Základy PR a umění prezentace

Základy PR a umění prezentace

Gabriela Krčmařová

Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

2

Základní témata přednášky

PR – Public Relations (vnější vztahy) Interní komunikace Prezentační dovednosti


3

PR jsou procesy směřující k vytvoření pozitivních postojů na základě znalostí nebo k přeměně negativních postojů a názorů na pozitivní.PR řídí pověst a vnímání organizace.PR v praxi jsou umění a sociální věda analyzující trendy a jejich dopady.

Definice PR – Public Relations


4

Úvod do PR

Důvěra, sympatie a podpora se dají rychle ztratit, nedají se však naráz získat.

Ve slovníku PR stojí na prvním místě hodnoty dlouhodobé strategie, kontinuity, předvídavosti i pružné taktické reakce.

Škála prostředků, kterými je možno usilovat o přízeň veřejnosti, je poměrně pestrá.


5

Základní komunikační kanály

tisková zpráva článek v časopise (klasické i elektronické) leták, brožura seminář, setkání, konference webová prezentace tiskové konference rozhovor rozhlas, televize


6

PR lidé

In-house PR agentury Nezávislí konzultanti Kombinace uvedených možností Úzká spolupráce PR a HR (Human

Resources)


7

PR a knihovníci

Z hlediska důvěryhodnosti je tištěné slovo nejvýš – dobrá zpráva pro knihovníky, kteří tištěné slovo respektují.

Knihovníci dělají PR, aniž by to tak vnímali, a dělají to dobře. Mnoho pracovníků PR jsou původním vzděláním knihovníci.

Existuje kvalitní PR směrem k uživatelům, jako externí cílové skupině.


8

Cílové komunikační skupiny

Externí cílová skupina – uživatelé: jasně definovaná a strukturovaná vytvořeny živé komunikační kanály existuje zpětná vazba, permanentní interakce

Interní cílová skupina – vedení univerzity: nejsou vytvořeny jasné komunikační kanály neexistuje žádná nebo minimální zpětná vazba Proč?


9

Působení na interní cílovou skupinu

Dědictví nízké prestiže knihovníka a informačního pracovníka. Je třeba to zlomit, sebevědomí a sebedůvěra je na místě.

Omezená možnost přímého působení, osobní setkání méně časté.

Soustředit se na „nepřímé“ cesty, jsou velmi podobné jako ty, které používáme v komunikaci s uživateli.


10

Interní uživatelé 1

Vnímat vedení univerzity jako „interní uživatele“.

Tuto interní cílovou skupinu také rozdělit na kategorie, zjistit, co na kterou platí a co ne.

Pokusit se pochopit jejich profesní chování. Nepředkládat jen popis problému, ale

zároveň návrh na jeho řešení.


11

Interní uživatelé 2

Pro efektivní komunikaci s vedením univerzitjako komunikační skupiny je nutné znát: názory a postoje skupiny komunikační prostředky, které skupina

preferuje motivační preference skupiny.


12

Zásady efektivního jednání

příprava zvolit vhodný okamžik sledovat jen jeden cíl začít pozitivně, „prolomení ledu“ mluvit otevřeně a k věci

Tím, že pochopíme, co nám druhý sděluje,umožňujeme vzájemné porozumění.


13

Vhodné komunikační nástroje

podněty pro vydáváni tiskových zpráv články v interních univerzitních časopisech nové letáky o knihovně a jejích službách,

akcích, apod. předávat i na vedení semináře (např. AKP v Liberci), kde aktivně

vystupují i vedoucí kateder další…


14

Odpovědnost za komunikaci

Odpovědnost za úroveň komunikace uvnitř organizace má vrcholový management.

Dobrý manažer má větší schopnost se přizpůsobit, zároveň má pravomoc a záleží jen na jeho morálně volních vlastnostech.

V komunikaci se musí přizpůsobit ten, kdo to dokáže, proto má odpovědnost.


15

Komunikace 1

Není jen předání informací, ale „propojení“, dorozumění se na základě přizpůsobení se komunikačním možnostem druhého.

Vážíme si názoru každého člověka, což však neznamená, že s jeho názorem souhlasíme.

Říkáme, co si myslíme a co cítíme, jinak není šance na domluvu.


16

Komunikace 2

Čím komunikujeme: 10% slovy 90% mimoslovně:

– řečí těla (postojem, mimikou, hlasem, gesty, dynamikou, vzdáleností, oblečením, vyzařovanou energií)

– vývojově daleko starší než slova– neverbální signály oslovují podvědomí

Prezentační dovednosti


17

Prezentační dovednosti

Můžeme mít ty nejskvělejší myšlenky a nápady, pokud je nebudeme umětprezentovat a vysvětlit, jsou k ničemu.


18

Prezentační dovednosti – osnova:

Klíče k dobré prezentaci Osoba prezentanta Obsah a struktura prezentace Zajímavosti a triky Rétorika a hlasová technika Práce s otázkami Antistresový program Co dělat a nedělat při prezentaci


19

Klíče k dobré prezentaci

Komu: informace o posluchačích – věk, pohlaví, co vědí o tématu, zda jsou to lidé s rozhodovací pravomocí

Co: naše sdělení Jak: je stejně důležité, jako co

– 10% verbální sdělení - slova– 50% neverbální projevy – postoj, gestikulace, mimika– 40% hlas – to, jak to řekneme

Kdo: osoba prezentanta

Za jak dlouho si vytvoříme první dojem?


20

Osoba prezentanta 1

„Řečník má vyčerpat téma, ne posluchače“W. Churchill

oblečení, úprava na úrovni skupiny úroveň projevu – obecná čeština využití času – nezatěžovat detaily, přestávky osobnostní kvality – být přirozený vizuální kontakt s posluchači:

– 2/3 prezentace se díváme na posluchače– 1/3 do prezentace, materiálů– očima sledovat „Z“ i ve tmě


21

Osoba prezentanta 2

postoj – je možné střídavě stát i sedět (změna podporuje pozornost posluchačů)

pohyb – klidový, nevytvářet překážku gestika – přirozená gestikulace je žádoucí

– otevřená gesta, aby bylo vidět dlaně– velikost gesta, dle počtu posluchačů (zápěstí, loket, celá

ruka)– nedoporučovaná gesta

fíkové gesto ruce v kapsách pancířové gesto


22

Proxemika – práce s prostorem

Tři zóny, které udržujeme v prostoru od druhých jedinců: Intimní zóna – ti nejbližší, nemáme kontrolu očima Osobní zóna – pro ty ostatní, přátelé kratší vzdálenost Společenská zóna – užíváme při prezentaci

Využít respektování vzdálenosti v prezentaci: respektovat teritoria posluchačů zkracování vzdálenosti k upoutání pozornosti

hlasová technika práce s technikou


23

Obsah prezentace

Obsah závisí na cíli prezentace: – Informovat (stačí papír)– Přesvědčit (prezentace s diskusí)– Motivovat k jednání (pobavit, workshop)

Chceme-li I+P+M, musí být prezentace hodněinteraktivní, účastníci se do ní zapojí konkrétním úkolem.


24

Struktura prezentace

Úvod – řekni, co řekneš seznámit posluchače s osobou řečníka a tématem

prezentace máme první 3 minuty, abychom zaujaliStať – řekni to je jádrem prezentace srozumitelnost, stručnost, jednoduchost,

uspořádanostZávěr – řekni, co jsi řekl shrnutí nejdůležitějších bodů, otevřená otázka


25

3 P pro dobrou prezentaci

Poselství Posel Postup

Ďábel je v detailech!


26

Zajímavosti a triky

slouží k upoutání pozornosti motto, slogan, obrázek, vtip, příběh videonahrávky, spoty, hry řečnické otázky sliby – na začátku prezentace, ale jen ty, co mohu

splnit a skutečně splním odnést si informace (prezentaci) na papíře změna upoutá pozornost, vrátí posluchače k naší

prezentaci


27

Nepoužívat:

termíny: celá řada možností, nejoptimálnější, strašně, děsně

výrazy „povídat“ nebo „bavit se o“ – zeslabují obsah

absolutismy: vy všichni, určitě, všechny otázky neurčitky: něco, někteří, nějak,… záporné otázky: „Neměl bys…?“ – je to

komunikační past, vybízí k odpovědi: „Ne, neměl.“


28

Práce s chybou

Bezpečná chyba (něco nám upadne, přeřeknutí): lze nechat proběhnout bez komentáře.

Možno použít úmyslně, je-li špatná atmosféra.

Nebezpečná chyba (v datech nebo taková, která vzbuzuje dvojsmyslnost):

Spoutat pozornost na chybu, vysvětlit, uzavřít a už se k ní nevracet.


29

Rétorika a hlasová technika

správné dýchání a artikulace – třesoucí se hlas přirozeně posazený hlas – nepít kávu regulovat mluvní tempo (rychlost mluvy je 150 slov

za minutu, myšlení 350 slov/minuta) mluvíme-li moc rychle, posluchač přepne na

rychlost 350 a přemýšlí si o svém Chceme, aby posluchač zpomalil své myšlenkové

procesy, proto vkládáme krátké přestávky, myslíme na změny a rychlost 150 slov za minutu.


30

Práce s otázkami

S otázkami pracujeme v průběhu celé prezentace, jsou žádoucí.

Jak reagovat na otázky posluchačů:1. pozitivní přístup – i u provokativních dotazů2. pozorně vyslechnout – oční kontakt, soustředění3. ověřit si pochopení4. zodpovědět, posunout, prodiskutovat5. ověřit si správnost odpovědi


31

Problematické dotazy

neznáme odpověď – nekličkujeme, „nevím“ dlouhá otázka nebo otázka neotázka – jakmile je

identifikujeme, snažíme se tazatele přerušit provokace – odpovědi bez sarkasmu a ironie

– osobní útok: zastavit, ignorovat– vyjadřuje nesouhlas : nikdy nereagujeme na

osobu tazatele, ale na obsah dotazu, hledáme shodu


32

Stres a tréma

Stres – fáze poplachu, vyplavují se stresové hormony (adrenalín) a vydrží 1-2 hodiny.

Pozitivní stres – vyplavuje endorfíny, ty však v těle zůstávají pouze 15 – 20 minut.

Tréma je pocit zodpovědnosti, nesmí být svazující.


33

Antistresový program

dokonalá příprava rozdýchání se uklidňující rituál - individuální pozitivní očekávání, sebemotivace - endorfíny ztotožnění se s místem – podívat dříve myšlenkový posun z „hrůza“ dostat se na

„uvidíme“ 1 frťan!!!, Guarana – placebo, obsahuje kofein když nás přepadne tréma: vstát, vzít něco do ruky


34

Co dělat a nedělat při prezentaci

Zabraňte „sebevražedným“ začátkům: nedostatek sebedůvěry – nutno předstírat, že je větší, než skutečně je!

Nezačínejte organizačními záležitostmi. V závěru neodcházejte, dokud neskončíte. Zařazujte přestávky a psychopřestávky (zapojení

posluchačů do aktivity, říct zajímavý příběh nebo vtip k tématu, apod.) Prezentující, který aktivně pracuje, je daleko méně unaven, než posluchači, kteří mu naslouchají.


35

Závěr s magickou trojkou

3 vteřiny - první dojem na člověka 3 minuty - zaujmout posluchače 3 P dobré prezentace: Poselství, Posel,

Postup 3 základní myšlenky – udrží pozornost

posluchačů 3x opakujeme sdělení: úvod, stať, závěr


36

Diskuse a shrnutí

Otevřené otázky


37

Základy PR a umění prezentace

Děkuji za pozornost!

Gabriela KrčmařováCESNET

E-mail: [email protected]

Documents

Základy PR a umění prezentace