"Zarządzanie i organizacja czasu pracy" (materiały szkoleniowe)

MATERIAŁYSZKOLENIOWE

UCZESTNICY SZKOLENIA: Członkowie korpusu służby cywilnej

ORGANIZACJA SZKOLENIA: Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w ramach szkoleń centralnych w służbie cywilnej na rok 2008

REALIZACJA SZKOLENIA:

PROWADZENIE SZKOLENIA Trenerzy:

Piotr Kądzielski Krzysztof Sciesiński

Zarządzanie i organizacja czasu pracy

Materiały szkoleniowe: „Zarządzanie i organizacja czasu pracy”

„Cenisz Swoje Życie? Jeżeli TAK, nie marnuj czasu,bo z tej właśnie materii składa się życie”

Benjamin Franklin

Biznes Edukator Sp. z o.o.ul. Jadźwingów 14, 02-692 Warszawa, tel/fax. 22 649 15 83, www.biznesedukator.pl

2

http://www.biznesedukator.pl/


Spis treści

Kształtowanie właściwej postawy wobec czasu...........................................................5Krok 1 – odrzucenie polskiej „nakładki”...............................................................................6Krok 2 – Identyfikacja destrukcyjnych strategii działania.....................................................7Krok 3 – bądź konsekwentny .............................................................................................9Krok 4 – Odkryj, co Cię motywuje ......................................................................................9

Na dobry początek dnia ...............................................................................................11

Metodologia zarządzania czasem ..............................................................................13Wyznaczanie celów .........................................................................................................14Metodologia planowania....................................................................................................16

Zasada Pareto...............................................................................................................18Zasady planowania czasu ...........................................................................................19Etapy planowania..........................................................................................................20Grupowanie...................................................................................................................20Ustalanie hierarchii zadań ............................................................................................21Układanie planu z uwzględnieniem wydajności organizmu...........................................24

Doskonalenie zarządzania czasem..............................................................................27Monitorowanie podjętych działań ....................................................................................28Radzenie sobie z pożeraczami czasu...............................................................................30

Moje sposoby na wyeliminowanie pożeraczy czasu......................................................37Odwlekanie zadań.............................................................................................................38Kilka cennych rad..............................................................................................................39

Codzienna organizacja pracy ......................................................................................45Organizowanie zebrań......................................................................................................46Miejsce pracy – jak je zorganizować, by sprzyjało oszczędności czasu?..........................49Organizacja dokumentów i poczty.....................................................................................50Jak pisać i rozmawiać efektywnie?....................................................................................58Przeszkadzające osoby i telefony.....................................................................................597 złotych zasad usprawniania zarządzania czasem..........................................................60


3


Typy osobowości..........................................................................................................62Typy osobowości – charakterystyka..................................................................................63Sposób działania i pułapki w zarządzaniu czasem............................................................66

Przyjaciel ......................................................................................................................66Sangwinik......................................................................................................................69 Pragmatyk ...................................................................................................................70Analityk .........................................................................................................................73

Twoje postanowienia ........................................................................................................76


4


Kształtowanie właściwej postawy

wobec czasu


5


Krok 1 – odrzucenie polskiej „nakładki”Zastanów się

Robię bezmyślnie to, co wszyscy, czy sam wybieram kierunek swego działania?

Stereotyp to pewna moda społeczna, zupełnie „naturalna” dla ludzi z danej kultury. To także zbiór zachowań, które z pokolenia na pokolenie występują w danej społeczności i uznawane są za zupełnie normalne. Większość tych zachowań i postaw pojawia się dlatego, że kiedyś w przeszłości okazały się skuteczne w radzeniu sobie w życiu. Jednak przez dziesiątki lat ich skuteczność nie jest weryfikowana – polska mentalność przekazywana jest z pokolenia na pokolenie i nikt nie sprawdza, czy pasuje ona do dzisiejszych czasów. Dlatego można powiedzieć, że stereotyp to „systemowa nakładka” na Twój indywidualizm. Masz swój potencjał, swoje talenty, słabości, swój sposób myślenia, jednak funkcjonując wśród ludzi zaczynasz działać podobnie do nich, przyjmując wiele ze stereotypu. Przyjrzyj się teraz poniższym, przykładowym zachowaniom i zastanów się, czy większość z nich wspiera czy raczej przeszkadza w efektywnym zarządzaniu czasem?


6

Stereotyp Polaka

Obawia się zmian i nowościWyszukuje przeszkód i trudności

Potrzebuje nadzoru, aby efektywnie pracowaćNie bierze odpowiedzialności za własne działania

Woli aby inni podejmowali decyzje Planuje krótkoterminowo

Jest impulsywny i chaotycznyDziała pod wpływem emocji

Nie jest systematycznyPlanuje idealistycznie, marzyciel

Decyzje podejmuje chaotycznie, spontanicznie Bywa problematyczny i konfliktowy

W działaniu jest bierny, emocjonalny, brakuje mu inicjatywyCechuje go słomiany zapał

W sytuacji problemowej widzi same minusy i brak możliwości działania (nie uda się, nie da rady)Szuka winnych w sytuacji niepowodzenia, błędu czy problemu

Na wszystko narzeka, jest pesymistąSkupia się na minusach, błędach, niepowodzeniach – szczególnie u innych osób

Buntuje się przeciwko władzy, stawia opór; władzę traktuje jako przeszkodę w realizacji celu


Zapewne zauważyłeś, że stereotypowo polski sposób działania nie wspiera Cię w doskonaleniu zarządzania czasem. Co więc należałoby zrobić, aby rozpocząć rozwijanie umiejętności efektywnej organizacji pracy? Odrzuć mentalną nakładkę! Wybierz te stereotypowe zachowania, do których Ty sam masz największą skłonność i które chcesz wyeliminować, aby lepiej organizować sobie czas i pracę oraz wpisz je do poniższej tabeli.

Krok 2 – Identyfikacja destrukcyjnych strategii działania

Każdy ma w sobie dwie strategie działania:strategię świadomą,strategię nieświadomą.

Pomiędzy obiema strategiami często występuje niespójność, która ma destrukcyjny wpływ na skuteczność podejmowanych działań.

Strategia świadoma – to strategia dążenia do osiągnięcia wyznaczonego sobie wcześniej celu; jest oparta na świadomych, racjonalnych potrzebach, np. chcę lepiej organizować swój czas.


7

Stereotypowe zachowania, z których od dziś rezygnuje to:


Strategia nieświadoma – to strategia działania, która zmierza do realizacji nieuświadamianego celu, np. udowodnię Ci, że tego nie da się zrobić w wyznaczonym czasie. Trudno jest kontrolować tę strategię ze względu na jej nieświadomy, przez co automatyczny charakter. Rezygnacja z tej strategii wymaga wysiłku, determinacji, silnej potrzeby samorozwoju, a przede wszystkim uświadomienia jej i nazwania „rzeczy po imieniu” (np. wcale nie zależy mi na tym, abym wykonał to zadanie lecz żeby „moje było na wierzchu”). To, co wtedy zyskujesz to świadome i skuteczne działanie, wyciąganie wniosków i naukę na dawnych błędach.

Przykład

Nieświadomość

Osoba z takimi strategiami z jednej strony będzie chciała być terminowa i wykonać dobrze zadanie, z drugiej strony będzie chciała udowodnić zlecającemu zadanie, że nie powinien zmuszać jej do wykonywania zadań, a w związku z tym – każde inne zadanie, które taka osoba dostanie może okazać się ważniejsze i pilniejsze od tego, które „chce wykonać w terminie”.

Pamiętaj!Rozwój polega na dążeniu do uświadomienia sobie strategii nieświadomych i

uspójnienia obu strategii tak, aby obie prowadziły do osiągnięcia zamierzonego celu. Jaka jest podstawowa różnica pomiędzy świadomą, a nieświadomą strategią działania?

Aby działać wg świadomej strategii trzeba sobie o niej przypomnieć, skupić się na niej i koncentrować się na postępowaniu zgodnie z obraną strategią. Nieświadome strategie natomiast funkcjonują 24h na dobę – nie musisz się na nich skupiać, uruchamiają się bowiem automatycznie, szczególnie w sytuacji zagrożenia czy zaburzenia ustalonego porządku.


8

NIEŚWIADOMA STRATEGIA DZIAŁANIANikt nie będzie mi mówił, co i kiedy mam robić!

Spróbuj popracować nad...,możesz robić to lepiej !

ŚWIADOMA STRATEGIA DZIAŁANIAChcę wykonać to zadanie w terminie.


Jak poznać swoje nieświadome strategie działania?

Przeanalizuj swoje pożeracze, opóźnienia, przyczyny odkładania zadań i zobacz:jakie sytuacje zazwyczaj się powtarzają, jakie i od kogo zadania najczęściej przekładasz, z jakimi zadaniami najczęściej się opóźniasz, itp.

Zobacz, co najczęściej udowadniasz sobie i zmień to! Bądź detektywem swoich strategii działania.

Pamiętaj!Poznaj swoje słabości i nieskuteczne strategie działania i wykorzystaj tą wiedzę do zwiększania własnej skuteczności w zarządzaniu czasem.

Krok 3 – bądź konsekwentny

Umysł każdego człowieka dąży do minimalizowania wysiłków, dlatego jeśli zechcesz zmienić coś w swoim życiu na pewno nie będzie temu sprzyjał – w końcu każda zmiana wiąże się ze zmianą przyzwyczajeń, nauką nowych metod, zachowań, działań, zwiększonym wydatkiem energii. Twój umysł zrobi wszystko, żeby do zmiany nie doszło – będzie siał zwątpienie, skupiał Twoją uwagę na negatywnych sytuacjach i niepowodzeniach w procesie zmian. Nie daj się! Jeśli chcesz cokolwiek zmienić przygotuj się na dyskomfort (remont), po którym przyjdzie większy komfort pracy (efekt remontu – ładne, nowe, lepsze miejsce).

Krok 4 – Odkryj, co Cię motywuje W doskonaleniu umiejętności zarządzania czasem oraz przy wprowadzaniu zmian

bardzo ważnym aspektem jest motywowanie samego siebie, dlatego zanim rozpoczniesz pracę nad zmienianiem swoich przyzwyczajeń i nawyków zastanów się, co sprawia, że chce Ci się działać, zmieniać, pracować? Dzięki znajomości swoich motywatorów będziesz mógł skuteczniej mobilizować się do pracy, a to nie tylko przyśpieszy proces nauki, ale także zwiększy ogólną efektywność Twoich działań.


9


Jakie mogą być rodzaje motywacji Motywacja „od problemu”

Ludzi o takiej motywacji zaczynają działać, jeśli brak działania może przynieść negatywne konsekwencje. Mniej motywuje ich dążenie do uzyskania czegoś, najsilniej motywuje ich ucieczka przed czymś negatywnym.

Motywacja „do celu”Ludzi o takiej motywacji motywuje dążenie do celu, do wykreślenia zadania z listy,

do zakończenia działań. Osiągnięcie celu jest dla nich komfortem, do którego dążą.

ĆwiczenieZastanów się, co motywuje Cię do pracy? Czy wolisz perspektywę nagrody czy

raczej uciekasz przed karą? Wypisz poniżej wszystkie swoje pozytywne i negatywne motywatory:

Motywatory negatywne – przed czym uciekasz?

Motywatory pozytywne – do czego dążysz?


10

KIJWiem, czego nie chcę

MARCHEWKAWiem, co chcę

Muszę... Aby uniknąć...

Chcę... Aby doświadczyć... Dążenie do komfortu

Unikanie dyskomfortu


Na dobry początek dnia

W budowaniu własnej efektywności bardzo ważny jest początek – początek miesiąca, tygodnia, każdego dnia. Powinien on nastrajać Cię pozytywnie i mobilizować do działania, dlatego zadbaj o to, byś od samego początku czuł się w swoim towarzystwie dobrze.

Jak dobrze rozpocząć dzień?

Po pierwsze – strategia powtarzania – pamiętaj, że 3 x „tak” to „tak” po raz kolejny.Określ, kim chcesz dziś być, co chcesz zrobić i co chcesz czuć.Wykonaj trzy razy działanie potwierdzające to, czego oczekujesz.Zauważ, z jaką łatwością przychodzi Ci potem powielanie tego stanu.W ciągu dnia powtórz to ćwiczenie.

Chcę być / czuć się dzisiaj............................................................................................

Jakie trzy działania / zadania mogę wykonać na początku dnia, aby się tak poczuć:

1. .........................................................................................................................

2. .........................................................................................................................

3. .........................................................................................................................

Po drugie – zwiększanie motywacji Każdy z nas ma swoje sposoby, pomagające pozbywać się dyskomfortu. Co

robisz, aby poczuć się lepiej? Jesz, palisz, czytasz, kupujesz, oglądasz film, tańczysz, rozmawiasz, ćwiczysz... W jaki sposób obecnie zmieniasz samopoczucie na lepsze? Co możesz dla siebie zrobić, żeby przyjemnie rozpocząć dzień:

.........................................................................................................................

.........................................................................................................................

.........................................................................................................................

.........................................................................................................................


11


ĆwiczenieOpracuj listę nagród i przyjemności, jakimi będziesz się nagradzał po wykonaniu zaplanowanych zadań:

PodsumowującZaczynaj dzień od przyjemności – zrób coś dla siebie! Wyrzuć ze zbioru swoich zachowań (tych destrukcyjnych) te, które nie są Twoje tylko pochodzą ze stereotypu!Przyjrzyj się swoim strategiom działania i zmieniaj destrukcyjne na konstruktywnePrzygotuj się na dyskomfort podczas wprowadzania zmian. Stwórz reguły oparte na docenianiu siebie, wyrabiające w Tobie tożsamość zmotywowanego i odpowiedzialnego pracownika administracji.Nagradzaj się za terminowe i dobre wykonanie zadań – wzmocni to w Tobie motywację i zadowolenie z wykonywanej pracy.


12


Metodologia zarządzania czasem


13


Wyznaczanie celów

Punktem wyjścia do lepszego zarządzania czasem jest ustalenie celów, jakie masz do osiągnięcia. To cele determinują planowanie i dalsze ustalanie kolejności działań. To one wpływają na to, które zadania zrobisz, a które nie. Które wykonasz samodzielnie, a które możesz zlecić innym. Jeśli nie ustalisz na samym początku swojej drogi, będziesz zagłębiał się w czynności mało ważne, opóźniał zadania kluczowe, gubił się w natłoku informacji i zleceń. Cele to Twój stały drogowskaz.

Określanie celu – metoda SMART

Cel to pożądany i przewidywany rezultat świadomych działań. Cel ogólny to wizja sukcesu, cele szczegółowe to etapy pozwalające odnosić sukcesy.

S pecific specyficzny, konkretny

Cel ma precyzyjnie określać, co ma zostać osiągnięte, np. do końca roku nauczę się języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.

M easurable wymierny, możliwy do zmierzenia i do weryfikacji

Osiągnięcie celu musi się dać zmierzyć, np: „zdam egzamin FCE co najmniej na ocenę B”

A mbitious ambitny, stanowiący wyzwanie, motywujący

Cel musi być ambitny, co pobudzi Cię do działania i zmotywuje.

R eal realny, rzeczywisty Cel musi być realny – musisz wierzyć, że jesteś w stanie go osiągnąć.

T ime defined zdefiniowany w czasie, mający ramy czasowe

Osiągnięcie celu musi być precyzyjnie określone w czasie np: „zdam egzmian FCE do grudnia tego roku”


14


Formułowanie celów

Rozmawiając o celach należy zwrócić uwagę na słowa, w jakich cel jest sformułowany:

„Chciałbym” – to pobożne życzenie, któremu zwykle towarzyszy ALE, co oznacza, że nie posiadasz wiary w urzeczywistnienie tego, o czym mówisz.„Chcę” – to konkret, który staje się decyzją, jeśli towarzyszy mu działanie. Powodem braku sukcesu CHCĘ są: usprawiedliwienia, wyjaśnienia, wykręty, wymówki, preteksty.„Oczekuję” – jest tym, co się wydarzy w przyszłości, gdyż jest tym, W CO WIERZYSZ i co widzisz oczami swojej wyobraźni.

Warunki poprawnie sformułowanego celu

Określając cel należy zadbać o to, aby obejmował poniższe warunki:

Był wyrażony w kategoriach pozytywnych:

Czego chcesz konkretnie?Kiedy, gdzie, z kim tego chcesz?

Połączony z korzyściami stanu aktualnego:

Co się stanie, jeśli osiągniesz cel?Co się stanie, jeśli nie osiągniesz celu?Dlaczego warto to osiągnąć?

Określony czasowo:

Kiedy?W jakim terminie?

Pamiętaj!Określając cele zastanów się zarówno nad swoimi celami zawodowymi, jak i

osobistymi. Ułóż wszystkie cele od najważniejszych do mniej ważnych. Pozwoli Ci to w natłoku spraw do załatwienia wybierać te, które są naprawdę ważne i nadawać im odpowiednie priorytety. Dzięki temu będziesz czuł zadowolenie ze swoich wyborów i z każdym zadaniem będziesz przybliżał się do osiągnięcia swoich celów.


15


Schemat osiągania celuPo wykonaniu wszystkich działań będziesz miał okazję porównać osiągnięty

rezultat z tym, jaki sobie założyłeś.

Jeśli wystąpią różnice to znak, że należy dokonać korekty i cały cykl zacząć od początku, czyli: cel, decyzja, plan, działanie, wynik i ewentualna korekta – czyli zrób coś inaczej.

Pamiętaj!Nigdy nie przerywaj działań – błąd jest tylko znakiem, że się uczysz. Każdy

następny cykl jest zbliżeniem się do końcowego rezultatu.

Metodologia planowaniaŚwiadome gospodarowanie czasem to wielka sztuka. Każde nasze działanie

przebiega w czasie. Jeśli wyznaczymy kierunek działania, czyli cel, to musimy również określić potrzebny do jego realizacji czas, narzędzia, sposób działania, itp.


16

celpomysł

efektrealizacja

korekta

decyzja działanieplan


Etapy celowego działania Określ pożądany cel – np. wykonanie zleconego zadaniaOkreśl sytuację obecną – jakie posiadasz informacje, dane itp.Zastanów się jakie istnieją możliwości dotarcia do celu.Wybierz najlepszy pomysł dotarcia do celu Zaplanuj działania, jakie należy podjąć, aby zrealizować wybrany pomysł – zaplanuj osiągnięcie celuZrób pierwszy krokZakończ i zbadaj efekt

Planowanie jest dokładnym określeniem tego, co należy zrobić, a w dalszej kolejności – jak należy tego dokonać. Planowanie jest procesem określania programów realizacji celów. Jest ono szczególnie przydatne do długoterminowych celów, gdy trzeba skoordynować w czasie i przestrzeni wiele zadań.

Przygotowanie do planowaniaPrzystępując do planowania musisz odpowiedzieć na pytania dotyczące

wybranego celu:Co należy dokładnie zrobić? (cel planowania)Jak należy to z robić? (sposób wykonania zadania / zadań)Kiedy należy to zrobić? (czas wykonania) Gdzie należy tego dokonać? (miejsce działania)Jakie zasoby są konieczne do wykonania zadania? Kto ma tego dokonać?

Pamiętaj! Niektóre z nich (np.: czas wykonania, miejsce, osoba odpowiedzialna) mogą być

już określone przez Twojego przełożonego.


17


Zasada Pareto„20% ilości stanowi 80% wartości”

Zasada Pareto mówi o tym, że tylko 20% Twoich wysiłków odpowiada za 80% efektów. Zasada ta, odkryta w 1897 przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto, jest zasadą naturalną, sprawdzającą się w pracy biurowej, a także w wielu innych dziedzinach życia.

CZAS EFEKTY

Czy to oznacza, że masz się skupić na tych 20% działań, a resztą się nie zajmować? Zdecydowanie nie – ponieważ wtedy jedynie 20% z tych wybranych 20% będzie dawało 80% efektów. Zasada Pareto mówi, żeby zajmować się rzeczami najważniejszymi – że na te zadanie powinieneś zawsze znaleźć czas i wykonać je rzetelnie.


18

20% czasu zużytego na działanie przynosi 80% wyników,

pozostałe 80% czasu daje już tylko 20% wyników.

20% na najważniejsze

zadania

80% osiągnięć

80% na sprawy drugorzędne

20% osiągnięć


Zasady planowania czasu Nigdy nie planuj całości swego dnia pracy, zawsze rób rezerwy.

Istnieje kilka zasad planowania czasu. Niezależnie jednak od tego, którą wybierzesz wszystkie zasady niosą to samo przesłanie – jeśli chcesz planować realnie i zrealizować zaplanowane zadania nigdy nie planuj 100% swojego czasu. Nigdy nie zdarza się, żeby w ciągu dnia nie wystąpiły żadne nieprzewidziane zadania, zakłócenia, niepotrzebne telefony czy niezapowiedziani „goście”. Często bywa też tak, że robiąc plany zapominamy o wielu sprawach, które z większym lub mniejszym prawdopodobieństwem mogą dodatkowo wystąpić. Dlatego też plan dnia powinien zawsze zawierać pewną ilość czasu przeznaczoną na rzeczy nieprzewidziane.

Pamiętaj!To, ile możesz zaplanować, zależy od charakteru pracy na Twoim stanowisku i

zadań jakie otrzymujesz od Twojego przełożonego.

Zasada 60/40

Zasada 60/40 sugeruje, żeby planować tylko 60% swojego czasu.


19

60%

20%

20%

Tyle % czasu ZAPLANUJ

Tyle % czasu przeznacz na CZYNNOŚCI NIEOCZEKIWANE

Tyle % czasu przeznacz na CZYNNOŚCI SPONTANICZNE(kawa, papieros, toaleta, rozmowa, itp.)


Etapy planowaniaZasada Alphen

Wymień wszystkie zadania, jakie masz do wykonania. Do opracowanej listy zadań dołącz wszystkie zadania jeszcze nie załatwione zaległe. Pogrupuj zadania podobne do siebie. Sprawdź terminy wykonania każdego zadania.Określ rezerwy czasowe. Określ hierarchię zadań. Zastanów się, w których zadaniach możesz uzyskać pomoc współpracowników, lub innych departamentów.Pamiętaj o uwzględnieniu w planowaniu czasu na planowanie. Kontroluj realizację swojego planu.

GrupowanieNie wszystko na raz i nie wszystko później

Bardzo ważne jest, aby przed rozpoczęciem planowania zadań pogrupować je w kategorie o podobnej tematyce, wymagające podobnych ról, ponieważ żeby wykonać jakiekolwiek zadanie potrzebny jest czas na wdrożenie się w zadanie i w odpowiednią tożsamość.

Przykładowe zestawienie zadań

Twoje zestawienie zadań – jakie zadania możesz zgrupować w jeden

obszarRutynowe samodzielneTerminowe spotkaniaDelegowanieTelefonyPisanie pism służbowychOdpowiadanie na maileRozmowy ze współpracownikami


20


Co daje grupowanie zadań?skraca czas pracy nad danymi zadaniamiskraca czas przystępowania do działania,eliminuje odwlekanie,eliminuje efekt piły.

Efekt piłyOderwanie się od wykonywanego zadania powoduje, że tracimy około 28%

swojego czasu na ponowne rozkręcenie się i wciągnięcie do pracy.

Ustalanie hierarchii zadań

Zanim zaplanujesz wykonanie danego zadania i przystąpisz do jego wykonania zawsze określ ważność i pilność zadań. Często bowiem bywa tak, że przychodzące zadania po prostu wpisuje się na listę i wykonuje w kolejności „zgłoszeń”, a nie ważności. Takie działanie może spowodować, że wykonasz działanie pilne ale mało ważne, a zabraknie Ci czasu na zadania naprawdę ważne. Pamiętaj, najpierw rzeczy najważniejsze!

Podział zadań wg zasady EisenhoweraPrzed przystąpieniem do wykonania zadań należy odpowiedzieć sobie na kilka

pytań:skąd pochodzi to zadanie (kto jest zleceniodawcą)?co się stanie, jeśli go nie wykonam, jakie będą konsekwencje?czy mogę je przekazać innej osobie?czy mogę na tym zadaniem z kimś współpracować?czy mogę poświęcić temu zadaniu mniej czasu?


21

DECYZJA O DZIAŁANIU

ANGAŻOWANIE

PRZERWANIE

POWRÓT DO DZIAŁANIA


Pamiętaj!

Ustalaj priorytety zadań ze względu na nadawcę! Nawet nie niezbyt ważna sprawa zlecona bezpośrednio z otocznia np. Premiera, jest ważniejsza od istotnych spraw skierowanych do Ciebie przez Twojego bezpośredniego przełożonego! Określaj pilność spraw ze względu na ewentualne konsekwencje. Opracuj szablony do załatwiania rutynowych spraw (np. regularnych sprawozdań, odpowiedzi, czy informacji.)


22

ZADANIA B2

MNIEJ WAŻNE I MNIEJ PILNE

Unikać i wrzucać do kosza

ZADANIA A1

WAŻNE I PILNE

Wykonać natychmiast

WAŻNOŚĆ

PILNOŚĆ

ZADANIA A2

WAŻNE I MNIEJ PILNE

Zaplanować wykonaniei wyznaczyć terminy

ZADANIA B1

MNIEJ WAŻNE I PILNE

Redukować i delegować


Ćwiczenie Wypisz wszystkie zadania, jakie najczęściej wykonujesz. Nadaj każdemu zadaniu

kryterium ważności (A lub B) i pilności (1 lub 2). Posegreguj zadania zgodnie z kryteriami zasady Eisenhowera.

ZADANIE WAGA PILNOŚĆ KOLEJNOŚĆ WYKONANIA


23


Układanie planu z uwzględnieniem wydajności organizmu

Organizm każdego człowieka ma czas lepszej i gorszej aktywności. Dobrze jest zaobserwować, jak działa Twój organizm i dopasować plan dnia do Twojego indywidualnego rytmu pracy. Osoby, które w swoich planach uwzględniają specyfikę swojego organizmu osiągają bardzo dobre efekty w pracy. Po co bowiem planować istotne działanie na godzinę 13:00, kiedy większość ludzi odczuwa spadek wydajności i spędzić godzinę na tym zadaniu, jeśli wykonanie go około godziny 10:00 zajęłoby najwyżej 20 minut. Słuchaj swojego organizmu, a będziesz lepiej wykorzystywał swój czas!

Jak układać zadania w czasie? Najważniejsze zadania (A1 czyli ważne i pilne) należy wykonać w czasie największej wydajności. Zadanie powtarzalne, rutynowe, proste, mechaniczne należy wykonywać w środku dnia pracy, kiedy nasza wydajność jest najniższa. W czasie drugiego szczytu wydajności należy wykonywać zadania ważne (A1, A2).

Jak zmienia się wydajność organizmu w ciągu dnia?Wydajność pracy

11 15 18 4 Godziny


24

III FAZA I FAZA

II FAZA


U przeciętnego człowieka największa wydolność umysłu przypada na godziny przedpołudniowe 1012 (I FAZA) oraz popołudniowe 1719 (III FAZA). Poziom aktywności, jaki osiągamy za pierwszym razem już nie powtarza w ciągu dnia.

Bezpośrednio po fazach najwyższej aktywności następują ok. dwugodzinne fazy odpoczynku, podczas których narządy ciała pracują na „zwolnionych obrotach” i nie powinny być nadmiernie przeciążane (FAZA II).

Należy jednak pamiętać, że istnieją indywidualne różnice w dobowej wydajności. Ludzie określani jako skowronki (czyli lubiący wcześnie wstawać) szczególnie wydajnie mogą pracować rano, natomiast po południu są już zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy. Ich pierwszy szczyt przypada na godziny ok. 911. Osoby o „późnym rytmie”, tzw. sowy, które rano lubią sobie pospać i o 10 jeszcze nie rozumieją, co się do nich mówi, dochodzą do siebie dopiero późnym przedpołudniem i pracują potem najchętniej do wieczora, a nawet do późna w nocy. Dla nich I faza to godziny 1113.

Jak określić własną aktywność dobową? Obserwuj swoją wydajność przez kilka dni (min. 3). Zobacz, o której godzinie

najlepiej Ci się pracuje – kiedy jesteś zmobilizowany, chętny do pracy, szybko kojarzysz, masz ciekawe pomysły, szybko realizujesz powierzone zadania czy jesteś zadowolony ze swoich rozmów z przełożonymi i współpracownikami.

Zaobserwuj też, w jakich godzinach zauważasz u siebie widoczny spadek energii, np. zmęczenie, znużenie, niechęć, pustkę w głowie, wolniejsze kojarzenie.

Najlepiej określić swój rytm rejestrując co godzinę poziom swojej aktywności na ustalonej przez siebie skali. Przeznacz na to trzy – cztery dni, zajmie Ci to w sumie około godziny, a planowanie dnia z uwzględnieniem swojego własnego rytmu na pewno przyniesie dużo więcej zaoszczędzonego czasu.

Cykl pracy umysłowejNie tylko czas dnia ma wpływ na wydajność Twojej pracy, ale także czas

wykonywania jakiegoś zadania. Im dłużej pracujesz nie robiąc żadnych przerw tym dłużej wykonujesz zadanie. Brak przerw na pewno nie zaoszczędzi Ci czasu – po prostu zamiast dwóch godzin wykonywania zadania i 10 minutowej przerwy będziesz wykonywał zadanie 2 i pół godziny bez przerwy.


25


Wydajność pracy

15 90 120 Czas w minutach

W cyklu pracy umysłowej można wyróżnić trzy fazyFaza I jest czasem wczytywania się w problem. W tej fazie próbujemy zrozumieć tekst i zapamiętać informacje. Czas trwania: 1015 minutFaza II to faza pełnej koncentracji, w której umysł jest najbardziej wydajny. Wtedy najlepiej zapamiętujemy, potrafimy szybko analizować informacje i wyciągać kreatywne wnioski. Czas jej trwania to 6090 minutFaza III to faza zmęczenia, w której następuje szybka dekoncentracja i uczucie zmęczenia oraz znużenia.

Każde, nawet niewielkie zakłócenie w I lub II fazie powoduje znaczną stratę czasu i energii na ponowne wczytanie się w zadanie. Praca w fazie III jest bardzo mało efektywna.

Jak planować przerwy? Wypoczynek ma największą wartość po ok. 70 minutach pracy.Przerwa nie powinna być dłuższa niż 10 minut, ponieważ optymalny efekt odprężenia i nabrania sił następuje w czasie do 10 minut, potem ma on tylko tendencję spadającą.Przerwa powinna nastąpić jeszcze w okresie wysokiej wydajności, czyli maksymalnie po 90 minutach pracy.


26

II FAZAI FAZA III FAZA


Doskonalenie zarządzania czasem


27


Monitorowanie podjętych działań Monitorowanie działań to systematyczne i ciągłe zbieranie informacji, analiza

i wykorzystywanie informacji o przebiegu działań na potrzeby oceny poprawności wykonania, terminowości i efektowności wykonania zadań, oraz wprowadzania ewentualnych korekt.

Etapy monitorowania

Podziel realizację wdrożenia nowego systemu zarządzania czasem na etapy. określ cele, jakie mają być osiągnięte na poszczególnych etapach (co ma być zrobione).Określ sposób kontroli (jak będziesz to sprawdzał). Określ konsekwencje (+ i – za zrobienie i za niezrobienie tego, co zaplanowałeś). Zaplanuj i wdrażaj korekty.

Kontrola wyników

Aby skutecznie wdrożyć udoskonalenia związane z zarządzaniem czasem należy na bieżąco kontrolować wyniki działań i na bieżąco wdrażać korekty.

Ustalenie terminu kontroli

Ważne jest, abyś miał stały „punkt kontrolny”, podczas którego sprawdzisz efekty swoich działań. Może to być raz dziennie, raz na tydzień czy raz na miesiąc – ich częstotliwość zależy od charakteru Twojej pracy, a mianowicie im więcej mniejszych zadań masz do wykonania, tym częściej powinieneś kontrolować efekty. Podczas kontroli zweryfikuj, co chciałeś osiągnąć – co zaplanowałeś, a co w rzeczywistości osiągnąłeś, zrealizowałeś.


28


Jeśli cel i plan jest zgodny z wynikiem – BRAWO! Udało Ci się osiągnąć swój cel.Jeśli nie – ustal przyczyny i spróbuj ponownie!

Znalezienie przyczyń

Po ustaleniu niespójności pomiędzy planem a wykonaniem zastanów się, co mogło spowodować opóźnienia, przesunięcia i inne rozbieżności. Samo ustalenie przyczyn nie spowoduje, że przestaną one istnieć – teraz trzeba ustalić plan naprawy.

Ustalenie korekt

Po ustaleniu, dlaczego plan nie został zrealizowany zastanów się, jak wyeliminować każdą przyczynę w przyszłości, aby nie dopuścić do ponownego niezrealizowania planu.

Przyczyny Poprawki


29

Działanie

Cel / plan

Jest

Miało być

Wynik / efekt


Jeśli jedną z przyczyn okazały się dodatkowe zadania, warto się zastanowić, czy:uwzględniłeś w planie dnia wystarczająco dużo czasu na takie zadania? Jeśli codziennie przez dwa tygodnie niezaplanowane zadania burzyły Twój plan to być może powinieneś zwiększyć czas na nieprzewidziane zadania? Sugerowana poprawka: planować mniej czasu.czy wszystkie te zadania wymagały Twojej pracy? Może można było wykorzystać już posiadane dane i informacje? Sugerowana poprawka: analizować zadania. czy wszystkie zadania określiłeś jako ważne i pilne, czy też zająłeś się wszystkimi zleconymi zadaniami bez określenia ich ważności? Może można je było zrobić później, bo nie były tak ważne? Sugerowana poprawka: nauka określania hierarchii zadań.czy Twój szef był świadomy ważnych zadań, nad którymi obecnie pracujesz? Być może można było zapytać go, co jest ważniejsze, bo oprócz zadania B, masz jeszcze A i C? Sugerowana poprawka: sygnalizowanie przełożonemu ilości zadań, negocjacje terminu wykonania, itp. Itd.

Częstymi przyczynami nie wykonania planu są tzw. pożeracze czasu lub odkładanie spraw na później. W następnych punktach znajdziesz przykładowe rozwiązania na najczęstsze pożeracze oraz przeczytasz, jak sobie radzić z odwlekaniem zadań.

Radzenie sobie z pożeraczami czasuPożeracze czasu to wszystkie zachowania, działania, zadania, spotkania,

rozmowy, które powodują, że nie zajmujesz się tym, co jest ważne i pilne. Pożeracze można podzielić na:

organizacyjne, czyli dotyczące sposobu organizacji wewnętrznej i związanych z tym utrudnień w efektywnym realizowaniu zadań,indywidualne, czyli związane z Twoim funkcjonowaniem, preferencjami, skłonnościami, itp.

W celu zwiększania skuteczności w zarządzaniu czasem należy sukcesywnie eliminować pożeracze czasu.


30


Najczęstsze pożeracze organizacyjne – pracownicy

Pożeracz czasu Sposoby wyeliminowania pożeracza

Nie trzymanie się ustalonych terminów przez pracowników, współpracowników i przełożonych

W przypadku opóźnień współpracowników i pracowników: kształtowanie postawy odpowiedzialności za przyjmowanie zadań – danie możliwości poinformowania o natłoku zadań, wspólne ustalanie priorytetów przy dużej liczbie zadań ważnych i pilnych, danie współpracownikowi lub pracownikowi możliwości powiedzenia „nie dam rady”,odpowiednie zlecanie zadania:

przekazanie dokładnych instrukcji przyjmującemu zlecenie, sprawdzanie czy wszystko jest dla niego zrozumiałe,uzgadnianie terminów z osobą, która ma wykonać zadanie – czy osoba da radę zrobić to w danym terminie,

monitorowanie wykonywania zadania, weryfikacja postępów,dopasowanie zadania do człowieka – jego umiejętności i poziomu wiedzy, modelowanie zachowań, czyli pokazywanie swoim zachowaniem czego oczekujesz od innych (jeśli chcesz by byli terminowi – bądź terminowy i Ty)

W przypadku opóźnień przełożonych: pokazanie negatywnych konsekwencji braku odpowiedzi na czas (co się stanie jak nie dostaniesz odpowiedzi na czas?),przypomnienie na kilka dni / godzin przed terminem o zbliżaniu się terminu,ułatwienie decyzji szefowi – np. podanie konkretnych rozwiązań do wyboru, zasugerowanie najlepszego rozwiązania, wprowadzenie adnotacji w mailu, że brak odpowiedzi do danego dnia oznacza akceptację Twoich pomysłów i Ty w danym dniu rozpoczynasz realizację zgłoszonej koncepcji.


31


Zbyt duża liczba osób zaangażowanych w podejmowanie decyzji i zła wymiana informacji

weryfikacja zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób. (z czym do kogo), wybór odpowiedniej osoby do danego tematu / sprawy, bieżące informowanie o zakończeniu tematu – jeśli kwestia została zamknięta informacji o statusie przesyłana jest do wszystkich zaangażowanych w sprawę.wysyłanie pytań i przypomnień w sprawie decyzji.

Przepływ informacji potwierdzanie zrozumienia przez osobę przyjmującą zlecenie, że wie, co ma robić, jako przełożony – bieżące informowanie osób zaangażowanych w dany projekt / sprawę o podjętych decyzjach,uprzedzanie pracowników i współpracowników o planowanych zmianach, planach urlopowych itp.,

Zbyt duża dostępność dla innych

znalezienie i „oznakowanie” miejsca do pracy wymagającej skupienia i koncentracji.opracowanie znaku / sygnału informującego o pracy nad ważną sprawą i „zakazie” przeszkadzania (np. znak stop na biurku).

Dodatkowe zadania od przełożonego

zostawienie sobie czasu na niezaplanowane zadania.

Dublowanie się pracy

określenie jasnego podziału obowiązków, bez dublowania się pracy ludzi – zgłoszenie to przełożonemu lub rozmowa w zespole pomiędzy osobami, których praca się dubluje.


32


Najczęstsze pożeracze organizacyjne – przełożeni

Pożeracz czasu Sposoby wyeliminowania pożeracza

Zła realizacja procedur przez podwładnych

zweryfikowanie („przepytanie”), czy podwładni znają procedury,przeszkolenie podwładnych z realizacji procedur,przy nowych pracownikach, nowych procedurach: klarowne, jasne przekazywanie procedury wraz ze sprawdzeniem, czy podwładny wszystko zrozumiał, ustalenie konsekwencji za złe realizowanie procedur – co się stanie, jeśli podwładny pomimo szkolenia źle realizuje procedurę,

Nie wykonane obowiązki lub źle wykonane obowiązki przez pracowników

poznanie źródeł trudności (np. za krótki termin, brak wiedzy, brak umiejętności, mała motywacja pracownika) oraz szukanie sposobów na eliminowanie tych źródeł,monitorowanie wykonania pracy.

Brak wiedzy i umiejętności pracowników

angażowanie ludzi w szukanie informacji i informowanie o problemach: „nie wiesz, nie umiesz – przyjdź po wsparcie”, przekazanie informacji np. nowym pracownikom – u kogo, gdzie i czego mogą się dowiedzieć oraz konsekwentne uczenie samodzielności pracowników,wybranie wśród starszych stażem pracowników specjalistów (nobiltacja), którzy mają wprowadzić nowych.

Brak umiejętności delegowania

zastanowienie się, co można delegować na pracowników, unikanie zbytniej kontroli po oddelegowaniu zadań,dawanie wsparcia pracownikom,przestrzeganie zasad delegowania: określenie możliwości swoich pracowników, określenie co i komu można delegować, jasne poinstruowanie – co jest delegowane, przedstawienie, co już zostało w tej kwestii

zrobione, określenie odpowiedzialności i uprawnień


33


pracownika w związku z nowym zadaniem, wyznaczenie terminu realizacji zadania – na kiedy

ma być zrobione, określenie oczekiwanego efektu – czego się

spodziewasz, przedstawienie narzędzi (z czego pracownik może

korzystać, co ma do dyspozycji), określenie punktów kontrolnych, sposobu

weryfikacji postępów, poinformowanie, co może pracownik zrobić w

sytuacji problemowej – jakich działań się spodziewasz, a co jest niewskazane.

Indywidualne pożeracze czasu

Znajdź swój sposób na te pożeracze czasu, które dotyczą Ciebie:

Pożeracz Przykładowe sposoby eliminowania Twój sposób Palenie i inne nałogi, kawa, Internet, tematy poboczne

można potraktować je jako przerwę w pracy lub nagrodę za wykonanie zadania,świadome kontrolowanie czasu spędzonego na tych czynnościach (np. wyznaczanie 5 minut na papierosa czy kawę).

Emocje, złe samopoczucie

zachowanie dystansu emocjonalnego – nauka zarządzania emocjami, świadome unikanie w tym czasie:

kontaktów ze współpracownikami, klientami, pracownikami,

podejmowania ważnych decyzji,

organizowania spotkań,poinformowanie współpracowników o złym samopoczuciu.


34


Brak koncentracji na zadaniu

znalezienie sobie wyciszonego miejsca do pracy,wymyślenie nagrody za wykonanie danego zadania w określonym czasie.

Brak pewności siebie, brak umiejętności słuchania

poczytanie poradników, ćwiczenie, trenowanie, szkolenia.

Brak odwagi w wyrażaniu własnego zdania

zachęcenie samego siebie do wyrażania własnego zdania – wymyślenie korzyści z wypowiadania własnego zdania i minusy z „siedzenia cicho”,ćwiczenie – np. postanowienie, że przynajmniej raz na zebraniu wypowiesz się w poruszanej kwestii (pomyśl o nagrodzie za wykonanie planu, zwiększaj częstotliwość wypowiadania się),weryfikacja konsekwencji wypowiadania własnego zdania – czy na pewno będą negatywne?

Strach przed podejmowaniem decyzji

gromadzenie większej ilości danych, znalezienie przyczyn – dlaczego się boję, czego się boję i eliminowanie ich.

Lenistwo, brak motywacji

znalezienie czynnika motywującego w pracy.

Demotywująca, nieuzasadniona presja

znalezienie sposobu na złapanie dystansu (rozbawienie się śmieszną historią, wyobrażenie sobie danego człowieka w śmiesznej scenerii, itp.) – co może Cię odstresować?

Nie kończenie spraw,

uczenie się koncentracji na pojedynczych zadaniach,


35


przeplatanie tematów

zauważanie przeskakiwania z tematu na temat i świadome kontrolowanie (czy chce / powinienem zająć się tym nowym tematem czy powinienem skończyć stare zadanie),nagradzanie się za wykonywanie zadań.

Brak planowania

rozpoczęcie planowania wg poznanych metod.

Podejmowanie się zbyt dużej liczby zadań

weryfikacja przed przyjęciem kolejnego zadania, czy uda się je wykonać,planowanie zadań, co pozwoli mieć wgląd w aktualną sytuację,nauka odmawiania przyjmowania zadań,nauka delegowania zadań.

Zła organizacja miejsca pracy

przeanalizowanie miejsca pracy i zastanowienie się, co można zmienić, wprowadzenie zmian samodzielnie lub zaproponowanie zmian decydentowi.

Nieznajomość narzędzi

aktywne poszukiwanie informacji o sposobie używania danych narzędzi, prośba o przeszkolenie u osoby, która zna dane narzędzie.

Brak inicjatywy przeanalizowanie korzyści z wychodzenia z inicjatywą i negatywy bycia biernym,zweryfikowanie przyczyn – dlaczego nie masz inicjatywy?


36


Na następnej stronie znajduję się miejsce na Twoje postanowienia dotyczące eliminowania pożeraczy czasu. Oto przykładowe postanowienia:

Na wszystkie spotkania będę przychodził(a) punktualnie. Nie będę wysyłać problemów do dyskusji w mailach – w sytuacjach problemowych ustalę termin rozmowy. Zawszę potwierdzę otrzymanie maila lub od razu krótko odpiszę osobie pytającej. Sprawdzę, czy wszyscy moi pracownicy znają procedury i określę dzień szkolenia dla tych, którzy go potrzebują. Dzień weryfikacji: .................................. Zlecając zadanie zawsze upewnię się, czy ktoś jest w stanie je wykonać w danym terminie i czy zrozumiał, co ma zrobić.Ograniczę przerwy na kawę do dwóch 10 minutowych w ciągu dnia.

A teraz Twoje postanowienia:

Moje sposoby na wyeliminowanie pożeraczy czasu

Ja ...................................................................................od dnia...................... postanawiam:(wpisz swoje imię i nazwisko)

...................................................................................................podpis


37


Odwlekanie zadańKażde zadanie, które zostało przełożone „na później” pozostaje w Twojej pamięci i

zabiera część Twojej energii (myśli), dlatego też bardzo ważne jest znalezienie prawdziwych przyczyn odwlekania zadań i jak najszybsze wyeliminowanie ich.

Ćwiczenie Raz w tygodniu wypisz wszystkie zadania, które zostały przełożone na później i

wypełnij poniższą tabelę. Pamiętaj – bądź szczery sam ze sobą.

Zadania odłożone Moje usprawiedliwienie

Prawdziwa przyczyna – dlaczego tak

naprawdę odkładam te zadania?

Jak mogę wyeliminować tą

przyczynę?


38


Kilka cennych rad

Pierwszy krok Zanim przystąpisz do realizacji pierwszego, najważniejszego zadania pomyśl o

prostym lub łatwym zadaniu, które możesz wykonać jako pierwsze. Wykonanie takiego zadania zajmie Ci chwilę, a dzięki temu zaczniesz dzień od pierwszego sukcesu.

Małymi krokami do wielkiego sukcesuZaplanuj zadania do wykonania w ciągu dnia. Potem podziel je na godziny. Jeśli

zaplanujesz najbliższą godzinę i uda ci się zrealizować plan, wiesz, że osiągnąłeś sukces. W ciągu kolejnej godziny znów możesz osiągnąć sukces. W ten sposób cały dzień jest pasmem sukcesów. Planując przyjemności nie doświadczasz cierpienia. Nastaw się na wykonanie konkretnych zadań, np. „Między 9.00 a 10.00 wykonam dwa ważne telefony, uporządkuję materiały i przygotuję pisemną odpowiedz. Tylko tyle”. Jest to przeciwieństwo werbalizacji: „Mam tyle roboty, że nie wiem, od czego zacząć” Nawet, jeśli jakiegoś zadania nie uda ci się zrealizować w ciągu ustalonego czasu, masz najbliższą godzinę na weryfikację i SUKCES!

Porównaj te dwa zdania:Będę zadowolony dopiero jak po latach założę własną firmę.Będę zadowolony już po pierwszym wykonanym telefonie.

Rada za 25 000 $Przyjrzyj się swojemu najważniejszemu zadaniu i skup swoją uwagę tylko i wyłącznie na nim. Zapomnij o wszystkich innych zadaniach, niech nic innego oprócz pierwszego zadania z Twojej listy nie ma dla Ciebie znaczenia.

Jakie są konsekwencje takiego podejścia?po skończeniu zadania masz świadomość, że najważniejsze zadanie w danym dniu właśnie zostało zakończone,podnosi się pozytywny nastrój, pozostałe zadania są już mniejsze i mniej ważne, a więc „idą szybciej”,jeśli nie uda się zrobić jakiegoś mniejszego zadania pozostaje świadomość, że najważniejsze są zrobione,po tygodniu lub miesiącu takiego działania okazuje się, że nie ma żadnych pożarów, bo wszystkie ważne zadania są wykonywane w pierwszej kolejności...


39


Pamiętaj!Aby coś zrealizować, trzeba zacząć TU I TERAZ.

Ostatni krok Planując zadania nie tylko pamiętaj o pierwszym kroku, ale zaplanuj też ostatni

krok w wykonywaniu danego zadania. Pozwoli Ci to objąć całość i łatwiej Ci będzie wypełnić plan pomiędzy pierwszym a ostatnim krokiem.

Ustalanie czasu na wykonanie zadania Prawo Parkinsona głosi, że „wykonanie pracy zajmuje tyle czasu, ile masz go do

dyspozycji”. Tak więc dając sobie więcej czasu na wykonanie zadania pamiętaj, że zadanie ma tendencję do „wypełniania” całości czasu na niego przeznaczonego. Jak określić realny czas wykonania zadania?

wersja pesymistyczna – założenie, że pojawią się wszelkie możliwe utrudnienia,optymistyczna ocena czasu wykonania – układ idealny, bez przeszkód i zakłóceń,realistyczna ocena – zsumuj oba czasy i podziel na dwa.

Spisuj zadania (notes, kartka, zeszyt, organizer)

Dzięki temu: Nie tracisz czasu na przypominanie sobie zadań.Masz satysfakcję, gdy skreślasz wykonane czynności.

Co więcej, im więcej zadań „nosisz” w głowie, tym bardziej jesteś tym zmęczony, ponieważ Twój umysł nieustannie utrzymuje je w pamięci (musi o nich pamiętać). Spisanie zadań uwalnia pamięć i część energii, pozwala na skupienie się na działaniu a nie na pamiętaniu.

Pamiętaj!Jest to szczególnie przydatne w chwili kiedy Twój przełożony przekazuje ustnie

listę zadań, które powierza Ci do wykonania.

Likwiduj uczucie musu alternatywąOkreśl dwa ważne zadania i postanów wykonać jedno z nich. Każdy mus działa

demotywująco, dlatego w miarę możliwości staraj się dawać sobie wybór.


40


Nadrabiaj zaległości – cud zadań dokończonychNiedokończone, zaległe sprawy są cichymi pożeraczami Twojej energii i czasu.

Przypominają o sobie wyrzutami sumienia, poczuciem winy lub żalem, że czas przecieka Ci przez palce. Umysł doświadcza dyskomfortu zapomnianych „otwartych plików”, które pojawiają się w formie bałaganu na ekranie Twojej pamięci. Dlatego minimalizuj ilość zadań niedokończonych, bo każde z nich zabiera Twoją energię, a to oznacza że na bieżące zadania masz jej dużo mniej. Jeśli masz wiele długoterminowych zadań – podziel je na mniejsze tak, aby łatwiej było kończyć („zamykać”) poszczególne etapy.

Pamiętaj! Każdej sprawie otwartej, której nie towarzyszą działania towarzyszy dyskomfort.Każdej zakończonej sprawie towarzyszy zadowolenie!

Zadania zaległe dobrze umieścić w pierwszej części planu dnia – jako przerywniki pomiędzy zadaniami ważnymi, albo w czasie mniejszej wydajności organizmu. Ważne jest, aby zadania zaległe nie były planowane na koniec dnia – istnieje wtedy ryzyko, że znowu staną się zadaniami zaległymi. Nadrabianie zaległości to odzyskiwanie energii – każde zakończone zadanie powoduje, że możesz przestać o nim myśleć i zająć się nowymi sprawami. Czasami warto zostać jeden dzień dłużej w pracy i nadrobić „ogony” zadań, które ciągną się za Tobą.

Pamiętaj o nagradzaniu się!

Pamiętaj o zasadzie słonia!„Nie można zjeść słonia w całości, ale można go zjeść po kawałku”

Jeśli masz do wykonania większe zadanie, które zajmie Ci dużo czasu – podziel je na mniejsze (i od razu wyznacz terminy ich realizacji). Wykonywanie mniejszych zadań i możliwość zobaczenia efektów jest bardziej motywująca niż perspektywa kilku godzin, dni czy miesięcy przeznaczonych na osiągnięcie celu.


41


ĆwiczenieZastanów się, jakie z Twoich większych zadań możesz podzielić na mniejsze działania tak, aby łatwiej było je wykonać:

Zadanie:....................................................................................................................................

Mniejsze zadania Terminy wykonania


42


Pilność to nie ważnośćUważaj na rzeczy naglące i pilące, czyli małe, drobne zadania, które każdego dnia

wpadają niespodziewanie do Twojego grafiku. Jeśli otrzymujesz dodatkowe zadanie zanim zaczniesz się nim zajmować zastanów się, na ile jest to ważne zadanie (zadaj sobie pytania z zasady Eisenhowera), potem określ jego pilność i dopiero wtedy umieść je w planie.

Brak określania ważności zadań powoduje, że pilne zadania stają się automatycznie ważnymi zadaniami i zostają wykonane w pierwszej kolejności. Dlatego też – najpierw rób zadania najważniejsze nie zwracając uwagi na gaszenie pożarów. Często taka metoda prowadzi to tego, że okazuje się, iż te pilne zadania wcale nie były takie pilne lub że rozwiązanie znalazło się w międzyczasie.

Eliminuj myślenie: „Ile ja mam do zrobienia?”W natłoku zadań niejednokrotnie dopadać Cię może myślenie: „ile ja mam do

zrobienia”. Taki sposób patrzenia na zadania wprowadza napięcie, powoduje stres i działanie pod presją. Jak można sobie pomóc, aby nie potęgować niepokoju związanego z dużą liczbą zadań?

jeśli przypomina się jakieś zadanie do zrobienia jutro lub za trzy dni zamiast sobie mówić: „muszę o tym pamiętać” zapisz je w notesie a swojej podświadomości powiedz: „zajmę się tym za dwa dni”. W ten sposób nie musisz już cały czas o tym pamiętać (bo zapisałeś), a pamięć zostaje przesunięta na dwa dni później (dałeś wolne podświadomości),jeśli masz wiele dokumentów na stole – zrób z tym porządek, widok „spraw do załatwienia” może przytłaczać, dlatego rzeczy które masz do zrobienia uporządkuj, a na biurku trzymaj tylko minimalną ilość dokumentów. Przeczytaj więcej w następnym rozdziale.

Zasada „kamieni i żwiru”Z „przypowieści” profesora o kamieniach, żwirze, piasku i wodzie można

wyciągnąć dwa główne wnioski:jeśli odpowiednio wcześnie nie zaplanujesz rzeczy dla Ciebie najważniejszych, nie zadbasz o realizację Twoich wartości – potem może zabraknąć dla nich czasu (i życia),niezależnie jak dużo zadań masz, zawsze jeszcze coś się zmieści.


43


Dla zarządzania czasem płyną z tego dwie wskazówki. Po pierwsze – planuj najpierw rzeczy najważniejsze, najbardziej kluczowe i nimi zajmuj się w pierwszej kolejności. Po drugie – jeśli dostajesz zadanie, którego nie zdążysz zrobić w całości w danym dniu na pewno jest jakaś jego mała część, którą zdążysz zrobić... Zrobienie jednej małej rzeczy to jednocześnie zrobienie pierwszego kroku – następnego dnia już dużo łatwiej będzie Ci zabrać się do tego zadania niż gdybyś miał rozpocząć je w ogóle dnia następnego.

Pamiętaj! Nigdy się nie poddawaj!


44

Zasada finału

Osiągając 80% zamierzonego celu przechodzimy kryzys zwątpienia.Wiele osób wycofuje się na krok od sukcesu.

Jeśli doświadczysz takiego stanu ZAWSZE zrób TYLKO JESZCZE JEDEN krok, a po nim JUŻ OSTATNI krok,

i NAPRAWDĘ OSTATNI krok.


Codzienna organizacja pracy


45


Organizowanie zebrań

Weryfikacja konieczności organizowania zebraniaZanim przystąpisz do organizacji spotkania, warto odpowiedzieć sobie na parę

pytań, które pomagają określić czy na pewno zebranie jest potrzebne:czy spotkanie można czymś zastąpić,czy można wykorzystać inne sposoby, żeby skontaktować się z osobami, które uczestniczyłyby w zebraniu,jeśli zebranie musi się odbyć to, co można zrobić, żeby uczestniczyła w nim jak najmniejsza liczba ludzi, czyja obecność jest na nim naprawdę potrzebna,co jest celem spotkania: dyskusja czy podjęcie decyzji? Co powinniśmy osiągnąć na koniec zebrania,czy spotkanie ma określone ramy czasowe?

Planowanie zebraniaJeśli zebranie okaże się konieczne, należy je zaplanować. O czym należy

pamiętać planując spotkanie? Ustal:co chcesz dzięki zebraniu uzyskać (po co je organizujesz),jakie sprawy chcesz na nim poruszyć,kto powinien być na zebraniu obecny,czy uczestnicy zebrania powinni coś przygotować lub z czymś się zapoznać (jeśli tak – trzeba będzie ich odpowiednio wcześniej powiadomić),jak długo zebranie powinno potrwać,kiedy najlepiej je przeprowadzić?

Po co ustalać czas trwania, skoro „nigdy nic nie wiadomo”?bo gdy ludzie mają na uwadze termin zakończenia, lepiej się koncentrują i starają się unikać zbyt długich wypowiedzi,bo każde zadanie zabiera tyle czasu, ile się na niego przeznaczy – brak konkretnej godziny zakończenia spotkania powoduje rozwlekanie się dyskusji w czasie, bo pozwala to zarządzać czasem pracownikom – określenie czasu zakończenia pozwala uczestnikom zebrania zaplanować dzień pracy,bo wyznacza termin, który mobilizuje do finalizowania dyskusji lub ucinania niepotrzebnych wątków.


46


Powiadamianie uczestników zebrania

Harmonogram spotkaniaNa kilka dni przed zebraniem sporządź harmonogram zebrania i dostarcz go

uczestnikom z odpowiednim wyprzedzeniem. Harmonogram powinien zawierać informacje o temacie spotkania i jego celu, zakresie poruszanych zagadnień, terminie i czasie trwania oraz o tym, co należy przygotować na zebranie. Wyprzedzenie zależeć będzie od pilności sprawy i zakresu, w jakim należy się przygotować do zebrania.

Potwierdzenie obecnościWysyłając harmonogram lub powiadomienie o zebraniu poproś wszystkich o

potwierdzenie przybycia na zebranie. Najlepiej zrobić to poprzez odpowiednie zdanie w mailu sugerujące, że brak odpowiedzi w określonym terminie uznajesz za potwierdzenie obecności, np. Proszę o zgłoszenie ewentualnych nieobecności. Brak odpowiedzi do dnia 6 lutego traktuje jako potwierdzenie obecności na zebraniu.

Prośba o przygotowanie sięJeśli chcesz poprosić o przygotowanie się do zebrania – imienne poproszenie

uczestników o przygotowanie się do niego jest bardziej mobilizujące niż bezosobowa forma”: „proszę przygotować” lub „przygotujcie / niech każdy przygotuje”).

Prośba o punktualne przybycieW mailu powiadamiającym o zebraniu oprócz harmonogramu, prośby o

potwierdzenie obecności i ewentualne przygotowanie się powinna być także prośba o punktualne przybycie na spotkanie (można tutaj również powiedzieć o konsekwencjach spóźnień).

Po co dokładać sobie pracy i pisać o zebraniu zamiast powiedzieć o nim na początku spotkania?

bo zaoszczędzisz czas wprowadzając ludzi w temat zebrania, bo zwiększa to wagę zebrania, bo zaoszczędzisz czas na zebraniu na przedstawianie materiałów i zastanawianie się uczestnicy przyjdą już przygotowani,bo uczestnicy będą czuli, że zostali potraktowani poważnie, bo zebrani będą mieli jasność co do celu spotkania i jego zakresu, a dzięki temu wszelkie dyskusje będą przebiegać sprawniej.


47


Prowadzenie zebrań Na zebraniu skupiaj się na tych zagadnieniach, które wcześniej wypunktowałeś, a

także pilnuj wyznaczonych ram czasowych.

Punktualne rozpoczynanie zebrańPamiętaj, żeby rozpoczynać zebrania punktualnie. Nawet jeśli brakuje sporo osób

– doceń te, które przyszły punktualnie. Zauważaj osoby przychodzące po czasie: jak wchodzą nawiąż z nimi kontakt wzrokowy, przerwij na chwilę dyskusję, poczekaj aż zajmą miejsce i kontynuuj. Jeśli konsekwentnie będziesz zaczynał zebranie o czasie i reagował milczeniem na osoby spóźniające się szybko oduczysz spóźniania się na Twoje zebrania.

Przy krótkich spotkaniach (do pół godziny) można wprowadzić spotkania „na stojąco”, co zmniejsza dyskutowanie uczestników spotkania.

Zadania prowadzącego zebranie:wprowadzenie w temat i cel spotkania, przedstawienie kolejności poruszanych zagadnień – szybkie wyświetlenie harmonogramu, wyznaczenie osoby, która będzie notować poruszane kwestie, rozpoczęcie spotkania od najważniejszych kwestii, konsekwentne ucinanie dyskusji, które są nie na temat, podsumowanie poruszanych kwestii (krótko, jasno i zwięźle).

Jeśli zebranie kończy się planem działania należy pamiętać, aby podsumowanie zawierało informacje:

co jest do zrobienia,kto jest odpowiedzialny za każdą część,na kiedy ma być zrobione.

Informacje ze spotkania wraz z planem działania powinny być spisane i rozesłane przez organizatora zebrania do wszystkich uczestników.


48


Miejsce pracy – jak je zorganizować, by sprzyjało oszczędności czasu?

Przy swoim biurku spędzasz większość swojego czasu pracy. Warto zastanowić się nad tym, czy jest ono urządzone w sposób funkcjonalny i wspiera Cię w zarządzaniu czasem? O czym należy pamiętać organizując swoje miejsce pracy?

Wszystko pod ręką

Wygodny dostęp do najpotrzebniejszych rzeczy Sprzęty, materiały biurowe, listy telefoniczne, z których często korzystasz umieść

tak, by mieć do nich jak najwygodniejszy dostęp. Przygotuj sobie miejsce, w którym umieścisz przedmioty najczęściej używane tj. nożyczki, taśmy, czyste kartki, wizytówki, spinacze, zszywacze, dziurkacze, kalkulator, katalogi, segregatory, itp.

Sprawdź, czy nie tracisz czasuSprawdź, czy nie musisz kilka razy dziennie wstawać i iść do innego pokoju, aby

skorzystać z potrzebnego Ci urządzenia, np. jeśli zdarza się, że za każdym razem musisz iść po dziurkacz, aby przedziurkować materiały i schować je do segregatora, to wystarczy kilka wyjść dziennie, aby stracić czas należnej Ci przerwy. Jeśli okazuje się, że część potrzebnych Ci sprzętów jest umieszczona nie przy Twoim miejscu pracy możesz rozważyć trzy opcje:

wziąć potrzebny sprzęt i przenieść do Twojego pokoju / boksu, jeśli Ty z niego częściej korzystasz, poprosić o zakup dodatkowego egzemplarza dla Ciebie (lub nawet samemu zainwestować, jeśli są to gadżety biurowe rzędu 1020 zł),zorganizować pracę tak, aby korzystać z tego sprzętu rzadziej, np. raz lub dwa razy dziennie (czyli odwołując się do naszego przykładu z dziurkaczem należy zbierać wszystkie dokumenty, które potrzebują przedziurkowania, przedziurkować je pod koniec dnia i na koniec dnia powkładać do segregatorów).

Miej pod ręką przynajmniej:materiały biurowe, z których korzystasz kilka razy dziennie,telefony i adresy klientów, dostawców i innych ważnych dla Ciebie osób i miejsc,


49


telefony wewnętrzne do osób, z którymi często się kontaktujesz w firmie, czyste kartki, zeszyt lub notes, piszący długopis (i drugi w zastępstwie).

Oszczędność na biurkuNiektórzy mówią, że mają artystyczny nieład na biurku i świetnie się w tym

odnajdują. Istotnie tak bywa. Jednak umysł ma pewne swoje właściwości, których nikt nie zmieni, a można je wykorzystać do lepszej organizacji pracy. Mianowicie, jeśli na biurku znajduje się dużo dokumentów, materiałów, papierów to dla umysłu jest to jasny komunikat „mam dużo do zrobienia”, a stąd już krok do stwierdzeń typu: „ile ja mam pracy”, „ ile jeszcze mam do zrobienia”, „chyba się nie wyrobię” itd. Takie myśli powodują napięcie i niepokój, a stan stresu na pewno nie sprzyja efektywności w pracy. Dlatego warto zadbać o porządek na biurku, żeby niepotrzebnie nie wprowadzać się w stan stresu i niepokoju.

Jak to zrobić?miej na biurku tylko te dokumenty i papiery, które są potrzebne do aktualnie wykonywanej przez Ciebie pracy,pozostałe dokumenty schowaj na inną półkę, do szuflady albo segregatora z napisem „do zrobienia” – chodzi o to, aby nie były widoczne dla Twoich oczu,jednocześnie zajmuj się jedną rzeczą, wykonaj swoje zadanie i nie rozpraszaj się patrząc na stos innych jeszcze czekających na Ciebie zadań.

Komfort pracyZadbaj o komfort fizyczny, estetykę biura i oświetlenie. Jeśli jakimś małym

kosztem możesz przynieść lub kupić coś, co sprawi, że będzie Ci się przyjemniej pracowało ZRÓB TO. Czasami jest to kwestia dodatkowej lampki na biurko, czasem inspirującego wiersza, zdjęcia dziecka lub małego kwiatka. Zastanów się, co możesz dodać, zmienić, przeorganizować w swoim miejscu pracy, aby pracowało Ci się tam przyjemniej. Komfort pracy ma bardzo duży wpływ na samopoczucie i motywację, a to z kolei przekłada się na efektywność w zarządzaniu czasem.

Organizacja dokumentów i pocztyJak podczas codziennego stykania się z dokumentami i mailami usprawniać

organizację pracy i oszczędzać czas?


50


Odkładaj rzeczy zawsze w to samo miejsce

Niech stanie się to Twoim nawykiem, nawet gdy odkładasz je tylko na chwilę. Inaczej bardzo szybko zrobi się spory stos „zostawianych na chwilę” dokumentów, które będą potęgowały poczucie wielości spraw do załatwienia. Dla niektórych osób praktyczna okaże się wskazówka: cały czas miej na biurku notatnik, w którym zapisuj, gdzie położyłeś przedmioty krótkotrwałego użytku (szybciej jest zapisać niż potem tracić czas na poszukiwania),

Wyrzucaj to, co nie potrzebneWyrzucaj niepotrzebne rzeczy od razu: jeśli przeczytałeś jakiś dokument lub list i

uznałeś, że to nie dla Ciebie, to od razu go wyrzuć (podobna zasada obowiązuje przy mailach).

Weryfikacja pod koniec dniaJeśli masz wątpliwości, co może Ci się jeszcze przydać, a co nie, zaplanuj sobie

każdego dnia chwilę na przegląd wszystkich dokumentów i zobacz, czy coś z nich może Ci się jeszcze przydać (np. 10 minut przed wyjściem). Jeśli tak schowaj, pozostałe rzeczy – wyrzuć lub skasuj.

Weryfikacja pod koniec miesiącaJeśli nie używałeś jakiegoś dokumentu, nie czytałeś jakiegoś czasopisma, nie

zaglądałeś do jakiegoś maila przez więcej niż trzy miesiące – najwyższa pora wyrzucić te dokumenty!

Pamiętaj!Zweryfikuj dokumenty i materiały, których chcesz się pozbyć.

Zarządzanie pocztą elektroniczną W dzisiejszych czasach mail stał się jednym z podstawowych narzędzi

komunikacji – mailem otrzymujesz dokumenty, informacje od współpracowników, polecenia od przełożonego, newslettery, prośby i zapytania, itp. Dziennie odbierasz kilkadziesiąt, a czasem kilkaset maili. Jak efektywnie zarządzać mailami? Oto kilka cennych wskazówek.

Wyłączenie powiadomień Przede wszystkim wyłącz powiadomienie o nowych mailach – migająca koperta

albo dźwięk oznajmujący odebraną wiadomość jest bardzo dużym rozpraszaczem. Co gorsza, automatycznie skupia Twoją uwagę na tym, że pojawiło się coś nowego


51


w Twojej skrzynce i odrywa Cię od wykonywanego zadania. A jak wiesz powrót do zadania nawet po 20 sekundowej przerwie to strata sporej ilości czasu.

Wyłączenie poczty Sprawdzanie poczty stało się dla wielu osób nawykiem, a niektórzy robią to

dosłownie co kilka minut. Gdyby taka czynność kończyła się tylko na sprawdzeniu to jeszcze byłaby do zaakceptowania z punktu widzenia zarządzania czasem, jednak najczęściej po odebraniu poczty od razu zaczynają ją przeglądać. Jeśli więc postanowiłeś wykonać konkretne zadanie w najbliższej godzinie czy dwóch – wyłącz skrzynkę elektroniczną na czas wykonania tej pracy. Możesz oczywiście nie zaglądać do niej, ale czasami nawyk sprawdzenia poczty jest silniejszy, więc lepszym rozwiązaniem jest wyłączenie skrzynki. Jeśli ktoś ma naprawdę pilną sprawę, którą trzeba rozwiązać w ciągu godziny czy dwóch przy braku odpowiedzi z Twojej strony na pewno zadzwoni.

Oczywiście, jeśli czekasz na bardzo ważny mail wtedy lepiej nie wyłączać skrzynki. Ale przynajmniej zaglądnij do niej raz na pół godziny, nie częściej.

Terminy odczytywania maili Wyznacz sobie dwa, cztery, osiem (w zależności od specyfiki pracy na Twoim

stanowisku) terminów przeglądania skrzynki elektronicznej (najefektywniejsze jest przeglądanie poczty rano zaraz po przyjściu do pracy, potem przed godziną 13 i trzeci raz ok. 15:3016:00 tak, żeby mieć jeszcze czas na wykonanie dodatkowych zleconych mailem zadań). Przeznacz na to odpowiednią ilość czasu tak, aby nie było to tylko przejrzenie od kogo masz maila i przeczytanie kilku wybranych, ale żebyś miał czas przeczytać każdy mail i podjąć decyzję o tym, co z nim zrobić dalej.

Sposób czytania mailiCzytając maila od razu zastanów się, co z daną informacją zrobić:

skasować, przesłać odpowiedniej osobie, odpowiedzieć, doprecyzować informacje, itp.potraktować jako zadanie do wykonania, wpisać w grafik zadań i odpowiedzieć zlecającemu, kiedy otrzyma odpowiedź lub wykonane zadanie.

Jeśli zdecydowałeś, co zrobić z danym mailem – zrób to od razu, a potem przenieś go do odpowiedniego folderu. Jeśli mail zawiera załącznik od razu zapisz załącznik w odpowiednim miejscu w systemie firmowym.


52


Organizacja poczty

Stwórz foldery w swojej skrzynce odbiorczej, które pozwolą Ci lepiej zorganizować pocztę oraz szybciej znajdywać potrzebne Ci maile. Ilość i nazwy folderów będą związane ze specyfiką Twojej pracy, ale warto mieć zawsze folder dotyczący:

komunikacji z interesantami, gdzie będziesz przechowywał wszystkie potwierdzenia, zapytania, zlecenia, itp., komunikacji z przełożonymi, gdzie warto przechować maile związane ze zleconymi zadaniami, akceptacjami, itp., newsletterów lub do przejrzenia, czyli maili informacyjnych, które przeglądniesz w wolnej chwili.

Osoby, dla których poczta elektroniczna to główne narzędzie komunikacji oraz źródło zleceń mają często w swojej poczcie foldery:

ważne i pilne, czyli do zrobienia w pierwszej kolejności,ważne i mniej pilne, czyli do zrobienia jak pierwszy katalog jest pusty lub prawie pusty,pilne i mniej ważne,a potem foldery tematyczne.

Przy takim systemie organizacji poczty ważne jest weryfikowanie pierwszych trzech katalogów codziennie i przenoszenie maili:

z katalogu ważne i pilne do odpowiedniego katalogu tematycznego, jeśli zadanie zostało wykonane, z katalogu ważne i mniej pilne czasem do katalogu „ważne i pilne” lub do odpowiedniego katalogu tematycznego, jeśli zadanie zostało wykonane,z katalogu pilne i mniej ważne do odpowiedniego katalogu tematycznego, jeśli zadanie zostało wykonane.

Niezależnie od systemu katalogowania maili każdego dnia lub raz w tygodniu segreguj swoją pocztę elektroniczną:

sprawdź, czy zająłeś się wszystkimi mailami, skasuj niepotrzebne wiadomości, jeśli takie jeszcze są, przenieś wiadomości ze skrzynki odbiorczej do odpowiedniego katalogu, itp.

Ucz innych efektywnego wysyłania mailiMożesz modelować zachowania osób, z którymi korespondujesz mailowo.


53


Sam:wysyłaj konkretne informacje: o co chodzi, jaka jest propozycja / zapytanie, jaki jest termin wykonania zadania (bez zbędnych słów i beletrystyki), czego oczekujesz od osoby, do której wysyłasz maila,jeśli chcesz coś z kimś przedyskutować nie przedstawiaj całej sprawy w mailu, przedstaw tylko krótką informację o temacie wraz z propozycją terminu spotkania albo telefonu w tej sprawie, precyzuj temat maila tak, aby po przeczytaniu tematu można było się dowiedzieć, czego dotyczy sprawa (można już w temacie pisać termin, na kiedy potrzebujemy odpowiedź: zapytanie o sprawę X, odpowiedz potrzebna do 14:00),świadomie używaj „do wiadomości” (CC) – zastanów się, kto naprawdę powinien o tym wiedzieć i nie zasypuj niepotrzebnie osób dodatkowymi mailami.

Jeśli jesteś przełożonym:wprowadź w swoim departamencie system oflagowania wiadomości (np. na czerwono maile pilne, wymagające odpowiedź w ciągu 3 h), wprowadź w dziale zasadę potwierdzania, że otrzymało się maila lub przesyłania krótkich odpowiedzi, modeluj zachowania – wyślij maila do podwładnych o zasadach konkretności w mailu, precyzowaniu informacji w temacie maila, odpowiednim oflagowaniu lub odpowiadaniu,jeśli podwładni mają tendencję do wysyłania maili z pytaniem „co zrobić” – wprowadź zasadę, aby w sytuacji problemowej wraz z opisem problemu zawsze były podane min. dwa rozwiązania, maile „problemowe” bez rozwiązań nie będą przez Ciebie rozważane.

Organizacja w komputerzePraktycznie wszystkie powyższe zasady możesz zastosować do plików i folderów

jakimi pracujesz na swoim komputerze.Stwórz miejsce na sprawy ważne i pilne.Przygotuj foldery dla poszczególnych spraw, gdzie będziesz umieszczał kolejne nadchodzące pisma, dane i informacje.Stwórz plik przewodni, w którym będziesz chronologicznie zapisywał zmiany jakie zaszły w folderze (jakie przyszło pismo, od kogo, kiedy). Jeżeli tylko możesz, na koniec dnia, zapisz na przenośnej pamięci (pendrive) swój folder roboczy.


54


Wiele urzędów ma swoje wewnętrzne bazy danych i serwery ich przechowywania. Warto jest mieć jednak swoją kopię na wypadek awarii. Przełożeni na pewno docenią Twoją przezorność.

Pamiętaj!Takiego dysku nie możesz zabierać z miejsca pracy. Warto jest mieć także zgodę

osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo danych w Twoim urzędzie.

Jak efektywnie robić notatki i korzystać z nich? Jest wiele sposobów zapisywania zadań do wykonania. Niektórzy preferują

elektroniczne narzędzia organizacji pracy (notatniki, kalendarze, listy zadań) lub korzystają z systemów CRM. Są też osoby, które wolą papierowe kalendarze, a jeszcze inni preferują zwykłe zeszyty. Niezależnie od wyboru formy organizatora ważnych pozostaje kilka zasad organizowania zadań.

Zasada 1. HierarchizacjaZanim wpiszesz zadania do kalendarza zrób listę zadań do zrobienia i określ ich

ważności oraz pilność. Następnie ułóż zadania od najważniejszych i najpilniejszych do tych najmniej ważnych i najmniej pilnych. Zastanów się, które zadania musisz zrobić Ty, które możesz oddelegować, a które w ogóle pominąć. Wykreśl z listy zadania do pominięcia.

Zasada 2. Określanie czasuPrzy zadaniach, które musisz wykonać samodzielnie określ termin rozpoczęcia i

zakończenia. Przy zadaniach do oddelegowania określ czas wykonania, czyli termin oddania Ci wykonanego zadania.

Zasada 3. Wpisywanie do kalendarza z uwzględnieniem czasu Dopiero teraz umieść zadania w kalendarzu. Wpisując zadania wpisuj je od razu w

odpowiednim dniu oraz w określonych godzinach uwzględniając:to, ile czasu przeznaczyłeś na wykonanie zadanie,jego wagę i pilność, Twoją wydajność organizmu.

Zakreślając w kalendarzu odpowiednie ramy czasowe łatwo zobaczysz, czy Twój plan jest realny i ile jeszcze zadań zdążysz wykonać w danym dniu czy tygodniu.

Korzystanie z zeszytuJeśli korzystasz z zeszytu – warto zastosować ten sam mechanizm działania oraz

wpisywać w pierwszej kolejności te zadania, które są naprawdę ważne a nie te, które Biznes Edukator Sp. z o.o.

ul. Jadźwingów 14, 02-692 Warszawa, tel/fax. 22 649 15 83, www.biznesedukator.pl 55


pierwsze zostały zlecone. Korzystając z zeszytu można sobie od razu pogrupować zadania, np.

zadzwonić do...uzupełnić...napisać...

Pamiętaj jednak, żeby zawsze zaznaczyć zadania najważniejsze – możesz je podkreślić, zakreślić, postawić przy nich cyfrę 1 lub literę A. Ważne, żebyś wiedział, od których zadań z danej grupy powinieneś zacząć.

Pamiętaj! W kalendarzu czy zeszycie powinny się znajdować zadania krótkoterminowe –

jeśli przepisujesz po raz trzeci to samo zadanie na kolejną stronę, to znaczy, że:najwyższa pora sprawdzić realność Twoich planów – czy na pewno zadania, które wpisałeś na ten dzień zajęły Ci tyle, ile planowałeś czy też zajęły Ci więcej czasu?trzeba znaleźć przyczynę odwlekania tego zadania – czy jest to kwestia jego trudności lub małej atrakcyjności; dodatkowych pilnych i ważnych zadań, które niespodziewanie wpadły a może to zadanie nie jest po prostu takie ważne?warto rozważyć, czy nie podzielić zadania na mniejsze części tak, aby było bardziej przystępne i zmieściło się w planie dnia?

Jak zminimalizować robotę papierkową?Czyli jak obchodzić się z różnymi kategoriami dokumentów?

BroszuryWszystkie broszury nie związane z Twoją pracą od razu wyrzuć. Nie przeglądaj

ich z czystej ciekawości! Jeśli masz wątpliwości, czy wyrzucić dany dokument odłóż go w miejsce innych „do przejrzenia” i zweryfikuj za miesiąc, czy miałeś czas przejrzeć. Jeśli nie – wyrzuć broszurę!

Pamiętaj!Niektóre dokumenty musisz mieć pod ręką na swoim stanowisku pracy. Na

przykład zasady BHP, opis Twojego stanowiska i Twój zakres obowiązków.

Kwestionariusze Jeśli musisz je wypełnić zrób to od razu, będziesz miał jedno zadanie do

wykonania mniej.


56


ListyPotrzebne informacje i adresy zapisz do notesu, a list wyrzuć, chyba że należy go

zarchiwizować.

SprawozdaniaJeśli są ważne na pierwszej stronie dołóż kartkę, na której wynotujesz „główne

punkty” z krótkim streszczeniem lub numerami stron, potem odłóż je w odpowiednie miejsce.

CzasopismaZaznacz każdy artykuł, który uważasz za warty przeczytania, a na pierwszej

stronie przypnij kartkę z numerami stron, gdzie znajdują się te artykuły, schowaj czasopismo w odpowiednie miejsce. Jeśli przez ostatnie trzy miesiące nie miałeś czasu zajrzeć do artykułów zastanów się, czy jest sens dalszej prenumeraty?

Pamiętaj!Cokolwiek przeglądasz lub czytasz rób to tylko raz! W miarę możliwości od razu

działaj, wypisuj kluczowe słowa dokumentu, napisz odpowiedź. Zaoszczędzisz w ten sposób sporo czasu na kilkukrotnym czytaniu dokumentu zanim się nim zajmiesz. Jeśli nie masz czasu na przejrzenie dokumentu – odłóż go i zajmij się nim w przeznaczonym na „przegląd dokumentów” czasie dnia. Najlepiej po obiedzie.

Jak można dzielić dokumenty przy porządkowaniu ich?

Do zapoznania się

Tutaj powinny znajdować się wszystkie nowe, napływające dokumenty. Jeśli masz w ciągu dnia czas przeznaczony na przeglądanie dokumentów – weź je właśnie z tej przegródki, przeczytaj i odpowiednio zareaguj według wyżej opisanych wskazówek. Zawsze rób od razu na dokumencie notatki dotyczące Twoich uwag, pomysłów, działań do podjęcia.

Do działania Jeśli nie możesz podjąć działania natychmiast, ale musisz zająć się tą sprawą – zapisz na dokumencie, jakie kroki masz podjąć i połóż go w tej przegródce.

Do przeczytania

Te materiały zostaw sobie do przeczytania w wolnej chwili lub wtedy, gdy masz wyznaczony czas na „przegląd czasopism”.

Dla innych Jeśli po przejrzeniu dokumentu stwierdziłeś, że nie jest on dla Ciebie, ale może się przydać lub jest skierowany do kogoś z Twojej firmy połóż go na tej przegródce. Pod koniec dnia lub po obiedzie przekaż dokumenty odpowiedniej osobie.


57


Jak pisać i rozmawiać efektywnie?Pisanie tekstów, listów, maili, ofert

Czasami zdarza się, że piszesz ten sam list lub dokument kilka razy. Takie podejście nie jest zbyt efektywne z punktu widzenia zarządzania czasem. Minuta przygotowania do napisania tekstu znacznie skraca czas jego pisania. Zanim zaczniesz pisać:

pomyśl, w jakim celu piszesz ten tekst, co jest najważniejszą kwestią,wymień wszystkie myśli, które chcesz wyrazić,ułóż punkty w logicznym porządku, wykreśl te mniej ważne.

Nie poruszaj zbyt wielu tematów, by osoba, do której skierowana jest informacja nie czuła się zagubiona lub znużona. Pamiętaj, by pisać prosto, zwięźle i konkretnie.

Pamiętaj!Sygnatury nadawane pismom są niezwykle ważne. Ułatwiają obieg pism w i

pomiędzy poszczególnymi komórkami urzędu. Warto poświęcić trochę czasu by zapoznać się z „Rzeczowym Wykazem Akt” i zasadami nadawania sygnatur i obiegiem pism w Twoim departamencie jak i w całym urzędzie.

Prowadzenie rozmów telefonicznychPodobnie bywa z telefonami. Rzadko zdarza się osoba, która oprócz znalezienia

telefonu i osoby kontaktowej przygotowuje się do rozmowy telefonicznej. A dzięki przygotowaniu skracasz czas prowadzenia rozmowy, ponieważ skupiasz się tylko na tym, co jest dla Ciebie istotne.

Przed każdą rozmową telefoniczną pamiętaj o określeniu swojego celu:chcesz przekazać informacje?chcesz uzyskać informacje?chcesz umówić spotkanie?chcesz wyjaśnić sytuację, itp?

Jeśli nadasz swojej rozmowie konkretny cel, Twój umysł zacznie podpowiadać Ci działania, które do tego celu prowadzą. Kolejnym krokiem jest wypisanie sobie informacji, które:

chcesz przekazać,chcesz uzyskać,


58


chcesz wyjaśnić,chcesz ustalić, itp.

Taka lista „spraw do załatwienia” powoduje, że jesteś bardziej skoncentrowany na celu, zadajesz bardziej celowe pytania i kończysz rozmowę ze wszystkimi potrzebnymi Ci informacjami (bez konieczności zadzwonienia po raz drugi z jeszcze trzema pytaniami lub myślą w momencie odkładania słuchawki: jeszcze o tym miałem powiedzieć…).

Jeśli chcesz, aby rozmowy telefoniczne zajmowały Ci mniej czasu – przeznacz od pół do dwóch minut na przygotowanie się do nich.

Przeszkadzające osoby i telefonyGdy ktoś przeszkadza...

Tego, że ktoś przerwie Ci w jakiś sposób pracę, nie da się całkowicie uniknąć. Poza tym nie możesz zakładać, że każde przerywanie jest po prostu przeszkadzaniem – czasami może ustrzec Cię przed błędem, podpowiedzieć rozwiązanie czy dostarczyć cennych informacji. Warto jednak tak zorganizować sobie swój czas pracy, by przeszkadzanie ograniczyć do minimum.

Minimalizowanie niepotrzebnych rozmów Jeśli ktoś rozpoczyna rozmowę powiedz od razu, że nie masz na to teraz czasu. W łagodniejszej formie uprzedź go o ograniczeniach czasowych i ich przestrzegaj, np. powiedz, że w tej chwili masz 5 minut na rozmowę. A po upływie 5 minut powołaj się na czas, np. dzięki, naprawdę miałem tylko 5 minut, dłużej nie mogę rozmawiać i wróć do swoich zadań.Skłaniaj rozmówców, by jak najszybciej przechodzili do konkretów – tutaj ważna jest rola odpowiednich pytań. Podczas rozmowy unikaj dopytywania się o szczegóły, osłabiaj kontakt wzrokowy, zajmuj się przeglądaniem dokumentów zadając jednocześnie konkretne pytania naprowadzające rozmowę na cel. Aby dać sobie większe możliwości zarządzania czasem podczas rozmowy i zadecydowania, kiedy wyjść, spotkaj się w cudzym gabinecie.Miej zawsze w widocznym miejscu zegarek, abyś mógł na niego spojrzeć podczas rozmowy.Ustaw sobie biurko tak, aby nie nawiązywać kontaktu wzrokowego z osobami przechodzącymi obok Twojego pokoju czy boksu.


59


Nie nawiązuj kontaktu wzrokowego z osobą, która przechodzi obok Twojego miejsca pracy, nie zachęcaj jej do podjęcia rozmowy poprzez uśmiech, pytania typu: „W porządku?” lub „Chciałeś coś?”

Pamiętaj!Osobą, która najczęściej Ci przeszkadza, jesteś Ty sam. Zauważaj momenty,

kiedy sam prosisz się o przeszkadzanie.

Gdy telefon dzwoni nie w porę... Telefony są częstym, zazwyczaj niezapowiedzianym „przeszkadzaczem”. Jak

minimalizować odrywanie się od pracy przez telefony?Jeśli dzwoni telefon zadecyduj, czy masz czas go odebrać. Jeśli pracujesz nad ważną i pilną sprawą – być może możesz nie odebrać albo szybko przełączyć do kolegi. Ścisz dzwonek, żeby nie stawiał Cię na równe nogi jak budzik. Jeśli jesteś bardzo zajęty – możesz umówić się ze współpracownikiem z działu, żeby przez określony czas odbierał Twoje telefony, zbierał informacje i informował, że oddzwonisz pod koniec dnia. Możecie w ten sposób pomagać sobie wzajemnie. Jeśli masz swoją asystentkę albo asystentkę działu możesz poprosić ją, aby w określonym czasie nie łączyła do Ciebie telefonów lub ustalić godziny, w jakich odbierasz telefony, a w jakich nie wolno Ci dziś przeszkadzać. Pamiętaj, żeby osoby, które poprosiłeś o odbieranie telefonów zawsze zebrały informacje: Kto dzwoni i z jakiego departamentu? W jakiej sprawie – być może mogą przesłać zapytanie, informacje mailem i

rozmowa z Tobą nie będzie konieczna? Jaki jest numer telefonu (najlepiej zarówno stacjonarny, komórkowy, mail)?

7 złotych zasad usprawniania zarządzania czasem

NastawienieNastaw się pozytywnie, uwierz we własne siły. Pamiętaj, że 50% sukcesu to Twoje

nastawienie. Jeśli uwierzysz, że możesz zaoszczędzić czas – zaoszczędzisz go!


60


Korzyści Zauważ korzyści z dobrego gospodarowania czasem. Zauważaj, gdy uda Ci się

zrealizować zamierzone cele i zostaje Ci więcej czasu do dyspozycji. Skupiaj się na każdej chwili, którą udało Ci się zaoszczędzić

Realizm w planowaniu Bądź realistą – nigdy nie planuj więcej niż 60% czasu dnia, bo skażesz się na

ciągłą frustrację nie wyrabiania się! Nie bądź za bardzo zapracowany, pamiętaj o codziennym odpoczynku i chwilach przerwy!

Eliminowanie nieskutecznościPoznaj przyczyny złego gospodarowania czasem – to pierwszy krok do

doskonalenia zarządzania czasem. Dyscyplinuj się i pilnuj aby nie tracić i marnować czasu. Mów sobie jasno „Dopuściłem do tego, że zajęło mi to tyle czasu” zamiast „Zabrało mi to tyle czasu”. Szukaj przyczyn tracenia czasu, pożeraczy, odwlekania i eliminuj je!

Komfort działania Zastanów się, w jakich warunkach funkcjonowałbyś najlepiej, co chciałbyś zmienić

w swoim miejscu pracy. Zmień to, co wydaje Ci się nieskuteczne i niewspierające. Naucz się rozpoznawać odpowiednie momenty na wykonywanie konkretnych zadań, poznaj swój rytm biologiczny i dostosuj do niego swój plan działania.

Do dziełaNie zwlekaj z podejmowaniem decyzji. Nie odkładaj nieprzyjemnych zadań na

później. Raczej powiedz sobie: „Jutro będę się cieszył, że zrobiłem to wczoraj”. Nie wyszukuj nieistniejących problemów – skupiaj się na możliwościach.

Dodatkowe narzędzia Rozpocznij i zakończ dzień w pozytywnym nastroju. Nagradzaj się za

wprowadzanie zmian i realizację planu. Efektywnie wykorzystuj pamięć, aktywnie słuchaj tego, co ludzie mówią, używaj skojarzeń, porządkuj napływające informacje. Dąż do doskonałości, a nie perfekcjonizmu. Korzystaj z poznanych wskazówek dotyczących doskonalenia organizacji pracy.


61


Typy osobowości


62


Typy osobowości – charakterystykaPragmatykWygląd

Osoba pragmatyczna ubiera się elegancko i nawet w mało formalnych ciuchach wygląda dostojnie. Liczy się dla niego jakość i dobra marka, kupuje rzeczy najdroższe, na jakie go stać.

ZachowaniePragmatyk jest typem wodza. Działa szybko i sprawnie, nie lubi czekać i polegać

na innych. Sam wszystko robi najlepiej. Szybko podejmuje decyzje, jest konkretny i stanowczy. Mówi szybko, logicznie, krótko. Jego gesty są także konkretne, stanowcze i oszczędne – podkreśla to, co najważniejsze, unika zbędnych ruchów.

SłownictwoW rozmowach używa często tonu rozkazującego i zdań typu: zrób to, przygotuj,

musisz, powinieneś, przy czym często zapomina o słowie: proszę, dziękuję. Ma silny autorytet wewnętrzny, dlatego większość komunikatów zaczyna od „ja”: potrzebuję, chcę (ale nie: chciałbym), daj mi, moim zdaniem, ja uważam, przynieś mi, itd.

SangwinikWygląd

Bywa ekstrawagancki; wie, co się nosi tego sezonu i nie założy zeszłorocznych spodni, jeśli ich krój wyszedł już z mody. Lubi się wyróżniać i do eleganckiego, biznesowego garnituru dołoży coś rzucającego się w oczy. Nie można jednak zarzucić mu bezguścia. Można zauważyć u niego oryginalną, nietuzinkową biżuterię, nietypową oprawę okularów czy gustowną spinkę do krawata.

ZachowanieSangwinik jest bardzo ekspresyjny, dużo gestykuluje, bywa impulsywny w

zachowaniu i trudno go nie zauważyć. Mówi głośno, szybko, lubi zwracać na siebie uwagę. Jest wesołą gadułą, nastawioną na relacje z ludźmi – zdarza mu się podczas rozmów z innymi opowiadać o wczorajszej kolacji. To jest osoba, która nie usiedzi spokojnie 8, ba! nawet 2 godzin..


63


SłownictwoSangwiniczny klient jest pogodny i bezpośredni. Rozmawiając używa zdań typu:

Zrób to dla mnie kochany; Mam coś fajnego, itp. Zamiast wydawać polecenia raczej zadaje pytania: Kto może mi pomóc w tej kwestii? Czy wiesz jak to zrobić? Podobnie jak pragmatyk zaczyna zdania od JA: ja myślę, ja sądzę, ja uważam, to dla mnie interesujące itp. Używa zdrobnień, mówi dużo, barwnie, ma dar gawędziarza.

PrzyjacielWygląd

Przyjaciel ubiera się adekwatnie i „poprawnie”, nie lubi się wyróżniać i zwracać na siebie uwagi. Zadbany, schludny, skromny. Unika jaskrawych kolorów, ekstrawagancji, nie zależy mu na modzie.

ZachowanieTaki człowiek jest spokojny, opanowany, nieśmiały i życzliwy ludziom. Przestrzega

obowiązujących norm, łatwo dostosowuje się do sytuacji, praktycznie nic mu nie przeszkadza. Nie prowokuje ani zachowaniem, ani wyglądem, ani słownictwem. Wolno podejmuje decyzje, wolno działa i reaguje.

SłownictwoMówi cicho, spokojnie, uważa na słowa, by nikogo nie urazić. Używa zwrotów

grzecznościowych i trybu przypuszczającego: proszę bardzo, chciałbym, czy mógłbyś, bardzo Cię proszę, bardzo dziękuję, może moglibyśmy... Często też pyta o zgodę: czy możesz, czy mogłabyś... Jeśli ma być stanowczy lub pewny, sprawia mu to kłopot.

AnalitykWygląd

Analityk jest osobą bardzo praktyczną. Do pracy założy garnitur, ale może to być garnitur, który nosi już 10 lat, bo jest „na ciepłe i letnie dni jednocześnie”. Lubi rzeczy wygodne i uniwersalne – ogólnie pasujące do wszystkiego i na wszystkie okazje. Analityk nie ma aspiracji do bycia modnym, ekstrawaganckim, na czasie i adekwatnie do sytuacji. On lubi praktyczność i wygodę.

ZachowanieAnalityk to klient systematyczny, logiczny, trochę wycofany. Mówi wolno, logicznie,

ale czasem mało konkretnie. Bardzo dokładnie i szczegółowo opowiada o każdym Biznes Edukator Sp. z o.o.

ul. Jadźwingów 14, 02-692 Warszawa, tel/fax. 22 649 15 83, www.biznesedukator.pl 64


elemencie projektu czy zadania, w jakie jest zaangażowany. Jest bardzo oszczędny (ale konkretny) w gestach, powściągliwy w okazywaniu emocji. Można wyróżnić dwa typy analityczne: gadułę, która często przynudza i zadręcza szczegółami opowiadając o czymś długo i zawile lub małomównego, który bardzo rzadko się odzywa – mówi wtedy, kiedy musi. Ogólnie analityk działa – podobnie jak przyjaciel – wolno. Wolno podejmuje decyzje, wolno reaguje i myśli. Jednak u analityka wynika to z konieczności dokładnego rozważenia danej sytuacji i możliwych opcji.

SłownictwoAnalityk bardzo dba o język. Często używa skomplikowanego słownictwa. Jeśli

zna się na temacie (a tak zazwyczaj jest, jeśli zaczyna już o czymś opowiadać) to można się spodziewać dużo żargonowego słownictwa, anglojęzycznych wtrętów i innych upiększeń świadczących o jego kompetencji. Można powiedzieć, że ma zamiłowanie do zdań podrzędnie złożonych, mocno rozbudowanych, zawiłych czy wręcz skomplikowanych. Wyjaśniając coś dba o detale i dokładność w przedstawianiu faktów. Zagadnienia przedstawia w sposób logiczny, uporządkowany, oparty na faktach, liczbach i obiektywnych danych.

Ukryty potencjał, czyli nasz „orzeł i reszka”

Orzeł (ukryty i niewidoczny) objawia się w silnym stresie, w warunkach ekstremalnych.

Pragmatyk: orzeł – emocjonalnie powolny, ciepły, wierny, sentymentalny (emocjonalnie przyjacielski)Przyjaciel: orzeł – logika, nie widać po nim, ale potrafi dopiąć swego, bardzo silny, szybki i stanowczy (logicznie pragmatyczny)Sangwinik: orzeł – logicznie analizujący, choć tego po nim nie widać, zbiera masę informacji i powoli je przetwarza (logicznie analityczny)Analityk: orzeł – emocjonalnie to człowiek z wielkim potencjałem humoru, psotnik, elokwentny, szybki (emocjonalnie sangwiniczny)


65


Sposób działania i pułapki w zarządzaniu czasem

Przyjaciel

Relacje Jest skoncentrowany na związkach z ludźmi. Rozumie uczucia i potrzeby innych. Buduje atmosferę ciepła i uwagi. Dba o dobrą komunikację i potrafi być mediatorem. Ignoruje jednak potrzeby własne.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:mała umiejętność żądania i problemy z odmową i wyrażaniem własnych pragnień, dlatego może brać za dużo zadań,branie na siebie zbyt wiele spraw, a pod ich natłokiem wybuchanie i sprzeciwianie się przeciw byciu wykorzystywanym (wybuch bywa często nieadekwatny do sytuacji).

Planowanie Nie przepada za planowaniem czasu według tabel, grafików, harmonogramów, ale dobrze sobie radzi bez takich planów. Woli ustalenia ustne i zbieranie informacji poprzez rozmowy.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:zagubienie w natłoku spraw do realizacji, traktowanie wszystkich zadań jako jednakowo ważne i wykonywanie ich w kolejności zgłoszeń, nie hierarchizowanie zadań na ważne i mniej ważne.

Podejmowaniedecyzji

Rozumiejąc zdania i nastroje innych, polega na opinii ogółu. Swoje decyzje konsultuje w kameralnych grupach lub z bliskimi współpracownikami. Bardziej koncentruje się na sytuacji bieżącej i potrzebach ludzi niż na strategii.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:odwlekanie decyzji z powodu strachu przed podjęciem niewłaściwej decyzji, wybór „większości” niekoniecznie jest wyborem


66


najlepszym, dlatego uwaga na poleganie tylko na opinii innych,unikanie brania odpowiedzialności za decydowanie – woli się kogoś zapytać niż samemu podjąć decyzję, potrzebuje konsultacji; podejmowanie szczególnie ważnych i wiążących decyzji jest dla niego stresujące,unikanie podejmowania ryzyka – woli sprawdzone, bezpieczne, stosowane przez większość rozwiązania niż nowe pomysły,niepewność własnej racji, wątpliwości po podjęciu decyzji (dlatego potrzebuje upewnienia się poprzez pytania do otoczenia, czy dobrze zrobił).


67


Działanie Pracę wykonuje solidnie i rzetelnie. Jest dokładny i staranny. Działa spokojnie, jest pracowity. Woli pracować wg planu i gotowych instrukcji. Trudno dostosowuje się do zmian.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem: stres związany z koniecznością wykonywania kilku czynności na raz,demotywujący charakter, poczucie zagubienia i zwiększenie poczucie niepewności w sytuacji braku ustalonych reguł czy zasad działania,czekanie na krok z drugiej strony, mała inicjatywa, uzależnianie swoich działań od opinii i celów innych osób (powiedz najpierw Ty, co proponujesz).

Uwaga! Niezbędne jest upewnienie się, czy przyjaciel jest w stanie wykonać powierzone mu zadanie – zapytaj o ilość zadań do wykonania, zapytaj o możliwy termin wykonania, wspólnie ustalcie plan działania, pomóż mu zaplanować zlecone zadania. Inaczej może przyjąć zadanie, ale nie oddać na czas.

Przyczyny odwlekania zadań

unikanie odpowiedzialności, podejmowania ryzyka,przytłoczenie rozmiarami zadania, niepewność własnej racji, własnego zdania, wybranego rozwiązania – potrzeba potwierdzenie swojego wyboru przez innych, zbyt długie zbieranie informacji i opinii przed rozpoczęciem działania, brak hierarchizowania i klasyfikowania zadań na ważne i mniej ważne, niechęć do odmawiania.

Pamiętaj! Ustalaj priorytety zadań (kieruj się ważnością, nie pilnością).Podziel zadania na ważne i mniej ważne.Planuj w formie pisemnej.Zastanów się, zanim przyjmiesz kolejne zadanie, czy jesteś w stanie wykonać je w terminie.Ucz się odmawiać.


68


Sangwinik

Relacje Jest osobą pełną ekspresji. Uwielbia nawiązywać kontakty z ludźmi i błyszczeć. Buduje dobre relacje, ma dużo wdzięku i potrafi rozładować sytuację.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:emocjonalność, impulsywność i wybuchowość w sytuacjach krytycznych,duża siła oddziaływania na innych, a przez to „zarażanie” ich swoimi emocjami.

Planowanie Planuje „tu i teraz”, elastycznie zmieniając plany. Nudzą go tabele, gubi się w liczbach, zapomina o ustaleniach i terminach. Dba o czas na podnoszenie kompetencji, własny rozwój i twórcze myślenie.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem: odsuwanie od siebie nudnych zadań,podział zadań wg atrakcyjności a nie ważności, traktowanie większości czynności jako jednakowo ważne.

Podejmowaniedecyzji

Decyzje podejmuje szybko, w oparciu o impulsy emocjonalne.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:nieprzemyślane decyzje, podejmowane spontanicznie i impulsywnie na podstawie ogólnych wrażeń, wyciąganie pochopnych wniosków,zmienność, chwiejność decyzji.

Działanie Źle znosi mus i konieczność koncentracji na jednym drobnym zadaniu. Często działa na ostatnią chwilę. Generuje doskonałe pomysły, jest kreatywny, chętnie deleguje zadania. Może robić kilka rzeczy jednocześnie.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:wrażliwość na każdy przejaw krytyki ze strony innych (krytyka to duży demotywator),rozpoczynanie wielu zadań, ale trudności z


69


doprowadzeniem zadań do końca, szczególnie tych nudniejszych i monotonnych,niecierpliwość,zniechęcenie przy braku widocznych, namacalnych efektów.

Przyczyny odwlekania

zagłębianie się na przemian w czynnościach bez znaczenia (przerwy, kawy, pogawędki, rozmowy, internet, itp.),odsuwanie od siebie ważnych zadań i zbyt późne odkrywanie tkwiących w nich szans, odsuwanie zadań mało atrakcyjnych, nieciekawych, powtarzalnych, dotyczących raportowania, zestawiania danych, itp.

Uwaga!Niezbędne jest spisywanie wszystkich umów i ustaleń, przypominanie terminów spotkań, gdyż pamięć jego jest zawodna.

Pamiętaj! Zaplanuj zadania – stosuj mapę myśli.Dziel zadania na ważne i mniej ważne (nie na: fajne i mniej fajne). Ustal termin wykonania zadań.

Pragmatyk

Relacje Jest zorientowany na cel, zadanie i sukces. Umie podejmować ryzyko i potrafi wygrywać. Nie pokazuje swoich słabych stron, propaguje pewność siebie i dystans emocjonalny. Potrafi przewodzić innym. Ma duże wymagania w stosunku do innych. Jest sprawiedliwy, lecz częściej posługuje się naganą niż pochwałą.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:traktowanie ludzi zbyt przedmiotowo, co może wywoływać konflikty,walka o rację zamiast dążenia do porozumienia (ważne jest, by „jego było na wierzchu”), co przeciąga dyskusje i rozmowy,


70


tendencja do dominowania i despotyzmu, nie informowanie ludzi o swoich działaniach – zespół dubluje pracę lub czeka na podjęte już decyzje, wybuchowość, agresywność, arogancja, jeśli coś nie idzie po jego myśli czy zgodnie z jego wytycznymi.

Planowanie Dobrze i szybko organizuje czas. Tworzy udoskonalone systemy tabel lub ankiet, lubi nowatorskie rozwiązania. Jego plany są konkretne.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:brak rezerw czasowych, co często skutkuje opóźnieniami w realizacji,nie uwzględnianie możliwości innych współpracowników – planuje dla siebie, nie biorąc pod uwagę bycia np. członkiem zespołu

Podejmowaniedecyzji

Lubi decydować, decyzje podejmuje szybko i konkretnie w oparciu o informacje ogólne. Dobrze zorientowany w sprawach bieżących, rzadko się myli. Pragnie być najlepszy, najważniejszy i posiadać rację.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:pochopność w podejmowaniu decyzji = nie uwzględnianie wszystkich danych, brak konsultacji – polega na swoim własnym przekonaniu, zdaniu i opinii, co może skutkować błędnymi decyzjami, chęć podejmowania decyzji na wszystkim poziomach, tendencja do „rządzenia się” duży pożeracz czasu u pragmatyka, niechęć do przyznawania się do błędów (nie lubi jak mu się zwraca uwagę),brak korygowania własnych decyzji, co może mieć negatywne skutki szczególnie jeśli zajmuje stanowisko kierownicze.

Działanie Natychmiast przechodzi od pomysłu do działania, nie wdając się w zawiłe dyskusje. Potrafi jednocześnie zajmować się kilkoma ważnymi sprawami. Ma podzielność uwagi i doskonałą umiejętność koncentracji na rzeczach najważniejszych. Jest dynamiczny i oczekuje dynamiki od innych.


71


Pułapki w kontekście zarządzania czasem:zbyt duża samodzielność – często uważa, że nikt inny nie zrobi czegoś tak dobrze jak on i sam robi wiele zadań,problemy z delegowaniem zadań,potrzeba kontroli działania innych osób, szczególnie podczas pracy zespołowej, nie do końca przemyślane działania, niecierpliwość, nie „czekanie” na innych, skupienie na swoich działaniach,chęć bycia najlepszym (co może powodować, że niechętnie będzie przystępował do zadań, w których obawia się porażki).

Uwaga! Pozwól pragmatykowi samodzielnie podejmować decyzje i wybierać sposób wykonania zadań, inaczej narazisz się na dyskusje o to, kogo pomysł jest lepszy i kto ma rację.


monotonia prostych czynności,niedostrzeganie korzyści z wykonywanego działania,brak rezerw czasowych.

Pamiętaj! Rób rezerwy czasu – pamiętaj o zasadzie Pareto lub 60/40.Konsultuj swoje decyzje z zespołem, współpracuj z zespołem, dziel się pracą z zespołem. Błędy są oznaką nauki – koryguj je, nie wypieraj się ich.Naucz się delegować mniej ważne zadania na swoich pracowników.Zmniejsz ilość kontroli nad pracą innych.


72


Analityk

Relacje Potrzebuje zasad, przepisów, podziału obowiązków i uporządkowania. W stosunku do większości osób (pracowników) zachowuje dystans i nie wchodzi w związki emocjonalne. Nieformalne spotkania uważa za stratę czasu.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:obojętność – skupianie się na swojej osobie, swoim świecie, bywa że nie zauważa, że jest członkiem zespołu,marudność, skupianie się na negatywnych stronach i duża łatwość wynajdywania przeszkód,„czepialstwo” ze względu na wysokie wymagania zarówno do siebie, jak i wobec innych.

Podejmowaniedecyzji

Powoli i szczegółowo analizuje możliwe rozwiązania. Decyzje opiera na uznanych autorytetach.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:zbyt długie analizowanie każdego zadania i możliwości rozwiązań oraz perfekcjonizm, co może znacząco wydłużać czas podejmowania decyzji, odsuwanie decyzji na później, gdy zmuszony jest reagować szybko.

Działanie Potrzebuje zasad, przepisów, podziału obowiązków i uporządkowania. W stosunku do większości osób (pracowników) zachowuje dystans i nie wchodzi w związki emocjonalne. Nieformalne spotkania uważa za stratę czasu.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:obojętność – skupianie się na swojej osobie, swoim świecie, bywa że nie zauważa, że jest członkiem zespołu,marudność, skupianie się na negatywnych stronach i duża łatwość wynajdywania przeszkód,„czepialstwo” ze względu na wysokie wymagania zarówno do siebie, jak i wobec innych.


73


Uwaga! Z natury systematyczny. Potrafi porządkować wiedzę. Poszukuje obiektywnej i fachowej informacji. Lubi podręczniki i poradniki. Lubi i umie wprowadzać normy, tabele, narzędzia analizy. Nie lubi zmian w codziennym grafiku zajęć, który ma zaplanowany co do godziny. Umie trzymać się harmonogramu i rozbija go konieczność zajmowania się równocześnie kilkoma sprawami. Planuje konkretnie, krótkoterminowo.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:w wyznaczonych priorytetach panuje idealny ład, jednak w obszarach nie objętych priorytetami panuje bałagan,mało elastyczne podchodzenie do czasu, bardzo szczegółowe planowanie, nie pozostawiające możliwości na zmiany i dodatkowe zadania (nowe zadania, zmiany planów, dodatkowe czynności wybijają go z określonego planu i powodują stres).


Powoli i szczegółowo analizuje możliwe rozwiązania. Decyzje opiera na uznanych autorytetach.

Pułapki w kontekście zarządzania czasem:zbyt długie analizowanie każdego zadania i możliwości rozwiązań oraz perfekcjonizm, co może znacząco wydłużać czas podejmowania decyzji, odsuwanie decyzji na później, gdy zmuszony jest reagować szybko.

Pamiętaj! Unikaj drobiazgowości i perfekcjonizmu – najpierw wykonaj zadanie, potem ewentualnie je popraw (jeśli poprawianie zajmuje Ci więcej czasu niż wykonanie to pora zacząć zmniejszać czas doskonalenia).Planuj przestrzennie – uzyskasz dzięki temu spojrzenie na całość problemu.Zostawiaj sobie czas na niezaplanowane zadania. Planuj mniej szczegółowo.


74


Twoje postanowienia Ustal sobie kilka celów, które usprawnią Twoje zarządzanie czasem. Pamiętaj,

żeby dotyczyły takich działań, które można wdrożyć w codziennej pracy. Uwzględnij swój typ osobowości.

Działanie Termin wdrożenia1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


75


„WIEDZA NIE WYSTARCZY, MUSISZ JĄ STOSOWAĆ.WOLA NIE WYSTARCZY, MUSISZ ZACZĄĆ DZIAŁAĆ.”

Johann Wolfgang Goethe


76

Documents

"Zarządzanie i organizacja czasu pracy" (materiały szkoleniowe)