Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Organizacja i Zarządzanie
Organizacja w ujęciu podmiotowym
(wykład 04ns)
© dr Adam SALOMON, KTiL AM w Gdyni
2
Plan wykładu 04ns
1. Człowiek w organizacji
2. Znaczenie umiejętności i funkcji kierowniczych w organizacji
3. Planowanie jako funkcja kierownicza
4. Pobudzanie: nakazywanie, harmonizowanie i motywowanie jako funkcje kierownicze
5. Kontrolowanie jako funkcja kierownicza
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
3
Organizacja w ujęciu podmiotowym
• Organizacja w ujęciu podmiotowym dotyczy ludzi i zachodzących pomiędzy nimi relacji poziomych (relacje interpersonalne) oraz relacji pionowych (rozumianych jako funkcje kierownicze: planowanie, pobudzanie i kontrolowanie).
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
4
Człowiek w organizacji
1. główny element strategiczny organizacji;
2. „zasoby ludzkie” jako najważniejsza część zasobów niematerialnych organizacji;
3. konieczność osiągania synergii celów jednostkowych z celami organizacji;
4. ogromna rola właściwych stosunków i relacji interpersonalnych;
5. znaczenie umiejętności kierowniczych (funkcje kierownicze).
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
5
Charakter wiedzy kierowniczej
• specjalistyczna;
• ogólnokierownicza:
– umiejętności społeczne (zdolność współdziałania z ludźmi, motywowania, koordynowania i kontrolowania);
– umiejętności organizatorskie (strategiczne) (zdolność postrzegania organizacji jako całości, generowanie i realizacja strategii na poziomie zintegrowanym).
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
6
Implikacje wiedzy kierowniczej na sprawność kierowania
na różnych szczeblach
szczebel kierowniczy
Niższy
dozór
Średnie
kierownictwo
Naczelne
kierownictwo
Sprawność
kierowanego
obszaru
umiejętności
ogólnokierownicze
umiejętności
specjalistyczne
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
7
Planowanie jako funkcja kierownicza
• planowanie:
1. informacyjne przygotowanie realizacji funkcji celu;
2. przewidywanie i prognozowanie przyszłości;
3. proces etapowy (sekwencyjny) tworzący rodzaj systemu prognostyczno-planistycznego;
4. ustalenie harmonogramu działania dla organizacji, komórek i pojedynczych pracowników, a w nim: ustalenie zasobów oraz kolejności, czasu i sposobu działania (zastosowanie jednego z możliwych wariantów).
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
8
Proces planowania
1. sprecyzowanie celu:
– głównego;
– pomocniczych.
2. określenie zasobów (ludzi, rzeczy, informacji, czasu);
3. ustalenie kolejności działań;
4. podjęcie decyzji wykonawczych (świadomy, racjonalny, kompleksowy, określony czasowo, elastyczny i wykonalny wariant działania).
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
9
System planowania w organizacji
PROGRAMOWANIE PLANOWANIE PROGNOZOWANIE
•prognozy •koncepcje
•programy •plany •harmonogramy •cyklizatory
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
10
Prognozowanie
• Prognozowanie jest naukową projekcją przyszłości zawierającą informacje o prawdopodobnym przebiegu zjawisk opatrzoną pewnym błędem – marginesem niepewności.
• prognozy proste (jedno zjawisko) i złożone;
• metody opracowania prognoz złożonych: – prosta ekstrapolacja;
– złożona ekstrapolacja;
– korygowana ekstrapolacja;
– metoda intuicyjna (delficka i „burza mózgów”;
– kolejnych przybliżeń;
– prostej analogii;
– statystyczno- matematyczne (budowa modeli).
• koncepcja – rozszerzenie i uszczegółowienie prognozy, wariantowość.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
11
Programowanie
• PROGRAMOWANIE = zbiór czynności prowadzący do uzyskania sformalizowanego opisu celów oraz określenia optymalnych sił i środków do ich realizacji.
• program = dalsze uszczegółowienie koncepcji (prognozy);
• najbardziej rozbudowana wersja programu - etapowy model procesu osiągania funkcji celu (terminy, działania, wydzielone siły i środki);
• charakter programu:
– algorytmiczny;
– sekwencyjny (niealgorytmiczny).
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
12
Planowanie
• PLANOWANIE = działanie zmierzające do ustalenia szczegółowych harmonogramów działania dla organizacji, komórek i pojedynczych pracowników, polegających na wskazaniu zaangażowanych zasobów oraz kolejności, czasu i sposobu działania.
• plany = ostateczne (końcowe) uszczegółowienie programów;
• harmonogramy = dokumenty planistyczne o charakterze koordynacyjnym (forma graficzna, wyeksponowane nieprzekraczalne terminy);
• cyklizatory = dokumenty koordynacyjne zgrywające zadania powtarzalne (rozkład dnia, tygodnia itp.).
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
13
Pobudzanie jako funkcja kierownicza
• POBUDZANIE = oddziaływanie regulacyjne przełożonego na podwładnego za pomocą dostępnego mu spektrum narzędzi (zlecenia, plany, bodźce motywacyjne) zmierzające do wywarcia określonego wpływu i realizacji funkcji celu organizacji jako całości.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
NAKAZYWANIE
ZLECENIA
MOTYWOWANIE
BODŹCE MATERIALNE
BODŹCE NIEMATERIALNE
POBUDZANIE
HARMONIZOWANIE
KOORDYNACJA
SYNCHRONIZACJA
14
Elementy pobudzania
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
15
Nakazywanie
• wykorzystuje istnienie sytuacji przymusowych (struktura hierarchiczna);
• opiera się o zlecenia:
– rozkaz;
– polecenie;
– zalecenie;
– rada.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
16
Harmonizowanie
HARMONIZOWANIE = uporządkowanie zdarzeń w odpowiedniej ilości, jakości i we właściwym czasie.
• wyniki harmonizowania:
– wymierne (ekonomiczne);
– niewymierne (estetyczne).
• koordynacja = harmonizacja uwzględniająca jedynie efekty wymierne;
• synchronizacja = harmonizacja działań wielopodmiotowych - zespołowych wysoce skomplikowanych i złożonych w czasie i przestrzeni.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
17
Narzędzia harmonizacji
• harmonogramy;
• wykresy Gantt’a;
• metody sieciowe;
• esogramy Rytla;
• metoda linii równowagi.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
18
Harmonogramy (wg K. Adamieckiego)
• harmonizowane elementy organizacji: ludzie,
urządzenia i stanowiska;
• powiązanie czynności i czasów ich wykonania;
• chronometraż – pomiar czasu czynności
poprzedzający wykonanie harmonogramu.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
19
Harmonogram procesu pracy
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
20
Wykresy Gantt’a
• odpowiednio skumulowane informacje o działaniach planowych i zaawansowaniu ich wykonania w ustalonej jednostce czasu;
• ocena zaawansowania odbywa się na bazie tzw. punktów zwrotnych – kluczowe momenty realizacji.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
21
Metody sieciowe • METODY SIECIOWE przedstawiają graficznie logiczny
przebieg przedsięwzięcia (czynności i zdarzenia);
• metody sieciowe wykorzystują teorię grafów (elementy rysunkowe i algebra grafów);
• rodzaje metod sieciowych: – CPM critical path method = ścieżki krytycznej;
opracował koncern Du Pont (1957), sieć czynności (następna może zacząć się po zakończeniu poprzedniej, czas całkowity od zdarzenia początkowego do końcowego);
– PERT program evaluation and reviev technique powstała w Biurze Projektów Specjalnych MW USA (1958), koordynacja sieci 3 tys. podwykonawców i dostawców – procesy, dostawy i technologie.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
22
Graf metody sieciowej
a+d = 5+10 = 15 b+c = 8+15 = 23 a+e+c = 5+10+15 = 30
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
23
Zasady metod sieciowych
1. pomiędzy dwoma zdarzeniami może wystąpić tylko jedna czynność
2. czynność następna może rozpocząć się po zakończeniu czynności poprzedzającej
3. nie należy krzyżować czynności
4. nie mogą występować pętle
5. każdorazowo dla sieci powinna zostać określona ścieżka krytyczna
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
24
Esogramy Rytla
• powiązanie czasu i nasilenia działalności w czasie realizacji zadań zespołowych (kolejne – sekwencyjne włączanie się komórek i ludzi do działania);
• powstaje plan działania (wzorcowy), a w procesie działania porównuje się go z wynikami rzeczywistymi – ocena efektywności w oparciu o ustalone okresy nasilenia w jednostkach czasu;
• esogram – graficzne przedstawienie nasilenia pracy.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
25
Esogram z planowanym i rzeczywistym
nasileniem pracy
pracochłonność
czas
rzeczywiste
planowane
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
26
Rzeczywisty esogram budowy statku
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
27
Metoda linii równowagi
(Line of Balance)
• Stanowi ona narzędzie kontroli i koordynacji złożonych procesów pracy, głównie produkcyjnej.
• Cechą charakterystyczną metody jest wykorzystanie zasady zarządzania przez wyjątki.
• Sprowadza się to do ustalenia w zbiorze czynności składających się na proces tych spośród nich, które mają szczególne znaczenie z punktu widzenia kontroli i koordynacji.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
28
Zastosowanie techniki LOB wymaga
przyjęcia następujących założeń:
1. w realizacji projektu muszą występować wyodrębnione, identyfikowalne fazy, nad którymi jest możliwa kontrola kierownicza;
2. czasy realizacji poszczególnych faz muszą być znane;
3. znany jest harmonogram dostaw;
4. zasoby wykorzystywane przy realizacji projektów są nieograniczone.
Technika LOB znajduje najczęściej zastosowanie podczas budowy domów szeregowych, wytwarzania określonej linii produktów (np. samochodów, komputerów) oraz produkcji pojedynczej partii wyrobu o dużym znaczeniu dla przedsiębiorstwa.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
29
Diagram wyprzedzeń (LOB)
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
30
Graficzne wyznaczenie linii równowagi
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
31
Motywowanie
• MOTYWOWANIE = wpływanie na zachowanie podwładnego za pośrednictwem bodźców (motywatorów) przekształcanych w motywy działania.
• motyw = pragnienie, chęć, zamiar celowego zachowania się;
• motywacja = zintegrowany zespół motywów;
• motywowanie uzależnione jest od indywidualnych cech osobniczych i modelowego podejścia do natury ludzkiej:
1. model świadomego działania ( teoria treści);
2. model działania jako procesu ( teoria oczekiwań).
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
32
Model świadomego działania
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
33
Model zachowania wg teorii oczekiwań
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
34
Narzędzia motywacji
• warunki motywacyjne („czynniki higieny”, warunki bhp, poziom świadczeń socjalnych, klimat organizacji i jej kultura, human relations, porządek ogólnoorganizacyjny);
• perswazja (przekonywanie, uświadamianie, nakłanianie, dawanie przykładu osobistego itp.);
• bodźce (motywatory).
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
35
Typologia motywatorów
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
BODŹCE PŁACOWE
BODŹCE POZAPŁACOWE
płace stałe (zasadnicze)
płace ruchome
dotyczące wykonawcy
dotyczące pracy
•dodatki •nagrody •premie
•partycypacja •autonomia •udział w zarzą- dzaniu •podział zadań •wzbogacenie pracy
•afiliacyjne •współ- zawodnictwo •oceny efektów •system wyróżnień
36
Bodźce płacowe
• płaca – pieniężna rekompensata za pracę na rzecz organizacji;
• funkcja bodźcowa płacy obok kosztowej, dochodowej i socjalnej;
• płaca stała – pobudza do realizacji zadań na poziomie pożądanym (akceptowanym);
• płaca ruchoma – mobilizuje do ponadprzeciętnego dodatkowego wysiłku dla najlepszej realizacji zadań.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
37 OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
38
Bodźce pozapłacowe
związane z wykonawcą
• odpowiadają na potrzeby afiliacyjne pracownika (uznania, uwagi, niezależności, prestiżu);
• grupy bodźców związane są z: 1. sprawiedliwą oceną pracy (jednolitość kryteriów);
2. współzawodnictwem – propagowanie pożądanych postaw, awans stanowiskowy;
3. publiczną oceną efektów – podziękowania, zakres uwagi poświęcanej podwładnym;
4. systemem wyróżnień i kar – system pochwał, wyróżnień i odznaczeń, system wyrażania dezaprobaty, kary nagany i upomnienia.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
39
Bodźce pozapłacowe związane z pracą
• mają sprawić, że praca przestaje być przykrą koniecznością;
• grupy bodźców związane z rozszerzeniem sfery i swobody działania:
– partycypacją – współudział w zarządzaniu, delegowanie uprawnień, poczucie pozycji stanowiska, zakresu kompetencji,współodpowiedzialności
– autonomią – ograniczenie kontroli, poczucie zaufania, niezależności i swobody w wykonywaniu zadań,
– wzbogaceniem pracy – task variety, task signification, task identity, job rotation, job enlargement, job enrichment
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
40
Wzbogacanie pracy (1)
• Wzbogacanie pracy to metoda wprowadzona przez Fredericka Herzberga (1950), w celu eliminacji nadmiernego podziału pracy, a dziś nabiera ona na znaczeniu jako narzędzie pozwalające dostosować pracę do poziomu kompetencji pracowników.
• Wzbogacanie pracy opiera się na sześciu założeniach.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
41
Wzbogacanie pracy (założenia) (1)
1. pracownik powinien wykonywać cały produkt (detal), by wziąć na siebie odpowiedzialność za pracę, by mógł identyfikować się z produktem;
2. do zadań pracownika należy włączyć czynności przygotowawcze i kontrolne, takie jak prace konserwacyjne, planowanie rozmieszczenia materiałów na stanowisku (5xS = selekcja, systematyczność, sprzątanie,
standaryzacja, samodyscyplina) co pozwala pracownikowi na wykazanie się swoimi kwalifikacjami a także ich poszerzenia;
3. pracownik powinien być informowany o wynikach swojej pracy, zarówno o błędach jak i o sukcesach, może być to realizowane poprzez raporty sporządzane przez bezpośrednich przełożonych;
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
42
Wzbogacanie pracy (założenia) (2)
4. stosunki pomiędzy uczestnikami procesu pracy powinny mieć charakter dostawca-klient, co pozwala na dotrzymanie norm jakościowych, a także na stworzenie mechanizmów kooperacji między pracownikami;
5. wykonawca powinien mieć autonomię w zakresie swobody wykonania zadania, co pozwala pracownikowi samemu ustalać tempo wykonywanej pracy, a także decydować o czasie przerwy;
6. styl kierowania musi być zmieniony (wiąże się to z powyższymi założeniami, które mają na celu wspomagać i ułatwiać pracę).
Powyższe warunki (założenia) należy traktować łącznie.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
43
Wytyczne skutecznego użycia
bodźców
1. jako kierownik utrzymuj swoją motywację na najwyższym poziomie;
2. dostosuj bodźce do oczekiwań podwładnych;
3. skoreluj bodźce z celami organizacji;
4. określ powiązania bodźców z zachowaniami podwładnych - czytelność zasad;
5. dotrzymuj obietnic;
6. skoreluj bodźce z wynikami podwładnego – indywidualizacja;
7. bądź sprawiedliwy;
8. stosuj bodźce bezpośrednio po działaniu.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
44
Kontrolowanie w organizacji
• KONTROLOWANIE = czynności kontrolne sensu stricto i wszelkie inne oddziaływania kierownicze dotyczące korygowania odchyleń działalności organizacji i jej członków od założonych standardów.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
45
Kontrolowanie jako funkcja kierownicza i
jako konieczny proces
• kontrolowanie jako funkcja kierownicza – w odróżnieniu od kontroli instytucjonalnej (NIK) i funkcjonalnej (kontrola jakości);
• kontrolowanie jako konieczny proces – doprowadzający do zgodności działalności rzeczywistej z zaplanowanymi działaniami (sprzężony z pozostałymi funkcjami: planowaniem i pobudzaniem).
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
46
Feedback funkcji kontrolnej
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
Feedback polega na udzielaniu informacji zwrotnej pracownikowi na temat efektów jego pracy. Powinna być ona udzielona w sposób bezpośredni i zrozumiały.
47
Rodzaje działalności kontrolnej
• kontrolowanie prospektywne – poprzedzające wykonanie zadania przez pracownika, kontroli podlega proces organizacyjno-decyzyjny, planowanie operacyjne i materiałowo-informacyjne, przygotowanie do podjęcia działania;
• kontrolowanie bieżące (sterujące) – kontrolowanie w trakcie wykonywania zadania, proces technologiczny, jakość, ilość, terminowość, akceptacja stanu aktualnego bądź zmiana;
• kontrolowanie retrospektywne – konfrontacja założonych celów z wynikami, ocena sprawności funkcjonowania organizacji, zarządu i koncepcji, „uczenie się systemu”.
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon
48
Pytania do wykładu 04OiZns
1.Jak rozumiesz strategiczną rolę człowieka w organizacji?
2.Jak zmienia się znaczenie umiejętności specjalistycznych i ogólnokierowniczych na różnych szczeblach zarządzania organizacją?
3.Wyjaśnij co składa się na system planowania oraz jak realizowana jest funkcja kierownicza w oparciu o elementy tego systemu.
4. Wymień elementy pobudzania oraz oceń ich przydatność w sprawowaniu funkcji kierowniczych.
5. Na czym polega kontrolowanie jako funkcja kierownicza?
OiZ wykład 04 dr Adam Salomon