Upload
jaden-leon
View
26
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
- PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
1
PROMOWANIE RÓŻNORODNOŚCI KULTUROWEJ I ARTYSTYCZNEJ W RAMACH EUROPEJSKIEGO
DZIEDZICTWA KULTUROWEGO PL09
w ramach Mechanizmu Finansowego EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO 2009-2014
szkolenie z zakresu wnioskowania o płatność i rozliczania projektu
MINISTERSTWO KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO
Warszawa 29.04.2014 r.
2
Zakres szkolenia
Kwalifikowalność kosztówZamówienia
Rozliczanie partnerstwaPrawa i obowiązki wynikające z umowy finansowej
Wprowadzanie zmian do budżetu Raport okresowy
3
Kwalifikowalność wydatków zgodnie z
kategoriami budżetowymi
4
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Za wydatki kwalifikowalne uznaje się wydatki, które jednocześnie: 1) są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, 2) zostały uwzględnione w Planowanym budżecie, 3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków dla projektu,4) zostały prawidłowo zaksięgowane, rzetelnie udokumentowane, możliwe do
zweryfikowania,5) nie są finansowane z innych środków pomocowych,6) są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
5
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
„Wydatki faktycznie poniesione” to znaczy rzeczywiste
• Refundacji polegają tylko faktycznie zrealizowane wydatki (zapłacone), a nie zaksięgowane koszty (zafakturowane)
• Zaliczka nie jest uznawana za wydatek rzeczywisty do czasu jej rozliczenia• Nie uznaje się za koszty kwalifikowalne kosztów szacunkowych lub domniemanych• Koszty rzeczywiste muszą wynikać z ksiąg rachunkowych lub dokumentów
podatkowych beneficjenta poniesiony w okresie realizacji projektu.
6
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Wydatek kwalifikowalny to znaczy:
• Ekonomicznie uzasadniony tzn. musi być rozsądny, zgodny z zasadami należytego zarządzania finansami i normalnego postępowania beneficjenta Może zdarzyć się tak, że Operator uzna jakiś wydatek za niekwalifikowalny pomimo, że będzie on zgodny z wytycznymi o kwalifikowalności wydatków powołując się na brak ekonomicznego uzasadnienia
• Nieodzowny do realizacji projektu tzn. musi bezpośrednio wynikać z merytorycznego zakresu projektu
• Ujęty w księgach według zasad rachunkowości stosowanych (na co dzień) przez beneficjenta, co oznacza, że beneficjent nie powinien stosować innych zasad ewidencji na potrzeby realizacji projektu niż te, które normalnie stosuje
7
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Wydatki niekwalifikowalne w ramach Programu:
• koszt zakupu ziemi i nieruchomości;• amortyzacja i zakup środków trwałych, w tym zakup instrumentów muzycznych;• nagrody, stypendia, kary;• wkład rzeczowy, w tym wolontariat;• opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe, z wyjątkiem kosztów
związanych z rachunkami wymaganymi przez KMF, Krajowy Punkt Kontaktowy lub obowiązujące prawo oraz koszty usług finansowych nałożonych przez umowę finansową;
• podatek VAT, gdy przepisy prawa pozwalają na jego odzyskanie
8
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty osobowe:
• Dopuszczalne są wszystkie formy zatrudnienia personelu zgodne z prawem polskim,
• Beneficjent ma więc do wyboru umowę o pracę zgodną z Kodeksem Pracy, umowę zlecenie, umowę o dzieło itp. zgodnie z Kodeksem Cywilnym,
• W ramach umowy o pracę Beneficjent ma możliwość zatrudnienia pracownika nowego, Własnego – na pełen etat, część etatu, lub poprzez zwiększenie zakresu
obowiązków tzw. dodatek zadaniowy,• W przypadku oddelegowania pracownika do pracy na rzecz projektu w części etatu
konieczna jest zmiana umowy, zakresu obowiązków pracownika oraz wskazanie wymiaru czasu jaki będzie on poświęcał na projekt,
9
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty osobowe:
• W przypadku braku wskazania wymiaru czasu przeznaczonego na projekt konieczne jest prowadzenie kart czasu pracy,
• Karty czasu pracy stanowią potwierdzenie ilości godzin czy dni przeznaczonych na pracę oddelegowanego pracownika nad projektem,
• Bardzo ważne, żeby karty te były w sposób poprawny opisane tzn. zawierały : tytuł projektu, nazwę beneficjenta, kalendarz, opis wykonanych zadań oraz podpis opatrzony datą pracownika jak i osoby odbierającej pracę,
10
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty osobowe:
• Przy zatrudnianiu pracowników na mocy umów o pracę ważną kwestią jest to, że nie stosuje się w ich przypadku Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Wytycznych ws. zamówień publicznych
• Problemem związanym z rozliczeniami kosztów osobowych jest kwestia doboru odpowiedniej formy prawnej wiążącej beneficjenta z pracownikami- nie na każdy zakres prac można zawrzeć umowę o dzieło
• Należy pamiętać, że umowa o dzieło może zostać rozliczona dopiero po odebraniu przedmiotowego dzieła. W przypadku jego braku umowa taka nie zostanie uznana za zrealizowaną a co za tym idzie nie będzie podlegała rozliczeniu
11
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty osobowe:
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków:• Umowa o pracę,• Aneks do umowy/ porozumienie zmieniające,• Lista płac,• Deklaracja ZUS DRA,• Przelewy: pensji netto, do ZUS, do US i innych potrąceń wynikających z listy płac
(np. PZU)• Karta czasu pracy (jeśli dotyczy),• Kalkulacja wynagrodzeń (jeśli dotyczy),• Oświadczenie o rozliczaniu wynagrodzenia jedynie z Programu PL09
12
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty podróży służbowych/ delegacji:
• W przypadku delegacji służbowych istotnym szczegółem jest podmiotowe prawo do bycia delegowanym
• Prawo to dotyczy tylko i wyłącznie pracowników zatrudnionych w organizacji beneficjenta na mocy prawa pracy
• W przypadku zatrudniania pracowników na mocy umowy zlecenia czy umowy o dzieło warunki wyjazdów, ponoszenia w ramach nich kosztów powinny zostać zapisane w warunkach zawartej umowy
• Jest to bardzo częsty błąd beneficjentów, którzy przedstawiają do refundacji rozliczone delegacje wraz z wypłaconymi dietami pracowników zatrudnionych na mocy innych umów niż umowa o pracę, który skutkuje odmową refundacji poniesionych kosztów
13
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty transportu:
• Refundacji podlegają zarówno bilety komunikacji miejskie, międzymiastowej (autobus, pociąg) jak i międzynarodowej (samolot, prom)
• W stosunku do biletów kolejowych i samolotowych refundacja dotyczy wydatków na podróż druga klasą
• W celu potwierdzenia poniesienia wydatku konieczne jest załączenie do dokumentacji dowodu poniesienia danego kosztu, czyli np. biletu
• W celu rozliczenia wynajmu środka transportu konieczna jest umowa o świadczenie usługi, faktura oraz dowód zapłaty
14
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty transportu:
• Warto zwrócić uwagę, że instytucje nadzorujące wdrażanie projektów bardzo często proszą o przedstawienie tzw. badania rynku w celu poświadczenia, że wydatek został poniesiony zgodnie z zasadami konkurencyjności, gospodarności i racjonalności Dlatego warto zawsze, w przypadku zamawiania usług przeprowadzić badanie rynku poprzez np.: zapytania mailowego do trzech wykonawców lub porównania ofert odstępnych w Internecie
15
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty transportu:
• W przypadku rozliczenia samochodu prywatnego do użytku służbowego nie może on zostać rozliczony na podstawie faktur za paliwo
• Jest to najczęściej popełniany błąd przez jednostki spoza sektora finansów publicznych
• W celu poprawnego rozliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych kierownik jednostki powinien zawrzeć z właścicielem samochodu (pracownikiem) umowę użyczenia samochodu prywatnego
• Kwalifikowalność kosztów transportu samochodem prywatnym jest uwarunkowana rachunkiem ekonomicznym
16
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty transportu:
• Umowa ta jest rozliczana na podstawie tzw. kilometrówki czyli ewidencji przejechanych kilometrów pomnożonych przez wskaźnik wskazany w Rozporządzeniu Ministra Transportu z dnia 31 stycznia 2008r.
• Ogólne zasady wykorzystywania samochodów prywatny w celach służbowych reguluje Rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998r. (Dz. U.Nr. 41 poz. 239)
• Koszty samochodów służbowych Beneficjenta należy rozliczyć na podstawie faktur za zakupione paliwo + Karta Drogowa + wyliczenie średniej ilości spalanego paliwa przez dany samochód
17
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty zakwaterowania i wyżywienia:
• Koszty te rozliczamy na podstawie zawartych umów o świadczenie usług, faktur oraz dowodów zapłaty
• Tak jak w przypadku kosztów transportu w przypadku wydatkowania środków poniżej progu ustawowego (Ustawa Prawo Zamówień Publicznych) poniżej 30 000 euro netto, konieczne jest zastosowanie Wytycznych MRR
• W przypadku, gdy projekt polega na organizacji cyklu spotkań należy sprawdzić kwoty przeznaczone w budżecie na zakwaterowanie czy wyżywienie nie przekraczają ustawowych progów
18
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty podróży służbowych/ delegacji, transportu, zakwaterowania i wyżywienia:
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków:• wniosek/ polecenie wyjazdu służbowego,• rozliczenie delegacji,• bilety (lotnicze, kolejowe itp.) • faktury za nocleg, transport, wyżywienie wraz z potwierdzeniem zapłaty• sprawozdanie z wyjazdu zagranicznego,• agenda spotkania (ważne-kwestia zapewnionego wyżywienia-potrącenia)• dowód wypłacenia zaliczki na delegację oraz jej rozliczenia/ dowód zwrotu kosztów
poniesionych w czasie delegacji
19
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty biurowe, sprzęt:
• W przypadku tych kosztów należy pamiętać o stosowaniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych i Wytycznych MRR w tym zakresie oraz o poprawnym szacowaniu zamówienia, czyli sumowaniu kwot w danej pozycji w okresie trwania projektu a nie w perspektywie roku kalendarzowego
• Ważne, aby na etapie przygotowywania wniosku aplikacyjnego nie zapomnieć o żadnej pozycji dotyczącej kosztów biurowych ponieważ Operator może nie wyrazić zgody na możliwości rozszerzania budżetu o nowe pozycje w trakcie realizacji projektu
• Ważne, że sprzęt kwalifikowalny w ramach Programu to wydatek do 3500 brutto tj. wydatek nieinwestycyjny
20
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty biurowe, sprzęt :
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków:• Umowy z dostawcą lub zamówienie• Faktura/rachunek• Dowód zapłaty • Protokół odbioru
21
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty obsługi finansowej:
• Program nakłada na beneficjenta obowiązek otworzenia dwóch odrębnych rachunków bankowych dla obsługi finansowej projektu
• Koszty związane z otworzeniem takich rachunków jak i ich prowadzenie są kosztami kwalifikowanymi
• Zatrudnienia obsługi księgowej przy realizacji projektu dotyczą takie same zasady jak w przypadku zatrudniania personelu czy zamawianiu usług w ramach realizowanego projektu może to być zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, beneficjent może rozliczyć zatrudnianą do tej pory u siebie osobę na umowę o pracę w określonej części etatu za pomocą karty czasu pracy lub skorzystać z umów z zakresu prawa cywilnego
22
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty pośrednie:
• Są one rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków• Ich poziom jest określany w umowie finansowej• Warunkiem ich rozliczenia przez Beneficjenta jest posiadanie systemu księgowości
analitycznej oraz przedstawienie uzasadnionej metody kalkulacji
23
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków:
Koszty wynagrodzeń artystów i specjalistów:
• Wyłanianie artystów w trybie art.67ust 1 „wolna ręka” wiąże się ze spełnieniem konkretnych przesłanek:c) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej
• Przesłanka ta nie zostaje spełniona w przypadku reprezentowaniaartysty przez więcej niż jedną agencję
• Każde postępowanie wymaga udokumentowania- tak jest też w przypadku trybu tzw. „wolnej ręki”, w którym trzeba pamiętać o etapie negocjacji
24
Zamówienia publiczneponiżej progu ustawowego
ZGODNIE Z WYTYCZNYMIE MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO W ZAKRESIE
UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ W RAMACH MECHANIZMU FINANSOWEGO EOG 2009-2014 ORAZ NORWESKIEGO MECHANIZMU FINASOWEGO 2009-2014,
DO KTÓRYCH NIE MA ZASTOSOWANIA USTAWA Z DNIA 29 STYCZNIA 2004R.-PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
25
Zamówienia publiczne:
• Wytyczne dotyczą wszystkich, którzy nie są zobowiązani do stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tysięcy euro
• Usługi i dostawy są sumowane w ramach danego projektu realizowanego przez Beneficjenta biorąc pod uwagę łączne spełnienie kryteriów:a) Tożsamości przedmiotowej zamówienia b) Tożsamości czasowej zamówieniac) Tożsamości podmiotowej zamówienia (możliwość wykonania zamówienia przez
jednego wykonawcę)
26
Zamówienia publiczne:
Zamówienie pomiędzy 3500 PLN a 14 tys. euro• upublicznienie zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej lub wysłania
zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców• zapytanie powinno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert,
termin składania ofert • zapytanie można wysłać w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem, w
przypadku powszechnej dostępności zamówienia, o ustalonych standardach jakościowych, przy jedynym kryterium-cena-możliwe jest uzyskanie informacji o ofercie wykonawcy telefonicznie, poprzez stronę internetową wykonawcy lub bezpośredni kontakt z wykonawcą
• w przypadku jednego potencjalnego wykonawcy beneficjent negocjuje warunki umowy z wykonawcą
27
Zamówienia publiczne:
Zamówienie powyżej 14 tys. euro dla podmiotów nie objętych ustawą PZP• upublicznienie zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej, w przypadku
braku strony, na stronach internetowych przeznaczonych do zamieszczania ogłoszeń albo prasie ogólnopolskiej lub lokalnej w zależności od znaczenia zamówienia
• zapytanie powinno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, termin składania ofert-nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia
• w przypadku powszechnej dostępności zamówienia, o ustalonych standardach jakościowych, przy jedynym kryterium-cena-możliwe jest wysłanie zapytania w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem, do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców bez konieczności upubliczniania na stronie internetowej lub prasie
28
Zamówienia publiczne:
Zamówienie powyżej 14 tys. euro dla podmiotów nie objętych ustawą PZP• W przypadku jednego potencjalnego wykonawcy beneficjent negocjuje warunki
umowy z wykonawcą• Beneficjent wysyła informację o wyniku postępowania do każdego wykonawcy,
który złożył ofertę lub zamieszcza wyniki postępowania na stronie internetowej, na której wywiesił zapytanie lub publikuje w prasie, w której drukował zapytanie ofertowe
• W przypadku gdy beneficjent nie otrzymał dwóch ważnych ofert, należy jeden raz powtórzyć procedurę
• Jeżeli w przypadku powtórzenia procedury nie otrzymał dwóch ważnych ofert, można zawrzeć umowę z wykonawcą, który jako jedyny złożył ofertę lub po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą
29
Zamówienia publiczne:
Zamówienie nie objętych ustawą PZP – udokumentowanie procedury• Beneficjent ma obowiązek udokumentowania procedury udzielenia zamówienia
poprzez sporządzenie notatki• Notatka powinna zawierać co najmniej:
a) informację o sposobie upublicznienia zapytania lub informację do jakich co najmniej trzech podmiotów wysłał zapytanie lub informację o tym, że na rynku nie jest znanych trzech potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem,
b) wykaz ofert, które wpłynęły,c) wykazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem,d) datę sporządzenia notatki i podpis,e) załączniki: potwierdzenie publikacji, złożone oferty lub wydruk ze strony
wykonawcy, oświadczenie zgodnie ze wzorem w załączniku nr 1
30
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie
31
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
• Najważniejsze aby pamiętać, że partnerstwo to wspólne działanie na rzecz osiągnięcia celu określonego w projekcie
• Taka definicja uniemożliwia zlecanie partnerowi wykonywanie usług lub prowadzenie pomiędzy partnerami zwykłej wymiany handlowej zakończonej wystawieniem faktury lub rachunku
• Beneficjent rozlicza się z całości kosztów projektu, zarówno z kosztów własnych jak i kosztów ponoszonych przez Partnera
• Stosunki między partnerem a beneficjentem określone są w umowach partnerskich• Partner może otrzymać zwrot kosztów udziału w projekcie. Obowiązują go
wówczas takie same zasady jak beneficjenta• Informacja o wyborze sposobu rozliczania się jaki będzie obowiązywał w trakcie
realizacji projektu pomiędzy Beneficjentem a partnerem powinna znaleźć się w umowie partnerskiej
32
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Rozliczenie na podstawie kopii dokumentów finansowych i dowodów zapłaty• Przy wyborze takiej opcji – Partnera z Państw-Darczyńców obowiązują takie same
zasady dotyczące rozliczania wydatków finansowych jak polskiego Beneficjenta
33
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej• Partner w celu uzyskania zwrotu poniesionych wydatków wystawia notę
obciążeniową Beneficjentowi • Partner do noty załącza dokumenty takie same jak Beneficjent rozliczający się z
Operatorem czyli np. rozliczoną delegację swojego pracownika, fakturę za bilet lotniczy i nocleg itp. wraz z potwierdzeniem zapłaty oraz zestawienie tabelaryczne wskazujące jakie poszczególne koszty składają się na kwotę widniejącą na nocie obciążeniowej
• Beneficjent po zweryfikowaniu poprawności i kompletności przedłożonych dokumentów na podstawie powyższej noty obciążeniowej wypłaca Partnerowi wnioskowaną kwotę
34
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej• Beneficjent dokonuje na przekazanych dokumentach pełnego opisu i przedstawia
Operatorowi: kopię noty obciążeniowej, tłumaczenie not, zestawienie wydatków (tabelarycznie), uwzględniając poniższe informacje lp. wydatku; nr ewidencji księgowej Partnera; nr i rodzaj dowodu finansowego; nazwa wydatku; nr i nazwa pozycji budżetowej z planowanego budżetu, z którym powiązany jest
wydatek (nie dotyczy wydatków poniesionych na nawiązywanie partnerstw w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej);
wartość wydatku w walucie, w której został poniesiony wartość wydatku w PLN
35
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej• Na końcu przetłumaczonej noty obciążeniowej należy przedstawić sumę
poniesionych wydatków• Zestawienie wydatków musi mieć formę umożliwiającą porównanie danych z
informacjami zawartymi w raporcie. Przy takim przygotowaniu dokumentów Beneficjent nie przedstawia Operatorowi kopii dokumentów potwierdzających wydatki Partnera. Jednakże należy pamiętać, że Beneficjent ponosi odpowiedzialność za formalno-rachunkowe rozliczenie Partnera
36
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Rozliczenie na podstawie raportu niezależnego biegłego rewidenta• Innym sposobem rozliczenia wydatków poniesionych w tracie realizacji projektu
przez partnera jest raport niezależnego biegłego rewidenta potwierdzający, że zgłoszone wydatki zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa krajowego i praktykami rachunkowości kraju Partnera,
• Warto zwrócić uwagę, iż powyżej przedstawiony sposób rozliczania się jest bardzo kosztowny, a wydatek z nim związany jest kwalifikowalny o ile został wpisany do Planowanego budżetu
37
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Rozliczenie na podstawie raportu niezależnego biegłego rewidenta• Powyższy raport powinien zawierać następujące kluczowe informacje:
wstęp odnoszący się do okresu, którego raport dotyczy oraz zasad raportowania, które zostały wykorzystane do sporządzenia dokumentu
potwierdzenie, że audyt został przeprowadzony zgodnie z prawem, wytycznymi i dobrymi praktykami rachunkowości;
opis elementów, które zostały objęte raportem oraz zastosowanych standardów raportu audytowego;
uwagi dot. wypełnienia przez organizację zobowiązań w celu zapewnienia, że informacje związane z księgowością zostały należycie udokumentowane;
informacje na temat kwalifikowalności VATu (jeśli dotyczy)
38
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Wkład własny Partnera projektu• Partner projektu może wnieść również wkład własny finansowy do projektu.
Szczegóły dotyczące wniesienia wkładu własnego do projektu przez Partnera powinny zostać uregulowane w umowie partnerskiej
• Partner może przekazać na konto Beneficjenta ustaloną kwotę wnoszonego przez siebie wkładu własnego lub może ponieść wydatki na realizację projektu do wskazanej wysokości na konkretne wskazane w umowie partnerskiej pozycje kosztowe zgodne z Planowanym budżetem projektu. W takim przypadku, potwierdzenie wniesienia wkładu może zostać zawarte jako część raportu biegłego rewidenta
39
Sposób rozliczania partnerstw w projekcie:
Wkład własny Partnera projektu• W przypadku ponoszenia przez Partnera wydatków, które mają zostać uznane za
wkład własny, zobowiązany jest on do przekazania Beneficjentowi pełnej dokumentacji finansowej w celu załączenia jej do raportu przekazywanego Operatorowi przez Beneficjenta. Dokumentacja ta musi być przetłumaczona na język polski przez Beneficjenta, a kwoty poprawnie przeliczone na PLN zgodnie z polskimi przepisami prawa, np. zgodnie z ustawą o rachunkowości
40
Umowa Finansowa
41
Umowa FinansowaZasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Artykuł 1 – Ramy prawneW ramach realizacji Projektu, Beneficjent jest zobowiązany do:• Pełnego stosowania wszystkich właściwych przepisów prawa
wspólnotowego, krajowego i miejscowego (Memorandum, Regulacje, wytyczne ws. zamówień, wszelkie wytyczne w zakresie Programu);
• Podpisując umowę Beneficjent oświadcza, że znana mu jest treść ww. dokumentów;
42
Umowa FinansowaZasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Artykuł 5 – Wysokość dofinansowania i współfinansowanie• Beneficjent zobowiązuje się zapewnić płynność finansową projektu i pokrywać
wszelkie wydatki związane z realizacją projektu• Beneficjent zobowiązuje się do pokrycia ze środków własnych wszelkich
wydatków niekwalifikowalnych• Wzrost całkowitego kosztu realizacji Projektu lub wydatków kwalifikowanych
w ramach Projektu w trakcie jego realizacji, powyżej pułapu określonego w ust. 5 i 6 niniejszego artykułu nie stanowi podstawy do zwiększenia dofinansowania przez Operatora
• W przypadku zwiększenia kosztów lub wydatków realizacji Projektu, o których mowa w ust. 4-6, wynikających w szczególności z niedoszacowania kosztów Projektu w tym wzrostu cen, Beneficjent zobowiązuje się pokryć je ze środków własnych
43
Umowa FinansowaZasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Artykuł 8 – Kwalifikowalność wydatków• Wydatki poniesione przed dniem 20.12.2013 r. oraz po dniu (data zakończenia
realizacji projektu – zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym) nie są kwalifikowane• Końcowa data kwalifikowalności wydatków nie może wykraczać poza dzień
30 kwietnia 2016 r.• Dla wdrażania projektu mają zastosowanie szczegółowe zasady
kwalifikowalności wydatków określone w rozdziale 7 Regulacji
44
Umowa FinansowaZasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Artykuł 10 – System płatności• Dofinansowanie jest przekazywane w systemie zaliczkowym oraz refundacji,
przy czym o kolejną płatność okresową można wnioskować po potwierdzeniu prawidłowości rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanej wcześniej; płatność końcowa w wysokości nie mniejszej niż 20% kwoty dofinansowania
• Beneficjent jest obowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej przychodów, kosztów i wydatków realizowanego Projektu
• Beneficjent zobowiązuje się do otwarcia dwóch odrębnych rachunków bankowych na środki z MF EOG oraz z Min. KiDN
• Podstawą dokonania płatności jest złożenie i zatwierdzenie przez OP odpowiedniego raportu
45
Umowa FinansowaZasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Artykuł 10 – System płatnościDo raportu Beneficjent załącza: • kopie faktur lub innych równoważnych dokumentów, • potwierdzenie dokonania zapłaty, • kopie umów, • potwierdzenia wykonania usług/dzieł, • kopie list płac, • dzieła, • kopie not wydatków partnera wraz z listą poniesionych wydatków, • kopie raportów biegłego rewidenta zgłoszonych przez partnerów projektu.
46
Umowa FinansowaZasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Artykuł 10 – System płatnościTerminy:• Beneficjent przedkłada do Operatora raport w terminie 10 dni roboczych po
upływie okresu raportowania, (styczeń-kwiecień, maj-sierpień, wrzesień-grudzień)
• Operator w terminie 15 dni roboczych dokonuje weryfikacji i przekazuje uwagi do Beneficjenta
• Beneficjent w terminie 10 dni roboczych od otrzymania wezwania do uzupełnienia przekazuje poprawione dokumenty
47
Umowa FinansowaZasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Artykuł 13 – Kontrola i audyt• Beneficjent zobowiązuje się zapewnić kontrolę realizacji i stopnia wdrażania
Projektu w ramach swoich istniejących wewnętrznych procedur kontroli• Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie realizacji
Projektu oraz postanowień niniejszej umowy, w szczególności dotyczącej wypełniania warunków wymienionych w art. 6, przeprowadzonemu:– w przypadku kontroli - przez Operatora, KPK, KMF lub jednostkę
upoważnioną do działania w jego/ich imieniu,– w przypadku audytu - przez Instytucję Audytu, której funkcję pełni Minister
Finansów lub inną upoważnioną instytucję krajową oraz Komitet Mechanizmu Finansowego lub jednostkę upoważnioną do działania w jego/ich imieniu, a także Komisję Audytorów EFTA.
48
Umowa FinansowaZasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Artykuł 13 – Kontrola i audyt• Kontrolę i audyt przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta lub w miejscu
realizacji Projektu• Kontrole i audyt mogą być przeprowadzane przez cały okres realizacji
Projektu, przez okres obowiązywania Umowy wskazany w art. 25 ust. 1 i 2 niniejszej umowy oraz w okresie do 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu.
• Jeżeli właściwe przepisy prawa nie stanowią inaczej, Beneficjent w przypadku kontroli lub audytu jest zawiadamiany na 7 dni przed terminem ich przeprowadzenia.
49
Umowa FinansowaZasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Art. 14 – Zmiany Umowy• Wszelkie zmiany Umowy wymagają zgodnej woli stron wyrażonej na piśmie• Zmiany Projektu, które nie mają wpływu na planowany zakres rzeczowy,
wyniki, rezultaty czy cele Projektu, a skutek finansowy ogranicza się do:1) zmiany „Harmonogramu wydatkowania środków przez Wnioskodawcę”,2) kumulatywnych przesunięć kwot między kategoriami budżetowymi w wysokości do 20% całkowitych kosztów kwalifikowalnych,uważa się za dokonane, jeżeli w terminie 10 dni roboczych od dostarczenia na piśmie zmienionego „Planu budżetu projektu” wraz z uzasadnieniem Operator nie zgłosi do niego uwag
50
Umowa FinansowaZasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej:
Art. 14 – Zmiany Umowy • Przesunięcia nie mogą spowodować wzrostu kategorii „Koszty wynagrodzeń
osób obsługujących projekt” • Przesunięcia powyżej 20% całkowitych kosztów kwalifikowalnych Projektu
oraz pozostałe zmiany wymagają zgody Operatora Programu i aneksowania Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności
• Beneficjent ma obowiązek powiadomienia Operatora o zmianach wymagających jego zgody w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną zmianą
51
Raport okresowy i końcowy
52
Raport - procedury
Termin przesłania do MKiDN- 10 dni roboczych po zakończeniu trymestru
Forma przesłania – 1 egz. w języku polskim, w wersji elektronicznej i papierowej wraz z wymaganymi załącznikami.
Formularz dostępny na stronie internetowej MKiDN
Rozpatrzenie przez MKiDN- 15 dni roboczych od otrzymania wersji papierowej
Wezwanie do uzupełnień- elektronicznie lub drogą pocztową
Czas na uzupełnienia- nie dłużej niż 10 dni roboczych liczonych od następnego dnia roboczego po otrzymaniu wezwania
53
Raport – struktura
Informacje o projekcie:Zgodnie z danymi podanymi w we wniosku aplikacyjnym oraz umowie finansowej
Część merytoryczna:Zgodnie z informacjami przekazanymi przez przedstawicieli DFE
54
Raport – struktura
Część Finansowa:
Tabela nr 1-dane powinny być zgodne z wnioskiem aplikacyjnym oraz umową finansową
Tabela nr 2 – dane powinny być zgodne ze stanem rzeczywistym na dzień sporządzania raportu okresowego
Ważne: kolejna transza powinna być zgodna z kwotą wskazaną w części 8 Raportu pt.: „Aktualny harmonogram wydatkowania środków przez Wnioskodawcę w PLN”
55
Zestawienie rzeczywiście poniesionych wydatków w podziale na źródła finansowania w PLN
Podajemy:
- kwoty z poprzednich okresów rozliczeniowych łącznie-kwoty wydatków rozliczanych w obecnym okresie-wydatki łącznie
Wskazanie sposobu wydatkowania przychodów
Raport – struktura
56
Zestawienie dokumentów potwierdzających wydatki Podajemy:
- numer ewidencji księgowej,-nazwę dokumentu (f-ra/rachunek) i nr dokumentu,-łączną kwotę dokumentu,-kwotę wydatku kwalifikowalnego,-łączną kwotę podatku Vat,-nazwę wydatku zgodnie z budżetem,-datę wystawienia dokumentu,-sposób dokonania zapłaty (przelew, karta, gotówka),-datę dokonania zapłaty.
Raport – struktura
57
Zestawienie poniesionych wydatków względem planowanego budżetu w PLN Podajemy:
- w kolumnie „Grupy/kategorie/podkategorie/ nazwy wydatków z „Planowanego budżetu projektu”,
-kwoty zgodnie z „Planowanym budżetem”,-kwoty sumarycznie z poprzednich okresów sprawozdawczych,-kwoty z obecnego okresu sprawozdawczego,-sumę kwoty „przeszłych” i obecnie wydatkowanych,-różnicę pomiędzy „Planowanym budżetem” a sumą wszystkich dotychczasowych
wydatków,-wartość procentową wykonania budżetu w stosunku do planu.
Raport – struktura
58
Zestawienie zmian w kategoriach względem planowanego budżetu w PLN –pokazuje zmiany do 20%
Podajemy:-podajemy nazwy pozycji zgodnie z Planowanym budżetem,-podajemy kwoty z Planowanego budżetu, -podajemy kwotę przesunięć finansowych (-,+),-podajemy kwoty Planowanego budżetu po zmianach,-podajemy kwoty przesunięć w danym okresie sprawozdawczym,-podajemy powód zaistniałych zmian,-podajemy sumy zmian.
Raport – struktura
59
Aktualny harmonogram wydatkowania środków przez Wnioskodawcę w PLN
Podajemy:
- Uaktualniony harmonogram wydatkowania środków przez Beneficjenta w trakcie realizacji projektu: w trymestrach, które się zakończyły - kwoty rzeczywiście poniesionych
wydatków , w trymestrach przyszłych.
Raport – struktura
60
Raport – struktura
Podpis beneficjenta
Rzetelność informacji zawartych we wniosku potwierdza podpis osoby upoważnionej do reprezentowania beneficjenta.
Data - dzień wypełnienia przez beneficjenta wniosku o płatność.
W przypadku, kiedy wniosek będzie poprawiany jego nowa wersja powinna być podpisana po raz kolejny z odpowiednio zmienioną datą.
61
Raport – struktura
Załączniki do raportu:
• kopie dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu (w formie papierowej, poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta)
62
Raport – struktura
Forma przekazania dokumentów
Dokumenty należy dostarczyć spięte w segregatorze lub w innej formie zabezpieczającej je przed pomieszaniem, ułożone według kategorii budżetowych, zgodnie ze kolejnością podaną w zestawienia wydatków kwalifikowalnych.
63
Przykładowy opis dokumentu finansowegoPowinien być na każdej fakturze i rachunku, jeśli nie ma miejsca – tworzymy oddzielny załącznik do danej faktury/rachunku:Opis wydatku………………………………poniesiony w ramach projektu……………dofinansowanego ze środków MF EOG i Ministra KiDN w ramach umowy finansowej nr……………z dnia………..Kwota wydatku kwalifikowalnego …………….PLN w ramach dokumentu finansowego lub kwota wydatku kwalifikowalnego ……….PLN poniesiona w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatkównr pozycji w budżecie………..Poziom dofinansowania nn. dokumentu w ramach projektu wynosi…..%, z tego: MF EOG 90%, Min.KiDN 10%nr pozycji w ewidencji księgowej…………Zakup/usługa zgodny/a z art….ustawy PZP lub Wytycznymi MRR w zakresie udzielania zamówień w ramach MF EOG i NMF.
64
Przykładowy opis dokumentu finansowego
Na fakturze powinny znaleźć się również inne standardowe informacje takie jak dane dotyczące rozksięgowania kosztu, nazwisko i podpis osoby księgującej, zatwierdzającej koszty, informacja o dowodzie księgowym, płatności itd.
65
Przykładowy opis dokumentu finansowego
W części merytorycznej
Podajemy informacje, które pozwolą połączyć dany koszt z wydarzeniem projektu, np.: koszt dotyczy spotkania w dniu (podajemy daty i miejsce wydarzenia); Wyżywienie (lub inna kategoria) dla (ilu) osób; Spotkanie dotyczyło (podajemy cel spotkania).Opisując koszt transportu – informujemy jaka grupa / kto / wyjechał / dokąd, kiedy w jakim celu.
DZIĘKUJĘ BARDZO ZA UWAGĘ.
ŻYCZĘ POWODZENIA W REALIZACJI I ROZLICZANIU PROJEKTÓW
Marta Wilamek