Zo optimaliseert u de volledige waardeketen met PIM · 2019-11-27 · Zo otilieert u e olleige areeten et 2 Inhoud 03 Een PIM-systeem voegt waarde toe aan de volledige onderneming

Zo optimaliseert u de volledige waardeketen

met PIM- 5 concrete winstpunten die PIM uw bedrijf oplevert

Ad Ultima Group | www.adultmagroup.com www.perfion.com

2Zo optimaliseert u de volledige waardeketen met PIM

Inhoud03 Een PIM-systeem voegt waarde toe aan de volledige onderneming

04 Zo bereikt u effectieve gegevensverrijking binnen het bedrijf

05 Een beeld krijgen met gemeenschappelijke hulp 08 Overzicht is de weg naar quick wins

09 5 concrete winstpunten die PIM uw bedrijf oplevert - van inkoop tot aftermarket-services

10 Productontwikkeling en inkoop 10 Productie 11 Marketing 11 Verkoop 12 Aftermarket-services

Ad Ultima Group | www.adultimagroup.com


”Een PIM-systeem? Dat is iets wat je moet hebben als je in de e-commerce werkt.”

PIM-systemen (Product Information Management) worden vaak rechtstreeks geassocieerd met e-commerce. Het is dan ook echt zo dat een PIM-systeem vrijwel onontbeerlijk is wanneer e-commerce een belangrijk onderdeel van het bedrijf is.

Vanwege de grote focus op e-commerce wordt echter vaak voorbijgegaan aan de waarde die een PIM-systeem heeft voor andere onderdelen van het bedrijf, terwijl dat juist de grote kracht is van het systeem: het opzetten van een ”single source of truth” voor productgegevens, die alle processen van het bedrijf kan optimaliseren die te maken hebben met productgegevens.

In deze whitepaper wordt daarom veel aandacht geschonken aan hoe u het PIM-systeem kunt gebruiken als katalysator voor een reeks optimalisaties binnen de waardeketen van het bedrijf en welke concrete winstpunten u kunt behalen bijvoorbeeld bij de productontwikkeling, inkoop, productie, marketing, verkoop en aftermarket-services.

Een PIM-systeem voegt waarde toe aan de volledige onderneming

Zo bereikt u effectieve gegevensverrijking binnen het bedrijf



Het heet niet voor niets een waardeketen. De ene schakel hangt samen met de volgende; het is dan ook de samenhang die de waarde creëert. Toch ontbreekt het in veel bedrijven juist aan samenhang bij het werken met producten en productinformatie, waarbij gegevens vaak niet effectief worden overgedragen van schakel naar schakel.

In het geval van een producerend bedrijf begint het product op de afdeling productontwikkeling. Hier ziet de eerste informatie het licht. Deze informatie zit doorgaans in een speciaal systeem voor productontwikkeling. Slechts enkele gegevens worden vervolgens in het ERP-systeem gezet, waar de afdeling inkoop ze uithaalt en ermee verder werkt en ze naar behoefte verrijkt. Wanneer marketing en verkoop in beeld komen, is de manier van aanpak dezelfde. Op dat moment heeft de afdeling verkoop misschien informatie nodig waarover de afdeling productontwikkeling van begin af aan al beschikt, maar die niet is gedeeld, waardoor ze bij verkoop de gegevens zelf moeten zoeken. Alle afdelingen werken met productgegevens in hun eigen gefragmenteerde systemen, vaak in Excel-bestanden, wat de kans op dubbel werk en fouten vergroot.

Hoe eerder de informatie gemeenschappelijke en gemakkelijk toegankelijke kennis wordt, des te meer waarde ze heeft. Hierbij is het PIM-systeem het gemeenschappelijke referentiepunt dat garandeert dat de volgende schakel in de keten kan bouwen op het werk van de schakel ervoor, en niet meer zijn eigen versie van de waarheid hoeft te maken.

Een beeld krijgen met gemeenschappelijke hulp Het PIM-systeem staat in deze vergelijking centraal, maar het zijn de processen rond het werk die pas echt waarde creëren.

Het kan een overweldigende taak zijn om binnen het hele bedrijf alle processen voor gegevensverrijking te veranderen, maar de winst die het oplevert, rechtvaardigt deze inzet.

De eerste stap is het scheppen van een overzicht, en dat is op zich al waardevol.

Breng vertegenwoordigers van de verschillende afdelingen van het bedrijf bij elkaar in een workshop. Vorm vervolgens met elkaar een beeld van hoe de verschillende afdelingen te werk gaan voor het verrijken van productinformatie. Door de volgende vragen te stellen kunt u een beeld krijgen van hoe de processen rond productinformatie eruitzien:

• ”Wie krijgt het product na mij?” Wanneer een medewerker een handeling uitvoert met betrekking tot productgegevens, schrijft u dat in een vak en trekt u een streep naar de volgende handeling. Op die manier krijgt u een beeld van de overkoepelende werkstromen.

• ”Hoe komt het er?” Hier wordt duidelijk of er meer personen betrokken zijn dan in eerste instantie aangenomen wordt en hoe de informatie bij de volgende schakel komt.

• ”Wie krijgt de volgende keer daadwerkelijk de opdracht?” Hier wordt vastgesteld of andere personen dan in eerste instantie aangenomen wordt de werkopdracht echt krijgen.

Zo bereikt u effectieve gegevensverrijking binnen het bedrijf



Ondertussen schrijft u de voor uw organisatie specifieke termen op, alsmede welke soorten productinformatie ervoor beschikbaar zijn en ermee verrijkt worden. Deze benadering kunt u afsluiten met de volgende vereenvoudigde voorbeelden:

Een voorbeeld van een proces

Stelt u zich de volgende situatie voor waarbij een nieuw product moet worden gelanceerd:

Julia: Stuurt een mail aan Olivia: ”Weet jij of dit product 17 of 18 cm hoog is?”

Olivia: Kijkt hoe hoog het product is in een Excel-bestand en stuurt een mail terug: ”Hoi Julia, het is 18 cm hoog.”

Julia: Weet niet zeker welke prijs het product moet krijgen. Ze gaat naar Bram toe en vraagt hem: ”Wat is de prijs hiervan?”

Bram: Controleert de prijs die lokaal op zijn computer opgeslagen staat: ”Dit kost 8 euro exclusief btw.”

Julia: Moet ook weten in welke kleuren het product wordt geleverd: ”Bram, weet jij in welke kleuren wij het leveren?”

Bram: Houdt zich niet bezig met dit gebied. ”Nee, dan moet je bij productontwikkeling zijn.”

Julia: Schrijft een mail aan productontwikkeling: ”Hallo Pim, in welke kleuren leveren wij dit product?”

Pim: Vindt de kleuren die ze kunnen leveren. ”Hoi Julia, dit zijn de beschikbare kleuren. Vergeet niet om de technische specificaties mee te nemen, maar die heb ik niet. Daarvoor moet je bij Willem zijn.”

En zo gaat het proces door totdat alles in kaart gebracht is. Een zeer arbeidsintensief en langzaam proces.



Een procesmatige quick win

Met een PIM-systeem ziet het proces er zo uit:

Julia: Heeft de hoogte van het product nodig. Ze gaat naar het PIM-systeem en zoekt op het product. Daar vindt ze de hoogte op het tabblad Afmetingen.

Julia: Weet niet zeker welke prijs het product moet krijgen. Ze heeft nog steeds het product voor zich en kan de prijs zien bij de algemene informatie.

Julia: Ze moet ook weten welke kleuren worden geleverd. Ze kijkt nogmaals bij het product en kijkt in welke kleuren het product kan worden geleverd.

Julia: Ze heeft tevens de andere technische specificaties nodig. Deze staan op het tabblad Technische specificaties en zijn gemakkelijk te vinden.

Alle communicatie over en weer is nu overbodig. Met een PIM-systeem kunnen de afdelingen zich richten op hun eigen kerntaken en er zeker van zijn dat alle productinformatie op één plek bij elkaar staat.



Overzicht is de weg naar quick winsWanneer u bezig bent met het krijgen van een beeld van de levenscyclus van het product, zult u naar alle waarschijnlijkheid verrast zijn over hoeveel verschillende medewerkers echt toegang tot de productgegevens nodig hebben om ermee te werken.

Het overzicht dat u nu hebt, biedt u de mogelijkheid om gemakkelijk winstpunten te behalen door uw processen op kleine punten aan te passen. Door het gebruik van een PIM-systeem een centraal onderdeel te maken van de interne processen van het bedrijf, maakt u het voor alle betrokken medewerkers mogelijk om effectiever te werken zonder werk te doen dat anderen al een keer gedaan hebben. Alles bij elkaar zult u veel middelen vrijmaken die kunnen worden gebruikt voor iets wat meer waarde toevoegt.

5 concrete winstpunten die PIM uw bedrijf oplevert - van inkoop tot aftermarket-services



Productontwikkeling en inkoop

Een afgeslankt ERP-systeem creërenAfhankelijk van het soort bedrijf begint de levenscyclus van het product bij productontwikkeling of inkoop. Wanneer er nieuwe producten ontstaan, beginnen ze traditioneel in het ERP-systeem, waar een heleboel gegevens worden aangemaakt, ook al is het product zelf nog niet klaar om verkocht te worden en horen deze gegevens eigenlijk niet thuis in een transactiesysteem als ERP. Dat vereist aanpassing van het ERP-systeem, wat veel kost om te ontwikkelen, laat staan om bij te werken.

Bedrijven hebben steeds meer de ambitie om naar een slanker ERP-systeem te gaan. Dat kan worden bereikt met een PIM-systeem. Door de producten te laten ontstaan in het PIM-systeem, voorkomt u dat het ERP-systeem vol komt te staan met niet-transactionele gegevens, en als het product klaar is voor de verkoop kan het gemakkelijk worden overgezet naar ERP*. Productontwikkeling en inkoop krijgen zodoende een nieuwe rol met het leggen van de voor de productinformatie die door de rest van de waardeketen moet worden verrijkt.

Dat het product in eerste instantie in het PIM-systeem ontstaat en daar wordt bewaard, betekent overigens niet dat de informatie niet toegankelijk is vanuit het ERP-systeem. Echte PIM-systemen zijn nauw geïntegreerd in ERP-systemen, zodat informatie weerspiegeld wordt en toegankelijk is vanuit het ERP, maar zonder het systeem te ”vervuilen”*.

* Een functie die alleen te vinden is in Perfion PIM.

Productie

Gemakkelijke distributie van gerelateerde productinformatieElk product heeft een groot aantal specificaties die samenhangen met het product zelf, maar er bestaat doorgaans ook allerlei gerelateerde informatie die u heel goed aan het product kunt koppelen.

Laten we zeggen dat uw bedrijf keramische kookplaten produceert. Het product moet worden geplaatst in een gat in een blad. Daarom kan het slim zijn om de kookplaat te koppelen aan de relevante snijmal.

De gerelateerde informatie kan ook informatie zijn over hoe een bepaald product verpakt moet worden voor verzending. Dit soort interne informatie staat vaak in gefragmenteerde systemen, maar door alles te verzamelen in het PIM-systeem optimaliseert u de interne communicatie.

Dat betekent niet dat alle medewerkers van het bedrijf toegang moeten hebben tot het PIM-systeem, want de informatie hoeft niet altijd daar gelezen te worden. Net zoals bij externe communicatie kan de informatie worden verspreid naar de relevante systemen.

5 concrete winstpunten die PIM uw bedrijf oplevert - van inkoop tot aftermarket-services



Marketing

Veel sneller op de markt Dat marketing veel kan profiteren van PIM is algemeen bekend. Het is een duidelijk voordeel om productgegevens te kunnen verrijken, bijhouden en distribueren in een centraal systeem. Wanneer u gemakkelijk toegang hebt tot de juiste productinformatie, voorkomt u dat er tijd verspild wordt aan het zoeken naar de meest recente versie van een productbeschrijving.

Een PIM-systeem zorgt er ook voor dat de marketing niet meer hoeft te wachten tot een product helemaal klaar is. In plaats daarvan kan direct worden gewerkt aan de informatie, parallel aan bijvoorbeeld de productontwikkeling. In plaats van een klassiek watervalmodel, waarbij vaste en op elkaar volgende fases worden doorlopen, wordt een veel effectiever en soepeler proces bereikt dat de time-to-market bespoedigt.

Het effect daarvan kan onder andere worden gezien bij het maken van de catalogus. Wanneer de afdeling marketing aan de slag kan met de productie van de catalogus, ook al is nog niet alle informatie beschikbaar, dan wordt de time-to-market aanzienlijk verkort. De productietijd wordt ook korter als marketing geen tijd hoeft te besteden aan het dubbelchecken van gegevens in meerdere systemen.

Het kunnen werken met gerelateerde productinformatie geeft marketing ook een groot aantal mogelijkheden om het leven gemakkelijker te maken.

Laten we een simpel voorbeeld nemen: U verkoopt uw producten op meerdere markten en er bestaat plaatselijke wetgeving die bepaalt welke afbeeldingen u waar mag gebruiken. Dat wordt al snel onoverzichtelijk, maar in een PIM- systeem kunt u een onbeperkt aantal tags aan afbeeldingen toevoegen*. Zo kunt u bijvoorbeeld definiëren waar een bepaalde afbeelding gebruikt mag worden. Op die manier zorgt u voor een gemakkelijk overzicht en kunt u het systeem gebruiken om te voorkomen dat afbeeldingen verkeerd worden gebruikt. Zo vermijdt u potentieel kostbare fouten.

Andere duidelijke voordelen voor de marketing zijn bijvoorbeeld de mogelijkheid om verschillende taallagen op een gemakkelijke manier te hanteren, om dezelfde producten in een B2B- en B2C-webshop vanuit één systeem te beheren, en om snel klantspecifieke prijslijsten en dergelijke te kunnen genereren.


Verkoop

Vliegensvlug doelgerichte verkoopinformatieDoelgericht en snel. Dat zijn twee van de belangrijkste parameters om als verkoper het momentum vast te houden in een verkoopproces. Parameters die door een PIM-systeem kunnen worden ondersteund.

In plaats van dat de afdeling marketing verkoopmateriaal keer op keer moet produceren, kunt u gebruik maken van sjablonen in het PIM-systeem*. Deze maken het mogelijk om met een paar keer klikken gegevensbladen en aanbiedingen te genereren die op maat gemaakt zijn voor de vraag en individuele omstandigheden van een bepaalde klant, zoals speciale kortingen.




Aftermarket-services

Gegevens over productfouten verzamelen in het PIM-systeem Zelfs als het product het bedrijf verlaten heeft en wordt gebruikt door de klanten, is het zinvol om PIM mee te nemen in de processen.

Als u klanten bijvoorbeeld de mogelijkheid geeft om klachten aan te maken in een online systeem, waarbij de klant doorklikt naar het betreffende product en een categorie van mogelijke oorzaken van een fout, dan kunt u deze informatie rechtstreeks naar het PIM-systeem sturen, zodat u gemakkelijk een rechtstreekse koppeling kunt maken tussen het product en de historische foutgegevens. Ook hier is er sprake van gerelateerde productgegevens die heel goed gekoppeld kunnen worden aan het product in het PIM-systeem. Zo ontstaat een overzicht dat tot verbeteringen kan leiden.

Samenvatting: 5 winstpunten die een PIM-systeem toevoegt aan uw waardeketen

• Productontwikkeling en inkoop: Een afgeslankt ERP-systeem creëren

• Productie: Gemakkelijke distributie van gerelateerde productinformatie

• Marketing: Veel sneller op de markt

• Verkoop: Vliegensvlug doelgerichte verkoopinformatie

• Aftermarket-services: Gegevens over productfouten verzamelen in het PIM-systeem

Perfion – Single Source of Truth

Perfion PIM is een enkele bron voor alle productgegevens. Als enige zuivere standaardoplossing voor Product Information Management ter wereld, biedt Perfion PIM u de basis om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren. Hier-mee kunt u uw time-to-market verkorten, nieuwe markten betreden en altijd precies de informatie aanbieden waar uw klanten behoefte aan hebben.

Via haar open API integreert Perfion eenvoudig met uw bestaande IT-systemen, van uw ERP-systeem tot uw InDesign en uw Office-pakket.

Perfion PIM is ontwikkeld voor bedrijven die op meerdere kanalen en in meerdere talen communiceren en die een complexe productstructuur met veel verschil-lende productgegevens hebben. Met Perfion hebt u één enkele bron voor al uw teksten, technische gegevens, bestanden, foto’s, video’s, enz. Het biedt u de com-plete controle over al uw productgegevens op al uw verkoop- en marketingplatformen.

Documents

Zo optimaliseert u de volledige waardeketen met PIM · 2019-11-27 · Zo otilieert u e olleige areeten et 2 Inhoud 03 Een PIM-systeem voegt waarde toe aan de volledige onderneming