UNIVERZA V LJUBLJANI

EKONOMSKA FAKULTETA

D I P L O M S K O D E L O

ZAKON O JAVNIH NAROČILIH KOT NAČIN ZA PREPREČEVANJE

KORUPCIJE: ANALIZA NA PRIMERU JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI

Ljubljana, junij 2006 MATEJ ZAGOŽEN

IZJAVA Študent Matej Zagožen izjavljam, da sem avtor tega diplomskega dela, ki sem ga napisal pod mentorstvom dr. Tjaše Redek in dovolim objavo diplomskega dela na fakultetnih spletnih straneh. V Ljubljani, dne 12.06.2006 Podpis: _______________________________

KAZALO 1. UVOD ................................................................................................................................... 1 2. KORUPCIJA IN UKREPI PREPREČEVANJA KORUPCIJE............................................ 2 2.1. KORUPCIJA...................................................................................................................... 2 2.2. KORUPCIJA IN JAVNA UPRAVA ................................................................................. 4 2.3. JAVNO NAROČANJE KOT UKREP PREPREČEVANJA KORUPCIJE ...................... 5 3. JAVNO NAROČANJE......................................................................................................... 6 3.1. NAROČNIKI V PROCESU JAVNEGA NAROČANJA.................................................. 7 3.2. CILJI JAVNEGA NAROČANJA...................................................................................... 9 4. UREDITEV JAVNIH NAROČIL......................................................................................... 9 4.1. PRAVNA UREDITEV JAVNIH NARČIL ..................................................................... 10 4.2. POSTOPKI ZA ODDAJO JAVNIH NAROČIL ............................................................. 10 4.2.1. POSTOPKI ZA ODDAJO JAVNIH NAROČIL (VELIKE VREDNOSTI) ................ 11 4.2.2. POSTOPKI ZA ODDAJO JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI ...................... 13 5. JAVNA NAROČILA MALE VREDNOSTI IN TEMELJI ZA PRIPRAVO NAVODILA ZA ODDAJO JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI .......................... 13 5.1. ZAKONSKA PODLAGA ZA JAVNA NAROČILA MALE VREDNOSTI.................. 14 5.2. ORGANIZACIJSKA STRUKTURA VZORČNEGA PODJETJA................................. 18 5.3. POSTOPEK NABAVE V VZORČNEM PODJETJU V SKLADU Z JAVNIMI NAROČILI MALE VREDNOSTI................................................................................... 21 5.3.1. NAROČANJE BLAGA IN STORITEV DO 200.000,00 SIT TER GRADENJ DO 400.000,00 SIT.............................................................................................................. 22 5.3.2. NAROČANJE BLAGA IN STORITEV NAD 200.000,00 SIT TER GRADENJ NAD 400.000,00 SIT DO 1.000.000,00 SIT ZA BLAGO IN STORITVE OZIROMA 2.000.000,00 SIT ZA GRADNJE.............................................................. 25 5.3.3. NAROČANJE NAD 1.000.000,00 SIT ZA BLAGO IN STORITVE OZIROMA 2.000.000,00 SIT ZA GRADNJE ................................................................................. 27 5.4. MOŽNOSTI KORUPTIVNIH RAVNANJ V POSTOPKU JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI....................................................................................................... 35 6. SKLEP................................................................................................................................. 38 LITERATURA........................................................................................................................ 40 VIRI......................................................................................................................................... 41

1. UVOD Korupcija kot zloraba javnih virov v zasebne namene je pojav, ki negativno vpliva na razvojne potenciale neke družbe in na celotno družbeno klimo. Ko se v javnosti govori o korupciji, se ima pogosto pred očmi prav korupcijo v javnem sektorju oziroma v državni upravi. Pri koruptivni zlorabi javnih sredstev gre predvsem za alokacijo javnih resursov, izvedeno na koruptivni osnovi. Sem sodi podeljevanje javnih koncesij in pogodb na podlagi podkupovanja, s čimer podkupovalec pridobi privilegiran položaj pri opravljanju določene dejavnosti. Na ta način poizkušajo interesne skupine (predvsem tiste s področja gospodarstva) doseči takšne politične, upravne ali sodne odločitve, ki so jim po volji oziroma ki jih postavijo v privilegiran položaj nasproti konkurentom. Ravno z namenom preprečevanja korupcije in večje transparentnosti pri porabi javnih sredstev je sistem naročanja v javnem sektorju urejen v skladu z Zakonom o javnem naročanju. Glede na dejstvo, da večji del javnega naročanja v Sloveniji predstavljajo javna naročila male vrednosti in da slovenska zakonodaja pri določanju postopkov javnega naročanja malih vrednosti naročnikom dopušča precej svobode, je za preprečevanje korupcije v javnem sektorju bistvenega pomena kvalitetni notranji akt posameznega naročnika, ki ureja postopke oddaje javnih naročil male vrednosti. Namen diplomske naloge je analitični pregled postopkov javnega naročanja manjših vrednosti in na tej osnovi priprava čimbolj kakovostnega internega akta o vodenju postopkov javnih naročil male vrednosti v smislu preprečevanja korupcije kot enega izmed glavnih ciljev javnega naročanja, in sicer v organizacijah, ki so zavezane k naročanju blaga, storitev in gradenj v skladu z Zakonom o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 36/04, ZJN-1-UPB1). V diplomskem delu sem uvodoma analiziral pojav korupcije in sistem javnega naročanja kot enega izmed ukrepov preprečevanja korupcije. Nadalje sem opisal zakonodajo in postopke na področju javnega naročanja v Sloveniji. V zadnjem delu pa sem na primeru vzorčne organizacijske strukture v povezavi z nabavno funkcijo analiziral konkretne postopke pri javnem naročanju male vrednosti kot podlago za kvalitetno izdelavo notranjega akta oziroma navodila o oddaji javnih naročil male vrednosti, ki ga mora sprejeti vsaka družba, zavezana k oddaji javnih naročil. Vzorec navodila, ki vsebuje vse zakonske določbe in podatke, ki sem jih analiziral v diplomskem delu, prilagam v prilogi. Na koncu sem na podlagi analize postopkov javnega naročanja opisal tudi problemske situacije oziroma nevarnosti, ki izhajajo iz trenutne zakonodaje na področju javnega naročanja in se lahko pojavijo pri postopkih javnega naročanja ter lahko vodijo do koruptivnih dejanj. Zavedam se, da analiza, zasnovana v diplomski nalogi, ne more v celoti podati popolnega navodila o oddaji naročil male vrednosti, saj zakonodaja ni poenotena za vse naročnike in se postopki javnega naročanja male vrednosti razlikujejo od družbe do družbe, lahko pa ponudi kakovostno osnovo za pripravo konkretnega notranjega akta.

1

2. KORUPCIJA IN UKREPI PREPREČEVANJA KORUPCIJE Pred konkretno analizo postopkov javnega naročanja male vrednosti v smislu preprečevanja korupcije je potrebno razumeti kaj s pojmom korupcija pravzaprav označujemo, kako se korupcija zrcali v javnem sektorju in kaj razumemo pod ukrepi preprečevanja korupcije v javnem sektorju.

2.1. KORUPCIJA S pojmom korupcija (lat. corruptio) v najožjem smislu povezujemo predvsem naslednje pojme: kvarjenje, ponarejanje listin, nravna pokvarjenost, nepoštenost, (pod)kupljivost, podkupovanje, npr. politikov (Verbinc, 1997, str. 383). Zaradi kompleksnosti in razčlenjenosti korupcije jo je pravzaprav zelo težko definirati. O njenem obstoju lahko govorimo že od začetka ustvarjanja presežne vrednosti. Korupcija ima večinoma negativne učinke na gospodarstvo. Različni avtorji navajajo različne definicije korupcije, vsem pa je enotno razlikovanje med aktivno (dajanje podkupnine) in pasivno (sprejemanje podkupnine) korupcijo ter dejstvo, da so v kazenskih zakonodajah posameznih držav hujše oblike korupcije opredeljene kot kaznivo dejanje. Definicije korupcije so opredeljene predvsem glede na to, s katerimi vrstami korupcije se določene države ali organizacije srečujejo (Stroligo, 1996, str. 240). Najbolj celovita definicija korupcije je definicija Sveta Evrope, saj zajema tako javni kot zasebni sektor: »Korupcija je podkupovanje ali takšno obnašanje v razmerjih do oseb, katerim so zaupana pooblastila, bodisi v javnem ali zasebnem sektorju, ki predstavlja kršitev njihovih obveznosti, izhajajoč iz statusa javnega uslužbenca, osebe, zaposlene v zasebnem sektorju, neodvisnega zastopnika ali podobno, in ima za cilj obdržati kakršnekoli nezakonite prednosti zase ali za tretje osebe« (http://www.coe.int, 2006). V Sloveniji je novo in trenutno najbolj uporabljano definicijo korupcije prinesel Zakon o preprečevanju korupcije (Uradni list RS, št. 2/04), povzela pa jo je tudi Resolucija o preprečevanju korupcije v Republiki Sloveniji. Korupcija je po tem zakonu vsaka kršitev dolžnega ravnanja uradnih oziroma odgovornih oseb v javnem ali zasebnem sektorju, kot tudi ravnanje oseb, ki so pobudniki kršitev ali oseb, ki se lahko s kršitvijo okoristijo, zaradi neposredno ali posredno obljubljene, ponujene ali dane oziroma zahtevane, sprejete ali pričakovane koristi zase ali za drugega (http://www.kpk-rs.si, 2006). Korupcija predstavlja eno najresnejših ovir družbenemu razvoju, saj pomeni izgubo potencialov in resursov, ki bi bili lahko uporabljeni v razvojne namene. Pri tem gre predvsem za materialne resurse, saj se namesto za razvojne naložbe sredstva porabljajo za podkupnine, koruptivno okolje pa tudi ni privlačno za zunanje investitorje; za intelektualne potenciale, saj

2

ljudje ne napredujejo toliko na osnovi sposobnosti in znanja kot na osnovi koruptivno pridobljene protekcije; in moralno stanje, saj korupcija vodi v degradacijo moralnih norm in zmanjševanje zaupanja ljudi tako v institucije sistema kot tudi v soljudi (Hočevar et al., 2006, str. 11-12). Osnovna težava preprečevanja korupcije v Sloveniji je v tem, da je korupcija običajno težko dokazljiva in da ni natančnih podatkov, v kolikšnem obsegu se je korupcija pri nas razrasla. Samo uradni podatki ne zadoščajo za prikaz dejanskega stanja, potrebno je izvesti vrsto drugih raziskav. Razlika med uradno ugotovljeno korupcijo in njenim zaznavanjem na strani državljanov je namreč velika. Vsekakor je ni tako malo kot jo prikazujejo uradne statistike, predvsem organov odkrivanja in organov pregona, niti ne tako veliko kot jo zaznava javnost. Komisija za preprečevanje korupcije navaja oceno, da smo med najboljšimi tranzicijskimi državami in dosti boljši od nekaterih držav članic Evropske unije, na primer Italije in Grčije (http://www.kpk-rs.si, 2006). Slovensko kazensko pravo med aktivno korupcijo uvršča predvsem dajanje podkupnine uradni osebi, neupravičeno dajanje daril osebi, ki vrši ekonomsko dejavnost in sprejemanje podkupnine pri volitvah ali glasovanju. S pojmom pasivna korupcija pa označujemo predvsem jemanje podkupnine s strani uradne osebe, neupravičeno sprejemanje daril s strani osebe, ki vrši ekonomsko dejavnost, kršitev proste volje volivcev pri volitvah ali glasovanju ter nezakonito posredovanje poseči v uradno dejanje (Jager, 2000, str. 115). Glede na okolje nastajanja ločimo tri vrste korupcije: korupcija v javnem sektorju, korupcija v zasebnem sektorju in korupcija v politiki. V okviru naštetih sektorjev ločimo še določene tipe korupcije glede na to, kdo je pobudnik koruptivnega odnosa. Ločimo korupcijo, ki poteka znotraj javnega sektorja, med javnim in zasebnim sektorjem, med javnim sektorjem in politiko, v zasebnem sektorju, med zasebnim sektorjem in politiko ter znotraj same politike (Dobovšek, 2000, str. 1071). Korupcija je prisotna povsod: v javnem sektorju, zasebnem sektorju, v gospodarstvu in negospodarstvu ter v politiki. Vendar pa je mogoče zaznati večjo prisotnost korupcije v javnem sektorju, torej v primerih, ko imamo opravka z državnim denarjem. Možnost za korupcijo je večja predvsem v primeru prevelike regulative gospodarstva in dodeljevanja prevelikih pooblastil državnim uslužbencem s strani vlad. Pomembno je, da so v državi vsa pravila, predpisi, zakoni in postopki transparentni, da je odločanje o prerazdeljevanju proračunskih sredstev večnivojsko in nikakor ne v domeni posameznega subjekta. Postavljena morajo biti jasna merila odločanja, natančni predpisi, izdelane morajo biti časovne prioritete, odpravljeni morajo biti zaostanki na način, da se vodijo statistike in procesi o zaostankih, urejen mora biti sistem plač in plačnih razmerij in podobno. Pomembni vzroki za nastajanje korupcije so predvsem pomanjkanje poklicne etike, pomanjkanje nadzora, slabo razvita kultura odgovornosti in pomanjkanje zakonov, ki urejajo področje korupcije kot kaznivega dejanja. Zaradi vseh naštetih in ostalih razlogov so ukrepi in sredstva proti korupciji odločilnega pomena za pravno in pošteno državo.

3

2.2. KORUPCIJA IN JAVNA UPRAVA Javni sektor je področje družbenega udejstvovanja, v katerem deluje upravni sistem kot celota in se financira iz proračunskih sredstev, ker deluje v javnem interesu. Javna uprava tako zajema državne organizacije, ki opravljajo naloge javnega pomena oziroma javne naloge. To so organizacije, ki v urejeni družbi zagotavljajo dobrine, ki so za obstoj in razvoj družbe nujno potrebne, do njih pa ni mogoče priti z delom posameznikov, pa tudi ne s pomočjo organizacij, ki delujejo po gospodarskih načelih, pač pa le s pomočjo državnih organizacij in organizacij, ki se vsaj delno opirajo na državo. Javna uprava je natančneje opredeljena s sistemskimi sklopi državne uprave (vladne službe, ministrstva, izpostave in upravne enote), lokalne samouprave (občine) in javne službe. Državna uprava kot tisti del javne uprave, ki pretežno izvaja regulativno, eksekutivno in represivno funkcijo, je del javne uprave z največ pooblastili, ki se lahko zlorabijo v privatne namene (Kodela et al., 2002, str. 43-45). Ko govorimo o korupciji v javni upravi, običajno mislimo na kazniva dejanja, ki so povezana z dajanjem in sprejemanjem daril, zaradi katerih prejemnik darila ali nagrade ali tudi kakšne druge koristi opravi ali opusti kakšno uradno dejanje. V širšem, življenjskem pomenu pa se utrjuje prepričanje, da gre pri korupciji v javni upravi predvsem za zlorabo javnega položaja za pridobitev koristi zase ali za koga drugega (Tratnik, 1999, str. 15). Pojma korupcija in javna uprava sta tesno povezana. Iz številnih definicij korupcije, navedenih v prejšnjem podpoglavju, izhaja povezava korupcije z državo in delovanjem njenih institucij. Zaradi razširjenosti in nevarnosti korupcije za demokracijo in pravno državo je pojem korupcije potrebno razlagati širše in ga uporabljati na vseh področji družbenih dejavnosti, tako v javnem kot tudi v privatnem in političnem sektorju. V nadaljnji analizi pa se bom posvetil le tistemu delu korupcije, ki obravnava korupcijo v javnem sektorju. Korupcija v javni upravi se lahko pojavlja na mikro, srednjem in makro nivoju. Takšna delitev omogoča, da se lahko oceni, na katerem nivoju se korupcija nahaja in v kakšni obliki. Cilj takšne strategije je spoznavanje korupcije in njenih oblik ter nato pristop k njenemu odpravljanju. Korupcija na mikro nivoju se pojavlja v obliki majhnih daril javnim uslužbencem za doseganje želenih uslug, ki bi jih ti morali storiti že po svoji službeni dolžnosti. Najbolj razširjena je med uslužbenci, ki imajo opravka z dokumentacijo in izdajo dovoljenj. Takšna korupcija zajema javne uslužbence nižjih nivojev, višina korupcije pa ne dosega povprečne mesečne plače uslužbenca. Nevarnost je, da lahko postane zelo razširjena, ljudje pa do takšne korupcije reagirajo tolerantno in postane del vsakdanjih običajev. Moralno se takšna korupcija opravičuje z nizkimi plačami in prizadevanji uslužbencev za rešitev postopkov. Korupcija na srednjem nivoju je najbolj razširjena na lokalni ravni, kjer se z pooblastili lokalnih veljakov kreira politika lokalne skupnosti. Pobudniki koruptivnih ravnanj v tem primeru so predvsem manjši podjetniki ali interesne skupine, s korupcijo pa se dosegajo ustrezni predpisi in rešitve, ki so v pristojnosti srednjega nivoja javnih uslužbencev. Za zlorabo svoje pristojnosti uslužbenci dobijo večja darila, ki dosegajo velikost tudi do več

4

deset povprečnih plač, odvisno od tega, koliko oseb je vpletenih in koliko dokumentacije ali uslug je potrebno pridobiti. Javnost takšno korupcijo zaznava kot nepošteno in nemoralno, zato tudi ni tolerantna do te vrste korupcije. Na makro nivoju je korupcija povezana z vladnimi naročili, sklepanjem večjih pogodb, večjimi deli v državi kot so ceste in infrastruktura ter ostalimi večjimi investicijami. V korupcijo so vpleteni vodilni v večjih podjetjih ali monopolih, vodilni, ki odločajo v državnih institucijah in politiki. Takšne vrste korupcije so bolj ali manj »tabu tema« v vseh družbah, vpliv na družbo pa je velik. Tako se namesto zdrave konkurence, temelječe na ceni in kvaliteti, pojavljata korupcija in nepotizem, kar vodi v stagniranje gospodarstva. Rezultat takšne korupcije je stanje, ki vodi do tekmovanja v podkupovanju in stroškovno neučinkovitih procesih (Kodela et al., 2002, str. 46). V smislu preprečevanja korupcije se mora javna uprava ravnati po določenih načelih. Osnovo delovanja javne uprave pomeni načelo zakonitosti delovanja, ki je temelj preprečevanja koruptivnih dejanj. Pravno varnost zagotavlja tudi načelo predvidljivosti delovanja institucij, saj postavi osnove delovanja in usmeritve v postopkih. Vse bolj se poudarja tudi načelo politične nevtralnosti, ki omogoča neodvisnost zaposlenih pri odločanju. Načelo strokovnosti in samostojnosti pa pomeni, da se v vseh postopkih odloča na podlagi strokovno izdelanih meril po preverljivih postopkih. Tem klasičnim načelom se pridružujejo načela, ki so značilna za sodobno javno upravo. Prevladuje načelo usmerjenosti k uporabniku, saj so institucije odvisne od uporabnikov in so namenjene prav njim. Po načelu odprtosti in transparentnosti se zagotavlja dostop uporabnikov do informacij, ki so javno dostopne ter preglednost postopkov. V delovanje javne uprave je potrebno vključiti tudi civilno družbo, kateri so institucije tudi namenjene. Značilnost sodobne družbe se kaže tudi v izvrševanju načela učinkovitosti delovanja institucij, saj je potrebno slediti ekonomskim trendom tudi v javni upravi (Kodela et al., 2002, str. 47).

2.3. JAVNO NAROČANJE KOT UKREP PREPREČEVANJA KORUPCIJE Eno od področij v javnem sektorju, kjer se zaradi razpolaganja s proračunskimi sredstvi lahko pojavijo ravnanja, ki imajo znake korupcije, je vsekakor področje nabave oziroma naročil. Praktično v vseh fazah izvedbe naročil, od zahtevka za izvedbo naročila pa vse do njegove dejanske realizacije, obstaja možnost, da osebe, ki so zadolžene za izvedbo naročil, ravnajo v nasprotju z veljavno zakonodajo (Kodela et al., 2002, str. 71). Zaradi bojazni razraščanja korupcije na področju naročil v javnem sektorju in kot sredstvo proti njenemu izkoreninjenju, je torej velikega pomena uvedba sistema javnih naročil vse od leta 1997, ko je v Republiki Sloveniji začel veljati prvi celoviti zakon, ki je obravnaval postopke oddaje javnih naročil (ZJN, Uradni list RS, št. 24/97). Zaradi suma, da je korupcija prisotna zlasti pri podeljevanju državnih poslov (storitev in gradenj) zasebnikom, je država

5

uzakonila sistem javnega naročanja, ki zagotavlja transparentnost in ki naj bi zagotovil poštenost in optimalne koristi tako za naročnika, kot tudi za ponudnika. Razlog za uvedbo sistema javnega naročanja je tudi ocena, da v Sloveniji znašajo javna naročila okrog 10% bruto domačega proizvoda oziroma slabo polovico državnega proračuna (Potočnik, 2002, str. 326). Prejšnji Zakon o javnih naročilih (ZJN-1, 2000) je v 14. členu celo definiral koruptivno ravnanje ponudnikov, za kar se šteje vsako ravnanje ali opustitev zaposlenega v javni upravi, ki je storjeno z namenom, da se določenega ponudnika, zaradi pričakovane ali prejete koristi v postopku javnega naročila, obravnava prednostno. Določba se ne omejuje izključno na čas zaposlitve, temveč tudi na čas po prekinitvi zaposlitve. Slednje pomeni, da ni nujno, da se učinki nepravilnega ravnanja pojavijo vedno v času trajanja zaposlitve, temveč se lahko pokažejo v času po prekinitvi zaposlitve. Ozkost zapisane določbe, ki zajema zgolj sedanjega in bivšega zaposlenega, lahko v praksi povzroča nejasnosti v primerih, ko bi se "bonitete", kot poskus vplivanja na javno naročilo, nanašale na sorodnike ali znance zaposlenega oziroma bivšega zaposlenega. Tako v tem kot v ostalih primerih je nujno potrebno ugotoviti vzrok in dejanski namen ter vpliv nepravilnih ravnanj na potek javnega naročila, saj vsaka nepravilnost še ne pomeni koruptivnega dejanja. Nepravilno ravnanje v postopkih je lahko posledica nepoznavanja veljavnih predpisov in postopkov javnih naročil, lahko pa seveda tudi zavestno povzročenih nepravilnosti, ki bi lahko imele znake oziroma elemente korupcije. Ozka opredelitev in druge nejasnosti, ki so se pokazale, so razlog, da novi Zakon o javnih naročilih (ZJN-1-UPB1) 14. člena ne vsebuje več, temveč poizkuša omejiti korupcijo skozi natančno določene in pregledne postopke javnega naročanja ter z obveznim poročanjem o oddanih javnih naročilih državnim organom.

3. JAVNO NAROČANJE Segment trga naročil kot del medorganizacijskega trga, na katerem nastopajo pravni subjekti, je možno deliti na trg zasebnih in trg javnih naročil (Tomšič, 1999, str. 65). Na trgu javnih naročil se srečujejo zasebne družbe kot ponudniki na eni strani, na drugi strani pa kot naročniki oziroma kupci nastopajo družbe, ki so posredne ali neposredne uporabnice državnih ali lokalnih proračunskih sredstev, in druge družbe, ki izvajajo funkcije v javnem interesu (ZJN-1-UPB1, 2004). V Republiki Sloveniji je k oddaji naročil v skladu z ZJN-1-UPB1 zavezanih okrog 3000 naročnikov. Ponudnik je lahko vsaka pravna ali fizična oseba, registrirana za dejavnost, ki je predmet javnega naročila. Z vstopom v Evropsko unijo zakon ne daje nikakršne prednosti domačim ponudnikom. Tuji ponudniki so pri oddaji ponudb pravno izenačeni z domačimi. Kljub formalni enakosti pa praksa kaže, da je zelo malo primerov, ko bi bilo javno naročilo zaupano tujcem, če gre za naročilo male vrednosti ali naročilo, ki pomeni storitev na določeni lokaciji v Sloveniji (http://www.praetor.si, 2006).

6

Pojem javnih naročil lahko obravnavamo z različnih zornih kotov: gospodarskega, finančnega, socialnega, sociološkega, geografskega, zgodovinskega, pravnega ali političnega. Vsak od teh vidikov poudarja drugačne značilnosti, zato pojma javnih naročil ne moremo enoznačno definirati (Mužina et al., 2004, str. 72). Velja si ogledati nekaj osnovnih definicij: Javna naročila so celotni skupek dejanj, ki jih opravi naročnik s ciljem nabave blaga, oddaje storitev ali gradenj po Zakonu o javnih naročilih (ZJN-1-UPB1, 2004). Javna naročila kot pravni pojem so skupnost pravnih dejanj, s katerimi država na podlagi premoženjskopravnih razmerij pridobiva blago in storitve v določenem postopku (Mužina et al., 2004, str. 72). Postopek javnega naročanja je sklop dejanj vseh udeležencev, naročnika in ponudnika od trenutka, ko naročnik na podlagi sklepa pristojnega organa ugotovi potrebo po neki dobrini (blagu, storitvi, gradbenem delu), pa vse do preteka garancijskega roka za nabavljeno blago ali opravljeno storitev (Primec, 1997, str. 2). Javna naročila delimo na javno naročilo gradenj, javno naročilo blaga in javno naročilo storitev. Javno naročilo gradenj je javno naročilo, katerega predmet je bodisi izvajanje bodisi projektiranje in izvajanje gradenj, ki so povezane z eno od dejavnosti iz seznama v Prilogi I Zakona o javnih naročilih, ali gradnja ali izvedba ene od dejavnosti na področju gradenj in ki ustreza zahtevam, ki jih določi naročnik. Javno naročilo blaga je javno naročilo, katerega predmet je nakup, zakup, najem ali nakup blaga na kredit, z možnostjo odkupa ali brez te možnosti. Kot javno naročilo blaga se obravnava blago, katerega predmet je dobava blaga in vključuje storitev namestitve in inštalacije, ki je vezana na to blago. Javno naročilo storitev je javno naročilo, katerega predmet je izvajanje ali izvedba ene ali več storitev s seznama v Prilogi II Zakona o javnih naročilih, ki je njegov sestavni del (http://www.sigov.si, 2006). Smisel javnega naročanja se kaže v dejstvu, da velik del fiskalnih dajatev predstavlja denar davkoplačevalcev, zaradi katerih se mora država obnašati kar se da odgovorno. Država oziroma naročniki po 2.a členu ZJN-1-UPB1 nabavljajo take dobrine, ki izpolnjujejo pričakovanja subjektov v javni sferi, in pri tem dosega najbolj ekonomično porabo javnih sredstev glede na namen in predmet javnega naročila (Eržen, 2001, str. 27). Javno naročilo lahko razdelimo v tri temeljne sklope, to so: predlog za izvedbo javnega naročila, ki vključuje tudi določitev vrste postopka ter pripravo razpisne dokumentacije, izvedba javnega naročila od odpiranja ponudbe do izbora najugodnejšega ponudnika ter dejanska izvedba in nadzor nad izvedbo javnega naročila (Kodela et al., 2002, str. 71).

3.1. NAROČNIKI V PROCESU JAVNEGA NAROČANJA Naročniki glede na 2.a člen ZJN-1-UPB1 so: – organi Republike Slovenije in samoupravne lokalne skupnosti (neposredni uporabniki proračuna);

7

– javni skladi, javne agencije, javni zavodi in drugi posredni uporabniki proračuna; – javna podjetja, javni gospodarski zavodi in druge osebe javnega prava. Poleg navedenih naročnikov se po tem zakonu štejejo za naročnika tudi pravne osebe, ki jih z namenom zadovoljevanja potreb v javnem interesu in ne zaradi opravljanja pridobitne dejavnosti ustanovi Republika Slovenija, samoupravna lokalna skupnost ali druga oseba navedena v 1. odstavku 2.a člena ZJN-1-UPB1, in izpolnjuje enega od naslednjih pogojev:

– je v celoti ali pretežni meri financirana iz sredstev naročnikov navedenih v 1. odstavku 2.a člena ZJN-1-UPB1 ali

– opravlja naročnik naveden v 1. odstavku 2.a člena ZJN-1-UPB1 nadzor nad poslovanjem take osebe ali

– ima v njej naročnik naveden v 1. odstavku 2.a člena ZJN-1-UPB1 pravico imenovati več kot polovico članov nadzornega sveta, upravnega odbora ali drugega organa, ki v skladu z zakonom zastopajo in predstavljajo osebo.

Za naročnika se šteje tudi združenje, ki ga oblikuje eden ali več naročnikov navedenih v 1. odstavku 2.a člena ZJN-1-UPB1. Vlada na predlog ministra, pristojnega za finance, določi sezname naročnikov ali kategorije naročnikov, jih objavi v Uradnem listu Republike Slovenije in posreduje Evropski komisiji (ZJN-1-UPB1, 2004). Predlog novega Zakona o javnih naročilih opredeljuje naročnike kot vse pravne subjekte, ki se morajo ravnati po tem zakonu, kadar izvajajo naročanje blaga, gradenj ali storitev, ki jih posredno ali neposredno potrebujejo za izvajanje svojih, z zakonom ali drugim aktom predpisanih oziroma določenih nalog. Zakon uvršča med naročnike, poleg tistih, ki sestavljajo javni sektor (posredni, neposredni uporabniki proračuna, javni skladi, javne agencije, javni zavodi, javna podjetja, javni gospodarski zavodi), vse osebe javnega prava, med katere sodijo tudi pravne osebe zasebnega prava, ki jih z namenom zadovoljevanja potreb v javnem interesu in ne zaradi opravljanja pridobitne dejavnosti ustanovi drug naročnik (na primer država, občina, …). Pravna oseba pa mora poleg tega izpolnjevati enega ali več naslednjih pogojev:

- več kot petdeset odstotkov ga financira naročnik ali - njegovo poslovanje nadzira naročnik ali - več kot polovico članov nadzornega sveta, upravnega odbora ali drugega organa, ki v

skladu z zakonom zastopajo in predstavljajo pravno osebo lahko imenuje naročnik. Iz navedenega je razvidno, da so poleg tradicionalnih javnih naročnikov naročniki po novem predlogu zakona tudi vse tiste pravne osebe, katerih dejavnost je lahko izdelava ali izvajanje določenega predmeta ali dejavnosti ali trženje nečesa, vendar pod pogojem, da so bile ustanovljene zato, da se z njihovo dejavnostjo zagotovi ali zagotavlja zadovoljevanje interesa, ki je splošen. Kot je razvidno iz navedenega, vključuje zakon na strani naročnikov, torej tistih, ki morajo določno ravnati pri javnem naročanju, vse tiste pravne osebe, ki imajo zaradi

8

svojega karakterja javnosti neposredno, zaradi svoje upravne funkcije pa posredno, na primer zaradi neposrednega ali posrednega možnega dostopa do javnih sredstev, drugačen položaj kot subjekti na trgu (http://www.sigov.si, 2006).

3.2. CILJI JAVNEGA NAROČANJA Cilji javnega naročanja so v tesni povezavi z načeli javnega naročanja, saj se realizirajo preko uporabe pravnih pravil kot tudi z uporabo načel. Način in stopnja realizacije posameznega cilja pomenita uravnoteženje posameznega načela in različnih interesov ob konkretnem javnem naročilu (Vesel, 2002, str. 166). Cilji javnega naročanja so predvsem (Zabel, 1997, str. 17-21):

- proces razdržavljenja (deetatizacija): to pomeni, da se državnim naročnikom odvzema subjektivno odločanje o izbiri ponudnika, pač pa odločitev prevzame mehanizem trga, ki preko konkurenčnega boja izbere najprimernejšega ponudnika;

- zagotavljanje finančne discipline uporabnikov proračunskih sredstev: z uporabo sankcij sili akterje, da v čim večji meri sledijo predvidenemu finančnemu okviru in namenu, za katerega je bila poraba sredstev predvidena;

- racionalna poraba sredstev: kaže se predvsem v cilju doseči čim večji učinek z določenimi sredstvi oziroma doseči določen učinek s čim manjšimi sredstvi;

- javno naročanje kot instrument državne gospodarske politike: usmerjeno je k različnim ciljem: oživitev gospodarstva, skrb za konkurenčnost nacionalnega gospodarstva, skrb za posamezne panoge, za nerazvite dele držav itd.;

- konkurenca med ponudniki: ta se pojavlja kot poglavitni cilj urejanja razmerij med množico ponudnikov na trgu javnih naročil;

- zaupanje javnosti: država nosi moralno odgovornost do državljanov, ki so hkrati glavni vir javnih sredstev;

- preprečevanje korupcije: cilj, ki ga je možno doseči z urejanjem javnih naročil, in sicer preko preglednosti postopkov ter z uporabo pravnih sredstev.

Čeprav navedeni cilji javnega naročanja vključujejo preprečevanje korupcije kot enega izmed več ciljev, je razvidno, da posredno vsi cilji vključujejo elemente preprečevanja korupcije.

4. UREDITEV JAVNIH NAROČIL Ker so predmet analize diplomske naloge postopki oddaje javnih naročil malih vrednosti, je potrebno pred samo analizo opisati strukturo javnega naročanja v celoti in pravno podlago za ureditev javnih naročil. Glede na določilo Zakona o javnih naročilih (ZJN-1-UPB1) lahko naročniki, glede na ocenjeno vrednost javnega naročila, izbirajo med naročili male vrednosti in tremi "klasičnimi" postopki javnih naročil. V primeru oddaje naročil malih vrednosti imajo

9

naročniki praktično največ možnosti, da glede na veljavno zakonodajo, izberejo tistega ponudnika, ki ga želijo izbrati.

4.1. PRAVNA UREDITEV JAVNIH NARČIL Pravo javnih naročil v Sloveniji je mlada pravna veja, saj je prvi zakon, ki je celovito obravnaval postopke oddaje javnih naročil, stopil v veljavo šele leta 1997. Od takrat naprej je bilo to področje pogosto reformirano, deloma zaradi potreb prilagajanja Evropski skupnosti, večkrat pa tudi zaradi novih izkušenj, ki jih je s seboj prinesla uporaba zakonodaje v praksi. Skupno vsem dosedanjim spremembam je, da vsaka od njih prinaša večjo zahtevnost in kompleksnost izvajanja oddaje javnih naročil, pri čemer pa zakonodajalec zaradi vpetosti v Evropski pravni sistem nima popolnoma prostih rok (Bohnec et al., 2005, str. 13). Pred uveljavitvijo Zakona o javnih naročilih iz leta 1997 (Uradni list RS, št. 24/97, ZJN) sta v Sloveniji za to področje veljali dve odredbi, ki jih je na podlagi predpisov o izvajanju proračuna izdal minister za finance, in sicer Odredba o pogojih in načinu javnega razpisa za oddajo določenih del, ki se financirajo iz proračuna RS (Uradni list RS, št. 24/92) in Odredba o postopku za izvajanje razpisa za oddajo javnih naročil, s pripadajočimi spremembami (Uradni list RS, št. 28/93 in 19/94) (Bohnec et al., 2005, str. 19). 25. aprila 2000 je bil sprejet dopolnjen Zakon o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00 do 2/04, ZJN-1), sedaj veljavni Zakon o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 36/04, ZJN-1-UPB1) je bil sprejet 27. februarja 2004, uveljavljen pa 13. oktobra istega leta. Na spletnih straneh Ministrstva za finance pa je že objavljen osnutek novega Zakona o javnih naročilih (http://www.sigov.si/mf/slov/javnar /predlog_ZJN.pdf, 2006), ki naj bi bil predvidoma sprejet v drugi polovici leta 2006. S tem zakonom se v slovenski pravni red prenaša direktiva Evropskega Parlamenta št. 2004/18/ES z dne 31.03.2004 o koordinaciji postopkov za oddajo javnih naročil gradenj, storitev in blaga (Uradni list RS, št. 134/04).

4.2. POSTOPKI ZA ODDAJO JAVNIH NAROČIL Na področju javnih naročil poznamo dve osnovni vrsti postopkov, in sicer postopke oddaje javnih naročil velike vrednosti in postopke oddaje javnih naročil male vrednosti. Pomembna razlika je predvsem v tem, da so postopki za javna naročila velike vrednosti natančno določeni z ZJN-1-UPB1, postopki oddaje naročil male vrednosti pa so predmet internega akta konkretne družbe oziroma naročnika, vendar pa mora biti akt kljub temu v skladu z določili zakona. V skladu z določili 20. člena Zakona o izvrševanju proračuna Republike Slovenije za leti 2006 in 2007 (Uradni list RS, št. 116/05, ZIPRS0607) je vrednost, ko je potrebno pričeti z javnim naročilom 10.000.000,00 tolarjev za oddajo naročila blaga in storitev ter 20.000.000,00 tolarjev za oddajo naročila gradenj. Nad to vrednostjo se vodijo postopki v skladu z ZJN-1-UPB1, pod to vrednostjo gre za javna naročila male vrednosti, postopek

10

oddaje javnih naročil male vrednosti pa uravnava interni akt zavezanca za javna naročila. Predmet analize diplomske naloge so samo javna naročila male vrednosti, vendar pa se lahko tudi pri naročilih male vrednosti smiselno ravnamo po postopkih javnega naročanja (velikih vrednosti), še zlasti pri večletnih dobavah, ko s pomočjo omejenega postopka v prvi fazi naročnikom priznamo sposobnost za celotno obdobje, nato pa naročnika vsako leto posebej pozovemo k predložitvi ponudbe.

4.2.1. POSTOPKI ZA ODDAJO JAVNIH NAROČIL (VELIKE VREDNOSTI) Postopki za oddajo javnih naročil so trije, in sicer: (1) odprti postopek, (2) omejeni postopek in (3) postopek s pogajanji. Za oddajo javnega naročila se praviloma izbere odprti postopek. V primeru oddaje naročil na vodnem, energetskem, telekomunikacijskem in transportnem področju lahko naročnik odda javno naročilo po odprtem postopku, omejenem postopku ali postopku s pogajanji s predhodno objavo. Poleg zgoraj naštetih osnovnih vrst postopkov za oddajo javnih naročil, poznamo predvsem v okviru postopka s pogajanji še oddajo javnega naročila po postopku s pogajanji brez predhodne objave in po predhodni objavi (ZJN-1-UPB1, 2004, 17. člen). 1. Oddaja naročila po odprtem postopku Odprti postopek oddaje javnega naročila je postopek, pri katerem lahko vsi, ki imajo interes pridobiti javno naročilo, predložijo svoje ponudbe, pripravljene skladno z vnaprej določenimi zahtevami naročnika, določenimi v razpisni dokumentaciji. Vsi morebitni ponudniki se lahko torej seznanijo z vsebino in pogoji javnega naročanja (ZJN-1-UPB1, 2004, 18. člen). Odprti postopek med vsemi postopki naročanja dopušča najmanj subjektivnega odnosa do naročila in predstavlja najbolj transparenten način javnega naročanja. Transparentnost mu zagotavljata objava javnega naročila in javno odpiranje ponudb, ki hkrati posledično pomenita vložitev morebitne revizije s strani najširšega kroga zainteresiranih ponudnikov. 2. Oddaja naročila po omejenem postopku Omejeni postopek oddaje javnega naročila je postopek, v katerem naročnik v prvi fazi prizna sposobnost ponudnikom na podlagi vnaprej določenih pogojev in v drugi fazi povabi k oddaji ponudb kandidate, ki jim je priznal sposobnost. Naročnik sestavi seznam kandidatov in določi obdobje, za katerega priznava sposobnost. To obdobje ne sme biti daljše od treh let. Omejeni postopek lahko naročnik uporabi, če so predmet javnega naročila stalne nabave, ki jih naročnik po obsegu in časovno ne more vnaprej določiti in jih je mogoče takoj kupiti ali opraviti ter se ne proizvajajo po posebnih zahtevah naročnika, oziroma za katere je vzpostavljen trg. (ZJN-1-UPB1, 2004, 19. člen). V prvi fazi se torej zainteresirani ponudniki seznanijo z javnim naročilom, vendar le v obsegu, ki je v tem času naročnikova projekcija

11

njegovih potreb, v drugi fazi pa se z povabilom k oddaji ponudb natančneje predstavi predmet (vsakokratnega) naročila. Omejeni postopek olajšuje naročnikovo delo, saj vsebinsko obravnava manjše število ponudb, ker so neprimerni kandidati izločeni že v prvi fazi (Mužina et al., 2004, str. 203). Pomanjkljivost omejenega postopka je v dejstvu, da v prvi fazi zakon ne predvideva javnega odpiranja ponudb, kar je predvideno šele v drugi fazi. Vsekakor je potrebno ugotoviti, da sta za ponudnika pomembni tako prva kot druga faza, morda celo bolj prva, saj v kolikor ni izbran kot usposobljeni kandidat, v drugi fazi ne sodeluje. V praksi je potrebno posebno pozornost v drugi fazi nameniti predvsem dvema situacijama: ker imamo zaključen krog potencialnih ponudnikov, je možnost dogovarjanja med njimi velika, saj je kandidatom znano, kdo so potencialni ponudniki in morebitna konkurenca; in primeri, ko naročniki kot usposobljenega kandidata izberejo samo enega kandidata. 3. Oddaja javnega naročila po postopku s pogajanji brez predhodne objave in po predhodni objavi Naročnik sme oddati javno naročilo po postopku s pogajanji brez predhodne objave, če v postopku oddaje javnega naročila v odprtem ali omejenem postopku ne pridobi nobene ponudbe oziroma ne pridobi nobene primerne ponudbe in pod pogojem, da se prvotno določen predmet javnega naročila in vsebina razpisne dokumentacije bistveno ne spremenita. Če vrednost naročila presega vrednost, od katere dalje je potrebna objava javnega naročila tudi v Uradnem glasilu Evropskih skupnosti, mora predložiti poročilo o tem Evropski komisiji. Naročilo se lahko odda po tem postopku tudi, če lahko zaradi tehničnih oziroma umetniških zahtev predmeta javnega naročila ali iz razlogov, ki so povezani z varovanjem izključnih pravic, naročilo izpolni le določen dobavitelj, izvajalec gradenj ali storitev; kadar je iz razlogov, ki jih ni bilo mogoče predvideti in jih ni mogoče pripisati naročnikovemu ravnanju, zaradi izredne nujnosti javno naročilo neizogibno potrebno oddati in ni mogoče spoštovati niti skrajšanih rokov, ki so predpisani za odprti ali omejeni postopek ali postopek s pogajanji; če vrednost javnega naročila ne presega vrednosti, od katere dalje je treba objaviti javni razpis v Uradnem glasilu Evropskih skupnosti, če lahko naročilo izpolni vnaprej znano končno število sposobnih ponudnikov in pod pogojem, da enakopravno obravnava vse ponudnike. Naročnik lahko odda javno naročilo blaga in storitev po postopku s pogajanji brez predhodne objave tudi v primeru, če ima ponudnik status invalidskega podjetja ali v primeru natečaja za oddajo javnega naročila izdelave projektne dokumentacije nameravane gradnje v primeru, če ocenjena vrednost javnega naročila ne presega vrednosti, ko je potrebna objava v Uradnem glasilu Evropskih skupnosti (ZJN-1-UPB1, 2004, 20. člen). Postopki oddaje javnih naročil s pogajanji so najbolj nedefinirani postopki javnih naročil, ki so praktično urejeni zgolj v 20. členu Zakona o javnih naročilih. Navedeni člen deli načine pogajanj na primere pogajanj z objavo in primere brez objave. V obeh primerih pa je naročnikom zaradi nejasnih definicij v celoti prepuščen način izvedbe pogajanj.

12

4.2.2. POSTOPKI ZA ODDAJO JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI

V skladu z 125. členom ZJN-1-UPB1 naročnik določi način oddaje javnega naročila male vrednosti s svojim notranjim aktom, upoštevajoč temeljna načela ZJN-1-UPB1. Kljub temu, da zakon naročnikom pri oddaji javnih naročil male vrednosti pušča precej odprte roke, je vlada izdala Uredbo o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 84/04), kjer so postopki natančneje definirani. Postopki oddaje so na podlagi ocenjene vrednosti posameznega javnega naročila razdeljeni na tri dele, in sicer naročniku ni potrebno voditi postopka in hraniti dokumentacije, če je ocenjena vrednost javnega naročila nižja od 2 odstotkov vrednosti, določene v Zakonu o izvrševanju proračuna. Gre torej za vrednost do 200.000,00 tolarjev za naročila blaga in storitev ter do 400.000,00 tolarjev za gradnje. Pri drugem in tretjem delu je treba voditi postopek, in sicer po enostavnem postopku brez zbiranja ponudb do vrednosti največ 10 odstotkov od vrednosti, ki velja za naročila male vrednosti (torej milijon za blago in storitve oziroma dva milijona za gradnje) in po postopku zbiranja ponudb, ki velja nad vrednostjo milijon za blago in storitve ter dvema milijonoma za gradnje do vrednosti, ko je potrebno opraviti oddajo javnega naročila v skladu z določbami ZJN-1-UPB1 in ZIPRS0607, to je do desetih oziroma dvajsetih milijonov tolarjev. Nad ocenjeno vrednostjo enega milijona tolarjev za blago in storitve oziroma dveh milijonov tolarjev za gradnje mora naročnik ponudnike pisno povabiti k oddaji ponudb, pri čemer se običajno povabi vsaj tri ali več ponudnikov, javno naročilo pa se praviloma odda s sklenitvijo pogodbe (Bohnec et al., 2005, str. 141-146). Ker naročniki v teh postopkih z notranjim pravilnikom sami določijo postopke, je možnost subjektivnega ravnanja lahko v največji meri prisotna in možnost koruptivnega ravnanja največja. Naročniki v tem primeru poziv za oddajo ponudbe pošljejo vnaprej določenim ponudnikom, kjer se dopušča možnost, da je izbor izvajalca opravljen še pred pozivom. Natančneje bom oddajo javnih naročil male vrednosti po navedenih postopkih predstavil v nadaljevanju pri analizi nabave v podjetju oziroma pri naročniku, in sicer na primeru konkretne organizacijske strukture v smislu izdelave čimbolj kakovostnejšega navodila za oddajo javnih naročil male vrednosti z vsemi elementi proti korupcijskih ravnanj.

5. JAVNA NAROČILA MALE VREDNOSTI IN TEMELJI ZA PRIPRAVO NAVODILA ZA ODDAJO JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI

Kot pravi ZJN-1-UPB1 v 124. členu je oddaja naročila male vrednosti način oddaje javnega naročila, katerega ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, določene v zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije. Zakon o izvrševanju proračuna Republike Slovenije za leti 2006 in 2007 (ZIPRS0607, 2005) v 20. členu določa, da je vrednost, ko ni potrebno pričeti z javnim naročilom 10.000.000,00 tolarjev za oddajo naročila za blago in storitve ter

13

20.000.000,00 tolarjev za oddajo naročila za gradnje. Zneski ne vključujejo davka na dodano vrednost (http://www.sigov.si/mf/slov/javnar/informacije.htm, 2006). Do tega zneska morajo naročniki v skladu z Uredbo o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 84/04) opraviti javno naročilo malih vrednosti. V nadaljevanju bom najprej orisal zakonsko podlago za javna naročila male vrednosti, nato pa bom na primeru vzorčnega podjetja natančno orisal vse tri postopke za oddajo naročil in s tem podal temelje za pripravo internega akta kot osnovo za vodenje postopkov javnega naročanja malih vrednosti znotraj posameznega podjetja. Poznavanje zakonodaje je odločilnega pomena, saj Uredba o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 84/04) precej natančno določa postopke naročanja, kar pomeni, da je potrebno pri izdelavi internega akta smiselno upoštevati določila Uredbe. Same postopke naročanja bom v nadaljevanju razložil na primeru poenostavljene organizacijske strukture, ki služi zgolj kot orodje za lažjo predstavo poteka faz posameznega postopka. Na podlagi analize zakonodaje in postopkov naročanja bom tako skozi proces analiziranja izluščil temeljne elemente za pripravo notranjega pravilnika, ki ga bom priložil v prilogi.

5.1. ZAKONSKA PODLAGA ZA JAVNA NAROČILA MALE VREDNOSTI Bistvena za oddajo javnega naročila male vrednosti je opustitev obveznosti objave javnega razpisa – torej opustitev vseh objav, vključno z objavo obvestila o oddaji javnega naročila. ZJN-1-UPB1 v 124. členu določa, da se za oddajo naročil male vrednosti ne uporabljajo določbe tega zakona o objavah na enotnem informacijskem portalu Ministrstva za finance. Gre za portal elektronskih objav javnih naročil, ki ga pripravljata Ministrstvo za finance in Ministrstvo za javno upravo (prej Center Vlade RS za informatiko) in ki bi uvedel brezplačno in transparentnejše objavljanje vseh objav v zvezi z javnimi naročili. To je tudi najbolj razviden zunanji znak znižanja formalnosti postopka. Obveznosti sporočanja podatkov pa naročniki vendarle niso povsem razbremenjeni. Še vedno je v okviru statističnih sporočil, ki jih morajo naročniki vsako leto do 30. aprila posredovati Ministrstvu za finance, potrebno v poročilo posebej vključiti tudi vsa naročila malih vrednosti (Bohnec et al., 2005, str. 141). Opustitev obveznosti objave javnega razpisa lahko zaradi pomanjkanja nadzora privede do možnosti koruptivnih ravnanj, zato je kvalitetna priprava notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti še posebej pomembna. Z vidika priprave vsebine notranjega akta predstavlja mnogo več prostora prosta presoja naročnikov, da določijo način oddaje naročil male vrednosti, pri čemer niso neposredno vezani na določbe ZJN-1-UPB1, pač pa na njihova temeljna načela (Vesel et al., 2004, str. 864). Omejitev predstavlja pooblastilo vladi, da na predlog ministra, pristojnega za finance, izda uredbo, s katero določi osnove, ki jih morajo upoštevati naročniki pri pripravi notranjega akta v skladu z 125. členom ZJN-1-UPB1.

14

Uredba o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 84/04) je zgolj vodilo pri pripravi notranjega akta, pri tem pa so naročniki še vedno dolžni sprejeti avtonomni notranji akt in postopke oddaje javnih naročil skladno s temi tudi voditi. Obveznost naročnika, da dokumentira in evidentira postopke, se veže tudi na vodenje evidenc o oddanih javnih naročilih, predvsem iz razloga nadzora nad porabo proračunskih sredstev ter v primeru vodenja evidenc zaradi potrebe po spremljanju gibanj na trgu javnih naročil (Bohnec et al., 2005, str. 38). ZJN-1-UPB1 se ravna v skladu z določili Direktiv Evropske skupnosti na področju javnega naročanja (Directive 2004/17/EC), kjer državam članicam pod določenimi finančno omejenimi pragovi področja javnega naročanja ni potrebno urejati tako strogo. Gre predvsem za odraz načela učinkovitosti in ekonomičnosti oddaj javnih naročil, saj nemalokrat stroški postopka presegajo stroške oddanega naročila (Bohnec et al., 2005, str. 141). Do uveljavitve zadnjega sprejetega Zakona o javnih naročilih (ZJN-1-UPB1, 2004) je veljalo, da morajo naročniki s svojim notranjim predpisom urediti postopek oddaje naročila malih vrednosti, vendar zakon ni predvideval skupnih osnov zapisanih v podzakonskem aktu. Tako so se naročniki notranjega akta lotevali različno, rezultat pa je bil, da so bili večinoma postopki naročanja male vrednosti določeni strožje, nekateri so na primer celo zahtevali prejem treh pravilnih ponudb, da lahko naročnik pravilno odda naročilo. Na drugi strani so naročniki s precejšnjim normiranjem (notranji predpisi so imelo tudi po petdeset in več členov) uredili razmerja pri samem naročniku, saj ponavadi javna naročila male vrednosti opravljajo sektorji pri naročniku, ki niso nujno povezani z javnim naročanjem in je potrebno določiti tudi organizacijska pravila, ki niso nujno povezana z oddajo javnega naročila. Zakon je za pripravo notranjih pravil določil nekatera pravila. Naročniki morajo pri pisanju akta – in seveda pri oddaji naročil - upoštevati temeljna načela javnega naročanja. Zakon o javnih naročilih zaradi pestrosti življenjskih situacij ne more podati norme (vodila) za vsako pravno situacijo, zato je toliko bolj pomembno poznavanje temeljnih načel (Bohnec et al., 2005, str. 22). Namen temeljnih načel javnega naročanja je zagotoviti konkurenčnost in enakopravnost med ponudniki ter preprečiti diskriminatornost ponudnikov, kot tudi doseči večjo transparentnost poslovanja naročnikov in s tem tudi racionalno porabo javnih sredstev. Načela predstavljajo ponudnikom vodila za presojo njihovih pravic pri oddaji javnih naročil (Vesel, 2002, str. 166). V nadaljevanju so predstavljena temeljna načela javnega naročanja (ZJN-1-UPB1, 2004, 4.-7. člen): - Načelo gospodarnosti in učinkovitosti porabe javnih sredstev zavezuje naročnika, da mora

z izvedbo javnega naročila in izborom ponudbe zagotoviti, da je poraba sredstev za naročnika najbolj gospodarna glede na namen in predmet javnega naročila. Preizkus gospodarnosti oddaje javnega naročila zajema primerjavo med ciljem naročila (glede na naročnika, namen naročila in predmet naročila) ter vloženimi sredstvi.

15

- Načelo zagotavljanja konkurence med ponudniki je po svoji vsebini prepoved tistih in takšnih ravnanj naročnikov, katerih učinek ali posledica je omejitev podjetniške svobode ponudnikov na področju oddaje javnih naročil.

- Načelo transparentnosti porabe javnih sredstev oziroma publicitete se nanaša na zakonitost, preglednost in javnost postopkov oddaje javnih naročil. Transparentnost in javnost zagotavljata nadzor nad načinom porabe javnih sredstev. Vsakdo, ki ima ali je imel interes za dodelitev naročila, ima pravico pridobiti podatke o izvedenem postopku oddaje javnega naročila, v skladu z Zakonom o javnih naročilih.

- Načelo enakopravnosti ponudnikov prepoveduje diskriminacijo med ponudniki, ki skladno s predpisi in razpisno dokumentacijo predložijo svoje ponudbe. Zahteva velja za celoten postopek oddaje naročila. Vsi udeleženci postopka morajo biti enakopravni in nihče ne sme biti diskriminiran na podlagi razlogov, ki s konkretnim naročilom niso bistveno povezani in objektivno utemeljeni.

Zakon o javnih naročilih tudi določa, da mora naročnik pri oddaji naročil male vrednosti ceno in kakovost predmeta javnega naročila posebej skrbno preveriti in to izkazati v svoji dokumentaciji. Ker določila pri oddaji javnih naročil male vrednosti odstopajo od določb zakona, saj je postopek mnogo bolj liberalen, pa je potrebno kljub vsemu zagotoviti določeno stopnjo pravne varnosti za ponudnike, ter zagotoviti gospodarno oddajo javnega naročila. Zato je zakonodajalec zapisal, da morajo biti ponudbe skrbno preverjene, saj je učinek nadzora javnosti (ponudnikov) znatno zmanjšan. V skladu z 125. členom ZJN-1-UPB1 dokumentiranje ni potrebno, če je ocenjena vrednost javnega naročila nižja od 2 odstotkov vrednosti, določene v zakonu o izvrševanju proračuna. Torej naročniku ni potrebno voditi postopka in hraniti dokumentacije. Primerno je, da se naročilo zabeleži na način, kot ga določa Uredba o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti v 2. členu. Naročnik mora v skladu s tem členom voditi le evidenco o njihovi oddaji, ki obsega navedbo predmeta in vrednosti javnega naročila. Smiselno je, da naročniki tudi zaradi evidence vodijo postopek. V notranjem aktu mora naročnik določiti vsaj ocenjeno vrednost, nad katero mora naročnik voditi dokumentacijo o oddaji javnega naročila. Naročniki so tukaj omejeni s drugim odstavkom 125. člena ZJN-1-UPB1, saj je dokumentiranje potrebno nad pragom 2 odstotkov torej nad 200.000,00 ali 400.000,00 tolarjev. Naročniki pa lahko vrednost določijo tudi nižje, kar je morda primerno za manjše naročnike. Naročniki morajo v svojem aktu določiti tudi način obveščanja ponudnikov o izidu oddanega naročila ter način ali načine zbiranja in dokumentiranja ponudb glede na ocenjeno vrednost naročila. Ob tem se mora naročnik držati določbe drugega ostavka 125. člena ZJN-1-UPB1, ki zapoveduje vrednostno točko od katere je dokumentiranje javnega naročila nujno. Različne načine dokumentiranja, vključujoč elektronsko poslovanje pri naročilih male vrednosti, pa določi naročnik v svojem aktu.

16

Zakon v zadnjem odstavku 125. člena določa, da vlada izda uredbo, s katero se določijo osnove, ki jih morajo upoštevati naročniki pri pripravi notranjega akta. Sprva se je zdelo, da bi bilo potrebno pripraviti le neka krovna določila kot napotila naročnikom, saj bi bilo skoraj nepotrebno normirati naročila male vrednosti bolj podrobno, kot to velja za naročila nad vrednostnim pragom. Toda zgodilo se je ravno to. Vlada je sprejela Uredbo o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti s kar 25 členi, ki pa je le skupna osnova za pripravo notranjega akta in izhodišče naročnikom za pripravo notranjega akta. Na drugi strani pa se je uredbodajalec zavzel za podrobno določitev samega postopka tudi zaradi lažjega dela predvsem nekaterih manjših in manj izkušenih naročnikov na tem področju (Bohnec et al., 2005, str. 143). Uredba o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti je bila sprejeta 22.7.2004 in je začela veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu, dne 31.07.2004. Z uredbo so se določile skupne osnove, ki jih mora upoštevati naročnik za oddajo javnih naročil pri pripravi notranjega akta. Uredba določa, da naročnik ne sme izbirati načina določitve vrednosti tako, da bi se zaradi nižje ocenjene vrednosti izognil uporabi določb uredbe. Pri javnih naročilih male vrednosti morajo naročniki zagotoviti, da je poraba sredstev najbolj gospodarna glede na namen, predmet in vrednost javnega naročila. Zainteresiranemu (potencialnemu) ponudniku mora biti omogočeno sodelovanje v postopku oddaje javnih naročil male vrednosti, ne glede na to, ali ga je naročnik k oddaji povabil. Tako ni potrebno, da bi ponudnik prejel povabilo, dovolj je da pozna predmet naročila in ve, da ga naročnik oddaja. V vseh postopkih oddaje javnih naročilih male vrednosti imajo ponudniki pravico zahtevati informacijo o poteku in izidu postopka. Ker uredba govori o poteku naročila, to verjetno velja ne le za postopke, temveč tudi za vse faze obeh postopkov oddaj javnih naročil male vrednosti (Bohnec et al., 2005, str. 144). Javna naročila male vrednosti se oddajo za naročilo blaga, storitev in gradenj po enostavnem postopku ali po postopku zbiranja ponudb. Prvi se izvaja z uporabo naročilnice, tipskih pogodb ali na drug način, pri slednjem pa se vedno sklene pogodba (Bohnec et al., 2005, str. 145). Po gramatikalni razliki bi lahko sklepali da enostavni postopek za razliko od postopka zbiranja ponudb pomeni, da ni potrebno zbirati ponudb, temveč lahko naročnik naročilo odda tudi po poslovni interakciji le z enim ponudnikom. Vendar, kot pravi Uredba o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti, mora naročnik pri oddaji javnih naročilih male vrednosti preveriti in upoštevati obstoj konkurence. Kot določa 23. člen Uredbe, mora dokumentacija v enostavnem postopka obsegati predlog za izdajo naročilnice in kopijo naročilnice. Naročnik mora v notranjem aktu določiti način, s katerim bo zahteval od ponudnikov, da dokažejo izpolnjevanje pogojev glede na vrsto in predmet javnih naročil male vrednosti in sicer s predložitvijo listinskih dokazov, predložitvijo pisne izjave oziroma s pridobitvijo ustne izjave in uradnim zaznamkom. Naročnik lahko v notranjem aktu opredeli tudi drugo, kot je na primer organizacijo izvajanja javnih naročil male vrednosti, vzorce razpisne dokumentacije,

17

merila in splošne pogoje za različne pogodbe in tudi (način) uporabe elektronske dražbe. Naročnik mora vsakomur omogočiti vpogled v notranji akt. Naročnik mora določiti osebo, odgovorno za izvedbo oddaje javnega naročila male vrednosti, ki pa mora zagotoviti zlasti opredelitev predmeta, določitev ocenjene vrednosti, pripraviti razpisno dokumentacije in pravilno izvesti oddajo javnih naročil male vrednosti. Namen določbe je zagotoviti strokovno presojo prispelih ponudb, podobno kot to velja za strokovno komisijo pri oddaji javnih naročil oziroma pri oddaji javnih naročil male vrednosti nad milijon oziroma dveh milijonov tolarjev (Bohnec et al., 2005, str. 145). Morda je ta določba malce prezahtevna, saj novi predlog Zakona o javnih naročilih (http://www.sigov.si, 2006) načeloma strokovne komisije ne pozna več. Pri oddaji javnih naročil male vrednosti po postopku zbiranja ponudb Uredba o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti določa, da se postopek začne s sklepom za začetek postopka oddaje javnih naročil male vrednosti, sklep pa mora podpisati odgovorna oseba naročnika. Tukaj ne gre za odgovorno osebo za javna naročila male vrednosti, temveč za zakonitega zastopnika ali drugo pooblaščeno osebo naročnika. Ko ponudbe prispejo, naročnik preveri, če prispele ponudbe ustrezajo vsem zahtevam naročnika in oceni ponudbe v skladu z določenimi merili. Odpiranje ponudb pri javnih naročilih male vrednosti ni javno, razen če tako določi naročnik. Naročnik je pred sklenitvijo pogodbe dolžan o oddaji naročila pisno obvestiti ponudnike o svoji določitvi, kar je primerno z vidika pravne varnosti ponudnikov. Naročnik mora na zahtevo svojo odločitev tudi obrazložiti. Obvestilo o oddaji javnih naročil male vrednosti podpiše odgovorna oseba naročnika, po oddaji naročil pa mora odgovorna oseba za javna naročila pripraviti pisno poročilo o oddaji javnega naročila male vrednosti (Bohnec et al., 2005, str. 146).

5.2. ORGANIZACIJSKA STRUKTURA VZORČNEGA PODJETJA Da bi lažje razumeli proces javnega naročanja, je potrebno analizo postopkov javnega naročanja opraviti na primeru konkretne družbe, ki je zavezana k oddaji naročil v skladu z Zakonom o javnih naročilih. Za potrebe diplomske naloge, kjer bom analiziral postopke javnega naročanja malih vrednosti v smislu preprečevanja korupcije, zadostuje poznavanje zgolj poenostavljene organizacijske strukture podjetja, na primeru katere bodo prikazani konkretni postopki naročanja v skladu z javnimi naročili male vrednosti, in posameznih oddelkov znotraj podjetja, preko katerih se vrši proces javnega naročanja in preko katerih tečejo komunikacijski in informacijski kanali. Najbolj nazorno je mogoče prikazati proces na primeru poenostavljene organizacijske strukture z več oddelki oziroma službami. Organizacijske strukture v podjetju prevzemajo določene pojavne oblike, ki nastanejo s procesom oddelčenja, torej dodeljevanjem razdeljenega dela oddelkom in posameznikom ob istočasnem vzpostavljanju hierarhične, komunikacijske in motivacijske strukture tako, da bo

18

omogočeno čim bolj smotrno doseganje cilja. Pri vzpostavljanju razmerij, povezanih v organizacijsko strukturo, je treba oblikovati organizacijsko ravnotežje, ki je razmerje med stabilnostjo in prilagodljivostjo organizacije. To pomeni, da mora organizacijska struktura privzeti takšno obliko, ki bo na eni strani zagotavljala njeno urejenost, ubranost in stabilnost, po drugi strani pa mora biti dovolj prilagodljiva, da bo lahko reagirala na spremembe v dinamičnem okolju, v katerem deluje. Glede na zahteve okolja, v katerem podjetje deluje, sta Burns in Stalker (Vecchio, 1991, str. 536-537) oblikovala dva modela organizacije: mehanističnega in organskega. Mehanistična organizacija ustreza stabilnemu okolju in za takšno dejavnost, ki se le malo spreminja (Kajzer, 2001, str. 31). To je tista organizacija, v kateri so aktivnosti razčlenjene na specializirane naloge in kjer je sprejemanje odločitev centralizirano na vrhu organizacije. Za mehanistično organizacijsko strukturo velja, da so naloge visoko specializirane, pravice, obveznosti in metode so natančno predpisane, struktura kontrole, pristojnosti in komunikacije je hierarhična, komuniciranje med nadrejenimi in podrejenimi je predvsem vertikalno, komunikacije so predvsem v obliki navodil in izdanih odločitev nadrejenih. Organski model organizacije pa je predvsem odgovor na nestabilno ter kompleksno okolje in temelji na manj podrobni delitvi dela in manjši stopnji formalizacije med udeleženci podjetja. Komunikacije med zaposlenimi so horizontalne, delovna mesta niso natančno opredeljena in ob nenadni spremembi sprejmejo nove delovne naloge vsi zaposleni. Takšno podjetje nima strogih formalnih pravil delovanja (Možina, 1994, str. 413). Na podlagi primerjave obeh modelov organizacij opažam, da večina zavezancev za javna naročila ustreza mehanistični organizaciji, zaradi tega bom analiziral proces javnega naročanja v skladu z značilnostmi mehanistične organizacije. V strokovni literaturi s področja organizacijske teorije so pojavne oblike organizacijskih struktur temeljito opisane, velika večina avtorjev navaja naslednje oblike: enostavno, poslovno-funkcijsko, produktno-matrično, decentralizirano, projektno-matrično, mrežno in procesno organizacijsko strukturo (Rozman et al., 1993, str. 147). Za analizo, ki je predmet diplomske naloge in enostaven prikaz postopkov javnega naročanja male vrednosti bi bila na temelju mehanistične organizacije in zaradi svojih značilnosti najprimernejša poslovno-funkcijska organizacijska struktura, ki jo uporabljajo predvsem mala in srednje velika podjetja s pretežno rutinsko tehnologijo. Organiziranost takšnega podjetja temelji na osnovnih poslovnih funkcijah – kadrovanje, nabava, proizvodnja, prodaja in finance, ki tvorijo reprodukcijski proces in so organizirane v posebnih organizacijskih enotah, oddelkih ali sektorjih oziroma službah. Funkcijske organizacijske enote vodijo funkcijski ravnatelji (v primeru analize postopkov javnega naročanja šefi služb), ki so odgovorni za uspešnost posameznih enot, za uspeh celotnega poslovanja pa je odgovoren glavni ravnatelj (direktor), ki te poslovne funkcije usklajuje. Posamezno poslovno-funkcijsko področje opravlja določena dela za celotno podjetje, zato je izkoriščanje zmogljivosti veliko, zaradi enostavnosti pa je ta oblika tudi zelo pregledna in omogoča učinkovito kontroliranje na najvišji ravni (Rozman et al., 1993, str. 148-150).

19

Slika 1: Poslovno – funkcijska organizacijska struktura

GLAVNI RAVNATELJ

KADRI NABAVA PROIZVODNJA PRODAJA FINANCE

Vir: Rozman et al., 1993, str. 148. Analizo postopkov naročanja v skladu z Zakonom o javnih naročilih bom predstavil na primeru poenostavljene organizacijske strukture podjetja. Predpostavljal bom, da družba nima ločenega nabavnega oddelka, pač pa je nabavna funkcija prepletena med ostalimi oddelki v družbi. Direktor bo predstavljal poslovodstvo družbe, kamor so vezani štirje vzorčni oddelki. Pri razlagi postopkov javnega naročanja bom upošteval le štiri oddelke oziroma službe, ki so delno ali v celoti povezane s procesom nabave znotraj družbe, in sicer službo za splošne zadeve, pravno službo, finančno računovodsko službo in ekonomsko plansko službo. Neposredno na direktorja je običajno lahko vezan tudi notranji revizor, ki spremlja in nadzira tekoče poslovanje znotraj posameznega poslovnega leta, zadolžen pa je lahko tudi za nadzor in kontrolo postopkov javnega naročanja. Služba za splošne zadeve je samostojna in enovita organizacijska enota za urejanje vseh splošnih zadev. Vse, kar bo povezano z samo nabavo (na primer naročanje, dobava, prevzem, skladiščenje materiala in opreme in podobno) bo sodilo v okvir te službe. Pravna služba bo v tem primeru urejala vse pravne zadeve na področju javnega naročanja ter pogodbene odnose s poslovnimi partnerji. Ekonomsko planska služba bo za potrebe analize prevzela skrb za pripravo poslovnega oziroma finančnega načrta družbe in izdelavo obračunov poslovanja s poslovnimi poročili. Slika 2: Organizacijska struktura vzorčnega podjetja.

DIREKTOR

Služba za splošne zadeve (SS)

Finančno računovodska

služba (FRS)

Ekonomsko planska služba

(EPS)

Pravna služba (PS)

Vir: Lastna slika.

20

5.3. POSTOPEK NABAVE V VZORČNEM PODJETJU V SKLADU Z JAVNIMI NAROČILI MALE VREDNOSTI

Ko govorimo o nabavi, je potrebno razlikovati med oskrbovanjem in nabavo. Oskrbovanje je pridobivanje vseh potrebnih poslovnih sestavin na kakršenkoli način, medtem ko obsega nabava predvsem nakupovanje surovin, materiala, polizdelkov, sestavin in rezervnih delov, energije in trgovskega blaga. Nabava je v preteklih letih postala pomembna poslovna funkcija. Vodstva podjetij čedalje bolj spoznavajo rastoči pomen nabave zaradi velikega prispevka nabave k povečanju dobičkovnosti z znižanjem nabavnih stroškov. Največje možnosti za prihranke so na področju največjih izdatkov, ti pa so v večini podjetij prav nabavni stroški in plače (Potočnik, 2002, str. 19-23). Podjetje, ki je zavezano k oddaji javnih naročil, vse svoje nabave, razen tistih, za katere tako predvideva zakonodaja, opravi z uporabo postopka oddaje javnega naročila. Zato je analizo postopkov nabave, ki jo predstavljam v nadaljevanju, mogoče razumeti tudi kot postopke izvedbe javnih naročil male vrednosti. Nenazadnje pa je predstavljena analiza podlaga za izdelavo notranjega pravilnika o oddaji naročil malih vrednosti. Vodja naročila oziroma oseba, ki je v podjetju odgovorna za nabavo, mora pred začetkom vsake nabave preveriti obseg potreb v poslovnem oziroma finančnem načrtu družbe, predviden rok naročila, ocenjene stroške in proučiti program dela oziroma projekt. Upoštevati je potrebno temeljna načela javnega naročanja (gospodarnost, učinkovitost, transparentnost porabe, zagotavljanja konkurence in enakopravnosti ponudnikov). Ko pristojna služba ugotovi potrebo po določenem blagu, storitvah ali gradnji, vodja naročila preveri stanje zalog v skladišču, ponudbo na tržišču in doseženo ceno drugih naročnikov. Nato preveri, ali je naročilo predvideno v poslovnem oziroma finančnem načrtu družbe in ugotovi iz katerih planskih postavk se bodo črpala sredstva za izvedbo javnega naročila. Če sredstev za nabavo ni predvidenih v poslovnem načrtu družbe, napiše razlog za nabavo izven plana in prosi za odobritev dodatnih sredstev. Nadalje je priporočljivo, da vodja naročila preveri, ali je za isti predmet naročila že v teku nabavni postopek in kumulativno vrednost istovrstnih naročil. Vodja naročila nato preveri skupno mejno vrednost naročila po zakonu (ZJN-1-UPB1) in po navodilu družbe oziroma notranjem aktu, ki ureja postopke javnega naročanja v družbi, zaradi izvedbe in dokumentiranja postopka nabave oziroma javnega naročila, in sicer preveri ali gre za vrednosti do 200,000 tolarjev, nad 200.000 tolarjev do 1.000.000 tolarjev, nad 1.000.000 tolarjev do zgornje vrednosti javnih naročil male vrednosti in nad zgornjo mejo javnih naročil male vrednosti (nad 10 milijonov za blago in storitve oziroma nad 20 milijonov za gradnje). Sam postopek javnega naročanja se začne z standardiziranim obrazcem, in sicer s predlogom za izvedbo javnega naročila, katerega oblika mora biti določena z notranjim pravilnikom družbe in ki mora vsebovati vsaj naslednje podatke: predmet naročila, obrazložitev naročila, ocenjeno vrednost naročila brez DDV, postavko v poslovnem načrtu družbe, iz katere se bodo

21

črpala sredstva za izvedbo predmetnega naročila, razpoložljiva sredstva pred in po izvedbi javnega naročila, odgovorno osebo za izvedbo javnega naročila, datum in podpisnike predloga. V primeru, ko gre za naročila nad 200.000,00 tolarjev je priporočljivo, da se v predlog napiše tudi pogoje in merila za oddajo javnega naročila ter najmanj tri ponudnike, katere se bo pozvalo k predložitvi ponudb.

5.3.1. NAROČANJE BLAGA IN STORITEV DO 200.000,00 SIT TER GRADENJ DO 400.000,00 SIT

Ko vodja naročila pripravi pisni predlog, ga podpiše in posreduje v odobritev odgovorni osebi. Pri vrednostih do 200.000,00 tolarjev za blago in storitve ter 400.000,00 tolarjev za gradnje so to navadno vodje oddelkov oziroma služb. Ko je predlog podpisan in odobren, ga vodja naročila predloži pravni službi, kjer se predlog vpiše v delovodnik javnih naročil in se mu določi zaporedna številka javnega naročila male vrednosti. Delovodnik je knjiga evidence vseh javnih naročil, ki je lahko tudi v elektronski obliki. Pravna služba vodi delovodnik javnih naročil in delovodnik javnih naročil male vrednosti. Oba delovodnika vsebujeta vse potrebne podatke o javnih naročilih in podatke, ki jih mora naročnik poročati pristojnim upravnim organom v zvezi z izvedbo javnih naročil. Pravna služba zavede začetek postopka javnega naročila v delovodnik javnih naročil ali v delovodnik javnih naročil male vrednosti, odvisno od višine javnega naročila. Javna naročila se zavedejo po vrstnem redu dospetja in glede na vrednost javnega naročila (javno naročilo po odprtem ali omejenem postopku in javno naročilo male vrednosti). Posamezen vpis v delovodniku mora vsebovati vsaj zaporedno številko javnega naročila male vrednosti, datum vpisa, predmet, službo, za katero se vrši naročilo, vodjo naročila, ki je odgovoren za izvedbo postopka, ocenjeno vrednost naročila in izbranega ponudnika, ki se ga vpiše po končanem postopku javnega naročanja. Priporočljivo je voditi evidenco tudi o časovnem obdobju naročila, če gre za večletne nabave, gradnje ali storitve ter o veljavnosti pogodb oziroma morebitnih garancijskih rokov. Vodja naročila po vpisu v delovodnik kopijo predloga posreduje tudi ekonomsko planski službi za evidenco o predvidenih porabljenih sredstvih. Ko je predlog zaveden v delovodniku in ima določeno zaporedno številko javnega naročila, lahko vodja naročila na podlagi predhodnega poznavanja cen na trgu in preteklih dobav izbere najugodnejšega ponudnika. Ko je ponudnik izbran in ko je poznana vrednost ponujenega blaga, storitev ali gradenj, vodja naročila izpolni naročilnico. Ker naročilnica nadomešča pogodbo je pomembno, da se nanjo vpišejo vsi tisti podatki, ki so potrebni za pravilno izstavitev računa. Naročilnica naj vsebuje vsaj naslednje podatke: podatki o naročniku, datum, vezna številka oz. številka javnega naročila, identifikacijska številka za DDV, če je dobavitelj zavezan k plačilu davka na dodano vrednost, podatke o dobavitelju, podatke o vrsti in ceni blaga, storitev ali gradenj, mersko enoto, valuto oziroma rok plačila in podpise obeh strank, da pride do zapisa o soglasju volj naročnika in dobavitelja (Bohnec et al., 2005, str. 159).

22

Po podpisu in odobritvi odgovorne osebe (za navedene vrednosti javnih naročil lahko odobri vodja službe ali tudi vodja nabave) tajništvo oziroma vodja skladišča izda naročilnico v treh izvodih. Dva izvoda pošlje dobavitelju z opozorilom, da mora eden izvod podpisane naročilnice vrniti skupaj z izdanim računom. Izvod naročilnice, ki ostane v podjetju, se arhivira. Z izdajo naročilnice so izdani vsi dokumenti, ki so potrebni za arhiviranje dokumentacije posameznega izvedenega javnega naročila. Dokumentacija se arhivira glede na številko javnega naročila. Za navedene vrednosti javnih naročil se arhivira predlog v originalu in kopija naročilnice. Če je arhiv v družbi urejen po posameznih službah, običajno dokumente o posameznih javnih naročilih hrani pravna služba in sicer neodvisno od ostale dokumentacije (račun, prevzemnica, dobavnica), ki jo običajno arhivira finančno računovodska služba. V skladu z 11. členom ZJN-1-UPB1 mora naročnik hraniti dokumentacijo skladno s predpisi, ki urejajo področje dokumentarnega gradiva in arhiva. Naročnik mora hraniti dokumentacijo najmanj toliko časa, kolikor trajajo pogodbeni roki izvajanja posameznega javnega naročila. V skladu z 123. členom ZJN-1-UPB1 morajo naročniki pri oddaji naročil na vodnem, energetskem transportnem in telekomunikacijskem področju zagotoviti in hraniti dokumentacijo najmanj štiri leta od dneva sklenitve pogodbe, kar lahko smiselno uporabimo tudi pri sestavljanju notranjega akta o oddaji naročil male vrednosti. Postopki nadaljnje manipulacije z dokumenti niso relevantni za analizo javnega naročanja in pripravo notranjega akta, lahko pa jih na kratko povzamem za boljše razumevanje procesa nabave. V primeru naročila oziroma dobave blaga sledi prevzem blaga v skladišče, ki ga običajno opravi skladiščnik oziroma vodja skladišča. Vodja skladišča prejme in podpiše dobavnico ter pripravi in podpiše prevzemnico. Postopek za dobavo blaga, opravljanje storitev in gradenj se nadaljuje s prejetjem računa, ki ga pristojna služba v podjetju evidentira. Če ima podjetje vložišče, običajno evidenco opravijo zaposleni v vložišču. Ko je račun evidentiran, se ožigosan in opremljen z vhodno številko preda v likvidacijo v tajništvo posamezne službe oziroma oddelka v podjetju. Vodja naročila oziroma vodja skladišča račun po predhodni preveritvi podpiše. V primeru pogodbe mora preveriti izpolnjevanje pogodbenih elementov, primerjati pogodbene in zaračunane zneske, količine, roke. V primeru oddaje naročila z naročilnico podobno preveri dejansko stanje s tistim v naročilnici. Nazadnje račun odobri oziroma podpiše še odgovorna oseba, celotna dokumentacija (dobavnica, prevzemnica, račun) pa se pošlje v finančno računovodsko službo. Vodja naročila zbira in shranjuje vso dokumentacijo, ki je povezana z izpolnjevanjem pogodbe, ker je odgovoren za realizacijo javnega naročila. Na ta način je omogočena točnost in popolnost evidentiranja in je možna revizija postopka javnega naročanja. Poleg vodje naročila izvaja nadzor nad izvedbo javnega naročila tudi odgovorna oseba, ki je soodgovorna za realizacijo pogodbe v skladu z Obligacijskim zakonikom (Uradni list RS, št. 83/01, OZ). Pristojna služba oziroma odgovorna oseba mora voditi evidenco porabljenih sredstev za poročanje poslovodstvu.

23

Naročnik oz. vodja naročila

NE

Začetek

Preveritev

Slika 3: Potek nabave do 200.000 SIT oziroma 400.000 SIT. OPIS IZVAJALEC

Ali je v planu Razlog

DA

Podpiše in odobri šef službe oz. direktorPredlog za izvedbo JNMV

Kopija v PS in EPS

Vpis v delovodnik za JNMV

PS

Izbor Naročnik oz. vodja naročila

(Nakupni nalog)

Naročilnica

Prevzem

Tajništvo oz. vodja skladišča pošlje dobavitelju

Arhiv (predlog, kopija naročilnice) PS

Pripravi naročnik oz. vodja naročila Podpiše šef službe oz. direktor

Pripravi tajništvo oz. vodja naročila oz. vodja skladišča Podpiše šef službe oz. direktor

Naročnik oz. vodja naročila

Vodja skladišča

Dobavnica Prevzemnica

RačunArhiv (dobavnica, prevzemnica, račun) FRS

Evidentiranje Nadziranje Poročanje

Vir: Lastna slika.

24

5.3.2. NAROČANJE BLAGA IN STORITEV NAD 200.000,00 SIT TER GRADENJ NAD 400.000,00 SIT DO 1.000.000,00 SIT ZA BLAGO IN STORITVE OZIROMA 2.000.000,00 SIT ZA GRADNJE

Zakon o javnih naročilih sicer za postopek javnega naročanja znotraj navedenih vrednosti predvideva enostavni postopek brez zbiranja ponudb, vendar je v smislu transparentnosti in učinkovitosti porabe sredstev priporočljivo tudi naročila znotraj teh vrednosti voditi po postopku zbiranja ponudb. Postopek za naročila v razponu navedenih vrednosti mora biti opredeljen v internem aktu družbe, kar je razvidno tudi iz osnutka akta, ki ga prilagam v prilogi k diplomskem delu. Postopek se začne z izdajo predloga na način, kot je opisan že v prejšnjem podpoglavju, le da se v tem primeru lahko v predlog za izvedbo javnega naročila napiše tudi pogoje in merila za oddajo javnega naročila ter najmanj tri ponudnike, katere se bo pozvalo k predložitvi ponudb. Ko vodja naročila pripravi predlog, ga podpiše in posreduje v odobritev odgovorni osebi. Potem ko je predlog podpisan in odobren s strani odgovorne osebe, ga vodja naročila predloži pravni službi, kjer se predlog zavede v delovodnik javnih naročil male vrednosti in se mu določi zaporedna številka javnega naročila. Nato lahko vodja naročila pozove ponudnike k predložitvi ponudb. Ponudnike se lahko pozove pisno po redni pošti, elektronski pošti, telefaksu ali telefonsko. Vsem ponudnikom je potrebno predstaviti pogoje in merila za izbor ter zagotoviti enakopravnost med njimi. V primeru, da gre za edinega ponudnika ali ko je ponudnik ekskluzivni zastopnik neke družbe oziroma edini izvajalec določene storitve, mora predložiti dokument, s katerim bo to izkazal. Ko vodja naročila prejme ponudbe, na podlagi meril in kriterijev izbere najugodnejšega ponudnika in napiše o izbiri poročilo, ki ga mora odobriti odgovorna oseba. Ponudbe in poročilo mora vodja naročila predložiti v arhiv. Načeloma se tudi v tem primeru pri dobavah ali opravljanju storitev izvaja naročilo z naročilnico, lahko pa se sklene tudi pogodba, če gre za višje vrednosti ali kadar naročnik zahteva garancije. Ko je ponudnik izbran in je znana vrednost ponujenega blaga, storitev ali gradenj, vodja naročila izpolni naročilnico, ki jo odobri in podpiše odgovorna oseba. Po odobritvi odgovorne osebe tajništvo oziroma vodja skladišča izda naročilnico v treh izvodih. Dva izvoda pošlje dobavitelju z opozorilom, da mora eden izvod naročilnice predložiti skupaj z izdanim računom. Izvod naročilnice, ki ostane v podjetju se arhivira. Ko je izdana naročilnica, se dokumentira tudi vsa ostala dokumentacija v skladu s postopkom arhiviranja naročil v vrednostih do 200.000 oziroma 400.000 tolarjev.

25

Naročnik oz. vodja naročila

NE

Začetek

Preveritev

Slika 4: Potek nabave nad 200.000 SIT oziroma 400.000 SIT

OPIS IZVAJALEC

Ali je v planu Razlog

DA

Podpiše in odobri šef službe oz. direktor Predlog za izvedbo

JNMV

Kopija v PS in EPS

Vpis v delovodnik za JNMV PS

Izbor Naročnik oz. vodja naročila

Poročilo

(Nakupni nalog)

Pripravi naročnik oz. vodja naročila Podpiše in odobri šef službe oz. direktor

Naročnik oz. vodja naročila

Pripravi naročnik oz. vodja naročila Podpiše in odobri šef službe oz. direktor

Naročilnica Pripravi tajništvo oz. vodja naročila oz. vodja skladišča Podpiše šef službe oz. direktor

Tajništvo oz. vodja skladišča pošlje dobavitelju

Arhiv (predlog, kopija naročilnice) PS

Prevzem Vodja skladišča

Dobavnica Prevzemnica

RačunArhiv (dobavnica, prevzemnica, račun) FRS

Evidentiranje Nadziranje Poročanje

Vir: Lastna slika.

26

5.3.3. NAROČANJE NAD 1.000.000,00 SIT ZA BLAGO IN STORITVE OZIROMA 2.000.000,00 SIT ZA GRADNJE

Ko je predlog zaveden v delovodniku na način, kot sem opisal v prejšnjih dveh podpoglavjih in ima določeno zaporedno številko javnega naročila, pravna služba pripravi pisni sklep o začetku postopka oddaje javnega naročila. Oblika in vsebina sklepa morata biti določena z notranjim pravilnikom družbe in v skladu s Prilogo 2 Uredbe o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti (Uradni list RS, št. 84/04). Sklep mora vsebovati vsaj naslednje podatke: zaporedno številko naročila male vrednosti, predmet naročila male vrednosti, ocenjeno vrednost naročila brez DDV, opredelitev postavke - konta v poslovnem ali finančnem načrtu družbe iz katere se bodo črpala sredstva za izvedbo predmetnega naročila, razpoložljiva sredstva pred in po izvedbi javnega naročila, odgovorno osebo za izvedbo javnega naročila, strokovno komisijo oziroma osebe, ki bodo izvedle postopek, datum pričetka postopka in podpis odgovorne osebe (Bohnec et al., 2005, str.162). Ko direktor oziroma odgovorna oseba odobri in podpiše sklep, vodja naročila pripravi razpisno dokumentacijo. Razpisna dokumentacija mora vsebovati vse potrebne podatke in dokumente, ki omogočajo naročniku, da pripravi ponudbo. Priprava razpisne dokumentacije je zahtevno opravilo, ki terja tehnično, finančno in pravno zanje, povezano s predmetom javnega naročila. Naročnik mora vnaprej natančno predstaviti svoje zahteve o predmetu javnega naročila in o pogojih, ki jih mora izpolnjevati ponudnik. Poleg tega, da mora poznati svoje zahteve glede konkretnega javnega naročila, mora predvideti vsebino bodočih ponudb. Kajti v razpisni dokumentaciji mora naročnik predstaviti merila, po katerih bo vrednotil ponudbe. Dejansko gre za to, da zainteresiranim osebam pove, kaj od njih najmanj pričakuje in kako bo tisto, kar bo preseglo zahteve, vplivalo na izbiro najugodnejše ponudbe (Kranjc, 2001, str. 88). ZJN-1-UPB1 v 23. členu navaja vsebino razpisne dokumentacije za javna naročila velike vrednosti, vendar lahko zahteve smiselno uporabimo pri sestavi notranjega pravilnika in pri razpisni dokumentaciji male vrednosti. Načeloma pa mora razpisna dokumentacija pri naročanju blaga in storitev male vrednosti nad milijonom tolarjev in nad dvema milijonoma tolarjev pri gradnjah zadostiti določilom Uredbe o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male vrednosti in tako vsebovati vsaj naslednje dokumente:

- povabilo k oddaji ponudbe; - obrazec ponudbe; - obrazec predračuna, če je potreben; - izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 42. in 42. a člena ZJN-1-UPB1; - vzorec pogodbe.

Razpisna dokumentacija pa mora vsebovati tudi najmanj naslednje podatke: - kontaktno osebo; - zadnji rok za predložitev ponudb;

27

- naslov, na katerega je potrebno poslati ponudbo; - predmet javnega naročila; - obseg in vsebino javnega naročila; - zahtevo za izdelavo izračuna ponudbene cene; - ovrednotena merila za izbor najugodnejšega ponudnika z obrazložitvijo načina

uporabe meril; - zahtevo za predložitev referenc ponudnika, če je ta zahteva potrebna; - opredelitev drugih pogojev, ki jih mora izpolnjevati ponudnik, da lahko sodeluje v

postopku in eventualni seznam listin, ki jih mora predložiti ponudnik kot dokazilo za priznanje ponudnikove sposobnosti.

Razpisna dokumentacija lahko vsebuje tudi druge listine, ki so glede na predmet naročila, potrebne pri izdelavi ponudbe. Pri razpisni dokumentaciji se mnogokrat pojavlja problem pomanjkljive ali neustrezne dokumentacije. Ponudniki v teh primerih zahtevajo spremembe cen v svojo korist ali pa revizijske postopke. Če naročnik v roku, določenem za predložitev ponudb, spremeni ali dopolni razpisno dokumentacijo, jo mora nemudoma posredovati tistim ponudnikom, ki so jo že prejeli. Po poteku roka za oddajo ponudb naročnik ne sme več spreminjati ali dopolnjevati razpisne dokumentacije. Če naročnik ugotovi, da na podlagi obstoječe razpisne dokumentacije ne more ali ne bo mogel oceniti prispelih ponudb, mora ponoviti javni razpis in povrniti ponudnikom na njihovo zahtevo stroške, za katere predložijo dokazila. Če katerikoli ponudnik zahteva v zvezi s pripravo ponudbe kakršnokoli dodatno obvestilo ali pojasnilo, mora zanj zaprositi pravočasno oziroma najkasneje pet dni pred potekom roka za oddajo ponudb. Naročnik mu mora pisni odgovor posredovati najkasneje v naslednjih treh dneh in posredovati obvestilo tudi vsem ostalim ponudnikom, ki so prejeli razpisno dokumentacijo. Če naročnik spremeni ali dopolni razpisno dokumentacijo šest dni ali manj pred rokom, določenim za predložitev ponudb, mora, glede na obseg in vsebino sprememb, ustrezno podaljšati rok za predložitev ponudb. O podaljšanju roka mora naročnik pisno obvestiti vse ponudnike, ki so že prejeli razpisno dokumentacijo in spremembo roka objaviti na način, kot je bil objavljen razpis (ZJN-1-UPB1, 2004, 25. člen). Tehnične specifikacije so obvezni sestavni del razpisne dokumentacije. Naročnik jih mora navesti v razpisni dokumentaciji, ki se nanaša na vsako posamezno javno naročilo. Tehnične specifikacije mora naročnik določiti v skladu z zakoni, tehničnimi predpisi in standardi, ki veljajo v Republiki Sloveniji, ali s sklicevanjem na evropske standarde ali evropska tehnična soglasja ali skupne tehnične specifikacije, kadar v Republiki Sloveniji ne obstajajo slovenski tehnični predpisi in standardi. Nedvomno je tehnična dokumentacija oziroma tehnična specifikacija pomemben del razpisne dokumentacije. Naročnik običajno v tem delu določa tehnične zahteve javnega naročila, kot so: dimenzije, statične značilnosti, tehnični standardi, opisi načinov delovanja oziroma izvedbe, montažna dela in vzdrževalna dela. Ta del dokumentacije pogosto sestavljajo tudi različni načrti in skice. Seveda pa mora naročnik javnega naročila poprej poskrbeti, da tehnične specifikacije ne omejujejo določenih potencialnih ponudnikov pri oddajanju njihovih ponudb (Kranjc, 2001, str. 109-110).

28

Reference oziroma priporočila so pogosto najbolj zanimiv del v oddani ponudbi, saj se tu dejansko pokaže, koliko naročnikov je že zaupalo svoja naročila oziroma dela ponudniku. Same reference so običajno tudi eno od meril za izbiro in dodelitev dela. Število referenc v dokumentaciji ni zakonsko določeno, ker naročnik sam presodi, koliko referenc bo zadostovalo za izbiro določenega ponudnika. Dokazovanje referenc oziroma strokovnih priporočil določa tudi 43. člen ZJN-1-UPB1. Naročnik lahko reference torej določi kot pogoj ali kot merilo za izbiro najugodnejšega ponudnika (Vesel, 2000, str. 5-7). Pogoj je element, ki mora biti v ponudbi v celoti izpolnjen tako, kot je predvideno v razpisni dokumentaciji. Nanaša se lahko na ponudnikove osebne lastnosti (finančno, tehnično sposobnost) ali pa neposredno na ponudbo (rok za dokončanje del, garancijsko dobo …). Pogoj se od merila razlikuje po tem, da ne vpliva na uvrstitev na ocenjevalni lestvici; je prag, ki ga mora izpolniti vsak ponudnik, da se on in njegova ponudba sploh ocenjujeta. Če pogoj ni izpolnjen, se ponudnika izloči iz postopka (Kranjc, 2001, str. 123). 42. člen in 42.a člen ZJN-1-UPB1 postavljata pogoje, ki jih mora ponudnik izpolnjevati pred prijavo na javni razpis. Ponudnik mora izpolnjevati naslednje pogoje: 1. da je registriran pri pristojnem sodišču ali drugem organu; 2. da ima potrebno dovoljenje za opravljanje dejavnosti, ki je predmet javnega naročila, če je za opravljanje take dejavnosti na podlagi posebnega zakona dovoljenje potrebno; 3. da ni v kazenskem postopku zaradi suma storitve kaznivega dejanja v zvezi s podkupovanjem ali da zaradi takega kaznivega dejanja ni bil pravnomočno obsojen. Poleg navedenih pogojev lahko naročnik zahteva, da mora ponudnik izpolnjevati tudi druge pogoje iz navedenih členov ZJN-1-UPB1. Za izpolnjevanje ekonomsko-finančnih, tehničnih in kadrovskih pogojev, lahko naročnik določi raven in druge okvire ekonomsko-finančne, tehnične in kadrovske sposobnosti, v obsegu, ki je potreben in sorazmeren z naravo, vsebino, namenom in obsegom javnega naročila. V tem primeru mora naročnik izločiti iz postopka ponudbo ponudnika, ki ne dokaže, da je ekonomsko-finančno sposoben ali razpolaga z zadostnimi tehničnimi ali kadrovskimi zmogljivostmi. V primeru javnih naročil male vrednosti naročnik pripravi izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 42. in 42.a člena ZJN-1-UPB1, ki jo ponudnik potrdi in podpiše, s čimer se zaveže, da izpolnjuje vse zgoraj oziroma v izjavi navedene pogoje. Vzorec izjave, ki je sestavni del notranjega akta o oddaji javnih naročil male vrednosti prilagam med prilogami. Naročnik mora že v začetku oziroma že v razpisni dokumentaciji določiti, po kakšnih merilih se bodo prispele ponudbe ocenjevale. Kasneje po teh merilih izbere najboljšo ponudbo in s ponudnikom sklene pogodbo. Ponudbe se običajno izbirajo po dveh vrstah meril, ki sta najpomembnejši, ekonomsko najugodnejša ponudba ali ponudba z najnižjo ceno. Ekonomsko najugodnejša ponudba je za naročnika najboljša ponudba z vseh vidikov. Merila so lahko

29

naslednja: datum dobave ali zaključka del, tekoči stroški, stroškovna učinkovitost, kakovost, estetske in funkcionalne lastnosti, tehnične prednosti, poprodajne storitve in tehnična pomoč, garancijska doba, obveznosti v zvezi z rezervnimi deli, pogarancijsko vzdrževanje, cena in podobno. Za naročnika je taka ponudba najbolj optimalna in jo kot tako tudi izbere. Pri ponudbi, pri kateri pa je pomembna samo najnižja cena, pa se pod drobnogled vzame samo ponudbeni predračun, ki mora biti seveda najnižji. V teh primerih gre za dela in dobave blaga, ki so standardizirane narave in kjer se dobavitelji med seboj dejansko razlikujejo samo po ponudbenem predračunu (Bohnec et al., 2005, str. 216). Naročnik mora kot obvezni del razpisne dokumentacije pripraviti tudi vzorec predračuna z navodilom za izpolnitev. Tako je možno preveriti skladnost enotnih cen s stroški. Vzorec predračuna mora biti oblikovan na takšen način, da bo razvidna struktura ponudbene cene (količinski in cenovni popusti). Ko naročnik kot merilo za izbor najugodnejše ponudbe predvidi le najnižjo ceno, mora naročnik posebej opraviti poizvedbe, če je v ponudbi predložena neobičajno nizka cena. Tako ponudbo sme naročnik zavrniti, vendar mora pred tem od ponudnika zahtevati podrobno obrazložitev postavk ponudbe (Primec, 1999, str. 9). Naročnik mora po zakonu zavarovati posel, ki ga sklene, oziroma mora zavarovati oddajo javnega naročila. Naročnik tako v skladu z Navodilom o vrstah finančnih zavarovanj, s katerimi ponudniki zavarujejo izpolnjevanje svojih obveznosti v postopkih javnega naročanja (Uradni list RS, št. 43/00) že v sami razpisni dokumentaciji določi obliko garancije, ki jo mora med drugim predložiti potencialni ponudnik v ponudbi. Govorimo o bančnih garancijah, katerih namen je zavarovati naročnikove interese. Te garancije običajno izdajajo banke, pri katerih ponudnik vrši svoje finančno poslovanje, lahko pa se vključijo tudi ostale banke (Bohnec et al., 2005, str. 218). ZJN-1-UPB1 tako v svojem 23. členu navaja, da mora ponudnik imeti v svoji razpisni dokumentaciji navedbo vrste finančnega zavarovanja, s katerim ponudnik zavaruje izpolnitev svoje obveznosti v postopku oddaje javnega naročila, kot so različne oblike zastave vrednostnih papirjev ali drugih predmetov, hipoteke, menice, jamstva, ki jih izdajajo zasebne družbe ali druge pravne osebe z ustrezno finančno boniteto, bančne garancije, zavarovanja pri zavarovalnicah in podobno. Garancija, ki jo predloži ponudnik, ne sme bistveno odstopati od vzorca, ki ga je naročnik določil v razpisni dokumentaciji. Sicer pa se garancije glede na namembnost delijo na (Primec, 1999, str. 11-12): - garancijo za vrnitev predplačila; - garancijo za resnost ponudbe; - garancijo za dobro in pravočasno izvedbo posla in - garancijo za odpravo napak v garancijski dobi.

30

Slika 5: Potek nabave nad 1.000.000 SIT do priprave razpisne dokumentacije

OPIS IZVAJALEC

Naročnik oz. vodja naročila

NE

Začetek

Preveritev

Ali je v planu Razlog

DA

Podpiše in odobri šef službe oz. direktor Predlog za izvedbo

JNMV

Kopija v PS in EPS

Vpis v delovodnik za JNMV PS

Naročnik oz. vodja naročila

Sklep o začetku postopka JNMV Podpiše in odobri šef službe oz. direktor

Razpisna dokumentacija

Pripravi naročnik oz. vodja naročila Pregleda in parafira PS Povabilo podpiše in odobri šef službe oz. direktor

Vir: Lastna slika. Ko je razpisna dokumentacija pripravljena, pregledana s strani pravne službe in povabilo podpisano s strani odgovorne osebe, vodja naročila vso dokumentacijo pošlje ponudnikom. Naročnik mora objaviti v razpisni dokumentaciji rok za predložitev ponudb, ki mora omogočiti ponudniku pripravo pravilne ponudbe in ne sme biti krajši od osmih dni. Ponudnik mora ponudbo v pisni obliki predložiti osebno ali priporočeno s povratnico po pošti, in sicer v zaprti kuverti, na kateri mora biti napisana dikcija »ne odpiraj«, da ne pride do morebitnih zlorab, saj morajo ponudbe ostati zaprte do seje strokovne komisije. Ponudnik lahko predloži ponudbo tudi v elektronski obliki, če je ponudba varno elektronsko podpisana in podpis overjen s kvalificiranim potrdilom. Vodja naročila običajno naslednji delovni dan po preteku roka za oddajo ponudb obvesti pravno službo o številu ponudb, ki jih je prejel do preteka roka za oddajo ponudb. Pravna

31

služba skliče komisijo za izvedbo javnega naročila, ki se praviloma sestane najpozneje v sedmih dni po preteku roka za oddajo ponudb. Komisija za izvedbo naročila je organ, ki vodi postopek javnega naročila male vrednosti in je posebej odgovorna za pravilnost vodenja postopka. Komisijo za izvedbo javnega naročila sestavljajo praviloma štirje člani, od katerih mora biti vsaj eden predstavnik pravne službe. Komisija za izvedbo naročila o svojem delu vodi zapisnik o odpiranju ter po zaključku vsakega javnega naročila sestavi poročilo o izvedbi javnega naročila. Komisijo vodi predsednik, ki je praviloma predstavnik pravne službe. V komisijo se imenujejo člani izmed zaposlenih v družbi. Listo članov komisije lahko določi poslovodstvo družbe. V kolikor je določena lista članov komisije za izvedbo naročila, se v to komisijo imenujejo člani iz te liste. V komisiji za izvedbo naročila ne sme sodelovati vodja naročila, ki mora za komisijo pripravljati vsa gradiva in druge potrebne materiale za kvalitetno in pravočasno izvedbo javnega naročila. Komisija mora pred odločitvijo o izbiri izvajalca ugotoviti, ali je izvajalec sposoben realizirati delo v skladu z razpisanimi pogoji. Komisija pri ocenjevanju obravnava tudi morebitne pripombe iz zapisnika o odpiranju ponudb, preveri pravilnost podatkov v ponudbah, izvrši računsko kontrolo glede cen, kakovosti del in podobno, popravi morebitne računske napake in primerja posamezne podatke v ponudbah s pogoji javnega razpisa in ugotovi odstopanja (Primec, 1999, str. 9). Komisija za izvedbo javnega naročila odpre ponudbe na seji. O odpiranju ponudb se vodi zapisnik. Zapisnik o odpiranju ponudb mora vsebovati vsaj naslednje podatke: naslov, datum in čas začetka postopka odpiranja ponudb, navedbo pristojnih oseb za odpiranje, imena drugih navzočih, navedbo vrstnega reda odpiranja predloženih ponudb glede na čas dospelosti, zaporedno številko ponudbe, naziv ali šifro ponudnika, če je bil razpis anonimen, cene iz posamezne ponudbe ter morebitne druge podatke, navedbe pristojnih za odpiranje ponudb o pomanjkljivostih ponudb, podpise pristojnih za odpiranje ponudb, čas zaključka postopka odpiranja ponudb. Če v roku za oddajo ponudb ni prispela nobena ponudba, se to v zapisniku navede (Navodilo o postopku odpiranja ponudb, 2001). Komisija po podpisu zapisnika o odpiranju ponudb izroči celotno dokumentacijo ponudnikov, ki so oddali ponudbe, vodji naročila. Vodja naročila na podlagi predloženih ponudb in zapisnika komisije pripravi poročilo o skladnosti ponudb z razpisno dokumentacijo. Poročilo mora obvezno vsebovati pregled meril in točkovanje meril, v kolikor je to točkovanje obvezno. Vodja naročila posreduje poročilo pooblaščeni osebi v odobritev, nato pa odobreno poročilo posreduje pravni službi. Komisija za izvedbo naročila na podlagi odobrenega poročila oceni in izbere ponudnika ter sestavi poročilo o oddaji javnega naročila, ki vsebuje vsaj naslednje podatke (Bohnec et al., 2005, str. 165):

- firmo in naslov naročnika; - predmet in okvirno vrednost naročila; - bistvene sestavine vseh prispelih ponudb z navedbo firme in naslova ponudnikov; - firmo in naslov uspešnega ponudnika in razlogi za izbiro njegove ponudbe;

32

- firmo in naslov zavrnjenih ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev; - datum in podpis predsednika komisije.

Obvestilo o oddaji javnega naročila, naročnik pošlje vsem ponudnikom, ki so predložili ponudbo. Dodatne obrazložitve o razlogih za zavrnitev ponudbe se pošlje ponudniku na njegovo pisno zahtevo. Zakon ne zahteva, da naročnik pisno poročilo posreduje vsem ponudnikom. Določa, da ponudnikom nemudoma posreduje le obvestilo o oddaji javnega naročila. Vsebina obvestila za ponudnike je določena v 79. členu ZJN-1-UPB1. Zakon ne določa roka, v katerem mora naročnik sestaviti poročilo o izbiri, in roka, v katerem mora ponudnik posredovati obvestilo. Odločitev o izbiri najugodnejše ponudbe še ne pomeni sklenitev pogodbe o oddaji javnega naročila, saj lahko na podlagi revizijskega postopka naročnik ali Državna revizijska komisija razveljavi celotni postopek oddaje javnega naročila (Kranjc, 2001, str. 185-186). Po preteku pritožbenega roka vodja naročila v sodelovanju s pravno službo pripravi čistopis pogodbe in ga skupaj z originalom celotne razpisne dokumentacije predloži v paraf pravni službi in finančno računovodski službi ter za tem v podpis odgovorni osebi. Podpisane izvode pogodbe posreduje vodja naročila v podpis izbranemu ponudniku. Ponudniki, ki niso bili izbrani, imajo možnost podati zahtevo za obrazložitev ravnanja naročnika oziroma njegove komisije, ki je odločala o oddaji naročila. Naročnik mora v petnajstih dneh od prejema pisne zahteve, ki jo posreduje ponudnik ali kandidat, katerega ponudba ali vloga ni bila sprejeta, ponudnika oziroma kandidata obvestiti o razlogih, zaradi katerih je bila zavrnjena njegova ponudba ali vloga. Obvestilo mora vsebovati naslednje podatke (ZJN-1-UPB1, 2004): razloge za zavrnitev njegove ponudbe, naziv ponudnikov, ki so izpolnjevali zahtevane pogoje in merila, prednosti sprejete ponudbe glede na izpolnjevanje meril in naziv ponudnika, katerega ponudba je bila izbrana. Naročnik sme zavrniti zahtevo po obrazloženem obvestilu delno ali v celoti, če bi lahko bilo razkritje takih podatkov v nasprotju s predpisi ali bi lahko kako drugače s tem razkril poslovno skrivnost ponudnika. Naročnik pa ne sme zavrniti zahteve komisije, pristojne za revizijo postopkov oddaje javnih naročil, glede izročitve vseh podatkov o postopku oddaje naročila (ZJN-1-UPB1, 2004). Ko vodja naročila prejme podpisane izvode pogodbe s strani izbranega ponudnika posreduje original celotnega spisa vključno s podpisano pogodbo v pravno službo. Pravna služba spis predmetnega javnega naročila uredi, zaključi predmetno javno naročilo v delovodniku in posreduje celoten spis v arhiv, kjer se hrani v skladu z notranjim aktom predpisano obdobje. En izvod originala pogodbe vodja naročila zadrži za potrebe izvedbe javnega naročila, kopijo izvoda pogodbe pa posreduje finančno računovodski službi za njihovo evidenco. Postopek javnega naročanja blaga, storitev ali gradenj znotraj vrednosti obravnavanih v tem poglavju, lahko v posebnih primerih tudi odstopa od navedenega. Če naročnik pri raziskavi tržišča nedvoumno ugotovi, da lahko predmet dobavi ali naročilo izvede le en ponudnik ali ko

33

gre za nujne nabave blaga, storitev ali gradenj, navedeno dejstvo označi v obrazcu poročilo o izvedbi male vrednosti in s takim ponudnikom sklene pogodbo. Vendar pa mora služba, za potrebe katere se naročilo izvaja, pred sklenitvijo pogodbe s takšnim ponudnikom, pridobiti sklep poslovodstva naročnika s katerim poslovodstvo nedvoumno potrdi, da soglaša z ugotovitvami službe naročnika za potrebe katere se takšno naročilo izvede. Za izobraževanje in usposabljanje zaposlenih, za naročila odvetniških in svetovalnih storitev ter vseh storitev, ki se izvajajo na podlagi objavljenih tarif, se pripravi sklep o pričetku oddaje javnega naročila, vendar pa zbiranje različnih ponudb ni potrebno. Naročnik tako ravna tudi v primeru nabave knjig, literature, publikacij in avtorskih zaščitenih del ter podobno. Enako se enkrat letno za potrebe statistike beležijo druga naročila male vrednosti, kot so telefonski računi, elektrika, stroški vzdrževanja, poraba goriva in drugi stroški službenih poti in podobno. Če gre za stalne nabave blaga ali storitev, pri katerih naročnik ne more v celoti določiti cene, lahko naročnik izvede pogajanja in na pogajanja povabi ponudnike, za katere meni, da so usposobljeni izvesti določene vrste storitev ali stalnih dobav blaga. O pogajanjih naročnik pripravi zapisnik, v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki, ter izdela poročilo o izvedbi naročila male vrednosti. Po zaključku pogajanj naročnik sklene z najugodnejšim ponudnikom pogodbo.

Zapisnik o odpiranju ponudb

Vodja naročila posreduje povabilo in razpisno dokumentacijo najmanj trem ponudnikom

Neobičajno nizka cena ponudb

Poročilo o skladnosti

Nepravilne oz. edina ponudba

Obrazložitev

Pogajanja

Pripravi naročnik oz. vodja naročila Podpiše in odobri šef službe oz. direktor Kopija v PS

Obvestilo ponudnikom

Poročilo o izvedbi JNMV Poročilo pripravi komisija in ga pošlje vodji naročila

Slika 6: Potek nabave nad 1.000.000 SIT od priprave razpisne dokumentacije

OPIS IZVAJALEC

Naročnik oz. vodja naročila

34

Dodatna obrazložitev

Pogodba

PS pripravi čistopis pogodbe Parafirata PS in FRS Podpiše in odobri šef službe oz. direktor

Tajništvo pošlje v podpis izbranemu ponudniku

Arhiv (predlog, sklep, razpisna dokumentacijo, povabila, zapisnik o odpiranju, poročilo o skladnosti, poročilo o izvedbi JNMV, obvestila in pogodbo)

Evidentiranje Nadziranje Poročanje

Arhiv (dobavnica, prevzemnica, račun)Dobavnica

Prevzemnica Račun

Prevzem

Pisna zahteva

PS

Vodja skladišča

FRS

Vir: Lastna slika.

Zgoraj opisani pregledi vseh postopkov javnega naročanja malih vrednosti so primerna podlaga za pripravo internega akta o vodenju postopkov javnih naročil male vrednosti, ki mora natančno in transparentno določiti postopke naročanja predvsem v smislu preprečevanja korupcije kot enega izmed glavnih ciljev javnega naročanja. V diplomskem delu sem se na podlagi ustrezne zakonodaje osredotočil predvsem na analizo postopkov naročanja, osnutek internega akta kot končni rezultat analize, ki postopke predvsem normira, pa prilagam v prilogi k diplomi. V nadaljevanju podajam pregled situacij, kjer lahko kljub natančno opredeljenim postopkom pride do koruptivnih ravnanj.

5.4. MOŽNOSTI KORUPTIVNIH RAVNANJ V POSTOPKU JAVNIH NAROČIL MALE VREDNOSTI

Na podlagi veljavne zakonodaje na področju javnega naročanja in skozi proces analize postopkov naročanja blaga, storitev oziroma gradenj v skladu s postopki javnega naročanja malih vrednosti, sem zaznal problemske situacije, ki lahko vodijo do nepravilnosti oziroma morebitnih koruptivnih ravnanj. Opisal bom torej nekatere slabosti veljavne zakonodaje, ki se zrcalijo prek analize postopkov javnega naročanja malih vrednosti.

35

Še preden se prične proces nabave v skladu s postopki javnega naročanja obstaja možnost, da naročnik favorizira določenega ponudnika, saj lahko že sam predlog za izvedbo javnega naročila vsebuje določene specifike, ki jih lahko izpolni samo določen ponudnik in se na ta način izključi oziroma omeji morebitno konkurenco. Ker vodja naročila v postopku naročanja malih vrednosti sam izbere tri ponudnike, katere bo pozval k predložitvi ponudb, tudi v tem primeru lahko obstoji sum koruptivnega dejanja, zato je še posebej pomembno, da v skladu s postopkom predlog pred samo izvedbo odobri odgovorna oseba. Glede na dejstvo, da lahko torej že sam predlog usmeri javno naročilo, je potrebno pozornost nameniti že samemu oblikovanju predloga in opredelitvi predmeta naročila. Glede na analizo postopkov javnega naročanja malih vrednosti je posebno pozornost potrebno nameniti tudi pripravi razpisne dokumentacije in sicer, poleg vseh v tem poglavju navedenih informacij, predvsem oblikovanju pogojev in meril ter zahtevam tehnične dokumentacije. Pogoji, ki jih v javnem naročilu določimo, imajo poseben pomen, saj jih morajo potencialni ponudniki za sodelovanje pri javnem naročilu absolutno izpolnjevati. Že neizpolnjevanje enega od pogojev pomeni izločitev ponudnika, hkrati pa se dopušča možnost, da z določenimi pogoji javno naročilo ciljno usmerimo. ZJN-1-UPB1 sicer v 42. in 42.a členu navaja obvezne pogoje, ki jih morajo izpolnjevati ponudniki da lahko sodelujejo v postopku, hkrati pa posameznim naročnikom dopušča možnost, da lahko predpišejo še dodatne pogoje, pri čemer obstaja možnost njihove prilagoditve določenim ponudnikom. Zakon razlage pogojev, kot so na primer finančna in poslovna sposobnost ter razpolaganje z zadostnimi tehničnimi zmogljivostmi, ne podaja, zato sta v celoti v pristojnosti naročnika in njegove interpretacije. V teh primerih obstaja možnost, da naročnik izbere take elemente za dokazovanje ponudnikove finančne in poslovne sposobnosti, ki neupravičeno dajejo možnost, da jih izpolnijo samo določeni "ciljni" ponudniki. Pri dokazovanju tehnične opremljenosti ponudnika kot pogoja tehnične zmogljivosti, se lahko na primer neupravičeno zahteva določen tip opreme ali pa določeno število delovnih sredstev. Merila so za izbor ponudnika enako pomembna kot pogoji. Naročniki pogoje čestokrat hkrati tudi vrednotijo, in sicer prvič kot pogoj za sodelovanje in drugič kot merilo za izbor najugodnejšega ponudnika. Vsako merilo mora biti utemeljeno in uravnoteženo. Merila morajo biti postavljena objektivno in na tak način, da onemogočajo kakršnokoli subjektivno razlago. Vnaprej mora biti točno določeno, kakšno število oziroma odstotek točk bo posamezni ponudnik po posameznem merilu prejel. Nedopustno je postavljanje meril na primer na naslednje načine: od 1 točke do 10 točk, kjer ima ocenjevalec možnost, da po subjektivnem kriteriju posameznemu ponudniku dodeli število točk v določenem razponu; enako nedopustna so merila, ko naročnik sicer vnaprej določi število točk za posamezni kriterij uspešnosti kot na primer: zelo uspešni ponudniki prejmejo 10 točk, uspešni 5 točk, neuspešni 0 točk, ni pa vnaprej določen način naročnikovega ocenjevanja ponudnikove uspešnosti. Tudi v tem primeru pridobi ponudnik število točk po lastni subjektivni oceni naročnika. Poseben problem predstavljajo neuravnotežena merila, ko se posameznim merilom

36

brez utemeljenega razloga daje prevelika teža, kar lahko pomeni, da je cena kot merilo drugotnega pomena in da bistveno ne vpliva na izbor najugodnejše ponudbe. To so na primer primeri ko se daje pretirana teža referencam ponudnika, hkrati pa so lahko reference postavljene nekritično na sam predmet javnega naročila in tako preferirajo določenega ponudnika; ko se ocenjujejo dodatne ugodnosti ali ko se daje pretirana teža posameznim certifikatom, garancijskim rokom in rokom izvedbe. V primeru uporabe merila roka izvedbe, ko pomeni rok izvedbe odločujoče oziroma pomembno merilo, je potrebno posebno pozornost nameniti razlogom za postavitev čestokrat neupravičeno kratkih rokov, kar praviloma zmanjša potencialni krog ponudnikov, hkrati pa posebno vrsto nedoslednosti predstavljajo primeri, ko se pri dejanski realizaciji javnega naročila rok izvedbe podaljšuje (Kodela et al., 2002, str. 75-76). Ker pogosto ni jasne ločnice med pogoji in merili ali pa se določeni pogoji hkrati uporabljajo kot merilo, so primeri nepravilne uporabe v teh primerih identični. Problem je toliko večji, ker naročniki v svojem navodilu za oddajo javnih naročil male vrednosti pogojev in meril ne določajo in so predmet razpisne dokumentacije vsakega posameznega javnega naročila. Tehnična dokumentacija je temeljni element razpisne dokumentacije, ki definira predmet javnega naročila, s tem pa tudi potencialne ponudnike. Nepravilna ravnanja so lahko v primerih, ko je obseg javnega naročila preširoko definiran, čeprav je dejstvo, da se določena vrsta del, storitev ali dobav ne bo izvedla. V teh primerih poznavanje dejanskih razmer omogoči določenemu ponudniku pripravo konkurenčnejše ponudbe. Nadaljnji problem predstavljajo v tehnični dokumentaciji navedeni tipi oziroma vrsta blaga, ki lahko vnaprej določijo dobavitelja. V tehnični dokumentaciji izpuščen podatek lahko na primer omogoči določenemu ponudniku dobavo blaga starejše proizvodnje od ostalih ponudnikov. Pri pripravi tehnične dokumentacije je v praksi večkrat prisotno dejstvo, da tehnično dokumentacijo pripravljajo potencialni ponudniki, katerim je ob izvedbi javnega naročila dopuščeno, da sodelujejo na javnem razpisu. Kot nepravilnost lahko zasledimo tudi primere, ko obstaja razlika med objavljenim predmetom javnega naročila in dejansko razpisno dokumentacijo ter končno izvedbo oziroma realizacijo. Tako je tudi v primeru priprave razpisne dokumentacije pomembno, da jo poleg strokovnih služb pregleda in parafira pravna služba ter končno odobri odgovorna oseba. Torej priprava razpisne dokumentacije zaradi možnosti koruptivnih dejanj ne sme biti v domeni ene osebe. Možnosti nepravilnega ravnanja obstajajo tudi v nadaljevanju samega postopka javnega naročanja. Nepravilno ravnanje je lahko prisotno tudi pri ocenjevanju in izboru najugodnejšega ponudnika, še zlasti pri naročilih male vrednosti, kjer odpiranje ponudb ni javno. V teh primerih je možno, da se posamezne ponudnike oziroma njihovo ponudbeno dokumentacijo obravnava neenakopravno, kar pomeni, da je pregled posamezne ponudbe lahko bistveno bolj temeljit in strogo po postavljenih pogojih, z razliko od pregleda ostalih ponudb, kjer je pregled lahko precej površen, kar lahko pomeni neupravičeno upoštevanje ponudnika z nepravilno ponudbo. Enako problematiko lahko zasledimo tudi pri upoštevanju

37

določenih dokazil, ki so osnova za dosego točk po postavljenih merilih, kjer prav tako z manj oziroma bolj natančnim pregledom in upoštevanjem lahko uravnavamo izbor najugodnejše ponudbe. Posebno pozornost terjajo situacije, ko naročniki posameznemu ponudniku po prejemu in odpiranju ponudbe dopustijo dopolnitev nepravilnih ponudb z manjkajočimi zahtevanimi dokumenti oziroma jim dopustijo, da iz nepravilnih dokumentov le-ti postanejo pravilni, ko jim dopustijo naknadno žigosanje ali podpisovanje in pa primeri, ko naročniki ponudnikom dopustijo spremembo ponudbene dokumentacije, kot na primer spremembo ponudbene cene, spremembo predmeta ponudbe, spremembe rokov izvedbe, garancijskih rokov in podobno. Skratka tudi pri odpiranju ponudb lahko pride do situacij, ko so mogoča koruptivna ravnanja, zato je pomembno, da pri odpiranju ponudb sodeluje strokovna komisija, sestavljena iz zaposlenih iz različnih oddelkov znotraj podjetja in ki nisi neposredno povezani z naročilom ali z vodjem naročila. Zaradi tega tudi ni zadosti le končno poročilo, ki ga podpiše predsednik komisije, pač pa je priporočljivo, da pred končnim poročilom vodja naročila po pregledu odprtih ponudb izdela tudi poročilo o skladnosti ponudb z razpisno dokumentacijo, katerega odobrijo odgovorne osebe, ki se na ta način seznanijo z izbiro ustreznega ponudnika. Pozornost je potrebno nameniti tudi dejanski izvedbi in nadzoru nad izvedbo javnega naročila. Javno naročilo se namreč ne zaključi z izborom najugodnejšega ponudnika, temveč šele z njegovo dejansko realizacijo. Ena od nepravilnosti pri praktični izvedbi javnega naročila je sprememba predmeta, ko se pri izvajanju le-ta bistveno spremeni, kar pomeni, da je oddaja takšnega javnega naročila brez vsakršne pravne podlage. Podoben problem lahko pomenijo delne spremembe predmeta javnega naročila, ko se pomembno spreminjajo bodisi količine ali pa posamezne postavke iz popisa del ali blaga. Nepravilnosti oziroma morebitna koruptivna ravnanja pa se, poleg postopkovnih nepravilnosti, lahko pojavljajo tudi zaradi nepopolne in premalo natančne zakonodaje, ki trenutno velja na področju javnega naročanja. Deloma slabosti sedanje zakonodaje že odpravlja predlog novega zakona, ki je v pripravi in bo usklajen s pravnim redom Evropske unije. Poleg splošnega zakona, sta predlagana še Zakon o javnem naročanju na vodnem, energetskem, transportnem področju in področju poštnih storitev ter Zakon o javno-zasebnem partnerstvu, ki bosta pregledneje uredila postopke in ravnanja tudi na teh specifičnih področjih poslovanja. Ti naročniki se od klasičnih naročnikov ločijo predvsem po tem, da gre večinoma za pravne osebe zasebnega prava, ki pa so zaradi specifičnosti področij, na katerih delujejo, še vedno dolžni spoštovati pravila postopanja, ki pa naj bodo bolj liberalna.

6. SKLEP Skozi proces analize postopkov javnega naročanja male vrednosti sem prišel do spoznanja, da priprava kvalitetnega notranjega akta o oddaji javnih naročil male vrednosti v smislu preprečevanja koruptivnih ravnanj, ki bi podal natančen in transparenten pregled postopkov,

38

nikakor ni preprosto opravilo. Temeljito analizo že v osnovi omejuje nepopolna in nepovezana zakonodaja na področju javnega naročanja, zato je priporočljivo, da novi Zakon o javnem naročanju, katerega osnutek z dne 17.03.2006 je že objavljen na spletnih straneh Ministrstva za finance, kar najhitreje stopi v veljavo, saj bo združil vse pravilnike, uredbe in navodila, ki jih sedaj ni v sklopu trenutno veljavnega Zakona o javnih naročilih (ZJN-1-UPB1) in zaradi česar pogostokrat prihaja do nejasnosti, kar je evidentno tudi v velikem številu revizijskih zahtevkov. Kljub temu, da je iz osnutka razvidno, da bo novi Zakon o javnih naročilih še bolj poenostavil postopke naročanja javnih naročil male vrednosti in da se bo vrednostna meja, do katere se bodo javna naročila vodila po postopku javnih naročil male vrednosti, še zvišala, je smiselno urediti proces javnega naročanja malih vrednosti v okviru vrednostnih mej in po postopkih, ki sem jih opisal v 7. poglavju, saj je glavni namen javnega naročanja ravno preglednost in gospodarna oddaja naročil. V smislu protikoruptivnosti je smotrno zbiranje ponudb že za javna naročila v ocenjeni vrednosti nad 200.000,00 tolarjev za blago in storitve oziroma 400.000,00 tolarjev za gradnje, s čimer ne zadostimo le temeljnim ciljem in načelom javnega naročanja, temveč ohranjamo preglednost in učinkovitost porabe sredstev tudi znotraj družbe same. Glede na to, da je javno naročanje v Sloveniji relativno mlada pravna veja, je povsem razumljivo, da zakonodaja ni popolna in da obstajajo manjše ali večje nepravilnosti oziroma pomanjkljivosti v zakonodaji. Poleg Zakona o javnih naročilih je potreben prenove tudi Zakon o reviziji postopkov javnega naročanja, ki je neustrezen in v primeru pritožb omogoča nerazumljivo dolge postopkovne roke, kar se v zadnjem času odraža tudi na primeru nakupa operacijskih miz v zdravstvu. Ne glede na to pa menim, da slovenska zakonodaja kljub temu dokaj hitro implementira vse spremembe na področju javnega naročanja in prepričan sem, da tudi pripravljeni osnutek Zakona o javnem naročanju ne bo prav dolgo nespremenjen. Prihodnje razvojne potenciale sistema javnega naročanja v Sloveniji vidim predvsem v smeri informacijskih tehnologij in elektronske komunikacije. Kot končni rezultat analize postopkov javnih naročilih male vrednosti v smislu boja proti korupciji na tem področju, kar je tudi tema diplomske naloge, sem na podlagi poteka in vsebine opisanih postopkov javnega naročanja malih vrednosti prikazal poenostavljen postopek nabave blaga, storitev oziroma gradenj manjših vrednosti v vzorčnem podjetju ter pripravil osnove za posplošeni notranji akt, ki celovito določa in opisuje postopke javnega naročanja malih vrednosti in ki naj bo osnova za vsakega zaposlenega v družbi, ko bo želel izpeljal postopek javnega naročanja malih vrednosti. V zaključku bi poudaril predvsem smiselnost ureditve javnega naročanja, ki kljub zapleteni in nepopolni zakonodaji ter mnogokrat dolgotrajnim in dragim postopkom, nedvomno prinaša naročnikom bistveno višje prihranke in koristi, kot če preverjanja trga in konkurence ne bi bilo.

39

LITERATURA 1. Bohnec Ivan et al.: Vzorci aktov v postopkih javnih naročil in revizijskem postopku.

Ljubljana : Nebra, 2005. 363 str. 2. Dobovšek Bojan: Preprečevanje korupcije v državni upravi. Podjetje in delo, Ljubljana,

2000, 6/7, str. 1069-1076. 3. Eržen Tina: Dejanja odgovornega omejevanja konkurence med ponudniki pri oddaji

javnih naročil. Magistrska naloga. Ljubljana : Pravna fakulteta, 1998. 110 str. 4. Hočevar Janko et al.: Stališča o korupciji 2005. 53 str. [URL: http://www.kpkrs.si/file

admin/kpk.gov.si/pageuploads/pdf/korupcija_v_sloveniji/Stalisca_o_korupciji_2005.pdf ], 2006.

5. Jager Matjaž: Corruption in Central and Eastern Europe at the turn of the millenium: a collection of essays. Ljubljana : Open Society Insitute, 2000. str. 105.

6. Kajzer Štefan: Kaj je pričakovati od »virtualnega« podjetja?. Zbornik referatov 3. MBA posvetovanja: Management visokih tehnologij. Maribor : Ekonomsko-poslovna fakulteta, 2001. str. 29-38.

7. Kodela Franci et al.: Korupcija v javni upravi. Ljubljana : Ministrstvo za notranje zadeve Republike Slovenije, Policija, Generalna policijska uprava, 2002. 103 str.

8. Kranjc Vesna: Zakon o javnih naročilih s komentarjem. Ljubljana : Gospodarski vestnik, 2001. 303 str.

9. Možina Stane et al.: Management. Radovljica : Didakta, 1994. 1042 str. 10. Mužina Aleksij et al.: Zakon o javnih naročilih s komentarjem. Ljubljana : Založniška

hiša Primath, 2004.1082 str. 11. Potočnik Vekoslav: Nabavno poslovanje s primeri iz prakse. Ljubljana : Ekonomska

fakulteta, 2002. 418 str. 12. Primec Blanka: Novosti zakona o javnih naročilih. Gradivo za seminar. Ljubljana :

Izobraževalno središče Miklošič Ljubljana, 1997. 10 str. 13. Primec Blanka: Priprava razpisne dokumentacije s poudarkom na merilih in pogojih za

izbor najugodnejšega ponudnika. Ljubljana : Izobraževalno središče Miklošič, 1999. 16 str.

14. Rozman Rudi et al.: Management. Ljubljana : Gospodarski vestnik, 1993. 310 str. 15. Stroligo Klaudijo: Korupcija v mednarodnem poslovanju. Pravnik, Ljubljana, 51(1996),

4/5, str. 239-253. 16. Štular Tadej: Javna naročila po zakonu o javnih naročilih (priprava razpisne in ponudbene

dokumentacije). Ljubljana : Izobraževalno središče Miklošič, 1997. 8 str. 17. Tomšič Drago: Postopek javnega naročanja in njegova revizija nista upravni postopek.

Gospodarski vestnik, Ljubljana, 1999, 21, str. 65-67. 18. Tratnik Volasko Marjeta : Korupcija. Ljubljana: MNZ, 1999. 153 str. 19. Vecchio Robert P.: Organizational Behaviour. Orlando : The Dryden Press, 1991. 644 str. 20. Vesel Tomaž: Javna naročila, pogoji in merila. Ljubljana : Nebra, 2002. 287 str. 21. Zabel Bojan: Pravo javnih naročil. ZJN s komentarjem. Gospodarski vestnik, Ljubljana,

1997. 234 str.

40

VIRI 1. Civil law convenction on corruption. European Treaty Series – No. 174. Council of

Europe. 8 str. [URL: http://www.coe.int/T/E/Legal_Affairs/Legal_co-operation/Combatin g_economic_crime/1_Standard_settings/ETS%20174.pdf], 3.4.2006.

2. Direktiva 2004/18/ES Evropskega parlamenta in sveta z dne 31. marca 2004 o usklajevanju postopkov za oddajo javnih naročil gradenj, blaga in storitev. 158 str. [URL: http://www.sigov.si/mf/slov/javnar/direktiva_evropskega_parlamenta_in_sveta_2004_18_ES.pdf], 3.4.2006.

3. Direktiva 2004/17/ES Evropskega parlamenta in sveta z dne 31. marca 2004 o usklajevanju postopkov javnih naročil naročnikov v vodnem, energetskem in transportnem sektorju ter sektorju poštnih storitev. 145 str. [URL: http://www.sigov.si/mf/ slov/javnar/direktiva_evropskega_parlamenta_in_sveta_2004_17_ES.pdf], 3.4.2006.

4. Državna revizijska komisija za revizijo postopkov oddaje javnih naročil. [URL: http://www. gov. si/dkom/], 15.4.2006.

5. Komisija za preprečevanje korupcije. Kaj je korupcija? [URL: http://www.kpk-rs.si/index. php?id=49], 3.4.2006.

6. Komisija za preprečevanje korupcije. Korupcija v Sloveniji [URL: http://www.kpk-rs.si/index.php?id=48], 3.4.2006.

7. Letno poročilo Državne revizijske komisije za leto 2005. Državna revizijska komisija za revizijo postopkov oddaje javnih naročil. 132 str. [URL: http://www.sigov.si/dkom/util/ bin.php?id=2006020208302870.pdf], 21.4.2006.

8. Letno poročilo Urada za javna naročila za leto 2004. Vlada Republike Slovenije, Urad za javna naročila. 16 str. [URL: http://www.gov.si/mf/slov/javnar/statisticno_porocilo_2004. pdf], 21.4.2006.

9. Navodilo o postopku odpiranja ponudb (Uradni list RS, št. 86/01). 10. Navodilo o vrstah finančnih zavarovanj, s katerimi ponudniki zavarujejo izpolnjevanje

svojih obveznosti v postopkih javnega naročanja (Uradni list RS, št. 86/01). 11. Navodilo za oddajo javnih naročil male vrednosti Statističnega urada RS. 5 str. [URL:

http://www.stat.si/doc/stat_urad/pravilnik_javno_narocanje.DOC], 12.4.2006. 12. Navodilo za oddajo javnih naročil male vrednosti Univerze v Ljubljani. [URL: http://

www.uni-lj.si/Univerza/Pravilniki/MaleVrednosti.asp], 12.4.2006. 13. Nebra d.o.o. [URL: http://www.nebra.si/stare/index.htm], 21.4.2006. 14. Obligacijski zakonik (Uradni list RS, št. 83/01). 15. Odredba o pogojih in načinu javnega razpisa za oddajo določenih del, ki se financirajo iz

proračuna RS (Uradni list RS, št. 24/92). 16. Odredba o postopku za izvajanje razpisa za oddajo javnih naročil, s pripadajočimi

spremembami (Uradni list RS, št. 28/93, 19/94). 17. Praetor d.o.o. [URL: http://www.praetor.si/HP/praetor.nsf?Open], 21.4.2006. 18. Pravilnik o določitvi tolarskih protivrednosti, nad katerimi so potrebne objave javnih

naročil v Uradnem glasilu ES (Uradni list RS, št. 40/04).

41

19. Pravilnik o enotnih obrazcih za vse vrste objav, ki jih morajo naročniki objavljati po Zakonu o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 44/04).

20. Pravilnik o izvajanju in oddaji javnih naročil male vrednosti RTV. 4 str. [URL: http:// www.rtvslo.si/files/razpisi%20&%20natecaji/2004/pravilnik_o_izvajanju_in_oddaji_javnih_naro_il_male_vrednosti.doc], 19.4.2006.

21. Pravilnik o oddaji javnih naročil male vrednosti Slovenske turistične organizacije. 21 str. [URL: http://www.slovenia.info/pictures/TB_board/atachments_1/2004/Pravilnik_JNMV _ oktober_2004_1209.pdf], 24.5.2006.

22. Pravilnik o natančnejši vsebini sklepa za začetek postopka oddaje javnega naročila (Uradni list RS, št. 32/2004, 87/04).

23. Pravilnik o ugotovitvi, kdaj šteje ponudba za nepravilno, neprimerno ali nesprejemljivo (Uradni list RS, št. 33/04).

24. Pravilnik o vrstah finančnih zavarovanj, s katerimi ponudnik zavaruje izpolnitev svoje obveznosti v postopku oddaje javnega naročila (Uradni list RS, št. 87/04).

25. Pravilnik o vrstah in načinu zbiranja podatkov ter enotnih obrazcih za sporočanje podatkov o oddanih javnih naročilih v preteklem letu (Uradni list RS, št. 41/05).

26. Predlog Zakona o javnih naročilih (osnutek 17.03.2006). 101 str. [URL: http://www.sigov. si/mf/slov/ javnar /predlog_ZJN.pdf], 21.4.2006

27. Svet Evrope. [URL: http://www.coe.int], 3.4.2006 28. Uredba o skupnih osnovah za pripravo notranjega akta za oddajo javnih naročil male

vrednosti (Uradni list RS, št. 84/04). 29. Verbinc Franc: Slovar tujk. 12. izdaja. Ljubljana : Cankarjeva založba, 1997. 770 str. 30. Zakon o izvrševanju proračuna Republike Slovenije za leto 2006 in 2007 (Uradni list RS,

št. 116/05, ZIPRS0607). 31. Zakon o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 24/97, ZJN). 32. Zakon o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 39/00 do 2/04, ZJN-1). 33. Zakon o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 36/04, ZJN-1-UPB1). 34. Zakon o preprečevanju korupcije (Uradni list RS, št. 2/04). 35. Zakon o reviziji postopkov javnega naročanja (Uradni list RS, št. 95/05, ZRPJN-UPB3). 36. Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS št. 22/05, ZUP-UPB1).

42

PRILOGE

Priloga 1: Vzorec navodila za oddajo naročil male vrednosti Na podlagi prvega odstavka 125. člena Zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 36/04, ZJN-1-UPB1) in na podlagi sklepa ______ seje poslovodstva družbe ______________, z dne __________________ izdaja poslovodstvo družbe _____________________________ notranji akt s področja javnih naročil

NAVODILO ZA ODDAJO NAROČIL MALE VREDNOSTI

Predmet urejanja

1. člen S tem navodilom se urejajo oddaja naročil blaga, storitev in gradenj male vrednosti do višine, navedene v 3. členu tega Navodila in postopki ter ravnanja delavcev družbe pri oddaji naročil male vrednosti v skladu z določili ZJN-1-UPB1.

2. člen Javna naročila male vrednosti so tista naročila, katerih ocenjena vrednost je nižja od vrednosti, od katere morajo naročniki izvajati javna naročila po ZJN-1-UPB1 in jih je potrebno objaviti v uradnem glasilu. Pri oddaji naročil male vrednosti morajo delavci naročnika, ki sodelujejo v teh postopkih delovati v skladu z Zakonom o javnih naročilih in s tem Navodilom, s ciljem, da se v skladu z ustreznim postopkom oddajo naročila ponudniku, ki je podal ekonomsko-tehnično najugodnejšo ponudbo.

3. člen Kot naročilo male vrednosti se štejejo vsa naročila istovrstnega blaga ali storitev v poslovnem letu do vrednosti 10.000.000,00 SIT in vsa istovrstna naročila gradenj v poslovnem letu ali za obdobje do 3 poslovnih let skupaj, do vrednosti 20.000.000,00 SIT. Vrednosti iz prvega odstavka tega člena se štejejo za spremenjene, če so spremenjene v Zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije. Splošne določbe

4. člen Ravnanja delavcev naročnika morajo temeljiti na naslednjih načelih:

- ekonomsko tehnično najugodnejše ponudbe; - gospodarnega ravnanja s sredstvi naročnika glede na namen naročila; - konkurenčnosti med ponudniki; - pravice do enakih informacij; - transparentnosti tako, da ima vsakdo, ki je zainteresiran za pridobitev naročila, možnost pridobiti

pojasnila glede poteka izvajanja postopka; - enakopravnosti.

1

5. člen Splošne določbe po tem Navodilu se uporabljajo za vse vrste postopkov po tem Navodilu, če posebne določbe za posamezen postopek ne določajo drugače.

6. člen Pred začetkom postopka za oddajo naročil male vrednosti morajo delavci naročnika poskrbeti, da sta obsegu in pomenu naročila primerno določena obseg potreb in okvirni rok, do katerega naj bi bilo izvedeno naročilo. Oceniti je potrebno stroške naročila in proučiti program dela ali projekt, iz katerega potreba izhaja. Poleg navedenega je potrebno:

- preveriti stanje zalog v internem skladišču; - kakšna je ponudba blaga, storitev ali gradenj, ki je predmet naročila na tržišču; - kako je predvideno to naročilo v poslovnem oz. finančnem načrtu družbe in če ni, razlog zakaj je

potrebno to naročilo kljub temu realizirati; - ali je za isti predmet naročila v teku kateri izmed postopkov po Zakonu o javnih naročilih; - če je to mogoče, kakšne cene dosegajo drugi naročniki za tovrstna naročila; - kolikšna je kumulativa istovrstnih naročil blaga ali storitev te vrste; - ali vodijo ta naročila v prekoračitev mejnih vrednosti, nad katerimi je potrebno izvesti enega izmed

postopkov v skladu z Zakonom o javnih naročilih, ki pa ni postopek za naročila male vrednosti; - ali gre za naročilo, za katerega je potrebno v bodoče pripraviti letni ali več letni sporazum ali izvest

kakšen drug postopek po Zakonu o javnih naročilih, ki pa ni postopek za naročila male vrednosti.

7. člen V primerih iz tega navodila, kjer lahko naročnik ravna po več različnih določbah tega navodila, lahko naročnik izbere določbo, ki zanj pomeni prihranek časa in notranjih rezerv, ter s tem gospodarnejše ravnanje. Če naročnik dobi samo eno ponudbo, lahko odda javno naročilo, pri čemer mora posebej skrbno preveriti predmet nabave, upoštevaje razmere na trgu.

8. člen Če je predmet javnega naročila stalna nabava blaga, ki je ni možno po obsegu in časovno vnaprej določiti, oz. storitev ali gradenj, ki se opravljajo med letom, vendar jih količinsko in časovno ni možno natančno določiti, izvede naročnik postopek za sklenitev letne pogodbe za nabavo blaga, storitev ali gradenj v skladu s tem Navodilom, glede na ocenjeno skupno vrednost letne pogodbe.

9. člen Za naročanje gradenj male vrednosti mora biti izdelana investicijska dokumentacija (opis del, projekt ali podobno) v obsegu, ki omogoča izvedbo naročila.

10. člen Po pregledu, ocenitvi ponudb in izboru ponudnika naročnik pozove izbranega ponudnika k sklenitvi pogodbe, vse ponudnike pa obvesti o samem izboru. Naročnik v obvestilu ne podaja obrazložitev o izboru izbranega ponudnika. Ponudniki, ki so oddali ponudbo lahko, skladno z načelom transparentnosti, vpogledajo v dokumentacijo o izvedenem naročilu, upoštevaje določbe o zaupnosti posameznih podatkov iz ponudb. Naročnik sme naročiti le takšen obseg in kakovost blaga, storitev ali gradenj, ki ustreza namenu, ki izhaja iz nalog naročnika in/ali sprejetega poslovnega oz. finančnega načrta naročnika, pri čemer morajo delavci ravnati kot dober gospodar.

2

Ponudba mora celovito predstaviti kakovost in ceno blaga, storitve ali gradnje. Naročnik se s ponudnikom lahko v primeru naročila male vrednosti tudi pogaja o vseh elementih ponudbe, kar je potrebno dokumentirati z uradnim zaznamkom, ki je sestavni del celotne dokumentacije.

11. člen Vsak ponudnik, ki je sodeloval v postopku javnega naročila male vrednosti ima, skladno z Zakonom o reviziji postopka javnega naročanja, pravico vložiti zahtevo za revizijo postopka če meni, da postopek ni bil izveden v skladu z določili ZJN-1-UPB1.

12. člen Pogodba med naročnikom in izbranim ponudnikom je sklenjena pod odložnim pogojem, da ni vložen revizijski zahtevek v roku, oz. da je v roku vložen revizijski zahtevek zavrnjen oz. neuspešen.

13. člen Naročnik lahko v povabilu k oddaji ponudbe določi, da mora pred sklenitvijo pogodbe izbrani ponudnik predložiti ustrezno zavarovanje izvedbe pravnega posla. Originalen dokument s pogodbo (menica z ustrezno menično izjavo, bančna ali druga garancija, ipd.) hrani naročnik.

14. člen Za odpravo napak v garancijskem roku mora naročnik po presoji, glede na vrednost in obseg javnega naročila, ob sklenitvi pogodbe zahtevati ustrezen dokument zavarovanja. Za odpravo napak v garancijskem roku pri naročilih male vrednosti gradenj mora naročnik, ob sklenitvi pogodbe, zahtevati ustrezen dokument zavarovanja. Naročanje blaga in storitev do 1.000.000,00 SIT ter gradenj do 2.000.000,00 SIT

15. člen Pri nabavah do vrednosti 2% od ocenjene vrednosti, od katere je potrebno izvajati javna naročila (v skladu z veljavnim Zakonom o izvrševanju proračuna RS, to je 200.000,00 SIT za blago in storitve oz. 400.000,00 SIT za gradnje), lahko naročnik na podlagi poznavanja trga in preteklih dobav brez posebnega dokumentiranja preveri cene na trgu in izbere najugodnejšega ponudnika, naročilo pa praviloma na podlagi predloga in zaporedne številke javnega naročila odda z naročilnico ali z drugim inštrumentom negotovinskega plačevanja.

16. člen Naročilnice ali inštrument negotovinskega plačevanja je možno uporabljati za nabave blaga, storitev in gradenj do vrednosti 1.000.000,00 SIT oz. 2.000.000,00 SIT. Naročilnice bo naročnik uporabljal izključno za naročanje blaga, storitev in gradenj manjše vrednosti.

17. člen Naročnik naroča blago z naročilnico v primerih, kjer je pričakovati, da vodenje postopka ne bi bilo gospodarno in ni možno pričakovati prihranka sredstev, ki bo večji od stroškov postopka. Naročilnico je potrebno uporabiti vedno, kadar gre za nakup blaga na podlagi nakupnega naloga.

3

Zlasti je možno uporabljati naročilnico ali inštrument negotovinskega plačevanja za naslednje vrste nabave blaga: darila za poslovne namene, knjige, strokovno literaturo, časopise in revije, blago sezonskega značaja, drugo blago, ki ga ni možno predvideti in ga naročnik potrebuje le občasno. Z inštrumentom negotovinskega plačevanja ali naročilnico se nabavljajo zlasti naslednje storitve: občasne tiskarske oz. razmnoževalne storitve, občasne storitve vzdrževanja in popravil, servisne storitve, gostinske storitve, hotelske storitve, izobraževalne storitve, oglaševalske storitve, občasne storitve čiščenja, storitve zapriseženih sodnih cenilcev različnih strok, svetovalne storitve in druge storitve, ki jih ni možno vnaprej predvideti. V teh primerih naročnik ne vodi posebnega postopka preverjanja cen po določilih tega navodila, lahko pa cene preverja po telefonu, preko spletnih strani, osebno ali na drug način. Preverjanje cen, če je to, glede na naravo naročila smiselno, dokumentira v poročilu o izvedbi naročila male vrednosti, oz. na svojem izvodu naročilnice. Če so vrednosti naročil manjše od 2% vrednosti, določene v Zakonu o izvrševanju proračuna, naročnik preverjanje cen in izbor končnega ponudnika dokumentira v predlogu oz. na svojem izvodu naročilnice. Če pa so vrednosti nad 2% in do 10% vrednosti, določene v Zakonu o izvrševanju proračuna, oz. do vrednosti 1 mio SIT za blago in storitve in 2 mio SIT za gradnje, pa naročnik preverjanje cen in izbiro končnega ponudnika dokumentira v poročilu o izvedbi naročila male vrednosti

18. člen Naročilnica vsebuje naslednje elemente:

- naziv in naslov naročnika; - identifikacijska številka za DDV naročnika; - datum in zaporedno številko; - naziv in naslov dobavitelja oz. izvajalca storitve; - vrsto blaga oz. storitve; - količino blaga oz. storitve; - mersko enoto; - ceno, če je ta znana; - plačilni rok; - podpis naročnika.

19. člen Pooblaščena oseba naročnika glede na poznavanje trga oceni, kateremu ponudniku se bo posredovala naročilnica. Pri oceni upošteva cene, kakovost blaga ali storitve, rok dobave in izvedbe ter rok in način plačila.

20. člen Naročilnica se izda v treh izvodih tako, da dva izvoda prejme dobavitelj, en izvod pa ostaneta naročniku. Naročnik dobavitelja opozori, da mora en izvod naročilnice pripeti k računu. Naročanje blaga, storitev ali gradenj nad vrednostjo 1.000.000,00 SIT za blago in storitve in nad vrednostjo 2.000.000,00 SIT za gradnje do vrednosti javnega naročila male vrednosti

21. člen Postopek oddaje javnega naročila v vrednosti nad 1.000.000,00 SIT za blago in storitve in v vrednosti nad 2.000.000,00 SIT za gradnje se začne s pisnim predlogom za izvedbo javnega naročila male vrednosti, ki ga

4

izdela služba za katero je potrebno izvesti javno naročilo. Pisnemu predlogu sledi pisni sklep o začetku postopka javnega naročila male vrednosti z imenovanjem komisije. Sklep mora vsebovati najmanj naslednje elemente:

- zaporedno številko javnega naročila za tekoče leto; - predmet javnega naročila; - ocenjena vrednost javnega naročila brez in z davkom na dodano vrednost; - okvirni datum, do katerega bo javno naročilo oddano; - opredelitev postavke za plačilo v poslovnem načrtu družbe, z navedbo skupnega obsega

načrtovanih sredstev in razpoložljivih sredstev ter še razpoložljivih sredstev po izvedbi naročila; - določitev strokovne komisije ali pristojne osebe za izvedbo postopka oddaje javnega naročila; - določitev vodje naročila pogodbe.

22. člen

Za izvedbo postopka javnega naročila male vrednosti vodja naročila v sodelovanju s pravno službo in ostalimi sodelujočimi pripravi celotno razpisno dokumentacijo:

- povabilo k oddaji ponudbe; - ponudbo; - predračun, če je potreben; - izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 42. in 42.a člena ZJN-1-UPB1; - pogodbo.

Razpisna dokumentacija mora vsebovati najmanj naslednje podatke:

- kontaktno osebo; - zadnji rok za predložitev ponudb; - vključene ali izključene morajo biti opcije ponudb; - naslov, na katerega je potrebno poslati ponudbo; - predmet javnega naročila; - obseg in vsebino javnega naročila; - zahtevo za izdelavo izračuna ponudbene cene; - ovrednotena merila za izbor najugodnejšega ponudnika za obrazložitvijo načina porabe meril; - zahtevo za predložitev referenc ponudnika, če je ta zahteva potrebna; - opredelitev drugih pogojev, ki jih mora izpolnjevati ponudnik, da lahko sodeluje v postopku in

eventualni seznam listin, ki jih mora predložiti ponudnik kot dokazilo za priznanje ponudnikove sposobnosti.

23. člen

Rok za predložitev ponudb mora omogočiti ponudniku pripravo pravilne ponudbe in ne sme biti krajši od osmih dni. Ponudnik lahko dokazila o izpolnjevanju pogojev nadomesti s pisno izjavo, dano pod kazensko in materialno odgovornostjo, pri čemer mora izrecno navesti, da dovoljuje, da naročnik kadarkoli preveri resničnost navedenih pisnih izjav. V tem primeru se od ponudnika praviloma ne zahteva predložitev ustreznih dokazil. Če naročnik v roku, določenem za predložitev ponudb, spremeni ali dopolni razpisno dokumentacijo, mora spremembo nemudoma sporočiti tistim ponudnikom, ki so že prejeli razpisno dokumentacijo. Če povabljeni ponudnik pri pripravi ponudbe zahteva od naročnika dodatna pojasnila, mu jih je dolžan naročnik sporočiti. Ponudnik lahko zaprosi za dodatna pojasnila o vsebini razpisne dokumentacije le v pisni obliki in to najkasneje pet dni pred iztekom roka za oddajo ponudb. Naročnik mora vprašanja in odgovore nanje posredovati vsem ponudnikom v vednost najpozneje tri dni pred iztekom roka za oddajo ponudb.

5

24. člen Po pregledu, ocenitvi ponudb in izboru ponudnika pripravi vodja naročila poročilo o skladnosti ponudb v skladu z 35. členom tega Navodila in ga po odobritvi pooblaščene osebe predloži pravni službi, kjer komisija za izvedbo naročila pripravi končno poročilo o izbiri. Obvestilo o izboru mora naročnik posredovati ponudnikom s priporočeno pošto s povratnico. Naročnik ne daje obrazloženih obvestil o oddaji posameznega naročila. Ponudniki, ki so oddali ponudbo, lahko skladno z načelom transparentnosti vpogledajo v dokumentacijo o izvedenem naročilu, upoštevajoč določbe o zaupnosti posameznih podatkov iz ponudb.

25. člen V primeru, da naročnik pridobi samo eno pravilno ponudbo, lahko odda javno naročilo, lahko pa se s ponudnikom predhodno pogaja, kadar meni, da je mogoče na trgu dobiti cenejšo ponudbo. Naročnik lahko v primeru, ko prejme samo nepravilne ali neprimerne oz. nesprejemljive ponudbe, nadaljuje postopek tako, da se v smislu dobrega gospodarja in ob upoštevanju osnovnih načel javnega naročanja pogaja s ponudniki, ki so oddali takšne ponudbe. V primeru, da v prejeti ponudbi manjka kateri od zahtevanih dokumentov, lahko naročnik od ponudnika zahteva, da mu manjkajoči dokument posreduje v določenem roku. Kadar prejeme naročnik ponudbo z neobičajno nizko ceno, ki pri naročniku vzbudi dvom o možnosti izvedbe javnega naročila, mora naročnik od konkretnega ponudnika pisno zahtevati, da naj v določenem roku podrobno pisno obrazloži vse postavke ponudbe in po možnosti predloži ustrezna dokazila. Javnega odpiranja ponudb v tem postopku ni.

26. člen Komisija za izvedbo naročila na podlagi odobrenega poročila o skladnosti pregleda, oceni in izbere ponudnika ter sestavi poročilo o oddaji javnega naročila, ki vsebuje naslednje podatke:

- firmo in naslov naročnika; - predmet in okvirno vrednost naročila; - bistvene sestavine vseh prispelih ponudb z navedbo firme in naslova ponudnikov; - firmo in naslov uspešnega ponudnika in razlogi za izbiro njegove ponudbe; - firmo in naslov zavrnjenih ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev; - datum obvestila zavrnjenih ponudnikov.

Po izbiri ponudnika komisija za izvedbo naročila sestavi poročilo o oddaji javnega naročila. Obvestilo o oddaji javnega naročila, naročnik pošlje vsem ponudnikom, ki so predložili pisno ponudbo. Dodatne obrazložitve o razlogih za zavrnitev ponudbe se pošlje ponudniku na njegovo pisno zahtevo. Določila za posebne vrste nabav

27. člen Če naročnik pri raziskavi tržišča nedvoumno ugotovi, da lahko predmet dobavi ali naročilo izvede le en ponudnik, ali pa bi mu izvedba drugih ponudnikov ali nabava drugačnega blaga, storitve ali gradbenega dela prinesla nesorazmerne stroške ali tehnične težave, in glede na pogodbeno vrednost niso izpolnjeni pogoji za postopek s pogajanji po zakonu, ki ureja javno naročanje, naročnik, če je mogoče, pridobi ponudbo takega ponudnika, dejstvo označi v obrazcu poročilo o izvedbi male vrednosti in s takim ponudnikom sklene pogodbo. V primeru iz prvega odstavka tega člena mora služba, za potrebe katere se naročilo izvaja, pred sklenitvijo pogodbe s takšnim ponudnikom, pridobiti sklep poslovodstva naročnika s katerim poslovodstvo nedvoumno potrdi, da soglaša z ugotovitvami službe naročnika za potrebe katere se takšno naročilo izvede.

6

Naročnik lahko enak postopek uporabi tudi, ko gre za nujne nabave blaga, storitev ali gradbenih del, in bi njihova neizvedba povzročila naročniku škodo, nesorazmerne stroške, ali gre za enkratno priložnost, kjer bi kasnejša nabava pomenila nabavo po znatno višji ceni ali pod bistveno slabšimi pogoji. Ta postopek lahko naročnik uporabi tudi, če bi vodenje postopka po določbah tega pravilnika, glede na dejansko stanje očitno pomenilo negospodarno ravnanje naročnika ali v drugih podobnih primerih. Določila tega člena je mogoče uporabiti ne glede na vrednost javnega naročila male vrednosti.

28. člen Za izobraževanje in usposabljanje zaposlenih, za naročila odvetniških in svetovalnih storitev ter vseh storitev, ki se izvajajo na podlagi objavljenih tarif, se pripravi sklep o pričetku oddaje javnega naročila vendar pa zbiranje različnih ponudb ni potrebno. Kriterij za odločanje je ustreznost programa usposabljanja, doseganje referenčnega nivoja strokovnega znanja oz. znanstvene institucije, lokacija in zahtevani čas za izvedbo predmetnih storitev. Postopka ni potrebno evidentirati in izpeljati glede na vrednost, temveč od dokumentacije zadošča kopija prijavnice ali drug ustrezen dokument, naročilo pa se zabeleži na predpisanih obrazcih za potrebe statistike javnega naročanja. Naročnik se ravna po tem členu tudi v primeru nabave knjig, literature, publikacij in avtorskih zaščitenih del ter podobno. Enako se enkrat letno za potrebe statistike beležijo druga naročila male vrednosti, kot so telefonski računi, elektrika, stroški vzdrževanja, poraba goriva in drugi stroški službenih poti ipd.

29. člen Če gre za stalne nabave blaga ali storitev, pri katerih naročnik ne more v celoti določiti cene, lahko naročnik izvede pogajanja in na pogajanja povabi ponudnike, za katere meni, da so usposobljeni izvesti določene vrste storitev ali stalnih dobav blaga. Pogajanja se zlasti izvede, kadar so predmet naročila intelektualne storitve, avtorske storitve, storitve načrtovanja ali druge storitve, ki jih ni možno enoznačno opisati ali jih opredeliti po vsebini, obsegu ali časovno oz. ni možno določiti cene storitve. O pogajanjih naročnik pripravi zapisnik, v katerega se vpisujejo bistveni pogoji, ki jih nudijo ponudniki, ter izdela poročilo o izvedbi naročila male vrednosti. Po zaključku pogajanj, naročnik sklene z najugodnejšim ponudnikom, pogodbo. Način dokumentiranja postopka in hranjenja dokumentacije

30. člen

Naročnik mora evidentirati vse faze postopka oddaje javnega naročila. Vsako javno naročilo nad 1.000.000,00 SIT oz. 2.000.000,00 SIT se vodi kot samostojna zadeva, v kateri so odloženi vsi izvirniki dokumentov in uradni zaznamki. V zadevi se evidentira tudi elektronska pošta. Za urejanje dokumentacije je zadolžen vodja naročila in odgovorna oseba pravne službe. Naročnik mora hraniti dokumentacijo o postopku oddaje javnega naročila najmanj štiri leta od datuma podpisa pogodbe oz. poteka garancijskih rokov, če so ti daljši od štirih let. Pravna služba hrani dokumentacijo v prostorih pravne službe do sklenitve pogodbe o izvedbi javnega naročila, po sklenitvi pogodbe o izvedbi javnega naročila izvirnik dokumentacije pravna služba preda na hranjenje v arhiv. Način izvedbe sklenjene pogodbe in nadzor nad izvedbo sklenjenih pogodb

7

31. člen Vodja naročila je oseba, ki je odgovorna za realizacijo naročila v sodelovanju s predpostavljenim v službi oziroma v sektorju. Vodja naročila nadzoruje izpolnjevanje pogodbenih obveznosti in zbira ter shranjuje vso, z izpolnjevanjem pogodbe povezano dokumentacijo, tako, da je omogočen začetek evidentiranja posameznih dogodkov in postopkov, njihovo popolno zajemanje, obdelava ter točnost evidentiranja. Vodja naročila mora pristojnim službam na njihovo zahtevo ali za potrebe izvajanja postopkov, predložiti dokumente in podatke, ki jih potrebujejo za izvedbo. POSTOPEK PRI ODDAJI JAVNIH NAROČIL

32. člen Delavci naročnika morajo upoštevati v tem poglavju opisana ravnanja in postopke pri oddaji naročil male vrednosti in pri oddaji javnih naročil, tako po odprtem postopku, kot po omejenem postopku, vse v skladu z Zakonom o javnih naročilih.

33. člen Za oblikovanje predmeta naročila, njegovo ocenjeno vrednost, pripravo razpisne dokumentacije ter za določitev – izbor možnih ponudnikov pri naročilu male vrednosti, je odgovoren vodja naročila in vodja organizacijske enote. Vodja naročila izpolni priloženi obrazec predlog za izvedbo javnega naročila male vrednosti (obrazec 1).Vodja naročila izpolni obrazec glede na vrednost naročila, upoštevaje določbo 2. člena teh navodil. S strani vodje naročila podpisan predlog za izvedbo javnega naročila posreduje vodja naročila pooblaščeni osebi v odobritev. V kolikor pooblaščena oseba izvedbo javnega naročila odobri, podpiše kot odredbodajalec predlog za izvedbo javnega naročila in ga vrne vodji naročila. Vodja naročila posreduje odobreni predlog za izvedbo javnega naročila pravni službi.

34. člen Pravna služba vodi delovodnik javnih naročil in delovodnik javnih naročil male vrednosti. Oba delovodnika vsebujeta vse potrebne podatke o javnih naročilih in podatke, ki jih mora naročnik poročati pristojnim upravnim organom v zvezi z izvedbo javnih naročil. Pravna služba zavede začetek postopka javnega naročila v delovodnik javnih naročil ali v delovodnik javnih naročil male vrednosti. Javna naročila se zavedejo po vrstnem redu dospetja in glede na vrednost javnega naročila (javno naročilo po odprtem ali omejenem postopku in javno naročilo male vrednosti). Pravna služba izpolni sklep o začetku postopka javnega naročila male vrednosti (obrazec 2) in ga opremi s številko javnega naročila iz delovodnika. Sklep o začetku postopka javnega naročila posreduje vodji naročila v originalu. Vodja naročila pripravi celotno razpisno dokumentacijo javnega naročila oz. izpolni obrazec povabilo k oddaji ponudbe (obrazec 3). Po odobritvi naročila male vrednosti s strani pooblaščene osebe, vodja naročila posreduje povabilo k oddaji ponudbe z ustrezno dokumentacijo, izbranim ponudnikom. Vodja naročila tako oblikovano razpisno dokumentacijo posreduje v pregled pravni službi. Pravna služba pregleda razpisno dokumentacijo in posreduje na predlagano razpisno dokumentacijo vodji naročila pripombe. Vodja naročila pripravi na podlagi pripomb pravne službe čistopis razpisne dokumentacije in jo posreduje v podpis, po predhodni parafi pravne službe pooblaščeni osebi.

8

35. člen Vodja naročila naslednji delovni dan po poteku roka za oddajo ponudb, obvesti pravno službo o številu ponudb, ki jih je prejel do poteka roka za oddajo ponudb. Pravna služba skliče komisijo za izvedbo javnega naročila. Komisija za izvedbo javnega naročila se praviloma sestane v roku sedmih dni po poteku roka za oddajo ponudb. Komisija za izvedbo javnega naročila odpre prijave za priznanje sposobnosti oz. ponudbe na seji. O odpiranju ponudb se vodi zapisnik. Komisija za izvedbo javnega naročila podpiše zapisnik in izroči celotno dokumentacijo ponudnikov, ki so oddali ponudbe, vodji naročila. Vodja naročila na podlagi predloženih ponudb in zapisnika komisije za izvedbo javnega naročila pripravi poročilo o skladnosti ponudb z razpisno dokumentacijo. Poročilo mora obvezno vsebovati pregled meril in točkovanje meril, v kolikor je to točkovanje obvezno skladno z razpisno dokumentacijo. Vodja naročila posreduje poročilo pooblaščeni osebi v odobritev. Odobreno poročilo posreduje vodja naročila pravni službi. Pravna služba skliče sestanek komisije za izvedbo javnega naročila in komisiji za izvedbo javnega naročila predloži poročilo vodje naročila. Komisija za izvedbo javnega naročila na podlagi tako predloženega poročila odloči o zaključku javnega naročila. Ta komisija o svoji odločitvi obvesti vodja naročila, ki o izbiri ponudnikov obvesti ponudnike.

36. člen Vodja naročila v sodelovanju s pravno službo pripravi čistopis pogodbe in jo skupaj z originalom celotne razpisne dokumentacije predloži v paraf pravni službi in finančni službi ter za tem v podpis odgovorni osebi. Podpisane izvode pogodbe posreduje vodja naročila v podpis izbranemu ponudniku. Ko vodja naročila prejme podpisane izvode pogodbe s strani izbranega ponudnika, posreduje original celotnega spisa vključno s podpisano pogodbo pravni službi. Pravna služba spis predmetnega javnega naročila uredi, zaključi predmetno javno naročilo v delovodniku in posreduje celoten spis v arhiv, kjer se hrani predpisano obdobje. En izvod originala pogodbe vodja naročila zadrži za potrebe izvedbe javnega naročila. Vodja naročila kopijo izvoda pogodbe posreduje računovodski službi. Pooblastila

37. člen Za oblikovanje predmeta naročila in njegove ocenjene vrednosti, za pripravo dokumentacije za zbiranje ponudb, zbiranje ponudb in preverjanje cene ter kvalitete in izbiro postopka je odgovoren vodja naročila in šef službe. Nadzor nad izvedbo naročil sklenjenih na podlagi 125. člena Zakona o javnih naročilih nadzoruje šef službe, ki je tudi odgovoren za realizacijo pogodbe v skladu z določbami Obligacijskega zakonika. V primerih, če je za to vrsto naročila to primerno, se v postopek lahko vključi tudi ustrezne strokovnjake drugih služb. V vseh primerih se v postopek mora vključiti sodelavca iz pravne službe, ki je odgovoren za pravilnost postopka o izvedbi naročila male vrednosti.

38. člen Za naročanje blaga, storitev ali gradnje se uporabljata naročilnica, drug inštrument negotovinskega plačila ali pogodba, ki morata biti podpisani pred naročilom. Za naročanje storitev ali gradnje večjih vrednosti se praviloma uporablja pogodba. Naročilnico oz. pogodbo podpiše in izda pooblaščena oseba:

- šef službe do tolarske protivrednosti npr. 10.000 EUR - direktor družbe v višini tolarske protivrednosti nad npr. 10.000 EUR.

Preračun vrednosti iz EUR v SIT se izvrši po srednjem tečaju Banke Slovenije na dan izdaje naročilnice.

9

Naročilnico sme izdati: - tajništvo poslovodstva, - tajništva samostojnih služb, - vodja oddelka nabave in skladišča.

Komisija za izvedbo naročila

39. člen Komisija za izvedbo naročila je organ, ki vodi postopek javnega naročila ali javnega naročila male vrednosti in je posebej odgovorna za pravilnost vodenja postopka. Komisijo za izvedbo javnega naročila sestavljajo praviloma štirje člani, od katerih mora biti vsaj en predstavnik pravne službe. Komisija za izvedbo javnega naročila odloča na sejah, na katerih lahko sprejme odločitev, če so na seji prisotni najmanj trije člani te komisije. Komisija za izvedbo naročila o svojem delu vodi zapisnike, ter po zaključku vsakega javnega naročila sestavi poročilo o izvedbi javnega naročila. Komisijo za izvedbo naročila vodi predsednik.

40. člen Predsednik komisije za izvedbo naročila je praviloma predstavnik pravne službe. V komisijo za izvedbo naročila se imenujejo člani izmed delavcev družbe. Listo članov komisije lahko določi poslovodstvo družbe. V kolikor je določena lista članov komisije za izvedbo naročila se v to komisijo imenujejo člani iz te liste. V komisiji za izvedbo naročila ne sme sodelovati vodja naročila, ki mora za to komisijo pripravljati vsa gradiva in druge potrebne materiale za kvalitetno in pravočasno izvedbo javnega naročila. KONČNE DOLOČBE

41. člen Sestavni del tega Navodila so obrazci od 1 do 8.

42. člen Ta Navodila stopijo v veljavo _______________________. Kraj in datum: ___________________________________ . Podpis odgovorne osebe: ___________________________.

10

Obrazec 1

PREDLOG ZA IZVEDBO JAVNEGA NAROČILA MALE VREDNOSTI

1. Predmet naročila: 2. Obrazložitev predmeta naročila (namen in vsebina naročila): Ocenjena vrednost naročila v SIT (brez DDV):

3. Postavka v poslovnem oz. finančnem načrtu družbe ______________________ v vrednosti

___________________ SIT - razpoložljiva sredstva v poslovnem letu: - vrednost javnega naročila: - še razpoložljiva sredstva po izvedbi tega naročila:

4. Odgovorna oseba za izvedbo naročila – vodja naročila: 5. Izvajalci oz. dobavitelji, ki se jih naj predvidoma povabi k oddaji ponudbe:

Polni naziv firme naslov kontaktna oseba - - -

6. V razpisni dokumentaciji naj se upoštevajo naslednji ekonomsko-finančni, tehnični in kadrovski pogoji: - - -

7. Pri izbiri ponudb se bodo upoštevala naslednja merila:

Opis merila št.točk - - -

8. Okvirni datum, do katerega naj bo javno naročilo oddano: Predlagatelj: Odobravam: Odgovorna oseba

11

Obrazec 2

SKLEP O ZAČETKU POSTOPKA NAROČILA MALE VREDNOSTI Direktor izdajam naslednji

S K L E P Začne se postopek za oddajo naročila male vrednosti v zadevi naročila blaga/storitev/gradenj 1. Predmet naročila:

2. Ocenjena vrednost brez DDV (v SIT): 3. Okvirni datum, do katerega bo javno naročilo oddano: 4. Postavka v poslovnem oz. finančnem načrtu družbe _____________________ v vrednosti

________________ SIT - razpoložljiva sredstva v poslovnem letu: - vrednost javnega naročila: - še razpoložljiva sredstva po izvedbi tega naročila:

5. Odgovorna oseba za izvedbo naročila – vodja naročila: 6. Imenujem komisijo za izvedbo naročila v sestavi:

- predsednik: - član: - član: - član:

Komisija za izvedbo naročila je pooblaščena za izvedbo celotnega postopka. Kraj in datum: Številka javnega naročila: Direktor:

12

Obrazec 3

POVABILO K ODDAJI PONUDBE Ponudnik: Predmet javnega naročila (opis): Številka javnega naročila: Vabimo vas, da na predloženih obrazcih podate ponudbo za dobavo blaga/izvedbo storitev/izvedbo gradenj, ki je predmet tega javnega naročila. Predračun izpolnite tako, da vpišete cene po enoti in jih pomnožite s količinami, ter tako dobljene vrednosti seštejete. Cena mora vsebovati vse stroške, popuste, rabate ter davek na dodano vrednost. Predračun mora biti veljaven do: Rok plačila znaša: Naročnik bo sklenil pogodbo s ponudnikom, ki bo ponudil ekonomsko-tehnično najugodnejšo ponudbo na podlagi naslednjih meril: - cena: …………………………………………… št. točk: - ekonomsko finančna merila ………………….... št. točk: - tehnična merila…………………………………. št. točk: - kadrovska merila………………….……………. št. točk: - (drugo)…………………………………………. št. točk: Ponudnik mora izpolnjevati pogoje iz 42. in 42.a člena ZJN-1-UPB1 in zakonske zahteve na področju okolja, varnosti in zdravja pri delu ter varstva pred požarom, kar izkaže s podpisanim priloženim obrazcem izjave o izpolnjevanju navedenih pogojev. Izjavo o izpolnjevanju pogojev iz 42. in 42.a člena ZJN-1-UPB1 in zakonskih zahtev na področju okolja, varnosti in zdravja pri delu ter varstva pred požarom izpolni in podpiše oseba, ki ima pooblastila za sklepanje poslov ponujene vrednosti. Naročnik bo obravnaval le ponudbe, ki bodo predložene na sedež družbe ___________________________ do ______________ v zaprti kuverti z oznako »Ponudba za ___________ - NE ODPIRAJ«. Za morebitna dodatna pojasnila je na voljo predstavnik naročnika: Ponudbena dokumentacija mora vsebovati:

- Povabilo k oddaji ponudbe, ki mora biti izpolnjeno, parafirano na vseh straneh, žigosano in podpisano (s čimer ponudnik potrjuje sprejem vseh opisanih pogojev tega javnega razpisa);

- Priloga 1: Obrazec izjave o izpolnjevanju pogojev iz 42. in 42.a člena ZJN-1-UPB1 in zakonskih zahtev

na področju okolja, varnosti in zdravja pri delu ter varstva pred požarom, ki mora biti izpolnjen, podpisan in žigosan;

- Priloga 2: Izpolnjen, parafiran, podpisan in žigosan obrazec ponudbe;

13

- Priloga 3: Izpolnjen, parafiran, podpisan in žigosan obrazec predračuna; - Priloga 4: Izpolnjen, parafiran, podpisan in žigosan vzorec pogodbe.

Ponudnik mora ponudbo in izjave predložiti na naročnikovih obrazcih ali kopijah obrazcev, ki so sestavni del tega povabila k oddaji ponudbe. Ponudbe, ki ne bodo vključevale vseh zgoraj navedenih dokumentov, oziroma ne bodo v celoti izpolnjevale vseh zahtev povabila k oddaji ponudb ter ostale razpisne dokumentacije, bodo izločene. Naročnik ne bo obravnaval prepozno prispelih ponudb. Naročnik si pridržuje pravico ne oddati javnega naročila in to brez odškodninske odgovornosti do kogarkoli. Druga določila razpisne dokumentacije so vsebovana v vzorcu pogodbe. S podpisom vzorca pogodbe ponudnik izjavlja, da se strinja z njenimi določili. Prosimo vas za oblikovanje gornje ponudbe. Kraj in datum: Pooblaščena oseba:

14

Obrazec 4

P O N U D B A 1. Predmet javnega naročila (z opisom): 2. Ponujena cena brez DDV (v SIT):

Ponujena cena z DDV (v SIT):

3. Rok izvedbe – dobave: 4. Plačilni rok: 5. Posebne ugodnosti, ki jih nudi ponudnik: 6. Podatki o ponudniku:

firma oz. ime: zakoniti zastopnik: matična številka: davčna številka: identifikacijska številka za DDV: naslov: številka telefona številka telefaksa: E-mail: kontaktna oseba: odgovorna oseba za podpis pogodbe:

Kraj in datum: Žig in podpis odgovorne osebe:

15

Obrazec 5

P R E D R A Č U N SKUPINA BLAGA/STORITVE/GRADNJE ………………………………………………... OKVIRNA VREDNOST ………………………………… NABAVA OPIS MERA KOLIČINA CENA VREDNOST SKUPAJ brez DDV SKUPAJ z DDV Ponudnik mora ponuditi vse vrste blaga po predračunu. Kraj in datum: Žig in podpis odgovorne osebe:

16

Obrazec 6 PONUDNIK: PREDMET JAVNEGA NAROČILA:

IZJAVA o izpolnjevanju pogojev iz 42. in 42.a člena ZJN-1A-UPB1 in izpolnjevanju zakonskih zahtev na področju

okolja, varnosti in zdravja pri delu ter varstva pred požarom Izjavljamo, da izpolnjujemo naslednje pogoje: Zap.št. POGOJI 1. Imamo veljavno registracijo in potrebna dovoljenja pristojnih organov za opravljanje

dejavnosti. 2. Nismo v postopku prisilne poravnave, stečaju ali likvidacijskem postopku. 3. V zadnjih petih letih nam ni bila izdana pravnomočna odločba za kaznivo dejanje povezano s

poslovanjem ali pravnomočna odločba s katero bi nam bilo prepovedano opravljanje dejavnosti, ter nismo bili obsojeni ali v kazenskem postopku zaradi suma kaznivega dejanja podkupovanja.

4. Imamo poravnane davke, prispevke in druge obvezne dajatve. 5. Smo finančno in poslovno sposobni in v zadnjih 6. mesecih nismo imeli blokiranega računa. 6. Razpolagamo z zadostnimi tehničnimi zmogljivostmi. 7. Izpolnjujemo vse zakonodajne zahteve na področju okolja, varnosti in zdravja pri delu ter

varstva pred požarom. Navedeni podatki so resnični in smo jih, če bo naročnik te zahteval, pripravljeni dokazati s predložitvijo ustreznih potrdil. S podpisom izjave izjavljamo, da smo v celoti seznanjeni s pogoji in določili naročnikovega internega akta o oddaji javnih naročil male vrednosti ter se z njimi strinjamo. S podpisom izjave podpisujemo ponudbo kot celoto in izjavljamo, da se strinjamo z vsebino priloženega vzorca pogodbe. Kraj in datum: Žig in podpis odgovorne osebe:

17

Obrazec 7 __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ kot naročnik (kupec) in __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ kot dobavitelj (prodajalec) sklepata naslednjo

POGODBO O DOBAVI BLAGA

1. člen Pogodbeni stranki ugotavljata, da je naročnik v skladu s 125. členom Zakona o javnih naročilih izvedel javno naročilo za dobavo ________________________________________ in sicer za obdobje od ____________ do _____________. Dobavitelj bo v skladu s to pogodbo naročniku dobavljal blago po predračunu št. _____________ in v skladu z dogovorjenimi roki.

2. člen Ponudbena vrednost naročila znaša ___________________SIT brez DDV. Količina blaga, ki jo naročnik naroča s to pogodbo je enaka količini navedeni v predračunu ponudnika. Naročnik sme naročiti tudi manjšo količino blaga.

3. člen Kakovost proizvodov, ki jih bo dobavil dobavitelj mora ustrezati obstoječim standardom in deklaracijam, ki so označen e na embalaži izdelka.

4. člen Naročnik se obvezuje prevzeti blago v celoti na podlagi dobavnice. Količinski prevzem se opravi takoj po prevzemu, kakovostni pa v roku 8 dni od dneva količinskega prevzema blaga.

5. člen Dobavitelj bo naročniku za dobavljeno blago izstavil račun v skladu z veljavno zakonodajo. Naročnik se zavezuje dobavljeno blago plačati po računu v roku _________ dni po potrjenem prevzemu blaga na transakcijski račun prodajalca št. ________________________________.

18

6. člen Predvidena pogodbena kazen za prekoračitev roka dobave je 0,5% dnevno, skupaj največ 15% skupne pogodbene vrednosti.

7. člen Pogodbeni stranki sta soglasni, da bosta eventualna nesoglasja po tej pogodbi poskušali rešiti po mirni poti, če pa to ne bo mogoče, je pristojno stvarno sodišče v ________________.

8. člen Podpisana pogodba začne veljati po preteku roka za vložitev revizije oz. v primeru vložitve revizije po njeni zavrnitvi oz. zavrženju.

9. člen Pogodba je sestavljena v štirih enakih izvodih, od katerih prejme vsaka pogodbena stranka po dva izvoda. Kraj in datum: Prodajalec: Naročnik:

19

Obrazec 8

POROČILO O IZVEDBI NAROČILA MALE VREDNOSTI V skladu z 79. členom Zakona o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 36/04) podajamo naslednje končno poročilo o oddaji javnega naročila št. _________________________.

1. Predmet naročila:

2. Ocenjena vrednost javnega naročila brez DDV (v SIT):

3. Naročnik je povabil k oddaji ponudbe naslednje ponudnike: - - -

4. Ponudniki, ki so oddali pravilno ponudbo: - - -

5. Najugodnejša ponudba, glede na objavljena merila, je ponudba ponudnika: 6. Izbrani ponudnik je ponudil naslednje pogoje:

Cena brez DDV(v SIT): Rok plačila: Rok izdelave oz. dobave: Drugi pogoji:

7. Kratka utemeljitev izbire:

Predsednik komisije za izvedbo naročila: Kraj in datum:

20