v statusu Rešena, ki nimajo več podatka o vpisu, se ne more izdati Obvestilo o napotitvi.

Primer Podatkov o vpisu, kot so bili sporočeni z vlogo in podatek še ni prišel iz eVŠ EŠD

22

Primer Podatkov o vpisu, pridobljenih iz eVŠ EŠD, ko ima študent veljavni status študenta

4.12 Terminski pregled

Na zavihku terminski pregled se beleži datume: Poziva o dopolnitvi: 1. poziv in 2. poziv; datum v polju 1. poziv za dopolnitev se shrani

avtomatsko po izdelavi prvega poziva v MSB. Če je datum že shranjen, ni mogoče izdelati drugega poziva. Podatek se lahko izbriše ročno.

Drugi poziv je mogoče izdelati, če je vnesen Datum prispetja 1. poziva. Datum v polje 2. poziv za dopolnitev se shrani avtomatsko po izdelavi poziva v MSB.

Sklepa o zavrženju, Odločbe o določitvi točk in odločbe o zavrnitvi vloge: Sklep oz. odločba: datum izdaje sklepa/odločbe se shrani avtomatsko po izdelavi

sklepa/odločbe v MSB. Če je datum izdaje že shranjen, ni mogoče izdelati novega dokumenta. Podatek se lahko izbriše ročno.

Sklep oz. odločba – arhiv: tu se hrani podatke o prvem izdanem sklepu oz. odločbi, ko se izda nova odločba zaradi popravka ali ugodne rešitve pritožbe. Podatke je treba vnesti ročno.

Pritožbe na prvi stopnji in pritožbe na drugi stopnji. POZOR! Kljukica v kvadratku pred besedilom Pritožba na prvi stopnji oz. Pritožba na

drugi stopnji pomeni, da vloga v statusu Rešena ni uvrščena na informativno prednostno listo ali prednostni seznam ter da študent ne sme biti napoten na vselitev.

Obvestila o napotitvi: Datum izdaje se zabeleži avtomatsko po izdelavi obvestila v MSB. Če je datum izdaje

že shranjen, ni mogoče izdelati novega dokumenta. Podatek se lahko izbriše ročno. Datum vselitve pomeni datum, s katerim študent začne koristiti subvencijo. Datum

vselitve je treba vnesti ročno. POZOR! Po shranjevanju datuma vselitve se sproži prenos podatkov o študentu na zavihek Seznami/Vseljeni študenti.

Ročni vnos podatkov na tem zavihku se shrani s klikom na gumb Shrani na dnu vloge.Prikaz zavihka Terminski pregled

23

24

5. Seznami

Zavihek Seznami vsebuje zavihke: Aktualni seznami, Arhiv seznamov in Vseljeni študenti (op.: navodilom bo dodano posebno poglavje Vseljeni študenti)

5.1 Aktualni seznami

Zavihek Aktualni seznami je namenjen izdelavi seznamov za izbrani razpisni rok. Po kliku na ime zavihka Aktualni seznam, se na zaslonu prikažejo parametri, po katerih je mogoče sortirati vloge na seznamu:

Vrsta seznama: Zavržene vloge, Vloge za dopolnitev, Prednostni seznam, Informativna prednostna lista, Zavrnjene vloge, Vse vloge.

Vrsta ŠD: Vsi, Javni študentski dom, Zasebni študentski dom, Dijaški dom, Zasebnik s subvencijo.

Željeni študentski dom: ponudi se šifrant javnih študentskih domov, dijaških domov, zasebnih študentskih domov in zasebnikov.

Spol: Vsi, Moški, Ženske.

Vloge se prikažejo v tabeli, po izbiri parametrov. Seznam shranite s klikom miške na gumb Shrani seznam. Podatke s seznama lahko izvozite v Excel preko zavihka Arhiv seznamov.

Prikaz zaslona ob vstopu na zavihek Aktualni seznami

25

5.2 Arhiv seznamov

Arhiv seznamov je namenjen pregledovanju podatkov na shranjenih seznamih za izbrani razpisni rok. Obvezno je treba najprej izbrati vrsto seznama iz spustnega menija. Izbirno lahko določite Vrsto ŠD (študentskega doma) in Datum izdelave seznama od/do. Sezname prikažete s klikom na gumb Prikaži. Na prvem mestu v tabeli s seznami je stolpec ID. Po tem ID-ju najdete seznam na zavihku

Tiskanje. Več informacij o tem je v poglavju Tiskanje. Za pregled vlog, ki so na posameznem seznamu, kliknete z miško na vrstico s seznamom da

se potemni in v spodnji tabeli se bodo prikazali podatki o vlogah s seznama. Podatke o vlogah prikazanih na zaslonu lahko izvozite v Excel s klikom na gumb Izvozi desno

pod tabelo. Stolpci Excelove tabele so opisani v Prilogi 2 tega navodila.

Primer, ko sta na zaslonu prikazana dva seznama Vloge za dopolnitev. Označena je vrstica s seznamom z dne 4. 8. 2014 in v spodnji (drugi) tabeli so prikazani podatki o vlogi z izbranega seznama (seznam je vključeval samo eno vlogo)

26

27

6. Tiskanje

Tiskanje dokumentov je v MSB možno na dva načina:A. s pomočjo gumbov na vlogi, kar omogoča tiskanje enega dokument za vlogo, na kateri se

nahajate aliB. preko zavihka Tiskanje, ki omogoča tiskanje več istovrstnih dokumentov hkrati.

V MSB so za tisk pripravljene predloge naslednjih dokumentov: Sklep o zavržbi, Poziv za dopolnitev, Odločba o zavrnitvi, Odločba o odobritvi in Obvestilo o napotitvi.

A. TISKANJE POSAMEZNEGA DOKUMENTA NA VLOGI

Na dnu vsake vloge so na levi strani gumbi za tiskanje dokumentov:

gumb za tiskanje Obvestila o napotitvi,

gumb za tiskanje Poziva za dopolnitev,

gumb za tiskanje sklepa ali odločbe,

gumb za tiskanje predloge za ZUP kuverto.

Po izpisu dokumenta morate na vlogi najprej klikniti z miško na gumb Osveži na dnu vloge desno, da se datum izdaje dokumenta prenese na zavihek Terminski pregled. Potem pa shranite podatke s klikom miške na gumb Shrani. Če podatka ne želite shraniti, kliknete gumb Prekliči.

B. TISKANJE VEČ DOKUMENTOV HKRATI

– Seznam: iz spustnega seznama izberete ID številko seznama iz Arhiva seznamov. Nastavljeno je tako, da se vedno ponudi ID zadnjega shranjenega seznama.

– Vrsta izpisa: iz spustnega seznama izberete dokument, ki ga želite natisniti. Pri izbiri vrste dokumenta upoštevajte seznam, ki ste ga izbrali.

– Ko označite Seznam in Vrsto izpisa kliknete z miško na gumb Prikaži. Na tabeli se bodo na zaslonu prikazale vloge s seznama, za katere lahko natisnete izbrano vrsto izpisa.

– Pod tabelo s seznamom vlog so trije gumb, ki omogočajo izvoz podatkov s seznama:Gumb Izvoz izvozi podatke v Excel v obliki za tiskanje odločb pri Pošti. Specifikacija stolpcev je v Prilogi 3 teh navodil.Gumb Tiskaj izvozi podatke v Word v obliki za hkratno tiskanje dokumentov za vse vloge s seznama. Pozor! Po izvozu podatkov se Datum izdaje shrani na terminskem pregledu vseh vlog s seznama.Gumb Kuverte izvozi podatke v pdf za tiskanje ZUP kuvert za vse vloge s seznama.

28

Primer prikaza vlog za tiskanje, ko je izbran seznam št. 1232 za vrsto izpisa Poziv za dopolnitev

29

7. Poročila

Preko zavihka Poročila lahko prikažete in izvozite v pdf in Excel prednastavljena poročila: Dnevnik prejete pošte Kontrolno poročilo Analiza prošenj Seznam odstopljenih prošenj

7.1 Dnevnik prejete pošte

Najprej izberete Razpisni rok iz spustnega menija, Datum od in datum do lahko pustite prazno ali vnesete obdobje, za katerega želite izdelati poročilo. Za prikaz vlog po izbranih parametrih kliknite na gumb Prikaži.

Prikazane vloge na seznamu izvozite v Excel s klikom na gumb Izvoz ali v pdf s klikom na gumb IzvozPdf.

7.2 Kontrolno poročilo

Poročila na zavihku Kontrolno poročilo so namenjena preverjanju stanja obdelav vlog v določenem statusu.

Najprej določite Razpisni rok in Status vloge iz spustnega menija (obvezno). Pri vlogah v statusu V dopolnitev lahko dodatno izberite Neizpolnjen pogoj Podpis. Pri vlogah v statusu Zavrnjena lahko podrobneje določite Neizpolnjen pogoj.

30

Prikazane vloge na seznamu izvozite v Excel s klikom na gumb Izvoz ali v pdf s klikom na gumb IzvozPdf. Gumba se nahajata na desni pod tabelo z vlogami.Primer izpisa kontrolnega poročila, ki preverja katere vloge za sprejem (razpisni rok) so v statusu V dopolnitev, ker jim manjka podpis

7.3 Analiza prošenj

Poročila na zavihku Analiza prošenj so namenjena prikazu števila prošenj po parametrih:- Razpisni roki (izberete razpisni rok);- Vrsta ŠD (vrsta študentskega doma): nastavljena je privzeta vrednost Vsi, ki jo lahko

zamenjate z izbiro druge vrednosti iz spustnega seznama.- Študentski dom: nastavljena je privzeta vrednost Vsi, ki jo lahko zamenjate z izbiro druge

vrednosti iz spustnega seznama.- Status vloge: nastavljena je privzeta vrednost Vsi, ki jo lahko zamenjate z izbiro druge

vrednosti iz spustnega seznama.

Po vnosu vseh vrednosti za izpis poročila kliknete na gumb Prikaži. V tabeli se prikaže število vlog (prošenj) glede na Razpisni rok/Vrsto ŠD/Študentski dom/Status vloge. Poročilo izvozite v Excel s klikom na gumb Izvoz ali v pdf s klikom na gumb IzvozPdf. Gumba se nahajata na desno pod tabelo z vlogami.

Primer prikaza poročila o številu vlog po izbranih parametrih na zaslonu

31

7.4 Seznam odstopljenih prošenj

Na zavihku se prikaže število vlog, ki ste jih odstopili drugemu visokošolskemu središču. Ko ste na zavihku Seznam odstopljenih prošenj kliknete na gumb Prikaži, ki prikaže poročilo v tabeli. Poročilo lahko izvozite v Excel s klikom na gumb Izvoz pod tabelo.

32

8. Statusi vlog

33

Priloga 1: Specifikacija stolpcev Izvoza vlog na Podatkih o vlogah

Ime stolpca OpisŠtevilka prošnje Petmestna številka prošnje.Datum vložitve Datum elektronskega pošiljanja vloge v eVŠ.Vrsta prošnje Sprejem, podaljšanje, sprejem med letomIme Ime, kot je navedeno na zavihku Osebni podatki.Priimek Priimek, kot je navede na zavihku Osebni podatki.Željeni štud. dom Željen študentski dom, kot je označen na zavihku Podatkih o vlogi.MNZ Ali je vir pridobljen? D – da, N – neDURS Ali je vir pridobljen? D – da, N – neZZZS Ali je vir pridobljen? D – da, N – neRIC/VŠZ Ali je vir pridobljen? D – da, N – neevš EŠD Ali je vir pridobljen? D – da, N – neZRSZ Ali je vir pridobljen? D – da, N – neŠt. Brezp. Članov Število družinskih članov, ki imajo označeno, da so brezposelna

oseba.Oddaljen Oddaljeost izračunana z Google maps.Št.Točk Skupno število točk (pri vlogah za sprejem)Status vloge Status vloge v času izdelave poročila.Korišč. subv. Ali je študent že koristil maksimum za koriščenje subvencije? D – da,

N – neIzjemno Ali je študent že koristil izjemno podaljšanje bivanja? D – da, N – neDatum oddaje Datum oddaje vloge, kot zabeležen na zavihku Podatki o vpisu.Vrsta ŠD Vrsta študentskega domaDržavljanstvo Državljanstvo, kot je navedeno na zavihku Podatki o vpisu.Status štud. Ali ima študent status študenta? D – da, N – neVisoko. Zavod Ime visokošolskega zavoda (npr. UNIVERZA NA PRIMORSKEM

FAKULTETA ZA MANAGEMENT)Štud. prog. Ime študijskega programa , kot je shranjen na zavihku Podatki o

vpisu, z njegovimi lastnostmi v oklepaju – to so stopnja programa, ali je program enopredmetni (EP) ali dvopredmetni (DP) in vrsta programa. Na primer: EKOREMEDIACIJE (II., EP, MAGISTRSKI)

Kraj štud. Kraj študija, kot je shranjen na zavihku Podatki o vpisu. Primer: MARIBOR, GOSPOSKA ULICA 1 (SEDEŽ)

Način štud. Izpiše se Način študija, kot je shranjen na zavihku Podatki o vpisu.Vrsta vpisa Možne vrste vpisa so: Prvi vpis v letnik, Ponavljanje letnika, Podaljšan

status študenta (ki pomeni, da je bil študent vpisan v isti letnik ponovno zaradi izjeme po 70. členu zakona o visokem šolstvu)

Letnik Izpiše se letnik z besedo (npr.: Prvi letnik)Maks. brez izjeme Število študijskih let možnega koriščenja subvencije na trenutni stopnji

študija. Privzeta vrednost je trajanje študija v letih povečano za 1.Korišč. subv. število študijskih let, ko je študent prejemal subvencijo na tej stopnji

študija (brez izjeme dodatnih 12 mesecev, ki je bila aktualna do 2012/13). Privzeta vrednost je 0.

Korišč. izjeme Če je študent koristil izjemno podaljšanje subvencioniranega bivanja. Ta podatek od študijskega leta 2013/14 ni več aktualno.

Zaposlen D – da, N – ne; Ne je treba gledati v kombinaciji s podatkov ali je vir ZZZS že pridobljen.

Povpr. doh. Znesek povprečnega bruto dohodka na družinskega člana v EUR z dvema decimalkama.

Št. druž. čln Število družinskih članov, upoštevanih v izračunu povprečnega bruto dohodka na družinskega člana.

Oddaljenost Oddaljenost v km, če je bil podatek vnesen ročno.

34

Ime stolpca OpisOddalj. gmaps Oddaljenost v km, ki jo je izračunal Google maps.Izključen D – da, N – neIzjemn. pod. Ali je priznano izjemno podaljšanje zaradi podaljšanega statusa in

posebnih socialnih zdravstvenih razmer (ni več aktualno od študijskega leta 2013/14). D – da, N – ne

Partner Ali je vlogo oddal študent, kot partner(ica) študenta ali študentke, kateremu je dodeljena subvencija. D – da, N – ne

Spremljevalec Ali je vlogo oddal študent, spremljevalec invalida. D – da, N – neTočke učni uspeh Točke za učno oziroma študijsko uspešnost.

Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.Točke izj. uspeh Točke za izjemen uspeh in obštudijske dejavnosti.

Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.Točke oddaljenost Točke za oddaljenost. Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.Točke mat. polož. Točke za materialni položaj. Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.Točke pos. raz. Točke za socialne in zdravstvene razmere študenta.

Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.Točke dodatno Točke za dodatno razvrstitveno merilo.

Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.Dat. odločbe Datum izdaje odločbe oz. sklepa.Dat. obvestila Datum izdaje obvestila o napotitvi.Dat. pritožbe Datum vložene pritožbe na prvi stopnji.Način študija Izpiše se Način študija, kot je shranjen na zavihku Podatki o vpisu.Ov Ulica Naslov za obveščanje, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.Ov Hisna st. Naslov za obveščanje, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.Ov Dodatek his.st. Naslov za obveščanje, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.Ov Posta Naslov za obveščanje, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.Ov Kraj Naslov za obveščanje, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.Sb Ulica Naslov stalnega prebivališča, kot je vnesen na zavihku Osebni

podatki.Sb Hisna st. Naslov stalnega prebivališča, kot je vnesen na zavihku Osebni

podatki.Sb Dodatek his.st. Naslov stalnega prebivališča, kot je vnesen na zavihku Osebni

podatki.Sb Posta Naslov stalnega prebivališča, kot je vnesen na zavihku Osebni

podatki.Sb Kraj Naslov stalnega prebivališča, kot je vnesen na zavihku Osebni

podatki.

35

Priloga 2: Izvoz podatkov iz arhiva seznamov Ime stolpca OpisZap.št. Vloge so sortirane po številu točk.Status vloge Prikaže se status vloge, v katerem se vloga trenutno nahaja – lahko je

drugačen od tistega, v katerem je bila, ko je bil seznam ustvarjen.Npr.: Vloga je uvrščena na Informativno prednostno listo v statusu V preverjanju. Čez nekaj časa vloga preide v status Rešena.

Številka prošnje Petmestna številka prošnje.Ime Ime, kot je navedeno na zavihku Osebni podatki.Priimek Priimek, kot je navede na zavihku Osebni podatki.Spol Kot je naveden na zavihku Osebni podatki.Število točk Podatek se prikaže pri vlogah za sprejem. Prikaže se aktualno število točk.Status študenta D – študent ima status študenta.

N – študent nima veljavnega statusa študenta.Prazno polje - podatek še ni pridobljen iz eVŠ EŠD.

Visokošolski zavod

Izpiše se polno ime članice univerze ali samostojnega visokošolskega zavoda, kamor je študent vpisan.

E-pošta Kot je naveden na zavihku Osebni podatki.Vrsta štud. doma Kot je navedena na zavihku Podatki o vlogi.Željeni štud. dom Kot je naveden na zavihku Podatki o vlogi.Ulica Naslova za obveščanje, kot je naveden na zavihku Osebni podatki.Hišna st. Naslova za obveščanje, kot je naveden na zavihku Osebni podatki.Dodatek hiš.št. Naslova za obveščanje, kot je naveden na zavihku Osebni podatki.Poštna št. Naslova za obveščanje, kot je naveden na zavihku Osebni podatki.Pošta Naslova za obveščanje, kot je naveden na zavihku Osebni podatki.Datum odločbe izp. Datum izdaje sklepa oz. odločbe, če je podatek že shranjen v MSB.Datum nap. Datum izdaje obvestila o napotitvi, če je podatek že shranjen v MSB.

36

Priloga 3: Izvoz podatke v Excel za tiskanje odločb pri Pošti

Ime stolpca OpisVrsta ŠD Možne vrste so: Javni študentski dom, Zasebni študentski dom, Dijaški dom,

zasebnik s subvencijoŽeljen ŠD Željen študentski dom, kot je označen na zavihku Podatkih o vlogi.Številka prošnje Petmestna številka prošnjeDatum Datum izvoza podatkov v Excel. Datum se shrani v polje Datum izdaje na vlogi na

zavihku Terminski pregled.Ime Ime, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.Priimek Priimek, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.SB Naslov Naslov stalnega prebivališča, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.SB Šifra pošte Naslov stalnega prebivališča, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.SB Pošta Naslov stalnega prebivališča, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.Status DO Datum do kdaj ima študent veljaven status študenta.Leto razpisa Izpiše se aktualna letnica (npr.: 2014).Letnik študija Izpiše se letnik z besedo (npr.: Prvi letnik)Tip vpisa Možni tipi vpisa so: Prvi vpis v letnik, Ponavljanje letnika, Podaljšan status

študenta (ki pomeni, da je bil študent vpisan v isti letnik ponovno zaradi izjeme po 70. členu zakona o visokem šolstvu)

Naziv programa Ime študijskega programa z njegovimi lastnostmi v oklepaju – to so stopnja programa, ali je program enopredmetni (EP) ali dvopredmetni (DP) in vrsta programa.Na primer: EKOREMEDIACIJE (II., EP, MAGISTRSKI)

Način študija Izpiše se Način študija, kot je shranjen na zavihku Podatki o vpisu.Naziv zavoda Izpiše se polno ime visokošolskega zavoda, kot je prikazano na zavihku Podatki o

vpisu. Na primer:ALMA MATER EVROPAEA - EVROPSKI CENTER MARIBOR

Točke štud. usp. Točke za učno oziroma študijsko uspešnost.Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.

Točke pril. usp. Točke za izjemen uspeh in obštudijske dejavnosti.Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.

Točke mat. pol. Točke za materialni položaj.Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.

Točke oddaljensot Točke za oddaljenost.Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.

Točke pril. dod. Točke za dodatno razvrstitveno merilo.Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.

Točke pril. soc. Točke za socialne in zdravstvene razmere študenta.Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.

Število točk Skupno število točk.Samo pri vlogah za sprejem, drugače 0.

Povp. bruto dohodek

Znesek povprečnega bruto dohodka na družinskega člana v EUR z dvema decimalkama.

Št. druž. članov Število družinskih članov, upoštevanih v izračunu povprečnega bruto dohodka na družinskega člana.

Kraj študija Kraj študija. Primer: MARIBOR, GOSPOSKA ULICA 1 (SEDEŽ)Oddaljen KM Oddaljenost kraja študija od naslova stalnega prebivališča. Osnova za izračun

točk za oddaljenost.OV Naslovnik Naslov za obveščanje, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.OV Naslov Naslov za obveščanje, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.OV Šifra pošte Naslov za obveščanje, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.OV Pošta Naslov za obveščanje, kot je vnesen na zavihku Osebni podatki.

37