Zarządzanie projektamiWykład 7 – Zarządzanie komunikacją w projekcie

Podstawowe elementy procesu komunikowania się• Komunikowanie się w projekcie (uwzględnienie wszystkich

interesariuszy, zasady formalne)

• Komunikowanie się interpersonalne – poziom indywidualny i grupowy (zasady nieformalne)

Proces zarządzania komunikacją wg PMBOK

Planowanie zarządzania komunikacją

• Proces rozwijania odpowiedniego podejścia do komunikacji opartego na potrzebach informacyjnych interesariuszy i dostępnych aktywach organizacyjnych

Komunikowanie się

• Proces tworzenia, zbierania, dystrybuowania, przechowywania, odzyskiwania i dysponowania informacjami w projekcie związane z planowaną komunikacją

Kontrolowanie komunikacji

• Proces monitorowania i kontrolowania komunikacji w całym czasie przebiegu cyklu życia projektu w celu zapewnienia zaspokojenia potrzeb komunikacyjnych interesariuszy

Wymiary działań komunikacyjnych

• Wewnętrzne i zewnętrzne

• Formalne i nieformalne

• Wertykalne i horyzontalne

• Oficjalne i nieoficjalne

• Pisane i inne

• inne

Planowanie zarządzania komunikacją

Diagram przepływu danych Planu Zarządzania Komunikacją (PMBOK Guide 5th)

Organizacja

Plan Zarządzania Projektem

Identyfikacja Interesariuszy

Plan Zarządzania Komunikacją

Komunikowanie się

Zarządzanie Zaangażowaniem

Interesariuszy

Dokumentacja Projektu

• Aktywa procesowe organizacji

• Czynniki otoczenia

• Plan zarządzania projektem

• Rejestrinteresariuszy

• Aktualizacja dokumentacji projektowej

• Planowanie zarządzania komunikacją

Inputs (Na wejściu)

1. Plan zarządzania projektem

2. Rejestr interesariuszy

3. Opis otoczenia

4. Aktywa procesowe organizacji

Rejestr interesariuszy

• Informacje identyfikacyjne

• Informacje opisowe

• Klasyfikacja

Czynniki otoczenia organizacji

• Kultura organizacji, struktura i ład korporacyjny

• Standardy w branży/standardy prawne

• Uwarunkowania rynkowe

• Tolerancja na ryzyko interesariuszy

• Klimat polityczny

• Kanały komunikacyjne organizacji

• System informacji w projekcie

• inne

Narzędzia i techniki

1. Analiza wymagań komunikacyjnych

2. Technologie komunikacyjne

3. Modele komunikacyjne

4. Metody komunikacji

5. Spotkania

Analiza wymagań komunikacyjnych

• Określa potrzeby komunikacyjne interesariuszy projektu

• Wymagania są definiowane zarówno poprzez łączenie typu i formatu informacji z wartością informacji

• Następuje szacowanie kanałów informacyjnych (element złożoności projektu)

• Liczba kanałów=n(n-1)/2, gdzie n- liczba interesariuszy

Technologie komunikacyjne

• Czynniki determinujące wybór technologii:• Pilność potrzeb informacyjnych

• Dostępność technologii

• Łatwość użycia

• Środowisko projektu

• Wrażliwość i tajność informacji

Typy sieci komunikacyjnych (R. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1998, s. 563)

Łańcuch

Y

Koło wozu

Okrąg

Każdy z każdym

Modele komunikacyjne

• Kodowanie

• Transmitowanie komunikatu

• Dekodowanie

• Potwierdzanie

• Feedback/Odpowiedź

Podstawowy model komunikacji

Wysyłający Odbiorca

Kodowanie

Dekodowanie

Dekodowanie

Kodowanie

Transmisja wiadomości

Potwierdzenie

Feedback

Szum

Szum

Szum

Szum

Metody komunikacji

• Komunikacja interaktywna

• Komunikacja typu „Push”

• Komunikacja typu „Pull”

Spotkania

• Zwykle formalne, wymagające planu i aranżacji obecności uczetników

Outputs (Wyniki)

1. Plan zarządzania komunikacją

2. Aktualizacja dokumentów projektowych

Plan Zarządzania Komunikacją

• Wymagania komunikacji interesariuszy

• Informacje do zakomunikowania (język, format, treść, poziom szczegółowości)

• Przyczyna dystrybucji informacji

• Ramy czasowe i częstość dystrybucji, potwierdzenia

• Osoba odpowiedzialna za zakomunikowanie informacji

• Osoba odpowiedzialna za autoryzację informacji tajnych

Plan Zarządzania Komunikacją - cd

• Osoba lub odpowiedzialna za to, kto otrzyma informację

• Metody i techniki przenoszenia informacji (np. e-mail)

• Zasoby dedykowane działaniom komunikacyjnym (czas i budżet)

• Metody aktualizacji Planu Zarządzania Komunikacją

• Słowniki terminologiczne

• Inne elementy

Aktualizowane dokumenty

• Harmonogram projektu

• Rejestr interesariuszy

Komunikowanie się

Inputs (Na wejściu)

• Plan Zarządzania Komunikacją

• Raporty wydajności pracy

• Czynniki otoczenia

• Aktywa procesowe organizacji

Narzędzia i techniki

• Technologia komunikacyjna

• Modele komunikacji

• Metody komunikacji

• System zarządzania informacją

• Raportowanie efektywności

System zarządzania informacją

• Zarządzanie dokumentami drukowanymi: listami, wiadomościami, raportami i wydawnictwami prasowymi

• Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria

• Elektroniczne narzędzia zarządzania projektami: oprogramowanie

Raportowanie o efektywności

• Analiza efektywności w ujęciu historycznym

• Analiza prognoz projektu (czas i koszt)

• Bieżący status ryzyka i problemów

• Praca ukończona w danym czasie

• Praca, które ma być ukończona w następnym okresie

• Suma zmian zatwierdzonych w danym czasie

• Inne…

Outputs (Wyniki)

• Aktualizacja Planu Zarządzania Projektem

• Aktualizacja dokumentów projektowych

• Aktualizacja dokumentacji projektowej

• Aktualizacja aktywów procesowych organizacji (np. raportów)

Kontrolowanie komunikacji

Inputs (Na wejściu)

• Plan Zarządzania Projektem

• Komunikacje projektu

• Issue Log

• Dane efektywności pracy

• Aktywa procesowe organizacji

Plan Zarządzania Projektem

• Wymagania komunikacji z interesariuszami

• Powody dystrybucji informacji

• Ramy czasowe i częstość dystrybucji informacji

• Osoba lub grupa odpowiedzialna za komunikację

• Osoba lub grupa odbierająca informację

Issue log

• Element oprogramowania w zarządzaniu projektami, w którym utrzymywane są informacje o problemach etc.

Narzędzia i techniki

• System zarządzania informacją

• Opinie eksperckie

• Spotkania

Outputs (Wyniki)

• Informacja o efektywności pracy

• Żądania zmian

• Aktualizacja planu zarządzania projektem

• Aktualizacja dokumentów projektu

• Aktualizacja aktywów procesowych organizacji

Komunikowanie się interpersonalne

Proces komunikacji

komunikat

SPRZĘŻENIE ZWROTNE

komunikat komunikat komunikat

KODOWANIENADAWCA KANAŁ DEKODOWANIE ODBIORCA

J. Stankiewicz, Komunikowanie się w organizacji, Wydawnictwo ASTRUM, Wrocław 1999

Style komunikowania się - Metoda okna Johari

• Otwarty

• Ukryty

• Nieznany

• Ślepy

Komunikacja:

Komunikacja

Werbalna

Słowna

Niewerbalna

Bezsłowna obejmująca gesty, mimikę i mowę

ciała.

Komunikacja:

Komunikacja

Ustna

Za pomocą komunikatów werbalnych

Pisemna

Za pomocą skodyfikowanych

komunikatów

Formalizacja

Bariery komunikacyjne

• Różnice kulturowe

• Brak umiejętności decentracji

• Utrudnienia percepcyjne – rozmówca mówi zbyt szybko, niewyraźnie, jąka się

• Stereotypy – łatwiej zgodzimy się z poglądami osoby o wyższym statusie społecznym, niż z poglądami osób o niższym statusie (szkodliwy stereotyp)