zdit.uml.lodz.plzdit.uml.lodz.pl/files/tender/1499/Formularze... · Web view"Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

„Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013".

Nr sprawy ZDiT-DZ.3322.13.2015

Formularz Nr 1

FORMULARZ OFERTY

OFERTA NA WYKONANIE ZAMÓWIENIA

,,Informatyzacja Zarządu Dróg i Transportu w Łodzipoprzez wdrożenie systemu

Elektronicznego Obiegu Dokumentów - opracowanie i wdrożenie systemu informatycznego (systemu

Elektronicznego Obiegu Dokumentów EOD)”


Miasto Łódź - Zarząd Dróg i Transportu90-447 Łódź ul. Piotrkowska 175

I. Niniejszą ofertę składa:

Lp. Nazwa i adres Wykonawcy (Wykonawców składających wspólną ofertę)*

II. Przedstawiciel wykonawcy uprawniony do kontaktów Imię i Nazwisko

Adres

TelefonFax.e-mail

III. Deklaracja Wykonawcy:

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia – Tom I Strona 1 z 70




W odpowiedzi na ogłoszenie o przetargu nieograniczonym dla w/w zamówienia:

Ja/My*, niżej podpisani, niniejszym oświadczamy, co następuje:1. Zapoznaliśmy się i w pełni oraz bez żadnych zastrzeżeń akceptujemy treść Specyfikacji

Istotnych Warunków Zamówienia, zwanej w dalszej treści SIWZ, wraz z wyjaśnieniami i zmianami.

2. W pełni i bez żadnych zastrzeżeń akceptujemy warunki umowy na wykonanie zamówienia zapisane w SIWZ.

3. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z warunkami zapisanymi w SIWZ, obowiązującymi przepisami w terminie: od daty podpisania umowy do 30.10.2015 r.

4. Informuję/my*, że wybór mojej/naszej* oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, w związku z czym wskazuję/my* nazwę (rodzaj) towaru/usługi, których dostawa/świadczenie będzie prowadzić do jego powstania oraz ich wartość bez kwoty podatku VAT

Lp. Nazwa (rodzaj) towaru/usługi, których dostawa/świadczenie będzie prowadzić do

powstania obowiązku podatkowego zamawiającego

Wartość towaru/usługi bez kwoty podatku VAT

Uwaga! Nie wypełnienie tabeli rozumiane będzie przez zamawiającego jako informacja o tym, że wybór oferty wykonawcy nie będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego.

5. Cena ryczałtowa naszej oferty wynosi: brutto.....................PLN, w tym podatek VAT – zgodnie z obowiązującymi przepisami.

UWAGA! W przypadku wypełnienia tabeli w pkt 4 do ceny oferty brutto nie dolicza się podatku VAT od wartości pozycji wskazanych w tej tabeli.

6. Wadium w kwocie: …………………zł zostało wniesione w dniu ........................r. w formie ................................................*

7. Uważamy się związani niniejszą ofertą przez czas wskazany w SIWZ tj. przez okres 30 dni od terminu składania ofert.

8. W przypadku odstąpienia przez nas od zawarcia umowy, nie będziemy rościć pretensji do wniesionego wadium.

9. W przypadku wybrania naszej oferty deklarujemy wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz podpisanie umowy zgodnie z wymaganiami przedstawionymi z SIWZ.





10. Składamy niniejszą Ofertę w imieniu własnym* / jako Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia*. Ponadto oświadczamy, że będziemy odpowiadać solidarnie za wykonanie niniejszego zamówienia*.

11. Pozostałe dane Wykonawcy/ Wykonawców*” Nazwa WykonawcyRodzaj DanychNIPRegonNr konta bankowego

* niepotrzebne skreślić lub usunąć

Miejscowość i data:…………………………… __ __ 2015 r.

…………………………. Podpis Wykonawcy


„Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013".


Formularz Nr 2

FORMULARZ CENOWY

Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na:


Elektronicznego Obiegu Dokumentów - opracowanie i wdrożenie systemu informatycznego (systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów EOD)”


Ja/my* niżej podpisani ....................................................................................................................

reprezentujący Wykonawcę/ Wykonawców* ..........................................................................

Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z poniżej przedstawionym formularzem:

Lp. AsortymentNazwa

producenta/produktu

Cena jednostkow

a netto [PLN]

VAT [%] VAT [PLN]

Cena jednostkow

a brutto [PLN]

kol.4+kol.6

Ilość[kpl/szt]

Wartość brutto [PLN]

kol. 7 x kol. 8

1 2 3 4 5 6 7 8 91. System elektronicznego 1 kpl.


„Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013".


obieg dokumentów2a. Zakup licencji

oprogramowania – elektroniczny obieg

dokumentów (wraz z instalacja i konfiguracją)

1 kpl.

2 b.

Zakup licencji oprogramowania –

systemy operacyjne dla serwera

2 szt.

2 c. Zakup licencji oprogramowania bazy

danych

2 szt.

2 d.

Opracowanie aktywnych elektronicznych wersji

formularzy oraz instrukcji ich wypełniania dla

Klientów ZDiT

1 kpl.

Cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia (suma kolumny 9 Pozycje 1 – 2 d.)

Miejscowość i data:…………………………… __ __ 2015 r. ..………………………..

Podpis Wykonawcy





Formularz Nr 3

FORMULARZ OCENY KRYTERIUM :„Ocena funkcjonalności Elektronicznego

Obiegu Dokumentów”






Ja/my* niżej

podpisani ...................................................................................................................................

.............



Udzielenie odpowiedzi TAK, w poniższym formularzu oznacza, że system będzie spełniał wymagania funkcjonalne określone w formularzu na dzień podpisania protokołu odbioru. Udzielenie odpowiedzi NIE lub brak wypełnienia oznacza, że wymaganie nie jest spełnione i nie podlega odbiorowi końcowemu.

L.p. 1. Wymagania funkcjonalne

Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

I. Wymagania technologiczne ---------






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

1.

EOD musi być zbudowany w architekturze trójwarstwowej, złożonej z:• programu klienckiego (kod generowany dla przeglądarki internetowej);• serwera aplikacji (kod zarządzający aplikacją, wykonujący funkcje z zakresu logiki biznesowej, pośredniczący między żądaniami programu klienckiego a funkcjami udostępnianymi przez motor bazy danych);•motoru bazy danych, zarządzającego SQL-ową bazą danych.

2. EOD musi umożliwiać pracę na minimum jednej bazie komercyjnej oraz jednej bazie typu Open Source.

3.EOD musi posiadać interfejsy wykorzystujące jako technologię komunikacyjną usługi sieciowe (ang. Web-services) pozwalające na pobieranie danych oraz zasilanie danymi zewnętrznych systemów.

4. EOD musi posiadać możliwość rozbudowy interfejsu użytkownika przez udostępnienie API.

5.

EOD musi być nowoczesny i zgodny ze stosowanymi i uznanymi na rynku standardami gwarantując Zamawiającemu możliwość dalszej rozbudowy. W szczególności musi być zbudowany za pomocą narzędzi umożliwiających rozwój aplikacji.

6.

EOD musi posiadać możliwość rozwoju w oparciu o dostarczone w ramach zamówienia narzędzia, w szczególności umożliwiające wygodną implementację wszelkich procesów obiegów dokumentów i spraw zachodzących u Zamawiającego.

7. EOD musi posiadać budowę modułową umożliwiająca niezależne stopniowe uruchamianie kolejnych funkcjonalności

8.

EOD w warstwie serwera aplikacji i bazodanowej musi posiadać wersje uruchamiane w środowiskach systemowych bazujących na jednym z systemów operacyjnych: Red Hat Enterprise Linux, CentOS (Community ENTerprise Operating System), Microsoft Windows 2008 Serwer.

9.

EOD musi posiadać interfejs oparty na przeglądarce internetowej. W warstwie klienckiej musi poprawnie działać w różnych środowiskach (Windows, Linux) co najmniej z następującymi przeglądarkami WWW z obsługą Wirtualnej Maszyny Javy: Internet Explorer 9.x, Mozilla Firefox 10.x, Opera 10.x oraz Chrome 5.x.

10.

EOD poza obsługą mechanizmów współpracy z popularnymi edytorami tekstu nie może wymagać instalacji dodatkowych komponentów typu plug-in przez użytkowników, tzn., będzie miał możliwość uruchamiania zewnętrznego edytora bez konieczności doinstalowania do systemu dodatkowych komponentów.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

11.

Do realizacji wybranych funkcji administracyjnych (archiwizacja bazy danych, aktualizacja oprogramowania) EOD powinien dopuszczać pracę na konsoli administracyjnej serwera. Dla komponentów oprogramowania systemowego i narzędziowego, dla których wymagane jest operowanie na konsoli administracyjnej serwera wymagane jest, aby wszystkie te czynności można było realizować wykorzystując interfejs tekstowy za pośrednictwem protokołu SSH lub równoważnego

12.

Posiada dostęp przez intuicyjny i przyjazny dla użytkownika interfejs. Wszystkie elementy EOD muszą posiadać interfejs w języku polskim. W języku polskim muszą być również wyświetlane wszystkie komunikaty przekazywane przez System, włącznie z komunikatami o błędach.

13.W ramach interfejsu Użytkownik musi posiadać możliwość korzystania ze wszystkich funkcjonalności EOD, które są dla niego udostępnione zgodnie z przypisanymi mu uprawnieniami.

14.

Interfejs użytkownika EOD udostępniany przez przeglądarkę internetową powinien wykorzystywać technologię AJAX w celu przyspieszenia pracy. Pełna obsługa modułu musi być możliwa przy użyciu przeglądarki, łącznie z wprowadzaniem danych. Wymaganie to jest związane ze specyfiką pracy Zamawiającego (system musi posiadać automatyczne odświeżanie okna EOD).

15. Dopuszczalne formaty przetwarzanych plików nie mogą być ograniczone przez technologię Systemu.

16.

Wszystkie dostarczane komponenty oprogramowania w ramach EOD muszą tworzyć jednolity system informatyczny, w szczególności poprzez:

wykorzystanie jednej wspólnej bazy danych (struktura tabel musi być jedna, wspólna dla wszystkich komponentów), w szczególności wszystkie dane muszą być zapisywane i odczytywane z jednej bazy danych;

wykorzystanie wspólnego interfejsu użytkownika; wykorzystanie przez poszczególne komponenty wspólnych

kartotek wspomagających (kartoteka interesantów, struktura organizacyjna oraz rejestry Zamawiającego);

wykorzystanie wspólnego i spójnego systemu uprawnień; jedno miejsce logowania się do poszczególnych komponentów

modułu.

17. Wielkość repozytorium, w którym przechowywane są dokumenty powinna być ograniczona jedynie zasobami sprzętowymi serwera,

18.EOD jest niezależny od wyboru pakietów biurowych (edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny itp.) służących do tworzenia i uaktualniania poszczególnych dokumentów przez pracowników Zamawiającego.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

19.EOD zapewnia definiowanie i zapisywanie sposobu wyświetlania gromadzonych danych w postaci tabelarycznej. Zapisane widoki mogą być prywatne lub udostępnione wszystkim użytkownikom.

20.EOD musi cechować się interfejsem użytkownika opartym na nowoczesnych rozwiązaniach: wykorzystywać menu, listy, formularze, przyciski, referencje (linki), itp.

21.EOD musi umożliwiać rejestrację i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej Zamawiającego (pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi).

22.

EOD musi umożliwiać rozproszoną rejestrację korespondencji wpływającej wraz z załącznikami oraz jej automatyczne numerowanie wraz z wypełnianiem części numeru pobierając dane np. ze słownika struktury organizacyjnej, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną.

23.

EOD musi rejestrować czynności związane z poszczególnym dokumentem (np. dekretacji) w postaci historii, przypisując jednoznacznie odpowiedzialność za każdą czynność i dając możliwość szybkiego odczytania tych informacji oraz możliwość eksportu zestawienia historii do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML.

24. EOD musi posiadać możliwość nadawania terminów realizacji związanych z daną dekretacją/zadaniem

25.

EOD musi posiadać wbudowany moduł archiwalny, w pełni obsługujący wszystkie podstawowe procesy związane archiwizacją dokumentów (w tym: tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych, brakowanie, przekazywanie do Archiwum Państwowego).

26.EOD musi być w pełni zgodny z obowiązującymi procedurami postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną.

27.

EOD musi udostępniać wszystkie funkcje opisane w SIWZ i umożliwiać nieprzerwaną pracę Użytkowników: 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu z niezbędnymi planowanymi przerwami na diagnostykę systemu, które w ujęciu tygodniowym nie mogą być dłuższe niż 8 godzin.

II. Bezpieczeństwo ---------

1.EOD musi zapewniać wysoki stopień bezpieczeństwa i poufności dla zgromadzonych dokumentów oraz danych, w tym zapewniać ochronę zawartości dokumentów przed nieautoryzowanymi zmianami.

2. Poziom zabezpieczeń danych w Systemie musi być zgodny z ustawodawstwem i odpowiedni dla ochrony danych osobowych.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

3.

EOD musi zapewniać szyfrowanie w stopniu uniemożliwiającym odczytanie przez osoby postronne wszystkich danych wymienianych między pracownikami Zamawiającego oraz między Zamawiającym a Interesantem.

4. EOD musi zapewniać bezpieczeństwo przesyłanych danych (przesyłanie danych z użyciem protokołu SSL).

5.EOD musi umożliwiać jednoczesny dostęp do danych wielu użytkownikom przy zapewnieniu ochrony tych danych przed utratą spójności lub zniszczeniem.

6. EOD musi posiadać hierarchię uprawnień oraz granulację dostępu do jego zasobów.

7.

Każdy użytkownik EOD musi dysponować indywidualnym identyfikatorem, który umożliwi korzystanie z udostępnionych zasobów i usług. Dostępne mechanizmy oraz procedury muszą zapewnić rozliczalność zarejestrowanych w module użytkowników.

8.Dostęp do Systemu jest związany z uwierzytelnieniem użytkownika, autoryzacja użytkowników systemu opiera się o usługę katalogową ActiveDirectory, jednokrotne logowanie.

9.

W EOD musi być przechowywany skrót hasła wyliczony za pomocą bezpiecznej do zastosowań kryptograficznych jednokierunkowej funkcji mieszającej. Hasło użytkownika utrwalone w bazie danych nie może być zapisane otwartym tekstem. EOD musi przechowywać postać hasła po przetworzeniu algorytmem bezpiecznej do zastosować kryptograficznych jednokierunkowej funkcji mieszającej (np. MD5 lub SHA).

10.EOD posiada możliwość określania trybu dostępu do przechowywanych dokumentów (np. zablokowanie możliwości zmian) oraz możliwość szyfrowania dokumentów.

11.

EOD musi zapewniać możliwość:• ograniczenia liczby prób nieudanego logowania użytkownika po której nastąpi czasowe zawieszenie możliwości logowania (na czas zdefiniowany przez administratora);• narzucenia minimalnej długości hasła oraz obowiązku wykorzystania różnych rodzajów znaków w haśle (np. liter, cyfr i znaków specjalnych);• ustalenia czasu obowiązywania hasła;• automatycznego odrzucania prób ustalenia przez użytkownika trywialnego hasła (np. imienia lub nazwiska użytkownika).






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

12.

EOD musi rejestrować wszystkie próby uwierzytelniania oraz gromadzić i przechowywać następujące informacje:• pełną datę z godziną;• nazwę konta, które zostało poddane uwierzytelnianiu;• adres IP, z którego wykonane było uwierzytelnianie;• nazwę domenową adresu, z którego wykonane było uwierzytelnianie;• rezultat uwierzytelniania (powodzenie/niepowodzenie).

13. EOD musi zapewnić blokowanie dostępu określonych użytkowników do zasobów Systemu.

14.EOD ma zapewniać autoryzację wszystkich operacji wprowadzania, modyfikowania i usuwania danych. EOD ma umożliwiać identyfikację osoby, która wykonała powyższe operacje oraz czas ich wykonania.

15. EOD musi zapewnić ochronę zatwierdzonych dokumentów przed nieautoryzowanymi zmianami.

16.Każda czynność wykonywana w EOD musi być zapisywana , tak aby możliwa była identyfikacja osoby wykonującej czynność, obiektów których dotyczyła czynność oraz czasu wykonania czynności.

17. EOD ma zapobiegać możliwości wprowadzenia i uruchomienia złośliwego kodu do aplikacji działających na serwerach.

18.

W ramach postępowania Wykonawca przygotuje dokument pt. Wytyczne do Polityki Bezpieczeństwa. Dokument ten będzie zawierał wytyczne w zakresie Instrukcji zarządzania Systemem oraz elementów Polityki Bezpieczeństwa, w szczególności:• procedurę reagowania na incydenty związane z bezpieczeństwem informacji;• procedurę tworzenia i zarządzania kopiami zapasowymi;• regulamin ochrony danych osobowych;• regulamin użytkownika modułu (odpowiedzialność, kompetencje);• politykę bezpieczeństwa danych osobowych;• politykę uwierzytelniania użytkowników i usług;• konfigurację serwerów, stacji roboczych i urządzeń sieciowych.

19.

EOD jest skalowalny, tzn. umożliwia dołączenie dodatkowych stanowisk (zwiększenie liczby użytkowników) oraz zwiększenie i rozbudowę zasobów komputerowych poprzez rozbudowę warstwy aplikacyjnej (zwiększenie zasobów komputerów obsługujących warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby procesorów oraz zwiększanie liczby maszyn);oraz rozbudowę warstwy bazodanowej (zwiększenie zasobów komputerów obsługujących warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby procesorów, zwiększenie pojemności pamięci masowych).






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

20.

EOD musi zapewniać odpowiednią wydajność tj. szybką reakcję na działania użytkowników - średni czas odświeżania widoku na ekranie po czynności wykonanej przez użytkownika nie może być dłuższy niż 2 sekundy. Warunek ten nie dotyczy funkcji, które są związane z wykonywaniem globalnych operacji na bazie danych takich, jak np. sporządzanie raportów i jednocześnie nie są wykonywane w trakcie codziennej, rutynowej pracy z modułem.

21.

EOD umożliwia wykonywanie i katalogowanie kopii bezpieczeństwa bezpośrednio przez serwer bazy danych. Ma możliwość zautomatyzowanego usuwania zbędnych kopii bezpieczeństwa przy zachowaniu odpowiedniej liczby kopii nadmiarowych - stosownie do założonej polityki nadmiarowości backup'ów. Ma możliwość integracji z powszechnie stosowanymi systemami backupu (Legato, Veritas, Tivoli, Data Protector itd). Wykonywanie kopii bezpieczeństwa powinno być możliwe w trybie offline oraz w trybie online. Zamawiający dopuszcza rozwiązanie zewnętrzne zgodnie z zapisami formularza : „Ocena funkcjonalności Elektronicznego Obiegu Dokumentów”, pkt II. Bezpieczeńswo ppkt 21, 22, 23 z wykorzystaniem posiadanego przez Zamawiającego systemu back’upowego.

22.

EOD posiada mechanizm odtwarzania, który umożliwia odzyskanie stanu danych z chwili wystąpienia awarii bądź cofnięcie stanu bazy danych do punktu w czasie. W przypadku odtwarzania do stanu z chwili wystąpienia awarii odtwarzaniu może podlegać cała baza danych bądź pojedyncze pliki danych.

23.W przypadku, gdy odtwarzaniu podlegają pojedyncze pliki bazy danych, pozostałe pliki baz danych mogą być dostępne dla użytkowników.

III. Wymagania ogólne ---------

1.Wszystkie dostarczone elementy zamówienia musza być kompletne, posiadać wszystkie wymagane do poprawnego eksploatowania instrukcje, licencje i gwarancje.

2. EOD musi umożliwić tworzenie i prowadzenie rejestrów, wprowadzanie korespondencji, prowadzenie spraw i zapisywanie dokumentów.

3. EOD musi umożliwić druk zestawień i raportów oraz definiowanie szablonów raportów dla wszelkich danych zgromadzonych w module.

4.EOD musi zapewnić rejestrację obiegu papierowego dokumentów (rejestrację informacji o lokalizacji, użytkowników i czasie przemieszczenia).

5. EOD musi umożliwiać rejestrację przemieszczenia dokumentów nie podlegających digitalizacji (użytkownik, lokalizacja, czas).






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

6. Zapewnia obieg dokumentów zarówno tych wprowadzonych drogą elektroniczną, jak i zeskanowanych dokumentów papierowych.

7. Zapewnia obsługę dokumentów zgodną JRWA Zamawiającego.

8.

EOD musi umożliwiać prowadzenie co najmniej następujących ewidencji:• ewidencję struktury organizacyjnej Zamawiającego• ewidencję pracowników i stanowisk pracy• ewidencję rejestrowanych dokumentów• ewidencję spraw• ewidencję dokumentów archiwalnychJednolity Rzeczowy Wykaz Akt

9.

Każda z ewidencji musi zapewniać możliwość dostępu do danych w różnych widokach (np. "Rejestr spraw zakończonych", "Rejestr moich spraw", "Rejestr spraw w dziale") dostępnych dla użytkowników zgodnie z uprawnieniami.

10.EOD musi umożliwić dostęp do dokumentów i danych w sposób uporządkowany i szybki np. Ustaw, Wewnętrznych Aktów Normatywnych takich jak: zarządzenia, umowy, faktury, protokoły;

11.

EOD musi być wyposażony w funkcjonalność komunikatora tekstowego. Komunikator musi być wewnętrznym oprogramowaniem dla Zamawiającego i nie może umożliwiać komunikacji z zewnętrznymi komunikatorami dostępnymi publicznie. Komunikator musi byćwyposażony w system powiadomień o istnych zdarzeniach systemowych co najmniej w zakresie:a) powiadomienia o przekazaniu dokumentów,b) powiadomienia o przekazaniu dokumentu do akceptacji,c) powiadomienia o zaakceptowaniu dokumentu,d) powiadomienia o dekretacji dokumentu.Komunikator ma służyć tylko do komunikacji wewnątrz EOD.

12.Automatyczne wysyła powiadomienia do osób zaangażowanych w dany obieg z informacją o rozpoczęciu nowej sprawy i koniecznych działaniach do podjęcia po uruchomieniu obiegu.

13. Umożliwia konfigurowanie sposobu powiadamiania (powiadomienie systemowe lub/i email).






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

14.

Umożliwia użytkownikowi skonfigurowanie otrzymywanie powiadomień systemowych co najmniej o następujących zdarzeniach:- otrzymaniu nowych dokumentów,- przydzielenie nowego zadania,- zaakceptowane pisma, których jest referentem,- odrzucone pisma, których jest referentem,- wysyłka pisma,- doręczenie pisma,- niedoręczenie pisma,- nadanie uprawnień do dokumentu,- przekroczenie terminu realizacji sprawy,- przekroczenie terminu realizacji sprawy przez podwładnego.

15.

Umożliwia użytkownikowi skonfigurowanie otrzymywania powiadomień e-mail, co najmniej w następujących opcjach:- powiadamianie każdorazowe,- wyłączenie powiadomienia,- powiadamianie nie częściej niż raz dziennie.

16.

Zawiera pełną integrację z pocztą elektroniczną. Integracja ma polegać na możliwości odbierania korespondencji email i rejestracji jej jako pismo oraz umożliwienia wysyłki pisma na określony w danych adresata adres email. Umożliwia też wybór, który email podlega rejestracji jako pismo oraz dodanie innych adresów email, niż określone w danych adresata. Dodatkowo informujemy, że korzystamy z oprogramowania klienckiego Zimbra Desktop.

17. Umożliwia zarządzanie czasem i spotkaniami za pomocą kalendarza oraz listy zadań do wykonania.

18. Umożliwia ustalanie terminów spotkań wraz z mechanizmem przypomnień i zaproszeń do osób zaangażowanych.

19. Zapewnia możliwość dowolnego katalogowania, wyszukiwania i analizowania wprowadzanych informacji.

20. Umożliwia wielopoziomowe ustawienia uprawnień.

21. Ukrywa elementy struktury Systemu przy braku uprawnień użytkownika.

22.Umożliwia prezentację statusu sprawy na stronie internetowej. Sprawdzenie następuje na podstawie numeru generowanego przez System, otrzymanego przy złożeniu wniosku.

23.

Posiada mechanizm umożliwiający swobodne korzystanie z kwalifikowanego i powszechnego podpisu elektronicznego bez konieczności posiadania fachowej wiedzy.Funkcja podpisu elektronicznego musi umożliwiać podpisywanie jednego elementu Systemu przez wielu użytkowników. Podpis musi być opisany w formacie XAdES preferowany przez MSWiA. Informacja o podpisie jest prezentowana użytkownikowi.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

24.Funkcja podpisu elektronicznego umożliwia poprawne wykorzystanie certyfikatów kwalifikowanych pochodzących od wszystkich certyfikowanych wystawców.

25. Umożliwia przesyłanie notatek pomiędzy użytkownikami, które nie muszą być powiązane z zarejestrowanymi sprawami czy pismami.

26. Umożliwia zarządzanie zastępstwami w przypadku choroby lub urlopu.

27. Umożliwia druk zestawień i raportów oraz definiowanie szablonów raportów dla wszelkich danych zgromadzonych w systemie.

28.Posiada centralną numerację dokumentów, gwarantującą unikalność numeracji w całym systemie. EOD musi nadawać automatycznie numer wszystkim zidentyfikowanym rodzajom dokumentów.

29. Jest zgodny z przepisami prawa wymienionymi w pkt. 39 Ogólnego opisu przedmiotu zamówienia.

IV. Wymagania w zakresie korespondencji przychodzącej. ---------

1.

Umożliwia wydruk potwierdzenia przyjęcia korespondencji ze wskazaniem na: numer pisma (jeśli istnieje), datę wpływu pisma, datę wpływu do organu przekazującego pismo, ilość (wykaz) załączników a także unikalny identyfikator (numer) pod którym zostało zarejestrowane we właściwym rejestrze, dane interesanta oraz kod kreskowy zawierający numer, identyfikujący dokument i umożliwiający sprawdzenie stanu załatwienia sprawy przez Klienta ZDiT.

2.Umożliwia rejestrację papierowej korespondencji przychodzącej wraz z załącznikami i skanowanie jej z poziomu Systemu do postaci elektronicznej.

3.

EOD w czasie rejestracji dokumentu musi pozwalać na automatyczne nadawanie kolejnego numeru korespondencji zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną. Dodatkowo obiekty takie jak umowy, faktury, skargi itp. w czasie rejestracji powinny zasilać rejestry obowiązujące u Zamawiającego. Taki obiekt powinien tez mieć nadawany dodatkowy numer pochodzący z rejestru, do którego będzie przyporządkowany

4.

Umożliwia rejestrowanie dokumentów przychodzących papierowych oraz elektronicznych wraz załącznikami, złożonych za pośrednictwem aplikacji internetowej do przyjmowania dokumentów elektronicznych (wskazanej przez Zamawiającego Elektronicznej Skrzynki Podawczej, na platformie ePUAP), e-mail, fax.

5.

Rejestracja pism wpływających emailem, faksem bądź z ePUAP będzie się odbywać za pośrednictwem zestawień dokumentów przychodzących tego typu, pozostawiając użytkownikowi decyzję o rejestracji jako pismo w module, zgodnie ze wskazówkami zawartymi w Instrukcji Kancelaryjnej






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

6.

EOD musi umożliwiać przechowywanie treści dokumentów wraz z załącznikami - załączony plik może mieć dowolny format (pliki graficzne, pliki pakietów biurowych, dokumenty skanowane, maile, faksy, pliki dźwiękowe i inne). Pliki zawierające skany dokumentów będą zapisywane w systemie plików, a do bazy EOD będzie dołączana referencja do plików. EOD musi umożliwić administratorowi definiowanie, jakie formaty plików będą akceptowane przez aplikację. Administrator musi mieć możliwość określenia maksymalnego dopuszczalnego rozmiaru pliku danego typu.

7.

EOD musi umożliwiać przyjmowanie korespondencji przychodzącej złożonej z wykorzystaniem nośników cyfrowych: płyt CD i DVD oraz pamięci Flash ROM z łączem USB v. l.l,v.2 i v.3., tzn. że plik znajdujący się na nośniku zostanie dołączony do założonej sprawy w systemie EOD. EOD musi zapewniać generowanie UPP dla tak złożonych dokumentów.

8. EOD musi zapewnić możliwość dodania załącznika z dysku (lokalnego i zdalnego).

9.

EOD musi umożliwiać zapisanie fizycznej lokalizacji oryginału załącznika papierowego (dokumentacji, wniosku, sprawy). Musi pozwalać na odwzorowanie składu chronologicznego utworzonego u Zamawiającego.

10.

Zapewnia możliwość dodania skanu dokumentu poprzez standardowy mechanizm TWAIN (lokalnie i zdalnie) wraz z możliwością określenia parametrów skanowania z poziomu systemu (w tym między innymi: wybór predefiniowanego profilu skanowania, wybór skanera, rozdzielczość, format, paleta kolorów (kolorowy, czarno-biały, odcienie szarości), zmiana kontrastu, obrót o dowolną ilość stopni)..

11. Podczas skanowania dokumentów system zapewnia możliwość podglądu poszczególnych stron, usuwania, skanowania nowych.

12.

Umożliwia wstępną rejestrację korespondencji i późniejsze uzupełnienie pozostałych pól w trakcie pełnej rejestracji. Wstępna rejestracja powinna odnotowywać minimum datę wpływu korespondencji (do Zamawiającego oraz do organu przekazującego), adresata, ilość załączników, oraz generować potwierdzenie złożenia dokumentów w kancelarii. Dokumenty takie mogą być opatrywane etykietami ewidencyjnymi z numerem oraz listą załączników złożonych z dokumentem.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

13.

Umożliwia odebranie e-maili za pomocą wbudowanego klienta pocztowego i zarejestrowanie ich w systemie jako pismo. Dodatkowo informujemy, że korzystamy z oprogramowania klienckiego Zimbra Desktop.

14.

Umożliwia przy czynności rejestracji dodawanie (podpowiadanie) nadawcy z bazy podmiotów (kontrahentów). W przypadku znalezienia nadawcy w bazie moduł powinien automatycznie wypełnić pola formularza rejestracyjnego pisma danymi nadawcy.

15. Posiada możliwość przechowywania danych historycznych (np. poprzednich adresów).

16.

EOD musi zapewniać mechanizmy ochrony przed duplikacją pism w module, np. proces rejestracji wymusza przeszukanie bazy korespondentów i bazy zarejestrowanych pism, w celu wykrycia duplikatów. Automatyczna weryfikacja ma przebiegać na podstawie metadanych opisujących pismo wprowadzonych przez użytkownika.

17.

W przypadku wykrycia podejrzenia duplikacji system przedstawia listę podejrzeń duplikatów i zapewnia możliwość wybrania co najmniej jednej z opcji dalszego postępowania (m.in. dołączenie pisma do sprawy, dołączenie jako załącznik, rejestrację jako nowe pismo, etc.).

18.

W przypadku niezgodności danych z pisma z danymi nadawcy znajdującymi się w bazie interesantów system zapewnia możliwość m.in. zmiany danych w bazie adresowej, pozostawienie danych bez zmian. System musi zapewnić możliwość wyboru opcji postępowania bez przerywania akcji rejestracji.

19.Umożliwia zapisanie fizycznej lokalizacji oryginału załącznika papierowego i śledzenie jego obiegu niezależnie do obiegu dokumentów zeskanowanych lub elektronicznych.

20.

Wspiera obsługę pism papierowych z wykorzystaniem kodów kreskowych na pismach (nadruk lub naklejka) oraz kodów kreskowych pracowników. Obsługa kodów kreskowych musi być wspierana w zakresie: ewidencjonowania w systemie przydzielonego pismu kodu kreskowego, odbierania i wydawania pism, wyszukiwania przy użyciu czytnika kodów kreskowych, podglądu pism.

21.Umożliwia wyświetlanie różnych zestawów pól dla jednego dokumentu w zależności od etapu przetwarzania (np. wprowadzanie w kancelarii, dekretacja).

22.

Umożliwia przekazanie dokumentu (dekretacja) do: osób dekretujących, komórki organizacyjnej właściwej w danej sprawie, poszczególnych osób zajmujących się bezpośrednio procedowaniem danej sprawy.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

23.

Umożliwia wielopoziomową dekretację pism do jednego lub wielu użytkowników. Dekretacja może odbywać się zgodnie ze zdefiniowaną w procesie ścieżką lub wg szczególnych potrzeb bezpośrednio z listy użytkowników.

24.

Umożliwia prowadzenie uporządkowanej ewidencji rejestrów kancelaryjnych oraz tworzenie zestawień korespondencji przychodzącej w Systemie (w tym z możliwością określenia zakresu danych, odfiltrowania i sortowania wyszukiwanych danych).

25.

Umożliwia tworzenie rejestrów np.: umów, faktur, szkód, wniosków, pism wewnętrznych, przychodzących, wysłanych, doręczonych, itp. oraz automatyczny wybór procesu obiegu dokumentów na podstawie wybranego rejestru.

26.

W każdym z rejestrów zapewnia możliwość dostępu do danych w różnych widokach (np. "Rejestr spraw zakończonych" , "Rejestr moich spraw", "Rejestr spraw w dziale") dostępnych dla użytkowników zgodnie z uprawnieniami.

27.

Umożliwia przeglądanie danych, rejestrację nowych pism i modyfikowanie zarejestrowanych. Nie pozwala na fizyczne usuwanie wcześniej zarejestrowanych pism, a jedynie na ich oznaczenie jako skasowanych.

28. Umożliwia wyświetlanie różnych zestawów pól dla dokumentu w zależności od kroku procesu obsługi.

29.

EOD musi opisywać dokumenty za pomocą formularza (metryki) zawierającego najważniejsze informacje (np. dane teleadresowe) o danym dokumencie, w przypadku dokumentów elektronicznych odpowiednie pola są wypełnione automatycznie.

30.

Metryka korespondencji przychodzącej musi zawierać między innymi pola określające: typ dokumentu, sposób dostarczenia (np. osobiście, pocztą, mailem, faksem, z Elektronicznej Skrzynki Podawczej, za pośrednictwem innego organu), rodzaj przesyłki oraz listę załączników elektronicznych.

31. Umożliwia zapisanie w metryce dokumentu dowolnej ilości rodzajów i numerów zewnętrznych z pisma.

32.EOD musi umożliwiać określenie rodzaju dokumentu przychodzącego za pomocą pola słownikowego. Musi istnieć w Systemie możliwość dodania dowolnego typu dokumentu do słownika.

33. Umożliwiać wykorzystanie słownika GUS (TERYT) w zakresie miejscowości oraz ulic.

34. Przy stosowaniu słowników TERYT musi istnieć możliwość globalnego dla całego Systemu uaktywnienia słownika bądź wyłączenia.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

35.

EOD musi umożliwiać zapisanie daty wpływu do organizacji Zamawiającego oraz daty wpływu do organu przekazującego, daty z pisma oraz daty nadania. Dodawanie dat powinno być umożliwione poprzez wybór daty z kalendarza lub wypełnienie pola. Wszystkie pola daty powinny zawierać zdefiniowane maski odpowiadające wymaganym formatom daty. Pole z datą wpływu do Zamawiającego powinno być wypełniane automatycznie i podlegać możliwość edycji.

36. EOD musi umożliwić dodawanie uwag i komentarzy do pism oraz w metryce.

37. EOD musi umożliwiać oznaczanie pisma jako załatwionego bez zakładania sprawy dla pisma.

38. EOD musi umożliwiać obsługę kancelarii i wielu sekretariatów.

39. EOD musi umożliwić dołączanie pism do spraw będących w procedowaniu.

V. Wymagania w zakresie obsługi korespondencji wychodzącej. ---------

1.Umożliwia generowanie i wydruk kopert i zwrotek z adresatami i oznaczeniem rodzaju korespondencji, zarówno w kancelarii, jak i na stanowiskach użytkowników, w formatach co najmniej: C4, C5, C6.

2. Umożliwia wydruk pism w formacie umożliwiającym stosowanie kopert z okienkiem.

3. Umożliwia rejestrowanie oraz powiązanie z odpowiednim dokumentem potwierdzenia dostarczenie pisma adresatowi (tzw. Zwrotka).

4. Umożliwia wybór adresata korespondencji z bazy lub dodanie nowego adresata.

5.

Umożliwia ustalenie przez pracownika, w jaki sposób chce skierować korespondencję do adresata i przekazać ją do Kancelarii w celu wysłania – wybór sposobu wysyłki min.: poczta (polecony, zwykły, ze zwrotką), osobiście, goniec, kancelaria, e-mail, ePUAP, a/a.

6. umożliwia dokonywanie wysyłek w dwóch trybach – za pośrednictwem kancelarii wysyłkowej oraz samodzielnie przez pracowników,

7. Umożliwia dokonywanie wysyłki przez pracowników w postaci elektronicznej (e-mail, faks) bezpośrednio z systemu.

8.

Przy wysyłce dokumentu automatycznie podpowiada domyślnego adresata, czyli nadawcę pisma wiodącego oraz umożliwia zmianę adresata i wybór dodatkowych adresatów wg rozdzielnika, umożliwia wybór adresatów określonego typu (wewnętrzny, zewnętrzny, ESP, fax, e-mail, etc)

9. Wysyłka dokumentów przez kancelarię wychodzącą powinna wspierać agregację przesyłek do jednego adresata.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

10.

Umożliwia określenie parametrów przesyłki (w tym, m.in.: forma przesyłki, rodzaj zwrotki, czy za pobraniem, rodzaj priorytetu, czy poste restante, sposoby obsłużenia, sposoby postępowania z przesyłką, parametry i gabaryty przesyłki). Wybór parametrów tam gdzie to możliwe powinien odbywać się z list ze słownikowanych (listy słownikowe powinny podlegać edycji).

11.

Umożliwia generowanie dokumentów na podstawie szablonów. Szablony dokumentów powinny być definiowane co najmniej w formacie RTF. Ilość szablonów możliwych do utworzenia nie powinna być ograniczona.

12.

Umożliwia eksport dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej, co najmniej do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML, CSV, HTML.

13.Umożliwia tworzenie i wydruk zestawień korespondencji poleconej, zwykłej, w formatach wymaganych przez operatora pocztowego – książka nadawcza.

14.EOD musi mieć możliwość rejestrowania i kontroli obiegu korespondencji wewnętrznej pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi.

15. EOD musi umożliwiać dokonywania nadruków kodów kreskowych na zwrotkach.

16.

W przypadku wysyłek wysyłanych za zwrotnym poświadczeniem odbioru (zwrotka) EOD umożliwia wyszukanie przesyłki po kodzie kreskowym ze zwrotki lub numerze sprawy oraz odnotowanie faktu doręczenia, daty odbioru, danych osoby odbierającej, bądź faktu nie doręczenia przesyłki.

VI. Wymagania w zakresie obsługi spraw oraz obiegu wewnętrznego dokumentów i pism. ---------

1.

Umożliwia co najmniej:- procedowanie sprawy zgodnie z obiegiem,- przygotowanie pism wychodzących,- wprowadzenie poprawek i uwag przez uprawnione osoby do dokumentów,- akceptację i zatwierdzanie pism w sprawie.

2.

Poza możliwością dokonania dekretacji umożliwia:- zwrotu mylnie skierowanego pisma,- stworzenia sprawy na podstawie pisma,- przekazanie zgodnie z właściwością,- oznaczenia pisma jako załatwione.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

3.

W przypadku obiegu ogólnego umożliwia wykonanie następujących operacji przez użytkownika akceptującego:- wybór następnej osoby, spośród przełożonych,- wybór czy zastosować podpis elektroniczny- parafowanie i przesłanie do wybranej osoby,- przesłanie dalej bez parafy,- podpisanie (akceptacja) dokumentu,- odesłanie dokumentu do poprawy wraz z uwagami.

4.EOD musi umożliwiać tworzenie sprawy zgodnie z określonym typem procesu: ogólnym (ad-hoc) lub dedykowanym (spośród procesów przypisanych do użytkownika).

5.

Podczas tworzenia dokumentu z wykorzystaniem szablonu umożliwia dodawanie pół w szablonach (np. w postaci znaczników), które w trakcie generowania pisma będą zastępowane danymi dotyczącym sprawy z Systemu. Uprawnienia do dodawania pól w szablonach powinni otrzymać administratorzy.

6.Zapewnia możliwość tworzenia przez użytkowników i przechowywania własnych szablonów dokumentów zawierających pola uzupełniane automatycznie przez System.

7. EOD musi zawierać repozytorium szablonów dokumentów zarządzane przez uprawnionych użytkowników

8. Umożliwia tworzenie akt spraw w oparciu o dokumenty wytworzone w komórce organizacyjnej.

9.Umożliwia prowadzenie w oparciu o system kancelaryjny, zgodny z obowiązującą Instrukcją kancelaryjną, jednolitej i uporządkowanej ewidencji akt spraw.

10. Umożliwia przeglądanie danych, rejestrację nowych akt spraw oraz dołączenie pism do istniejących akt spraw.

11.

Umożliwia ewidencję akt spraw w postaci metryczki zgodnie z rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6.03.2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r. poz. 250).

12. Umożliwia tworzenie podteczek w ramach teczek aktowych.13. Umożliwia dołączanie do jednej sprawy wielu pism.

14. Umożliwia dołączanie do jednej sprawy wielu dokumentów w różnych formatach (z różnymi rozszerzeniami).

15.Umożliwia dołączenia akt spraw do innej teczki bądź dołączania konkretnego dokumentu do różnych spraw (nie dopuszcza się kopiowania pliku fizycznego).

16. Posiada możliwość blokowania powtórnego wykorzystania tego samego znaku sprawy.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

17.Umożliwia poprzez system uprawnień, dla zdefiniowanych grup pracowników, dostęp do akt spraw lub teczek aktowych z możliwością edycji bądź wyłącznie do podglądu.

18.

Umożliwia podgląd wszystkich stron dokumentu z poziomu aplikacji – bez konieczności otwierania zewnętrznych narzędzi. Wymaganie będzie spełnione, jeśli w aplikacji generowany będzie podgląd pliku w formacie pdf. System powinien wspierać pliki w pozostałych formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.,: XLS, XLSX, JPG, RTF, DOC, XML,HTML, DWG.

19.

Umożliwia obsługę spraw, w formie zdefiniowanych automatycznych procesów przepływu zadań bądź poprzez ręczny mechanizm przesyłania dokumentów / spraw pomiędzy użytkownikami (stanowiskami pracy).

20.

Umożliwia zarządzanie obiegiem pisma m.in. w zakresie przesyłania go pomiędzy komórkami organizacyjnymi, akceptowania (parafowanie) i zatwierdzania (podpis kwalifikowany dla podmiotów zewnętrznych i niekwalifikowany przy obiegu wewnętrznym) treści pism wychodzących i wewnętrznych przez osoby uprawnione oraz śledzenie historii od momentu zarejestrowania pisma w Systemie.

21. Umożliwia podpisywanie zbiorcze dokumentów.

22.Umożliwia parafowanie pism poprzez możliwość określenia listy osób do parafy oraz opcji parafowania równoległego (domyślnie osoby z listy winny parafować sekwencyjnie).

23. Umożliwia wydruk ostatecznej wersji dokumentu przez osobę podpisującą w celu jego podpisania i opieczętowania.

24. Wspiera przekazanie wersji papierowej dokumentu do kancelarii.25. Umożliwia przekazanie pisma podpisanego podpisem elektronicznym.

26.

Umożliwia przepływ danych i dokumentów (korespondencji oraz spraw) wewnątrz organizacji Zamawiajacego pomiędzy użytkownikami Systemu, według ustalonej kolejności i zgodnie z przyjętymi dla danej kategorii spraw, terminami ich załatwienia.

27. Umożliwia pracę grupową w konkretnych sprawach bądź nad konkretnymi dokumentami.

28.

Umożliwia tworzenie jednego pisma na podstawie wielu pism utworzonych przez różnych użytkowników – agregacja pism. Zamawiający ma na myśli mechanizm umożliwiający skopiowanie treści kilku pism do jednego edytowalnego pliku. Użytkownik z komórki organizacyjnej wiodącej/ prowadzącej sprawę tworzy pismo wychodzące na podstawie odpowiedzi udzielonych pisemnie przez innych użytkowników (inne komórki organizacyjne). Zawartość poszczególnych pism/odpowiedzi powinna być skopiowana do tworzonego pisma, które może być później edytowane.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

29.Umożliwia dodawanie przez użytkowników nowych dokumentów (załączników) z dysku, nośnika danych oraz bezpośrednio ze skanera (w tym urządzenia MFP).

30.

Umożliwia edycję opisu i treści załącznika bezpośrednio w odpowiedniej, przypisanej do danego formatu pliku aplikacji. Zapisanie kolejnej wersji pliku w Systemie musi nastąpić automatycznie po zapisaniu zmian i zamknięciu edytora, w którym modyfikowany jest plik.

31.Zawiera mechanizm tworzenia wersji dla plików, dokumentów itp. Użytkownik może dodać kolejną wersję pliku, a wszystkie zmiany zostają odnotowane w Systemie.

32. Ewidencjonuje i udostępnia historię zmian dokumentu.

33.

Oznacza sprawy w zależności od stanu ich załatwienia minimum w czterech statusach: nowo przydzielone w toku, zakończone, przeterminowane. Poszczególne statusy powinny być wyróżnione kolorami.

34. Umożliwia zbiorcze dekretowanie dokumentów / spraw do osób odpowiedzialnych za jej procesowanie.

35. Przydziela zadania dla poszczególnych osób wraz z monitorowaniem terminów realizacji zadań.

36.

Umożliwia szybkie wyszukiwanie pism przy pomocy słów kluczowych. Po wyszukaniu użytkownik ma dostęp do metryczki pisma z informacją, co najmniej do kogo zostało ono dekretowane (oryginał i kopie), o numerze sprawy (spraw) utworzonych na jego podstawie lub spraw, do których zostało dołączone.

37. Umożliwia oznaczanie pism wewnętrznych i wychodzących jako kończących sprawę.

38. Umożliwia oznaczanie pism wewnętrznych i przychodzących jako wszczynających postępowanie.

39.Umożliwia, na etapie rejestracji pisma w aktach sprawy, sprawdzenie, czy dane pismo wszczyna nową sprawę, czy jest kolejnym pismem w sprawie.

40.Umożliwia tworzenie powiązań między dokumentami (pisma powiązane) wraz z możliwością wyboru rodzaju relacji (wartości ze słownika).

41. Umożliwia generowanie standardowych odpowiedzi na pisma na podstawie zdefiniowanych szablonów pism.

42.

Umożliwia opracowywanie i wersjonowanie projektów pism (opracowywanie odpowiedzi w sprawie). Powinna być możliwość tworzenia wielu wersji pisma oraz przeglądania i przywrócenia wcześniejszej wersji pisma.

43. Umożliwia zarządzanie pismami wewnętrznymi – przesyłanymi między komórkami organizacyjnymi.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

44. Umożliwia akceptację (parafowanie) i zatwierdzanie (podpis) treści pism wychodzących i wewnętrznych przez osoby uprawnione.

45.Umożliwia śledzenie historii pisma od momentu zarejestrowania w systemie oraz drogi jego obiegu pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi.

46. Zapewnia możliwość eksportu historii sprawy do pliku (np.RTF).

47.

Posiada możliwość wglądu do wszystkich spraw w podległej komórce organizacyjnej. Udostępnia widok takich spraw w przejrzystej formie graficznej np. drzewa i wyświetla informację o liczbie spraw prowadzonych w poszczególnych komórkach i przez poszczególnych pracowników, z możliwością podglądu sprawy.

48.Podczas dekretowania i przekazywania spraw oraz dokumentów umożliwia wyszukiwanie osób przez wpisywanie fragmentu imienia, nazwiska lub nazwy komórki organizacyjnej.

49.

Umożliwia ręczne dopisywanie informacji o obiegu pisma poza Systemem (parafowanie, podpisywanie przez osoby nie będące użytkownikami systemu). Zamawiający wymaga aby wpisanie, w komentarzu, przez osobę prowadzącą sprawę, uwagi o obiegu pisma poza systemem np. parafowanie pisma przez Skarbnika Miasta lub podpisanie przez Wice Prezydenta było odwzorowane w metryce pisma prowadzonej zgodnie z KPA.

50.

Podczas dekretowania pism system wyświetla informację o ilości zadań, aktualnie przypisanych do pracownika oraz ewentualnej nieobecności danego pracownika. Dane o nieobecności będą pochodzić z modułu urlopów Systemu EOD. Pracownik zalogowany (identyfikator użytkownika) powinien być wyróżniony np. innym kolorem lub pogrubieniem.

51.

Wskazuje upływ czasu przewidzianego na realizację zadania poprzez zastosowanie paska postępu (Progress Bar) lub procentowego wskaźnika procentu w zestawieniu zadań oraz pism/spraw podwładnych, a także poprzez zastosowanie kolorów na pasku postępu (np. pasek zielony: pisma nie przeterminowane, pasek czerwony: sprawy, których termin realizacji upłynął).

52.Umożliwia dołączenie do każdego dokumentu elektronicznego (pliku) dowolnej liczby podpisów elektronicznych weryfikowalnych kwalifikowanym lub niekwalifikowanym certyfikatem.

53. Posiada podgląd historii złożonych podpisów elektronicznych na poszczególnych wersjach pisma.

54.Umożliwia nadzorowanie przebiegu realizacji sprawy przez właściciela sprawy oraz jego przełożonych: Dyrektora lub kierownika komórki organizacyjnej (na podstawie uprawnień).






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

55.

Posiada możliwość wstrzymania biegu terminu, wznowienia postępowania oraz zakończenia postępowania. W sytuacji, gdy użytkownik wznawia postępowanie, system powinien automatycznie przeliczyć i ustawić prawidłowy termin (datę) zakończenia postępowania.

56. Umożliwia przeniesienie akt spraw do innej teczki lub podteczki.57. Nie pozwala na fizyczne usuwanie zarejestrowanych akt spraw.

58.

EOD musi odwzorować ścieżki obiegu dokumentów w postaci obiegów dedykowanych, m.in. obieg wniosków urlopowych, obieg faktur, obieg zawieranych umów, wezwanie do opłaty dodatkowej dla Strefy Płatnego Parkowania, procedowanie interpelacji, obieg delegacji.

59.Odwzorowanie ścieżek obiegu dokumentów powinno mieć miejsce dla dwóch trybów: wyłącznie elektronicznego oraz elektronicznego i papierowego jednocześnie.

60.

EOD podczas rejestracji sprawy musi umożliwiać wybór kategorii JRWA. W przypadku tworzenia sprawy dedykowanej pole JRWA musi zostać uzupełnione automatycznie, na podstawie przypisania procesu do JRWA, a formularz sprawy i dalsze kroki muszą być zgodne z definicją procesu.

61. EOD musi umożliwiać wybór z listy rejestru, w którym jest zarejestrowana sprawa.

62.EOD musi posiadać możliwość ustawienia wymaganego terminu załatwienia sprawy oraz określenia terminów domyślnych dla każdego JRWA.

63. EOD musi umożliwiać przełożonemu zmianę referenta spraw podległych mu pracowników.

64.EOD musi umożliwiać zastosowanie formularza dekretacji, zawierającej co najmniej pola określające: adresata dekretacji, dyspozycję, termin załatwienia.

65. EOD musi umożliwić przekazywanie pism w trybie "do wiadomości".

66.

Posiada mechanizm „Udostępnianie pisma”. Powinna być możliwość jednoczesnego udostępnienia pisma dowolnej liczbie użytkowników w różnych komórkach organizacyjnych. Użytkownicy, którym udostępniono pismo, powinni mieć możliwość dopisania dodatkowych uwag/notatek lub taka możliwość powinna być zablokowana (wybór dokonywany przez osobę udostępniającą pismo). Użytkownik powinien mieć możliwość odznaczenia, że zapoznał się z udostępnionym pismem.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

67.

EOD musi mieć:• możliwość uzyskania informacji, kto i kiedy czytał w

przeszłości dokument;• możliwość uzyskania informacji, kto aktualnie edytuje

dokument przy automatycznym zablokowaniu możliwość edycji pliku innym użytkownikom;

• możliwość uzyskania informacji, kto i kiedy edytował w przeszłości dokument;

• możliwość uzyskania informacji jakie zmiany i kiedy zostały dokonane w dokumencie;

• możliwość uzyskania informacji kto i kiedy usunął dokument (przy czym moduł gwarantuje, iż trwałe usunięcie dokumentu z bazy danych możliwe tylko przy użyciu konta o uprawnieniach administratora (skasowany przez zwykłego użytkownika dokument znika z modułu, ale nie jest fizycznie usuwany z bazy danych).

68.

EOD musi umożliwiać wielostopniowy proces akceptacji dokumentów (zgodnie z instrukcją kancelaryjną podmiotu), z możliwością parametryzacji wymagalności akceptacji dla dokumentu przed jego wysłaniem do interesanta lub założeniem z niego sprawy.Użytkownik powinien mieć możliwość swobodnego definiowania ścieżek akceptacji (wskazania konkretnych osób oraz liczby pozytywnych zatwierdzeń dla każdego etapu akceptacji).

69. EOD musi umożliwiać przekazywanie uwag dotyczących sprawy i przygotowywanego dokumentu.

70.

EOD musi umożliwiać wersjonowanie załączników plikowych. Poprzednie muszą być widoczne w module jako wersje historyczne. Dla każdego dokumentu musi być możliwe przeglądanie, przywracanie i pobieranie wersji historycznych.

71. Ewidencjonuje i udostępnia historię zmian dokumentu.

72.Zapewnia konieczność uzyskania akceptacji przywrócenia starszej wersji dokumentu przez właściciela dokumentu. Właścicielem dokumentu jest osoba tworząca dokument.

73. Zapewnia mechanizm wysyłania powiadomień do grupy edycyjnej dokumentu w przypadku dokonania zmian w dokumencie.

74. EOD musi umożliwiać dołączanie do dokumentów i spraw dyspozycji przełożonych oraz uwag i komentarzy tekstowych.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

75.EOD musi umożliwiać kontrolowanie stanu sprawy (stopnia realizacji) podwładnych i terminów realizacji przez uprawnionych użytkowników za pomocą powiadomień o opóźnieniach.

76. Posiada zestawienie w którym prezentowane będą sprawy i pisma przeterminowane.

77. Umożliwia dostęp uprawnionym osobom do informacji dotyczącej sprawy zgodnie przypisanymi uprawnieniami do sprawy.

78.Umożliwia definiowanie grupy użytkowników uprawnionych do pracy grupowej nad dokumentem. Kontroluje pracę nad dokumentem za pomocą blokowania dokumentu do edycji i wyświetlania historii zmian.

79. Wykorzystuje zaawansowane możliwości zarządzania pracą grupową.

80. EOD musi umożliwiać zamykanie spraw. Podczas zamykania System musi sprawdzać, czy wszystkie pisma w sprawie są załatwione.

81. EOD musi umożliwiać oznaczanie pism jako załatwionych w trybie „Ad acta" i przenoszenie do odpowiedniej teczki.

82. EOD musi posiadać możliwość tworzenia teczek i podteczek oznaczanych literowo oraz numerowanych liczbowo.

83. EOD musi umożliwiać przenoszenie spraw z danego roku na kolejny i kontynuowanie pracy nad sprawą.

84. EOD musi umożliwiać przekazywanie przez przełożonego prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia.

VII. Wymagania w zakresie skanowania i rozpoznawania tekstu (OCR). ---------

1. Umożliwia skanowanie dokumentów z poziomu EOD oraz zapisywanie ich formy elektronicznej w formacie wielostronicowym.

2.

Posiada moduł skanowania, niezależny od producenta skanera. Moduł powinien współpracować z dowolnym skanerem obsługującym interfejs TWAIN. Moduł skanowania powinien pozwalać na ustawienie podstawowych parametrów skanowania, w tym co najmniej:- wybór predefiniowanego profilu skanowania (np. pismo, faks, zdjęcie),- wybór skanera,- nadanie nazwy obrazowi,- rozdzielczość (parametry zgodnie ze sterownikami skanera),- format,- paleta kolorów – Kolorowy, Czarno-Biały, Odcienie szarości,- źródło papieru – Taca, Podajnik (1-stronnie), Podajnik (2-stronnie),- wyświetlenie okna parametrów sterownika skanera,- podgląd poszczególnych stron, usuwanie, skanowanie nowych, ponowne skanowanie stron, skanowanie dwustronne,- zmiana kolejności stron- zapisywanie na dysku lub dołączanie do pisma w systemie.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

3.Umożliwia optyczne rozpoznawanie tekstu na dokumentach przechowywanych w formie graficznej i konwersję tych dokumentów do plików tekstowych (obróbka OCR).

4.

Umożliwia rozpoznawanie tekstu (OCR) i zapis wyniku rozpoznawania do pliku tekstowego przyporządkowanego do dokumentu. Komponent OCR nie powinien ograniczać liczby użytkowników.Zamawiający udostępni do wykorzystania posiadane 3 licencje OCR Abbyy FineReader 10.

5.

EOD musi umożliwiać wielostronicowe skanowanie dokumentów oraz wykonanie odwzorowania cyfrowego dokumentu na zasadach opisanych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

6. EOD musi obsługiwać skanery z automatycznym podajnikiem oraz automatycznym duplexem.

VIII. Wyszukiwanie

1.

EOD musi umożliwiać indeksowanie i wyszukiwanie pełnotekstowe, czyli wyszukiwanie wybranych fraz w plikach załączonych do dokumentów. Wynikiem wyszukiwania ma być lista pism, w których znaleziono załączniki posiadające wpisaną frazę.

2.

EOD musi być wyposażony w wyszukiwarkę umożliwiającą wyszukanie odpowiednich dokumentów (i innych obiektów) oraz interesantów według predefiniowanych atrybutów (kryteriów wyszukiwania).

3. Umożliwia wyszukiwanie osoby prowadzącej sprawę.

4.

Umożliwia wyszukiwanie obiektów po wszystkich opisujących je metadanych, w szczególności moduł musi zapewnić wyszukiwanie dokumentów po nr JRWA, nadawcy, numerze pisma, dacie rejestracji pisma, dacie zatwierdzenia, etc.

5. Zapewnia filtrowanie i sortowanie po dowolnych atrybutach obiektów.

6. Udostępnia wyszukiwanie w trybach: prostym i zaawansowanym, w którym możliwe jest łączenie kryteriów wyszukiwania.

7.Umożliwia eksport kryteriów i wyników wyszukiwania do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML,CSV,HTML.

IX. Baza interesantów

1. EOD musi posiadać jedną, dla całego Systemu w ramach jednostki, bazę interesantów, dostępną dla wszystkich osób pracujących w EOD.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

2. Umożliwia przypisanie dla jednego dokumentu wielu adresatów oraz umożliwia wybór adresatów z bazy.

3.Umożliwiać automatyczne podpowiadanie nadawcy/odbiorcy korespondencji na podstawie wbudowanego w moduł słownika - książki adresowej.

4.Udostępnia bazę danych teleadresowych interesantów wraz z możliwością łatwego rejestrowania nowych danych interesanta przy wprowadzaniu dokumentu.

5.EOD musi umożliwiać automatyczne sprawdzenie poprawności wprowadzanych danych typu NIP, PESEL, REGON razem ze sprawdzaniem sumy kontrolnej.

6.Umożliwia aktualizację danych przy zachowaniu danych poprzednich - zmiana nie może powodować zmian w dotychczasowych obiektach, do których przypisana była dana pozycja z bazy interesantów,

7. Umożliwia wyszukiwanie adresata w bazie wg wszystkich wyświetlanych w widoku pól,

8. EOD musi wykrywać pokrywające się pozycje w bazie adresatów i proponować ich korektę na etapie rejestracji pisma.

9.

Umożliwia zapisywanie historii wpisów zawierającej informacje dotyczące: osoby modyfikującej i daty ostatniej modyfikacji wpisu, każdorazowej edycji wpisu, daty, osoby która edycji dokonała, różnic w stosunku do poprzedniej wersji wpisu.

10.Zapewnia możliwość eksportu historii wpisów do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML.

11. Zapewnia możliwość zdecydowania przy rejestrowaniu nowego dokumentu o automatycznym wprowadzeniu nowego wpisu do bazy.

X. Wymagania w zakresie obsługi archiwum zakładowego. ---------

1. EOD Posiada funkcjonalności odpowiedzialne za obsługę składów chronologicznych dla dokumentów papierowych.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

2.

W ramach każdego składu chronologicznego umożliwia prowadzenie rejestrów uwzględniających wymienione niżej typy dokumentów:

• dokumentów odwzorowanych w całości,• dokumentów odwzorowanych w części lub nie

odwzorowanych,• dokumentów i spraw, które będą prowadzone wyłącznie

w postaci elektronicznej ale w toku ich realizacji powstaną dokumenty papierowe.

W rejestrze będą odnotowywane dokumenty i sprawy z zaznaczeniem postaci w jakiej funkcjonują oraz docelowo powinno pokazać się miejsce przechowywania tzn. sygnatura archiwalna pozycji przekazanej do archiwum zakładowego np. 1234/455/32/7 (nr spisu zdawczo odbiorczego/ nr pozycji w spisie / nr sprawy / nr dokumentu w sprawie). Przykładem takiego rodzaju sprawy jest czasowa organizacja ruchu (gdzie korespondencja prowadzona jest drogą elektroniczną), która wprowadziła zmianę w drodze powodującą konieczność stworzenia Projektu stałej organizacji ruchu (dokument papierowy).

3.

EOD umożliwia oznakowanie każdego dokumentu poprzez odrębne oznaczenie (np. kod kreskowy), Dokument będzie przechowywany w pojemnikach do archiwizacji przewidzianym dla danej grupy dokumentów / spraw. W chwili skompletowania jednostki archiwalnej sprawy będą spakowane w teczkę oznakowaną kodem. Pod kodem kreskowym pojawi się sygnatura archiwalna w chwili przekazania spisu zdawczo-odbiorczego (wpisania w wykaz spisów zdawczo-odbiorczych).

4.EOD realizuje funkcjonalności związane z brakowaniem dokumentacji w składzie chronologicznym lub jej przekazywaniem do archiwum zakładowego uwzględniając ekspertyzę Archiwum Państwowego.

5.

EOD posiada wbudowany moduł archiwum, w pełni obsługujący wszystkie podstawowe procesy związane archiwizacją dokumentów, w tym: przekazywanie akt do archiwum zakładowego, zarządzanie papierowymi zasobami, tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych oraz wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, brakowanie, wycofanie pozycji lub sprawy z archiwum zakładowego, przywrócenie wycofanej pozycji do zasobu archiwum zakładowego, wypożyczenia pozycji, procedury związane ze zniszczeniem lub uszkodzeniem dokumentacji, przekazywanie dokumentacji do właściwego archiwum państwowego (w postaci tradycyjnej lub w postaci paczki archiwalnej) itp. zgodnie z obowiązującymi w ZDiT przepisami w tym zakresie.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

6.EOD umożliwia organizację działania archiwum, zgodnie z postanowieniami Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego,

7.

EOD umożliwia przygotowanie i kategoryzację dokumentów / spraw, zgodnie z postanowieniami Instrukcji Kancelaryjnej oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (przepisy kancelaryjno-archiwalne są załączone do SIWZ)

8

EOD posiada możliwość pracy zarówno z obowiązującymi jak i nieaktualnymi już jednolitymi rzeczowymi wykazami akt. Zmiana wykazu akt nie może wpływać na zmianę sygnatury archiwalnej. W przypadku podwyższenia kategorii w nowym jednolitym rzeczowym wykazie akt System musi podpowiedzieć archiwiście, które jednostki w archiwum zakładowym powinny mieć zmienioną kategorię archiwalną. Po dokonaniu weryfikacji przez archiwistę następuje zmiana kategorii z zaznaczeniem w uwagach daty modyfikacji, podstawy dokonania zmiany i osoby, która jej dokonała.Mogłoby się odbywać to w ten sposób, że jeśli dla danego JRWA następuje podwyższenie kategorii, system będzie proponował sprawy o tym właśnie JRWA tak, aby archiwista mógł podjąć decyzję o podwyższeniu kategorii archiwalnej. Porównywanie musi następować na poziomie hasła klasyfikacyjnego (tytuł) z JRWA, a dopiero później na podstawie symbolu klasyfikacyjnego (nr) ponieważ może on ulegać zmianie w kolejnych JRWA. Program musi umożliwiać pracę z obecnie obowiązującym w ZDiT i nieaktualnymi JRWA.

9.

EOD umożliwia doprecyzowanie tytułu z JRWA (umieszczone po myślniku), czyli dodania opisu uzupełniającego, jako tak zwanego doprecyzowania tytułu, oraz tworzenie teczek tematycznych. Teczka tematyczna – gromadzi sprawy o różnych znakach sprawy, ale dotyczące jednego ściśle określonego tematu i oznaczonych oznaczeniem komórki organizacyjnej zamiast znakiem akt (oznaczenie komórki organizacyjnej z symbolem klasyfikacyjnym).

10.EOD umożliwia nadanie, powiązanej z JRWA, kategorii archiwalnej dla rejestrowanej sprawy oraz zmianę kategorii archiwalnej w związku z aktualizacją JRWA lub ekspertyza archiwalną.

11.

EOD posiada możliwość tworzenia terminarza przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego. W ramach terminarza wymagane jest: ustalenie terminów przekazywanie dokumentacji dla poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk, potwierdzenie ustalonego terminu przez komórki organizacyjne, wysyłanie powiadomień o upływającym terminie dla poszczególnych uczestników zapisanych w terminarzu działań, podgląd realizacji działań zgodnie z przyjętym terminarzem.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

12.

EOD posiada funkcjonalność pozwalającą opatrzeć dokumentację przekazywaną do archiwum zakładowe klauzulą, zezwalającą na wgląd i wypożyczenie wyłącznie przez pracowników danej komórki, w której dokumentacja została wytworzona.

13.

EOD umożliwia właściwe oznaczanie przekazanych teczek (kod kreskowy, sygnatura archiwalna) ułatwiające ich lokalizację w archiwum zakładowym (pomieszczenie, regał lub szafa, szafka na mapy, półka). Sygnatura będzie nadawana w chwili zdania dokumentów do archiwum (wpisania w wykaz spisów zdawczo-odbiorczych).

14.

EOD umożliwia tworzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania. Brakowanie tworzone na podstawie generowania pozycji ze spisów zdawczo-odbiorczych oraz przekazanej dokumentacji bezpośrednio z komórek organizacyjnych. Uzupełnienie opisów w polu uwagi.

15. EOD zapewnia mechanizmy brakowania akt w archiwum elektronicznym.

16.

EOD umożliwia, po zakończeniu procedury brakowania, odwzorowania informacji w zakresie: zgody Archiwum Państwowego, uzyskanej ekspertyzy oraz protokołu zniszczenia. Wymaganie to ma obejmować możliwość dodania skanów pism z Archiwum Państwowego i podpisanych protokołów, jako załączników. W spisie zdawczo-odbiorczym ma być informacja dot. zgody Archiwum Państwowego, uzyskanej ekspertyzy oraz protokołu zniszczenia np.: Zgoda APŁ Nr 103/2014 z dn. 22.08.2014, Zniszczono 30.09.2014r., z którego pozycje podlegają brakowaniu, w kolumnie: „Data zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego Uwagi”.

17.

Po zakończeniu procedury brakowania, EOD zapewnia automatyczne usunięcie dokumentacji z systemu. Usunięcie danych następuje po upływie okresów przechowalnictwa danych i jest kontrolowane przez archiwistę, który posiada zgodę komórek organizacyjnych oraz zgodę Archiwum Państwowego na wybrakowanie materiałów niearchiwalnych. Usunięcie danych z panelu archiwum zakładowego możliwe tylko przez ściśle określone osoby, np. przez archiwistę, tzn. że pracownik nie posiadających uprawnień archiwisty nie może ingerować w zasób. Spisy zdawczo-odbiorcze pozostają i są edytowane po zdaniu do archiwum zakładowego jedynie przez archiwistę.

18. EOD zapewnia mechanizmy umożliwiające wykonanie ekspertyzy akt w archiwum elektronicznym.

19.EOD umożliwia archiwiście wybranie jednostek archiwalnych lub spraw w nich zawartych, celem przekazania do ekspertyzy Archiwum Państwowemu.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

20.

EOD umożliwia tworzenie paczki archiwalnej dla wybranego roku. Podczas tworzenia paczki System sprawdza warunki typu: czy nie istnieje już paczka za wskazany okres w komórce organizacyjnej, czy wszystkie sprawy są zakończone.

21. EOD zapewnia możliwość określenia, że sprawa została założona w wyniku pomyłki i podczas zamykania nadać kategorię archiwalną Bc.

22.EOD umożliwia ręczne przypisywanie kategorii archiwalnej dla spraw w paczce archiwalnej oraz wyodrębnienie pojedynczej sprawy w oddzielną teczkę.

23.Zapewnia generowanie niezbędnych dokumentów, w tym spisów zdawczo-odbiorczych zgodnie z Instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

24.

Umożliwia generowanie spisu zdawczo-odbiorczego na podstawie przygotowanej paczki archiwalnej zgodnie z przepisami: Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114) wraz z aktami wykonawczymi; Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi; Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. z 2006r., Nr 206, poz. 1519 z późn. zm)

25.

EOD umożliwia poddanie przygotowanego spisu zdawczo-odbiorczego wraz z paczką, procesowi akceptacji. Posiada funkcjonalności wspierające przekazywanie akt do archiwum zakładowego wraz z możliwością nadzorowania przez archiwistę tworzenia projektów i zatwierdzania spisów zdawczo-odbiorczych oraz dodawania uwag do tworzonych w komórkach organizacyjnych spisów na poziomie pozycji spisowej (teczki / jednostki archiwalnej), sprawy w jednostce archiwalnej. Po akceptacji archiwum zakładowego można kontynuować spis istniejący już w ewidencji archiwum zakładowego (spis zdawczo-odbiorczy otwarty np.: listy płac). W przypadku dokumentów powstałych w ramach programów finansowanych z funduszy UE należy tworzyć spisy zdawczo-odbiorcze zgodnie z instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

26. EOD umożliwia archiwiście przejrzenie paczki archiwalnej, przyjęcie paczki, odrzucenie paczki oraz podanie przyczyny odrzucenia.

27.

EOD zapewnia archiwiście wybór dokumentacji w celu przekazania do Archiwum Państwowego. W polu uwagi spisu zdawczo-odbiorczego przy wybranych pozycjach pojawić się powinna informacja o dacie przekazania, osobie przekazującej wraz ze skanem spisu zdawczo-odbiorczego..






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

28.

EOD umożliwia zarządzanie papierowymi zasobami, w tym: wypożyczanie, wyszukiwanie, edycję, przeglądanie, brakowanie. W przypadku wypożyczenia / udostępnienia dokumentacji dla innej komórki organizacyjnej niż twórca musi być akceptacja kierownika komórki organizacyjnej, która wytworzyła akta, a w przypadku wypożyczenia / udostępnienia akt dla osób / instytucji poza Zarząd wymagana jest zgoda Dyrektora ZDiT.

29.

Podczas przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego, EOD umożliwia przekazanie archiwiście uprawnień do dysponowania dokumentacją, pozostawiając przekazującemu prawo do wglądu do dokumentacji.

30. EOD umożliwia zarządzanie zawartością archiwum elektronicznego.

31. EOD zapewnia przekazywanie do archiwum zakładowego spraw zakończonych zbiorczo z całej komórki organizacyjnej.

32.EOD umożliwia weryfikację, czy wszystkie sprawy w teczce są zamknięte. Uniemożliwia przekazanie do elektronicznego archiwum teczek, spraw niezamkniętych oraz brakujących.

33.EOD zapewnia wsparcie dla przekazywania pism papierowych do archiwum elektronicznego (w tym mechanizm kodów kreskowych, pozwalających automatycznie oznaczyć znalezione pozycje na liście).

34.EOD zapewnia zgodność formatu metadanych eksportowanych dokumentów ze standardem tzw. „paczki archiwalnej” opracowanym przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych.

35.

EOD umożliwia składowanie na nośnikach elektronicznych w sposób zorganizowany i zgodny z postanowieniami obowiązujących w Zarządzie Instrukcji Kancelaryjnej oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego wszelkiego rodzaju spraw i dokumentów.

36.EOD umożliwia w zależności od przyznanych uprawnień, dostęp do wersji elektronicznej spraw (dokumentów) znajdujących się w archiwum elektronicznym.

37.

EOD umożliwia pobrania utworzonego spisu zdawczo odbiorczego oraz spisu brakowania w postaci plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML. Muszą być dostępne 2 formy tzn. edytowalna, oraz nie podlegająca edycji.

38.

EOD umożliwia tworzenie karty wypożyczenia / udostępniania akt, na podstawie której wypożyczane są teczki / sprawy z archiwum zakładowego. Rolę karty w systemie będzie pełnił formularz elektroniczny.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

39.

EOD posiada zabezpieczenie przed usunięciem dokumentów, spisów zdawczo odbiorczych i innych danych, które byłoby niezgodne z obowiązującymi przepisami czyli Zarządzeniem Nr 3/15 Dyrektora Zarządu Dróg i Transportu z dnia 22 stycznia 2015 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Zarządu Dróg i Transportu oraz wcześniej obowiązującym Zarządzeniem Nr 19/12 Dyrektora Zarządu Dróg i Transportu z dnia 30 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Zarządu Dróg i Transportu. Usunięcie danych z panelu archiwum zakładowego możliwe jest tylko przez ściśle określone osoby, np. przez archiwistę, tzn. że pracownik nie posiadających uprawnień archiwisty nie może ingerować w zasób. Spisy zdawczo-odbiorcze są edytowane po zdaniu do archiwum zakładowego jedynie przez archiwistę.Administrator programu powinien mieć możliwość nadawania uprawnień względem konkretnych osób :- pracownik – tworzy: spisy spraw, rejestry dokumentów, przekazuje dokumentację do archiwum zakładowego, podłącza skany; może uczestniczyć przez określony czas w komisji przeprowadzającej skontrum w archiwum;- kierownik komórki organizacyjnej - tworzy: spisy spraw, rejestry dokumentów, przekazuje dokumentację do archiwum zakładowego, akceptuje spis zdawczo-odbiorcze i zobowiązania uzupełnienia braków i wyjaśnienia kwestii wątpliwych, anuluje błędnie nadane nr; wyraża zgodę na brakowanie dokumentacji, wyraża zgodę na wypożyczania;- archiwista - tworzy: spisy spraw, rejestry dokumentów, tworzy spis zdawczo-odbiorcze, przejmuje i koryguje kształt spisów zdawczo-odbiorczych i poszczególnych teczek, przekazuje dokumenty do Archiwum Państwowego, wypożycza, podłącza skany, brakuje dokumentację, inicjuje ekspertyzy, podwyższa kategorie, uczestniczy w skontrach.Administrator programu powinien mieć również możliwość stworzenia nowego uprawnienia i przyporządkowania do pracownika.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

40.

EOD umożliwia bieżące nadzorowanie ilości posiadanych w archiwum zakładowym: metrów bieżących dokumentacji ilości teczek i jednostek archiwalnych z podziałem na kategorie archiwalne, roczniki, dokumentację wytworzona przez poszczególne komórki organizacyjne. W chwili przekazywania do archiwum w pozycji pod nazwą np.: „gospodarka magazynowa” pojawi się wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, gdzie będzie istniała możliwość zaznaczenia ilości przekazanej dokumentacji z podziałem na roczniki: sztuki, mb, powierzchnie zajmowane przez dane oraz ilości usuniętych pozycji ze spisu z zastosowaniem wcześniejszego podziału. Dane takie są przydatne Zamawiającemu w przypadku prognozowania powierzchni odkładczej oraz przy sprawozdawczości. W bardziej rozbudowanych systemach istnieje możliwość ustalania wielkości każdej pozycji w spisie.

41.

EOD umożliwia wycofanie dokumentacji przekazanej do archiwum zakładowego poprzez: wygenerowanie protokołu wycofania, wycofanie dokumentacji z właściwej ewidencji, oznaczenie ewidencji wpisem o wycofaniu jednostki archiwalnej / sprawy a w przypadku dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej przekazaniu akt danej sprawy do właściwej komórki organizacyjnej i wymuszenie jej ponownej rejestracji.

42.EOD uniemożliwia przekazanie do archiwum spraw prowadzonych w sposób elektroniczny i nie opisanych właściwym zestawem metadanych.

43.EOD uniemożliwia przekazanie do archiwum teczek zawierających niezamknięte sprawy (zgodnie z informacją umieszczoną we właściwych rejestrach)

44.EOD umożliwia podejrzenie spraw znajdujących się w teczce, w szczególności wyświetlenie informacja o kategorii archiwalnej (wynikającej z jej przypisania do pozycji klasyfikacji).






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

45.

EOD umożliwia automatyczne tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych na podstawie pozycji ze spisów spraw oznaczonych przez referentów jako sprawy ostatecznie zakończone. Zapewnia możliwość generowania spisu zdawczo-odbiorczego rozbudowanego w oparciu o sprawy i dokumenty w sprawie – w zapisie tym chodzi o to, że sprawy przekazywane do archiwum w wersji papierowej np. w 55 teczkach, po 120 spraw w teczkach, po 20 dokumentów w sprawach przy zaznaczeniu odpowiedniej opcji można wygenerować spis zdawczo-odbiorczy rozbudowany w o dodatkowe dane dotyczące spraw, lub przy wskazaniu innej opcji spraw i dokumentów w sprawie.

Lp Symbol z

wykazu

Tytuł teczki Datyskrajne

Kategoria akt

Liczbatomów

Miejsce przechowywania

akt

Data zniszczenia lub przekazania do

archiwum państwowego

Uwagi1 2 3 4 5 6 7 8

Lp Nr sprawy

Symbol z

wykazu

Tytuł teczki

Datyskrajne

Kategoria akt

Liczbatomów


akt



Uwagi1 2 3 4 5 6 7 8 9

Lp Nr sprawy

Nr dokument

u

Symbol zwykazu

Tytuł teczki

Datyskrajne

Kategoria akt Liczbatomów


akt



Uwagi1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Lp Nr dokumentu

Symbol z

wykazu

Tytuł teczki Data wszczęcia

sprawy

Datazakończenia

sprawy

Kategoria akt

Liczbadokumentów

w sprawie

Data zniszczenia lub przekazania

do archiwum państwowego

Uwagi1 2 3 4 5 6 7 8 9

46.

EOD posiada funkcjonalności związane z obsługą archiwum zakładowego zarówno dla dokumentów spraw prowadzonych w systemie kancelaryjnym tradycyjnym jak i dla spraw prowadzonych wyłącznie w systemie elektronicznym. System musi uwzględniać istniejące prawnie i faktycznie różnice w postępowaniu z tego typu dokumentacją.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

47.

EOD obsługuje archiwizację spraw zgodnie z ich kategoriami archiwalnymi. Na podstawie właściwej kategorii archiwalnej EOD musi automatycznie dokonywać selekcji i przygotowywać właściwą ewidencję dokumentacji oraz podłączenia pomocy archiwalnych dotyczących danego spisu / spisów. Pomoce archiwalne - różne postacie opracowań dotyczących głównie treści i formy materiałów archiwalnych sporządzone według ustalonych zasad, dla celów ewidencji, informacji i udostępniania. Por. inwentarz archiwalny, katalog tematyczny, indeks, skorowidz i inne. ang. finding aids, franc. instruments de recherches, niem. Archivbehelfe (Źródło: http://www.archiwa.gov.pl/pl/materiay/725-slownik-archiwalny.html?start=2 z dn. 10.08.2015 godz. 8; http://archiwumcaw.wp.mil.pl/caw/slowniczek.htm z dn. 10.08.2015 godz. 8.04

48.

EOD umożliwia eksport i import spisów zdawczo-odbiorczych do co najmniej do jednego edytowalnego formatu spośród formatów obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.,: XLS, RTF, DOC, PDF, XML.

49.

EOD pozwala na wyszukiwanie w bazie całych sformułowań ale również ich części z możliwością zawężenia do wybranego parametru np.: daty, komórki organizacyjnej, nr JRWA, jednostki archiwalnej / sprawy / wszystko haseł tematycznych (tzn. szukane hasła: Piotrkowska 175 lub Piotrkow, data: 2010, komórka organizacyjna: NO, nr JRWA 0800, spraw).

XI. Terminarz1. EOD musi udostępniać terminarz. Terminarz umożliwiać będzie

prezentowanie terminów w widoku: miesięcznym, tygodniowym, dziennym.

2. EOD musi umożliwiać dodawanie terminów, spotkań oraz zadań w terminarzu z możliwością przypisania godziny.

3. Umożliwia definiowanie terminów w terminarzu. Dla terminu będzie możliwość ustawienia poziomu prywatności: termin publiczny - widoczny dla wszystkich użytkowników modułu, termin prywatny - termin będzie widoczny tylko dla właściciela terminarza, termin - mieszany - wyświetlający jedynie informację o zajętym bądź wolnym terminie.

4. Umożliwia definiowanie terminów jednorazowych bądź cyklicznych oraz definiowanie godziny rozpoczęcia i zakończenia.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

5. Umożliwia uprawnionym pracownikom wgląd do kalendarza innych pracowników.

6. Umożliwia wykonywanie dekretacji z jednoczesnym wpisem zadania do terminarza osoby, do której wykonywana jest dekretacja.

7. Terminarz musi umożliwiać dodawanie i edycję wpisów za pomocą mechanizmu „przeciągnij i upuść".

8. Umożliwia zarządzanie zasobami poprzez ustalanie rezerwacji zasobów. System musi umożliwić definiowanie dowolnych zasobów. Każdy zasób musi być powiązany ze „swoim" terminarzem w którym to uprawnieni użytkownicy mają wgląd. Ponadto tylko uprawnieni użytkownicy mogą rezerwować zasoby a jej fakt jest odnotowywany w terminarzu zasobu. Musi również istnieć możliwość grupowania zasobów (np. grupa „pojazdy" zwierająca pojazdy, którymi dysponuje Zamawiający).

9. Posiada funkcjonalność pozwalającą na zbiorcze podejrzenie dostępności rezerwowanych zasobów i innych użytkowników. System musi umożliwiać rezerwację czasu innych użytkowników (jako współuczestników zdarzenia).

10. EOD udostępni grafik spotkań z możliwością weryfikacji terminów, które są już zajęte w kontekście każdego użytkownika, biorącego udział w planowanym wydarzeniu.

XII. Tworzenie i zarządzanie rejestrami.1. EOD musi umożliwiać prowadzenie dowolnej ilości rejestrów.

2.EOD musi być wyposażony w graficzny edytor rejestrów, który umożliwi uprawnionej osobie tworzenie prowadzonych rejestrów oraz ich kolumn.

3.

Umożliwia użytkownikowi przypisanie do rejestru dokumentów i spraw numeratora rocznego (numeracja z początkiem każdego roku zaczyna się od 1) lub ciągłego (numeracja przebiega w sposób ciągły bez względu na rok).

4.EOD musi zapewniać definiowanie rejestru o strukturze złożonej co najmniej z następujących typów pól: Tekst z możliwością zdefiniowania maski numeru, Data, Słownik, Lista.

5. EOD musi umożliwiać ustawianie uprawnień do rejestru dla użytkowników i grup użytkowników,






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

6.EOD musi umożliwiać eksport rejestru do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML, CSV, HTML.

7.

EOD musi umożliwiać import danych do rejestrów z plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, na podstawie zdefiniowanego mapowania kolumn na pola np.: XLS, XLSX.

8. EOD musi umożliwiać określenie, do wybranych typów pól, czy jest to pole obowiązkowe.

9. EOD musi umożliwić filtrowanie, sortowanie, przestawianie i ukrywanie kolumn w celu ułatwienia pracy analitycznej.

XIII. Edytor formularzy elektronicznych i szablony dokumentów

1. EOD musi umożliwiać graficzne modelowanie formularza metodą "przeciągnij i upuść".

2. EOD musi umożliwiać wyświetlenie dla danego dokumentu kroku obiegu, w którym się znajduje.

3.

Edytor formularzy wbudowany w EOD musi działać w trybie WYSIWYG i do tworzenia formularzy nie mogą być używane zewnętrzne aplikacje. Edytor powinien posiadać podstawowe funkcjonalności edytora tekstu służące do redagowaniu dokumentów.

4. Edytor formularzy musi zapewniać ewidencję dokumentów elektronicznych w strukturze XML,XSD i XSL.

5. Edytor formularzy musi zostać zintegrowany z edytorem słowników. Możliwość podłączenia wartości słownika pod listę rozwijaną.

6.Edytor formularzy musi zapewniać dostępność standardowych kontrolek HTML (co najmniej: listy wyboru, pola tekstowe, listy rozwijane, sekcje, sekcje powtarzalne).

7. Edytor formularzy musi zapewniać możliwość tworzenia zakładek.

8.Edytor formularzy musi zapewniać możliwość dodawania zaawansowanych elementów: tabele z etykietami kolumn i wierszy pobieranych ze słowników.

9. Edytor formularzy musi zapewniać możliwość oznaczania pól, których wartości są dostępne przy generowaniu raportów.

10. Edytor formularzy musi umożliwiać zapisywanie wersji roboczych formularzy i wyświetlania podglądu formularza.

11. Edytor formularzy musi umożliwiać definiowanie reguł walidacji pól formularza oraz określanie pól obowiązkowych.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

12. Edytor formularzy musi umożliwiać definiowanie tekstu pomocy wyświetlanego dla pól formularza.

13.

Przygotowane w edytorze formularzy obiekty muszą mieć możliwość wykorzystania jako szablony dokumentów w czasie tworzenia pism wychodzących. W tym zakresie EOD musi dawać możliwość:

• zdefiniowania szablonu dokumentu lokalnego i globalnego (wspólnego),

• prowadzenia repozytorium szablonów, które umożliwia zarządzanie szablonami,

• ograniczania wyświetlania szablonów do kategorii JRWA, właściciela, komórki organizacyjnej,

• wstawiania znaczników do szablonu. Minimalny zakres znaczników:

- dane nadawcy,- dane adresata (min. imię, nazwisko, adres, nazwa instytucji),- kod kreskowy,- pełne dane pracownika prowadzącego sprawę,- znak pisma/sprawy,- adresaci pisma,- data pisma,- każdy z osobna element metryki dokumentu tworzonego z

wykorzystaniem szablonu,- każdy z osobna elementy metryki sprawy w ramach, której

wystawiany jest dokument z wykorzystaniem szablonu, - lista stron sprawy,

• wstawiania elementów pozwalających na sterowanie zawartością dokumentu np. znacznik nowej strony,

• wykorzystania zdefiniowanego szablonu przy tworzeniu pism• wychodzących z automatycznym uzupełnianiem zawartości

w/w znaczników,• podglądu pisma przed wysłaniem,• generowania korespondencji seryjnej.

XIV. Graficzny Rejestr Decyzji






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

1.

EOD musi pozwalać na wizualizację decyzji administracyjnych, postanowień, wniosków oraz innych skategoryzowanych dokumentów takich jak np. pozwolenia na budowę, warunki zabudowy, ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego, zajętość pasa drogowego, wniosku o zmianę planu. Wizualizacja polegać będzie na odwzorowaniu decyzji administracyjnych, postanowień, wniosków oraz innych skategoryzowanych dokumentów w formie rejestru, w którego skład wchodzić będą obiekty przestrzenne dostępne z poziomu interaktywnej mapy. To znaczy jeśli wydana decyzja administracyjna, postanowienie, wniosek lub inny skategoryzowany dokument przetwarzany w EOD zawierać będzie informacje o punktach adresowych lub działkach ewidencyjnych to użytkownik powinien mieć możliwość wizualizacji tych obiektów zwanych obiektami RGD.

2.

Graficzny Rejestr Decyzji musi być komponentem zewnętrznym w stosunku do EOD i jednocześnie:

• posiadać dedykowane serwisy służące do: zakładania obiektu RGD, aktualizacji obiektu RGD, dostępu do atrybutów i geometrii RGD;

• posiadać funkcjonalność uruchomienia EOD, z którego pochodzi pismo/sprawa.

3.Obiekt RGD musi być zapisywany w bazie danych przestrzennych umożliwiającej przechowywanie obiektów geometrycznych wraz z ich atrybutami opisowymi.

4.

Zasoby zawierające obiekty RGD muszą być dostępne za pośrednictwem usług sieciowych OGC, przynajmniej w zakresie:

• publikowanie danych w postaci usług zgodnych z WMS co najmniej w wersji 1.3.0;

• publikowanie danych w postaci usług zgodnych z WFS co najmniej w wersjach 1.1.0., 2.0.

5.

Moduł musi umożliwiać import danych co najmniej w następujących formatach:

• SWDE (Standard Wymiany Danych Ewidencyjnych) układ 2000

• GML (Geography Markup Language) z aplikacji EMUiA (Ewidencja Miejscowości, Ulic i Adresów)

6. Wymagane jest obsługiwanie przez moduł trzech zasadniczych metod tworzenia obiektów RGD:






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

Metoda 1. Wprowadzenie (wrysowanie) obiektu RGD:Za pomocą narzędzi udostępnionych w komponencie mapowym użytkownik będzie miał możliwość stworzenia predefiniowanego obiektu punktowego, liniowego lub powierzchniowego i przypisania mu predefiniowanych atrybutów opisowych. Możliwość edycji obiektu punktowego, liniowego lub powierzchniowego będzie dostępna dla predefiniowanych warstw danych przestrzennych. W celu stworzenia nowego punktu adresowego lub powierzchniowego działki użytkownik będzie miał do dyspozycji predefiniowane w module aplikacji zaimportowane kompozycje mapowe lub kompozycje mapowe pochodzące z danych serwisu www.geoportal.gov.pl; o Atrybuty opisowe będą na żądanie użytkownika uzupełniały się z dokumentu stworzonego w EOD.Metoda 2. Automatyczne utworzenie obiektu RGD (typu adres):Na podstawie powiązania danych adresowych dla przedmiotu pisma z danymi odniesienia pochodzącymi z zaimportowanej bazy danych przestrzennych lub powiązanych usługami sieciowymi WFS w Systemie; o W panelu adresowym lub innym elemencie formularza opisującego dokument, EOD będzie możliwość umieszczenia kontrolki identyfikacji RGD. Kontrolka będzie informowała użytkownika o poprawnym powiązaniu adresu dla przedmiotu pisma z danymi dostępnymi w systemie. Zamawiający dopuszcza sygnalizację powiązania np. z wykorzystaniem ikony globusa. Ikona ta będzie elementem składowym kontrolki identyfikacji RGD; o Przy pomocy kontrolki będzie możliwość wywołania komponentu mapowego i uwidocznienie na predefiniowanym podkładzie mapowym zweryfikowanego punktu adresowego. W przypadku braku możliwości automatycznego przypisania obiektu RGD użytkownik będzie miał możliwość skorzystania z metody 1. System musi zapewniać obsługę historii danych w przypadku zmiany danych odniesienia (np. zmiana nazwy ulicy, numeracji itp.) w tym danych pochodzących z zewnętrznych źródeł. System musi umożliwiać przypisanie wielu obiektów do jednego pisma (sprawy).Metoda 3. Automatyczne utworzenie obiektu RGD (typu działka ewidencyjna):Na podstawie powiązania danych dotyczących działki ewidencyjnej dla przedmiotu pisma z danymi odniesienia pochodzącymi z zaimportowanej bazy danych przestrzennych lub powiązanych usługami sieciowymi WFS w Systemie. W panelu danych o działkach ewidencyjnych lub innym elemencie formularza opisującego dokument, EOD będzie możliwość umieszczenia kontrolki identyfikacji RGD. Kontrolka będzie informowała użytkownika o poprawnym powiązaniu danych dotyczących działki ewidencyjnej dla przedmiotu pisma z danymi dostępnymi w Systemie. Zamawiający dopuszcza sygnalizację powiązania np. z wykorzystaniem ikony globusa. Ikona ta będzie






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

7. Nieograniczone ilościowo powiązanie jednego dokumentu z wieloma różnymi typami obiektów RGD.

8.

Stworzenie edytowalnego słownika stylów dla wszystkich typów obiektów RGD. Słownik stylów obiektów RGD powinien być udostępniany/wykorzystywany dla dowolnej kompozycji mapowej w Graficznym Rejestrze Decyzji.

9. Użytkownik musi mieć możliwość wprowadzania do bazy danych nowych oraz modyfikacji istniejących obiektów RGD.

10.

Przy wprowadzaniu, modyfikacji, wyszukiwaniu, przeglądaniu obiektów RGD użytkownik musi mieć możliwość wykorzystania do podglądu dowolnych danych przestrzennych udostępnianych jako usługi sieciowe OGC oraz danych z co najmniej serwisu www.geoportal.gov.pl.

11. Moduł musi umożliwiać wyświetlenie metadanych dokumentu lub sprawy z EOD dla wskazanego obiektu RGD.

12.Moduł musi umożliwiać, dla wskazanego obiektu RGD, wywołanie EOD, w którym znajduje się pismo lub sprawa, powiązane z obiektem RGD.

13.Moduł musi umożliwiać konfigurację symboliki reprezentacji graficznej dla poszczególnych rodzajów pism (określenie koloru, grubości, stylu linii, symbolu).

14. Zakres uprawnień do obiektów modułu musi być tożsamy z zakresem uprawnień do powiązanych z nimi obiektów w EOD.

15.

Moduł musi umożliwiać wykonywanie wyszukiwań i analiz przestrzennych (przynajmniej w zakresie buforowania i zawierania) dotyczących np.:

• Lokalizacji przestrzennych, których dotyczy dane pismo lub sprawa czy grupa pism lub spraw);

• Pism/spraw dotyczących konkretnej lokalizacji itp.

16.

Moduł musi udostępniać swoją funkcjonalność innym systemom i aplikacjom poprzez standardowe usługi sieciowe (zgodne ze standardami OGC - jeżeli dana funkcjonalność jako wynik zwraca dane przestrzenne, w pozostałych wypadkach mają to być usługi sieciowe zgodne ze standardami W3C).

17. Moduł musi posiadać dedykowaną bazę danych.XV. Struktura organizacyjna.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

1. EOD musi umożliwiać definiowanie struktury organizacyjnej pracowników, wraz z przypisaniem stanowisk. Struktura organizacyjna ma uwzględniać powiązania podległościowe poszczególnych komórek organizacyjnych.

2. Umożliwia odwzorowanie rzeczywistej struktury organizacyjnej Zamawiającego wraz z zakresem uprawnień.

3. Zapewnia możliwość graficznego projektowania hierarchii zależności i uprawnień użytkowników.

4. Umożliwia modyfikowanie struktury metodą „przeciągnij i upuść".5. Umożliwia tworzenie dowolnej ilości jednostek podrzędnych.6. Udostępnia widok całej struktury jak i wybranych fragmentów i

elementów.7. Umożliwia zarządzanie strukturą (dodawanie elementów, edycja itp.).8. Umożliwia szybką edycję elementów (np. zmianę danych

teleadresowych użytkownika) bezpośrednio z poziomu struktury organizacyjnej.

9. Umożliwia dodawanie i usuwanie kolejnych elementów do struktury: dodanie/usuwanie kolejnej jednostki, dodanie/usuwanie kolejnego pracownika.

10. Umożliwia definiowanie danych teleadresowych dla każdego użytkownika w ramach struktury.

11. Umożliwia skonfigurowanie różnych numeratorów dokumentów elektronicznych dla każdego użytkownika oddzielnie.

12. Umożliwia tworzenia grup użytkowników o określonych uprawnieniach.

13. Zapewnia możliwość blokowania oraz odblokowywania kont użytkowników.

XVI Wymagania w zakresie zastępstw. ---------

1.Kierownik komórki organizacyjnej musi posiadać możliwość wskazania początku oraz końca okresu, w którym podległy pracownik będzie zastępowany.

2. Istnieje możliwość wyznaczenia więcej niż jednej osoby zastępującej dla osoby zastępowanej.

3.

Wszystkie operacje wykonywane przez zastępcę w systemie są odnotowane i zapisane w historii zdarzeń oraz umożliwiają identyfikację osoby, która je wykonała. Operacje są przypisane personalnie do zastępcy wraz z informacją że była to czynność wykonana podczas zastępowania.

4. Umożliwia modyfikację (zmianę) osoby zastępującej.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

5.Umożliwia tworzenie macierzy zastępstw (min. definiowanie zastępstw, przypisanie zastępcy uprawnień posiadanych przez zastępowanego pracownika, możliwość wyboru przez pracownika zastępcy).

6. Umożliwia automatyczne informowanie o nieobecności pracownika, w przypadku dekretowania korespondencji i spraw.

7. Umożliwia automatyczne informowanie zastępcy o nieobecności osoby zastępowanej.

8. Umożliwia automatyczne przelogowanie się zastępcy, w trybie zastępstwa, na konto osoby zastępowanej.

9. EOD uprawnień musi umożliwić wielopoziomowy mechanizm zarządzania uprawnieniami (użytkownicy, role, grupy uprawnień).

10. EOD musi umożliwić nadawanie uprawnień na poziomie użytkownika, grupy użytkowników.

11. Zapewnia możliwość przyporządkowania pracownika do wielu stanowisk (możliwość pracy na wielu stanowiskach).

12. Umożliwia zarządzanie dostępem użytkowników do różnych rodzajów kategorii spraw, schematów numeracji oraz rejestrów.

13. Umożliwia nadawanie uprawnień do dokumentów co najmniej na poziomie: do wglądu (odczyt), do edycji (odczyt i zapis).

14. Uprawnienia do dokumentów muszą być definiowane dla grup oraz poszczególnych użytkowników.

15.EOD musi zagwarantować, iż w przypadku edycji dokumentu przez uprawnionego użytkownika pozostali użytkownicy będą mogli pobierać dokument jedynie w trybie do wglądu (odczyt).

16.

EOD musi posiadać możliwość ustawienia czasowego przelogowywania między kontami na podstawie zdefiniowanego zastępstwa bez konieczności ujawniania hasła dostępu użytkownika zastępowanego.

17.EOD musi zapisywać adnotację o zastępstwie przy wykonywaniu wszystkich akcji przez zastępującego pracownika w ramach zastępstwa.

18.Umożliwia ręczne zdefiniowanie zastępstwa przez przełożonego lub wygenerowanie zastępstwa na podstawie wniosku urlopowego procedowanego w EOD.

19.

Umożliwia wprowadzanie zmian kadrowych, urlopów i zastępstw. Umożliwia przekazanie osobie zastępującej części lub całości uprawnień osoby zastępowanej. Uprawnienia muszą być przekazane na określony czas lub bezterminowo.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

20.

EOD musi posiadać moduł urlopów umożliwiający co najmniej:• przypisywanie pracownikom dni urlopowych, naliczanie urlopu miesięczne lub roczne, przenoszenie niewykorzystanych dni urlopowych na kolejny rok,• obsługę wniosków urlopowych umożliwiający złożenie wniosku przez pracownika oraz późniejszą akceptację przez kierownika oraz ostateczne zatwierdzenie przez kadrową,• wyznaczanie zastępstw na podstawie udzielonych urlopów,• integracje funkcjonalności urlopów z kalendarzem systemowym co najmniej w zakresie widoku planowanych urlopów uzależnionego od posiadanych uprawnień tj., pracownik widzi swoje urlopy, kierownik widzi urlopy swoje jak i pracowników podległych, kadrowa widzi urlopy wszystkich pracowników,• informowanie w momencie dekretacji o nieobecności pracownika, na którego dekretowany jest dokument.

21. Umożliwia ręczne ustawianie ilości przysługujących danemu pracownikowi dni urlopu.

22. Umożliwia akceptację wniosków urlopowych minimum przez przełożonego i pracownika działu kadr.

23. Pozwala na deklaracje urlopów również w niepełnym wymiarze godzinowym.

XVII Wymagania zakresie kontroli i sprawozdawczości. ---------

1. Zawiera wbudowany moduł analityczny, umożliwiający analizę danych w nim zawartych.

2.Udostępnia dane w formie tabeli przestawnej, z funkcjonalnościami drill-down, roll-up, slice&dice, wyszukiwania lokalnego, filtrowania oraz sortowania.

3. Przedstawia dane również w formie wykresów słupkowych.

4.

Udostępnia edytor wykresów, umożliwiający stworzenie wykresów słupkowych prostych, słupkowych skumulowanych, słupkowych procentowych, kołowych oraz liniowych z dowolnych danych z systemu.

5. Umożliwia parametryzację raportów i tworzenie raportów odpowiadających potrzebom użytkownika.

6. Umożliwia filtrowanie, sortowanie, przestawianie i usuwanie kolumn oraz formatowanie raportów w celu ułatwienia pracy analitycznej.

7.

Umożliwia eksport skonfigurowanych przez użytkowników raportów do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.,: XLS, PDF, RTF, DOC, XML, HTML, CSV.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

8.Umożliwia eksport wykresów do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.: PNG, JPG, SVG.

9. Posiada repozytorium raportów umożliwiających współdzielenie wygenerowanych raportów między użytkownikami systemu.

10. Jest wyposażony w graficzny edytor raportów.

11. Umożliwia tworzenie raportów bez znajomości technologii bazodanowych takich jak język SQL.

12. Na stanowiskach kancelaryjnych/w sekretariatach umożliwia wydruk dziennika korespondencji przychodzącej.

13.

Umożliwia wygenerowanie co najmniej raportów lub zestawień typu:- wykaz teczek i podteczek z podziałem na komórki organizacyjne,- wykaz akt spraw z danej teczki/podteczki,- sumaryczne zestawienie akt spraw wg JRWA,- największa liczba akt spraw w rozbiciu na kategorie,- liczba akt spraw ogółem na pracownika,- liczba korespondencji wysłanej przez Zamawiającego wg sposobu wysyłki,- liczba korespondencji wysłanej przez Zamawiającego wg typu przesyłki,- liczba akt spraw na pracownika w rozbiciu na kategorie,- sumaryczne zestawienie akt spraw: w toku, załatwionych, przeterminowanych,- lista pism zadekretowanych, bez dekretacji- liczba pism na pracownika (obciążenie pracownika)- pocztowa książka nadawcza,- książka adresowa,

XVIII.

Wymagania w zakresie edytora procesów.

1.Umożliwia definiowanie dowolnej liczby procesów za pomocą wbudowanego w dostarczony system EOD graficznego edytora procesów.

2. Umożliwia modelowanie procesowanych dokumentów metodą "przeciągnij i upuść" za pomocą graficznego edytora.

3. Umożliwia określenie zbioru pól, które będą dostępne do edycji w krokach obiegu.

4.Umożliwia przypisanie do kroku obiegu akcji typu: zmiana kroku, zmiana osoby przypisanej bądź właściciela, zmiana pola formularza, wysłanie powiadomienia, wykonanie fragmentu kodu.

5. Umożliwia śledzenie poszczególnych etapów procesu i informowanie użytkowników o zadaniu do wykonania.

6. Umożliwia zapis i przeglądanie historii wykonywanych czynności wraz z rodzajem zmiany i osobą, która ją wykonała.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

7. Umożliwia wyświetlanie zadań do wykonania wynikających z kroku procesu w jednolitym widoku zadań.

8. Umożliwia użycie w krokach obiegu dedykowanych formularzy.

9.Umożliwia graficzną edycję formularzy i ich integracje w procesie (w tym definiowanie danych inicjalnych i używanie wprowadzonych danych w procesie.

10. Edytor procesów musi funkcjonować z wykorzystaniem przeglądarki internetowej

11. Edytor procesów musi umożliwiać modelowanie procesów w notacji BPMN.

12. Edytor procesów musi umożliwiać uruchamianie instancji procesów, zarządzanie ich realizacją wg definicji procesów.

13.Edytor procesów w trakcie modelowania procesów musi udostępniać wbudowane zmienne np. %NOW%, %TODAY% - aktualna data i godzina.

14. Edytor procesów w trakcie modelowania procesów musi pozwalać na zdefiniowanie bramek 1, ALBO, LUB (warunkowe wykonanie ścieżek)

15. Edytor procesów musi posiadać widok wyświetlający wszystkie zadania związane z pismami, sprawami czy innymi zdarzeniami.

16. Edytor procesów musi posiadać możliwość nadawania terminów realizacji zadań.

17. Użytkownik musi mieć możliwość przejęcia zadania do wykonania z poziomu widoku zadań.

18. Edytor procesów musi umożliwiać równoległe wykonywanie niezależnych ścieżek.

19. Edytor procesów musi umożliwiać rozdzielenie tokenu (fragment ścieżki wykonywany równolegle przez n osób).

20. Edytor procesów musi umożliwiać dynamiczne określenie osoby przypisanej (na podstawie zmiennych z procesu).

21. Edytor procesów mus posiadać komponenty do budowania zaawansowanych reguł decyzyjnych.

22.Edytor musi umożliwiać graficzną edycję formularzy i ich integrację w procesie (w tym definiowanie danych inicjalnych i używanie wprowadzonych danych w procesie) bez potrzeby pisania kodu.

23. Edytor procesów musi mieć możliwość tworzenia podprocesów.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

24.

Edytor musi pozwalać na takie przygotowanie procesu dedykowanego, aby możliwe było w trakcie jego wykonywania zebranie odpowiedniej, konfigurowalnej, minimalnej ilości akceptacji pochodzących od określonych użytkowników lub użytkowników znajdujących się w danej grupie - tak zwana minimalna ilość akceptacji.

25.

Edytor procesów musi posiadać możliwość wprowadzania własnych typów danych oraz tworzenia zmiennych tych typów. Typy danych muszą być tworzone za pomocą graficznego narzędzia wbudowanego w oferowane rozwiązanie. Podczas tworzenia ścieżki przepływu workflow musi istnieć możliwość wykorzystania tak zdefiniowanego typu do utworzenia zmiennych tego typu.

26.

Przygotowany w edytorze proces musi umożliwiać wywoływanie ścieżek podrzędnych przypisanych do określonego punktu ścieżki głównej. Wynik działania ścieżki podrzędnej może mieć bezpośredni wpływ na dalszy przebieg ścieżki głównej.

27. Edytor musi udostępniać funkcję wspomagającą proces automatycznego rozmieszczania elementów na grafie.

28. EOD musi zapewnić platformę z repozytorium procesów.29. Repozytorium procesów musi umożliwiać wersjonowanie procesów.XIX. Wymagania w zakresie administracji. ---------

1. Posiada panel administracyjny, do którego dostęp mają jedynie uprawnieni użytkownicy (administratorzy).

2. Panel administracyjny umożliwia zarządzanie układem i zawartością menu Systemu.

3.

Umożliwia zdefiniowanie i prowadzenie rejestrów wszystkich typów dokumentów z zakresu działalności Zamawiającego zgodnie z wymaganiami prawnymi dotyczącymi tych dokumentów (np. ewidencja decyzji, zaświadczeń itd.).

4.

EOD musi prowadzić globalny dziennik zmian, w którym rejestrowane będą wszystkie modyfikacje w rejestrach modułu i na dokumentach. Dziennik zmian musi zawierać informację o czasie akcji, osobie wykonującej modyfikację, rodzaju zmiany i zakresu zmiany i nowych wartościach.

5. Dziennik zmian musi być prowadzony w formie rejestru oraz umożliwić filtrowanie i sortowanie danych po dowolnych atrybutach.

6.Umożliwić eksport dziennika zmian do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.,: XLS, CSV, PDF, RTF, HTML, DOC, XML.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

7. Administratorzy mają możliwość aktualnego podglądu osób, które są zalogowane w aplikacji.

8. Administratorzy mają możliwość przeglądania historii logowania użytkowników.

9.

W module administracyjnym jest możliwość zarządzania kontami użytkowników, co najmniej w zakresie:- edycji uprawnień konta użytkownika,- zarządzanie złożonością haseł do modułu i określanie co najmniej: maksymalnej i minimalnej długości hasła, czasu ważności hasła,- ustawienia praw dostępu dla użytkownika.

10. Z poziomu panelu administratora umożliwia określenie czasu nieaktywności, po którym moduł wyloguje użytkownika.

11. Panel administracyjny musi udostępniać raport aktywności użytkowników z możliwością określenia przedziału czasowego.

12.

EOD umożliwia dodawanie, usuwanie i modyfikowanie szablonów dokumentów w celu wykorzystania ich z poziomu aplikacji (np. dla pism wychodzących, wewnętrznych i innych dokumentów), z możliwością wstawiania do treści pisma znaczników, których zawartość jest automatycznie odczytywana z bazy danych dokumentów i interesantów.

13.Umożliwia zapisywanie szablonów w postaci plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie w środowisku Zamawiającego, np.: RTF, XML.

14. Panel administracyjny musi udostępniać dziennik zdarzeń, które dotyczą pracy modułu.

15.Zmiana struktury organizacyjnej nie może być ograniczona ilościowo (zmiany mogą być wprowadzane kilka razy w roku. Zmiany nie powinny zakłócić ciągłej i prawidłowej pracy Systemu).

16.

Moduł administracyjny umożliwia dowolną edycję Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt w przypadku zmiany Instrukcji kancelaryjnej z wszystkimi konsekwencjami z tego wynikającymi (zmiany w oznaczaniu akt sprawy i teczek spraw, numeracji).






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

17.

Na poziomie JRWA jest możliwość zarządzania teczkami aktowymi, co najmniej w zakresie:- dodania/edycji/usunięcia teczki aktowej dla danej pozycji JRWA

i danej komórki organizacyjnej ZDiT- określenia numeru początkowego w teczce aktowej (od tego numeru

powinna rozpocząć się numeracja akt spraw na etapie wdrożenia systemu),

- definiowania podteczek w ramach teczek aktowych,- przeniesienia teczki aktowej do innej komórki organizacyjnej,- definiowania klasyfikatorów na poziomie teczek aktowych (np. nr

statystyczny obwodu).

18.

Moduł administracyjny umożliwia zarządzanie słownikami, co najmniej następującego typu: kontrahenci, rejestry, rodzaje materiałów biurowych i eksploatacyjnych, rodzaje zasobów, itp., oraz definiowanie danych słownikowych poprzez edytor słowników.

19. EOD musi zapewnić spójność słowników używanych przez moduł.

20.Umożliwia udostępnianie / blokowanie dostępu do dokumentów, akt spraw, teczek dla poszczególnych użytkowników lub grup użytkowników.

21. Umożliwia zarządzanie uprawnieniami dotyczącymi wszystkich funkcjonalności również po rozbudowaniu Systemu.

22. Zapewnia możliwość przyporządkowania pracownika do wielu stanowisk (możliwość pracy na wielu stanowiskach).

23.Gwarantuje, iż w przypadku edycji dokumentu przez uprawnionego użytkownika pozostali użytkownicy będą mogli pobierać dokument jedynie w trybie do wglądu (odczyt).

24.

Moduł administracyjny umożliwia przeszukanie ewidencji korespondentów pod kątem wykrycia duplikatów. Administrator powinien mieć możliwość scalenia rekordów duplikatów korespondentów.

25.

Moduł administracyjny umożliwia przeszukania ewidencji pism (także pism anulowanych). Wyszukiwanie powinno odbywać się co najmniej po następujących polach:- zakres dat rejestracji,- zakres dat pism,- temat pisma,- numer systemowy pisma,- korespondent,- znak pisma,- numer sprawy.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

26.

Moduł administracyjny umożliwia tworzenie i wysyłanie komunikatów do użytkowników, umożliwiać tworzenie wiadomości grupowych wraz z określeniem rodzaju użytkowników i jednostek organizacyjnych dla jakich mają być wyświetlone.

27.

Aplikacja powinna posiadać mechanizm automatycznego aktualizowania kolejnych wersji sytemu. Automatycznie powinny zostać wykonane zmiany w strukturze bazy danych oraz aktualizacja modułów. Proces aktualizacji wersji systemu powinien być wykonywany z poziomu modułu administracyjnego.

28.

Moduł administracyjny umożliwia administracyjne wylogowywanie użytkowników, co najmniej w zakresie:- wszyscy zalogowani użytkownicy,- wybrani zalogowani użytkownicy,- zalogowani w części administracyjnej.

29.Moduł administracyjny umożliwia odzyskiwanie logicznie usuniętych dokumentów (wszystkie dokumenty wytworzone w Systemie powinny znajdować się w repozytorium bez możliwości fizycznego usunięcia).

30.

W przypadku uruchomienia Systemu w ciągu roku kalendarzowego administrator ma możliwość ustawienia początkowego numeru dla danych typów spraw JRWA w komórce, dodatkowo użytkownik może nadać ręcznie numer sprawie w przypadku uzupełniania dokumentacji rejestrowanej wcześniej poza Systemem (system musi kontrolować unikalność numerów spraw).

31.W przypadku uruchomienia Systemu w ciągu roku kalendarzowego administrator ma możliwość ustawienia początkowego numeru dla wszystkich używanych rejestrów.

32.EOD musi umożliwić przechowywanie i odczytywanie logów modułu w tym: dzienników bezpieczeństwa, dzienników serwera http: dziennika pracy i dziennika błędów.

33. EOD musi ewidencjonować wszelkie próby logowania do modułu (w tym niepowodzenia).

XX. Wymagania zakresie integracji z ePUAP. ---------

1. EOD jest zintegrowany z ePUAP, który pełni rolę Elektronicznej Skrzynki Podawczej.

2. Zapewnia przetwarzanie i wykorzystywanie danych zawartych w formularzach otrzymywanych za pośrednictwem ePUAP.

3. Współpraca EOD z platformą ePUAP odbywa się poprzez konto organizacji na ePUAP.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

4.

EOD umożliwia wystawianie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO w trybie przedłożenia) zgodnego z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. (Dz. U. Nr 200, poz. 1651). Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy ePUAP.

5.W EOD jest możliwość podglądu treści przesłanego dokumentu elektronicznego oraz weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego złożonego na dokumencie.

6.EOD zapewnia ewidencjonowanie i archiwizację doręczonych do ZDiT dokumentów elektronicznych oraz wygenerowanych Urzędowych Poświadczeń Odbioru (Urzędowych Potwierdzeń Przedłożenia).

7.Kontroluje, czy dokumenty wychodzące które mają zostać przesłane do klienta ZDiT za pośrednictwem ePUAP, zostały podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym.

8.Zapewnia ewidencjonowanie i archiwizację doręczonych do klienta ZDiT dokumentów elektronicznych oraz wygenerowanych (i podpisanych przez klienta ZDiT) Urzędowych Poświadczeń Odbioru (Urzędowych Potwierdzeń Doręczenia).

9.Umożliwia automatyczne generowanie informacji wskazujących pisma przesłane do interesanta/petenta za pośrednictwem ePUAP, co do których nie wpłynęło potwierdzone Urzędowe Poświadczenie Odbioru w terminie określonym w art. 46 § 3 k.p.a.

10.EOD posiada możliwość obsługi (wizualizacja, edycja oraz składanie i weryfikacja podpisu) dokumentów otrzymywanych z ePUAP-u i możliwość wysyłania dokumentów na platformę ePUAP.

11.Posiada możliwość wszczynania sprawy poprzez utworzenie pisma wewnętrznego, które jest potem wysłane do odbiorcy na platformę ePUAP oraz możliwość wysyłki pisma odpowiedzi na konto interesanta na ePUAP i tym samym zakończenie sprawy.

12.Umożliwia przesłanie decyzji/odpowiedzi w formie dokumentu elektronicznego na platformę ePUAP oraz wygenerowanie (podpisanie) Urzędowego Poświadczenia Doręczenia.

13.Zapewnia przekazywanie dokumentów przygotowanych w EOD bezpośrednio do skrzynek wnioskodawców na ESP lub platformie ePUAP.

14.Pozwala na wysyłkę pisma/pism do wielu odbiorców na adresy skrytek ePUAP zdefiniowane w słowniku kontrahentów EOD (korespondencja seryjna).

15. Zapewnia komunikację z testową i produkcyjną platformą ePUAP.

16.EOD odbiera i przechowuje informacje zawierające Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) i Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD) powiązane z dokumentami, których one dotyczą.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

17. EOD automatycznie podpowiada adres skrytki ePUAP wnioskodawcy przy przygotowywaniu wysyłki korespondencji.

18. Wszystkie wysyłki elektroniczne są odnotowywane w rejestrze korespondencji wychodzącej.

19.EOD musi umożliwiać automatyczne przesyłanie UPO do nadawcy dokumentu elektronicznego / interesanta. Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy ePUAP.

20.EOD musi umożliwiać odczytanie UPO przez interesanta oraz zapisanie go na wybranym nośniku danych. Funkcjonalność ta może zostać zrealizowana przez mechanizmy platformy ePUAP.

21. EOD musi realizować długookresowe (po wygaśnięciu okresu ważności certyfikatu nadawcy) archiwizowanie dokumentów.

22.

EOD musi udostępniać możliwość przesyłania informacji zwrotnej dotyczącej danej sprawy w postaci publikacji statusu sprawy automatycznie generowanego w EOD na każdym etapie procesu rozpatrywanej sprawy.

23. EOD musi zapewniać możliwość przesłania dodatkowych dokumentów dotyczących danej sprawy.

24.EOD musi umożliwiać przesłanie decyzji/odpowiedzi w formie dokumentu elektronicznego na ePUAP oraz wygenerowanie (podpisanie) Urzędowego Poświadczenia Doręczenia.

25.EOD musi zapewnić, że złożone dokumenty prezentowane będą w formie wizualnej w oparciu o wzory wniosków przechowywane w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów na platformie ePUAP.

26. EOD musi być autoryzowany do współpracy z ePUAP przy pomocy certyfikatu cyfrowego.

27.EOD musi odbierać i przechowywać informacje zawierające Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) i Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD) powiązane z dokumentami, których one dotyczą.

28.EOD musi zapewnić funkcje pozwalające na autoryzację użytkowników z wykorzystaniem Active Directory, który aktualnie jest w posiadaniu Zamawiającego

29.

EOD musi umożliwiać integrację z systemem powiadomień SMS, w wyniku której po wykupieniu odpowiedniego pakietu SMS, możliwe będzie przesyłanie automatycznych powiadomień minimum o rejestracji pisma, rozpoczęciu sprawy, oraz jej zakończeniu. Wykupienie odpowiedniego pakietu SMS będzie leżeć po stronie Zamawiającego.

XXI. Wymagania zakresie obsługi podpisu elektronicznego.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

1.

Zapewnia podpisywanie dokumentów niekwalifikowanym i kwalifikowanym podpisem elektronicznym (weryfikowanym certyfikatami wszystkich centrów kwalifikowanych działających w Polsce na dzień składania oferty) z poziomu aplikacji, przy czym dopuszczalne jest użycie appletu Java.

2. Zapewnia zastosowanie wewnętrznych podpisów elektronicznych z wykorzystaniem kart elektronicznych lub pendrive

3. Zapewnia możliwość wykorzystania podpisu elektronicznego na każdym etapie pracy z dokumentami.

4.Umożliwia podpisywanie kolejnych decyzji (np. akceptacji) bezpiecznym podpisem elektronicznym z użyciem certyfikatu kwalifikowanego lub podpisu wewnętrznego.

5. Zapewnia obsługę podpisu elektronicznego zgodnego ze standardem XML Advanced Electronic Signature (XAdEs).

6.Umożliwia weryfikację podpisu elektronicznego i wyświetlać dla danego dokumentu informację o tym, czy podpis jest poprawny czy nie.

7. Umożliwia pobranie podpisu i certyfikatu, którym został podpisany dokument.

8.

W ramach zamówienia Wykonawca dostarczy wszelkie niezbędne komponenty programowe potrzebne do obsługi podpisu elektronicznego w module. Wykonawca nie jest zobligowany w ramach przedmiotowego wymagania do dostarczania infrastruktury sprzętowej.

XXII. Wymagania w zakresie Dokumentacji1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przygotował, zgodnie z

wymaganiami opisanymi w niniejszym rozdziale, następujące rodzaje dokumentacji bezpośrednio związanej z przedmiotem zamówienia: dokumentację projektową, dokumentację systemową, dokumentację eksploatacyjną, instrukcje stanowiskowe, dokumentację powykonawczą, dokumentację rozwojową.

2. Wykonawca jest zobowiązany do opracowania i przekazania Zamawiającemu każdej z wymienionych powyżej dokumentacji w języku polskim w formie papierowej (po 2 egzemplarze) oraz w formie elektronicznej na nośniku CD-ROM lub DVD w formacie MS Word, RTF i PDF.






Czy system spełnia

warunek Tak/Nie

3. Zamawiający wymaga, aby wszystkie dokumenty tworzone w ramach realizacji przedsięwzięcia charakteryzowały się wysoką jakością, na którą będą miały wpływ, takie czynniki jak: czytelna i zrozumiała struktura zarówno poszczególnych

dokumentów jak i całej dokumentacji z podziałem na rozdziały, podrozdziały i sekcje; zachowanie standardów, a także sposób pisania, rozumianych jako zachowanie jednolitej i spójnej struktury, formy i sposobu prezentacji treści poszczególnych dokumentów oraz fragmentów tego samego dokumentu jak również całej dokumentacji;

kompletność dokumentu, rozumiana jako pełne, bez wyraźnych, ewidentnych braków przedstawienie omawianego problemu obejmujące całość z danego zakresu rozpatrywanego zagadnienia - oznacza to w szczególności jednoznaczne i wyczerpujące przedstawienie wszystkich zagadnień w odniesieniu do systemu;

spójność i niesprzeczność dokumentu, rozumianych jako zapewnienie wzajemnej zgodności pomiędzy wszystkimi rodzajami informacji umieszczonymi w dokumencie, jak i brak logicznych sprzeczności pomiędzy informacjami zawartymi we wszystkich przekazanych dokumentach oraz we fragmentach tego samego dokumentu.

4. Zamawiający wymaga, aby cała dokumentacja, o której mowa powyżej, podlegała akceptacji Zamawiającego.

5. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przeniósł na Zamawiającego całość majątkowych praw autorskich do stworzonej dokumentacji.


Podpis Wykonawcy





Formularz Nr 4

FORMULARZ OCENY KRYTERIUM :,,Warunki serwisu Elektronicznego Obiegu

Dokumentów”



elektronicznego obiegu dokumentów - opracowanie i wdrożenie systemu informatycznego (systemu

Elektronicznego Obiegu Dokumentów EOD)””


Ja/my* niżej

podpisani ....................................................................................................................



L.p. Warunki serwisu i gwarancji Oferowana opcja TAK/NIE

1. udzielenia gwarancji jakości oraz rękojmi począwszy od daty zakończenia wdrożenia systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, w okresie:*

---------

- 12 m-cy (0 pkt)- 24 m-ce (2 pkt)- 36 m-cy i więcej (3 pkt)

2. szybkość reakcji na zgłoszenie wady niekrytycznej,* ---------- do 24 godz. (1 pkt)- powyżej 24 godz. (0 pkt)

3. szybkość usunięcia wady niekrytycznej* ---------- do 48 godz (1 pkt)





- powyżej 48 godz (0 pkt)4. szybkość reakcji na zgłoszenie wady krytycznej,* ---------

- do 2 godz. (przy zgłoszeniu po godz. 14.00 czas liczony od godz. 8.00 następnego dnia roboczego) (1 pt)- powyżej 2 godz. (przy zgłoszeniu po godz. 14.00 czas liczony od godz. 8.00 następnego dnia roboczego) (0 pkt)

5. szybkość usunięcia wady krytycznej* ---------- do 24 godz. (1 pkt)- powyżej 24 godz. (0 pkt)

6. funkcjonowanie hot-line,* ---------- kontakt zawsze z dedykowanym konsultantem znającym system Zamawiającego (2 pkt)- kontakt z innym pracownikiem merytorycznym (1 pkt)- brak możliwości kontaktu z osoba merytoryczną (0 pkt)

7. dostępność konsultantów na miejscu / w siedzibie Zamawiającego (1 pkt)

* ocenie będzie podlegać jedna wskazana opcja


Podpis Wykonawcy





Formularz Nr 5

OŚWIADCZENIEO SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU






ja /my* niżej podpisany /i* ……………………………......................................................

reprezentując Wykonawcę/Wykonawców*a) ……………………………......................................................,b) ……………………………......................................................,c) ……………………………......................................................,

oświadczam/y*, że spełniam/y* warunki udziału w wyżej wymienionym postępowaniu.

*niepotrzebne skreślić lub pominąć.






..………………………..Podpis Wykonawcy

Uwaga: 1 w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia niniejsze oświadczenie winno być złożone w imieniu wszystkich Wykonawców

1 Zapis zamieszczony we wzorze formularza w celach informacyjnych – do usunięcia przez Wykonawcę





Formularz Nr 6

WYKAZ GŁÓWNYCH USŁUG





Nr sprawy ZDiT-DZ.3322.13.2015ja /my* niżej podpisany /i* ....................................................................................................reprezentując wykonawcę/wykonawców*...............................................................................przedkładam/my* poniższy wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie:

Lp. Nazwa i adres

odbiorcy

Opis przedmiotu wykonanej usługi,w tym potwierdzający spełnienie

warunku opisanego w pkt 6.1.2. SIWZ.

Wartość (brutto)

Data wykonania

usługi - Zakończenie(dd, mm, rrrr)

1.

*Wykonawca skreśla lub usuwa jeżeli nie dotyczy.

Oświadczam/my*, że:a) poz. ………… wykazu stanowi doświadczenie Wykonawcy/Wykonawców* składającego ofertę,b) poz. …………… wykazu jest doświadczeniem innych podmiotów, których zasoby zostaną oddane nam do dyspozycji na zasadach określonych w art. 26 ust 2b ustawy Prawo zamówień publicznych, na potwierdzenie czego załączam/y* pisemne zobowiązanie/dokumenty, o których mowa w pkt 7.2 SIWZ.

Miejscowość i data:…………………………… __ __ 2015 r. ………………………





Podpis Wykonawcy





Formularz Nr 7

OŚWIADCZENIEO BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA W OKOLICZNOŚCIACH, O KTÓRYCH MOWA W ART. 24 ust. 1

USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH






ja /my* niżej podpisany /i* ……………………………......................................................

reprezentując Wykonawcę……………………………......................................................

oświadczam/my*, że brak jest podstaw do wykluczenia nas z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.



..………………………..Podpis Wykonawcy





Uwaga: 2 niniejsze oświadczenie składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.






Formularz Nr 8

PEŁNOMOCNICTWO WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA






my niżej podpisani .............................................................................................................

reprezentujący wykonawców: ...........................................................................................

wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczamy, że w przypadku uzyskania zamówienia publicznego będącego przedmiotem niniejszego postępowania zamierzamy zawrzeć umowę o współpracy w celu realizacji niniejszego zamówienia.Pozostaniemy związani tą umową przez okres niezbędny dla realizacji zmówienia nie krócej jednak niż okres przewidziany umową z Zamawiającym, łącznie z okresem gwarancji i rękojmi za wady. Będziemy solidarnie odpowiadać za zgodną z warunkami umowy zawartej z Zamawiającym realizację zamówienia.

Wspólnie ustanawiamy Pełnomocnikiem:

...................................................................................................................................................,

który jest upoważniony do reprezentowania nas, jak również każdej z w/w firm z osobna:

1) w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,Niniejsze pełnomocnictwo obejmuje prawo do dokonywania wszelkich czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a w szczególności do: - podpisania i złożenia w imieniu wykonawcy oferty wraz z załącznikami*,- składania w toku postępowania wszelkich oświadczeń i dokonywania czynności

przewidzianych przepisami prawa oraz składania innych oświadczeń w związku z tym postępowaniem,





- składania wyjaśnień dotyczących treści ofert oraz innych dokumentów składanych w postępowaniu*,

- prowadzenia korespondencji w toczącym się postępowaniu*,- ..............................................................................................................................................

..................................................(określić zakres udzielonych ewentualnych dodatkowych uprawnień).*1) zawarcia umowy na realizację zamówienia publicznego.*

Nazwa firmyImię i nazwisko osoby

upoważnionej do udzielenia pełnomocnictwa

Data

Podpis osoby upoważnionej do

udzielenia pełnomocnictwa


Uwaga:3

Pełnomocnictwo musi być podpisane przez wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, w tym Wykonawcę – pełnomocnika. Podpisy muszą być złożone przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawców.






Formularz nr 9

PODWYKONAWSTWO



Elektronicznego Obiegu Dokumentów - opracowanie i wdrożenie systemu informatycznego (systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów EOD)”


ja /my* niżej podpisany /i* ....................................................................................................

...............................................................................................................................................

reprezentując wykonawcę/wykonawców*.............................................................................oświadczam/my*, że zamówienie zrealizujemy:

przy udziale podwykonawców, w zakresie niżej opisanych części zamówienia:

Lp. Opis części zamówienia,które będą zlecone Podwykonawcom

1 2


Miejscowość i data:………… __ __ 2015 r.

............................................Podpis Wykonawcy





Formularz nr 10

OŚWIADCZENIE O PRZYNALEŻNOŚCI DO GRUPY KAPITAŁOWEJ






ja /my* niżej podpisany /i* ....................................................................................................

...............................................................................................................................................

reprezentując wykonawcę*.....................................................................................................oświadczam/my*, że na dzień składania ofert wykonawca: nie należy do grupy kapitałowej**, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r.

o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50 poz. 331 z późń. zm.) należy do grupy kapitałowej**, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r.

o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50 poz. 331 z późń. zm.), w której skład wchodzą następujące podmioty: 1)………………………………………………………………………………………………2)………………………………………………………………………………………………3)………………………………………………………………………………………………

*niepotrzebne skreślić lub pominąć.**zgodnie z art. 4 pkt 14 ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późń. zm.) przez grupę kapitałową rozumie się wszystkich przedsiębiorców, którzy są kontrolowani w sposób bezpośredni lub pośredni przez jednego przedsiębiorcę, w tym również tego przedsiębiorcę.

Miejscowość i data:………… __ __ 2015 r.

............................................





Podpis WykonawcyUwaga: niniejsze oświadczenie składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.


Documents

zdit.uml.lodz.plzdit.uml.lodz.pl/files/tender/1499/Formularze... · Web view"Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego