1

Yazı İşleri Müdürlüğü

01.01.2009 – 31.12.2009 Dönemleri Arası Faaliyet Raporu

Açıklama Sayfa No BİRİM YÖNETİCİSİ (MÜDÜR) SUNUŞ 2 I. GENEL BİLGİLER 2 A- Misyon ve Vizyon 2 B- Görev Yetki ve Sorumluluklar 3

1- Belediye Meclisi 3 2- Belediye Encümeni 4 3-Asker Aile Yardımı 4 4- Genel Evrak Servisi 4 5- Evlendirme Memurluğu 5

6- Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) 5 7- Genel İdari Hizmetler 5

C- İdareye İlişkin Bilgiler 6 1- Fiziksel Yapı 6 a) Hizmet Araçları 6 b) Hizmet Birimi 6 2- Örgüt Yapısı 6

a) Müdür 6 b) Organize Şeması 7 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 7 4- İnsan Kaynakları 8 5- Sunulan Hizmetler 8 II. MAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 9 A. Mali Bilgiler 9 B. Performans Bilgileri 10 1. Faaliyet ve Proje Bilgileri 10 a) Belediye Meclisi 10 b) Belediye Encümeni 11 c) Asker Aile Yardımı 12 d) Genel Evrak 13 e) Evlendirme Memurluğu 14

f) Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) 16 III. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ 17 A. Üstünlükler 17 B. Zayıflıklar 17 C. Değerlendirme 17 IV. ÖNERİ VE TEDBİRLER 18 V. İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI 19

2

BİRİM YÖNETİCİSİ (MÜDÜR) SUNUŞU Müdürlüğümüz, 5747 Sayılı Kanunla Kurulan

Çekmeköy İlçesinin, 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı

resmi gazetede yayımlanan Norm Kadro İlke ve

Standartları yönetmelik hükümleri gereğince

kurulmuş olup, Belediye Başkan Yardımcısı Şenol

ÇETİN’e bağlı olarak görev yapmaktadır.

5393 Sayılı Belediye ve 5216 Sayılı Büyükşehir

Belediye Kanunları ile 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi

ve Kontrol Kanunu, Ülkemizdeki Belediyelerde olduğu

gibi Belediyemizde de Soysal Belediyecilik yolunda

hizmetlerin çağdaş, kaliteli ve hızlı verilmesi açısından

performansımızı arttırmıştır.

Müdürlüğümüz; İnsan öğesinin en değerli varlık olduğu bilinci ile Çekmeköy halkının mutluluğunu esas alarak hizmet kusursuzluğunu yakalamak için; saydam, katılımcı ve özveriyle hizmet vermektedir.

5393 Sayılı Belediye Kanunun 56. Maddesi, 17.03.2006 Tarih ve 26111 Sayılı Resmi Gazetede

yayınlanan Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkındaki Yönetmelik uyarınca

Müdürlüğümüze ait 2009 yılı faaliyet raporu aşağıdaki gibidir.

I. GENEL BİLGİLER

A. Misyon ve Vizyon

Misyonumuz; Kanun ve Yönetmeliklerle belirlenen tüm görevleri; hızlı, kaliteli ve şeffaflık ilkeleri çerçevesinde yürütmek, Değişen yeni mevzuatları takip ederek, bu konuda ilgili personelleri bilgilendirmek ve performansını yükseltmektir.

Açıklama; İlçemize daha iyi bir hizmet verebilmek için Belediyemizin vizyonuna olumlu katkılar sağlamak amacıyla iş ve işlemlerinin kalitesinden ödün vermeden en üst düzeye yükseltmek, konularında uzman, kaliteli ve eğitimli personeller yetiştirebilmeyi amaçlamaktadır.

Vizyonumuz; Kanun ve Yönetmelikler çerçevesinde her türlü kurumsal yapılanmasını tamamlamış, gelişmeye, verimliliğe, teknolojik ve ilmi gelişmelere açık anlayışı benimseyen, çalışma prensibine değer veren ve yaptığı çalışmalarla örnek teşkil eden bir müdürlük olmaktır. Açıklama; Bu amaca ulaşabilmek için; Yüksek nitelikli, eğitimli personellerin çalıştığı ve sürekli iyileştirme sağlayan, teknolojik altyapıyı etkin ve verimli kullanan, öncü ve örnek bir birim olmak için çalışmaktadır.

3

B. Görev, Yetki ve Sorumluluklar Yazı İşleri Müdürlüğümüzün ilişkili oldu; Yasa, Kanun Hükmünde Kararname, Tüzük ve

Yönetmelikler çerçevesinde görevlerini yerine getirmektedir.

Yazı ĠĢleri Müdürlüğünün görevlerini yerine getirirken kullandığı baĢlıca önemli

Kanunlar

5393 Sayılı Belediye Kanunu 5216 Sayılı BüyükĢehir Belediyesi Kanunu

4734 Sayılı Kamu Ġhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu Ġhale SözleĢmeleri Kanunu

4109 Sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç

Olanlara Yardım Hakkında Kanun

5747 Sayılı BüyükĢehir Belediyesi Sınırları

Ġçerisinde Ġlçe Kurulması ve Bazı Kanunlarda

DeğiĢiklik Yapılması

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol

Kanunu 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol

Kanunu 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu

4721 Sayılı Türk Medeni Kanunun Evlendirme Yönetmeliği

1. Belediye Meclisi

1. Belediye Meclisinde görüşülmesi gereken ve Yazı İşleri Müdürlüğü’nden çıkması gereken teklifler için gerekli evraklar temin edildikten sonra Belediye Meclisinde görüşülmesi için Başkanlık Makamından onay almak.

2. Yazı işleri Müdürlüğü ve diğer Müdürlüklerden gelen teklifleri tasnif ederek Meclis gündemini oluşturmak.

3. Hazırlanan gündem Başkanlığın da onayı alındıktan sonra Meclis üyelerine iadeli taahhütlü posta yoluyla tebliğ edilirken, herhangi bir aksaklığın olmaması için Meclis toplantı gününden bir hafta önce tüm üyelere SMS göndermek.

4. Meclis toplantısında Yazı İşleri Müdürü ve bir personeli hazır bulunarak, hem toplantı tutanağını tutmak hem de toplantının tamamını ses kayıt cihazları ile kasete çekmek.

5. Toplantı sonrasında aynı gün elle yazılan toplantı tutanağı bilgisayar ortamına aktarıldıktan sonra çıktısını almak ve Meclis Başkanı ile Divan Katiplerine imzalatmak.

6. Belediye Meclisinde alınan kararlar doğrultusunda İhtisas Komisyonlarına havale edilen konuların takibini yapmak ve akabinde Müdürlüğümüze gelen Komisyon raporlarını bilgisayar ortamına aktararak bir sonraki oturuma hazır hale getirmek.

7. Yazılan Meclis kararlarını ekli evrakları ile birlikte onaylanması için konularına göre Çekmeköy Kaymakamlığı ile İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığına göndermek.

8. Onaylanan kararların uygulamaya geçirilmesi için diğer birimlere tebliğini yapmak. 9. Her ayın 15. gününde Meclis ve İhtisas Komisyonları Huzur haklarının üyelere ödenebilmesi

için Mali Hizmetler Müdürlüğüne tahakkukta bulunmak.

4

2. Belediye Encümeni

1. Encümende görüşülmesi gereken ve Yazı İşleri Müdürlüğü’nü ilgilendiren konular için gerekli evraklar temin edildikten sonra Belediye Encümeninde görüşülmesi için Başkanlık Makamından onay almak.

2. Diğer birimlerden gelen teklifleri karara bağlanması için Encümene sunmak. 3. Encümenin daha derin bilgiye ihtiyaç duyması halinde Müdürlüklerden üst yazı ile ek bilgi

talebinde bulunmak 4. Encümende görüşülen dosyaların kararlarını yazıp imzaya sunmak. 5. İmzaları tamamlanan Encümen kararların üst yazılarını yazıp en kısa sürede ilgili birimlere

tebligatını yapmak. 6. Çıkan Encümen Kararlarını, Encümen karar defterine el yazısı ile bire bir aktarmak. 7. Her ayın 15. gününde Encümen Huzur haklarının üyelere ödenebilmesi için Mali Hizmetler

Müdürlüğüne tahakkukta bulunmak.

3. Asker Aile Yardımı

1. Asker Aile Yardımı için Belediyemize gelen başvuruları kabul ederek, müracaat kabul defterine kayıtlarını yapmak.

2. Asker ailesi hakkında yeterli bilgiye ulaşabilmek için; Tapu Sicil Müdürlüğü, Nüfus Müdürlüğü ve Askerlik Şubesi Başkanlığı ile gerekli yazışmaları yapmak.

3. Yazışmaları tamamlanan askerin hakkında tahkikat yapılması için Zabıta Müdürlüğünce mahallince inceleme yapılmasının sağlanması.

4. Dosyası tamamlanan asker ailesinin maaşa bağlanıp bağlanamayacağı hususunda karar alınması için Başkanlıktan onay alınarak Encümene sunmak.

5. Kabul gören dosyaları ödeme dosyasının hazırlanması için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek, reddedilen dosyaları da Yazı işleri Müdürlüğü arşivinde kaldırmak.

4. Genel Evrak Servisi

1. Belediyemize Resmi Kurumlardan, Vatandaştan ve Tüzel Kişilerden gelen her türlü resmi yazı, dilekçe ve evrakı Kurum Amirlerinden havale alındıktan sonra elektronik ortamda kaydını yaparak ilgili servis ve müdürlüklere zimmet ile tebliği yapmak.

2. Gelen yazıların gerek Yazı İşleri Müdürlüğünce, gerekse diğer Müdürlüklerce cevabı yazıldıktan sonra yine Genel Evrak Servisimizce çıkış kaydının vermek.

3. Çıkış kaydı verilen evrak şehir içinde bir yere gönderilecekse kurye ile teslimatının yapılmasını sağlamak. Eğer şehir dışında ise zarflama işlemini tamamlayıp aynı gün içinde iadeli postaya vermek.

4. Resmi Kurumlarca Belediyemize gönderilen günlü yazıların giriş kaydı yapıldıktan sonra, herhangi bir gecikmeye ve tekide mahal vermeden zamanında cevap verilmesi için gerekli takibi yapmak.

5. Belediyemize ilk defa dilekçe veren Vatandaş veya Firmaların kimlik, adres, telefon ve vergi kimlik bilgilerini Belediyemizin bilgi bankasına kaydetmek suretiyle sicil numarası verilir. Aynı vatandaş veya Firmanın tekrar Kurumumuza başvurması halinde bu sicil numarası sayesinde eskiye yönelik işlemlerinin takibini yapmak.

6. Son çıkan genelge - tamim, yönetmelik, kanun ve tüzükleri güncel olarak internet üzerinden takibini yaparak, Kurumumuzu ilgilendiren kısımların çıktısını alarak bilgi bankamıza aktarılmasını sağlamak.

5

5. Evlendirme Memurluğu

4721 Sayılı Türk Medeni Kanunun ve Evlendirme Yönetmeliği gereğince Evlilik işlemleri için

yapılan iş ve işlemler aşağıda belirtildiği şekildedir.

1. Evlenmek üzere Memurluğumuza başvuran çiftlerin başvurularını kabul edip, nikah için gün vermek.

2. Nikâhlarını başka bir kurumda kıydırmak isteyen vatandaşlara evlenme izin belgesi düzenlemek.

3. Nikâh akitleri gerçekleştirilecek vatandaşları Evlenme Kütüğüne işlemek, uluslararası aile cüzdanı düzenlemek ve verilen günde nikâhlarını kıymak.

4. Gerçekleştirilen nikâhların Mernislerini düzenleyerek 10 gün içinde İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirmek.

5. Evlendikten sonra kendi soyadını kullanmak isteyen bayanlara dilekçe hazırlama ve gerekli işlemlerini tamamlamak.

6. Talepleri doğrultusunda; düğün salonu, otel, kültür merkezi gibi yerlere memur görevlendirmek suretiyle nikâh hizmetini vatandaşın ayağına kadar götürmek.

7. Her ayın son haftasında evlenen çiftlerin adı, soyadı, telefon ve adres bilgileri toplanarak rapor haline bilgilerin toplanması.

6. Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) – Doğrudan Başbakanlık

Başbakanlık İletişim Merkezi; BİMER, bilişim ve iletişim teknolojileri kullanılarak hayata

geçirilen bir halkla ilişkiler uygulamasıdır. BİMER ile oluşturulan sistem sayesinde vatandaş ile devlet

arasındaki iletişim kanallarının tümü açık tutularak müracaatların her zaman ve her yerden

yapılabilmesinin yanı sıra, müracaatlara, cevapların daha hızlı, etkin ve ekonomik bir şekilde

verilebilmesine imkân sağlanmıştır.

7. Genel İdari Hizmetler

1) Belediyemize gelen posta iletilerini teslim almak ve ilgili birimlere tebliğ etmek. 2) Kurum içi veya dışında verilecek olan seminer, eğitim ve buna benzer etkinliklerin

gerçekleşebilmesi için gereken İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne teklifte bulunma.

6

C. İdareye İlişkin Bilgiler

1. Fiziksel Yapı

Yazı İşleri Müdürlüğü Çekmeköy Belediyesi Alemdağ Ek Hizmet Binasın Başkanlık katında

hizmetlerini gerçekleştirmektedir.

a) Hizmet Araçları

Müdürlüğümüz hizmetlerini Destek Hizmetleri Müdürlüğümüz tarafından tahsis edilen 3 araçla

sürdürmektedir.

HİZMET ARAÇLARI TABLOSU

Aracın Cinsi Mülkiyet Durumu Toplam

Resmi Kiralık

Otomobil - 3 Adet 3 Adet

TOPLAM - 3 Adet 3 Adet

b) Hizmet Birimleri

Müdürlüğümüzde hizmetlerin ifa edildiği mekânlar ve hizmet birimleri aşağıda sunulmuştur

Hizmet Birimleri

Kullanım Amacı Alanı ( m² ) Sayı Müdür Odası 10 1 Adet

Yazı ĠĢleri Kalem Odası 20 1 Adet

Evlendirme Memurluğu Odası 10 1 Adet

Meclis Odası 45 1 Adet

Encümen Odası 15 1 Adet

Toplam 100 (m²) 5 Adet

2. Örgüt Yapısı

a) Müdür

Yazı İşleri Müdürü İmdat KURUŞ Yüksekokul Mezunu olup, 15.07.1991 yılından itibaren

Memuriyete başlamış; sırasıyla Şeflik, Yazı işleri Müdürlüğü ve Başkan Yardımcılığı yaptıktan sonra,

20.07.2002 tarihinde naklen atanarak Belediyemizdeki Yazı işleri Müdürlüğü görevine devam

etmektedir.

7

b) Organizasyon Şeması

Organizasyon şeması “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke

ve Standartlarına İlişkin Esaslar” çerçevesinde son şeklini almıştır.

Organizasyon şemasında da görüldüğü gibi Yazı İşleri Müdürlüğü, Müdüre bağlı olarak 4 ana

servis ve bunlara bağlı 2’de alt servisten oluşmaktadır.

3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

Yazı İşleri Müdürlüğü, Encümen-Meclis, Genel Evrak Servisi ve Nikah İşlemlerini kayıt ve form

tanzim süresini 2009 yılından itibariyle UNIVERSAL YAZILIM tarafından hazırlanan U.kbs Kent Bilgi

Sistemi üzerinden gerçekleştirmeye başlamıştır. Kentli Servisi sayesinde her Vatandaşa ayrı bir sicil

numarası verilmekte ve tek sicil ile Belediyenin her biriminde aynı sicil numarasıyla işlem görmesi

sağlanmıştır.

Başkan Yardımcısı

Müdür

Şef

Kararlar

Meclis Encümen

Genel EvrakAsker Aile

YardımıEvlendirme Memurluğu

TEKNOLOJĠK ALTYAPI

Türü Sayısı Özellikleri Yeri

Bilgisayar ve Donanımları 10 Adet - Yazı ĠĢleri Md.

Notebook 2 Adet - Yazı ĠĢleri Md.

Yazıcı ( Lazer Yazıcı) 2 Adet - Yazı ĠĢleri Md.

Yazıcı (Nokta VuruĢlu) 1 Adet - Yazı ĠĢleri Md.

Cep telefonu 1 Adet - Yazı ĠĢleri Md.

Telsiz telefon 2 Adet - Yazı ĠĢleri Md.

Faks 1 Adet - Yazı ĠĢleri Md.

Fotokopi makinesi 1 Adet - Yazı ĠĢleri Md.

Tarayıcı 1 Adet - Yazı ĠĢleri Md.

Elektronik Daktilo 1 Adet - Yazı ĠĢleri Md.

Dahili Telefon 4 Adet - Yazı ĠĢleri Md.

8

4. İnsan Kaynakları ,

Yazı İşleri Müdürlüğünde 1 Müdür, 1

Şef, 1 Evlendirme Memuru, 1 Memur, 5 işçi

Personel olmak üzere toplam 9 personel ile

Çekmeköy Halkına hizmet vermektedir.

Çekmeköy Belediyesi toplam Personeli içinde Müdürlüklere göre dağılımında Müdürlüğümüz

%4’lük dilim içinde yer almaktadır.

5.Sunulan Hizmetler

Belediye Meclisi; Belediyenin en büyük karar organı olan Belediye Meclisi, Her ayın ilk haftasının Pazartesi günü düzenli olarak toplanması ile ilgili Meclis Üyelerine gündemi gönderir. Müdürlüklerden gelen konuların Mecliste görüşülüp karara bağlanması işlemlerinin ve bu kararların onaylanması için Kaymakamlık ve Büyükşehir Belediye Başkanlığı göndermek. Onaylanan kararları uygulamaya geçilmesi için diğer müdürlüklere tebliğ yapmak.

Belediye Encümeni; Belediyemizin ikinci en büyük karar organıdır, Diğer

müdürlüklerden çeşitli konularda evraklar gelir, Encümen kalemi gelen dosyaları gündemine alır ve toplantıya sunar. Toplantıda konular tek tek görüşülerek karara bağlanır. Alınan Encümen Kararlar kalem tarafından yazılır ve ilgili müdürlüklerine tebliğ edilir.

Genel Evrak; Belediyemize Resmi Kurumlardan, Vatandaştan ve Tüzel Kişilerden gelen

her türlü resmi yazı, dilekçe ve evrakları zimmetle alınıp, Kurum Amirlerinden havale alındıktan sonra elektronik ortamda kaydını yaparak ilgili servis ve müdürlüklere zimmet ile tebliği yapmak. Aynı zamanda müdürlüklere gelen evrakların çıkış kaydı yapılarak kurye veya posta ile gönderilmesini sağlar.

Evlendirme Memurluğu; 4721 Sayılı Türk Medeni Kanununun ile Evlendirme Yönetmeliğine göre; Müracaatların kabulü, Nikah akitlerinin hazırlanması, Mernis belgelerin zamanında ilçe nüfus müdürlüğüne bildirmesini sağlar.

Asker Aile Yardımı; 4109 Sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkında

Kanun göre; Müracaatların kabulü, Gerekli Tahkikatların yapılması için yazışmaların yapılması, Encümende görüşülmek üzere sunulması ve çıkan kararların üst yazısı yazılarak tebliğ yapmak.

44% 56%Memur: 4 İşçi : 5

Memur İşçi Personel

Statü Sayısı Yüzde (%)

Memur 4 %44

Kadrolu İşçi 5 %56

Toplam 9 %100

9

II. MALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER

A. Mali Bilgiler

Yazı iĢleri Müdürlüğü

2009 Yılı Bütçe GerçekleĢtirme Tablosu

Bütçe

Yılı Bütçe Kodu Ödenek Kalemi Bütçe İle Verilen

GerçekleĢen

(Ödenen) Kalan

2009 46345538013900501 Personel Giderleri 716.670,00 TL 514.462,02 TL 202.207,98 TL

2009 46345538013900502 S.G.K. Devlet Primi Giderleri 120.500,00 TL 10.413,96 TL 110.086,04 TL

2009 46345538013900503 Mal Ve Hizmet Alım Giderleri 970.600,00 TL 357.743,97 TL 612.856,03 TL

2009 46345538013900506 Sermaye Giderleri 2.600,00 TL 0,00 TL 2.600,00 TL

TOPLAM 1.810.370,00–TL 882.619,95–TL 927.750,05–TL

2009 YILI BÜTÇEMİZ VE GERÇEKLEŞME ORANI

Müdürlüğümüzün 2009 yılı bütçesi gerçekleştirme oranının %48,75 olmasının sebebi; 5747

Sayılı Kanunla birlikte kurulan ilçemiz Norm Kadro İlke ve Standartları Yönetmeliklerine göre yeni

müdürlükler kurulmuştur. Daha önceden müdürlüğümüz uhdesinde yürüttüğümüz insan kaynakları,

elektrik, su, telefon ve doğalgaz faturaları gibi işlemler kurulan yeni müdürlüklere devredilmiştir.

0,00 TL

500.000,00 TL

1.000.000,00 TL

1.500.000,00 TL

2.000.000,00 TL

2009 Yılı Verilen Bütçemiz

Harcanan Kalan

Seri 1 1.810.370,00 TL 882.619,95 TL 927.750,05 TL

Yazı ĠĢleri Müdürlüğü'nün

2009 Yılı Bütçe Grafiği

2009 YILI VERĠLEN

BÜTÇEMĠZ

BÜTÇE GERÇEKLEġME

DURUMU

BÜTÇE GERÇEKLEġTĠRME

ORANIMIZ(%) AKTARILAN

ÖDENEK

1.810.370,00 – TL

882.619,95 – TL

% 48,75

YOK

10

B. Performans Bilgileri

1. Faaliyet ve Proje Bilgileri

a. Belediye Meclisi

5393 Sayılı Belediye Kanunun 18.

maddesine göre Belediyemizin en büyük

karar organı olan Belediye Meclisinin 2009

dönemi içerisinde almış olduğu kararlar

aylar itibariyle şu şekildedir.

Yazı İşleri Müdürlüğü

2009 Yılı Belediye Meclisi

Ocak 7 Şubat 1 Mart 0

Nisan 12 Mayıs 7 Haziran 6

Temmuz 13 Ağustos Tatil Eylül 34

Ekim 5 Kasım 4 Aralık 17

Toplamda Belediye Meclisi 01.01.2009 – 31.12.2009 yılı içerisinde 106 adet karar almış ve bu

kararların onaylanması için konuları göre Kaymakamlık ile Büyükşehir Belediye Başkanlığı Makamına

sunduktan sonra, ilgili birimlere gerekli tebligatları yaparak uygulamalara geçilmiştir. Yazı İşleri

Müdürlüğünde kalan suretler iki ayrı klasörde tasnif edilerek arşivlendikten sonra, Meclis Karar

defterine tüm kararlar bire bir el yazısı ile aktarılmıştır.

İmar Komisyonu

Plan Bütçe Komisyonu

Hukuk ve Tarifeler

Komisyonu

Hukuk ve Tarifeler

Komisyonu &

Plan Bütçe Komisyonu

Hukuk ve Tarife

Komisyonu &

İmar Komisyonu

Seri 1 20 10 42 7 5

Ġhtisas Komisyonu ÇalıĢmalarına Göre

Dağılım Grafiği

11

b. Belediye Encümeni

5393 Sayılı Belediye Kanunun

34. Maddesine göre Belediye

encümeninin görev ve yetkilerine göre

faaliyetlerini sürdürmektedir.

Belediye Meclisinden sonra

Belediyenin ikinci karar organı olan

Belediye Encümeni 01.01.09 – 31.12.09

Dönemleri arasında 712 adet karar

almıştır. Alınan kararlar Encümen kalemi

tarafından yazılarak, uygulamaya

geçilmesi için en kısa sürede ilgili birimlere tevdi edilmiştir.

Belediye Encümeninin 2009 yılında almış olduğu kararlar, aylar itibariyle aşağıda

belirtilmektedir.

Aylara Göre Dağılımı

Encümen Kararların Aylara Göre Dağılımı

Ocak 41 Şubat 25 Mart 56

Nisan 11 Mayıs 55 Haziran 87

Temmuz 75 Ağustos 82 Eylül 65

Ekim 76 Kasım 55 Aralık 84

Karar Türüne Göre

0

50

100

150

200

250

300

Asker Aile Yardımı

İmar Uygulamaları

Kaçak Yapı (Para Cezası-

Yıkım)

Zabıt Varakası Maddi Yardım Ödenek Aktarımı

Diğer

Seri 1 264 207 43 50 136 3 9

Encümen Karar Türlerine Göre Dağılım Grafiği

12

c. Asker Aile Yardımı Çekmeköy Belediyesi Sosyal Belediyecilik

anlayışı ile Asker Aile Yardımları yapılmaktadır.

Asker ailelerinden muhtaç olanlara yardım

hakkındaki 4109 sayılı kanun gereğince gerekli

şartları taşıyan ve istenilen belgeleri hazırlayan

asker ailelerine Belediye olarak üzerimize düşen

yardımları yapmaktayız.

01.01.2009 – 31.12.2009 yılı içerisinde 417

adet Asker Aile Yardımı başvurusundan 264

tanesine aylık bağlanırken, 153 adet başvuruya

çeşitli olumsuz sebeplerden red kararı çıkmıştır.

Yüzde olarak oranlandığında, Bu dönem içinde

alınan Asker Aile Yardımı Kararlarının %63’ü olumlu sonuçlanırken, %37’si ise red kararı alınarak dosya

iptal edilmiştir.

0100200300400500

Toplam Müracaat

Kabul Edilen Red

Seri 1 417 264 153

Asker Aile MüracaatOlumlu & Olumsuz Grafiği

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

Oca Şub Mar Nis May Haz Tem Ağu Eyl Eki Kas Ara

Seri 1 34 31 22 21 45 42 22 26 8 7 4 2

Asker Aile Yardımı

Aylara Göre Dağılım Grafiği

13

d. Genel Evrak

Belediye Başkanlığına çeşitli kamu kurum ve kuruluşlarından gelen tüm resmi evraklar ile

vatandaş öneri, istek ve şikayetlerini içeren dilekçeler Müdürlüğümüz tarafından kabul edilir. Müdür

veya Şef tarafından havale edilerek Genel Evrak servisinden kayıt numarası aldıktan sonra evraklar

Kurum İçi Zimmet Defteri ile ilgili birime imza karşılığında teslim edilir.

2009 Yılında Belediyemize Resmi Kurum ve Kuruluşlardan 22.994 adet Gelen Evrak gelmiş olup, Müdürlüğümüzce gerekli değerlendirmeler yapılarak ilgili birimlere havale edilerek zimmetle dağıtımı yapılmıştır.

Ayrıca 2009 döneminde Belediyemize Vatandaşlarımızdan ve Tüzel Kişiliklerden çeşitli

konulardan toplam 29.974 adet Dilekçe genel evrak servisi tarafından kayıt alınarak ilgili birimlere havale edilmiştir.

2009 Yılında 15.662 adet Giden Evrakın çıkış kaydı yapılarak ilgili kişi veya kurumlara

gönderilmiştir.

Belediyemize 5747 Sayılı Kanun ile bağlanan Ömerli Belde Belediyesinden devrolan Posta Ücret Ödeme Makinesi PTT nezdinde kullanım izni Belediyemiz adına tescil edilerek, Posta gönderi hizmetlerinde kullanılmaya başlanmıştı.

Genel Evrak Kayıt Servisi

Kamu Kurum ve Kuruluşlarından Gelen Resmi Evrak Sayısı 22.994

Kişi veya Tüzel Kişiliklerden Gelen Dilekçe Sayısı 29.974

Giden Evrak Sayısı 15.662

01.01.2009 – 31.12.2009 dönemlerine ait Gelen Evrak, Giden Evrak ve Dilekçe Evrakın aylara

göre dağılımı aşağıdaki çizelgede sunulmuştur.

0

1000

2000

3000

4000

Oca Şub Mar Nis May Haz Tem Ağu Eyl Eki Kas Ara

Gelen Evrak 917 616 979 1597 1928 2632 2583 2823 1874 2278 2351 2416

Giden Evrak 778 790 1093 817 1357 1544 1993 1227 1346 1359 1583 1775

Dilekçe 2129 1925 2898 1393 2962 3014 2664 1689 2189 2561 2621 3929

Dilekçe-Gelen-Giden Evrak

Aylara Göre Dağılım Grafiği

14

e. Evlendirme Memurluğu Belediyelerin görevlerinden olan

evlendirme hizmeti müdürlüğümüz tarafından yürütülmektedir. Evlenmeye karar veren çiftleri müracaat kayıtları alınması ve işlemleri yapılarak nikah günü verilir. Yapılan nikah akitleri İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirmesini sağlar.

5747 Sayılı Kanun ile İlçe Statüsüne

gelen belediyemiz; 5490 sayılı Nüfus

Hizmetleri Kanunun 22. Maddesinin ikinci

fıkrası ile Belde Belediyeleri yabancı uyruklu

nikahlar için yetkili değilken 29 Mart 2009 yerel seçimlerinden sonra ilçemizde artık yabancı uyruklu

nikahlar kıymak için yetkili olmuştur.

Belediyemiz Evlendirme Memurluğu 2008 yılı başında adrese dayılı nüfus kayıt sistemi “KPS”

için Nüfus ve Vatandaşlık Genel Müdürlüğü ile protokol imzalanmış olup, 2009 yılı itibariyle u.kbs

sistemine entegre edilmiştir. Yeni sistemle birlikte Uluslararası Aile Cüzdanları yazıcı ortamında

yazdırılmaya başlanılmıştır.

01.01.2009 – 31.12.2009 dönemi içerisinde toplam 980 çift müracaat edip bunun 783 çiftimizin

Çekmeköy Belediyesi tarafından nikâhları kıyılırken, Bölgemizde ikamet eden 185 adet çiftimize de

evlenme izin belgesi düzenlenerek başka bir belediyede nikâhlarını kıyılmak üzere Evlendirme İzin

Belgesi düzenlenmiştir.

T.C.

ÇEKMEKÖY BELEDĠYE BAġKANLIĞI

Evlendirme Memurluğu

2009 Yılı Nikah ĠĢlemleri Adet

Toplam Nikah BaĢvurusu 980

Hafta Ġçi Nikah Akdi 641

Hafta Sonu Nikah Akdi 142

Nikah Ġçin Ġzin Belgeli Gelenler 55

Nikah Ġçin Ġzin Belgeli Gidenler 185

Yabancı Uyruklu Nikah Akdi 22

Belediye BaĢkanın Kıydı Nikah Akdi 15

Belediye BaĢkan Yardımcıları Kıydı Nikah Akdi 12

Nikah Ġptalleri 7

15

01.01.2009 – 31.12.2009 Tarihleri Arası Nikah Akitlerin Aylara Göre

Dağılım Grafiği

0

20

40

60

80

100

120

140

Ocak ġubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmu

z

Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık

Ġzin Belgeleri 16 14 16 22 26 21 23 10 6 11 3 17

Nikah Akdiler 24 31 17 68 81 114 90 82 72 95 51 58

Nikah Akidler & Ġzin Belgesi Grafiği

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

Toplam Müracaat Nikahlar İzin Belgesi-Giden İzin Belgesi-Gelen

Seri 1 980 783 185 55

16

Çekmeköy Belediye Başkanı Sayın Ahmet POYRAZ göreve geldiği tarihinin ilk Nikâh Akdini icra ederken…

f. Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER)

20.01.2006 Tarih ve 26055 Sayılı Resmi Gazete’de

yayımlanarak yürürlüğe giren 2006/3 sayılı Başbakanlık

Genelgesi doğrultusunda uygulamaya geçilen Doğrudan

Başbakanlık Alo 150 iletişim Merkezi (BİMER) tarafından

Belediye Başkanlığımıza yönlendirilen müracaatlar,

Müdürlüğümüz bünyesinde görevli bir personel

tarafından takip edilmektedir.

Başbakanlık Alo 150 İletişim Merkezi’ne (BİMER)

vatandaşlarımız tarafından iletilen müracaatlar (Şikayet,

Talep ve İstek) ilgili birimlere havalesi yapıldıktan sonra

yasal süresi olan 10 gün içerisinde cevaplandırılması ve

Valilik Makamı ile ilgilisine bilgi sunulması

sağlanmaktadır.

2009 yılı içerisinde yapılan toplam 80 adet müracaatla ilgili olarak; müracaat sahiplerinin

talepleri doğrultusunda ilgili birimlerle yapılan yazışmalar akabinde etkin, süratli ve doğru bir biçimde

sonuçlandırılarak, vatandaşlarımızın istekleri en kısa zamanda çözüme ulaştırılması sağlanmaktadır.

17

III. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ

A. Üstünlükler

Yazı İşleri Müdürlüğü personelinin eğitimli ve işinde uzman olması, personelin son derece etkin

bilgisayar kullanıcı olması, yaş ortalamasının genç olması ve ayrıca Birim Müdürünün 20 yıllık iş

tecrübesi ile her türlü mevzuata hakim olması üstün olunan yönler olarak belirlenebilir.

Bununla birlikte Yazı İşleri Müdürlüğü olarak 4 adet şefliğin (kararlar şefliği, evlendirme

memurluğu, genel evrak ve asker aile yardımı) yürütmesi gereken iş ve işlemleri sadece (Müdür dahil

olmak üzere) 9 personel ile aksaklığa mahal vermeden yürütmesi, Müdürlüğümüzde yapılan tüm iş ve

işlemlerin bilgisayar ortamında yürütülmesi üstünlüklerimiz arasındadır.

Müdürlüğümüzün güncel mevzuatı takip etmesi, güncellenen mevzuatı zamanında ve doğru

olarak uygulaması, genel evrak kayıt sisteminin u.kbs otomasyon sistemin tutulması ve meclis-

Encümen kararlarının Kamu Hizmet standartlarına riayet edilmesi. İlçemizde ki vatandaşlarımıza karşı

güler yüz gösterilmesi, empati kurulması ve hizmetten memnun olmuş bir şekilde ayrılması olarak

sıralanabilir.

B. Zayıflıklar

Yeni kurulan ilçemiz İstanbul’un en önemli çekim ve cazibe merkezlerinden biri haline

gelmiştir. İlçemizin yeni kurulmuş olması beraberinde ihtiyaçları da arttırmış bulunmaktadır. Özellikle

ilçemizde eksikliği yoğun bir şekilde hissedilen ve ikamet eden vatandaşlarımız tarafından da en çok

talep edilen ihtiyacımız nikah sarayıdır. İlçemizin nüfusunun 147.000 üzerinde olduğu ve diğer ilçe

belediyelerinin Nikah Sarayları göz önüne alındığında, ilçemizin vizyonunu yansıtacak prestijli bir nikah

sarayına ihtiyaç duyulmaktadır.

Ayrıca; 4 Belde Belediyelerin birleşmesi ile oluşan İlçemize ait 4 ayrı ek hizmet binası

bulunmaktadır. Birimler arası koordinasyon daha verimli, aktif ve vatandaşımıza daha iyi bir hizmet

verebilmek için yapımı devam eden belediye hizmet binasının acil olarak tamamlanması

gerekmektedir.

C. Değerlendirme Yazı İşleri Müdürlüğü olarak genel anlamda çağdaş Belediyecilik standartlarında hizmet

vermekte olup, Çekmeköy Belediyesi vizyonunu en iyi şekilde yansıtmak için gerekli olan tüm

çalışmaların üzerinde hassasiyetle durmaktadır.

2009 yılı içinde gerçekleştirilen tüm iş ve işlemlerde Çekmeköy Halkının refah ve huzuru göz

önünde bulundurularak her personelimiz görevini özveri ile yerine getirmiştir.

18

IV. ÖNERİ VE TEDBİRLER

5393 sayılı Belediye Kanununu ile birlikte Belediyelerin yetki ve sorumlulukları arttırılmış ve

yeni düzenlemeler getirilmiştir. Bununla birlikte 5747 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Sınırları İçerisinde

İlçe Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik yapılması ile oluşan Yeni ilçemiz 4 ek hizmet binasında

faaliyetlerini sürdürmektedir. Bu sebepten dolayı hizmetlerde zaman zaman aksamalar meydana

gelebilmektedir. Müdürlük olarak bu aksamaları en aza indirmenin gayreti ve çabası içindedir.

Belediyemiz faaliyetlerine amaç ve politikalara, stratejik planlara, performans programlarına ve

mevzuata uygun olarak planlanmasını ve yürütülmesini; Kaynakların ekonomik, etkili ve verimli

kullanılmasını iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerini asgariye indirilmesi için müdürlük olarak

gerekli önlemleri alarak halkın refah ve huzuru için çalışmalarına devam etmektedir.

Hazırlayan Tahsin GÜNER Yazı İşleri Personeli

31.12.2009 İmdat KURUŞ Yazı İşleri Müdürü

19

V. İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI

Harcama yetkilisi olarak yetki müdahilinde;

Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.

Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş

kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç

kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda

yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını

bildiririm.

Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç

denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır.

Burada raporlanmayan idare menfaatine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim

olmadığını beyan ederim.

Çekmeköy Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü. 31.12.2009

İmdat KURUŞ Yazı İşleri Müdürü