ZERO-BASED-

BUDGETINGPRAKTIJKVOORBEELD STAD HARELBEKE

ENKELE CIJFERGEGEVENS HARELBEKE

-ong. 26.500 inwoners

-exploitatiebudget van +/- 32.500.000 EUR :

-personeel 16.000.000 EUR (incl. onderwijs)(49,5%)(10.900.000 excl. Onderwijs)

-werkingskosten 5.800.000 EUR (18%)

-schuld 3.140.000 EUR (9,5%)

-overdrachten 7.600.000 EUR (23%)

-investeringsbudget van gemiddeld 5.000.000 EUR/jaar

-+/- 200 VTE medewerkers

AANLEIDING

- Vermijden aanwasbudget

- Beleidsmatige benadering gewone dienst

- Gericht “snoeien” in werkingskosten

- 0%-groei van de werkingskosten

- Wegwerken “marges”

- Wegwerken nood aan prognoses (zie BBC)

- Zo hoog mogelijk vastleggingspercentage

- Vlotter verloop bestelprocedure

Start met budget 2010

VERLOOP

Gedragenheid via :

nota MAT en CBS

uitleg begrip ZBB en doelstellingen

in samenhang met andere processen

PROCESVERLOOP- lege exell-format aan DH

- enkel de aan hen gelinkte artikelen

- budgetteren vanaf 0 EUR mét motivering

- Fin. dienst bekijkt detail (vgl rekening/budget N-1)

- Kritische zaken op budgetbesprekingen

- Linken tussen voorstellen + onmiddel-

lijke aanpassing

1 + 1 = 0,75

PROCESVERLOOP- verwerking budgetten in fin.dienst resultaat eigen

dienstjaar bekend (streefdoel >0 EUR)

- begrotingsconclaaf CBS-ontvanger : BD/parameters mjp/doorverwezen tijdens besprekingen nieuw resultaat

- Overleg CBS/MAT : feedback/afstemming/extra schrappingsoefening

- CBS/CF/GR : goedkeuring

KRITISCHE SUCCESFACTOREN- groeiproces : “vergeten budgetten”

- zware tijdsinvestering DH

- opvolging uitvoeringspercentage via kwartaalrapport

- per artikel één verantwoordelijke

- centralisatie van budgetten

- degelijke opleiding boekhoudpakket

- goede communicatie en doorstroming

- draagvlak op administratief én politiek niveau

- flexibiliteit vanuit de fin.dienst

- Tijdig technische BW

- Ook voor ontvangsten!

RESULTAAT?

Evolutie werkingskosten :

B2009 R2009 B2010 R2010 B2011 R2011 B2012

5.572.566 5.202.389 5.707.475 5.272.510 5.702.939 5.293.874 5.663.632

93,36 92,38 92,832,42 -0,08 -0,69

1,35 0,41

RESULTAAT?

Enige nuancering :

• Toename werkingskosten door :• Nieuwe personeelsformatie 2010• Overheveling vanuit personeelskosten nr werking• Overheveling vanuit facultatieve uitgaven nr werking• Opname van stromen in/uit die buiten budget verliepen

Zie volgende dia

RESULTAAT?Werkingskosten in/uit extra sedert budget 2009 : 2009 2010 2011 2012

drank 64500 85000 88.000verkoop klei e.d. SABV 2000 8000 8.000schoolmaaltijden 82.000grabbelpas 15000 17.200daguitstappen musea en toerisme 10.000dag vh woord 14.600

66.500 108.000 219.800

Vanuit facultatieve uitgaven :

Harelbeke muziekstad 62500 44.300gemeenschapsvorming 37000 25.375beiaardconcerten 5.000parkfeesten 17000 16.500harmoniecompositiewedstrijd 40000 42.150hostessen 12750 12.750

169.250 146.075

Vanuit personeel :

poets scholen 16200 56100 63200 64.000onderhoud groen 65750 66000 51400 78.000

81.950 122.100 114.600 142.000

81.950 188.600 391.850 507.875

MODEL FORMAT- SPORT764/123-48 Sport en lichamelijke opvoeding Andere administratiekosten 445,00 0,44%

* lidmaatschap ISB 390,00* lidmaatschap BVLO 55,00

764/124-02 Sport en lichamelijke opvoeding Techn.benodigdheden rechtstr.verbruik 22.625,00 22,51%* Supra Bazar - allerhande materialen 1.000,00* Hubo - allerhande materialen 600,00* Doe het zelf Synhaeve - allerhande materialen 600,00* Elek trische materialen 1.000,00* WC papier Vendor voor DA en VL 800,00* Belijningskalk (2 palletten à 750€) 1.500,00* Belijningsverf (25 bussen à 75€) 1.875,00* Bouwmaterialen 500,00* Omheiningen, draad, buizen 1.000,00* Sportmaterialen (netten, cijferblokken,..) 1.500,00* Aanleg petanque velden (300 € balken + 200 €dollemiet) 2 veldjes 1.000,00* Verf 200,00* harde borstels ter vervanging voor schoenafvegrekken 150,00* ehbo materialen 100,00* zand tbv heraanleg beach volleybalveld 500,00* afvalbakken voor op diverse sportcentra 1.000,00* Omkleedbanken voor in k leedkamers onderbouw 2 3.300,00* Diversen 1.500,00* Graszaden en meststoffen 2.500,00 FD* Meststoffen blauwe korrel 1.500,00 FD* Onkruidverdelger voor voetbalvelden en paden 500,00 FD

MODEL FORMAT-BW

351/123- 02 Brandweerdienst Kantoorbenodigdheden rechtstr.verbruik

3.840,00 €

Vaste kosten : - aankoop van kopiepapier : 2 dozen per maand x 45 EUR = 1.080 EUR - inktpatronen & toner : 400 EUR - eretekens (vroeger geboekt onder 351/123-16) schatting 800 EUR

351/123- 06 Brandweerdienst Prestaties derden, eigen aan functie

2.240,00 €

Vaste kosten : - Omslagen met briefhoofd Brandweer Harelbeke = 1.100 EUR Variabele kosten : - niet gespecifieerde kosten : 140 EUR

351/123- 12 Brandweerdienst Huur- en onderhoudskost.bureaumat.&meub

27.450,00 €

Vaste kosten : - telefooncentrale Philips Real Dolmen NV : (2011 : 324,68 x 12 = 3900 EUR) ; 4.000 EUR.- huur + onderhoud kopieermachine = 1100 EUR Kopieverbruik : 1.400 EUR. - Abonnementen ASTRID Voice 50 zenders (x 342 p/j en per zender + SDS ) = 19.300 EUR. Overschrijden basisnorm SDS : 50 EUR

MODEL FORMAT-SABV

73402/122-04 SABV Auteursrecht.,erelon.,vergoed.optreden

1000

200 euro meer bedoeld om doorheen het jaar voldoende gastdocenten met verschillende vakeigenschappen aan bod te laten komen.

73402/122-05 SABV Presentiegeld.van commissies en jury's 400 idem 2011.73402/122-48 Erelonen en vergoeding.andere prestat. 4000 idem 2011.73402/123-02 SABV Kantoorbenodigdheden rechtstr.verbruik 1500 idem 2011.73402/123-06 SABV Prestaties derden, eigen aan functie

5000

1000 euro minder dan in 2011, in de veronderstelling dat we mogen gebruik maken van de kopiedienst van stad Harelbeke

73402/123-07 SABV Frankeringskosten50

50 euro minder.Moet voldoende zijn in 2012

73402/123-12 SABV Huur-en onderhoudskost.bureaumat&meub 3100 idem 2011.73402/123-16 SABV Receptie- en representiekosten

3450

2450 meer dan in 2012, waarvan 250 op de gewone post en waarvan 2150 voor de aankoop van de SABV schetsboeken - deze 2150 wordt gerecupereerd in het begin van het schooljaar bij het inschrijvingsgeld waarbij er 5 euro meer zal gevraag worden.

MODEL FORMAT

Budget 2012 - Facilitaire dienst

art.nr. omschrijving type raming 2012

BWI BWII totaal besteld & stavaza

Opmerking

73402/125-02 Schoonmaakmiddelen J 400 40073402/125-02 Onvoorziene herstellingskosten O 1000 100073402/125-02 Afwerkingen school Eiland P 3000 3000 extra stopcontacten beeldvorming, 2de lichtcircuit tekenklas 73402/125-02 Schilderwerken gangen P 2500 250073402/125-02 Opfrissen klas school Bavikhove P

2000 2000afbreken opstap, schilderen, grote wasbak, prikborden > 2012!! ruil conciergewoning

73402/125-06 Periodieke controles BTV J 250 25073402/125-06 Onderhoud brandblustoestellen J 200 20073402/125-06 Onderhoud CV-installatie J 1500 150073402/125-06 Onderhoud dakgoten en zinkwerk J 1250 125073402/125-06 Reinigen beglazing J 250 25073402/125-06 Onvoorziene herstellingskosten J 2500 250073402/125-06 Poetsopdracht Eilandschool Jp 30000 3000073402/125-06 Monumentenwacht J 150 15073402/125-06 Maatregelen energiesnoeiers Pe 1000 100073402/125-06 Vervangen gascentrale Eilandschool P 1250 1250

EINDE