Zarządzanie finansami NGO

Zarządzanie finansami Zarządzanie finansami NGONGO

Stabilność finansowa i rachunkowość

Projekt współfinansowany ze środków Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw

Obywatelskich

ZARZĄDZANIE FINANSAMI ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGOI RACHUNKOWOŚĆ W NGO

Wszystkie materiały i dokumenty wychodzące na zewnątrz organizacji

przekładają się na to jak jest ona postrzegana.

Sprawozdawczość finansowa to nie tylko konieczność wymagana

przepisami prawa ale również element jej wizerunku.

Rzetelne, przejrzyste sprawozdanie finansowe wiele mówi o kondycji

organizacji ale także o jakości jej pracy.


Stabilność finansowa jest jedną z zasadniczych potrzeb organizacji i wciąż stanowi duże wyzwanie.

Budowanie stabilności jest procesem – długim i trudnym, wymagającym etapu planowania i konsekwentnej

realizacji strategii zarządzania finansami.

Za budowanie stabilności finansowej odpowiada w organizacji zarządzający finansami.

Obowiązkiem takiej osoby jest zapewnienie źródeł przychodów, regularny monitoring przychodów i kosztów,

zapewnienie płynności finansowej.

W tych obszarach konieczna jest ścisła współpraca z księgowym, który powinien dostarczać dane

niezbędne do analiz finansowych – zarówno w poszczególnych projektach, jak i dla całej organizacji.

ZARZĄDZANIE FINANSAMI I ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGORACHUNKOWOŚĆ W NGO

ZADANIA OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ ZA FINANSE W ORGANIZACJI:

1.Opracowanie strategii

Jednym z elementów zarządzania finansami jest opracowanie strategii finansowania – zarówno krótkoterminowej – na rok, jak i

w dłuższej perspektywie, np. na trzy lata. Temu właśnie służy praca nad budżetem.

Chodzi o zapewnienie przychodów na pokrycie kosztów statutowych ale staranie się o dywersyfikację przychodów.

Nie uzależnienie się od jednego źródła!

2. Analiza kosztów.

Właściwa proporcja kosztów statutowych i kosztów administracyjnych.

3. Zapewnienie organizacji wolnych środków – pozaprojektowych (wkład własny, zachowanie płynności finansowej)


Źródła przepisów w zakresie rachunkowości w Polsce

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (z późn. zmianami a zwłaszcza

nowelizacją obowiązującą od 2002 r.)

(Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.)

Akty wykonawcze do ustawy

Krajowe Standardy Rachunkowości

Międzynarodowe Standardy Rachunkowości/Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości

Finansowej


Akty wykonawcze do Ustawy

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada

2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości

dla niektórych jednostek niebędących spółkami

handlowymi, nieprowadzących działalności

gospodarczej

(Dz. U. Nr. 137, poz. 1539)


KSIĘGOWOŚĆ

Wszystkie zarejestrowane stowarzyszenia i fundacje muszą prowadzić księgowość.

Księgowość w organizacji pozarządowej, to księgowość pełna, czyli prowadzona za

pomocą księgi głównej, według ustalonego planu kont.

W organizacjach pozarządowych nieprowadzących działalności gospodarczej księgowość jest prowadzona

w sposób uproszczony.

Każdego roku stowarzyszenia i fundacje powinny sporządzić sprawozdanie finansowe (składające się z

bilansu, rachunku wyników oraz informacji dodatkowej).


KSIĘGOWOŚĆ

Najkorzystniejszą formą prowadzenia księgowości jest

posługiwanie się odpowiednim programem

finansowo-księgowym (księgowość można prowadzić

również „ręcznie”, czyli za pomocą odpowiednich

dzienników i kartotek, ale jest

to bardzo pracochłonne).


KSIĘGOWOŚĆ

Komputerowy program księgowy jest narzędziem, które rejestruje, gromadzi i przetwarza

wszystkie operacje finansowe zachodzące w organizacji.

Jaki program wybrać?

Nie ma programów stworzonych specjalnie dla organizacji pozarządowych.

Programy finansowo-księgowe są uniwersalne i zgodne z ustawą o rachunkowości.

Na rynku jest dostępnych wiele programów komputerowych.

Ich ceny wahają się od kilkuset do kilku tysięcy złotych.

Program musi być legalny i bezwzględnie powinien spełniać warunki zapisane w ustawie o rachunkowości, dotyczące między

innymi bezpieczeństwa danych i braku możliwości modyfikacji zapisów po zamknięciu miesiąca.

Jako użytkownik musimy posiadać licencję na używanie programu.


KSIĘGOWOŚĆ

Jakie funkcje i możliwości powinien posiadać program komputerowy:

- możliwość rozbudowywania i modyfikacji planu kont, w tym rozwinięcia kont syntetycznych

o konta analityczne, w zakresie co najmniej dziewięciu cyfr po koncie syntetycznym

- możliwość powiązania kont księgowych z tabelą bilansu i rachunku wyników, aby móc

automatycznie generować sprawozdanie finansowe w każdym momencie

- możliwość modyfikacji pozycji tabeli bilansu i rachunku wyników, tak by dostosować je do

obowiązujących nas wzorów sprawozdań;


KSIĘGOWOŚĆ

Księgowość to nie tylko wypełnianie rubryk, zbieranie i przepisywanie

kwot z rachunków i faktur, czyli prosta rejestracja wydarzeń

finansowych.

Od tego, jakie są przyjęte zasady finansowe w danej organizacji, czyli np.

jak jest ułożony plan kont, jak są kwalifikowane wydatki programowe

i administracyjne, zależy ostateczny wynik finansowy organizacji, a

więc finansowy wskaźnik jej działalności.


KSIĘGOWOŚĆ

Przejrzysty, konsekwentny i rzetelny sposób prowadzenia ksiąg finansowych jest

jedną z najlepszych rekomendacji danej organizacji.

Dopracowany plan kont i system księgowy bardzo ułatwia rozliczanie się z

otrzymanych dotacji, pozwala na szybkie wygenerowanie potrzebnych informacji

na temat np. kosztów danego programu, kosztów administracyjnych, pomaga przy

ocenie rentowności działalności całej organizacji i usprawnia jej pracę.


KSIĘGOWOŚĆ

Na prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych szczególnie powinny zwrócić

uwagę organizacje pożytku publicznego oraz organizacje prowadzące nieodpłatną

i odpłatną działalność pożytku publicznego.

W księgach rachunkowych powinny zostać wyodrębnione:

- nieodpłatna i odpłatna działalność pożytku publicznego

po to, aby można było ustalić wysokości przychodów, kosztów i wyników każdej z

prowadzonych działalności.


KSIĘGOWOŚĆ – Przykładowy Plan Kont

500- koszty działalności statutowej nieodpłatnej

500-1 projekt A ( Urząd Miejski)

500-1-1 promocja

500-1-2- wynagrodzenia trenerów

500-1-3- katering w czasie warsztatów

500-1-4-

500-2 projekt B ( Urząd Marszałkowski)

500-2-1 - wynagrodzenia trenerów

500-2-2 - materiały programowe

500-2-3 -

510- koszty działalności statutowej odpłatnej

510-1 „Zajęcia plastyczne”

510-1-1 -wynagrodzenia prowadzących

510-1-2-

510-2 „Zajęcia terapeutyczne- porady psychologa”


KSIĘGOWOŚĆ – Przykładowy Plan Kont

520- koszty działalności statutowej odpłatnej

520-1- program BB

520-1-01- materiały biurowe

520-1-02- materiały na zajęcia plastyczne

520-1-03- wynagrodzenia trenerów prowadzących zajęcia

550- Koszty administracyjne

550-1- Zużycie materiałów i energii

550-2- Usługi obce

550-3- Podatki i opłaty

550-4- Wynagrodzenia

550-5- Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

550-6 - Amortyzacja

550-7 – Pozostałe koszty


KSIĘGOWOŚĆ

Formy współpracy organizacji ngo z księgowym:

Umowa o pracęKsięgowy to niekiedy jedyna, a często jedna z pierwszych osób formalnie zatrudnionych w organizacji.Trudno jest rekomendować lepszą formę zatrudnienia księgowego. Celem prowadzenia księgowości w organizacji jest zapewnienie całej organizacji i zarządowi

bezpieczeństwa finansowego poprzez rzetelne stosowanie obowiązujących przepisów. Silny związek księgowego z organizacją.

Umowa cywilno-prawnaKsięgowi zatrudnieni na podstawie umowy cywilno-prawnej (np. umowy o dzieło, zlecenia) zawierają

umowę okresową. Może być ona zawarta na dłuższy okres, ale może też być odnawiana comiesięcznie.

Związek formalny księgowego z organizacją jest tu znacznie słabszy, niż w przypadku umowy o pracę.Przy stanowisku księgowego, które ma wysoką rangę odpowiedzialności w organizacji, perspektywa

dłuższej stabilnej współpracy ma istotne znaczenie dla zarządzających strategią finansową.


KSIĘGOWOŚĆ

Formy współpracy organizacji ngo z księgowym:

Firma zewnętrznaDla firmy zewnętrznej zlecenie prowadzenia księgowości będzie zawsze

jednym z prowadzonych projektów, trudno oczekiwać więc od zleceniobiorcy zaangażowania w działania całej organizacji.

Z drugiej strony, firma zewnętrzna zapewnia ciągłość wykonania zlecenia, bez względu na wewnętrzne ruchy kadrowe oraz gwarantuje odpowiedni poziom kwalifikacji osób obsługujących klienta.

I, co nie jest bez znaczenia, przejmuje odpowiedzialność za rzetelność prowadzonych ksiąg.


KSIĘGOWOŚĆ Wolontariusz księgowym

Czasem w małych organizacjach, szczególnie takich, które mają niewielki budżet roczny i małą liczbę

operacji finansowych, funkcję księgowego pełnią wolontariusze. Tę formę zatrudniania księgowego charakteryzuje brak stabilnego

formalnego związku wolontariusza zorganizacją.Możliwe jest co prawda zawarcie w tej sytuacji umowy wolontariackiej ,

jednak nie może ona stanowićpodstawy prawnej do egzekwowania wykonywania zadań przez

wolontariusza. Współpraca z wolontariuszem odbywa się na podstawie wzajemnego

zaufania.


ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA JEDNOSTKI

Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, określonych ustawą (art. 4), chyba, że określone obowiązki w tym zakresie zostaną przypisane np.:

- Innym osobom za ich zgodą stwierdzoną dokumentem lub- Głównemu księgowemu, gdy powierzenie tych obowiązków

zostało dokonane iprzyjęte za zgodą na piśmie i z treści wynika odpowiedzialność

za wykonywanieobowiązków w zakresie rachunkowości


ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA JEDNOSTKI

Gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie wyznaczono osoby odpowiedzialnej, wówczas odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

W razie niewywiązywania się z obowiązków przewidzianych w ustawie tj. spowodowania zaniedbań w zakresie prowadzenia rachunkowości, osoby odpowiedzialne podlegają wysokim karom, łącznie z karą pozbawienia wolności


ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA JEDNOSTKINa przykład karze pozbawienia wolności do lat 2 lub karze

grzywny, albo obu tym karom łącznie podlega osoba, która dopuściła się do:

- Nieprowadzenia ksiąg rachunkowych- Prowadzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy i

rozporządzenia- Podawania w księgach nierzetelnych danych- Niesporządzania sprawozdania finansowego- Zawarcia w sprawozdaniu nierzetelnych danych- Sporządzenia sprawozdania finansowego niezgodnie z

przepisami rozporządzenia i ustawy



POLITYTKA RACHUNKOWOŚCI

Jednostka powinna posiadać dokumentacje opisującą przyjęte przez nią zasady

rachunkowości, które muszą uwzględniać wymagania ogólne ustawy i rozporządzenia oraz specyfikę działalności.

Polityka rachunkowości powinna być wprowadzona uchwałą zarządu lub zarządzeniem kierownika organizacji i powinna w szczególności określać (art. 10ust 1 ustawy):


* Rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze

* Jakie rodzaje działalności uznaje się w jednostce za działalność statutową a jakie będą działalnością administracyjną wspierającą działalnością statutową

* Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (wykaz ksiąg księgi głównej oraz ewidencji analitycznej)

* Zasady amortyzacji

* Metody prowadzenia ewidencji zapasów,


ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

W polityce rachunkowości należy opisać sprawy związane z archiwizacją

dokumentów księgowych (dokumentacji papierowej i danych komputerowych).

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie organizacji

lub oddziału w oryginalnej postaci.

Terminy przechowywania dokumentacji są następujące:

- księgi rachunkowe – 5 lat;

- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego

dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz

podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia

sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia

osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;


Obowiązki dla organizacji związane z podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

1. Od początku 2007 roku organizacja (pracodawca) po każdym miesiącu, w którym

dokonywała wypłaty dla zatrudnionych osób dokonuje jedynie wpłaty należnej zaliczki

na podatek dochodowy od zatrudnionych osób. Robi to do 20 dnia kolejnego

miesiąca następującego po miesiącu dokonania wypłat, jednym przelewem, za

wszystkich zatrudnionych, do właściwego dla organizacji (pracodawcy) urzędu

skarbowego.

2. Po zakończeniu roku składa za cały rok deklarację PIT-4R – do końca stycznia roku

następującego po roku podatkowym. W deklaracji umieszcza informacje o należnych

zaliczkach na podatek dochodowy za każdy miesiąc roku minionego.


Obowiązki organizacji związane z podatkiem dochodowym od osób fizycznych

3. Na koniec roku kalendarzowego dla każdej z zatrudnionych osób sporządzamy także deklarację roczną

PIT-11 czyli informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy:

Deklaracje roczne przekazujemy: jedną osobie zatrudnionej, drugą składamy do urzędu skarbowego, w

terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 39 ust. 1 ustawy o podatku

dochodowym od osób fizycznych).

Deklaracje roczne PIT-11 poza przekazaniem ich osobie zatrudnionej składane są także (inaczej niż

deklaracje PIT-4R) do urzędu skarbowego właściwego dla zatrudnionej osoby.


Obowiązki organizacji związane z podatkiem dochodowym od osób prawnych

Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych podlegają m.in. stowarzyszenia i

fundacje.

Większość działań organizacji pozarządowych mieści się w ramach wymienionych w art. 17

ust. 1 pkt 4 jako podlegających zwolnieniu (działalność naukowa, naukowo-techniczna,

oświatowa, w tym również polegająca na kształceniu studentów, kulturalna, w zakresie

kultury fizycznej i sportu, ochrony środowiska, wspierania inicjatyw społecznych na rzecz

budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz zaopatrywania wsi w wodę,

dobroczynności, ochrony zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i

społecznej inwalidów oraz kultu religijnego i dlatego są zwolnione z podatku

dochodowego. Trzeba jednak pamiętać, że cele podlegające zwolnieniu muszą wynikać

wprost ze statutu organizacji.


Obowiązki organizacji wobec ZUSObowiązki organizacji wobec ZUS

Pracodawca jest zobowiązany do dnia 15 - tego

następnego miesiąca do odprowadzenia składek ZUS

dotyczących ubezpieczeń społecznych, ubezpieczeń

zdrowotnych i

funduszu pracy za zatrudnione (ubezpieczone) osoby.


Zgłoszenie płatnika

Płatnicy składek są zobowiązani do złożenia formularza – zgłoszenie płatnika

składek w terminie 7 dni od:

daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego

uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi pierwszej osoby

daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnych i rentowych dla ubezpieczonych,

wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia albo składek

na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących


Zgłoszenie ubezpieczonego

Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi

podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych.

Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania

obowiązku ubezpieczenia (tj. od momentu zatrudnienia)


Zgłoszenie wyrejestrowania

Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych,

podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Zgłoszenie

wyrejestrowania zobowiązany jest złożyć płatnik składek w terminie 7

dni od daty zaistnienia tego faktu.

Płatnik składek, który zakończył prowadzoną przez siebie działalność lub

wygasł ostatni stosunek pracy zobowiązujący go do płacenia

składek – zobowiązany jest złożyć zgłoszenie wyrejestrowania w

terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu


Organizacja, która zatrudnia pracowników, powinna co miesiąc składać następujące

deklaracje:

DRA - deklaracja rozliczeniowa

RCA - imienne raporty o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach za każdego

pracownika

Dodatkowo, należy złożyć deklarację RSA w następujących przypadkach:

gdy ktoś z pracowników był na zwolnieniu lekarskim

gdy ktoś z pracowników korzystał z urlopu bezpłatnego

gdy ktoś z pracowników przebywa na urlopie macierzyńskim/wychowawczym

w przypadku, gdy organizacja zatrudnia pracowników na zlecenie z ubezpieczeniem zdrowotnym,

należy złożyć deklarację RZA.

Jednocześnie co miesiąc należy przekazać pracownikom, zarówno zatrudnionym na etacie, jak i na

zleceniu, gdy odprowadzana jest składka od zleceń na ubezpieczenie zdrowotne,

informację o odprowadzonych za nich składach do ZUS – w formie deklaracji RMUA

Documents

Zarządzanie finansami NGO