Základy účetnictví

3. tématický okruh:

Metodické prvky účetnictví

Metoda účetní práce

• účetnictví (praktická činnost) se skládá z několika činností:

– pozorování hospodářských transakcí

– přiřazení peněžního rozměru těmto transakcím

– zaznamenání transakcí

– práce s daty (klasifikace a uspořádání)

– příprava relevantních informací

Metodické prvky účetnictví

• základní postupy, které řídí průběh účetních prací během účetního období a které mají zabezpečit úspěšné zvládnutí účetního procesu od vstupu údajů do účetního systému až po jejich transformaci ve výstupy (účetní závěrku); tj. úkolem je:– zajistit, aby výstupy poskytovaly úplné a

relevantní informace pro uživatele– minimalizovat množství chyb

Prvky metody účetní práce

• rovnováha aktiv a pasiv (bilanční princip)• oceňování• dvoustranný účet• podvojný zápis• souvztažnost účtů• dokumentace (dokladovost)• systém záznamů operací (účetní knihy)• kontrolní postupy (vnitřní kontrolní systém)

Bilancování aktiv a pasiv(bilanční princip)

• klíčový prvek účetní metody práce

• na podnik se díváme ze dvou úhlů (jaké ekonomické statky používá při své činnosti a současně jaký je původ zdrojů financování těchto statků)

• umožňuje zachycovat hospodářské operace do rozvahy

Oceňování prvků účetních výkazů

• spočívá v přiřazování peněžní částky prvkům účetních výkazů

• zvyšuje vypovídací schopnost účetních údajů

• možnost provádění algebraických operací s účetními daty

Bilanční princip + oceňování

• důsledkem aplikace těchto dvou metodických prvků je tzv. bilanční rovnice (celková aktiva v Kč se rovnají celkovým pasivům v Kč)

• hospodářské transakce mají dopad do rozvahy; při jejich zaznamenávání ovšem musí být vždy udržována rovnováha aktiv a pasiv

• existují určité typy povolených transakcí

Změny rozvahových stavů(připomenutí)

i. Operace zvyšující bilanční sumu v aktivech i pasivech o stejnou částku(+ +)

ii. Operace snižující bilanční sumu v aktivech i pasivech o stejnou částku(- -)

iii. Operace měnící pouze strukturu aktiv bez vlivu na pasiva(± )

iv. Operace měnící pouze strukturu pasiv bez vlivu na aktiva ( ±)

Zachycování změn do rozvahy

• každá operace má 2 dopady (povoleného typu) do rozvahy

• nevýhody zachycování změn do rozvahy:

– pracnost (během účetního období velké množství transakcí)

– rozvaha podává agregované údaje za skupinu podobných aktiv (řízení podniku si vyžaduje podrobnější údaje)

Dvoustranné účty

• zásadní koncepční krok – rozklad bilance do soustavy tabulek, tzv. účtů (kont)

• každý účet se specializuje na konkrétního hmotného nositele aktivity

• účet je základní třídící znak účetnictví a zachycuje přehledným způsobem změny velikosti sledované položky v chronologické posloupnosti od začátku po konec účetního období

Záznamy v účtu(slovně)

• mají charakter myšleného sčítání a odčítání

• pro sčítání a odčítání platí komutativní zákon (záměna sčítanců nemá vliv na součet) i zákon asociativní (libovolné uskupení sčítanců do závorek nemá vliv na součet)

Záznamy v účtu(matematicky)

1 2 1 3 2 3

1 2 3 1 2 3

zápisy v časové posloupnosti:

zápisy s využitím matematickýc

KZ = PZ + p + p - u + p - u - u + ...

KZ = PZ + p + p + p + ... - u + u + u

h zá

+

konů:

...

Podoba účtu

• v praxi se prosazuje mnoho forem účtů

• nejznámější a z hlediska didaktického taktéž nejpoužívanější je tzv. T-forma účtu (šibenice)

T – forma účtu

Má dáti Název účtu Dal

Názvosloví

• v záhlaví název účtu (hmotný nositel)

• 2 strany:– vlevo Má dáti, Na vrub, Debet– vpravo Dal, Ve prospěch, Kredit

• obratem se rozumí součet záznamů na jedné ze stran účtu

• saldo (konečný zůstatek) je rozdíl obratů obou stran

Třídění účtu(obsah zápisů)

• účty stavové:– informace o stavu (velikosti) a o změnách stavů

během účetního období– přírůstky a úbytky musejí být oceněny ve stejném

rozměru

• účty tokové:– informace o „průtoku“ peněžních hodnot určitým

uzlovým bodem od počátku do konce období– účet toků nemá zůstatek (objem vstupu = objem

výstupu)– ocenění nemusí být stejné

Třídění účtů(obecnost údajů)

• účty syntetické: – vysoký stupeň obecnosti– vznikají rozkladem rozvahy (větší počet účtů než

položek, neboť rozvaha agregovaná)

• účty analytické: – nízký stupeň obecnosti– rozklad některých syntetických účtů pro potřeby řízení– přírůstky na všech analytických účtech musejí dát v

souhrnu celkové přírůstky na syntetickém účtu (platí samozřejmě i pro úbytky, PZ a KZ)

Třídění účtů(vztah účtu a výkazu)

• rozvahové účty:– vyjadřují stav a vstupují do rozvahy– další subklasifikace na účty aktivní a pasivní

• podrozvahové účty:– vyjadřují stav a nevstupují do rozvahy

• výsledkové účty:– vyjadřují obrat a vstupují do výsledovky– dále se člení na účty výnosů a nákladů

Třídění účtů(využitelnost informací)

• účty hlavní:– informace je přímo využitelná

• účty vedlejší:– informace z tohoto účtů dává smysl jenom

společně s informací z hlavního účtu– další členění na účty doplňkové (přidává

hlavnímu účtu) a opravné (hlavnímu účtu ubírá)

Podvojný zápis(poprvé)

• hlavní nástroj účetního zobrazení uskutečněné transakce

• modelově zaznamenáváme na účtech hospodářské transakce tak, aby byla zachována bilanční rovnováha

• účetní zápisem musíme zobrazit obě změny v bilanci

• je tedy logickým vyústěním algebraicky přípustných změn bilančních stavů

Podvojný zápis(podruhé)

• vyjadřuje dynamiku transakcí coby pohyb hodnoty, a to: „odkud“ – „kam“ – „jak mnoho“

• každý zápis musí ovlivnit dva účty – na prvním účtu zaznamenáme operaci na straně Má dáti a na druhém na straně Dal

• princip podvojnosti tvoří z účetnictví uzavřenou a vzájemně skloubenou soustavu informací (odtud též název podvojné účetnictví)

Podvojný zápis(pravidla)

1) Rozpis počátečních zůstatků– počáteční zůstatek bilanční položky

zapisujeme na tu stranu, na které má daná položka v horizontálním formátu rozvahy KLADNÝ ZŮSTATEK (důležité např. u oprávek)

2) Zaznamenání hospodářských transakcí– přírůstky položky zapisujeme na stranu

počátečního zůstatku– úbytky položky zapisujeme na stranu opačnou

než je počáteční zůstatek

Souvztažnost účtů

• podvojný zápis operace nelze provádět na libovolné účty

• při výběru správných účtů je nutné respektovat ekonomickou povahu hospodářské operace

• souvztažnost účtů nás nabádá, abychom vybrali vždy ty 2 účty, které nejlépe zobrazí uskutečněnou transakci

Dokladovost

• jednotlivé hospodářské operace nevstupují do účetnictví přímo, nýbrž prostřednictvím účetních dokladů

• účetní doklad je ověřeným záznamem o hospodářském jevu

• dříve převažovala písemná forma, dnes se prosazuje forma elektronická

• všechny doklady musí splňovat obecné požadavky, aby mohly být považovány za doklady účetní

Náležitosti účetních dokladů

• označení účetního dokladu• popis obsahu účetního případu a označení jeho

účastníků• peněžní částku• okamžik vyhotovení účetního dokladu• okamžik uskutečnění účetního případu• vlastnoruční podpis nebo průkazný záznam v

technické formě osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování

Význam dokumentace

• dokladovost je charakteristický rys účetnictví a je základní podmínkou průkaznosti

• doklady v podniku obíhají a tím vytvářejí podmínky pro všestranné využití informací, které přenášejí, a to nejen u účetních pracovníků

• protože informace z účetních dokladů jsou využívány na mnoha místech, vytvářejí účetní jednotky pravidla pro zacházení s účetními doklady – jedná se o tzv. oběh účetních dokladů (upravuje vnitropodniková směrnice)

Oběh účetních dokladů

• vyhotovení (přijetí) dokladu

• přezkoušení dokladu po formální a věcné stránce

• zaúčtování dokladu

• uložení dokladu

• archivace dokladu

• skartace dokladu

Přezkoušení dokladů

• formální:– náležitosti dokladu (název, číslo, popis obsahu

operace, účastníci, datum, peněžní a naturální údaje, ověření)

– číselná shoda• věcná:

– správnost údajů– přípustnost operace– oprávněnost účastníků provést úkon

• pokud vše v pořádku, doplní se doklad účtovým předpisem (výběr účtů a jejich stran)

Systém účetních zápisů

• účetnictvím se rozumí soustavné vedení záznamů o hospodářské činnosti

• soustavnost nutno chápat ve dvou dimenzích (tj. soustavný jako neustálý a soustavný jakožto systémový – ucelený)

• kombinace časových a věcných záznamů zachycovaných do účetních knih

• východiskem je tzv. účtovací cyklus

Účtovací cyklus - etapy

0) soupis aktiv, dluhů a vlastního kapitálu, sestavení zahajovací rozvahy (při vzniku podniku, neopakuje se)

1) otevření účetních knih (vymezení formy knih a zápisy počátečních zůstatků ze zahajovací rozvahy)

2) běžné účtování transakcí3) uzavření účetních knih (tzv. účetní uzávěrka)4) příprava a sestavení účetních výkazů (tzv.

účetní závěrka)1) otevření účetních knih (na počátku dalšího

účetního období)…

Účetní knihy

• deník – zapisování účetních případů v chronologické posloupnosti

• hlavní kniha – zápisy účetních případů na jednotlivých účtech z věcného hlediska

• kniha analytické evidence – podrobnější členění účtů hlavní knihy pro potřeby řízení podniku a pro jiné účely

• případně další (např. dle zákona o účetnictví ještě kniha podrozvahových účtů)

Deník

• mezičlánek mezi účetním dokladem a zápisem účetního případu na příslušné účty v hlavní knize (odvolávka na číslo dokladu, v němž je operace popsána) – základní nástroj průkaznosti účetnictví

• důležitá kontrolní funkce (úhrn peněžních částek v deníku – tzv. deníkový obrat - se musí rovnat součtu obratů na Má dáti a součtu obratů na Dal všech syntetických účtů)

Možná podoba deníku

Položka č. Datum Doklad č. Účetní případ Účet MD Účet D Kč

Hlavní kniha

• soustava účtů, na které se zachycují účetní případy z hlediska věcného

• na rozvahových a výsledkových účtech se sleduje stav a pohyb aktiv, pasiv, nákladů a výnosů

• na každém účtu se vedou údaje za účetní období v členění na počáteční stav, pohyby (většinou dle kalendářních měsíců), souhrnný obrat MD a souhrnný obrat D (alespoň měsíčně) a konečný stav

Vnitřní kontrolní systém

• při procesu zpracování účetních informací (účetní doklad – deník – hlavní kniha – kniha analytických účtů – účetní výkazy) existuje riziko vzniku chyb (formální i věcné)

• účetnictví má v sobě zabudován kontrolní systém, který do značné míry eliminuje nepříznivé důsledky těchto chyb tím, že jim předchází či je odhalí

• několik postupů, jak zajistit úplné, průkazné a věrohodné účetnictví

Složky vnitřní kontroly

• přezkušování účetních dokladů• souběžné provádění účetních zápisů z

hlediska časového a věcného• kontrolní soupisky (mezi syntetickými a

analytickými účty)• sestavování předvahy• ověřování klíčových vazeb účetního

procesu pomocí kontrolních čísel• inventarizace aktiv a závazků

Předvaha

• spojovací článek mezi soustavou (syntetických i analytických) účtů a účetními výkazy, který má za úkol ověřit:– zda byl dodržen princip podvojnosti, tj.:

obratů strany MD všech účtů = obratů D všech účtů

– zda všechny účetní doklady vstoupily do zpracování během účetního období:

deníkový obrat = obrat MD všech účtů = obrat D všech účtů

Předvaha - vzor

Název,

číslo

účtu MD D MD D MD D MD D MD D

Celkem

Obraty

za běžný měsíc

Konečný stav

k 31. 12.

Obraty

od 1. 1.

Počáteční stav

k běžnému měsíci

MD=D MD=D MD=D MD=D

Počáteční stav

k 1. 1.

MD=D

Předvaha - omezení

• součtový řádek pouze naznačuje, jaké rovnosti musí být dodrženy, aby bylo účetnictví správně po formální stránce

• nelze odhalit obsahové chyby (špatná souvztažnost účtů, nesprávné částky, ztráta dokladu, aj.)

Kontrolní čísla - výčet

• suma PZ (KZ) všech aktivních účtů se musí rovnat sumě PZ (KZ) pasivních účtů

• obrat strany MD všech syntetických účtů se musí rovnat obratu D těchto účtů (za měsíc, kumulovaně od počátku období i za celé období)

• suma částek v účetních dokladech se musí rovnat deníkovému obratu

• deníkový obrat se musí rovnat obratu MD a obratu D všech syntetických účtů

• deníkový obrat se musí rovnat obratu stranu MD a obratu D všech analytických účtů (pokud analytika je uzavřenou soustavou)

• počáteční stavy, obraty MD, obraty D a konečné stavy všech analytických účtů k jednomu syntetickému se musí v úhrnu rovnat odpovídajícím údajům příslušného účtu syntetického

Věcná správnost účetnictví

• veškerá předchozí kontrolní čísla zabezpečují pouze formální správnost účetnictví

• věcná správnost se zajišťuje prostřednictvím tzv. inventarizace majetku a závazků

• blíže k inventarizaci v příštím tématu