Z a j r g b y 1static.1c.ru/bf/2016/section7/15_50_Тренды ОЦО... · 2016-11-07 · 5 J _ i j h p _ H P _ g b y 1: Согласно исследованию EY в 2016 г.,

Текущие тренды и практический опытреализации процессов общих центровобслуживания на базе решения 1С:УХ

Бизнес-форум 1С:ERP

28 октября 2016 г

2 Реализация процессов ОЦО на базе решения 1С:УХ

Содержание

• Обзор текущих трендов построения Общих центров обслуживания(ОЦО) в России на базе исследования EY 2016 г.

• Практические примеры реализации процессов ОЦО сиспользованием решения 1С:Управление холдингом в различныхотраслях

• Варианты построения функциональной архитектуры решений дляавтоматизации процессов холдингов, взаимосвязь со структурой изадачами бизнеса

• Лучшие практики реализации процессов на базе 1С:УХ (сближениеуправленческого учета с МСФО, «быстрое закрытие», портал ВГО идругие)


Текущие тренды построения Общих центровобслуживания в России / исследование EY 2016 г


Общий центр обслуживания является одним из основныхнаправлений развития бэк-офиса компаний

Центр компетенций(ЦК)

…….. Общий центробслуживания

(ОЦО)

Головной офисЦентральное управление Компанией

Электронныедокументы

Услуги

Экспертиза

Запросы

Подразделениекомпании

Бизнес-партнерфункции







Корпоративный центр функции

Методология/Контроль

Ключевые характеристики ОЦО

► Система ключевых показателей иавтоматизированных отчетов поэффективности процессов(дэшборды)

► Фокус на повышении качества услуг иудовлетворенности пользователей(регулярные опросы)

► Единая ИТ-платформа имаксимальная автоматизация

► Плоская организационная структура(< 4 уровней)

► Эффективные процессы и контролисогласно лучшим практикам (Лин,ЭДО, ЭЦП, ISO и другие)

► Прозрачная документация, включаясоглашения об оказании услуг (SLA),карты процессов, рабочие инструкциии др.

► Единая площадка, соответствующаялучшим практикам эффективнойорганизации офисного пространства ирабочих мест

Отчеты/Запросы


Контроль


Един

аяИ

Т-пл

атф

орм

а,Ун

ифиц

иров

анны

епр

оцес

сы


Согласно исследованию EY в 2016 г., более трети из 100крупнейших компаний в России уже внедрили ОЦОНаличие ОЦО в 100 крупнейших российскихкомпаниях

Распределение по выручке российских компанийотносительно наличия ОЦО

* Согласно Рейтингу Эксперт 400 (по величине выручки за 2015 год)

0% 50% 100%

Логистика/Поддержка пр-ва

Маркетинг

Юридическаяподдержка

Управлениенедвижимостью

Налоги

Обслуживаниеклиентов

Закупки

ИТ

Управлениеперсоналом

Финансы

Функции, наиболее часто передаваемые в ОЦО

Есть

В процессесоздания

Нет

100компаний

Есть

В процессесоздания

Нет

>35 000млрд. руб.


Целью исследования EY является анализ текущихтрендов и уровня эффективности работы ОЦО

Технологические улучшения

1. Роботизированная автоматизация процессов

2. Унификация транзакционных систем учета

3. Внедрение систем сканирования и распознавания

Организационные улучшения

1. Повышение эффективности бизнес-процессов

2. Повышение качества услуг

3. Сокращение затрат и стоимости услуг

ТОП-3 технологических и организационныхулучшений по мнению респондентов

• Численность ОЦО респондентов от 25 до 2500 человек

• Количество обслуживаемых предприятий от 4 до 90 юридических лиц

* - Юридически значимый электронный документооборот

Кадры ирасчет ЗП

Скан. ираспознавание

СЭД иэл.

архив

КорпоративныйЦОД

ЮЗДО*

Не используем систему и не планируем использовать

Не используем систему, но планируем использовать

Используем систему и не планируем расширять область использования

Используем систему и планируем расширить область использованияИспользуем систему для всех релевантных процессов

Использование систем и инструментов вфинансовых ОЦО

Учетнаясистема /

ERP


Одним из ключевых элементов операционной модели ОЦОявляется единая ИТ-платформа

Стратегия и управление► Цели и задачи создания ОЦО (3-5 лет),

взаимосвязанные со стратегией Группы► Бизнес-кейс (ТЭО) и дорожная карта

построения ОЦО► Управление качеством услуг и

эффективностью внутренних процессов (набазе КПЭ)

► Модель ценообразования/учетасебестоимости услуг ОЦО

► Юридическое оформление услуг,постановка системы отчетности

Процессы и методология

► Оптимальное распределениефункционала между ОЦО иподразделениями

► Эффективные унифицированныепроцессы и методология в ОЦО иподразделениях

► Полное методологическоеобеспечение работы ОЦО(политики, регламенты, картыпроцессов, рабочие инструкции)

► Детальная проработка метрикпроцессов

► Эффективная структура управления иподчинения ОЦО в рамках Группы

► Плоская организационная структураОЦО

► Оптимальная численность персонала► Эффективные системы управления

мотивацией, набором и развитиемперсонала

► Эффективная система учета труда

Орг. структура и персонал

Расположение иинфраструктура► Оптимальное расположение ОЦО с

точки зрения затрат и качества► Организация офисного и рабочего

пространства согласно лучшимроссийским и международнымпрактикам (подход Лин)

► Организация эффективной работыслужб административнойподдержки самого ОЦО

ИТ-платформа► Эффективная ИТ-архитектура,

единая ИТ-платформа► Фокус на максимальную

автоматизацию процессов► Электронный документооборот► Эффективные интерфейсы► Автоматизированные дэшборды► Эффективная ИТ-

инфраструктура: каналы связи,ЦОД, безопасность


1С: Управление Холдингом -инструмент для автоматизации ОЦО


Внедрение единогокорпоративного шаблона дляведения учета или ведениеучета за бизнес-единицыХолдинга

Управлениедоговорами

Управлениезакупками

МСФОУправленческая

отчетность

УчетТЦО

ОЦО/ЦОД

Казначейство

Управлениемастер-

даннымиКонтроль трансфертногоценообразования,получение регламентнойотчетности потрансфертным ценам

Контроль, централизация иоптимизация денежныхпотоков

Локальныйфинансовый иналоговый учет

Контроль,централизация иоптимизация закупок

• Единое хранилищедоговоров играфиков

• Маршрутизациядоговоров

Бюджетиро-вание

• Эффективныйбюджетный контрольза деятельностьюХолдинга

• Бизнес-анализ

Консолидированная ииндивидуальнаяотчетность по МСФОпо всем бизнес-единицам Холдинга

1С: Управление Холдингом -инструмент для автоматизации ОЦО


Лучшие практики реализации процессов ОЦО в областиФинансов и Персонала на базе 1С:УХ в интеграции с 1С:ЗУП

Процессы, передаваемые в ОЦО:Бухгалтерский учет:• Основные средства• ДЗ/КЗ• Кассовые операции• Авансовые отчеты

Общее казначейство:• Фабрика платежей

Бюджетирование:• Контроль соблюдения лимитов

Лучшие практики:► Автоматизация и оптимизация выверки внутригрупповых оборотов на

базе портала ВГО

► Параллельный учет по МСФО - транзакционный илитрансформационный подход

► Портал начислений доходов и расходов для проведения быстрогозакрытия

► Консолидация управленческой отчетности и международной отчетности

► Централизованное казначейство и оптимизация денежных потоков

► Управление нормативно-справочной информацией группы

► Единое хранилище договоров и графиков и условий оплаты платежей

► Автоматический анализ нагрузки подразделения бухгалтерского учета

Степень централизации:

► Автоматизированный расчет заработной платы по единой методологиина основе данных, предоставляемых предприятиями

► Автоматизация расчета премий на основе единой методологии иданных предприятий, автоматизированный расчет KPIs

► Консолидация корпоративной отчетности по персоналу

► Управление нормативно-справочной информацией группы

► Унификация обязательных документов (расчетные ведомости,расчетные листки, ведомости по начисленным страховым взносам)

► Автоматизация подготовки и подача отчетов в Фонд социальногострахования, Пенсионный фонд, Налоговую инспекцию, Органыстатистического контроля

► Единые шаблоны кадровых документов

Процессы, передаваемые в ОЦО:Расчет заработной платы:• Регистрация лицевых счетов• Расчет заработной платы• Выплата заработной платы через банк• Отражение в учетеКадровое делопроизводство:• Кадровое администрирование• Учет рабочего времени• Персонифицированный учетПодбор персонала:• Подбор на массовые должности• Проведение оценочных процедурОценка персонала:• Администрирование оценки


Варианты построения функциональной архитектурырешений на базе 1С: УХ для автоматизации процессовхолдингов


Пример функциональной архитектуры – группакомпаний в области e-commerce

► Работающий инструмент «быстрого закрытия»► Удобный, понятный пользователям интерфейс► Возможность работы в едином информационном пространстве► Подключение большого количества пользователей без потери производительности► Серьезные интеграционные возможности

Бизнес цель: «быстрое закрытие» в автоматизированном режиме, отказ от ручнойвыверки данных в различных источниках


Пример функциональной архитектуры –производственный холдинг

Процессы, по которым выбор программногопродукта не был очевидным:

• Подготовка управленческой отчетности(индивидуальной и консолидированной). УХ– специализированное решение. Дублировать вERP подготовку индивидуальной отчетностинецелесообразно (отчетность готовиться раз вквартал).

• Централизованное казначействоНеобходимость подключения других компанийгруппы с различными учетными системами.

• Управление договорами и НСИ. Наличиефункциональности УХ (в ERP нет). УправлениеНСИ и подготовка консолидированнойотчетности должна быть в одной системе.

• Управление закупками. Неотъемлемая частьERP – системы. В случае переноса в УХ(например, для централизации закупок)необходима проработка вопросов интеграции.

• Централизованное казначейство. Ввод Заявокна платеж с контроль взаиморасчетов.

• Ведение бухгалтерского и налогового учета.Высокая стоимость интеграции междуоперативным контуром ERP и бухгалтерскиммодулем УХ.

• Все прочие процессы (управление продажами,запасами и логистикой, производством ивзаимоотношениями с контрагентами)

1С: УХ

1С: ERP

Бизнес цель: повысить управляемость,прозрачность и контроль


Использование инструментария 1С:УХ дляавтоматизации «быстрого закрытия»

► Оптимизация за счет стандартизации процессов, регламентов и методик► Внимание на SoD и конфликты полномочий► Использование Портала ВГО (серьезный «рывок» по срокам подготовки отчетности)

Требованияакционеров к

отчетности

Единый Центр УчетаБизнес процессы и регламенты

Первичныйучет

Регламентнаяотчетность

Процесс закрытия периода и подготовки отчетности

Нефинансовыепоказатели Налоговая

отчетность

Управленческаяотчетность

Время назакрытие книг

Время на подготовкуотчетности

Пользователиотчетности

Время наконсолидацию

Отчетность, ключевые показатели, учетная политика

Требования к ИТ

Закрытиепериода Процесс

консолидации

Требования к процессу подготовки данных для отчетности

Потенциал для сокращения сроков закрытия и подготовки отчетности при внедренииОЦО


Подходы к подготовке МСФО отчетности в1С:УХ

РСБУ МСФО

ФСД (РСБУ) ФСД (МСФО)

Web-доступ

Акты сверок

► Портал ВГО

► Параллельный учет ► Трансформация ► Консолидация

Командабухгалтерии

Специалистпо МСФО

Специалистпо МСФОБухгалтер

Специалист поконсолидацииМСФО


В решении реализованы технологии, которые позволяютзначительно упростить учет:► слои для операций и анализа отчетности

► слой трансляции► слой ввода операций (корректировок)► слой закрытия периода (“13 период”)► слой аудиторских корректировок;

► гибкий план счетов, который может быть потребованиям заказчика► перекодирован► перестроена группировка счетов;

► классы счетов, позволяющие организовать контролииспользования счетов в документах;

► регламентные операции закрытия периода► рекласс активно – пассивных счетов► переоценка валютных средств с выделением реа-

лизованных и нереализованных курсовых разниц► расчет себестоимости, отложенных налогов,

финансовых результатов;► механизмы быстрого закрытия

► реализован механизм двойного закрытияпериода (dual cut off)

► реализован портал для ввода условных расходов,механизм дозаполнения аналитики, постирования операцийи автосторно, сопоставления начисления с фактом,

Основные преимущества инструментария дляподготовки МСФО отчетности в 1С:УХ

Подсистема МСФО разработана при участии EY наоснове многолетнего проектного опыта

контроль статусов начислений.


Повышение эффективности работы Общих центровобслуживания


Метрики оценки работы ОЦО – встроенные «dashboards»в 1С:УХ


Контакты

Ольга ТагинцеваСтарший Менеджер

Тел.: +7 495 755-9700Моб. тел: +7 915 487-4043Email: [email protected]

Documents

Z a j r g b y 1static.1c.ru/bf/2016/section7/15_50_Тренды ОЦО... · 2016-11-07 · 5 J _ i j h p _ H P _ g b y 1: Согласно исследованию EY в 2016 г.,